Upphandlingsprocessen Jakobstad Stadens uppdrag • Lagen om offentlig upphandling (348/2007) • Direktiven och upphandlingslagarna skall ge fri rörlighet för varor och tjänster samt en fungerande inre marknad • Vi strävar till att genomföra kostnadseffektiva upphandlingar och till att utnyttja existerande konkurrensförhållanden • Stadens samtliga upphandlingar skall konkurrensutsättas i enlighet med lag, förordning, EUdirektiv och stadens egna upphandlingsdirektiv 2 Honnörsord vid all upphandling: • Öppenhet • Likabehandling • Icke-diskriminering Staden kan inte favorisera lokala företag! 3 Förklaring: Icke-diskriminering Principen om icke-diskriminering innebär att det är förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera en leverantör på grund av omständigheter som exempelvis nationalitet. Den upphandlande myndigheten får därmed inte ställa några krav som enbart finska företag kan känna till eller utföra. Likabehandling Principen om likabehandling innebär att alla leverantörer ska ges samma förutsättningar. Alla leverantörer måste till exempel få tillgång till samma information samtidigt så att inte någon leverantör gynnas framför en annan leverantör. Det anses också strida mot likabehandling om det för en viss vara eller tjänst ställs krav på tillverkare, ursprung, särskilt framställningssätt, varumärke, patent eller typ såvida det inte motiveras av föremålet för upphandlingen samt åtföljs av orden ”eller likvärdig”. Ömsesidigt erkännande Principen om ömsesidigt erkännande innebär att intyg och certifikat som har utfärdats av en medlemsstats behöriga myndigheter ska vara giltiga också i övriga EU/EES-länder. Detta kopplas till den grundläggande EUrättsliga principen om fri rörlighet för varor och tjänster samt principen om etableringsfrihet. 4 Proportionalitet Principen om proportionalitet innebär att kraven på leverantören och på varan eller tjänsten måste ha ett naturligt samband med och stå i rimlig proportion till det som ska upphandlas. De krav som ställs ska vara både lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet. Om det finns flera alternativ bör det alternativ väljas som är minst belastande för leverantören. Öppenhet Principen om öppenhet (även kallad transparensprincipen) innebär att den upphandlande myndigheten är skyldig att skapa öppenhet och lämna information om upphandlingen och det praktiska tillvägagångssättet vid denna. Förfrågningsunderlaget ska vara klart och tydligt formulerat och innehålla samtliga krav som ställs. 5 Definition • Vad är en upphandling? = Köp, hyrning eller motsvarande av varor och tjänster utanför organisationen samt uppdrag på entreprenad 6 Hur upphandlar staden? • Definiering av innehållet, omfattningen och kvaliteten hos varan, tjänsten eller byggarbetet som skall upphandlas • Kvalitetskraven avgörande för hela upphandlingsprocessen • Upphandlingar under 30 000 € mera formfritt men principerna om öppenhet, likabehandling och ickediskriminering gäller • Tidsåtgång ungefär 2- 3 veckor •Över 30 000 % (=det nationella tröskelvärdet) Starkt formaliserat med strikta bestämmelser om annonsering på annonskanalen Hilma, beslutsgång och besvärsvägar (Marknadsdomstolen etc.) Tidsåtgång 2 – 4 månader innan avtal eller beställning kan göras 7 Hur upphandlar staden forts. • då upphandlingens värde överstiger 200 000 € görs en EUupphandling • förfarandet formaliserat och tidskrävande • kan ta upp till ett halvt år innan proceduren med upphandling, väntetider, besvärstider och slutande av kontrakt klart • tidsåtgång 5 – 8 månader innan avtal kan skrivas 8 Hållbar utveckling • Upphandlingslagstiftningen tillåter inte gynnande av närproducerade produkter. Den grundläggande tanken i upphandlingslagstiftningen är att alla skall ha möjlighet att konkurrera och därför måste alla leverantörer behandlas jämlikt. Däremot står det den upphandlande enheten fritt att begära precis det den önskar skaffa. Det vill säga den kan kräva att metoderna för odling, förädling, tillverkning, transport, logistik och också etiska frågeställningar, är sådana som den omfattar och uttryckligen vill ha. Grunden för hela upphandlingen ligger således i beskrivningen av densamma. En annan faktor som måste uppmärksammas är att ekologiskt hållbara lösningar på kort sikt ter sig dyrare men i det långa loppet är de ändå försvarbara. Det är viktigt för den upphandlande enheten då den planerar och budgeterar ett uppköp att motivera en högre kostnad då man handlar hållbart. • Hänsyn tas till miljöeffekter och den miljöbelastning som produkterna och deras förpackningsmaterial förorsakar • Återanvändning • Energieffektivitet • Sociala aspekter? • Staden har inget officiellt ställningstagande till detta ännu 9 Företagarens roll i upphandlingen Förberedelse: • Undersök marknaden • Hitta affärsmöjligheterna • Gör ditt företag redo • Är upphandlingen intressant? • Ställ frågor! 10 Genomförande: • Skriv anbud • Anbuden prövas • Bästa anbudet väljs 11 Följa upp • Dags att leverera •Återkoppla • Skicka faktura • Prisjustering och optioner • Utvärdera kontraktsperioden 12 Tack ! Christina Lind-Kangas Utvecklingskoordinator Staden Jakobstad [email protected] 13