My iCentrex
1|4
My
Snabbguide
Denna guide innehåller grundläggande information om hur man
använder administrationssidan My iCentrex.
My iCentrex är en administrationssida för att ändra exempelvis köer,
användare, öppettider, behörigheter etc.
Att använda My iCentrex är gratis för alla som har behörigheten.
Du når My iCentrex från: http://my02.icentrex.se
Lägg till ny användare
För lägga upp en ny användare användare gör enligt
följande:
1. Välj ”Lägg till användare”
2. Fyll i förnamn, efternamn och e
eventuell ändring av användarnamn. (domänen
läggs till som de l av användarnamnet)
3. Under telefonnummer skriver man in +46 för att få
en lista med alla lediga nummer.
4. Tryck på användargrupper och lägg med
användaren i rätt grupper. Användaren måste alltid
vara med i gruppen ”Alla”.
(Softphone – telefon i datorn, My iCentrex – admin, Me – mobilapp, iCentrex Team
– gruppnummertillhörighet, iCentrex Team Admin – admin för ett Team, iCentrex
SMS – skicka SMS från Softphone, iCentrex Rapport Bas – Basrapporter, iCentrex
Rapport Avancerad – Avancerade rapporter, Mobile+ - mobilapp med Wifi)
Lägg till ny användare (kopiera befintlig)
För lägga upp en användare baserad på en annan
användare gör enligt följande:
1. Logga in på my02.icentrex.se
2. Gå till Användare - Användarkonton
3. Sök fram en användare som ligger på samma
kostnadsställe och har ungefärligt samma
behörigheter.
4. Tryck på knappen ”Kopiera” näst längt till vänster
under ”Åtgärder”
5.
6.
5.
6.
7.
8.
Skriv in mobilnummer (med +46) och klicka i MEX
om användaren har ett sådant abonnemang.
Välj de behörigheter som användaren ska ha.
Sök på det bolag eller kostnadsställe som
användaren ska tillhöriga
Lägg till Avdelning, Titel och Ort samt sökord som
kan göra det enklare att hitta användaren.
iCentrex Sweden AB
Adress › Primusgatan 20
112 62 Stockholm, Sverige
Kundcenter › 020 20 20 22
[email protected]
Växel › 08 502 514 00
Website › www.icentrex.com
Skriv Förnamn, Efternamn, samt Telefonnummer
(Skriv +46 för att få lista med alla lediga nummer)
Kontrollera behörigheter, sökord, avdelning mm
Ta bort användare
För att ta bort en användare gör enligt följande:
1. Tryck på papperskorgen ”Ta bort användare” näst
längt till höger under ”Åtgärder”
Redigera användare
För att redigera en användare gör enligt följande:
1. Tryck på knappen “Redigera” längt till höger
under ”Åtgärder”
Copyright© 2014 iCentrex AB. All rights reserved. iCentrex är ett patentskyddat (0500885) varumärke ägt av iCentrex AB.
iCentrex Me finns tillgänglig på
My iCentrex
2|4
Alla inställningar i följande styckte görs under “Flöden”
som ligger under “System” eller “Funktionsnummer”
IVR Meny - Meny med knappval
En IVR -Meny används
för att göra ett
knappval när man
ringer till ett nummer.
Callcenter har möjlighet att logga in och ur varandra ur kön
vilket inte ACD kan. Telefonist kan sätta ett samtal på vänt
på en upptagen medarbetare vilket inte Callcenter eller ACD
kan.
För att lägga upp en ny kö så väljer man ”Lägg till kö”.
Välj Kö (ACD) eller Telefonist. Om man vill ha en Callcenter
kö så väljer man Kö och beställer utökningen hos iCentrex
Kundcenter.
IVR -Menyn kan spela
en ljudfil och har 13
val (0 -9, #, * samt
Inget val).
Om man i ljudfilen
säger ”Tryck 3 för
fakturafrågor” så
skriver man ”Faktura”
under Knapp 3.
Observera att det
måste finnas en
grupp (Team, ACD,
Telefonist eller IVR) som heter Faktura. Det går också att
skriva in ett nummer.
Det går att göra ändringar av knappval en om man önskar
uppdatera sin IVR-Meny. Ändringarna träder i kraft i
samband med att man väljer ”Spara”.
För att göra en ändring då tryck på knappen
som heter ”Redigera”.
Telefonist & ACD-Köfunktion
iCentrex erbjuder tre olika alternativ för en kö. Det som
utmärker en kö i förhållande till en gruppfunktion är att kön
läser upp exempelvis ”Du är placerad i kö - vi tar ditt samtal
så snart vi kan”. Köfunktionen kan även läsa upp exempelvis
köplats och styra om ett samtal efter en viss tid i kö, baserat
på ett så kallat tröskelvärde.
iCentrex Sweden AB
Adress › Primusgatan 20
112 62 Stockholm, Sverige
Kundcenter › 020 20 20 22
[email protected]
Växel › 08 502 514 00
Website › www.icentrex.com
Vid upplägg av en ny kö så får man standard-inställningar
Det går sedan att trycka på ”Redigera” för att göra specifika
inställningar.
Rekommenderat från iCentrex är exempelvis att ändra:
”Ingen inloggad eller tillgänglig agent - omstyrning”.
För att lägga till medlemmar som kan besvara samtal i en kö
så tryc ker man på symbolen med en gubbe.
Dra sedan användare från vänstersidan till högersidan och
välj ”Spara”. Observera att det tar upp till 5min innan
förändringen visar sig i My iCentrex.
När man är medlem i en
kö måste man
fortfarande logga in.
Detta gör man via
knappen längst upp till
vänster i sin Softphone.
Välj ”Visa - telefonistvy”
om du inte kan se
knappen.
Copyright© 2014 iCentrex AB. All rights reserved. iCentrex är ett patentskyddat (0500885) varumärke ägt av iCentrex AB.
iCentrex Me finns tillgänglig på
My iCentrex
3|4
Öppettider
På alla typer av funktionsnummer kan man göra
tidsstyrningar.
Man kan exempelvis ha en huvudmeny som är öppen till kl
17 och sedan ett underval där det ena stänger kl. 16 och det
andra kl. 17.
För att göra ändringar eller lägga till öppettider - tryck på
klockan till vänster.
Grön klocka betyder att det är öppet, orange att samtalen
kommer att vidarekopplas och röd att detta
funktionsnummer just nu är stängt.
.
På varje schemapost behöver man sätta en status. Denna är
– Öppen, Stängd eller Vidarekopplad.
Oavsett vilken status som är vald går det att välja en ljudfil
som ska spelas.
Ljudfiler som kan väljas är antingen de som ligger med som
systemstandard de egna ljudfilerna.
Talpromptar
Under Verktyg - Talpromptar finns alla ljudfiler som är
inlagda under organisationen. Man kan visa eller dölja
systempromptar.
Den regel som är aktiv just nu har en blå ruta runt sig.
Systemet tittar alltid på den regel som ligger överst och
fortsätter sedan nedåt tills att det hittar den regel som
passar den tid som stämmer just nu.
För att ändra ordning så dra reglerna runt tills de är i den
ordning som önskas.
Rekommenderat från iCentrex är att ha en regel som heter
”Stängt” längst ner som stänger alla tider. Ovanför denna
har man en som heter ”Öppet” som definierar öppettiderna.
Ovan detta har man alla undantag exempelvis ”Lunch”
eller ”Midsommarstängt”.
Det går att skapa obegränsat antal schemaposter och man
kan ha olika typer av upprepning.
Ingen upprepning, Dagligen, Veckovis, Månadsvis eller
Årsvis är de val som finns.
Befintliga ljudfiler
går att redigera.
Det går att byta namn, ändra manus samt möjligheten att
uppdatera filen. Valen finns att spela in ny genom att bli
uppringd eller ladda upp en fil från datorn.
För att spela in en ny ljudfil trycker man på ”Lägg till
Prompt”. Skriv in ett namn, ett manus och tryck sedan på
”Spela in”. Skriv in ditt telefonnummer och sedan ”Starta”.
Du blir då uppringd och för möjligheten att spela in en ny
om du inte är nöjd.
När filen är sparad så kommer den per automatik in i
systemet och man kan aktivera den på den plats som
önskas.
iCentrex Sweden AB
Adress › Primusgatan 20
112 62 Stockholm, Sverige
Kundcenter › 020 20 20 22
[email protected]
Växel › 08 502 514 00
Website › www.icentrex.com
Copyright© 2014 iCentrex AB. All rights reserved. iCentrex är ett patentskyddat (0500885) varumärke ägt av iCentrex AB.
iCentrex Me finns tillgänglig på
My iCentrex
4|4
Startsida
Om :
Nuvarande version av
My iCentrex.
Användare
Användarkonton:
Globala kontakter:
Administration
Nummerserier:
Kontaktpersoner:
Kostnadsställen:
Fakturaspecifikationer:
System
Flöden:
Systemfunktioner:
Listar alla nummerserier på
kunden som finns aktiva i
kundens växel.
Kontaktpersoner som
iCentrex använder för att nå
rätt person hos kunden.
Exempelvis driftinformation
skickas ut baserat på vem
som är markerad med detta.
Listar de kostnadsställen
eller bolag som iCentrex
fakturerar. Här bestäms
bland annat om
kostnadsstället ska ha
separat faktura.
För licenser (Excel & pdf),
trafik, extern telefonist samt
förändringsarbeten.
Hantering av huvudnummer,
IVR, köer mm. Ändring av
inställningar,
vidarekopplingar samt
hantering av öppettider.
Listar kundens
röstbrevlådenummer,
aktivitetsstyrningsnummer
samt konferensnummer.
Detta är de publika numren.
Kunden kan ha kortnummer
som man använder inom
Sverige.
Administratörer:
Verktyg
Rapporter:
Rapporter (nytt fönster):
Export :
Talpromptar:
Filarea:
Välkomstmail:
iCentrex Finder:
BCS Admin:
iCentrex Sweden AB
Adress › Primusgatan 20
112 62 Stockholm, Sverige
Kundcenter › 020 20 20 22
[email protected]
Växel › 08 502 514 00
Website › www.icentrex.com
Copyright© 2014 iCentrex AB. All rights reserved. iCentrex är ett patentskyddat (0500885) varumärke ägt av iCentrex AB.
Redigering, upplägg samt
kopiering av användare.
Redigering, upplägg samt
kopiering av Globala
kontakter.
Ändring av behörigheter för
administratörer.
iCentrex Rapportverktyg för
statisktik på användar- och
gruppnivå. Inkluderar både
basrapporter och
avancerade rapporter.
Samma som ovan men
öppnar i ett nytt fönster om
webbläsaren beskär
innehållet fel.
Exportera en excel-fil med
aktuell information från
växeln. Exempelvis
användare, nummer,
behörigheter, sökord och
kostnadsställen.
Ljudfiler för användning i
systemet. Systempromptar
samt kundens egna
ljudinspelningar. Med
möjlighet att spela in nya
promptar.
Filarea som iCentrex
uppdaterar med manualer.
Möjlighet att redigera det
mail som går ut i samband
med att en ny användare
läggs upp alternativt när ett
lösenord återställs.
Cache-uppdatering för
iCentrex utökade söktjänst.
Länk till bcs.icentrex.se som
är portalen för
systemadministratörer.
iCentrex Me finns tillgänglig på