Parametri za prirast COBISS 3
1
Navodila za preverjanje ustreznosti
podatkov ob zaključku leta za prirast
gradiva (COBISS3)
1. Preverjanje podatkov za prirast knjižničnega gradiva v
COBISS3/Zaloga
Podatke v COBISS3/ Zaloga preverjamo glede na datum inventarizacije, način nabave,
vrsto gradiva in glede na število inventarnih knjig oziroma vodilno inventarno številko.
Če imamo več inventarnih knjig moramo preveriti podatke za vsako posamezno
inventarno knjigo posebej.
Najprej v segmentu Zaloga, v razredu Števci v zalogi preverimo, katera inventarna
številka je bila porabljena zadnja. Nato v segmentu Zaloga, Polja 996/997 s pomočjo
izbire Pokaži nezasedene številke poiščemo morebitne nezasedene inventarne številke.
Če je kakšna številka nezasedena, jo porabimo za tisto tekoče leto, na katerega se
nanaša tako inventarna številka kot tudi datum inventarizacije (npr. inventarna številka
za leto 2014 mora imeti tudi datum inventarizacije za leto 2014).
Število inventarnih številk se mora ujemati z vrednostjo zadnje inventarne številke brez
letnice (gl. sliko 1). Če smo v tekočem letu inventarizirali 5000 enot, mora biti tolikšno
tudi število zadetkov.
Slika 1: Iskanje inventarnih številk v segmentu Zaloga, v zavihku Polja 996/997
(COBIB.SI, lokalna baza NUK).
Center za
razvoj knjižnic
http://bibsist.nuk.uni-lj.si/vprasalnik/index.php
Parametri za prirast COBISS 3
2
Nato preverimo, če imajo vse inventarne številke tudi ustrezen datum inventarizacije.
Poiščemo vse inventarne številke znotraj območja datuma inventarizacije (od - do) in
preverimo, če imamo še zmeraj enako število inventarnih številk. Če se številka ne
ujema, datum brišemo in poiščemo vse inventarne številke in jih razvrstimo naraščajoče
v stolpcu datum inventarizacije. Prazne vrstice in nepravilne datume na začetku in/ali na
koncu kolone izberemo in jih popravimo.
V razredu Polje 996/997 ponovno poiščemo izbrano območje inventarnih številk in
preverimo, če so povsod vnesene ustrezne oznake za način nabave (nakup, zamena, dar,
obvezni izvod). Stolpec Način nabave razvrstimo naraščajoče in preverimo na začetku in
koncu stolpca, če je vnesena kakšna druga vrednost ali je ostala vrstica prazna, ker
podatek ni bil vnesen v zapis. Tudi za ostale načine pridobivanja moramo preveriti, če so
ustrezni in kam jih bomo uvrstili (npr. članarine, kotizacije, stari fond ipd.). Ko imamo
pri vseh inventarnih številkah naveden ustrezen način nabave, še enkrat preverimo po
posameznih načinih nabave in seštevek vseh mora biti številu inventarnih enot prirasta –
tj. vrednost zadnje inventarne številke v tekočem letu. Če smo v tekočem letu vnašali
tudi retrospektivne zapise, preverimo, če nismo pomotoma v katerega od retrospektivnih
zapisov vnesli tekoči datum inventarizacije.
Po istem postopku preverjamo še dobavitelje, vezavo (če jo vnašamo) in ceno.
Preverimo, če ima vsaka inventarna številka vpisano ceno/vrednost inventarne enote.
Za iskanje zapisov, v katere podatek o ceni ni bil vnesen, lahko uporabimo tudi seznam
v Izpisih, Uporabniške definicije, Zaloga, seznami Z-IDOK-06 Seznam polj brez vpisa v
996/9973 (gl. sl. 2). Podatke o cenah bomo potrebovali predvsem za usklajevanje
podatkov z računovodstvom.
Slika 2: Seznam za izpis polj, ki nimajo cen Z-IDOK-06 (COBIB.SI, lokalna baza NUK).
Če imamo veliko bazo, je bolje, če napravimo v Izpisih seznam vsega gradiva v polnem
formatu in ga prenesemo v Excel. Seznam najdemo v vrstici Sistem, Izpisi, Sistemske
definicije, Zaloga, Seznami Z-SEZ-10_Seznam polj 996/997(polni format) (gl. sl. 3). Ko
Center za
razvoj knjižnic
http://bibsist.nuk.uni-lj.si/vprasalnik/index.php
Parametri za prirast COBISS 3
3
je izpis pripravljen, ga v oknu Pregled in pošiljanje izpisa s klikom na gumb Shrani kot
shranimo v poljubno mapo. V programu Excel odpremo datoteko s shranjenim izpisom.
Pri uvozu podatkov kliknemo izbirni gumb Delimited, s seznama izberemo vrednost
65001 (UTF-8), podatke pa ločimo z znakom »|«, ki ga vpišemo pri Other»
(COBISS3/Zaloga, Dodatek B.3-3, IZUM, 2012).
Slika 3: Pripravljen seznam za pregledovanje celotne zaloge Z-SEZ-10 Seznam polj
996/997 (polni format) (COBIB.SI, lokalna baza NUK).
2. Izpis inventarne knjige
Ko imamo vse podatke urejene, lahko natisnemo inventarno knjigo. Izpis za inventarno
knjigo najdemo v segmentu Izpisi, Sistemske definicije, Zaloga, Seznami, Z-SEZ-01
Inventarna knjiga. Ta izpis uporabimo, če inventarno knjigo tiskamo enkrat letno. Na
koncu knjige je tudi skupna vrednost gradiva. Za primere, ko inventarno knjigo tiskamo
večkrat na leto, je na voljo izbira Z-SEZ-01 (COBISS3/Zaloga, Dodatek B.3-1, IZUM,
2012).
Center za
razvoj knjižnic
http://bibsist.nuk.uni-lj.si/vprasalnik/index.php
Parametri za prirast COBISS 3
4
Slika 4: Pripravljen seznam v Izpisih za inventarno knjigo Z –SEZ-01 (COBIB.SI, lokalna
baza NUK).
3. Statistike
V COBISS3 lahko pripravimo tudi podatke za letno poročilo. Ustrezen izpis najdemo v
segmentu Izpisi, Sistemske definicije, Zaloga, Statistike Z-STA-02 Prirast knjižnega in
neknjižnega gradiva. Statistiko Z-STA-01 Zbirka knjižnega in neknjižnega gradiva lahko
pripravimo samo v primeru, če imamo vso zalogo že vneseno v sistemu COBISS
(COBISS3/Zaloga, Dodatek E. 1, IZUM, 2013).
Slika 4: Prirast knjižnega in neknjižnega gradiva Z-STA-02 (COBIB.SI, lokalna baza
NUK).
Center za
razvoj knjižnic
http://bibsist.nuk.uni-lj.si/vprasalnik/index.php
Parametri za prirast COBISS 3
5
Pri številih naslovov in izvodov (inventarnih enot) moramo biti pazljivi, saj so na seznamu
Z-STA-02 Prirast knjižnega in neknjižnega gradiva navedene tudi priloge, ki pa jih v
skupnem seštevku ni, saj je vsota dejanski seštevek naslovov. Na primer CD-ROM, ki je
priloga monografski publikaciji, je kot inventarna enota in naslov štet med neknjižno
gradivo. V skupnem seštevku naslovov pa ga ni, saj je bil zapis s tem naslovom že štet
pri monografskih publikacijah.
Na seznamu Z-STA-02 Prirast knjižnega in neknjižnega gradiva so pri knjigah in brošurah
ločeno vodene disertacije, magistrske, diplomske, specialistične in raziskovalne naloge, ki
jih moramo pri splošnih knjižnicah prišteti k prirastu knjig in brošur. Tudi tu pazimo na
priloge, če jih imamo.
3.1.
Preverjanje podatkov prirasta gradiva po inventarnih enotah
Kadar imamo gradivo pri izpisu statistike uvrščeno pod »drugo« namesto v stolpcu z
ustreznimi vrednostmi, preverimo, če ne gre za napako v zapisih. V COBISS3 lahko še
vedno iščemo prirast gradiva po inventarnih enotah v ukaznih vrsticah po enakih
parametrih kot v COBISS2, le da iščemo v segmentu Zaloga, razred Polje 996/997 v
zavihku bibliografski zapis, kar je bilo v find iščemo pod Skeniranje. Neknjižno gradivo
izberemo tako, da izločimo BMA (namesto not …/NBM) Gl. sliko 5.
Slika 5: Iskanje knjig in brošur za prirast gradiva brez standardov in patentov po
inventarnih številkah (COBIB.SI, lokalna baza NUK).
Knjižnice, ki imajo ločeno vodene disertacije, magistrske, diplomske, specialistične in
raziskovalne naloge, morajo biti pozorne zlasti pri iskanju raziskovalnih nalog. V izpisu ZSTA-02 Prirast knjižnega in neknjižnega gradiva se išče število raziskovalnih nalog z
ukaznim iskanjem po polju 105b (CC=r* or p* or t* or w*), zato je smiselno preveriti, če
dobimo res prave raziskovane naloge (kode se rabijo tudi za druge oblike). Vse najdene
zapise, ki ne ustrezajo kriterijem za raziskovalne naloge, prištejmo h knjigam in
brošuram. Če v zapise za raziskovalne naloge redno izpolnjujemo polja za stvarno
obdelavo ali za tipologijo (2.11, 2.12, in 2.13), jih lahko najdemo na tak način.
Center za
razvoj knjižnic
http://bibsist.nuk.uni-lj.si/vprasalnik/index.php
Parametri za prirast COBISS 3
3.2.
6
Preverjanje podatkov prirasta gradiva po naslovih
Prirast knjižnega gradiva po naslovih lahko kombiniramo v Segmentu Zaloga, razred
Gradivo v ukaznem iskanju:
Za knjige in brošure: Ukazno iskanje da=2014* not cc=( k or l) in Omejevanje z BMA
(gl. sl. 6)
Slika 6: Iskanje knjig in brošur za prirast gradiva po naslovih (COBIB.SI, lokalna baza
NUK).
Za serijske publikacije: (da=2014*and dt=(s or dt=i) not rt=l
Za patente: da=2014* and cc=k
Za standarde: da=2014* and cc=l
Na ta način dobimo število naslovov za določeno obdobje.
3.3.
Odpisano knjižnično gradivo (inventarne enote)
Za gradivo, ki smo ga odpisali v tekočem letu, v segmentu Zaloga, razred Polje 996/997
najprej preverimo, koliko gradiva smo odpisali s statusom 9 in datumom statusa od 1.
januarja do 31. decembra. Pozorni bodimo zlasti na inventarne opombe (996/997r) in na
ceno/vrednost publikacije (996/9973), saj mora omenjena podatka vsebovati vse
odpisano gradivo. Ko ugotovimo, da so vsi podatki ustrezno vpisani, lahko pripravimo
seznam odpisanega gradiva.
Center za
razvoj knjižnic
http://bibsist.nuk.uni-lj.si/vprasalnik/index.php
Parametri za prirast COBISS 3
7
V COBISS3 pripravimo seznam odpisanega gradiva v segmentu Izpisi, Sistemske
definicije, Zaloga, Statistike izberemo Seznam odpisanega gradiva (Z-SEZ-02) in
pripravimo izpis.
Slika 7: Seznam opisanega gradiva (COBIB.SI, lokalna baza NUK).
Vir:
COBIB.SI, lokalna baza Knjižnice NUK, pridobljeno dec. 2014
COBISS3/Zaloga. Pridobljeno 22.12.2014 s spletne str.: http://eprirocniki.izum.si/EntryFormDesktopDefault.aspx?tabid=38&type=manual&manual=4_CO
BISS3_Zaloga_svn
Pripravila: Tereza Poličnik-Čermelj,
Ljubljana, 19.2.2015
Center za
razvoj knjižnic
http://bibsist.nuk.uni-lj.si/vprasalnik/index.php