Manual Prosedur Pengajuan Kegiatan Mahasiswa Tingkat Fakultas

Manual Prosedur
Pengajuan Kegiatan Mahasiswa
Tingkat Fakultas
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
2014
Manual Prosedur
Pengajuan Kegiatan Mahasiswa
Tingkat Fakultas
Universitas Brawijaya
Kode Dokumen
:
Revisi
:
1
Tanggal
:
11 Juni 2014
Diajukan oleh
:
Pembantu Rektor III
:
Ir. H.B. Ainur Rosyid, MS
NIP. 19550618 198103 1 002
Rektor
Disetujui oleh
Prof. Dr. Ir. Mohammad Bisri, M.S.
NIP. 19640709 199002 1 001
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
i
ii
Tujuan
1
Ruang lingkup
1
Pihak Orang Terkait
1
Uraian Prosedur
1
Lampiran
3
i
TUJUAN:
Manual Prosedur Kegiatan Kemahasiswaan dibuat untuk
menjamin kelancaran dalam kegiatan mahasiswa tingkat
fakultas di lingkungan Universitas Brawijaya sesuai
dengan prosedur dan aturan yang berlaku.
RUANG LINGKUP
Manual prosedur kegiatan kemahasiswaan berlaku mulai
dari pengajuan proposal oleh mahasiswa, pencairan
dana hingga proses akhir. Manual prosedur ini berlaku
hanya untuk kegiatan mahasiswa tingkat fakultas yang
berada di lingkup Universitas Brawijaya.
PIHAK ORANG TERKAIT
1. Pimpinan Universitas.
2. Kabiro BAK (Biro Administrasi Kemahasiswaan)
Universitas Brawijaya.
3. Kabag BAK Universitas Brawijaya. (Penalaran,
Minat Bakat dan Kesejahteraan Mahasiswa).
4. Mahasiswa (BEM, DPM, LOF/LSO dan Himpunan
Mahasiswa,).
URAIAN PROSEDUR:
A. Pengajuan Proposal
a. Semua kegiatan mahasiswa harus mendapat
ijin dari Pimpinan Fakultas di lingkup
Universitas Brawijaya.
b. Panitia kegiatan Mahasiswa (Badan Eksekutif
Mahasiswa, Dewan Perwakilan Mahasiswa,
Lembaga Otonom Fakultas/Lembaga Semi
Otonom Fakultas dan Himpunan Mahasiswa
di lingkup UB) mempersiapkan proposal dan
surat pengantar proposal yang ditujukan
1
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
kepada Pembantu Rektor III Universitas
Brawijaya maksimum 2 minggu sebelum
pelaksanaan.
Lembar
pengajuan
proposal
harus
sepengetahuan Presiden Badan Eksekutif
Mahasiswa Universitas Brawijaya.
Proposal harus mendapat persetujuan dan
surat pengantar dari Pembantu Dekan
III/Wakil Ketua III bidang kemahasiswaan.
Pembantu Rektor III memberikan disposisi ke
Staf
Ahli
PR3
untuk
mendapatkan
pertimbangan atau pemrosesan lebih lanjut.
Jika kegiatan tersebut layak didanai maka
PR3 mendisposisi ke Kabiro BAK.
Kabiro kemahasiswaan akan mendisposisi
proposal
sesuai
dengan
bidang
kemahasiswaan.
Bidang kemahasiswaan mempelajari jenis
kegiatan dan RAB.
Kabag di lingkungan biro kemahasiswaan
melakukan keputusan untuk didanai atau
tidak.
Kabag menentukan besaran angggaran.
Mahasiswa mengambil anggaran 70% ke
Bendahara tiap bidang) maksimum 3 hari.
B. Pengajuan
Laporan
Pertanggungjawaban
(LPJ)
a. Panitia pelaksana kegiatan mengajukan LPJ ke
BEM untuk dilakukan verifikasi kesesuaian
dengan proposal dan ditandatangani oleh
Presiden BEM.
b. Laporan kegiatan (LPJ) maksimum 2 minggu
sudah diserahkan ke BAK untuk diverifikasi.
2
c. Laporan sudah diversifikasi jika sudah betul
ditandatangani Kabiro BAK dan digandakan
rangkap 2 dengan rincian asli sebagai arsip
Bendahara (PUMK), 1 copy arsip Kemahasiswaan
dan 1 copy arsip Unit pelaksana)
d. Ketua Panitia mengambil dana 30% ke
Bendahara.
LAMPIRAN
1. Program Kerja Tahunan Lembaga di Fakultas
2. Proposal Kegiatan
3. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan
3
BAGAN PENGAJUAN PROPOSAL
Mulai
Panitia Kegiatan
BEM
Fakultas/Program
Mengajukan
Proposal
Dokumen
Memverifikasi
kesesuaian program
PD 3 / Waka 3
Kemahasiswaan
Pembuatan surat
pengantar
Biro. Kemahasiswaan
Memeriksa data
Daftar Rekaman
Dokumen
Pembantu Rektor III
Memeriksa dan
menyetujui
Persetujuan
Dokumen
Panitia Kegiatan
Menggandakan
Proposal
Dokumen
Bag. Kemahasiswaan
Mengumpulkan
proposal 1 buah
Daftar Rekaman
Dokumen
PUMK (Bendahara)
Memeriksa dan
mencairkan dana
Selesai
4
BAGAN PENGAJUAN LPJ
Mulai
Panitia
Mengajukan LPJ
BEM
Memverifikasi
kesesuaian program
Dokumen
Biro. Kemahasiswaan
Memeriksa data
Daftar Rekaman
Dokumen
Kabiro BAK
Memeriksa dan
menyetujui
Persetujuan
Dokumen
Panitia
Menggandakan
LPJ
Dokumen
Bendahara
Mencairkan dana
30%
Selesai
5