Avtalsadministration i Winst 1 Uppsättning för hantering av egna avtal Beskrivning och tips för administration av egna leverantörsavtal 1.1 Administration av avtalskategori Under administration fliken ”Avancerat” administrerar du bl. a avtalskategorier. För att lägga upp en ny avtalskategori tryck ”Ny...”, för att ändra eller radera, tryck ändra eller radera. OBS! Radera betyder att avtalskategorin försvinner helt från listan. De egna avtalskategorierna är i svart text, de övriga i grå text. Enbart organisationens egna avtalskategorier kan ändras eller raderas. Under avtalskategori administreras även ”nycklarna”, avtalsområden och bilagor som hör till avtalskategorin. 1 1.2 Leverantörsavtal Under fliken leverantörsavtal finns alla upplagda leverantörsavtal. Genom att trycka på ”sök” får du fram alla organisationens avtal i bokstavsordning. För att se alla leverantörsavtal, också de som UHB administrerar, måste rutan ”Enbart editerbara” vara ur bockad! För att ändra informationen om avtalet eller leverantören markera den leverantör du vill ändra, tryck på ”ändra”. Endast de egna avtalen kan ändras och arkiveras. 2 Alla fält markerade med * är obligatoriska. Fälten markerade med ”i” syns i informationsrutan på avtalet. För att lägga upp en ny leverantör tryck på ”ny”. OBS! Tänk på att alltid begära samtycke enligt personuppgiftslagen (PuL) från leverantörer med enskilda firmor, då deras organisationsnummer är detsamma som personnummer. Se SFS 1998:204 Första fliken – ”Allmänt”, här fyller du i namn, telefonnummer, kontaktperson mm. Om ingenting skrivs i fält med ”i” markering syns inte heller rubriken i informationsrutan. Ägare till avtalet syns i fältet ”Mastergrupp”. 3 Under andra fliken – ”Leverantör” fyller du i leverantörens namn och adress. Attention – kontaktperson hos leverantören, kommer med på ordern. Informationen på denna flik är internt för leverantörsadministratören. Besöksadressen är den enda adress som syns i informationsrutan ut till användarna. 4 Under fliken – ”Avtal” registreras avtalet. Avtalsnummer, avtalsansvarig, telefonnummer, e-post adresser m fl. Här bifogas även bilagor. Koppla avtalet till rätt avtalskategori och eventuella avtalsområden. Fr.o.m datum – det datum avtalet skall synas ut till användarna, t.o.m datum – avtalets slutdatum, syns ut till användarna, när datum passerats släcks avtalet för användarna automatiskt. Förlängning möjlig t.o.m – datum som visar avtalets slutdatum inkl. option. Urspr. Avtalsslut – datum som visar avtalets ursprungliga slutdatum. Alla fält markerade med ”i” syns på avtalet i avtalssök. Om avtalen finns på en extern webbsida kan länk till avtalet läggas in i fältet ”länk till avtal”. När nytt avtal är upplagt ska det kopplas ihop med de grupper/användare som ska ha tillgång till leverantörsavtalet. Markera aktuellt avtal och tryck ”Ändra anv...” och välj ”Grupper”. 5 Tryck på knappen ”Välj för alla”, vilket innebär att de i bockade värdena är förvalda på användarnivå och inte går att bocka i eller ur, dvs de blir gråmarkerade låsta fält. Om det finns användare som enbart skall kunna administrera leverantörsavtal, dvs bara kunna lägga upp nya avtalskategorier, leverantörer, ändra befintliga eller ta bort kan denna användare kopplas till rollerna B-41 Leverantörsadministratör samt A-50 Visa avtal samt lägga denna användare som administratör i sin grupp. Det kan finnas flera administratörer i en organisation. 6 7 Behöver du hjälp eller har frågor kan du kontakta Upphandlingsbolagets Servicegrupp: Telefonnummer: 031-334 37 00 E-post: [email protected] 8