Manual de Gestion5 SQL y Facturación electrónica Guía General de Operatoria \\Server2008\g\IntranetSQL\Documentos SQL\MANUALES_GESTION5\MANUALES_GESTION5_NUEVOS_2012_portadas\27 ‐FACTURA_ELECTRONICA\27_Manual_Gestion5SQL_Factura_Electrónica.doc Revision 2: Abril 2014 (CCR) Fecha de creación 15/04/2014 12:54:00 Fecha de impresión 10/07/2014 11:37:00 2 Manual de usuario GESTION5SQL- Facturación Electrónica Capitulo 1 ‐Indice‐ 1 INTRODUCCION Y CARACTERISTICAS GENERALES.............................................................................4 INTRODUCCIÓN ..........................................................................................................................................................................4 • FORMATOS USADOS .............................................................................................................................................................................4 GESTION DOCUMENTAL. PARA LA ADMINISTRACION DE LAS FACTURAS ... Y MÁS ................................................5 2 CÓMO INSTALAR UN CERTIFICADO DIGITAL ........................................................................................6 IMPORTAR CERTIFICADOS DIGITALES EN WINDOWS ...........................................................................................................6 3 COMO ENVIAR FACTURAS DE VENTA FORMATO FACTURAE CON GESTION5 SQL............... 10 FICHA DE LA EMPRESA: CONFIGURACIÓN DE FACTURA‐E...............................................................................................10 FICHA DE LOS CLIENTES ........................................................................................................................................................11 1) En la ficha de cada cliente, indicamos: ......................................................................................................................................................11 ENVIAR FACTURAS A LOS CLIENTES CON GESTION5 SQL................................................................................................12 • • • • ENVÍO DE UNA FACTURA INDIVIDUAL POR FACTURA‐E ............................................................................................................... 12 ENVÍO DE VARIAS FACTURAS POR FACTURA‐E.............................................................................................................................. 13 PANTALLA DE ENVÍO DE FACTURA DEL MÓDULO FACTURA‐E ..................................................................................................... 14 PANTALLA DE CONFIGURACIÓN DEL MÓDULO FACTURA‐E.......................................................................................................... 14 4 CÓMO VALIDAR POR 1ª VEZ UN CERTIFICADO RECIBIDO EN PDF.............................................. 15 PASOS A SEGUIR PARA VALIDAR EL CERTIFICADO POR 1ª VEZ.........................................................................................15 3 Guía General de Operatoria 1 INTRODUCCION Y CARACTERISTICAS GENERALES INTRODUCCIÓN La factura electrónica es un tipo de factura que se diferencia de la factura en papel por la forma de gestión informática y el envío mediante un sistema de comunicaciones que conjuntamente permiten garantizar la autenticidad y la integridad del documento electrónico. Una factura electrónica se construye en 2 fases: 1. Se crea la factura tal y como se ha hecho siempre y se almacena en un fichero de datos. 2. Posteriormente se procede a su firma con un certificado digital o electrónico propiedad del emisor que cifra el contenido de factura y añade el sello digital a la misma. Al terminar obtenemos una factura que nos garantiza: • que la persona física o jurídica que firmó la factura es quien dice ser (autenticidad) y • que el contenido de la factura no ha sido alterado (integridad). Los requisitos legales respecto al contenido mercantil de las facturas electrónicas son exactamente las mismas que regulan las tradicionales facturas en papel. Los requisitos legales en relación con la forma imponen determinado tratamiento en aras de garantizar la integridad y la autenticidad y ciertos formatos que faciliten la interoperabilidad. En Europa, la facturación electrónica se regula en la Directiva 115/2001, que debía ser adoptada en cada país antes del 31 de diciembre de 2003. En España la Ley 25/2013 regula la Factura electronica. FORMATOS USADOS No existen requisitos formales respecto a la forma en que se debe proceder a la codificación de la factura, pero las modalidades más habituales son las siguientes: • PDF. Cuando el destinatario es un particular, un profesional o una PYME cuyo único interés sea guardar electrónicamente la factura, pero no evita volver a teclear los datos ya que con este formato no se facilita el ingreso de los datos de la factura en el ordenador de destino. • XML. Cuando el envío es de ordenador a ordenador, puede también utilizarse este tipo de sintaxis. En España la variante facturae, respaldada por el Centro de Cooperación Interbancaria, la Agencia Tributaria y el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio es la más difundida. El 15 de enero de 2015 será obligatorio en España la emisión de Factura Electrónica a la Administración Pública a través de los “Puntos Generales de Entrada”. Solo se aceptarán facturas electrónicas. 4 Manual de usuario GESTION5SQL- Facturación Electrónica GESTION DOCUMENTAL. PARA LA ADMINISTRACION DE LAS FACTURAS ... Y MÁS Para la correcta administración de las facturas electrónicas, tanto las emitidas ( lo que aquí nos ocupa) como las recibidas, requiere un sistema de administración, organización, y consulta. Gestion5 SQL gestiona esto a través del módulo opcional de GESTION DOCUMENTAL. Podrá consultar por fechas, clientes, palabras clave, series de facturas etc, y extraer la información, reenviarla o tenerla a mano fácilmente. Además de esto, GESTION DOCUMENTAL5 SQL, permite guardar, anexar archivos cualquier clientes, cuenta contable, presupuesto, pedido, albaran etc. ° Al imprimir le solicita si quiere pantalla/impresora/email/ o Gestión Documental ° Puede anexar varios ficheros a un mismo pedido, albaran etc. Y guarda versiones del mismo. ° Formatos : Cualquiera: Pdf, Word, Excel, JPG, .... ° Etc. Este módulo es opcional. Ver más en Gestion5.com / Modulo / Gestion Documental Guía General de Operatoria 2 CÓMO INSTALAR UN CERTIFICADO DIGITAL IMPORTAR CERTIFICADOS DIGITALES EN WINDOWS Para importar certificados digitales previamente exportados, siga estos pasos en Windows: 1. Se abre el explorador de Internet donde se va a 2. Se selecciona la pestaña Contenido y se pulsa instalar el certificado y desde la opción Herramientas se sobre el botón Certificados. selecciona Opciones de Internet. 3. En la siguiente ventana pulsamos sobre el botón 4. Nos mostrará la ventana del asistente para la Importar… importación del certificado, pulsamos Siguiente > 6 Manual de usuario GESTION5SQL- Facturación Electrónica Capitulo 2 5. En este paso pulsamos sobre la opción Examinar…, y seleccionamos el fichero que contiene el Certificado. 6. Primero se Elige el tipo de formato del fichero a importar (en este caso de tipo pfx). Para este tipo, se deberá anotar la contraseña para poder importarlo y a continuación seleccionamos el fichero con el certificado a importar. 7. Una vez seleccionado el fichero, pulsamos sobre Siguiente. 7 Guía General de Operatoria 8. IMPORTANTE.... luego le puede beneficiar o incordiar.... En este paso se deberá indicar la contraseña definida en la Exportación del certificado. Y si se desea, se marca la opción Habilitar protección segura de clave privada. Ver a continuacion.... SIN MARCAR, no pedirá la verificación del uso del SI SE MARCA, en cada envío de factura pedirá la certificado cada vez que se utilice. Podrán enviar 50 confirmación para la utilización del certificado. Si se envían 50 facturas habrá que confirmar 50 veces facturas sin interrupción la utilización del certificado. 9. Se indica el Almacén donde se ubicará el certificado, por defecto Personal (no hace falta cambiarlo) y se pulsa sobre Siguiente > 8 Manual de usuario GESTION5SQL- Facturación Electrónica Capitulo 2 10. Nos muestra la ventana de finalización de la 11. Aceptamos la creación del elemento. importación donde se puede ver el certificado ya importado. Pulsamos el botón de Finalizar. 12. Como se puede observar, nos queda el Certificado grabado para su posterior uso. 9 3 COMO ENVIAR FACTURAS DE VENTA FORMATO FACTURAE CON GESTION5 SQL. FICHA DE LA EMPRESA: CONFIGURACIÓN DE FACTURA-E ENTIDAD EMPRESAS REUNIDAS S.L. – CIF B16139802 NOMBRE SAIZ SAIZ MARTIN – NIF 1234567K 1 2 3 El certificado digital que se usará para las firmas electrónicas se selecciona pulsando el botón “Configuración de Factura‐E” 1. Ruta de almacenaje de los ficheros enviados por Factura‐E (pdf, xml, bz2) 2. Sufijo para el nombre de los ficheros enviados. El nombre se compone de la siguiente forma: NIF_Empresa + “_Factura_” + FechaFactura + CodigoSerie + NumeroFactura + SUFIJO Ej: A16402599_Factura_20120712_O_60_PGINFORMATICA.pdf 1) Texto que se incluye en el email al enviar las facturas electrónicas Capitulo 3 FICHA DE LOS CLIENTES 1 1) En la ficha de cada cliente, indicamos: • • • 11 Si a este cliente se le van a enviar facturas electrónicamente (checkbox) El email que recibe las facturas que se le envían. Si no se pone nada, se envían al email general del cliente (Pestaña 1) El formato “Factura‐E” en el que se le enviarán los ficheros XML firmados. Guía General de Operatoria ENVIAR FACTURAS A LOS CLIENTES CON GESTION5 SQL ENVÍO DE UNA FACTURA INDIVIDUAL POR FACTURA-E 1 El proceso es sencillo, una vez localizada la factura que deseamos enviar, se pulsa el botón (1) con el símbolo de Factura‐E, y aparece la siguiente ventana: Se pulsa “Enviar por Email” y se envía el fichero PDF firmado digitalmente. • Si dispone la versión PDF+XML, en este momento se envía además el fichero XML en formato Factura‐E, comprimido (formato bz2) 12 Manual de usuario GESTION5SQL- Facturación Electrónica Capitulo 3 • Si dispone del módulo de Gestión Documental, en este momento se procede al almacenaje del fichero. ENVÍO DE VARIAS FACTURAS POR FACTURA-E Se realiza la selección de facturas a enviar desde el modo consulta de Facturas de Venta, y a continuación se pulsa el botón “Gestión de E‐Facturas”, con lo que aparece la siguiente ventana: En este momento se puede marcar o desmarcar para enviar cualquier factura que nos haya incluido la selección previa. En la vista previa podremos visualizar por separado las facturas de clientes separadas en: SIN e-mail SIN Config. Factura-E (en esta opción se podrá cambiar los datos Factura-e de los clientes a facturar). CON Factura-E 13 Guía General de Operatoria Si dispone del módulo de Gestión Documental, en este momento se procede al almacenaje de los ficheros. PANTALLA DE ENVÍO DE FACTURA DEL MÓDULO FACTURA-E PANTALLA DE CONFIGURACIÓN DEL MÓDULO FACTURA-E 1 2 1. Certificado digital con clave privada, instalado en el ordenador. Los datos de configuración se guardan en el fichero c:\<usuario>\Mis Documentos\CONFIG_G5SQL_<usuario>.INI con las siguientes claves: [G5SQL_FacturaE_BASEDATOS.FDB] Certificado_FacturaE=3C DB CE 14 El nombre de los ficheros tiene la siguiente estructura: NIF_Empresa + “_Factura_” + FechaFactura + CodigoSerie + NumeroFactura + ALIASFICHERO 14 Manual de usuario GESTION5SQL- Facturación Electrónica 4 CÓMO VALIDAR POR 1ª VEZ UN CERTIFICADO RECIBIDO EN PDF. Introduccion Cuando Vd. recibe una factura firmada digitalmente, la primera vez debe reconocer al emisor del fichero. Este certificado queda registrado como un certificado de confianza y garantiza su procedencia. PASOS A SEGUIR PARA VALIDAR EL CERTIFICADO POR 1ª VEZ. 1. Se abre el fichero con la factura electrónica con firma 2. Nos muestra una ventana indicando que la electrónica y se pulsa sobre la imagen de la firma: validez de la firma es DESCONOCIDA. Donde pulsamos sobre el botón Propiedades de la firma… 3. A continuación el la ventana que nos muestra se 4. Seleccionamos la pestaña Confianza y se pulsa pulsa sobre el botón Mostrar certificado de firmante… sobre el botón Agregar a certificados de confianza… Guía General de Operatoria 5. Nos muestra el aviso de que se quiere realizar el cambio en la configuración de confianza y se pulsa sobre la opción de Aceptar. 6. En la ventana que nos muestra se dejará marcada la opción Utilizar este certificado como raíz de confianza y a continuación se pulsa sobre Aceptar para validar los cambios. 7. Una vez aceptado los cambios descritos se quedará el certificado validado y nos mostrará el mensaje siguiente: 16 Manual de usuario GESTION5SQL- Facturación Electrónica Capitulo 4 Página impar dejada en blanco intencionadamente. 17 Guía General de Operatoria 18 Manual de usuario GESTION5SQL- Facturación Electrónica