Antagen: FS - 02/ 02/20132013-14 Arbetsordning 1. Inledning - Förbundsstyrelsens uppgift enligt årsmötet “Förbundsstyrelsen leder, utvecklar, stödjer och samordnar Rädda Barnens Ungdomsförbunds verksamhet. Förbundsstyrelsen är det högsta beslutande organet under tiden mellan förbundsårsmötena.” - Rädda Barnens Ungdomsförbunds stadga § 7 p1. Förbundsstyrelsen ska verka för att Rädda Barnens Ungdomsförbunds utveckling sker i enlighet med dess stadgar och årsmötets beslut, detta innebär att följa, av förbundsårsmötet, beslutad uppdragsbeskrivning för förbundsstyrelsen men i övrigt själv fastställa sina arbetsformer. Arbetsordningen ska alltid läsas tillsammans med av förbundsårsmötet beslutad uppdragsbeskrivning för förbundsstyrelsen. 2. Styrelsemötesformer Kallelse till styrelsemöte ska skickas ut senast tio dagar innan inplanerat styrelsemöte, detta ansvarar sammankallande i förbundsstyrelsen för. Sammankallande är även mötesförberedare och ansvarar för att möteshandlingar är styrelsen, kansliet, valberedningen, verksamhetsrevisorerna samt representanterna från Rädda Barnen tillhanda via mail senast sju dagar innan inplanerat styrelsemöte. Möteshandlingar ska även erbjudas i pappersform till de som så önskar. Möteshandlingarna ska alltid innehålla följande punkter: 1. Öppnande av möte 2. Val av mötesfunktionärer - Mötesordförande - Mötessekreterare - Justerare (2 st) - Demokratiobservatör 3. Fastställa dagordningen 4. Notering av eventuella Per Capsulam-beslut 5. Mötets avslutande Inför styrelsemötena ansvarar alla styrelseledamöter individuellt för att ha läst igenom samt satt sig in i möteshandlingarna. Sammankallande ansvarar för att förbundets och förbundsstyrelsens styrdokument finns tillgängliga om så behövs. Styrelsen i helhet ansvarar tillsammans för att alla kommer till tals, inte använder sig av härskartekniker utan uppmuntrar varandra samt kommer i tid så att Antagen: FS - 02/ 02/20132013-14 styrelsemötet kan börja och sluta i utsatt tid. 3. Beslut Förbundsstyrelsen fattar beslut vid formellt kallade möten, där styrelsen är beslutsmässig och beslutsprotokoll förs. Förbundsstyrelsen är beslutsmässig då minst fem styrelsemedlemmar är närvarande och alla har blivit kallade. Samtliga beslut ska protokollföras. Vid ej fulltalig förbundsstyrelse - om icke närvarande styrelseledamöters röster i en fråga är kända, och skulle ha förändrat utfallet, ska dessa röster beaktas och räknas i beslutet. Styrelsen ska alltid sträva efter att beslut tas i konsensus. Samtliga beslut ska föregås av debatt. Styrelsen ska också sträva efter att inte tvinga fram beslut på grund av tidspress eller att beslut skjuts upp orimligt länge på grund av utdragen debatt. Beslut fattas genom omröstning. Normalt sker omröstning via acklamation. Begärs det av minst en styrelsemedlem kan sluten omröstning tillämpas. Vid lika röstetal föregås ny omröstning av debatt. Kan beslut inte fattas ska styrelsen överväga att bordlägga beslutet till nästa möte. Om det inte kan vänta, eller inte kan fattas efter bordläggning, har förbundsordförande utslagsröst. Anser styrelsen att ett enskilt beslut är så pass känsligt att det inte bör göras offentligt kan just denna del protokollföras separat och inte publiceras tillsammans med resterande protokoll. När detta sker ska det i det resterande protokollet framgå att en punkt protokollförts separat. Revisorer och verksamhetsrevisorer ska alltid delges separat protokollförda beslut. Styrelsemöten ska framför allt ske under helger, vid brådskande beslut som arbetsutskottet inte vill/kan ta beslut i kan styrelsen använda sig av två alternativa beslutsformer, Skypemöten och beslut per capsulam. - Distansmöten: samma mötesformer som vid styrelsemöte ska tillämpas med skillnaden att förbundsordföranden är sammankallande, för att underlätta diskussionerna ska mötesordförande i början av mötet tydliggöra vilka ordningsregler som gäller specifikt för distansmötet. Beslut på ett distansmöte ska endast tas då frågan varit uppe för diskussion tidigare under ordinarie styrelsemöte eller om sammankallande för styrelsen anser att inget annat alternativ är bättre. - Per Capsulam: ett per capsulam-beslut fattas utanför ordinarie styrelsemöte, med förbundsordföranden som sammankallande och utsedd FS-ledamot som ständig sekreterare. Styrelseledamöterna deltar vid denna variant av möte inte i ett sammanträde. Precis som med Skypebeslut ska per capsulam-beslut endast användas då ett ärende inte kan vänta till nästkommande ordinarie styrelsemöte Antagen: FS - 02/ 02/20132013-14 eller om sammankallande anser att inget annat alternativ är bättre. Styrelsens stadgar och regelverk för beslutför styrelse gäller, beslut ska tas med enkel majoritet av styrelsens ledamöter, detta oavsett hur många som deltar. Ärendehandlingar skickas ut via e-post, och besvaras på samma sätt. Sammankallande i styrelsen skickar underlag för beslut till samtliga styrelseledamöter och presenterar det aktuella ärendet. Respektive styrelseledamot tar ställning till ärendet och sammankallande sammanställer och skickar snarast resultatet till samtliga styrelseledamöter. Vid nästa ordinarie styrelsemöte ska eventuella per capsulam-beslut fastslås under en egen punkt i protokollet för att läggas till handlingarna, det skrivs in att beslutet har fattats per capsulam. Om inget annat anges, avslutas röstningen efter 7 dagar, dock minst 3 dagar. - Delegerad beslutsrätt: all delegering av beslutsrätt ska göras skriftligen och framgå i beslutsprotokoll. Delegering av besluträtt kan ej göras till individuella styrelsemedlemmar men styrelsen kan i övrigt delegera beslutsrätt inom specifika områden eller separata ärenden till arbetsutskottet, övriga utskott eller kansliet. Delegerad beslutsrätt till arbetsutskott eller övriga utskott ska fattas i konsensus. Är utskottet inte enigt om att ta beslutet i utskottet eller inte enigt i beslutet i fråga ska frågan hänskjutas tillbaka till styrelsen. Samtliga beslut fattade genom delegerad beslutsrätt ska protokollföras och omedelbart förmedlas till styrelsen och revisorer, samt tas upp för att notteras på nästkommande ordinarie styrelsemöte. 4. Protokoll och beslutsuppföljning Styrelsen ska under året upprätthålla en beslutsuppföljningslista som ska uppdateras efter varje styrelsemöte, detta ansvarar sammankallande för, denne är även ansvarig för att beslutsuppföljningslistan skickas ut till styrelsen och kanslichefen, i samband med att protokoll från senaste mötet skickas ut. I beslutsuppföljningslistan ska de uppgifter som delegerats inom styrelsen, till de arvoderade, till utskotten eller till kansliet föras in. Deadline för uppgiften ska framgå. Arbetsutskottet har det huvudsakliga ansvaret för beslutsuppföljningen, dock delges information om denna till styrelsen. Protokoll ska vara justerade via e-post och utlagda på Rädda Barnens Ungdomsförbunds hemsida inom sju dagar efter mötet. Sammankallande för styrelsen ansvarar för detta. Antagen: FS - 02/ 02/20132013-14 5. Styrelsens interna kommunikation kommunikation Styrelsen ska mellan styrelsemötena kommunicera inom sina utskott enligt överenskomna regler. Kommunikation som sker i hela styrelsen mellan de fysiska mötena kan ske via mail, via Skype eller i Facebook-gruppen RBUF Förbundsstyrelse 2013/2014. Riktlinjerna är att större utskick för information eller konsultation hanteras via mail, längre/större diskussioner hanteras via Skype och kortare information, lösare diskussioner samt skyndsamma ärenden hanteras i Facebook-gruppen. Om behov uppstår kan styrelsen kalla till fysiska möten, detta måste dock först godkännas av arbetsutskottet i enlighet med budget. Om beslut ska tas via per capsulam, eller om det skickats ut viktig information ska styrelsens medlemmar meddelas via sms att mail respektive Facebook-diskussion väntar. Styrelseledamöterna ska då inom ett dygn tillgodose detta eller svara att de inte kan.