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MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
FACTURACION
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y
FINANZAS
Fecha de Emisión:
28/01/2014
Código: MNPF 001
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO DE
LA GERENCIA DE FACTURACION DE
VENEZOLANA DE ALIMENTOS LA CASA S.A
Elaborado por:
Jorge Ochoa
Coordinación de Facturación
Luis Lassis
Coordinación de Red Privada
Revisado por:
Yasmary Romero
Gerente de Facturación
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Lic. Ricardo Villamizar.
Director de Administración y
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ÍNDICE
CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN
3
OBJETIVO Y ALCANCE
4
UNIDADES INVOLUCRADAS.
5
MARCO JURIDICO.
6
NORMAS GENERALES
7
NORMAS ESPECIFICAS
9
PROCEDIMIENTOS DE FACTURACION.
1.1 Facturación a entes gubernamentales.
11
2.1 Facturación a clientes Privados.
14
3.1 Facturación de Red de Abastos y Mercados
17
4.1 Facturación (Plantas Procesadoras y Agro tiendas)
20
FLUJOGRAMAS
22
FORMATOS
26
INTRUCTIVOS
Corporación Casa
38
Productora y Distribuidora Venezuela de Alimentos PDVAL
39
Red de Abastos Bicentenarios (CATIVEN)
39
Mercal
40
Industrias Diana
41
Industrias Dianas/ Lácteos los Andes
41
Frigorífico Ordaz Friosa
42
Empresas Privadas
42
Red de Abasto Venezuela
43
ANEXOS
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44
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INTRODUCCIÓN
La empresa Venezolana de Alimentos La Casa, S. A. (VENALCASA), es una
institución autosustentable con sentido socialista; ya que su misión y visión están
enmarcados dentro de los programas agroalimentarios emprendidas por el Gobierno de la
República Bolivariana de Venezuela, a través de la misión alimentación.
De acuerdo a lo estipulado en las diferentes normas legales y organizativas de la
institución, se ha elaborado el presente manual con un lenguaje claro y sencillo, con el
propósito fundamental de suministrar una herramienta documental que servirá de apoyo
administrativo para todas aquellas personas interesadas en conocer los objetivos, misión y
visión, marco legal, procedimientos administrativos, funciones y atribuciones de la
Coordinación de Facturación, como lo son Entes Gubernamentales, Privados, Areperas,
Abastos, Mercados Comunales, Agro tiendas y Sub-Productos.
Por tal motivo este manual constituye un instrumento de referencia para el
conocimiento de cómo debe llevarse a cabo las rutinas y directrices para la capacitación,
inducción y evaluación del personal adscrito a la Coordinación de Facturación; además de
contribuir al adecuado reclutamiento y selección de los trabajadores para cada una de las
secciones de la Coordinación.
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OBJETIVO
La Coordinación de Facturación, adscrita a la empresa Venezolana de Alimentos La
Casa, S.A., busca proporcionar a través de este manual a las diferentes secciones de la
Coordinación, las normas y procedimientos para realizar el proceso de facturación; que
permitirá consultar, conocer y llevar a cabo las actividades de los empleados adscritos al
área, con el objeto de desarrollar con eficiencia y eficacia los procesos administrativos.
Así como también, unificar y controlar el cumplimiento de las normas legales vigentes
en el proceso de facturación, coordinar, delimitar y precisar las actividades, funciones,
responsabilidades, desempeño y eficiencia
del personal adscrito a las Secciones de la
Coordinación de Facturación; simplificando y agilizando de forma efectiva las operaciones
respectivas del área.
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ALCANCE
El presente manual comprende el procedimiento y las instrucciones para la
facturación de las empresas, teniendo en cuenta las diferentes formas de pago, y el manejo
de documentos involucrados en el proceso.
Las Normas contenidas en el presente Manual son de estricto cumplimiento por la
Coordinación de Facturación de la empresa, con el objeto de normalizar los procedimientos
administrativos.
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UNIDADES INVOLUCRADAS
1. La Dirección de Operaciones, emitirán los documentos respetivos para el proceso de
facturación.
2. La Dirección de Administración y Finanzas, aprobará la documentación correspondiente
que será emitida al cliente.
3. La Gerencia de Facturación, aprobará las comunicaciones internas entre los diferentes
departamentos, Plantas Procesadoras Abastos y Agro tiendas.
4. Auditoría Interna, es el responsable de efectuar el control interno de las Unidades
Involucradas en este proceso, velará por el estricto cumplimiento de las normas y
procedimientos establecidos en este manual, además de realizar las respectivas
recomendaciones en el proceso.
5. Las plantas informan a la Gerencia de Facturación los 15 y los 30 de cada mes, los
libros de ventas, por la facturación emitidas por venta de sub-producto, por ventas de
abastos directos y agro tiendas.
6. El Dpto. de Control de Ingreso nos remite, todas las ventas realizada en los abastos
directo que venden de forma manual y se soporta con una factura verificando la ventas en
el libro, donde detalla: el producto, precio unitario, fecha, cantidad etc.
7. El Dpto. de Cuentas por cobrar es responsable de recibir todas las facturas emitidas en
la Gerencia de Facturación, para luego entregarla a los entes correspondientes.
8. La Gerencia de Contabilidad se encarga de recibir los libros de ventas, los 5 de cada
mes, de todas las facturas emitidas por las ventas de sub producto, Agrotiendas, abastos,
para su respectiva declaración de impuesto sobre la renta.
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MARCO JURÍDICO
Los principales ordenamientos jurídicos que sustentan los procesos administrativos de
la Coordinación de Facturación, son los que a continuación se enuncian:
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Reforma publicada en Gaceta
Oficial de fecha 19 de febrero de 2009, bajo el Nº 5.908, específicamente los artículos
7, 112, 117, 137 y 147.
Ley Orgánica de la Contraloría General de República y del Sistema Nacional de
Control Fiscal, Gaceta Oficial Nº 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001, de
acuerdo al Artículo 2, así como lo dispuesto en el Titulo II “Del Sistema Nacional de
Control Fiscal” Capítulo II “Del Control Interno”, artículos 35 al 41.
Código Orgánico Tributario, Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela
Nº 37305 del 17 de octubre de 2001, según artículos 1,13,19, 22 numeral 3, art. 27 y
31 numeral 1.
Ley del IVA, publicada en Gaceta Oficial N° 38.263, de fecha 1° de septiembre de
2005, de acuerdo a los Artículos 1, 5 Parágrafo Segundo, art. 7, 47 y del 54 al 58.
Ley del Impuesto sobre la renta (ISLR) según Gaceta Oficial N° 5.566 Extraordinario
de fecha 28 de diciembre de 2001, artículos 1, 4, 7 y 16.
La presente Providencia entra en vigencia a partir de su publicación en Gaceta Oficial
y deroga expresamente a la Providencia Administrativa Nº 0257 de fecha 19/08/2008
publicada en Gaceta Oficial Nº 38.997 de la misma fecha.
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NORMAS GENERALES
1. La Coordinación de Facturación a través de cada una de sus secciones, será la
responsable de realizar el proceso de facturación los distintos clientes de Venezolana de
Alimentos La Casa, S.A.
2. Mantener el control de toda la documentación asociada a la facturación recibida de las
diferentes plantas procesadoras abastos y Agrotiendas.
3. Informar a la Presidencia de la empresa, Dirección de Administración de Finanzas y
demás unidades mediante cuadro estadístico, un promedio de la facturación semanal y
mensual por entes Gubernamentales y Privado.
4. Revisar y distribuir las copias de las facturas emitidas por cada una de las secciones
adscritas a la coordinación, al Departamento de Contabilidad, Control de Ingresos y
Cuentas por Pagar.
5. Controlar el inventario de los talonarios de facturas y talonarios de orden de entrega,
para todas las plantas que tienen asignada una serie y son los responsables de realizar el
proceso de facturación.
6. Llevar un control semanal de todos los registros de ventas y orden de entrega, que son
enviado por el Dpto. de ventas.
7. Las facturas elaboradas por concepto de Órdenes de Servicio de los Clientes; PDVAL y
Corporación Casa, serán emitidas de acuerdo a lo establecido en los contratos
correspondientes.
8. La documentación requerida para efectuar los diferentes procesos de Facturación será la
siguiente en original y cuatro (4) copias:
Facturación por Venta de Consumo Humano:
 Nota de entrega de la empresa sellada y firmada tanto, por la Institución
tanto por la compañía receptora.
Facturación de Ordenes de Servicio:
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 Nota de Entrega Original de la empresa firmada y sellada tanto por la
Institución como por el Centro de Acopio.
 Nota de Entrega Digital Original de la Corporación Casa sellada y firmada
respectivamente.
 Acta de Recepción Original.
 Guía de Seguimiento y Control de Productos Alimenticios Terminados
Original, emitido por la Superintendencia Nacional de Silos, Alimentos y
Depósitos Agrícolas (SADA), sellada y firmada.
 Guía Vehicular por parte de la Empresa PDVAL.
9. El diseño de las facturas deben cumplir con la normativa establecida en la Providencia
0257 vigente desde el 19/08/2008, en cuanto a las disposiciones relacionadas con la
Impresión y Emisión de Facturas y otros documentos.
10. Será responsabilidad de la Gerencia de Operaciones, remitir las Notas de Entrega
recibidas firmadas y selladas a la Gerencia de Facturación, donde lo recibe la
Coordinación de Privado, para su respectivo registro.
11. Controlar que se cumplan los procedimientos, como lo requiere cada Ente.
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NORMAS ESPECÍFICAS
1. Realizar la facturación con la documentación previamente aprobada y remitida por la
Dirección de Operaciones, verificando que exista toda la documentación exigida para tal
fin:
La orden de despacho debe estar, autorizada, firmada y sellada por el
departamento correspondiente.
La nota de entrega debe quedar firmada y sellada por el funcionario que
entrega el producto y quien lo recibe.
La nota de entrega digital de la corporación casa debe estar firmada y sellada al
igual que la nota de entrega de la empresa.
Sellos húmedos de cada institución en señal de conformidad de lo recibido.
Acta de Entrega firmada y sellada.
2. La Dirección de Operaciones remitirá copia de las Órdenes de Servicio y Compras
firmadas y selladas por la Corporación Casa y Venezolana de Alimentos La Casa, S. A.,
a fin de llevar un control y seguimiento de la facturación de las mismas.
3. Verificar los datos fiscales de la empresa, razón social o cliente:
Domicilio Fiscal.
Número de Registro de Identificación Fiscal (RIF).
Domicilio fiscal.
4. Emitir la factura de acuerdo a la planta empaquetadora, procesadora o Agrotienda, que
realiza el despacho, con los documentos antes mencionados y las normas legales.
5. Especificar en la factura; forma de Pago, número de orden de despacho, nota de entrega
y contrato (si existe) y fecha en que se emite, detallar claramente y de forma sencilla la
descripción de la venta, cantidad, precio unitario (en caso de poseer alícuota o impuesto
del IVA, se debe señalar la base imponible al cual se le está calculando el impuesto) y
por último debe contener sub total y el total de la factura. Las facturas no deberán tener
tachaduras ni enmendaduras, salvo que el SENIAT lo autorice.
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6. La factura deberá ser firmada y sellada por la persona que la emite, revisada y aprobada
por el Coordinador de Facturación.
7. Relacionar las facturas emitidas a crédito, para luego remitirlas al Dpto. de Cobranzas.
8. Registrar cada una de las facturas con un orden correlativo, en el Libro de Ventas
(Incluyendo las facturas anuladas), y enviar al cierre de cada mes al Departamento de
Impuestos para su respectiva declaración.
9. El proceso de facturación de las Plantas Empaquetadoras de Catia I y II, Quibor,
Urachiche y Mampote, así como el Analista Administrativo encargado de la Sección de
Sub-Productos de las Plantas Procesadoras: Turen, Generalísimo Francisco de Miranda,
Juana Ramírez la Avanzadora, Guanare, San Francisco, La veguita, Bravo Cacique,
Achagua, Zamora Vive, Chaguaramas, valle Guanape; y de las Agrotiendas: Barinas,
central, Altagracia, Guácara, Chivacoa y los mercado comunales, serán los encargados
de elaborar el proceso de facturación; además de remitir semanalmente la relación de los
Libros de Ventas en digital y físico de las facturas elaboradas a la Sede Principal, por la
venta de:
Venta de Alimentos para consumo humano.
Venta de Alimentos para consumo animal.
Servicio de Retiro, trillado (en el caso del rubro Arroz), almacenaje,
empaquetado y distribución a los centros de acopio a nivel nacional.
10. Se debe suministrar las notas crédito realizadas en la Coordinación de Facturación a
Contabilidad y al Departamento de Impuesto.
11. Archivar las copias de las facturas de color verde (facturación), con sus respectivos
soportes.
12. La Gerencia de Facturación se encarga de facilitar al Director de Administración y
Finanzas, un reporte diario, semanal y mensual, donde se refleje lo facturado.
13. L a Gerencia de Facturacion es responsable de soportarle un aviso en prensa, acta de
conformidad y un acta explicativa, a todas aquellas notas de entrega que no tenga la
original anexa a la documentación.
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PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIÓN
1.1 Facturación a los Entes Gubernamentales: Se factura de acuerdo a las ventas de
insumos pertenecientes a venezolana de Alimentos La Casa, S.A., y servicios de
empaquetado prestados a las Corporación Casa, PDVAL, Red de Abastos Bicentenario,
Cval, Friosa, Lácteos Los Andes, Piedras Blancas e Industrias Diana.
1.2 Objetivos: Realizar el proceso de facturación dentro de los requisitos establecidos por
las Leyes establecidas, por cada uno de los Entes Gubernamentales.
RESPONSABLE
ACCION
1. Recibe la solicitud del Despacho por parte del ente,
remitiendo la información al jefe de planta.
2. La planta empaquetadora realiza la transcripción de
la nota de entrega de la empresa Venalcasa en la
Nota de Entrega de CASA (únicamente en el caso
de Corporación Casa), así como los diferentes
documentos legales para el Despacho (Ver anexo 1
Coordinador de Ventas
Dirección de Operaciones (Cuando es un
servicio de empaquetado)
(Cuando es venta del producto)
y 2).
3. Recibe
los
documentos
antes
mencionados
firmados y sellados, en señal de recepción del
producto por parte de los entes.
4. Procede a efectuar la revisión de los documentos
recibidos.
5. Cuando es por venta de producto emite un registro
de venta (Ver anexo 3) y anexa la nota de entrega y
los demás soportes, los cuales deben estar sellados
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y firmados.
6. Elabora
memorando
en
original
y
copia
especificando las notas de entrega y soportes para
enviar a la Coordinación de Facturación, para su
respectiva Facturación.
Coordinador de Ventas
Dirección de Operaciones (Cuando es un
7. La Sección de Entes Gubernamentales, en caso de
servicio de empaquetado)
haber inconsistencia o disparidad en cantidades,
(Cuando es venta del producto)
montos, firmas o sellos en la documentación
recibidos procede a su devolución o solicitud de
oficios explicativos de los errores cometidos, con el
objeto de dejar constancia de los mismos.
Analista Gubernamental
(Sección de Entes Gubernamentales)
8. Recibe y revisa la documentación recibida conforme
a los requerimientos de la normativa legal vigente y
de acuerdo a lo estipulado por cada uno de los
entes.
9. En caso de estar conforme procede a ingresar los
datos de las Notas de Entrega para elaborar la
Factura (Ver Anexo 4).
10. Revisa el documento, de estar conforme guarda los
datos, habilita o imprime la factura, firma y sella (ver
anexo 5).
11. Anexa a la factura los documentos necesarios para
enviar a la Coordinación de Facturación, para su
respectiva revisión
Coordinador de Facturación
Gubernamental
(Sección de Entes Gubernamentales)
Analista Gubernamental
12. Coordinador de Entes Gubernamentales verifica y
revisa facturas y envía nuevamente al analista.
13. Desglosa y distribuye las facturas (originales y
(Sección de Entes Gubernamentales)
copia) con sus respectivos soportes, de la siguiente
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manera:
Cliente: Original (Blanca), copia de Nota de
Entrega con sus respectivos soportes.
Sección
de
Entes
Gubernamentales:
Facturación y Cobranza (Verde y Azul) para
su archivo con copia de los soportes de
facturación (notas de entrega, orden de
despacho, orden de compra, guía Sada)
y
cobranzas (depósitos o transferencias)
Dpto. de Contabilidad: Contabilidad (Rosada y
Amarilla), para su registro contable. La factura
amarilla
se
envía
con
el
depósito
o
transferencia anexa una vez recibido.
Analista Gubernamental
(Sección de Entes Gubernamentales)
14. Registra en los libros de ventas, cada una de las
facturas emitida por la coordinación de Facturación.
15. Se remite relación de todas las facturas emitidas al
Dpto. de cobranzas.
16. Se Remite al final del día el reporte diario al
Director de Administración y Finanzas (ver anexo 6)
17. Semanalmente se entregará a la Dirección de
Administración
y
Finanzas,
Dirección
de
Operaciones una relación de las notas de Entregas
Facturadas y por Facturar.
18. Se entrega semanalmente una relación de todos los
registros de ventas facturado a la Coordinación de
Ventas.
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2.1 Facturación a los Clientes Privados: Se factura de acuerdo a las ventas de insumos
pertenecientes a venezolana de Alimentos La Casa, S.A.
2.2 Objetivos: Realizar el proceso de facturación dentro de los requisitos establecidos por las
Leyes.
RESPONSABLE
ACCION
1. Recibe la solicitud del Despacho por parte
del cliente.
2. Una vez recibido el pago, ya sea por punto
de venta, depósito o transferencia, realiza el
Coordinador de Ventas
Dirección de Operaciones
despacho emitiendo una nota de entrega (Ver
anexo 1).
3. Emite un registro de venta (Ver anexo 3) y
anexa la nota de entrega y original del pago, los
cuales deben estar sellados y firmados.
4. Elabora memorando en original y copia
especificando, los registros de ventas, las
notas de entrega y recibos de pagos para
enviar a la Coordinación de Facturación, para
la respectiva Facturación.
Analista de Entes Privado
5. La
Sección
de
Clientes
Privados
y
(Clientes Privados)
Empleados en caso de haber inconsistencia o
disparidad en cantidades, montos, firmas o
sellos en la documentación recibidos procede a
su devolución o solicitud de oficios explicativos
de los errores cometidos, con el objeto de dejar
constancia de los mismos.
6. En caso de estar conforme procede a
ingresar los datos de las notas de entrega y
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recibo de pago para elaborar la Factura (Ver
Anexo 4).
7. Revisa el documento, de estar conforme
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guarda los datos, habilita o imprime la factura,
(Clientes Privados )
firma y sella (ver anexo 5).
8. Anexa
a
la
factura
los
documentos
necesarios para enviar a la Coordinación de
Facturación (Privados),
para su respectiva
revisión.
9. Coordinador
Coordinador de Facturación Entes
Privados
de
entes
privados
verifica
información y pasa nuevamente al analista.
(Sección de Entes Privados)
10. Desglosa y distribuye las facturas (originales
y copia) con sus respectivos soportes, de la
siguiente manera:
Cliente: Original (Blanca).
Sección de Clientes Privados y Empleados
: Facturación y Cobranza (Verde y Azul)
para su archivo con copia de los soportes
de facturación (notas de entrega, orden de
despacho,
y
cobranzas
(depósitos
o
transferencias)
Dpto.
Analista de Entes Privado
de
Contabilidad:
Contabilidad
(Rosada y Amarilla). La factura amarilla se
(Clientes Privados )
envía con el depósito o transferencia
original anexa.
11. Registra en los libros de ventas, cada una de
las facturas emitida en la
coordinación de
Facturación.
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12. Se remite relación de todas las facturas emitidas
al Dpto. de cobranzas.(ver anexo 6)
13. Semanalmente se entregará a la Dirección de
Administración y Finanzas, y a la Dirección de
Operaciones, una relación de los registros de
ventas facturadas y por facturar.
14. Registra en los libros de ventas, cada una de las
facturas
emitida
en
la
coordinación
Facturación.
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Aprobado por:
de
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PROCEDIMIENTOS DE
FACTURACION
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y
FINANZAS
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3.1 Facturación de Red de Abastos y Mercados: Se factura de acuerdo a las ventas de
insumos suministrados por venezolana de Alimentos La Casa, S.A.
4.1 Objetivos: Realizar el proceso de recepción y revisión de cada factura emitida por los
abastos y Mercados de las ventas realizadas.
RESPONSABLE
ACCION
1. Recibe y consolida de acuerdo a los despachos
realizados y a las ventas recibidas por los abastos,
rutas y mercados y los depósitos enviados.
2. Cuando son ventas realizadas a los abastos
indirectos, emite un registro de venta (Ver anexo 3) y
Dirección de Operaciones
anexa la nota de entrega y original del pago, los
cuales deben estar sellados y firmados.
3. Elabora
memorando
en
original
y
copia
especificando, los registros de ventas, las notas de
entrega, recibos de pagos y las facturas enviadas de
las ventas realizadas para enviar a la Coordinación
de Facturación, para la respectiva Facturación.
4. La Sección de Abastos y Mercados en caso de
haber inconsistencia o disparidad en cantidades,
Analista red Abasto Venezuela
(Sección Abasto y Mercados)
montos, firmas o sellos en la documentación
recibidos procede a su devolución o solicitud de
oficios explicativos de los errores cometidos, con el
objeto de dejar constancia de los mismos.
5. Recibe y revisa la documentación recibida conforme
a los requerimientos de la normativa legal vigente.
6. En caso de estar conforme procede a ingresar los
datos de las notas de entrega y recibo de pago para
elaborar la Factura (Ver Anexo 4).
Elaborado por:
Jorge Ochoa
Coordinación de Facturación
Luis Lassis
Coordinación de Red Privada
Revisado por:
Yasmary Romero
Gerente de Facturación
Autorizado por:
Lic. Ricardo Villamizar.
Director de Administración y
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7. Revisa el documento, de estar conforme guarda los
datos, habilita o imprime la factura, firma y sella (ver
anexo 5).
8. Anexa a la factura los documentos necesarios para
Analista red Abasto Venezuela
(Sección Abasto y Mercados)
enviar a la Coordinación de Facturación, para su
respectiva revisión
9. Coordinador de Red Venezuela verifica, revisa la
Coordinación de Red Privado
(Sección Red Abasto Venezuela)
información y envía nuevamente al analista.
10. Desglosa y distribuye las facturas (originales y
copia) con sus respectivos soportes, de la siguiente
manera:
Cliente: Original (Blanca).
Analista Red Abasto Venezuela
(Sección Abasto y Mercados)
Sección de Abastos, Rutas y Mercados:
Facturación y Cobranza (Verde y Azul) para
su archivo con copia de los soportes de
facturación (notas de entrega, orden de
despacho,
y
cobranzas
(depósitos
o
Contabilidad
y
transferencias)
Dpto.
de
Contabilidad:
Tesorería (Rosada y Amarilla). La factura
amarilla
se
transferencia
envía
con
original
el
depósito
anexa,
una
o
vez
recibido.
11. Registra en los libros de ventas, cada una de las
facturas emitida en la coordinación de Facturación.
12. Las facturas de las ventas de los abastos directos,
se
revisa
y
se
relacionan
para
enviar
Departamento de Contabilidad.
Elaborado por:
Jorge Ochoa
Coordinación de Facturación
Luis Lassis
Coordinación de Red Privada
Revisado por:
Yasmary Romero
Gerente de Facturación
Autorizado por:
Lic. Ricardo Villamizar.
Director de Administración y
Finanzas.
Aprobado por:
al
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13. Envía al final del día el reporte diario a la
Coordinación de Facturación (ver anexo 6)
14. Semanalmente se entregará a la Dirección de
Administración y Finanzas, y a la Gerencia Gestión
Alimentaria, una relación de los registros de ventas
facturadas y por facturar.
Elaborado por:
Jorge Ochoa
Coordinación de Facturación
Luis Lassis
Coordinación de Red Privada
Revisado por:
Yasmary Romero
Gerente de Facturación
Autorizado por:
Lic. Ricardo Villamizar.
Director de Administración y
Finanzas.
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4.1 Facturación de las Plantas Procesadoras y Agro tiendas: Se factura de acuerdo a las
ventas de insumos suministrados por Venezolana de Alimentos La Casa, S.A.
4.2 Objetivos: Realizar el proceso de facturación dentro de los requisitos establecidos en la
ley de la empresa de las ventas realizadas por cada una de las Plantas Procesadoras y Agro
tiendas.
RESPONSABLE
Dirección de Operaciones
ACCION
1. Recibe la solicitud de Despacho por parte del
Cliente, Razón Social o Persona Natural.
2. Realiza la Nota de Entrega de la Empresa (Ver
anexo 1).
3. Procede a efectuar la entrega y revisión de los
productos.
Coordinación de Facturación
Red Privado
(Sección Plantas Procesadoras y Agrotiendas).
4. Recibe y revisa la documentación entregada,
conforme a los requerimientos de la normativa legal.
5. Revisa y elabora la Factura conforme a los datos
Analista Entes Privado
(Sección Plantas Procesadoras y Agrotiendas).
suministrado por el Cliente, Razón Social o Persona
Natural, habilita o transcribe la factura de forma
manual (ver anexo 7).
6. Anexa a la factura los documentos necesarios para
su respectiva firma.
Cliente: Factura Original (Blanca), copia de
Nota de Entrega de la Empresa.
Planta Procesadora: Copia Azul o copia
Blanca Planta según sea el caso, que
mantiene para su información, copia Nota de
Entrega de la Empresa y Relación de notas
Elaborado por:
Jorge Ochoa
Coordinación de Facturación
Luis Lassis
Coordinación de Red Privada
Revisado por:
Yasmary Romero
Gerente de Facturación
Autorizado por:
Lic. Ricardo Villamizar.
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de entrega facturadas.
7. Remite la Factura con sus respectivos soportes a la
Sede Principal de la siguiente manera:
Analista Entes Privado
Coordinación de Facturación :
(Sección Plantas Procesadoras y Agrotiendas).
Copia de la factura (amarilla) para su
información, control y respectivo cobro si es
por cobrar, en caso de estar cancelada
anexar depósito identificado con el número
de factura.
Contabilidad: Copia de la Factura (Rosada),
para su registro contable.
Facturación: Copia Verde (según sea el
caso) que mantiene para su información y
copia de la Nota de Entrega de la Empresa.
Remisión del juego completo de las factura
si es anulada, conservando únicamente
fotocopia de la misma para su registro y
control.
Coordinación de Red Privado
(Sección Plantas Procesadoras y Agrotiendas)
8. Envía al final del día el reporte diario a la
Coordinación de Facturación (ver anexo 6)
Elaborado por:
Jorge Ochoa
Coordinación de Facturación
Luis Lassis
Coordinación de Red Privada
Revisado por:
Yasmary Romero
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Código: MNPF 001
Página:
FLUJOGRAMAS
Flujograma de procedimiento para la facturación en lo entes
gubernamentales
Área
de
ingreso
Analista de facturación
de
entes gubernamentales
Coordinador
de
facturación
Área
de
cobranzas
Inicio
Recibe desde la
coordinación de
facturación registros de
ventas
El analista revisa que
cumplan con lo requisitos
exigidos
Aprobacion
Recibe y revisa
SI
NO
Son devueltos
El analista procede a
facturar y entrega al
coordinador
Aprobación
NO
SI
Recibe y procede a
desglosar y sacar copia
Firma y sella y devuelve al
analista
Devuelve al analista para
que realice respectivas
correcciones
Selecciona las que son de
contado y las que son
crédito y envía
1
2
Las que son de contado a
una de las copias de la
factura se le anexa el
Las que son de crédito se
relacionan y se pasan a la
Recibe documentos
coordinación de cobranza
deposito o transferencia
Se pasan a contabilidad el
libro de venta y la relación
de las facturas
Recibe documentos
Relacionar y pasar a la
coordinación de ingreso
Relacionar las facturas en
el libro de ventas
Elaborado por:
Jorge Ochoa
Coordinación de Facturación
Luis Lassis
Coordinación de Red Privada
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Yasmary Romero
Gerente de Facturación
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Código: MNPF 001
Página:
Flujograma de procedimiento para la facturación de cliente privados
Coordinador de
Analista de facturación de
Coordinador de
Área de
ventas
entes privados
facturación
cobranzas
Inicio
Recibe solicitud de despacho por
parte del cliente
Recibe y verifica
Recibido el pago realizar
despacho emitiendo nota de
entrega
Aprobación
Emitir registro de venta anexando
nota de entrega y original de pago
NO
Elaborar memorando(original y copia)
especificando: registro de ventas,
notas de entrega y registros de pagos
y enviar a la coordinación de
facturación
SI
Ingresar los datos de notas de
entrega y recibos de pago para
elaborar factura
Se devuelve para que sean
corregidos los errores
imprimir factura firmar y sellar
anexar documentos necesarios y
enviar al coordinador de
facturación
Desglosa y distribuye
facturas con sus
respectivos soportes
Recibe y revisa la
información
Revisado devuelve al
analista
Registra en libros de
ventas cada una de las
facturas emitidas
Se remite relación de todas
la facturas emitidas al Dpto.
cobranzas
Recibe
documentación
Semanalmente entregar a la dirección
de administración y finanzas y a la
dirección de operaciones relación de
registro de ventas facturadas y por
facturar
Registrar en libros
cada una de las
facturas emitidas
en la coordinación
de facturación
Fin
Elaborado por:
Jorge Ochoa
Coordinación de Facturación
Luis Lassis
Coordinación de Red Privada
Revisado por:
Yasmary Romero
Gerente de Facturación
Autorizado por:
Lic. Ricardo Villamizar.
Director de Administración y
Finanzas.
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PROCEDIMIENTOS DE
FACTURACION
Código: MNPF 001
Página:
Flujograma de procedimiento para la facturación de red de abastos y mercados
Área
Dirección
Analista de facturación
Coordinador
de
de
de red de abasto
de
contabilidad
operaciones
Venezuela
facturación
Inicio
Recibe y consolida acuerdo de
despachos realizados, ventas, rutas,
mercados y depósitos enviados.
Elaborar memorando (original y copia) especificando:
registros de ventas notas de entrega, recibos de pagos y
facturas enviadas de ventas y enviar a la coordinación de
facturación
Recibe y revisa
Rechazado
SI
NO
Se devuelve con oficio explicativo
para que sean corregidos
respectivos errores
Ingresa datos de notas de
entrega y recibo de pago
Elaborar factura imprimir, firmar y sellar
Anexarle documentos necesarios y enviar a
la coordinación de facturación
Desglosa y distribuye facturas con
sus respectivos soportes
Recibe y revisa
Revisado devuelve al analista
Registra en el libro de
ventas cada una de las
facturas emitida
Relacionar facturas de ventas
de abastos directos y enviar al
Recibe documentos
Dpto. contabilidad
Enviar reporte diario a la coordinación de facturación y
semanalmente a la dirección de administración finanzas y
a la gerencia de gestión alimentaria relación de registros
de ventas facturadas y por facturar
Fin
Elaborado por:
Jorge Ochoa
Coordinación de Facturación
Luis Lassis
Coordinación de Red Privada
Revisado por:
Yasmary Romero
Gerente de Facturación
Autorizado por:
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PROCEDIMIENTOS DE
FACTURACION
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Fecha de Emisión:
28/01/2014
Código: MNPF 001
Página:
Flujograma de procedimiento para la facturación de la Plantas
procesadoras y Agro tiendas
Área
de
contabilidad
Dirección
de
operaciones
Analista de
facturación entes
privados
Coordinador
de
facturación
Inicio
Recibe la solicitud de
Despacho por parte del
Cliente, Razón Social o
Persona Natural.
Realiza la Nota de Entrega
de la Empresa
Procede a efectuar la
entrega y revisión de los
productos
Recibe y Revisa la
Documentación
Revisa y elabora la Factura
conforme a los datos suministrado
por el Cliente, habilita o transcribe
la factura de forma manual
Anexa a la factura los
documentos necesarios
para su respectiva firma
Enviar al final del día
reporte diario a la
coordinación de
facturación
Remite Copia de la Factura
(Rosada), para su registro
contable.
Copia de la factura (amarilla)
para información, control y
respectivo cobro
Fin
Elaborado por:
Jorge Ochoa
Coordinación de Facturación
Luis Lassis
Coordinación de Red Privada
Revisado por:
Yasmary Romero
Gerente de Facturación
Autorizado por:
Lic. Ricardo Villamizar.
Director de Administración y
Finanzas.
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PROCEDIMIENTOS DE
FACTURACION
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Fecha de Emisión:
28/01/2014
Código: MNPF 001
Página:
FORMATOS
1.1 FORMATO GF-001.
1.2 FORMATO GF-002.
1.3 FORMATO GF-003.
1.4 FORMATO GF-004.
1.5 FORMATO GF-005.
1.6 FORMATO GF-006.
1.7 FORMATO GF-007.
1.8 FORMATO GF-008.
1.9 FORMATO GF-009.
1.10 FORMATO GF-010.
1.11 FORMATO GF-011.
Elaborado por:
Jorge Ochoa
Coordinación de Facturación
Luis Lassis
Coordinación de Red Privada
Revisado por:
Yasmary Romero
Gerente de Facturación
Autorizado por:
Lic. Ricardo Villamizar.
Director de Administración y
Finanzas.
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PROCEDIMIENTOS DE
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Código: MNPF 001
Página:
28 de 54
FORMATOS
Formato GF.001 / Acta de Conformidad
“De conformidad con lo establecido en el artículo 42 de la Providencia Administrativa
Nº 0257, quien suscribe, en mi carácter de ____________________de la compañía
Venezolana de Alimentos la Casa, S.A, identificada con el RIF G-20008504-5, certifico
bajo fe de juramento que el documento N° XXXX que antecede es copia fiel y exacta de
la factura que aparece en los archivos de la sociedad.”
Firma y sello: _________________
Nombre y Apellidos: _____________
Cargo: ____________________
Fecha: _________________
Elaborado por:
Jorge Ochoa
Coordinación de Facturación
Luis Lassis
Coordinación de Red Privada
Revisado por:
Yasmary Romero
Gerente de Facturación
Autorizado por:
Lic. Ricardo Villamizar.
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Fecha de Emisión:
28/01/2014
Código: MNPF 001
Página:
FORMATOS
Formato GF. 002 / Acta Explicativa
ACTA EXPLICATIVA
PARA:
Corporación La Casa
DE:
Venezolana de Alimentos La Casa / Dto. Facturación
ASUNTO:
En el Texto
FECHA:
11/10/2012
Me dirijo a ustedes en la oportunidad de saludarle y a su vez informarle que en la Nota de
Entrega de Casa Nº xxxxxx, fue colocado por error humano el N/E xxxx como el número de nota de
Venalcasa, la cual en su correlativo corresponde en la nota digital debe ser xxxx.
Sin más que hacer referencia y a la espera de que se realicen las respectivas correcciones
de las mismas
Atentamente,
____________________________
Nombre y Apellido
Cargo
Elaborado por:
Jorge Ochoa
Coordinación de Facturación
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Revisado por:
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Autorizado por:
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PROCEDIMIENTOS DE
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Código: MNPF 001
Página:
FORMATOS
Formato GF.003 / Reporte Diario
CONSOLIDADO DIARIO
VENEZOLANA DE ALIMENTOS LA CASA, S.A.
GERENCIA DE FACTURACION
LÁCTEOS LOS ANDES
NOTA DE ENTREGA POR FACTURAR
EN ADMINISTRACION
FACTURACIÓN DEL DIA
FACTURACION ACUMULADA
POR ENTES MENSUAL
PDVAL
0,00
0,00
0,00
CORPORACIÓN CASA
0,00
0,00
0,00
RED DE ABASTOS BICENTENARIO
0,00
0,00
0,00
FRIOSA
0,00
0,00
0,00
MERCAL
0,00
0,00
0,00
COMERCIALIZADORA PIEDRAS BLANCAS
0,00
0,00
0,00
LÁCTEOS LOS ANDES
0,00
0,00
0,00
INDUSTRIAS DIANA
0,00
0,00
0,00
CVAL
0,00
0,00
0,00
TOTAL FACTURADO ENTES GUBERNAMENTALES
0,00
0,00
0,00
ENTES PRIVADO
NOTA DE ENTREGA POR FACTURAR
EN ADMINISTRACION
FACTURACIÓN DEL DIA
FACTURACION ACUMULADA
POR ENTES MENSUAL
EMPRESAS PRIVADAS
0,00
0,00
0,00
TOTAL PRIVADO
0,00
0,00
0,00
INGRESOS DIRECTOS
NOTA DE ENTREGA POR FACTURAR
EN ADMINISTRACION
FACTURACIÓN DEL DIA
FACTURACION ACUMULADA
POR ENTES MENSUAL
ABASTOS
0,00
0,00
0,00
TOTAL ABASTO DIRECTOS
0,00
0,00
0,00
TOTAL FACTURADO VENALCASA
0,00
TOTAL POR FACTURAR VENALCASA
0,00
Elaborado por:
Jorge Ochoa
Coordinación de Facturación
Luis Lassis
Coordinación de Red Privada
Revisado por:
Yasmary Romero
Gerente de Facturación
Autorizado por:
Lic. Ricardo Villamizar.
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OBSERVACIÓN
OBSERVACIÓN
OBSERVACIÓN
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Fecha de Emisión:
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PROCEDIMIENTOS DE
FACTURACION
Código: MNPF 001
Página:
31 de 54
FORMATOS
Formato GF. 004/ Cierre del mes
COORDINACION ENTES
GUBERNAMENTAL
FACTURACION POR MES
AÑO 2014
CLIENTE
CASA
PDVAL
BICENTENARIO
PIEDRAS BLANCAS
LACTEO LOS ANDES
INDUSTRIAS DIANA
FRIOSA
MERCAL
CVAL
COORDINACION
ENTES PRIVADOS
TOTAL
ENERO
FEBRERO
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
SEPTIEMBRE OCTUBRE
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
CLIENTE
ENERO
FEBRERO
PRIVADO
0,00
GALPON Nº 13
(EMPLEADO, AREPERAS Y
ABASTOS ALIADOS)
0,00
ABASTOS DIRECTOS S/M
0,00
ABASTO DIRECTO C/M
0,00
MARZO
ABRIL
MARZO
MAYO
ABRIL
JUNIO
MAYO
JULIO
JUNIO
AGOSTO
JULIO
AGOSTO
0,00
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
TOTAL
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
SEPTIEMBRE OCTUBRE
NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
AGROTIENDAS
SUB PRODUTOS
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
TOTAL
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
TOTAL GENERAL FACTURADO
Elaborado por:
Jorge Ochoa
Coordinación de Facturación
Luis Lassis
Coordinación de Red Privada
Revisado por:
Yasmary Romero
Gerente de Facturación
Autorizado por:
Lic. Ricardo Villamizar.
Director de Administración y
Finanzas.
Aprobado por:
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y
FINANZAS
Fecha de Emisión:
28/01/2014
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
FACTURACION
Código: MNPF 001
Página:
32 de 54
FORMATOS
Formato GF.005 / Relación de Ordenes de Entrega
RELACIÓN DE ORDENES DE ENTREGA EMITIDOS POR RUBRO
VENEZOLANA DE ALIMENTOS LA CASA, S.A. RIF G-20008504-5
CORPORACION DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS AGRÍCOLAS, S.A. RIF. G-20008433-2
FECHA:
FACTURA:
Nº
Nº ORDEN DE
SERVICIO
Nº ORDEN DE
DESPACHO
PRODUCTO
Nº NOTA DE Nº NOTA DE Nº NOTA DE CANTIDAD
TOTAL PRECIO
FECHA DEL
SUB TOTAL
ENTREGA CONTROL ENTREGA DESPACHADA Nº DESPACHAD UNITARIO
IVA BS.
DESPACHO
BS.
VENALCASA VENALCASA CASA
DE FARDOS O EN KG. BS.
1
SERVICIO DE FLETE
MONTO TOTAL A
MONTO PRECIO FLETE *
PRECIO TOTAL PAGAR POR EL
TOTAL
KG.
SERVICIO
COMPLETO
2
3
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
NOMBRE Y APELLIDO
NOMBRE Y AELLIDO
NOMBRE Y APELLIDO
ANALISTA DE FACTURACION
COORDINACIÒN DE FACTURACIÒN
GERENTE DE FACTURACIÒN
ENTES GUBERNAMENTALES
GERENCIA DE FACTURACION
GERENCIA DE FACTURACION
Elaborado por:
Jorge Ochoa
Coordinación de Facturación
Luis Lassis
Coordinación de Red Privada
Revisado por:
Yasmary Romero
Gerente de Facturación
Autorizado por:
Lic. Ricardo Villamizar.
Director de Administración y
Finanzas.
Aprobado por:
0,00
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y
FINANZAS
Fecha de Emisión:
28/01/2014
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
FACTURACION
Código: MNPF 001
Página:
33 de 54
FORMATOS
Formato GF.006 / Consolidado de Facturación Mensual Gubernamental
Nº DE
Nº NOTA DE
Precio .U POR MONTO POR
FECHA
Nº DE CONTROL REGISTRO PRODUCTO Cantidad kg
ENTREGA
ORDEN DE COMPRA FACTURAR
VENTA
TOTAL FACTURADO
TOTAL RECIBIDO
FACTURADO
POR FACTURAR
Jorge Ochoa
Coordinación de Facturación
Luis Lassis
Coordinación de Red Privada
Nº DE
FACTURA
FECHA DE
FACTURA
FECHA DE
FACTURA
DEVUELTA
MOTIVO DE
DEVOLUCIÓN
Revisado por:
Yasmary Romero
Gerente de Facturación
NOTA DE MONTO DE LA
OBSERVACIÓN
CRÉDITO NOTA DE CRÉDITO
TOTAL N/C
0,00
TOTAL FACTURACION EN EL MES
TOTAL NOTAS DE CREDITO
TOTAL
Elaborado por:
MONTO
FACTURADO
0,00
0,00
0,00
Autorizado por:
Lic. Ricardo Villamizar.
Director de Administración y
Finanzas.
Aprobado por:
0,00
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
FACTURACION
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y
FINANZAS
Fecha de Emisión:
28/01/2014
Código: MNPF 001
Página:
34 de 54
FORMATOS
Formato GF. 007 / Consolidado de Facturación Mensual Privado
FECHA DE Nº NOTA
Precio .U POR MONTO
FECHA DE MONTO DE
MONTO DE
Nº DE
MONTO Nº DE FECHA DE
MOTIVO DE NOTA DE
LOS DE
ABASTO PRODUCTO Cantidad kg ORDEN DE POR
CLIENTE FACTURA FACTURA
LA NOTA DE OBSERVACIÓN
CONTROL
FACTURADO FACTURA FACTURA
DEVOLUCIÓN CRÉDITO
DESPACHOS ENTREGA
COMPRA FACTURAR
DEVUELTA DEVUELTA
CRÉDITO
TOTAL RECIBIDO 0,00
FACTURADO 0,00
POR FACTURAR
TOTAL FACTURACION EN EL MES
TOTAL DEVUELTAS EN EL MES
TOTAL NOTAS DE CREDITO
TOTAL
Elaborado por:
Jorge Ochoa
Coordinación de Facturación
Luis Lassis
Coordinación de Red Privada
0,00
0,00
0,00
0,00
Revisado por:
Yasmary Romero
Gerente de Facturación
Autorizado por:
Lic. Ricardo Villamizar.
Director de Administración y
Finanzas.
Aprobado por:
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y
FINANZAS
Fecha de Emisión:
28/01/2014
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
FACTURACION
Código: MNPF 001
Página:
35 de 54
FORMATOS
Formato GF. 008 / Relación de Registro Semanal
GERENCIA DE FACTURACION
RELACION DE REGISTRO SEMANAL
VENEZOLANA DE ALIMENTOS LA CASA, S.A.
MES DE ENERO
SEMANA Nª1 DEL XXXX AL XXXXXX
Nº DE
REGISTROS
REFGISTROS RECIBIDO
Bs.
REMANENTE DE LA
SEMANA ANTERIOR
DEL 06/01/2014 AL
10/01/2014
FACTURADO BS.
POR FACTURAR
PDVAL
0
0,00
0,00
0,00
0,00
CORPORACIÓN CASA (Nota de Entrega)
0
0,00
0,00
0,00
0,00
RED DE ABASTOS BICENTENARIO (Orden
de Compra)
0
0,00
0,00
0,00
0,00
FRIOSA
0
0,00
0,00
0,00
0,00
MERCAL
0
0,00
0,00
0,00
0,00
COMERCIALIZADORA PIEDRAS BLANCAS
0
0,00
0,00
0,00
0,00
LÁCTEOS LOS ANDES
0
0,00
0,00
0,00
0,00
INDUSTRIAS DIANA
0
0,00
0,00
0,00
0,00
CVAL
0
0,00
0,00
0,00
0,00
EMPRESAS PRIVADAS
0
0,00
0,00
0,00
0,00
TOTAL
0
0,00
0,00
0,00
0,00
ENTES GUBERNAMENTALES
TOTAL REGISTROS RECIBIDOS
TOTAL REGISTROS RECIBIDOS Bs
TOTAL POR FACTURAR DE LA
SEMANA ANTERIOR
ABASTO DIRECTOS (SIN MAQUINA
FISCAL
0
0,00
0,00
0,00
TOTAL FACTURADO Bs
0,00
TOTAL POR FACTURAR Bs
0,00
Elaborado por:
Jorge Ochoa
Coordinación de Facturación
Luis Lassis
Coordinación de Red Privada
Revisado por:
Yasmary Romero
Gerente de Facturación
Autorizado por:
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Director de Administración y
Finanzas.
Aprobado por:
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
FACTURACION
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y
FINANZAS
Fecha de Emisión:
28/01/2014
Código: MNPF 001
Página:
36 de 54
FORMATOS
Formato GF.009 / Relación de Facturas a Cobranzas
FECHA
FECHA
Nº DE
FACTURA
Nº N/E
COORDINACIÓN DE FACTURACION
ENTREGA DE FACTURA A COBRANZAS
GUBERNAMENTALES, PRIVADOS Y AREPERAS
REGISTRO DE
CLIENTE
VENTA
MONTO DE FACTURA
0,00
TOTAL
Nombre y Apellidos
Cood. De Facturacion Entes
Privados
Nombre y Apellidos
Cood. De Cobranza
_________________________________
Nombre y Apellidos
Gerente de Facturacion
Elaborado por:
Jorge Ochoa
Coordinación de Facturación
Luis Lassis
Coordinación de Red Privada
Revisado por:
Yasmary Romero
Gerente de Facturación
Autorizado por:
Lic. Ricardo Villamizar.
Director de Administración y
Finanzas.
Aprobado por:
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
FACTURACION
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FINANZAS
Fecha de Emisión:
28/01/2014
Código: MNPF 001
Página:
37 de 54
FORMATOS
Formato GF.010 / Entrega de Facturas a control de ingresos
FECHA
FECHA
Nº DE
FACTURA
COORDINACIÓN DE FACTURACION
ENTREGA DE FACTURA A CONTROL DE INGRESOS
PRIVADOS Y AREPERAS
REGISTRO DE
Nº N/E
CLIENTE
VENTA
MONTO DE FACTURA
TOTAL
Nombre y Apellidos
Cood. De Facturacion Entes
Privados
0,00
Nombre y Apellidos
Cood. De Control de Ingresos
Nombre y Apellidos
Gerente de Facturacion
Elaborado por:
Jorge Ochoa
Coordinación de Facturación
Luis Lassis
Coordinación de Red Privada
Revisado por:
Yasmary Romero
Gerente de Facturación
Autorizado por:
Lic. Ricardo Villamizar.
Director de Administración y
Finanzas.
Aprobado por:
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
FACTURACION
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y
FINANZAS
Fecha de Emisión:
28/01/2014
Código: MNPF 001
Página:
38 de 54
FORMATOS
Formato GF.011 / Entrega de Facturas a Contabilidad
FECHA
FECHA
Nº DE
FACTURA
COORDINACIÓN DE FACTURACION
ENTREGA DE FACTURA A CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL, PRIVADOS Y AREPERAS
REGISTRO DE
Nº N/E
CLIENTE
VENTA
MONTO DE FACTURA
0,00
TOTAL
Nombre y Apellidos
Cood. De Facturacion Entes
Privados
Nombre y Apellidos
Cood. De Contabilidad
_________________________________
Nombre y Apellidos
Gerente de Facturacion
Elaborado por:
Jorge Ochoa
Coordinación de Facturación
Luis Lassis
Coordinación de Red Privada
Revisado por:
Yasmary Romero
Gerente de Facturación
Autorizado por:
Lic. Ricardo Villamizar.
Director de Administración y
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PROCEDIMIENTOS DE
FACTURACION
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FINANZAS
Fecha de Emisión:
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Código: MNPF 001
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INSTRUCTIVOS
ENTES GUBERNAMENTALES:
1. CORPORACION CASA
Primer paso. (Verificación)
a. Verificar por cual Orden de Compra u Orden de Servicio se va a facturar la nota de
entrega recibida.
b. La nota de entrega emitida por Venalcasa debe ser original, estar debidamente
sellada y firmada
c. La nota de entrega emitida por Corporación Casa debe ser original, y estar
debidamente sellada, firmada y no presentar enmienda dura.
d. El acta de recepción emitida por mercal debe ser original, estar debidamente sellada,
firmada y la cantidad e kg que refleja debe ser igual a la que refleja la nota de entrega
emitida por la Corporación Casa.
e. La guía Sada debe ser original y estar debidamente sellada y firmada.
Segundo paso (facturar)
a. Montar la factura en su debido formato.
b. Relacionar las notas de entregas.
c. Imprimir factura con su debida relación.
Tercer paso (Armar juegos)
a. A la nota de entrega original se le debe sacar 5 o 6 juego de copia dependiendo del
rubro:
- Si es Harina o Arroz son: 5 juegos de copia.
- Si es Leche, Caraotas, Azúcar, Arveja o lenteja son: 6 juegos de copia.
b. Se le debe anexar 3 juegos de copia a la nota de entrega original
c. Un juego de copia a la factura original, y el otro juego de copia a la factura color verde
(copia).
Cuarto paso (Relacionar y archivar)
a. Se debe registrar la factura en el libro de venta.
b. Archivar la factura color verde (copia)
c. Entregar las factura al coordinador.
Elaborado por:
Jorge Ochoa
Coordinación de Facturación
Luis Lassis
Coordinación de Red Privada
Revisado por:
Yasmary Romero
Gerente de Facturación
Autorizado por:
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Director de Administración y
Finanzas.
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PROCEDIMIENTOS DE
FACTURACION
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y
FINANZAS
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2. PRODUCTORA Y DISTRIBUIDORA VENEZOLANA DE ALIMENTOS (PDVAL)
Primer paso (verificar)
a. Verificar por cual Orden de Compra se va a facturar la nota de entrega recibida.
b. La nota de entrega viene con un Registro de venta. Verificar que los kg que refleja la
nota de entrega deben ser los mismo que refleja el registro de venta
c. La nota de entrega debe ser original y estar debidamente sellada y firmada.
d. Debe contener la orden vehicular original y firmada por el chofer.
e. Fotocopia y carnet del chofer.
f. Guía Sada.
Segundo paso (facturar)
a. Montar la factura en su debido formato.
b. Relacionar las notas de entregas.
c. Imprimir factura con su debida relación.
d. Colocar al registro de venta en la parte superior derecha el Nº de factura con lápiz
piedra.
Tercer paso (armar carpetas)
a. Sacar 1 juego de copia a la nota de entrega y anexar a la factura verde (copia).
b. Coloca en una carpeta la factura original con sus notas de entrega, fotocopia de la
orden de compra y la relación
c. Colocar una etiqueta a la carpeta con lo siguiente: nombre de la empresa, Rif, Nº de la
orden de compra y Nº de la factura.
Cuarto paso (Relacionar y archivar)
a. Se debe registrar la factura en el libro de venta.
b. Archivar la factura color verde (copia)
c. Entregar las factura al coordinador.
3. RED DE ABASTOS BICENTENARIO (CATIVEN)
Primer paso (verificar)
a. Verificar por cual Orden de Compra se va a facturar la nota de entrega recibida.
b. La nota de entrega viene con un Registro de venta. Verificar que los kg que refleja la
orden de compra debe ser los mismos que refleja el registro de venta.
c. La nota de entrega debe ser original o copia y estar debidamente sellada y firmada.
Elaborado por:
Jorge Ochoa
Coordinación de Facturación
Luis Lassis
Coordinación de Red Privada
Revisado por:
Yasmary Romero
Gerente de Facturación
Autorizado por:
Lic. Ricardo Villamizar.
Director de Administración y
Finanzas.
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PROCEDIMIENTOS DE
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Segundo paso (facturar)
a. Montar la factura en su debido formato.
b. Imprimir factura
c. La factura original no se le anexa nada.
d. a la factura verde se le anexa las nota de entrega que traiga el registro de venta
e. Colocar al registro de venta en la parte superior derecha el Nº de factura con lápiz
piedra.
Tercer paso (Relacionar y archivar)
a. Se debe registrar la factura en el libro de venta.
b. Archivar la factura color verde (copia)
c. Entregar las factura al coordinador.
4. MERCAL
Primer paso (verificar)
a. Verificar por cual Orden de Compra se va a facturar la nota de entrega recibida.
b. La orden de compra debe estar cerrada.
c. La nota de entrega viene con un Registro de venta. Verificar que los kg que refleja la
nota de entrega deben ser los mismos que refleja el registro de venta.
d. La nota de entrega debe ser original y estar debidamente sellada y firmada
e. Debe contener acta de recepción.
Segundo paso (facturar)
a. Montar la factura en su debido formato.
b. Imprimir factura
c. Colocar al registro de venta en la parte superior derecha el Nº de factura con lápiz
piedra.
Tercer paso (armar juego)
a. Sacar 1 juego de copia a la nota de entrega y anexar a la factura verde (copia).
b. Armar 2 carpetas
c. Coloca en una carpeta la factura original con sus notas de entrega, fotocopia de la
orden de compra.
d. Copia del Rif de Venalcasa y copia del contrato.
e. Colocar una etiqueta a la carpeta con lo siguiente: nombre de la empresa, Rif, Nº de la
orden de compra y Nº de la factura.
f. Armar una carpeta con puras copia.
Elaborado por:
Jorge Ochoa
Coordinación de Facturación
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Coordinación de Red Privada
Revisado por:
Yasmary Romero
Gerente de Facturación
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Cuarto paso (Relacionar y archivar)
a. Se debe registrar la factura en el libro de venta.
b. Archivar la factura color verde (copia)
c. Entregar las factura al coordinador.
5. INDUSTRIAS DIANA
Primer paso (verificar)
a. La nota de entrega viene con un Registro de venta. Verificar que los kg que refleja la
nota de entrega deben ser los mismos que refleja el registro de venta.
b. La nota de entrega debe ser original y estar debidamente sellada y firmada
Segundo paso (facturar)
a. Montar la factura en su debido formato.
b. Imprimir factura.
c. Colocar al registro de venta en la parte superior derecha el Nº de factura con lápiz
piedra.
Tercer paso (Relacionar y archivar)
a. Se debe registrar la factura en el libro de venta.
b. Archivar la factura color verde (copia)
c. Entregar las factura al coordinador
6. LÁCTEO LOS ANDES
Primer paso (verificar)
a. La nota de entrega viene con un Registro de venta. Verificar que los kg que refleja la
nota de entrega deben ser los mismos que refleja el registro de venta.
b. La nota de entrega debe ser original y estar debidamente sellada y firmada
Segundo paso (facturar)
a. Montar la factura en su debido formato.
b. Imprimir factura
c. Colocar al registro de venta en la parte superior derecha el Nº de factura con lápiz
piedra.
Tercer paso (Relacionar y archivar)
a. Se debe registrar la factura en el libro de venta.
b. Archivar la factura color verde (copia)
c. Entregar las factura al coordinador
Elaborado por:
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7. FRIGORIFICO ORDAZ (FRIOSA)
Primer paso (verificar)
a. La nota de entrega viene con un Registro de venta. Verificar que los kg que refleja la
nota de entrega deben ser los mismos que refleja el registro de venta.
b. La nota de entrega debe ser original y estar debidamente sellada y firmada
Segundo paso (facturar)
a. Montar la factura en su debido formato.
b. Imprimir factura
c. Colocar al registro de venta en la parte superior derecha el Nº de factura con lápiz
piedra.
Tercer paso (Relacionar y archivar)
a. Se debe registrar la factura en el libro de venta.
b. Archivar la factura color verde (copia)
c. Entregar las factura al coordinador
8. EMPRESAS PRIVADA:
Primer paso (verificar)
a. La nota de entrega viene con un Registro de venta. Verificar que los kg que refleja la
nota de entrega deben ser los mismos que refleja el registro de venta.
b. La nota de entrega debe ser original o copia y debe estar debidamente sellada y
firmada
Segundo paso (facturar)
a. Montar la factura en su debido formato.
b. Imprimir factura
c. Colocar al registro de venta en la parte superior derecha el Nº de factura con lápiz
piedra.
Tercer paso (Relacionar y archivar)
a. Se debe registrar la factura en el libro de venta.
b. Archivar la factura color verde (copia)
c. Entregar las factura al coordinador.
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RED ABASTO VENEZUELA
Primer paso (verificar)
1. Montar la factura en su debido formato de acuerdo a l nota de entrega recibida por el
jefe del almacén.
2. Imprimir factura
3. El cliente se debe llevar la factura al momento de hacer la compra
Segundo paso (Relacionar y archivar)
a. Se debe registrar la factura en el libro de venta.
b. Archivar la factura color verde (copia)
c. Entregar las factura al coordinador.
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Glosario
AArchivar: Después de realizar el proceso de facturación, se cumple con llevar un control por
carpeta, por series, por mes y por año, archivando el color (verde) con su respectivo soporte.
Archivo: Custodiar todos los cierre de cada mes, verificando la información suministrada en
cada caja, que contiene información mensual de cada rubro y plantas, con el fin de custodiar
dicha información.
Armar carpeta: Cumplir en colocar etiquetas a cada carpeta, ordenándolas por fechas,
series, planta y año.
BBoletín: Se realiza con la finalidad de dar una meta establecida todos los 15 de cada mes,
de toda la facturación emitidas por cada ente, clientes y empleados, el boletín informativo.
CConciliación de Reportes “Z”: Consiste en la verificación diaria de conciliar las facturas con
su respectivo depósito de cada venta.
Consolidado de Facturación Mensual: Se conforma en la totalización de las facturas
emitidas durante el mes.
DDesglosar: Ordenar al momento de realizar la facturación, donde realiza el proceso de
desglose, dependiendo según el número de copias exigidas por cada ente.
Devolución de Orden de Entrega: se verifica cada documento recibido por la Dirección de
operaciones, cumpliendo con los procesos y los procedimientos de la facturación.
Devolución de Registro de Venta: Revisar cada documento anexo, con el fin de cumplir
con los procedimientos antes del comienzo de facturación.
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EEntrega del efectivo “Z”: Al realizar el cierre de caja y el analista hace entrega del efectivo
en la dirección de operaciones con una relación que respalde lo entregado.
FFacturar: Consiste en cumplir con las normativas y los requisitos exigidos, para el proceso
de facturación y contribuir con el fortalecimiento de la Revolución Bolivariana.
IInforme de Gestión: Se realiza todos los 5 de cada mes, con el fin de unificar y controlar el
cumplimiento de las normas legales vigentes en el proceso de facturación, coordinar,
delimitar y precisar las actividades, funciones, responsabilidades, desempeño y eficiencia
del personal adscrito a la coordinación; simplificando y agilizando de forma efectiva las
operaciones respectivas del área.
Ingreso de Producto: Se ingresa cada producto semanalmente en inventario.
LLibro de ventas: Corresponde en registrar todas las facturas emitidas, como las anuladas,
para un mejor control quincenal y mensual.
NNotas de Crédito: se cumple cuando lo amerite, cautelando el correcto registro.
RRecepción de N/E Y R/V: Se recibe de la Dirección de Operaciones, las notas de entregas y
registro de ventas para su respectiva facturación.
Relación de Facturas a Contabilidad: Se cumple con el desglose de las facturas, para
remitir después de registrarla el color que corresponde (Rosada).
Relación de Facturas a Control de Ingresos: Se cumple con el desglose de las facturas,
para remitir después de registrarla el Color que corresponde (Amarillo).
Elaborado por:
Jorge Ochoa
Coordinación de Facturación
Luis Lassis
Coordinación de Red Privada
Revisado por:
Yasmary Romero
Gerente de Facturación
Autorizado por:
Lic. Ricardo Villamizar.
Director de Administración y
Finanzas.
Aprobado por:
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
FACTURACION
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y
FINANZAS
Fecha de Emisión:
28/01/2014
Código: MNPF 001
Página:
54 de 54
Relación de Facturas a Cobranzas: Se hace entrega a la coordinación de cobranzas las
facturas emitidas, sean a crédito o de contado.
Relacionar Nota de Entrega Formato Casa: Se relaciona las notas de entrega emitidas por
cada factura para hacer entrega al ente Corporación Casa.
Relación de Registro de Ventas: Una vez facturados los registros de ventas, son
relacionados y entregados a la dirección de operaciones, con su número de factura asignada.
SSacar Copia: Depende el entes que se esté facturando, lleva un procedimiento de sacar
copia y ordenar por juego, para luego ser entregado ordenado como lo exige el ente.
VValidación de los R/V Y N/E: Se hace la validación de los registro de venta y nota de
entrega recibida por la Dirección de Operaciones que cumplan con los requisitos exigidos
para los clientes.
Elaborado por:
Jorge Ochoa
Coordinación de Facturación
Luis Lassis
Coordinación de Red Privada
Revisado por:
Yasmary Romero
Gerente de Facturación
Autorizado por:
Lic. Ricardo Villamizar.
Director de Administración y
Finanzas.
Aprobado por: