Utställarinformation Vin i Västerås 21-22 september!
Välkommen som utställare på Vin i Västerås. Här får ni information om våra
marknadsföringskampanjer, inflyttning och utflyttning, utställarplacering,
alkoholtillstånd, redovisning, viktiga telefonnummer med mera.
Inledning
Det är fyra veckor kvar till mässan och vi går nu in i en offensiv marknadsföringskampanj med bl.a.
mycket annonsering i VLT och andra viktiga tidningsmedier, riktade Facebook annonseringar, JC
Deauxskyltar, banners, företagsbearbetningar, Ticnet med mera. Vi har också kört en reklamkampanj i
TV4 och Sjuan under vecka 32 och 33 med stor framgång.
Fram tills idag (28 augusti) har vi redan sålt över 1 700 antal förköpsbiljetter vilket har slagit alla våra
förhandskalkyler. Enligt nya prognoser beräknas mässan besökas av över 4 000 besökare.
Använd gärna hemsidan, www.vinivasteras.se när ni pratar om mässan. Här finns det ytterligare
information, utställarförteckning m.m. Marknadsför gärna Vin i Västerås på era hemsidor. Vi har
också en Facebooksida med över 640 vänner. Gå gärna in på www.facebook.com/vinivasteras och
GILLA. Passa gärna på och marknadsför ert företag på sidan.
Mässtidning
Vår mässtidning kommer att ges ut av VLT och delas ut till 100 000 läsare. Tidningen kommer ut den
14 september. Innehållet blir bl.a. redaktionell text, tips och råd, presentation av mässans provningar
och utställarkarta med en presentation om mer alla utställare. Vi använder texten som ni har skickat till
oss.
Tips! Ta med egen produktlista till besökare som önskar information om ert sortiment.
Utställarplacering
Bifogar er en skiss på utställarplaceringen. Mässan är uppdelad i två områden. I Bankettmatsalen står
alla vinimportörer tillsammans med delikatessföretag. Vid angränsade Evenemangshall har vi
utställare med öl, whisky, övrig dryck och en saluhallsdel med lokala matproducenter.
Vissa av er har monterbakväggar och de är markerade med bred svart linje i utställarkartan.
Tänk på att ta med rollups och övrig marknadsföringsmaterial för att marknadsföra er.
På monterbakväggarna får vanlig dubbelhäftande tejp användas med sunt förnuft. Det finns ett spår
upptill som man kan haka i ståltråd för upphäng.
Har ni frågor hör gärna av er till Stanley Wong för tips och råd.
För samtliga som har utställarbord ingår det bordsdukar till båda dagarna.
Obs! Endast exponering vid sin utställarplats och inga beachflaggor utplacerade i övrig del av
anläggningen.
Belysning och el
I både Bankettmatsalen och Evenemangshallen är det normal allmänbelysning, dock ej
monterbelysning. Övrig el ingår ej.
El ingår endast vid bokning av kylskåp. Pris för helkyl 1 700 kr/st. Bokning gör hos
[email protected] 0708 -12 343 6.
Obs! Vill ni ha el så beställ det på EN gång, pris 200 kr exkl. moms.
Mässutrustning beställs av Aros Congress Center, [email protected] och 021-10 11 13 eller 10 1182.
Beställning måste göras senast 10 september.
Viktig information för er som serverar alkohol på Vin i Västerås
Dryckeskuponger
För att få provsmaka alkohol så betalar man med dryckeskuponger, minst 1 dryckeskupong (10 kr) för
en provsmakning. Ni måste ta fler kuponger för ett ”dyrare” vin eller övrig dryck. Detta kommunicerar vi
även till våra besökare så att de förstår att det kostar mer för en dyrare produkt! Besökarna får inte tro
att det bara är en kupong för varje provsmak.
Läs mer i vår Alkoholpolicy.
VIKTIGT! Alla måste ta in kupong/kuponger varje gång
Så här ser dryckeskupongen ut för Vin i Västerås 2012
Provsmak
Utställare får endast sälja så kallade provsmak, inte hela glas eller flaskor.
En provsmak får max vara: sprit 2cl
vin 5cl
öl 10cl
I entrépriset ingår det ett vinprovarglas men för er som serverar whisky, rom eller övrig dryck får ni ta
med egna plastglas.
Redovisning efter mässan, endast en faktura
Det är Aros Congress Center som står för alkoholtillståndet. Efter mässan skickar ni endast en faktura
till Aros Congress Center
Det som ni fakturerar är två saker:
Nr. 1 alla era inlösta kuponger. Vi betalar 4 kr + moms per kupong. Nr. 2 Råvarukostnaden och antal
liter förbrukad åtgång av sprit, vin, öl och cider.
Exakt samma belopp som er förbrukade åtgång drar ni sedan av som provision till oss, detta är ett
nollsummespel, men vi behöver göra det för att kunna redovisa rätt förbrukning till
alkoholmyndigheten.
Vi skickar en exempelfaktura så att ni vet hur den ska se ut!
Obs! Vi vill ha fakturan och kupongerna senast den 1 oktober 2012. Obs! Betalning uteblir vid
senare fakturering.
Skickas till: Aros Congress Center AB, Att: Catharina Pierre, Box 520, 721 09 Västerås.
Dryckeskuponger fungerar även som betalning av ”icke alkoholprodukter”
Utställare med icke alkoholprodukter får ta emot dryckeskuponger (värde 10 kr/st) Växla in direkt efter
mässan vid informationsdisken. Detta är en service gentemot våra besökare.
Alkoholpolicy/avtal.
Vi kommer att be er skriva under en alkoholpolicy/avtal som vi samlar in innan vi öppnar på fredagen.
Har ni frågor kring servering och redovisning, kontakta Stanley Wong eller maila
[email protected], 0708-12 34 36
Övrig viktig information
Öppettider för besökare
Fredag 21 september kl. 13-20 och lördag 22 september kl. 11-18
Allmänhet och bransch har samma tider. Åldersgräns 20 år, (leg. kontroll)
Utställarkort
Får du i mässinformationen på entréplan. Utställarkort i proportion till antal bord.
Utställarplacering
Det följer med en ritning med bords- och utställarplacering.
Monter/bord
För er som har bokat bord så ingår det vita bordsdukar båda dagarna. Det kommer att finnas tillgång
till is så ta med er egna ishinkar. Vi ordnar spottkoppar. Spotthinkar kommer vara placerade på olika
ställen i anläggningen. Även vattenstationer kommer att vara utplacerade varstans inne i
mässområdet. Obs! Ta med egna vattenkannor!
Trådlös internet
Trådlös internet finns i huset. Hämta koden hos mässinformationen
Utställarlounge/restaurang
Det finns två utställarlounge och utanför dem serveras en lunchbuffé inkl. bröd, smör och lättdryck på
fredag och lördag. Lunchbiljetter hämtas hos mässinformationen.
Pris 80 kr exkl. moms. Betalas på plats eller faktureras. Lunchen serveras fredag kl. 11.30-14.00 och
lördag kl. 11.30-14.30.
Övrig mat serveras i restaurangdelen inne i Bankettmatsalen.
Utställarloungen är uppe på plan 1. Rum 103 och 108.
Godshantering – Leveransadress för gods (Obs! Bankettmatsalen och
Evenemangshallen har olika godsmottagningar):
Bankettmatsalen Ovalen
Evenemangshallen
Aros Congress Center
Bankettmatsalen Ovalen
Carl Henningsgatan 3
722 12 Västerås
Aros Congress Center
Evenemangshallen
Munkgatan 5A
722 12 Västerås
Viktigt att allt material är markerat att det ska till Vin i Västeråsmässan och företagsnamn på
samtliga kollin.
Kontaktperson Aros Congress Center, [email protected], telefon 021-10 11 82. Leverans får
tidigast ske tisdag 18 september från kl. 12.00. Inlastning sker på markplan.
Endast urlastning får ske vid platsen. Fordon måste flyttas.
Godsintag
Det kommer också finnas tillgång till transportvagnar. Obs! Inget gods får lastas in eller ur under
öppethållande.
Inflyttning
Bankettmatsal 20 september kl. 15.00 – 21.00, 21 september kl. 08.00 – 12.00
Evenemangshall 20 september kl. 15.00 – 21.00, 21 september kl. 08.00 – 12.00
Uppfräschning av lokal mellan kl. 12.00 – 13.00
Utflyttning
Utflyttningen startar 22 september 18.00 - 20.00 och 23 september kl. 09.00 – 12.00
Viktigt är att alla utställare städar efter sig och sorterar sopor respektive glas i rätt
sop/glaskärl som placeras på lite olika ställen inne på Aros Congress Center.
Efter genomförd mässa tar respektive utställare ”ej förbrukade varor” i retur. Hantering
av detta kan ske genom att utställaren tar dessa med sig direkt efter mässan eller packar varorna i
kartong med fraktsedel och adresslappar.
Avgående gods skall märkas med adresslappar och fraktsedlar. Det åligger respektive utställare att
själv beställa sin returtransport.
Viktigt är att det är väl inplastat och packat samt att det måste tydligt stå vem som är
avsändare (ert företag).
Mässutrustning och monterbyggnation
Mässutrustning och monterbyggnation beställs av Aros Congress Center, [email protected] och
021-10 11 13 / 10 11 82. Obs! Påminner igen! Vill ni ha el så beställ det på EN gång, pris 200 kr
exkl. moms. Beställning måste göras senast 10 september.
Kundbiljetter
Ni betalar 120 kr exkl. moms per entrébiljett där priset inkluderar entré, garderob och vinprovarglas.
Kontakta oss om hur många biljetter ni önskar beställa. Vi efterfakturerar er efter mässan. Det är
viktigt att ni stämplar biljetterna med er företagsstämpel. Vid beställning var vänlig och maila
[email protected] eller ring 0708-12 34 36. Om ni vill ha biljetterna per post måste de
bokas senast 15 september. Annars finns era biljetter att hämtas vid mässinformationen.
Viktiga kontaktuppgifter:
Kjell-Arne Ullström, 021-10 11 19 eller 070-666 11 19 eller maila [email protected].
Ansvarar för frågor som rör huset, Aros Congress Center, inflyttning, utflyttning, godsmottagning,
hämtning av gods mm.
Anne Marie Sahlström, 021-10 11 80 eller maila [email protected]. Anne Marie är
ansvarig för mässinformationsdisken.
Stanley Wong, mässansvarig Vin i Västerås, 0708-12 34 36 eller maila [email protected].
Mässans adress:
Aros Congress Center, Box 520, 721 09 Västerås
Besöksadress: Munkgatan 7, 722 12 Västerås
Telefon 021-10 11 00. (vxl)
Arrangörer för Vin i Västerås