Manual Prosedur Pengajuan Kegiatan Mahasiswa Tingkat Fakultas UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2014 Manual Prosedur Pengajuan Kegiatan Mahasiswa Tingkat Fakultas Universitas Brawijaya Kode Dokumen : Revisi : 1 Tanggal : 11 Juni 2014 Diajukan oleh : Pembantu Rektor III : Ir. H.B. Ainur Rosyid, MS NIP. 19550618 198103 1 002 Rektor Disetujui oleh Prof. Dr. Ir. Mohammad Bisri, M.S. NIP. 19640709 199002 1 001 DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR DAFTAR ISI i ii Tujuan 1 Ruang lingkup 1 Pihak Orang Terkait 1 Uraian Prosedur 1 Lampiran 3 i TUJUAN: Manual Prosedur Kegiatan Kemahasiswaan dibuat untuk menjamin kelancaran dalam kegiatan mahasiswa tingkat fakultas di lingkungan Universitas Brawijaya sesuai dengan prosedur dan aturan yang berlaku. RUANG LINGKUP Manual prosedur kegiatan kemahasiswaan berlaku mulai dari pengajuan proposal oleh mahasiswa, pencairan dana hingga proses akhir. Manual prosedur ini berlaku hanya untuk kegiatan mahasiswa tingkat fakultas yang berada di lingkup Universitas Brawijaya. PIHAK ORANG TERKAIT 1. Pimpinan Universitas. 2. Kabiro BAK (Biro Administrasi Kemahasiswaan) Universitas Brawijaya. 3. Kabag BAK Universitas Brawijaya. (Penalaran, Minat Bakat dan Kesejahteraan Mahasiswa). 4. Mahasiswa (BEM, DPM, LOF/LSO dan Himpunan Mahasiswa,). URAIAN PROSEDUR: A. Pengajuan Proposal a. Semua kegiatan mahasiswa harus mendapat ijin dari Pimpinan Fakultas di lingkup Universitas Brawijaya. b. Panitia kegiatan Mahasiswa (Badan Eksekutif Mahasiswa, Dewan Perwakilan Mahasiswa, Lembaga Otonom Fakultas/Lembaga Semi Otonom Fakultas dan Himpunan Mahasiswa di lingkup UB) mempersiapkan proposal dan surat pengantar proposal yang ditujukan 1 c. d. e. f. g. h. i. j. k. kepada Pembantu Rektor III Universitas Brawijaya maksimum 2 minggu sebelum pelaksanaan. Lembar pengajuan proposal harus sepengetahuan Presiden Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Brawijaya. Proposal harus mendapat persetujuan dan surat pengantar dari Pembantu Dekan III/Wakil Ketua III bidang kemahasiswaan. Pembantu Rektor III memberikan disposisi ke Staf Ahli PR3 untuk mendapatkan pertimbangan atau pemrosesan lebih lanjut. Jika kegiatan tersebut layak didanai maka PR3 mendisposisi ke Kabiro BAK. Kabiro kemahasiswaan akan mendisposisi proposal sesuai dengan bidang kemahasiswaan. Bidang kemahasiswaan mempelajari jenis kegiatan dan RAB. Kabag di lingkungan biro kemahasiswaan melakukan keputusan untuk didanai atau tidak. Kabag menentukan besaran angggaran. Mahasiswa mengambil anggaran 70% ke Bendahara tiap bidang) maksimum 3 hari. B. Pengajuan Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) a. Panitia pelaksana kegiatan mengajukan LPJ ke BEM untuk dilakukan verifikasi kesesuaian dengan proposal dan ditandatangani oleh Presiden BEM. b. Laporan kegiatan (LPJ) maksimum 2 minggu sudah diserahkan ke BAK untuk diverifikasi. 2 c. Laporan sudah diversifikasi jika sudah betul ditandatangani Kabiro BAK dan digandakan rangkap 2 dengan rincian asli sebagai arsip Bendahara (PUMK), 1 copy arsip Kemahasiswaan dan 1 copy arsip Unit pelaksana) d. Ketua Panitia mengambil dana 30% ke Bendahara. LAMPIRAN 1. Program Kerja Tahunan Lembaga di Fakultas 2. Proposal Kegiatan 3. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan 3 BAGAN PENGAJUAN PROPOSAL Mulai Panitia Kegiatan BEM Fakultas/Program Mengajukan Proposal Dokumen Memverifikasi kesesuaian program PD 3 / Waka 3 Kemahasiswaan Pembuatan surat pengantar Biro. Kemahasiswaan Memeriksa data Daftar Rekaman Dokumen Pembantu Rektor III Memeriksa dan menyetujui Persetujuan Dokumen Panitia Kegiatan Menggandakan Proposal Dokumen Bag. Kemahasiswaan Mengumpulkan proposal 1 buah Daftar Rekaman Dokumen PUMK (Bendahara) Memeriksa dan mencairkan dana Selesai 4 BAGAN PENGAJUAN LPJ Mulai Panitia Mengajukan LPJ BEM Memverifikasi kesesuaian program Dokumen Biro. Kemahasiswaan Memeriksa data Daftar Rekaman Dokumen Kabiro BAK Memeriksa dan menyetujui Persetujuan Dokumen Panitia Menggandakan LPJ Dokumen Bendahara Mencairkan dana 30% Selesai 5