Nyheter i Office 2010, sammanställning

Nyheter i Office 2010, skola och förskola
GEMENSAMT ................................................................................................................. 1
Menyflikar ............................................................................................................................ 1
Statusraden .......................................................................................................................... 2
Inställningar för programmen .............................................................................................. 2
Automatisk förhandsgranskning .......................................................................................... 2
Verktygsfältet Snabbåtkomst............................................................................................... 2
Menyfliken Arkiv .................................................................................................................. 3
Kompatibilitetsläge .............................................................................................................. 4
Formatering.......................................................................................................................... 4
Bilder och grafik ................................................................................................................... 5
Komprimera bilder ............................................................................................................... 6
Bildredigering ....................................................................................................................... 6
Skärmklipp............................................................................................................................ 6
Återskapa filer ...................................................................................................................... 6
WORD ............................................................................................................................ 8
Navigeringsfönstret.............................................................................................................. 8
Sök ........................................................................................................................................ 8
Snabbdelar ........................................................................................................................... 8
Tips ....................................................................................................................................... 9
EXCEL ........................................................................................................................... 10
Sortering............................................................................................................................. 10
Filtrering ............................................................................................................................. 10
Villkorsstyrd formatering ................................................................................................... 11
Miniatyrdiagram ................................................................................................................ 11
Tabellhantering – listhantering .......................................................................................... 12
Pivottabeller ....................................................................................................................... 12
POWERPOINT............................................................................................................... 13
Animeringar ....................................................................................................................... 13
Bildövergångar ................................................................................................................... 13
Avsnitt ................................................................................................................................ 13
Video .................................................................................................................................. 13
Läsvy ................................................................................................................................... 13
Föredragshållarvy............................................................................................................... 13
ONENOTE ..................................................................................................................... 14
Organisera och hitta anteckningar..................................................................................... 14
Länkade anteckningar ........................................................................................................ 14
Rubriker .............................................................................................................................. 15
Inbyggd kalkylator .............................................................................................................. 15
Delade anteckningsböcker ................................................................................................. 15
PUBLISHER ................................................................................................................... 15
Senast ändrad 2013-01-10
Britt Tågmark
Kumla kommun
Nyheter i Office 2010
Gemensamt - Menyflikar
Gemensamt
Menyflikar
I programmen finns ett antal menyflikar som är åtgärdsspecifika. Ibland kallas menyflikarna för
engelskans ”ribbon”. Längst till vänster finns Arkiv (ibland kallad ”Backstage”).
Menyflikarna är anpassningsbara och du kan även skapa egna menyflikar. Redigeringen sker under
menyfliken Arkiv, Alternativ och Anpassa menyfliksområdet
Om du har en stor skärm med hög upplösning visas fler kommandon. Storleken på ikonerna kan
också växla beroende på skärmstorlek och upplösning. Det är inte säkert att bilderna i det här häftet
helt överensstämmer med Office i din dator.
Menyflikarna är indelade i grupper. Vid
vissa grupperingar finns en pil längst ner
till höger. Genom att klicka på den visas
ytterligare alternativ för just den
grupperingen.
Hjälptext
När du för musen över knappar visas
hjälptext. Denna är utbyggd i Office 2010
och visar dessutom kortkommandot när
sådant finns.
Alt-tangenten
Alt-tangenten aktiverar kortkommandon
kopplade till menyflikar. För att komma åt
ett visst kommando, kan du behöva trycka
sekvenser av bokstäver eller siffror
För att exempelvis infoga en bild i Word trycker du i tur och ordning Alt, N (behöver inte vara stor
bokstav) och 5. Då visas dialogrutan Infoga bild.
1
Nyheter i Office 2010
Gemensamt - Statusraden
Använda musen
Håll muspekaren över en av flikarna. Sedan kan du använda hjulet på musen för att växla mellan
flikarna
Dölja menyfliksområdet
När du tycker att menyflikarna tar stor plats kan du minimera dessa och bara
visa fliknamnen genom att klicka på pilen till vänster om hjälpknappen.
Expandera menyfliksområdet genom att klicka på pilen igen. Kortkommandot
för detta är Ctrl + F1
Statusraden
I statusraden syns visningslägen, zoom,
sidnumrering beroende på program,
exempelbilden är från Word. Dra i reglaget för att
ändra zoomningen på skärmen.
Inställningar för programmen
Det finns många inställningar för
programmen, dessa är numera
samlade på ett ställe. En del av
anpassningarna slår igenom till alla
Officeprogrammen
1. Fliken Arkiv
2. Välj Alternativ
3. Gör önskade anpassningar
Den inringade i-knappen innehåller
hjälptext. Håll musknappen över
knappen så visas hjälptexten.
Automatisk förhandsgranskning
När du väljer Arkiv/Skriv ut visas en automatisk förhandsgranskning
Verktygsfältet Snabbåtkomst
Verktygsfältet Snabbåtkomst visas högst upp till vänster och är unikt för varje program. Om du lägger
till ett kommando i Word till exempel Öppna-knappen, måste du göra det i Excel också, i det fall du
vill ha den där med.
2
Nyheter i Office 2010
Gemensamt - Menyfliken Arkiv
Menyfliken Arkiv
Menyfliken Arkiv har olika bakgrundsfärg i de olika programmen
Spara som PDF
Numera kan du spara Office-dokument i PDF-format. Här visas Word
1. Menyfliken Arkiv
2. Välj Spara som
3. Byt filformat till PDF
4. Knappen Spara
PDF/A
Genom att klicka på knappen
Alternativ som visas när du valt
PDF kan du spara som PDF/A
Info
Visar en miniatyrbild längst till höger med egenskaper, relaterade datum, personer och dokument.
Det går att visa Alla egenskaper eller Färre egenskaper
Personlig och dold information
När du delar filer med andra eller skickar dem med e-post kan du vilja kontrollera vilken information
om dig eller vilken dold information som skickas med.
1. Menyfliken Arkiv
2. Välj Info
3. Klicka på Felsök
4. Välj Kontrollera dokument
3
Nyheter i Office 2010
Gemensamt - Kompatibilitetsläge
Senaste
För att snabbt komma åt dokument och mappar du ofta använder kan du ”nåla fast dem
1. Menyfliken Arkiv
2. Välj Senaste
3. Anslå ”nåla” dokument eller
mappar
När du inte vill ha filen eller mappen
kvar i listan klickar du på nålen igen.
Genom att bocka i rutan allra längst ner under menyn Senaste Kom snabbt åt följande antal senaste
dokument, visas önskat antal direkt i menyn Arkiv under alternativet Stäng.
Kompatibilitetsläge
När du arbetar med äldre dokument visas texten [kompatibilitetsläge] i namnlisten.
Det innebär att funktioner som inte fungerar i äldre versioner av Office är inaktiverade.
Formatering
På menyfliken Start finns de olika formateringsmöjligheterna för att ändra utseende. Många gånger
kan du markera text, föra musen över formateringsvalen och få en förhandsgranskning av resultatet
När du markerar text visas ett miniverktygsfält ovanför
den markerade texten. Där kan du snabbt formatera
texten. De tillgängliga kommandona varierar i
programmen. Högerklicka i Excel för att få utförlig lista.
4
Nyheter i Office 2010
Gemensamt - Bilder och grafik
Bilder och grafik
På menyfliken Infoga finns möjlighet att infoga olika grafiska objekt. Det ser lite olika ut i Word, Excel
respektive Powerpoint.
Figurer
När du infogar kan du lägga på en mängd effekter, figurfyllning,
kontur och figureffekter. Genom att hålla musen över en effekt
visas en förhandsgranskning av den direkt på din figur.
Genom att klicka på pilen nere i höger
hörn vid Figurformat öppnas en
dialogruta med många inställningar.
Ändringarna slår igenom direkt när du
väljer en inställning.
SmartArt
Med SmartArt kan du
snabbt och professionellt
skapa till exempel
organisationsscheman
samt cyklisk- eller
relationsgrafik. Grafiken
är redigeringsbar, men
om du öppnar filen i
Office 2003 eller äldre är
grafiken en bild.
5
Nyheter i Office 2010
Gemensamt - Komprimera bilder
Komprimera bilder
Du kan ibland kraftigt minska
filstorleken genom att
komprimera bilder i
dokument.
Klicka på knappen
Komprimera bilder
Bildredigering
Det finns kraftfulla möjligheter att redigera bilder direkt i programmen. Du kan lägga på olika
effekter, såsom ramar, konstnärliga effekter eller skuggor. Du kan till och med ta bort bakgrunden
från ett fotografi. Dubbelklicka på bilden, då aktiveras menyfliken Bildverktyg där du gör
inställningarna.
Skärmklipp
Med Skärmbild kan du ta skärmklipp av ett fönster eller en del av ett fönster. Det fungerar inte att ta
en skärmbild av minimerade fönster
Återskapa filer
När Word, Excel eller Powerpoint har hängt sig eller om du glömmer att spara filer finns det en del
möjligheter att rädda dokumenten. Det osparade arbetet finns kvar fyra dagar på datorn. Här visas
hur det fungerar i Word.
Problem med programmet
På bilden till höger visas ett exempel när
Word har hängt sig och programmet åter har
öppnats.
I steg 2 får du bestämma om du vill behålla
filerna eller ta bort dem
6
Nyheter i Office 2010
Gemensamt - Återskapa filer
Återställ ej sparade dokument
När du glömmer att spara filer kan du numera återställa dem på menyfliken Arkiv genom att klicka
längst ner till höger, Återställ ej sparade dokument. Du får upp en lista och får prova dig fram till
vilket dokument som är intressant att återställa. En förutsättning är att du använder samma dator!
Filerna lagras lokalt.
När du har fått tag i rätt fil klickar du på Spara som i den gula listen.
Versioner
När du har sparat ditt dokument tidigare, men glömde att spara ändringarna du gjorde kan du
återställa det senaste arbetet. Den här räddningsplankan förutsätter att ändringarna inte gjordes
inom tio minuter före stängning av filen. Du måste även arbeta på samma dator som arbetet
utfördes på.
1. Öppna dokumentet
2. Menyfliken Arkiv
3. Alternativet Info i
menyn till vänster
4. Knappen Hantera
versioner
5. När du har fått tag i rätt fil klickar du på Återställ i den gula listen.
7
Nyheter i Office 2010
Word - Navigeringsfönstret
Word
Navigeringsfönstret
Med navigeringsfönstret får du en snabb överblick över
dina rubriker.
1. Navigera i dokumentet genom att klicka på olika
rubrikformat
2. Via snabbmenyn kan du även strukturera om
dokumentet
3. Genom att dra en rubrik uppåt eller neråt, flyttas
hela texten som hör till rubriken.
Sök
1. Menyfliken Start
2. Välj Sök längst till höger på menyfliken
3. Skriv in sökord i navigeringsrutan till vänster
4. Antalet matchningar visas i listan och orden är
gulmarkerade i texten
Snabbdelar
I snabbdelsgalleriet kan du spara exempelvis autotexter och dokumentegenskaper. Om du markerar
exempelvis en mening eller en bild kan du spara dessa i snabbdelar och återanvända dem. Genom att
öppna Ordna byggblock under knappen Snabbdelar kan du redigera dessa.
8
Nyheter i Office 2010
Word - Tips
Tips
Stödlinjer i tabeller
I Word 2010 är stödlinjer i tabeller inaktiverade som standard.
1. Klicka in dig i en tabell
2. Menyfliken Design under Tabellverktyg
3. Pilen vid knappen Kantlinjer
4. Markera Visa stödlinjer
Nu visas stödlinjerna framöver i alla dokument.
Visa linjal
Linjalen är inaktiverad som standard.
1. Menyfliken Visa
2. Markera Linjal
9
Nyheter i Office 2010
Excel - Sortering
Excel
Kalkylbladen är större, varje blad är uppbyggt av 16 384 kolumner och 1 048 576 rader
Sortering
Numera kan du
sortera efter så
många kolumner du
önskar, det är inte
begränsat till tre
kolumner. Du kan
även sortera efter
Cellfärg, Teckenfärg
eller Cellikon
Filtrering
Autofilter är kraftigt utbyggt. Du kan
bocka i eller ur valfritt antal fält
Om kolumnen innehåller datum
grupperas dessa automtiskt. Sedan kan
du göra önskade urval genom att
expandera årtalen och bocka i eller ur
rutorna.
10
Nyheter i Office 2010
Excel - Villkorsstyrd formatering
Om du har använt cellfärg i cellerna kan
du filtrera fram en enstaka färg
Villkorsstyrd formatering
Alternativen för villkorsstyrd formatering har kraftigt utökats. Det finns även möjlighet att använda
formler. Med hjälp av färger eller ikoner betonas värden i relation till andra värden i kalkylen.
Lägg tid på att sätta dig in i alternativen,
de är kraftfulla och intuitiva!
Tänk på att alltför mycket staplar eller
färger kan göra kalkylbladet rörigt.
Tidigare versioner av Excel klarar inte
heller flerdubbla villkor.
Miniatyrdiagram
Miniatyrdiagram är en ny funktion som visualiserar trender i små diagram i direkt anslutning till
kalkylen.
1. Markera cell eller celler där du
vill ha miniatyrdiagram
2. Menyfliken Infoga
3. Välj någon av diagramtyperna
Linje, Kolumn eller Vinst/Förlust
i gruppen Miniatyrdiagram
4. Diagrammen kan precis som
andra objekt formateras och du
kan byta till ett annat
diagramformat
11
Nyheter i Office 2010
Excel - Tabellhantering – listhantering
Tabellhantering – listhantering
Genom att skapa en tabell underlättas listhanteringen.
I den färdiga tabellen kan du lätt
summera eller använda andra
funktioner.
När du lägger till rader och
kolumner i direkt anslutning till
tabellen expanderar listan
automatiskt, formatering och
formler följer med
Knappen Inklistringsalternativ
Med hjälp av knappen Inklistringsalternativ som visas precis
när du har klistrat in, får du samma val som vid högerklick
samt ytterligare några val. Du kan till och med klistra in
innehållet som en bildlänk!
Autoavsluta funktioner
När du skriver ett likhetstecken följt av en eller flera
bokstäver föreslår Excel en funktion. Dubbelklicka på önskad
funktion eller bläddra med piltangenten till vald funktion är
blåmarkerad och tryck därefter på Tab-tangenten. Sedan
kan du bygga klart din funktion.
Pivottabeller
Pivottabeller är enklare att använda än tidigare
Utsnitt
Med utsnitt kan du mer intuitivt filtrera data i
pivottabellen. Filtrering i flera steg blir tydligare
12
Nyheter i Office 2010
PowerPoint - Animeringar
PowerPoint
Animeringar
Alla animeringar sker via menyfliken Animeringar. Animeringsscheman som infördes i Office 2003 är
borttagna. Det finns nya typer av animeringar.
Bildövergångar
Bildövergångarna innehåller flera spännande nyheter.
Avsnitt
Det går att dela upp komplexa presentationer i sektioner för att göra dem mer lättnavigerade.
Video
Du kan bädda in videoklipp från YouTube eller från egen dator. Egna klipp går att redigera direkt i
programmet, till exempel klippa bort irrelevanta delar.
En färdig presentation går att exportera till en videofilm med tidsinställningar, animeringar,
berättarröst etc.
Läsvy
Om du inte vill använda bildspelsläge och visa presentationen på helskärm, kan du använda läsvyn.
Då visas knappar för bläddring mellan sidorna och du kan lätt byta vy. Aktivitetsfältet längst ner på
skärmen visas också, vilket innebär att du lätt kan växla mellan olika program.
Föredragshållarvy
Med tillgång till två skärmar, exempelvis en bärbar dator kopplad till projektor, kan du använda den
förbättrade föredragshållarvyn.
Stödanteckningarna visas till
höger och om texten är liten
går den att zooma in. Du kan
klicka på bilderna i underkant
för att hoppa i
presentationen. Det går att
välja penna utan att störa
publiken. Det syns hur länge
presentationen har pågått.
Klicka på frågetecknet längst
till höger för att visa en lista
på användbara
kortkommandon.
Musen som laserpekare
I bildspelsläge kan du ändra musen till en laserpekare för att fånga åhörarnas uppmärksamhet.
13
Nyheter i Office 2010
OneNote - Organisera och hitta anteckningar
OneNote
Organisera och hitta anteckningar
Avsnitt och sidor
Det är lättare att navigera i stora anteckningsböcker med många avsnitt och sidor, det finns en
tydlighet i hierarkier.
Skapa avsnitt
1. Högerklicka på en anteckningsbok
2. Välj Nytt avsnitt i snabbmeny
3. Namnge avsnittet på själva fliken
Söka anteckningar
Sökfunktionen i OneNote är kraftfull och visas
längst till höger på sidan.
Som standard söker den i alla öppna
anteckningsböcker, men det går lätt att avgränsa
sökningen till den aktuella anteckningsboken eller
sidan.
Du får en automatisk förhandsgranskning.
Sökningarna sparas automatiskt och visas när du
klickar i sökrutan.
Länkade anteckningar
Du kan automatiskt länka anteckningar till
webbsidor eller till Word- och PowerPointfiler.
Små ikoner visas vid anteckningarna och klickar du
på dessa kommer du automatiskt till källan.
Det dockade fältet visas längst till höger på
skärmen. Klicka på den webbsida eller det
dokument du vill länka till och skriv anteckningar.
När du senare vill återvända till källan klickar du på
ikonen till vänster om texten.
14
Nyheter i Office 2010
Publisher - Rubriker
Rubriker
Det finns enkla rubrikformatmallar, de är inte redigeringsbara. Rubrikformatmall 1 – 6 är kopplad till
kortkommandot Ctrl+Alt+siffran för rubriknivån (ej numeriska tangentbordet). Vill du exempelvis ha
rubriknivå 2, trycker du Ctrl+Alt+2
Inbyggd kalkylator
Det går att utföra en del uträkningar direkt i OneNote.
1. Skriv siffror och matematiska
tecken
2. Skriv ett likhetstecken, =
3. Tryck på Enter eller mellanslag och
uträkningen är klar.
Delade anteckningsböcker
Visa författare
De anteckningar du gör själv visas likadant som i icke delade anteckningsböcker. Du kan visa vilka
kollegor som har gjort ändringar.
1. Menyfliken Dela
2. Klicka på knappen Dölj författare för att visa respektive
dölja namnen
3. Initialerna på författaren visas i kanten av anteckningen
4. Håll musen över initialerna för att se mer utförlig
information
Du kan även visa vem som skrivit en viss anteckning genom att
högerklicka på ”fyrpilen” framför anteckningen. Längst ner i
snabbmenyn visas författare, datum och tid.
Publisher
Publisher ingår i Office 2010. Ingen beskrivning av nyheter I det här häftet.
15