1. No category

Utkast – nov 2012
Verksamhetsplan 2012 – Kommunikation KTH STH
Organisation i dagsläget
Gruppchef: Rikard Lingström
Kommunikationsansvarig (100 %): Helle Zimmerman
Vetenskaplig skribent (100 %): Sabina Fabrizi
Kommunikatör - studentrekrytering (50 %): Camilla Näsman
Uppdrag
Kommunikationsgruppens uppdrag är att samordna och utforma skolans kommunikation – internt och
externt.
• Servicefunktion internt – stöd gentemot skolans anställda. Ett stöd vid framtagning av
kommunikationsmaterial och vid trycksaksframställning, enligt grafisk profil. Ett stöd vid webbfrågor och
tryckeritjänster.
• Kommunikation externt – öka kännedomen om skolans verksamhet, synliggöra STH. Att bearbeta mot
pressen och skriva artiklar och pressmeddelanden. Utveckla STH:s webb – skolwebb, intranät,
forskningswebb och till viss del studentwebb och utbildningswebb. Att aktivt arbeta med
studentrekrytering.
Nätverk
Kommunikationsgruppen deltar i följande av KTH:s och skolans funktionsnätverk:
Helle Zimmerman deltar i grupperna:
• STH:s Kommunikationsgrupp
• Nätverket för informationsansvariga på KTH (KIR är sammankallande)
• KTH:s kommunikationsnätverk (nätverk för KTH kommunikatörer, skolorna är
sammakallande.)
• KTH:s skolwebbgrupp (KIR är sammankallande)
Sabina Fabrizi deltar i grupperna:
• STH:s Kommunikationsgrupp
• KTH:s Redaktörsgrupp (KIR är sammankallande)
• KTH:s kommunikationsnätverk (nätverk - KTH kommunikatörer, skolorna är
sammakallande).
Camilla Näsman deltar i grupperna:
• STH:s Kommunikationsgrupp
• KTH:s studentwebbsgrupp (KIR är sammankallande)
• KTH:s rekryteringgrupp för rekrytering av civil- och högskoleingenjörer (KIR är
Sammankallande)
• KTH:s referensgrupp för utbildningswebben (KIR är sammankallande)
Målgrupper
Forskning: Forskningsfinansiärer, beslutsfattare, nationella och internationella samverkanspartners, KTH:s
ledning, allmänheten, internt.
Utbildning: Presumtiva studenter
Mål
1. Sätta organisationen i kommunikationsgruppen
2. Ta fram en kommunikationsplan 2013 och arbeta utefter den (utkast dec 2012)
3. Synliggöra och öka kännedomen om STH - internt och externt (kontinuerligt arbete)
Delmål/aktiviteter: (se aktivitetsplan)






Utveckling av STH:s skolwebb – engelsk skolwebb, revidering av hela skolwebben, kalender,
pressrum, blogg, nyhetsuppdatering, Synliggöra STH:s verksamhet internt, via till exempel
veckorbrev och intranät, Synliggöra STH:s verksamhet externt, via till exempel artiklar på
webben, trycksaker och press/media.
Informera och förtydliga våra roller för verksamheten.
Utveckling av gymnasiebesöken, laborationer – bjuda in Medicinsk teknik och KIR.
Samarbeta med KIR
Skapa enhetligt kommunikationsmaterial – ta fram ett enhetligt profilkit om STH:s
verksamhet (sv, eng), Skapa bildbank som visuellt kommunicerar STH.
Uppföljning och utvärdering av vårt arbete
1. Kommunikationsgruppen
2010-2011 ökade forskningen på STH och utbildningen minskade, detta krävde en omorganisering av
kommunikationsgruppen, som då bestod av två informatörer.
Ansvarig i dagsläget
Aktivitet

Gruppchef Rikard Lingström


Rekrytering av vetenskaplig skribent
100 %
Tillsättande av kommunikationsansvarig
100 %
Tillsättande av
kommunikatör/webbadministratör 50%
Utförande: nov-mars 2012
Deadline: 20 mars 2012
2. Kommunikationsplan 2013
En kommunikationsplan skall tas fram för 2013 som ska formulera hur kommunikation långsiktigt kan
stödja skolans strategiska mål och visioner.
Ansvarig och organisation – kommunikationsplan
Målgrupp
Kommunikationsgruppen
Ledningen
Verksamheten
Ansvarig i dagsläget
Delansvarig intervjuer
Kommunikationsansvarig Helle Zimmerman
Vetenskaplig skribent Sabina Fabrizi
Mål – kommunikationsplan
Aktiviteter i framtagandet av
kommunikationsplanen
 Inventering av skolans verksamhet och
relationer:
Två workshop hålls: Intressenter och
målgrupp
För att tydliggöra och stärka skolans
kommunikationsarbete:
-
Ett dokument som beskriver hur och vad vi
skall kommunicera med våra målgrupper.

Ca 10 personer från verksamheten finns
med från både forskning och utbildning.

Går igenom skolans ”data”

Skapa goda relationer med målgruppen:
Intervjuer forskningsfinansiärer/press
Utförande: sept – mars 2013, utkast klart december 2012
Deadline: mars 2013
3. Synliggöra och öka kännedomen om STH – internt och externt
3.1 Skolwebb
STH ansvarar för www.kth.se/sth som är en del av KTH:s övergripande webb. STH:s webbplats har en
skolwebb – förstasidan in på STH:s webbplats, intranät, forskningswebb, studentwebb. Vi deltar även
i utbildningswebben, som administreras av centrala kommunikationsenheten.
Ansvarig och organisation – skolwebb
Målgrupp:
Ansvarig skolwebb, intranät
Ansvarig forskningswebb, nyheter. Delansvar:
intranät, skolwebb
Ansvarig studentwebb, utbildningswebb,
behörighet, Kalendarium, övergripande
webbadministration.
Delansvarig – forskningswebb
Mål – skolwebb
Internationell webb:
STH:s skolwebb skall finnas på
svenska och engelska
Kvalitetssäkra innehållet:
- Ny skolstruktur (färre
avdelningar)
- Textbearbetning
- Enhetlighet
Kalendarium:
Alla aktiviteter på STH skall
publiceras i skolwebbens
kalender.
Pressrum:
Externa skall lätt navigera sig till
rätt person.
Nyhetsbrev/nyheter:
Öka kännedomen om STH –
synliggöra STH.
Extern och intern
Kommunikationsansvarig Helle Zimmerman
Vetenskaplig skribent Sabina Fabrizi
Kommunikatör Camilla Näsman
Forskningsredaktörer
Aktivitet
 Översätta hela STH:s
skolwebb till engelska (drygt
100.000 ord)
 Bygga upp en engelsk
webbstruktur och lägga in all
översättning på sin rätta plats
(spegling av den svenska).
 Ändra i strukturen utefter
skolans nya
avdelningsstruktur
 Se över alla texter
 Skapa enhetlighet i text och
form
 Hitta en process för detta
 Forskningsredakörer lägger
själva upp?


Bygga upp en ingång på
STH:s webb där
organisationen och utvalda
ledande funktioner finns med
bild och kontaktuppgifter
Månadsvis samla STH:s
”händelser” i ett nyhetsbrev
1ggr/månaden som läggs ut
på vår förstasida (och skickas
ut via länk/mail extern och
internt). Nyhetsbrevet
distribueras internt via
admin.chef veckorbrev.
Utförande
Deadline
Feb-maj
2012
15 maj 2012
Dec 2012
Jan 2013
2012
2013
2013
2013
2013
2014
Mål – intranät
Alla STH:s anställda skall kunna
ta del av intranätet
Aktivitet
 Översätta intranätet till
engelska
 Bygga upp en eng struktur
och lägga in översättningen
 Lägga upp våra specifika
arbetsuppgifter på intranätet
 Via Rikards veckobrev?
 Via nyhetsbrevet?
 Lägga upp allas specifika
arbetsuppgifter/bild på
intranätet
 Hitta en process så att alla
inblandade skickar påskrivet
material till Camilla.
Utförande
Deadline
2014
2014
2013
2013
Dec 2012
Dec 2012
Aktivitet
 Bygga upp en enhetlig
struktur enligt nya
avdelningsmodellen
 Se över innehållet och forma
det enhetligt
 Planera för en blogg
 Utse en forskare som kan
blogga alt eller twittra
(nyhetsvärde)
 Se över vilka redaktörer som
finns och försöka hitta ett
relevant arbetssätt oss emellan
 Producera forskarporträtt
Utförande
Deadline
Dec 2012
Jan 2013
2014
2014
2013
2013
2013
2013
Utförande
Deadline
Se över om fler program på STH
kan jobba med
programinformation i Social
inför HT 2013.
Aktivitet
 Medverka på centrala
studentwebbsmöten
 Uppdatera enligt centrala
riktlinjer
 Se över hur vi idag arbetar
med det
 Skapa en ”programinfo-isocial-grupp”
2014
2014
Mål - utbildningswebb
Våra utbildningstexter skall alltid
vara uppdaterade med rätt
utbildningsinformation och
”färska” förebilder (studenter
och alumner).
Aktivitet
 Medverka på centrala
utbildningswebbsmöten
 Skicka uppdaterat material till
centrala (”färska studenter
och alumner).
Utförande
Deadline
2012
Kontinuerligt
Synliggöra oss mer internt. Visa
vad vi i kommunikationsgruppen
gör och kan göra.
Synliggöra admin.gruppen mot
verksamheten.
Protokoll, beslut,
minnesanteckn. på intranätet
Mål - forskningswebb
Uppdaterad och enhetlig enligt
nya avdelningsmodellen
Starta en blogg el twitter
Jobba mer och närmare
forskningsredaktörerna
Lyfta fram människorna bakom
forskningen på STH
Mål – studentwebben
Uppdatera utefter KTH:s
riktlinjer och ny
studentwebbsform 2012
Kontinuerligt Kontinuerligt
Kontinuerligt Kontinuerligt
3.2
Gymnasiebesök
Ansvarig och organisation – gymnasiebesök
Målgrupp:
Ansvarig
Delansvarig resurser Data- och Elektroteknik
Delansvarig budget och visst samarbete STH - KIR
Mål - gymnasiebesök
Öka antalet studenter till våra
Data- och
Elektroteknikutbildningar
Öka antalet kvinnliga studenter
3.3
Presumtiva studenter: gymnasieelever, basåret
Kommunikatör Camilla Näsman
Avdelningschef Magnus Brenning
Kommunikationsansvarig Helle Zimmerman och
KIR (Caroline Mosson)
Aktivitet
 Vi erbjuder gymnasieelever
och basåret ”prova-på”
laboration/studiebesök på
data- och elektroteknik på
KTH Haninge.
 Kampanj??
Utförande
Deadline
Aug 2012
April 2013
2014
2014
Samarbete med KIR
Ansvarig och organisation – samarbete med KIR
Målgrupp:
Ansvarig studentrekrytering
Ansvarig kommunikation
Ansvarig press/media/kommunikation
Mål - samarbete med KIR
a)Att KIR använder STHstudenter (våra utbildningar) i
KTH:s
marknadsföringskampanjer,
vilken i sin tur ökar chansen att
presumtiva studenter får upp
ögonen för våra utbildningar.
b) information om vad som
händer centralt/nyheter/
samarbeten.
Presumtiva studenter, komm-internt/externt
Kommunikatör Camilla Näsman
Kommunikationsansvarig Helle Zimmerman
Vetenskaplig skribent Sabina Fabrizi
Aktivitet
a)
 Vi medverkar på det centrala
rekryteringsmötet och är
uppdaterade på hur
marknadsföringen för året ser
ut.
 Att vi hittar goda
studentförebilder som vi
levererar till KIR.
 Att vi alltid medverkar på de
event/aktiviteter KIR håller i:
-Student för en dag
-Öppet hus
-Välkomstbroschyr
-Mastermässan
-Studentambassadörer
b) Vi medverkar på centrala
möten, samarbeten, nätverk.
Utförande
Deadline
Aug 2012
April 2013
JanFeb-Mars
Maj-juni
Sept-Okt
Jan2012
Kontinuerligt
3.4
Kommunikationsmaterial
Ansvarig och organisation – kommunikationsmaterial
Målgrupp:
Extern och intern
Ansvarig
Kommunikationsansvarig Helle Zimmerman
Delansvarig
Vetenskaplig skribent Sabina Fabrizi
Delansvarig
Fotograf Staffan Larsson
Mål - kommunikationsmaterial
 Vi skall producera
utåtriktat enhetligt
material som stämmer
överens med den bild vi
vill förmedla om
verksamheten.

Material som STH:s
anställda skall kunna ta
med sig nationellt och
internationellt.
Aktivitet
Forskningsfolder (som RAE-boken)
2012
Utförande
Deadline
Aug 2012
April 2012
Forskningsfolder (som RAE-boken)
2013 (endast en uppdaterad version)
Mars 2013
Juni 2013
Verksamhetsberättelsen
2010-2011
Maj 2012
Sept 2012
Verksamhetsberättelsen
2012
Dec 2012
Mars 2013
Profilkit? Miniformat –
?
?
Produktblad
utbildning/forskningsprojekt ???
Feb 2012
Produktblad Mastermässan
Produktblad Gymnasiebesök
Plugga utomlands-folder
Okt 2012
Okt 2012
Juni 2012
Juni 2013
Jan 2013
Okt 2012
Nov 2012
Juni 2012
Juni 2013
-
Vid behov
Vid behov
Vid behov
2013
-
Nov 2013
Nov 2013
(Juni 2013)
(Juni 2014)
Profilsaker/Giwe away


3.5
Förbättra den visuella
kommunikationen
Avropa tryckeri för ett
år vad gäller
avhandlingar,
examensarbete, postrar,
visitkort.
Roll-ups
Posters
Annonser
Skapa en bildbank som visuellt
kommunicerar STH:s verksamhet
För att tryckproessen skall bli effektiv,
enkel och billigare för alla STHanställda som behöver trycka material.
OBS! Just nu finns ingen central
upphandling av tryckeri, det kommer
kanske först till sommaren.
Uppföljning och utvärdering av vårt arbete (arbetet pågår)