22. Prioritera uppföljning och analys!
KOMMEK 2014
Peter Lönn
Vice stadsdirektör i Göteborgs stad
Sven-Martin Åkesson
Konsult inom ledning och styrning
Andreas Brandin
Affärsområdeschef på Stratsys
Malin Aronsson
Regionchef i Kriminalvården
Peter Lönn
Vice stadsdirektör i Göteborgs stad
Sven-Martin Åkesson
Konsult inom ledning och styrning
Åkesson Managementkonsult AB
Varför är analys så svårt?
• Det är det inte!!!!
Var ligger bristerna:
• i målformuleringarna!
• i sortering och prioritering!
• input i analysprocessen!
• prioritering av tidsanvändningen
• rådande kultur kring uppföljning
• grundläggande utbildning i ledning och styrning
Styrmodell
Grunduppdraget
• Styrdokument för verksamheten
• Organisation med roller och ansvar
Resursfördelning
• Modell för resursfördelning
• Principer för ekonomistyrning
Ledningsprocesser
• Planerings- och uppföljningsprocess
• Ärende- och beslutsprocess
Ledningsfilosofi
• Hur vi leder och styr verksamheten
Målstyning
Målstyrning innebär ett decentraliserat ansvar
för planering, uppföljning och utveckling.
Ansvaret för resultat och
verksamhetsutveckling ska ligga så långt ut i
organisationen som det är möjligt/lämpligt.
Uppföljningen ska dels kvalitetssäkra
resultaten och dels vara ett underlag för
förbättringsarbetet.
Förändringsarbete
Uppdraget
Basverksamhet
Verksamhetens grunduppdrag,
vision och förhållningssätt
Planering
Prioriterade mål för
utvecklingsarbetet
Kritiska kvalitetsfaktorer
för basverksamheten
Uppföljning
Fördjupad analys av
prioriterade mål
Löpande uppföljning av
kritiska kvalitetsindikatorer
Utveckling
Strategiskt och systematiskt
förbättringsarbete
Ständiga förbättringar
Utvecklingsplan
Kvalitetsindikatorer
Exempel på KKF - generella
Målgruppsperspektivet
Verksamhetsperspektivet
-goda resultat – önskad effekt
-att målgruppen har inflytande
-likabehandling
-gott bemötande
-rättsäkerhet
-trygghet
-korta väntetider
-korta ledtider
-inga fel
-effektiva processer
-bra samverkan
-ändmålsenliga lokaler/material/verktyg
-effektiva system
-effektiva metoder
Medarbetarperspektivet
Ekonomiperspektivet
-motiverade medarbetare
-kompetenta medarbetare
-arbetsglädje
-friska medarbetare
-medarbetarskap
-ledarskap
-god arbetsmiljö
-låga kostnader
-höga intäkter
-hög kostnadseffektivitet
-prognossäkerhet
-budgetföljsamhet
-god ekonomisk hushållning
Verksamhetsplanering
Nulägesanalys
Målformulering
Implementering
Prioritering
Omvärld
Styrdokument
Resultat
och nuläge
Prioritering
Målstyrning innebär
färre mål – inte fler!
Olika planer på olika nivåer
Sortera mål och
uppdrag till rätt
organisatorisk nivå
Mål
Fullmäktige
Övergripande frågor som ska samordnas och
drivas av kommunledningen
Nämnd/förvaltning
Formulera mål och
uppdrag relevant för
den nivån
Nämndgemensamma frågor som ska
samordnas och drivas av förvaltningsledningen.
Verksamhetsområde
Områdesspecifika frågor som ska samordnas
och drivas av områdeschefen
Enhet
Enhetsspecifika frågor som ska samordnas och
drivas av enhetschefen
Rapportering
Vad krävs för att lyckas?
• Aktiv sortering av uppdrag och mål!
• Formulera mål och uppdrag relevant för den aktuella
verksamheten
• Mindre traditionell ”nedbrytning av mål”
-varje nivå/del av organisationen tar ansvar utifrån sin verksamhet
• Mer projektstyrning – ökat fokus!
Verksamhetsuppföljning
Mäta
Analysera
Rapportera
Resultat
(Källa: SKL)
Resursplan
Aktivitetsplan
Prestationsmål
Effektmål
-det här har vi
tillgång till
-det här ska vi
göra
-prestationer vi
ska uppnå
- effekter vi
ska uppnå
Resultat
Resurser
Aktiviteter
Prestation
Resursanalys
Aktivitetsanalys
Prestationsanalys
Effektanalys
-det här har vi
använt
-det här har vi gjort
-så här gick det
-det här har det vi
gjort lett till
Effekt
Metoder för mätning
Kvantitativa
mätmetoder
Kvalitativa
mätmetoder
Statistik
-automatisk
-manuell
Intervjuer
-individuellt
-grupp
Kvantitativa
enkäter
Granskning
observationer
Analysera resultat
(exempel på analysprocess från Göteborgs stad)
1 2 3 4 5 6 7
Studera
det
egna
resultatet
Jämför
med
andra
Identifiera
mönster
Reflektera
över
periodens
aktiviteter
Sök
orsaker
och
samband
Sammanfatta
och dra
slutsatser
Besluta
strategier/
åtgärder
Slutsats
Ställningstagande och bedömning av måluppfyllelsen
•Hur ser resultatet ut?
•Hur ser bedömningen av resultatet ut?
Motivering av ställningstagandet och bedömningen
•Hur har vi kommit fram till bedömningen?
•Vad har orsakat resultatet?
Framtid – hur ska vi arbeta framöver inom målområdet
•Aktiviteter, mål, strategier, förhållningssätt
•Kort respektive lång sikt
Malin Aronsson
Regionchef Kriminalvården
(tidigare stadsdelschef i Borås stad)
Andreas Brandin
Affärsområdeschef Stratsys AB
Stadier i genomförandefasen
Uppstartsstadiet
Inlärningsstadiet
Effektivitetsstadiet
Når vissa enkla
framgångar med minimal
ansträngning
stora ansträngningar som
inte ger några nämnvärda
resultat
stora resultat nås trots
mindre ansträngning än
tidigare
RESULTAT
ANSTRÄNGNING
Tid
BESÖK STRATSYS MONTER!
Monter F24
Kontaktuppgifter
Peter Lönn
e-post: [email protected]
Tfn: 031-368 02 28
Sven-Martin Åkesson
e-post: [email protected]
Tfn: 070-513 47 31
Andreas Brandin
e-post: [email protected]
Tfn: 070-343 10 14
Malin Aronsson
[email protected]
Tfn: 070-659 46 33