Hör när visslan blåser !! Etablering av effektiv Visselblåsningstjänst Visselblåsning- Vad och varför? Whistleblowing innebär att man säger ifrån om oegentligheter till någon som kan göra något åt dem. Exempel på oegentligheter är brott mot lagar och interna regler och riktlinjer. Whistleblowing är positivt för den enskilde medarbetaren, organisationen och samhället eftersom man då kan komma till rätta med oegentligheterna i fråga. Det finns många anledningar till att det är bra att säga ifrån: det kan vara etiskt riktigt, det kan vara nödvändigt utifrån lagar och bestämmelser och det kan riskera organisationens anseende om man inte säger ifrån. Människor som visar civilkurage och är beredda att säga ifrån om oegentligheter är därför en viktig resurs för organisationen – en lojal tillgång! Riskområden, branscher och vanligaste oegentligheterna Sektorer Kommunal sektor 26% Föreningar 3% Privatpersoner 10% Privat sektor 34% Statlig sektor 27% Källa: Brå, Rapport 2013:15 – Den anmälda korruptionen i Sverige Riskområden Inköp / Upphandling Vanliga Oegentlig heter Agera / underlåta att agera Bygg och anläggning Vänskapskorruption Tillstånd och bidrag Informations -utbyte Transaktioner Belöningar Källa: Riksrevisionen, Statliga myndigheters skydd mot korruption RIR 2013:2 Förebyggande åtgärder i 7 steg mot korruption, BRÅ 1 6 7 • Identifiera korruptionsrisker • Underlätta för tipsare och visselblåsare • Gör det tydligt att korruption inte tolereras 2 5 • Undersök det befintliga skyddet i verksamheten • Genomför uppföljning 3 4 •Se över verksamhetens riktlinjer, policyer arbetsbeskrivningar och rutiner i relation till riskanalysen • Öka kunskapen om korruption Transparency International Sverige - Skydd för Whistleblowers, Mars 2012 ”Det bör införas ett krav på svenska arbetsgivare att underlätta för dem som rapporterar allvarliga missförhållanden, t.ex. genom intern reglering, personalutbildning och konfidentiella anmälningssystem.” ! Källa: Brå, Rapport 2013:15 – Den anmälda korruptionen i Sverige Vad säger PuL? Grundläggande förutsättningar Datainspektionens krav på whistleblowingsystem för bolag enligt föreskriften DIFS 2010:1 • • • • • • • En första bedömning av nya ärenden utifrån PuL bör göras omgående. Behandling ska ske i enlighet med god sed på svensk arbetsmarknad och inte i strid med arbetsrättslig lagstiftning. Fler uppgifter än nödvändigt får inte samlas in. Uppgifter får inte sparas längre än nödvändigt och bör tas bort när ärendet är avslutat. En gallringsrutin bör därför sättas upp. Den registrerade personen ska informeras så snart det är möjligt och senast i samband med att uppgifterna används för att vidta åtgärder. Lämpliga tekniska- och organisatoriska åtgärder ska vidtas för att skydda personuppgifterna i funktionen. • • Behandling får endast avse personer i ledande ställning eller nyckelposition inom egna bolaget eller koncernen. Behandling får endast ske om det är sakligt motiverat för att utreda om personen varit delaktig i allvarliga oegentligheter. Behandling får endast avse allvarliga oegentligheter som rör: Bokföring, intern bokföringskontroll, revision, bekämpande av mutor, brottslighet inom bank- och finans. Allvarliga oegentligheter som rör bolagets eller koncernens vitala intresse, eller enskildas liv och hälsa. Kritik Visselblåsartjänster Positiv Negativ • Trygg och säker anmälan för lojala medarbetare • Oreglerad i Svensk lag • Föder ”angivarkultur” • ”Meddelarskyddet hos media tillräckligt skydd” • … – Säker från politisk och hierarkisk påverkan • Snabb intern hantering – Ev. kommunikation med media initieras från organisationen • Inte tvärt om! • Mediakriser undviks! – Naturlig del av strukturerat förbättringsarbete 6 • Datainspektionens tillägg till PuL • Personer i nyckelpositioner eller i ledande ställning • Uppgifter får inte sparas längre än nödvändigt • Allvarliga oegentligheter - Bokföring - Revision - Mutor - Bank & Finans - Hälsa, trakasserier - Miljö Varför? • Anställda • Leverantörer • Allmänheten Hur? Vem? Tre frågor om Visslarfunktioner • Förebyggande • ”Early warning” • Stärkt varumärke • En rättighet för de anställda • Del i byggande av utvecklingskultur Milstolpar: 2013-Q2 Uppdrag fr pol. 2013-Q3 Beredning 2013-Q4 Upphandling 2014-Q1 Kick-off 2014-Q1 Avtal tecknas 2014-Q2 Validering klar 2014-Q2 Slutleverans 8 Implementering av Visselblåsartjänst Valbara stödtjänster  Intressentanalys  Kravanalys  Processmodellering  Dokumentation o Policy, Handbok  Kommunikationsplan o Underlag (content)  Webutvecklingsstöd  Utbildningar o Ledningsgrupp o Processansvariga Alltid ingående tjänster  Kickoff/uppstart workshop  Kundunik anmälningssida  Ex: Järfälla  Validering av tjänst Ärendehantering Valbara kanaler Rutin ärendehantering  Telefon: eget nummer – • Mottagning av ärende Helpdesk med krisutbildad • Ärende loggas personal som svarar på • Ärende bereds överenskomna tider. • Ärende läggs upp i Inga samtal spelas in. samverkansplattform  Formulär: kundanpassat • Primäranalys görs externt anmälningsformulär. (ex) • Expertutlåtande görs  Epost: kundunikt epost- • Ärende presenteras konto. • Processägare får länk  Brev: kundunik brevlåda. • Intressenter kan läsa och analysera online Åtgärdshantering Valbara stödtjänster  Processledning  Projektledning  Workshops  Online workshops  Riskanalyser  Medarbetardialoger  Expertstöd  Systemstöd Rutin åtgärdshantering • Processägare granskar och klassificerar ärende Om grund finns så … • Tillsätts/kontrakteras intern/extern utredare • Utredning planeras och genomförs med hjälp av samverkansplattform • Visselblåsare kan medverka anonymt Implementering av lösningar  Processledning  Projektledning  Systemstöd Ex.3. Övergripande processer genomförs för att ändra underliggande kulturproblem.  Medarbetardialoger Lösningar Effekter vi får Ex.1. Stärka strukturkapitalet: Ledningssystem, checklistor, rutiner, utvecklas/revideras. Ex.2. Stärka kulturkapitalet: Genom ökat medinflytande och delaktighet i lösningars framtagning i kombination med utbildningsinsatser. Förbättrat Struktur- och KulturKapital ger oss ökad Operationell Effektivitet och Organisatorisk Attraktivitet!! Valbara stödtjänster (Sk * Kk = Oe & Oa) Tack vare tillgången till leverantörens samverkansplattform kan vi involvera alla i varje process. Man deltar från plats och på tid som passar en själv. Arbete kan genomföras anonymt, med gruppidentitet eller med personidentitet. Detta ger oss oändlig möjligheter att maximera effekten i varje ansats. Visselblåsare kan: • Hållas kontinuerligt uppdaterade • Involveras i alla stegen Visselblåsare är lojala medarbetare som vill påtala oegentligheter. Se till att den enklaste vägen att göra sin röst hörd är kanalen till ditt öra! 13 Implementering Visslarfunktion • Reflektioner • Lessons learnt • Frågor Fördelar med externt ombud Anonymitet Tillgänglighet Återkoppling Öppen agenda 1 av 4 anställda upptäcker oegentligheter på arbetsplatsen. Endast 52% av dem vågar tala om det. Källa: Institute of Business Ethics Tjänsteleverantörer www.CCG-Whistleblowing.com Tel: 0705 - 498 598 www.whistleblower.se Tel: 0340-622 998 CCG Europe AB, bildades 2009, ca 10 anställda, 2013 utmärkelsen Årets Säkerhetskonsult, sedan 2007 engagerade experter inom ISO Samhällsäkerhet, rankade topp 3 i världen inom kontinuitetshantering. CCG projektleder implementering, samt står för det kollaborativa stödet för snabb och effektiv samverkan och kan anlitas för åtgärdshantering och implementering av lösningar. Interaktiv Säkerhet AB, hjälper företag hantera risker i verksamheten. Bildades 2006, ca 50 anställda. IS medverkar i implementering, samt står för Helpdesk med krisutbildad personal, tar mot ärenden via telefon, brev, epost, eller web-formulär. 16