Hållbar KICK för det goda Karlshamn KICK-on
Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 Hållbar KICK för det goda Karlshamn KICK-on - Vit kod Projekthandbok för ESF-projekt Information om projektorganisation, upplägg och styrande policy Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 1 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 Innehåll 1 Dokument – Historik........................................................................................................................ 4 2 Bakgrund ......................................................................................................................................... 5 3 Projektets varaktighet ..................................................................................................................... 5 4 Projektägare .................................................................................................................................... 5 5 Projektets diarienummer ................................................................................................................ 5 5.1 Diarieföring av projektdokument ............................................................................................ 6 5.2 Diarieföring – Olofströms kommun......................................................................................... 6 6 ESF-Rådets utsedda handläggare .................................................................................................... 7 7 Projektorganisation – operativt sammansatt grupp ....................................................................... 8 7.1 Projektorganisation – Sysselsättningsgrad (SG) ...................................................................... 8 7.2 Sammanträdesrutin ................................................................................................................. 8 8 Styrgrupp – strategiskt sammansatt grupp ..................................................................................... 9 8.1 9 Sammanträdesrutin ................................................................................................................. 9 Referensgrupp POP – Processledning för Operativt Projektarbete .............................................. 10 9.1 10 Sammanträdesrutin ............................................................................................................... 10 Referensgrupp PERS – personal och ESF:s prioriteringsgrunder............................................... 11 10.1 Sammanträdesrutin ............................................................................................................... 11 10.2 Infomationspunkt/Personalgruppen ..................................................................................... 12 10.3 Informationspunkt/Samverkansgrupp .................................................................................. 12 11 Referensgrupp NÄT – Nätverk / Samverkan ............................................................................. 13 11.1 12 Sammanträdesrutin ............................................................................................................... 13 Referensgrupp IT – Lärande vardag .......................................................................................... 14 12.1 13 Sammanträdesrutin ............................................................................................................... 14 Referensgrupp Politisk – strategisk spridning av effekter......................................................... 15 13.1 Sammanträdesrutin ............................................................................................................... 15 13.2 Arbetsordning vid sammanträde........................................................................................... 16 13.2.1 Föredragningslista ......................................................................................................... 16 13.2.2 Adjungerande ledamot.................................................................................................. 16 13.2.3 Ekonomisk ersättning till styrgrupp/referensgrupp ...................................................... 16 14 14.1 Övrig informationsspridning/kanaler ........................................................................................ 18 Centrala Samverkansgruppen ............................................................................................... 18 Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 2 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 14.2 Personal- och organisationsutskottet ................................................................................... 18 14.3 Personaltidningen Kanalen.................................................................................................... 18 15 Utvärdering – Lärande Insats .................................................................................................... 19 16 Kommunkritiska policydokument ............................................................................................. 20 17 Samverkansprojekt .................................................................................................................... 21 17.1 Olofströms kommun.............................................................................................................. 21 17.2 Sölvesborgs kommun ............................................................................................................ 21 18 Nätverksgrupper........................................................................................................................ 22 18.1 Lärande nätverk..................................................................................................................... 22 18.2 Ägande nätverk ..................................................................................................................... 22 19 Projektekonomi ......................................................................................................................... 24 19.1 Policy – Internt regelverk rörande ESF-medel....................................................................... 24 19.2 Kommunspecifik handläggning ............................................................................................. 25 19.2.1 Upphandling .................................................................................................................. 25 19.2.2 Ekonomi – BEKRÄFTELSE inför fakturering.................................................................... 25 19.2.3 Ekonomi – INKÖP referensnummer 2120005 ............................................................... 25 19.2.4 Ekonomi – Tidkod för Statistik och uppföljning ............................................................ 25 19.3 20 ESF:s regelverk för utbetalning av projektmedel .................................................................. 27 19.3.1 Kostnadseffektiva lösningar .......................................................................................... 27 19.3.2 Månatliga underlag ....................................................................................................... 27 19.3.3 Stödberättigande utgifter.............................................................................................. 28 19.3.4 Lägesrapporten.............................................................................................................. 28 19.3.5 Verksamheten i projektet.............................................................................................. 28 19.3.6 Avvikelser i projektet ..................................................................................................... 29 19.3.7 Sammanställning av insatser (aktiviteter/utbildningar) under aktuell period .............. 30 19.3.8 Detta måste skickas in vid ansökan om utbetalning ..................................................... 30 19.3.9 Sammanfattning – inrapportering varje månad ............................................................ 30 19.3.10 Hantering av semester inom ramen för projektet .................................................... 31 19.3.11 ESF:s mall ”Lägesrapport” ......................................................................................... 31 Tid- och Aktivitetsplan ............................................................................................................... 34 20.1.1 Komplettering ................................................................................................................ 35 Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 3 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 21 21.1 Personaladministration ............................................................................................................. 36 Tillgängliga lokaler att boka/hyra .......................................................................................... 36 22 Utvärderare ............................................................................................................................... 37 23 Viktiga länkar och referenshänvisningar ................................................................................... 38 24 Utbildning .................................................................................................................................. 39 24.1 Block - Personliga assistenter ................................................................................................ 39 24.2 Block - Processledning ........................................................................................................... 41 24.3 Block – Kommunal ekonomi .................................................................................................. 43 24.4 Block Data/Språk ................................................................................................................... 45 24.5 Block – AKK, Metodutveckling och kommunikation ............................................................. 46 1 Dokument – Historik Idnr 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Händelse Projekthandbok VIT KOD v1 - Skapad Allmän uppdatering Uppdatering efter möte med operativ referensgrupp Uppdatering – ekonomi, referensnummer Diarieförd vecka 12/2011 Tillägg för ekonmi och lägesrapportering Tillägg referensgrupp för effekter och strategisk påverkanspridning – politiskt förtroendevalda Tillägg: DNR Olofströms kommun. Projektet har tillsatt utvärderare Tillägg efter beslut i Styrgruppen 20110627 Tillägg efter beslut i Styrgruppen 20110906 - Tidkod Presentation av olika utbildningsblock Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Beskrivning Dokument version 1 Ändrad av ACFR Datum 2011-02-22 Dokument version 2 Dokument version 3 ACFR ACFR 20110302 20110304 Dokument ver 4 ACFR 20110307 Dokument ver 4 Dokument ver 5 Dokument ver 6 ACFR ACFR ACFR 20110323 20110406 20110414 Dokument ver 7 ACFR 20110505 Dokument ver 8 ACFR 20110627 Dokument ver 9 ACFR 20110906 Dokument ver 10 ACFR 20111101 Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 4 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 2 Bakgrund Detta dokument är upprättat i syfte att ge nödvändig information om projektorganisation, projektmetodik, upplägg och styrande policydokument som är kännetecknande för detta projekt. 3 Projektets varaktighet Projektet startar den 1 februari 2011 och avslutas 31 januari 2013. 4 Projektägare Kommunledningsförvaltningen har startat upp aktuellt projekt varför ansvaret ligger direkt under denna förvaltning. Projektet är med anledning av dess innehåll förlagt till Lärcentra för Karlshamns kommun. Ansvarig för Lärcentra är Martin Bordes Kemi. Ytterst ansvariga och behöriga företrädare för projektet i sin helhet är följande personer. Roll Kommunstyrelsens ordförande Personalchefen Namn Sven-Åke Svensson Thomas Andersson Kommentar 0454-811 01 5 Projektets diarienummer Projektet har beviljats EU-medel efter ansökan till ESF-rådet, Socialfonden programområde 1. I samband härmed tilldelades projektet diarienummer DNR: 2010-3040012. Kommunens eget registrerade diarienummer noterades redan vid förprojektet -134/2008. Alla dokument tillhörande detta genomförandeprojekt skall arkiveras och registreras under detta kommunens egna diarienummer. Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 5 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 5.1 Diarieföring av projektdokument Alla handlingar av formell karaktär och som kan knytas till detta projekt skall märkas upp och identifieras med ESF:s diarienummer DNR: 2010-3040012. Alla handlingar av formell karaktär såsom protokoll, rapporter, projekthandbok skall diarieföras med Karlshamns kommuns diarienummer 134/2008. Samtliga formella handlingar skall skickas till Maria Appert, kommunledningsförvaltningen, för arkivering och registrering knutet till kommunens diarienummer. [email protected] 5.2 Diarieföring – Olofströms kommun Pia Nilsson, omsorgsförvaltningen i Olofströms kommun har tillsett att projektet diarieförs på med Olofströms kommuns diarienummer: 2011.187 027 Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 6 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 6 ESF-Rådets utsedda handläggare ESF-rådet för Region Syd (Skåne och Blekinge) har utsett en handläggare, Lisbeth Alhorn och en ekonom Bo Bjärenstam att bistå med information och rådgivning under hela projektpreioden. Idnr 1 Projektroll ESFhandläggare Efternamn Alhorn Förnamn Lisbeth Adresser och e-post Telefon Svenska ESF-rådet Sydsverige Box 68 201 20 Malmö Telefon: 040-17 42 00 Fax: 040-17 42 01 040-17 42 18 Besöksadress: Stortorget 9 Plan 3, 211 22 Malmö E-post: [email protected] [email protected] 2 ESF-ekonom Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Bjärenstam Bo Tel: Fax: Epost: [email protected] 0454-810 00 0454-815 99 - 040-17 42 06 Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 7 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 7 Projektorganisation – operativt sammansatt grupp Idnr 1 2 3 Projektroll Projektledare Projektekonom Projektadministratör Efternamn Förnamn Fröberg AnneCharlotte Agnesson Anders Johansson AnnKristin Adress e-post Anne-charlotte.froberg @karlshamn.se alt. acfroberg @hris.se Anders.agnesson @utb.karlshamn.se annkristin. johansson @utb.karlshamn.se Telefon 0454-813 06 0454-816 09 0454-811 72 7.1 Projektorganisation – Sysselsättningsgrad (SG) Den operativt sammansatta projektgruppen bygger på följande sysselsättningsgrad inom ramen för projektet. Variationer kommer att förekomma. Dessa noteras och uppdateras fortlöpande vid eventuell förändring. Datum (from – tom) 2011-02-14 – 2013-01-31 2011-02-14 – 2013-01-31 2011-02-14 – 2012-03-31 2011-04-01 Roll Projektledare Projektekonom Projektadministratör Projektadministratör SG (syss.grad) 100% 30% 20% 70% Kommentar From mars 2011 Gäller inledningsvis Gäller tills vidare dvs c:a 116 h/mån 7.2 Sammanträdesrutin Den operativt sammansatta projektgruppen har kontinuerliga möten minst en gång per vecka. Gruppen följer en föredragningslista som samtidigt skall tjäna som stöd och checklista beroende på vilken fas projektet befinner sig i. Samtliga möten protokollförs och arkiveras baserat på datum, tex PO_PROT_2011MMDD. Protokollen skrivs av projekadministratör och arkiveras av densamma. Tillfällen då annan projektmedlem utses till sekreterare skall protokollet översändas till projektadministratör. Samtliga protokoll skrivs under av två projektmedarbetare vanligtvis projektledaren och projektekonomen. Finns teknisk möjlighet räcker underskrift med en elektronisk signatur. Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 8 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 8 Styrgrupp – strategiskt sammansatt grupp Idnr 1 2 3 4 5 6 7 Projektroll Representant Kommunledningsförvaltningen Representant Samhällsbyggnadsförvaltningen Representant Omsorgsförvaltningen Representant Kommunledningsförvaltningen Representant kommunala bolag Adjungerande utbildningsförvaltningen Befattning Personalchef/ Efternamn Andersson Förnamn Thomas e-post Thomas. andersson @karlshamn.se Telefon 0454-81131 Förvaltningschef Persson Peter Peter.persson@ karlshamn.se 0454-816 52 Förvaltningschef Jönsson Christel Christel.jonsson @karlshamn.se 0454-817 01 Ekonomichef Hyllstedt Hans Hans.hyllstedt@ karlshamn.se 0454-811 12 VD för VMAB Sternsén Göran 0454-593 63 Förvaltningschef Funestad Jörgen Projektledare Projektledare Fröberg AnneCharlotte goran. sternsen @vmab.se Jorgen. funestad @utb.karlsham n.se Anne-charlotte. froberg @karlshamn.se Västblekinge Miljö AB 0454-813 01 0454-813 06 8.1 Sammanträdesrutin Den strategiskt sammansatta styrgruppen är projektets huvudansvariga organ och utgör ett överordnat beslutande samt kvalitetssäkrande organ. Styrgruppen sammanträder en gång per kvartal eller när särskild händelse/aktivitet måste behandlas av styrgruppen. Samtliga möten protokollförs och arkiveras baserat på datum tex STYR_PROT_2011MMDD. Protokollen skrivs av projektledaren eller annan för mötet utsedd sekreterare. Protokollet översänds till projektadministratören för arkiverering. Samtliga protokoll skrivs under av två medarbetare från styrgruppen, vanligtvis projektledaren och styrgruppens ordförande. Adjungerande representant kallas då ärende hanteras som direkt berör aktuell förvaltning/enhet. Det är viktigt att till samtliga styrgruppsmöten skall kallelse även tillsändas ESF-handläggaren Lisbeth Alhorn. Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 9 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 9 Referensgrupp POP – Processledning för Operativt Projektarbete Idnr 1 Projektroll Projektägare Befattning Personalchef Efternamn Andersson Förnamn Thomas 2 Processansvar Kemi B. Martin 3 Processansvar Braun Ingeborg Ingeborg.braun @karlshamn.se 4 Projektledare Verksamhetschef Karlshamns Lärcenter Personalutvecklare Projektledare Fröberg AnneCharlotte Annecharlotte.froberg@ karlshamn.se sammankallande e-post Telefon Thomas.andersson @karlshamn.se martin. [email protected] arlshamn.se 0454-813 61 0733-576310 0454-811 32 0454-813 06 9.1 Sammanträdesrutin Referensgruppen POP har till syfte att utgöras av medlemmar som har en särskild kunskap och erfarenhet att bidraga med vad gäller det fortlöpande projektarbetet. Sammankallande för referensgrupp POP:s möten är i första hand projektledaren. Referensgrupp POP sammanträder varannan vecka dvs närmaste fredag eller tisdag kl 08:20. Samtliga möten protokollförs och arkiveras baserat på datum tex REFPOP_PROT_2011MMDD. Protokollen skrivs av projektledaren eller annan för mötet utsedd sekreterare. Protokollet översänds till projektadministratören för arkiverering. Samtliga protokoll skrivs under av två medarbetare från referensgruppen, vanligtvis projektledaren och för mötet utsedd ordförande. Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 10 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 10 Referensgrupp PERS – personal och ESF:s prioriteringsgrunder Idnr 1 Projektroll Projektägare adjungerande 2 Representant omsorgsförvaltningen Representant Samhällsbyggnadsförvaltningen Processansvar Processansvar adjungerande Befattning Personalchef/ Kommunledningsförvaltningen Personalutvecklare Efternamn Andersson Förnamn Thomas e-post Thomas. andersson @karlshamn.se Telefon 0454-81131 Melkeraaen Per 0454-810 62 Personalutvecklare Håkansson Berit Per. melkeraaen @karlshamn.se Berith.hakansson @karlshamn.se Processutvecklare Verksamhetsc hef Karlshamns Lärcenter Braun Ingeborg 0454-811 32 Kemi B. Martin Ingeborg.braun @karlshamn.se martin. bordeskemi @utb.karlshamn.se Fröberg AnneCharlotte Projektledare Sammankallande 0454-816 55 0454-813 61 0733-576310 Annecharlotte.froberg @karlshamn.se 0454-813 06 10.1 Sammanträdesrutin Referensgrupp PERS har till syfte att utgöras av medlemmar som har särskild kunskap, intresse och erfarenhet att bidraga med vad gäller personalfrågor samt ESF:s krav på prioriteringsgrunderna – mångfald, likabehandling, jämställdhet, tillgänglighet, innovation, strategisk påverkan och hållbar utveckling. Sammankallande för referensgrupp PERS:s möten är i första hand projektledaren alternativt behandlas ESF-projektet i samband med personalgruppens ordinarie sammanträden. Referensgrupp PERS sammanträder en gång per kvartal eller när särskild händelse/aktivitet måste behandlas. Samtliga möten protokollförs och arkiveras baserat på datum tex REFPERS_PROT_2011MMDD. Protokollen skrivs av projektledaren eller annan för mötet utsedd sekreterare. Protokollet översänds till projektadministratören för arkiverering. Samtliga protokoll skrivs under av två medarbetare från referensgruppen, vanligtvis projektledaren och för mötet utsedd ordförande. Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 11 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 10.2 Infomationspunkt/Personalgruppen I anslutning till personalgruppens möte varannan vecka planeras att KICK-projektet Kompetensförsörjning för kommunanställda skall ha en stående informationspunkt. Information om projektets status förmedlas kl 11:15 på onsdagar varannan vecka. Då behov ej föreligger utgår ärendepunkten. 10.3 Informationspunkt/Samverkansgrupp I anslutning till samverkansgruppernas möten planeras att KICK-projektet Kompetensförsörjning Kommunanställda får en stående informationspunkt. Samverkansgrupp Datum för möte Samhällsbyggnadsförvaltningen 2011-03-10 Kontaktperson: Berith kl 14:00 Håkansson 0454-816 55 Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Ärende Kommentar Projektledare AnneCharlotte Fröberg presenterade KICKprojektet. Allmän information om projektets status. Klartecken att fortsättningsvis närvaro för en statusrapportering. Berith Håkansson översänder kontaktuppgifter. Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 12 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 11 Referensgrupp NÄT – Nätverk / Samverkan Referensgruppen för Nätverkande och Samverkan år såväl en interkommunal angelägen sammanslutning som en strategisk påverkansgrupp för ett större geografiskt område. I denna grupp välkomnas ledamöter från andra kommuner, regionala instanser med möjllighet att påverka och skapa nya plattformar. Det är en förutsättning för ett lyckat ESF-projekt att agera på ett mångsidigt sätt som kan skapa hållbara effekter inom Västra Blekinge och Bromölla. Det handlar om att arbeta för spridningseffekter, beträffande personalfrågor, kompetensutveckling, processledning baserat på ESF:s prioriteringsgrunder. Det handlar om att skapa en ”Hållbar KICK för det goda Karlshamn”. Idnr Projektroll Befattning Efternamn Förnamn e-post Telefon 1 Projektägare Personalchef/ Kommunledningsförvaltningen Projektledare Andersson Thomas Thomas. andersson @karlshamn.se 0454-81131 Fröberg AnneCharlotte Anne-charlotte. froberg@ karlshamn.se adjungerande 2 3 4 Projektledare 0454-813 06 Sölvesborg Olofström 11.1 Sammanträdesrutin Sammankallande för referensgrupp NÄT:s möten är i första hand projektledaren alternativt särskild utsedd ordförande för referensgruppens sammanträden. Referensgrupp NÄT sammanträder en gång per halvår eller när särskild händelse/aktivitet måste behandlas. Samtliga möten protokollförs och arkiveras baserat på datum tex REFNAT_PROT_2011MMDD. Protokollen skrivs av projektledaren eller annan för mötet utsedd sekreterare. Protokollet översänds till projektadministratören för arkiverering. Samtliga protokoll skrivs under av två medarbetare från referensgruppen, vanligtvis projektledaren och för mötet utsedd ordförande. Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 13 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 12 Referensgrupp IT – Lärande vardag I samband med förprojektet framkom en tydlig viljeyttring att eftersträva kompetensutvecklling baserat på virtuella verktyg och sociala medier. I syfte att få en god överblick, intressanta testmiljöer samt en grupp kvalificerade utövare utses en särskild referensgrupp med uppgift att hantera och implementera IT-relaterade verktyg. Såväl forum för informationsutbyten som renodlad e-learning kommer att bearbetas. Härutöver kommer referensgruppen att få arbeta med frågor som rör kommunens befintliga systemstöd för kompetensportföljer, kompetensmatchningar, kompetensutveckling och kursadminsitrationer. Idnr 1 Projektroll Ordförande Befattning Projektledare Efternamn Fröberg Förnamn AnneCharlotte e-post Annecharlotte.froberg @karlshamn.se Studierektor BTH Carlsson Paul Paul.carlsson @bth.se 0454-385915 Linus.de.petri @karlshamn.se Eric.sandstrom @karlshamn.se 0454-811 98 Kent.lindh @karlshamn.se Einar.berntsson @karlshamn.se 0454-814 86 sammankallande Telefon 0454-813 06 2 Referens Högskola adjungerande 3 IT-utveckling IT-strateg De Petri Linus 4 Informationschef Sandström Eric 5 Information/ marknadsföring IT-utveckling IT-utvecklare Lindh Kent 6 IT-utveckling IT-chef stf Berntsson Einar 0454-812 21 0454-815 91 0454-811 63 0702650097 12.1 Sammanträdesrutin Sammankallande för referensgrupp IT:s möten är i första hand projektledaren alternativt särskild utsedd ordförande för referensgruppens sammanträden. Referensgrupp IT sammanträder en gång per halvår eller när särskild händelse/aktivitet måste behandlas. Samtliga möten protokollförs och arkiveras baserat på datum tex REFIT_PROT_2011MMDD. Protokollen skrivs av projektledaren eller annan för mötet utsedd sekreterare. Protokollet översänds till projektadministratören för arkiverering. Samtliga protokoll skrivs under av två medarbetare från referensgruppen, vanligtvis projektledaren och för mötet utsedd ordförande. Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 14 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 13 Referensgrupp Politisk – strategisk spridning av effekter Referensgruppen för politisk spridning av effekter såväl interkommunalt som en strategisk påverkansgrupp för ett större geografiskt område. Det är en förutsättning för ett lyckat ESF-projekt att agera på ett mångsidigt sätt som kan skapa hållbara effekter inom Västra Blekinge och Bromölla. Det handlar om att arbeta för spridningseffekter, beträffande personalfrågor, kompetensutveckling, processledning baserat på ESF:s prioriteringsgrunder. Det handlar om att skapa en ”Hållbar KICK för det goda Karlshamn”. Idnr Projektroll Befattning Efternamn Förnamn e-post Telefon 1 Projektägare Personalchef/ Kommunledningsförvaltningen Projektledare Andersson Thomas Thomas. andersson @karlshamn.se 0454-81131 Fröberg AnneCharlotte Anne-charlotte. froberg@ karlshamn.se adjungerande 2 Projektledare 3 Lobbyist/ politiker 4 Lobbyist/ politiker Lobbyist/ politiker Ordf omsorgsförvaltningen Vice ordf Byggnadsnämnden Lobbyist/ politiker 0454-813 06 Jonasson Christel 0733544885 Mattson Per-Ola 0735033092 Svensson Göran 0730667512 0454-19266 Kilsäter Britt 07065-93106 0454-93106 13.1 Sammanträdesrutin Sammankallande för referensgrupp NÄT:s möten är i första hand projektledaren alternativt särskild utsedd ordförande för referensgruppens sammanträden. Referensgrupp NÄT sammanträder en gång per halvår eller när särskild händelse/aktivitet måste behandlas. Samtliga möten protokollförs och arkiveras baserat på datum tex REFNAT_PROT_2011MMDD. Protokollen skrivs av projektledaren eller annan för mötet utsedd sekreterare. Protokollet översänds till projektadministratören för arkiverering. Samtliga protokoll skrivs under av två medarbetare från referensgruppen, vanligtvis projektledaren och för mötet utsedd ordförande. Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 15 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 13.2 Arbetsordning vid sammanträde 13.2.1 Föredragningslista 13.2.2 Adjungerande ledamot Adjungerande representant/ledamot kallas då ärende hanteras som direkt berör aktuell förvaltning/enhet. Adjungerande representant kommer inte att kallas till styr- och/eller referensgruppens samtliga möten. 13.2.3 Ekonomisk ersättning till styrgrupp/referensgrupp Kostnadsersättning eller annan ersättning till kommunanställd Huvudregeln är, att ersättning till kommunanställd med anledning av uppdrag inom ramen för detta projekt såsom representant i styr-och/eller referensgrupp utgår ej. Eventuella kostnadsersättningar för resor måste på förhand meddelas för besked om ekonomisk ersättning kan utbetalas från detta projekt. Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 16 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 Kostnadsersättning eller annan ersättning till representant från annan organisation Huvudregeln är, att ersättning till representant från annan organisation med anledning av uppdrag inom ramen för detta projekt såsom representant i styr-och/eller referensgrupp utgår ej. Eventuella kostnadsersättningar för resor måste på förhand meddelas för besked om ekonomisk ersättning kan utbetalas från detta projekt. ESF-medel beviljas ej att ersätta representant som inkommer med faktura baserad på konsultarvode. Endast faktiska kostnader kan ersättas och beviljas medel till inom ramen för detta projekt. Alla kostnader knutna till styr- och/eller referensgrupp måste på förhand meddelas projektledaren och godkännas av densamme dvs tydlighet beträffande ekonomiska anspråk måste anmälas före genomförandet av insatsen och godkännas i annat fall lämnas dessa utan åtgärd. Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 17 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 14 Övrig informationsspridning/kanaler 14.1 Centrala Samverkansgruppen Huvudinriktningen är, att informera Centrala Samverkansgruppen en gång per kvartal. Detta innebär följande kalender: Mars September November/December Mars Ansvarig kontaktperson: Maria Appert, 0454-81130 14.2 Personal- och organisationsutskottet Huvudinriktningen är, att informera personal- och organisationsutskottet två gånger per år. Ansvarig kontaktperson: Thomas Andersson, Personalchef 14.3 Personaltidningen Kanalen Huvudinriktningen är, att projektet stående skall få utrymme för en artikel innehållande information om aktuella insatser och uppnådda resultat. Kanalen utges fyra gånger per år. Ansvarig kontaktperson: Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Eric Sandström, Informationschef Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 18 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 15 Utvärdering – Lärande Insats Inom ramen för projektet kommer en utvärdering/följeforskning att genomföras. Den baseras på följande riktlinjer. Uppdraget Genom lärande utvärdering alt. följeforskning ge stöd i utveckling av metoder och aktiviteter i förhållande till projektets mål och syfte. Återge iakttagelser kontinuerligt under projekttiden för att ge underlag för gemensam analys och reflektion. Att utifrån ett brukarperspektiv undersöka om samverkan upplevs förbättrats under projekttiden. Uppdragstagaren förväntas skapa tillfällen för lärande mellan projektets aktörer vid minst tre tillfällen. Tidpunkt för lärande-tillfällena planeras i samråd med projektägaren. Uppdragstagaren förväntas återrapportera till projektägare och ansvarig politisk nämnd kontinuerligt under projekttiden. Sammanställning görs i tre skriftliga delrapporter och en summerande slutrapport Slutrapporten ska vara projektägaren tillhanda senast 2013-02-15. Karlshamns kommun planerar att anlita en extern utvärderare för utvärdering projektet i enlighet med ESF-rådets riktlinjer. Den sammanlagda summan uppgår till cirka 300 000 kronor. Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 19 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 16 Kommunkritiska policydokument I kommunen har ett antal policydokumnet beslutats av Kommunstyrelse och Kommunfullmäktige. Vissa policydokument av enklare art har verkställts på delegation. Följande policydokument är viktiga att efterleva med hänsyn till regelverk, kommunens etiska och estetiska profil. http://www.karlshamn.se/upload/1928/Likabehandlingsplan_Khamn_2009.pdf http://www.karlshamn.se/upload/1928/ledarskapspolicy_2003.pdf http://www.karlshamn.se/upload/1928/krankande_sarbehandling_2009.pdf Riktlinjer Tillgänglighet –mars 2011 – åtkomlig via First Class I övrigt finns kommunens samtliga policydokument tillgängliga via följande länk: http://www.karlshamn.se/Kommunen/Kommunledning/Personal/ Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 20 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 17 Samverkansprojekt 17.1 Olofströms kommun 17.2 Sölvesborgs kommun 20110302 Kontaktad av Clemens Malmberg, verksamhetsutvecklare, Sölvesborgs kommun 0456-816110, 0768-60 01 09 [email protected] Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 21 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 18 Nätverksgrupper 18.1 Lärande nätverk 18.2 Ägande nätverk Från: Alhorn Lisbeth [mailto:[email protected]] Skickat: den 2 mars 2011 14:37 Till: Anders; Anne-Charlotte Fröberg; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; Lena Hedvall Kopia: Gullstrand Marie-Louise; Mats Holmquist; Suzanne Almgren Mason Ämne: Inbjudan till gemensam nätverksgrupp! Hej! Några av er träffades i Sölvesborgs Kommun den 23 februari och diskussion om bildandet av gemensam nätverksgrupp lyftes. Jag uppfattade att det fanns ett stort intresse att kunna samverka, ha ett ömsesidigt lärande och som ett resultat av projekten kunna leverera in till Region Blekinges kompetensplattformar. Önskemål fanns att ha med ytterligare projekt i nätverket och efter samtal med samtliga projektledare har vi nu satt samman en nätverksgrupp i samråd med sPEL, vårt processtöd, som kommer att vara sammankallande i nätverket. Ett önskemål är ifrån sPEL, Mats Holmquist att också bilda ett ägarnätverk, om intresse finns. Därför skulle vi vilja be samtliga projektledare att också bjuda in behörig företrädare för era projekt denna första gång vi träffas, då kommer sPEL att presentera vad man tänker att detta nätverk ska ha för syfte. Skulle vilja be Karlshamns Kommun stå som värd för detta första nätverksmöte och att Ann-Charlotte Fröberg försöker ordna en lokal för oss ( 15-20 personer) den 18 maj kl 13-16 i Karlshamn. Vi återkommer med plats och dagordning. Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 22 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 De 7 projekten är: 2010-3040012 Kompetensförsörjning Kommunanställda, Karlshamns Kommun, projektledare AnneCharlotte Fröberg, [email protected] 2010- 3040028 Blekinge utveckling i samverkan, Länsbygderådet i Blekinge, projektledare Anders Andersson, [email protected] 2010-3040037 Hållbar Kompetensförsörjning i Samverkan, Sölvesborgs Kommun, projektledare Lena Hedvall, [email protected] 2009- 3040091 Kompetensporten,Karlshamns Kommun, Arbetsmarknadsenheten, projektledare Peter Larsson, [email protected] 2010-3040054 Grön kompetens i Blekinge, LRF Sydost, projektledare Ann-Marie Nordström, [email protected] 2010-3040047 GoOn, Arbetsförmedlingen Karlshamn, projektledare Cecilia Andersson, [email protected] 2010-3040007 Navigatorporten, Karlshamns Kommun, Arbetsmarknadsenheten, projektledare Chiquita Persson, [email protected] Hoppas alla har möjligheter att närvara. O.s.a. senast 2011-05-13 Välkomna! Lisbeth Alhorn/Marie-Louise Gullstrand Regionala samordnare Sydsverige/Blekinge Lisbeth Alhorn Samordnare regional enhet Svenska ESF-Rådet i Sydsverige, Skåne-Blekinge Postadress: Besöksadress: Telefon: 040- 17 42 18 Box 68, 201 20 Malmö Stortorget 9, 211 22 Malmö Fax: 040-17 42 01 e-post: [email protected] www.esf.se/sydsverige Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 23 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 19 Projektekonomi 19.1 Policy – Internt regelverk rörande ESF-medel Beslut enligt Styrgruppen 2011-06-27 Policy – Internt regelverk rörande ESF-medel från projektet ”Kompetensförsörjning kommunanställda” 1§ Projektperiod ESF-medel får endast tagas i anspråk för perioden 2011-02-01 – 2013-01-31. Medel beviljas inte till någon enhet eller något ändamål som inte ligger inom ramen för denna period. §2. Marknadsföring med ESF-flagga/logotyp ESF-medel beviljas för utbildningsinsats på en eller flera enheter under förutsättningen att aktiviteten/händelsen marknadsförs med koppling till ESF-projektet. Det skall klart och tydligt framgå att det är ESF-medel som möjliggör genomförandet av en viss insats/aktivitet. Underlag och information som produceras skall därmed förses med logotyp §3 Disponering av ESF-medel Beviljade medel till ESF-projektet baseras på en förprojektering. Från förprojektering fram till idag har en längre period förlupit, delvis har nya teorier medfört att äldre måste förkastas eller ändras, delvis har medarbetare redan fått en liknande utbildning. Detta påverkar behovet av olika utbildningsinsatser och de utbildningar som förprojekteringen resulterat i skall genomföras. Under dylika förutsättningar ges den operativa projektgruppen delegationsrätten, att omfördela medel med informationsplikt till för projektet utsedd styrgrupp. Beloppsgräns med lägre värden, får ej överstiga 50 000 kr, för en lokal omfördelnng. Beloppsgräns med högre värden överstigande 50 000 kr. Beslut om omdisponering fattas av styrgrupp med projektledaren som föredragande. §4 Projektägaransvar med rätt utlova medel från ESF-projektet Enhet skall inte kunna utgå från att man äger projektmedel som beviljats själva ESFprojektet. Projektledaren ges ansvaret och rätten att fördela ESF-medel mellan kommunens enheter och med utgångspunkt från förprojekteringen på ett ändamålsenligt sätt. Detta inbegriper att projektledaren äger rätten att göra nödvändiga omdisponeringar av medel baserat bla på förutsättningar som anges i §3. Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 24 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 19.2 Kommunspecifik handläggning 19.2.1 Upphandling Samtliga upphandlingar kommer att genomgå flera kontrollstationer enligt genomgång med upphandlingsenhetens administratörer. Eftersom projektet är underställt Kommunledningsförvaltningen är yttersta instans för beslut om upphandling Kommunsstyrelsen. Samtliga dokument rörande beslut om upphandling skall skrivas på av kommunstyrelsens ordförande. 19.2.2 Ekonomi – BEKRÄFTELSE inför fakturering Då projektet är omfattande och många aktörer inblandade har projektledningen bestämt, att alla fakturor ska föregås av ett betställningsunderlag och en fakureringsbekräftesle. Huvudlinjen är, att projektägare/projekledare bekräftar skriftligt att begärd kostnad överförs och faktureras ESF-projektet. 19.2.3 Ekonomi – INKÖP referensnummer 2120005 Vid inköp av varor skall berörd ange referensnummer för projektet är 2120005. Detta skall användas vid alla inköp av varor. Alla fakturor ska skickas till projektekonomen Anders Agnesson. Fatura adress är: Karlshamns Kommun Personalkontoret Projekt Kompetensförsörjning 374 81 Karlshamn 19.2.4 Ekonomi – Tidkod för Statistik och uppföljning Upplägg rörande möjligheter för kostnadsuppföljning har förberetts genom att fastställa rutin för tidkod. Tidkoden kommer att användas direkt vid källan vad gäller vikarier för personal/medarbetare som vikarierar för medarbetare som går på utbildning inom ramen för aktuellt ESF-projekt. Rutinen fastställdes via styrgruppsmötet den 6 september 2011. Följande kan noteras rörande bakgrundsinformationen: • Kostnaden för ordinarie personal ska gå på deras anställningskonto och ej redovisas mot kontot där budgeten ligger och vi ska göra det så smidigt för alla användare (både deltagare i KICK-utbildningar och deras chefer. Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 25 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 • Vikarier/Ersättare redovisar antal timmar och kostnad: Enklast är då att dessa timmar avkonteras med en Aktivitet (i kontosträngen). • För de som är inne i Schemahanteringen i Heroma så måste ersättarna lägga in ett ärende • De måste ange datum, typ av ärendeklockslag, Välja aktivitet = Arbetstid, • I rutan under texten ” Välj person att skicka till” måste de ange KICK aktivitet. • När de sedan har skickat ärendet till sin resp chef måste chefen lägga till rätt ”Aktivitet” där kostnaden ska konteras. • För de personer som ej är inne i Schemahanteringen i Heroma men går in som vikarie och skriver på en tjänstgöringsrapport, så måste det där anges ”Aktivitet” där kostnaden ska konteras. • För båda dessa grupper kan vi då både genom Heroma och Economa hitta timmar och kostnad. • Det som ni behöver göra är att kontakta Ekonomikontoret och be att de lägger upp en Aktivitetskod som står för KICK (ersättare/vikarie). Därefter behöver jag veta Aktivitetskoden som jag måste lägga in i Styrtabell i Heroma. • Resultat: Kent Wahnström har lagt upp aktivitetskoden 885 med texten KICK (ers/vik) i ekonomisystemet. Den gäller from 20110609. Utbildning betald tid i Kick-projektet genereras via projektets närvarolistor Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 26 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 19.3 ESF:s regelverk för utbetalning av projektmedel 19.3.1 Kostnadseffektiva lösningar ESF och EU ställer hårda krav på kostnadseffektivitet i projekten. Förhållningssättet skall vid enkel upphandling handla om tre offertförfrågningar. Större upphandlingar annonseras offentligt via e-Avrop. 19.3.2 Månatliga underlag Projektorganisationen med projektledaren som ansvarig har att tillse att Karlshamns kommmun månatligen sänder in underlag för utbetalning av projektmedel. Utbetalningen föregås av en Ansökan om utbetalning tillsammans med en Lägesrapport. ESF/EU ställer enligt artikel 60 (EG) och tillhörande direktiv krav på kostnadseffektivitt vid inköp av varor och tjänster Se följande länkar: Ansökan om utbetalning: http://www.esf.se/Documents/Våra%20program/Socialfonden/Genomföra%20projekt/Redo visa%20ditt%20projekt/Ansökan%20om%20utbetalning.pdf Projekthandledning i ekonomi http://www.esf.se/Documents/V%c3%a5ra%20program/Socialfonden/Om%20Socialfonden/ Informationsdokument/Projekthandledningar/Projekthandledning%20i%20ekonomi%20rev %202009-08-24.pdf Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 27 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 19.3.3 Stödberättigande utgifter Vilka utgifter som är stödberättigande varierar från projekt till projekt. Det beror helt och hållet på vilka aktiviteter som godkänts i beslutet om stöd. Endast utgifter relaterade till dessa aktiviteter är stödberättigande. Utgifterna ska finnas upptagna och beskrivna i den budget som ligger till grund för beslutet. Grundläggande krav för stödberättigande utgifter: Ska vara nödvändiga för projektet Ska vara uppkomna under den beslutade projektperioden Ska vara betalda senast vid ansökan om utbetalning Ska grunda sig på deltagarnas närvarotid i projektet Ska utgöras av faktiska utgifter Ska vara redovisade separat så att de transaktioner som tillhör projektet direkt kan utläsas i projektägarens redovisning (gäller inte indirekta utgifter, offentligt finansierad ersättning till deltagare och bidrag i annat än pengar) Ska kunna styrkas med giltiga underlag t.ex. betalda fakturor, lönespecifikationer, avtal, beräkningsunderlag mm Exempel på icke-stödberättigande utgifter: Avgifter för finansiella transaktioner, växlingsavgifter, ränta och andra rent finansiella utgifter Böter, straffavgifter eller rättegångskostnader Utgifter för underleverantörskontrakt - om det är fördyrande utan mervärde - utgiften beräknats som procentuell andel Mervärdesskatt för momsredovisningsskyldiga projektägare Inkomstbortfall på grund av projektet Utgifter som ingått som underlag i annat EU-projekt. Ett projekt kan inte samtidigt erhålla finansiering från ett annat EU-program. 19.3.4 Lägesrapporten Lägesrapporten ska vara kortfattad (1-3 A4 sidor, textstorlek 12) och kopplad till den aktuella ansökan om utbetalning av stöd och givetvis utgå i från aktiviteter som ni beskrivit i er beviljade ansökan. Lägesrapporten har tre delar, en del där man beskriver hur verksamheten i projektet fortskrider, en del där redogör för eventuella avvikelser från projektplanen. I den tredje delen sammanställer man de aktiviteter som genomförts under den aktuella perioden. 19.3.5 Verksamheten i projektet I denna del skall man redogöra för hur verksamheten i projektet fortskrider utifrån nedan frågor: Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Beskriv kortfattat hur verksamheten i projektet fortskrider utifrån nedanstående frågeställningar: Vilka aktiviteter har genomförts under den aktuella perioden?2 Vad har fungerat bra och vad har fungerat mindre bra? Hur har man arbetat med jämställdhet under den aktuella perioden? Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 28 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 Hur har man arbetat med tillgänglighet under den aktuella perioden Vad fungerar bra och vad har fungerat mindre bra? Ligger deltagarantalet i fas med vad som planerat enligt ansökan? Ange ackumulerat antal deltagare i relation till planerat antal. Ligger projektet i fas vad gäller måluppfyllelse? Ligger projektet i fas vad gäller budget? 19.3.6 Avvikelser i projektet Det är viktigt att rapportera de eventuella avsteg som man gjort från beslutad projektplan. Avvikelser i projektet ska omedelbart meddelas ansvarig handläggare på Svenska ESF-rådet. Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 29 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 19.3.7 Sammanställning av insatser (aktiviteter/utbildningar) under aktuell period Följande skall redovisas i denna sammanställning. Datum Insats Antal timmar (Aktivitet/Utbildnings/Möte) (insatsens omfattning) Antal deltagare Planerat Slutförd antal utb/akt deltagare JA/NEJ 19.3.8 Detta måste skickas in vid ansökan om utbetalning En ansökan om utbetalning ska (om inte Svenska ESF-rådet meddelat annat) alltid innehålla: Lägesrapport. Vid sista ansökan även slutrapport. Ansökan handläggs inte utan denna rapport. (se avsnittet om Rapportering, s 8). Kopior av bokföringsunderlag såsom utdrag ur huvudbok, verifikationslista och andra handlingar ur redovisningen Verifiering av att utgifterna är betalda. Samtliga ekonomiska underlag som styrker riktigheten i de redovisade uppgifterna. Den ska i förekommande fall också innehålla: Tidredovisning för personal på Svenska ESF-rådets formulär. Verifiering av att offentlig medfinansiering är utbetald. Verifiering av intäkter Kopior av hyres-, leasing- och underentreprenörsavtal Dokumentation avseende upphandling och köp av varor och tjänster. Utöver vad som ovan anges kan Svenska ESF-rådet begära in de ytterligare uppgifter, inklusive uppgifter avseende underentreprenörsavtal, som är nödvändiga för att pröva om utgifterna är stödberättigande. 19.3.9 Sammanfattning – inrapportering varje månad Följande dokument skall skickas in för redovisning rörande status samt ansökan om utbetalning av beviljade medel. Lägesrapport Tidrapportering Nya anställningsavtal vid förändrad tjänstgöring Redovisning av ekonomin via projektrummet I förekommande fall dvs vid kursanordnan skall statistik inrapporteras till SCB. Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 30 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 19.3.10 Hantering av semester inom ramen för projektet Semester redovisas fortlöpande dvs direkt vid uttag av semesterledighet. Varje projektmedarbetare redovisar och registrerar sin arbetade tid och avvikelsetid såsom semester i den månatliga tidrapporten. Vid själva semesteruttaget debiteras projektet den faktiska semesterkostnaden. Projektekonom budgeterar med semesterlagens 12%. 19.3.11 ESF:s mall ”Lägesrapport” Projektnamn: Kompetensförsörjning kommunanställda Diarienummer: 2010-3040012 Redovisningsperiod: 1 / februari 2011 1. Verksamheten I projektet 2. Avvikelser från projektbeskrivningen Har det förekommit avvikelser under perioden? Ja Nej Om du svarade Ja, beskriv kortfattat avvikelserna: Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 31 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 Om det förekommit avvikelser, har ni meddelat ansvarig samordnare på Svenska ESF-rådet? Ja Nej Om du svarade Nej, vad är orsaken till att ni inte har meddelat avvikelsen? Vilka åtgärder har ni vidtagit/avser att vidta med anledning av avvikelserna? 3. Sammanställning av insatser (aktiviteter/utbildningar) under aktuell period och 2) Datum Insats Antal timmar Antal (Aktivitet/utbildning/möte) (insatsens omfattning) Planerat deltagare Antal (Programområde 1 Slutförd Utb/akt deltagare Ja eller Nej Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 32 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 Underskrift projektansvarig (projektledare) Datum Namnteckning Namnförtydligande Svenska ESF-rådets bedömning Lägesrapportern är godkänd och stöd kan betalas ut: Ja Nej Om du svarade Nej, kommentera de åtgärder som ska vidtas. Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 33 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 20 Tid- och Aktivitetsplan Genomförande Tid- och aktivitetsplan - Ange alla Startdatum Slutdatum Planerings- och organiseringsfas 2011-02-01 2011-04-30 Upphandling sker kontinuerligt i 2011-02-01 2012-12-31 2011-02-01 2013-01-31 Projektadministration 2011-02-01 2013-01-31 Styrgruppsmöten varje kvartal 2011-02-01 2013-01-31 Grundutbildning Hållbar utveckling 2011-03-01 2012-06-30 Aktiviteter riktade till 2011-03-01 2012-12-31 2011-03-01 2013-01-31 2011-04-01 2012-12-31 2011-05-01 2012-12-31 2012-10-01 2013-01-31 planerade aktiviteter, uppskatta ett planerat start- och slutdatum för respektive aktivitet, samt beskriv varje aktivitet utförligt.Aktivitet projektet Marknadsföring sker kontinuerligt under projektet medarbetarna (utbildningar-se bilaga 3) Projektmöten varje kvartal med gruppen som arbetar med projektdelen "Innovativa metoder för strategiskt lärande" Seminarier/workshops Jämställdhet, mångfald och tillgänglighet Uppföljning och lärande utvärdering Utvärdering av avslutningsfas Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 34 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 20.1.1 Komplettering Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 35 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 21 Personaladministration 21.1 Tillgängliga lokaler att boka/hyra Sal Förvaltning Tärnörummet 3227 Rådhussalen Årrydssalen, 3111 Mörrumssalen Sternö UtbildningsFV UtbildningsFV BV-plan, Rådhuset BV-plan, Rådhuset BV-plan, Rådhuset Plan 2, Rådhuset Asarum Plan 2, Rådhuset Hällaryd Plan 2, Rådhuset Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: Totalt antal Övrigt personer 15 10 150 20 15 15 Bokningsbar via Medborgarkontoret 20 25 Bokningsbar via (Session) Medborgarkontoret, rekommenderas ej 20 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 36 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 22 Utvärderare Projektet kommer att utvärderas av en extern utvärderare; medel omfattande 300 000 kr finns avsatta för detta ändamål. Upphandling av utvärderare påbörjades den 25 mars 2011. Politisk process inklusive administration över e-Avrop. Tilldelningen och tid för överklagan hanterades tom den 29 april. Den 9 maj 2011 träffas avtal med Christer Wallin. Christer Wallin Projekt AB Tel 0470-74 50 90 Mobil 070 52 807 66 E-post: [email protected] Postadress: Klangens väg 53 352 55 Växjö Besök: Videum Science Park Framtidsvägen 10 B Växjö Webbplats: www.cwp.se Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 37 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 23 Viktiga länkar och referenshänvisningar Redovisa ditt projekt http://www.esf.se/sv/vara-program/Socialfonden/Redovisa-ditt-projekt/ Processtöd http://www.esf.se/sv/vara-program/Socialfonden/Processtod-/ Det är viktigt att klart och tydligt visa att Karlshamns kommun (ledning, kurstillfälle portar mm) är engagerad i EU-projekt. Använd dekaler, flaggor mm så ofta som möjligt. Se följande länk för Press, produkter, dekaler och flaggor http://www.esf.se/sv/Press/ Böcker och broschyrer http://www.esf.se/sv/Press/Bestallning-av-ESF-bocker/ Min Region – Skåne / Blekinge http://www.esf.se/sv/Min-region/Sydsverige/Kontakt/ ESF-Kalendern – informationsmöten. (Vissa möten kräver anmälan) http://www.esf.se/sv/Min-region/Sydsverige/Informationsmoten/ Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 38 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 24 Utbildning 24.1 Block - Personliga assistenter Detta block genomförs i samarbete med Olofströms kommun. Under hösten 2011 kommer 40 personliga assistenter från Karlshamns kommun och 20 assistenter från Olofströms kommun att kunna beredas utbildningsinsatser inom ramen för aktuellt ESF-projekt. Under våren 2012 kommer resterande assistenter dvs. 58 från Karlshamn och 30 från Olofström att beredas utbildningsinsatser. Under hösten 2012 kan eventuellt ytterligare restplatser arrangeras. Utbildningarna genomförs även som ett samarbetsprojekt mellan VäggaVux, Karlshamns kommun och Vårdförbundet/Sjöarp. Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 39 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 Genom ESF-projektet ser vi det vara av stor betydelse att kvalitetssäkra arbetsinsatserna och den kompetens vilket behövs i rollen som Personlig Assistent. ESF-projektet erbjuder därför i nom en kursomgång sju olika kursmoment. Den som deltager i samtliga moment har också möjlighet att bli diplomerad/certifierad Personlig Assistent. Varje utbildningsomgång avslutas med fyra olika Cafétema varav två är obligatoriska. Sista tillfället kallas samtliga kursdeltagare från den aktuella kursomgången till en högtidlig avslutning med diplomering/certifiering. Handläggare Lisbeth Alhorn poängterar att det är viktigt vi lägger en tyngdpunkt på kompetensinsatserna riktade till Personliga Assistenter. Enligt Lisbeth Alhorn är det bättre att projektorganisationen väljer bort vissa kursmoment till förmån för Personliga assistenter. Typ av upphandling: Upphandling av tjänst har genomförts baserad på tre-offerters-principen. I urvalsprocessen har Olofströms kommun varit behjälpliga genom områdeschef Pia Nilsson, Omsorgsförvaltningen. Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 40 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 24.2 Block - Processledning Detta är en chefsutbildning för utveckling och en ökad samsyn vad gäller processer, processkartläggning och processledning. Projektmomentet omfattar samtliga chefer c:a 120 personer från kommunens olika förvaltningar inklusive utbildningsförvaltningen. Utbildningen öppnar även upp för de kommunala bolagen. VMAB deltager allt i enlighet med förprojektet I överenskommelsen med leverantören skall sju grupper med 15 personer i varje genomföras under hösten 2011 och vara klar våren 2012. Direkt i anslutning till den gruppvisa genomgången omfattande fyra dagar erbjuds var och en av cheferna en individuell coachning. I samband med insatsen har man funnit det vara värdefullt för personalgruppens reprensentanter att få ta del av insatsen. Medarbetarna från Personalgruppen kommer att få en förstärkande kompetensinsats för att kunna agera coacher efter avslutad utbildningsgenomgång och hålla kunskaperna levande om processledning och processkartläggning. Detta är gediget stöd i samband med omsättning av chefspersoner vilkekt är fallet bl a till följd av pensionsavgångar. Upphandling har gjorts och tillfallit Peter & Partner Utbildning AB. Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 41 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 42 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 24.3 Block – Kommunal ekonomi Utbildningsinsatserna rubricerade kommunal ekonomi är något som Karlshamns kommun valt att själva genomföra med hjälp av medarbeter från ekonomiavdelningarna. I skrivande stund 20110111 har vi tre tillfällen inplanerade varav två åsterstår. Under det kommande året planerar vi att utföra ett omfattande antal utbildningstillfällen. Det är ett tillfälle per person som deltagare. Därtill tillkommer en chefsutbildning. Samtliga enligt förprojektet är inplanerade att deltaga. Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 43 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 Upphandling: Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Insatsen bedrivs i kommunens egna regi Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 44 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 24.4 Block Data/Språk Enligt förprojektet har ett antal anställda valt olika kurser och nivåer vad gäller IT (Word, Excel, PowerPoint, designprogram samt First Class) Upphandling har gjorts enligt LOU och principen att värdet överskrider tröskelvärdet och kan tom omfatta belopp på närmare två miljoner. Upphandlingen har tillfallit två leverantörer Folkuniversitet och EC Utbildning AB. Det intressanta med dessa leverantörer är, att de har för avsikt att samarbeta för att man genom projektet skall kunna uppnå resultat och effekter. Målsättningen är, att arbeta verksamhetseffektivt med enheter och medarbetare och för att kunna bemöta deras behov kommer vi att i den närmaste veckan gå ut med en enkätförfrågan via Easy Research. Syfet med projektet är, att arbeta innovativt med lärande miljöer. Målet är, att arbeta kostnadseffektivt och möta upp förvaltningarnas tidsbrist. Vi kommer därför att genomföra en del av insatserna med stöd av det virtuella lärande rummet. För närvarande (20111101) undersöker vi tekniken och funktionaliteten i First Class. Folkuniversitet i synnerhet har mycket god erfarenhet av att utveckla och producera kurser via First Class communities. Eventuellt externa personer får här särskilt bjudas in. Leverantörerna har gemensamt faställt typ av frågeställningar. Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 45 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 24.5 Block – AKK, Metodutveckling och kommunikation Utbildningsblock är under upparbetning Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 46 (47) Karlshamns Kommun 2011 – 2013 ”Kompetensförsörjning Kommunanställda” DNR: 2010-3040012 Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Lärcenter/Östra Piren 374 81 KARLSHAMN Tel: Fax: Epost: 0454-810 00 0454-815 99 - Org.nr: Dnr: 212000-0845 2010-3040012 47 (47)
© Copyright 2024