Planering och strategi

Planering och strategi
Upphandlingsstödet, den 21 maj 2013
2013-05-22
Innehåll
1. Inledning
2. Metodbeskrivning
3. Planering (Steg 1)
-
Analys av förutsättningar
Intressentanalys
Behovsanalys
Marknadsanalys
4. Strategi (Steg 2)
2
Målanalys
Upphandlingsanalys
Riskanalys
Uppföljningsstrategi
Beslutspunkter
Del 1 – Inledning
1. Inledning
2. Metodbeskrivning
3. Planering (Steg 1)
4. Strategi (Steg 2)
3
Från ord till upphandling!
Organisation
Den
professionella
beställaren
Kompetens
och resurser
4
Metoder och
rutiner
Yrkesprofil?!
Utbildningar/kompetenser











5
LOU/LUF
Jurist
Ekonom
Tekniker
Ingenjör
Projektledare
Logistiker
Dataguru
Körkort A, B, C etc
Språkgeni
Förhandlingsteknik
Egenskaper













Affärsmässig
Analytisk
Strategisk
Lyhörd
Serviceinriktad
Strukturerad
Kommunikativ
Processinriktad
Resultatorienterad
Många bollar i luften
Flexibel
4 armar
12 ben
Att upphandla är ett lagarbete!
Förvaltare
Beställare
Anställda
och/eller Brukare
Projektledare
Specialistkom
petenser
Referensgrupp
Sakkunniga
6
Del 2 – Metodbeskrivning
1. Inledning
2. Metodbeskrivning
3. Planering (Steg 1)
4. Strategi (Steg 2)
7
Metodbeskrivning
Syfte
Att ge stöd som främjar och underlättar det konkreta arbetet med att ta
fram ett förfrågningsunderlag.
Målsättning
Att arbeta tillsammans på ett metodiskt och strukturerat sätt.
Resultat
Ett väl bearbetat första utkast till ett förfrågningsunderlag.
8
Att ta fram ett förfrågningsunderlag är ett hantverk!
Metodbeskrivning
9
Fas 1 Planering och strategi
• Steg 1: Analys av förutsättningar
• Steg 2: Strategiska frågeställningar
Fas 2 Kravställningsmetodik
• Moment A: Kravinsamling (steg 1-6)
• Moment B: Kravsortering (steg 1-2)
• Moment C: Kravarbete (steg 1-3)
Fas 3 Utvärderingsmetodik
• Utvärderingskriterier (steg 1-3)
• Utvärderingsmodeller
Fas 4 Kommersiella villkor
• Steg 1: Ta fram
• Steg 2: Analysera
• Steg 3: Reglera
• Steg 4: Disponera
Metodbeskrivning
Fas 1 Planering och strategi
Syfte
Att fastställa en strategi för upphandlingen.
Målsättning
Att samtliga berörda personer ska vara delaktiga, ha samsyn kring
upphandlingens mål och vägen dit.
Resultat
En väl förankrad upphandling och väl underbyggda beslut –
Upphandlingsstrategi.
10
Del 3 – Planering (Steg 1)
1. Inledning
2. Metodbeskrivning
3. Planering (Steg 1)
4. Strategi (Steg 2)
11
Analys av förutsättningar
Frågeställning: Status idag och hur ser våra förutsättningar ut?
Metod: Möte/workshop, intervjuer, enkäter, rapporter etc.





12
Bakgrund och historik
Erfarenheter och lärdomar (bra och dåliga)
Förutsättningar och beroenden (internt)
Omvärldsfaktorer och förändringar (externt)
Budget och ekonomi
Samla in
Sammanställ
Analysera
Dokumentera
Intressentanalys
Frågeställning: Vilka påverkas av upphandlingen och på vilket sätt
behöver de engageras och när?
Metod: Brainstorming, Möte/workshop.
Internt






Beställare
Projektledare
Referensgrupp
Specialistkompetenser
Anställda/Brukare
Förvaltare
Externt
13



Leverantörer
Branschförening
Specialistkompetenser
Engagemang






Tilldela resurser och fatta beslut
Genomföra upphandlingen
Förankring och input
Teknik, juridik, miljö etc.
Sakkunskap, förankring och input
Uppföljning
Engagemang



Förankring och input
Förankring och input
Teknik, juridik, miljö etc.
Behovsanalys
Frågeställning: Vad är behovet?
Metod: Möten, intervjuer, enkäter, rapportsammanställningar etc.
Input


Processer och flöden
Statistik
-
Köpmönster (när, vad och hur)
Inköp per leverantör (volymer och
värde)
Inköp per vara/tjänst (volymer och
värde)
-

Uppföljning av avtal
-
Kvalitativa och/eller kvantitativa
undersökningar
Avvikelser och reklamationer
Avtalstrohet
14
Analyser
Samla in
Sammanställ

Hur fungerar det idag?

Hur vill vi att det ska fungera
imorgon?

Centrala och/eller egna avtal

Omfattning och volymer

Avtalsperiod

Framgångsfaktorer
Analysera
Dokumentera
Marknadsanalys
Frågeställning: Hur ser marknaden och dess utbud ut?
Metod: Möten, intervjuer, enkäter, register, rapporter, RFI, remiss etc.
Input
15
Analysera

Vilken är marknaden?

-
Branschförening
Leverantörskonstellationer
Behov i förhållande till
marknad och utbud


Hur ser utbudet ut?
Budget i förhållande till
marknad och utbud
-

Potentiella leverantörer
-
Produktområden och
produktcykler
Tjänsteområden och nivåer

Trender och utveckling inom

Hur ser prisbilden ut
-
Produkter/tjänster
-
Marknaden
Utbud
Pris
Samla in
Sammanställ
Analysera
Dokumentera
Del 4 – Strategi (Steg 2)
1. Inledning
2. Metodbeskrivning
3. Planering (Steg 1)
4. Strategi (Steg 2)
16
Målanalys
Frågeställning: Vilka mål har vi med upphandlingen?
Metod: Brainstorming
Exempel på mål:






17
En bra affär
Hög kvalité
Bra leverantörer
Bra uppföljning
Bra priser
Kostnadskontroll
Ta fram
Analysera
Modellera
Formulera
Följ upp
Målanalys
Frågeställning: Hur förhåller sig målen i förhållande till varandra?
Metod: Modellering – Målhierarki, se även SMART - målformulering
En bra affär
Hög kvalité
Bra leverantörer
18
Bra uppföljning
Bra priser
Kostnadskontroll
Upphandlingsanalys
Frågeställning: Hur ska upphandlingen genomföras?
Metod: Utredning och analys mot bakgrund av tidigare analyser.








19
Anbudsområden (inkl. optioner)
Upphandlingsförfarande
Avtalskonstruktion
Ramavtal och avropsmekanism
Generella kravområden
Särskilda kravområden
Tidplan
Resurser
Ta fram alternativ
Lista fördelar resp.
nackdelar
Analysera
Rekommendera
Riskanalys
Frågeställning: Vilka risker (händelser) finns det och vilka konsekvenser
medför de?
Metod: Brainstorming (avgränsad SWOT-analys).
20
Risker
Konsekvenser
1. Överprövning

2. ”Fel” anbud”
3. Inga anbud


4. För höga priser

5. Ingen uppföljning av avtalet

Ta fram
Analysera
Prioritera
Förseningar och merkostnader
eller rätta/gör om
Avbryta, FF eller ”Fel” vinnare
Förseningar och merkostnader
och göra om eller FF
Avbryta, gör om och budget
saknas
Ingen kontroll
Hantera
Följ upp
Prioriteringsmatris
Frågeställning: Hur stor sannolikhet är det att det inträffar och vilken
effekt får det om det inträffar?
Metod: Analysera i grupp, diskutera och prioritera tillsammans.
Hög
Risker
1
SANNOLIKHET
5
2
3
1.
2.
3.
4.
5.
4
Låg
Låg
EFFEKT
Hög
Åtgärdslista: Vem ansvarar för att göra vad och när?
21
1)
2)
Överprövning
”Fel” anbud”
Inga anbud
För höga priser
Ingen uppföljning av
avtalet
Att göra för att motverka att det inträffar – promotiva åtgärder
Att göra om det inträffar - skadebegränsning
Uppföljningsstrategi
Frågeställning: Vad ska följas upp, när och hur?
Metod: Ekonomisystem, rapporter, avvikelser, enkäter etc.
Vad
När
Hur
Vem
Mål
Löpande och per år
Se Målanalys
X
Upphandlingsstrategi
Löpande och efter avtal
Rapport
Y
Kvalité
Priser
Övriga villkor
Z
Å
Ä
Avtalet
22
Ta fram
Löpande och per månad
och år
Följ upp
Analysera
Åtgärda
Beslutspunkter
Beslutsunderlag
 Analys av förutsättningar
 Behovsanalys
 Marknadsanalys
 Riskanalys
 Prioriteringsmatris
Beslutsunderlag
Verktyg
Beslut
Verktyg
 Åtgärdslistor
 Uppföljningsstrategi
23
Beslutspunkter
 Målanalys
 Upphandlingsanalys
 Uppföljningsstrategi
Upphandlingsstrategi
Kontaktuppgifter
Johan Stern
08-546 546 05
[email protected]
Ramberg Advokater AB
Jakobsbergsgatan 13
Box 7531
103 93 Stockholm
24
Tfn 08-546 546 00
Fax 08-546 546 99
www.ramberglaw.se