Anteckningar från kurs i IST Analys 2010 Stefan Karlsson Hans Bergström 10 Referenspunkter  IST Analys är ett av några verktyg som GSL tillhandahåller kommuner och skolor så att dessa kan ta fram uppgifter om egna elever eller sökande och intagna. IST Analys är Webbaserat. När som helst, oberoende av GSL, skall ni kunna ta fram aktuell statistik. Databasen uppdateras f.n. tre gånger om dygnet - 0715, 1215 och 1515.  Databasen är en spegelbild av intagningsdatabasen. Om man tycker att data inte stämmer så beror i regel detta på felaktigheter, ofullständigheter eller fördröjningar i intagningsdatabasen. Huruvida data är korrekt eller inte beror huvudsakligen på om data i databasen är rätt, att registreringar är rätt gjorda, import från andra intagningsområden osv  Urval kan göras bland flikarna och i flikarna samt i själva tabellerna. Mycket data fås direkt genom ett klick på en flik. Andra data tas fram genom urval. Det finns en särskild urvalsflik för kommuner och fristående gymnasieskolor. Urval i t ex en tabell påverkar data i hela verktyget (utom fliken Förändringshistoria). Hela verktyget fokuseras på detta urval. I fönstret Aktuella Val visas var i urvalsprocessen man befinner sig.  Hjälpmedel är Bakåt – och Radera knapparna. Det gäller bara att veta var och när man skall använda dessa knappar. Genom att skapa Bokmärken sparar man urval man gör. Då slipper man göra samma urvalsprocedur varje gång. Bokmärken Bokmärken används för att spara urval som man gjort och som man vill använda vid ett senare tillfälle. Ett exempel för detta: sparat urval för intagna kommunen/friskolan. För att spara ett bokmärke, klickar man på ”Bokmärke” (om Bokmärke ej visas i verktygsmenyn, högerklickar man på verktygsmenyn och väljer bokmärke.) I dialogrutan som visas: - Skriv in ett namn som är tydligt, det ska vara lätt att förstå vilket urval du får upp med bokmärket. - Om Låt bokmärket följa aktuellt val kryssas i betyder det att ditt bokmärkesurval läggs till på redan aktuellt urval när man använder det. Om du kryssar i Låt bokmärket följa aktuellt val betyder det att ditt bokmärkesurval läggs till på redan aktuellt urval. Om Visa layout-status kryssas i så kommer bokmärket att ta dig till den flik som är aktuell. I Info-text anger man information om urvalet. Om Popup-meddelande kryssas i så kommer info-texten att visas varje gång man väljer bokmärket. Bokmärken är personliga och sparas på den dator eller den klientmapp man kopplat upp sig ifrån. Nyckeltal Det finns tre olika tabeller eller boxar som behandlar sökande till en kommun eller friskola eller från en kommun beroende på vilken inloggning man använder.    Sökande Behörighetsstatus på sökande Intagna Uppgifterna i samtliga boxar handlar om sökande som har minst ett val till kommunen eller friskolan. Sökande Antal fysiska personer som har minst ett val i kommunen/friskola. Totalt antal val till kommunen/friskola. Behörighetsstatus Fördelning i antal och andelar mellan behöriga och obehöriga sökande, termins- och slutbetygen. Obehöriga sökanden är de som saknar betyg i minst ett av sv, ma eller eng. Här ingår även sökande med tom reguljär betygsrad. De kan t ex komma från Tyska skolan eller annan skola med annat betygssystem. I intagningsprövningen ingår både en maskinell behörighetsbedömning (betygsraden) och manuell bedömning. Den kompletterande/manuella behörighetsbedömningen görs på varje valrad. Gör följande för att få fram antalet faktiskt obehöriga bland de som saknar betygsrad: 1. Gå in i fliken Urval för att få en mer realistisk bild av behörighetstatus: t ex göra urval i boxen behörig/saknar betygsrad/obehörig. Behörig Obehörig Ingen slutbetygsrad Har minst G i en, ma och sv Saknar betyg i minst ett av ämnena en, ma eller sv En del kan vara behöriga, andra inte. 2. Vi markerar först Obehörig och går tillbaka till Nyckeltal. Då visas de maskinellt obehöriga exklusive sökande med tom betygsrad. 3. Vi går in i Urval och markerar Ingen slutbetygsrad och går tillbaka till Nyckeltal. Då visas antalet med tom betygsrad. I exemplet 12 sökande. 4. För att titta närmare på dessa sökande (med tom betygsrad) går vi vidare och öppnar fliken Behörighet I boxen Behörighetskod antal valrader visas de manuellt satta behörigheterna per valrad för de 12 sökanden som saknar betygsrad. Behörighetskoderna J och Q är i detta läge av intagningen behöriga (enligt betygsraden). Om man markerar dessa koder visas antalet sökanden i boxen Antal obehöriga/sökande. Dessa är 6 till antalet. För att se ansökan gällande dessa 6 behöriga sökande med tom betygsrad kan man öppna fliken Sökandelista, där sökandens samtliga val till utbildningsanordnaren visas. Intagna Här visas inte intagna i den kommun eller fristående skola som loggat in. Om inget urval gjorts visas här om sökande med minst ett val till inloggade utbildningsanordnare tagits in någonstans. Önskar inloggad utbildningsanordnare uppgift om antalet intagna i den egna kommunen eller skolan måste ett urval första göras i fliken Urval. och sedan öppna fliken Nyckeltal. Ej intagna Antal Ej intagna är Antal sökande – antal nuv intagna En beräkning av ej intagna görs i första hand för att avlämnande kommun skall kunna använda detta i uppföljningsansvaret. Som avlämnande kommun loggar en kommun in på ett särskilt sätt. Går man in som avlämnande kommun är antalet sökande i fliken Nyckeltal, samtliga sökande från kommunen. Antalet i boxen Ej intagna är de från kommunen som inte fått någon plats i gymnasieskolan. Vilka dessa är visas i fliken Ej intagna. Sökande per program Till viktiga nyckeltal kan väl också räknas antal 1 handssökande per program och plats. Diagram Trender 1. 2. 3. 4. Öppna databaserna Klicka på Trend Välj olika intagningsår Urval kan göras i själva grafen. a. Markera urval staplar. Använd Bakåt – knappen för att återgå b. Klicka på Urval Tre urvalsboxar:  Generella urval av s folkbokföringskommun, kön och intagningsår  Sökande  Intagna Generella urval Folkbokföring: namn och kod T ex sökande hemmahörande i 0180 Sökande Vi vill göra urval på samtliga program utom IV och SÄR 1. 2. 3. 4. Håll nere Ctrl – knappen och markera IV och SÄR Högerklicka och välj Uteslutna Då ändras urvalet till samtliga program utom IV och SÄR Kolla i fönstret Aktuella val Program: Behörighet Vit bakgrund, aktuella för sökt kommun det aktuella intagningsåret Högerklicka och välj möjliga Behöriga Välj först MP Öppna sedan fliken Sökande Gå tillbaka till Urval Gör urval på SP och gör samma sak. Kursval 1. Välj Nuv.intagen enhet 2. Välj i Kursval Moderna språk 1:1 3. Öppna fliken Kursval 4. Välj tabellen Anskod – Kursval nuvarande intagna Intagna Viktigt att göra urval här om man sedan skall få fram riktiga intagningslistor. Även om er kommun eller kommun ligger default på raden Nuv.intagen kommun, så måste markera kommunen eller friskolan om man skall få fram en aktuell intagningslista. Man kan specificera urvalet genom att välja studieväg och skola. Sökande Information finns för: antal sökande, totalt och i 1:a hand, hemkommun och valrang. Sökande per studieväg Visar sökt kommun, Ansökningskod, antal och sökande 1:a hand Boxen expanderas genom att klicka på + för att visa Ansökningskod Sökande som trend Visar Sökt kommun/skola och intagningsperiod För att visa diagram klickar man på diagramikonen i tabellhuvudet För att visa flera intagningsperioder måste flera perioder väljas i urvalet ”Period” Sökande per hemkommun Diagrammet visar vilka hemkommuner sökande kommer ifrån Diagrammet visar alla kommuner vilket oftast ger många datastaplar. För att minimera antal data kan man föra muspekaren över de kommuner som man vill se resultat ifrån. Sökande från en specifik hemkommun I tabellen Folkbokf.kommun markeras den kommun man önskar se en lista ifrån Därefter går man till fliken Sökandelista Nu visas en lista på samtliga val som sökande från vald kommun har gjort. OBS en sökande kan ha fler val. För att se sökande per studieväg går man tillbaks till fliken Sökande Sökt kommun/friskola – studieväg Sökandelista I sökandelistan finns uppgifter om bl a provpoäng för sökande till studievägar där färdighetsprov används vid urvalet eller information om vilken typ av bilaga som en sökande ev åberopar. Sökt studieväg Denna flik används i första hand av kommunal utbildningsanordnare eftersom tabeller visar statistik över sökande som tagits emot i mån av plats. Studieväg/program behöriga sökande Tabellen visar på sökande som tas emot i första resp andra hand. Behöriga sökande 1:a val Antal sökande som har valet som förstahandsval och som är behöriga enligt betygsraden. Här kan ingå sökande från annat samverkansområde till kommunal skola som inte tagits emot av kommunen eller där yttrande- och mottagandehanteringen inte är klar. Även sent inkomna val inkluderas. De som utesluts i kolumnen är avvisade sökande (som inte kan tas in) och obehöriga. Mottagna 1:a hand Valrang 1 Antal sökande som har valet som förstahandsval, som är behöriga enligt betygsraden och som tillhör samverkansområdet/tagits emot i första hand. Sent inkomna val räknas med här. Mottagna 1:a hand Valrang 2 Antal sökande som har valet som andrahandsval, som är behöriga enligt betygsraden och som tillhör samverkansområdet/tagits emot i första hand. Sent inkomna val räknas med här. Mottagna 2:a hand Antal sökande, oberoende av valrang, som är behöriga enligt betygsraden, som är hemmahörande i kommun utanför samverkansområdet och som tagits emot i andra hand. Även sent inkomna inkluderas här. För resp kategori visas sedan antalet sökande per plats. Exempel: Gå till Urval: gör urval på NV. Gå tillbaka till fliken Sökt studieväg. Studieväg/program inriktning Antalet sökande per program och inriktning. Även uppgift om medelbetyg finns. Trend könsfördelning och tabell slutbetyg medel I grafen Sökande per kön visas antal val, inte antal fysiska personer. I tabellen Slutbetyg Medel visas bl a medelbetyg. Här är det fråga om fysiska personer. Genom att i grafen Sökande per kön (antal val) markera t ex ett av könen slår detta direkt igenom denna tabell och visar det valda könets medelbetyg. Intagna Intagen i kommun Antal intagna totalt i kommunen/Friskolan: samtliga och i 1-hand Folkbok.kommun Fördelning av intagna på vilken kommun de är hemmahörande i. Intagen i kommun/kommun per studieväg Antal intagna per studieväg: samtliga och i 1-hand Intagen kommun/skola Intagna i kommunen fördelat på skola Här visas antal per 1a, 2a och 3e hand samt antal platser. Interaktion mellan boxarna Man kan som tidigare nämnts göra urval i en fliks olika tabeller eller boxar. Ett urval i en tabell påverkar innehållet i övriga tabeller i fliken. Använd Bakåt – knappen för att återgå. Intagna – skola Att gå direkt in i denna flik är väl det enklaste och snabbaste sättet att få ett grepp om läget för skolan efter t ex en planeringskörning. Per studieväg och skola visas antalet intagna per valrang och totalt, antal platser, antal reserver, intagningsgräns samt median. Intagna – inriktning Tabellen kan expanderas så att antalet intagna per inriktning visas. Klicka på + tecknet! Återgå genom att klicka på – tecknet! Även inriktningar som inte är officiella kan förekomma, beroende på hur ansökan ser ut och manuell registrering eller import från utanför intagningsområdet. Inom t ex SP finns endast de fyra nationella inriktningarna, inte ”friidrott”. Yttrande och mottagande I fliken finns även uppgifter om yttrande och mottagande om sökanden är hemmahörande utanför sökt kommun eller inte tillhör samverkansområdet. Mest intressant för kommunala skolor.  För att se sökande som tagits emot i mån av plats (sk andrahands – sökande) klicka på siffran 4 i tabellen Mottagande kommuns beslut och markera sedan studievägen/arna i tabellen Intagna och öppna sedan fliken Intagningslista. Välj där listan Intagningslista med yttrande och mottagande. Intagningslistor Det finns fem olika intagningslistor. De innehåller olika typer och mängder av information. Lista med uppgift om bilaga I en lista finns uppgift om att den intagna åberopat bilaga. Bilagan kan dock öppnas endast i SB systemet. Uppgift om bilaga finns även i Sökandelista. Intagningslista med yttrande och mottagande Uppgift om yttrande och mottagande. Första i raden har ingen sådan uppgift. Antingen har sökanden tagits in utan att mottagande kommun fått klartecken från hemkommunen eller så har GSL inte registrerat besluten. Lista med ansökningskod Listan i mitten informerar om vilken studieväg sökanden är intagen på. Här finns även betygsraden. Lista med betygsrad Denna lista är gjord för att ta fram betygsraden. Lista för avlämnande kommun Listan Intagningslista för avlämnande kommun är i första hand för just en avlämnande kommun. I denna framgår var och på vilken studieväg de är intagna. Den kan dock användas av mottagande kommun om man gör rätt urval i fliken Urval. Fördelen med denna lista är att, samtidigt som det är en totallista (samtliga) intagna, så finns uppgift om vilken studieväg sökandena är intagna på. Sortering Sortera i listan: klicka på kolumnen Urval i listan: klicka på ett fält Söka på yttrande Om man önskar sortera ut de som inte söker frisök: klicka på lämplig siffra i intagningslistan. Alternativ: 1. Gå in i fliken Intagna – skola 2. Klicka på ett yttrande eller mottagande 3. Gå in i fliken Intagningslista Två vägar till intagningslistan Jag skall först visa på två vägar hur man kommer fram till en Intagningslista. Med den ena vägen finns en risk att man tolkar listan fel. A. Problematisk väg Om man går direkt till Intagningslista så blir det krångligt. Flera på listan är inte intagna i Lidingö. En del har inte längre val till Lidingö. Lista med uppgift om studieväg Vi väljer intagningslista som visar ansökningskod. Endast de sökande med ansökningskod är intagna. Övriga har Huddinge i sin ansökan men är i de flesta fall intagna på i någon annan Friskola eller friskola. Lista utan uppgift om studieväg Då blir det än svårare att få fram de verkligt intagna. Alla med t ex poäng är de som är intagna. B. Bättre och tillförlitligare väg Det är bättre att göra följande: 1) Öppna fliken Urval 2) Markera kommunen eller friskolan i på raden Nuv.intagen kommun i boxen Urval intagna i fliken Urval. 3) OBS! Detta skall man göra även om man loggar in som mottagande kommun. 4) Gå till fliken Intagningslista 5) Välj intagningslista med ansökningskoder Går man den tidigare vägen så finns risk att man överskattar antalet intagna. Endast de som faktiskt är intagna visas i listan Kursval Intagna – skola Välj en studieväg i Intagna – skola, t ex SP. 82 st är intagna på SP. Välj Moderna språk 1:1 i boxen Typ av kursval. De intagnas kursval fördelas på språk i Kursval fördelade på typ. Tabellen Kursval fördelade på studieväg kan expanderas så att de intagnas namn och personnummer visas, exempel de som valt Franska steg 1 Reservlista En studieväg i taget. Öppna först fliken Intagna – skola för att se på vilka studievägar det finns reserver. Öppna sedan fliken Sökande – skola och markera den studieväg man önskar ta in reserver till. I fliken Reservlista finns två boxar: En reservlista och en tabell som visar antalet reserver med olika prioritet. Listan Reservlista med betyg är inte korrekt. I nuläget kan ni bortse från denna. Det finns sammanlagt 25 reserver till studievägen. Endast sökande med reguljära grundskolebetyg kan hamna på en rangordnad lista. Klicka på raden Prioritet 1. Reservlistan visas endast reserver som rangordnats maskinellt utifrån reguljära grundskolebetyg. I listan finns telefonnummer. Om man vill skicka ett reservbesked via posten gör man följande: Marker den eller de reserver som skall erbjudas reservplats. Håll nere Ctrl – knappen om ni vill markera flera reserver. Öppna sedan fliken Adresslista – förenklad. Man kan även gå till t ex fliken Kursval Sökande – skola för att se vilka kursval reserverna har. Förändringshistoria I denna flik kan en mottagande gymnasieskola se förändringar i intagningen. Elever som tillkommit och elever som flyttat till annan skola. Data i denna flik är den enda flik som är oberoende av urval. Man klickar direkt på fliken. Man kan välja fr o m ett visst datum genom att först klicka på Visa förändringar från och med: Klicka en gång i fältet så att fyrkanten med tre prickar syns. Klicka sedan i fyrkanten. I fönstret skriver man i fr o m – datumet. Borttagen Tillagd Tackat Nej Ny sökande Berör en skola Berör en skola Ändrad Flyttad till annat sökalternativ Båda inblandade skolor ser samma händelse. Om jag loggar in som kommun visas förändringar inom en kommun. Om jag loggar in som mottagande skola. Ej intagna I IST analys är det främst en KOMMUN som har användning för data om Ej intagna, t ex inom ramen för uppföljningsansvaret. En FRISKOLA kan använda SYV sidan på Dexter för att se hur det gått för s a s de egna eleverna. 554 sökande är hemmahörande i Lidingö. Av dessa har 32 inte någon plats i gymnasieskolan. Samtliga val som dessa 32 har visas i fliken Ej intagna. I listan visas samtliga val, behörighetstatus, en kolumn visar om en bilaga åberopas, betygsrad. Exportera information från flikar, tabeller eller diagram För att exportera eller skriva ut information högerklickar man på fliksidan, tabell eller diagram. I dialogrutan kan väljas: - Skriv ut - Skriv ut som pdf - Skicka till Excel (Skapar en ny Excelbok varje gång) - Exportera  I denna dialogruta kan man välja ett flertal dokumentstandards beroende på vilket format som önskas på den sparade filen. - Kopiera till Urklipp (väljs om man vill kopiera information till en befintlig Excel eller Word)  I denna dialogruta kan man välja om man vill kopiera all information med rubriker etc. välja ”Hela tabellen” eller endast kopiera data ”Tabellvärden”.  Om informationen är ett diagram kommer urklippet att bestå av data, EJ diagrammet. För att spara diagrammet måste man välja ”bild”.