OCTUBRE 1 - 4 CEMEXPO · QUITO · ECUADOR Una copia de este manual puede encontrarse en nuestro website: www.agriflor.com “Click” en “ Exhibitor Information”, luego en “Download” Organized by: In coordination with: Índice Página 1 INFORMACIÓN GENERAL 5 1.1 DIRECCIONES 5 1.2 FECHAS Y HORARIOS · Horario de montaje fase 1 – construcción de stands · Horario de montaje fase 2 – arreglos florales · Horario de exhibición · Horario de limpieza y retoque de stands · Horario de desmontaje 6 6 6 7 7 7 1.3 INFORMACIÓN DE HOTELES · Hotel oficial de la exhibición · Otros hoteles afiliados a la exhibición 8 8 8 1.4 REGISTRO · Credenciales de expositor · Credenciales de montaje y desmontaje · Credenciales especiales de retoque de stand · Visitantes · Políticas de admisión 13 13 13 14 14 14 1.5 IMPORTACIÓN DE CARGA PARA EXPOSITORES INTERNACIONALES 16 1.6 INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA · Internet · Estacionamiento · Seguridad · Área de fumadores · Shuttle desde hoteles hacia CEMEXPO 17 17 17 17 17 17 1.7 EVENTOS ESPECIALES · Ceremonia de inauguración · Mejor diseño de stand · Competencias de calidad · Reglas y regulaciones para la competencia de calidad · “Agriflor Celebration” 18 18 18 18 20 23 2 HERRAMIENTAS DE PROMOCIÓN · Catálogo oficial · Publicidad en el catálogo oficial · Link a su página web · Link personalizado de invitación para clientes · Publicidad en el recinto 24 24 24 24 25 25 www.agriflor.com 2 Índice Página 3. PARÁMETROS GENERALES PARA EXPOSICIÓN DE STANDS 26 4. PARÁMETROS PARA CONTRATOS CON OPCIÓN “CONSTRUCCIÓN DE STAND” 27 5. PARÁMETROS PARA CONTRATOS CON OPCIÓN “SOLO ESPACIO” · Acreditaciones · Aprobación de diseños de stands 30 29 29 6. SERVICIOS EXTRAS · Pedidos eléctricos · Instalación de estructuras colgantes · Accesorios extras para su stand · Limpieza de stands · Cuartos fríos 32 32 32 32 32 33 7. CUADRO DE CONTROL DE ENVÍO DE FORMULARIOS Formularios con (*) tienen el carácter de OBLIGATORIO y deben ser enviados hasta la fecha límite. FORMULARIO 01* Credenciales de montaje y desmontaje FORMULARIO 02* Credenciales de expositor FORMULARIO 03* Credenciales especiales de retoque FORMULARIO 04 Competencia de calidad mejor productor FORMULARIO 05 Competencia de calidad mejor obtentor FORMULARIO 06* Listado en el catálogo oficial FORMULARIO 07* Índice de productos en el catálogo oficial FORMULARIO 08 Publicidad en el catálogo oficial FORMULARIO 09 Link a su página web FORMULARIO 10 Link personalizado de invitación para clientes FORMULARIO 11 Publicidad en el recinto FORMULARIO 12A* Contratos con “construcción de stand” Acreditación de constructores y diseñadores de stands FORMULARIO 12B* FORMULARIO 13 Paquete construcción de stand FORMULARIO 14 Servicios eléctricos FORMULARIO 15 Instalación de estructuras colgantes FORMULARIO 16 Accesorios extras para su stand FORMULARIO 17 Limpieza de stand FORMULARIO 18 Reserva de cuartos fríos FORMULARIO 19 Tickets para “Agriflor Celebration” 35 8. DIRECTORIO DE EMPRESAS DE SERVICIOS VARIOS · Diseño y construcción de stands · Espuma floral (Oasis) · Producción de materiales de promoción e imprenta · Floreros 56 57 57 57 57 www.agriflor.com 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 3 Exhibición Bianual Internacional Comercial para la Industria Florícola de Ecuador Miércoles 1 - Sábado 4 de octubre de 2014 "Centro de Exposiciones y Convenciones Mitad del Mundo, CEMEXPO", Quito, Ecuador Estimados expositores, Agriflor 2014 les da la bienvenida a la XV Edición de la más importante exhibición dentro de la industria florícola mundial. HPP Exhibitions Ecuador, en conjunto con todas sus filiales, en busca de la satisfacción de nuestros expositores y pensando en brindar un mejor servicio a todos nuestros clientes, ha implementado cambios sustanciales. Pedimos muy encarecidamente leer detenidamente todos los detalles de éste manual, esto nos ayudará a llevar de mejor manera la organización en todas las etapas de la feria. Buscando una mejor coordinación en el Montaje de la feria, hemos creado un Formulario de “ACREDITACION PARA EL CONSTRUCTOR DE STAND”, es necesario que usted como expositor direccione a su diseñador o constructor de stand a nuestras oficinas, con la finalidad de obtener dicha “Acreditación” que no es sino, la explicación en detalle de: horarios, restricciones para las alturas, puertas de acceso al montaje,reglas y regulaciones, etc. que deberán cumplir para una optimización del tiempo. En el tema de SEGURIDAD estamos reforzando nuestro sistema en áreas vulnerables como son los parqueaderos, como también en la etapa de Montaje y Desmontaje y así evitar cualquier inconveniente. Respecto al sistema SHUTTLES para expositores, en ediciones pasadas el mismo estaba dirigido únicamente a visitantes de la feria, los mismos que tenían un recorrido desde los principales hoteles de la ciudad hacia Cemexpo y viceversa. Buscando una mayor comodidad y contribución con la movilidad de la ciudad, hemos abierto el servicio de shuttles también para los expositores, el horario de éste servicio será publicado y promocionado antes de la Feria. Finalmente queremos agradecer su cooperación con la organización de éste magno evento, y desearles muchos éxitos para su empresa! Atentamente, Juan Pablo Camacho Gerente Departamento de Logística HPP Exhibitions Ecuador Para información adicional contáctese con: Departamento de Logística de HPP Exhibitions Ecuador Teléfono: + (593)-2-2270-636/ 7/ 8 Karina Moncayo Celular: +593-9-84583203 E-mail: [email protected] www.agriflor.com 4 1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 DIRECCIONES AEROPUERTO DE QUITO – MARISCAL SUCRE (UIO) Dirección en GoogleMaps : “Aeropuerto Internacional Mariscal Sucre, Quito, Pichincha” Dirección: Vía Tababela - Yaruquí lote 18 Página web: www.aeropuertoquito.aero CEMEXPO – Centro de Convenciones Dirección en GoogleMaps: “Centro de Exposiciones y Convenciones Mitad del Mundo” Dirección: Autopista Manuel Córdova Galarza, Km. 9 Página Web: www.cemexpo.com.ec Cómo llegar desde el nuevo Aeropuerto de Quito hasta los hoteles o Centro de Convenciones: SHUTTLES La mayoría de los hoteles mencionados en éste manual cuentan con servicio de shuttle, le pedimos consultar con su hotel dicho servicio. AEROSERVICIOS Cabe mencionar que el nuevo Aeropuerto de Quito está en una zona alejada de la ciudad, y el tiempo que toma dirigirse hacia los hoteles de la ciudad toman entre 1 hora y 1hora con 30 minutos. Recomendamos tomar el servicio de “AEROSERVICIOS”, éste servicio se encuentra ubicado a la salida de los vuelos internacionales del aeropuerto, el costo es de 8.00 USD, y la frecuencia es cada 30 minutos. Éste recorrido lo lleva hacia la terminal del antiguo aeropuerto, ubicado en el centro norte de la capital, desde ahí usted puede tomar un taxi hacia los diferentes hoteles, o hasta el centro de convenciones CEMEXPO, el costo varía entre 10.00 USD y 20.00 USD, dependiendo la ubicación del hotel. Para mayor información o reservas puede dirigirse a: www.aeroservicios.com.ec TAXI El nuevo Aeropuerto de Quito también cuenta con el servicio de taxis, usted puede encontrar el servicio en los counters al interior de la terminal, ellos cuentan con tarifas establecidas y el precio varía desde 25.00 USD hasta 40.00 USD dependiendo la ubicación de su hotel. Alerta! Sugerimos que se contrate el servicio de taxis directamente en los counters que se encuentran al interior de las terminales, tanto en el nuevo aeropuerto como en la terminal del antiguo aeropuerto. ELECTRICIDAD Ecuador utiliza un voltaje de 110 V. para voltaje de 220 V. es necesario un adaptador. www.agriflor.com 5 1.2 FECHAS Y HORARIOS MONTAJE FASE 1 - CONSTRUCCIÓN DE STANDS Ésta fase es exclusivamente para instalación y construcción de stands, el ingreso de flores durante ésta fase está restringido. (Flores pueden ingresarse al hall o a cuartos fríos el día lunes 29 de septiembre desde las 08h00). DIA Domingo 28 de septiembre Lunes 29 de septiembre HORARIO 08h00 - 00h00 00h00 - 12h00 ACTIVIDAD Montaje – Fase 1 (Instalación de Stands) – Admisión solo con credenciales válidas Montaje – Fase 1 (Instalación de Stands) – Admisión solo con credenciales válidas MONTAJE FASE 2 – ARREGLOS FLORALES Ésta fase es exclusivamente para diseñadores de arreglos florales. DIA Lunes 29 de septiembre Martes 30 de septiembre HORARIO 12h00 - 00h00 00h00 - 16h00 ACTIVIDAD Montaje – Fase 2 (Diseñadores de arreglos florales) – Admisión solo con credenciales válidas Montaje – Fase 2 (Diseñadores de arreglos florales) – Admisión solo con credenciales válidas IMPORTANTE: HPP Exhibitions Ecuador no se responsabiliza por cualquier pérdida y/o daño de artículos o materiales dentro o fuera del recinto durante el horario de montaje. Es altamente recomendado contratar un seguro para expositores, en caso de que desee asegurar su material de exposición. www.agriflor.com 6 HORARIO DE EXHIBICIÓN DIA Miércoles 1 de octubre HORARIO EVENTO 11h00 - 12h00 Ingreso de últimos materiales a los stands – Admisión solo con credenciales especiales válidas para esta actividad ** Cada empresa tiene derecho a obtener solo 2 credenciales especiales designadas para este caso exclusivamente. 12h00 - 12h30 Ceremonia de Inauguración – Admisión con credenciales de expositor o invitación. 12h00 - 19h00 Horario de exhibición – Admisión solo con credenciales de expositor. Horario de exhibición – Admisión solo con credenciales de expositor Celebración oficial de la exhibición Admisión solo con tickets de entrada Horario de exhibición – Admisión solo con credenciales de expositor. Jueves 2 de octubre 12h00 - 19h00 Viernes 3 de octubre 12h00 - 19h00 Sábado 4 de octubre 10h00 - 16h00 20h00 -00h00 Horario de exhibición – Admisión solo con credenciales de expositor. HORARIO DE LIMPIEZA Y RETOQUE DE STANDS DIA HORARIO 10h00 – 12h00 Limpieza y Retoque de Stands – Admisión solo con credenciales válidas. Viernes 3 de octubre 10h00 – 12h00 Limpieza y Retoque de Stands – Admisión solo con credenciales válidas. Sábado 4 de octubre 10h00 – 12h00 Limpieza y Retoque de Stands – Admisión solo con credenciales válidas. Jueves 2 de octubre ACTIVIDAD HORARIO DE DESMONTAJE DIA Sábado 4 de octubre Domingo 5 de octubre HORARIO ACTIVIDAD 18h00 - 00h00 Desmontaje – Admisión solo con credenciales válidas. 00h00 - 12h00 Desmontaje – Admisión solo con credenciales válidas. IMPORTANTE: HPP Exhibitions Ecuador no se responsabiliza por cualquier pérdida y/o daño de artículos o materiales dentro de su stand durante el horario exhibición, limpieza y retoque de stands. Se recomienda contratar un seguro para expositores, en caso de que desee asegurar sus materiales de exposición. www.agriflor.com 7 HOTEL OFICIAL DE LA EXHIBICIÓN JW Marriott Quito Hotel Contacto: Sra. Maria de los Ángeles Molina Dirección: Avenida Orellana 1172 y Avenida Amazonas, Quito 170150 Teléfono: +593-2-2972000 ext 6028 Fax: +593-2-2972041 Página Web: www.marriott.com Email: [email protected] Código de reserva: AGRIFLOR Por favor mencionar este código cuando haga su reserva Simple / doble: USD 169.00 Ejecutivo simple / doble: USD 229.00 * Precios no incluyen IVA ni desayuno. Los impuestos son: 12% IVA y 10% Servicio USD 2.00 ( Impuesto Municipal por noche) OTROS HOTELES AFILIADOS Swissôtel Contacto: Sra. Carolina Lazo Email: [email protected] Dirección: 12 de Octubre 1820 y Cordero Página Web: www.swissotel.com Teléfono: +593-2-2567600 ext. 6741 / +593-99-9909864 Fax: +593-2-2559203 Código de reserva:AGRIFLOR Por favor mencionar este código cuando haga su reserva Swiss ejecutiva simple / doble USD 160.00 ejecutiva simple / doble USD 180.00 * Precios no incluyen IVA. Los impuestos son 12% IVA y 10% Servicio USD 2.00 (Impuesto Municipal por noche) www.agriflor.com 8 Holiday Inn Express Contacto: Sra. Debora Almeida Dirección: AV. Orellana E6-54 y Reina Victoria Teléfono: +593-2-2997396 / +593-2-2997399 Fax: +593-2-2997373 Email: [email protected] / [email protected] Página Web: www.hiexpress.com/quito Código de reserva: AGRIFLOR Por favor mencionar este código cuando haga su reserva Simple / doble: USD 119.00 / USD 139.00 Ejecutivo simple / doble: USD 169.00 Suite: * Precios no incluyen IVA. Los impuestos son: 12% IVA y 10% Servicio USD 1.00 ( Impuesto Municipal por noche) Hotel Quito Contacto: Sr. Andres Racines Dirección: Av. Gonzalez Suarez N27-142 y Av. Orellana Telefono: +593-2-3964901 / +593-2-2544600 ext 1104 Fax: +593-2-2567284 Email: [email protected] Página Web: www.hotelquito.com Código de reserva:AGRIFLOR Por favor mencionar este código cuando haga su reserva Simple / doble USD 93.50 / USD 99.60 Suite: USD 160.60 * Precios no incluyen IVA ni desayuno. Los impuestos son 12% IVA y 10% Servicio USD 2.00 (Impuesto Municipal por noche) Nü House Boutique Hotel Contacto: Sr. Richard Lecaros Direción: Foch E6-12 y Reina Victoria Teléfono: +593-2-2557845 Celular: +593-9-98126155 Fax: +593-2-2541479 Email: [email protected] / [email protected] Página web: www.nuhousehotels.com Código de reserva:AGRIFLOR Por favor mencionar este código cuando haga su reserva Simple: USD 110.00 Doble / doble twin: USD 120.00 / USD 130.00 Triple: USD 140.00 Suite Simple/doble: USD 200.00 * Precios no incluyen IVA. Los impuestos son 12% IVA y 10% Servicio USD 1.00 (Impuesto Municipal por noche) www.agriflor.com 9 Radisson Royal Quito Contacto: Sra.Verónica Cadena Dirección: Cordero 444 y Av. 12 de Octubre Teléfono: +593-2-2233333 ext 134 Fax +593-2-2235777 Email [email protected] / [email protected] Página web: www.radisson.com/quitoec Código de reserva:AGRIFLOR Por favor mencionar este código cuando haga su reserva. Simple / doble: USD 140.00 / USD 160.00 (Superior) Simple / doble: USD 155.00 / USD 175.00 (Ejecutivo) Simple / doble: USD 170.00 / USD 190.00 (Business Class) Simple / doble: USD 185.00 / USD 205.00 (Suite) * Precios no incluyen IVA. Los impuestos son 12% IVA y 10% Servicio USD 2.00 (Impuesto Municipal por noche) · USD 2.00 (Seguridad por noche) Hotel Sebastian Contacto: Sra. Adela Muñoz / Sr. Marcelo Zumba Dirección: Almago N24-416 y Cordero Teléfono: +593-2-2222400 / +593-2-2222300 Fax +593-2-2222500 Email [email protected] Página Web: www.hotelsebastian.com Código de reserva: AGRIFLOR Por favor mencionar este código cuando haga su reserva. Simple / doble: USD 69.00 / USD 79.00 Triple: USD 89.00 Suite (Simple): USD 89.00 Suite (Doble): USD 99.00 * Precios no incluyen IVA. Los impuestos son 12% IVA y 10% Servicio USD 1.00 (Impuesto Municipal por noche) Hilton Colón Quito Contacto: Sra. Valeria León / Sr. Vladimir Valdez Dirección: Av. Amazonas N19-14 y Av. Patria Teléfono: +593-2-3828300 - ext 1374 Fax: +593-2-2563903 Email: [email protected] / [email protected] Página web: www.quito.hilton.com Código de reserva:AGRIFLOR Por favor mencionar este código cuando haga su reserva. Simple / doble: USD 149.00 / USD 169.00 Simple/ doble (Club): USD 179.00 / USD 199.00 Suite: USD 259.00 * Precios no incluyen IVA. Los impuestos son 12% IVA y 10% Servicio USD 2.00 (Impuesto Municipal por noche) www.agriflor.com 10 Reina Isabel Contacto: Sr. Alex Jacho Dirección: Av. Amazonas N23-44 y Veintimilla Teléfono: +593-2-2544454 / +593-2-2545156 Fax +593-2-2221337 Email [email protected] Página web: www.hotelreinaisabel.com Código de reserva:AGRIFLOR Por favor mencionar este código cuando haga su reserva. Simple / doble: USD 85.00 (Estandar) Simple/ doble: USD 110.00 (Suite deluxe) Simple / doble: USD 120.00 (Loft) * Precios no incluyen IVA. Los impuestos son 12% IVA y 10% Servicio USD 1.00 (Impuesto Municipal por noche) Hotel Akros Contacto: Sra. Alejandra Viteri Dirección: Av. 6 de Diciembre N34-120 y Checoslovaquia Teléfono: +593-2-2430600 Fax +593-2-2431727 Email [email protected] / [email protected] Página web: www.hotelakros.com Código de reserva:AGRIFLOR Por favor mencionar este código cuando haga su reserva. Simple / doble: USD 100.00 / USD 115.00 Triple: USD 130.00 Suite: USD 145.00 * Precios no incluyen IVA ni desayuno. Los impuestos son 12% IVA y 10% Servicio USD 1.00 (Impuesto Municipal por noche) Casa Joaquin Contacto: Dirk, Silvia, Vinicio, Patricio, Bolivar Dirección: Joaquin Pinto E4 - 376 y Juan Leon Mera Teléfono: +593-2-2224791 Fax +593-2-2527948 Email [email protected] Página web: www.hotelcasajoaquin.com Código de reserva:AGRIFLOR Por favor mencionar este código cuando haga su reserva. Simple: USD 83.45 Matrimonial: USD 98.80 Twin (2 camas): USD 119.10 Suite / Triple: USD 129.70 / USD 129.70 * Precios incluyen IVA. Los impuestos son 12% IVA y 10% Servicio www.agriflor.com 11 Hotel Mercure - Alameda Quito Contacto: Sra.Gabriela Chiriboga / Sra. Patricia Andrade Dirección: Ramón Roca E4-122 y Av. Amazonas Teléfono: +593-2-2994022 / +593-2-2994061 Fax +593-2-2565759 Email [email protected] Página Web: www.mercurequito.com.ec Código de reserva:AGRIFLOR Por favor mencionar este código cuando haga su reserva. Simple / doble: USD 100.00 / USD 120.00 (Superior) Simple / doble: USD 110.00 / USD 130.00 (Superior Suite) Simple / doble: USD 120.00 / USD 140.00 (Deluxe) Simple / doble: USD 130.00 / USD 150.00 (Deluxe Suite) * Precios no incluyen IVA. Los impuestos son 12% IVA y10% Servicio USD 2.00 (Impuesto municipal por noche) www.agriflor.com 12 1.4 REGISTRO CREDENCIALES DE EXPOSITOR Estas credenciales le darán acceso al Centro de Exposiciones durante toda la exhibición, incluyendo: • Montaje • Horario de limpieza y retoque de stands (durante jueves 2, viernes 3 y sábado 4 de octubre) • Horario de Exhibición • Desmontaje ** Si Ud. solicita una credencial de Expositor, no necesita una credencial de Montaje y Desmontaje Estas credenciales son personales e intransferibles, exclusivamente para mayores de 18 años, y de uso obligatorio para ingresar al recinto. El portador deberá identificarse con un documento personal (cédula o pasaporte) cada vez que se le solicite hacerlo. En caso de no presentar un documento de identificación o que los datos de éste no coincidan con los de la credencial, se restringirá el ingreso al recinto. Cada empresa expositora puede registrar a la cantidad de miembros o colaboradores que desee y necesite siempre y cuando se mantenga cierta coherencia de acuerdo al tamaño del stand. HPP se reserva el derecho a limitar la cantidad de credenciales, y el de solicitar pruebas de que las personas para quienes se soliciten las credenciales, sean efectivamente parte del personal de la empresa expositora. Para registrar los nombres de los colaboradores de su empresa que necesitan recibir CREDENCIALES DE EXPOSITOR llene el FORMULARIO OBLIGATORIO 02 (página 37). CREDENCIALES DE MONTAJE Y DESMONTAJE Estas credenciales le darán acceso al Centro de Exposiciones durante: • Montaje • Horario de limpieza y retoque de stands (durante jueves 2, viernes 3 y sábado 4 de octubre) • Desmontaje ** Si Ud. solicita una credencial de Expositor, no necesita una credencial de Montaje y Desmontaje Estas credenciales son personales e intransferibles, exclusivamente para mayores de 18 años, y de uso obligatorio para ingresar al recinto. El portador deberá identificarse con un documento personal (cédula o pasaporte) cada vez que se le solicite hacerlo. En caso de no presentar un documento de identificación o que los datos de éste no coincidan con los de la credencial, se restringirá el ingreso al recinto. www.agriflor.com 13 6 www.agriflor.com 14 Aqui las normas de admisión para Agriflor 2014. Si tiene cualquier pregunta u observación, puede ponerse en contacto con HPP Ecuador por correo electrónico a Jasper van Dijk, Director de Marketing, en: [email protected] La admisión a Agriflor 2014 se aplica estrictamente a proteger los interes de los expositores. ¿Estoy calificado para visitar Agriflor 2014? A. Autorizado para visitar los cuatro días de exposición: (Miércoles 1 de octubre hasta el sábado 4 de octubre) Compradores ﬂorales de: Política de admisión: Minoristas Mayorista Importador y Distribuidor Se les permite visitar de forma gratuita Se les permite visitar de forma gratuita Se les permite visitar de forma gratuita B. Autorizado para visitar los cuatro días de exposición: (Miércoles 1 de octubre hasta el sábado 4 de octubre) Política de admisión: Proveedores: Miembros y No Miembros de EXPOFLORES Se les permite visitar por el valor de: USD 100.00 entrada por un día USD150.00 entrada por dos días USD 200.00 entrada por tres días Miembros y no Miembros de EXPOFLORES Valores de Jueves y Viernes. Sábado el valor para el público en general es USD 3.00 C. Autorizado para visitar los cuatro días de exposición: (Miércoles 1 de octubre hasta el sábado 4 de octubre) Los asistentes de: Política de admisión: Medios/Prensa Se les permite visitar de forma gratuita D. Autorizado para visitar Sábado 4 de octubre: Compradores internacionales, Proveedores, Medios/Prensa y Público en general Miembros de EXPOFLORES No miembros de EXPOFLORES Público en general Minorista Mayorista Importadores y distribuidores Medios/Prensa Política de admisión: Se les permite visitar por USD 3,00 Se les permite visitar por USD 3,00 Se les permite visitar por USD 3,00 Se les permite visitar de forma gratuita Se les permite visitar de forma gratuita Se les permite visitar de forma gratuita Se les permite visitar de forma gratuita www.agriflor.com 15 Teléfonos de contacto: www.deijlcargo.com www.agriflor.com 16 1.6 INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA INTERNET Agriflor 2014 será un área de internet inalámbrico gratuito tanto para expositores como para visitantes. ESTACIONAMIENTO Agriflor 2014 ofrecerá estacionamiento gratuito tanto para expositores como para visitantes durante los días miércoles 1, jueves 2 y viernes 3 de octubre. El día sábado 4 de octubre, debido a que la feria se abre al público en general, el costo del estacionamiento será de USD 2.00. Dicho valor deberá ser cancelado a la entrada del parqueadero directamente en las garitas de CEMEXPO. SEGURIDAD Para Agriflor 2014 contamos con seguridad las 24 horas durante los días oficiales de montaje, exposición y desmontaje. Sin embargo, le recordamos poner especial atención y cuidado a los bienes dentro de su stand y contar con personal en el stand en todo momento durante las horas de exhibición. Le recomendamos contratar un seguro para su material de exhibición. HPP Exhibitions Ecuador no se responsabiliza por cualquier robo, pérdida y/o daño de artículos o materiales durante cualquier momento de la exhibición. También pedimos de manera muy especial a todos nuestros expositores seguir al pie de la letra todas las “Reglas y Regulaciones” estipuladas en ésta edición, para evitar cualquier inconveniente en el tema de seguridad. Es necesario que un representante de la empresa expositora permanezca durante todo el tiempo de desmontaje. Toda clase de armas dentro del recinto están prohibidas. ÁREA DE FUMADORES De acuerdo con las “Normas y Regulaciones Municipales”, Cemexpo ha sido declarado como recinto LIBRE DE HUMO, por lo tanto NO se puede fumar dentro del hall. Por esta razón Agriflor 2014 ha creado un área especial de fumadores en los exteriores de Cemexpo. SHUTTLE DESDE HOTELES HACIA CEMEXPO Durante los días de feria contamos con un servicio de shuttles desde los hoteles para nuestros visitantes, los cuales pueden ser utilizados también por nuestros expositores. www.agriflor.com 17 1.7 EVENTOS ESPECIALES CEREMONIA DE INAUGURACIÓN La ceremonia de Inauguración se llevará a cabo el miércoles 1 de octubre a las 12h00. La ceremonia está planificada para que todos los presentes en la exhibición puedan tener acceso a ella. Autoridades ofrecerán pequeñas intervenciones, se anunciarán a los ganadores de las diferentes competencias y se procederá al corte simbólico de la cinta, dando así por inaugurada oficialmente la exhibición. COMPETENCIA “MEJOR DISEÑO DE STAND” El día miércoles 1 de octubre, todos los stands serán juzgados, calificados y premiados de acuerdo a parámetros como: Presentación Global, Diseños Florales, Calidad de las Flores, Combinación de Color, Valor Técnico, Tema, Innovaciones, Estética Visual y Estética Física. Usted se hace parte de este evento de Agriflor 2014 de manera automática y sin costo adicional. Los stands serán juzgados por un grupo profesional de expertos nacionales e internacionales. Se hará una distinción entre stands de productos perecibles y stands de productos no-perecibles. Por categoría, habrá un solo stand mejor decorado, que será acreedor de una medalla de platino. Los demás stands competirán por medallas de oro, plata y bronce. Todos los stands recibirán un certificado de calificación con el puntaje obtenido. COMPETENCIA DE CALIDAD COMPETENCIA DE CALIDAD DE MEJOR PRODUCTOR Y MEJOR OBTENTOR Los mejores Productores y Obtentores del mundo competirán con sus más recientes variedades. El pabellón destinado a la Competencia de Calidad de Mejor Productor y Mejor Obtentor brinda a los participantes una oportunidad adicional de mostrar a los visitantes la excelente calidad de sus flores. Dicha competencia está abierta solo para expositores de productos perecibles. El costo de inscripción por variedad es de USD 35.00 + 12% IVA. Este valor incluye: registro, coordinación, renta del florero, renta del lugar de exhibición, mantenimiento, juzgamiento y certificado de participación. “AGRIFLOR CELEBRATION” “Agriflor Celebration” , 2 Este link le da al visitante, antes de la exposición, la oportunidad de conocer a su empresa y la línea de productos ofrecida. Si desea tener un link sin costo desde nuestra página web hacia su página web, por favor llene el FORMULARIO 09 (página 44). Por favor asegúrese de enviar este formulario lo más pronto posible. Mientras más rápido recibamos su formulario, más rápido podremos implementar el link a su página web. LINK PERSONALIZADO DE INVITACIÓN PARA CLIENTES Usted puede ordenar de forma gratuita su enlace de invitación personalizada a sus clientes, para aquellos que le gustaría invitar a la feria Agriflor 2014. (Sujeto a nuestra política de admisión de visitantes como se indica en el aprtado 1.4 de este manual). Para esta opción, por favor llene el FORMULARIO 10 (página 45). PUBLICIDAD EN EL RECINTO Durante Agriflor 2014, ofrecemos la oportunidad de contratar publicidad tanto dentro, como fuera del recinto. Las posibilidades incluyen: • Portaestandartes • Góndolas • Vallas • Banners Los precios incluyen: espacio, impresión e instalación. El arte debe ser entregado por la empresa en CD con prueba de color. Si le interesa contratar este tipo de publicidad, por favor remítase al FORMULARIO 11 (página 46), allí encontrará todos los detalles, así como los precios correspondientes. 3. PARÁMETROS GENERALES PARA EXPOSICIÓN DEL STAND PARÁMETROS DE VOLUMEN En ningún momento y bajo ninguna circunstancia se permitirán presentaciones musicales dentro del hall. A cualquier expositor que supere los parámetros normales de volúmen dentro del stand , se le solicitará la terminación inmediata de la actividad. El límite máximo permitido de sonido es de 80 dB (A.) desde una ubicación de inmediata captación, dentro de los contornos del stand más cercano. Queda terminantemente prohibido tener música en el stand. En caso de duda, los expositores deben contactarse en el sitio con el organizador, al menos un día antes de la apertura de la exhibición. MANEJO DE MODELOS Cabe mencionar a nuestros estimados expositores que el nivel de nuestra feria, demanda un alto standard de organización y presentación de los stands, esto nos llevará a alcanzar un óptimo ambiente estrictamente comercial y profesional, para lo cual pedimos tomar muy en cuenta la selección de modelos que serán la imagen de su prestigiosa empresa. PRESENTACIONES MUSICALES Por pedido general de nuestros expositores, se ha decidido no permitir la presentación de ningún grupo musical, así también como la presentación de Dj´s durante el desarrollo de la feria, queda terminantemente prohibido tener música en el stand. EDAD PERMITIDA Recordamos que Agriflor 2014, es una feria comercial permitida únicamente para personas mayores de 18 años, pedimos tomar muy en cuenta éste detalle, cualquier excepción puede traer problemas de seguridad tanto en el montaje, exhibición y desmontaje. Agradecemos de antemano a nuestros expositores por tomar en cuenta ésta medida. 4. PARÁMETROS PARA CONTRATOS CON “CONSTRUCCIÓN DE STANDS” (panelería) Dentro del paquete con “Construcción de Stand” hay elementos que están incluídos y otros que son opcionales, a continuación le detallamos las diferentes opciones: • ALFOMBRA (incluído): Los stands con construcción tendrán alfombra de color gris. Si desea otro color de alfombra, este pedido tendrá un costo adicional y estará sujeto a disponibilidad, le pedimos llenar el FORMULARIO 16 (página 52). • CORNISA HORIZONTAL CON EL NOMBRE DE LA EMPRESA (incluído): Todas las cornisas serán de color blanco, se ubican horizontalmente y tendrán el nombre de su empresa. En el FORMULARIO 12A (página 47) usted puede indicar el texto que desea que se incluya. Por favor tenga en cuenta que se deberá instalar un soporte cada 3 metros, para sostener la cornisa horizontal. Cualquier cambio después del 22 de agosto en los contenidos en el texto de la cornisa especificados en el FORMULARIO 12A, debe ser coordinado con HPP Exhibitions Ecuador, con un costo adicional de USD 30.00 + 12% IVA por cornisa. Si decide desinstalar o reubicar la cornisa después del 22 de agosto, se cobrará un valor adicional de USD 40.00 + 12% IVA, por concepto de cambio. • ILUMINACIÓN (incluído): Cada stand con construcción será provisto de un punto de iluminación de 60 watts por cada 3 m². Los puntos de iluminación se instalarán sobre la cornisa horizontal. En caso de que su stand no tenga ni paneles ni cornisa, no se instalarán puntos de luz. • LIMPIEZA DE STAND (incluído): El servicio de limpieza se realizará en los stands diariamente. • MOBILIARIO STANDARD (incluído): Los stands con paquete de construcción recibirán 1 mesa y 3 sillas de plástico como se indica en la foto. También recibirán un basurero pequeño. Estos ítems se calculan en base al stand standard de mínimo 9m². En caso de que no desee la mesa y las sillas, por favor indíquelo en el FORMULARIO 12A (página 47). • MOBILIARIO ESPECIAL (Opcional): En caso de que desee ordenar mobiliario especial o accesorios extras para su stand, HPP Exhibitions Ecuador pone a su disposición la renta de: sillas, mesas, repisas, etc. En el FORMULARIO 16 (página 52) encontrará opciones y precios para ordenar con anticipación artículos para decorar su stand (sujeto a disponibilidad). • ILUMINACIÓN ADICIONAL (Opcional): Si su empresa necesita puntos de iluminación adicionales, le pedimos solicite a través del FORMULARIO 14 (página 50). • TOMACORRIENTES (Opcional): Le recordamos que en el paquete de construcción de stand NO incluye la instalación de tomacorrientes, si su empresa necesita un tomacorriente, le pedimos solicite a través del FORMULARIO 14 (página 50). Tome en cuenta que Ecuador utiliza un voltaje de 110V., para utilizar 220V. es necesario un adaptador. • LOGOS (Opcional): Si su empresa desea una mayor exposición de marca le presentamos 4 opciones que pueden ser consideradas para mejorar la presentación de su stand. Logo en la cornisa 1: Logo en la cornisa 2: Logo en la panelería 1: Logo en la panelería 2: 0,20 m. de alto x 0,20 m. de ancho 0,20 m. de alto hasta 0,50 m. de ancho 1 m. de alto x 1 m. de ancho hasta 2,40 m. de alto x 1 m. de ancho Para información de precios, y en caso de requerimiento le pedimos llenar el FORMULARIO 16 (página 52). • PILARES (Opcional): Pilares o podiums (color y altura a elección, 3 tipos de alturas: 0,50 cm. 0,75 cm. y 1 m.), en caso de requerimiento le pedimos llenar el FORMULARIO 16 (página 52). PAQUETE CONSTRUCIÓN DE STAND Si usted contrató la opción “SOLO espacio” y desea construcción de stand, le solicitamos llene el FORMULARIO 13 (página 49). El paquete incluye: construcción básica del stand (panelería de fondo, lateral), alfombra gris, cornisa con nombre de la compañía y número del stand en letras autoadhesivas, 1 mesa, 3 sillas y 1 papelera, 1 spot de luz por cada 3 m (incluye consumo eléctrico). El valor es de USD 65.00 x m². 5. PARÁMETROS PARA CONTRATOS “SOLO ESPACIO” Para las empresas con contrato “Solo Espacio” es necesario tomar en cuenta estas nuevas regulaciones, buscando una mejor organización y optimización del tiempo de montaje y desmontaje. Parámetros están dirigidos a diseñadores y constructores de stands: ACREDITACIONES • Éste año todas las empresas diseñadoras y constructoras de stands deben pasar por un 2 proceso de “ACREDITACIÓN” en el cual se informará con anticipación las regulaciones para los diseños, construcción y ensamblaje de stands. 2 • Dicha “ACREDITACIÓN” debe realizar la empresa constructora en las oficinas de HPP Ecuador ubicadas en la av. Amazonas N33-215 y Alemania, Edificio Skorpios, piso 5. La misma que debe estar firmada tanto por la empresa constructora como por el expositor para su validez. • El formulario para la acreditación de la empresa constructora de stands es el FORMULARIO 12B (página 48). APROBACIÓN DE DISEÑOS DE STAND • Es muy importante también, tomar en cuenta que éste año, todos los diseños de stand deben ser aprobados por el departamento de logística de HPP Ecuador, basado en reglas y regulaciones detalladas más adelante. • Es necesario enviar un correo electrónico a Juan Pablo Camacho, Departamento de Logística, [email protected] con la siguiente información: • Acreditación firmada por parte de HPP Ecuador, constructor de stand y del expositor. • Diseños estructurales que cumplan las regulaciones detalladas más adelante. • En el caso de compartir una isla con otro u otros expositores, es necesario la aceptación de diseño y alturas por parte de dichos expositores o expositor. ALTURA DE STANDS • La altura máxima de construcción y decoración de su stand es 2.40 m. En caso de que necesite incrementar esta altura, por favor contáctese con Juan Pablo Camacho de HPP Exhibitions Ecuador al e-mail [email protected] . Una altura superior es posible bajo los siguientes parámetros: - Aceptación de altura por parte de los expositores vecinos a su stand, siempre y cuando este no sea mayor a 5,50 m. de altura. - Cualquier elemento sobre 5,50 m. de altura será considerado como publicidad y tendrá un costo extra. - Si no hay acuerdo mutuo entre las empresas aledañas y su empresa, usted puede construir dicha altura a 1 m. dentro de los bordes del área contratada. VISIBILIDAD • Para evitar conflicto de visibilidad con otros stands, le pedimos tomar en cuenta: no construir paredes en lugares abiertos, especialmente en stands ubicados en islas. • Si el diseño cuenta con un bar, bodega o elemento que necesite una pared, le sugerimos diseñarlo de tal manera que éste se ubique en el centro del área contratada. . 6. SERVICIOS EXTRAS • PEDIDOS ELÉCTRICOS: Si desea tomacorrientes o puntos de electricidad, asegúrese de solicitarlos a través del FORMULARIO 14 (página 50). Existen diferentes opciones de acuerdo a la cantidad de carga que desee conectar. Es necesario que las instalaciones eléctricas esten totalmente finalizadas hasta el día lunes 29 de septiembre a las 11h00. • INSTALACIÓN DE BANNERS Y ESTRUCTURAS COLGANTES: Si usted tiene alguna estructura que deba ser colgada desde el techo de las instalaciones de CEMEXPO, es necesario que se contacte con Juan Pablo Camacho, Departamento de Logística, [email protected], para el respectivo análisis de cuantos puntos de cuelgue son necesarios para la estructura. Es necesario mencionar que dichas estructuras no pueden sobrepasar los 5,50 m. de altura, además debe ser aprobada junto al diseño de stand. Para pedir una cotización de puntos de cuelgue es necesario llenar el FORMULARIO 15 (página 51). • ACCESORIOS EXTRAS PARA SU STAND: En caso de que desee ordenar mobiliario especial, alfombra, pilares, impresión de logos o accesorios extras para su stand HPP Exhibitions Ecuador pone a su disposición la renta o producción de los mismos. En el FORMULARIO 16 (página 52) encontrará opciones y precios para ordenar con anticipación artículos para decorar su stand (sujeto a disponibilidad). • LIMPIEZA DE STANDS: El servicio de limpieza también está disponible con un valor de USD 6.00 + 12 % IVA por metro cuadrado por los cuatro días de exhibición. Si usted desea contratar limpieza para su stand, puede hacerlo a través del FORMULARIO 17 (página 53). • SERVICIO DE CUARTOS FRÍOS (Opcional): Durante la exhibición, se dispondrá de camiones refrigerados, para uso exclusivo de los expositores de productos perecibles. Este servicio es GRATUITO. Para reservar espacio en los camiones refrigerados, que estarán disponibles en los predios de la exhibición, por favor llene el FORMULARIO 18 (página 54). Un representante de su empresa debe entregar personalmente sus productos al Supervisor de Cuartos Fríos de HPP Exhibitions Ecuador en el horario detallado a continuación: Lunes 29 de septiembre Martes 30 de septiembre Jueves 2 de octubre Viernes 3 de octubre Sábado 4 de octubre 12h00 - 22h00 12h00 - 22h00 10h00 - 12h00 10h00 - 12h00 10h00 - 12h00 Tome en cuenta que los camiones refrigerados deben desocuparse el día sábado 4 de octubre hasta las 12h00 del medio día. Las flores o material vegetal que permanezcan en los camiones refrigerados después del horario estipulado, serán desechados inmediatamente sin notificación alguna al expositor. Por favor tome en cuenta los siguientes requisitos para la marcación de las cajas: • Número de Stand • Nombre de la Empresa • Producto • Tipo de Empaque Esta información debe ir en una etiqueta adhesiva hecha a computadora de la siguiente manera: NÚMERO DE STAND NOMBRE DE LA EMPRESA PRODUCTO TIPO DE EMPAQUE Si las cajas no han sido marcadas como se solicita, no se podrán recibir en los Cuartos Fríos. FORMULARIOS www.agriflor.com 34 7. CUADRO DE CONTROL DE ENVIO DE FORMULARIOS FORMULARIO DESCRIPCIÓN CATEGORÍA LÍMITE DE ENVÍO FORMULARIO 01 Credenciales de montaje y desmontaje OBLIGATORIO* 25 de julio FORMULARIO 02 Credenciales de expositor OBLIGATORIO* 25 de julio FORMULARIO 03 Credenciales especiales de retoque de stands OBLIGATORIO* 25 de julio FORMULARIO 04 Competencia de calidad. Mejor productor NO OBLIGATORIO 22 de agosto FORMULARIO 05 Competencia de calidad. Mejor obtentor NO OBLIGATORIO 22 de agosto FORMULARIO 06 Listado en el catálogo oficial OBLIGATORIO* 25 de julio FORMULARIO 07 Índice de productos en el catálogo oficial OBLIGATORIO* 25 de julio FORMULARIO 08 Publicidad en el catálogo oficial NO OBLIGATORIO 25 de julio FORMULARIO 09 Link a su página web NO OBLIGATORIO FORMULARIO 10 Link personalizado de invitación para clientes NO OBLIGATORIO 22 de agosto 22 de agosto FORMULARIO 11 Publicidad en el recinto NO OBLIGATORIO 22 de agosto FORMULARIO 12A Contratos con “construcción de stand” OBLIGATORIO* 22 de agosto FORMULARIO 12B Acreditaciones para constructores de stands OBLIGATORIO* 22 de agosto Paquete construcción de stand NO OBLIGATORIO 22 de agosto 22 de agosto FORMULARIO 13 FORMULARIO 14 Servicios eléctricos NO OBLIGATORIO FORMULARIO 15 Instalación de estructuras colgantes NO OBLIGATORIO 22 de agosto FORMULARIO 16 Accesorios Extras para su Stand NO OBLIGATORIO 22 de agosto FORMULARIO 17 Limpieza de Stand NO OBLIGATORIO 22 de agosto FORMULARIO 18 Reserva de Cuartos Fríos NO OBLIGATORIO 22 de agosto FORMULARIO 19 Tickets para “Agriflor Celebration” NO OBLIGATORIO www.agriflor.com ENVIADO 22 de agosto 35 FORMULARIO 1 OBLIGATORIO* Fecha Límite de Envío: 25 de julio del 2014 - CREDENCIALES DE MONTAJE Y DESMONTAJE – Por favor enviar antes del 25 de julio del 2014 Attn.: Karina Moncayo Fax: +593-2-2448242 / 2270485 Departamento de Logística Celular: +593-9-84583203 E-mail: [email protected] Teléfono: +593-2-2270636 / 7 / 8 Empresa: Stand #: Persona de Contacto: Las Credenciales son exclusivamente para personas mayores de 18 años, personales, intransferibles e ilimitadas. Cada empresa expositora puede registrar el número de colaboradores que sea necesario para montar y desmontar su stand. Dichas credenciales NO le darán acceso al Centro de Exposiciones durante los horarios de exhibición. ** Si Ud. solicita una credencial de Expositor, NO necesita una credencial de Montaje y Desmontaje. ** Por favor llenar con letra IMPRENTA este formulario. ** En caso de que necesite registrar más de 6 nombres, por favor haga una copia de este formulario y registre cuantos nombres requiera. ETAPA A - DISEÑADORES DE STAND Persona de Contacto - Equipo de Diseñadores de su stand: Teléfono: EMPRESA PORTADOR DE LA CREDENCIAL NOMBRE APELLIDO 1. 2. 3. 4. 5. ETAPA B - DISEÑADORES DE ARREGLOS FLORALES Persona de Contacto - Equipo de Diseñadores de Arreglos Florales: Teléfono: EMPRESA PORTADOR DE LA CREDENCIAL NOMBRE APELLIDO 1. 2. 3. 4. 5. www.agriflor.com 36 FORMULARIO 2 OBLIGATORIO* Fecha Límite de Envío: 25 de julio del 2014 - CREDENCIALES DE EXPOSITOR Por favor enviar antes del 25 de julio del 2014 Attn.: Karina Moncayo Fax: +593-2-2448242 / 2270485 Departamento de Logística Celular: +593-9-84583203 E-mail: [email protected] Teléfono: +593-2-2270636 / 7 / 8 Empresa: Stand #: Persona de Contacto: Las Credenciales son exclusivamente para personas mayores de 18 años, personales, e intransferibles. Cada empresa expositora puede registrar un limite de 14 expositores. HPP se reserva el derecho de solicitar pruebas de que las personas para quienes se soliciten las credenciales, sean efectivamente trabajadores de la empresa expositora. ** Si Ud. solicita una credencial de Expositor, no necesita una credencial de Montaje y Desmontaje. ** Por favor llenar con letra IMPRENTA este formulario. CREDENCIALES DE EXPOSITOR: EMPRESA PORTADOR DE LA CREDENCIAL NOMBRE APELLIDO PAÍS E - MAIL 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. www.agriflor.com 37 FORMULARIO 3 OBLIGATORIO* Fecha Límite de Envío: 25 de julio del 2014 - CREDENCIALES ESPECIALES - RETOQUE DE STANDS Por favor enviar antes del 25 de julio del 2014 Attn.: Karina Moncayo Fax: +593-2-2448242 / 2270485 Departamento de Logística Celular: +593-9-84583203 E-mail: [email protected] Teléfono: +593-2-2270636 / 7 / 8 Empresa: Stand #: Persona de Contacto: Cada empresa tendrá derecho a recibir 2 credenciales especiales para el ingreso de los últimos materiales a los stands ** El horario asignado para últimos retoques de stand es entre 11h00 y 12h00 del miércoles 1 de octubre. ** No serán admitidas para esta etapa las personas que porten cualquier otro tipo de credencial. ** Por favor llenar con letra imprenta este formulario. EMPRESA PORTADOR DE LA CREDENCIAL NOMBRE APELLIDO 1. 2. www.agriflor.com 38 FORMULARIO 4 NO OBLIGATORIO Fecha límite de envío: 22 de agosto del 2014 - COMPETENCIA DE CALIDAD - MEJOR PRODUCTOR Por favor enviar antes del 22 de agosto del 2014 Attn.: Patricia Peláez Fax: +593-2-2448242 / 2270485 Departamento de Logística Celular: +31-6-25576812 E-mail: [email protected] Teléfono: +593-2-2270636 / 7 / 8 Empresa: Stand #: Persona de Contacto: El costo de inscripción por florero es USD 35.00 + 12% IVA Este valor incluye: registro, coordinación, renta del florero, renta del lugar de exhibición, mantenimiento, juzgamiento y certificado de participación. * En caso de querer registrar más de siete nombres, por favor haga una copia de este formulario y registre cuantos nombres requiera. CÓDIGO DE CATEGORÍA NOMBRE DE LA VARIEDAD 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Firma de responsabilidad:_____________________________________ Nombre:___________________________________________________ Todas las variedades participantes deberán ser entregadas en cajas ETIQUETADAS, en el Área de Competencia de Mejor Productor, el martes 30 de septiembre, desde las 07h00 hasta las 16h00 personalmente a la Coordinadora de la Competencia de Calidad. www.agriflor.com 39 FORMULARIO 5 NO OBLIGATORIO Fecha límite de envío: 22 de agosto del 2014 - COMPETENCIA DE CALIDAD - MEJOR OBTENTOR Por favor enviar antes del 22 de agosto del 2014 Attn.: Patricia Peláez Fax: +593-2-2448242 / 2270485 Departamento de Logística Celular: +31-6-25576812 E-mail: [email protected] Teléfono: +593-2-2270636 / 7 / 8 Empresa: Stand #: Persona de Contacto: El costo de inscripción por florero es USD 35.00 + 12% IVA Este valor incluye: registro, coordinación, renta del florero, renta del lugar de exhibición, mantenimiento, juzgamiento y certificado de participación. * En caso de querer registrar más de siete nombres, por favor haga una copia de este formulario y registre cuantos nombres requiera CÓDIGO DE CATEGORÍA NOMBRE DE LA VARIEDAD 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Firma de responsabilidad:_____________________________________ Nombre:___________________________________________________ Todas las variedades participantes deberán ser entregadas en cajas ETIQUETADAS, en el Área de Competencia de Mejor Productor, el martes 30 de septiembre, desde las 07h00 hasta las 16h00 personalmente a la Coordinadora de la Competencia de Calidad. www.agriflor.com 40 FORMULARIO 6 OBLIGATORIO* Fecha Límite de Envío: 25 de julio del 2014 - LISTADO EN EL CATÁLOGO OFICIAL Por favor envíe este formulario antes del 25 de julio. Después de esta fecha, no podemos garantizar que los datos de su empresa aparecerán en el Catálogo. Los formularios recibidos después del 25 de julio, se incluirán en el Addendum. Si usted envía el formulario después del 22 de agosto, no podemos garantizar que los datos de su empresa aparecerán ni en el catálogo, ni en el Addendum. Por favor enviar antes del 25 de julio del 2014 Attn.: Karina Moncayo Fax: +593-2-2448242 / 2270485 Departamento de Logística Celular: +593-9-84583203 E-mail: [email protected] Teléfono: +593-2-2270636 / 7 / 8 Empresa Stand # Persona de Contacto Dirección Ciudad Estado Código Postal País Teléfono Fax E-mail Página Web Favor escribir a máquina o con letra IMPRENTA la descripción de su empresa y productos, máximo 60 palabras en total (Español y/o Inglés). *** HPP Exhibitions Ecuador no se responsabiliza por los errores publicados en el catálogo si este formulario no está claro y escrito con las especificaciones solicitadas www.agriflor.com 41 FORMULARIO 7 OBLIGATORIO* Fecha Límite de Envío: 25 de julio del 2014 - ÍNDICE DE PRODUCTOS EN EL CATÁLOGO OFICIAL Por favor envíe este formulario antes del 25 de julio. Después de esta fecha, no podemos garantizar que los datos de su empresa aparecerán en el Catálogo. Los formularios recibidos después del 25 de julio, se incluirán en el Addendum. Si usted envía el formulario después del 22 de agosto, no podemos garantizar que los datos de su empresa aparecerán ni en el catálogo, ni en el Addendum. Por favor enviar antes del 25 de julio del 2014 Attn.: Karina Moncayo Fax: +593-2-2448242 / 2270485 Departamento de Logística Celular: +593-9-84583203 E-mail: [email protected] Teléfono: +593-2-2270636 / 7 / 8 Empresa Stand # Persona de Contacto Por favor marque todas las categorías que se apliquen a su empresa para el Índice de Productos del Catálogo Oficial. Aerolíneas de Carga Agencias de Carga, Flete y Envíos Asistencia Técnica especializada en Floricultura Casas de Subastas Comercializador de Flores Insumos y Servicios para la Industria Florícola Maquinaria y Equipos Agrícolas Obtentores de Variedades de Flores Productores y/o Exportadores de Flores Publicaciones y Ediciones especializadas en Floricultura Refrigeración y Cuartos Fríos Sistemas y Equipos de Riego Tecnología de Invernaderos Otros Productos / Servicios, por favor especifique: www.agriflor.com 42 FORMULARIO 8 NO OBLIGATORIO Fecha Límite de Envío: 25 de julio del 2014 - PUBLICIDAD EN EL CATÁLOGO OFICIAL Por favor envíe este formulario antes del 25 de julio. Después de esta fecha, no podemos garantizar que los datos de su empresa aparecerán en el Catálogo. Los formularios recibidos después del 25 de julio, se incluirán en el Addendum. Si usted envía el formulario después del 22 de agosto, no podemos garantizar que los datos de su empresa aparecerán ni en el catálogo, ni en el Addendum. Por favor enviar antes del 25 de julio del 2014 Attn.: Karina Moncayo Fax: +593-2-2448242 / 2270485 Departamento de Logística Celular: +593-9-84583203 E-mail: [email protected] Teléfono: +593-2-2270636 / 7 / 8 Empresa Stand # Persona de Contacto Como expositor usted puede tener publicidad en el catálogo oficial de la exhibición. Firma de responsabilidad: Nombre: www.agriflor.com 43 FORMULARIO 9 NO OBLIGATORIO Fecha Límite de Envío: 22 de agosto del 2014 - LINK A SU PÁGINA WEB - Por favor enviar antes del 22 de agosto del 2014 Attn.: Karina Moncayo Fax: +593-2-2448242 / 2270485 Departamento de Logística Celular: +593-9-84583203 E-mail: [email protected] Teléfono: +593-2-2270636 / 7 / 8 Empresa Stand # Persona de Contacto HPP Exhibitions Ecuador ofrece, GRATIS, un link desde nuestra página web a la de su empresa. Los visitantes de la Página Web de Agriflor 2014 (www.agriflor.com), pueden hacer un click en el nombre de su empresa en la lista de expositores y serán enlazados directamente a su página web. Este link le da al visitante la oportunidad de tener conocimiento de su empresa y de la línea de productos ofrecida antes de la exhibición. Si desea tener un link desde nuestra página web hacia su página web, por favor llene este formulario. Si, quisiera tener un link a la página web de mi empresa Dirección de la página web:___________________________________________________ www.agriflor.com 44 FORMULARIO 10 NO OBLIGATORIO Fecha Límite de Envío: 22 de agosto del 2014 - LINK PERSONALIZADO DE INVITACIÓN PARA CLIENTES - Por favor enviar antes del 22 de agosto del 2014 Attn.: Karina Moncayo Fax: +593-2-2448242 / 2270485 Departamento de Logística Celular: +593-9-84583203 E-mail: [email protected] Teléfono: +593-2-2270636 / 7 / 8 Empresa Stand # Persona de Contacto Al hacer click en este enlace el cliente irá directo al formulario de inscripción en línea que debe ser llenado y enviado de vuelta. Usted recibirá al correo electrónico indicado una copia del formulario que el cliente registró en línea. La feria Agriflor 2014 está abierta exclusivamente a los profesionales y está sujeto a nuestra política de admisión como se indica en el apartado 1.4 de este manual, cada registro será revisado y respondido directamente al solicitante. Los solicitantes de registro también deben tener 18 años o más para asistir a la feria. Si, me gustaría recibir eI link personalizado de invitación a clientes. Para recibir una copia del registro, favor indicar un único correo electrónico En caso de tener dudas o consultas adicionales por favor comuníquese con Jasper van Dijk a su e-mail: [email protected] www.agriflor.com 45 FORMULARIO 11 NO OBLIGATORIO Fecha Límite de Envío: 22 de agosto del 2014 - PUBLICIDAD EN EL RECINTO – Por favor enviar antes del 22 de agosto del 2014 Attn.: Karina Moncayo Fax: +593-2-2448242 / 2270485 Departamento de Logística Celular: +593-9-84583203 E-mail: [email protected] Teléfono: +593-2-2270636 / 7 / 8 Empresa Stand # Persona de Contacto Publicidad Exterior Medidas Precio Unitario USD 1 Valla Acceso Autopista 8,00 m. X 4,00 m. 4,800.00 2 Rótulo Entrada Principal 4,00 m. X 2,20 m. 3,600.00 Publicidad Interior Medidas 3 Banner Publicitario doble 2,15 m. X 1,00 m. 1,200.00 4 Tablero Señalizador (2 rotulaciones) 2,15 m. X 1,00 m. 600.00 Precio Unitario USD Total USD Total USD SUBTOTAL 12% IVA TOTAL Precios incluyen: Espacio, impresión e instalación están incluidos. El arte debe ser entregado por la empresa en CD con prueba de color. Firma de responsabilidad: Nombre: www.agriflor.com 46 FORMULARIO 12A OBLIGATORIO* Fecha Límite de Envío: 22 de agosto del 2014 - CONTRATOS CON OPCIÓN “CONSTRUCCIÓN DE STAND” Por favor enviar antes del 22 de agosto del 2014 Attn.: Karina Moncayo Fax: +593-2-2448242 / 2270485 Departamento de Logística Celular: +593-9-84583203 E-mail: [email protected] Teléfono: +593-2-2270636 / 7 / 8 Empresa Stand # Persona de Contacto Si usted contrató Espacio + Paquete de Construcción de Stand por favor proceda a llenar este formulario. 1. Cornisa horizontal Su stand requiere instalación de cornisa: Si No Por favor indique el texto / nombre de empresa que desea en su cornisa (EN MAYÚSCULAS): Después del 22 de agosto, el texto de la cornisa aparecerá de acuerdo a los contenidos del contrato que usted ha llenado. A partir del 22 de agosto, para cualquier cambio en el texto se cobrará una multa de USD 30.00 + 12% IVA Si decide desinstalar o reubicar la cornisa después del 22 de agosto, se cobrará una multa de USD 40.00 + 12% IVA 2. Alfombra (INCLUIDO) Su stand requiere alfombra standard (color gris): Si No ** Si desea otro color de alfombra, el mismo tiene un costo adicional de USD 15.00 por m², y lo puede solicitar a través del FORMULARIO 16 (página 52) 3. Mobiliario (INCLUIDO) Su stand requiere mobiliario standard: Si No El mobiliario standard incluye 1 mesa plástica y 3 sillas plásticas por stand standard de mínimo 9 m² (3 m² x 3 m²). 4. Accesorios extras para su stand (OPCIONAL) Si desea algun servicio o accesorio extra para su stand como: mobiliario especial, impresión de logos o pilares, le pedimos llene el formulario 16 (pagina 52) Este tipo de requerimientos se receptarán hasta el 22 de agosto. Después de esta fecha, cualquier solicitud será atendida directamente en feria en el “Centro de Servicio al Cliente de HPP Exhibitions Ecuador” en CEMEXPO, durante los días de montaje: domingo 28, lunes 29 y martes 30 de septiembre, en el horario de 08h00 a 20h00. A partir del 23 de agosto hasta el 4 de octubre, los precios estarán sujetos a un 50% de incremento y el costo correspondiente deberá ser cancelado en efectivo antes de acceder a la instalación del servicio. www.agriflor.com 47 FORMULARIO 12B OBLIGATORIO* Fecha Límite de Envío: 22 de agosto del 2014 - ACREDITACIONES DE CONSTRUCTORES DE STAND Por favor enviar antes del 22 de agosto del 2014 Attn.: Karina Moncayo Fax: +593-2-2448242 / 2270485 Departamento de Logística Celular: +593-9-84583203 E-mail: [email protected] Teléfono: +593-2-2270636 / 7 / 8 Es obligatorio que éste documento esté firmado tanto por la persona representante de la empresa expositora, como por el diseñador/constructor de stand. Éste documento debidamente completado y autorizado, deberá ser presentado en las puertas del recinto ferial para el acceso de los constructores de stand. Para la validez de éste formulario, el constructor de stand debe acercarse a las oficinas de HPP Ecuador, con los diseños estructurales de stand y presentarlos a Juan Pablo Camacho, Departamento de Logística, así mismo, en una corta entrevista se le explicará en detalle las reglas y regulaciones para construcción de los stands. Es necesario que todos los diseños de stand estén aprobados por el Departamento de Logística de HPP Ecuador. Empresa Expositora: Stand #: Persona de Contacto: Empresa diseñadora/constructora de stand: Persona de Contacto: Teléfono: Correo electrónico: Diseño Aprobado: (espacio debe ser firmado y sellado por el departamento de Logística de HPP) Al firmar este documento las partes aceptan las reglas y regulaciones para el montaje de la feria. Firma de responsabilidad empresa expositora: Firma de responsabilidad empresa constructora de stand: www.agriflor.com 48 FORMULARIO 13 NO OBLIGATORIO Fecha Límite de Envío: 22 de agosto del 2014 - PAQUETE CONSTRUCCIÓN DE STAND Por favor enviar antes del 22 de agosto del 2014 Attn.: Karina Moncayo Fax: +593-2-2448242 / 2270485 Departamento de Logística Celular: +593-9-84583203 E-mail: [email protected] Teléfono: +593-2-2270636 / 7 / 8 Empresa: Stand #: Persona de Contacto: Si usted no ha tomado la construcción de stand y desea hacerlo, por favor indíquelo en este formulario. Si, deseo tomar el paquete de construcción. 2 2 2 Area de Stand (m ) Precio por m 2 Total USD USD 65.00 SUBTOTAL 12% IVA TOTAL El paquete incluye: construcción básica del stand (panelería de fondo, lateral), alfombra gris, cornisa con nombre de la compañía y número del stand en letras autoadhesivas, 1 mesa, 3 sillas y 1 papelera, 1 spot de luz por cada 3 m² (incluye consumo eléctrico). El valor es de USD 65.00 x m² . Firma de responsabilidad:_____________________________________ Nombre:___________________________________________________ www.agriflor.com 49 FORMULARIO 14 NO OBLIGATORIO Fecha Límite de Envío: 22 de agosto del 2014 - SERVICIOS ELÉCTRICOS Por favor enviar antes del 22 de agosto del 2014 Attn.: Karina Moncayo Fax: +593-2-2448242 / 2270485 Departamento de Logística Celular: +593-9-84583203 E-mail: [email protected] Teléfono: +593-2-2270636 / 7 / 8 Empresa : Stand #: Persona de Contacto: ACCESORIOS ELÉCTRICOS PRECIO USD 1 Reflector ecualizador de 110 V. instalado 2 Tomacorriente doble 110 V. instalado - capacidad 1000 watts. 36.50 3 Acometida 110 V. (sin tomacorriente) - capacidad 1000 watts. 36.50 4 Acometida 220 V. (sin tomacorriente) - capacidad 2000 watts. 5 - material y mano de obra CANTIDAD TOTAL USD 17.50 75.00 Acometida 220 V. trifásica (sin to macorriente) 128.00 - capacidad 3000 watts. 6 Deodín de 500 watts instalado 42.00 7 Breaker de protección instalado (30 amperios) monofásico 13.00 8 Punto eléctrico sin material 13.00 9 Acometida especial superior de 6.000 a 10.000 watts. Incluye disyuntor y material 10 Acometida especial superior de 10.001 a 15.000 watts. Incluye disyuntor y material 730.00 11 Acometida especial superior de 15.001 a 20.000 watts. Incluye disyuntor y material 975.00 12 Acometida especial superior a 20.000 watts. Incluye disyuntor y material 485.00 1,400.00 SUBTOTAL 12% IVA TOTAL Estos precios INCLUYEN el consumo de electricidad. www.agriflor.com 50 FORMULARIO 15 NO OBLIGATORIO Fecha Límite de Envío: 22 de agosto del 2014 - INSTALACIÓN DE ESTRUCTURAS COLGANTES Por favor enviar antes del 22 de agosto del 2014 Attn.: Karina Moncayo Fax: +593-2-2448242 / 2270485 Departamento de Logística Celular: +593-9-84583203 E-mail: [email protected] Teléfono: +593-2-2270636 / 7 / 8 Empresa : Stand #: Persona de Contacto: Si necesita colocar estructuras o banners desde el techo del recinto ferial, es necesario saber cuántos puntos de cuelgue son necesarios para lo cual se cotizará por separado, por cada caso. Tome en cuenta que la altura máxima de estructuras colgantes como parte del diseño de stand es de 5,50 metros, alturas mayores son consideradas espacio publicitario aéreo y tendrá un costo mayor a lo normal. El diseño de la estructura debe ser aprobado por HPP y la cotización se la realizará en base al diseño y el peso de la estructura. Los diseños de las estructuras o medidas del banner deben ser enviados a Juan Pablo Camacho, Departamento de Logística, [email protected] Si, quisiera recibir cotización para colgar una estructura aérea en el recinto. Firma de responsabilidad:_____________________________________ Nombre:___________________________________________________ www.agriflor.com 51 FORMULARIO 16 NO OBLIGATORIO Fecha Límite de Envío: 22 de agosto del 2014 - ACCESORIOS EXTRAS PARA SU STAND Por favor enviar antes del 22 de agosto del 2014 Attn.: Karina Moncayo Fax: +593-2-2448242 / 2270485 Departamento de Logística Celular: +593-9-84583203 E-mail: [email protected] Teléfono: +593-2-2270636 / 7 / 8 Empresa : Stand #: Persona de Contacto: COMPLEMENTOS M-1 M-2 M-3 M-4 L-1 L-2 L-3 L-4 AC-1 AC-2 AC-3 AC-4 P-1 P-2 P-3 MOBILIARIO Mesa de negociación 1m.x1m.x 0,75 m.(alto) Mesa coctelera 0,60 m. diámetro x 1 m. (alto) Silla baja Silla coctelera LOGOS Logo cuadrado en la cornisa 0,20 m.(alto) x 0,20 m.(ancho) Logo rectangular en la cornisa 0,20 m. (alto) hasta 0,50 m. (ancho) Logo en la panelería 1 m.de alto x 1 m. de ancho Logo en la panelería hasta 2,40 m. de alto x 1 m. de ancho ALFOMBRA OTRO COLOR Azul oscuro Verde claro Verde oscuro Rojo PILARES o PODIUMS Pilar de 0,50 m. x 0,50 m. x 0,50 m. Pilar de 0,50 m. x 0,50 m. x 0,75 m. Pilar de 0,50 m. x 0,50 m. x 1 m. PRECIO USD TOTAL USD CANTIDAD 90.00 130.00 30.00 55.00 30.00 40.00 80.00 120.00 15.00 15.00 15.00 15.00 ( ( ( ( 2 )metros 2 )metros 2 )metros 2 )metros 75.00 95.00 125.00 SUBTOTAL 12% IVA * Disponible hasta agotar stock. * El alquiler de accesorios extras es por los 4 días del evento. TOTAL Firma de responsabilidad:_____________________________________ Nombre:___________________________________________________ www.agriflor.com 52 FORMULARIO 17 NO OBLIGATORIO Fecha Límite de Envío: 22 de agosto del 2014 - LIMPIEZA DE STAND Por favor enviar antes del 22 de agosto del 2014 Attn.: Karina Moncayo Fax: +593-2-2448242 / 2270485 Departamento de Logística Celular: +593-9-84583203 E-mail: [email protected] Teléfono: +593-2-2270636 / 7 / 8 Empresa : Stand #: Persona de Contacto: Si usted desea contratar el servicio de limpieza para su stand, por favor llene este formulario. La limpieza de stands se realizará solo para aquellas empresas que hayan solicitado este servicio. El costo de este servicio es de USD 6.00 + 12% IVA por metro cuadrado por los 4 días de la exhibición (miércoles 1 al sábado 4 de octubre) Si, quisiera ordenar Servicio de Limpieza para mi stand. 2 Area de Stand (m ) Precio por m Total USD 2 USD 6.00 SUBTOTAL 12% IVA TOTAL Firma de responsabilidad:_____________________________________ Nombre:___________________________________________________ www.agriflor.com 53 FORMULARIO 18 NO OBLIGATORIO Fecha Límite de Envío: 22 de agosto del 2014 - RESERVA CUARTOS FRIOS Por favor enviar antes del 22 de agosto del 2014 Attn.: Karina Moncayo Fax: +593-2-2448242 / 2270485 Departamento de Logística Celular: +593-9-84583203 E-mail: [email protected] Teléfono: +593-2-2270636 / 7 / 8 Empresa : Stand #: Persona de Contacto: Por favor tome en cuenta los siguientes requisitos para la marcación de las cajas: • Número de Stand • Nombre de la Empresa • Producto • Tipo de Empaque Si las cajas no han sido marcadas como se solicitan, no serán aceptadas en los cuartos fríos. Si, quisiera reservar espacio en los cuartos fríos. Tipo de Cajas Número de Cajas FULL BOX (FB) HALF BOX (HB) QUARTER BOX (QB) Tome en cuenta que los cuartos fríos deben desocuparse el día sábado 4 de octubre, a las 12h00 del medio día. Las flores o material vegetal que permanezcan en los camiones después del horario estipulado, será desechado sin notificación alguna al expositor. *El servicio es gratuito sólo para el número de cajas que se indique en este FORMULARIO hasta el 22 de Agosto. www.agriflor.com 54 FORMULARIO 19 NO OBLIGATORIO Fecha Límite de Envío: 22 de agosto del 2014 - TICKETS PARA “AGRIFLOR CELEBRATION” Por favor enviar antes del 22 de agosto del 2014 Attn.: Karina Moncayo Fax: +593-2-2448242 / 2270485 Departamento de Logística Celular: +593-9-84583203 E-mail: [email protected] Teléfono: +593-2-2270636 / 7 / 8 Empresa : Stand #: Persona de Contacto: Los tickets para la celebración oficial de la exhibición tienen un costo de USD 75.00 + 12% IVA, por persona. Incluye bebidas y comida. Le recomendamos adquirir sus entradas a tiempo, pues existe disponibilidad limitada. Si, deseo obtener tickets para la celebración oficial de la exhibición. Cantidad de tickets Precio unitario Total USD USD 75.00 SUBTOTAL 12% IVA TOTAL Firma de responsabilidad:_____________________________________ Nombre:___________________________________________________ www.agriflor.com 55 8. DIRECTORIO DE EMPRESAS DE SERVICIOS VARIOS DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN DE STANDS www.agriflor.com 56 DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN DE STANDS Empresa: Persona de Contacto: Dirección : Teléfono: Celular: E-mail: Empresa: Persona de Contacto: Dirección : Celular: E-mail: EXPOFAST Arq. Erich Quass Av. Eugenio Espejo OE10-196(Miravalle, camino a Nayón) Quito - Ecuador +593-2-2889567 / +593-2-2889476 / +593-2-2899150 +593-9-98925479 [email protected] / [email protected] CEMEXPO Arq. Iván Zarsosa Alvear Autopista Manuel Cordova Galarza Km. 9. Quito - Ecuador +593-9-99900895 [email protected] ESPUMA FLORAL OASIS Empresa: Persona de Contacto: Dirección : Teléfono: Celular: E-mail: Oasis Floralife Sr. Ernesto Fonseca Km 2 Vía Funza – Siberia. Parque Industrial La Argelia, manzana B Bodega 4. Funza, Cundinamarca - Colombia. +57 -1- 8215652 +57-321- 4525156 [email protected] Durante la fase de montaje de arreglos florales, Floralife tendrá a la venta el producto de oasis. PRODUCCIÓN DE MATERIALES DE PROMOCIÓN E IMPRENTA: Empresa: Persona de Contacto: Dirección : Teléfono: Celular: E-mail: Artes Gráficas Señal Sra. Pilar Pesantez Isla Seymour N41-213 y Floreana. Quito - Ecuador + 593 -2-2452658 / + 593 -2-2454925 + 593 -9-99550851 [email protected] FLOREROS: Empresa: Persona de Contacto: Dirección : Teléfono: Celular: E-mail: Comercial S&M Sr. Sergio Ascuntar Río de Janeiro Oe3-217 y Uruguay. Quito - Ecuador + 593-2-2547060 + 593 -9-99903559 [email protected] www.agriflor.com 57