1. No category

Byggnadelsens
handböcker
Handbok i administration
av tekniska dokument
Anskaffning
och
byggande
T1
T2
Överlämnande
TA
T12
T3
Granskning
Fotografier,
modeller m m
4
Registrering
T5
Mikrofilmning
T10
T6
Förvaring
Basdata ,
BEA-BR
Gallring
11 Arkivtjänsten
T7
Ätersökning
T8
S2
Kopieringo
distribution
T9
Revidering
Fastighetsförvaltningen
Om-, tillbyggnad
Externa
Funktioner
på Hk
Dokumentetsutgivare
Dokumentnamnoch dokumentbeteckning
Byggnadsstyrelsens handböcker 36
Dokumentets datum
BYGGNADSSTYRELSEN
1992-02
Projektnamn(ev förkortat)
Handbok i administration av tekniska dokument
Projektiedare, upphovsman (män), konsult(er), etc
Uppdragsgivare
Rolf Sjögren, Aar
Byggnadsstyrelsen
Administrativa enheten
Arkiv/Registratur
Curt Eldh, DACO
Agneta von Rosen, DACO
Dokumentets titel
Handbok i administration
av tekniska dokument
Huvudinnehåll
Denna Handbok i administration av tekniska dokument innehåller råd och anvisningar för
hur ritningar och tillhörande teknisk dokumentation ska hanteras på Byggnadsstyrelsen.
Handboken beskriver den tekniska administrationens roll som en servicefunktion åt alla
som använder teknisk dokumentation. Den ger även hänvisning till var i lagar och förordningar, teknisk standard och interna föreskrifter regler för hanteringen står att finna.
Nyckelord
Administration, arkiv, arkivering, dokument, förordningar, föreskrifter, informationshantering,
regler, ritningar, säkerhet
ISSN
Försäljningsställen
Byggnadsstyrelsen/publikationsförrådet
Svensk byggtjänst
lagar,
Stockholm
Göteborg
Malmö
Umeå
08 031 040 090-
734 50 00
81 00 85
709 55
12 59 10
omfång
56 sidor
Red
Ref
Marieanne Adsjö
Byggnadsstyrelsen 1992
Rolf Sjögren
Denna skrift är utgiven av Byggnadsstyrelsen. Verket har regeringens
medgivande att försälja publikationer utan hinder av expeditionskungörelsens (SFS 1976:383) regler om kopior av myndighets expeditioner,
Innehållet i denna skrift får inte återges utan Byggnadsstyrelsens
samtycke. Överträdelser kan beivras i enlighet med upphovsrättslagen (SFS 1960:799).
Postadress
Besöksadress
Godsadress
Telefon
Telex
Telefax
Byggnadsstyrelsen
106 43 STOCKHOLM
Karlavägen 100
Banergatan 30
08-783 10 00
104 46 build S
08-78311 80
INNE HÅ L LS F Ö RTEC K NING
sid
HANDBOKENS SYFTE
1
Al
2
TA-funktionens uppgifter och ansvar
A2 Regelsystem
3
A3
Dokumentutformning
4
A4
Original och dess hantering
5
A5
Informationsansvar
7
A6
Dokumentindelning
8
A7
Informationssäkerhet
10
A8
Förvaring, skydd och beständighet
13
A9
Tekniska dokumentregister
17
Al 0 Revidering/ändring
18
TA-RUTINER
19
TO
Allmänt
19
T1
Anskaffning och byggande
21
T2
Internt överlämnande
23
T3
Granskning
24
T4
Registrering
26
T5
Mikrofilmning
27
T6
29
T7
Förvaring
0
Atersökning
T8
Kopiering och distribution
32
T9
Revidering/komplettering
33
T10 Avställning eller gallring
36
T11 Slutarkivering
38
T12 Fotografier, skisser, modeller m m
39
SAMVERKAN MED ANDRA ENHETER
41
31
51
TA-avtal på region
41
52
Samband med olika Hk-funktioner
42
BILAGOR
Byggnadsstyrelsenshandböcker
• 36
1
Lista på BAF:ar
2
Begreppslista
3
Riksarkivets gallringsbeslut RA-MS 1991:9
Byggnadsstyrelsens handböcker
• 36
Handbokenssyfte
Den hår handboken innehåller råd och anvisningar för hur den tekniska
administrationen ordnas, det vill säga hur ritningar och tillhörande
teknisk dokumentation hanteras på region och av berörda på Hk.
Med teknisk dokumentation menas i denna handbok handlingar för byggande och förvaltning såsom ritningar och tillhörande skrivna handlingar, till exempel beskrivningar och drift-
instruktioner.
Teknisk administration, TA
• Den funktion som samordnar, förvaltar och förvarar den
tekniska dokumentationen samt driver och utvecklar system.
• TA-funktionen ska tillhandahålla byggande och förvaltning
med korrekt information. Arbetet innebär praktiskt att hantera
den tekniska dokumentationen, det vill säga granska, konvertera, återsöka, revidera, kopiera, distribuera.
TA-funktionenska anpassa sig till verksamhetens behov, till
formella krav ochförmedla rätt information till rätt användare
vid rätt tidpunkt.
Den övergripande verksamhet som TA-funktionen verkar i är:
Anskaffa
Förvalta
Avveckla
- nybyggnad
- köp, byte, gåva
- förhyrning
- driftoch underhåll
- ombyggnad!
tillbyggnad
- SBM
- uthyrning
- försäljning
- rivning/brand
Anm: I handboken görs vissa hänvisningar till BAF. En successiv
omläggning av BAF till det nya regel- och informationssystemet "Byggnadsstyrelsens publikationer" kommer att göras. En hänvisning till en
BAF, som ersatts av det nya systemet ska istället avse den sistnämnda
publikationen.
Byggnadsstyrelsenshandböcker
• 36
1
Al TA-funktionensuppgifteroch
ansvar
TA-funktionens roll är att vara en servicefunktion åt alla som använder
teknisk dokumentation.
TA funktionen
.
svarar inom regionen för att:
hantera bygghandlingar under byggtiden,
• vara rådgivare när det gäller vilka handlingar som ska beställas i ett
projekt, så att rätt dokumentation överlämnas till förvaltningen,
• bistå med bland annat bevakning vid det interna överlämnandet,
. granska handlingar beträffande utformning och kvalitet och registrera handlingarna,
kopiera och distribuera handlingar,
• förvara handlingar på sådant sätt att KBS tekniska dokumentation
bevaras för användarnas behov och av formella och historiska skäl,
• gallra handlingar enligt givna regler och gallringsbeslut,
revidera handlingar efter överenskommelse med ändringsansvariga.
TA-funktionen kan efter egen bedömning revidera äldre material,
sammanföra ritningar och så vidare,
• hålla regelbunden kontakt med olika dokumentanvändare,
• upprätthålla basdataarkivet i BEA-BR,
• ge råd i frågor om teknisk administration.
Kompetens inom TA funktionen:
• dokumentteknisk kompetens för att kunna bedöma de tekniska handlingarnas kvalitet från hanteringssynpunkt,
• insikt i olika tekniska fackområden,
• kunskap för att rätt kunna bedöma behörighet , förvaring , skydd och
beständighet,
0
arkivkunskap och kännedom om KBS bevarandepolicy,
• insikt om tekniska hjälpmedel och utrustning (till exempel datorer,
CAD/CAM, mikrofilm , optiska diskar) för att kunna tillämpa
adekvata tekniska lösningar,
ritkunnande för att revidera och komplettera ritningar,
. kunskap om hantering av basdatasystemet.
2
Byggnadsstyrelsenshandböcker • 36
A2 Regelsystem
Regler för hantering av den tekniska dokumentationen finns i lagar och
förordningar, i teknisk standard och som interna föreskrifter.
Man kan se regelsystemet i fyra nivåer.
1
Lagar och förordningar
KBS år en myndighet, vilket ställer krav på hantering och bevarande av
handlingar.
Exempel på lagar och förordningar som ska efterlevas år:
. tryckfrihetsförordningen,
TF, 2 kap,
• sekretesslagen, SekrL,
• förvaltningslagen, FL,
. verksförordningen, VF,
• plan- och bygglagen, PBL,
• arkivlagen, ArkL.
2
Standard
Svensk standard för utformning av byggritningar (BST 110), mikrofilmning m m.
3
KBS-föreskrifter
Finns i BAF- serien, se bilaga sist i handboken. (Jfr Anm sid 1)
4
Hanteringsregler för teknisk dokumentation
Reglerna är redovisade i denna handbok.
Byggnadsstyrelsens handböcker
• 36
3
A3 Dokumentutformning
Ritningar och tillhörande teknisk dokumentation är den grundläggande
informationskällan om en byggnads utformning och funktion.
Det år viktigt att symboler, markeringar och beteckningar på handlingarna alltid betyder samma sak och ser likadana ut.
Regler förritningsformat och ritmateriel måste följas för att hantering och
förvaring ska kunna fungera säkert och effektivt . Ritningsformaten "r
vara Al , A3 eller A4. Förlängda standardformat får i undantagsfall
användas.
Regler för utformning
• Övergripande regler finns i BST -Byggritningar med svensk standard. De gäller skalor, ritfält och skrivfält, blankettstorlekar, textning,
linjer m m.
Riksarkivet har också givit ut föreskrifter och allmänna råd angående
framställning och hantering av kartor och ritningar som ska bevaras,
RA-FS 1986:3. Dessa föreskrifter och allmänna råd ska följas av Byggnadsstyrelsen.
• Skrivna handlingar som produceras inom KBS ska utföras enligt den
skrivstandard som finns på KBS.
• Regler om mikrofilmning finns bland annat i SIS handbok nr 134 och
SS-ISo 6428.
• I olika BAF:ar finns angivet vad som särskilt gäller för KBS; BAF
2461, 2464, 7231, 9121.
• Fotodokumentation ska utföras med negativ film i svart/vitt med formatet 24 x 36 mm eller större. Som komplement kan färgdiapositiv tas.
Byggnadsstyrelsenshandböcker
• 36
A4 Original och dess hantering
All informationsframställning,
ett original i någon form.
både manuell och datorstödd, resulterar i
Originalet kan %nas på olika informationsbärare såsom:
• papper,
• ritfilm,
® fotografisk film, mikrofilm/bildkort,
. diskett,
• magnetband,
. optisk disk.
Detfinns bara ett original med samma information.
Ett original måste i princip uppfylla följande krav för att vara ett original:
. beständigt,
• godkänt,
® aktuellt,
entydigt,
• återsökbart,
. skyddat,
. juridiskt bindande.
Beständighet innebär att informationen är funktionsduglig under viss
tid.
Originalet måste vara godkänt genom påskrift eller motsvarande för
datamedia och film, för att ha status och hanteras som original.
Här skapas
originaldokumentet
Fram-
God-
Distri-
För-
ställning
kännande
bution
varing
Ändring
Byggnadsstyrelsenshandböcker • 36
5
Med aktuellt menas att informationen ska vara gällande och beskriva
verkligheten . En av svårigheterna när det gäller teknisk dokumentation
är att kunna hålla revideringsläget.
Ett original måste vara entydigt genom en unik identifiering . Görs en
ändring på till exempel en ritning skapas ett nytt original. Om man
behåller det tidigare originalet med samma identifiering måste man ge
detta status av historiskt original. Den gamla ritningen stämplas då
"Historiskt original".
Möjlighet till återsökning krävs för all hantering.
Original ska förvaras skyddat på det sätt som dess innehåll kräver.
Att originalet ärjuridiskt bindande innebär att det har företräde vid tvist
och tolkning.
6
Byggnadsstyrelsenshandböcker • 36
A5 Informationsansvar
För att informationen ska kunna upprätthålla fastställd kvalitet måste
ansvar för alla delar i hanteringen vara bestämt och klart för alla.
Det helt grundläggande är att varje person som hanterar en handling
ansvarar för att det sker enligt de regler och rutiner som gäller.
Olika slags funktionellt ansvar ges följande indelning.
Faktaansvar i två skeden:
1) Den person som genom sitt godkännande ansvarar för faktauppgifter
når ett dokument ursprungligen framställs.
Exempel på detta är projekt /byggledare vid om - och nybyggnader.
2) Varje person som ansvarar för någon del av byggnad eller anläggning i fastighetsförvaltningen . Dessa ar till exempel i löpande drift och
underhåll: ingenjör , arbetsledare, maskinist, elektriker.
Faktaansvaret innebär att se till att dokumentationen är korrekt.
Faktaansvaregombesörjer att rapporteringom ändringar sker löpande till
TA-funktionen och förser revideringsansvarig med nödvändigt material
för att revidering ska kunna göras.
Ändringsansvar har den person som i sin funktion ska meddela en
ändring till TA.
Dokumentansvar har den som har dokumentet i sin vård , det vill säga
ansvarar för dess hantering och säkerhet.
TA-funktionen övertar dokumentansvaret vid det interna överlämnandet. Innan dess förvarar och hanterarTA-funktionen dokumentationen åt
byggprocessen.
ANSVARSFÖRDELNING FÖR TEKNISK DOKUMENTATION
Verksamhet
Ansvar
Projektering,
byggande
Bygg - eller
projektledare
Faktaansvar F
Ändringsansvar Ä
F
Ä
F
Ä*
Dokumentansvar D
D
TA-funk-
tionen
Förvalting
Fastighets - och
driftsingenjör
TA-funktionen
* personer utseddagenom TA-avtal
Byggnadsstyrelsens handböcker
• 36
7
A6 Dokumentindelning
Dokumenten på KBS är av två huvudslag vare sig de har producerats
internt eller externt:
• administrativa dokument som berör organisation, ekonomi och personal,
. tekniska dokument som rör en fastighet, byggnad eller anläggning och
består av ritningar och skrivna handlingar.
Det finns dokument som är utformade som ett administrativt dokument
men som till sitt innehåll år tekniskt. Dessa dokument ska finnas tillgängliga för TA-funktionen. Handlingens innehåll ska styra benämningen vid
registrering, inte utfårdaren.
Dokumentgrupper
Indelning av den tekniska dokumentationen i olika typer sker av praktiska sk" för att informationen ska kunna registreras, förvaras, återsökas
och gallras eller arkiveras enhetligt och på ett effektivt sätt.
Avtal m m
. förrättningshandlingar,
• köp/försäljningskontrakt,
• hyresavtal,
• avtal med konsulter/entreprenörer inkl AF,
drift/ förvaltningsavtal.
Projekteringsdokument
• tomtutredning,
• lokalprogram, rumsbeteckning,
• bygglovshandling,
. byggnadsprogramhandling
• systemhandlingar,
• tidplan,
• kalkyler,
ekonomisk styrning.
Upphandlingsdokument
• förfrågningsunderlag,
• anbudshandlingar,
• dokument för anbudsutvärdering,
upphandlingsdokument.
Byggskedesdokument
. kontakter med myndigheter, boende, samråd,
• ekonomisk styrning,
• byggmötesprotokoll,
Byggnadsstyrelsens
handböcker
e 36
•
•
•
.
teknisk kontroll av byggdelar osv,
reviderade ritningar och tekniska dokument,
besiktningsunderlag och protokoll,
överlämnandehandlingar.
Indelningen i relations- respektive informationshandlingar har en rent
praktisk grund för TA-funktionens arbete. Högre krav måste ställas på
relationshandlingarnas utförande och hantering eftersom de revideras.
Alla handlingar ska givetvis när de överlämnas till TA-funktionen visa
relationen , det vill säga verkligheten. Det år först därefter de hanteras
olika.
Relationshandlingar (ritningar och beskrivningar)
• situationsplan,
® VA yttre ledningsnät,
• huvudritningar arkitekt; våningsplan , fasader, sektioner, trädgård,
• VVS.
• el,
transport(hissosv),
• styr och övervakning,
• uppmätningshandlingar.
Informationshandlingar (ritningar och beskrivningar)
. geotekniska dokument
• liggarritningar,
• specialritningar och detaljer,
• inredning,
• utrustning,
• driftinstruktioner,
• historiska original/arkivritning,
förteckningar (material , färg m m),
• beskrivningar (mark, hus, el, VVS m m]
• byggkonstruktionsritningar,
• tekniska ber äkningar,
• protokoll,
• garantier,
rtningsförteckning /dokumentlasta
• fastighetsförvaltningsplan (FF-plan),
. fotografier,
. modeller , målningar, böcker , broschyrer osv.
Verkligheten bakom en relationshandling förändras ständigt
underförvaltningen. Handlingen ska därförfortlöpande revideras. Informationen på en informationshandling är oförändrad under längre tid. Handlingen revideras inte utan
ersätts vid förändring av helt ny handling.
Byggnadsstyrelsenshandböcker
• 36
9
A7 Informationssäkerhet
Informations"
erhet kan indelas i följande:
Regler för vem som får ta del av informationen rör behörigheten.
• Regler för hur informationen ska skyddas mot förstörelse och stöld rör
den fysiska säkerheten.
Behörighet och fysiskt skydd rör inte enbart information på papper.
Andra informationsbärare, t ex film och magnetiska bärare, måste och
ska hanteras under föreskrivna former. Varje ansvarig avgör, inom
regelsystemets ram, vilken säkerhetsnivå deras egen information kräver.
TA-funktionen ansvarar för informationssäkerheten beträffande ritningar och teknisk dokumentation som levererats till dem.
Grundstenen för god informationssäkerhet är att givna regler
följs och en god ordning upprätthålls. Säkerhetsreglerna berör
alla som ansvarar för information.
KBS är en statlig myndighet och all information i allmänna handlingar är
i princip offentlig. Den som så önskar kan ta del av all information som
finns i allmänna handlingar inom myndigheten, offentlighet är huvudregel. Undantag från offentlighetsprincipen finns i sekretsssagen.
Företrädare för myndigheten i behörighetsfrågor är säkerhetschefen.
En handling som inkommer eller upprättas inom myndigheten ska
registreras utan dröjsmål eller ordnas på sådant sätt att man kan konstatera om handlingen finns.
En myndighet får genom en särskild anteckning markera på en allmän
handling om det finns hinder enligt sekretesslagen mot att en uppgift den
lämnas ut. Om det finns ett sådant hinder måste handlingen registreras
med neutral text. Dessutom ska den registreras i ett särskilt, hemligt
register. Men hemligstämpling är inte något bindande avgörande i
sekretessfrågan. Man får inte vägra att lämna ut en handling bara för att
den är hemligstämplad utan man måste varje gång den begärs fram pröva
sekretessfrågan.
10
Byggnadsstyrelsens handböcker
• 36
Översiktsbild av insynsrätten för enskilda
UPPGIFT
HANDLING
ALLMÄN
HANDLING
OFFENTLIG
HANDLING
INGÅR EJ I NÅGON
HANDLING
ARBETSPAPPER
HEMLIGHANDLING
Insynsrätt
1
Ej Insynsrätt
Sammanfattningsvis ska alltså frågan om en handling ska lämnas ut eller
inte, oberoende av hemligstämpling , prövas från fall till fall. Eftersom
TA-funktionen har vården om den tekniska dokumentationen prövar de
i första handen framställning om atttadel av en handling . Vid tveksamhet
eller avslag ska frågan utan dröjsmål hänskjutas till myndigheten . Sådana
beslut fattas av regionchef , enhetschef eller motsvarande som följd av
använd delegering i KBS. TA-funktionen ska informera den som begärt
fram handlingen om detta.
För kvalificerad hemlig handling ("dubbelram") gäller strikta regler.
Kontakta alltid s" erhetschefen.
Sekretessfrågorna är svåra och grannlaga. En begäran om att få ut
handlingarna om till exempel ett polishus måste fungera som en väckarklocka så att man tänker till innan handlingen lämnas ut.
Försiktighet, tankereda, samråd och kunskap om gällande
bestämmelser är det som klarar behörighetsfrågan.
Byggnadsstyrelsenshandböcker
• 36
11
Sammanställning över generella hanteringsanvisningar
för hemlig och öppen information
När det gäller
Hemlig information
Öppen information
Framställa utkast/
Behörig person svarar för utskrift
Inga hinder.
koncept till färdig
och manus förvaras i värdeskåp.
utskrift. Observera
Koncept/utkast överlämnas
engångsfärgband
och karbonpapper.
"hand i hand" mellan författare
och skrivare.
Ta del av
information
Namngivna personer.
Utlånas mot kvitto.
Fritt för alla anställda
och utomstående.
Telefonera
Får ej förekomma.
Inga hinder för anställda.
Kopiera
Registrera antal exemplar och
Fritt för alla anställda.
mottagare.
Intern post
Extern post
I dubbla igenklistrade kuvert.
Det innersta märkt med "Hemlig
handling".
I öppen postpåse.
Som ESS-brev, VÄRDE-försändelse I vanligt igenklistat
och personadresserat. Bäst är att
kuvert.
överlämna personligen.
Får ej förekomma utan kryptering.
Inga hinder.
. papper/mors
diskett/mots
Generellt gäller att
den ansvarige för
arbetsuppgiften
Alltid i värdeskåp.
Diskett förvaras i värdeskåp. I samband med friställning av diskett ska
överskrivning ske. Ett dokument på
varje diskett. Aktuell innehällsför-
På kontorsrummet.
Inga regler förutom de
generella.
svarar för lagrad
data på diskett.
teckning förvaras tillsammans med
diskett.
Dataöverföra med
• telex
• telefax
elektronisk post
Förvara
Allmänna handlingar/arkivhandlingar
ska förvaras i godkän-
da arkivlokaler eller i arkivskåp med motsvarande brandklassning, som är olika för olika media. Se sid 13-14.
Gallra
Efter samråd och godkännande av
Enligt gallringsbeslut.
den faktaansvarige samt enligt
gallringsbeslut.
Förstöra
Godkänd dokumentförstörare.
Enligt generella regler.
(< 1,2 mm remsbredd)
Arkivera
12
Behörighetsangivelse ska finnas.
Dokument får läsas endast i
arkivet.
De generella reglerna.
Byggnadsstyrelsens
handböcker• 36
A8 Förvaring, skydd och
beständighet
Först måste man avgöra vad som ska förvaras och skyddas innan en
bedömning görs av hur det ska ske. Når urvalsprinciperna bestäms ska
man tänk a på att det finns dokumentation kring en byggnad från såväl
utrednings-, projekterings-, byggnads - som förvaltningsstadierna.
Två aspekter måste beaktas:
• kulturhistorisk aspekt
- SBM,
- arkitektoniskt och estetiskt intressanta byggnader,
- byggnader med intressanta tekniska lösningar,
intressanta " typbyggnader",
användaraspekt
- förvaltningens behov av information på kort och längre sikt, t ex
behov av dokumenterade erfarenheter.
När man således bedömt vad som ska förvaras kommer man in på frågan
om hur det ska gå till , i vilken form och var.
Förvaring av information som ska bevaras för framtiden sker hos arkivtjänsten på Hk. TA-funktionens arkiv består bara av dokument som
behövs i den löpande verksamheten.
En mängd krav måste vara uppfyllda för en säker förvaring av information. Råd och anvisningar om förvaring av information finns i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler, RA-FS 1991 :5, samt
i KBS Krav och råd C8 om arkivlokaler.
En sammanfattning görs här av några viktiga punkter som även gäller
förvaring på arbetsplats och av information under arbete:
Skyddsnivån ska anpassas till informationens behov av skydd mot
obehörig åtkomst, stöld eller förstörelse och arkivet ska ha godkända lås. Skyddsnivån påverkas av om informationen f inns på flera
ställen.
• Pappershandlingar ska förvaras i arkivutrymme eller dokumentskåp
med lägst brandklass A120. Datamedier ska förvaras i dataskåp.
• Lämpligt arkivklimat för alla informationsbärare är 18 - 22 °C och
40 - 60 % relativ fuktighet. Nästan alla luftföroreningar skadar mik-
Byggnadsstyrelsenshandböcker
• 36
13
rofilm och magnetiska media, som dessutom måste skyddas för elektromagnetisk påverkan.
Förvaringsutrustning , enligt definition i RA-FS 1991:5
Skåp, hyllor och retningsgalgar av stål eller trä kan användas. Utrustning som är sluten ger visst brandskydd.
• Säkerhetsskåp i helsvetsad 4 mm stålplåt. Låset ger god stöldsäkerhet
men skåpet har ringa brandskydd.
. Kassaskåp är ett brandskyddat säkerhetsskåp.
• Dokumentskåp ger gott brandskydd men sämre stöldskydd. Yttre
stöldskydd i byggnaden, t ex bevakning och larm, "r därför anpassas
till detta.
. Dataskåp som är brandskyddsprovade finns för förvaring av magnetiska media. Stålinredning för magnetband, video- och ljudband bör
jordas.
Värdeskåp ger både gott stöld- och brandskydd och är klassificerade
med skyddsvårdepoäng enligt SS 3000.
Beständighet
Med beständighet avses egenskaper hos olika informationsbärare och
olika slags skrivhjälpmedel som gör att informationen år åtkomlig, läsbar
och kan hanteras och förvaras under längre tid.
Förutom av materialets egenskaper påverkas livslängden i
hög grad av hur man hanterar och förvarar informationen.
TA-funktionen ska avvisa informationsbärare
av RA och SP eller
som inte är typgodkända
för handlingar som mikrofilmas på arkivgodkänt
sätt - är olämpliga för sitt ändamål.
Som grund för TA-funktionens bedömning ligger bland annat Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om val av produkter och kvalitetssystem, RA-FS 1991:7.
1 följande två tablåer redovisas arkivbeständigheten och egenskaper för
olika reprografiska metoder och informationsbärare som gäller för KBS.
De ger exempel på olika användningsområden och de restriktioner som
kan finnas i användningen.
•4
Byggnadsstyrelsens
handböcker• 36
ARKIVBESTÄNDIGHET
VID OLIKA FRAMSTÄLLNINGSMETODER
TYP
ARKIVBESTÄNDIGHET
KOMMENTAR
Reprotryck (dupliceringsmetod, dvs masteranvänds)
Mycket god (>100 är)
Skalriktig,lätt reviderbar,
dyr, men bör krävasför
relationsritningar.
Snabbkopiering(elstat-
God (>10 är)
Max A3, skaländringtill
metod med kolpulver )
A4 möjlig, kan användas
för liggarritningar,går ej
att revidera.
Kopiering (elstatmetodmed
andrapulver)
God till mycket god
(>10 är)
Skaländringmöjlig, revilerbar, nya originalav
skadadeförlagor,sammanställning och delning av
ritningarkan göras.
Ljuskopiering
(diazometod)
Mindregod
(<10 är)
Endastför arbetsmaterial,
translarkan revideras,
ljuskänsliga.
Byggnadsstyrelsens
handböcker • 36
15
ARKIVBESTÄNDIGHET PÅ OLIKA INFORMATIONSBÄRARE
ARKIVBESTANDIHET
TYP
KOMMENTARER
Arkivbeständigtpapper Mycket god (>100 år)
80 eller 100 g
Används för handlingarav urkundskaraktäreller som kommeratt utsättas
för stornötning.
Åldringsbeståndigtpap- Mycket god (>100 år)
per, 80 g (typ Wifsta
Office GreenLine)
Användsför handlingari övrigt som
ska arkiveras.
Annat skrivpapper
off set papper/motsv.
Minst 10 år
Får användasför övriga utskrifter.
Termopapper
(bl a telefax)
Mycket dåligt (< 1 år)
Får inte arkivläggas. För sådantändamål ska kopior göras på arkivbesänndigt eller åldringsbeständigtpapper.
Mycket god (>100 år).
KBS kräver RA godkända material
Godkändav RA
för inleverans,godkända tuscheretc
ska användas.
Reprografisk
silverfilm
(polyesterbas)
Mycket god (>100 år)
Godkänd av RA
Vatten " slig, svårreviderad(spec
vätskamåste användas). Bör ej användas för relationsritningar.Dyrareän
reprotryck.
PF (plastfilm) • .
God (<50 år) om förvaring
i mörker(bleks)
Inte godkänt för arkivering,ska inte
inlevererastill KBS. Kan användas
för mellanoriginaloch informationshandlingsom mikrofilmas.
Ritfilm
Silverfilm (mikroo foto) Mycket god (>100 år) om
rättframkalladoch förvarad
-16 mm,
- 35 mm,
-105 mm (fick)
Silverfilm=originalfilmoch ska förvaras i lämpligtklimat. Noggrannheti
framkallningår avgörandeför beständigheten.
Bildhålkort, 35 mm-film God (<50 år) om rättframkallad och förvarad
- silverfilm
Kopiefilm som förlagortill arbetsritningar.
Bildhålkort, 35 mm-film Begränsad(<20 år)
- diazofilm
Diazofilm är ljuskänsligoch måste
förvarasi mörker.
Diskett (skivminne)
Dålig (3 mån - 1 är)
(frånPC och ordbehandlare)
Värmekänslig, jämn temperatur.Viktigt att kopieraom årligen. Inget
arkivmedium.
Magnetband
Värmekänslig, dammkänsligoch kärs
hg för magnetism.Kräverjämn temperaturoch fuktighet.Den enda magnetiskabärarensom RA godtarför le-
1 år utanomspolning.
Med årlig omspolning upp
till 20 år
verans till arkivmyndighet.
Optisk disk
(Max 10 år)
Inga säkrauppgifterfinns om arkivbeständighet. F n är de normaltinte
reviderbara. Rekommenderas att för-
varas som magnetband.
> = mer än;
16
< = mindreän
•Byggnadsstyrelsens handböcker • 36
A9 Tekniska dokumentregister
(TDR)
Registrering
Syftet med registrering är att veta att ett dokument finns, när det kom in
och var och hur det kan återfinnas.
Det överst" lda registreringsbegreppet och sökingången är KBS egen
objektbeteckning med tillägg av eventuellt byggnadsnummer. Inom detta
nummer är informationen registrerad och sökbar per dokument.
Beskrivning
primära
av funktioner
TDRSystemets
är att:
• ge aktuell information om vilka ritningar och tekniska handlingar som
finns, deras revideringsläge och var de förvaras. Detta oberoende av
informationsbärare (papper/ritfilm, mikrofilm, CAD etc),
• vara ett st" för andra system inom fastighetsförvaltningen,
TDR har rutiner för att
• registrera uppgifter,
• ändra uppgifter,
• registrera lån,
. söka handlingar,
• skriva meddelanden,
• bevaka ritningsbeståndet.
Med en datorstödd retningshantering uppnås enhetlighet i registreringen
och en allmän tillgänglighet för användare på regionen.
TDR år en delfunktion i ett datoriserat retningsarkiv.
Byggnadsstyrelsens handböcker
• 36
17
A10 Revidering/ändring
En förutsättning för att kunna förvalta en fastighet effektivt är att
relationshandlingarnas aktualitet upprätthålls. Det sker genom att ändringar införs på relationshandlingen. Projektledaren eller fastighetsförvaltaren ansvarar för att ändring meddelas till TA funktionen . Den som
är TA -funktionens dialogpartner angående ändringar kallaråndringsansvarig . TA-funktionen samordnar och övervakar ändringsrapportering, bland annat genom årlig genomgång av revideringsläget med de
änndringsansvarigapå olika funktioner.
TA upprättar i samråd med ändringsansvariga en beskrivning av vilka
ändringar som medför revidering av relationshandling . I denna beskrivning anges hur och inom vilken tid rapportering ska ske.
Det ska bara finnas en relationshandling för samma sak, dvs alla
ändringar införs på respektive relationshandling. Lösa lappar,
"mellanoriginal ", delvisa relationshandlingar m m får inte förekomma.
TA-funktionen kan själv utföra revideringen eller anlita konsult.
Vid upphandling av revidering ska ingå i uppdraget att ändringen ska
införas på den relationshandling som KBS tillhandahåller.
Disciplin måste finnas hos alla inblandade.
OBSERVERA:
Revidering får aldrig ske på ett original som inte mikrofilmats på ett
arkivgodkänt sätt! I så fall ska först en fullskalekopia göras med
typgodkända material och metoder, stämplas "historiskt original"
och arkiveras.
1$
Byggnadsstyrelsenshandböcker • 36
TA-rutiner
TO Allmänt
Denna del av handbokenbeskriverde rutineroch arbetsuppgiftersom
TA-funktionen har. Syftetår att på så sätt ska en minsta gemensamma
nämnare finnas mellan olika TA-funktioner . Rutinbeskrivningar ska
också fungera som en checklista och en hjälpreda för alla berörda.
I varje rutinkapitel beskrivs i flö desform de uppgifterTA -funktionen har
och de verksamhetssamband som finns med andra, internt inom region,
med Hk och externa intressenter. Arbetsfl " et kommenteras och hänvisning görs till andraföreskrifter och anvisningar som gäller för det aktuella
arbetsmomentet.
Särskilt viktiga tillfällen för TA -funktionen är:
0 Överlämnandet
- att TA-funktionen får rätt material från "r jan.
• Revidering
- att TA-funktionen får reda på förändringar i byggnaderna.
• Slutförvaring
- att TA-funktionen vet vad som ska bevaras för framtiden och
därmed överföras till arkivtjänsten på Hk.
Symbolersom användsi TA-handbokensflödesscheman.
Behandling
Förstöring
Kontroll
Alternativval
Arkivering
Från/till rutin
Transport
Byggnadsstyrelsenshandböcker • 36
19
Ti
Anskaffning
och
byggande
T2
Överlämnande
TA
Arkivtjänsten
Funk-
Kopieringo
tioner
distribution
på Hk
Bilden beskriver TA funktionens arbetsuppgifter.
rutin hänvisar till kapitelindelningen.
20
Siffrorna vid varje
Byggnadsstyrelsenshandböcker • 36
Ti
Anskaffningoch byggande
TA-funktionen bistår med vissa uppgifter i processerna anskaffning och
byggande men ansvaret för dokumentationen åvilar projektledaren.
Anskaffning
Vid anskaffning , köp, byte etc medverkar TA-funktionen med råd så att
en tillfredställande teknisk dokumentation erhålls. Det åligger den enhet
som initierar anskaffningen att kontakta respektive TA-funktion för
samråd och att efter anskaffningen överlämna originalritningar, tekniska
dokument och en kopia av tomtkartan till TA-funktionen.
Byggande
En viktig del av TA -funktionens arbete år att förvalta och hantera
handlingar under byggtiden.
TA-funktionen informeras
om att ett projektstartas
Tar emot handlingar inför och
under bygge /anskaffning
;3
4
Bygghandlingar
Kopieraroch distribuerar
Bygget slutfört?
ne'
'a
T2
Byggnadsstyrelsenshandböcker
• 36
21
Det är väsentligt för TA-funktionens planering att den redan i
byggprogramskedet/anskaffningen
informeras för att kunna ge
utrymme för det nya objektets handlingar. TA-funktionen informeras 1äxnp1igengenom kopia av bygguppdraget från regeringen.
Kopian ska vara påförd erhållen objektidentitet genom projektledarens försorg. Objektidentitet erhåller projektledaren genom
kontakt med F-enheten.
Basdataansvariga ska från allra första början och sedan kontinuerligt erhålla papperskopior av alla area- och volymrelevanta
ritningar för registrering av preliminära uppgifter i basdatasystemet. Därigenom kan basdataarkivet i BEA -BR redan från projektstart användas som planeringsinstrument för LF- grupperna,
hyresavisering m m.
Efter val av entreprenör tar TA-funktionen emot de handlingar
som uppkommer inför och under ett bygge fram till slutbesiktning.
TA-funktionen svarar för kopiering och distribution.
Förvarar en uppsättning av de handlingar som upprättas vid
projekteringen och av de reviderade handlingar som uppstår
under byggande.
BAF 6548: B14.1, B21.3 , KBSföreskrift 301
22
Byggnadsstyrelsens
handböcker
• 36
T2
Internt överlämnande
Ti
BYGGAN DE
1
Konsult /entreprenör
överlämnar
underlagshandlingar
2
Överlämnande : Preliminära
handlingar och blanketter
3
Bevakar att handlingar
kommer
Rensar
T3
GRANSKNING
Det interna överlämnandet innebär att ansvaret för ett projekt/
objekt övergår från byggande enhet till förvaltande . Ansvaret
för detta ligger på projektledaren. Entreprenören ska 2 månaderföre slutbesiktning leverera underlag till driftinstruktioneroch
vid slutbesiktning leverera underlag till relations- och informationshandlingar.
BAF 2461: 3.1.1, 3.1.3, BAF 2464: 1.7
Överlämnandet sker i två etapper ; driftöverlämnande
i sam-
band med godkänd entreprenad och förvaltningsöverlämnande
samtidigt med föredragning av slutbesiktningsutlåtande för regionchef . Preliminära handlingar ska då levereras . Överlämnandeblanketterna lämnas ifyllda av projektledaren till TA-funktionen.
BAF 2461: 2.2, 2.3, 3.2.3, 3.3.1, KBSföreskrift3Ol,
BAF 911].'3.5, BAF 9121: 10.2
TA-funktionen bevakar att relations och informationshandlingar
samt driftinstruktioner kommer in. Det ska ske senast 3 månader
efter godkänd entreprenad. Ansvaret har fortfarande projektledaren.
BAF 2461: 3.3.1, BAF 9121: 10.1
TA rensar ut kopior och arbetsmaterial.
Byggnadsstyrelsenshandböcker
• 36
23
T3
Granskning
Granskning av handlingarnas kvalitet och utformning görs på TAfunktionen för att kontrollera informationens användbarhet för vidare
hantering såsom mångfaldigande, arkivering, mikrofilmning etc.
T2
INTERNT
ÖVERLÄMNANDE
1
Fackenhet granskar
TA-funktionen granskar
Godkänt?
nej
ja
Till konsult
T4
för rättning
REGISTRERING
Fackenheterna granskar att handlingarnas innehåll tekniskt motsvarar verkligheten eftersom de övertar faktaansvaret.
TA-funktionen granskar dokumentkvaliteten
• ritfilm/papperskvalitet, tusch
avseende:
RA fö reskrifter,
BAF 2464: 1.43,BAF 7231: 12, BAF 2461: 3.4.3.
o format (Al, A3 och A4 bör användas)
• huvudfält (namnruta) rätt ifyllt
BAF 912] : 3.2, BAF 2464: 1.43, SS03 22 OH
• textning, textstorlek ochlinjegrovlek
BAF 2464: 1.43, SS 03 22 14, SS03 22 15
24
Byggnadsstyrelsenshandböcker
36
skalor
BAF 2464: 1.43, SS-!SO 5455
Kommentar: För ritningar som omfattas av Riksarkivets gallringsbeslut
RA-MS 1991:9 ska granskningen inte inbegripa arkivbeständighetsaspekter, utan avse lämpligheten som förlaga för mikrofllmning och
revideringsarbete.
Om kraven från fackenheten på handlingens utförande är
uppfyllda godkänner TA-funktionen ritningen/dokumentet.
I annat fall skickas handlingen åter till konsulten för rättning.
Kommentar : Hos TA- funktionen "r finnas en typritning/mall för text
och linjegrovlek att biläggas vid upphandling av konsult.
För att rätt format, ritfält och ritfilm ska erhållas kan KBS tillhandahålla
ritblanketter.
Byggnadsslyrelsönshandböcker • 36
25
T4
Registrering
T3
Registrering
TDR.
T5
1
GRANSKNING
KONVERTERING
lär handlingarna levererats i godkänt skick och utförande blir de
original för KBS och stämplas "KBS-original ", samt i förekommande fall "relationshandling" eller "informationshandling".
Handlingar registreras i TDR (register för tekniska dokument).
BAF 2461: 3.3.2
Handlingen numreras, med ritningsnummer och motsvarande. BSABsystemet produkttabell 2 ska användas.
BAF 2464: 1.5 , BAF 9711: 3.41
Hemlig handling registreras och ska sedan hanteras enligt särskilda
regler.
BAF 7161: 4.2, 722! kap A7
Känslig handling öronmärks så att TA-personen vet att den inte kan
lämnas ut utan vidare.
BAF 2464: 1.43, G !.4 med flera
Fotografier kan registreras i ett fotoregister där sökbegreppen kan vara:
objektidentitet, benämning , fotodatum, fotograf , löpnummer (på både
negativ och kopia) samt bildinnehåll . Kom ihåg att fotografier är allmän
handling.
26
Byggnadsstyrelsenshandböcker
• 36
T5
Mikrofilmning
REGISTRERING
T4
1
Ursprungligbärare
2
T6
Mikrofilmning
Mikrofilm
3
Monteras
i bildkort
4
Förvaring
FÖRVARING
För att förvara stora mängder information så att den lättkan återsökas kan
det vara lämpligt att konvertera den från ursprunglig bärare, exempelvis
papper/ritfilm, till annan bärare, exempelvis mikrofilm, magnetband
eller optiska diskar.
TA-funktionen mikrofilmar alla handlingar vid nybyggnad, ombyggnad och köp.
Vid revidering bedöms om mikrofilmning ska ske av mellanliggande stadier för att man ska kunna följa husets utveckling. Före
och efter överlappande revidering ska mikrofilmning alltid ske.
Rutinen är godkänd av Riksarkivet (RA) genom gallringsbeslut
RA-MS 1991:9.
BAF2461 . 3.4.2, 3.5.2, RA-FS1991 :4,SIS-STGhandbok
134, utgåva 2
Gallring enligt RA:s beslut RA-MS 1991:9. Relationsritningar
behålls i full skala för att kunna revideras. Även skrivna handlingar
som ska revideras behålls i pappersform. Värdedokument ska
behållas i ursprungsform.
Efter att ritningar och skrivna handlingar mikrofilmats , görs en
filmkopia som klipps och monteras i bildkort.
SS62 23 23
Byggnadsstyrelsenshandböcker • 36
27
Arkivmikrofilmen skickas av SP direkt till arkivtjänsteWCA för
förvaring. Masterfilm (oklippt rullfilmskopia) "r förvaras av kopieringsfirman.
RA-FS 1986:3bilaga 2, RA-FS 1991:5
28
Byggnadsstyrelsenshandböcker
• 36
T6
Förvaring
T5
MIKROFILMNING
Kopiering och
distribution
2
T7
Förvaring
ÅTERSÖKNING
En av TA:s huvuduppgifter år att förvara de handlingar som behövs för
byggande och förvaltning.
TA-funktionen:
- kopierar och förminskar en omgång A-ritningar till liggarritningar för distribution,
BAF 2461: 3.7.4
- kopierar relationsritningar till förvaltningen och för registreringen i basdatasytemet,
BAF 2461: 3.3.3, 3.3.4, 3.4.4
- skickar en omgång driftinstruktioner till driftorganisationen
som kvitterar dem. Vissa original kan också ges till driften som
då tar över ansvaret för dem.
BAF 2461: 3.8.4, 3.9.4
2
TA-funktionen förvarar relations- och informationsritningar, tiggarritningar, samt alla skrivna handlingar som ingår i överlämnanderutinen.
Tillämpliga reglerår:
- för arkivering allmänt;
BAF 7231, BAF 2461: 3.4.4 m fl,
Byggnadsstyrelsens handböcker
36
29
- för SBM (statliga byggnadsminnen);
BAF 2461:3.10.5,BAF 7233,
- för arkivlokaler ;
KBS C8 Krav och råd (1986-3), RA-ES1991:5,
BAF 7161:4.2.
Fotografier, både negativ och bildkopior, ska förvaras på ett
korrekt sätt, det vill säga en temperatur på 10 -12 grader Celsius
och 25 % luftfuktighet. Kan dessa krav inte uppfyllas hos region
ska fotonegativen förvaras hos arkivtjänsten/CA vid Hk. I övrigt
gäller att:
- negativ placeras i kuvert för arkivändamål,
- kuverten märks med registernummer
(använd tusch, ej flitpenna),
- kopior monteras på godkända A4-ark med fotoadhesive.
30
Byggnadsstyrelsenshandböcker • 36
T7
Återsökning
Begär handling
TDR
1
Sökeri register
FÖRVARING
Kan handling
lämnas ut?
tveksamt
ja
Frågar säker-
3
T6
Handling lämnas ut
hetsansvarig
T8
KOPIERINGoch
DISTRIBUTION
T9
T10
REVIDERING GALLRING
Sökning sker i TDR
2 o 3
TA- funktionen kontrollerar om handling får lämnas ut.
Beakta principen om handlingars offentlighet och sekretess
lagen , se avsnitt om behörighet.
BAF 7161: 4.1 , 4 .2
Vid lån måste notering härom göras i registret och kvitto signeras
av låntagaren, som därmed övertar ansvaret för dokumentet.
BAF 2461: 3.4.5
Byggnadsstyrelsens
handböcker• 36
31
T8 Kopieringoch distribution
T7
ÅTERSÖKNING
1
Original/bildkort/
2
Distributionav
motsv. kopieras
kopior
Kopiering och distribution behandlas i
BAF ?461: 3.3.3, 3.3.4, 3.4.4 med flera, BAF 2464: 2.2,
BAF 9121: 2.9, BAF 6548: B14.1
2
Vid nyproduktion, köp, större revidering distribueras handlingar
till förvaltningen enligt särskild distributionslista
BAF 2461:bilaga 2
* Åberopadbilagaärdelvis föråldrad
. Basdataansvariga
ska alltidha papperskopior
av nya/revideradearea- och/ellervolymrelevantarelationsritningar
. TA-funktionsansvarigoch basdataansvarig
måstevaraöverensom innebördenhärav.
32
Byggnadsstyrelsenshandböcker • 36
T9
Revidering
/komplettering
ÅTERSÖKNING
Meddelande om ändring
T7
Revideringshandling
tas fram
Konsult/motsvarande
Lånekvitto
skrivs
Skickar till
konsult
Konsult
reviderar
Åter TA
Ändringsansvarig
granskar
Ev. mikrofilmning,
se T5
T10
FORVARING
GALLRING
För att hålla beståndet av ritningar och skrivna handlingar aktuellt måste
revidering och komplettering ske löpande.
Handling som inte mikrofilmats på arkivgodkantsätt får inte revideras om
den inte omfattas av RA:s gallringsbeslutRA-MS 1991:9. I den situationen
ska arkivgodkånd fullskalekopia göras och stämplas "Historiskt original",
avs "las och levereras till arkivtjänsten/CA vid Hk. Revideringen får sedan
utföras på den äldre handlingen.
Byggnadsstyrelsenshandböcker
• 36
33
En svår fråga i samband med revidering av handlingar gäller vad som ska
föranleda ändring och närdetskaske.Nedan följer några synpunkter:
• huvudprincipen är att ändring som påverkar den information som finns
på en relationsritning ska medföra revidering,
• för basdatasystemet är det nödvändigt att alla ändringar som medför
ändring av areor och/eller volymer införs,'
• för installationer och tekniska system måste alla ändringar som har
långsiktig funktionspåverkan införas. ndringar som rör säkerheten
år viktiga,
Ä
• för ändringar av synlig och icke funktionspåverkande karaktär prövas
om ändringen behöver göras direkt eller vid en senare större revidering. TA-funktionen ska alltid kontaktas.
.s
Andringsansvarig meddelar når en ritning eller handling måste
ändras ellerkompletteras. Formen för detta regleras i TA-överenskommelsen.
BAF 2461: 3.4 .5
TA-funktionen reviderar själv framförallt efter mindre ombyggnader och ändringar den löpande förvaltningen. Skrivna handlingar kompletteras eller byts ut. Den som begärt revidering ska se till
att kopior som finns uppsatta på väggar eller i pärmar byts ut.
BAF 2461: 3.4.5, 3.8.5.3.9.5
Om konsult ska revidera eller komplettera en handling lånar han
revideringshandlingen.
BAF 2461: 3.4.5.2464: 2.3
Om revideringen är omfattande eller handlingen tidigare inte ärr
fullständigt uppdaterad eller det finns flera ritningar över samma
sak, samtliga bara delvis korrekta, kan en helt ny ritning upprättas.
BAF 2461: 3.4.5,3.8.5, BAF 2464: 2.1, 2.2, 2.3,
BAF 9121: 9.2
gällande
instruktion för area- och volymberäkning inom verkets
fastightsförvaltning.
') Enligt
34
Byggnadsstyrelsens handböcker
• 36
Som huvudregel gäller att gjord revidering ska granskas till innehållet av den som meddelat ändringen. TA-funktionen granskar
sedan kvalitet och utförande.
Varje revidering föranleder en uppdatering av registret med revideringsdatum och andra data.
BAF 2464: 2.4
Byggnadsstyrelsens handböcker
• 36
35
T10 Avställning eller gallring
ÅTERSÖKNiNG
T7
Skäl för avställning/
gallring
hand- enligt plan
lingen
sparas
ej
Tut
avyttring
.
reved rang
sparas
ej
T6
Tu
sparas
T1u
Skickas
till köpa-
ren
SLUTARKIVERING
FORSLUTSLUTVARING ARKIVERING
ARKIVERING
Avställning eller gallring sker regelbundet för att hålla mängden handlingar under kontroll. Avställning görs för att säkerställa att intressanta
men inaktuella handlingar bevaras för framtiden hos arkivtjänsten på Hk.
TA-funktionens arkiv ska vara levande och bara innehålla handlingar
som behövs i byggande och förvaltning.
Avställning /gallring sker:
- enligt plan. Vid registreringen ska, när så är möjligt, tid för
avställning eller utgallring anges,
- när handling revideras; om en ny handling ersätter den gamla ska
denna stämplas "Historiskt original",
- då fastighet avyttras genom försäljning ska en förteckning över
aktuella ritningar med tillhörande skrivna handlingar upprättas
och skickas till arkivtjänsten/CA vid Hk tillsammans med handlingarna. Önskar köparen erhålla handlingarna gäller:
• är den sålda fastigheten ett SBM överlämnas alltid endast
kopior,
36
Byggnadsstyrelsenshandböcker • 36
• privata köpare erhåller alltid endastkopior,
• kommuner, landsting och statliga myndigheter erhåller formalt kopior. Önskar offentligrättslig köpare originalhandlingarna, kontaktas arkivtjänsten/CA vid Hk, som inhämtar riksarkivets beslut,')
- närfastighet försvinner genom rivning eller brand stämplas handlingarna "Historiskt original" och sänds till arkivtjänsten/CA på
Hk.
BAF 2461: 3.10.4
Handlingar rörande statliga byggnadsminnen (SBM) ska alltid bevaras.
De ska alltid undantas vid verkställande av gallringsbeslut.
BAF 2461: 3.10.5, BAF 7233
Utgallring får inte ske utan gallringsbeslut av Riksarkivet. Riksarkivets
gallringsbeslut RA-MS 1991:9 gäller för Byggnadsstyrelsens ritningar.
BAF 7231: punkt 9
För förstöring av hemliga handlingar gäller särskilda regler.
BAF 7161, 7231: pkt 11
') Om inte försäljningen/överlåtelsen är en följd av att hela verksamhetsgrenar
överförts från staten till kommunlandsting är en framställning om att erhålla
originalhandlingar utsiktslös.
Byggnadsstyrelsenshandböcker
• 36
37
Ti 1 Slutarkivering
T10
Med slutarkivering avses här förvaring av inaktuella handlingar som ska
bevaras.
Slutarkvering sker hos arkivtjänsten på Hk. Särskilda regler finns
för hur handling avställs och hur förvaringen ska gå till. Avställning sker genom att TA tar en förhandskontakt med arkivtjänsten
och handlingar översänds sedan i arkivkartong med reversal.
BAF 7231och 7233
38
Byggnadsstyrelsens handböcker
• 36
T12 Fotograf
ier, skisser, modellerm m
I dokumentation av byggnader och objekt ingår även fotografier, modeller, skisser, böcker-m m.
Följande gäller för fotografier:
I samråd mellan respektive region och arkivtjänsten fastst älls riktlinjer
för vilka fotografier som ska bevaras.
I fotodokumentationen "r ingå fasader och konstruktionstekniskt intressanta detaljer. Vid nyproduktion och ombyggnad "r man eftersträva att
fotografier tas både före och under byggandet.
Äldre byggnader med intressanta fasaddetaljer, entreer och interiörer "r
detaljfotograferas . För statliga byggnadsminnen gäller speciella regler
vid reparation och förändring.
Fotografiet år en allmän handling och ska därför registreras och förvaras
på ett säkert sätt. Arkivlagen m fl författningar gäller även fotografier.
Fotografier för arkivbruk ska vara tagna med svart/vit film. Färgfoto och
färgdia är inte arkivvärdiga.
Följande gäller för modeller:
Modeller och modellplattor är allmän handling . Ide kan ha stort ekonomiskt värde.
Modeller/modellplattor ska när projektet avslutas överlämnas till arkiv
tjänsten/CA vid Hk.
Modeller /modellplattor ska förses med uppgifter om objektidentitet,
projektnummer, skala, byggnadens benämning m fl relevanta uppgifter
som underlättar registrering och återsökning.
Följande gäller för arkitekttävlingshandlingar:
Arkitekttävlingshandlingarär
antingen del av ett ärende (byggnadsprojekt) eller ett självständigt ärende.
Handlingarna registreras/diarieförs och arkiveras enligt särskilda regler.
BAF 7237
Byggnadsstyrelsenshandböcker
36
39
När och hur fotografisk dokumentation används
inom KBS fastighetsförvaltning
Befintliga
byggnader
Nyförvärv
Försäng
Nybyggnad
Om-/tillbyggnad
Restaurering
Renovering
Rivning
Komplettering av
- interiör
- exteriör
- yttre miljö + trädgärd
- inventarier + konst
Bildanvändare för:
Fullständig
dokumentation av
- interiör
- exteriör
Dokumentation
före, under och efter
byggande/åtgärd
- yttre miljö
- inventarier
TA
Aktivt arkiv
- projektering
- publikationer
- utställning
- forskning
- föredrag
- etc
40
Byggnadsstyrelsens handböcker
• 36
Samverkan med andra enheter
S1 TA-avtal på region
TA-funktionen har det samlade ansvaret och den sammanhållande rollen
för den tekniska dokumenthanteringen
inom regionen.
TA-avtal
Mellan regionens TA-funktion och respektive enhet inom regionen
upprättas ett TA-avtal som anger former för samverkan och arbetsfördelning mellan enheten och TA-funktionen . TA-avtal rör de särskilda
förhållanden som inte har allmänt eller gemensamt intresse och därf ör
inte ingår i handboken. TA-avtal år ett komplement till handboken.
TA-avtal innehåller följande:
• Beskrivning av de samverkansformer som gäller mellan enheten och
TA-funktionen.
Vem som år kontaktperson mot TA -funktionen.
• De särskilda förhållanden och rutiner som finns på enheten med
hänsyn till verksamheten.
• Vilka dokumenttyper/dokument som enheten ansvarar för.
• Vem på enheten som är ändringsansvarig.
• Hur en årlig genomgång görs av revideringsläget.
TA-kontaktperson
Varje enhet inom regionen svararför sin egen informationshantering. För
att på effektivt sätt klara samspelet mellan TA-funktionen och enheten
finns en kontaktperson.
Kontaktpersonen svarar för att handbokens anvisningar efterlevs och att
internt utarbetade rutiner följs och för vården av den tekniska dokumentationen på enheten.
Byggnadsstyrelsenshandböcker • 36
41
S2
Samband med olika Hk-funktioner
TA-funktionen har en sammanhållande roll för hanteringen av tekniska
dokument inom regionen . Det innebår en nödvändig samverkan med
olika Hk-funktioner. Geotekniska handlingar och inredningshandlingar
förvaras och hanteras exempelvis huvudsakligen centralt. Andra uppgif-
teradministrerasockså centraltsåsom basdatasystemetoch basdataarkivet i BEA -BR och det tekniska erfarenhetsregistret, ERFAR . Huvudansvaret för arkivfrågor ligger på administrativa enheten.
Inredningsenheten
Inredningsenheten ansvararförden samlade inredningsplaneringen inom
KBS verksamhetsområde. Enheten ansvarardessutom förvissa specifika
inredningsprojekt.
KBSföreskrzft301
Fastighetsenheten
Vid köp och försäljning sker samverkan med TA -funktionen som
beskrivits i olika rutiner. Enheten förvarar samtliga original av tomtkartor och åtkomsthandlingar.
BAF 7233
Tekniska enheten
Enhetens marksektion (Tm) ansvarar för och förvarar alla original av
geotekniska handlingar därför att specialkompetens om detta finns på
Hk. Dessutom finns också en del skötselplaner för mark hos Tm. T har
specialkompetens vid hantering av byggnadsminnesmärken (SBM).
BAF 2464
Arkivtjänsten
Mellan respektive TA-funktion och arkivtjänsten på administrativa enheten regleras ansvar, arbetsuppgifter, arbetsfördelning etc av generella
anvisningar och rutiner.
BAF 7231
Informationssamverkan med basdataarkivet (del av BEABR)
TA-funktionen ansvarar för att
-
42
framställa, revidera och förvara ritningar,
uppmäta areor och volymer,
registrera uppgifter,
registrera förändringar i hyresgästs rumsdisposition.
Byggnadsstyrelsenshandböcker • 36
Informationssamverkan Tekniska Erfarenhetsregistret,
ERFAR
ger åtkomst
till
0
KBS
renov.
KBS
plåt
KBS plåt
p
å
t
plåttak
målning
Registret är en databas över KBS tekniska erfarenheter. Det är nu under
uppbyggnad. Registret kommer att innehålla information från:
-
KBS-rapporter,
Krav och råd,
tekniska utredningar,
erfarenheter från verksamheten.
Varje information/dokument klassas, sökord bestäms och ett kort referat
skrivs.
Inom de närmsta åren kommer varje region att ha direkt tillgång till databasen. Man kan då både söka information och lägga in ny från sin egen
verksamhet.
Byggnadsstyrelsenshandböcker • 36
43
44
Byggnadsstyrelsens handböcker
• 36
Bilagal (s 1/l)
Lista på BAF:ar
Avser BAF:ar som gällde april 1990 och som refereras till
i rutinerna.
BAF 0214
KB S ska " tillse att ritningar och beskrivningar finns i
(1981-01)
erforderligutsträckning(3§)"
BAF 1127
Objektkort för den tekniska för-
(1974-06)
valaningen
BAF 2461
(1986-05)
Interntöverlämnande, hantering
av handlingar
BAF 2464
(1987-06)
Relationshandlingar (vid nybyggnad och vid om-, tilloch etappbyggnad)
BAF 6521
(1982
-02)
Konsultupphandling
BAF 6548
Entreprenadupphandling
(1989-06)
BAF 7161
(1984-12)
Säkerhetsskydd
BAF 7221
Registrering av ärenden
(1985-11)
BAF 7231
Arkivföreskrifter
(1985-04)
BAF 7233
(1986-12)
Hantering och arkivering av dokumentation rörande SBM
BAF 7237
(1984-12)
Fotodokumentationav tävlingsprojekt
KBS. före-
Projektledning
skrift 301
(1990-11)
BAF 9091
(1987-03)
Area- och volymberäkning
BAF 9111
Driftinstruktion för fastighetsförvaltning
(1987-06)
BAF 9121
Projekteringsanvisningar
(1982-07)
Byggnadsstyrelsens
handböcker• 36
Bilaga2 (sin)
Begreppslista
Administration - ange mål, organisera, planera, leda, samordna, kontrollera och utveckla en verksamhet samt hantera
löpande, icke verksamhetsberoende göromål i en organisation.
Arkitekthandlingar - handlingar som omfattar områdesplan,
situationsplan, våningsplan, takplaner, sektioner, fasader och
materialbeskrivning Hus.
Arkiv har tre betydelser:
1 Lokal där dokument förvaras.
2 Systematisk samling av dokument.
3 Institution som förvarar och vårdar dokument.
Arkivbeständighet - är egenskaper hos olika informationsbärare och ritmaterial som gör att informationen på dem är
användbar och kan förvaras under viss tid.
Arkivhandling -ar handling som upprättas av eller har inkommit till arkivbildaren samt arkivlagts hos denne.
Arkivritning - internt begrepp inom KBS som ersätts med
historiskt original, som är mer omfattande.
Arkivsystem omfattar:
. Regler för uppdelning av dokument i naturliga serier, till
exempel protokoll, förteckningar, ritningar, vilket redovisas
i ett arkivschema.
• Arkivbildningsplan som kompletterar arkivschemat och ger
närmare anvisningar om förvaringen (förvaringsmedel, -tid
och -plats).
• Principer för hur dokument ska klassil lceras.
. Anvisning om hjälpmedel för förvaring av dokument.
• Regler för förvaring av dokument i arkivlokaler.
• Regler för redovisning av arkivet i en arkivförteckning.
• Regler för återsökning av information.
Avställning - åtgärder för att ur ett bestånd arkivhandlingar ta
ut vissa och placera dem för sig. Avställning kan göras successivt eller vid vissa bestämda tidpunkter och syftar vanligen till
att separera inaktuella handlingar från ett bestånd med aktuella.
Byggnadsstyrelsens handböcker
• 36
Bilaga2 (s2n)
Basdataarkivet - ett register inom BEA-BR över statsägda
byggnaders lokaldisposition, areor och volymer.
Basdatasystem - ett PC-system för att mäta och registrera
basuppgifter för lokaler.
BEA-BR - beståndsregistret, ger ett antal grunddata om KBSförvaltad fastighet och består av systemdelarna Basdataarkiv,
Beståndsregister (statsägt/inhyrt), Hyressystem (statliga/enskilda) samt Inhyrningskontrakt.
Behörighet - anger vem som får ta del av viss handling/information.
Besiktning - undersökning, utförd av myndighet eller av särskilt utsedd förrättare (besiktningsförrättare), för att konstatera
att ett objekt i ett eller flera avseenden uppfyller ställda krav;
till exempel kontroller såsom förbesiktning, slutbesiktning, garantibesiktning, särskild besiktning, efterbesiktning och överbesiktning.
Blankett - i dagligt tal menas ofta ett formatbestämt papper
med (eller utan) förtryck. Programbild på bildskärm kan också
ses som en blankett.
Bygghandlingar - detaljerad redovisning av en byggnad och
dess tekniska system så att omfattning, kvalitet och utförande av
ingående konstruktioner, apparater och material entydigt framgår. Bygghandlingarna ska vara så utformade att däri ingående
handlingar kan användas som underlag för arbetet på platsen
eller som underlag för beställning av fabrikstillverkade delar.
Bygghandlingarna ska tillsammans med tillhörande administrativa föreskrifter entydigt redovisa en entreprenads omfattning
och gränser.
Byggledare
beställarens ansvarige för att byggproduktionen
genomförs under kontinuerlig kontroll av kvalitet, tid och kostnad.
Byggnadsminne - byggnad som har kulturhistoriskt eller
konstnärligt värde, och som med hänsyn därtill är att anse som
synnerligen märklig, är skyddad enligt lag. Gäller ofta bara
fasaden.
CAD - Computer Aided Design , datorstödd konstruktion.
Hithörande begrepp är CAE och CAM.
Byggnadsstyrelsenshandböcker
• 36
Bilaga 2 (s sn)
COM - Computer Output Microfilm, för att överföra digital
information från dator till vanlig text eller bild på mikrofilm.
Data - begrepp, fakta eller instruktioner i en form lämpad för
överföring, tolkning eller bearbetning utförd av människa eller
maskin.
Diarium - kronologisk förteckning över ärenden eller inkommande och utgående skrivelser, jämte noteringar om åtgärder.
Diarie- och dossieplan (D/D-plan) - plan för klassificering av
handlingar konstruerad så att den kan läggas till grund såväl för
handlingarnas arkivläggning i dossie som för diarieföring.
Diskett - utrustning för lagring av data i form av böjlig magnetskiva (flexskiva) som är innesluten i ett skyddande hölje.
Dokument - information på papper, diskett, i databas ellerpå
film, ofta en ifylld blankett. En kombination av ett medium
och en genom detta medium buren information.
Dokumentansvarig - den som har ett dokument i sin vård och
har ansvar för dess hantering och säkerhet.
Driftinstruktion - en överskådlig information avsedd för
driftpersonalen angående byggnaders och anläggningars uppbyggnad, funktion, funktionssamband, driftsätt m m.
Elhandlingar - innefattar bl a handlingar för ställverk, transformatorer, belysning, elvärme, motordrift, spänningsutjämnande system och teletekniska anläggningar.
Entreprenad - åtagande från företags sida att enligt avtal
utföra visst arbete, till exempel byggnads- eller anläggningsarbete; såsom delad entreprenad, generalentreprenad eller total
entreprenad. (Begreppet entreprenad brukar inte användas för
projekteringsarbete, inte heller för arbete utfört av uppdragstagare.)
Faktaansvarig - den som godkänner ett dokument, det vill säga har ansvar för dess faktainnehåll.
Fastighet
1) Juridisk benämning på avskilt markområde med unik beteckning,
2) del av ovan,
3) byggnad/hus, i dagligt tal.
Byggnadsstyrelsens
handböcker
• 36
Bilaga2 (sair)
Fastighetsförvaltning - skötselunderhåll
dess värde bibehålls eller höjs.
av fastighet så att
Föreskrift - regler som bestämmer enskildas och myndigheters handlande. De är bindande och generellt gällande.
Förteckning - dokument innehållande uppräkning av saker
som har något gemensamt.
Gallring - en planmässig, behörigt beslutad, minskning av ett
bestånd arkivhandlingar genom förstöring.
Gallringsfrist - den tid som ska förflyta innan utgallringsbara handlingar får förstöras.
Granskning - kontroll av att dokument uppfyller ställda krav
till både form och innehåll.
Handling = dokument.
Hemlig information - information som ska skyddas mot
utlämnande enligt bestämmelse i SekrL. Registreras även i
särskilt register, utöver almänna diarier.
Historiskt original - internt begrepp inom byggnadsstyrelsen
för tidigare version av ett gällande original. Det har sparats av
formella skäl eller för forskning.
Ersätterdetäldre
tande.
begreppet Arkivritning som var mindre omfat-
Informationsbärare - medium, till exempel papper, ritfilm,
magnetband, disk, optisk skiva eller film.
Informationshandling - alla ritningar eller skrivna handlingar som inte år relationshandlingar. De utmärks av att de inte
revideras utan ersätts vid behov av en helt ny handling.
Instruktion - dokument som beskriver åtgärder som ska vidtas vid tillverkning eller användning av anläggning, produkt
eller del därav.
Konstruktionshandlingar - redovisar konstruktionen av de
bärande delarna i en byggnad såsom konstruktionsberäkningar,
pålningsprotokoll och ritningar (av fundament, lastkrokar, treverser, belastning på bjälklag).
Byggnadsstyrelsens handböcker
• 36
Bilaga 2 (s 5/7)
Kopia
1) Slutprodukt vid reprografisk återgivning av förlaga.
2) En i ett eller flera exemplar vid själva utskriften framställd
handling.
Liggarritning -år ett internt begrepp för kopior av A-relationsritningama situationsplan, planer, sektioner och fasader
förminskade för att få plats på ett lätthanterligt format t ex A3
eller förlängt A4.
Markhandlingar
omfattar handlingar, både relations- och
informations-, såsom situationsplan mark, ytskiktsplan, planteringsplan, utrustningsplan och växtförteckning.
Mikrofilm - överordnat begrepp för alla former av fotografiskt förminskad information. Syftetår att underlätta förvaring,
informationsspridning och arkivering. Från mikrofilmer/bildkort kan sedan mikrobilden kopieras till önskad skala.
Mikrografi - tekniker, metoder och förfaranden, framförallt
mikrofilm, för framställning av mikroutgåvor.
Optisk disk - en skiva, ca 9,13 eller 30 cm i diameter, för
lagring av mycket stora informationsmängder med laserteknik.
Original - Med original avses egentligen en ursprunglig
handling, en urkund. Ordet används även för dokument som
genom godkännande (påskrift/stämpling) givits egenskap av
original med rättsverkan.
PPL - plan- och bygglag.
Projektledare - ansvarar för att planera, leda och styra ett projekt mot uppställda mål samt för samordning av skedesansvariga i ett byggnadsprojekt.
Protokoll - skriftlig uppteckning av vad som vid ett visst
tillfälle (sammanträde, överläggning) förekommit och beslutats.
Kan också vara redovisning av utförd provning eller besiktning.
Registrering - system för återsökning av dokument och information.
Relationshandling - ritning eller skriven handling som visar
verkligt och aktuellt utförande av byggnad eller anläggning.
Vad som ska vara relationshandling avgörs vid upphandling.
Renovering - förnyelse, förbättring, uppsnyggning.
Byggnadsstyrelsens handböcker
• 36
Bilaga 2 (ssig)
Rensning - att ur akter avlägsna alla handlingar som endast är
av tillfällig betydelse såsom kopior, kladdar, utkast och dylikt
och som kan avlägsnas utan att aktens sakinnehåll lider skada.
Restaurera - återställa i ursprungligt skick.
Revidering - uppdatering/ändring av ett dokument så att det
blir aktuellt, det vill säga visar verkligheten.
Ritning - sammanfattande benämning på informationsmängd
som visas i bild, till exempel markområden, byggnad, detalj,
scheman och så vidare.
Ritningsformat - en storlek på dokument uttryckt med mått
för höjd och bredd. I Sverige används A-serien.
SBN - Svensk byggnorm.
Signera - att genom signatur på en handling ta ansvaret för
innehållet i denna.
Systemhandlingar - redovisar översiktligt ett projekts utformning, tekniska system och ekonomi.
Säkerhet - kan indelas i fysisk säkerhet (skalskydd) och
informationssäkerhet och definieras genom gällande skydds-,
behörighets- och sekretessregler.
TA - teknisk administration - förvaltning och hantering
av teknisk information.
Tekniska erfarenhetsregistret - handhas av Tekniska enheten och är en databas över KBS tekniska erfarenheter.
Underhåll - åtgärder för bibehållande av byggnad i brukbart
skick.
Upphandling - köpprocessen i ett projekt. Den inleds med
infordran av anbud och avslutas efter en utvärdering med att avtal ingås.
VA-handlingar - innefattar bland annat yttre vatten- och avloppsledningar samt dagvattenledningar.
VVS-handlingar - innefattar bland annat relationshandlingar
för vatten, avlopp, värme, luftbehandling och kyla.
Byggnadsstyrelsens handböcker
• 36
Bilaga2 (s 7/7)
Ändringsansvarig - person som har ansvar för att från förvaltningen meddela ändring till TA-funktionen.
Överlämnande - tidpunkt då ansvar för drift och fastighetsförvaltning övergår till fastighetsägaren efter godkänd slutbesiktning och redovisning av projektet.
Byggnadsstyrelsens handböcker
• 36
Bilaga 3 (s 1i2)
Riksarkivets
myndighetsspeciiika
om gallring
föreskrifter
och annan arkivhanterin
g
RA-MS 1991:9
Riksarkivets
beslut om gallring hos Byggnadsstyrelsen;
den 11 december 1991.
Riksarkivet beslutar med stöd av 12 § 2 st arkivförordningen om följande
gallring hos Byggnadsstyrelsen (RA dnr 1015-91-63).
1. Tillämpning
och omfattning
Beslutet gäller för Byggnadsstyrelsen och omfattar nedan angivna hand
Ungar med undantag för handlingar rörande statliga byggnadsminnen.
Byggnadsstyrelsen får göra undantag från gallringen av de nedan angivna
handlingarna även i andra fall än som anges i första stycket.
Tidsomfattning: - 1992-06.30
2. Gallring
Följande handlingar hos Byggnadsstyrelsen skall gallras ut senast den
30 juni 1992.
Serie/handlingar
Installationsritningar
Förlagor till de mikrofilmade
handlingarna
Myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en
särskild publikation (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen
(1976:725, med ändring 1991:1203).
1 serien RA-MS kan även riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.
Byggnadsstyrelsens handböcker
• 36
Bilaga 3 (s 2/2)
RA4'1S 1991:9, forts
Serie/handlingar
Ritningar som genom revideringsarbetet blir upprättad allmän
handling mellan mikrofilmningstillfällena
Upptagningar för ADB som utgör register för verkets inre arbete
3. Ikraftträdande
Beslutet träder i kraft den 1 februari 1992.
C
s
TROM
r
Renata Arovelius
Byggnadsstyrelsens
handböcker • 36
0
Byggnadsstyrelsens handböcker
36
1992-02
k
M BYGGNADSSTYRELSEN
Handbok i administrationav tekniskadokumentär framtagen vid
Byggnadsstyrelsens administrativa enhet och ingår i skriftserien
"Byggnadsstyrelsenspublikationer".
Upplysningar om Byggnadsstyrelsens publikationer lämnas
av informationssektionens
biblioteks- och dokumentationsservice,tel 08-783 13 71.
Redigeringoch layout: Informationssektionen
, Byggnadsstyrelsen
Upplaga: 300 ex.
Byggnadsstyrelsens publikationer kan beställas från
kontorsservice/publikationsförrådet, tel 08-783 11 53.
Tryckeri: Garnisonstryckenet
, Stockholmfebruari1992.
Adress: Byggnadsstyrelsen
, 106 43 Stockholm.