1. No category

Handledning
Att skicka elektronisk
fristående Svefaktura 1.0 via ePrinter
till Apoteket AB
© Expert Systems 2010
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-446 34 00
Senast Uppdaterad: 11-01-11
Exder Apoteket AB ePrinter
Sida 2 av 11
Innehållsförteckning
Användarhandledning för Apoteket AB ............................................................................. 3
1.
Affärsprocessbeskrivning ................................................................................................... 3
2.
2.1.1
2.1.2
2.1.3
2.1.4
2.1.5
2.1.6
2.1.7
2.1.8
2.1.9
2.1.10
2.1.11
2.1.12
2.1.13
2.1.14
2.1.15
Introduktion ........................................................................................................................................................... 3
Affärsavtal, EDI-avtal och meddelandeflödet .................................................................................................. 3
Referenser ............................................................................................................................................................ 3
Priser ..................................................................................................................................................................... 4
Rabatter................................................................................................................................................................. 4
Artiklar ................................................................................................................................................................... 4
Adresser ................................................................................................................................................................ 4
Avrop/Order .......................................................................................................................................................... 4
Avgifter .................................................................................................................................................................. 4
Faktura .................................................................................................................................................................. 4
Kreditfaktura ......................................................................................................................................................... 4
Returer................................................................................................................................................................... 4
Betalningsvillkor ................................................................................................................................................... 4
Bilaga ..................................................................................................................................................................... 4
Valuta..................................................................................................................................................................... 4
Handledning ........................................................................................................................... 5
3.
3.1
Fakturering ...................................................................................................................................... 5
3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.1.4
3.1.5
Övriga Obligatoriska fält, generellt .................................................................................................................... 5
Moms ..................................................................................................................................................................... 5
Enheter .................................................................................................................................................................. 6
Identifiering av köparen ....................................................................................................................................... 7
Fakturalayout ........................................................................................................................................................ 7
3.2
Testfakturorna ................................................................................................................................ 7
3.3
Testning mot köpare ...................................................................................................................... 8
3.4
Sändningsrapporter ....................................................................................................................... 8
3.5
Felhantering .................................................................................................................................... 9
3.5.1
3.5.2
4.
4.1
Ni skriver ut fakturan men fakturan kan inte läsas in i ert bolag, ex att fakturanummer saknas .............. 9
Fakturan läses in i Exder och skickas men uppfyller inte fakturamottagarens krav ................................ 10
Uppstartsrutin för leverantören ........................................................................................ 11
Uppstartspunkter ......................................................................................................................... 11
© Expert Systems 2010
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 11-01-11
1.
Exder Apoteket AB ePrinter
Sida 3 av 11
Användarhandledning för Apoteket AB
I den här handledningen beskriver vi hur du använder Exder till att skicka en fristående Svefaktura 1.0.
Apoteket AB effektiviserar fakturahanteringsprocessen och vill att leverantörna bidrar till detta genom att skicka
elektroniska fakturor till. Leverantörerna sparar portokostnader och brevpapper samt gör en insats för miljön.
Målsättningen är att så småningom helt eliminera pappersfakturor.
2.
Affärsprocessbeskrivning
2.1.1 Introduktion
För denna process sker order helt manuellt tex man kan få ordern via telefon,e-post eller fax mm.
Fakturan skickas i format Svefaktura 1.0 (utgående från leverantör).
2.1.2 Affärsavtal, EDI-avtal och meddelandeflödet
Fristående faktura kan användas både vid köp hos avtalad leverantör eller vid direktupphandling, dvs. avtal saknas
men inköpsvärdet är lågt. I de fall en faktura refererar till ramavtal mellan köpare och säljare gäller dessa villkor.
Svefaktura är framtagen för att kunna användas utan att e-kommunikationsavtal tecknas mellan parterna.
2.1.3 Referenser
Referens ska alltid anges. Refernes är sexsiffriga kostnadsställe tillsammans med ett namn. Ex. 123456, Anders
Andersson.
Du kontrollerar referensen hos din kontaktperson på Apoteket.
Om fakturan är order- eller abonnemangsbaserad skall även ordernummer eller abonnemangsnummer anges som
referens på fakturan.
© Expert Systems 2010
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 11-01-11
Exder Apoteket AB ePrinter
Sida 4 av 11
2.1.4 Priser
Priser anges per artikel, kvantitet och à-pris.
2.1.5 Rabatter
Rabatter används inte på fakturan. Priser visas alltid som nettopris.
2.1.6 Artiklar
Det är inga formkrav på artikelnummer, GTIN eller leverantörens artikelnummer kan användas i fakturan. Det
viktigaste är att den beskrivande texten gör att köparen kan godkänna fakturan.
2.1.7 Adresser
Köparens och leverantörens adress skickas i klartext i fakturan. Leveransadress ska anges i fakturan.
Ni kommer att få av Apoteket AB en inloggning i deras leverantörsportal där ni hämtar aktuella adresser.
2.1.8 Avrop/Order
Det finns möjlighet att hänvisa till ordernummer i fakturan, men order ingår inte i denna samverkansprocess.
2.1.9 Avgifter
Eventuella avgifter kan skickas som separat elektronisk faktura. I vissa falla kan ränta och avgifter även påföras på
nästa faktura. Överenskommelse om räntefakturering sker mellan parterna. Betalningsvillkor varierar och bestäms
mellan parterna. Avgifter kan anges på radnivå i fakturan om det är överenskommet med köparen.
2.1.10 Faktura
Leverantören skapar och skickar fakturan. En leverans motsvarar en faktura. Fakturan ska innehålla förklarande
fritext om det underlättar kontroll och godkännande. Fakturor som avser tjänster kan specificeras per fakturaperiod,
med en period per faktura.
Det är viktigt att de referenser köparen behöver finns med i fakturan. Referens består av namn på beställaren samt
kostnadsställe.
Det är ok att skicka faktura både med avrundning till hela kronor och med kronor och ören. Överenskommelse om
avrundning eller inte sker per leverantör.
Faktura får ha negativa rader men måste ha positivt totalbelopp. Om det blir negativt totalbelopp ska en
kreditfaktura skickas.
2.1.11 Kreditfaktura
Kreditfaktura skall innehålla debetfakturanummer.
2.1.12 Returer
Returer, t.ex beroende på fel i godset korrigeras med kreditfaktura.
2.1.13 Betalningsvillkor
Betalningsvillkor är något som leverantör kommer överens om tillsammans med Apoteket.
2.1.14 Bilaga
Det går inte att bifoga bilaga med fakturan.
2.1.15 Valuta
Valuta presenteras alltid i SEK.
© Expert Systems 2010
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 11-01-11
3.
Exder Apoteket AB ePrinter
Sida 5 av 11
Handledning
3.1 Fakturering
Nedan följer instruktioner för vad ni behöver tänka på för att det ska fungera smidigt och korrekt.
3.1.1 Övriga Obligatoriska fält, generellt
Förutom de termer som beskrivs i affärsprocessbeskrivningen måste er faktura innehålla vissa saker, dels för att
vara en giltig faktura, men även för att den rent tekniskt ska kunna behandlas i överföringen.
De saker som måste sändas med i er faktura är följande:
Fakturadatum
Fakturanummer
Leverantörs momsregistreringsnummer
1
Köparidentifikation (Se avsnitt ”Identifiering av köparen”)
Köparens momsregistreringsnummer
2
Leveransdatum
Tillämpad momssats
Beställarreferens
3
4
Skattekategori (Standard eller undantag)
Skattetyp (F-skatt eller mervärdesskatt)
Antal fakturarader
o Artikel
o Artikelnummer
5
o Enhetspris
o Radbelopp
Totalt fakturabelopp
1.
Detta är i de flesta fall registrerat i Exder och kompletteras i så fall därifrån. Ni kan kontrollera detta under era
företagsinställningar på fliken Momsregistreringsnummer.
2.
Detta kan kompletteras från Exder, men det förutsätter att köparen är upplagd som partner i Exder och att ett
momsregistreringsnummer har registrerats på fliken Betalning under partnerinställningarna.
3.
Även detta kan kompletteras från Exder, se vidare instruktioner i avsnittet ”Moms”.
4.
Denna avtalas med er köpare, format och typ varierar, för närmare information se affärsprocessbeskrivningen i
början av dokumentet.
5.
Detta är obligatoriskt endast om ni använder er av olika momssatser i fakturan och dessa har satts per artikel, se
avsnittet ”Moms”. Om ni inte sänder med ett artikelnummer i er faktura kommer Exder att komplettera med ett
generellt artikelnummer till mottagaren.
Notera att dessa termer är i tillägg till de specifika bestämmelser som ni finner i affärsprocessbeskrivningen i början
av dokumentet.
3.1.2 Moms
En faktura innehåller inte alltid en momssats och därför kan momssatsen hämtas ifrån era inställningar i Exder. Vid
uppstart anges standardmoms i Exder. Angiven momssats kan ni själva ändra i Exder under Diverse 
Momsinställningar  Momssatser, eller kontakta Kundtjänst så hjälper vi till.
Om ni använder andra momssatser på fakturan än den ni satt som standard, så måste de anges per artikel i Exder.
Ni lägger då upp de aktuella artiklarna i Exder och anger den specifika momssatsen på dessa. Ni gör detta under
Artiklar  Uppdatera artiklar, på fliken Pris.
© Expert Systems 2010
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 11-01-11
Exder Apoteket AB ePrinter
Sida 6 av 11
Ovan ser ni ett exempel på en artikel upplagd med en momssats på 12%. När ni sedan fakturerar ett av dessa
artikelnummer kommer Exder att använda momssatsen som är satt på just den artikeln.
3.1.3 Enheter
De enheter ni sänder i er faktura måste finnas upplagda i Exder. Dessa lägger ni in som externa enheter i Exder.
Det gör ni i rutinen Uppdatera företagsinställningar och fliken enheter.
© Expert Systems 2010
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 11-01-11
Exder Apoteket AB ePrinter
Sida 7 av 11
Exempel på hur det kan se ut när ni använder ett antal olika enheter. Observera att använder ni flera olika enheter
som betyder styck så kan ni ange det. I exemplet ovan ser ni att både ST och STYCK kommer att tolkas som styck
i Exder.
3.1.4 Identifiering av köparen
Oftast sker detta genom att ni sänder ett kundnummer i fakturan. Det ni måste tänka på är att det kundnummer
som ni skickar i er faktura måste matcha rätt kundnummer (Partner-ID) i Exder. Detta för att Exder ska veta vem
som är mottagare av fakturan och var fakturan ska skickas. Det betyder att ni behöver lägga upp en partner i
partnerregistret för varje kundnummer som ni har i ert affärssystem. Saknar ni kundnummer så kan Exder använda
fakturamottagarens organisationsnummer eller fakturamottagarens GLN för att hitta rätt partner i Exder.
3.1.5 Fakturalayout
Vi rekommenderar stark att ni efter att mappning utförts och accepterats inte ändrar er fakturalayout om det inte är
absolut nödvändigt.
Om ni gör några ändringar i fakturalayouten så kan det påverka hur era fakturor tolkas elektroniskt. Därför är det
mycket viktigt att ni först kontaktar Expert Systems för stöd så att vi kan verifiera att ändringar inte medför några
problem. Ändrad fakturalayout kan leda till att era fakturabetalningar fördröjs.
Eventuell ommappning debiteras löpande.
3.2 Testfakturorna
Skicka 10 st fakturor via Exder ePrinters virtuella skrivare, 5 av dessa fakturor ska vara kreditfakturor.
Meddela oss via [email protected] att fakturorna är på väg. Vi mappar fakturafilerna och testar dessa.
Fakturorna måste uppfylla de krav på innehåll som respektive fakturamottagare har. Det gäller både de
obligatoriska fälten samt de mottagarspecifika kraven.
Anledningen till att ni ska skicka både debet- och kreditfakturor är att layouten ibland varierar mellan de olika
fakturatyperna.
© Expert Systems 2010
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 11-01-11
Exder Apoteket AB ePrinter
Sida 8 av 11
Tänk på att skicka fakturor så ifyllda som möjligt, t.ex. skickar ni rabatter ibland så skicka med det i någon
testfaktura.
Skicka minst en faktura som är flersidig.
Om det behövs korrigeringar/kompletteringar från er sida meddelar vi detta. När allt är klart för test mot er köpare
meddelar vi er detta.
Fakturan får inte innehålla några skyddade typsnitt samt fakturan måste skickas som text. En del affärssystem
skickar hela fakturor som bilder vilket inte är tillåtet.
För flersidiga fakturor måste det vara sidbrytning mellan fakturabladen. Även om ni skickar flera fakturor på samma
utskrift måste det vara sidbrytning mellan de olika fakturorna i samma utskrift.
3.3 Testning mot köpare
När Exder ePrinter är uppsatt kommer ni att genomföra tester med er fakturamottagare. Testningsförfarandet kan
skilja sig lite åt beroende på fakturamottagare.
3.4 Sändningsrapporter
En rapport med dagens sändningar av fakturor kommer att skickas via e-post till er som avsändare:
Här ser ni resultatet av varje skickad faktura. Ni ser även till vilken fakturamottagare (kallas partner i Exder) som
fakturan avser.
Det är viktigt att varje dag som ni har skickat iväg en eller flera fakturor så måste ni kontrollera att ni har fått
följande dagrapport med rätt fakturor. Om det saknas fakturor i dagsrapporten eller ni inte har fått någon
dagsrapport alls så har dessa fakturor inte skickats iväg. Dagsrapporten genereras en gång per dygn under natten.
© Expert Systems 2010
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 11-01-11
Exder Apoteket AB ePrinter
Sida 9 av 11
Genom att logga in i Exder-klienten kan ni också plocka fram en logg som visar alla filer som har kommit.
Gå till: menyn Diverse – EDI-logg och välj listtyp Utskrifter:
Grönt visar att utskriften kunde tolkas och skickas vidare som en elektronisk faktura, rött visar att den är mottagen
men innehåller fel.
Klickar ni på detaljer så får ni fram utskriftsdetaljer om fakturan och klickar ni på PDF så ser ni hur er ursprungliga
utskrift av fakturan ser ut. Ni kan här även se eventuell felorsak.
3.5 Felhantering
Huvudsakligen finns det två typer av fel som ni kan behöva åtgärda.
3.5.1 Ni skriver ut fakturan men fakturan kan inte läsas in i ert bolag, ex att
fakturanummer saknas
Vanligtvis inträffar det här felet när en faktura inte ser likadan ut i fakturalayouten jämfört med tidigare skickade
fakturor.
Den/de fakturor som inte kan mappas kommer att generera ett fel-mail till er avsändare.
Exempel på felmail se nedan:
Fel uppstod vid behandling av utskriftsfilen 070302.114102.djb555555.0.pdf på
sidan: 1
Datum: 07-03-23
Tid: 09:17:36
Fakturanummer:
Felmeddelande:
Error getting invoice number!
Användar data
Användare: djb
Klient nummer: 555555
© Expert Systems 2010
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 11-01-11
Exder Apoteket AB ePrinter
Sida 10 av 11
Mapping: Visma_MAP
Åtgärden blir alltid densamma, att korrigera felet och skicka om fakturan. Förmodligen beror felet på att något är fel
i er fakturalayout och då behöver ni rätta till det och skicka om fakturan. Om ni inte kan lösa problemet själva så
kontakta kundtjänst för support.
Om ni skickat en fil med många fakturor kommer de fakturor som är korrekta att skickas vidare till köparen och ni
behöver endast korrigera de felaktiga fakturorna.
3.5.2 Fakturan läses in i Exder och skickas men uppfyller inte fakturamottagarens krav
Olika fakturamottagare har olika krav på fakturainnehållet. Några kräver att exempelvis en viss köpare alltid skickar
sina fakturor på rätt kostnadsställe eller att ni alltid skickar ett plusgironummer.
I exemplet ovan så saknas plusgironumret. Då behöver ni klicka på länken i mailet, logga in med det lösenord som
ni har fått av fakturamottagaren, redigera fakturan och sedan slutföra den.
Genom att logga in i Exder-klienten kan ni också plocka fram en logg som visar alla filer som har kommit.
Gå till: menyn Diverse – EDI-logg och välj listtyp Utskrifter:
Grönt visar att utskriften kunde tolkas och skickas vidare som en elektronisk faktura, rött visar att den är mottagen
men innehåller fel.
Klickar ni på detaljer så får ni fram utskriftsdetaljer om fakturan och klickar ni på PDF så ser ni hur er ursprungliga
utskrift av fakturan ser ut. Ni kan här även se eventuell felorsak.
© Expert Systems 2010
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 11-01-11
4.
Exder Apoteket AB ePrinter
Sida 11 av 11
Uppstartsrutin för leverantören
Nedan följer en beskrivning på de moment som ni som leverantör ska tänka på inför och under er uppstart av
affärsflödet. Följer ni dessa rekommendationer så kommer uppstarten att löpa på smidigt.
4.1
Uppstartspunkter
Nr
Vad
Vem
1
Teckna avtal med Expert Systems om avtal inte redan finns.
Leverantör
Du kan skicka Fristående Svefaktura med Exder EDI, Exder
eFaktura, Exder ePrinter samt Exder Link.
2
Experts Systems behöver få in följande information:
Expert Systems
Momsnummer
Tekniskt ansvarig hos leverantören
Kontaktperson hos Expert Systems
GLN nr som fakturorna kommer att skicka ifrån
Möjligt datum för uppsättning av fakturor
3
Följande ska gås igenom innan ni kan börja med att skicka
faktura:
Expert Systems
Få information av Expert Systems vilket ”regelverk”
som gäller, bl.a. fakturaadresser, referenser.
Få information av Expert Systems att det finns en
handledning som beskriver hur du går tillväga när du skall
skicka e-faktura.
4
Meddela Expert Systems datum när ni kan börja med att
skicka e-faktura.
5
Få bekräftelse av Expert Systems på att driftsättningen är klar. Expert Systems
Leverantör
© Expert Systems 2010
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00