1. No category

Garantiuppföljning
Garantiuppföljning
De angivna menyhänvisningarna refererar till Navigationsrutan i Navision.
Garantibetingelser
På maskinkortet kan du ange Garantitypkod, vilka garantibetingelser som
ska gälla för maskinen.
Garantityp ska vara upprättad under Service – Inställningar – Allmänt –
Garantityper:
13.3.11
1
Garantiuppföljning
På fliken leverantör ska maskinen vara knuten till leverantör för att
garantiärendet skall kopplas samman med rätt leverantör.
Fälten Kod och Beskrivning
I Bilden matas en kod in som identifierar garantitypen samt en
beskrivande text. Beskrivningen kommer att överföras till internfakturan
för serviceordern. Om det saknas beskrivning skrivs en standardtext från
programmet.
Fälten Garantidatumformel (arbete/delar)
Här kan du mata in en formel för beräkning av garantitiden på maskinen
för arbete/ reservdelar.
Formeln ska innehålla en tidsenhet. (D, VD, V, M, K, Å. Före tidsenheten
kan det sättas in ett L för ”Löpande tidsenhet baserat på datum”).
Formlerna används för att beräkna garantislutdatum från försäljning av
mnaskinen, detta förutsätter att fältet Upprätta maskin på maskingruppen
är markerad.
Fälten Garantiprocent (arbete/delar)
Här matas den önskade garantiprocenten in för arbete/ delar.
Fältet Garantiredovisningskonto
Här anges det kostnadskonto som ska belastas med garantikostnaden.
Direkt bokföring skall vara tillåtet på kontot som används.
Fälten Handlingsdatumformel (avvaktar/skickat/pågående)
Här ska datumformler för handlingsdatum för de olika statusarna anges.
13.3.11
2
Garantiuppföljning
Formlerna ska innehålla en tidsenhet (D, VD, V, M, K Å).
Det går att sätta ett L före tidsenheten för ”Löpande tidsenhet baserat på
datum”.
Datumformeln används för ange den tid som får förlöpa mellan stegen i
reklamationsuppföljningen för de enskilda ärenden.
Reklamationsärendets första status är avvaktar. I tidsformeln definieras
hur lång tid som får gå innan ärendet anmäls till leverantören.
Nästa status är Skickat. Här definieras hur lång tid det får ta innan
leverantören bekräftar att de mottagit reklamationsansökan.
Nästa status är pågående. Här sätts tiden vi accepterar innan ärendet ska
vara avslutat.
Handlingsdatumen framgår i menypunkten Service – Orderbearbetning –
Garantiuppföljning.
Fältet Visa i garantiuppföljning
Om du önskar att garantier med den angivna garatitypkoden ska visas i
Service – Orderbearbetning – Garantiuppföljning ska du markera fältet.
Om fältet inte är markerat kommer den angivna garantitypen inte visas i
garantiuppföljningen.
Som vi nämnt ovanför, uppdateras fälten garantislutdatum på maskinen
vid leverans. Det förutsätter att det finns en garantitypkod på maskinkortet
och ett den maskingrupp maskinen tillhör har en bock i fältet ”Upprätta
maskin”.
Maskingrupper finns under Service – Inställningar – Allmänt –
Maskingrupper:
13.3.11
3
Garantiuppföljning
När en ny maskin upprättas, kan du mata in garantitypen manuellt. Om
det finns garantitypkod på maskgruppen kommer denna att föreslås när
maskinen upprättas.
Försäljning av en maskin
När en maskin säljs beräknas slutdatum för garanti automatiskt om det
finns en garantitypkod med datumformler på maskinen. Datumet beräknas
från leveransdatum.
Serviceorder med reklamation
13.3.11
4
Garantiuppföljning
När det upprättas en serviceorder på en maskin inom garantitiden, är
bockrutan ”Garanti” markerad.
Omsättningen blir bokförd på kundens generella bokföringsgrupp. Det vill
säga att garantin blir bokförd på samma konton som externt arbete medan
kostnaden motkonteras på det garantikonto som garantikoden anger. Om
garantiarbeten skall konteras på internkonton för omsättning går det bra
att skapa ett kundnr som används som betalande kundnr. Detta kundnr
skall då sättas med interna bokföringsmallar på fliken fakturering men de
övriga stegen för internkund ska inte utföras.
Har man behov för att ge garanti efter garantitiden, kan man ändra
garantidatum på maskinkortet.
Garantiuppföljning
Med hjälp av Garantiuppföljning går det enkelt att få en överblick över
garantiärenden utfall och status. Så att varje ärende blir sänt till leverantör
och att det följs upp att ärendena blir avslutade.
13.3.11
5
Garantiuppföljning
Garantiuppföljning finns under Service – Orderbearbetning –
Garantiuppföljning:
Funktionen är uppbyggd så att du kan sätta filter efter vad som ska visas.
Det går att sätta filter t.ex. så att ärenden som väntar på att skickas till
leverantör visas. Då sätts filtret till att bara visa bokförda order samt att
statusen är avvaktar.
Tänk på att bara serviceorder med en garantityp som har markering i
fältet ”Visa i garantiuppföljning” visas.
Status på garantiärenden
Avvaktar: Ärendet är inte behandlat och insänd till leverantör.
Skickat: Ärendet är skickat till leverantör.
Pågående: Ärendet är pågående, dvs leverantören har återkopplat med
t.ex. begäran om ytterligare information. Eller vi har fått ersättning men
begär ytterligare ersättning från leverantören.
Avslutat: Ärendet är avslutat.
Alla: Väljer man detta filter visas alla ärenden (som uppfyller övriga
kriterier) oavsett status.
Alla öppna: Väljer man detta filter visas alla öppna ärenden, dvs. alla
ärenden utom avslutade.
Användning av skärmbilden
Genom att ändra på filter på skärmbilden kan man skapa sig en överblick
över ärendena. Filtrera t.ex. på en maskingrupp eller på en leverantör.
13.3.11
6
Garantiuppföljning
Man kan också välja att titta på order som inte är avslutade eller på
fakturerade order som inte är sökta hos leverantör.
Väljer man alla ärenden med status Avvaktar får man en överblick över de
reklamationer som ska sökas hos leverantör.
Väljer man att se Skickade ärenden får man en överblick över sända
reklamationer och kan följa upp om något ärende har fastnat hos
leverantör.
Det går att mata in ett svarsdatum dvs det datum som leverantören
förväntas svara innan.
När man söker en reklamation hos leverantören ska det
reklamationsnummer som erhålls hos leverantören matas in i fältet för
Externt reklamationsnummer. Detta nummer knyts ihop med ärendet när
reklamationsersättningen bokförs.
Det finns också möjlighet att ange att en reklamation har blivit avvisad,
Godkänd eller Delvis godkänd. Detta gör man lämpligen när kreditnotan
från leverantör bokförs.
Fältet: Sista inköpskreditnota blir automatisk uppdaterat vid bokföring (Se
beskrivning om detta i slutet av dokumentet).
Tänk på: för att kunna följa upp med belopp är det viktigt att bokföra
kreditnotan med knytning till reklamationsgottgörelse.
Vid radering av serviceorder eller bokförda serviceorder kommer
reklamationsärendet inte längre visas i garantiuppföljningsbilden. Vissa
uppgifter hämtas från dessa register.
Uppdelning av reklamationsärende
Det går att dela upp ett reklamationsärende om samma serviceorder
används för att söka flera olika reklamationer med olika externa
reklamationsnummer. Använd knappen Rad – Ny garantiuppföljningsrad.
Det skapas en ny rad från den markerade raden som kan användas för att
mata in det nya externa reklamationsnumret på och låta det ha sin egen
uppföljning.
All ekonomiuppföljning knyts dock till den första raden.
Exempel:
En serviceorder med garanti:
13.3.11
7
Garantiuppföljning
Om garantitypen är markerad att visas i garantiuppföljning kan man nu se
ordern under garantiuppföljning:
13.3.11
8
Garantiuppföljning
Vi ska skicka två separata reklamationsansökningar och använder
knappen rad – Ny garantiuppföljningsrad:
Tänk på att alla belopp fortfarande är knutna till den ursprungliga raden.
Rapporter
Rapport kan skrivas ut för öppna ärenden (rapport 6052632) samt en
rapport över stängda ärenden (rapport 6052633).
Rapporterna skrivs ut under Service – Utskrifter – Rapporter.
Båda rapporter kan skrivas ut som fil för behandling i t.ex. Excel.
Bokföring av garantiersättning
För att ersättningsbelopp ska kopplas samman med garantiärenden ska
ersättning bokföras via en inköpskreditnota. I funktionen finns möjlighet att
koppla samman ersättningen med garantiärendet och samtidigt uppdatera
status på ärendet.
I inköpskreditnotan bokförs en bokföringspost med ersättningsbeloppet. I
exemplet nedanför är ersättningen 1.400 kr exkl moms:
13.3.11
9
Garantiuppföljning
Bokför beloppet med radtyp Redovisningskonto och i detta fall på kontonr
12720 ( för nya traktorer) med beloppet 1.400 kr. Tryck på knappen F9 för
att kontrollera att beloppet inkl moms stämmer överens med beloppet på
kreditnotan tryck Esc för att återgå. Markera raden och tryck på knappen
Rad – Reklamationsgottgörelse. Då kommer följande ruta fram:
Du kan mata in det externa reklamationsnumret eller trycka på knappen
F6 för att se de pågående ärendena för leverantören som har ett externt
reklamationsnummer:
13.3.11
10
Garantiuppföljning
Markera önskad linje og klicka OK för att återgå till bilden nedan:
Fyll i övriga fält i bilden( Svarsdatum, Svar och Status)och klicka OK.
Detta gör att uppgifterna sparas på ärendet.
Tryck därefter Bokför – Bokför och skriv ut, så är kreditnotan bokförd.
Därefter ser ärendet ut så här i uppföljningen.
13.3.11
11
Garantiuppföljning
Ersättningsbeloppet framgår nu på raden och status är ändrad till
avslutad. Härmed är ärendet helt avslutat och differensen går att utläsa.
Genom att filtrera på en leverantör går det att följa upp vilken den totala
kostnaden för reklamationer är för en leverantör.
13.3.11
12