t r e n d r a p p o r t / m a r k n a d s u n d e r s ö k n i n g b r a n s c h f o k u s : 2 0 1 2 2 Innehåll 1. förord . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 2. Om undersökningen – syfte, metod och mål . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 3. Sammanfattning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 4. EXEMPEL PÅ skillnader mellan olika delbranscher .......6 5. Branschens generella utmaningar och affärskritiska processer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 5.1. Vad är affärskritiskt? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 5.2. Ytterligare utmaningar och affärskritiska krav på branschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 6. Hur ser man på sitt nuvarande affärssystem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 7. Specifika och funktionella branschkrav på affärssystem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 8. Leverantörskrav i samband med upphandling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 9. Trender och framtiden för branschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 3 Trendrapport/marknadsundersökning för: Livsmedels- och dryckesindustrin 1. förord Vår framgång som leverantör av affärssystem bygger på att vi lär oss våra kunders verksamhet och förstår deras situation. De viktigaste frågorna som vi har fått svar på är: Vi har låtit intervjua ett stort antal företrädare för livsmedels- och dryckesindustrin. Syftet var att få en mer strukturerad och samlad bild av vad som i nuläget upplevs som affärskritiskt och varför. Vi ville också få en bild av de viktigaste omvärldsfaktorerna och trenderna. Sammantaget ska informationen ge oss ännu bättre förutsättningar när det gäller att erbjuda affärssystemlösningar som speglar branschens behov. Vi kallar det Foodware Intelligence. – Hur ser företagen på sina nuvarande affärssystem och vilka branschspecifika krav vill man kunna ställa på ett affärssystem? – Vilka är branschens generella affärsutmaningar och vad är affärskritiskt i de olika processerna? – Vilka trender gäller/är på väg inom branschen och hur kommer de att påverka behovet av framtida system? Tanken är att ge en fördjupad beskrivning över branschens prioriteringar och utmaningar inom ramen för användande och val av affärssystem. 2. Om undersökningen – syfte, metod och mål Metod och genomförande: Trend- och branschfokus Frågestruktur iStone har med hjälp av konsultföretaget PDC Sweden AB och intervjubolaget IMRI genomfört en marknadsundersökning hos ledande befattningar (CIO/IT-chef, CFO/ekonomichef, produktions- och logistikchefer) vilka representerar företag inom livsmedelsbranschen. Totalt genomfördes 82 telefonintervjuer. Svarsfrekvensen var 66%. Frågeupplägget bestod av en kombination av fasta och öppna frågor. Utöver detta har även ett antal kvalitativa intervjuer genomförts. Undersökningen följer ESOMARS riktlinjer för hantering av individdata och sekretess. Resultat redovisas i sin helhet (med bas alla). Undersökningen har inriktat sig på att ta reda på hur företag i livsmedelsbranschen ser på följande: a) Hur upplever företagen att deras befintliga affärssystem stödjer verksamheten? b)Typiska affärskritiska processer i branschen. c) Vilka krav ställer branschföreträdarna på funktioner och affärsstöd, och vilka krav ställer man på sina leverantörer? d)Trender och utveckling inom branschen samt synen på hur dessa kommer att påverka kraven på affärssystem. Urval och avgränsning Urvalet är framtaget från utvalda branschkoder (SNI-koder) med spridning på företag och befattningsinnehavare CFO/ekonomichef, CIO/IT-chef, logistik- och produktionschefer. 4 3. Sammanfattning Bransch- och affärskritiska faktorer Företagen önskar systemstöd för bland annat nedanstående områden: – Spårbarhet genom hela ”Supply Chain”, från leverantör och egen produktion till kund. – Prognoshantering, sälj- och verksamhetsplanering samt lönsamhetsoptimering av råvara. – Produktionsstyrning för optimering av trånga sektorer och sekvensering för att minimera ställtiden. – Lagerstyrningsprinciper som gör det möjligt att effektivt styra lagernivåer. – Flexibla principer för produktkalkylering, varukostnad och lagervärdering. – Pris- och rabattmodeller som kan hantera flera rabattnivåer samt tidsbestämda kampanj- och aktivitetsrabatter. – Enkel hantering av produktinformation, sortimenten blir allt mer omfattande och produktlivscyklerna kortare. – Användarvänliga gränssnitt där det är enkelt att navigera i systemet och lätt att få ut den rapportering som efterfrågas. Generella faktorer Ett affärssystem ska ha integrerade funktioner anpassade för verksamheten. Systemet måste vara användarvänligt så att användarna kan nyttja systemets funktioner enkelt och intuitivt. Leverantören av affärssystem måste vara erfaren och kunnig samt ha en god förståelse och kunskap om branschen. 5 EXEMPEL PÅ skillnader mellan olika delbranscher Samlingsnamnet ”livsmedelsbranschen” inkluderar tillverkande och distribuerande företag inom bland annat livsmedelsindustri, slakterier, bagerier, mejerier, dryckesframställning, socker/ konfektyr med flera. Det som är gemensamt för de bolag vi intervjuat är att de framställer, producerar och säljer varor och produkter inom ovan nämnda branscher. Varje delbransch inom ”Livsmedelsindustri & dryckesframställning” är unik och har sina specifika utmaningar. Exempel på detta är slakteri- och mejerinäringen. Slakterinäringen har bland annat en s.k. omvänd produktionsprocess där varan utgörs av djurkroppen som kommer i ett helt stycke och som sedan styckas upp i delar. Produktionsmaskinerna måste vara anpassade för att ta emot styckade delar från djurkropp som omöjligt kan vara identiska i form och storlek (kycklingben, filéer etc.). Mejerier med flera, har sina specifika krav på hållbarhet och bäst före-datum hos varje enhet i produktionen, där man dessutom ofta arbetar med sammanslagning av olika råvaror vid produktion av en ny vara. Det ska vara möjligt att spåra de olika råvarorna i den sammanslagna produkten hela vägen till distributör och handlare. 5. Branschens generella utmaningar och affärskritiska processer 5.1. Vad är affärskritiskt? Det som branschföreträdarna generellt lyfter fram som affärskritiskt är: sortiment. Ytterligare en tillkommande trend som påverkar sortimentsbredden är det ökade antalet egna märken. Optimering av råvarornas utnyttjade Nya kundstrukturer För de flesta branscher inom livsmedelsindustrin är graden av råvaruutnyttjande avgörande för lönsamheten. Det kan handla om att välja vilka produkter som ska tillverkas, att ha kontroll på hållbarheten, ha ett högt utbyte i förädlingsprocessen samt att undvika överlager av kostsamma råvaror. Från att ha varit ett fåtal svenska kedjor inom detaljhandeln har nya aktörer etablerat sig. Servicehandeln har också tagit steget in mot livsmedel. Förhandlingar sker centralt mot grossistledet, medan restaurang- och storhushåll har både central och lokal försäljning. Möjligheterna att effektivt kunna hantera pris- och rabattstrukturer mot alltmer komplexa kund- och artikelstrukturer blir allt viktigare. Även här tillkommer problematiken med egna varor till samma kund som köper varumärkesprodukterna. Ökade krav på produktsäkerhet, certifierade produkter och spårbarhet För varje år ökar kraven på produktsäkerhet och i dagens växande konkurrens kan brister i produktsäkerheten vara förödande. En allt tydligare trend är att antalet olika certifieringar och märkningar ökar. Sammantaget innebär det att kraven på spårbarhet successivt blir allt högre. Bredare sortiment med kortare produktlivscykler De senaste åren har sortimenten ”exploderat” och nya produktvarianter, innovationer och förpackningar lanseras kontinuerligt, ofta med kortare livstid än tidigare. Det ställer krav på styrning i hela försörjningskedjan för att undvika alltför höga varulager och möjliggöra en effektiv produktion. Krav på en rationell hantering av artikelinformation blir allt viktigare i takt med större Affärsuppföljning Tempot i dagens affärsverksamhet har ökat och information är en extrem färskvara. Det räcker inte längre att ha tillgång till månadsrapporter för ekonomi och försäljning. För att fatta affärsriktiga beslut idag behövs dagsaktuell information om: – Hur går kampanjerna? – Vad har kunderna köpt? – Vilka rabatter har de fått? – Vilka produkter är lönsamma? – Har vi produkter som riskerar att passera bäst-före-datum? 6 5.2. Ytterligare utmaningar och affärskritiska krav på branschen Vi på iStone ser att våra kunder inom livsmedelsindustrin lever i en föränderlig omvärld där tempot och kraven på effektiva processer ständigt ökar. Så här kommenterar Janne Selldén några av de aktuella utmaningarna för livsmedelsbranschen: ”Det man kan se är att livsmedelsbranschen sakta närmar sig läkemedelsbranschens krav på spårbarhet, både ur ett produktsäkerhets- och certifieringsperspektiv. De företag som t.ex. valt att ha en BRC-certifiering har tydliga krav att snabbt kunna spåra alla leveranser tre år tillbaka i tiden.” ”En process, som blir allt viktigare, är sälj- och verksamhetsplanering där man aktivt arbetar med efterfrågan och tillgång för att optimera lönsamheten, det handlar om att hitta en balans mellan att planera utifrån prognoser och parera mot de verkliga behoven.” ”Historiskt sett har mycket av beslutsfattandet inom livsmedelsbranschen varit erfarenhetsbaserat, men i takt med bredare sortiment, kortare produktlivscykler, varierande råvarupriser och komplexare marknad är behovet av snabb och strukturerad information allt viktigare. Information är färskvara och passerar snabbt bäst före-datum.” Janne Selldén är en av iStones konsulter med djup erfarenhet från livsmedelsindustrin där han verkat de senaste tio åren. 7 6. Hur ser man på sitt nuvarande affärssystem Hur pass nöjd är man med sitt nuvarande affärssystem? Endast 20% av företagen är ”mycket nöjda” med företagets nuvarande affärssystem. De som har ett äldre, icke komplett affärssystem är i regel mindre nöjda jämfört med de som har ett modernare helintegrerat affärssystem. Det är vanligt med önskemål om mer användarvänliga affärssystem, med bättre branschanpassning och funktionalitet. Det ska vara lättare att få ut anpassade rapporter etc. Ett komplett integrerat affärssystem som inkluderar alla affärsprocesser är något de flesta ser som mycket viktigt. I huvudsak är det samma faktorer som lyfts fram som ”upplevda fördelar” med nuvarande affärssystem (om det finns något), och som ”upplevda nackdelar” vid avsaknad av det. Många system är bra på ”indata” medan få system hanterar utrapportering av data på ett flexibelt och användarvänligt sätt. En vanlig erfarenhet är att flertalet affärssystem är bra på och kan hantera indata men att det finns mycket att förbättra när det gäller utdata och rapporter. Många användare upplever att de inte får ut önskvärda och anpassade rapporter eller att det är för krångligt och krävs IT-konsulter för att möjliggöra detta. Andra viktiga kriterier har varit: –Branschanpassat. – Helintegrerat, eller möjligt att utveckla så att det omfattar hela verksamheten. – Funktionellt och användarvänligt. – Att leverantören har en god kunskap kring branschspecifika krav. Skäl att byta verksamhetssystem är (förutom organisationsförändringar) främst för att få ett ”komplett och integrerat system”, anpassat efter verksamheten. 8 7. Specifika och funktionella branschkrav på affärssystem När vi viktar kraven på affärssystem som branschen ställer, ser vi inte oväntat ett tydligt samband med branschens affärskritiska processer. Det handlar om stöd för spårbarhet inom produktion, möjlighet till avancerade pris- och rabattmodeller samt optimering av råvaruutnyttjande. I övrigt efterfrågas funktioner för enkel rapportframtagning och användarvänligt gränssnitt. Några citat från intervjuerna: ”Arkitekturen; det ska vara byggt så att man kan bygga och förändra utan att det påverkar hela systemet.” ”Flexibilitet, kunskap, integreringsmöjligheter är viktiga.” ”Kunden ska själv kunna gå in och göra ändringar när behov uppstår.” ”Viktigt att inlärningen går så snabbt som möjligt dvs att konsulterna är tillgängliga och kan hjälpa till.” ”Systemen är ofta bra på inrapportering av data men brister ofta när det gäller anpassning och rapportering av data.” FRÅGA: Hur viktiga är olika branschspecifika krav? Att affärssystemet har funktionalitet för affärskritiska branschkrav, tex spårbarhet i produktionen. Enkelt att ta fram anpassade rapporter avseende ekonomi och verksamhetsuppföljning. Användarvänligt gränssnitt (Windows-baserat, webb-baserat). Att affärssystemet kan hantera avancerade och komplexa pris- och rabattmodeller. Att affärssystemet ger möjlighet att optimera råvaruutnyttjandet och flaskhalsar i produktionen. Att affärssystemet kan hantera olika principer för produktkalkylering och lagervärdering. 0% 20% Mycket viktigt 40% Ganska viktigt 60% Inte så viktigt 80% Inte alls viktigt 100% Vet ej / ej svar 9 8. Leverantörskrav i samband med upphandling ”En branschkunnig och erfaren systemleverantör, som dessutom är stark och långsiktig, är ett viktigt kriterium i samband med upphandling av affärssystem.” Sammanfattningsvis ser vi att stort branschkunnande, lång erfarenhet och långsiktighet där man vet att både leverantör och system finns kvar på marknaden i många år är mycket viktigt. Pris och implementeringstid är viktigt i kombination med andra uppfyllda krav. iStones kommentar: Det finns många vägval när ett företag ser över sitt affärssystem och användningen av detta. Det handlar om att värdera förutsättningar, fördelar och risker så att man skapar en tydlig strategisk plan för företagets affärskritiska system. FRÅGA: Bedömer du att ni på ert företag skulle vara beredda att förändra principerna för styrning, planering och uppföljning för att erhålla en bättre helhetslösning? Nej (20%) Ja (70%) Vet ej / ej svar (10%) Bas: samtliga (82 st) iStones konsulter har en unik inblick i och kunskap om livsmedelsindustrin i Sverige och Norden. Tillsammans med våra kunder har vi analyserat behoven, implementerat affärssystem och utvecklat kundernas processer under många år. Vi har stor respekt för livsmedelsindustrins specifika krav och utmaningar, samtidigt som vi med vår erfarenhet ser att ”best practice” från andra branscher kan användas och effektivisera många arbetsuppgifter och rutiner. FRÅGA: Vilka är de viktigaste kraven på en leverantör av affärssystem. Att leverantören är stark och långsiktig samt har hög kompetens och bra resurser. Branschkunnande och stor erfarenhet (generellt). Konkurrenskraftigt pris och ej för lång implementationstid. Att leverantören kan hjälpa till i analys- och förstudiefas. Att leverantören har branscherfarenhet och kan lämna referenser (referens-case). 0% 20% Mycket viktigt 40% Ganska viktigt 60% Inte så viktigt 80% Inte alls viktigt 100% Vet ej / ej svar 10 9. Trender och framtiden för branschen Företrädare för livsmedelsbranschen tycks vara överens om att framtida prissättning och marginaler på producerade varor kommer att påverkas av hård konkurrens, det globala råvaruutbudet samt utvecklingen av världsmarknadspriserna. Men branschen påverkas även av politiska och andra samhällsintressen som i sin tur kan förändra prissättning och marginal. Politiska krav och utmaningar, påverkas av ”omvärldens nyttosyn”: ”Man kan ta 20 kronor för 1 liter vatten, men måste ta under 10 kronor för 1 liter mjölk.” ”Vi ser en trend mot närproducerat och ekologiskt, att få fram ekologiska kött- och charkprodukter (utan förlust).” Sammantaget märker vi att livsmedelsindustrin går mot en snabbare produktuveckling med nya smaker, produkter, förpackningar och volymer. Spårbarhet, miljökrav och andra märkningar Krav på spårbarhet och transparens genom hela produktionskedjan och vidare ut i distributörsledet kommer att bli ännu viktigare. Olika former av märkningar som exempelvis KRAV, närproducerat, rättvisemärkt mm förväntas tillta. Nya/förändrade strukturer Branschen ser redan idag nya och/eller förändrade strukturer mellan producent, grossist, leverantör och kund. Ett exempel är vertikal integration mellan leverantörer och kunder, och mellan producent och leverantör. Ständig effektivisering Ständig effektivisering och kortare ”time to market”, ställer stora krav på snabb omställning och flexibilitet i affärssystemen. ”Utvecklingen går mot mer kundanpassade lösningar, krav på högre flexibilitet.” 11 Livsmedel är vår hemmaplan Våra 400 affärskonsulter har, tillsammans med våra 30 specialister, arbetat med affärssystem inom livsmedelsbranschen i över 15 år. Vi har stor respekt för livsmedelsindustrins specifika krav och utmaningar. Genom att koppla ihop vår branscherfarenhet med vår djupa kunskap om affärssystem och dess tillämpning, hjälper vi våra kunder i branschen att öka styrning och kontroll av bland annat: –Produktsäkerhet –Leveranssäkerhet –Produktlönsamhet Vi hanterar branschspecifika krav som råvaruoptimering, spårbarhet, flexibel produktkalkylering och enhetshantering – allt i en komplett och integrerad affärssystemslösning. Genom våra drygt 20 kunder i livsmedelsbranschen har vi byggt upp en gedigen erfarenhetsbank som du kan dra nytta av. Kort sagt: Livsmedel är vår hemmaplan. www.istone.se Tel: +46 (0)8 545 275 50