1. No category

ADDERAT
samlade erfarenheter kring IT och affärsnytta
Nr 2
Sammanhållet system
spar tid och utvecklar
kompetensen
Bostadsbolag trimmar
processerna
Från ett digert arbete med tidsödande avstämningar och differenser valde AB Bostaden i Umeå
att satsa och kliver över till ett effektivt och
sammanhållet IT-system. En lösning som också
inneburit ett lyft både för kompetensen och
engagemanget.
”När vi 2003 gick från Movex till Navision var en av
orsakerna att vi ville skapa bättre möjligheter att följa
med i utvecklingen, inte minst i arbetet med att integrera våra andra IT-system och arbeta mer effektivt.
När vi gick från att ha hanterat redovisning och hyresreskontra i två olika system till ett gemensamt var vi
tvungna att gå grundligt och metodiskt tillväga.
Det var bitvis ett arbete som tog mycket tid men när
vi nu ser tillbaks har det nya systemet varit väl värt
arbetet”, säger Carin Andersson, ekonomichef och
systemägare på Bostaden i Umeå.
Vad har det nya systemet inneburit
för verksamheten?
Vad som gör oss som bostadsbolag annorlunda är
bland annat förskottsaviseringen. I andra verksam­
heter tar man i allmänhet betalt efter det att en vara
eller tjänst levererats. Arbetet med att anpassa vårt
system för detta tog en del tid men innebar också att
vi täppte till alla hål. Vi ville inte minst slippa differenser
och omfattande avstämningsarbete, som det kan bli
om man hanterar avisering och redovisning i olika
system. Med det nya systemet slipper vi allt sådant
avstämningsarbete. Och framförallt har vi kunnat
bredda kompetensen. Nu jobbar alla i samma system
vilket gör att alla medarbetare kan hjälpa kunden
mycket längre i processen än tidigare.
Att alla arbetar i samma system innebär också att vi
idag är betydligt mindre känsliga när folk blir sjuka
eller går på semester. Vi har överlag också fått en
större delaktighet och engagemang, då fler ser möjligheten att delta i utvecklingsarbetet. Det finns ett
tydligt gemensamt intresse av att systemet skall fungera och kunna serva våra kunder.
”Bostaden i Umeå ligger långt fram både vad gäller
IT-stöd och viljan att hela tiden förändras för att förbättra verksamheten. De har också en stor egen
erfarenhet av att driva IT-projekt. Det gör vårt samarbete smidigt och möjliggör en mycket aktiv förvaltning”, säger Börje Holmgren, teamledare på SYSteam
i Umeå.
Kan du ge exempel på några framgångsfaktorer?
Samarbetet med EDB ErgoGroup SYSteam har varit
en av framgångsfaktorerna. Från en genomtänkt förstudie till projektmetodik till löpande samarbete och
support har det fungerat utmärkt. En viktig del var att
alla inblandade var med på banan. Ett av målen som
fungerat väl är också att det skall räcka med att information läggs in en gång. Något som kräver ett noggrant och metodiskt arbete. EDB ErgoGroup SYSteam
finns alltid inom räckhåll och var på plats under det
att vi driftsatte vårt nya system. Allt som hände och
krävde en lösning togs om hand direkt. Vi höll också
tidplanen på ett föredömligt sätt.
”Ett noggrant förarbete med processkartläggningar
och processutveckling är nyckeln till framgång. Att aktivt jobba med förbättringsprocesser i systemförvaltningen gör att IT-systemen ständigt utvecklas.
Det blir heller inte så dramatiskt när förändringar sker
med de små stegens princip”, avslutar Börje Holmgren.
Stort antal kunder och transaktioner
kräver integration
Med ett stort antal kunder och därmed transaktioner
(avier, betalningar o s v) ställs stora krav på en effektiv
administration. Här spelar moderna integrationsgränssnitt en viktig roll och gör att systemet kan fogas
samman med kringliggande system. Den ofta mycket komplicerade reskontraavstämning som måste
göras när man har skilda system för hyresadministration och ekonomi har eliminerats helt i bostadsbolagets lösning och är en stor tidsbesparing.
Bostaden i Umeå är idag stadens största aktör på
hyresmarknaden och hyr ut både studentbostäder,
vanliga hyreslägenheter och lokaler. Företaget medverkar även till att förstärka Umeå som en attraktiv
plats för tillväxt, genom att både förvalta befintliga
fastigheter på ett bra sätt och bygga nya, goda boendemiljöer. Det allmännyttiga bostadsföretaget
äger och förvaltar cirka 15 000 lägenheter, vilket är
nära hälften av alla i kommunen. För närvarande har
företaget cirka 160 medarbetare. ”Den affärssystemlösning vi utvecklat tillsammans med EDB ErgoGroup SYSteam matchar våra behov väl och är idag
ett viktigt verktyg i en relativt omfattande och komplex verksamhet”, säger Carin Andersson, ekonomichef och systemägare på Bostaden i Umeå.
Se till effekten, andra gör det!
Med höstens antågande påminns vi återigen om vår
omvärld och det faktum att Sverige är en ganska
liten del i ett stort sammanhang. Att vår ekonomi
och vår vardag hänger ihop med marknadsräntor,
globala råvarupriser och andra länders valutor har
knappast gått någon förbi.
För många av oss som varit med några år är det
samtidigt tydligt att det idag finns en god portion
sans och balans ute bland företagen när det gäller
svängningar i konjunkturen. De flesta vet att handbromssladd sällan är rätt grepp vad gäller arbetet
med IT. Vi vet också att en viss inbromsning kan föra
med sig att ”sanningar”, processer och flöden blir
genomlysta på ett sätt som inte alltid sker när ekonomin går på absolut högvarv. På EDB ErgoGroup
SYSteam tycker vi om när det är högt i tak och etablerade föreställningar inom IT kan utmanas. Projekt
och satsningar skall genomföras när nyttan och effekten är konkret. Det innebär i princip alltid också
”förenkling”, något som återspeglas i flera av de
uppslag som finns med i det här numret av Adderat.
Processer och system kan nästan alltid bli färre, enklare och mer effektiva.
Ett par exempel på företag som tagit frågan om effektivisering och modernt IT-stöd till sig är Schibsted
och Nefab. I det här numret av Adderat kan du läsa
om hur de skapat en rationell och kostnadseffektiv
IT-miljö som bidragit till lägre kostnader och ökad
kontroll. Vi ger också exempel på hur vissa områden
gått från att handla mycket om förväntningar och
framtid till faktiskt genomförande. Molntjänster är
ett sådant område. Det är här, nu. I det här numret
av Adderat kan du läsa om hur företaget APL skapat
smarta och effektiva lösningar baserade på molntjänster.
När det gäller arbetet med fusionen till EDB Ergo
Group SYSteam är det i full gång. Jämfört med förra
numret av Adderat syns det också genom att nummer 2 har en lite annorlunda kostym. Det kanske
viktigaste budskapet till vår omgivning är samtidigt
att vi fortsätter vara en lokal partner, alltid nära våra
kunder med hög kompetens och starkt beslutsmandat. Vi vet att det är en avgörande del i arbetet
med att skapa långsiktiga relationer. Det faktum att
vi, mer än de flesta, ofta har förmånen att under
många års tid följa och medverka till våra kunders
Sedan årsskiftet är EDB och SYSteam ett bolag och en
del av vår nordiska koncern EDB ErgoGroup.
Målsättningen är att skapa Sveriges ledande IT-företag.
Tillsammans är vi en starkare partner till kunderna
genom en bredare lösnings- och tjänsteportfölj.
Vi har en hög verksamhetskompetens från en rad
branscher. Genom sammanslagningen får vi en ökad
lokal närvaro i hela Sverige med en global leveransmodell. Vi hjälper våra kunder att få konkret nytta av
IT genom hela värdekedjan, från lösningar och
ko nsulttjänster till outsourcing.
Region SME Norr har kontor på orterna Skellefteå,
Umeå, Uppsala, Eskilstuna, Stockholm och Karlstad.
Nyhetsbladet Adderat ges ut av
Region SME Norr
Ansvarig utgivare: Fredric Arvidsson
Adress: Hovrättsgatan 5, 90325 Umeå
Telefon: 090-567 00
Webb: www.edbergogroup.se
Citera gärna Adderat men ange källan.
2
Vi önskar våra läsare
en riktigt skön höst!
En fördel med den relativt blöta sommaren gör att
övergången till höst blivit lite mindre kännbar. På EDB
ErgoGroup SYSteam blickar vi i alla händelser framåt
och hoppas att våra läsare vill vara med på en fortsatt
spännande resa!
utveckling gör oss stolta och glada. Vi vet idag att
långsiktiga relationer skapar en gynnsam miljö för
smarta IT-lösningar. Att vi i år haft en god tillväxt och
vuxit både genom förvärv och nyrekrytering stärker
oss också i övertygelsen att vi är rätt ute.
Som alltid är du välkommen att höra av dig till oss
om du vill veta mer om något inslag i Adderat eller
diskutera ditt företags situation och utmaningar
inom IT. Vi finns här och delar gärna med oss av
erfarenheter från både hög- och lågkonjunkturer,
och allt däremellan.
Fredric Arvidsson
Divisionschef, Region SME Norr
Några av medarbetarna på det nya
bolaget Schibsted Centralen AB
Schibsted tappar informationen
från samma källa
Gemensam plattform samlar 30-tal bolag
Med färre system att underhålla och bättre möjligheter att renodla och effektivisera arbetsprocesserna
skördar mediekoncernen Schibsted nu frukterna av
att ha skapat en ny gemensam IT-plattform.
Genom att utveckla ett bolag för s k ”shared services”
har ekonomi, lön, och IT-funktioner för Schibsteds
svenska bolag slagits samman i det nya bolaget
Schibsted Centralen AB. Det har inneburit att företaget tagit ett stort steg för att rationalisera hanteringen
av de stora datamängder som genereras.
Den gemensamma plattformen bygger på en uppgradering till den senaste versionen av affärssystemet Microsoft Dynamics NAV och togs i drift
den 1 april 2011. Genom att använda ett så kallat
Masterbolag och gemensamma register kan stora
mängder data nu administreras från ett ställe men
användas av alla bolagen. Uppföljningen och rapporteringen från de enskilda bolagen har också blivit
kraftigt förenklad då det går att arbeta i en och
samma databas. Det nya systemet hanterar bland
annat global kontoplan och leverantörsregister.
Idag räcker det att fel i exempelvis leverantörsdata
rättas på ett ställe oavsett om leverantören används
i 30 olika bolag.
Lägre kostnader bättre lönsamhet
”Det rapporteringsverktyg som används i koncernen
hämtar i slutänden all data från de olika bolagen från
samma databas, i samma format och vid ett och
samma tillfälle. Personal som utbildats i systemen kan
därmed också lättare hjälpa varandra. Rent ekonomiadministrativt är det förstås också enklare med gemensamma system, register och processer. Det ger
effekt både ur ett kostnads- och lönsamhetsperspektiv”, säger Katharina Urkko, chef för Shared Service
Center Ekonomi och Lön.
”Schibsted ligger långt framme när det gäller att se
möjligheterna att låta ett gemensamt affärssystem
effektivisera verksamheten. Att gå från olika versioner
av Dynamics NAV till en ny, gemensam version skapar helt andra möjligheter att arbeta rationellt. Det gör
också att Schibsted kan starta upp ett nytt bolag som
är komplett parametersatt på bråkdelen av den tid
det tidigare tagit. När det gäller själva genomförandet
och projektet med den gemensamma plattformen är
det också tydligt att vi vann tid och minskade kostnader genom samarbetet med vår litauiska utvecklingspartner 1ClickFactory”, säger Bo Brask, verksamhetskonsult och projektledare på SYSteam Navigera.
Katharina Urkko, chef för Shared
Service Center Ekonomi och Lön.
”På Schibsted är vi mycket nöjda och har stort förtroende för EDB ErgoGroup SYSteam som systemleverantör och deras roll i projektet med att införliva de
olika bolagen i det nya systemet”, säger Schibsteds
Katharina Urkko.
Kort om Schibsted
Schibsted har idag cirka 7 500 anställda i 35 länder.
Koncernens årsomsättning uppgick år 2010 till 13,8
miljarder norska kronor. I Sverige äger Schibsted bl a
Aftonbladet, Svenska Dagbladet, Blocket och Hitta.se.
Från bolaget Schibsted Centralen AB arbetar idag 15
medarbetare med ett gemensamt affärssystem som
används för flertalet av Schibsteds svenska bolag.
3
Ny sökmotor tar raka vägen
till rätt information
Samhall effektiviserar IT-stödet
I december 2010 lanserade Samhall ett helt nytt
ledningssystem byggt på en uppgraderad version
av webbpubliceringssystemet EPiServer.
Den sökmotor som fanns i ledningssystemet Navet
var däremot inte förändrad och upplevdes som
alldeles för svag. Medarbetarna hade slutat använda
den för länge sedan.
”Vi såg oss därför om på marknaden för att få en
översikt av vilka alternativ som fanns. Då vi redan
hade SharePoint i vår miljö (kund- och leverantörsportal) och visste att där fanns en sökmotor, tog vi
kontakt med EDB ErgoGroup SYSteam i Umeå för
en diskussion kring vad som var möjligt att åstadkomma med våra förutsättningar”, säger Annika
Molin, chef för IT-systemförvaltning på Samhall.
Kraven var att sökmotorn skulle söka på:
• All information som finns i nya Navet/lednings-
systemet
• Alla dokument som finns länkade i Navet/ledningssystemet
• Kund- och leverantörsavtal i befintlig SharePointlösning
4
”Ytterligare ett krav var att lösningen gradvis skulle
kunna uppdateras till att söka i andra datakällor och
applikationer. Den behörighetsstruktur som fanns i
avtalen respektive Navet skulle givetvis också slå
igenom i sökningen. Vi lade också stor vikt vid att
lösningen skulle vara användarvänlig och utvecklingsbar (med kontinuerlig utveckling av verktyget).
Arbetet startade förutsättningslöst med en workshop
där ansvariga för Navet och IT-personal tillsammans
med EDB ErgoGroup SYSteam modulerade fram en
tänkt lösning. Det som då arbetades fram var en lösning som innebar möjlighet att efter en första sökträff förfina sökningen utifrån de olika delarna i den
sökbara informationen, till exempel regionsidor,
processer, nyheter, avtal etc. Vår gemensamma
workshop resulterade i ett lösningsförslag som antogs
av Samhall.” säger Annika Molin.
Lösning som fungerar och används
Ett projekt tog vid där EDB ErgoGroup SYSteam
implementerade lösningen i en testmiljö och Samhall testade all funktionalitet. En utmaning var att
Samhall ville kunna söka ledningsinformation i olika
huvud- och delprocesser vilket också löstes genom
funktionen att förfina sökningen. Den nya sökmotorn lanserades i början av april 2011.
”Tillsammans med det nya ledningssystemet har
Samhalls användare idag fått en helt annan möjlighet att hitta rätt information. Vi har också fått ett
mycket positivt gensvar från ett flertal användare.
Idag har vi varje dag cirka 250 unika användare av
sökmotorn och antalet sidvisningar per dag är cirka
1 200 stycken.
Totalt omfattar sökmotorn omkring 2 500 användare i Samhall. Samhall är en spridd organisation
med medarbetare i hela landet. Här spelar Navet en
viktig roll när det gäller att alla enkelt kan nå rätt information”, fortsätter Annika Molin. Att kunna söka
direkt på kund- och leverantörsavtal utan att gå omvägen via en separat applikation för att få upp ett
eftersökt avtal är särskilt värdefullt.
Bra lösning som blir bättre
På Samhall är även administratören av sökmotorn
mycket nöjd med funktionaliteten i administrationsverktyget. Här finns exempelvis möjlighet till sponsrade länkar och verktyg att följa upp eventuella
”misslyckade” sökningar, statistik på populära
sökningar med mera. Genom att hela tiden förfina
sökträffarna utifrån synonymer och sökningar som
inte lyckas blir också sökmotorn uppdaterad och allt
bättre ju mer den används.
”Samarbetet med EDB ErgoGroup SYSteam har
fungerat mycket bra. Vi hade en väl strukturerad
process och diskussion där vi kom fram till en lösning som också konkretiserades. Lösningen blev
det vi förväntade, det vill säga inget utlovades som
inte också gick att genomföra”, avslutar Samhalls
Annika Molin.
Bygger på SharePoint
Samhall har som många andra företag mängder av
information i flera olika format och från olika informationskällor. Sökmotorn som bygger på SharePoint 2010 möjliggör avancerad sökning, dels
genom stöd för indexering av de vanligaste informationskällorna som interna och externa webbsidor,
dokument lagrade i filstrukturer, e-post och olika
versioner av SharePoint, dels genom bra sökfunktioner som förfining, filtrering, sortering, egna söktermer, bästa val och relevans. Sammantaget ger
det en bra sökupplevelse. ”Idag har Samhall en
sökmotor som motsvarar de stora kommersiella
sökmotorerna på marknaden fast i företagsformat”
säger Thomas Johansson, teamledare på SYSteam
i Umeå.
Kort om Samhall
Samhalls uppdrag är att producera efterfrågade
varor och tjänster och genom detta skapa meningsfulla och utvecklande arbeten åt personer med funktionsnedsättning. Varje år rekryteras cirka 1 000
Samhallmedarbetare av andra arbetsgivare.
Samhall agerar på marknadsmässiga villkor och
har verksamhet inom rengöring, produktion och
närservice.
De flesta av Samhalls medarbetare finns ute hos
kunderna, antingen i serviceuppdrag eller i bemannade lösningar. Bland Samhalls kunder finns IKEA,
Permobil, Max hamburgerrestauranger, Sodexho
och Volvo. Ett flertal kommuner är också kunder hos
Samhall, bland andra Luleå, Härnösand, Västerås,
Stockholm och Malmö.
5
Bufab bygger broar - Nytt systemstöd ger snabb återbetalning
Med en ny gemensam modell för företagets ekonomifunktioner har svenska Bufab gått från en
brokig flora av olika lokala systemstöd till ett, sammanhållet och effektivt.
Istället för utspridda ”systemöar” har Bufab utvecklat
en s k ”common model”. Genom att tillsammans med
EDB ErgoGroup SYSteam införa en gemensam modell har Bufab, med huvudkontor i Värnamo, dels
lyckats möta företagets krav på central kontroll och
styrning, dels skapat ett verktyg som kan möta olika
länders lokala regler och lagar.
Bufabs affärsidé är att utveckla, tillverka, köpa in,
marknadsföra och hantera ett brett sortiment av fästelement. Allt uppbackat av kraftfulla logistiklösningar
för effektiv distribution. Tradingprodukter utgör idag
ca 90 % av Bufabgruppens verksamhet. Egentillverkade kundanpassade specialfästelement utgör också
en viktig del av sortimentet.
”Vi har haft en kraftig tillväxt de senaste åren. Med ett
antal större förvärv och verksamhet i ett flertal länder
såg vi samtidigt ett tilltagande behov av att skapa en
mer samlad och automatiserad ekonomiprocess.
Man kan säga att vi ville bygga broar och skapa en
sammanhållen miljö där alla bolag kunde ha ett gemensamt arbetssätt”, säger Joakim Karlsson, CFO på
Bufab.
6
”Ett av de mer lyckade projekten”
På Bufab har införandet av Jeeves ekonomisystem
gett tydliga effekter. Sett till kostnadsbesparingar har
företaget reducerat antalet heltidsanställda sysselsatta inom ekonomiadministration med åtta personer.
”Det innebär, försiktigt räknat, att investeringen i ett
nytt, gemensamt ekonomisystem återbetalat sig
inom två år. Dessutom finns givetvis andra, viktiga
värden som ökad kontroll och styrning. Att projektet
i sig inneburit ett kunskapslyft i stora delar av vår
organisation är också tydligt, både lokalt och centralt.
Av de projekt jag känner till och som syftat till att
teffektivisera verksamheten känns det här som ett av
de mer lyckade”, fortsätter Bufabs Joakim Karlsson.
”Arbetet med Bufab har genomgående varit väldigt
stimulerande. Vi såg utmaningarna men också möjligheterna att skapa ett helt nytt systemstöd för en
geografiskt utspridd organisation. Idag ser vi det som
ett bra exempel där verksamhetsutveckling byggd
på vår plusmodell tillsammans med en effektiv lösningsleverans ger en snabb och tydlig effekt”, säger
Daniel Aronsson, Divisionschef, Region SME Syd.
En lärdom av projektet är också att analysarbetet och
arbetet med en ”common model” tagit en del tid i
anspråk men i gengäld gett en stabil grund att bygga
på. Att företaget infört ett gemensamt koncernspråk
(engelska, red anm.) har också inneburit arbete men
också gett tydliga effekter, inte minst har det underlättat arbetet i Bufabs helpdesk.
”Det har självklart funnits tillfällen då önskemål från
lokalt och centralt håll gått åt skilda håll. Idag är det
dock tydligt att vi går i takt både vad gäller arbetssätt
och målbild. En så här bred utrullning i flera länder
hade heller aldrig lyckats om det inte vore för det
engagemang och den kompetens vi tillförts genom
samarbetet med EDB ErgoGroup SYSteam. Våra
egna medarbetare är förstås också en mycket viktig
del i projektets framgång.
”Under arbetets gång har vi upptäckt saker som vi
idag har helt andra möjligheter att åtgärda än tidigare.
Att jag och exempelvis vd:n i vårt tjeckiska dotterbolag nu har omedelbar tillgång till samma information underlättar förstås arbetet en hel del”, avslutar
Joakim Karlsson.
Bufab har från år 2005 till 2011 ökat sin årsomsättning
från ca 1,1 till ca 2,2 miljarder kronor. Under samma
period har sex större företagsförvärv genomförts
samtidigt som flera nya dotterbolag startats. ”2011 har
varit ett fantastiskt år för Bufab. Vi känner ännu ingen
inbromsning. Sen kan det om inte annat komma att
bli en del psykologiska effekter av att vi rört oss in i
mer turbulenta tider. Vad gäller arbetet med IT-stöd
är min erfarenhet samtidigt att det är ett arbete som
är mer långsiktigt och inte vinner på att styras alltför
mycket av den för stunden rådande konjunkturen.
Det handlar snarast om ständig utveckling och förbättring”, Joakim Karlsson, CFO Bufab.
Funktion i första rummet
Läkemedelspecialist ser till
helhet och nytta
På läkemedelsföretaget APL har man valt att
fokusera på det man är bäst på, utveckling och tillverkning av läkemedel, ett område med extremt
höga krav på kvalitetsuppföljning och processer.
Med ett uttalat fokus på kärnverksamheten har
APL därmed också valt att köpa IT med funktionsansvar. Det innebär, precis som det låter, att ITstödet tillhandahålls som en funktion snarare än
exempelvis ”ett affärssystem”.
Genom att köpa ”funktion” och använda en så kallad
privat molntjänst har APL dels möjlighet att förhållandevis enkelt se till att IT-stödet kan anpassas och
matcha företagets utveckling, dels behöver APL inte
intern specialistkunskap eller medarbetare som aktivt
följer varje steg inom utvecklingen av IT. APLs egen
IT-avdelning kan istället fokusera på helheten och
tillsammans med EDB ErgoGroup SYSteam se till möjligheterna att få ut maximal verksamhetsnytta.
Förändrad bransch ställer höga krav
”Som ett led i att bli ännu mer kundfokuserade jobbar
APL kontinuerligt med att öka flexibiliteten för att
möta våra kunders behov. Det innebär att vi ofta
arbetar nära våra kunder och som partners gemensamt utvecklar läkemedel till vården eller läkemedelsföretag. Det ställer i sin tur stora krav på IT-stödet.
Från vår sida innebär det att vi måste ha ett helhetsperspektiv och kunskap om företaget som kan fungera som länk mellan verksamheten och IT-stödet.
Från vår samarbetspartner EDB ErgoGroup SYSteam
krävs dels kunskap om vår verksamhet men givetvis
också specialistkunskap om den IT-miljö vi använder”,
säger Jan Hedlund, IT-chef på APL.
”Samarbetet med EDB ErgoGroup SYSteam sträcker
sig flera år tillbaks i tiden och omfattar förutom drift,
förvaltning och support även tjänster inom utveckling
och projektledning. De har visat sig snabba och är
lätta att komma i kontakt med på alla nivåer. Sen har
vi inte alltid tyckt lika om saker och ting men med
tanke på hur omfattande samarbete vi har haft
genom åren vore det kanske konstigt annars. Då det
gäller affärssystemet har vi nyligen slutfört en uppgradering av vårt affärssystem Dynamics AX. Det är
därför lite tidigt att säga något om effekten av att
köpa funktion i just det fallet. Vi ser dock möjligheterna och räknar med att effekten kommer och blir
tydlig”, säger APLs Jan Hedlund.
Genom att bygga APLs serverpark med SYSteam
Business Critical Services infrastruktur som plattform
kan APL idag arbeta med en så kallad privat molntjänst. I korthet innebär den typen av lösning att datakapacitet och tjänster levereras via företagsnät eller
Internet. Det kan exempelvis omfatta infrastruktur,
kontorsapplikationer och affärsfunktioner där konceptet innebär att man köper eller hyr IT utifrån hur
mycket som används.
”För våra kunder erbjuder den här typen av lösning
att de förutom kostnadsbesparing kan skapa effektivare processer och uppnå en hög grad av integration
mellan tjänster. Vad gäller APL är det ett bra exempel
på hur vår organisation kan arbeta effektivt och sida
vid sida med uppdragsgivarens egen IT-avdelning”,
säger Gösta Persson, vd för SYSteam Business Critical
Services.
Jan Hedlund, IT-chef, APL
Kort om APL
På APL arbetar cirka 440 medarbetare med utveckling och tillverkning av läkemedel. Ett effektivt IT-stöd
är idag en absolut förutsättning i den bransch APL
verkar. På APL lyfter man fram effektiv integration
med kunder och leverantörer som särskilt viktiga
områden som kräver tydlig nytta av IT-stödet.
7
B
Modernt affärssystem ger
draghjälp på global marknad
Förpackningsspecialisten Nefab
stuvar om i sin IT-miljö
Med ett antal förvärv, stor organisk tillväxt och en
relativt komplex företagsstruktur med olika affärssystem i olika länder befann sig Nefab i en situation
där företaget behövde se till möjligheterna att
effektivisera verksamheten. En snabbt ökande mängd
produkter och tjänster tillsammans med krav på en
gemensam klassificering och ett gemensamt språk
som stöd för verksamheten har därför gjort att förpackningsspecialisten Nefab valt ett nytt affärssystem, Microsoft Dynamics AX.
”Vi bedömde det som bättre att under kontrollerade
former ta kostnaden för ett nytt affärssystem och en
ny IT-plattform hellre än att riskera en utveckling där
vi inte själva kan påverka kostnader och den slutliga
lösningen. Vårt nya koncerngemensamma affärssystem som införts tillsammans med EDB ErgoGroup
SYSteam har gett oss ökad kontroll samtidigt som vi
behåller initiativet”, säger Martin Sandwall, Group ERP
Manager på Nefab.
Färre delmoment och minskad pappershantering
”Att Dynamics AX är skalbart innebär att systemet
enkelt kan anpassas både för våra producerande
enheter och för våra olika säljbolag. Nefab finns i över
35 länder och kraven att stödja både språk och olika
legala aspekter är stora. Resultatet av det nya affärssystemet har varierat, främst beroende på bolagens
tidigare systemmognad, men effektivare transaktionshantering, minskad pappershantering och minskade
lager är exempel på positiva effekter som har kunnat
påvisas. Med ett gemensamt system har vi också fått
en mycket tydlig bild av våra totala drift- och underhållskostnader. Känslan är att dessa är lägre än tidigare, trots att vi numera har en mycket säkrare miljö
med avseende på backuper och redundans”, fortsätter Martin Sandwall.
I en del fall innebär den nya lösningen också en stor
fördel gentemot lokala konkurrenter som idag inte
kan matcha Nefabs moderna och flexibla IT-miljö.
Förpackningar ofta unika
Vad många inte vet är att de flesta förpackningar idag
är kundunika. Här har Nefab en mycket god hjälp av
den produktkonfigurator som finns i affärssystemet.
”Vår stora egna produkt är idag plywoodlådor.
Det låter enkelt men produktkonfiguratorn är här ett
mycket effektivt hjälpmedel som gör att vi smidigt
kan hantera kundunika önskemål. Ett annat exempel
på hur IT-stödet gör skillnad är från Frankrike där vi
tagit över en kunds hela förpackningshantering via
en integrerad webbshop som är kopplad både till vårt
och kundens affärssystem. Överlag har en gemensam miljö gjort att vi fått betydligt bättre möjligheter
att återanvända smarta lösningar på flera marknader.”
”För en tid sedan införde vi en ny organisation med
fokus på våra olika marknadssegment. I samband
med detta genomfördes en uppdatering av all grunddata vilket till stor del kunde göras automatiskt för de
30 bolag som använder vår centrala AX-miljö.”
Utvecklingen av ett effektivt IT-stöd har delvis drivits
på av globala kundkrav. Att arbeta med stora, internationella kunder kräver att man snabbt kan ta fram
översiktlig och global information. ”Idag har vi en modern IT-plattform som ger oss en konkurrensfördel
gentemot omvärlden”, säger Nefabs Martin Sandwall.
”Samarbetet med EDB ErgoGroup SYSteam fungerar
bra. De är genomgående flexibla i sitt åtagande.
Eftersom vi även använder EDB ErgoGroup SYSteam
som outsourcingpartner har de under projektets
gång alltid haft ett stort och aktivt åtagande. I takt
med att vår interna organisation utvecklats har samarbetet också utvecklats under resans gång. Oavsett
i vilken fas vi befunnit oss har det aldrig varit några
problem för EDB ErgoGroup SYSteam att anpassa
sig”, avslutar Nefabs Martin Sandwall. Idag arbetar
drygt 500 aktiva användare i den nya centrala AXmiljön. Bland de fördelar Nefabs nya affärssystem
erbjuder finns bl a effektiv hantering av internhandel,
möjlighet till snabb uppföljning av data och jämförelser, integrationer med webshopar, hantering av
masterdata och marginaluppföljning.