www.qtva.se Utvecklingssamtalets Före 51 % - 49 % Samtal 10 % - 90 % Nästan alla människor har en relation till utvecklingssamtal. Det börjar som elev i skolan under lång tid och i vuxenlivet som medarbetare och ledare. Det som dessvärre förenar är att alltför många människor saknar motivation och intresse inför sitt utvecklingssamtal. Att de positiva effekterna då lyser med sin frånvaro är inte särskilt överraskande. Efter 51 % - 49 % Hur kommer det sig att det råder bristande motivation inför ett samtal som skall leda till just motivation? Den vanligaste förklaringen är att det inte händer något efter utvecklingssamtalen, eller att det som händer är något annat än det man var överens om i samtalet. Att bara bocka av att samtalen genomförs och inte följa upp det som sägs leder sällan till positiva effekter. Vi behöver starta om, låsa upp potentialen och frigöra den inneboende kraften i utvecklingssamtalsprocessen. Lösningen är insyn och samsyn om vad som behöver göras och av vem, (A) inför, (B) under, och (C) efter samtalen. För det behövs gruppmöten- ett före och ett efter samtalen. Insyn och samsyn föder förståelse och motivation, vilket är helt avgörande för om utvecklingssamtalen blir en investering eller en kostnad. Slutord När utvecklingssamtalsprocessen genomförs enligt förståelsen som jag beskriver i denna checklista och i checklistan för Ledare, finns det inget behov av anonyma klimatundersökningar i en organisation. Resultaten från dessa vilar på att man inte vet vem eller vad svaren står för och därför motverkar sitt syfte. Med gruppens möte efter utvecklingssamtalen vet alla exakt vad som har kommit fram i just sin grupp, vilket gör att resultatet blir omhändertaget på ett ”träffsäkert” sätt. förståelsen i checklistan kan tillämpas 365 dagar om året i och utanför arbetet, förmodligen år efter år. Trots det är den tunnare än 365 sidor. Torbjörn Hammarberg Med stöd av förståelseN i denna checklista, upptäcker du kanske något som behöver förändras i din organisation. I så fall kan du få nytta av bifogad Minichecklista om sorterad feedback. www.qtva.se Det är bara döda fiskar som alltid följer strömmen 17 ISBN 978-91-633-9395-2 Checklista med förståelse för Medarbetare www.qtva.se www.qtva.se Utvecklingssamtalets Före 51 % - 49 % Samtal 10 % - 90 % Nästan alla människor har en relation till utvecklingssamtal. Det börjar som elev i skolan under lång tid och i vuxenlivet som medarbetare och ledare. Det som dessvärre förenar är att alltför många människor saknar motivation och intresse inför sitt utvecklingssamtal. Att de positiva effekterna då lyser med sin frånvaro är inte särskilt överraskande. Efter 51 % - 49 % Hur kommer det sig att det råder bristande motivation inför ett samtal som skall leda till just motivation? Den vanligaste förklaringen är att det inte händer något efter utvecklingssamtalen, eller att det som händer är något annat än det man var överens om i samtalet. Att bara bocka av att samtalen genomförs och inte följa upp det som sägs leder sällan till positiva effekter. Vi behöver starta om, låsa upp potentialen och frigöra den inneboende kraften i utvecklingssamtalsprocessen. Lösningen är insyn och samsyn om vad som behöver göras och av vem, (A) inför, (B) under, och (C) efter samtalen. För det behövs gruppmöten- ett före och ett efter samtalen. Insyn och samsyn föder förståelse och motivation, vilket är helt avgörande för om utvecklingssamtalen blir en investering eller en kostnad. Slutord När utvecklingssamtalsprocessen genomförs enligt förståelsen som jag beskriver i denna checklista och i checklistan för Ledare, finns det inget behov av anonyma klimatundersökningar i en organisation. Resultaten från dessa vilar på att man inte vet vem eller vad svaren står för och därför motverkar sitt syfte. Med gruppens möte efter utvecklingssamtalen vet alla exakt vad som har kommit fram i just sin grupp, vilket gör att resultatet blir omhändertaget på ett ”träffsäkert” sätt. förståelsen i checklistan kan tillämpas 365 dagar om året i och utanför arbetet, förmodligen år efter år. Trots det är den tunnare än 365 sidor. Torbjörn Hammarberg Med stöd av förståelseN i denna checklista, upptäcker du kanske något som behöver förändras i din organisation. I så fall kan du få nytta av bifogad Minichecklista om sorterad feedback. www.qtva.se Det är bara döda fiskar som alltid följer strömmen 17 ISBN 978-91-633-9395-2 Checklista med förståelse för Medarbetare www.qtva.se ® Utvecklingssamtalets Förståelsen om utvecklingssamtal behöver utvecklas i många organisationer! Mitt påstående vilar på att jag har frågat ett par tusen människor om deras motivation inför sitt utvecklingssamtal. Alldeles för många vittnar om att de saknar motivation och intresse, vilket dessvärre är lika vanligt hos de som kallar till samtalet. I ett försök att bidra till en förändring har jag skrivit checklistorna om Utvecklingssamtalets A-B-C, en för ledare och en för medarbetare. Avsikten med checklistorna är att kortfattat visa på vad som behöver göras och av vem, inför [A] under [B] och efter samtalen [C]. Min förhoppning med riktade checklistor för respektive roll är att dessa skall bidra till förståelse och motivation. Med förståelse om något som är bra uppstår motivation och nyfikenhet hos både medarbetare och ledare. Det gör att utvecklingssamtalen leder till bra arbetsresultat med ökad motivation, trivsel och arbetsglädje! Förhoppningsvis blir det verklighet i din organisation. Torbjörn Hammarberg Förståelsen i checklistorna kan tillämpas 365 dagar om året i och utanför arbetet, förmodligen år efter år. Trots det är den tunnare än 365 sidor. För kontakt och beställning av checklistor: www.qtva.se Utgåva 4, september 2013 ISBN 978-91-633-9395-2 Produktion: 213472 Bording AB Illustration: © ÖFU Peter Kvarnström, Bording AB © Mångfaldigandet av innehållet i denna Utvecklingssamtalets ABC checklista, helt eller delvis, är enligt lag om upphovsrätt av den 30 december 1960 förbjudet utan skriftligt medgivande från Torbjörn Hammarberg, Q TRE i Hedared AB. Förbudet gäller varje form av mångfaldigande genom tryckning, duplicering, kopiering etc. 2 ISBN 978-91-633-9395-2 Återkopplingsmötet med gruppen skall ske när de individuella utvecklingssamtalen är genomförda. Tidpunkt för gruppens återkopplingsmöte meddelas medarbetarna redan under Före-mötet inför samtalen. Tiden från första samtal till återkopplingsmöte med gruppen skall vara så kort som möjligt. Anledningen är att de individuella samtalen behöver ske under samma tidsperiod. Risken blir annars att informationen på återkopplingsmötet, utgår från skilda förutsättningar och sannolikt har begränsad relevans till nuet. Dessutom, det som fungerar och framförallt sådant som kanske inte fungerar, behöver hanteras så snart som möjligt. Eftersom medarbetarna skall få en ”ren” återkoppling av sina svar och själva få möjlighet att ta ansvar för innehållet, behöver ledaren ingen tid för analys innan återkopplingsmötet. Gruppens handlingsplan Med återkopplingsmötet upptäcker var och en sin del av helheten utan att bli namngiven. Det visar också på att varje medarbetare har betydelse, vilket kan bidra till ökad trygghet och självförtroende hos var och en. Medarbetarna får också insyn i vad andra medarbetare tycker och känner, vilket leder till ökad förståelse för varandra och var och ens ansvar. Med helheten som utgångpunkt kan och bör medarbetarna ta ansvar för det som fungerar bra = +, det som behöver utvecklas = -, få svar på frågor = ? samt diskutera något som sker = ! . Exempel på sådant som sker, kan vara att det från samtalen kommer fram att det råder olika uppfattningar och/eller värderingar om vad som är viktigt att prioritera för att nå gruppens målsättningar. Med gruppens återkopplingsmöte, ”tvingas” i positiv mening både ledare och medarbetare att ta ansvar för det som har kommit fram under samtalen. När utvecklingssamtalsprocessen vilar på delaktighet, förståelse och samsyn, uppstår motivation och kreativitet även i vardagens arbete hos både medarbetare och ledare. Bra arbetsresultat genom ökad motivation, trivsel och arbetsglädje Individuella utvecklingsplaner Återkopplingsmötets innehåll visar även tydligt på det aktuella kompetensläget på individ- och gruppnivå. Den individuella utvecklingsplanen är preliminär tills dess att ledaren har genomfört samtliga utvecklingssamtal och då har det totala utvecklingsbehovet. I återkopplingsmötet presenterar ledaren de individuella utvecklingsbehoven med namn och aktivitet, exempelvis Anna - presentationsteknik, Johan - miljöcertifiering och Ashi - affärsutveckling. Respektive person uttrycker själv motiven för sin utveckling. Att var och en presenterar sitt utvecklingsbehov inför sina arbetskamrater leder till insyn och förståelse för varandras utveckling. Ledaren beslutar om varje medarbetares utvecklingsinsats men kan behöva ta hänsyn till hur, eftersom det under mötet kan komma fram kreativa idéer och förslag på intern kompetensutveckling genom gruppens egen försorg. Gruppens utvecklingsplan När de individuella behoven är presenterade och beslutade, redovisar ledaren de förslag om gruppens utveckling som har uttryckts i samtalen. Exempel: Sven - konflikthantering eller Kajsa - teamutveckling. Respektive person berättar för gruppen om motiven bakom sitt förslag. Gruppens medlemmar diskuterar och prioriterar förslagen med insyn och förståelse om vad som kommer att krävas i form av tid och resurser för gruppens handlingsplan och individuell kompetensutveckling. Mot bakgrund av att det är medarbetarna själva som har bidragit till innehållet i återkopplingsmötet samt varit delaktiga i gruppens handlings- och utvecklingsplan, ökar deras motivation och vilja att ta ansvar framöver. 15 I likhet med mycket annat som genomförs i en organisation behöver även utvecklingssamtalsprocessen utvärderas. Varje medarbetare bör under ett möte ges möjlighet att uttrycka sådant som har fungerat = + samt sådant som har varit oklart och/eller behöver utvecklas = –. Utvärderingen utmynnar i vilka beteenden organisationen skall Fortsätta med... och Börja med... för att utveckla processen och blir då ett ingångsvärde till nästa Före-möte. 16 www.qtva.se Utvecklingssamtalets Före 51 % - 49 % Samtal 10 % - 90 % Nästan alla människor har en relation till utvecklingssamtal. Det börjar som elev i skolan under lång tid och i vuxenlivet som medarbetare och ledare. Det som dessvärre förenar är att alltför många människor saknar motivation och intresse inför sitt utvecklingssamtal. Att de positiva effekterna då lyser med sin frånvaro är inte särskilt överraskande. Efter 51 % - 49 % Hur kommer det sig att det råder bristande motivation inför ett samtal som skall leda till just motivation? Den vanligaste förklaringen är att det inte händer något efter utvecklingssamtalen, eller att det som händer är något annat än det man var överens om i samtalet. Att bara bocka av att samtalen genomförs och inte följa upp det som sägs leder sällan till positiva effekter. Vi behöver starta om, låsa upp potentialen och frigöra den inneboende kraften i utvecklingssamtalsprocessen. Lösningen är insyn och samsyn om vad som behöver göras och av vem, (A) inför, (B) under, och (C) efter samtalen. För det behövs gruppmöten- ett före och ett efter samtalen. Insyn och samsyn föder förståelse och motivation, vilket är helt avgörande för om utvecklingssamtalen blir en investering eller en kostnad. Slutord När utvecklingssamtalsprocessen genomförs enligt förståelsen som jag beskriver i denna checklista och i checklistan för Ledare, finns det inget behov av anonyma klimatundersökningar i en organisation. Resultaten från dessa vilar på att man inte vet vem eller vad svaren står för och därför motverkar sitt syfte. Med gruppens möte efter utvecklingssamtalen vet alla exakt vad som har kommit fram i just sin grupp, vilket gör att resultatet blir omhändertaget på ett ”träffsäkert” sätt. förståelsen i checklistan kan tillämpas 365 dagar om året i och utanför arbetet, förmodligen år efter år. Trots det är den tunnare än 365 sidor. Torbjörn Hammarberg Med stöd av förståelseN i denna checklista, upptäcker du kanske något som behöver förändras i din organisation. I så fall kan du få nytta av bifogad Minichecklista om sorterad feedback. www.qtva.se Det är bara döda fiskar som alltid följer strömmen 17 ISBN 978-91-633-9395-2 Checklista med förståelse för Medarbetare www.qtva.se