Manual Mutu Input Proses

Manual Mutu
UNIVERSITAS PESANTREN TINGGI DARUL ‘ULUM
Input
Proses
Output
BADAN PENJAMINAN MUTU
UNIVERSITAS PESANTREN TINGGI DARUL ‘ULUM
JOMBANG
2012
Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah
Menuju Word class Islamic University
MANUAL MUTU
UNIPDU
ii
Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah
Menuju Word class Islamic University
Daftar Revisi
Revisi ke 0
:
Revisi ke 01
:
Revisi ke 02
:
Revisi ke 03
:
23 Maret 2012
iii
Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah
Menuju Word class Islamic University
DAFTAR ISI
A. PENDAHULUAN ...........................................................................................................
1. Latar Belakang ..........................................................................................................
2. Ruang Lingkup ..........................................................................................................
3. Tujuan Manual Mutu.................................................................................................
4. Penyusunan dan Pengendalian Dokumen Manual Mutu ..........................................
5. Sasaran Mutu.............................................................................................................
1
1
1
2
2
2
B. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU .................................................. 3
C. ISTILAH DAN DEFINISI ............................................................................................. 3
D. SISTEM MANAJEMEN MUTU ..................................................................................
1. Sejarah Unipdu ..........................................................................................................
2. Struktur Organisasi Unipdu.......................................................................................
3. Visi, Misi dan Tujuan Unipdu...................................................................................
4. Proses Utama Sistem Manajemen Mutu ...................................................................
5. Sistem Dokumentasi dan Audit .................................................................................
4
4
5
6
7
8
E. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN .......................................................................
1. Komitmen Manajemen ..............................................................................................
2. Persyaratan dan Kepuasan Masyarakat .....................................................................
3. Kebijakan Mutu.........................................................................................................
4. Perencanaan Sistem Mutu .........................................................................................
5. Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi ..........................................................
6. Tinjauan manajemen .................................................................................................
9
9
9
11
12
12
13
F. PENGELOLAAN SUMBER DAYA ............................................................................ 13
1. Penyediaan Sumber Daya .......................................................................................... 13
2. Sumber Daya Manusia .............................................................................................. 14
3. Sarana, Prasarana dan Lingkungan Kerja ................................................................. 14
4. Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik........................................................... 15
G. REALISASI LAYANAN TRIDHARMA PT...............................................................
1. Perencanaan Program Layanan Tridharma PT .........................................................
2. Proses Terkait Masyarakat (Mahasiswa dan Stakeholders Lainnya) ........................
3. Rancangan dan Pengembangan Kurikulum Prodi, Penelitian dan Pengabdian
Kepada Masyarakat ...................................................................................................
4. Pengadaan Sumber Daya Unipdu..............................................................................
5. Penyediaan Layanan Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian kepada
Masyarakat ................................................................................................................
6. Pengendalian Instrumen Pemantauan dan Pengukuran Keberhasilan ......................
15
15
17
H. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU ..................................
1. Panduan umum ..........................................................................................................
2. Pemantauan dan pengukuran.....................................................................................
3. Analisis Data .............................................................................................................
4. Perbaikan ................................................................................................................
22
22
22
23
23
I.
18
20
20
21
PENUTUP ....................................................................................................................... 24
Lampiran 1. Daftar Dokumen .......................................................................................... 25
iv
Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah
Menuju Word Class Islamic University
A. PENDAHULUAN
1.
Latar Belakang
Manual Mutu Unipdu disusun untuk mengendalikan pengelolaan pendidikan
tinggi bermutu berstandar nasional/BAN PT dan memenuhi peraturan pemerintah
Republik Indonesia. Karena itu, pada tahun 2011 - 2014 Unipdu menggunakan Sistem
Penjaminan Mutu (SPM) secara internal dengan nama Sistem Penjaminan Mutu
Akademik (SPMA) dengan 10 standar mutu akademik Direktorat Jenderal Pendidikan
Tinggi (Dikti). Mulai tahun 2011, sistem penjaminan mutu di Unipdu diberi nama
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) menggunakan tujuh (7) standar mutu
akademik.
Unipdu melakukan penjaminan mutu pendidikan sebagai pertanggungjawaban
kepada stakeholders untuk mengembangkan mutu pendidikan Unipdu secara
berkelanjutan. Mutu penyelenggaraan pendidikan di Unipdu diakui tidak saja secara
internal, namun juga secara eksternal oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi
(BANPT).
Dengan penerapan SPMI, universitas memastikan bahwa budaya mutu dipahami
dan dilaksanakan semua pihak, sehingga Unipdu akan mampu menetapkan dan
mewujudkan visinya melalui pelaksanaan misinya guna memenuhi kebutuhan dan
memuaskan kebutuhan masyarakat, dunia kerja dan profesional. Untuk itu, Unipdu
menyusun dokumen SPMI sebagai berikut:
Dokumen induk yang menjadi rujukan pengembangan sistem, yaitu Visi dan
Misi Unipdu (VM.BPM.UNIPDU.1), Statuta Unipdu (ST.BPM.UNIPDU.2), Organisasi
dan Tata Kerja Unipdu (OTK.BPM.UNIPDU.3), Rencana Strategis Unipdu
(RS.BPM.UNIPDU.4), Program Kerja Rektor Unipdu (PKR.BPM.UNIPDU.5) dan
Pedoman Pendidikan Unipdu (PP.BPM.UNIPDU.6).
Dokumen mutu, yaitu Manual Mutu Unipdu (MM.BPM.UNIPDU.7), Standar
Mutu Universitas dan Fakultas (SMUF.BPM.UNIPDU.8) Standar Mutu Program Studi
(SMP.BPM.UNIPDU.9),
Manual
Prosedur
dan
Instruksi
Kerja
(MPIK.BPM.UNIPDU.10), Dokumen Pendukung , Borang-borang.
Dokumen Audit yang meliputi Manual Prosedur Pelaksanaan Audit Internal
Mutu (AIM) (MP.AIM.BPM.UNIPDU.11), MP Penilaian Kinerja Universitas dan
Fakultas
(MP.UF.BPM.UNIPDU.12),
MP
Penilaian
Kinerja
Prodi
(MP.PKJ.BPM.UNIPDU.13),
Borang
Kinerja
Unipdu
dan
Fakultas
(BK.BPM.UNIPDU.14) dan Instruksi Kerja.
2
Ruang Lingkup
Manual mutu ini merupakan panduan implementasi manajemen mutu Unipdu dan
merupakan persyaratan sistem manajemen mutu yang harus dipenuhi oleh unit-unit
kerja di Unipdu. Manual Mutu ini disusun mengacu pada persyaratan standar dan
klausul Sistem Manajemen Mutu penyelenggaraan pendidikan D3, S-1 dan S-2
akreditasi
BAN-PT.
Sistem
Manajemen
Mutu
(SMM)
Unipdu
(SMM.BPM.UNIPDU.15) dibatasi pada penyediaan jasa layanan Tridarma Perguruan
Tinggi yang mencakup pendidikan diploma, sarjana dan pascasarjana, penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat.
Manual Mutu Unipdu
Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 1
Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah
Menuju Word Class Islamic University
3
Tujuan Manual Mutu
Manual Mutu ini bertujuan untuk:
a. Menggariskan kegiatan utama (core business) yaitu tridharma perguruan tinggi, baik
yang terkait langsung ataupun tidak langsung dengan layanan pendidikan di Unipdu,
baik dalam perencanaan, pelaksanaan, evaluasi ataupun tindakan perbaikan untuk
menjamin adanya perbaikan berkelanjutan dalam memenuhi kebutuhan masyarakat.
b. Menjelaskan hubungan berbagai aktivitas yang terkait dalam proses di atas.
c. Menjelaskan integrasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dengan dasar
BANPT.
d. Mencerminkan komitmen Unipdu dalam peningkatan mutu secara berkelanjutan
dalam bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam
proses layanan Tridharma dan penunjangnya.
e. Menggariskan perencanaan dan implementasi SPMI yang terintegrasi dengan SMM
di unit-unit kerja Unipdu.
4
Penyusunan dan Pengendalian Dokumen Manual Mutu
Dokumen Manual Mutu Unipdu disusun dalam Tujuh (7) bagian sesuai
persyaratan Standar BANPT. Konsep awal dokumen disusun oleh Badan Penjaminan
Mutu Universitas (BPM) berdasarkan dokumen induk dan referensi yang relevan.
Konsep awal ini dipelajari, diperiksa dan diberi masukan oleh pimpinan Unipdu.
Selanjutnya diklarifikasi oleh pakar sebelum divalidasi dan disahkan oleh Rektor.
Secara rutin, keluhan dan permasalahan yang timbul dalam implementasi SPMI
dievaluasi untuk peningkatan mutu berkelanjutan. Manual Mutu ini dikategorikan
sebagai dokumen tidak terkendali dan revisinya dikendalikan oleh BPM.
5
Sasaran Mutu
SASARAN MUTU
Uraian
Prodi terakreditasi A
Prodi terakreditasi B
Prodi terakreditasi C
IP Lulusan
2008
11/5
Dasar
2010
11/2
2011
11/2
11/1
2,9
Target Capaian pada Tahun
2012
2013
2014
11/5
11/2
3.0
11/2
3.0
3.0
Manual Mutu Unipdu
Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 2
Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah
Menuju Word Class Islamic University
B. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Rujukan yang digunakan adalah:
Undang-undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi Nasional.
Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan.
Peraturan Pemerintah No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan
Pendidikan.
Peraturan Pemerintah No. 66 Tahun 2010 tentang Perubahan atas Peraturan
Pemerintah No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan
Pendidikan.
Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan
Tinggi, 2010.
Akreditasi Program Studi Diploma III, Sarjana, Magister dan Doktor oleh Badan
Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi, 2010.
Statuta Unipdu, 2010.
Organisasi dan Tata Kerja (OTK) Unipdu, 2010.
Rencana Strategis Unipdu dan Rencana Operasional, 2011.
C. ISTILAH DAN DEFINISI
1. Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) adalah sistem untuk menetapkan
kebijakan, tujuan dan strategi mencapai mutu yang telah ditentukan.
2. Jaminan mutu (quality assurance) adalah seluruh proses penetapan dan pemenuhan
standar mutu pengelolaan Perguruan Tinggi (PT) secara konsisten dan perbaikan
berkelanjutan, sehingga visi dan misi PT dapat tercapai serta stakeholders
memperoleh kepuasan. Kegiatan harus terencana dan sistematis yang dilaksanakan
dengan menggunakan Sistem Manajemen Mutu (SMM) untuk meyakinkan bahwa
suatu hasil akan memenuhi persyaratan mutu.
3. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan kemampuannya
dalam memenuhi standar.
4. Standar adalah spesifikasi teknis atau sesuatu yang dibakukan, termasuk tata cara dan
metode yang disusun berdasarkan konsensus semua pihak yang terkait, dengan
memperhatikan syarat-syarat perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta
pengalaman, perkembangan masa kini dan masa datang untuk memperoleh manfaat
yang sebesar-besarnya (PP No. 102 Tahun 2000).
5. Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang menjadi panduan untuk menentukan
sistem manajemen mutu.
6. Masyarakat secara umum adalah orang perorangan atau badan yang ikut menerima
layanan pendidikan di Perguruan Tinggi. Masyarakat Unipdu dapat dibagi menjadi 4
(empat) bagian, yaitu (1) calon mahasiswa/mahasiswa (learners) atau peserta
pelatihan sebagai masyarakat utama; (2) orang tua mahasiswa atau lembaga yang
mengirim peserta pelatihan; dan (3) pengguna lulusan dan mitra kegiatan penelitian
dan pengabdian; dan (4) pemerintah sebagai atasan langsung.
7. Unit kerja penyelenggara pendidikan adalah fakultas/program dan program studi atau
lembaga selain fakultas yang menyelenggarakan layanan pendidikan atau pelatihan.
Manual Mutu Unipdu
Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 3
Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah
Menuju Word Class Islamic University
8. Lembaga pendukung adalah lembaga selain fakultas dan Prodi yang mendukung
terselenggaranya layanan pendidikan atau pelatihan.
9. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya
10. Borang adalah lembar isian data yang memberikan informasi
11. Rekaman adalah dokumen atau catatan yang menyatakan hasil yang dicapai atau
menunjukkan bukti kegiatan yang dilakukan
12. Produk yang dihasilkan organisasi pendidikan ialah layanan pendidikan tinggi
(tridharma PT) di mana dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value).
D. SISTEM MANAJEMEN MUTU
1
Sejarah Unipdu
Dalam rangka melengkapi wadah pendidikan yang dikelola oleh Yayasan
Pesantren Tinggi Darul ‘Ulum Jombang, maka sejak tahun 1986 telah dirintis berdirinya
Perguruan Tinggi. Usaha tersebut akhirnya membuahkan hasil pada tahun 1989
mendapatkan ijin operasional dari Dirjen Pembinaan Kelembagaan Agama Islam Depag
RI, Nomor : 35/E/1989 untuk menyelenggarakan Program Studi S-1 Jurusan
Pendidikan Agama Islam Fakultas Tarbiyah yang menginduk pada Universitas Darul
‘‘Ulum Jombang dan mendapatkan Status Terdaftar berdasarkan SK Menteri Agama RI
Nomor : 158 Tahun 1990, serta Status Diakui berdasarkan SK Menteri Agama RI
Nomor : 368 Tahun 1996.
Lembaga pendidikan tinggi yang dikelola oleh yayasan tidak hanya
menyelenggarakan program Studi S-1 Pendidikan Agama Islam (PAI) saja, karena pada
tahun 1991 yayasan telah mendapatkan SK Departemen Kesehatan RI Nomor :
HK.00.06.2647 untuk mendirikan Akademi Keperawatan Darul ‘Ulum (AKPER DU).
Pada tahun 1996, kembali yayasan mendapatkan SK Menteri Agama RI Nomor : 320
tahun 1996 tantang pemberian status terdaftar program studi S-1 jurusan Ahwal Al
Syakhsiyah (AS) Fakultas Syari’ah yang juga menginduk pada Universitas Darul ‘Ulum
Jombang.
Pada tahun 1999 yayasan mendapatkan SK Departemen Pendidikan Nasional
Nomor 122/D/O/1999 untuk mendirikan Sekolah Tinggi Ilmu Bahasa Asing Darul
‘Ulum (STIBA DU) dan pada tahun itu pula mendapatkan SK Dirjen Pembinaan
Kelembagaan Agama Islam Nomor : E/110/1999 bahwa nama Fakultas Tarbiyah dan
Syariah Universitas Darul ‘Ulum diubah menjadi Sekolah Tinggi Agama Islam Darul
‘Ulum (STAI DU) Jombang Jurusan Pendidikan Agama Islam (PAI) status terakreditasi
dan Jurusan Ahwal Al Syakhsiyah (AS) status terakreditasi.
Usaha untuk mengembangkan Perguruan Tinggi yang berbasis pada keilmuan,
ke-Islaman, dan ke-Pesantrenan terus dilakukan. Berdasarkan SK Menteri Pendidikan
Nasional RI Nomor : 121/D/O/2001 Yayasan Pesantren Tinggi Darul ‘Ulum Jombang
mendapatkan ijin penyelenggaraan program-program studi dan Pendirian Universitas
Pesantren Tinggi Darul ‘Ulum, selanjutnya disingkat Unipdu Jombang. Selanjutnya
pada tahun 2002, yayasan juga telah mendapatkan SK Departemen Kesehatan Nomor :
242/D/O/2002 untuk mendirikan Akademi Kebidanan Darul ‘Ulum (AKBID DU).
Universitas Pesantren Tinggi Darul ‘‘Ulum disingkat Unipdu adalah Perguruan
Tinggi Swasta yang diselenggarakan oleh Yayasan Pesantren Tinggi Darul ‘‘Ulum
(Yapetidu) Jombang, didirikan atas prakarsa KH As’ad Umar dengan Akta Notaris No.
Manual Mutu Unipdu
Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 4
Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah
Menuju Word Class Islamic University
7 Mayuni Sofyan Hadi, SH., tanggal 5 April 2000 yang telah diubah dan ditambahi
sesuai perkembangan, terakhir dengan Akta Notaris No. 59 H. Mayuni Sofyan Hadi,
SH. Tanggal 24 Maret 2005.
Pada tanggal 5 Januari 2002 diadakan penandatangan prasasti peresmian
berdirinya Universitas Pesantren Tinggi Darul ‘Ulum Jombang yang dihadiri oleh Dr.
H. Hamzah Haz Wakil Presiden RI saat itu dengan disaksikan menteri kabinet, para
tokoh dan para kyai sepuh Pondok Pesantren Darul ‘Ulum Jombang dan beberapa
Pondok Pesantren sekitarnya. Juga berdasarkan SK Dirjen Kelembagaan Agama Islam
Nomor : Dj.II/10/2003 Sekolah Tinggi Agama Islam Darul ‘Ulum Jombang diubah
menjadi Fakultas Agama Islam Universitas Pesantren Tinggi Darul ‘Ulum Jombang,
serta penetapan kembali ijin penyelenggaraan program studi S-1 Pendidikan Agama
Islam dan Ahwal Al Syakhsiyah Fakultas Agama Islam Unipdu Jombang.
Selanjutnya dalam upaya meningkatkan kepercayaan kepada masyarakat maka
Unipdu Jombang berupaya meningkatkan kualitas penyelenggaraan Tridharma
Perguruan Tingginya pada semua Fakultas dan Program Studi di lingkungan Unipdu.
Upaya tersebut berhasil dengan keluarnya Surat Keputusan BAN – PT tentang
akreditasi B+ untuk S-2 Prodi Manajemen Pendidikan Islam dan S-1 PAI. Selain itu,
terakreditasi C untuk Prodi S-1 Ahwal Al Syakhsiyah, Bahasa dan Sastra Inggris,
Teknik Sistem Informasi, S-1 Keperawatan, D3 Kebidanan dan Administrasi Niaga
serta berturut-turut SK Depkes RI tentang akreditasi A untuk Prodi D3 Keperawatan
dan akreditasi B+ untuk Prodi D3 Kebidanan Unipdu Jombang.
Tahun 2009, Universitas Pesantren Tinggi Darul ‘Ulum Jombang, memiliki 6
Fakultas 11 Program Studi dan 1 program pascasarjana, masing-masing : Fakultas
Agama Islam Program Studi S-1 PAI, AS, dan PGMI; Fakultas Bahasa dan Sastra
Program Studi S-1 Bahasa dan Sastra Inggris, dan D3 Bahasa Jepang; Fakultas Teknik
Program Studi S-1 Teknik Sistem Informasi; Fakultas Ilmu Kesehatan Program Studi S1 Keperawatan, D3 Kebidanan dan Keperawatan; Fakultas Ilmu Administrasi Program
Studi S-1 Adminstrasi Bisnis/Niaga; Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam
Program Studi S-1 Matematika Informasi; dan Program Pascasarjana Program Studi
Manajemen Pendidikan Islam. Rektor pertama Unipdu tahun 2001 dijabat oleh Prof.
DR. H. Imam Bawani, MA., dan sejak tahun 2009 dijabat oleh Prof. DR. H. Ahmad
Zahro, MA.
2.
Struktur Organisasi Unipdu
Organisasi Unipdu sesuai dengan dokumen Statuta (ST.BPM.UNIPDU.2) dan
Organisasi Tata Kerja (OTK.BPM.UNIPDU.3) adalah:
a. Yayasan
b. Dewan Penyantun
c. Rektor dan Wakil Rektor
d. Senat Universitas
e. Badan Penjaminan Mutu
f. Sekretariat Rektorat
g. Biro-Biro
h. Lembaga-Lembaga
i. Unit Pelaksana Teknis
j. Fakultas
k. Senat Fakultas
Manual Mutu Unipdu
Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 5
Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah
Menuju Word Class Islamic University
l. Unit Penjaminan Mutu Fakultas
m. Program Studi
n. Program Pasca Sarjana
o. Labolatorium/Studio
p. Kelompok Dosen
q. Unsur Lain
YAPETIDU
REKTOR
Senat
Universitas
BAA
BAK
Lembaga
BAU
BAKm
WARKA
WARKU
Sekretariat Rektorat
Pusat Studi
UPT
WARMA
BPM
Fakultas
Gambar 1. Struktur Organisasi Unipdu
Untuk melaksanakan penjaminan mutu di Unipdu, maka dibentuk struktur
organisasi penjaminan mutu internal yang terintegrasi dengan sistem manajemen mutu
BANPT. Struktur tersebut mencakup tingkat universitas, fakultas dan program studi
maupun unit kerja penunjang pelaksana akademik. Pimpinan unit kerja menjamin mutu
kinerja organisasi yang menjadi tanggungjawabnya. Tugas Pokok dan Fungsi serta
koordinasi organisasi Unipdu, secara rinci dapat dilihat pada dokumen Statuta
(ST.BPM.UNIPDU.2) dan Organisasi Tata Kerja Badan Layanan Umum
(OTK.BPM.UNIPDU.3)
3
Visi, Misi dan Tujuan Unipdu
Visi:
Menjadi universitas yang mampu memadukan berbagai disiplin ilmu dalam proses
penyadaran insan sebagai khalifah fi al-ardl dan hamba Allah yang shalih.
Misi:
1. Melaksanakan pendidikan dan pengajaran dalam berbagai disiplin ilmu yang
berkualitas dan berdaya saing nasional dan internasional.
2. Melaksanakan penelitian sebagai salah satu sarana pengembangan keilmuan yang
relevan dengan kebutuhan masyarakat.
Manual Mutu Unipdu
Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 6
Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah
Menuju Word Class Islamic University
3. Melaksanakan dan mengembangkan kegiatan pengabdian kepada masyarakat dengan
pola pemberdayaan yang berkelanjutan.
Tujuan:
1. Menghasilkan lulusan yang memiliki akhlak al-karimah, berkemampuan akademik,
profesi atau vokasi yang dapat menerapkan dan mengembangkan ilmu pengetahuan,
teknologi dan seni yang dijiwai oleh nilai-nilai ke-Islaman.
2. Menghasilkan karya-karya ilmiah di bidang ilmu pengetahuan, teknologi dan seni
yang bermanfaat bagi kehidupan umat.
3. Menghasilkan program-program yang mampu meningkatkan kesejahteraan dan taraf
hidup masyarakat.
4. Proses Utama Sistem Manajemen Mutu
Untuk melaksanakan penjaminan mutu di Unipdu, maka dibentuk struktur
fungsional organisasi penjaminan mutu yakni Badan Penjaminan Mutu (BPM). Struktur
BPM tersebut berada di atas tingkat fakultas (Unit Penjaminan Mutu, UPM) dan
Program Studi (Gugus Penjaminan Mutu, GPM). Struktur fungsional organisasi
penjaminan mutu digambarkan pada Gambar berikut ini :
BPM
Unit Jaminan
Mutu (UJM)
REKTOR
SENAT
UNIVERSITAS
FAKULTAS/PROGRAM
(PROGRAM STUDI S2 )
(Unit Pelaksana Akademik)
SENAT
FAKULTAS
Audit
Gugus Jaminan
Mutu (GJM)
KETUA JURUSAN
(PROGRAM STUDI D3, S1)
(Unit Pelaksana Akademik)
: Garis Koordinasi
: Garis Komando
BPM = Badan Penjaminan Mutu
GPM = Gugus Penjaminan Mutu
UPM = Unit Penjaminan Mutu
Gambar 2. Struktur Organisasi Penjaminan Mutu Unipdu
Kemudian sesuai dengan tujuan Manual Mutu dari Unipdu, maka proses utama
Sistem Manajemen Mutunya adalah mengikuti satu siklus dengan OSDAT. Sistem
Penjaminan Mutu Internal Unipdu, seperti ditunjukkan pada Gambar berikut.
Gambar 3. Siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Unipdu
Manual Mutu Unipdu
Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 7
Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah
Menuju Word Class Islamic University
Sedangkan proses utama (proses bisnis) dalam penyediaan jasa layanan
pendidikan sumber daya manusia di Unipdu digambarkan seperti Gambar 4 berikut :
Kebijakan, Perundangan, Standar BAN-PT, Statuta, OTK, Renstra
Pemerintah, Masyarakat, Pengusaha
Manajemen Fakultas
Yayasan
Kepuasan
REKTOR
Fakultas Ilmu
Kesehatan
Fakultas
MIPA
Fakultas Ilmu
Administrasi
Input Mahasiswa Baru
Fakultas
Bahasa Sastra
Fakultas
Teknik
Program
Pascasarjana
Layanan Pendidikan, Penelitian, Pengabdian, dan Administrasi
Fakultas
Agama Islam
Warka
Senat Universitas
Warku
Pemerintah,
Masyarakat,
Pengusaha
Warma
BPM
Layanan Pemantauan & Evaluasi
LPP
LPM
Layanan Penelitian & Masyarakat
BAA
BAK
BAU
BAKm
Layanan Administrasi
Layanan
pendidikan,
inovasi
penelitian,
pengabdian
&
Administrasi
KOPERASI
Layanan Penunjang Non Akademik
UPT
KPM
Perpus
PSB
LAB
PSW
Layanan Penunjang Akademik
PSQ
Output
Lulusan
SDM, Dana, Sistem Informasi, Sarana dan Prasarana
Gambar 4. Proses Bisnis Unipdu
5
Sistem Dokumentasi dan Audit
Sistem dokumentasi mengacu pada dokumen yang telah disusun pada
implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal Unipdu. Sistem yang dianut adalah
hirarki kerucut terbalik: Dokumen Induk (Visi, Misi dan Tujuan Unipdu; Statuta; OTK;
Renstra Unipdu; Program Kerja; Pedoman Pendidikan), Dokumen Mutu (Manual Mutu;
Standar Mutu; Manual Prosedur; Instruksi Kerja; Borang dan Dokumen Pendukung).
Daftar keseluruhan dokumen tercantum dalam MP Pengendalian Dokumen dan
Rekaman.
Manual Mutu Unipdu
Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 8
Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah
Menuju Word Class Islamic University
Audit mutu dilakukan di Unipdu secara internal dan eksternal berdasarkan
dokumen audit mutu Unipdu. Audit Internal dilaksanakan berjenjang di unit kerja dan
tingkat Unipdu, secara rutin, minimal dua kali setahun untuk mengukur terpenuhinya
persyaratan SMM dan Standar Mutu yang diterapkan Unipdu. Pedoman pelaksanaan
Audit Internal di tingkat universitas tertuang dalam MP Audit Internal Mutu Universitas
(MP.AIM.BPM.UNIPDU.11), lihat juga 8.2.2. Audit internal di tingkat unit kerja diatur
oleh MP Audit Internal tiap fakultas/program, Prodi dan UKPPA.
Audit eksternal dilaksanakan untuk seluruh lembaga dan unit kerja di Unipdu
dalam mengukur pemenuhan terhadap standar mutu BAN-PT yang dinyatakan dalam
kepatuhan, ada tidaknya temuan dan atau perolehan sertifikat. Selain itu, Unipdu dinilai
oleh Asesor dari BAN-PT untuk menentukan tingkat akreditasi intitusi atau Prodi.
Prosedur pengusulan, pelaksanaan dan perolehan akreditasi harus mengikuti ketentuan
dan memenuhi persyaratan stakeholders.
E. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
1.
Komitmen Manajemen
Universitas dan unit kerja mengidentifikasi layanan Tridarma Perguruan Tinggi
yang memuaskan kebutuhan dan harapan masyarakat. Universitas dan unit kerja
mengidentifikasi dan menunjukkan komitmennya pada perbaikan berkelanjutan
terhadap layanan pendidikan dan SMM. Strategi yang dilakukan, meliputi:
a. Mengkomunikasikan kebijakan implementasi SMM di seluruh unit kerja di Unipdu
b. Melakukan perencanaan strategis yang memperhatikan tujuan dan sasaran mutu
Unipdu di masa depan
c. Mendorong proses identifikasi dan penggunaan best practices
d. Menetapkan kebijakan mutu yang memastikan seluruh anggota organisasi
mengetahui visi, misi, tujuan maupun tugas pokok dan fungsi
e. Menjamin ketersediaan sumber daya manusia dan sumber daya lain yang
diperlukan untuk mencapai sasaran mutu,
f. Mengukur kinerja organisasi guna memantau pemenuhan kebijakan dan sasaran
mutu yang ditetapkan.
2.
Persyaratan dan Kepuasan Masyarakat
Unipdu dan semua unit kerja harus mengidentifikasi dan menetapkan persyaratan
(kebutuhan dan harapan) masyarakat.
Unit kerja mengidentifikasi persyaratan
masyarakat sesuai Tupoksi. Untuk Unit Kerja Penunjang Akademik dan penyalenggara
pelatihan, persyaratan masyarakat utama yang berkait pendidikan/pelatihan ditetapkan
sebagai persyaratan kurikulum yang mencakup spesifikasi lulusan dan semua indikator
kinerja Prodi dan atau penyelenggaraan pelatihan. Masyarakat dan persyaratan
masyarakat dinyatakan secara jelas di dalam Manual Mutu Unipdu dan tiap unit kerja.
Persyaratan masyarakat Unipdu adalah 4 (empat) bagian, yaitu:
Manual Mutu Unipdu
Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 9
Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah
Menuju Word Class Islamic University
Tabel 1: Pengguna Jasa Layanan Unipdu
Pengguna
No
persyaratan masyarakat yang akan dipenuhi
jasa layanan
1
Calon
Dilayani baik sehingga dapat lolos seleksi sesuai
Mahasiswa, jalur yang telah ditetapkan dalam
Mahasiswa
http//:pmb.unipdu.ac.id atau pedoman
D-III, S-1,
penerimaan mahasiswa Diploma, Sarjana, Pasca
S-2, peserta Sarjana. Mahasiswa mendapat kompetensi sesuai
pendidikan
bidang studi. Peserta pelatihan ingin dilayani,
dan
memenuhi standar kualifikasi input dan
pelatihan
memenuhi kompetensi
(Diklat)
2
3
4
Orang tua
mahasiswa
atau
lembaga
yang
mengirim
peserta
didik
Pengguna
lulusan dan
mitra
kegiatan
penelitian
dan
pengabdian
Pemerintah
sebagai
atasan
langsung
atau
pemberi
dana
Output yang
dihasilkan
Ahli Madya,
Sarjana,
Master,
peningkatan
kompetensi
SDM sesuai
program
Lulusan : Lulus, dapat berkarya dan bermanfaat
bagi masyarakat.
Pengakuan,
penghargaan
dan
rekomendasi
pada orang
lain
SDM yang sehat jasmani-rohani, dapat
berkomunikasi, trampil, mau belajar, kreatif,
mandiri, dapat bekerja dengan tim dan rekanan.
Laporan tepat waktu, inovasi penelitian untuk
pengembangan ilmu, menghasilkan karya ilmiah
yang diterima publikasi di forum ilmiah, paten,
buku ajar, memperkaya bahan ajar, atau
digunakan di masyarakat. Biaya terjangkau,
birokrasi jelas, hasil akurat
Amanah terhadap mandat, kepatuhan terhadap
kebijakan dan regulasi, mutu kinerja baik,
produktif dan efisien, transparan, akuntabel,
relevan dan berdaya saing
Inovasi,
paten/HAKI,
buku ajar,
pengakuan,
penghargaan
dan
rekomendasi
pada orang
lain
Pengakuan,
penghargaan
dan
rekomendasi
pada pihak
lain
Atas permintaan Rektor, penanganan keluhan masyarakat disampaikan dalam
berbagai media lisan maupun tulisan off line dan on line (www.ecomplaint.unipdu.ac.id) sesuai MP Penangan Keluhan atau dapat disalurkan melalui
kotak saran. Keluhan masyarakat digunakan sebagai salah satu pengukuran kepuasan
masyarakat dikoordinir oleh staf khusus yang di tunjuk oleh rektor. Setiap tahun sekali
baik di tingkat universitas maupun unit kerja dilakukan evaluasi kepuasan masyarakat
untuk perbaikan mutu Unipdu secara berkelanjutan sesuai MP Penangan Keluhan
(MP.PK.BPM.UNIPD.16) Adapun evaluasi kepuasan masyarakat tiap unit kerja secara
lebih spesifik diatur secara internal unit kerja. Evaluasi kepuasan atasan langsung
Manual Mutu Unipdu
Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 10
Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah
Menuju Word Class Islamic University
terhadap kinerja Unit Kerja Penunjang Akademik dan UKPPA secara rinci dijelaskan
dalam MP Evaluasi Kepuasan Pimpinan dan Satuan Kerja (EKPSK.BPM.UNIPDU.17).
3.
Kebijakan Mutu
Unipdu menggunakan kebijakan mutu untuk memandu dan mengarahkan
pengambilan keputusan guna peningkatan mutu berkelanjutan dalam proses layanan
tridharma PT. Untuk itu, tujuan akhir segala kegiatan Unipdu sepenuhnya didekasikan
bagi kehidupan umat manusia yang lebih baik. Rektor menetapkan kebijakan mutu :
Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah Menuju World
Class Islamic University
Dalam rangka melaksanakan tugas penyelenggaraan pendidikan tinggi, Rektor
mempunyai komitmen:
a. Melaksanakan penjabaran Rencana Strategis (Renstra) Unipdu dalam bentuk
sasaran pengembangan Unipdu, yaitu: 2011-2014 transisi kelembagaan dan
penetapan daya saing nasional.
b. Melaksanakan tugas pendidikan tinggi dengan pedoman Statuta, Organisasi dan
Tata Kerja (OTK), Renstra, dan Program Kerja Rektor Unipdu serta
mepertanggungjawabkan kinerjanya kepada stakeholders (sivitas akademika dan
masyarakat) untuk menjaga akuntabilitas publik.
c. Mengembangkan Unipdu menuju entrepreneurial university secara bertahap,
sistematis dan berkelanjutan melalui produk dan jasa penelitian, pendidikan,
inovasi IPTEKS, pembelajaran semangat, jiwa dan kemampuan berwirausaha bagi
sivitas akademika.
d. Mendorong penyelenggaraan sistem pendidikan yang otonom, transparan dan
akuntabel dengan cara mengadaptasikan dan mengembangkan seperangkat standar
pendidikan dan manajemen yang optimal sesuai dengan karakteristik dan kekhasan
Unipdu, dengan mengacu pada: Standar Nasional Pendidikan dan standar mutu
akreditasi dari BAN-PT.
e. Mengkaji efektivitas dan efisiensi kinerja organisasi sehingga mampu mendorong
peningkatan pencapaian sasaran mutu Unipdu melalui pengembangan Sistem
Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang didukung oleh SDM dengan pola
kebersamaan yang saling asah dan asuh, serta didasarkan pada nilai-nilai akhlak
mulia, amanah, ibadah, kredibel dan akuntabel.
f. Mendorong pihak manajemen, dosen dan tenaga kependidikan Unipdu untuk
memenuhi standar kompetensi sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masingmasing sehingga mampu memberikan kontribusi untuk mendukung hubungan kerja
yang sehat dengan stakeholders.
g. Mengupayakan pemenuhan prasarana dan sarana berstandar nasional, serta
pengembangan manajemen aset yang efektif, transparan dan akuntabel.
h. Mengupayakan pendanaan yang memadai dengan prinsip otonomi melalui
kemampuan memperoleh, mengelola dan mengembangkan dana mandiri, efisien
dalam penggunaan dan transparan serta akuntabel dalam pengelolaan keuangan.
Manual Mutu Unipdu
Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 11
Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah
Menuju Word Class Islamic University
i. Mengantisipasi dampak operasionalisasi pendidikan, penelitian dan pengabdian
kepada masyarakat yang dapat mencemari dan mengganggu keselamatan manusia
dan kelestarian lingkungan, sehingga tercipta suasana yang aman, nyaman, sehat,
bersih, tertib dan indah.
Kebijakan mutu Unipdu dikomunikasikan dan dipahami oleh semua pihak, juga
diacu untuk menentukan kebijakan mutu tiap unit kerja yang terlibat langsung ataupun
tidak langsung dalam proses layanan tridharma di Unipdu.
4.
Perencanaan Sistem Mutu
Perencanaan sistem mutu dijabarkan dari visi, misi dan kebijakan mutu yang telah
ditetapkan serta keberhasilan yang telah dicapai sebelumnya. Hal ini dijelaskan dalam
Evaluasi Diri Unipdu dan hasil Akreditasi. Untuk itu, perencanaan mutu Unipdu
dinyatakan dalam :
a. Sasaran mutu unit-unit kerja harus relevan dan sejalan dengan kebijakan dan
sasaran mutu universitas atau organisasi di atasnya. Keefektifan perencanaan sistem
manajemen mutu untuk pencapaian sasaran mutu universitas menjadi tanggung
jawab Rektor.
b. Identifikasi sumber kelemahan: Unipdu menyadari masih adanya kelemahan
manajemen internal (aset, teknologi informasi komunikasi, dan kelembagaan) dan
kualifikasi SDM baik dosen maupun tenaga kependidikan. Oleh karena itu, dalam
empat tahun terakhir telah diuji penerapan Standart BAN-PT di beberapa unit kerja.
Selanjutnya, perlu perubahan kebijakan dan peningkatan alokasi anggaran untuk
meningkatkan profesionalisme SDM.
5.
Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi
Wakil Manajemen
Unipdu menetapkan Wakil Manajemen atau Management Representative (MR) di
tingkat universitas, fakultas/lembaga/biro dan program studi sebagai perwakilan
manajemen untuk keperluan audit internal maupun eksternal. MR Unipdu diketuai oleh
Wakil Rektor Bidang Akademik (Warka) untuk tingkat universitas, Wakil Dekan
Bidang Akademik untuk tingkat fakultas dan sekretaris program studi untuk tingkat
program studi, sekretaris pimpinan atau kabag untuk UKPPA. MR mempunyai
wewenang untuk memantau, mengevaluasi dan memelihara pelaksanaan sistem
penjaminan mutu internal dan manajemen mutu di tingkat universitas, fakultas/lembaga
dan program studi.
MR bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua persyaratan SMM yang
diterapkan dan standar mutu SPMI yang telah ditentukan terpenuhi. MR tingkat
universitas, fakultas/lembaga dan program studi masing-masing harus melaporkan
pelaksanaan sistem kepada Rektor, Dekan/Pimpinan Lembaga dan program studi, serta
mengkomunikasikan kepada mahasiswa dan masyarakat lain, terkait dengan SMM,
Standar Mutu Unipdu dan hasil audit baik internal maupun eksternal.
MR harus mengembangkan keahlian dalam berkomunikasi dan hubungan antar
personil, serta mengerti standar akreditasi BAN-PT, prinsip perbaikan berkelanjutan dan
persyaratan masyarakat yang akan dipenuhi. Selain itu juga harus bersedia memberi
saran tentang implementasi standar mutu yang disepakati.
Manual Mutu Unipdu
Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 12
Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah
Menuju Word Class Islamic University
Komunikasi internal
Rektor, Dekan, Direktur Program, Ketua Lembaga, Kepala Biro, Pimpinan Unit
Kerja, Ketua Prodi harus menetapkan dan melaksanakan proses yang efektif untuk
mengkomunikasikan seluruh informasi terkait kinerja SMM, seperti kebijakan mutu,
persyaratan, sasaran dan pencapaian standar mutu. Penyediaan informasi tersebut harus
membantu peningkatan kinerja SMM, yang secara langsung melibatkan anggota
organisasi dalam pencapaiannya. Pimpinan mendorong secara aktif komunikasi umpanbalik sebagai bentuk keterlibatan anggota organisasi. Pimpinan (Rektor, Dekan,
Direktur Program, Ketua Lembaga, Kepala Biro, Pimpinan Unit Kerja, Ketua Prodi)
harus memastikan bahwa ada komunikasi antar tingkat organisasi, serta antar bidang
dan program studi yang berbeda.
6.
Tinjauan Manajemen
Seluruh unit kerja harus melaksanakan tinjauan sistem manajemen mutu secara
periodik, berdasarkan kebutuhan organisasi, untuk menilai keefektifan sistem
manajemen mutu dalam pemenuhan persyaratan sasaran mutu dan kepuasan
masyarakat. Tinjauan manajemen di tingkat Unipdu dilaksanakan bersamaan dalam
Rapat Pimpinan (Rapim) minimal tiap bulan yang dihadiri oleh pimpinan Unit Kerja
Penunjang Akademik dan UKPPA. Selain itu, tiap tahun secara menyeluruh Unipdu
juga menyelenggarakan tinjauan manajemen dihadiri Rektor hingga Kabag. Keluaran
tinjauan harus berupa keputusan, kebijakan, pemecahan masalah, data yang berguna
dalam perencanaan strategis untuk mendukung peningkatan kinerja SMM dalam SPMI.
Rekaman tinjauan manajemen harus dipelihara. Unit kerja harus melaksanakan tinjauan
setidaknya empat kali dalam satu tahun.
Tinjauan sistem manajemen mutu harus mencakup tinjauan periodik terjadwal
dari sistem prosedur/instruksi dan pendukung, kepuasan pengguna, kriteria penilaian,
hasil evaluasi, peningkatan terdokumentasi dan tinjauan desain dan pengembangan
sistem ketika kurikulum baru diinisiasi. Sebagai hasil tinjauan SMM, pimpinan (Rektor,
Dekan, Direktur Program, Ketua Lembaga, Kepala Biro, Pimpinan Unit Kerja, Ketua
Prodi) harus melaksanakan tindak lanjut untuk meningkatkan kinerja SPMI dan
prosesnya. Keluaran tinjauan SMM harus direkam dan dikomunikasikan kepada seluruh
anggota unit kerja.
F.
Pengelolaan Sumber Daya
1.
Penyediaan Sumber Daya
Universitas, Fakultas / Program Studi / Biro / Unit Kerja harus:
a. Menetapkan masukan untuk mendeteksi kebutuhan sumber daya;
b. Menyusun rencana kebutuhan sumber daya untuk jangka pendek, menengah dan
panjang;
c. Melakukan tindak lanjut verifikasi dan penilaian tugas; dan
d. Menyediakan sumber daya untuk berkomunikasi secara efektif dengan dosen,
tenaga kependidikan dan mahasiswa, untuk memelihara dan meningkatkan
keefektifan SMM serta untuk memastikan bahwa kebutuhan masyarakat terpenuhi.
Manual Mutu Unipdu
Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 13
Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah
Menuju Word Class Islamic University
2.
Sumber Daya Manusia
a. Umum
Universitas, Fakultas / Program studi / Biro / Unit Kerja harus mengidentifikasi
seluruh jenis sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk ketentuan layanan dan
memastikan ketersediaannya untuk kinerja SMM yang efektif.
b. Kompetensi, kesadaran akan tanggungjawab dan pelatihan
- Universitas harus menyediakan dosen dan tenaga kependidikan yang kompeten,
memiliki kesadaran, etos kerja dan terlatih sesuai dengan tanggung jawab dan
wewenangnya.
- Universitas dan unit kerja di bawahnya harus melaksanakan tindakan yang
sistematik untuk mengevaluasi kebutuhan kompetensi dosen dan tenaga
kependidikan dengan tuntutan/kebutuhan kurikulum Prodi, program unit kerja
dan persyaratan yang ditetapkan.
- Pendidikan, pelatihan, pengalaman kerja dan sertifikasi tiap dosen, dan tenaga
kependidikan harus terekam dan dilakukan monitoring serta evaluasi secara rutin
oleh tiap unit kerja.
c. Rekruitmen dan pengembangan
- Kriteria dan tatacara rekruitmen dan pengembangan dosen atau tenaga
kependidikan ditetapkan oleh Rektor, yang dinyatakan dalam manual prosedur
dan dikendalikan oleh Sekretaris Rektor Up. Kepegawaian.
- Pelaksanaan rekruitmen dan pengembangan dosen dan tenaga kependidikan
mengacu pada kriteria dan tatacara yang telah ditetapkan, dan pelaksanaannya
direkam dan dipelihara oleh BAU.
- Manual Prosedur Rekrutmen, Pengembangan Dosen dan Tenaga Kependidikan
dikomunikasikan kepada seluruh unit kerja di Unipdu.
3.
Prasarana, Sarana dan Lingkungan Kerja
a. Umum
Universitas, Fakultas / Program Studi / Biro / Unit Kerja harus mengidentifikasi,
prasarana, sarana, lingkungan dan peralatan yang diperlukan untuk mendukung
proses belajar mengajar, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat atau kegiatan
layanan lainnya.
b. Pembelian dan Pemeliharaan
- Universitas, Fakultas / Program Studi / Biro / Unit harus menetapkan tanggung
jawab dan wewenang untuk kegiatan pelaksanaan, pembelian, penerimaan,
penyimpanan, perlindungan, instalasi, penggunaan dan pemeliharaan sesuai
peraturan dan kewenangan.
- Universitas, fakultas/program studi, penyediaan dan pemeliharaan prasarana
sarana, dan analisis resiko terkait dengan keamanan, keselamatan dan
kebersihan. Prasarana sarana mencakup antara lain gedung, ruang kerja, ruang
kelas, laboratorium, perpustakaan, taman, perangkat online dan jasa terkait,
Manual Mutu Unipdu
Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 14
Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah
Menuju Word Class Islamic University
-
seperti fasilitas kesehatan, keamanan fisik, transportasi, toko buku, jalan, dan
lain-lain.
Peralatan harus dipelihara sesuai kewenangan secara rutin sehingga selalu siap
jika akan digunakan.
Peralatan ukur di laboratorium harus dirawat secara rutin sesuai kebutuhan agar
akurasi dan validitas hasil pengukuran terjamin. Prasarana, sarana dan barang
yang telah rusak dan tidak dapat digunakan harus dikelola sesuai aturan yang
berlaku.
c. Pengadaan barang dan jasa
Kriteria dan tata cara pengadaan barang dan jasa ditetapkan dengan SK Rektor, yang
dinyatakan dalam manual prosedur dan dikendalikan oleh Biro Administrasi Umum
(BAU). Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa mengacu pada kriteria dan tatacara
yang telah ditetapkan, di mana pelaksanaannya direkam dan dipelihara oleh BAU.
Manual Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa dikomunikasikan kepada seluruh unit
kerja di Unipdu.
4.
Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik
a. Universitas/fakultas/program studi menjamin terselenggaranya kebebasan
akademik, mimbar akademik dan otonomi keilmuan.
b. Penyediaan layanan pendidikan termasuk menciptakan dan memelihara suasana
yang aman, indah dan kondusif untuk lingkungan belajar dan penelitian yang
memenuhi persyaratan masyarakat.
c. Universitas/fakultas/program studi harus menyediakan bukti bahwa lingkungan
kerja dan suasana kampus dievaluasi secara periodik, serta bukti dari tindakan yang
diambil terkait hal ini.
d. Hasil evaluasi ini harus dijadikan materi dalam tinjauan manajemen dan menjadi
bagian penting dalam peningkatan mutu berkesinambungan.
G. Realisasi Layanan Tridharma PT
1.
Perencanaan Program Layanan Tridharma PT
Universitas harus merencanakan program layanan pendidikan, penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat (Tridharma PT), termasuk rancangan dan
pengembangan layanan ilmiah. Layanan pendidikan meliputi D-III, S1, S2, pelatihan,
konsultasi dan studi banding. Perencanaan pendidikan yang dimaksud termasuk desain,
pengembangan metode pembelajaran, pembukaan dan penutupan program studi yang
dikendalikan oleh LPP. Perencanaan program layanan Unipdu secara rinci disampaikan
dalam Program Kerja Rektor (PKR.BPM.UNIPDU.5) yang mengacu pada Rencana
Strategis Unipdu (RS.BPM.UNIPDU.4).
a. Pendidikan/Pengajaran
- Fakultas/Program Studi harus merencanakan pengembangan, tinjauan dan
pemutakhiran rencana studi dan kurikulum, penilaian dan tindak lanjut
pengajaran, kegiatan layanan pendukung, alokasi sumber daya, kriteria evaluasi,
dan prosedur peningkatan mutu untuk mencapai yang diinginkan.
Fakultas/Program Studi harus mengintegrasikan kurikulum Program Studi D-III,
Manual Mutu Unipdu
Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 15
Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah
Menuju Word Class Islamic University
-
S-1, S-2 sehingga mencapai kompetensi lulusan dan learning outcomes sesuai
profil yang ditetapkan.
Universitas harus merencanakan sumber daya yang diperlukan untuk seluruh
proses.
Proses realisasi pendidikan harus meningkatkan kompetensi pada diri mahasiswa
sehingga mengarah pada spesifikasi kompetensi lulusan yang dijanjikan pada
aktivitas pendidikan.
Proses Belajar Mengajar (PBM) yang harus terkontrol meliputi asesmen
kebutuhan desain, pengembangan dan pengkomunikasian prosedur dan instruksi;
dan pengukuran outcomes.
Proses-proses utama belajar mengajar harus dikendalikan.
Metode pengendalian harus merupakan bagian tinjauan manajemen untuk
menjamin pemenuhan spesifikasi prosedur, instruksi dan lulusan, metode
pengendalian konsisten dengan standar mutu yang disepakati.
Perubahan metode pengendalian proses-proses utama tersebut harus
didokumentasikan dan prosedur atau instruksi harus dievaluasi sebelum
perubahan dilakukan.
Pemantauan harus dilakukan untuk verifikasi bahwa metode pengendalian telah
efektif dan rekaman harus dipelihara oleh tiap jenjang Unit Kerja Penunjang
Akademik atau Ketua Prodi.
Evaluasi kepuasan mahasiswa terhadap proses pembelajaran dilakukan pada
setiap akhir semester.
Hasil evaluasi menjadi dasar penetapan kebijakan peningkatan mutu secara
berkesinambungan.
b. Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat
Unipdu mendorong secara konsisten penelitian dan pengembangan berbagai
produk unggulan yang mempunyai potensi untuk dapat dikembangkan dan bersaing
di tingkat regional, nasional. Universitas, Fakultas/Lembaga dan Program Studi
harus merencanakan program penelitian dan pengabdian kepada masyarakat,
termasuk diseminasi dan sitasi hasil penelitian, pengajuan HAKI dan komersialiasi
inovasi penelitian. Selain itu juga merencanakan pengembangan, tinjauan dan
pemutakhiran, roadmap dan track record penelitian, penilaian dan tindak lanjut
kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, layanan pendukung, alokasi
sumber daya, kriteria evaluasi, dan prosedur peningkatan untuk mencapai sasaran
yang diinginkan. Universitas, Fakultas/Lembaga dan Program Studi harus
merencanakan sumber daya yang diperlukan untuk seluruh proses (Lihat 6.1).
Evaluasi kepuasan partner atau masyarakat terhadap kegiatan Penelitian dan
Pengabdian Kepada Masyarakat dilakukan oleh unit kerja/pihak terkait.
Realisasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, termasuk penerapan
inovasi IPTEK, layanan atau studi banding praktek baik (good practices) dan
konsultasi, harus meningkatkan kompetensi sivitas akademika dan menghasilkan
output berupa publikasi ilmiah, buku ajar, HAKI, paket teknologi atau inovasi
IPTEK yang digunakan masyarakat. Proses Penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat harus dikendalikan meliputi penilaian kebutuhan; rancangan,
pengembangan dan penyampaian informasi terkait prosedur atau instruksi; dan
pengukuran outcomes. Kegiatan lebih rinci di tiap fakultas/program atau LPP.
Manual Mutu Unipdu
Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 16
Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah
Menuju Word Class Islamic University
Metode pengendalian harus merupakan bagian tinjauan manajemen (5.6) untuk
menjamin pemenuhan spesifikasi prosedur atau instruksi, metode pengendalian
konsisten dengan standar mutu yang ditetapkan. MR Unit Kerja Penunjang
Akademik mengatur perubahan metode pengendalian proses-proses utama tersebut
harus didokumentasikan dan prosedur atau instruksi harus dievaluasi sebelum
perubahan dilakukan. Pemantauan harus dilakukan untuk verifikasi bahwa metode
pengendalian telah efektif dan rekaman harus dipelihara.
2.
Proses Terkait Masyarakat (Mahasiswa dan Stakeholders Lainnya)
Universitas secara umum memberikan layanan yang intangible, not storable dan
comsumed kepada masyarakat, yaitu mahasiswa, maupun stakeholders lainnya.
Universitas harus memberi kesempatan pada mahasiswa untuk belajar IPTEK dan
belajar mempraktekkan penerapannya untuk mencapai learning outcomes dan
kompetensi yang telah ditetapkan. PBM sebagai bagian dari Tridharma PT yang
dilakukan di dalam/luar kelas/laboratorium/studio, di dalam/luar kampus Unipdu,
diharapkan minimal memenuhi hal-hal sebagai berikut:
- Fasilitas aman, sehat, bersih, berfungsi baik dan ada petugas yang
bertanggung jawab memeliharanya;
- Prosedur komunikasi dua arah antara mahasiswa, dosen, tenaga kependidikan
dan universitas yang responsif;
- Personel universitas memperlakukan semua orang dengan penuh hormat; dan,
- Kegiatan-kegiatan layanan dilaksanakan oleh dosen atau tenaga kependidikan
yang sesuai dengan kualifikasinya.
a. Penentuan Persyaratan Terkait Layanan Tridharma PT
Penentuan persyaratan pendidikan secara umum diketahui dari kebutuhan Unipdu
untuk pemenuhan harapan masyarakat akademik, profesional dan umum (Tabel 1).
Persyaratan kualifikasi mahasiswa dijelaskan dalam Pedoman Pendidikan Unipdu
(PP.BPM.UNIPDU.6) sesuai rencana studi, kurikulum dan layanan pendidikan yang
diberikan oleh universitas atau Unit Kerja Penunjang Akademik. Persyaratan terkait
layanan juga mencakup persyaratan yang ditetapkan oleh universitas dalam
memberikan layanan administrasi pendidikan kepada mahasiswa. Hal ini dapat
berupa bukti studi sebelumnya, dokumen pribadi, yang diberikan pada mahasiswa,
aturan administrasi universitas, NIM dan lain-lain. Layanan tridharma PT harus
memenuhi persyaratan hukum, peraturan yang berlaku dan akreditasi sesuai strata
pendidikan.
Penentuan persyaratan terkait kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat
ditentukan berdasarkan track record, roadmap dan payung penelitian, kepakaran,
kebutuhan pengembangan IPTEK sesuai Prodi, permasalahan di masyarakat, rencana
strategis nasional, pemberi dana (Dikti, Ristek dan sumber lain). Persyaratan terkait
layanan tersebut juga mencakup persyaratan yang ditetapkan oleh universitas atau
pemberi dana dalam administrasi dan pengelolaan penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat.
b. Tinjauan Persyaratan Terkait Layanan Tridharma PT
Universitas/Fakultas/Program Studi harus meninjau persyaratan terkait layanan
tridharma PT untuk memastikan bahwa:
Manual Mutu Unipdu
Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 17
Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah
Menuju Word Class Islamic University
- Persyaratan mutu penyelenggaraan tridharma PT telah ditetapkan
- Persyaratan yang berbeda dari sebelumnya telah diselesaikan
- Universitas hingga Prodi memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan
yang ditetapkan
- Apabila persyaratan pendidikan diubah, universitas harus memastikan bahwa
dokumen yang relevan telah diubah dan semua pihak yang terkait telah
mengetahui perubahan persyaratan.
- Rekaman tinjauan persyaratan pengajaran ini harus dipelihara.
c. Komunikasi dengan Mahasiswa dan Pengguna Layanan Unipdu
Universitas harus menentukan dan menerapkan sistem pengaturan yang efektif dalam
berkomunikasi dengan mahasiswa dan pengguna lainnya, misalnya terkait dengan
informasi program pendidikan, rencana pengajaran termasuk kurikulum, serta umpan
balik PBM dan termasuk keluhan mahasiswa. Komunikasi yang baik harus dijalin
dengan pemberi dana hibah atau pengguna jasa (stakeholders) kegiatan penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat. Untuk meningkatkan dukungan layanan
tridharma PT, Unipdu menggunakan komunikasi interaktif telepon, faksimil, e-mail,
hp dan website www.unipdu.ac.id. dan www.e-complaint.unipdu.ac.id. Dalam dua
tahun terakhir, telah diinisiasi upaya Unipdu menjadi masyarakat paperless.
3.
Rancangan dan Pengembangan Kurikulum Program Studi, Penelitian dan
Pengabdian Kepada Masyarakat
a. Dalam perencanaan program studi dan kurikulumnya, pimpinan universitas, fakultas,
program studi harus mempertimbangkan pengembangan Prodi dan kurikulum untuk
kepentingan pelayanan pada mahasiswa sesuai aturan yang berlaku di Dikti atau
asosiasi profesi. Pengendalian rancangan harus sesuai dengan lama studi pendidikan.
Prosedur yang berlaku harus memastikan bahwa materi pendidikan sesuai dengan
persyaratan kurikulum. Analisis kebutuhan harus mencakup keefektifan sistem
pendidikan dan kinerja organisasi untuk mencapai kompetensi lulusan dan learning
outcomes mahasiswa. Hal ini digunakan untuk menentukan agar PBM dapat
membantu mahasiswa menjadi kompeten, ukuran keefektifan suatu metode PBM
yang diterapkan, dan keahlian dan kompetensi yang sesuai dengan target kurikulum.
Proposal usulan Prodi baru dikaji oleh LPP.
Analisis tersebut harus menyediakan informasi yang dapat digunakan dalam proses
evaluasi kurikulum. Laporan analisis kebutuhan harus menyediakan masukan untuk
proses rancangan kurikulum, menggambarkan hasil analisis kebutuhan dan
menyatakan tujuan akhir untuk rancangan kurikulum. Proses pengembangan
kurikulum Prodi harus didokumentasikan dan digunakan oleh unit penyelenggara
kegiatan akademik menggunakan media informasi yang sesuai. Laporan harus
menjelaskan urutan tahap proses pengembangan, personil yang terlibat, mekanisme
evaluasi dan kriteria digunakan.
Rektor Unipdu melalui Lembaga Penelitian merencanakan, mengarahkan, dan
mengendalikan penelitian sesuai dengan peta penelitian (road map) yang melibatkan
multi disiplin ilmu serta mensinergikan penelitian-penelitian di Unipdu agar terjadi
relevansi dan kesinambungan dari waktu ke waktu. Perencanaan kegiatan Penelitian
dan Pengabdian kepada Masyarakat dilakukan oleh LPP, LPM, pusat studi dan
Manual Mutu Unipdu
Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 18
Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah
Menuju Word Class Islamic University
laboratorium terkait road map, payung penelitian berdasar pada kompetensi dan
track record civitas akademika. Atas dasar dinamika masyarakat yang selalu
berubah-Ubah, roadmap dalam penelitian dapat di-update setiap kurun waktu
tertentu agar output penelitian memenuhi kebutuhan stakeholder dan selalu relevan
terhadap perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
b. Masukan untuk Rancangan dan Pengembangan Tridharma PT
Unit
kerja
penyelenggara
pendidikan
harus
mengidentifikasi
dan
mendokumentasikan masukan untuk rancangan kurikulum Prodi, penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat. Tracer study dilakukan secara rutin untuk menggali
masukan dari berbagai pihak.
c. Output Rancangan dan Pengembangan Tridharma PT
Output rancangan dan pengembangan harus mencakup keahlian dan pengetahuan
yang dipersyaratkan pengguna lulusan pada suatu kurikulum, strategi PBM dan
evaluasi kinerja organisasi. Output dalam bentuk proposal dan dikaji secara internal
oleh tim LPP.
d. Tinjauan Rancangan dan Pengembangan Tridharma PT
Tim evaluator pada setiap tahap evaluasi harus mengidentifikasi hasil rancangan dan
pengembangan kurikulum sesuai dengan persyaratan atau standar yang diacu
(misalnya, profil lulusan, kompetensi suatu profesi, sertifikasi kompetensi lulusan).
Selain itu, evaluasi kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat harus
meninjau rancangan dan pengembangan telah mengarah pada pencapaian target
Rencana Strategis Unipdu (RS.BPM.UNIPDU.4).
e. Verifikasi Rancangan dan Pengembangan Tridharma PT
Verifikasi rancangan harus dilakukan dalam satu atau beberapa tahap sesuai dengan
rencana rancangan dan pengembangan. Kegiatan ini seharusnya dilakukan secara
internal oleh setiap pakar yang tidak berpartisipasi dalam tinjauan rancangan secara
independen. Tahap keluaran rancangan dan pengembangan sebaiknya sesuai dengan
spesifikasi masukan rancangan dan pengembangan. Rekaman keluaran verifikasi dan
setiap tindakan yang diperlukan harus dipelihara.
f. Validasi Rancangan dan Pengembangan Tridharma PT
Validasi ini dilaksanakan dengan pengesahan oleh pimpinan unit kerja agar
karakteristik layanan pendidikan yang direncanakan dalam rancangan kegiatan
pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dapat dipastikan
penerapannya. Secara umum, validasi dilakukan pada tahap akhir suatu perencanaan.
Akreditasi dan sertifikasi oleh berbagai pihak di dalam dan luar unit kerja termasuk
metode validasi. Rekaman adanya tindakan dan keluaran validasi harus dipelihara.
g. Pengendalian Perubahan Rancangan dan Pengembangan Tridharma PT
Dalam lingkungan pendidikan, pesatnya perkembangan IPTEK dan kebutuhan
masyarakat menjadi arahan tinjauan rancangan dan pengembangan tridharma PT
secara periodik dan menghasilkan perbahan. Perubahan tersebut diidentifikasi,
didokumentasikan, disahkan dan dikomunikasikan kepada pihak-pihak terkait. Setiap
perubahan harus mencakup keseluruhan kegiatan terkait dan rekaman harus
dipelihara.
Manual Mutu Unipdu
Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 19
Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah
Menuju Word Class Islamic University
4.
Pengadaan Sumber Daya Unipdu
Proses dan prosedur pembelian maupun pengadaan barang atau jasa ditetapkan
oleh Tim Pengadaan Barang Unipdu sesuai Manual Prosedur Pengadaan Barang/Jasa,
yang mencakup evaluasi kebutuhan dan pengendalian layanan pendidikan yang harus
disediakan sehingga proses tersebut betul-betul memenuhi kebutuhan dan persyaratan
lembaga atau unit kerja. Proses pengadaan barang dan jasa yang dijalankan juga harus
memenuhi persyaratan peraturan Unipdu dan perundang-undangan yang berlaku.
a. Proses Pengadaan Barang dan Jasa
Usulan pengadaan sumberdaya harus mencakup identifikasi spesifikasi kebutuhan
yang tepat, efektif dan akurat, termasuk persyaratan kualifikasi SDM untuk
meningkatkan kompetensi, yang dilakukan dengan pelatihan dan atau studi lanjut
sesuai spesifikasi bidang studi. Evaluasi kebutuhan biaya pengadaan barang/jasa
maupun layanan pelatihan dan/atau studi lanjut harus mempertimbangkan kebutuhan
dan kualifikasi kinerja penyedia barang atau layanan pendidikan unit kerja.
Kualifikasi penyedia barang/jasa harus memenuhi ketentuan yang berlaku, dipilih
dan dievaluasi sesuai prosedur pengadaan barang/jasa di Unipdu. Proses dan tahapan
pengadaan dilakukan dengan penunjukan langsung, pemilihan lansung atau lelang
sesuai Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah Kepres No. 80
tahun 2003, aturan terbaru Perpres 54 tahun 2010 dan atau aturan pemanfaatan dana
hibah yang diterima Unipdu misalnya dana PHP PTS. Hal ini menyangkut alokasi
anggaran dan klasifikasi barang/jasa yang dibutuhkan. Dokumen pengadaan
barang/jasa didokumentasikan oleh penanggung jawab kegiatan.
b. Informasi Pengadaan Barang dan Jasa
Informasi pengadaan harus memenuhi kebutuhan barang/jasa dan layanan
pelatihan/studi lanjut sesuai keperluan. Harus dijamin bahwa informasi tersebut
memenuhi kebutuhan unit kerja, memenuhi persyaratan prosedur, kontrak, dan
kualifikasi SDM.
c. Verifikasi Barang dan Jasa Hasil Pengadaan
Tim penerima barang/jasa Unipdu melakukan pemeriksaan terhadap barang/jasa
yang datang dan mencocokkan dengan spesifikasi barang/jasa yang dipesan. Selain
itu, proses pengadaan barang/jasa dipantau dan dievaluasi oleh Satuan Pengawasan
Internal (SPI) atas permintaan Rektor. Hasil verifikasi disampaikan kepada Rektor
dalam bentuk laporan yang didokumentasikan SPI. Jika terdapat ketidaksesuaian
maka Rektor meminta perbaikan atau tindakan koreksi atau pencegahan.
5
Penyediaan Layanan Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat
a. Pengendalian Penyediaan Layanan Tridharma PT
Universitas dan setiap unit kerja penyelenggara pendidikan dan layanan
pendukungnya harus menyediakan informasi layanan tridharma PT, metode
prosedur/instruksi yang diperlukan, fasilitas yang diberikan, kegiatan pemantauan
dan evaluasi pengukuran keberhasilan, yudisium/wisuda atau proses penyerahan jasa
layanan lainnya. Selain itu, universitas juga memiliki mekanisme rutin untuk
memantau daya saing lulusan (melalui tracer study) atau layanan lainnya melalui
evaluasi pasca kegiatan penelitian (melalui evaluasi sitasi) maupun pengabdian
kepada masyarakat (melalui evaluasi kepuasan stakeholder). Universitas memastikan
Manual Mutu Unipdu
Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 20
Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah
Menuju Word Class Islamic University
keseluruhan
proses
terkendali
melalui
Monev
(MPME.BPM.UNIPDU.19) sesuai prosedur yang berlaku.
Renstra
Unipdu
b. Validasi Proses Penyediaan Layanan Tridharma PT
Universitas melakukan validasi atau pengesahan penyediaan layanan tridharma PT
setelah ada klarifikasi penyediaan layanan oleh unit terkait. Pengaturan penyediaan
layanan pendidikan dijelaskan dalam dokumen Pedoman Pendidikan Unipdu
(PP.PJM.UNIPDU.6), tiap fakultas dan Prodi. Pengaturan kegiatan penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat diatur oleh LPP dan LPM fakultas. Dengan pedoman
tersebut, universitas melakukan penyerahan ijasah kepada lulusan dalam acara
wisuda, kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat sesuai yang
direncanakan. Daftar lulusan setiap program studi tersedia dalam Buku Wisuda yang
diterbitkan setiap kali wisuda.
c. Identifikasi dan Penelusuran Kegiatan Layanan Tridharma PT
Universitas dan unit kerja terkait harus mengendalikan, merekam hasil identifikasi
status dan menelusuri layanan tridharma PT. Hal ini antara lain dilakukan melalui
monev internal atas permintaan Rektor melalui Audit Internal Mutu (AIM) UNIPDU
(AIM.BPM.UNIPDU.18) berdasarkan Evaluasi Kinerja setiap unit kerja, yang
dilaporkan rutin kepada atasan langsung. Hal ini untuk menjamin kesesuaian jasa
layanan yang dihasilkan. Ketidaksesuaian dan ketidakpatuhan direkam dan
dilaporkan ke Rektor.
d. Barang dan Informasi
Barang dan informasi milik masyarakat (mahasiswa atau stakeholder lainnya) yang
diberikan Unipdu pada saat pendaftaran masuk, pendaftaran ulang dan selama
pemberian layanan pendidikan atau kegiatan lain harus tersimpan, terekam, dan atau
mudah diakses. Jika terpaksa hilang, harus dilaporkan dan rekaman dipelihara.
e. Penyimpanan Barang dan Informasi
Universitas atau unit kerja penyelenggara pendidikan harus menyimpan dokumen
akademik dan produk layanan misalnya sejarah unit kerja, kurikulum, dan materi
yang dicetak atau elektronik (misalnya soal ujian seleksi, laporan, SK, MoU,
database, program komputer). Produk layanan teridentifikasi, pengelolaan,
pengemasan, perlindungan, terpelihara baik hingga memenuhi persyaratan saat
penyerahan.
Barang tersebut termasuk untuk proses pendidikan dan/atau pendidikan, misalnya
bahan kimia untuk laboratorium, bahan baku atau olahan untuk pilot plant dan
layanan pendidikan dengan umur simpan terbatas untuk pengajaran atau penelitian
dan pekerjaan pengembangan.
6.
Pengendalian Instrumen Pemantauan dan Pengukuran Keberhasilan
Universitas atau unit kerja harus menetapkan instrumen penilaian (assessment) yang
valid untuk mengukur keberhasilan pencapaian target kinerja. Pemantauan dan
pengukuran harus dilakukan dalam rangka menjamin kesesuaian antara program kerja
unit kerja dengan Rencana Strategis dan target yang dicapai. Pemantauan dan
pengukuran bidang pendidikan mencakup semua aspek mulai dari input-proses-output,
misalnya untuk unit kerja pelaksana akademik adalah profil kinerja mahasiswa, ujian
tertulis, latihan/tugas/kuis, presensi kehadiran dan ujian akhir.
Manual Mutu Unipdu
Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 21
Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah
Menuju Word Class Islamic University
Universitas atau unit kerja menetapkan instrumen dan menjamin proses untuk
memastikan bahwa kuisioner penilaian kinerja atau soal ujian mahasiswa diberikan
dengan konsisten, aman tanpa kebocoran dan hasilnya valid. Apabila instrumen atau
perangkat lunak penilaian atau ujian ditemukan tidak valid, universitas atau unit kerja
melakukan klarifikasi dan merekam tindakan perbaikan ketidakvalidan. Semua hasil
penilaian dan pengukuran kinerja direkam dan dipelihara, baik dalam bentuk cetak
ataupun soft copy sesuai ketentuan.
H. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU
1.
Panduan umum
Outcomes dari pemantauan dan pengukuran digunakan untuk mengidentifikasi
area peningkatan sistem manajemen mutu dan proses penyelenggaraan pendidikan.
2.
Pemantauan dan pengukuran
a. Kepuasan masyarakat
Universitas dan unit kerja menetapkan sistem evaluasi secara rutin mengenai
persepsi masyarakat tentang tingkat layanan yang diberikan dibandingkan
harapannya. Informasi kepuasan masyarakat harus didukung oleh bukti obyektif.
Universitas dan unit kerja mendiskusikan dengan masyarakat tentang persepsi
kepuasan.
b. Audit Internal
Universitas dan unit kerja melaksanakan audit internal berdasarkan program audit
internal untuk menilai kinerja implementasi SMM dan penyelenggaraan layanan
akademik dan penunjang akademik. Audit internal di suatu unit kerja dilakukan oleh
auditor dari unit kerja tersebut yang kompeten dan tersertifikasi. Audit di unit kerja
dilakukan sebelum audit tingkat universitas. Audit internal digunakan untuk menilai
kesesuaian implementasi SPMI di tiap unit kerja.
Hasil audit internal digunakan untuk tindakan korektif dan pencegahan dan semua
rencana, pelaksanaan, laporan temuan dan tindak lanjut audit internal dipelihara.
Untuk menjamin konsistensi pelaksanaan audit internal harus mengacu pada manual
prosedur terdokumentasi yang ditetapkan di tingkat universitas maupun ditingkat unit
kerja.
c. Pemantauan dan Pengukuran Proses
Unit kerja baik Unit Kerja Penunjang Akademik maupun UKPPA harus mengukur
dan memantau kinerja dan keefektifan proses yang digunakan untuk mengelola dan
melaksanakan layanan. Pengukuran proses layanan akademik/pendidikan dan
penunjang akademik/pendidikan dilakukan pada tahap yang sesuai selama realisasi
proses.Unit kerja mendokumentasikan metode yang digunakan untuk mengukur
kinerja dan keefektifan proses.
d. Pemantauan dan Pengukuran Layanan Pendidikan
Unit Kerja Penunjang Akademik dan UKPPA yang memberikan layanan pendidikan
(termasuk memberikan pelatihan) harus menetapkan dan menggunakan metode
untuk pemantauan dan pengukuran layanan pendidikan pada interval yang
direncanakan selama realisasinya dan outcome akhir, untuk memverifikasi bahwa
Manual Mutu Unipdu
Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 22
Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah
Menuju Word Class Islamic University
mereka memenuhi persyaratan desain yang ditetapkan serta persyaratan peraturan
dan perundang-undangan dan akreditasi yang berlaku. Untuk berbagai ragam
pendidikan/pelatihan, alat evaluasi seperti asesmen, kuis, ujian atau peragaan
digunakan untuk mengukur kemajuan pemenuhan persyaratan kurikulum. Penilaian
kinerja unit kerja yang memberikan layanan pendidikan/pelatihan sebaiknya juga
dilakukan sebagai bagian dari layanan pendidikan/pelatihan. Hasil proses evaluasi ini
direkam dan digunakan untuk menunjukkan tingkat proses layanan
pendidikan/pelatihan dalam mencapai sasaran yang direncanakan.
3.
Analisis Data
Unit kerja di Unipdu menganalisis data dan informasi yang dikumpulkan,
menggunakan, tetapi tidak terbatas pada metode analisis dan pemecahan masalah yang
diterima. Data sebaiknya digunakan untuk mendukung perbaikan berkesinambungan
melalui proyek perbaikan, dan juga tindakan korektif dan prekuentif
(MPK.BPM.UNIPDU.20). Metode analisis statistik diterapkan untuk menganalisis
setiap aspek SMM. Analisis statistik untuk berbagai ukuran seperti indikator kinerja,
angka drop out, rekaman capaian, kepuasan masyarakat, dan analisis kecenderungan
dapat membantu dalam menjamin efektifitas pengendalian proses yang merupakan
bagian dari SMM.
Pengukuran dan evaluasi secara terus-menerus dan dinyatakan dalam manual
prosedur atau instruksi kerja. Lembaga atau unit kerja harus menganalisa data dari
berbagai sumber untuk membandingkan sumber untuk membandingkan kinerja sistem
manajemen mutu dan proses pendidikan untuk mengidentifikasi bidang perbaikan.
4.
Perbaikan
a. Unit kerja harus Perbaikan berkesinambungan
Unit kerja harus meningkatkan keefektifan SMM dan proses pendidikan atau layanan
penunjang pendidikan secara berkesinambungan dengan mendorong personil untuk
mengidentifikasi dan menerapkan usaha peningkatan sesuai dengan ruang lingkup
bisnisnya. Metode yang sesuai digunakan untuk mengidentifikasi peningkatan
potensial yang didasarkan atas analisis mutu dan metode statistik. Proses perbaikan
harus juga mencakup tindakan yang diambil dalam penyelesaian keluhan, saran dan
komentar masyarakat (mahasiswa dan pihak terkait).
b. Tindakan Perbaikan
menetapkan manual prosedur (prosedur terdokumentasi) untuk melaksanakan
tindakan korektif yang teridentifikasi dari analisis penyebab ketidaksesuaian dan
peluang peningkatan. Tindakan korektif sebaiknya diambil untuk mengeliminasi
ketidaksesuaian yang terjadi selama kinerja SMM dan proses pemberian layanan
masyarakat. Tindakan korektif sebaiknya direkam.
Manual Mutu Unipdu
Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 23
Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah
Menuju Word Class Islamic University
c. Tindakan pencegahan
Unit kerja harus menetapkan manual prosedur (prosedur terdokumentasi) untuk
melaksanakan tindakan preventif yang dihasilkan dari analisis ketidaksesuaian
potensial dan peluang perbaikan dalam SMM dan layanan pada masyarakat
(mahasiswa dan pihak terkait).
Tindakan preventif sebaiknya direkam dan dikomunikasikan ke bidang/sub unit yang
sesuai. Hasil dari perbaikan atas tindakan preventif sebaiknya dikomunikasikan
keseluruhan unit kerja.
I. Penutup
1. Penjaminan mutu Unipdu dilakukan melalui pimpinan Unipdu, senat universitas dan
Badan Penjaminan Mutu.
2. Perangkat sistem penjaminan mutu disusun dan dikembangkan bersama antara
Yayasan, pimpinan universitas, senat universitas, fakultas, program pascasarjana,
lembaga dan biro-biro.
3. Pelaksanaan ketetapan yang ada dilakukan oleh unit-unit terkait.
4. Rumusan koreksi dan pengembangan standar, serta sistem jaminan mutu dilakukan
secara bertahap dan berkelanjutan.
5. Penetapan standar berupa kebijakan, renstra pada tingkat universitas, dan renop /
anggaran, standar operasional, peraturan dan SOP pada tingkat Fakultas,
Pascasarjana, Biro dan LPP/LPM pada tingkat unit kerja dilaksanaan oleh Fakultas,
Pascasarjana, Biro dan LPP/LPM.
6. Monitoring Evaluasi dilakukan oleh Kepala unit kerja dan BPM.
7. Tindak lanjut penyempurnaan oleh Pimpinan Universitas dan Pimpinan Fakultas,
Pascasarjana, Biro dan LPP/LPM
8. Pelaksanaan penyusunan renstra, renop dan anggaran dilakukan oleh Pimpinan
Universitas dan Pimpinan Fakultas, Pascasarjana, Biro dan LPP/LPM dilakukan
dalam waktu dan tempat yang bersamaan.
9. Pengembangan dan penerapan sistem penjaminan mutu Unipdu berpegang pada
pedoman penjaminan mutu Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kementrian
Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia.
Manual Mutu Unipdu
Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 24
Sinergikan Intelektualitas dengan Akhlaqul Karimah
Menuju Word Class Islamic University
Lampiran 1. Daftar Dokumen
No.
Dokumen
Kode
1.
Visi-Misi dan Tujuan
VM.BPM.UNIPDU.1
2.
Statuta Unipdu
ST.BPM.UNIPDU.2
3.
OTK Unipdu
4.
Renstra Unipdu
RS.BPM.UNIPDU.4
5.
Program Kerja Rektor Unipdu
PK.BPM.UNIPDU.5
6.
Pedoman pendidikan
PP.BPM.UNIPDU.6
7.
Manual Mutu
8.
Standar Mutu Unipdu & Fak-Prog
9.
Standar Mutu Prodi
10.
Manual Prosedur dan Instruksi Kerja
MP.IK.BPM.UNIPDU.10
11.
Manual Prosedur Audit Internal Mutu
MP.AIM.BPM.UNIPDU.11
12.
Manual Prosedur Universitas Fakultas
MP.UF.BPM.UNIPDU.12
13.
Manual Prosedur Penilaian Kinerja Prodi
MP.PKJ.BPM.UNIPDU.13
14.
Borang Kinerja Unipdu, Fakultas dan Program
15.
Sistem Manajemen Mutu Unipdu
16.
Manual Prosedur Penanganan Keluhan
17.
Manual Prosedur Evaluasi Kepuasan Pimpinan
dan Satuan Kerja
18.
Audit Internal Mutu
19.
Manual Prosedur Monitoring dan Evaluasi
Implementasi Renstra
MP.ME.BPM.UNIPDU.19
20.
Manual Prosedur Tindakan Korektif dan
Pencegahan
MP.TKP.BPM.UNIPDU.20
OTK.BPM.UNIPDU.3
MM.BPM.UNIPDU.7
SM.UF.BPM.UNIPDU.8
SM.J.BPM.UNIPDU.9
BK.BPM.UNIPDU.14
SMM.BPM.UNIPDU.15
MP.PK.BPM.UNIPDU.16
MP.EKPSK.BPM.UNIPDU.17
AIM.BPM.UNIPDU.18
Manual Mutu Unipdu
Badan Penjaminan Mutu Universitas Pesantren Tinggi Darul 'Ulum | 25