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PROCESO
INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL
PROCEDIMIENTO
AUTORIZACIÓN PARA LABORAR HORAS
EXTRAS
Código: IVC-PD-05
Versión: 1.0
Fecha: Marzo 20 de 2013
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1. Objetivo
Establecer las directrices para autorizar o negar una solicitud presentada por un empleador para laborar
tiempo suplementario u horas extras.
2. Alcance
Inicia con la recepción de la solicitud suscrita por parte del empleador para la autorización de horas extras,
hasta la ejecutoria del acto administrativo que autoriza o niega el trabajo suplementario u horas extras.
3. Definiciones
ARL: Administradora de Riesgos Laborales
DT: Dirección Territorial
Horas extras o trabajo suplementario: Es aquel que excede la jornada máxima legal o jornada
convenida.
Jornada ordinaria de trabajo: La que convengan las partes o la máxima legal.
Jornada máxima legal: Son ocho (8) horas diarias y cuarenta y ocho (48) horas a la semana.
4. Generalidades del Procedimiento
En Materia Laboral:
Las excepciones a la jornada máxima legal del trabajo son: los cargos de dirección, confianza o de manejo,
los del servicio doméstico, los que ejerciten actividades discontinuas o intermitentes y los de simple
vigilancia cuando residen en el lugar o sitio de trabajo.
El artículo 162 numeral 2 del CST modificado por el Decreto 13 de 1967, establece: “Las actividades no
contempladas en el presente artículo sólo pueden exceder los limites señalados en el artículo anterior,
mediante autorización expresa del Ministerio del Trabajo y de conformidad con los convenios
internacionales del trabajo ratificados. En las autorizaciones que se concedan se determinará el número
máximo de horas extraordinarias que pueden ser trabajadas, las que no podrán pasar de doce (12)
semanales, y se exigirá al (empleador) llevar diariamente un registro de trabajo suplementario de cada
trabajador, en el que se especifique: nombre de éste, edad, sexo, actividad desarrollada, número de horas
laboradas, indicando si son diurnas o nocturnas, y la liquidación de la sobre remuneración correspondiente
(…)”.
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Código: IVC-PD-05
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Fecha: Marzo 20 de 2013
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El artículo 22 de la Ley 50 de 1990 adicionó al Capítulo II del Título VI Parte Primera del Código Sustantivo
del Trabajo, el siguiente artículo sin número identificativo:
“Límite del trabajo suplementario.
En ningún caso las horas extras de trabajo, diurnas o nocturnas, podrán exceder de dos (2) horas
diarias y doce (12) semanales.
Cuando la jornada de trabajo se amplíe por acuerdo entre empleadores y trabajadores a diez (10)
horas diarias, no se podrá en el mismo día laborar horas extras.”
En Materia de Riesgos Laborales:
El Decreto 2566 de 2009, por el cual se adopta la tabla de enfermedades profesionales, señala en el
numeral 42 del artículo 1° que las patologías causadas por estrés en el trabajo comprenden "Trabajos con
sobrecarga cuantitativa, demasiado trabajo en relación con el tiempo para ejecutarlo, trabajo repetitivo
combinado con sobrecarga de trabajo. Trabajos con técnicas de producción en masa, repetitiva o
monótona o combinada con ritmo o control impuesto por la máquina. Trabajos por turnos, nocturno y
trabajos con estresantes físicos con efectos psicosociales, que produzcan estados de ansiedad y
depresión, infarto del miocardio y otras urgencias cardiovasculares, hipertensión arterial, enfermedad ácido
péptica severa o colon irritable"
La Resolución 2646 de 2008 por la cual se establecen disposiciones y se definen responsabilidades para la
identificación, evaluación, prevención, intervención y monitoreo permanente de la exposición a factores de
riesgo psicosocial en el trabajo y para la determinación del origen de las patologías causadas por el estrés
ocupacional, establece en su artículo 6° que los empleadores deben identificar, como mínimo, un conjunto
de aspectos enmarcados en las categorías de factores existentes en la empresa, los cuales hacen parte de
la evaluación de los factores psicosociales intralaborales. El literal h) del artículo 6° de la señalada
Resolución identifica a la Jornada de Trabajo incluyendo el trabajo nocturno, en turnos, así como las horas
extras como un aspecto a ser evaluado dentro del factor psicosocial.
El Decreto 2090 de 2003 establece en su artículo 2° las actividades de alto riesgo para la salud del
trabajador las cuales implican la disminución de la expectativa de vida saludable del mismo. Por dicho
motivo no es posible que se autorice Trabajo Suplementario para estos casos.
La Resolución 1792 de 1990 por medio de la cual se adoptan los valores límites permisibles para la
exposición ocupacional al ruido, establece que los valores ahí expuestos son aplicados a ruido continuo e
intermitente sin exceder la jornada máxima laborable vigente de ocho (8) horas diarias.
La Resolución 2400 de 1979, establece que la exposición a cualquier factor de riesgo (físico, químico,
biológico, ergonómico, psicosocial), por encima de los límites permisibles, genera daño en la salud de los
trabajadores.
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Fecha: Marzo 20 de 2013
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Las Resoluciones 2844 de 2007 y 01013 de 2008, Adopta de obligatoria referencia las Guías de Atención
Integral en Salud Ocupacional, basadas en la evidencia: dolor lumbar inespecífico, desórdenes músculoesqueléticos por movimiento repetitivo, hombro doloroso, neumoconiosis e hipoacusia neurosensorial,
asma ocupacional, exposición a benceno, plaguicidas, inhibidores de colinesterasa, dermatitis de contacto
y cáncer ocupacional, en la que se definen los límites permisibles de exposición para estas patologías.
En cuanto a la Autorización:
La vigencia de la autorización para trabajar tiempo suplementario, dependerá de las necesidades de la
empresa, las cuales deberán estar debidamente motivadas en la solicitud realizada, tiempo que en todo
caso no podrá superar un (1) año. De igual forma se deberá analizar el impacto de la autorización de horas
extras en la seguridad y salud en el trabajo de los trabajadores.
Jurisdicción a la cual se debe hacer la solicitud: La empresa deberá presentar la solicitud en la Dirección
Territorial de su domicilio principal, indistintamente de que la autorización requerida sea para uno o varios
centros de trabajo ubicados en zonas geográficas diferentes al domicilio principal, para este último, la
Dirección Territorial que autorice o niegue, deberá informar a la Dirección Territorial de la jurisdicción
respectiva.
En caso de existir organización sindical en la empresa solicitante, se dará traslado para que emitan
concepto sobre los motivos expuestos por el empleador. De igual forma, se le deberá comunicar a la
organización sindical de ahí en adelante todas las actuaciones administrativas. En caso de que terceros se
constituyan como parte, igual procedimiento se seguirá.
No se podrá expedir esta autorización a Consorcios o Uniones Temporales, ya que estos no son sujetos de
derechos y obligaciones, en caso de requerirse, se deberá verificar las condiciones en cada una de las
sociedades que conforman la respectiva forma contractual, ya que son estas quienes tienen a su cargo las
obligaciones laborales de los trabajadores y se autorizaran cada una por separado.
El trámite de autorización de horas extras se debe realizar en un término de diez (10) días hábiles, sin
perjuicio del término legal que se tiene para resolver los recursos.
5. Descripción de las Actividades
Nro.
1.
Actividad
Responsable
Recepcionar, verificar y radicar la solicitud de autorización de
horas extras suscrita por el Representante Legal o
Apoderado, dirigida a la Dirección Territorial del domicilio
principal de la empresa, que deberá contener los siguientes
anexos:
Auxiliar
Administrativo y/o
Técnico
Administrativo
Registro /
Documento
Registro
sistematizado
de
información
Solicitud
radicada
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1. Relación de actividades (cargos) para los cuales se
solicita la autorización.
2. Certificación expedida por parte de la ARL.
3. Manifestación expresa sobre la existencia o no de
organización sindical en la empresa.
4. Manifestación expresa sobre la existencia o no de
Pactos o Convenciones Colectivas en caso de contar
con alguno, verificar que se haya anexado la parte
pertinente del mismo donde se estableció la jornada
laboral, el horario de trabajo y el trabajo suplementario.
5. Conformación del COPASO o VIGIA OCUPACIONAL y
dos (2) últimas actas con evidencias de su debido
funcionamiento.
6. Reglamento de trabajo (si es el caso).
7. Certificado de existencia y representación legal.
2.
3.
4.
5.
6.
Director Territorial/
Coordinador del
Grupo de Atención
Estudiar la solicitud de autorización de horas extras a fin de
al Ciudadano y
verificar cumplimiento de requisitos.
Trámites / Inspector
de trabajo /
funcionario
De existir organización sindical se dará traslado de la
Director Territorial/
solicitud, para que en un término máximo de cinco (5) días
Coordinador del
hábiles, emita concepto de los motivos expuestos por el
Grupo de Atención
empleador. Igual procedimiento se seguirá, con aquellas
al Ciudadano y
terceras personas que puedan resultar directamente
Trámites / Inspector
afectadas por la decisión, cuando estás se constituyan como
de trabajo /
parte, previa indicación del interés de participar en la
funcionario
actuación.
Director Territorial o
Coordinador del
Elaborar acto administrativo concediendo o negando la
Grupo de Atención
autorización para laborar horas extras.
al Ciudadano y
Trámites
Auxiliar
Administrativo y/o
Notificar a los interesados el acto administrativo.
Técnico
Administrativo
Si interponen recursos, remitirse a procedimiento Trámite a Auxiliar / Técnico
recursos contra los actos administrativos, relacionados con el
Administrativo
proceso de Inspección, Vigilancia y Control IVC-PD-09. De lo Dirección Territorial
Documentos
soportes
revisados
Acto
Administrativo
Notificación
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contrario finaliza el procedimiento.
Fin
6. Requerimientos Técnicos del Procedimiento (puntos de control de las actividades del numeral
5).
Actividad 2:
Normatividad a consultar:
 Código Sustantivo del Trabajo- CST
 Decreto 13 de 1967
 Decreto 995 de 1968
 Resolución 2400 de 1979
 Resolución 1792 de 1990
 Decreto 2090 de 2003
 Resolución 2844 de 2007
 Resolución 2646 de 2008
 Resolución 01013 de 2008
 Resolución 2646 de 2008
 Decreto 2566 de 2009
Se verifica que la documentación entregada cumpla:
1. Estar suscrita por el Representante Legal o Apoderado, dirigida a la Dirección Territorial del domicilio
principal indicando: los lugares donde se requiere laborar horas extras, las razones claras que
justifican la petición y la vigencia requerida que en toda caso no podrá ser superior a un (1) año.
2. Relación de actividades (cargos) para los cuales se solicita la autorización.
3. Certificación expedida por parte de la ARL a la cual la empresa se encuentra afiliada, especificando:
a. Las exigencias de carga física, psicosocial y demás riesgos para los cargos que requieren
trabajar horas extras.
b. Evaluación donde se establezca a manera general si los trabajadores que desempeñen los
cargos que requieren trabajar horas extras, por este hecho se verían afectados por las exigencias
de carga física, psicosocial y demás riesgos (Tomando como referencia los programas de
vigilancia epidemiológica).
c. Existencia en la empresa solicitante de los programas de vigilancia epidemiológica de factores
de riesgo, relacionados con las actividades laborales, para las que está solicitando autorización
de horas extras.
4. Manifestación expresa sobre la existencia o no de organización sindical en la empresa.
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5. Manifestación expresa sobre la existencia o no de Pactos o Convenciones Colectivas, en caso de
contar con alguno, verificar que se haya anexado la parte pertinente del mismo donde se estableció la
jornada laboral, el horario de trabajo y el trabajo suplementario.
6. Conformación del COPASO o VIGIA OCUPACIONAL y dos (2) últimas actas con evidencias de su
debido funcionamiento.
7. Reglamento de trabajo (si es el caso), verificar la parte correspondiente a la Jornada Laboral y al
Trabajo Suplementario.
8. Certificado de existencia y representación legal, no superior a treinta (30) días.
Actividad 4
Garantizar que en el acto administrativo se incluya:
 En el acto administrativo se establecerá la obligatoriedad de dar cumplimiento a lo preceptuado, en
el Artículo 2 del Decreto 995 de 1968, como lo es el llevar por parte del empleador diariamente por
duplicado un registro de trabajo suplementario el cual deberá entregarse al trabajador.
 En el acto administrativo donde se concede la autorización se ordenará la inclusión del mismo en
el capitulo respectivo del Reglamento de Trabajo.
 En el acto administrativo que concede o niega la autorización se ordenará la publicación del mismo
en todos los lugares, establecimientos o centros de trabajo.
7. Anexos
CONTROL DE CAMBIOS
No.
Versión
Ítem del Cambio
Cambio realizado
Motivo del Cambio
Fecha del
cambio
PROCESO
INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL
PROCEDIMIENTO
AUTORIZACIÓN PARA LABORAR HORAS
EXTRAS
Nombre
Cargo
Firma
Elaboró
Stella Salazar Molina
Alvaro Gonzalez
Gonzalez
Subdirectora de
Gestión Territorial
Inspector de Trabajo
Dirección Territorial
de Cundinamarca
CONTROL DE DOCUMENTOS
Revisó
Luis Ernesto Gómez Londoño
Representante de la Dirección
para el SIG
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Aprobó
Maria Patricia Marulanda
Calero
Directora de la Dirección de
Inspección, Vigilancia,
Control y Gestión Territorial