Arbetsordning - Rädda Barnens Ungdomsförbund

Antagen: FS - 02/
02/20132013-14
Arbetsordning
1. Inledning - Förbundsstyrelsens uppgift enligt årsmötet
“Förbundsstyrelsen leder, utvecklar, stödjer och samordnar Rädda Barnens
Ungdomsförbunds verksamhet. Förbundsstyrelsen är det högsta beslutande
organet under tiden mellan förbundsårsmötena.”
- Rädda Barnens Ungdomsförbunds stadga § 7 p1.
Förbundsstyrelsen ska verka för att Rädda Barnens Ungdomsförbunds utveckling
sker i enlighet med dess stadgar och årsmötets beslut, detta innebär att följa, av
förbundsårsmötet, beslutad uppdragsbeskrivning för förbundsstyrelsen men i
övrigt själv fastställa sina arbetsformer.
Arbetsordningen ska alltid läsas tillsammans med av förbundsårsmötet beslutad
uppdragsbeskrivning för förbundsstyrelsen.
2. Styrelsemötesformer
Kallelse till styrelsemöte ska skickas ut senast tio dagar innan inplanerat
styrelsemöte, detta ansvarar sammankallande i förbundsstyrelsen för.
Sammankallande är även mötesförberedare och ansvarar för att möteshandlingar
är styrelsen, kansliet, valberedningen, verksamhetsrevisorerna samt
representanterna från Rädda Barnen tillhanda via mail senast sju dagar innan
inplanerat styrelsemöte. Möteshandlingar ska även erbjudas i pappersform till de
som så önskar.
Möteshandlingarna ska alltid innehålla följande punkter:
1. Öppnande av möte
2. Val av mötesfunktionärer
- Mötesordförande
- Mötessekreterare
- Justerare (2 st)
- Demokratiobservatör
3. Fastställa dagordningen
4. Notering av eventuella Per Capsulam-beslut
5. Mötets avslutande
Inför styrelsemötena ansvarar alla styrelseledamöter individuellt för att ha läst
igenom samt satt sig in i möteshandlingarna. Sammankallande ansvarar för att
förbundets och förbundsstyrelsens styrdokument finns tillgängliga om så behövs.
Styrelsen i helhet ansvarar tillsammans för att alla kommer till tals, inte använder
sig av härskartekniker utan uppmuntrar varandra samt kommer i tid så att
Antagen: FS - 02/
02/20132013-14
styrelsemötet kan börja och sluta i utsatt tid.
3. Beslut
Förbundsstyrelsen fattar beslut vid formellt kallade möten, där styrelsen är
beslutsmässig och beslutsprotokoll förs. Förbundsstyrelsen är beslutsmässig då
minst fem styrelsemedlemmar är närvarande och alla har blivit kallade. Samtliga
beslut ska protokollföras. Vid ej fulltalig förbundsstyrelse - om icke närvarande
styrelseledamöters röster i en fråga är kända, och skulle ha förändrat utfallet, ska
dessa röster beaktas och räknas i beslutet.
Styrelsen ska alltid sträva efter att beslut tas i konsensus. Samtliga beslut ska
föregås av debatt. Styrelsen ska också sträva efter att inte tvinga fram beslut på
grund av tidspress eller att beslut skjuts upp orimligt länge på grund av utdragen
debatt. Beslut fattas genom omröstning. Normalt sker omröstning via acklamation.
Begärs det av minst en styrelsemedlem kan sluten omröstning tillämpas. Vid lika
röstetal föregås ny omröstning av debatt. Kan beslut inte fattas ska styrelsen
överväga att bordlägga beslutet till nästa möte. Om det inte kan vänta, eller inte
kan fattas efter bordläggning, har förbundsordförande utslagsröst.
Anser styrelsen att ett enskilt beslut är så pass känsligt att det inte bör göras
offentligt kan just denna del protokollföras separat och inte publiceras tillsammans
med resterande protokoll. När detta sker ska det i det resterande protokollet
framgå att en punkt protokollförts separat. Revisorer och verksamhetsrevisorer ska
alltid delges separat protokollförda beslut.
Styrelsemöten ska framför allt ske under helger, vid brådskande beslut som
arbetsutskottet inte vill/kan ta beslut i kan styrelsen använda sig av två alternativa
beslutsformer, Skypemöten och beslut per capsulam.
- Distansmöten: samma mötesformer som vid styrelsemöte ska tillämpas med
skillnaden att förbundsordföranden är sammankallande, för att underlätta
diskussionerna ska mötesordförande i början av mötet tydliggöra vilka
ordningsregler som gäller specifikt för distansmötet. Beslut på ett distansmöte ska
endast tas då frågan varit uppe för diskussion tidigare under ordinarie styrelsemöte
eller om sammankallande för styrelsen anser att inget annat alternativ är bättre.
- Per Capsulam: ett per capsulam-beslut fattas utanför ordinarie styrelsemöte, med
förbundsordföranden som sammankallande och utsedd FS-ledamot som ständig
sekreterare. Styrelseledamöterna deltar vid denna variant av möte inte i ett
sammanträde. Precis som med Skypebeslut ska per capsulam-beslut endast
användas då ett ärende inte kan vänta till nästkommande ordinarie styrelsemöte
Antagen: FS - 02/
02/20132013-14
eller om sammankallande anser att inget annat alternativ är bättre. Styrelsens
stadgar och regelverk för beslutför styrelse gäller, beslut ska tas med enkel
majoritet av styrelsens ledamöter, detta oavsett hur många som deltar.
Ärendehandlingar skickas ut via e-post, och besvaras på samma sätt.
Sammankallande i styrelsen skickar underlag för beslut till samtliga
styrelseledamöter och presenterar det aktuella ärendet. Respektive
styrelseledamot tar ställning till ärendet och sammankallande sammanställer och
skickar snarast resultatet till samtliga styrelseledamöter. Vid nästa ordinarie
styrelsemöte ska eventuella per capsulam-beslut fastslås under en egen punkt i
protokollet för att läggas till handlingarna, det skrivs in att beslutet har fattats per
capsulam. Om inget annat anges, avslutas röstningen efter 7 dagar, dock minst 3
dagar.
- Delegerad beslutsrätt: all delegering av beslutsrätt ska göras skriftligen och
framgå i beslutsprotokoll. Delegering av besluträtt kan ej göras till individuella
styrelsemedlemmar men styrelsen kan i övrigt delegera beslutsrätt inom specifika
områden eller separata ärenden till arbetsutskottet, övriga utskott eller kansliet.
Delegerad beslutsrätt till arbetsutskott eller övriga utskott ska fattas i konsensus.
Är utskottet inte enigt om att ta beslutet i utskottet eller inte enigt i beslutet i fråga
ska frågan hänskjutas tillbaka till styrelsen. Samtliga beslut fattade genom
delegerad beslutsrätt ska protokollföras och omedelbart förmedlas till styrelsen
och revisorer, samt tas upp för att notteras på nästkommande ordinarie
styrelsemöte.
4. Protokoll och beslutsuppföljning
Styrelsen ska under året upprätthålla en beslutsuppföljningslista som ska
uppdateras efter varje styrelsemöte, detta ansvarar sammankallande för, denne är
även ansvarig för att beslutsuppföljningslistan skickas ut till styrelsen och
kanslichefen, i samband med att protokoll från senaste mötet skickas ut. I
beslutsuppföljningslistan ska de uppgifter som delegerats inom styrelsen, till de
arvoderade, till utskotten eller till kansliet föras in. Deadline för uppgiften ska
framgå. Arbetsutskottet har det huvudsakliga ansvaret för beslutsuppföljningen,
dock delges information om denna till styrelsen.
Protokoll ska vara justerade via e-post och utlagda på Rädda Barnens
Ungdomsförbunds hemsida inom sju dagar efter mötet. Sammankallande för
styrelsen ansvarar för detta.
Antagen: FS - 02/
02/20132013-14
5. Styrelsens interna kommunikation
kommunikation
Styrelsen ska mellan styrelsemötena kommunicera inom sina utskott enligt
överenskomna regler.
Kommunikation som sker i hela styrelsen mellan de fysiska mötena kan ske via mail,
via Skype eller i Facebook-gruppen RBUF Förbundsstyrelse 2013/2014. Riktlinjerna
är att större utskick för information eller konsultation hanteras via mail,
längre/större diskussioner hanteras via Skype och kortare information, lösare
diskussioner samt skyndsamma ärenden hanteras i Facebook-gruppen.
Om behov uppstår kan styrelsen kalla till fysiska möten, detta måste dock först
godkännas av arbetsutskottet i enlighet med budget.
Om beslut ska tas via per capsulam, eller om det skickats ut viktig information ska
styrelsens medlemmar meddelas via sms att mail respektive Facebook-diskussion
väntar. Styrelseledamöterna ska då inom ett dygn tillgodose detta eller svara att de
inte kan.