Veckobrev, 2015-02-14 Administrationens ledning Marja Mutikainen har nu tillträtt tjänsten som administrativ chef och hälsas hjärtligt välkommen till STH. Marja kommer närmast från en liknande tjänst på Stockholms Universitet. Samtidigt vill jag rikta ett stort tack till Simon Demir för dubbelarbetet som tillförordnad på denna post samtidigt som han ansvarat för ekonomin. Åtgärdsprogrammet för ekonomi i balans Det huvudsakliga arbetet ligger nu centralt i personalplaneringskommittén (PPK) som sammanträdde i onsdags. Skolledningen var inte kallad till detta möte. Så snart ytterligare fakta finns så kommer jag att informera om hur processen fortskrider. Flytt till nya byggnaden i Flemingsberg Technology for Health (TFH) huset växer och har nu nått upp till tredje våningen, men hittills är det förstås bara ett stålskelett. En samordnare och två grupper kommer att arbeta dels med övergripande planering, dels med rumsfördelning enligt följande. Arbetsbeskrivning för STH’s samordnare för TFH, Flemingsberg 1. 2. 3. 4. 5. Hålla ihop frågor angående byggnationen i Flemingsberg mot KTH Centralt, WSP mm Ansvarig för STH-intern styrgrupp mot STHs ledning, samt övriga arbetsgrupper Planering av hur personal kan placeras i olika lokaler, samutnyttjande av lokaler Utrustningsplanering Planering av hur flytten skall genomföras från befintliga lokaler i Flemingsberg och Haninge Den interna STH styrgruppen kommer att ha Stefan Lundberg som samordnare och representanter för IT-frågor, infrastruktur, administration, lärare, forskare, skyddsombud, kommunikation och ledning. Rumsfördelningsgrupp Denna grupp kommer att arbeta fram ett förslag över placering av personal i TFHbyggnaden. Marja Mutikainen Administration, tar även placering av ledningen Peta Sjölander Hälso- och systemvetenskap, tar även placering av CHB Magnus Brenning Medicinsk teknik, tar även placering av Jonassons centrum Nicklas Brandefelt Naturvetenskap och biomedicin, tar även placering av CTMH Gruppen rapporterar till ledningen som kommer att gå ut med information för synpunkter på APT-, avdelnings-, ledningsgrupps- och samverkansgruppsmöten. För båda grupperna behöver arbetet komma igång så snart som möjligt. Styrgrupp för arbetet med en ny/utvecklad Strategisk utvecklingsplan för STH Initial arbetsgrupp för utveckling av ny/utvecklad Strategisk utvecklingsplan består av nedanstående personer, som sedan engagerar respektive personal som ingår i avdelningar och centrumbildningar. Denna grupp rapporterar till ledningen för STH samt ledningsgruppen för uppföljning av arbetet med utvecklingsplanen. Ledning Björn-Erik Erlandsson, sammankallande Karin Nordh Administration Marja Mutikainen Avdelningschefer Peta Sjölander Magnus Brenning Nicklas Brandefelt Utöver detta kommer arbetet behöva få en referensgrupp för att ytterligare skapa delaktighet bland STH:s personal. Planarbetet kommer också att informeras om för kommentarer och inspel från ledningsråd, PI grupp, SSG med flera. All personal skall ges möjlighet att komma med synpunkter innan planen fastställs STH:s Strategiska råd kommer också att vara en remissinstans. Arbetet startar omgående, och utarbetar en realistisk tidsplan för utvecklingsplanen. Internrevision Turen har nu kommit till STH att granskas KTH:s internrevisorer, som väljer ut två skolor per år för detta arbete. Fokus kommer att ligga på rutiner för sådant som bisysslor, konsulter, representation, upphandling och ev forskningsavtal. Förutom att vara en granskning ska det också ses som ett stöd för ev åtgärdsplaner. Weekly letter, 2015-02-14 The administration's leadership Marja Mutikainen has now started as Chief Administrative Officer and she is warmly welcomed to STH. Marja comes from a similar position at Stockholm University. I would also like to express my gratitude to Simon Demir for duplicating duties as acting on this post while he has been responsible for the economy. The action for balanced economy The main work is now lifted centrally to the human resource planning committee (PPK), which met last Wednesday. School officials were not called to this meeting. As soon as additional facts are available, I will inform about the progress of the process. Move to new building in Flemingsberg The Technology for Health (TFH) house is growing and has now reached the third floor, but so far it is of course just a steel skeleton. A coordinator and two groups will work with the overall planning and with the spatial distribution as follows. Job description STH's coordinator for TFH, Flemingsberg 1. Keep up questions concerning the construction in Flemingsberg against KTH Central, WSP, etc. 2. Responsible for the STH internal steering group to STHS management, as well as other working groups 3. Planning of how staff can be placed in different rooms, shared use of facilities 4. Equipment Planning 5. Organisation of how the move will be implemented from existing premises in Flemingsberg and Haninge The internal STH steering group will have Stefan Lundberg as coordinator and representatives of IT issues, infrastructure, administration, teachers, researchers, safety, communication and management. Room Distribution Group This group´s work will be to present a proposal over the placement of staff in TFH-building. Marja Mutikainen Administration, also takes positioning of the management Poke Sjölander Health System Sciences, also takes placement of CHB Magnus Brenning Biomedical Engineering, also takes the placement of Jonasson's center Nicklas Brandefelt Natural Sciences and Biomedicine, also takes the placement of CTMH The group reports to the management who will present information for comments at APT-, departmental-, management group- and “samverkans group” meetings. For both groups, the work needs to get started as soon as possible. Steering committee for the work to come up with a new/developed Strategic Development Plan for STH The initial working group for coming up with a new/developed Strategic Development Plan consists of the following persons, who then engage respective staff in departments and centers. This group reports to the management of STH and the management group, for monitoring of progress in the development plan. Management Björn-Erik Erlandsson, Convenor Karin Nordh Administration Marja Mutikainen Department managers Peta Sjölander Magnus Brenning Nicklas Brandefelt In addition a reference group will appointed to further create participation among STH's staff. The progress will also be informed about for comments and input from the Management Council, the PI group, SSG and others. All staff should be given the opportunity to provide comments before its approval. STH's Strategic Council will also be a consultative body. The work will begin immediately and is developing a realistic timetable for the development plan. Internal Audit It is now STH´s turn to be reviewed by KTH's internal auditors, who are selecting two schools per year for this work. The focus will be on procedures such as side-line occupation, consultants, entertainment, procurement and possibly also research agreements. In addition to being a review this exercise should also be seen as support for possible action plans.