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CorporatE Identity Manual
DAs Erscheinungsbild der
Buchhaltungsagentur des bundes (BHAG)
VERSION 1.2
stand: 01.07.2014
Inhaltsverzeichnis
Einleitung
4
Das Unternehmen
Unsere Kunden - Unsere Leistungen
Kompetente, verlässliche Betreuung
Gesetzliche Grundlagen - Transparente Verrechnung
Kosten und Leistungen
Corporate Philosophy
Corporate Communications
Corporate Wording
Corporate Behavior
Corporate Design
Corporate Image
6
6
6
7
7
7
8
9
9
10
10
Das Logo
Das Logo als Wort-Bild-Marke
Die Bild-Marke
Die Wort-Marke
Die Wort-Bild-Marke
Das Wertedreieck
Corporate Color
Logo - Größe
Logo - Positionierung
Einsatz abgeänderter Logogröße
Logo der Buchhaltungsagentur/Amt der Buchhaltungsagentur
13
13
13
14
14
14
15
16
16
16
17
Typographie
Standardschrift
Sonderschrift
Seitenzahlen
Fließtexte, Hervorhebungen und Überschriften
Anführungszeichen
Abkürzungen
Abkürzung von Titeln
Absätze
Firmenname
Adresse
Telefon- und Faxnummer
Web- und Mailadresse
Signatur im externen Mailverkehr
19
20
20
20
20
20
21
21
21
22
22
22
22
23
2
Inhaltsverzeichnis
Abwesenheitsassistent im Mailverkehr
23
Druckvorlagen
Briefe
Kurzmitteilung
PowerPoint
Türschilder
Protokoll
Dokumentationen
Handbuch
Personalformulare
Weitere Formulare
Hinweisschilder
Visitenkarte
Grußkarte
Briefpapier für den Geschäftsführer
Kuverts
Notizblock
Präsentationsmappe
24
24
26
27
28
29
30
31
32
33
33
34
35
35
35
38
39
Stempelvorlagen
Eingangsstempel
Firmenstempel - Standort
40
40
40
Dienstausweis
41
Publikationen
Folder
Geschäftsbericht
42
42
43
Kontakt
44
3
Einleitung
Dieses Handbuch wurde erstellt, um allen Mitarbeiterinnen
und Mitarbeitern die Anwendung der Corporate Identity der
Buchhaltungsagentur des Bundes zu erleichtern. Weiters wird mit
diesem Handbuch der Öffentlichkeit das Erscheinungsbild des
Unternehmens beschrieben und näher gebracht.
Zur Schaffung einer unverwechselbaren Identität ist es uns
wichtig, dass wir in allen unseren Handlungen durch das Corporate
Identity (Corporate Design, Corporate Behavior, Corporate
Communikation) stimmig wahrgenommen werden.
Die Identität eines Unternehmens wird als Corporate Identity
bezeichnet.
Die Corporate Identity gliedert sich in drei Hauptbereiche:
•
4
Corporate Design
sichtbarer Bereich; ist das visuelle, geschlossene Erscheinungsbild. Darunter versteht man unter anderem das Logo,
die Farbzusammenstellung, die Briefbögen, die Visitenkarten,
die Dienstausweise.
einleitung
•
Corporate Behavior
unsichtbarer Bereich; ist das schlüssige Verhalten des
Unternehmens mit seinen Auswirkungen. Es beschreibt
das Verhalten gegenüber der Öffentlichkeit und den Anspruchsgruppen (Kunden, Lieferanten, Partnern und Mitarbeitern).
•
Corporate Communikation
sicht-/unsichtbarer Bereich; ist das kommunikative Verhalten des Unternehmens und zwar nach innen sowie auch
nach außen. Corporate Communikation findet bei Werbemaßnahmen, der Öffentlichkeitsarbeit, aber auch bei der
unternehmensinternen Kommunikation Anwendung.
Jeder dieser drei Hauptbereiche gliedert sich in weitere
Teilbereiche, die in sich schlüssig sein müssen und die Identität
und das Image des Unternehmens prägen.
Das Corporate Image gehört nicht zur Corporate Identity. Es
zeigt das Fremdbild des Unternehmens und die Wirkung ihrer
Leistungen.
Wird die Wort-Bild-Marke der Buchhaltungsagentur von externer Stelle benötigt, so weisen wir darauf hin, dass diese
markenrechtlich geschützt ist.
Sie darf nur dort verwendet werden, wo die Buchhaltungsagentur
des Bundes als Absender bzw. Urheber auftritt oder eine schriftliche
Genehmigung der Kommunikationskoordination vorliegt.
Die im Manual abgebildeten Beispiele sind nicht als Druckvorlagen
geeignet. Vorlagen finden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
ausschließlich im Intranet.
Dieses Handbuch wird laufend ergänzt. Bei speziellen Anforderungen wenden Sie sich bitte an die Kommunikationskoordination.
5
Das Unternehmen
Einzigartig - die Buchhaltungsagentur des Bundes ist eine
zentrale Serviceeinheit in Österreich. Vor einigen Jahren wurde
die Buchhaltung des Bundes noch von 32 verschiedenen, von
einander unabhängigen Organisationseinheiten durchgeführt.
Im Jahr 2004 erfolgten die Zusammenführung der Buchhaltungsaufgaben und die Ausgliederung in die Buchhaltungsagentur. Die zentrale Wahrnehmung der Buchhaltungsaufgaben
ermöglichte eine deutliche Effizienzsteigerung. Jährlich werden
mehr als 3,4 Millionen Buchungen mit einem Volumen von rund
143,5 Milliarden Euro durchgeführt. Die Buchhaltungsagentur
beschäftigt rund 600 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Unsere Kunden – Unsere Leistungen
Zu unseren Kunden zählen sämtliche Bundesministerien, die
obersten Organe sowie die vom Bund verwalteten Rechtsträger,
wie beispielsweise das Arbeitsmarktservice, der Nationalfonds
und der allgemeine Entschädigungsfonds. Die gesetzliche
Verpflichtung der Kunden, die Buchhaltungsaufgaben von der
Buchhaltungsagentur durchführen zu lassen, ist für uns ein
besonderer Auftrag.
Wir betreuen das Rechnungswesen aller anweisenden Organe
sowie der in Umstellung befindlichen Kassen und deren
Jahresabschlussarbeiten. Die Buchhaltungsagentur führt
auch regelmäßig Nachprüfungen über die Geld-, Wertpapierund sonstigen Sachenverrechnung des Bundes durch.
Weiters erbringt die Buchhaltungsagentur für viele Kunden
Zusatzleistungen, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der
Haushaltsverrechnung stehen, aber nicht Teil der gesetzlich
übertragenen Kernleistungen sind.
Kompetente, verlässliche Betreuung
Wir bieten österreichweit kompetente und verlässliche
Ansprechpartner, die eine fachkundige Beratung und Unterstützung gewährleisten. Um unsere Kunden bestmöglich
betreuen zu können, stehen für jeden Kunden Ansprechpartner
(Key-Account-Manager) zur Verfügung. Eine flächendeckende
Bereitstellung aller Leistungen ermöglicht unsere regionale
Aufbaustruktur, da neben dem Hauptsitz in Wien noch weitere
Geschäftsstellen in Graz (mit einer Abteilung in Klagenfurt),
Linz (mit einer Abteilung in Salzburg) sowie in Innsbruck (mit
einer Abteilung in Feldkirch) eingerichtet sind.
6
Das Unternehmen
Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verfügen über ein
einzigartiges Fachwissen und langjährige Erfahrungen im
öffentlichen Rechnungswesen. Sie tauschen ihre Erfahrungen
untereinander aus, um eine möglichst einheitliche und
kostengünstige Lösung für alle Kunden anbieten zu können.
Gesetzliche Grundlage – Transparente Verrechnung
Die gesetzliche Grundlage bildet das Gesetz zur Errichtung
der Buchhaltungsagentur (BHAG-G, BGBl. 37/2004 igF). Die
Leistungserbringung durch die BHAG sowie die zu leistenden
Entgelte der Kunden basieren auf einem Rahmenvertrag
zwischen der Republik Österreich, vertreten durch die
Bundesministerin/den Bundesminister für Finanzen, und der
Buchhaltungsagentur des Bundes.
Die Rahmenbedingungen zur Erfüllung der Buchhaltungsaufgaben finden sich im Bundeshaushaltsgesetz 2013 (BHG
2013, BGBl. 139/2009) sowie in der Bundeshaushaltsverordnung
2013 (BHV 2013, BGBl. 266/2010).
Kosten unserer Leistungen
Die Buchhaltungsagentur ist nicht auf Gewinn ausgerichtet,
sondern verrechnet ihre Leistungen aufgrund einer transparenten Preisgestaltung nach dem Kostendeckungsprinzip.
Corporate Philosophy (Unsere Philosophie)
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind stets bemüht, die
Werte in den Arbeitsalltag bestmöglichst zu integrieren und im
Unternehmen zu leben. Die drei Wertbegriffe „KOMPETENT,
VERLÄSSLICH, TRANSPARENT“ werden in einem Wertedreieck dargestellt.
7
Das Unternehmen
Unter den Wertbegriffen verstehen wir:
Kompetent
•
Fachkompetenz durch laufende Aus- und Weiterbildung
•
Veränderungsbereitschaft aufgrund interner und externer
Anforderungen
Verlässlich
•
Verantwortung dem Unternehmen, den Kunden und den
Mitarbeitern gegenüber
•
Erreichen der Unternehmensziele unter Berücksichtigung
von Gerechtigkeit und Menschlichkeit
Transparent
•
Nachvollziehbarkeit aller unserer Entscheidungen und
Maßnahmen
•
Offene, zeit- und zielgerechte Kommunikation und Information
Corporate Communications (Unsere Kommunikation)
In der Buchhaltungsagentur wird zwischen interner und externer
Kommunikation unterschieden.
Die interne Kommunikation wird durch die im Unternehmen
vorherrschende Sprache beeinflusst. So wird besonderer Wert
auf einen guten Umgangston untereinander gelegt.
Die interne Kommunikationsstruktur ist hierarchisch aufgebaut.
Grundsätzlich ist die Informationsweitergabe top - down, in Form
von Jourfixes geregelt. Über diese Jourfixes werden Protokolle
verfasst, um ein jederzeitiges Nachlesen sicherstellen zu
können.
Zusätzlich gibt es für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das
Intranet, welches alle wichtigen und informativen Bereiche
des Unternehmens abdeckt. Vierteljährlich erscheint ein
Newsletter (Mitarbeiterzeitung) sowohl in Papier- als auch
in elektronischer Form. Teil der internen Kommunikation sind
auch Veranstaltungen, wie zum Beispiel Betriebsausflüge,
8
Das Unternehmen
Weihnachts- und Jubiläensfeiern.
Die Basis der externen Kommunikation ist die Öffentlichkeitsarbeit (PR), welche sich das Ziel gesetzt hat, in der Öffentlichkeit
die Akzeptanz und das Vertrauen in die Buchhaltungsagentur
zu fördern und zu festigen.
Dafür werden verschiedene Medien, wie zum Beispiel Homepage, Folder, Unternehmenspräsentation usw. eingesetzt.
Neben dem jährlichen Geschäftsbericht erhalten auch viele
unserer Kunden den vierteljährlich erscheinenden Newsletter.
Weiters
sollen
durch
Kundenveranstaltungen
und
Pressekontakte die Leistungen und die Geschäftsfelder des
Unternehmens der Öffentlichkeit näher gebracht werden.
Publikationen und Äußerungen zum Unternehmen (zum Beispiel
in Social Networks) dürfen nur nach erteilter Genehmigung
erfolgen.
Corporate Wording (Unsere Sprache)
Die Sprache ist uns sehr wichtig. Ob gesprochen, gedacht,
geschrieben oder als Textbaustein vorgegeben.
Bei uns findet das KISS-Prinzip (Keep it short & simple)
Anwendung. Dies bedeutet, eine kurze und leicht verständliche
Sprache wird verwendet.
Corporate Behavior (Unser Verhalten)
Wir unterscheiden im Unternehmensverhalten
internem und externem Verhalten.
zwischen
Im
internen
Verhalten
spielt
das
Führungsund
Kooperationsverhalten eine große Rolle. Vorgesetzte
sollen eine Vorbildfunktion erfüllen. Zielvereinbarungen
und Weiterbildungsmaßnahmen werden gemeinsam mit
den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern jährlich in den
Mitarbeitergesprächen festgelegt. Uns ist es besonders
wichtig, dass sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit dem
Unternehmen identifizieren.
9
Das Unternehmen
Das externe Verhalten beinhaltet den Umgang mit den Kunden
und der Öffentlichkeit. Dabei wird besonderer Wert auf einen
freundlichen Ton gelegt.
Corporate Design (Unsere Visualisierung)
Unser Corporate Design ist die Gesamtheit aller bewusst
beeinflussten, visuell wahrnehmbaren Erscheinungsformen.
Zur Schaffung einer unverwechselbaren Identität unseres Unternehmens ist es wichtig, bestimmte Stilelemente zu definieren,
die sich, wie das Logo, in den unterschiedlichen Anwendungen
wiederfinden.
Grundelemente sind unter anderem:
•
•
•
•
Farben
Formen
Schrift
Sprache
Corporate Image (Unser Image)
Das Corporate Image beschreibt ein Bild, welches in der
Öffentlichkeit über das Unternehmen besteht.
Dazu gehören Informationen, Äußerungen von Medien,
Gerüchte, aber auch Vorurteile. Viele externe Faktoren
beeinflussen das Corporate Image. Seitens des Unternehmens
kann man darauf oft nur indirekt einwirken.
Wir unterscheiden zwischen einem internen und einem externen
Unternehmensimage.
Das
interne
Unternehmensimage
repräsentiert
die
Unternehmenskultur und ist geprägt durch unsere Wertbegriffe,
Normen und Denkweisen.
Das externe Unternehmensimage spiegelt die Wahrnehmung
des Unternehmens und der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
von außen (z.B. Öffentlichkeit, Kunden) wider. Diese ist auch
abhängig vom branchenüblichen Auftreten.
10
Das Unternehmen
Eines unserer Ziele ist es, dass das Selbst- und das Fremdbild
eine bestmögliche Übereinstimmung finden.
Die Berufssparte der Buchhalter befindet sich gesellschaftlich
gesehen im Umfeld von Steuerberatern und Bankangestellten.
Diese Berufsgruppe ist eng mit einem charakteristischen
Erscheinungsbild verbunden.
Deshalb legen auch wir, neben einem kundenorientierten
Auftreten auch besonderen Wert auf ein gepflegtes und adrettes
Aussehen. Bei uns sind daher unter anderem sichtbare, auffallende Piercings und Tattoos (z.B. Lippe, Augen, Zunge, Nase
und Hände) nicht erwünscht.
Unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist bekannt, dass
sie entscheidend am Image des Unternehmens mitwirken.
11
12
Das Logo
Das Logo zeigt eine von der Spitze aus betrachtete
Pyramide. Ihre unterschiedlich hellen Seiten erinnern an eine
Metalloberfläche. Die Kombination von Pyramide und Metall
mutet hochwertig an.
Die Wertbegriffe sind so dargestellt, dass sie auch bei starker
Verkleinerung noch lesbar bleiben.
Im Logo wird das Symbol des Wertedreiecks alleine, ohne die
drei Wertbegriffe abgebildet. Zur prägnanteren Darstellung und
zur Unterscheidbarkeit von anderen Dreiecksmarken steht das
Wertedreieck im Logo im Mittelpunkt einer weißen Kreisscheibe,
die sich auf einem grau verlaufenden Balken befindet.
Das Logo als Wort-Bild-Marke
Das Logo der Buchhaltungsagentur besteht aus zwei
gestalterischen Elementen. Dem Wertedreieck in einer weißen
Kreisscheibe und dem grau verlaufenden Balken als BildMarke und dem Schriftzug „Buchhaltungsagentur des Bundes“
einschließlich Bundesadler als Wort-Marke.
Die Wort-Bild-Marke wurde unter der Registriernummer
253643 vom 12. November 2009 gemäß Markenschutzgesetz
geschützt.
Die Bild-Marke
13
Das Logo
Die Wort-Marke
Die Wort-Bild-Marke
Wertedreieck
14
Das Logo
Corporate Color
Die Corporate Colors ergeben sich aus den verwendeten Logofarben. Obwohl die Farbe Grau in verschiedenen Farbsystemen
eigens definiert wurde, besteht immer die Möglichkeit, dass
farbliche Abweichungen auftreten können. Dies ist abhängig
vom Material (z.B. Papiersorte) und des eingesetzten Druckmediums, die die Wirkung und Farbkraft beeinflussen können.
Wir empfehlen deshalb die Farbe jeweils zu kontrollieren und
beispielsweise mit einem Probedruck abzustimmen.
DUNKELGRAU
PANTONE
CMYK
RGB
HSB
#
424 c
0 / 0 / 0 / 60
135 / 136 / 138
218 / 1 / 54
87888A
MITTELGRAU
PANTONE
CMYK
RGB
HSB
#
422 c
0 / 0 / 0 / 30
198 / 199 / 200
208 / 0 / 78
C6C7C8
HELLGRAU
PANTONE
CMYK
RGB
HSB
#
420 c
0 / 0 / 0 / 10
236 / 237 / 237
179 / 0 / 92
ECEDED
BLAU
PANTONE
CMYK
RGB
HSB
#
5435 c
38 / 23 / 14 / 0
170 / 185 / 201
210 / 15 / 78
AAB9C9
15
Das Logo
Logo - Größe
Die Basisgröße unseres Logos hat eine Breite von 7,0 cm und
eine Höhe von 2,5 cm und wird im A4 Format verwendet. Dies
entspricht 100 Prozent. Je nach verwendeter DIN-Größe kann
sich auch die Größe des Logos ändern.
7,0
2,5
A3
12,5
A47,0
A57,0
A67,0
Quartformat
7,0
Visitenkarte
4,6
PowerPoint Präsentation
7,0
Aufkleber groß
14,0
Aufkleber mittel
9,5
Aufkleber klein
7,0
Folder7,0
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
4,5
2,5
2,5
2,5
2,5
1,5
2,5
5,0
3,5
2,5
2,5
cm
cm
cm
cm
cm
cm
cm
cm
cm
cm
cm
Logo - Positionierung
Das Logo der Buchhaltungsagentur befindet sich auf Druckvorlagen nur auf der ersten Seite rechts oben. Der Abstand vom
Papierrand beträgt von oben 1,2 cm und von rechts 1,5 cm.
Einsatz abgeänderter Logogröße
Soll das Logo der Buchhaltungsagentur in einer Sonderform
eingesetzt werden, so ist die schriftliche Zustimmung der Arbeitsgruppe Kommunikation einzuholen.
16
Das LOGO
Logo Buchhaltungsagentur
Organisationshinweise werden über die Signatur bekannt-gegeben Deshalb wird nur das Originallogo verwenden.
Die Zuordnung in der direkten Dienstleistung auf den
betreffenden Standort erfolgt über die Adresse in der Fußzeile.
Amt der Buchhaltungsagentur
Schreiben für das Amt der Buchhaltungsagentur haben ein
abweichendes Logo. Für diese Schreiben ist nachstehendes
Logo zu verwenden.
17
18
Typographie
Standardschrift
Für die Buchhaltungsagentur wurde als Standardschrift Arial
gewählt. In sämtlichen Druckvorlagen wird ausschließlich diese Schrift in Regular (Normal), Italic (Kursiv) und Bold (Fett)
eingesetzt. Die Schriftgröße ist mit 11 pt festgelegt.
In der Standardschrift verfasste Dokumente, wie zum Beispiel
Powerpoint-Präsentationen und schriftliche Erledigungen sollten elektronisch außerhalb des Unternehmens ausschließlich
im pdf-Format (Adobe Acrobat) digitalisiert weitergegeben werden.
Durch den Einsatz der Systemschrift Arial ist auch sichergestellt, dass jede Weiterbearbeitung problemlos erfolgen kann.
Weitergeleitete Dokumente können unabhängig vom Betriebssystem richtig formatiert, gelesen und bearbeitet werden.
Der Zeilenabstand ist mit 1,5-zeilig (bei Briefen mit 1,0)festgelegt. Brieftexte werden linksbündig geschrieben.
Arial
Regular (Normal)
Fließtext
Arial
Italic (Kursiv)
Auszeichnung innerhalb
eines Fließtextes
Abcdefghijklmnopqrstuvwxyz
ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
1234567890!Ҥ$%&/()=?@
Abcdefghijklmnopqrstuvwxyz
ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
1234567890!Ҥ$%&/()=?@
Arial Bold (Fett) Abcdefghijklmnopqrstuvwxyz
Überschriften ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
1234567890!Ҥ$%&/()=?@
SCHWARZ
PANTONE
CMYK
RGB
HSB
#
426c
0 / 0 / 0 / 100
26 / 23 / 27
279 / 15 / 11
1a171b
19
Typographie
Sonderschrift
Für persönliche Schreiben des Geschäftsführers, den Geschäftsbericht, die Unternehmenspräsentation, Folder und
spezielle Präsentationen der BHAG kann die Schrift Agfa Rotis
Sans Serif Regular (Normal), Italic (Kursiv) und Bold (Fett) eingesetzt werden. Die Schriftgröße ist mit 12 pt festgelegt.
Abcdefghijklmnopqrstuvwxyz
ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
1234567890!Ҥ$%&/()=?@
Agfa Rotis Sans Serif
Regular (Normal)
Fließtext
Abcdefghijklmnopqrstuvwxyz
ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
1234567890!Ҥ$%&/()=?@
Agfa Rotis Sans Serif
Italic (Kursiv)
Auszeichnung innerhalb
eines Fließtextes
Abcdefghijklmnopqrstuvwxyz
ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
1234567890!Ҥ$%&/()=?@
Seitenzahlen
Bei mehrseitigen Dokumenten hat im rechten Bereich der Fußzeile eine Seitenangabe zu erfolgen. Die Seitenangabe auf der
ersten Seite hat zu unterbleiben.
Fließtexte, Hervorhebungen und Überschriften
Für den normalen Fließtext kommt Arial in der Schriftgröße 11
zum Einsatz. Für Hervorhebungen steht innerhalb eines Textes
Arial Kursiv zur Verfügung. Überschriften werden in Arial Fett
geschrieben.
Nach Möglichkeit sollte auf Hervorhebungen, wie fett innerhalb
eines Fließtextes, Worte gesperrt, SATZTEILE IN VERSALIEN
GESCHRIEBEN oder Unterstreichungen verzichtet werden.
Der Einsatz derartiger Stilmittel sollte sich auf jeden Fall auf
ein Mindestmaß beschränken.
Anführungszeichen
Anführungszeichen werden nicht zur Hervorhebung von
Textstellen verwendet, sondern nur zur Kennzeichnung von
20
Agfa Rotis Sans Serif
Bold (Fett)
Überschriften
Typographie
Zitaten eingesetzt. Auszeichnungen im Fließtext erfolgen ausschließlich in kursiver Schrift.
In deutschen Texten werden Hervorhebungen von ganzen
Sätzen sowie einzelnen Wörtern mit Anführungszeichen
unten und oben gekennzeichnet. Dies gilt auch für einzelne
Anführungszeichen „Text“. Bei englischen Texten werden
englische Quotationmarks gesetzt “Text“.
Abkürzungen
Abkürzungen, wie zum Beispiel Str. Tel. u.a. sollten im Fließtext
grundsätzlich vermieden werden. Sie hemmen in der Regel den
Lesefluss und sparen kaum Platz.
Abkürzung von Titeln
Abkürzungen werden nach dem Österreichischen Amtskalender
und ohne Setzung eines Punktes durchgeführt.
Ausnahme: Titel bei weiblichen Personen.
Titel (akademische Titel, Amts- und Berufstitel) stehen in
deutschen Texten vor dem Namen. Daraus ergibt sich die
Reihenfolge Amtstitel, Berufstitel, Titel, Vorname, Zuname.
Internationale Titel (z.B. MBA) werden dem Namen nachgestellt:
Vornamen, Zuname, Titel.
Um eine konsistente Schreibweise der Titel zu gewährleisten,
werden beispielhaft Abkürzungen angeführt:
DI oder Dipl-Ing
MinR
DrADir
MagHR
Dipl-JurRgR
Bei weiblichen Personen ist beim Titel entweder das
hochgestellte „in“ bzw. „a“ zu verwenden (z.B. Drin, Maga, MinRin
usw.) oder die Endung der Abkürzung anzuhängen. Endet die
Titelabkürzung mit einem Kleinbuchstaben, so ist in diesen
Fällen ein Punkt zu setzen (z.B. Dr.in, Mag.a, MinRin usw.).
Absätze
Ein neuer Absatz sollte immer durch eine Leerzeile
gekennzeichnet werden. Zumindest ist ein größerer Abstand
zum vorhergehenden Absatz zu wählen.
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Typographie
Einfache Zeilenumbrüche stören den Textfluss und hemmen
daher die Lesbarkeit.
Firmenname
Innerhalb des Fließtextes kann der Unternehmensname Buchhaltungsagentur des Bundes ausgeschrieben stehen. Kommt
in einem Text der Unternehmensname mehrmals vor, so kann
nach der ersten Nennung in Klammer die Abkürzung (BHAG)
gesetzt werden. Weitere Namensnennungen sind dann mit
BHAG abzukürzen.
Adresse
Die Adresse der Buchhaltungsagentur des Bundes wird wie
folgt geschrieben:
Buchhaltungsagentur des Bundes
Dresdner Straße 89
1200 Wien
Telefon- und Faxnummer
Im nationalen Einsatz werden Telefon- und Faxnummern ohne
österreichische Auslandsvorwahl geschrieben. Falls Telefonund Faxnummer gemeinsam angeführt werden, sind die
Nummern mit Tabulatoren auszurichten.
Tel Fax
0 505 06 - DW
0 505 06 - DW
Web- und Mailadresse
Web- und Mailadressen, die nicht in einer Zeile Platz
haben, laufen über mehrere Zeilen. Auf keinen Fall sollten
Trennungsstriche an den Umbruchstellen eingefügt werden.
Umbrüche erfolgen wenn möglich bei / @ oder nach
Bindestrichen bei Doppelnamen.
Innerhalb eines Textes sollte die Hervorhebung in kursiver
Schrift erfolgen. Steht eine Web- oder Mailadresse am Ende
eines Satzes, so kann auf das Satzzeichen verzichtet werden.
Als Beispiel www.buchhaltungsagentur.gv.at bzw.
[email protected]
22
Typographie
Signatur im externen Mailverkehr
Im externen Mailverkehr ist auf die korrekte Signatur zu achten.
Um ein einheitliches Aussehen im Mailverkehr gegenüber
unseren Kunden zu erzielen, ist beispielhaft folgende Signatur
(11 oder 9 pt) zu verwenden:
Mit freundlichen Grüßen
(i. A., i. V., ppa.) Vorname Zuname
-----------------------------------------------------------------Vorname Zuname
Organisation (z.B.Bereich)
Funktion und bzw. nur Abteilung
Buchhaltungsagentur des Bundes
1200 Wien, Dresdner Straße 89
Tel.: 0 505 06 - DW
Mobil: 0 664 - 801 88 - DW
Fax: 0 505 06 - DW
Mail: [email protected]
www.buchhaltungsagentur.gv.at
-----------------------------------------------------------------Gemäß IKS (Internes Kontrollsystem) der BHAG hat, bei einer
externen Fertigung im Namen der BHAG, der entsprechende
Unterschriftenzusatz vor dem Namen zu erfolgen.
Auf die Anführung der Titel kann verzichtet werden.
Abwesenheitsassistent im Mailverkehr
Im Falle einer Abwesenheit ist der Abwesenheitsassistent im
GroupWise zu aktivieren. Dieser soll folgenden Text beinhaltet:
Ich bin vom/am **.**.**** bis **.**.**** nicht im Büro. Ich
werde Ihre Nachricht nach meiner Rückkehr beantworten. In
dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Vertretung.
Frau/Herr Vorname Zuname
Tel.: 0 505 06 - DW
Mobil: 0 664 - 801 88 - DW
Mail: [email protected]
Signatur
23
DruckVorlagen
In den nachstehenden Punkten werden Vorlagen beschrieben,
die in der Buchhaltungsagentur des Bundes zum Einsatz
kommen. Alle diese Vorlagen stehen den Mitarbeiterinnen und
Mitarbeitern im Intranet zur Verfügung.
Briefe
Das einheitliche Aussehen von Briefen ist von großer
Bedeutung. Im Intranet werden Briefvorlagen zum Download
zur Verfügung gestellt.
Die Vorlagen enthalten in der Kopfzeile das Logo und drei Linien
(Ausrichtung nach unten). Darunter folgen linksbündig der
Empfänger und rechtsbündig die Sachbearbeiterdaten sowie
Ort und Datum. Der Betreff und der Fließtext sind linksbündig
ausgerichtet und haben einen Zeilenabstand 1.0. Der Brief
endet mit dem Namen des Unterzeichners (Signatur laut IKS).
Die Fußzeile enthält drei Linien (Ausrichtung nach oben) sowie
den Firmenwortlaut, die Anschrift, die Bankverbindung, die
UID-Nr., die Firmenbuchnummer und den Gerichtsstand.
Unterschieden wird zwischen direkten Dienstleistungen an den
Kunden, Dienstleistungen im Auftrag des Kunden an Dritte und
Dienstleistungen der BHAG selbst.
Briefe werden, wenn möglich, persönlich unterschrieben.
Dies verleiht dem Schreiben eine persönliche Note. Bei aus
elektronischen Systemen erstellten Briefen und bei Massensendungen wird eine digitale Unterschrift verwendet.
Bei mehrseitigen Schreiben sind das Logo der Buchhaltungsagentur des Bundes und die Angaben in der Fußzeile nur auf
der ersten Seite zu verwenden. Die Striche in der Kopf- und
Fußzeile sind auch Teil der Folgeseiten. Sämtliche Briefvorlagen
können im Intranet der BHAG, unter Formulare und Anträge,
heruntergeladen werden. Die Signaturregelung ist dem internen
Kontrollsystem (IKS) der BHAG zu entnehmen.
24
Druckvorlagen
Die nachstehende Abbildung dient als Beispiel einer Dienstleistung der Buchhaltungsagentur. Sämtliche Briefvorlagen werden
nach den angeführten Formatierungen und Maßeinheiten zum
Download im Intranet zur Verfügung gestellt.
1
2
3
4
1
Arial Regular
11 pt, schwarz
2
Arial Regular
8 pt, schwarz
3
Arial Bold
11pt, schwarz
4
Arial Regular
11pt, schwarz
5
Arial Regular
8 pt, grau
5
25
DRUCKVORLAGEN
Kurzmitteilung
Die Kurzmitteilungsvorlage wird im Intranet zum Download
zur Verfügung gestellt. Sie wird zum Beispiel zur Veranlassung von Mängelbehebungen eingesetzt.
1
2
Kurzmitteilung
sachbearbeiter:
telefon:
Fax:
E-Mail:
050506050506-
@buchhaltungsagentur.gv.at
dresdner straße 89, 1200 Wien
3
geschäftszahl:
4
Mit bestem dank zurück
Irrläufer
Bitteum
Kenntnisnahme
stellungnahme
durchsicht/berichtigung
Erledigung/weitere Veranlassung
aussendung
rücksprache
ablage
1
Arial Bold
14 pt, schwarz
BittedieBeilage
behalten
zurücksenden
weiterleitenan
2
Arial Regular
8 pt, schwarz
3
Arial Bold
11pt, schwarz
4
Arial Regular
Arial Bold
11pt, schwarz
5
Arial Regular
9 pt, grau
Bemerkungen:
Datum:
Unterschrift
5
26
DRUCKVORLAGEN
PowerPoint
Die PowerPointvorlage besteht aus einer Titelseite und einer
Folgeseite, die eine einheitliche grafische Vorlage für alle
Inhalte schafft.
1
1
Arial Bold
32 pt, grau
2
Arial Regular
24 pt, blau
3
Arial Bold
22 pt, blau
4
Arial Bold
20 pt, schwarz
5
Arial Regular
12 pt, grau
2
3
4
5
27
DRUCKVORLAGEN
Türschilder
Die Beschriftung der Büroräume hat in der BHAG einheitlich zu
erfolgen. Bei der Größe der Schrift kann zwischen Vorlagen mit
16 oder 19 pt entschieden werden.
Individuelle Daten:
Zimmernummer
Amtstitel/Berufstitel/Akademische Titel
Vor- und Zuname/Internationale Titel
Funktion
Bereich/Abteilung
1
2
1
Arial Bold
28 pt, grau
Arial Regular
2 16 oder 19 pt,
grau
3
Für die Beschilderung von Sozialräumen, den Küchen und den
Raucherräumen gibt es eigene Vorlagen
Ersthelfer sind am Ende der Zeile mit einem weißen Kreuz auf
grünen Hintergrund zu kennzeichnen.
Die Vorlagen liegen bei der jeweiligen Assistenz auf.
28
3
Arial Bold
18 pt, grau
DRUCKVORLAGEN
Protokoll
Die Protokollvorlage wird im Intranet zum Download zur Verfügung gestellt. Untergliederungen sind auch in nummerischer Form möglich (z.B. statt a); b) bzw. 1.1; 1.2. usw.)
4
1
2
2
3
1
2
1
2
4
1
2
3
3
1
Arial Bold
14 pt, schwarz
4
Arial Bold
11 pt, schwarz
Arial Regular
2 11 pt, schwarz
3
Arial Regular
9 pt, schwarz
29
DRUCKVORLAGEN
Dokumentationen
Die Dokumentationsvorlage wird im Intranet zum Download
zur Verfügung gestellt. Untergliederungen sind auch wie bei
der Protokollvorlage möglich.
1
2
3
4
5
1
Arial Bold
14 pt, schwarz
Arial Bold
2 12 pt, schwarz
3
30
Arial Regular
11 pt, schwarz
4
Arial Bold
11 pt, schwarz
Arial Regular
5 9 pt, schwarz
DRUCKVORLAGEN
Handbuch
Die Handbuchvorlage wird im Intranet zum Download zur
Verfügung gestellt. Für das CI Manual gilt eine abgeänderte
Form.
1
2
3
1
Arial Regular
30 pt, grau
Arial Regular
2 18 pt, grau
3
Arial Regular
9 pt, schwarz
31
DRUCKVORLAGEN
Personalformulare
Als Beispiel wird hier das Urlaubs- und Gleitzeitformular abgebildet. Sämtliche Personalformulare sind in gleicher Form
aufgebaut und werden im Intranet zum Download zur Verfügung gestellt.
32
DRUCKVORLAGEN
Weitere Formulare
Alle weiteren Formulare, wie zum Beispiel Projekt- und Prüfungsformulare werden im Intranet in der letztgültigen Form
zur Verfügung gestellt.
Der Aufbau entspricht den vorangestellten Mustern.
Hinweistafeln
Hinweistafeln an und in Gebäuden beinhalten zumindest die
Wort-Bild-Marke des Unternehmens. Ist es notwendig, so
sind weitere Informationen, wie zum Beispiel Stockwerksangaben usw. angebracht.
Die Größe dieser Tafeln richtet sich nach den örtlichen Gegebenheiten.
33
DRUCKVORLAGEN
Visitenkarte
Die Visitenkarte ist ein wichtiger Bestandteil der Geschäftsausstattung. Ihr Aufbau ist fix vorgegeben. Ganz oben befindet sich rechtsbündig das Logo. Die Linien werden oben und
unten abgebildet. Im Mittelteil stehen die individuellen Daten.
Beispiel:
8,5
4,6
3,6
1,5
1,9
1
2
5,5
3,3
7,8
7,9
Individuelle Daten:
Amtstitel, Berufstitel, akademische Titel, Vor- und Zuname,
Internationale Titel
Bereich (z.B. Verrechnung 1)
Funktion(en) (z.B. Abteilungsleitung), Abteilung (z.B. Verrechnung 1/2)
Standortadresse
Telefon: 0 505 06 - DW
Mobil: 0 664 801 88 - DW
[email protected]
www.buchhaltungsagentur.gv.at
34
1
Arial Bold
10 pt, grau
2
Arial Regular
8 pt, grau
DRUCKVORLAGEN
Grußkarte
Grußkarten sind für besondere Zwecke über die Post- und
Kanzleistelle bzw. über die Bereichsassistenz erhältlich.
21
7
12,5
1,5
1,3
2,5
9,9
6,1
Briefpapier für den Geschäftsführer
Dieses Briefpapier entspricht der Standardbriefvorlage. Es
wird das Logo der Geschäftsführung verwendet. Der Adler
im Logo ist nicht gedruckt sondern geprägt.
Kuverts
Auf allen Drucksorten wird das Logo immer am rechten oberen
Rand platziert. Eine Ausnahme stellen die Kuverts dar. Der
rechte obere Bereich muss für die Briefmarke und eventuelle
postalische Vermerke frei gehalten werden. Deshalb befindet
sich das Logo im linken oberen Bereich. Sämtliche Kuvertgrößen
gibt es mit und ohne Sichtfenster.
35
DRUCKVorlagen
Kuvert C5/6
3,1
22,9
7,0
12,9
1,3
2,5
1,5
11,4
4,6
1,5
2,0
9,0
Kuvert C5
3,1
11,9
22,9
7,0
12,9
1,3
2,5
1,9
16,3
4,6
6,0
2,0
36
9,0
11,9
Druckvorlagen
Kuvert C4
22,9
3,1
7,0
12,8
1,3
2,5
28,5
32,3
2,0
9,0
11,9
37
Druckvorlagen
Notizblock
Der Notizblock spielt im Gespräch mit Kunden eine wichtige
Rolle und stellt ein weiteres Mittel für einen einheitlichen Auftritt
dar. Die Einlagen sind kariert, das Logo befindet sich am rechten
oberen Rand. In der Fußzeile sind links unten die Homepage
und die Kontaktdaten angeführt.
21,0
1,8
10,7
7,0
1,5
1,3
2,5
0,3
22,8
Buchhaltungsagentur des Bundes
www.buchhaltungsagentur.gv.at
E-Mail: [email protected]
Telefon: 0 505 06 – 0, Telefax: 0 505 06 - 1900
0,7
1,4
0,7
38
29,7
Druckvorlagen
Präsentationsmappe
In dieser Flügelmappe können einzelne Blätter, Folder, etc.
aufbewahrt werden. Die Mappe ist so gestaltet, dass am
unteren Flügel noch eine Visitenkarte angebracht werden kann.
22,0
13,4
1,2
7,4
1,3
29,7
31,0
39
Stempelvorlagen
Eingangsstempel
Physische Eingangstücke sind mit einem Eingangsstempel zu
versehen. Dieser Stempel ist in allen Standorten gleich.
Firmenstempel - Standort
Die Firmenstempel unterscheiden sich durch die Angabe des
Standortes und der Standortadresse.
40
Dienstausweis
Der Dienstausweis dient zum Nachweis der Identität einer
Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters der Buchhaltungsagentur
des Bundes.
Auf der Vorderseite des Dienstausweises befinden sich neben
dem Foto des Bediensteten auch dessen Titel, Vorname
und Zuname, internationale Titel, Geburtsdatum und die
Ausweisnummer.
Auf der Rückseite befinden sich das Ausstellungsdatum, die
Gültigkeit, die DVR-Nummer und die Unterschrift.
Dienstausweis
adir rgr
Max
Mustermann
geburtsdatum:
**.**.****
ausweisnummer:
ausstellungsdatum: **.**.****
gültig bis: **.**.****
unterschrift
gebührenbefreit gem. § 2 gebg
dVr nr: 2112296
Für den Standort Wien wird der Dienstausweis gleichzeitig als
Zutrittskarte verwendet.
41
publikationen
Folder
Der Folder stellt das Unternehmen kurz dar. Er wurde in
deutscher und in englischer Sprache erstellt und liegt in jedem
Bereich auf.
42
Publikationen
Geschäftsbericht
Im ersten Teil des jährlichen Geschäftsberichtes wird das
Unternehmen vorgestellt. Im Lagebericht wird die finanzielle
Entwicklung im dargestellten Jahr veröffentlicht. Den
Geschäftsbericht gibt es in physischer Form und elektronisch
auf der Homepage der Buchhaltungsagentur des Bundes.
43
Kontakt
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an:
Gerhard Pölzl
Leiter Kommunikation
Buchhaltungsagentur des Bundes
Dresdner Straße 89
1200 Wien
Tel.: 0 505 06 - 25000
Fax: 0 505 06 - 2950
[email protected]
www.buchhaltungsagentur.gv.at
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