Senast uppdaterad: 2013-10-17 [email protected] Fullkostnadskalkyl för bidragsansökan - Lathund Institutionsspecifik kalkyl (Excel) hämtas via: http://sluhatten.data.slu.se:8002/SUHF/SUHFprojektkalkyl.cfm Välj Öppna (Open) i fönstret med frågan Vill du öppna eller spara den här filen? (Do you want to open or save this file?) Observera att makron måste aktiveras för att kalkylen ska fungera. Det räcker med att aktivera makron en gång sedan kan arbetsboken sparas som Excel, behöver INTE vara Makroaktiverad Excel. Eventuell varning om VB-projekt när arbetsboken sparas som Excel saknar relevans, och kan passeras med ett Jaklick. Kalkylen är uppdelad på tre blad - Sammanställning, Direkta kostnader och Indirekta kostnader. Rekommenderad arbetsgång finns längre ner i denna Lathund. I hämtad arbetsbok är endast gråmarkerade fält är redigerbara, för att undvika formeländringar av misstag. Vid behov av ändringar i andra delar än gråmarkerade kan bladens skydd öppnas med lösenordet: slu. Öppningen görs under Granska och Ta bort bladets skydd. Blad 1 – Sammanställning Det mesta i detta blad kommer från de övriga två bladen. Det som fylls i här är sökt belopp samt eventuell samfinansiering. Blad 2 – Direkta kostnader I detta blad finns kommentarrutor, när muspekaren placeras på röd triangel ges förklarande text Bladet utgör själva projektbudgeten. Den kan antingen innehålla enbart de kostnader som avses i ansökan ELLER kostnader i ansökan och kostnader inom ramen för den aktuella forskningen som samfinansieras av SLU och/eller annan extern finansiär. Av rektorsbeslut 2009-10-12 framgår att enhet ska användas som kostnadsbärare vid bidragsansökningar så långt det är möjligt. Där detta är omöjligt kan enheten använda ett projekt eller en grupp av projekt som en tillfällig kostnadsbärare i bidragsansökan samt återredovisning till finansiären. Blad 3- Indirekta kostnader Indirekta kostnader är kostnader som inte är direkt hänförliga till projektet. För att fördela dessa kostnader används procentpåslag på direkta lönekostnader. I samband med institutionens budgetarbete fastställs vilka procentsatser som ska gälla för institutions-, fakultets- och universitetspåslag. Dessa uppdateras årligen under hösten, läggs i en databas och överförs med automatik till bl.a. detta blad. Värden större än noll på indirekta kostnader i Aktuellt projekt visar sig först när någon lön har registrerats i Blad 2. 1 (2) Senast uppdaterad: 2013-10-17 [email protected] Arbetsgång Börja med att hämta aktuell kalkyl för din institution/område på nedladdningssidan (länk ovan). I enstaka fall finns kalkyl att hämta för den organisatoriska nivån under institution/område. Om den slutliga kalkylen ska innehålla samfinansierade kostnader kan det vara användbart att göra kalkylen i två steg: Steg 1 med bara de kostnader som skall ingå i själva ansökan, Steg 2 med tillägg för de kostnader som är samfinansierade, av annan extern finansiär eller med egna statsanslag. Gå till bladet Direkta kostnader. Lägg in den Personal som ska arbeta i projektet. För de som jobbar en längre tid i projektet ska semesterersättning inte fyllas i, då använder kalkylmallen lkp inklusive semestertillägg. För de som jobbar en kortare tid i projektet, och inte tar ut någon semester under den tiden använder kalkylmallen lkp utan semestertillägg, i det fallet anges semesterersättning i separat kolumn. För de som får löneökning under tiden de jobbar i projektet kan årlig procentuell ökning anges i separata kolumner. Observera att vissa finansiärer inte accepterar löneökningar i sina ansökningskalkyler. Under Övriga personalkostnader & driftskostnader beräknas driftsbudgeten. Fyll i det som är relevant för projektet. Kostnadsposterna överensstämmer med ekonomisystemets projektrapport. De tomma raderna ger möjlighet att specificera viktiga driftskostnader i projektet. Det kan vid ansökningstillfället vara svårt att uppskatta traktamenten och bilersättningar. Anledningen till uppdelningen mellan dessa kostnader och resor är att traktamenten och bilersättningar tillhör gruppen övriga personalkostnader, medan resor tillhör driftskostnader. Kostnaderna redovisas under dessa rubriker i uppföljningsrapporter. Under rubriken Utrustning anges projektets investeringar. För att investeringen ska klassificeras som en anläggningstillgång och därmed avskrivas på flera år måste inköpspriset överstiga 20 tkr och den ekonomiska livslängden vara minst 3 år. Det finns olika möjligheter att beräkna lokalkostnaderna. Har institutionen rapporterat (till universitetsadministrationens Ekonomienhet) en procentsats för fördelning av lokalkostnader på lönebas, följer den procentsatsen med i kalkylhämtningen. Finns ingen procentsats rapporterad kan en sådan fyllas i manuellt. eller görs en uppskattning av lokalkostnaden per år som anges på raden Hyra lokaler manuellt. Det finns även en rad för eventuella övriga lokalkostnader i projektet, exempelvis hyra av labblokaler och växthus. Gå till första bladet Sammanställning. Nu har Projektkostnader hämtats från bladet Direkta kostnader och de indirekta kostnaderna är uträknade utifrån procentsatsen i bladet Indirekta kostnader och lönekostnaderna i bladet Direkta kostnader. Under rubriken Finansiering anges först den finansiär som ansökan är ställd till samt ansökt belopp uppdelat per år, därefter anges under Samfinansiering eventuell övrig extern finansiering av projektet samt SLU:s egen samfinansiering. 2 (2)