Delegationsordning - Föreningen Ekonomerna

Delegationsordning
Föreningen Ekonomerna vid Stockholms universitet
Upprättad
2015-04-20
Innehållsförteckning
Innebörd ............................................................................................................................................... 2
Syfte och bakgrund ........................................................................................................................... 2
Underhåll, efterlevnad, uppföljning och revidering ................................................................. 2
Inledande förklaringar ...................................................................................................................... 3
Rapportvägar till styrelsen ............................................................................................................... 3
Icke fristående projekt med budget – (IF–B) .............................................................................. 4
Icke fristående projekt med budget som genomförs av fler ansvariga utskott– (IF–B-GP) .................... 5
Fristående projekt med budget – (F–B) ....................................................................................... 6
Icke fristående projekt med budget, där projektplan och budget sker i samråd med
Företagsekonomiska institutionen vid Stockholms universitet – (IF–B–SBS) ......................... 7
Icke fristående projekt utan budget – (IF–UB)............................................................................ 8
Fristående projekt med budget där Valberedningen involveras ........................................ 9
Riktlinjer för godkännande av budget ....................................................................................... 10
Process ................................................................................................................................................ 10
1
Innebörd
En korrekt genomförd delegation innebär att rätten att fatta beslut överförts till den
underordnade anslagsposten, som fått uppgiften till sig delegerad. Om exempelvis
en projektledare, som fått viss beslutsbefogenhet till sig delegerad från styrelsen,
fattar ett beslut som innebär att denne åsidosätter vad som gäller för uppgiften,
drabbas i princip projektledaren av ansvaret för tjänstefel. Det yttersta ansvaret
ligger dock kvar på den delegerande ansvarsposten, dvs. styrelsen, såtillvida att det
ankommer på vederbörande att ingripa vid behov. En delegation kan när som helst
återkallas och bör också återkallas, när det finns skäl därtill. Det delegerande organet
ansvarar med andra ord för sitt delegationsbeslut. Ett fattat beslut kan återkallas vid
anmälningsärendets uppkomst på ett styrelsemöte, när det finns skäl därtill. Om
styrelseledamot anser att det finns behov av att ett visst beslut fattas av styrelsen
skickas ärendet in som beslutspunkt till ett styrelsemöte. Ärendet behöver då ej
godkännas av utskottsordföranden.
Områdesansvarig styrelseledamot ansvarar för en god kommunikation i
delegeringsvägarna samt för att rapportera om beslut och uppföljning till styrelsen,
vilket sker via skriftligt anmälningsärende på styrelsemöte.
Syfte och bakgrund
Ett av de största hindren för att en organisation ska kunna växa är tid. Särskilt i en
studentförening där arbetet bygger på ideellt engagemang. Delegationsordningens
syfte är att möjliggöra effektivare beslutsfattande i organisationen.
Delegationsordningen skall leda till att beslut kan fattas utan fördröjning och
samtidigt skapa en plattare organisation genom att fördela en del av ansvaret på
utskottsordföranden.
Genom att fördela ansvaret tillåts Föreningen Ekonomernas aktiva medlemmar att
växa och utvecklas.
Underhåll, efterlevnad, uppföljning och revidering
Styrelsen ansvarar för att denna delegationsordning underhålls, efterlevs, följs upp
och revideras. Dock ligger det på föreningens samtliga ansvarsposters ansvar att på
ett konstruktivt sätt informera styrelsen angående delar i delegationsordningen som
bör revideras för att arbetet i Föreningen ska kunna ske mer effektivt. Det ligger på
styrelsens ansvar att vara lyhörd inför samtliga föreningsaktiva, angående vad som
bör förbättras i rådande delegationsordning.
2
Inledande förklaringar
F
Fristående
IF
Icke fristående
B
Budget
UB
Utan budget
SBS
Med Stockholm Business School (Företagsekonomiska
institutionen)
GP
Gemensamt Projekt
MM
Marketing Managers
V
Valberedningen
Rapportvägar till styrelsen
Projektledare vald
Områdesansvarig styrelseledamot skickar in ett anmälningsärende
till styrelsemöte
Projektplan godkänd
Se ovan.
Budget godkänd
Se ovan.
Uppföljning
Områdesansvarig styrelseledamot ser till att uppföljning finns
skriftligt dokumenterad och tillgänglig för övriga styrelsen.
Anmälningsärenden
Stående punkt på styrelsemöten. Anmälningsärendet godkänns
och ”Läggs till handlingarna” alternativt skickas ärendet tillbaka
till ansvarig för revidering.
3
Icke fristående projekt med budget – (IF–B)
Figuren visar hur ansvaret delegeras från styrelsen till aktiva inom organisationen.
Samtliga beslut ska avrapporteras till berörd styrelseledamot och därefter ansvarar
den styrelseledamoten för att resterande styrelseledamöter informeras om besluten
genom anmälningsärenden. För att ett ärende ska godkännas måste beslutet fattas i
enighet mellan utskottsordförande och områdesansvarig samt mellan
utskottsordförande och Skattmästeriet. Utskottsordförande får godkänna en budget
som endast specifikt gäller tackpresent/er för max 300 kr totalt.
IF–B
Projektledare
Utskottsordförande
Styrelseledamot/
ledamöter
Ser till att projektledarroller
utannonseras samt att
Val av projektledare
kandidater intervjuas och
tillsätts
Projektplan
Budget
Marknadsföringsplan
Uppföljning
Projektplan
Tar fram och ansvarar
för projektplan
Tar fram och ansvarar
för budget
Områdesansvarig sätter
Godkänner projektplan
strategiskt ramverk och
godkänner projektplan
Godkänner budget
Skattmästeriet godkänner
budget
Tar fram
Marknadsföringsansvarig
marknadsföringsplan i
godkänner
samarbete med MM
marknadsföringsplan
Följer upp projektplan
Följer upp projektplan
Områdesansvarig följer upp
projektplan
Skattmästeriet följer upp
Uppföljning Budget
Följer upp budget
Följer upp budget
budget och går igenom utfall
tillsammans med
områdesansvarig
Exempel på projekt som har denna delegationsordning är 24SEVEN FASHION SHOW och
IBS Week.
4
Icke fristående projekt med budget som genomförs av fler ansvariga
utskott– (IF–B-GP)
Figuren visar hur ansvaret delegeras från styrelsen till aktiva inom organisationen.
Samtliga beslut ska avrapporteras till berörda styrelseledamöter och därefter
ansvarar styrelseledamöterna tillsammans för att resterande styrelseledamöter
informeras om besluten genom anmälningsärenden. För att ett ärende ska godkännas
måste beslutet fattas i enighet mellan utskottsordförande och områdesansvarig samt
mellan utskottsordförande och Skattmästeriet.
IF–B-GP
Projektledare
Utskottsordförande
Styrelseledamot/
n
ledamöter
Ser till att
projektledarroller
Val av projektledare
utannonseras samt att
kandidater intervjuas och
tillsätts
Projektplan
Budget
Marknadsföringsplan
Tar fram och ansvarar
för projektplan
Tar fram och ansvarar
för budget
Områdesansvariga sätter
Godkänner projektplan
strategiskt ramverk och
godkänner projektplan
Godkänner budget
Skattmästeriet godkänner
budget
Tar fram
Marknadsföringsansvarig
marknadsföringsplan
godkänner
i samarbete med MM
marknadsföringsplan
Uppföljning
Följer upp
Projektplan
projektplan
Följer upp projektplan
Områdesansvariga följer
upp projektplan
Skattmästeriet följer upp
Uppföljning Budget
Följer upp budget
Följer upp budget
budget och går igenom
utfall tillsammans med
områdesansvariga
Exempel på projekt som har denna delegationsordning är London Banking Week och
Mitterminssittningar
5
Fristående projekt med budget – (F–B)
Figuren visar hur ansvaret delegeras från styrelsen till aktiva inom organisationen.
Samtliga beslut ska avrapporteras till berörd styrelseledamot och därefter ansvarar
den styrelseledamoten för att resterande styrelseledamöter informeras om besluten
genom anmälningsärenden.
F–B
Val av projektledare
Projektplan
Budget
Marknadsföringsplan
Uppföljning
Projektplan
Projektledare
Föregående projektledare lämnar
förslag på kandidater till styrelsen
Styrelseledamot/ledamöter
Styrelsen ser till att projektledarroller
utannonseras samt att kandidater
intervjuas och tillsätts
Tar fram och ansvarar för
Styrelsen sätter strategiskt ramverk och
projektplan
godkänner projektplan
Tar fram och ansvarar för budget
Styrelsen godkänner budget
Tar fram marknadsföringsplan i
Marknadsföringsansvarig godkänner
samarbete med MM
marknadsföringsplan
Följer upp projektplan
Områdesansvarig följer upp
projektplan
Skattmästeriet följer upp budget och
Uppföljning Budget
Följer upp budget
går igenom utfall tillsammans med
styrelsen.
Exempel på projekt som har denna delegationsordning är Fadderiet, Senior Buddy Program
och Minerva Mentorskapsprogram.
6
Icke fristående projekt med budget, där projektplan och budget
sker i samråd med Företagsekonomiska institutionen vid
Stockholms universitet – (IF–B–SBS)
Figuren visar hur ansvaret delegeras från styrelsen till aktiva inom organisationen.
Samtliga beslut ska avrapporteras till berörd styrelseledamot och därefter ansvarar
den styrelseledamoten för att resterande styrelseledamöter informeras om besluten
genom anmälningsärenden. För att ett ärende ska godkännas behövs beslutet fattas i
enighet mellan utskottsordförande, områdesansvarig och rådsrepresentant samt
mellan utskottsordförande, områdesansvarig och Skattmästeriet.
IF–B–SBS
Projektledare
Utskottsordförande
Styrelseledamot/ ledamöter
Ser till att
projektledarroller
Val av
utannonseras samt att
projektledare
kandidater intervjuas och
tillsätts
Projektplan
Budget
Marknadsföringsplan
Tar fram och ansvarar
för projektplan
Tar fram och ansvarar
för budget
Skattmästeriet och
Godkänner budget
projektplan
områdesansvarig godkänner
budget
Marknadsföringsansvarig
godkänner marknadsföringsplan
i samarbete med MM
Projektplan
rådsrepresentant sätter strategiskt
ramverk och godkänner projektplan
marknadsföringsplan
Följer upp
Budget
Godkänner projektplan
Tar fram
Uppföljning
Uppföljning
Områdesansvarig och
Följer upp projektplan
Områdesansvarig följer upp
projektplan
Skattmästeriet följer upp budget
Följer upp budget
Följer upp budget
och går igenom utfall tillsammans
med områdesansvarig.
Exempel på projekt som har denna delegationsordning är Arbetsdagen och Karriärsvalet.
7
Icke fristående projekt utan budget – (IF–UB)
Figuren visar hur ansvaret delegeras från styrelsen till aktiva inom organisationen.
Samtliga beslut ska avrapporteras till berörd styrelseledamot och därefter ansvarar
den styrelseledamoten för att resterande styrelseledamöter informeras om besluten
genom anmälningsärenden. För att ett ärende ska godkännas måste beslutet fattas i
enighet mellan utskottsordförande och områdesansvarig.
IF–UB
Projektledare
Utskottsordförande
Styrelseledamot/
ledamöter
Ser till att
projektledarroller
Val av projektledare
utannonseras samt att
kandidater intervjuas
och tillsätts
Tar fram och
Projektplan
ansvarar för
Områdesansvarig sätter
Godkänner projektplan
projektplan
Marknadsföringsplan
godkänner projektplan
Marknadsföringsansvarig
Tar fram
godkänner
marknadsföring
Uppföljning
Följer upp
Projektplan
projektplan
strategiskt ramverk och
marknadsföring
Följer upp projektplan
Områdesansvarig följer
upp projektplan
Exempel på projekt som har denna delegationsordning är Excelkursen och
Uppsatsföreläsningen.
8
Fristående projekt med budget där Valberedningen involveras
Figuren visar hur ansvaret delegeras från styrelsen till aktiva inom organisationen.
Samtliga beslut ska avrapporteras till berörd styrelseledamot och därefter ansvarar
den styrelseledamoten för att resterande styrelseledamöter informeras om besluten
genom anmälningsärenden. Intervjuprocessen för tillsättande av nya projektledare
går via Valberedningen.
F–B–V
Projektledare
Valberedningen
Valberedningen
Val av
intervjuar och lämnar
projektledare
förslag på kandidater
till styrelsen.
Projektplan
Budget
Marknadsföringsplan
Uppföljning
Projektplan
Uppföljning
Budget
Tar fram och ansvarar
för projektplan
Tar fram och ansvarar
för budget
Tar fram
marknadsföringsplan i
samarbete med MM
Följer upp projektplan
Styrelseledamot/ledamöter
Styrelsen ser till att
projektledarroller utannonseras
och tillsätts
Styrelsen sätter strategiskt
ramverk och godkänner
projektplan
Styrelsen godkänner budget
Marknadsföringsansvarig
godkänner marknadsföringsplan
Ordförande följer upp projektplan
Skattmästeriet följer upp budget
Följer upp budget
och går igenom utfall tillsammans
med styrelsen.
Exempel på projekt som har denna delegationsordning är Ekonomernas Dagar.
9
Riktlinjer för godkännande av budget
Nytt icke-fristående projekt:
Skattmästeriet har befogenhet att godkänna budget med ett resultat som uppgår till
maximalt -10 000 kr. Budget med resultat som överstiger -10 000 kr måste beslutas av
styrelsen på ett styrelsemöte.
Befintligt icke-fristående projekt
Skattmästeriet har befogenhet att godkänna en resultatförändring om 5 000 kronor för
projekt som har budget med resultat under 10 000. Samma sak gäller för budget med
negativt resultat. Resultatet för alltså maximalt uppgå till +15 000 eller -15 000.
Skattmästeriet har befogenhet att godkänna en resultatförändringar om 10 000 kronor för
projekt som har budget med ett resultat som är högre än 10 000 men mindre än 50 000.
Samma sak gäller för negativa resultat. Resultatet för alltså maximalt uppgå till + 60 000 eller
-60 000. Undantag görs för budgetar där kostnader eller intäkter skiljer sig mer än 25% från
tidigare år. I dessa fall måste budgeten godkännas av styrelsen. Projekt med resultat som är
högre/lägre än +/- 50 000 måste godkännas av styrelsen.
Process
Godkännanden av projektplan och budget görs via föreningsmejlen genom att
utskottsordförande mejlar ett yrkande till berörda styrelseledamöter där ärendet finns
bifogat. Berörda styrelseledamöter bifaller eller avslår ärendet i samma mejltråd.
Godkännande av projektplan och budget ska vara gjord av områdesansvariga senast 3
veckor innan projektets början. Projektets startdatum är den dagen man kommer överens
med företag och/eller gör bokningar.
10
Exempel på Föreningen Ekonomernas projekt
IF-B
IF-B-GP
24SEVEN Fashion Show
London Banking Week
3P-sittning
Mitterminssittningar
Aktiva Dagen
Aktiva kvällen
Alumnimingel
Case-Akademin
Ekonomernas Mästare
Food Crawl
F-B
Fadderiet
Senior Buddy Program
Minerva Mentorskapsprogrammet
Global career
Gmat-kursen
Gästföreläsningar
Hjulmiddagen
IBS-week
IF-B-SBS
Arbetsdagen
Karriärsvalet
Idrottsturneringar
Markskalkssittning
Meet & Greet
Power-point
Seminarieserie
Ski-Trip
Speak-up day
Stockholm European Career Tour
IF-UB
Christmas Pledge
F.E.ST. Featuring…
Frukostklubben
SM i ekonomi
Surf-Trip
Uppsatsföreläsning
Ångbåten
F-B-V
Ekonomernas Dagar
11