Att välja rätt:
iCentrex White Paper:
ATT VÄLJA RÄTT:
Några enkla tips för en lyckad telefoniupphandling
Att välja ny telefonilösning till företaget kan te sig
som ett smått oöverstigligt projekt. Några företag
väljer att anlita externa konsulter för att identifiera
sina behov och få hjälp med att kontakta presumtiva operatörer. Andra kan, till exempel genom
våra handfasta och konkreta tips, klara det själv
utan att behöva bekosta konsulter.
Att vi lever i en föränderlig värld har väl knappast
undgått någon. Och den tekniska utvecklingen
inom IT- och telekommunikationsbranschen är
nästan svindlande. Det som föreföll modernt bara
för några år sedan har ersatts av helt nya sätt att
arbeta. Och arbetet i sig har förändrats. Vi ser
inte längre på arbete som något som utförs från
ett skrivbord eller ett visst kontorsrum. Nu vill vi
kunna arbeta var, när och hur som helst, så att
vår kreativa förmåga tillvaratas på bästa sätt.
Vem på företaget är det egentligen som hanterar
telefonin idag? På senare tid har ansvaret flyttats
runt från IT-chef till HR-chef till ekonomichef osv.
Sanningen att säga, så behövs input från företagets
olika avdelningar så att allas behov av effektiva
kommunikationer identifieras.
Vi på iCentrex hjälper ofta presumtiva kunder till
rätt lösning. Vi har därför valt att ge dig några konkreta råd som vi hoppas ska fungera som en bra
handlingsplan för ditt eget företag.
1 – Bilda en projektgrupp
Ett beprövat framgångsrecept är att involvera
tillräckligt många kloka kollegor från den egna
organisationen, så att alla dess olika team
och avdelningars krav och behov tas tillvara.
Skapa därför en projektgrupp som har förtroende hos ledningen och som gärna representerar
flera delar av företaget.
Att företagets personal som har direkt kundkontakt finns representerade är självklart.
Likaså övriga enheter såsom kundtjänst,
support och andra telefonintensiva grupper.
Har ni flera kontor? Låt då någon från varje
enhet ingå i gruppen! Projektgruppen bör
bestå av personer som är intresserade av att
förbättra företagets interna och externa kommunikation, och vara tillräckligt lyhörda för
vad som händer i omgivningen för att kunna
bidra.
2 – Dåtid? Nutid? Framtid?
Börja med att titta på hur företagets kommunikationer – internt med kollegor såväl som
externt med kunder, leverantörer, partners
och andra - har förändrats under företagets
historia. Hur skiljer sig ert sätt att kommunicera
idag från igår? Vad har ni för expansionsplaner
och hur ser visionerna ut för framtiden?
Diskutera tillsammans hur ett företags telefoni
skulle kunna se ut i en ”perfekt värld”, utan
några begränsningar. Låt visionerna forma
målbilden och gör den så tydlig och konkret
för er som möjligt.
3 – Hur ska vi arbeta framöver?
Låt projektmedlemmarna ta fram en handfull
frågor kring hur varje avdelning, enhet och
medarbetare inom företaget skulle kunna bli
bättre genom innovativa kommunikationer.
Vad fungerar bra idag? Vad kan göras bättre
inför imorgon? Ta fram en konkret ’önskelista’
och specificera de viktigaste kraven på en ny
lösning. Skäl till förändring och förbättring
kan till exempel vara att ni vill skapa ordning
och reda bland olika abonnemangsformer, att
slippa hantera flera olika leverantörer, supportorganisationer, operatörer och dess olika
avtal och fakturor. Det är garanterat alltid
kostsamt. Ett skäl kan därför vara att minska
antalet leverantörskontakter och på så sätt
förenkla er administration.
Med handen på hjärtat – hur uppfattar era
kunder sina kontakter med er? Var har ni för
svarstider till växeln och kundtjänsten? Kan
era kunder kommunicera med er på de sätt
de själva önskar? Förutom via telefon och
mail kan de nå er via kundchatt, SMS, sociala
medier och video?
Hur skulle ni kunna förenkla genom att varje
medarbetare bara behöver ett enda telefonnummer, oavsett om man använder både
mobil, skrivbordstelefon och softphone i
datorn? Hur skulle ni kunna slippa dyra serviceavtal och säkerställa att ni skaffar en framtidssäker lösning? Hur mycket pengar skulle ni
kunna spara genom effektiva tele- och
videomöten som ersätter energikrävande och
kostsamma resor?
Vänd på ’varje sten’, ifrågasätt och diskutera
nya sätt att arbeta. I detta skede av processen
finns inget ”fel sätt” och inga frågor är
dumma frågor!
4 – Köpa eller hyra?
Välj om ni ska välja att hyra en lösning eller om
ni ska investera i en egen lösning. Väljer ni att
investera, tänk på vem som ska hantera den
och vad det kostar i nedlagd tid och vad ni
kunde göra annars med de pengarna. Att investera i telefonsystem är något de flesta experter
är ense om är en dålig investering. Med
dagens snabba teknikutveckling kan det bli
kostsamt. Detsamma gäller om din operatör/
leverantör vill låsa fast er i långa avtalsperioder.
5 – Leta upp presumtiva leverantörer
Börja att leta brett på internet efter lämpliga
leverantörer. Välj ut av dessa 3-4. Inte fler för
det tar bara tid och valet blir bara svårare.
Träffa de tre som ni tycker är mest intressanta
och gärna mer än bara en gång. Det kan vara
bra att både träffas på ert kontor och att ni
åker över till operatören. Är avståndet långt
går det utmärkt idag att ha bra möten över
nätet.
6 – Lyssna på referenser. Gå på förtroende
Välj den telefonileverantör som ni tillsammans
får störst förtroende för. Ring till några av
dennes kunder och prata med dem. Hur har
kunderna uppfattat leverantörens lösning,
dess professionalism, dess attityd?
Pengarna kan över tid kanske vara ungefär
desamma. Men med en leverantör som ni har
förtroende för kommer samarbetet att gå
smidigast och det är ofta det mest lönsamma
över tid.
iCentrex utsågs nyligen till Bäst-i-Test av nordiska
branschtidskriften TelekomIdag. Vi hjälper er gärna
specificera upp de krav som är viktiga för er och
ta fram den lösning som passar bäst idag och som
kan förändras i takt med er in i framtiden.