Manual Mutu UNIVERSITAS PESANTREN TINGGI DARUL ‘ULUM Input Proses Output BADAN PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS PESANTREN TINGGI DARUL ‘ULUM JOMBANG 2012 Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah Menuju Word class Islamic University MANUAL MUTU UNIPDU ii Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah Menuju Word class Islamic University Daftar Revisi Revisi ke 0 : Revisi ke 01 : Revisi ke 02 : Revisi ke 03 : 23 Maret 2012 iii Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah Menuju Word class Islamic University DAFTAR ISI A. PENDAHULUAN ........................................................................................................... 1. Latar Belakang .......................................................................................................... 2. Ruang Lingkup .......................................................................................................... 3. Tujuan Manual Mutu................................................................................................. 4. Penyusunan dan Pengendalian Dokumen Manual Mutu .......................................... 5. Sasaran Mutu............................................................................................................. 1 1 1 2 2 2 B. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU .................................................. 3 C. ISTILAH DAN DEFINISI ............................................................................................. 3 D. SISTEM MANAJEMEN MUTU .................................................................................. 1. Sejarah Unipdu .......................................................................................................... 2. Struktur Organisasi Unipdu....................................................................................... 3. Visi, Misi dan Tujuan Unipdu................................................................................... 4. Proses Utama Sistem Manajemen Mutu ................................................................... 5. Sistem Dokumentasi dan Audit ................................................................................. 4 4 5 6 7 8 E. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN ....................................................................... 1. Komitmen Manajemen .............................................................................................. 2. Persyaratan dan Kepuasan Masyarakat ..................................................................... 3. Kebijakan Mutu......................................................................................................... 4. Perencanaan Sistem Mutu ......................................................................................... 5. Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi .......................................................... 6. Tinjauan manajemen ................................................................................................. 9 9 9 11 12 12 13 F. PENGELOLAAN SUMBER DAYA ............................................................................ 13 1. Penyediaan Sumber Daya .......................................................................................... 13 2. Sumber Daya Manusia .............................................................................................. 14 3. Sarana, Prasarana dan Lingkungan Kerja ................................................................. 14 4. Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik........................................................... 15 G. REALISASI LAYANAN TRIDHARMA PT............................................................... 1. Perencanaan Program Layanan Tridharma PT ......................................................... 2. Proses Terkait Masyarakat (Mahasiswa dan Stakeholders Lainnya) ........................ 3. Rancangan dan Pengembangan Kurikulum Prodi, Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat ................................................................................................... 4. Pengadaan Sumber Daya Unipdu.............................................................................. 5. Penyediaan Layanan Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat ................................................................................................................ 6. Pengendalian Instrumen Pemantauan dan Pengukuran Keberhasilan ...................... 15 15 17 H. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU .................................. 1. Panduan umum .......................................................................................................... 2. Pemantauan dan pengukuran..................................................................................... 3. Analisis Data ............................................................................................................. 4. Perbaikan ................................................................................................................ 22 22 22 23 23 I. 18 20 20 21 PENUTUP ....................................................................................................................... 24 Lampiran 1. Daftar Dokumen .......................................................................................... 25 iv Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah Menuju Word Class Islamic University A. PENDAHULUAN 1. Latar Belakang Manual Mutu Unipdu disusun untuk mengendalikan pengelolaan pendidikan tinggi bermutu berstandar nasional/BAN PT dan memenuhi peraturan pemerintah Republik Indonesia. Karena itu, pada tahun 2011 - 2014 Unipdu menggunakan Sistem Penjaminan Mutu (SPM) secara internal dengan nama Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA) dengan 10 standar mutu akademik Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Dikti). Mulai tahun 2011, sistem penjaminan mutu di Unipdu diberi nama Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) menggunakan tujuh (7) standar mutu akademik. Unipdu melakukan penjaminan mutu pendidikan sebagai pertanggungjawaban kepada stakeholders untuk mengembangkan mutu pendidikan Unipdu secara berkelanjutan. Mutu penyelenggaraan pendidikan di Unipdu diakui tidak saja secara internal, namun juga secara eksternal oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BANPT). Dengan penerapan SPMI, universitas memastikan bahwa budaya mutu dipahami dan dilaksanakan semua pihak, sehingga Unipdu akan mampu menetapkan dan mewujudkan visinya melalui pelaksanaan misinya guna memenuhi kebutuhan dan memuaskan kebutuhan masyarakat, dunia kerja dan profesional. Untuk itu, Unipdu menyusun dokumen SPMI sebagai berikut: Dokumen induk yang menjadi rujukan pengembangan sistem, yaitu Visi dan Misi Unipdu (VM.BPM.UNIPDU.1), Statuta Unipdu (ST.BPM.UNIPDU.2), Organisasi dan Tata Kerja Unipdu (OTK.BPM.UNIPDU.3), Rencana Strategis Unipdu (RS.BPM.UNIPDU.4), Program Kerja Rektor Unipdu (PKR.BPM.UNIPDU.5) dan Pedoman Pendidikan Unipdu (PP.BPM.UNIPDU.6). Dokumen mutu, yaitu Manual Mutu Unipdu (MM.BPM.UNIPDU.7), Standar Mutu Universitas dan Fakultas (SMUF.BPM.UNIPDU.8) Standar Mutu Program Studi (SMP.BPM.UNIPDU.9), Manual Prosedur dan Instruksi Kerja (MPIK.BPM.UNIPDU.10), Dokumen Pendukung , Borang-borang. Dokumen Audit yang meliputi Manual Prosedur Pelaksanaan Audit Internal Mutu (AIM) (MP.AIM.BPM.UNIPDU.11), MP Penilaian Kinerja Universitas dan Fakultas (MP.UF.BPM.UNIPDU.12), MP Penilaian Kinerja Prodi (MP.PKJ.BPM.UNIPDU.13), Borang Kinerja Unipdu dan Fakultas (BK.BPM.UNIPDU.14) dan Instruksi Kerja. 2 Ruang Lingkup Manual mutu ini merupakan panduan implementasi manajemen mutu Unipdu dan merupakan persyaratan sistem manajemen mutu yang harus dipenuhi oleh unit-unit kerja di Unipdu. Manual Mutu ini disusun mengacu pada persyaratan standar dan klausul Sistem Manajemen Mutu penyelenggaraan pendidikan D3, S-1 dan S-2 akreditasi BAN-PT. Sistem Manajemen Mutu (SMM) Unipdu (SMM.BPM.UNIPDU.15) dibatasi pada penyediaan jasa layanan Tridarma Perguruan Tinggi yang mencakup pendidikan diploma, sarjana dan pascasarjana, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Manual Mutu Unipdu Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 1 Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah Menuju Word Class Islamic University 3 Tujuan Manual Mutu Manual Mutu ini bertujuan untuk: a. Menggariskan kegiatan utama (core business) yaitu tridharma perguruan tinggi, baik yang terkait langsung ataupun tidak langsung dengan layanan pendidikan di Unipdu, baik dalam perencanaan, pelaksanaan, evaluasi ataupun tindakan perbaikan untuk menjamin adanya perbaikan berkelanjutan dalam memenuhi kebutuhan masyarakat. b. Menjelaskan hubungan berbagai aktivitas yang terkait dalam proses di atas. c. Menjelaskan integrasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dengan dasar BANPT. d. Mencerminkan komitmen Unipdu dalam peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses layanan Tridharma dan penunjangnya. e. Menggariskan perencanaan dan implementasi SPMI yang terintegrasi dengan SMM di unit-unit kerja Unipdu. 4 Penyusunan dan Pengendalian Dokumen Manual Mutu Dokumen Manual Mutu Unipdu disusun dalam Tujuh (7) bagian sesuai persyaratan Standar BANPT. Konsep awal dokumen disusun oleh Badan Penjaminan Mutu Universitas (BPM) berdasarkan dokumen induk dan referensi yang relevan. Konsep awal ini dipelajari, diperiksa dan diberi masukan oleh pimpinan Unipdu. Selanjutnya diklarifikasi oleh pakar sebelum divalidasi dan disahkan oleh Rektor. Secara rutin, keluhan dan permasalahan yang timbul dalam implementasi SPMI dievaluasi untuk peningkatan mutu berkelanjutan. Manual Mutu ini dikategorikan sebagai dokumen tidak terkendali dan revisinya dikendalikan oleh BPM. 5 Sasaran Mutu SASARAN MUTU Uraian Prodi terakreditasi A Prodi terakreditasi B Prodi terakreditasi C IP Lulusan 2008 11/5 Dasar 2010 11/2 2011 11/2 11/1 2,9 Target Capaian pada Tahun 2012 2013 2014 11/5 11/2 3.0 11/2 3.0 3.0 Manual Mutu Unipdu Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 2 Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah Menuju Word Class Islamic University B. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Rujukan yang digunakan adalah: Undang-undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi Nasional. Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. Peraturan Pemerintah No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan. Peraturan Pemerintah No. 66 Tahun 2010 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan. Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi, 2010. Akreditasi Program Studi Diploma III, Sarjana, Magister dan Doktor oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi, 2010. Statuta Unipdu, 2010. Organisasi dan Tata Kerja (OTK) Unipdu, 2010. Rencana Strategis Unipdu dan Rencana Operasional, 2011. C. ISTILAH DAN DEFINISI 1. Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) adalah sistem untuk menetapkan kebijakan, tujuan dan strategi mencapai mutu yang telah ditentukan. 2. Jaminan mutu (quality assurance) adalah seluruh proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan Perguruan Tinggi (PT) secara konsisten dan perbaikan berkelanjutan, sehingga visi dan misi PT dapat tercapai serta stakeholders memperoleh kepuasan. Kegiatan harus terencana dan sistematis yang dilaksanakan dengan menggunakan Sistem Manajemen Mutu (SMM) untuk meyakinkan bahwa suatu hasil akan memenuhi persyaratan mutu. 3. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi standar. 4. Standar adalah spesifikasi teknis atau sesuatu yang dibakukan, termasuk tata cara dan metode yang disusun berdasarkan konsensus semua pihak yang terkait, dengan memperhatikan syarat-syarat perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta pengalaman, perkembangan masa kini dan masa datang untuk memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya (PP No. 102 Tahun 2000). 5. Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang menjadi panduan untuk menentukan sistem manajemen mutu. 6. Masyarakat secara umum adalah orang perorangan atau badan yang ikut menerima layanan pendidikan di Perguruan Tinggi. Masyarakat Unipdu dapat dibagi menjadi 4 (empat) bagian, yaitu (1) calon mahasiswa/mahasiswa (learners) atau peserta pelatihan sebagai masyarakat utama; (2) orang tua mahasiswa atau lembaga yang mengirim peserta pelatihan; dan (3) pengguna lulusan dan mitra kegiatan penelitian dan pengabdian; dan (4) pemerintah sebagai atasan langsung. 7. Unit kerja penyelenggara pendidikan adalah fakultas/program dan program studi atau lembaga selain fakultas yang menyelenggarakan layanan pendidikan atau pelatihan. Manual Mutu Unipdu Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 3 Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah Menuju Word Class Islamic University 8. Lembaga pendukung adalah lembaga selain fakultas dan Prodi yang mendukung terselenggaranya layanan pendidikan atau pelatihan. 9. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya 10. Borang adalah lembar isian data yang memberikan informasi 11. Rekaman adalah dokumen atau catatan yang menyatakan hasil yang dicapai atau menunjukkan bukti kegiatan yang dilakukan 12. Produk yang dihasilkan organisasi pendidikan ialah layanan pendidikan tinggi (tridharma PT) di mana dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value). D. SISTEM MANAJEMEN MUTU 1 Sejarah Unipdu Dalam rangka melengkapi wadah pendidikan yang dikelola oleh Yayasan Pesantren Tinggi Darul ‘Ulum Jombang, maka sejak tahun 1986 telah dirintis berdirinya Perguruan Tinggi. Usaha tersebut akhirnya membuahkan hasil pada tahun 1989 mendapatkan ijin operasional dari Dirjen Pembinaan Kelembagaan Agama Islam Depag RI, Nomor : 35/E/1989 untuk menyelenggarakan Program Studi S-1 Jurusan Pendidikan Agama Islam Fakultas Tarbiyah yang menginduk pada Universitas Darul ‘‘Ulum Jombang dan mendapatkan Status Terdaftar berdasarkan SK Menteri Agama RI Nomor : 158 Tahun 1990, serta Status Diakui berdasarkan SK Menteri Agama RI Nomor : 368 Tahun 1996. Lembaga pendidikan tinggi yang dikelola oleh yayasan tidak hanya menyelenggarakan program Studi S-1 Pendidikan Agama Islam (PAI) saja, karena pada tahun 1991 yayasan telah mendapatkan SK Departemen Kesehatan RI Nomor : HK.00.06.2647 untuk mendirikan Akademi Keperawatan Darul ‘Ulum (AKPER DU). Pada tahun 1996, kembali yayasan mendapatkan SK Menteri Agama RI Nomor : 320 tahun 1996 tantang pemberian status terdaftar program studi S-1 jurusan Ahwal Al Syakhsiyah (AS) Fakultas Syari’ah yang juga menginduk pada Universitas Darul ‘Ulum Jombang. Pada tahun 1999 yayasan mendapatkan SK Departemen Pendidikan Nasional Nomor 122/D/O/1999 untuk mendirikan Sekolah Tinggi Ilmu Bahasa Asing Darul ‘Ulum (STIBA DU) dan pada tahun itu pula mendapatkan SK Dirjen Pembinaan Kelembagaan Agama Islam Nomor : E/110/1999 bahwa nama Fakultas Tarbiyah dan Syariah Universitas Darul ‘Ulum diubah menjadi Sekolah Tinggi Agama Islam Darul ‘Ulum (STAI DU) Jombang Jurusan Pendidikan Agama Islam (PAI) status terakreditasi dan Jurusan Ahwal Al Syakhsiyah (AS) status terakreditasi. Usaha untuk mengembangkan Perguruan Tinggi yang berbasis pada keilmuan, ke-Islaman, dan ke-Pesantrenan terus dilakukan. Berdasarkan SK Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor : 121/D/O/2001 Yayasan Pesantren Tinggi Darul ‘Ulum Jombang mendapatkan ijin penyelenggaraan program-program studi dan Pendirian Universitas Pesantren Tinggi Darul ‘Ulum, selanjutnya disingkat Unipdu Jombang. Selanjutnya pada tahun 2002, yayasan juga telah mendapatkan SK Departemen Kesehatan Nomor : 242/D/O/2002 untuk mendirikan Akademi Kebidanan Darul ‘Ulum (AKBID DU). Universitas Pesantren Tinggi Darul ‘‘Ulum disingkat Unipdu adalah Perguruan Tinggi Swasta yang diselenggarakan oleh Yayasan Pesantren Tinggi Darul ‘‘Ulum (Yapetidu) Jombang, didirikan atas prakarsa KH As’ad Umar dengan Akta Notaris No. Manual Mutu Unipdu Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 4 Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah Menuju Word Class Islamic University 7 Mayuni Sofyan Hadi, SH., tanggal 5 April 2000 yang telah diubah dan ditambahi sesuai perkembangan, terakhir dengan Akta Notaris No. 59 H. Mayuni Sofyan Hadi, SH. Tanggal 24 Maret 2005. Pada tanggal 5 Januari 2002 diadakan penandatangan prasasti peresmian berdirinya Universitas Pesantren Tinggi Darul ‘Ulum Jombang yang dihadiri oleh Dr. H. Hamzah Haz Wakil Presiden RI saat itu dengan disaksikan menteri kabinet, para tokoh dan para kyai sepuh Pondok Pesantren Darul ‘Ulum Jombang dan beberapa Pondok Pesantren sekitarnya. Juga berdasarkan SK Dirjen Kelembagaan Agama Islam Nomor : Dj.II/10/2003 Sekolah Tinggi Agama Islam Darul ‘Ulum Jombang diubah menjadi Fakultas Agama Islam Universitas Pesantren Tinggi Darul ‘Ulum Jombang, serta penetapan kembali ijin penyelenggaraan program studi S-1 Pendidikan Agama Islam dan Ahwal Al Syakhsiyah Fakultas Agama Islam Unipdu Jombang. Selanjutnya dalam upaya meningkatkan kepercayaan kepada masyarakat maka Unipdu Jombang berupaya meningkatkan kualitas penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tingginya pada semua Fakultas dan Program Studi di lingkungan Unipdu. Upaya tersebut berhasil dengan keluarnya Surat Keputusan BAN – PT tentang akreditasi B+ untuk S-2 Prodi Manajemen Pendidikan Islam dan S-1 PAI. Selain itu, terakreditasi C untuk Prodi S-1 Ahwal Al Syakhsiyah, Bahasa dan Sastra Inggris, Teknik Sistem Informasi, S-1 Keperawatan, D3 Kebidanan dan Administrasi Niaga serta berturut-turut SK Depkes RI tentang akreditasi A untuk Prodi D3 Keperawatan dan akreditasi B+ untuk Prodi D3 Kebidanan Unipdu Jombang. Tahun 2009, Universitas Pesantren Tinggi Darul ‘Ulum Jombang, memiliki 6 Fakultas 11 Program Studi dan 1 program pascasarjana, masing-masing : Fakultas Agama Islam Program Studi S-1 PAI, AS, dan PGMI; Fakultas Bahasa dan Sastra Program Studi S-1 Bahasa dan Sastra Inggris, dan D3 Bahasa Jepang; Fakultas Teknik Program Studi S-1 Teknik Sistem Informasi; Fakultas Ilmu Kesehatan Program Studi S1 Keperawatan, D3 Kebidanan dan Keperawatan; Fakultas Ilmu Administrasi Program Studi S-1 Adminstrasi Bisnis/Niaga; Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Program Studi S-1 Matematika Informasi; dan Program Pascasarjana Program Studi Manajemen Pendidikan Islam. Rektor pertama Unipdu tahun 2001 dijabat oleh Prof. DR. H. Imam Bawani, MA., dan sejak tahun 2009 dijabat oleh Prof. DR. H. Ahmad Zahro, MA. 2. Struktur Organisasi Unipdu Organisasi Unipdu sesuai dengan dokumen Statuta (ST.BPM.UNIPDU.2) dan Organisasi Tata Kerja (OTK.BPM.UNIPDU.3) adalah: a. Yayasan b. Dewan Penyantun c. Rektor dan Wakil Rektor d. Senat Universitas e. Badan Penjaminan Mutu f. Sekretariat Rektorat g. Biro-Biro h. Lembaga-Lembaga i. Unit Pelaksana Teknis j. Fakultas k. Senat Fakultas Manual Mutu Unipdu Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 5 Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah Menuju Word Class Islamic University l. Unit Penjaminan Mutu Fakultas m. Program Studi n. Program Pasca Sarjana o. Labolatorium/Studio p. Kelompok Dosen q. Unsur Lain YAPETIDU REKTOR Senat Universitas BAA BAK Lembaga BAU BAKm WARKA WARKU Sekretariat Rektorat Pusat Studi UPT WARMA BPM Fakultas Gambar 1. Struktur Organisasi Unipdu Untuk melaksanakan penjaminan mutu di Unipdu, maka dibentuk struktur organisasi penjaminan mutu internal yang terintegrasi dengan sistem manajemen mutu BANPT. Struktur tersebut mencakup tingkat universitas, fakultas dan program studi maupun unit kerja penunjang pelaksana akademik. Pimpinan unit kerja menjamin mutu kinerja organisasi yang menjadi tanggungjawabnya. Tugas Pokok dan Fungsi serta koordinasi organisasi Unipdu, secara rinci dapat dilihat pada dokumen Statuta (ST.BPM.UNIPDU.2) dan Organisasi Tata Kerja Badan Layanan Umum (OTK.BPM.UNIPDU.3) 3 Visi, Misi dan Tujuan Unipdu Visi: Menjadi universitas yang mampu memadukan berbagai disiplin ilmu dalam proses penyadaran insan sebagai khalifah fi al-ardl dan hamba Allah yang shalih. Misi: 1. Melaksanakan pendidikan dan pengajaran dalam berbagai disiplin ilmu yang berkualitas dan berdaya saing nasional dan internasional. 2. Melaksanakan penelitian sebagai salah satu sarana pengembangan keilmuan yang relevan dengan kebutuhan masyarakat. Manual Mutu Unipdu Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 6 Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah Menuju Word Class Islamic University 3. Melaksanakan dan mengembangkan kegiatan pengabdian kepada masyarakat dengan pola pemberdayaan yang berkelanjutan. Tujuan: 1. Menghasilkan lulusan yang memiliki akhlak al-karimah, berkemampuan akademik, profesi atau vokasi yang dapat menerapkan dan mengembangkan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni yang dijiwai oleh nilai-nilai ke-Islaman. 2. Menghasilkan karya-karya ilmiah di bidang ilmu pengetahuan, teknologi dan seni yang bermanfaat bagi kehidupan umat. 3. Menghasilkan program-program yang mampu meningkatkan kesejahteraan dan taraf hidup masyarakat. 4. Proses Utama Sistem Manajemen Mutu Untuk melaksanakan penjaminan mutu di Unipdu, maka dibentuk struktur fungsional organisasi penjaminan mutu yakni Badan Penjaminan Mutu (BPM). Struktur BPM tersebut berada di atas tingkat fakultas (Unit Penjaminan Mutu, UPM) dan Program Studi (Gugus Penjaminan Mutu, GPM). Struktur fungsional organisasi penjaminan mutu digambarkan pada Gambar berikut ini : BPM Unit Jaminan Mutu (UJM) REKTOR SENAT UNIVERSITAS FAKULTAS/PROGRAM (PROGRAM STUDI S2 ) (Unit Pelaksana Akademik) SENAT FAKULTAS Audit Gugus Jaminan Mutu (GJM) KETUA JURUSAN (PROGRAM STUDI D3, S1) (Unit Pelaksana Akademik) : Garis Koordinasi : Garis Komando BPM = Badan Penjaminan Mutu GPM = Gugus Penjaminan Mutu UPM = Unit Penjaminan Mutu Gambar 2. Struktur Organisasi Penjaminan Mutu Unipdu Kemudian sesuai dengan tujuan Manual Mutu dari Unipdu, maka proses utama Sistem Manajemen Mutunya adalah mengikuti satu siklus dengan OSDAT. Sistem Penjaminan Mutu Internal Unipdu, seperti ditunjukkan pada Gambar berikut. Gambar 3. Siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Unipdu Manual Mutu Unipdu Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 7 Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah Menuju Word Class Islamic University Sedangkan proses utama (proses bisnis) dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia di Unipdu digambarkan seperti Gambar 4 berikut : Kebijakan, Perundangan, Standar BAN-PT, Statuta, OTK, Renstra Pemerintah, Masyarakat, Pengusaha Manajemen Fakultas Yayasan Kepuasan REKTOR Fakultas Ilmu Kesehatan Fakultas MIPA Fakultas Ilmu Administrasi Input Mahasiswa Baru Fakultas Bahasa Sastra Fakultas Teknik Program Pascasarjana Layanan Pendidikan, Penelitian, Pengabdian, dan Administrasi Fakultas Agama Islam Warka Senat Universitas Warku Pemerintah, Masyarakat, Pengusaha Warma BPM Layanan Pemantauan & Evaluasi LPP LPM Layanan Penelitian & Masyarakat BAA BAK BAU BAKm Layanan Administrasi Layanan pendidikan, inovasi penelitian, pengabdian & Administrasi KOPERASI Layanan Penunjang Non Akademik UPT KPM Perpus PSB LAB PSW Layanan Penunjang Akademik PSQ Output Lulusan SDM, Dana, Sistem Informasi, Sarana dan Prasarana Gambar 4. Proses Bisnis Unipdu 5 Sistem Dokumentasi dan Audit Sistem dokumentasi mengacu pada dokumen yang telah disusun pada implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal Unipdu. Sistem yang dianut adalah hirarki kerucut terbalik: Dokumen Induk (Visi, Misi dan Tujuan Unipdu; Statuta; OTK; Renstra Unipdu; Program Kerja; Pedoman Pendidikan), Dokumen Mutu (Manual Mutu; Standar Mutu; Manual Prosedur; Instruksi Kerja; Borang dan Dokumen Pendukung). Daftar keseluruhan dokumen tercantum dalam MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman. Manual Mutu Unipdu Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 8 Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah Menuju Word Class Islamic University Audit mutu dilakukan di Unipdu secara internal dan eksternal berdasarkan dokumen audit mutu Unipdu. Audit Internal dilaksanakan berjenjang di unit kerja dan tingkat Unipdu, secara rutin, minimal dua kali setahun untuk mengukur terpenuhinya persyaratan SMM dan Standar Mutu yang diterapkan Unipdu. Pedoman pelaksanaan Audit Internal di tingkat universitas tertuang dalam MP Audit Internal Mutu Universitas (MP.AIM.BPM.UNIPDU.11), lihat juga 8.2.2. Audit internal di tingkat unit kerja diatur oleh MP Audit Internal tiap fakultas/program, Prodi dan UKPPA. Audit eksternal dilaksanakan untuk seluruh lembaga dan unit kerja di Unipdu dalam mengukur pemenuhan terhadap standar mutu BAN-PT yang dinyatakan dalam kepatuhan, ada tidaknya temuan dan atau perolehan sertifikat. Selain itu, Unipdu dinilai oleh Asesor dari BAN-PT untuk menentukan tingkat akreditasi intitusi atau Prodi. Prosedur pengusulan, pelaksanaan dan perolehan akreditasi harus mengikuti ketentuan dan memenuhi persyaratan stakeholders. E. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 1. Komitmen Manajemen Universitas dan unit kerja mengidentifikasi layanan Tridarma Perguruan Tinggi yang memuaskan kebutuhan dan harapan masyarakat. Universitas dan unit kerja mengidentifikasi dan menunjukkan komitmennya pada perbaikan berkelanjutan terhadap layanan pendidikan dan SMM. Strategi yang dilakukan, meliputi: a. Mengkomunikasikan kebijakan implementasi SMM di seluruh unit kerja di Unipdu b. Melakukan perencanaan strategis yang memperhatikan tujuan dan sasaran mutu Unipdu di masa depan c. Mendorong proses identifikasi dan penggunaan best practices d. Menetapkan kebijakan mutu yang memastikan seluruh anggota organisasi mengetahui visi, misi, tujuan maupun tugas pokok dan fungsi e. Menjamin ketersediaan sumber daya manusia dan sumber daya lain yang diperlukan untuk mencapai sasaran mutu, f. Mengukur kinerja organisasi guna memantau pemenuhan kebijakan dan sasaran mutu yang ditetapkan. 2. Persyaratan dan Kepuasan Masyarakat Unipdu dan semua unit kerja harus mengidentifikasi dan menetapkan persyaratan (kebutuhan dan harapan) masyarakat. Unit kerja mengidentifikasi persyaratan masyarakat sesuai Tupoksi. Untuk Unit Kerja Penunjang Akademik dan penyalenggara pelatihan, persyaratan masyarakat utama yang berkait pendidikan/pelatihan ditetapkan sebagai persyaratan kurikulum yang mencakup spesifikasi lulusan dan semua indikator kinerja Prodi dan atau penyelenggaraan pelatihan. Masyarakat dan persyaratan masyarakat dinyatakan secara jelas di dalam Manual Mutu Unipdu dan tiap unit kerja. Persyaratan masyarakat Unipdu adalah 4 (empat) bagian, yaitu: Manual Mutu Unipdu Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 9 Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah Menuju Word Class Islamic University Tabel 1: Pengguna Jasa Layanan Unipdu Pengguna No persyaratan masyarakat yang akan dipenuhi jasa layanan 1 Calon Dilayani baik sehingga dapat lolos seleksi sesuai Mahasiswa, jalur yang telah ditetapkan dalam Mahasiswa http//:pmb.unipdu.ac.id atau pedoman D-III, S-1, penerimaan mahasiswa Diploma, Sarjana, Pasca S-2, peserta Sarjana. Mahasiswa mendapat kompetensi sesuai pendidikan bidang studi. Peserta pelatihan ingin dilayani, dan memenuhi standar kualifikasi input dan pelatihan memenuhi kompetensi (Diklat) 2 3 4 Orang tua mahasiswa atau lembaga yang mengirim peserta didik Pengguna lulusan dan mitra kegiatan penelitian dan pengabdian Pemerintah sebagai atasan langsung atau pemberi dana Output yang dihasilkan Ahli Madya, Sarjana, Master, peningkatan kompetensi SDM sesuai program Lulusan : Lulus, dapat berkarya dan bermanfaat bagi masyarakat. Pengakuan, penghargaan dan rekomendasi pada orang lain SDM yang sehat jasmani-rohani, dapat berkomunikasi, trampil, mau belajar, kreatif, mandiri, dapat bekerja dengan tim dan rekanan. Laporan tepat waktu, inovasi penelitian untuk pengembangan ilmu, menghasilkan karya ilmiah yang diterima publikasi di forum ilmiah, paten, buku ajar, memperkaya bahan ajar, atau digunakan di masyarakat. Biaya terjangkau, birokrasi jelas, hasil akurat Amanah terhadap mandat, kepatuhan terhadap kebijakan dan regulasi, mutu kinerja baik, produktif dan efisien, transparan, akuntabel, relevan dan berdaya saing Inovasi, paten/HAKI, buku ajar, pengakuan, penghargaan dan rekomendasi pada orang lain Pengakuan, penghargaan dan rekomendasi pada pihak lain Atas permintaan Rektor, penanganan keluhan masyarakat disampaikan dalam berbagai media lisan maupun tulisan off line dan on line (www.ecomplaint.unipdu.ac.id) sesuai MP Penangan Keluhan atau dapat disalurkan melalui kotak saran. Keluhan masyarakat digunakan sebagai salah satu pengukuran kepuasan masyarakat dikoordinir oleh staf khusus yang di tunjuk oleh rektor. Setiap tahun sekali baik di tingkat universitas maupun unit kerja dilakukan evaluasi kepuasan masyarakat untuk perbaikan mutu Unipdu secara berkelanjutan sesuai MP Penangan Keluhan (MP.PK.BPM.UNIPD.16) Adapun evaluasi kepuasan masyarakat tiap unit kerja secara lebih spesifik diatur secara internal unit kerja. Evaluasi kepuasan atasan langsung Manual Mutu Unipdu Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 10 Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah Menuju Word Class Islamic University terhadap kinerja Unit Kerja Penunjang Akademik dan UKPPA secara rinci dijelaskan dalam MP Evaluasi Kepuasan Pimpinan dan Satuan Kerja (EKPSK.BPM.UNIPDU.17). 3. Kebijakan Mutu Unipdu menggunakan kebijakan mutu untuk memandu dan mengarahkan pengambilan keputusan guna peningkatan mutu berkelanjutan dalam proses layanan tridharma PT. Untuk itu, tujuan akhir segala kegiatan Unipdu sepenuhnya didekasikan bagi kehidupan umat manusia yang lebih baik. Rektor menetapkan kebijakan mutu : Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah Menuju World Class Islamic University Dalam rangka melaksanakan tugas penyelenggaraan pendidikan tinggi, Rektor mempunyai komitmen: a. Melaksanakan penjabaran Rencana Strategis (Renstra) Unipdu dalam bentuk sasaran pengembangan Unipdu, yaitu: 2011-2014 transisi kelembagaan dan penetapan daya saing nasional. b. Melaksanakan tugas pendidikan tinggi dengan pedoman Statuta, Organisasi dan Tata Kerja (OTK), Renstra, dan Program Kerja Rektor Unipdu serta mepertanggungjawabkan kinerjanya kepada stakeholders (sivitas akademika dan masyarakat) untuk menjaga akuntabilitas publik. c. Mengembangkan Unipdu menuju entrepreneurial university secara bertahap, sistematis dan berkelanjutan melalui produk dan jasa penelitian, pendidikan, inovasi IPTEKS, pembelajaran semangat, jiwa dan kemampuan berwirausaha bagi sivitas akademika. d. Mendorong penyelenggaraan sistem pendidikan yang otonom, transparan dan akuntabel dengan cara mengadaptasikan dan mengembangkan seperangkat standar pendidikan dan manajemen yang optimal sesuai dengan karakteristik dan kekhasan Unipdu, dengan mengacu pada: Standar Nasional Pendidikan dan standar mutu akreditasi dari BAN-PT. e. Mengkaji efektivitas dan efisiensi kinerja organisasi sehingga mampu mendorong peningkatan pencapaian sasaran mutu Unipdu melalui pengembangan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang didukung oleh SDM dengan pola kebersamaan yang saling asah dan asuh, serta didasarkan pada nilai-nilai akhlak mulia, amanah, ibadah, kredibel dan akuntabel. f. Mendorong pihak manajemen, dosen dan tenaga kependidikan Unipdu untuk memenuhi standar kompetensi sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masingmasing sehingga mampu memberikan kontribusi untuk mendukung hubungan kerja yang sehat dengan stakeholders. g. Mengupayakan pemenuhan prasarana dan sarana berstandar nasional, serta pengembangan manajemen aset yang efektif, transparan dan akuntabel. h. Mengupayakan pendanaan yang memadai dengan prinsip otonomi melalui kemampuan memperoleh, mengelola dan mengembangkan dana mandiri, efisien dalam penggunaan dan transparan serta akuntabel dalam pengelolaan keuangan. Manual Mutu Unipdu Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 11 Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah Menuju Word Class Islamic University i. Mengantisipasi dampak operasionalisasi pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang dapat mencemari dan mengganggu keselamatan manusia dan kelestarian lingkungan, sehingga tercipta suasana yang aman, nyaman, sehat, bersih, tertib dan indah. Kebijakan mutu Unipdu dikomunikasikan dan dipahami oleh semua pihak, juga diacu untuk menentukan kebijakan mutu tiap unit kerja yang terlibat langsung ataupun tidak langsung dalam proses layanan tridharma di Unipdu. 4. Perencanaan Sistem Mutu Perencanaan sistem mutu dijabarkan dari visi, misi dan kebijakan mutu yang telah ditetapkan serta keberhasilan yang telah dicapai sebelumnya. Hal ini dijelaskan dalam Evaluasi Diri Unipdu dan hasil Akreditasi. Untuk itu, perencanaan mutu Unipdu dinyatakan dalam : a. Sasaran mutu unit-unit kerja harus relevan dan sejalan dengan kebijakan dan sasaran mutu universitas atau organisasi di atasnya. Keefektifan perencanaan sistem manajemen mutu untuk pencapaian sasaran mutu universitas menjadi tanggung jawab Rektor. b. Identifikasi sumber kelemahan: Unipdu menyadari masih adanya kelemahan manajemen internal (aset, teknologi informasi komunikasi, dan kelembagaan) dan kualifikasi SDM baik dosen maupun tenaga kependidikan. Oleh karena itu, dalam empat tahun terakhir telah diuji penerapan Standart BAN-PT di beberapa unit kerja. Selanjutnya, perlu perubahan kebijakan dan peningkatan alokasi anggaran untuk meningkatkan profesionalisme SDM. 5. Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi Wakil Manajemen Unipdu menetapkan Wakil Manajemen atau Management Representative (MR) di tingkat universitas, fakultas/lembaga/biro dan program studi sebagai perwakilan manajemen untuk keperluan audit internal maupun eksternal. MR Unipdu diketuai oleh Wakil Rektor Bidang Akademik (Warka) untuk tingkat universitas, Wakil Dekan Bidang Akademik untuk tingkat fakultas dan sekretaris program studi untuk tingkat program studi, sekretaris pimpinan atau kabag untuk UKPPA. MR mempunyai wewenang untuk memantau, mengevaluasi dan memelihara pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal dan manajemen mutu di tingkat universitas, fakultas/lembaga dan program studi. MR bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua persyaratan SMM yang diterapkan dan standar mutu SPMI yang telah ditentukan terpenuhi. MR tingkat universitas, fakultas/lembaga dan program studi masing-masing harus melaporkan pelaksanaan sistem kepada Rektor, Dekan/Pimpinan Lembaga dan program studi, serta mengkomunikasikan kepada mahasiswa dan masyarakat lain, terkait dengan SMM, Standar Mutu Unipdu dan hasil audit baik internal maupun eksternal. MR harus mengembangkan keahlian dalam berkomunikasi dan hubungan antar personil, serta mengerti standar akreditasi BAN-PT, prinsip perbaikan berkelanjutan dan persyaratan masyarakat yang akan dipenuhi. Selain itu juga harus bersedia memberi saran tentang implementasi standar mutu yang disepakati. Manual Mutu Unipdu Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 12 Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah Menuju Word Class Islamic University Komunikasi internal Rektor, Dekan, Direktur Program, Ketua Lembaga, Kepala Biro, Pimpinan Unit Kerja, Ketua Prodi harus menetapkan dan melaksanakan proses yang efektif untuk mengkomunikasikan seluruh informasi terkait kinerja SMM, seperti kebijakan mutu, persyaratan, sasaran dan pencapaian standar mutu. Penyediaan informasi tersebut harus membantu peningkatan kinerja SMM, yang secara langsung melibatkan anggota organisasi dalam pencapaiannya. Pimpinan mendorong secara aktif komunikasi umpanbalik sebagai bentuk keterlibatan anggota organisasi. Pimpinan (Rektor, Dekan, Direktur Program, Ketua Lembaga, Kepala Biro, Pimpinan Unit Kerja, Ketua Prodi) harus memastikan bahwa ada komunikasi antar tingkat organisasi, serta antar bidang dan program studi yang berbeda. 6. Tinjauan Manajemen Seluruh unit kerja harus melaksanakan tinjauan sistem manajemen mutu secara periodik, berdasarkan kebutuhan organisasi, untuk menilai keefektifan sistem manajemen mutu dalam pemenuhan persyaratan sasaran mutu dan kepuasan masyarakat. Tinjauan manajemen di tingkat Unipdu dilaksanakan bersamaan dalam Rapat Pimpinan (Rapim) minimal tiap bulan yang dihadiri oleh pimpinan Unit Kerja Penunjang Akademik dan UKPPA. Selain itu, tiap tahun secara menyeluruh Unipdu juga menyelenggarakan tinjauan manajemen dihadiri Rektor hingga Kabag. Keluaran tinjauan harus berupa keputusan, kebijakan, pemecahan masalah, data yang berguna dalam perencanaan strategis untuk mendukung peningkatan kinerja SMM dalam SPMI. Rekaman tinjauan manajemen harus dipelihara. Unit kerja harus melaksanakan tinjauan setidaknya empat kali dalam satu tahun. Tinjauan sistem manajemen mutu harus mencakup tinjauan periodik terjadwal dari sistem prosedur/instruksi dan pendukung, kepuasan pengguna, kriteria penilaian, hasil evaluasi, peningkatan terdokumentasi dan tinjauan desain dan pengembangan sistem ketika kurikulum baru diinisiasi. Sebagai hasil tinjauan SMM, pimpinan (Rektor, Dekan, Direktur Program, Ketua Lembaga, Kepala Biro, Pimpinan Unit Kerja, Ketua Prodi) harus melaksanakan tindak lanjut untuk meningkatkan kinerja SPMI dan prosesnya. Keluaran tinjauan SMM harus direkam dan dikomunikasikan kepada seluruh anggota unit kerja. F. Pengelolaan Sumber Daya 1. Penyediaan Sumber Daya Universitas, Fakultas / Program Studi / Biro / Unit Kerja harus: a. Menetapkan masukan untuk mendeteksi kebutuhan sumber daya; b. Menyusun rencana kebutuhan sumber daya untuk jangka pendek, menengah dan panjang; c. Melakukan tindak lanjut verifikasi dan penilaian tugas; dan d. Menyediakan sumber daya untuk berkomunikasi secara efektif dengan dosen, tenaga kependidikan dan mahasiswa, untuk memelihara dan meningkatkan keefektifan SMM serta untuk memastikan bahwa kebutuhan masyarakat terpenuhi. Manual Mutu Unipdu Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 13 Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah Menuju Word Class Islamic University 2. Sumber Daya Manusia a. Umum Universitas, Fakultas / Program studi / Biro / Unit Kerja harus mengidentifikasi seluruh jenis sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk ketentuan layanan dan memastikan ketersediaannya untuk kinerja SMM yang efektif. b. Kompetensi, kesadaran akan tanggungjawab dan pelatihan - Universitas harus menyediakan dosen dan tenaga kependidikan yang kompeten, memiliki kesadaran, etos kerja dan terlatih sesuai dengan tanggung jawab dan wewenangnya. - Universitas dan unit kerja di bawahnya harus melaksanakan tindakan yang sistematik untuk mengevaluasi kebutuhan kompetensi dosen dan tenaga kependidikan dengan tuntutan/kebutuhan kurikulum Prodi, program unit kerja dan persyaratan yang ditetapkan. - Pendidikan, pelatihan, pengalaman kerja dan sertifikasi tiap dosen, dan tenaga kependidikan harus terekam dan dilakukan monitoring serta evaluasi secara rutin oleh tiap unit kerja. c. Rekruitmen dan pengembangan - Kriteria dan tatacara rekruitmen dan pengembangan dosen atau tenaga kependidikan ditetapkan oleh Rektor, yang dinyatakan dalam manual prosedur dan dikendalikan oleh Sekretaris Rektor Up. Kepegawaian. - Pelaksanaan rekruitmen dan pengembangan dosen dan tenaga kependidikan mengacu pada kriteria dan tatacara yang telah ditetapkan, dan pelaksanaannya direkam dan dipelihara oleh BAU. - Manual Prosedur Rekrutmen, Pengembangan Dosen dan Tenaga Kependidikan dikomunikasikan kepada seluruh unit kerja di Unipdu. 3. Prasarana, Sarana dan Lingkungan Kerja a. Umum Universitas, Fakultas / Program Studi / Biro / Unit Kerja harus mengidentifikasi, prasarana, sarana, lingkungan dan peralatan yang diperlukan untuk mendukung proses belajar mengajar, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat atau kegiatan layanan lainnya. b. Pembelian dan Pemeliharaan - Universitas, Fakultas / Program Studi / Biro / Unit harus menetapkan tanggung jawab dan wewenang untuk kegiatan pelaksanaan, pembelian, penerimaan, penyimpanan, perlindungan, instalasi, penggunaan dan pemeliharaan sesuai peraturan dan kewenangan. - Universitas, fakultas/program studi, penyediaan dan pemeliharaan prasarana sarana, dan analisis resiko terkait dengan keamanan, keselamatan dan kebersihan. Prasarana sarana mencakup antara lain gedung, ruang kerja, ruang kelas, laboratorium, perpustakaan, taman, perangkat online dan jasa terkait, Manual Mutu Unipdu Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 14 Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah Menuju Word Class Islamic University - seperti fasilitas kesehatan, keamanan fisik, transportasi, toko buku, jalan, dan lain-lain. Peralatan harus dipelihara sesuai kewenangan secara rutin sehingga selalu siap jika akan digunakan. Peralatan ukur di laboratorium harus dirawat secara rutin sesuai kebutuhan agar akurasi dan validitas hasil pengukuran terjamin. Prasarana, sarana dan barang yang telah rusak dan tidak dapat digunakan harus dikelola sesuai aturan yang berlaku. c. Pengadaan barang dan jasa Kriteria dan tata cara pengadaan barang dan jasa ditetapkan dengan SK Rektor, yang dinyatakan dalam manual prosedur dan dikendalikan oleh Biro Administrasi Umum (BAU). Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa mengacu pada kriteria dan tatacara yang telah ditetapkan, di mana pelaksanaannya direkam dan dipelihara oleh BAU. Manual Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa dikomunikasikan kepada seluruh unit kerja di Unipdu. 4. Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik a. Universitas/fakultas/program studi menjamin terselenggaranya kebebasan akademik, mimbar akademik dan otonomi keilmuan. b. Penyediaan layanan pendidikan termasuk menciptakan dan memelihara suasana yang aman, indah dan kondusif untuk lingkungan belajar dan penelitian yang memenuhi persyaratan masyarakat. c. Universitas/fakultas/program studi harus menyediakan bukti bahwa lingkungan kerja dan suasana kampus dievaluasi secara periodik, serta bukti dari tindakan yang diambil terkait hal ini. d. Hasil evaluasi ini harus dijadikan materi dalam tinjauan manajemen dan menjadi bagian penting dalam peningkatan mutu berkesinambungan. G. Realisasi Layanan Tridharma PT 1. Perencanaan Program Layanan Tridharma PT Universitas harus merencanakan program layanan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (Tridharma PT), termasuk rancangan dan pengembangan layanan ilmiah. Layanan pendidikan meliputi D-III, S1, S2, pelatihan, konsultasi dan studi banding. Perencanaan pendidikan yang dimaksud termasuk desain, pengembangan metode pembelajaran, pembukaan dan penutupan program studi yang dikendalikan oleh LPP. Perencanaan program layanan Unipdu secara rinci disampaikan dalam Program Kerja Rektor (PKR.BPM.UNIPDU.5) yang mengacu pada Rencana Strategis Unipdu (RS.BPM.UNIPDU.4). a. Pendidikan/Pengajaran - Fakultas/Program Studi harus merencanakan pengembangan, tinjauan dan pemutakhiran rencana studi dan kurikulum, penilaian dan tindak lanjut pengajaran, kegiatan layanan pendukung, alokasi sumber daya, kriteria evaluasi, dan prosedur peningkatan mutu untuk mencapai yang diinginkan. Fakultas/Program Studi harus mengintegrasikan kurikulum Program Studi D-III, Manual Mutu Unipdu Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 15 Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah Menuju Word Class Islamic University - S-1, S-2 sehingga mencapai kompetensi lulusan dan learning outcomes sesuai profil yang ditetapkan. Universitas harus merencanakan sumber daya yang diperlukan untuk seluruh proses. Proses realisasi pendidikan harus meningkatkan kompetensi pada diri mahasiswa sehingga mengarah pada spesifikasi kompetensi lulusan yang dijanjikan pada aktivitas pendidikan. Proses Belajar Mengajar (PBM) yang harus terkontrol meliputi asesmen kebutuhan desain, pengembangan dan pengkomunikasian prosedur dan instruksi; dan pengukuran outcomes. Proses-proses utama belajar mengajar harus dikendalikan. Metode pengendalian harus merupakan bagian tinjauan manajemen untuk menjamin pemenuhan spesifikasi prosedur, instruksi dan lulusan, metode pengendalian konsisten dengan standar mutu yang disepakati. Perubahan metode pengendalian proses-proses utama tersebut harus didokumentasikan dan prosedur atau instruksi harus dievaluasi sebelum perubahan dilakukan. Pemantauan harus dilakukan untuk verifikasi bahwa metode pengendalian telah efektif dan rekaman harus dipelihara oleh tiap jenjang Unit Kerja Penunjang Akademik atau Ketua Prodi. Evaluasi kepuasan mahasiswa terhadap proses pembelajaran dilakukan pada setiap akhir semester. Hasil evaluasi menjadi dasar penetapan kebijakan peningkatan mutu secara berkesinambungan. b. Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat Unipdu mendorong secara konsisten penelitian dan pengembangan berbagai produk unggulan yang mempunyai potensi untuk dapat dikembangkan dan bersaing di tingkat regional, nasional. Universitas, Fakultas/Lembaga dan Program Studi harus merencanakan program penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, termasuk diseminasi dan sitasi hasil penelitian, pengajuan HAKI dan komersialiasi inovasi penelitian. Selain itu juga merencanakan pengembangan, tinjauan dan pemutakhiran, roadmap dan track record penelitian, penilaian dan tindak lanjut kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, layanan pendukung, alokasi sumber daya, kriteria evaluasi, dan prosedur peningkatan untuk mencapai sasaran yang diinginkan. Universitas, Fakultas/Lembaga dan Program Studi harus merencanakan sumber daya yang diperlukan untuk seluruh proses (Lihat 6.1). Evaluasi kepuasan partner atau masyarakat terhadap kegiatan Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat dilakukan oleh unit kerja/pihak terkait. Realisasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, termasuk penerapan inovasi IPTEK, layanan atau studi banding praktek baik (good practices) dan konsultasi, harus meningkatkan kompetensi sivitas akademika dan menghasilkan output berupa publikasi ilmiah, buku ajar, HAKI, paket teknologi atau inovasi IPTEK yang digunakan masyarakat. Proses Penelitian dan pengabdian kepada masyarakat harus dikendalikan meliputi penilaian kebutuhan; rancangan, pengembangan dan penyampaian informasi terkait prosedur atau instruksi; dan pengukuran outcomes. Kegiatan lebih rinci di tiap fakultas/program atau LPP. Manual Mutu Unipdu Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 16 Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah Menuju Word Class Islamic University Metode pengendalian harus merupakan bagian tinjauan manajemen (5.6) untuk menjamin pemenuhan spesifikasi prosedur atau instruksi, metode pengendalian konsisten dengan standar mutu yang ditetapkan. MR Unit Kerja Penunjang Akademik mengatur perubahan metode pengendalian proses-proses utama tersebut harus didokumentasikan dan prosedur atau instruksi harus dievaluasi sebelum perubahan dilakukan. Pemantauan harus dilakukan untuk verifikasi bahwa metode pengendalian telah efektif dan rekaman harus dipelihara. 2. Proses Terkait Masyarakat (Mahasiswa dan Stakeholders Lainnya) Universitas secara umum memberikan layanan yang intangible, not storable dan comsumed kepada masyarakat, yaitu mahasiswa, maupun stakeholders lainnya. Universitas harus memberi kesempatan pada mahasiswa untuk belajar IPTEK dan belajar mempraktekkan penerapannya untuk mencapai learning outcomes dan kompetensi yang telah ditetapkan. PBM sebagai bagian dari Tridharma PT yang dilakukan di dalam/luar kelas/laboratorium/studio, di dalam/luar kampus Unipdu, diharapkan minimal memenuhi hal-hal sebagai berikut: - Fasilitas aman, sehat, bersih, berfungsi baik dan ada petugas yang bertanggung jawab memeliharanya; - Prosedur komunikasi dua arah antara mahasiswa, dosen, tenaga kependidikan dan universitas yang responsif; - Personel universitas memperlakukan semua orang dengan penuh hormat; dan, - Kegiatan-kegiatan layanan dilaksanakan oleh dosen atau tenaga kependidikan yang sesuai dengan kualifikasinya. a. Penentuan Persyaratan Terkait Layanan Tridharma PT Penentuan persyaratan pendidikan secara umum diketahui dari kebutuhan Unipdu untuk pemenuhan harapan masyarakat akademik, profesional dan umum (Tabel 1). Persyaratan kualifikasi mahasiswa dijelaskan dalam Pedoman Pendidikan Unipdu (PP.BPM.UNIPDU.6) sesuai rencana studi, kurikulum dan layanan pendidikan yang diberikan oleh universitas atau Unit Kerja Penunjang Akademik. Persyaratan terkait layanan juga mencakup persyaratan yang ditetapkan oleh universitas dalam memberikan layanan administrasi pendidikan kepada mahasiswa. Hal ini dapat berupa bukti studi sebelumnya, dokumen pribadi, yang diberikan pada mahasiswa, aturan administrasi universitas, NIM dan lain-lain. Layanan tridharma PT harus memenuhi persyaratan hukum, peraturan yang berlaku dan akreditasi sesuai strata pendidikan. Penentuan persyaratan terkait kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat ditentukan berdasarkan track record, roadmap dan payung penelitian, kepakaran, kebutuhan pengembangan IPTEK sesuai Prodi, permasalahan di masyarakat, rencana strategis nasional, pemberi dana (Dikti, Ristek dan sumber lain). Persyaratan terkait layanan tersebut juga mencakup persyaratan yang ditetapkan oleh universitas atau pemberi dana dalam administrasi dan pengelolaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. b. Tinjauan Persyaratan Terkait Layanan Tridharma PT Universitas/Fakultas/Program Studi harus meninjau persyaratan terkait layanan tridharma PT untuk memastikan bahwa: Manual Mutu Unipdu Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 17 Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah Menuju Word Class Islamic University - Persyaratan mutu penyelenggaraan tridharma PT telah ditetapkan - Persyaratan yang berbeda dari sebelumnya telah diselesaikan - Universitas hingga Prodi memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang ditetapkan - Apabila persyaratan pendidikan diubah, universitas harus memastikan bahwa dokumen yang relevan telah diubah dan semua pihak yang terkait telah mengetahui perubahan persyaratan. - Rekaman tinjauan persyaratan pengajaran ini harus dipelihara. c. Komunikasi dengan Mahasiswa dan Pengguna Layanan Unipdu Universitas harus menentukan dan menerapkan sistem pengaturan yang efektif dalam berkomunikasi dengan mahasiswa dan pengguna lainnya, misalnya terkait dengan informasi program pendidikan, rencana pengajaran termasuk kurikulum, serta umpan balik PBM dan termasuk keluhan mahasiswa. Komunikasi yang baik harus dijalin dengan pemberi dana hibah atau pengguna jasa (stakeholders) kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Untuk meningkatkan dukungan layanan tridharma PT, Unipdu menggunakan komunikasi interaktif telepon, faksimil, e-mail, hp dan website www.unipdu.ac.id. dan www.e-complaint.unipdu.ac.id. Dalam dua tahun terakhir, telah diinisiasi upaya Unipdu menjadi masyarakat paperless. 3. Rancangan dan Pengembangan Kurikulum Program Studi, Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat a. Dalam perencanaan program studi dan kurikulumnya, pimpinan universitas, fakultas, program studi harus mempertimbangkan pengembangan Prodi dan kurikulum untuk kepentingan pelayanan pada mahasiswa sesuai aturan yang berlaku di Dikti atau asosiasi profesi. Pengendalian rancangan harus sesuai dengan lama studi pendidikan. Prosedur yang berlaku harus memastikan bahwa materi pendidikan sesuai dengan persyaratan kurikulum. Analisis kebutuhan harus mencakup keefektifan sistem pendidikan dan kinerja organisasi untuk mencapai kompetensi lulusan dan learning outcomes mahasiswa. Hal ini digunakan untuk menentukan agar PBM dapat membantu mahasiswa menjadi kompeten, ukuran keefektifan suatu metode PBM yang diterapkan, dan keahlian dan kompetensi yang sesuai dengan target kurikulum. Proposal usulan Prodi baru dikaji oleh LPP. Analisis tersebut harus menyediakan informasi yang dapat digunakan dalam proses evaluasi kurikulum. Laporan analisis kebutuhan harus menyediakan masukan untuk proses rancangan kurikulum, menggambarkan hasil analisis kebutuhan dan menyatakan tujuan akhir untuk rancangan kurikulum. Proses pengembangan kurikulum Prodi harus didokumentasikan dan digunakan oleh unit penyelenggara kegiatan akademik menggunakan media informasi yang sesuai. Laporan harus menjelaskan urutan tahap proses pengembangan, personil yang terlibat, mekanisme evaluasi dan kriteria digunakan. Rektor Unipdu melalui Lembaga Penelitian merencanakan, mengarahkan, dan mengendalikan penelitian sesuai dengan peta penelitian (road map) yang melibatkan multi disiplin ilmu serta mensinergikan penelitian-penelitian di Unipdu agar terjadi relevansi dan kesinambungan dari waktu ke waktu. Perencanaan kegiatan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat dilakukan oleh LPP, LPM, pusat studi dan Manual Mutu Unipdu Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 18 Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah Menuju Word Class Islamic University laboratorium terkait road map, payung penelitian berdasar pada kompetensi dan track record civitas akademika. Atas dasar dinamika masyarakat yang selalu berubah-Ubah, roadmap dalam penelitian dapat di-update setiap kurun waktu tertentu agar output penelitian memenuhi kebutuhan stakeholder dan selalu relevan terhadap perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. b. Masukan untuk Rancangan dan Pengembangan Tridharma PT Unit kerja penyelenggara pendidikan harus mengidentifikasi dan mendokumentasikan masukan untuk rancangan kurikulum Prodi, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Tracer study dilakukan secara rutin untuk menggali masukan dari berbagai pihak. c. Output Rancangan dan Pengembangan Tridharma PT Output rancangan dan pengembangan harus mencakup keahlian dan pengetahuan yang dipersyaratkan pengguna lulusan pada suatu kurikulum, strategi PBM dan evaluasi kinerja organisasi. Output dalam bentuk proposal dan dikaji secara internal oleh tim LPP. d. Tinjauan Rancangan dan Pengembangan Tridharma PT Tim evaluator pada setiap tahap evaluasi harus mengidentifikasi hasil rancangan dan pengembangan kurikulum sesuai dengan persyaratan atau standar yang diacu (misalnya, profil lulusan, kompetensi suatu profesi, sertifikasi kompetensi lulusan). Selain itu, evaluasi kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat harus meninjau rancangan dan pengembangan telah mengarah pada pencapaian target Rencana Strategis Unipdu (RS.BPM.UNIPDU.4). e. Verifikasi Rancangan dan Pengembangan Tridharma PT Verifikasi rancangan harus dilakukan dalam satu atau beberapa tahap sesuai dengan rencana rancangan dan pengembangan. Kegiatan ini seharusnya dilakukan secara internal oleh setiap pakar yang tidak berpartisipasi dalam tinjauan rancangan secara independen. Tahap keluaran rancangan dan pengembangan sebaiknya sesuai dengan spesifikasi masukan rancangan dan pengembangan. Rekaman keluaran verifikasi dan setiap tindakan yang diperlukan harus dipelihara. f. Validasi Rancangan dan Pengembangan Tridharma PT Validasi ini dilaksanakan dengan pengesahan oleh pimpinan unit kerja agar karakteristik layanan pendidikan yang direncanakan dalam rancangan kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dapat dipastikan penerapannya. Secara umum, validasi dilakukan pada tahap akhir suatu perencanaan. Akreditasi dan sertifikasi oleh berbagai pihak di dalam dan luar unit kerja termasuk metode validasi. Rekaman adanya tindakan dan keluaran validasi harus dipelihara. g. Pengendalian Perubahan Rancangan dan Pengembangan Tridharma PT Dalam lingkungan pendidikan, pesatnya perkembangan IPTEK dan kebutuhan masyarakat menjadi arahan tinjauan rancangan dan pengembangan tridharma PT secara periodik dan menghasilkan perbahan. Perubahan tersebut diidentifikasi, didokumentasikan, disahkan dan dikomunikasikan kepada pihak-pihak terkait. Setiap perubahan harus mencakup keseluruhan kegiatan terkait dan rekaman harus dipelihara. Manual Mutu Unipdu Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 19 Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah Menuju Word Class Islamic University 4. Pengadaan Sumber Daya Unipdu Proses dan prosedur pembelian maupun pengadaan barang atau jasa ditetapkan oleh Tim Pengadaan Barang Unipdu sesuai Manual Prosedur Pengadaan Barang/Jasa, yang mencakup evaluasi kebutuhan dan pengendalian layanan pendidikan yang harus disediakan sehingga proses tersebut betul-betul memenuhi kebutuhan dan persyaratan lembaga atau unit kerja. Proses pengadaan barang dan jasa yang dijalankan juga harus memenuhi persyaratan peraturan Unipdu dan perundang-undangan yang berlaku. a. Proses Pengadaan Barang dan Jasa Usulan pengadaan sumberdaya harus mencakup identifikasi spesifikasi kebutuhan yang tepat, efektif dan akurat, termasuk persyaratan kualifikasi SDM untuk meningkatkan kompetensi, yang dilakukan dengan pelatihan dan atau studi lanjut sesuai spesifikasi bidang studi. Evaluasi kebutuhan biaya pengadaan barang/jasa maupun layanan pelatihan dan/atau studi lanjut harus mempertimbangkan kebutuhan dan kualifikasi kinerja penyedia barang atau layanan pendidikan unit kerja. Kualifikasi penyedia barang/jasa harus memenuhi ketentuan yang berlaku, dipilih dan dievaluasi sesuai prosedur pengadaan barang/jasa di Unipdu. Proses dan tahapan pengadaan dilakukan dengan penunjukan langsung, pemilihan lansung atau lelang sesuai Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah Kepres No. 80 tahun 2003, aturan terbaru Perpres 54 tahun 2010 dan atau aturan pemanfaatan dana hibah yang diterima Unipdu misalnya dana PHP PTS. Hal ini menyangkut alokasi anggaran dan klasifikasi barang/jasa yang dibutuhkan. Dokumen pengadaan barang/jasa didokumentasikan oleh penanggung jawab kegiatan. b. Informasi Pengadaan Barang dan Jasa Informasi pengadaan harus memenuhi kebutuhan barang/jasa dan layanan pelatihan/studi lanjut sesuai keperluan. Harus dijamin bahwa informasi tersebut memenuhi kebutuhan unit kerja, memenuhi persyaratan prosedur, kontrak, dan kualifikasi SDM. c. Verifikasi Barang dan Jasa Hasil Pengadaan Tim penerima barang/jasa Unipdu melakukan pemeriksaan terhadap barang/jasa yang datang dan mencocokkan dengan spesifikasi barang/jasa yang dipesan. Selain itu, proses pengadaan barang/jasa dipantau dan dievaluasi oleh Satuan Pengawasan Internal (SPI) atas permintaan Rektor. Hasil verifikasi disampaikan kepada Rektor dalam bentuk laporan yang didokumentasikan SPI. Jika terdapat ketidaksesuaian maka Rektor meminta perbaikan atau tindakan koreksi atau pencegahan. 5 Penyediaan Layanan Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat a. Pengendalian Penyediaan Layanan Tridharma PT Universitas dan setiap unit kerja penyelenggara pendidikan dan layanan pendukungnya harus menyediakan informasi layanan tridharma PT, metode prosedur/instruksi yang diperlukan, fasilitas yang diberikan, kegiatan pemantauan dan evaluasi pengukuran keberhasilan, yudisium/wisuda atau proses penyerahan jasa layanan lainnya. Selain itu, universitas juga memiliki mekanisme rutin untuk memantau daya saing lulusan (melalui tracer study) atau layanan lainnya melalui evaluasi pasca kegiatan penelitian (melalui evaluasi sitasi) maupun pengabdian kepada masyarakat (melalui evaluasi kepuasan stakeholder). Universitas memastikan Manual Mutu Unipdu Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 20 Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah Menuju Word Class Islamic University keseluruhan proses terkendali melalui Monev (MPME.BPM.UNIPDU.19) sesuai prosedur yang berlaku. Renstra Unipdu b. Validasi Proses Penyediaan Layanan Tridharma PT Universitas melakukan validasi atau pengesahan penyediaan layanan tridharma PT setelah ada klarifikasi penyediaan layanan oleh unit terkait. Pengaturan penyediaan layanan pendidikan dijelaskan dalam dokumen Pedoman Pendidikan Unipdu (PP.PJM.UNIPDU.6), tiap fakultas dan Prodi. Pengaturan kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat diatur oleh LPP dan LPM fakultas. Dengan pedoman tersebut, universitas melakukan penyerahan ijasah kepada lulusan dalam acara wisuda, kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat sesuai yang direncanakan. Daftar lulusan setiap program studi tersedia dalam Buku Wisuda yang diterbitkan setiap kali wisuda. c. Identifikasi dan Penelusuran Kegiatan Layanan Tridharma PT Universitas dan unit kerja terkait harus mengendalikan, merekam hasil identifikasi status dan menelusuri layanan tridharma PT. Hal ini antara lain dilakukan melalui monev internal atas permintaan Rektor melalui Audit Internal Mutu (AIM) UNIPDU (AIM.BPM.UNIPDU.18) berdasarkan Evaluasi Kinerja setiap unit kerja, yang dilaporkan rutin kepada atasan langsung. Hal ini untuk menjamin kesesuaian jasa layanan yang dihasilkan. Ketidaksesuaian dan ketidakpatuhan direkam dan dilaporkan ke Rektor. d. Barang dan Informasi Barang dan informasi milik masyarakat (mahasiswa atau stakeholder lainnya) yang diberikan Unipdu pada saat pendaftaran masuk, pendaftaran ulang dan selama pemberian layanan pendidikan atau kegiatan lain harus tersimpan, terekam, dan atau mudah diakses. Jika terpaksa hilang, harus dilaporkan dan rekaman dipelihara. e. Penyimpanan Barang dan Informasi Universitas atau unit kerja penyelenggara pendidikan harus menyimpan dokumen akademik dan produk layanan misalnya sejarah unit kerja, kurikulum, dan materi yang dicetak atau elektronik (misalnya soal ujian seleksi, laporan, SK, MoU, database, program komputer). Produk layanan teridentifikasi, pengelolaan, pengemasan, perlindungan, terpelihara baik hingga memenuhi persyaratan saat penyerahan. Barang tersebut termasuk untuk proses pendidikan dan/atau pendidikan, misalnya bahan kimia untuk laboratorium, bahan baku atau olahan untuk pilot plant dan layanan pendidikan dengan umur simpan terbatas untuk pengajaran atau penelitian dan pekerjaan pengembangan. 6. Pengendalian Instrumen Pemantauan dan Pengukuran Keberhasilan Universitas atau unit kerja harus menetapkan instrumen penilaian (assessment) yang valid untuk mengukur keberhasilan pencapaian target kinerja. Pemantauan dan pengukuran harus dilakukan dalam rangka menjamin kesesuaian antara program kerja unit kerja dengan Rencana Strategis dan target yang dicapai. Pemantauan dan pengukuran bidang pendidikan mencakup semua aspek mulai dari input-proses-output, misalnya untuk unit kerja pelaksana akademik adalah profil kinerja mahasiswa, ujian tertulis, latihan/tugas/kuis, presensi kehadiran dan ujian akhir. Manual Mutu Unipdu Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 21 Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah Menuju Word Class Islamic University Universitas atau unit kerja menetapkan instrumen dan menjamin proses untuk memastikan bahwa kuisioner penilaian kinerja atau soal ujian mahasiswa diberikan dengan konsisten, aman tanpa kebocoran dan hasilnya valid. Apabila instrumen atau perangkat lunak penilaian atau ujian ditemukan tidak valid, universitas atau unit kerja melakukan klarifikasi dan merekam tindakan perbaikan ketidakvalidan. Semua hasil penilaian dan pengukuran kinerja direkam dan dipelihara, baik dalam bentuk cetak ataupun soft copy sesuai ketentuan. H. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU 1. Panduan umum Outcomes dari pemantauan dan pengukuran digunakan untuk mengidentifikasi area peningkatan sistem manajemen mutu dan proses penyelenggaraan pendidikan. 2. Pemantauan dan pengukuran a. Kepuasan masyarakat Universitas dan unit kerja menetapkan sistem evaluasi secara rutin mengenai persepsi masyarakat tentang tingkat layanan yang diberikan dibandingkan harapannya. Informasi kepuasan masyarakat harus didukung oleh bukti obyektif. Universitas dan unit kerja mendiskusikan dengan masyarakat tentang persepsi kepuasan. b. Audit Internal Universitas dan unit kerja melaksanakan audit internal berdasarkan program audit internal untuk menilai kinerja implementasi SMM dan penyelenggaraan layanan akademik dan penunjang akademik. Audit internal di suatu unit kerja dilakukan oleh auditor dari unit kerja tersebut yang kompeten dan tersertifikasi. Audit di unit kerja dilakukan sebelum audit tingkat universitas. Audit internal digunakan untuk menilai kesesuaian implementasi SPMI di tiap unit kerja. Hasil audit internal digunakan untuk tindakan korektif dan pencegahan dan semua rencana, pelaksanaan, laporan temuan dan tindak lanjut audit internal dipelihara. Untuk menjamin konsistensi pelaksanaan audit internal harus mengacu pada manual prosedur terdokumentasi yang ditetapkan di tingkat universitas maupun ditingkat unit kerja. c. Pemantauan dan Pengukuran Proses Unit kerja baik Unit Kerja Penunjang Akademik maupun UKPPA harus mengukur dan memantau kinerja dan keefektifan proses yang digunakan untuk mengelola dan melaksanakan layanan. Pengukuran proses layanan akademik/pendidikan dan penunjang akademik/pendidikan dilakukan pada tahap yang sesuai selama realisasi proses.Unit kerja mendokumentasikan metode yang digunakan untuk mengukur kinerja dan keefektifan proses. d. Pemantauan dan Pengukuran Layanan Pendidikan Unit Kerja Penunjang Akademik dan UKPPA yang memberikan layanan pendidikan (termasuk memberikan pelatihan) harus menetapkan dan menggunakan metode untuk pemantauan dan pengukuran layanan pendidikan pada interval yang direncanakan selama realisasinya dan outcome akhir, untuk memverifikasi bahwa Manual Mutu Unipdu Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 22 Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah Menuju Word Class Islamic University mereka memenuhi persyaratan desain yang ditetapkan serta persyaratan peraturan dan perundang-undangan dan akreditasi yang berlaku. Untuk berbagai ragam pendidikan/pelatihan, alat evaluasi seperti asesmen, kuis, ujian atau peragaan digunakan untuk mengukur kemajuan pemenuhan persyaratan kurikulum. Penilaian kinerja unit kerja yang memberikan layanan pendidikan/pelatihan sebaiknya juga dilakukan sebagai bagian dari layanan pendidikan/pelatihan. Hasil proses evaluasi ini direkam dan digunakan untuk menunjukkan tingkat proses layanan pendidikan/pelatihan dalam mencapai sasaran yang direncanakan. 3. Analisis Data Unit kerja di Unipdu menganalisis data dan informasi yang dikumpulkan, menggunakan, tetapi tidak terbatas pada metode analisis dan pemecahan masalah yang diterima. Data sebaiknya digunakan untuk mendukung perbaikan berkesinambungan melalui proyek perbaikan, dan juga tindakan korektif dan prekuentif (MPK.BPM.UNIPDU.20). Metode analisis statistik diterapkan untuk menganalisis setiap aspek SMM. Analisis statistik untuk berbagai ukuran seperti indikator kinerja, angka drop out, rekaman capaian, kepuasan masyarakat, dan analisis kecenderungan dapat membantu dalam menjamin efektifitas pengendalian proses yang merupakan bagian dari SMM. Pengukuran dan evaluasi secara terus-menerus dan dinyatakan dalam manual prosedur atau instruksi kerja. Lembaga atau unit kerja harus menganalisa data dari berbagai sumber untuk membandingkan sumber untuk membandingkan kinerja sistem manajemen mutu dan proses pendidikan untuk mengidentifikasi bidang perbaikan. 4. Perbaikan a. Unit kerja harus Perbaikan berkesinambungan Unit kerja harus meningkatkan keefektifan SMM dan proses pendidikan atau layanan penunjang pendidikan secara berkesinambungan dengan mendorong personil untuk mengidentifikasi dan menerapkan usaha peningkatan sesuai dengan ruang lingkup bisnisnya. Metode yang sesuai digunakan untuk mengidentifikasi peningkatan potensial yang didasarkan atas analisis mutu dan metode statistik. Proses perbaikan harus juga mencakup tindakan yang diambil dalam penyelesaian keluhan, saran dan komentar masyarakat (mahasiswa dan pihak terkait). b. Tindakan Perbaikan menetapkan manual prosedur (prosedur terdokumentasi) untuk melaksanakan tindakan korektif yang teridentifikasi dari analisis penyebab ketidaksesuaian dan peluang peningkatan. Tindakan korektif sebaiknya diambil untuk mengeliminasi ketidaksesuaian yang terjadi selama kinerja SMM dan proses pemberian layanan masyarakat. Tindakan korektif sebaiknya direkam. Manual Mutu Unipdu Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 23 Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah Menuju Word Class Islamic University c. Tindakan pencegahan Unit kerja harus menetapkan manual prosedur (prosedur terdokumentasi) untuk melaksanakan tindakan preventif yang dihasilkan dari analisis ketidaksesuaian potensial dan peluang perbaikan dalam SMM dan layanan pada masyarakat (mahasiswa dan pihak terkait). Tindakan preventif sebaiknya direkam dan dikomunikasikan ke bidang/sub unit yang sesuai. Hasil dari perbaikan atas tindakan preventif sebaiknya dikomunikasikan keseluruhan unit kerja. I. Penutup 1. Penjaminan mutu Unipdu dilakukan melalui pimpinan Unipdu, senat universitas dan Badan Penjaminan Mutu. 2. Perangkat sistem penjaminan mutu disusun dan dikembangkan bersama antara Yayasan, pimpinan universitas, senat universitas, fakultas, program pascasarjana, lembaga dan biro-biro. 3. Pelaksanaan ketetapan yang ada dilakukan oleh unit-unit terkait. 4. Rumusan koreksi dan pengembangan standar, serta sistem jaminan mutu dilakukan secara bertahap dan berkelanjutan. 5. Penetapan standar berupa kebijakan, renstra pada tingkat universitas, dan renop / anggaran, standar operasional, peraturan dan SOP pada tingkat Fakultas, Pascasarjana, Biro dan LPP/LPM pada tingkat unit kerja dilaksanaan oleh Fakultas, Pascasarjana, Biro dan LPP/LPM. 6. Monitoring Evaluasi dilakukan oleh Kepala unit kerja dan BPM. 7. Tindak lanjut penyempurnaan oleh Pimpinan Universitas dan Pimpinan Fakultas, Pascasarjana, Biro dan LPP/LPM 8. Pelaksanaan penyusunan renstra, renop dan anggaran dilakukan oleh Pimpinan Universitas dan Pimpinan Fakultas, Pascasarjana, Biro dan LPP/LPM dilakukan dalam waktu dan tempat yang bersamaan. 9. Pengembangan dan penerapan sistem penjaminan mutu Unipdu berpegang pada pedoman penjaminan mutu Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia. Manual Mutu Unipdu Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 24 Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah Menuju Word Class Islamic University Lampiran 1. Daftar Dokumen No. Dokumen Kode 1. Visi-Misi dan Tujuan VM.BPM.UNIPDU.1 2. Statuta Unipdu ST.BPM.UNIPDU.2 3. OTK Unipdu 4. Renstra Unipdu RS.BPM.UNIPDU.4 5. Program Kerja Rektor Unipdu PK.BPM.UNIPDU.5 6. Pedoman pendidikan PP.BPM.UNIPDU.6 7. Manual Mutu 8. Standar Mutu Unipdu & Fak-Prog 9. Standar Mutu Prodi 10. Manual Prosedur dan Instruksi Kerja MP.IK.BPM.UNIPDU.10 11. Manual Prosedur Audit Internal Mutu MP.AIM.BPM.UNIPDU.11 12. Manual Prosedur Universitas Fakultas MP.UF.BPM.UNIPDU.12 13. Manual Prosedur Penilaian Kinerja Prodi MP.PKJ.BPM.UNIPDU.13 14. Borang Kinerja Unipdu, Fakultas dan Program 15. Sistem Manajemen Mutu Unipdu 16. Manual Prosedur Penanganan Keluhan 17. Manual Prosedur Evaluasi Kepuasan Pimpinan dan Satuan Kerja 18. Audit Internal Mutu 19. Manual Prosedur Monitoring dan Evaluasi Implementasi Renstra MP.ME.BPM.UNIPDU.19 20. Manual Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan MP.TKP.BPM.UNIPDU.20 OTK.BPM.UNIPDU.3 MM.BPM.UNIPDU.7 SM.UF.BPM.UNIPDU.8 SM.J.BPM.UNIPDU.9 BK.BPM.UNIPDU.14 SMM.BPM.UNIPDU.15 MP.PK.BPM.UNIPDU.16 MP.EKPSK.BPM.UNIPDU.17 AIM.BPM.UNIPDU.18 Manual Mutu Unipdu Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 25