Årsstatistik för år 2014
Handledning version 7.1
Lund 23 februari 2015
Årsstatistik för år 2014
BOOK-IT 7.1
Detta är en ”steg för steg-handledning” för att underlätta arbetet med att
bearbeta årsstatistiken i BOOK-IT. Anvisningarna ska ses som ett förslag på hur ni ur
BOOK-IT får ut svar till KB:s enkät.
I årsstatistiken används objektkodsgrupper.
I fönstret Grunddata | Statistik | Objektkodsgrupper måste inställningar göras innan
årsstatistiken genereras eftersom grunduppsättningen i BOOK-IT inte överensstämmer
med uppdelning av medietyper i KB:s frågeformulär.
Ett hjälpavsnitt om grunddatafönstret Objektkodsgrupper finns på sid 2.
Genom att skapa enhetsgrupper förenklas redovisningen för kontoorganisationer
som innehåller mer än en statistikenhet, exempelvis där flera kommuner ingår i en
och samma kontoorganisation alternativt där skolbibliotek som inte är integrerade
med folkbiblioteket ingår. Eventuella enhetsgrupper måste skapas innan generering
av årsstatistiken. Ett hjälpavsnitt om grunddatafönstret Enhetsgrupper finns på sid 2.
Viktigt att tänka på innan ni ger er i kast med uppgiften är att kontrollera att
systemparametern STAT_URL är korrekt. Den skall inledas med serverns namn, ex:
http://<hostname>/pls/bookit/ (eller../bookitx/ om ni kör i multiserver), där
<hostname> ersätts med webb-serverns namn (och x ersätts med siffran i ert
schema).
Observera att parametern avslutas med ett snedstreck /
Genereringen av årsstatistiken bör göras i början av året, eftersom gallrade
exemplar försvinner retroaktivt ur beståndsstatistiken. Utlånsstatistiken påverkas
däremot inte av gallringar.
Om ni redan har följt tidigare anvisningar och rättat upp objektkodsgrupperna
samt, vid behov, sett över enhetsgrupperna kan ni hoppa över sid 2-3 i denna
anvisning och fortsätta till sid 4 för att få hjälp med BOOK-IT-specifika frågor i
enkäten för år 2014.
Lycka till med arbetet.
Vänliga hälsningar,
Axiell Sverige
BOOK-IT
1
Årsstatistik för år 2014
Handledning version 7.1
Objektkodsgrupper
Innan du genererar årsstatistiken behövs en översyn av grupperingen av
objektkoder. Detta görs i fönstret fönstret Grunddata | Statistik | Objektkodsgrupper.
Här kan du fritt döpa om grupperna och ändra grupperingarna så att de stämmer
överens med det som efterfrågas.
Några nya objektkodsgrupper behövs. (Läs mer om Objektkodsgrupper i BOOK-IT–
hjälpen.)
Gruppera förslagsvis enligt följande:
Objektkodsgrupper
Nytt namn
Bild
Böcker, tidningar och tidskrifter
Cd-rom, spel och kurser Interaktiva medier
E-böcker, E-musik
Film
Film, TV, Radio
Ljudböcker
Manuskript
Mikrografiska dokument
Musik
Talböcker
Övrigt
Objektkoder
K*, E, F
A, AB
M, IN, IO, LC, LO
L, LR
G*
I* (inte IA, IB, IC, IX, IZ)
B, C, D,
H
J*
IA, IB, IC IX, IZ
Övriga objektkoder
Enhetsgrupper
Om din kontoorganisation innefattar bibliotek i olika kommuner eller med olika
huvudmän kan du förenkla arbetet med årsstatistiken i BOOK-IT genom att gruppera
enheter i grunddatafönstret Enhetsgrupper. Enhetsgrupperna kan användas bl.a. vid
statistikuttag i fönstren Statistik och Årsstatistik.
Enhetsgruppering ska vara gjord innan du genererar årsstatistiken.
För att kunna ta ut statistik för en enhetsgrupp måste du vara inloggad på aktuell
enhetsgrupp. Gå till Arkiv| Byt cirkulationsställe.
(Läs mer om enhetsgrupper i BOOK-IT-hjälpen.)
Generering av årsstatistiken
Utan särredovisning
Välj: Administration | Årsstatistik | Generera
(Välj Enhetsgrupp)
Ange år: 2014. Radioknappen Utan särredovisning är markerad, detta innebär att
du får hela kontoorganisationens - alternativt en enhetsgrupps - samlade siffror.
Utför genereringen av Årsstatistiken.
Därefter väljer du menyalternativet Administration | Årsstatistik | Visa. Om du har
genererat årsstatistik för enhetsgrupp väljer du aktell/aktuella enhetsgrupp(er) en i
taget.
Ett e-postmeddelande om att genereringen är färdig skickas till den e-postadress
som är angiven för inloggad användare.
Klicka på Kalkylark, spara som ett Exceldokument (döp det till namn.xls eller
namn.xlsx) på lämplig plats på din egen dator eller på nätverket.
2
Årsstatistik för år 2014
Handledning version 7.1
Med särredovisning
Använd denna om du vill redovisa årsstatistiken separat för en eller flera enheter i
kontoorganisationen.
Välj: Administration | Årsstatistik | Generera
Ange år: 2014, markera radioknappen Med särredovisning .
Utför genereringen av Årsstatistiken. Ett e-postmeddelande om att genereringen
är färdig skickas till den e-postadress som är angiven för inloggad användare.
Därefter väljer du menyalternativet Administration | Årsstatistik | Visa. Klicka på
Kalkylark, spara som ett Exceldokument (döp det till namn.xls eller namn.xlsx) på
lämplig plats på din egen dator eller på nätverket.
3
Årsstatistik för år 2014
Handledning version 7.1
Förslag på tillvägagångssätt för statistikredovisning
Observera att här nedan finns tips endast för frågor som kan besvaras med
uppgifter från BOOK-IT.
10. Bestånd – nyförvärv
För kolumnen Fysiskt bestånd: se Årsstatistikprofil Exemplar | Objektkodsgrupp
KB
BOOK-IT Statistikprofil
Böcker med skriven text
- Antal kursböcker
Ljudböcker
Talböcker, Daisy
Tidskrifter, periodika
Tidningar
Musik
Film, TV, Radio
Mikrografiska dokument
Bild, grafiska och kartogr.
Manuskript
Interaktiva medier
Övriga medietyper
Böcker, tidningar och tidskrifter (- 1)
Värdet är okänt (2)
Ljudböcker
Talböcker
Sök i Expertsök eller i Periodika-modulen (3)
Sök i Expertsök eller i Periodika-modulen (4)
Musik
Film, TV, Radio
Mikrografiska dokument
Bild
Manuskript
Interaktiva medier
Övrigt
1. Böcker, tidningar och tidskrifter: Summan minus summorna för Tidskrifter och
Tidningar
Tidskrifter - Mängd exemplar: i/pu INTE ä*/hy ”k-org.kod”/av
Tidskrifter - Mängd exemplar: (ä*/hy eller veckotidning) ”k-org.kod”/av
OBS! Tidskrifter, periodika samt Tidningar: sökning på enhetskod ger träff på alla
enheter som har exemplar, därför måste ni välja ägande enhet om sökning ska
göras per enhet.
2. (Om inte det finns utpekad cirk.kategori eller placering för kursböcker.)
3. Tidskrifter, periodika (löpande titlar): Sök i Expertsök på
i/pu INTE ä*/hy INTE veckotidning 2014/dt ”k-org.kod”/av
alternativt i Periodikamodulen: INTE ä*/hy INTE veckotidning + Avdelningsfilter
4. Tidninga, dagstidningar (löpande titlar): Sök i Expertsök på
(ä*/hy eller veckotidning) 2014/dt ”k-org.kod”/av
alternativt: (ä*/hy eller veckotidning) 2014/dt ”k-org.kod”/av
alternativt: (ä*/hy eller veckotidning) löpande/dt ”k-org.kod”/av
alternativt
Alternativt i Periodikamodulen: (ä*/hy ELLER veckotidning) + Avdelningsfilter
4
Årsstatistik för år 2014
Handledning version 7.1
(Observera att detta är ett förslag för att få en ungefärlig uppdelning mellan
Periodika och tidningar. Det finns inget exakt sätt att skilja så länge ni inte har
egna cirkulationskategorier för de två olika typerna.)
För kolumnen – varav fysiskt nyförvärv:
se Årsstatistikprofil Nya ex | Objektkodsgrupp
Upprepa enligt ovan (för Tidskrifter och Tidningar anges antal nya löpande titlar av
respektive typ).
För kolumnen Bestånd av elektroniska titlar:
Se Årsstatistikprofil Exemplar | Objektkodsgrupp
Böcker med skriven text
Antal kursböcker
Ljudböcker
Tidskrifter, periodika
Tidningar
Musik
Interaktiva medier
Övriga medietyper
Expertsök: LR/ob INTE mus/sp INTE i/pu
Informationen går inte att få ur BOOK-IT 1
Expertsök: LR/ob eljudbok
Expertsök: LR/ob: i/pu INTE ä*/hy ”org.kod”/av
Expertsök: LR/ob ä*/hy ”org.kod”/av
LR/ob mus/sp
Interaktiva medier
Övrigt
Fråga 11. Specialfrågor
Bestånd av tryckta böcker… för barn och unga:
Se Årsstatistikprofil Exemplar | Åldersklass | Fack/Skön | Objektkodsgrupp
Summera Barnmedia, Facklitteratur Böcker… + Barnmedia, Skömlitteratur Böcker…
Antal nyförvärv av tryckta böcker etc för barn och unga:
Se Årsstatistikprofil Nya ex | Åldersklass | Fack/Skön | Objektkodsgrupp
Summera Barnmedia, Facklitteratur Böcker… + Barnmedia, Skönlitteratur Böcker…
Antal utlån av tryckta böcker etc för barn och unga:
Se Årsstatistikprofil Lån | Åldersklass | Fack/Skön | Objektkodsgrupp
Bestånd av skönlitteratur, tryckta böcker …. SAB-signum H:
Se Årsstatistikprofil Exemplar | Åldersklass | Fack/Skön | Objektkodsgrupp
Summera Barnmedia Skönlitteratur Böcker… och Vuxenmedia Skönlitteratur Böcker…
Antal referensexemplar:
Se Årsstatistikprofil Exemplar | Cirk.kat.
Välj Ej hemlån, Referens eller dyl.
Bestånd av medier för personer med läsnedsättning:
Se KB:s anvisningar i formuläret. Det är svårt att få ut rätt bestånd i BOOK-IT.
5
Årsstatistik för år 2014
Handledning version 7.1
Förslag:
Se fråga10: Talböcker
I Mängd exemplar:
Sök på ab/ob (gäller punktskrift)
Sök på ”Stor stil eller (lättläst inte j/bn) eller äppelhylla” etc
Utlån av medier för personer med läsnedsättning:
Se KB:s anvisningar i formuläret. Det är svårt att få ut rätt utlån i BOOK-IT.
Se Årsstatistikprofil Lån | Låntagarkategori (för t.ex. Talbokslåntagare)
alternativt
Se under rubrik Lån inkl. oms. / objektkodsgrupp Talböcker
Fråga 12. Hur många titlar av medier på olika språk
Om du följde anvisningarna under Allmän information på vår supportsida har du
redan tagit ut denna information. Om inte – gör enligt följande:
Titlar
För att få fram beståndet av titlar på olika språk ska du skapa en statistikprofil för
detta – under förutsättning att det gäller hela konto-organisationen.
Gå till Grunddata | Statistik | Statistikprofiler
Skapa en Exemplarstatistikprofil.
Välj variabeln Språk och Objektkodsgrupp i Grupperbara fält
Välj variabeln Titlar i Visningsbara fält.
Klicka OK och sedan Spara.
Kör profilen i fönstret Administration | Statistik för hela kontoorganisationen för
dagens datum. Spara som kalkylark. Summera totalt, samt raderna för Svenska,
Finska, Tornedalsfinska, Jiddish, Romani, Nordsamiska, Sydsamiska, Lulesamiska och
Samiska.
Antal titlar på fysiska medier. Antal titlar på svenska språket:
Summera alla rader för Svenska, förutom Objektkodsgrupp E-böcker, E-musik.
Antal elektroniska titlar. Antal titlar på svenska språket:
Se Svenska och Objektkodsgrupp E-böcker, E-musik.
Antal titlar på fysiska medier. Antal titlar på nationella minoritetsspråk:
Summera alla rader - förutom Objektkodsgrupp E-böcker, E-musik - för Finska,
Tornedalsfinska, Jiddish, Romani, Nordsamiska, Sydsamiska, Lulesamiska och Samiska.
Antal elektroniska titlar. Antal titlar på nationella minoritetsspråk:
Summera alla rader - för Objektkodsgrupp E-böcker, E-musik - för Finska,
Tornedalsfinska, Jiddish, Romani, Nordsamiska, Sydsamiska, Lulesamiska och Samiska.
6
Årsstatistik för år 2014
Handledning version 7.1
Antal titlar på fysiska medier. Antal titlar på utländska språk:
Summera alla rader förutom språken ovan och musikalier, och förutom
Objektkodsgrupp E-böcker, E-musik.
Antal elektroniska titlar. Antal titlar på utländska språk:
Summera alla rader förutom språken ovan och musikalier, för Objektkodsgrupp
E-böcker, E-musik.
Antal titlar på fysiska medier. Totalt antal titlar.
Räkna bort summan nedan för E-böcker, E-musik från totalsumman
Antal elektroniska titlar. Totalt antal titlar.
Summera alla rader för E-böcker, E-musik.
Om redovisning ska göras för valda enheter ska du istället söka på respektive enhets
bestånd i Expertsök:
<enhetskod>/av
<enhetskod>/av LR/ob
<enhetskod>/av swe/sp.
<enhetskod>/av swe/sp. LR/ob
<enhetskod>/av + Filterinställning för språk: markera Finska, Tornedalsfinska, Jiddish,
Romani, Nordsamiska, sydsamiska, Lulesamiska och Samiska.
<enhetskod>/av + LR/ob Filterinställning för språk: markera Finska, Tornedalsfinska,
Jiddish, Romani, Nordsamiska, sydsamiska, Lulesamiska och Samiska.
Notera sökresultaten för varje enhet.
7
Årsstatistik för år 2014
Handledning version 7.1
Fråga 14. Frågor om utlån, omlån och användning
För att få fram lån, utan omlån, ska du skapa en statistikprofil för att kunna
särredovisa omlånen.
Gå till Grunddata | Statistik | Statistikprofiler
Skapa en Exemplarstatistikprofil.
Välj variabeln Objektkodsgrupp i Grupperbara fält
Välj variabelerna Lån inkl. oms. samt Omsättningar i Visningsbara fält.
Klicka OK och sedan Spara.
Kör profilen i fönstret Administration | Statistik för kontoorganisationen/enhetsgrupp
för 20140101 – 20141231. Spara som kalkylark.
Fyll i formuläret enligt anvisningarna i Fråga 12, med undantag för Fysiska böcker,
Tidskrifter samt Tidningar. För att kunna särskilja böcker från tidningar och tidskrifter
krävs att ni har egen cirkulationskategoir för tidningar resp. tidskrifter.
Se Årsstatistikprofil Lån inkl. omsättningar | Cirk.kat.
Dra ifrån siffran för cirk.kat. ”Tidskrifter och Tidningar” från objektkodsgrupp Böcker,
tidningar och tidskrifter.
Fråga 16. Hur många fjärrlån gjordes (ej omlån)
Fjärrutlån
För att få fram fjärrutlån, utan omlån, ska du skapa en statistikprofil för att kunna
särredovisa fjärrutlånen utan omlånen, under förutsättning att ni har en
låntagarkategori för svenska och en för utländska bibliotek.
Gå till Grunddata | Statistik | Statistikprofiler
Skapa en Exemplarstatistikprofil.
Välj variabeln Låntagarkategori i Grupperbara fält
Välj variabelerna Lån inkl. oms. samt Omsättningar i Visningsbara fält.
Klicka OK och sedan Spara.
Kör profilen i fönstret Administration | Statistik för kontoorganisationen/enhetsgrupp
för 20140101 – 20141231. Spara som kalkylark.
Antal fjärr(ut)lån inom Sverige
Se låntagarkategori ”Bibliotek inom Sverige”
Antal fjärr(ut)lån utanför Sverige
Se låntagarkategori ”Bibliotek utanför Sverige”
8
Årsstatistik för år 2014
Handledning version 7.1
Fjärrinlån
För att få fram fjärrinlån, utan omlån, gör du såhär:
Välj Fjärrlån | Statistik
Ange datum fr.o.m 20140101 och t.o.m. 20141231
Välj Bibliotekstyp: Alla (alternativt Leverantör Alla, om ni inte har använt
grundddatafönstret Allmänt | Bibliotekstyp för Svenska resp. Utländska bibliotek.
(Klicka på Kalkylark om varabeln Leverantör har använts.)
Summera kolumnerna Ank. vanlig, Ank. ej hem samt Ank. kopior för Svenska resp.
utländska bibliotek.
Fråga 17. Användningen av den elektroniska delen av samlingen
Endast bibliotek som har eHUB kan få ut information om e-bokslån i BOOK-IT.
Tänk då också på att eHUB-lånen inte sträcker sig över hela 2014.
Antal nedladdningar
Se Årsstatistikprofil Lån inkl oms. | Cirk. Kat.
Se E-media.
Fråga 19. Aktiva låntagare
Antal aktiva åntagare uppdelat på kvinnor/män och institutioner
Gå till Grunddata | Statistik | Statistikprofiler
Skapa en statistikprofil för Aktiva låntagare.
Välj variabeln Kön och Åldersgrupp (om er åldersgruppsindelning är < 18, annars välj
Ålder) i Grupperbara fält
Välj variableln Aktiva låntagare i Visningsbara fält.
Klicka OK och sedan Spara.
Kör profilen i fönstret Administration | Statistik för kontoorganisationen/enhetsgrupp
för 20140101 – 20141231. Spara som kalkylark.
Summera Kvinnor, Män och Odefinierade.
Summera Ålder / Åldersgrupp <18.
9