Behovsanalys och minskat fokus på organisation Martina Törnell – kommunikatör/projektledare nytt intranät 27 februari 2012 I Halland… •finns sex kommuner. •bor cirka 300 000 invånare. •är vi friskare än svensken i allmänhet. Region Halland… •bildades 2011. •har cirka 7 500 medarbetare, inom 324 olika yrken. •ansvarar för hälso- och sjukvård och regional utveckling. Vår resa mot en enklare och effektivare vardag. Förstudie våren 2010 Uppdrag från regionledningen: Visa på effekterna för verksamheten om medarbetarna får ett målgruppsanpassat webbstöd och en väg in till det de behöver. Projektstart oktober 2010 Uppdrag från regionledningen: Ta fram en grundplattform för ett nytt intranät som ger de önskade effekterna. Styrande ingångsvärden • Fokus på uppgift och inte organisation. • Behovsanalysen ska styra utvecklingen. • En väg in till det man behöver. • Intranätet ska kunna anpassas efter personers/gruppers behov. • Ett verktyg både för regionens medarbetare och samarbetspartners. • Hög informationskvalitet. Första steget behovsanalysen Vi visste att medarbetarna inte hittade vad de sökte – men vi visste inte vad de främst sökte efter. Vad ska vara enklast att hitta? Resultatet kan delas upp utifrån organisation, chefer och ett antal större yrkesgrupper. Region Hallands topp 20 Tasks Total Vote Top 25% Kliniska riktlinjer, vårdprogram (hygien, läkemedel, 1 behandling, etc.) 2 Information, nyheter inom mina enheter/grupper 3 Mallar, blanketter & formulär 4 Genvägar till system och program 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Kontaktuppgifter (person, grupp, kompetens, plats, etc.) Service och felanmälan (it, telefoni, teknisk service, etc.) Rutiner, administrativa Avvikelser (rapportering, rutiner, etc.) Närvaro och ledighet (regler och rapportering) Friskvård för personal (motion, teaterbesök, etc.) Arbetsschema (lägga, se schema) Analysförteckning, laboratorier Utbildningskatalog, kurser och konferenser Nyheter, region- och förvaltningsgemensamma Nödsituationer (kris, brand, hot och våld, etc.) Manualer och självhjälp (it, etc.) Minnesanteckningar och protokoll Samarbeta (dela dokument, kalendrar, uppgifter, etc.) Förrådsmaterial, beställning Hantera mina dokument, att-göra-lista, etc. 1676 1408 943 930 26-50% 910 891 836 827 814 786 777 776 664 659 645 627 527 518 476 465 51-75% Nöjdhetsmätning Totalt 51% Läkare 32% Läkarsekreterare och tandvårdspersonal 60% Chefer 44% Regionkontoret (central administration) 38% Närsjukvården 55% Viktigast att åtgärda 0% Sök Menyer och länkar Hastighet Visuellt tilltal Deltagande Kontakt Rekommendationer Layout Fullständig Uppdaterad Korrekt Språk Öppenhet 5% 10% 15% 20% 25% 30% Hur möter vi medarbetarnas behov på nuvarande intranät? Under 2011 • Fortsatt arbete med de prioriterade behoven. • Regionledningen tar upp projektet för omprioritering. • Arbetet med att matcha ihop behov och teknik påbörjas tillsammans med våra leverantörer. Kraven varierar beroende på typ av information Utmaningar • Ett nytt sätt att tänka • Förändrad redaktörsroll • Inga givna informationsägare • Förvaltningsorganisation • Projektgruppens sammansättning Främsta riskerna Att vi inte lever upp till medarbetarnas förväntningar på vad intranätet ska lösa. Att vi inte kan leverera en sökfunktion som motsvarar medarbetarnas förväntningar. Kommunikationsplattform • Kommunikativa utmaningar • Signaler • Budskap Intranätet ska • utgå från varje medarbetares behov, funktion och roll. • erbjuda en väg in till det stöd man behöver i det dagliga arbetet. • bidra till en enklare och effektivare vardag. • inbjuda till samarbete och dialog. Just nu • Teknisk utveckling startar denna veckan. • Grafisk form och interaktionsdesign. • Delprojekt: kliniska riktlinjer samt informationsstruktur och innehåll. • Planering för förvaltningsorganisation med stort fokus på användarstöd. • Kommunikation, kommunikation, kommunikation…. Hur möter vi medarbetarnas behov på det nya intranätet? Sök mm Huvudnavigation Hitta kollega Kliniska riktlinjer Mina meddelanden Hur möter vi medarbetarnas behov på det nya intranätet? Toppnyheter på region och Mina förvaltningsnivå genvägar Min e-post och mina uppgifter Fritid och hälsa Driftstörningar Mina nyheter Mina samarbeten Målsättning Att regionens medarbetare ska känna att de får ett intranät som de verkligen har nytta av och vill använda. Att lansera en första version i början av december. Det enda sättet att få folk att använda intranätet är att få dem att vilja använda det. Fredrik Wackå