1. No category

Administrationshandbok
www.abaxsverige.se
ABAX Körjournal
Skillnaden är ABAX™
2
| Skillnaden är ABAX™
Innehåll
Administration av ABAX körjournal
3
Menyer3
Körjournal3
Fordon3
Fordon4
Mätarställning4
Service5
Aktuell förare
5
Wizard - Ändra förare 6
Visa resor 7
Leverade körjournaler (privatägda bilar)
10
Förare
11
Rapporter 13
Biladministration 13
Fordonskontroll16
Aktiv karta 16
Statisk karta
17
Adressök18
Utrustningskontroll19
Status19
Positioner i kartan
20
GEO-fence-områden20
Rapporter21
Inställningar21
Avdelningar21
Administrera områden
21
Drivmedelspriser23
Normal arbetstid
23
Varningar 23
Förlorat strömtillförseln
23
Förlorat kontakten
24
Ingen ny resa på XX dagar
24
Ingen kontakt (GSM) på XX dagar
24
Ingen GPS position rapporterad på XX dagar 24
Förarlös bil
24
GEO-fence, enhet utanför område
24
Svagt batteri
24
Nya varningar
24
Åtgärdade varningar
25
Varningsinställningar26
Teknisk data
27
Ver.13.0 - 21.02.2014
© ABAX as
Skillnaden är ABAX™ |
3
Administration av ABAX körjournal
Administrationsgränssnittet är kärnan i ABAX elektroniska körjournal. Härifrån har företaget
full översikt över all bilanvändning i verksamheten. Vissa funktioner är standard för alla, medan
andra funktioner endast aktiveras för de som har beställt dessa. I denna vägledning går vi igenom
alla funktioner.
Menyer
Tillgång till ABAX elektroniska körjournal får man genom att logga in via www.abaxsverige.se.
Använd det användarnamn och lösenord som fanns med i leveransen. Menyerna består av en huvudmeny och en undermeny där antalet funktioner varierar beroende på vilken lösning som är vald.
Körjournal
Fordon
När man loggar in så kommer man direkt in till en översiktsbild. I exemplet nedan finns en lista över
alla avdelningar i verksamheten. Genom att klicka på en avdelning visas en lista med en översikt över
fordonen i den avdelningen. Om det inte är en avdelningsstruktur visas direkt en lista över alla fordon.
Om man snabbt önskar att hitta ett visst fordon eller en viss förare, görs detta enklast genom att
använda sökfältet ovanför avdelningslistan. Skriv in korrekt namn, och välj rätt fordon i listan som
då syns under sökfältet. Klicka därefter på ”Sök” ute till höger,
fordonet eller fordonen som överensstämmer med sökningen
visas då i listan.
© ABAX as
Ver.13.0 - 21.02.2014
4
| Skillnaden är ABAX™
Fordon
Om man i listan klickar på
ett fordon, så öppnas ett
fönster med detta fordons
inställningar.
Här bör alla
uppgifter fyllas i så
noga som möjligt.
Registreringsnummer på
fordonet måste läggas in
utan mellanrum. Detta
för att enkelt löpande
kunna lägga in till exempel
mätarställningen via SMS,
eller få nytt lösenord.
Fälten ”Privatbil /
Förmånsbil ” och ”bil som disponeras inom företaget (ej förmånsbil)” bestämmer hur
körjournalen ska leverera sin data.
Om ”Privatbil” eller ”Förmånsbil” är markerat kommer alla körningar i utgångspunkt
att märkas som privat. Denna inställning används för de som levererar körjournal mot
milersättning och kör privatbil. Resor som man gör blir då inte tillgängliga för arbetsgivaren
förrän man har fullfört proceduren för att leverera körjournal. Det är med andra ord endast
de resor man aktivt väljer som tjänsteresor, alltså de man ska ha betalt för, som synliggörs för
arbetsgivaren.
Om man bockar för ”Bil som disponeras inom företaget (ej förmånsbil)”, kommer alla resor
att markeras som tjänsteresor. Alla resor kommer också fortlöpande att göras tillgängliga för
administratören.
Om en bil är inställd som ”Förmånsbil/Privatbil” Är det endast föraren av bilen som kan ändra
biltypen till ”Bil som disponeras inom företaget (ej förmånsbil)”. Att ändra åt andra hållet är
det endast verksamhetens administratör som har tillgång till. Det är inställt på detta sättet av
integritetsskäl.
Mätarställning
Bilens mätarställning avläses
och förs in i körjournalen av
föraren eller administratören.
Denna bör kalibreras då och
då. ABAX rekommenderar
att detta görs en gång i
månaden – men det finns
ing a bestämda direktiv
Ver.13.0 - 21.02.2014
© ABAX as
Skillnaden är ABAX™ |
5
angående detta. För att fylla i detta väljer du fliken ”MÄTARSTÄLLNING”. Fyll i det korrekta
värdet, välj datum och tryck på ”Spara”. I listan nedan ser man alla avläsningar som har gjorts.
Det är också möjligt för användaren att lägga in mätarställningen genom att skicka in ett SMS.
En beskrivning av detta finns i användarhanboken för användargränssnittet. Om man har lagt in
fel värde kan detta tas bort genom att man klickar på den röda symbolen till höger om värdet.
Service
Genom att välja ”Service”
från menyn får man upp
en dialogbox, där man
kan lägga in uppgifter
om bilens serviceintervall.
De flesta moderna bilar
har serviceindikatorer i
bilens instrumentbräda
som varnar om
serviceintervaller. Det
kan dock vara omständligt
för den som är bilansvarig
på företaget att följa upp
detta. Genom att lägga in uppgifter om bilens service i denna bild, kan bilansvarig få översikt
över kommande serviceintervall utan att behöva kolla i varje enskild bil.
Aktuell förare
I den här bilden
framkommer det vem det
är som är den aktuella
föraren på fordonet. Om
ett fordon har fått en ny
förare bör man ändra
förare. Byte av förare
sker via knappen Ӏndra
föraren”.
Om en bil ställs av under
en kortare eller en längre
period klickar man på
”Sätt bilen som ledig”.
Detta är vanligtvis aktuellt vid semester, längre frånvaro eller om en anställd slutar och bilen
blir stående utan att den används. Om en bil som inte har en förare inställt används, kommer en
varning att skickas till administratören.
Det finns också en genomväg till förarinställningar via knappen ”öppna förarinställningar”. Mer
om vad som finns under förarinställningar finner ni under avsnittet ”Förare”.
© ABAX as
Ver.13.0 - 21.02.2014
6
| Skillnaden är ABAX™
Wizard – Ändra förare
Om man under ”Aktuell förare” väljer knappen
”Ändra förare” öppnas en Wizard som guidar dig
genom processen för att ändra förare. Det första
valet är om man skal sätta en existerande inaktiv
förare som aktuell förare, eller om man ska upprätta
en ny förare. Om man ska använda en inaktiv förare
kan man antingen välja den från listan eller söka efter föraren i sökfältet.
Om man väljer att upprätta en ny förare klickar man på ”nästa” för att starta vägledaren. Det
är viktigt att veta att om man skapar en ny förare så skapar man även ett nytt användarkonto
i systemet. Om man redan har registrerat den
aktuella föraren i systemet bör man därför använda
den föraren och inte upprätta en dubblett. Om man
har föraren i systemet, men den finns inte att hitta i
listan så beror på det oftast på att föraren redan är
tilldelad en bil. Man måste då först ta bort föraren från den bilen för att kunna göra den aktuell
för den nya bilen. Man kan inte stå som förare på flera fordon samtidigt.
När man startar guiden för att
skapa en ny förare är antalet steg i
vägledningen beroende av om föraren
upprättas till en Yrkesbil eller en
Privat-/Förmånsbil. Fältet ”Satser”
kommer endast upp om det gäller en
Privat-/Förmånsbil.
Uppgifterna under ”Förare” bör
fyllas i så noga som möjligt. Vi
rekommenderar starkt att fylla i
mobilnummer, då detta kommer att möjliggöra kommunikationen mellan föraren och systemet
via SMS.
Fältet Bankkonto används endast om
man önskar att ha med kontonumret
på körjournalen som levereras för
milersättning.
Fältet Hemland är viktigt, då detta
styr vilka regler som ska användas.
Här måste man välja det landet som
den anställda betalar skatt i.
För förmånsbilar samt privatägda
bilar är nästa steg i Wizarden att ställa
Ver.13.0 - 21.02.2014
© ABAX as
Skillnaden är ABAX™ |
7
in satser för milersättning. Standardvalet är att man följer statens satser, använder man sig av
andra satser kan det ställas in här eller uppdateras av föraren i efterhand, se avsnittet för ”Förare”
längre bak.
N ä s t a s t e g i väg l e d a re n ä r
varningsinställningar. Här kan
man ställa in att varningar från
systemet som gäller förarens
bil skickas direkt till föraren.
Detta bidrar till att säkerställa att
systemet fungerar optimalt hela
tiden.
Sista steg et i guiden är en
uppsummering där man kan
gå igenom och kontrollera de
uppgifter som man har lagt in.
Det rekommenderas att man kollar
igenom uppgifterna noga och ser
till att allt är komplett. Det kommer
att underlätta användningen av
körjournalen framöver.
När man har gått igenom
alla uppgifter kan man klicka
på ”Spara”. Ett autogenererat
lösenord kommer då att skickas till
föraren via SMS, tillsammans med
användarnamnet (detta förutsätter
att förarens mobilnummer är inlagt). Den nyupprättade föraren är då satt som förare på bilen
man utgått från, detsamma gäller tidigare förare som är satta som inaktiva. I och med detta är
processen fullförd. Skulle man i ett senare skede önska att radera den nyupprättade föraren, är
det endast möjligt om man inte föraren i fråga har gjort några resor.
Visa resor
När man väljer ”Visa resor” i menyn kommer man till ett sökfönster. Här lägger man in de sökord
som är relevanta. Om man önskar se resor för alla bilar, behöver man bara ange tidsintervallen
för resorna.
© ABAX as
Ver.13.0 - 21.02.2014
8
| Skillnaden är ABAX™
Vill man se resor för en enskild bil eller
avdelning, kan man starta sök i fritextfältet.
Det räcker att skriva in delar av sökord, till
exempel avdelningsnamn, registreringsnummer,
användarnamn, o dyl. Medan man skriver
dyker det upp en lista som stämmer överens
med sökorden.
När man ser enheten man söker efter, väljer man
den genom att klicka på den. Därefter kan man
ange önskat datumintervall och eventuell tidpunkt på dygnet. När man fyller i tidpunkt, kan man
välja att utesluta vissa tidpunkter på dygnet, till exempel 07:00-17:00.
I exemplet nedan visas resultatet av sök efter Teo Rothman för perioden 2013-04-01 till 2013-0430 för hela dygnet.
Om man har definierat företagets normala arbetstid under Inställningar, kan man också välja att
söka på resor som är gjorda utanför den normala arbetstiden.
Ver.13.0 - 21.02.2014
© ABAX as
Skillnaden är ABAX™ |
9
Genom att man klickar i en av resorna
öppnas ett fönster med detaljerade
uppgifter om resan. Dessa uppgifter är
även tillgängliga för användaren, och det är
användaren som i första hand ska uppdatera
uppgifterna i denna bild. Det kommer dock
att vara möjligt för en administratör att
lägga till syfte, projektuppgifter och annat
under ”Syfte” och ”Kommentar”.
O m b i l e n h a r ko n fi g u re r a t s m e d
föraridentifiering kommer det även vara
möjligt för en administratör att tilldela
en resa till en enskild bilförare i fall denne
har glömt logga in sig på bilen innan resan
började.
Fälten under ”Tilläg g” och
”Passagerartillägg” kan endast uppdateras
av användaren (endast aktuellt för privatägda bilar).
Överst i bilden med resedetaljer finns fyra
flikar. Den första fliken är detaljer om resan,
och är vald som standard när man klickar
på en resa. De två nästa flikarna visar din
resa i en karta.
Den första fliken av de två i mitten visar
kartan i samma fönster, medan den andra
täcker större delen av webbläsaren.
I kartan kan man med hjälp av mätaren
till höger zooma in till önskad nivå för att
kunna se närmre på en rutt. Man kan också
zooma med scrollen på musen eller genom
att bygga en fyrkant i kartan.
Den sista fliken öppnar en utskriftsbild av
resan, där man både får men resedetaljer
samt rutten i en karta.
Genom att klicka på start- eller stoppunkten
i en resa öppnas en informationsruta som visar vilken användare som har kört resan, vilken enhet
som sitter i fordonet, longitud, latitud samt en knapp med texten ”Skapa område”. Genom att
klicka på ”Skapa område” får man upp en ny dialogruta där man kan skapa och namnge området
vid start eller stoppadressen.
© ABAX as
Ver.13.0 - 21.02.2014
10
| Skillnaden är ABAX™
I dialogrutan är det fem fält man
kan fylla i. Först måste man välja
om det aktuella området ska
gälla för alla anställda (Företag)
eller endast för den aktuella
föraren (Förare).
Efter det ska området namnges.
Namnet på området är det som
visas i syftesfältet för alla resor
startar eller slutar i området.
På så vis kan man få sina syften
automatiskt ifyllda. Det bör
därför göras en värdering i vad
det ska stå i namnfältet då det
kommer att synas på alla dessa
resor.
I adressfältet kan man överstyra
den adress som kartan anger.
Detta är väldigt bra på ställen
där vår digitala karta kanske
saknar adresser, till exempel
på mindre skogsvägar eller
liknande.
Fältet ”Kategori” används för
att klassificera områdena som
skapas. Det finns en rapport
tillgänglig där man kan se hur
resorna är fördelade mellan de
olika kategorierna. Om man
inte har sådan användning för
systemet kan man strunta i det
fältet.
Området som upprättas har en
storlek på 300 x 300 meter runt
punkten där turen har startat
eller stoppat.
Leverade körjournaler (privatägda bilar)
Under menyvalet ”Leverade körjournaler” finner man alla körjournaler som användarna har lämnat
in för milersättning. Här kommer det upp en lista över alla avdelningar, och genom att klicka på
en avdelning och vidare in på en användare hittar man användarens körjournaler.
Ver.13.0 - 21.02.2014
© ABAX as
Skillnaden är ABAX™ |
11
Genom att klicka på en körjournal öppnas denna i en förhandsvisning. Här visas körjournalen
så som den har lämnats in. Scrollar man neråt i bilden finner man summeringar och annat längst
ner i dokumentet. Vid önskad utskrift klickar man på ”Skriv ut (PDF)”. Dokumentet kan skrivas
ut, lagras eller skickas som e-post.
Om den inlämnade körjournalen inte godkänns (till exempel för att den är ofullständig), kan
man klicka i ”Upphäv Export”. Det gör att den inlämnade körjournalen inte längre anses som
inlämnad, och användaren får möjlighet att uppdatera den om den till exempel är ofullständig.
Förare
Under menyvalet ”FÖRARE” finns en översikt över alla i företaget som är registrerade som förare.
Dessa är strukturerade avdelningsvis om man har skapat en avdelningsstruktur.
Listan visar om föraren har kört resor, om föraren är aktiv och eventuellt vilken bil som varje
förare är registrerad på.
Genom att klicka på en av förarna öppnas en bild där detaljer kan fyllas i. Det är samma uppgifter
som läggs in via guiden som är beskriven ovan.
© ABAX as
Ver.13.0 - 21.02.2014
12
| Skillnaden är ABAX™
Vi rekommenderar att fylla i så
mycket uppgifter som möjligt.
Om körjournalen används mot
milersättning är det krav på att
adresser är ifyllda.
Under inloggningsinformation
kan man tilldela förarna nya
användarnamn samt lösenord via
knappen ”Nytt lösenord”, till den
valda föraren.
Under fliken ”MILERSÄTTNING”
väljer man de satser man har om
man betalar drivmedel själv.
I sektionen för ”Tidig are
ersättningar” är det viktigt att
förstå hur fältet “Antal km för
tidigare erhållen milersättning när
körjournalen togs i bruk” fungerar.
Det ska endast användas första året
man använder sig av körjournalen,
om man har fått milersättning
utbetald genom annan körjournal
tidigare. Detta för att hålla koll
på hur mycket man har kört, och
om man kör mer än 3000 mil på
året och därmed ska ha ett lägre
förmånsvärde. Detta gäller endast
för förmånsbilar.
Under sektionen ”Leverans av
körjournal” kan man välja att
Ver.13.0 - 21.02.2014
© ABAX as
Skillnaden är ABAX™ |
13
utesluta tider i exporten om man kör privat-, eller förmånsbil. Detta är en integritetsinställning som
endast kan ändras av föraren själv. I fältet ”Attesteras av” lägger man in namn på attestansvarig.
Då kommer det upp ett eget signaturfält för den som ska attestera körjournalen med på utskriften.
Under fliken ”Normal arbetstid”
kan varje förare registrera vilken tid
man normalt jobbar. Om man kör
privat- eller förmånsbil kan dessa
tider användas för att automatiskt
göra resorna inom arbetstiden till
tjänsteresor och de utanför till
privatresor.
I gränssnittet för den enskilda föraren
kan man välja om yrkesresorna skall
visas för administratören utan att
en körjournal är levererad. Genom
att fylla i tider kommer då alla
resor inom arbetstiden att visas
för administratören. Det är endast
föraren själv som kan fylla i de
uppgifterna.
Under fliken ”Inställningar” kan
föraren välja att få varningar från
systemet till SMS eller e-post om
något händer med enheterna. Det
rekommenderas att detta fylls i
för att systemet ska vara operativt
hela tiden.
Rapporter
Under menyvalet ”Rapporter”
finns ett urval av rapporter. Vilken
rapport som är tillgänglig beror på
vilka tjänster man har beställt. Nya
rapporter kan tillkomma.
Biladministration
Under fliken, som du ser på bilden på nästa sida, hittar man ABAX Biladministration. Detta är
ett verktyg för att administrera, leasing-, försäkrings-, drivmedel- och däckavtal med mera. ABAX
Biladministration ger också flera nyttiga rapporter som hur mycket CO2, bilredovisning och så
vidare. ABAX Biladministration är en tilläggstjänst som måste beställas separat.
© ABAX as
Ver.13.0 - 21.02.2014
14
| Skillnaden är ABAX™
I översiktsbilden får man en snabb statusvy på hur bilarna ligger till gällande leasingavtal. Här
ser man antalet kilometer i leasingavtalen, antal kilometer kört, hur mycket som återstår, när
leasingavtalen går ut, om man ligger i fas enligt avtalad körsträcka och antalet kilometer till
nästa service.
Om man söker fram en bil i listan och klickar på den öppnas ett fönster med grunddata för bilen.
Genom att fylla i
registreringsnummer på
bilen kan man klicka på
”Hämta registreringsdata”.
Det
hämtas
då
automatiskt data från vårt
fordonsregister. Om bilen
finns med i detta register
kommer grunddata att fyllas
i automatiskt. Det kan ta lite
tid från att en bil registrerats
till att all data är ajourfört
och tillgängligt. Namnet på
bilhandlaren måste fyllas i
manuellt. Genom att klicka på knappen ”Mer” kan man fylla i detaljuppgifter om bilhandlaren
och på det sättet uppdatera leverantörsregistret.
När man upprättar en leverantör kan man uppdatera vad den leverantören levererar via menyfliken
”Roller” i Biladministrationslösningen.
Ver.13.0 - 21.02.2014
© ABAX as
Skillnaden är ABAX™ |
15
Under fliken ”Leasing” kan man
registrera detaljer om leasingavtalen
för den enskilda bilen. Här kan
man också lägga in information
serviceavtal. Här kan man också
uppdatera leverantörsregister för de
olika tjänsterna.
Under fliken ”Försäkring” lägger man
in uppgifter gällande försäkringen på
samma sätt som för leasing.
Under fliken ”Driftskostnader”,
”Service” och ”Utrustning” kan
man lägga in relevant information
samt registrera service och
reparationskostnader. Detta kommer
att lägga grunden för bilredovisningen.
I biladministrationsmenyn kan man
välja ”Rapporter”, där får man
tillgång till ett par rapporter som
förenklar uppföljningen av bilparken.
Eftersom detta system är en del av
ABAX körjournal är rapporterna
baserade på bilens faktiska körsträcka. Detta gör att dessa uppdateras löpande allt eftersom
bilarna används.
Menyvalet ”importer” innehåller en möjlighet till att importera redovisningsdata in i systemet
för att på det sättet på underlag för en bilredovisning.
Den sista menypunkten ”Besiktning” visar en översikt över när de olika bilarna ska på besiktning.
Här kan man också ställa in så att administratören får en varning via e-post när det är dags för
besiktning.
© ABAX as
Ver.13.0 - 21.02.2014
16
| Skillnaden är ABAX™
Fordonskontroll
Aktiv karta
Aktiv karta är en funktion som är beräknad för företag som har som huvudnäring att köra
bil. Aktuella branscher är budfirmor, transportbolag och dyl. Även här måste företaget ha en
effektiviseringsvinst genom att använda systemet för att kunna implementera det i verksamheten.
Aktiv karta är en funktion som är skapad för företag där bilkörning är en central del av
arbetet. Till exempel budfirmor, transportföretag eller liknande har användning av denna.
Det förutsätts att det finns ett
berättigat ändamål för företaget
att ett sådant här system tas i bruk.
Ett ändamål kan vara att företaget
gör en effektiviseringsvinst när
de använder systemet. Denna
funktion måste specificeras
vid beställning en av ABAX
Körjournal.
Genom att välja ”Aktiv karta” i
menyn öppnas samma kartbild
som i ”Statisk karta”, men med
lite andra symboler. Genom de
olika symbolerna kan man se om
en bil är stillastående eller om de är
i rörelse. Om en bil är i rörelse kan
man även se åt vilket håll bilen kör åt. Även här har man samma
funktioner med information om en enhet, och möjlighet till att
zooma in i kartbilden, precis som i ”Statisk karta”.
Grön och röd markering i kartan indikerar att föraren antingen
har markerat sig som ledig eller upptagen.
Här kommer emellertid positionen på enheterna som visas i kartan att bli uppdaterade allt eftersom
bilarna förflyttar sig. Standard uppdateringsfrekvens är var femte minut. Kartpositionen står kvar,
så att man kan uppleva att en bil åker ut ur kartan. Då måste man anpassa kartvisningen antingen
genom att zooma ut, eller genom att flytta positionen på kartan. Flytta positionen på kartan görs
man genom att högerklicka i kartan och dra med musen.
Genom att man klickar på en bil i menyn zoomar kartan ner till bilens position. Samtidigt dyker
det upp några tilläggsval för enheten i listan på vänster sida.
De 20 senaste positionerna kan väljas genom att man klickar i ”Visa senaste 20 positioner”. Om
nödvändigt kommer kartan att anpassa zoomnivån för att få med alla positioner i en och samma
visning.
Ver.13.0 - 21.02.2014
© ABAX as
Skillnaden är ABAX™ |
17
Statisk karta
Statisk karta är en funktion som är skapad
för företag som har behov för att se vart
bilarna är, samt se vilken förare som är
närmst, till exempel ett inkommande
hastuppdrag. Avsikten med detta är att
reducera responstiden mot kunden, och
även korta ner körsträckan. Även här ska
företaget göra en effektiviseringsvinst
genom att använda lösningen för att ta
detta i bruk.
Genom att välja ”Fordonskontroll” i
huvudmenyn och ”Statisk karta” får man
också upp en karta där alla yrkesbilar visas. Kartan uppdateras när man klickar på ”Statisk karta”
i menyn, eller när man uppdaterar sidan. Om företaget har privatbilar eller förmånsbilar som de
önskar ska finnas med i kartan så kan detta ställas in. Detta görs via den enskilda användarens
inloggning.
Genom att föra muspekaren över en bil i listan markeras den i kartan. Genom att klicka på en
enhet i kartan så zoomar kartan in så enheten närmre, och om man klickar på symbolen får man
upp mer detaljerad information om bilen.
Man kan även zooma ut och in i kartan genom att skapa en fyrkant i kartan, använda mätaren
till höger i kartan eller genom att använda musen scroller, om sådan finns.
© ABAX as
Ver.13.0 - 21.02.2014
18
| Skillnaden är ABAX™
Adressök
I sökfältet i kartan kan man
skriva in antingen en stad,
eller en gatuadress. Genom
att klicka på sök så zoomas
den valda adressen in, och
de fem närmsta bilarna
visas.
Denna funktion gör det
enkelt för företag att se
vem som är närmst vid
inkommande uppdrag.
Informationen som visas
på enheterna kan vara
n a m n , m o b i l nu m m e r,
anställningsnummer eller
liknande.
Ver.13.0 - 21.02.2014
© ABAX as
Skillnaden är ABAX™ |
19
Utrustningskontroll
Status
Om företaget har utrustningskontroller får man här en översikt över enheterna här.
I tillägg till information om själva objektet (grävmaskin, hjullastare, dumper och så vidare), visas
även vilket datum och tid senaste position skickades in. Om man har en enhet som går på internt
batteri, kan man också se en estimerad tidpunkt när det ska bytas. På höger sida finns även några
symboler. En fyrkant här betyder att GEO-fence är aktiverat (GEO-fence är ett geografiskt staket),
medan en röd radiosymbol betyder att enheten är satt i aktivt spårningsläge.
Genom att klicka på en enhet öppnas ett fönster
med detaljer om objektet. Här kan objektet
namnges, och sättas till rätt avdelning. Det
är viktigt att man är noggrann med att fylla i
informationen, då detta gör att det blir enklare
att hålla koll på de olika enheterna i kartbilden.
Vid eventuell stöld som meddelas in till ABAX
varningscentral så är det denna information som
görs tillgänglig för att återfinna objektet.
I fältet i mitten kan man aktivera och inaktivera
GEO-fence på objektet. När detta är aktiverat
kommer enheten att skicka ett larm om enheten
rör sig utanför det förbestämda området.
Områden som kan användas som GEO-fence
skapas under menypunkten ”GEO-FENCE OMRÅDEN”
Längst ner i fönstret finns en knapp för att försätta enheten i ”Aktivt spårningsläge”. Genom att
klicka på denna knapp skickas ett meddelande till enheten, som gör att den positionerar sig själv
© ABAX as
Ver.13.0 - 21.02.2014
20
| Skillnaden är ABAX™
var 5:e minut, detta läge varar i två timmar.
”Aktivt spårningsläge” aktiveras så fort som enheten vaknar och tar emot meddelandet. Enheter
som är stillastående vaknar en gång per dygn, medan enheter som är i rörelse vaknar en gång per
timme (det skiljer sig dock för vilken konfiguration man har). Det kan därför ta lite tid från det
att meddelandet skickas till att enheten börjar att skicka in positioner snabbare.
Positioner i kartan
Här öppnas en kartbild som
visar de senaste positionerna som
enheterna har skickat in.
Genom att klicka på en enhet
i listan zoomar kartan in den
enheten. Man kan också zooma
i kartan med musen eller mätaren
till höger.
Genom att klicka på enhet i
kartan så dyker en ruta upp med
lite mer information om enheten,
här visas även vilken adress enheten finns på.
Längst ner i denna informationsruta finns det en knapp som heter ”Upprätta geofenceområde”
genom att klicka på denna upprättas ett geofrafiskt staket med en diameter på 800 meter runt
enheten. Om enheten flyttar sig utanför det området så genereras en varning.
GEO-fence-områden
H ä r k a n d e t u p p rä t t a s
områden för GEO-fence. Om
en enhet inte ska lämna ett
område, kan detta område
specificeras i kartan. Denna
typ av GEO-fence är bäst för
de företag vars utrustning är
belägna på samma ställe och
inte ska tas bort därifrån.
För att skapa ett GEOfenceområde klickar man på
”Upprätta nytt område” och
bygger sedan en fyrkant med
hjälp av musen i kartan.
Ver.13.0 - 21.02.2014
© ABAX as
Skillnaden är ABAX™ |
21
Rapporter
Under menyvalet ”Rapporter” finns rapporter relaterade till utrustningskontrollen. Vilka rapporter
som är tillgängliga kommer vara olika beroende på vad för typer av tjänster som är beställt. Det
kommer även att dyka upp fler rapporter med tiden.
Inställningar
Avdelningar
Genom att klicka på ”Inställningar” i huvudmenyn, och sedan på ”Avdelningar” kan man upprätta
och uppdatera information om företagets avdelningar. Avdelningarna visas i en lista. Om man
klickar på en avdelning visas en informationsbild om avdelningen.
Här kan man fylla i och spara detaljerad information om
avdelningarna. Om en avdelning inte har några bilar, så är
det även möjligt att ta bort en avdelning.
Administrera områden
Administratören i ett företag kan upprätta områden i kartan
som då gäller för alla körjournaler i verksamheten.
Områden som man skapar i kartan kan användas till att få automatiskt ifyllda syften. Om man
namnger ett område, till exempel ”Grossistbesök” så kommer alla resor som görs till eller från
området att få syftet ”Grossistbesök”, automatiskt.
I tillägg kan områden även användas för att överstyra adressinformation. Om man anger en specifik
adress för ett område, kommer adressen den resan går till att hämta adressinformationen från det
som anges i området, och inte från kartboken.
Områden kan även kategoriseras. Detta kan användas för att ta fram statistik på hur mycket man
© ABAX as
Ver.13.0 - 21.02.2014
22
| Skillnaden är ABAX™
kör inom olika kategorier.
När man klickar på ”Administrera
områden” i menyn visas en karta
där alla områden är markerade,
med ett nummer och området visas
som en fyrkant. Man kan zooma in
i kartan på samma sätt som i övriga
kartbilder, för att se mer i detalj.
I vänstra sidan av kartbilden är
det en lista över de områden som
är upprättade av administratören.
Om man klickar på ett av dessa
så zoomar kartan in det valda
området, samtidigt som ett fönster där man kan uppdatera inställningarna för området öppnas.
I fönstret som öppnas visas namnet på området, och här kan man även lägga in adress, eller
kategori på området. Adresser bör endast fyllas för mindre områden som bara täcker ett hus, eller
en gata. Om man inte har några kategorier från tidigare, kan även det upprättas här. Önskar man
å ta bort ett område, kan man göra det här.
I kartbilden där områden är markerade, kan man genom att föra musen över det, få upp en
informationsruta med longitud, latitud samt arean av området.
För att upprätta nya områden flyttar man först kartan till platsen där området ska skapas. Efter
det klickar man på knappen ”Upprätta nytt område” på toppen av listan till vänster. Efter det
ritar man ut en fyrkant i kartan för att definiera området. Så fyller man i detaljerad information
och sparar området.
Ver.13.0 - 21.02.2014
© ABAX as
Skillnaden är ABAX™ |
23
Drivmedelspriser
Under fliken DRIVMEDELSPRISER finns möjlighet att lägga in gällande priser från bensinbolagen.
Systemet räknar då fram hur mycket bilföraren ska betala för privatkörda mil under perioden.
Beloppet räknas fram från bränslets marknadspris multiplicerat med 1,2. Om Skatteverket ändrar
faktor, kan nytt värde läggas in i fältet ”Faktor för förmånsbeskattning”.
Välj datum för när nytt pris
ska gälla. Fyll i priserna i
fälten som gäller respektive
bränslesort. Skriv 0 – noll i
fältet som inte ska användas.
Justera priset varje månad,
och systemet räknar fram
rätt förmånsvärde. En
redovisningslista visar vilka
priser och vilka perioder som
har valts. Om du klickar på knappen radera, försvinner den äldsta raden i listan.
Normal arbetstid
Under detta val kan företaget
skriva in vilka tider företagets
bilar normalt används. På
detta vis kan man lättare få
en tillfredsställande kontroll
på om företagets bilar körs
utanför arbetstid. Om man
har fyllt i tider här, kan man
under ”Körjournal”, ”Visa
Resor” enkelt ta fram en lista
på all körning som är gjorde utanför arbetstid, denna fungerar även för ”Reserapporten”.
Varningar
ABAX elektroniska körjournal ger varningar om någon enhet inte fungerar som den ska. Fliken
”Varningar” i huvudmenyn står och blinkar om det är nya, obehandlade varningar i systemet. Vi
rekommenderar att man håller koll på dessa varningar med jämnan.
Det finns olika typer av varningar:
Förlorat strömförsörjningen
Om en enhet tappar strömmen, kommer detta omedelbart att meddelas. Enheten har ett
uppladdningsbart batteri internt som då tar över, men detta batteri har en begränsad varighet.
© ABAX as
Ver.13.0 - 21.02.2014
24
| Skillnaden är ABAX™
Förlorat kontakten
Om det går mer än tre dagar utan att enheten har skickat in en GPS-position, uppkommer
varningen, förlorat kontakten. Denna varning försvinner så fort som enheten rapporterar på
nytt igen.
Ingen ny resa på XX dagar
Om det går mer än 14 dagar utan att en enhet har rapporterat in en ny resa, uppkommer en
varning. Varningen försvinner så snart enheten rapporterar igen.
Ingen kontakt (GSM) på XX dagar
Denna varning gäller utrustningskontrollen, och uppkommer om en enhet inte har positionerat
sig på GSM-nästat på 25 dagar. Varningen försvinner så fort en ny position rapporteras in.
Ingen GPS position rapporterad på XX dagar
Denna varning gäller även utrustningskontrollen, och uppkommer om en enhet inte har rapporterat
en GPS-position på 10 dagar. Varningen försvinner så får det skickas in en ny position.
Gemensamt för alla varningar ovan, är att någonting är fel, och det bör undersökas. Om en bil står
oanvänd, är parkerat i ett garage eller i en verkstad, kan det ofta vara den naturliga förklaringen.
Om bilen används dagligen bör detta följas för och fixas.
Om man misstänker att det är något fel på själva enheten, bör man ta kontakt med ABAX
Kundcenter på telefon 021-4484444, som då bistår med felsökning.
Förarlös bil
Denna varning är knuten till funktionen föraridentifiering. Varningen uppkommer om en enhet
rapporterar en resa utan att en förare är registrerad på bilen.
GEO-FENCE, enhet utanför område
Detta är en varning som endast gäller för utrustningskontroller. Det kan upprättas ett geografiskt
”staket” i kartan som en enhet ska finnas innanför. Om enheten lämnar området, skickas en
varning om detta.
Svagt batteri
Varningar gäller för utrustningskontroller som använder sig av ett internt batteri, utan extern
strömtillkoppling. Detta är en varning som säger att batteriet måste laddas upp, detta kan antingen
göras genom medföljande laddare, eller genom att skickas in till ABAX.
Nya varningar
Genom att välja ”Varningar” i huvudmenyn visas en bild med nya varningar. Här listas alla
inkommande varningar. Man ser vilket anställningsnummer, namn och registreringsnummer som
är knutet till bilen det gäller. Det står även datum och klockslag för den inkommande varningen,
samt typ av varning och eventuellt datum för senaste kommunikation med enheten. Till vänster
finns en kolumn för kommentarer.
Ver.13.0 - 21.02.2014
© ABAX as
Skillnaden är ABAX™ |
25
Genom att klicka på en varning öppnas ett fönster där man kan behandla varningen. Här kan man
lägga in en kommentar och spara denna. Varningen kommer fortsatt att ligga där, men om man i
kommentarsfältet beskriver vad som hände så kan man behandla varningen. Den försvinner inte
från systemet, utan flyttas till fliken ”Behandlade varningar”. Om man vet att en bil är avställd,
till exempel på grund av sjukdom eller semester och varnar för att den tappat kontakten är det
bättre att låta varningen ligga tills bilen används igen.
Om man klickar på ”Markera som behandlad”, försvinner varningen från listan, men dyker upp
igen eftersom att orsaken till varningen fortfarande finns där. När bilen tas i bruk igen, försvinner
varningen automatiskt.
Åtgärdade varningar
När en varning är behandlad
flyttas den till denna lista,
med information om vem som
behandlat den. Här kan man
också söka tillbaka i tiden efter
gamla varningar genom att
justera datumperioden. Som
standard visas de 20 senaste
varningarna i perioden. Om man
önskar att se fler, kan antalet
ökas.
© ABAX as
Ver.13.0 - 21.02.2014
26
| Skillnaden är ABAX™
Varningsinställningar
I tillägg till att få varningar tillgängligt i gränssnittet, kan man här välja att få denna varning
skickad till sig via e-post eller SMS. Detta för att säkra att man snabbt får reda på om det händer
något med enheten utan att vara inloggad i systemet.
Ver.13.0 - 21.02.2014
© ABAX as
Skillnaden är ABAX™ |
Tekniska data:
Storlek:
132x64x25 mm
Vikt:
180 g
IP-klass:IP67
Temperaturområde:
Aktiv: -30C till 75C
Reducerad funktionalitet:
-40C till -30C
GPS:
SirfstarIII chip med GPS antenn
GSM:
Cinterion BGS3, Quadband
Kommunikation:
SMS, GPRS
Radio:
Chipcon CC1020 (433 Mhz)
Spänningsområde:
10 till 30V
Internt batteri:
0,6 Ah uppladdningsbart på enhet med extern strömtillförsel
Alla antenner har byggts in i enheten. I tillägg levereras en extern GPS-antenn för körjournal
och Fleet Management för att kunna placera enheten i motorutrymmen.
Positionering:
GPS, GSM och Radio (433 Mhz). GPS rapporterar även tid/datum, position, hastighet och
riktning.
Sensorer:
Rörelse, sabotage, temperatur och batteriförbrukning.
© ABAX as
Ver.13.0 - 21.02.2014
27
SM-BR-004 - 150513
Produkten är utvecklad i samarbete med Telenor.
MÄNNISKOR
TEKNOLOGI
PRODUKTER
Skillnaden är ABAX™
ABAX Sverige, Varmvalsvägen 9, 721 30 Västerås,
t: 021 448 4444, [email protected], www.abaxsverige.se