Kode Dokumen Status Revisi Tanggal Berlaku MM-LPMI-01 0-0 1 Desember 2010 MANUAL MUTU UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PONOROGO Diberikan Kepada No. Copy Dokumen SOP yg Berhubungan Tanggal Pemberian Disiapkan Ketua LPMI 1 1 Desember 2010 Diperiksa Disahkan Drs. Subangun, M.KPd. Drs. Sumaji, M.Pd Drs. Sulton, M.Si. Ketua LPMI Wakil Rektor I Rektor . Judul No. Kode No. Revisi MANUAL MUTU Tanggal Berlaku Halaman : MANUAL MUTU : MM-LPMI-01 : 0.0 : 1 Desember 2010 : 2-15 Penanggung Jawab Disiapkan Drs. Subangun, M.KPd. Ketua LPMI Diperiksa Drs. Sumaji, M.Pd. Warek I Daftar Isi No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 Daftar Isi Halaman Sejarah Profil Visi, Misi, dan Tujuan Lembaga Budaya Mutu Ruang Lingkup Penerapan Sistem Manajemen Mutu Proses Pendidikan Tujuan SPMI Penanggung Jawab Kebijakan Mutu Sasaran Mutu Organisasi Perencanaan Mutu Tugas dan Tanggung Jawab Interaksi Antarbagian Tinjauan Manajemen Pengelolaan Sumber Daya Manusia Realisasi Proses Operasional Desain dan Pengembangan Pembelian Proses Penyediaan Jasa Pengukuran, Analisis, dan Perbaikan Penutup Catatan Revisi Lampiran – Lampiran - Lampiran I SK Tentang Kebijakan Standart Mutu Tata Kelola Universitas Muhammadiyah Ponorogo - Lampiran II Instrumen Evaluasi Diri 2 3 3 4 4 4 5 5 5 5 11 11 11 12 12 13 14 14 15 15 16 19 19 - Disahkan Drs. Sulton, M.Si. Rektor Judul No. Kode No. Revisi MANUAL MUTU Tanggal Berlaku Halaman : MANUAL MUTU : MM-LPMI-01 : 0.0 : 1 Desember 2010 : 3-15 Penanggung Jawab Disiapkan Drs. Subangun, M.KPd. Ketua LPMI Diperiksa Drs. Sumaji, M.Pd. Warek I Disahkan Drs. Sulton, M.Si. Rektor 1. SEJARAH Secara embrional Universitas Muhammadiyah Ponorogo berdiri sejak tahun 1968, dengan diawali berdirinya Fakultas Tarbiyah Jurusan Pendidikan Agama Islam, Institut Agama Islam Muhammadiyah Ponorogo yang berinduk ke Surakarta. Kemudian, berdasarkan SK Menteri Agama RI No. 86 tanggal 15 Agustus 1978, jurusan tersebut mendapatkan status diakui. Pada tahun 1975 menyusul berdiri Fakultas Ilmu Sosial (FIS) Jurusan Ilmu Kesejahteraan Sosial (S-1). Selanjutnya, pada tahun 1979 dibuka Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP) Jurusan Pendidikan Umum/Kurikulum dan Teknologi Pendidikan, yang keduanya berstatus sebagai cabang dari Universitas Muhammadiyah Malang. Tahun Akademik 1982/1983 dengan ditandai keluarnya ketentuan passing out bagi fakultas-fakultas cabang, maka tokohtokoh Muhammadiyah Daerah Ponorogo dan didukung segenap eksponen pendidikan yang ada merintis berdirinya Universitas Muhammadiyah Ponorogo secara mandiri dengan menambah Fakultas baru yaitu Fakultas Ekonomi dan Fakultas Teknik. Dengan semangat idealisme yang tinggi dan perjuangan yang tak mengenal lelah, dengan berawal SK Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0572/O/1984 tentang pemberian status terdaftar kepada jurusan pada lingkungan Universitas Muhammadiyah di Ponorogo, akhirnya keluarlah SK Menteri Pendidikan dan Kebudayan Republik Indonesia Nomor 0813/O/1986 tanggal 19 November 1986 yang mengesahkan berdirinya Universitas Muhammadiyah Ponorogo dengan lima fakultas dan 7 jurusan. Masing-masing adalah Fakultas Tarbiyah dengan Jurusan Pendidikan Agama Islam (S-1), Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik dengan Jurusan Ilmu Kesejahteraan Sosial (S-1), Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan dengan Jurusan Pendidikan PMP & KN (S-1) dan Pendidikan Matematika (S-1), Fakultas Ekonomi dengan Jurusan Manajemen (S-1) dan Jurusan IESP (S-1), dan Fakultas Teknik dengan Jurusan Teknik Mesin (S1). Selanjutnya, pada tahun 1990, berdasarkan peraturan yang ada saat itu, Jurusan Manajemen berhasil menaikkan status dari terdaftar menjadi diakui. Disusul kemudian pada tahun 1993 dibuka Jurusan Pendidikan Agam Islam. Pada tahun yang sama Universitas Muhammadiyah Ponorogo juga berhasil membuka sejumlah jurusan baru yaitu Jurusan Ilmu Pemerintahan (S-1) di FISIP, Jurusan Pendidikan Bahasa Inggris (S-1) di FKIP, Jurusan Akuntansi (D-3) di Fakultas Ekonomi. Pada tahun itu juga berdiri Akademi Keperawatan (D-3) di bawah naungan Departemen Kesehaan RI. Tahun-tahun berikutnya, yakni tahun 1996 dibuka jurusan Teknik Elektro (S-1) di Fakultas Teknik; tahun 1998 dibuka Jurusan Ilmu Komunikasi (D-3) di FISIP dan Jurusan Keuangan Perbankan (D-3) di Fakultas Ekonomi; tahun 2000 dibuka program studi AKTA IV dan D-2 PGTK/RA di Fakultas Tarbiyah; tahun 2005 dibuka Jurusan Ilmu Komunikasi (S-1) di FISIP dan Jurusan Teknik Informatika (S-1) diFakultas Teknik. Pada tanggal 30 Juni 2006, dengan keluarnya SK Nomor 101/D/O/2006 Program Studi D-3 Keperwatan telah berhasil mengalihkan perizinan pembinaannya dari Departemen Kesehatan ke Departemen Pendidikan Nasional. Pengalihan pembinaan tersebut untuk memudahkan pengawasan atas penyelenggaraan pendidikan tinggi khususnya di Fakultas Ilmu Kesehatan (FIK) Jurusan D-3 Keperawatan. Pada tahun akademik 2009/2010 Universitas Muhammadiyah Ponorogo telah memiliki 6 fakultas dengan beberapa jurusan/program studi. 2. PROFIL Nama Organisasi : Universitas Muhammadiyah Ponorogo Alamat : Jl. Budi Utomo No. 10 Ponorogo Produk : Jasa Pendidikan Fasilitas Organisasi : 2.1 Laboratorium: 1. Lab. Micro Teaching (2) 2. Lab. Bahasa Inggris (1) 3. Lab. Bahasa Arab (1) 4. Lab. Pendidikan Dasar (2) 3 Judul No. Kode No. Revisi MANUAL MUTU Tanggal Berlaku Halaman : MANUAL MUTU : MM-LPMI-01 : 0.0 : 1 Desember 2010 : 4-15 Penanggung Jawab Disiapkan Drs. Subangun, M.KPd. Ketua LPMI Diperiksa Drs. Sumaji, M.Pd. Warek I Disahkan Drs. Sulton, M.Si. Rektor 5. Lab. Komunikasi (2) 6. Lab. Akuntansi (1) 7. Lab. Mesin (2) 8. Lab. Elektro (1) 9. Lab. Teknologi Informatika (4) 10. Lab. Puskom (1) 11. Lab. Keperawatan (3) 12. Lab. Kebidanan (2) 2.2 Perpustakaan (1) 2.3 Gedung Perkuliahan (25) 2.4 Kantin (1) 2.5 Koperasi Karyawan (1) 2.6 DOM (1) 2.7 Ruang seminar (1) 2.8 Masjid (1) 2.9 Kantor Rektorat (5) 2.10 Ruang meeting (1) 2.11 Halaman Parkir (1) 2.12 Ruang UKM (8) 3. VISI, MISI, DAN TUJUAN 3.1 Visi Menjadi universitas yang Islami, Inovatif, Produktif, dalam penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologi dan atau seni menuju terwujudnya masyarakat Islam yang sebenar-benarnya. 3.2 Misi Menyelenggarakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian pada masyarakat secara komprehensif dan integrative sebagai sarana dakwah amar ma’ruf nahi mungkar dalam melahirkan cendekiawan muslim yang paripurna. 3.3 Tujuan Untuk mewujudkan visi dan misi tersebut dirumuskan tujuan sebagai berikut: 1. Menguasai, mengembangkan, dan mengamalkan ipteks yang berlandaskan nilai-nilai Islam serta relevan dengan tuntutan perkembangan zaman. 2. Mengembangkan kehidupan masyarakat akademik yang komprehensif dan integratif berdasarkan nilai-nilai Islam yang menjunjung tinggi kebenaran, keadilan, kejujuran, kesungguhan, inovatif, produktif, terbuka, dan tanggap terhadap perubahan. 3. Memperkokoh iman dan taqwa, mengembangkan akhlaqul karimah dan memupuk keikhlasan dalam melaksanakan dakwah amar ma’ruf nahi munkar. 4. BUDAYA MUTU Universitas Muhammadiyah Ponorogo mengembangkan budaya mutu, yang terdiri dari hal-hal di bawah ini: 4.1 Menguasai, mengembangkan, dan mengamalkan ilmu pengetahuan, teknologi, dan atau seni yang berlandaskan nilai-nilai Islam serta relevan dengan tuntutan perkembangan zaman. 4.2 Mengembangkan kehidupan masyarakat akademik yang komprehensif dan integratif berdasarkan nilai-nilai Islam yang menjunjung tinggi kebenaran, keadilan, kejujuran, kesungguhan, inovatif, produktif, terbuka, dan tanggap terhadap perubahan. 4.3 Memperkokoh iman dan takwa, mengembangkan Akhlaqul karimah dan memupuk keikhlasan dalam melaksanakan dakwah amar ma’ruf nahi mungkar. 5. RUANG LINGKUP PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU Sistem Manajemen Mutu ini didasarkan kepada standard ISO 9001:2000 dan digunakan sebagai pedoman pada semua lini dan fungsi di lingkungan universitas. Pengecualian pada hal-hal yang berkaitan dengan poin 7.6 tentang kalibrasi dan 7.5.2 tentang proses validasi. 4 Judul No. Kode No. Revisi MANUAL MUTU Tanggal Berlaku Halaman : MANUAL MUTU : MM-LPMI-01 : 0.0 : 1 Desember 2010 : 5-15 Penanggung Jawab Disiapkan Drs. Subangun, M.KPd. Ketua LPMI Diperiksa Disahkan Drs. Sumaji, M.Pd. Warek I Drs. Sulton, M.Si. Rektor 6. PROSES PENDIDIKAN Proses inti perguruan tinggi adalah sebagai berikut dibawah ini : Wisuda Skripsi/T.A. KKN KKL/PPL Pembimbingan OUTPUT Yudicium UAS UTS perkuliahan Penjadwalan PROSES MASTAMARU pemograman Daftar Ulang PMB INPUT Layanan administrasi pendukung (pelacakan alumni, sdm, keuangan, magang) Perpustakaan, Laboratorium TIK 7. TUJUAN Penerapan sistem manajemen mutu dimaksudkan untuk memastikan tercapainya budaya mutu, kebijakan mutu, dan sasaran mutu sehingga tujuan universitas dapat diwujudkan. 8. PENANGGUNG JAWAB Pedoman ini dipersiapkan oleh Ketua LPMI, diperiksa oleh Warek I, dan disahkan oleh Rektor, serta didelegasikan kepada Ketua LPMI untuk diimplementasikan. Ketua LPMI bertanggung jawab untuk menjamin sistem manajemen mutu dengan semua kebijakan/persyaratan yang tertuang di dalamnya dipahami oleh pegawai di lingkungan universitas serta dilaksanakan secara konsisten dan konsekuen dalam rangka mencapai tujuan secara efektif. Ketua LPMI memiliki tugas pokok : 8.1 Memastikan sistem manajemen mutu ditetapkan, diterapkan, dan dipelihara. 8.2 Melaporkan kepada Rektor atas sistem manajemen mutu serta kebutuhan peningkatan. 8.3 Memastikan promosi kesadaran akan persyaratan pelanggan. 8.4 Melakukan komunikasi dengan pihak internal dan pihak ekternal. 8.5 Sebagai penghubung dengan pihak luar untuk masalah sistem manajemen mutu. 9. KEBIJAKAN MUTU UM Ponorogo memiliki kebijakan mutu sebagai berikut: 9.1 PERAN KEBIJAKAN MUTU UM PONOROGO 2010-2014 1. Menjadi rujukan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi bagi setiap insan dan kelembagaan UM Ponorogo. 2. Menjadi rujukan dan pengendali utama bagi setiap unit kerja UM Ponorogo dalam melakukan perencanaan, penganggaran, pelaksanaan kegiatan, pemantauan, dan evaluasi, serta pemanfaatan sumber daya yang diperlukan 9.2 CAKUPAN KEBIJAKAN MUTU UM PONOROGO 2010-2014 1. Kebijakan Mutu di bidang pendidikan. 2. Kebijakan Mutu di bidang penelitian dan pengabdian masyarakat. 3. Kebijakan Mutu di bidang pengembangan sumberdaya manusia. 4. Kebijakan Mutu di bidang kemahasiswaan. 5. Kebijakan Mutu di bidang layanan manajemen. 6. Kebijakan Mutu di bidang Al Islam dan Kemuhammadiyahan. 9.3 PENJABARAN CAKUPAN KEBIJAKAN MUTU UM PONOROGO 2010-2014 1. Kebijakan Mutu di Bidang Pendidikan 5 Judul No. Kode No. Revisi MANUAL MUTU Tanggal Berlaku Halaman : MANUAL MUTU : MM-LPMI-01 : 0.0 : 1 Desember 2010 : 6-15 Penanggung Jawab Disiapkan Diperiksa Drs. Subangun, M.KPd. Ketua LPMI Drs. Sumaji, M.Pd. Warek I Disahkan Drs. Sulton, M.Si. Rektor a. Program-program pendidikan yang ditawarkan oleh UM Ponorogo hendaknya memiliki mutu akademik yang berkualitas dan memiliki kesetaraan dengan programprogram serupa pada perguruan-perguruan tinggi yang berkualitas. b. Secara bertahap program-program pendidikan yang diselenggarakan oleh UM Ponorogo telah dan akan diakreditasi oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN PT) dengan nilai minimal B c. Jenjang-jenjang pendidikan, secara bertahap akan diintegrasikan mulai dari jenjang Diploma (D-3), Sarjana (S-1), dan Magister (S-2). d. Program-program pendidikan di UM Ponorogo harus dapat diselesaikan oleh mayoritas mahasiswa secara tepat waktu. e. Metode pendidikan di UM Ponorogo secara bertahap akan berubah dari prosesproses pembelajaran yang berpusat pada dosen (teacher centered education) menuju proses-proses pembelajaran yang berpusat pada mahasiswa (learner centered education). f. Untuk meningkatkan reputasinya, UM Ponorogo akan mendorong dan memfasilitasi publikasi yang dihasilkan dari penelitian yang dilakukan mahasiswa serta mengupayakan peningkatan jumlah mahasiswa dari seluruh wilayah Indonesia. g. Untuk meningkatkan keterserapan lulusan di masyarakat, UM Ponorogo melalui program-program akademik dan kemahasiswaan yang ditawarkan akan memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada mahasiswa untuk mengembangkan diri agar setelah lulus jenjang pendidikan yang ditempuhnya, mereka mampu bekerja, belajar, dan mengembagkan diri sesuai dengan atau bahkan melebihi harapan pengguna. 2. Indikator Mutu Bidang Pendidikan (dianjurkan dimasukkan lampiran aja) No 1 2 3 4 5 Indikator Rasio mata kuliah yang mengadopsi metode-metode pembelajaran yang berpusat pada mahasiswa (learner centered education) terhadap seluruh mata kuliah yang diberikan di UM Ponorogo Rasio program studi Diploma (D3) dan Sarjana (S-1) yang terkakreditasi oleh BAN PT terhadap seluruh program studi D-3 dan S-1 di UM Ponorogo, dengan nilai minimal B Rasio jumlah mahasiswa UM Ponorogo yang berasal dari luar Ponorogo (seluruh wilayah Indonesia) terhadap jumlah mahasiswa UM Ponorogo keseluruhan Rasio jumlah lulusan UM Ponorogo yang bekerja di tahun pertama (setelah kelulusan) terhadap jumlah seluruh lulusan pada tahun tertentu Rasio lulusan UM D-3 Ponorogo yang menyelesaikan studinya secara Capaian dan Target 2010 2012 2014 NA 25% 50% (Non Action) Penanggung jawab Warek I, Dekan, dan Kaprodi 40% 60% 80% Warek I, Warek II, LPMI, Dekan, Wadek I, dan Kaprodi 20% 25% 30% Warek I, Warek III, Dekan, dan Kaprodi 20% 25% 30% Warek I, Warek III, Dekan, dan Kaprodi 50% 70% 90% Warek I, Dekan, dan Kaprodi 6 Judul No. Kode No. Revisi MANUAL MUTU 6 7 Tanggal Berlaku Halaman : MANUAL MUTU : MM-LPMI-01 : 0.0 : 1 Desember 2010 : 7-15 tepat waktu terhadap S-1 jumlah mahasiswa seangkatannya Rasio jumlah TA Diploma dan skripsi Sarjana yang berhasil dipublikasikan dalam waktu 2 tahun setelah kelulusan, pada jurnal ISBN, terhadap jumlah skripsi pada tahun kelulusan Rasio Indek Prestasi (IP) kelulusan di atas 3,00 D-3 terhadap jumlah kelulusan seluruhnya pada S-1 periode tertentu Penanggung Jawab Disiapkan Diperiksa Drs. Subangun, M.KPd. Ketua LPMI Drs. Sumaji, M.Pd. Warek I Disahkan Drs. Sulton, M.Si. Rektor 50% 60% 75% NA 3% 5% Warek I, Dekan, Wadek I, Wadek III, dan Kaprodi 30% 50% 75% 30% 50% 75% Warek I, Dekan dan Kaprodi Warek I, Dekan dan Kaprodi 3. Kebijakan Mutu di Bidang Penelitian a. UM Ponorogo akan mendorong agar jumlah dan kegiatan riset di UM Ponorogo selalu dipacu sehingga memenuhi standar yang lazim diikuti oleh perguruan tinggi terkemuka di Indonesia. Untuk itu, secara bertahap hasil riset di UM Ponorogo diupayakan untuk dipublikasikan dalam jurnal terakreditasi. Sementara itu, hasil-hasil pengembangan Teknologi dan Seni Budaya diupayakan untuk lebih dapat diterima (accepted) oleh masyarakat. b. Untuk kurun waktu 2006-2016, Riset Institusi UM Ponorogo diprioritaskan untuk 5 bidang yang berorientasi pada Agama, Pendidikan, Sosial Kemasyarakatan, Ekonomi, Teknologi Terapan, dan Kesehatan. No Indikator Utama Indikator Mutu di Bidang Penelitian 10. Rasio makalah yang JI dipublikasikan di jurnal internasional berjuri (refereed JNA international journal) (JI) terakreditasi (JN) oleh anggota KK terhadap jumlah JNISSN anggota KK setiap tahun 11 Jumlah dana riset di UM Ponorogo, baik yang berasal dari anggaran UM Ponorogo maupun yang berasal dari sumber-sumber di luar UM Ponorogo (dalam jutaan rupiah) 12 Jumlah buku hasil penelitian yang diterbitkan dengan ISBN 2010 Capaian dan Target 2012 16% 25% 50% 1% 2% 5% 15% 50% 75% 500 750 1.000 0 20 judul 20 judul 2014 Penanggung jawab LPPM, Dekan, dan Pimpinan Kelompok Keahlian LPPM, Dekan, Pimpinan Pusat Penelitian, dan Pimpinan Kelompok Keahlian 4. Kebijakan Mutu di Bidang Layanan Kepada Masyarakat a. Layanan kepada masyarakat UM Ponorogo pada kompetensi dan hasil-hasil penelitian yang di kembangkan di UMP. b. Layanan Kepakaran UM Ponorogo harus memperkaya dan melengkapi program-program akademik lain, khususnya pendidikan dan penelitian. Kelompok-kelompok 7 Judul No. Kode No. Revisi MANUAL MUTU c. No Tanggal Berlaku Halaman : MANUAL MUTU : MM-LPMI-01 : 0.0 : 1 Desember 2010 : 8-15 Penanggung Jawab Disiapkan Drs. Subangun, M.KPd. Ketua LPMI Diperiksa Disahkan Drs. Sumaji, M.Pd. Warek I Drs. Sulton, M.Si. Rektor Keahlian/Keilmuwan (KK) harus memiliki akar keilmuwan serta platform Keahlian yang jelas serta memiliki pula kontekstualitas dan prospek sesuai dengan tuntutan perkembangan masyarakat dan budaya bangsa. Layanan kepada Masyarakat UM Ponorogo secara bertahap akan ditingkatkan baik mutu, jumlah, maupun intensitasnya. Melalui layanan kepada masyarakat, UM Ponorogo meningkatkan kontribusinya dalam menyelesaikan masalah-masalah aktual yang dihadapi masyarakat. Indikator Utama Capaian dan Target 2010 2012 Indikator Mutu di Bidang Layanan Kepada Masyarakat 13 Jumlah proyek layanan kepada 15 30 masyarakat dengan nilai diatas 1% 2% 500 juta rupiah yang dilaksanakan oleh komunitas akademik 15% 50% UM Ponorogo setiap tahun 14 Jumlah dana yang diLPPM 200 300 hasilkan oleh program dan kegiatan layanan kepada masyarakat SUK 130 160 melalui LPPM dan melalui SUK (dalam milyar rupiah) 2014 45 5% Penanggung jawab LPPM, Dekan, dan Pimpinan Kelompok Keahlian 75% 500 Ketua Dekan LPPM, 200 Pimpinan SUK, Direksi UUK 5. Kebijakan Mutu di Bidang Pengembangan Sumberdaya Manusia a. Pengembangan sumberdaya manusia yang terarah dan terencana. Dalam kurun waktu 2006-2010, persentase dosen yang berkualifikasi magister akan ditingkatkan dari 80% menjadi 100%. b. Secara bertahap, UM Ponorogo akan memantau perkembangan karier akademik dosen dan menyelaraskannya dengan rencana peningkatan mutu akademik UM Ponorogo. Secara khusus dosen-dosen yang memenuhi persyaratan akan didorong dan dipromosikan pada jenjang akademik yang lebih tinggi. c. Untuk mengembangkan kompetensi dan jejaring riset, dosen akan difasilitasi dalam berbagai bentuk kegiatan riset bersama dengan institusi mitra (joint research atau research collaboration). d. Selain dukungan dari dosen yang berkualifikasi, kompeten, dan bermutu, UM Ponorogo juga sangat membutuhkan dukungan dari pegawai nondosen yang berkompeten dan bermutu. Karena itu, secara bertahap, kinerja pegawai dosen dan nondosen akan dipantau dan selanjutnya ditingkatkan melalui pelatihan, peningkatan kualifikasi dan profesionalisme, serta penataan penugasan. Sistem pemantauan kinerja pegawai dosen dan nondosen akan terus disempurnakan sehingga benar-benar dapat meningkatkan motivasi dan mutu kerja. Selain itu, sistem penghargaan di UM Ponorogo akan terus dikembangkan dengan berbasis pada kinerja. No Indikator Utama Capaian dan Target 2010 2012 2014 Indikator Mutu di bidang pengembangan Sumberdaya Manusia 15 Rasio dosen tetap dengan 9% 20% 40% jabatan akademik lektor kepala terhadap jumlah seluruh dosen tetap UM Ponorogo 8 Penanggung jawab Warek II, Dekan, Kaprodi, dan Pimpinan Kelompok Keahlian Judul No. Kode No. Revisi MANUAL MUTU 16 17 18 Tanggal Berlaku Halaman : MANUAL MUTU : MM-LPMI-01 : 0.0 : 1 Desember 2010 : 9-15 Rasio dosen tetap yang berkualifikasi Doktor (S-3) terhadap jumlah seluruh dosen tetap UM P Persentase dosen yang mengikuti kegiatan pengembangan staf dalam bentuk sabbatical leave atau kerjasama penelitian setiap tahun Rasio pegawai (dosen Dosen dan nondosen) yang mempunyai indeks Nonkinerja di atas 3.00 dosen pada skala 1-4 Penanggung Jawab Disiapkan Diperiksa Drs. Subangun, M.KPd. Ketua LPMI Drs. Sumaji, M.Pd. Warek I Disahkan Drs. Sulton, M.Si. Rektor 1% 3% 10% Warek II, Dekan, dan Kaprodi 4% 6% 8% Warek II, Dekan, dan Kaprodi NA2 80% 90% Warek II dan Pimpinan Unit Kerja 0 50% 75% 19 Rasio Kecukupan Dosen Tetap dengan Prodi 60% 80% 100% Warek I, Dekan, dan Kaprodi 20 Ketercukupannya dosen kualifikasi S-2 Rasio dosen yang bersertifikasi 80% 90% 100% 16% 50% 80% Warek I, Dekan, dan Kaprodi Warek I, LPMI, Dekan, dan Kaprodi 21 6. Kebijakan Mutu di Bidang Kemahasiswaan a. Program dan kegiatan Kemahasiswaan di UM Ponorogo diarahkan pada empat hal utama: 1) Pemenuhan layanan kesejahteraan mahasiswa. 2) Penguatan kemampuan akademik dan keprofesian mahasiswa. 3) Pengembangan diri, bakat, dan kepribadian mahasiswa. 4) Panduan karier dan entrepreneurship mahasiswa. b. Sebagai bagian dari masyarakat akademik di UM Ponorogo, mahasiswa berperan aktif secara bertanggung jawab di dalam perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan evaluasi program dan kegiatan kemahasiswaan di UM Ponorogo. c. Dengan dikoordinasikan oleh Wakil Rektor bidang Kemahasiswaan dan alumni/Ketua lembaga kemahasiswaan, di dalam kurun waktu 2010 – 2014, program dan kegiatan kemahasiswaan UM Ponorogo secara bertahap akan dilaksanakan secara terintegrasi sesuai dengan peraturan yang berlaku. Program dan kegiatan kemahasiswaan dilaksanakan untuk mewujudkan terjadinya 1) Peningkatan mutu pelayanan kemahasiswaan, 2) Peningkatan prestasi akademik keprofesian mahasiswa UM Ponorogo, 3) Peningkatan prestasi mahasiswa UM Ponorogo diajang kompetisi dan perlombaan baik di tingkat regional maupun nasional, 4) Peningkatan daya saing lulusan UM Ponorogo dalam mendapatkan pekerjaan, melanjutkan studi, serta memulai usaha mandiri. No Indikator Utama 2010 Indikator Mutu di Bidang Kemahasiswaan 22. Tingkat kepuasan rata-rata NA terhadap layanan Lembaga Kemahasiswaan pada 1-4 Capaian dan Target 2012 2014 2.5 9 3,00 Penanggung jawab Warek III, Dekan, Wadek III, dan Kaprodi Judul No. Kode No. Revisi MANUAL MUTU 23 24 25 Tanggal Berlaku Halaman Penanggung Jawab : MANUAL MUTU : MM-LPMI-01 : 0.0 : 1 Desember 2010 : 10-15 Rasio jumlah kemeLN nangan atau keberhasil-an tim mahasiswa UM Ponorogo pada ajang kompetisi atau perlombaan di tingkat Nasional (LN) terhadap jumlah kesertaan tim mahasiswa UM Ponorogo pada kompetisi/perlombaan tersebut Rasio jumlah beasiswa prestasi ditingkat sarjana terhadap jumlah beasiswa per tahun Jumlah mahasiswa yang mampu usaha sendiri Disiapkan Drs. Subangun, M.KPd. Ketua LPMI Diperiksa Disahkan Drs. Sumaji, M.Pd. Warek I Drs. Sulton, M.Si. Rektor 40% 50% 70% Warek III, Dekan, Wadek III, dan Kaprodi 0,7% 5% 10% Warek III, Dekan, Wadek III, dan Kaprodi 1% 5% 10% Warek III, Dekan, Wadek III, dan Kaprodi 7. Kebijakan Mutu di Bidang Layanan Manajemen a. Di dalam kurun waktu 2010-2014, unit-unit kerja UM Ponorogo secara bertahap akan diintegrasikan menjadi bagian dari sitem Layanan Manajemen UM Ponorogo yang mampu mendukung terselenggaranya aktivitas UM Ponorogo yang bermutu dan akuntabel. Sistem ini menempatkan kepuasan pengguna (costumer satisfaction) dan akuntabilitas sebagai prioritas utama. b. Adanya sistem perencanaan kegiatan dan anggaran yang bertumpu pada hasil evaluasi capaian mutu serta target mutu yang akan dicapai oleh UM Ponorogo. c. Untuk meningkatkan kepuasan pengguna, sistem Layanan Manajemen UMP harus yang ramah (friendly), terintegrasi, excellent, dan tepat waktu. Masing-masing unit dalam system layanan manajemen UMP, sekurang-kurangnya harus memiliki meja pelayanan (help desk), sistem informasi berbasis teknologi informasi (TI), serta mekanisme untuk menangani keluhan (complaint handling). No Indikator Utama 2010 Indikator Mutu di Bidang Layanan Manejemen 26 Jumlah sistem ISO 0 layanan pada unitunit kerja telah memperoleh Sertifikasi 0 sertifikasi, baik Lain berupa ISO maupun sertifikasi lainnya. 27 Jumlah program peningkatan mutu NA (quality improvement program atau QIP) sebagai upaya/langkah positif (good practices) pada unit-unit kerja yang berdampak pada sistem manajemen mutu per tahun 28 Kesesuaian antara kegiatan yang diusulkan dalam RKA terhadap sasaran mutu (indikator dan target Capaian dan Target 2012 2014 10 4 10 2 7 10 20 50% 75% Penanggung jawab SPM dan pimpinan Unit Kerja SPM Pimpinan kerja dan Unit WROR, Pimpinan Unit Kerja Judul No. Kode No. Revisi MANUAL MUTU Tanggal Berlaku Halaman : MANUAL MUTU : MM-LPMI-01 : 0.0 : 1 Desember 2010 : 11-15 Penanggung Jawab Disiapkan Diperiksa Drs. Subangun, M.KPd. Ketua LPMI Drs. Sumaji, M.Pd. Warek I Disahkan Drs. Sulton, M.Si. Rektor mutu) sebagaimana diatur dalam Kebijakan Mutu UMP sebagai dasar penilaian akuntabilitas UMP 29 30 31 32 Rasio layanan manajemen yang mendapatkan indeks kepuasan customer (costumer satisfaction index, CSI) diatas 70% terhadap jumlah layanan manajemen UMP. Rasio layanan manajemen yang memenuhi standar waktu yang dijanjikan teradap jumlah layanan manajemen UMP Frekuensi minimum UMP, pemutakhiran isi situs Fakultas, unit-unit di UMP Sekolah Pusat Penelitian, Pusat, Kelompok keahlian, Program Studi Skala Komunikasi Organisasi (Organization Communication Scale) UMP, baik secara internal - 50% 75% Pimpinan Unit Kerja dan SPM NA 50% 70% Pimpinan unit kerja dan SMP NA Setiap 2 minggu Setiap 1 minggu NA Setiap bulan Setiap 2 minggu WRKK, SPM, USDI, Pimpinan Fakultas/Sekolah, Pimpinan Pusat Penelitian, Pimpinan Pusat, Pimpinan KK, dan Pimpinan Program Studi NA 3 1 4 WRKK, USDI maupun eksternal (pada skala 1-7) 10. SASARAN MUTU ORGANISASI. Sasaran mutu Universitas adalah sebagai berikut dibawah ini : 10.1 Mutu universitas meliputi mutu unit, mutu lulusan, mutu proses, dan mutu penelitian. 10.2 Berkarya dalam tahun I minimal 70%. 10.3 Tepat waktu studi minimal 80%. 10.4 Nilai kinerja dosen >=3,00 minimal 90%. 10.5 IP MKKU >=3 minimal 90%. 10.6 Nilai praktik ibadah dengan hasil baik minimal 90%. 10.7 Nilai latihan kepemimpinan Islam dengan hasil baik minimal 90%. 11. PERENCANAAN MUTU Setiap pimpinan unit kerja di universitas berkewajiban membuat perencanaan kerja untuk unit kerjanya, dan lingkup perencanaan kerja tersebut adalah meliputi : 11.1 Membuat prosedur mutu dan instruksi kerja untuk unit kerjanya. 11.2 Memastikan bahwa prosedur mutu dan instruksi kerja yang telah dibuat dijalankan secara efektif. 11.3 Memastikan bahwa semua sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan tercapai. 11.4 Memelihara prosedur mutu dan instruksi kerja pada unitnya. 11.5 Melakukan perbaikan dan/atau penyempurnaan prosedur mutu dan instruksi kerja pada unitnya. 11.6 Merencanakan peningkatan hasil kerja, khususnya pada tujuan dan sasaran mutu. 12. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB 11 Judul No. Kode No. Revisi MANUAL MUTU Tanggal Berlaku Halaman : MANUAL MUTU : MM-LPMI-01 : 0.0 : 1 Desember 2010 : 12-15 Penanggung Jawab Disiapkan Drs. Subangun, M.KPd. Ketua LPMI Diperiksa Drs. Sumaji, M.Pd. Warek I Disahkan Drs. Sulton, M.Si. Rektor Tugas, tanggung jawab, dan wewenang pegawai/pimpinan diatur dengan jelas dan terdokumentasi, khususnya pegawai yang melaksanakan pekerjaan yang terkait dengan mutu dan kepuasan pelanggan. 12.1 Setiap pegawai/pimpinan dipastikan memahami tugas, tanggung jawab, dan wewenangnya. 12.2 Uraian tugas, tanggung jawab, dan wewenang disiapkan oleh atasan pegawai yang bersangkutan bersama dengan bagian personalia. 12.3 Dokumen uraian tugas dipegang oleh pegawai yang bersangkutan dan copy disimpan oleh bagian personalia. 12.4 Dokumen uraian tugas harus dikendalikan, isinya diperbarui bila terjadi perubahan pekerjaan. 12.5 Uraian tugas dibuat berdasarkan nama-nama posisi yang ada dalam struktur organisasi pada masing-masing unit kerja. 12.6 Penggunaan nama posisi (job title) dikoordinasikan oleh bagian personalia. Dokumen Terkait : Struktur Organisasi, Job Description Pegawai, Statuta. 13. INTERAKSI ANTARBAGIAN Interaksi antarpimpinan/pegawai merupakan kegiatan yang sangat penting untuk menunjang mekanisme kerja, karenanya sistem komunikasi perlu dipastikan untuk diatur dengan baik dan menekankan hal-hal sebagai berikut: 13.1 Pimpinan unit kerja mengupayakan agar komunikasi dengan bawahan dipastikan berjalan lancar. 13.2 Komunikasi diarahkan untuk peningkatan pemahaman pegawai mengenai sistem manajemen mutu. 13.3 Komunikasi diarahkan agar pegawai memahami target-target pekerjaan yang ingin dicapai. 13.4 Komunikasi diarahkan untuk memastikan persyaratan-persyaratan yang telah ditetapkan terpenuhi. 13.5 Komunikasi internal diatur secara sistematis dan terdokumentasi. 13.6 Komunikasi internal untuk menjelaskan sistem manajemen mutu kepada seluruh pegawai. 13.7 Komunikasi internal membangun kesadaran mutu demi kepuasan pelanggan. 13.8 Penyelenggaraan rapat koordinasi dan evaluasi diatur dengan baik. 13.9 Rapat koordinasi harian ditekankan untuk evaluasi hasil kerja dan atau koordinasi. 13.10 Setiap unit kerja dilengkapi dengan notice board yang dipergunakan untuk komunikasi dan atau penyebaran informasi. 13.11 Tabloid Organisasi diterbitkan secara berkala oleh unit kerja Humas untuk mendukung upaya pembinaan pegawai. Dokumen Terkait : Notulen Rapat, Tinjauan Manajemen, dan Prosedur lain yang terkait 14. TINJAUAN MANAJEMEN Tinjauan manajemen merupakan kegiatan untuk mengevaluasi dalam rangka pengendalian suatu proses dan kinerja termasuk dalam implementasi sistem menajemen mutu. 14.1 LPMI melaksanakan rapat tinjauan manajemen minimal tiga bulan sekali. 14.2 Tinjauan manajemen dipastikan terdokumentasi dan dinotulenkan. 14.3 Agenda manajemen ditentukan selambatnya satu bulan sebelum evaluasi dilaksanakan. 14.4 Agenda tinjauan manajemen mencakup antara lain hal-hal sebagai berikut: 1. Hasil audit internal. 2. Umpan balik atau keluhan pelanggan. 3. Kinerja pengajaran 4. Kinerja penelitian 12 Judul No. Kode No. Revisi MANUAL MUTU Tanggal Berlaku Halaman : MANUAL MUTU : MM-LPMI-01 : 0.0 : 1 Desember 2010 : 13-15 Penanggung Jawab Disiapkan Drs. Subangun, M.KPd. Ketua LPMI Diperiksa Drs. Sumaji, M.Pd. Warek I Disahkan Drs. Sulton, M.Si. Rektor 5. Kinerja pengabdian masyarakat. 6. Hasil tindakan koreksi atau perbaikan sistem manajemen mutu. 14.5 Hasil tinjauan manajemen dibagikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan. 14.6 Hasil tinjauan manajemen memuat keputusan atau kesimpulan mengenai tindakan yang perlu diambil. 14.7 Tatacara melaksanakan tinjauan manajemen diuraikan dalam prosedur tinjuan manajemen. Dokumen terkait : 1. Prosedur Rapat Tinjauan Manajemen 2. Indikator Mutu Bidang Pelayanan Manajemen 15. PENGELOLAAN SUMBER DAYA. 15.1 Penyediaan Sumber Daya. 1. Sumber daya yang diperlukan untuk menjalankan Sistem Manajemen Mutu serta untuk mencapai sasaran dipastikan dipenuhi. 2. Sumber daya yang diperlukan diidentifikasi oleh pimpinan unit yang membutuhkan dan disampaikan kepada manajemen melalui mekanisme yang telah diatur atau dibahas dalam manajemen untuk diputuskan. Dokumen terkait: 1. Prosedur Pengadaan Barang. 2. Prosedur Seleksi Penerimaan Pegawai 15.2 Pengembangan Sumber Daya Manusia Kompetensi yang diperlukan oleh setiap karyawan agar dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya secara tepat dan benar sesuai dengan sasaran dan persyaratan yang telah direncanakan harus dipastikan terpenuhi. Seluruh pimpinan unit bertanggung jawab untuk: 1. Menentukan dan merencanakan pelatihan yang diperlukan setiap bawahannya. 2. Memastikan pelatihan yang diperlukan telah dilaksanakan. Pelatihan dapat dilakukan dalam bentuk in-house-off the job, atau kegiatan apa pun yang bertujuan memberikan kompetensi kepada karyawan. 3. Mengambil tindakan lainnya selain pelatihan yang sesuai dengan permasalahan. 4. Mengevaluasi efektif tidaknya tindakan yang telah diambil. 5. Meningkatkan kesadaran karyawan mengenai pentingnya peranan setiap karyawan dalam pekerjaan guna mewujudkan kepuasan stakeholder, khususnya mahasiswa. 6. Mengelola data-base karyawan yang memuat informasi mengenai pelatihan dan pengalaman kerja karyawan. Dokumen terkait: 1. Prosedur Seleksi Penerimaan Pegawai. 2. Prosedur Pengembangan Pegawai. 3. Prosedur Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai. 15.3 Sarana Kerja 1. Sarana kerja/infrastruktur untuk mendukung pekerjaan dan mencapai sasaran dan persyaratan produk/proses dipastikan terpenuhi. 2. Melakukan pemeliharaan secara teratur terhadap sarana kerja, sarana pengajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, dan sarana pendukung lainnya agar senantiasa dalam kondisi baik dan siap dioperasikan. 3. Sarana kerja baru yang diperlukan secepatnya diidentifikasi dan ditindaklanjuti sesuai prosedur yang berlaku. 13 Judul No. Kode No. Revisi MANUAL MUTU Tanggal Berlaku Halaman : MANUAL MUTU : MM-LPMI-01 : 0.0 : 1 Desember 2010 : 14-15 Penanggung Jawab Disiapkan Drs. Subangun, M.KPd. Ketua LPMI Diperiksa Drs. Sumaji, M.Pd. Warek I Disahkan Drs. Sulton, M.Si. Rektor 4. Unit kerja bertanggung jawab untuk memastikan kecukupan dan kelengkapan sarana kerja dan kelaikan kondisi sarana kerja pada semua unit yang ada. Dokumen terkait: Prosedur Pemeliharaan dan Perbaikan 15.4 Lingkungan kerja 1. Pengendalian lingkungan kerja dimaksudkan untuk mendukung komitmen mutu dan kepuasan pelanggan dan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan output penyelenggaraan pendidikan yang dilaksanakan. 2. Pengendalian lingkungan kerja dimaksudkan agar lingkungan kerja dijaga dan senantiasa dalam keadaan bersih, rapi, aman, dan nyaman. 3. Karyawan dan pimpinan berkewajiban mengupayakan agar lingkungan kerjanya terkendali. 4. Pimpinan mewajibkan semua karyawan menjalankan tata graha 5. Setiap pimpinan unit bertanggung jawab untuk memastikan bahwa seluruh karyawan di unit kerjanya memahami dan menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. 16. REALISASI PROSES OPERASIONAL Penyelenggaraan pendidikan sebagai proses utama, khususnya pengajaran diawali dengan uraian proses sejak mahasiswa diterima sampai mahasiswa dinyatakan lulus. 17. DESAIN DAN PENGEMBANGAN 17.1 Perencanaan Pengembangan 1. Kegiatan pengembangan layanan dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja berdasarkan input dari pelanggan yang disampaikan secara tertulis. 2. Sebelum proses desain pengembangan dilaksanakan, semua persyaratan harus dibahas secara jelas. Bila ada keraguan mengenai input yang diterima, harus diklarifikasi dengan pihak lain yang terkait termasuk dengan pelanggan. 3. Perencanaan desain atau pengembangan harus dibuat sebelum desain dilaksanakan. 4. Tugas, tanggung jawab, dan wewenang personil yang terlibat dalam unit kerja harus ditentukan dengan jelas. 5. Bila kegiatan desain atau pengembangan melibatkan fungsi lain, harus dipastikan adanya kejelasan pengaturan mengenai keterlibatan atau wewenang unit yang terkait. 6. Komunikasi pada semua tahap pengembangan harus dicatat. 17.2 Input Desain atau Pengembangan 1. Semua informasi mengenai persyaratan yang dituangkan dalam desain atau pengembangan dipastikan terdokumentasi. 2. Bila desain terkait dengan produk lama, desain yang lama diverifikasi sebelum digunakan sebagai acuan. 3. Bila ada keraguan atau ketidaklengkapan atau ketidakjelasan mengenai informasi atau persyaratan desain, hal tersebut harus diklarifikasi lebih dahulu dengan sumbernya sebelum pelaksanaan desain. 17.3 Output Desain dan Pengembangan 1. Hasil desain berupa layanan baru harus diperiksa, diverifikasi, dan disetujui oleh atasan langsung. 2. Dokumen desain harus memuat nomor, nama desain, dan nama pemeriksa. 3. Hasil desain digunakan untuk proses berikutnya. 17.4 Evaluasi Hasil Desain 1. Hasil desain dievaluasi untuk menilai kesesuaian terhadap semua persyaratan. 2. Evaluasi mencakup aspek penting yang dapat menggagalkan proses berikutnya. 3. Bila evaluasi dilakukan bersama fungsi lain, peran fungsi terlibat harus jelas. 4. Arsip atau catatan hasil evaluasi dan tindakan yang ytelah diambil harus disimpan. 14 Judul No. Kode No. Revisi MANUAL MUTU Tanggal Berlaku Halaman : MANUAL MUTU : MM-LPMI-01 : 0.0 : 1 Desember 2010 : 15-15 Penanggung Jawab Disiapkan Drs. Subangun, M.KPd. Ketua LPMI Diperiksa Drs. Sumaji, M.Pd. Warek I Disahkan Drs. Sulton, M.Si. Rektor Dokumen Terkait : 1. Satuan Acara Perkuliahan 2. Kontrak Pembelajaran/Silabi 18. PEMBELIAN 18.1 Proses Pembelian 1. Bagian umum bertanggung jawab untuk memastikan fungsi pembelian dilaksanakan secara terkendali. 2. Fungsi-fungsi yang terkait dengan pembelian harus memahami prosedur pembelian. 3. Pembelian dilaksanakan mengikuti prosedur pembelian yang telah ditetapkan. 4. Pemasok diseleksi secara obyektif sebelum ditunjuk sebagai rekanan. 5. Kriteria seleksi dan evaluasi ditetapkan. 6. Catatan hasil evaluasi dan tindak lanjut yang telah dilakukan dipastikan disimpan. 7. Pengendalian pemasok dan produk disesuaikan dengan akibat yang dapat ditimbulkan oleh produk tersebut pada proses-proses berikutnya maupun terhadap produk akhir yang akan diproduksi. 18.2 Informasi Pembelian 1. Sebelum melaksanakan pembelian, informasi persyaratan tentang berbagai persyaratan dan spesifikasi yang diperlukan pengguna harus dibuat secara jelas untuk menghindari ketidaksesuaian. 2. Dokumen pembelian harus dipastikan memuat penjelasan mengenai semua persyaratan produk yang akan dibeli termasuk a. Kejelasan mengenai jumlah barang yang dibeli. b. Persyaratan atau spesifikasi mutu yang akan dibeli. c. Persyaratan waktu pengiriman. d. Persyaratan pembayaran. e. Persyaratan personil yang terlibat. 18.3 Verifikasi Produk yang Dibeli 1. Penjamin Mutu dan Bagian Umum bertanggung jawab melakukan verifikasi terhadap barang yang masuk. 2. Hasil verifikasi atau pemeriksaan dicatat dan disampaikan ke bagian umum. 3. Penjamin mutu memiliki kewenangan untuk memutuskan apakah barang yang datang memenuhi persyaratan atau tidak. 4. Bilamana perlu Penjamin Mutu dapat melakukan verifikasi di lokasi pemasok sebelum barang dikirim. 5. Penjamin Mutu dapat melakukan audit ke lokasi pemasok bila diperlukan. Prosedur Terkait : 1. Prosedur Pengadaan Barang (PM-LPMI-01) 2. Prosedur Seleksi dan Evaluasi Pemasok (PM-LPMI-02) 19. PROSES PENYEDIAAN JASA 19.1 Pengendalian Proses Operasional 1. Proses operasional layanan dipastikan dijalankan secara terkendali. 2. Masing-masing bagian unit kerja membuat instruksi kerja untuk setiap layanan dan proses yang dipandang kritis. 3. Instruksi kerja dibuat untuk membimbing pelaksana kegiatan agar dapat melaksanakan layanan sesuai dengan output yang direncanakan. 4. Peralatan yang diperlukan untuk proses layanan dipastikan tersedia dan memenuhi syarat. 5. Pemantauan dan pengukuran hasil layanan dilakukan oleh pengawas mutu dengan sistem sampling yang telah diatur oleh penjamin mutu. 19.2 Identifikasi dan Ketelusuran 15 Judul No. Kode No. Revisi MANUAL MUTU Tanggal Berlaku Halaman : MANUAL MUTU : MM-LPMI-01 : 0.0 : 1 Desember 2010 : 16-15 Penanggung Jawab Disiapkan Drs. Subangun, M.KPd. Ketua LPMI Diperiksa Drs. Sumaji, M.Pd. Warek I Disahkan Drs. Sulton, M.Si. Rektor 1. Semua layanan yang belum dapat diserahkan kepada pelanggan harus dipastikan diberikan identifikasi secara jelas pada setiap tahapan kegiatan. 2. Cara identifikasi atau pelabelan harus dituangkan dalam prosedur identifikasi dan pelabelan. 3. Identifikasi dimaksudkan untuk menghindari kesalahan atau ketidaksesuaian yang tidak diinginkan. 4. Cara Identifikasi diatur dalam prosedur identifikasi dan labelisasi. 19.3 Barang Milik Pelanggan 1. Barang milik pelanggan adalah barang yang bukan milik universitas yang berada di wilayah tanggung jawab universitas. 2. Barang milik pelanggan harus ditangani secara hati-hati untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan. 3. Semua fungsi atau pihak yang secara langsung atau tidak langsung terlibat dalam penggunaan, penyimpanan, pemeriksaan barang milik pelanggan harus melakukan identifikasi, verifikasi, melindungi, dan mengamankan barang milik pelanggan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. 4. Bilamana diketahui adanya kehilangan, kerusakan, atau ketidaksesuaian, harus dipastikan dicatat dan dilaporkan kepada pemiliknya sebelum digunakan. 5. Yang termasuk barang milik pelanggan adalah misalnya ijazah yang belum diambil, kendaraan, perlengkapan, atau benda lain yang menjadi tanggung jawab universitas. 19.4 Penyimpanan Perangkat Layanan 1. Perlengkapan atau dokumen layanan pada setiap tahapan proses dijaga kondisinya dan dipertahankan kesesuaiannya selama penyimpanan, selama proses layanan, maupun selama penyampaian layanan. 2. Selama layanan ditangani secara internal, perangkat layanan harus dilengkapi identitas secara jelas. 3. Prosedur penanganan, pengemasan, penyimpanan, dan pengamanan barang selama dalam proses harus dibuat. 20. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PERBAIKAN 20.1 Data dan Informasi. 1. Semua unit kerja melakukan pengukuran dan pemantauan terhadap kegiatan masingmasing. 2. Pemantauan dan pengukuran direncanakan sebelum dilaksanakan. 3. Data kegiatan dikumpulkan untuk dianalisis. 4. Hasil pengukuran, pemantauan, analisis dipergunakan untuk a. Membuktikan kesesuaian. b. Memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu. c. Melakukan perbaikan secara terus-menerus. d. Memastikan tercapainya sasaran mutu. 5. Metode pemantauan, pengukuran, analisis, perbaikan dipastikan sesuai dengan tujuan. 6. Bila teknik statistik dipergunakan, dipastikan mengikuti kaidah-kaidah yang benar dan termuat. 20.2 Pengukuran dan Pemantauan Kepuasan Pelanggan 1. Persepsi pelanggan dan kepuasan terhadap layanan yang diberikan universitas harus dipantau secara berkala. 2. Pemantauan dimaksudkan untuk menilai dan mengukur kinerja sistem menejemen mutu serta mengetahui apakah persyaratan pelanggan telah terpenuhi. 3. Metode untuk memperoleh informasi dan pemanfaatan iniformasi yang diperoleh dipastikan tertuang dalam prosedur. Prosedur Terkait: Prosedur Survei Kepuasan Pelanggan (PM-LPMI-06) 16 Judul No. Kode No. Revisi MANUAL MUTU Tanggal Berlaku Halaman : MANUAL MUTU : MM-LPMI-01 : 0.0 : 1 Desember 2010 : 17-15 Penanggung Jawab Disiapkan Drs. Subangun, M.KPd. Ketua LPMI Diperiksa Drs. Sumaji, M.Pd. Warek I Disahkan Drs. Sulton, M.Si. Rektor 20.3 Audit Internal 1. Tujuan audit adalah untuk memastikan sistem manajemen mutu diimplementasikan secara efektif dan hasilnya sesuai dengan yang telah direncanakan dua kali setahun . 2. Tim audit diusulkan oleh Ketua LPMI dan ditentukan serta disahkan oleh Rektor dan dibekali pelatihan yang cukup sebelum melakukan audit. 3. Program audit direncanakan oleh Ketua Tim Audit dengan mempertimbangkan tingkat kepentingan dan kekritisan unit yang diaudit. 4. Audit harus dilaksanakan secara sistematis, objektif, terencana, dan terdokumentasi serta mengedepankan integritas dan independensi. 5. Audit harus dilakukan sesuai dengan prosedur audit yang telah ditetapkan. 6. Dalam setiap pelaksanaan audit, auditor harus memperhatikan hasil audit yang terdahulu untuk mengevaluasi efektivitasnya. 7. Kriteria audit, lingkup, frekuensi, dan metode yang akan digunakan dipastikan ditentukan dalam prosedur audit internal. 8. Pelaksanaan audit dilakukan secara objektif dan mengikuti ketentuan persyaratan audit. 9. Pimpinan unit yang diperiksa bertanggung jawab untuk menindaklanjuti temuan audit pada unitnya. 10. Tindakan koreksi diambil sesegera mungkin untuk mengeliminasi ketidaksesuaian yang telah ditemukan. 11. Tindak lanjut audit harus mencakup verifikasi terhadap tindakan-tindakan yang telah diambil. 12. Ketua Tim Audit bertanggung jawab dan melapor kepada Ketua LPMI. Prosedur Terkait 1. Prosedur Audit Internal (PM-LPMI-03) 2. Prosedur Tindakan Koreksi dan Pencegahan (PM-LPMI-05) 20.4 Pemantauan dan Pengukuran Proses Operasioanal 1. Metode pemantauan dan pengukuran yang digunakan untuk mengevaluasi efektivitas sistem manajemen mutu dan layanan harus dipastikan keabsahannya. 2. Metode yang digunakan harus dapat dibuktikan kemampuannya untuk mencapai hasil yang telah direncanakan. 3. Bila hasil yang direncanakan tidak tercapai, tindakan koreksi dan pencegahannya harus dilakukan untuk memastikan kesesuaian terhadap layanan. 20.5 Pemantauan dan Pengukuran Layanan 1. Pemantauan dan pengukuran layanan dilakukan sesuai prosedur. 2. Tujuan pemantauan dan pengukuran produk untuk memastikan bahwa semua persyaratan layanan terpenuhi. 3. Pengkuran dan pemantauan dilaksanakan pada tahapan yang telah ditentukan. 4. Pemantauan dan pengukuran layanan dilaksanakan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan yang tertuang dalam rencana inspeksi yang ditetapkan oleh penjamin mutu. 5. Catatan hasil pemantauan dan pengukuran harus dicatat termasuk personil yang melaksanakan. 20.6 Pengendalian Layanan Tidak Sesuai 1. Layanan tidak sesuai adalah layanan yang kondisinya berada di luar persyaratan yang telah ditetapkan sebagai standar layanan. 2. Layanan yang tidak sesuai dikendalikan serta dicegah agar tidak dipergunakan atau disampaikan ke proses berikutnya. 3. Pengendalian dan tanggung jawab serta wewenang untuk menangani layanan tidak sesuai harus ditetapkan dalam prosedur. 4. Layanan tidak sesuai tidak boleh dikirim kepada pelanggan. 5. Ketidaksesuaian dan tindakan yang diambil harus dicatat. 17 Judul No. Kode No. Revisi MANUAL MUTU Tanggal Berlaku Halaman : MANUAL MUTU : MM-LPMI-01 : 0.0 : 1 Desember 2010 : 18-15 Penanggung Jawab Disiapkan Drs. Subangun, M.KPd. Ketua LPMI Diperiksa Drs. Sumaji, M.Pd. Warek I Disahkan Drs. Sulton, M.Si. Rektor Prosedur Terkait: Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai (PM-LPMI-04) 20.7 Analisis Data 1. Data-data mengenai proses atau implementasi sistem manajemn mutu harus dikelola dengan baik. 2. Data dianalisis dengan menggunakan teknik-teknik yang sesuai, misalnya teknik statistik. 3. Analisis data dilakukan oleh setiap pimpinan unit kerja untuk mengetahui tingkat kinerja masing-masing proses atau melihat kesenjangan-kesenjangan yang ada sehingga dapat dilakukan perbaikan. 4. Prosedur analisis dibuat oleh unit penjaminan mutu dan menjadi acuan bagi semua fungsi lainnya. 5. Hasil analisis data harus mengarah pada pengidentifikasian ketidaksesuaian, ketidakefektifan, dan tindakan-tindakan perbaikan yang diperlukan. 6. Data dianalisis antara lain untuk memantau : a. Kepuasan pelanggan b. Kesesuaian terhadap persyaratan layanan c. Karakteristik dan kecenderungan proses atau produk. d. Kinerja pemasok. e. Sebagai dasar untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan. 20.8 Tindakan Koreksi dan Pencegahan.  Tindakan Perbaikan Terus Menerus 1. Seluruh karyawan dan pimpinan wajib melakukan perbaikan secara terus menerus terhadap efektifitas sistem manajemen mutu sesuai dengan tugas tanggug jawab dan wewenangnya. 2. Semua perbaikan mengacu pada komitmen yang tertuang dalam kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisa data, tindakan koreksi dan prefensi serta tinjauan manajemen. Prosedur Terkait: Prosedur Tindakan Koreksi dan Pencegahan (PM-LPMI-05)  Tindakan Koreksi dan Pencegahan 1. Penyebab-penyebab terjadinya ketidaksesuaian dipastikan dieliminir atau dihilangkan dan dicegah agar tidak terjadi lagi. 2. Tujuan dan tindakan koreksi dan tindakan prevensi adalah mencegah terulangnya masalah yang sama dan untuk meningkatkan kinerja universitas secara keseluruhan. 3. Upaya tindakan koreksi atau prevensi dipastikan sesuai dengan skala dampak yang dapat ditimbulkan dari masalah tersebut. 4. Agar proses tindakan koreksi berjalan lancar dan hasilnya efektif, dipastikan prosedur tindakan koreksi disediakan yang mencakup a. Meninjau ketidaksesuaian termasuk keluhan konsumen. b. Menentukan penyebab masalah. c. Merencanakan dan melaksanakan tindakan koreksi. d. Menyimpan arsip tindakan koreksi. e. Meninjau efektivitas tindakan koreksi. 5. Pimpinan unit bertanggung jawab memastikan tindakan koreksi atau prevensi yang telah dilaksanakan efektif. 6. Tindakan koreksi atau prevensi harus sesuai dengan dampak dari masalah. 7. Prosedur tindakan koreksi atau prevensi dipastikan dibuat. Prosedur Terkait: Prosedur Tindakan Koreksi dan Pencegahan (PM-LPMI-05) 18 Judul No. Kode No. Revisi MANUAL MUTU Tanggal Berlaku Halaman : MANUAL MUTU : MM-LPMI-01 : 0.0 : 1 Desember 2010 : 19-15 Penanggung Jawab Disiapkan Drs. Subangun, M.KPd. Ketua LPMI Diperiksa Drs. Sumaji, M.Pd. Warek I Disahkan Drs. Sulton, M.Si. Rektor 21. PENUTUP Demikian manual mutu ini dibuat oleh Rektor, mudah-mudahan dapat mejadi acuan dalam bersikap dan bertindak menjalankan sistem menajamen mutu serta menjalankan tugas, tanggung jawab, dan wewenang masing-masing. Selamat bekerja. Rektor mendukung sepenuhnya pelaksanaan sistem manajemen mutu ini sebagai komitmen yang tidak dapat ditawar-tawar lagi. 22. CATATAN REVISI NO TANGGAL MULAI BERLAKU ISI PERUBAHAN 1 2 3 4 5 6 7 8 19