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Manual de Usuario para la Ventanilla
Única de Comercio Exterior – VUCE
Business Process Management para
Importaciones
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo
Julio 2014
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN AL MANUAL ............................................................................. 7
Manual de Usuario para la Ventanilla Única de Comercio Exterior - VUCE
1. Usabilidad y conocimientos previos ...................................................................... 8
1.1
Políticas de usabilidad del sistema ................................................................ 8
1.2
Conocimientos previos del usuario ................................................................ 8
1.3
Requerimientos del computador del usuario ................................................. 8
1.4
Seguridad del sistema ................................................................................... 9
2. Introducción al uso de la VUCE............................................................................. 9
2.1
¿Cómo acceder a la página de la VUCE? ..................................................... 9
2.2
Interfaz gráfica del sistema .......................................................................... 10
2.2.1
Elementos del Menú Principal ................................................................. 11
2.2.1.1 Menú Principal …………………………………………………………………11
2.2.1.2 Nombre de usuarios ..............................................................……………..11
2.2.1.3 Área de trabajo …………………………………………………………………11
2.3 Convenciones de los botones………………………………………………………11
2.4
Obligatoriedad de datos............................................................................... 13
2.5
Funcionalidades de Consulta, Editar y Eliminación ..................................... 13
2.5.1
Consulta ................................................................................................... 14
2.5.2
Editar........................................................................................................ 15
2.5.3
Eliminar .................................................................................................... 16
3. Servicios ofrecidos en el Nuevo Menú del Portal VUCE ..................................... 18
3.1
Solicitud de trámites .................................................................................... 18
3.2
Carga Masiva .............................................................................................. 21
3.3
Tareas Pendientes....................................................................................... 21
3.4
Consultas..................................................................................................... 22
4. Diligenciamiento: Solicitar Licencia o Registro de Importación ........................... 23
Página 2 de 65
4.1
4.1.1
4.2
Manual de Usuario para la Ventanilla Única de Comercio Exterior - VUCE
4.2.1
4.3
4.3.1
4.4
Sección 1 ..................................................................................................... 24
Detalle de los campos de la sección ........................................................ 28
Sección 2 ..................................................................................................... 29
Detalle de los campos de la sección ........................................................ 32
Sección 3 ..................................................................................................... 34
Detalle de los campos de la sección ........................................................ 35
Sección 4 ..................................................................................................... 35
4.4.1
Agregar ítems .......................................................................................... 40
4.4.2
Crear Ítems .............................................................................................. 42
4.4.2.1 Adicionar referencias items …………………………………………………...43
4.4.3
Detalle de los campos de la sección ........................................................ 45
4.5
Sección 5 ..................................................................................................... 47
4.6
Sección 6 ..................................................................................................... 49
4.7
Sección 7 ..................................................................................................... 50
4.8
Sección 8 ..................................................................................................... 54
5. Diligenciamiento: Solicitar Modificación de Licencia o Registro .......................... 56
6. Diligenciamiento: Solicitar Cancelación de Licencia o Registro .......................... 58
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ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1 – Página principal de VUCE ........................................................................ 10
Figura 2 – Interfaz de inicio de VUCE ........................................................................ 10
Manual de Usuario para la Ventanilla Única de Comercio Exterior - VUCE
Figura 3 – Campos obligatorios ................................................................................. 13
Figura 4 – Campos de consulta ................................................................................. 13
Figura 5 – Botón Registrar ítem ................................................................................. 14
Figura 6 – Resultados de la búsqueda ...................................................................... 14
Figura 7 – Filtro de resultados, Buscar ...................................................................... 15
Figura 8 – Mensaje al no encontrar resultados .......................................................... 15
Figura 9 – Barra de navegación entre tablas ............................................................. 15
Figura 10 – Botón Editar ............................................................................................ 16
Figura 11 – Botón eliminar ......................................................................................... 16
Figura 12 – Mensaje de confirmación para eliminar .................................................. 17
Figura 13 – Mensaje de éxito de eliminación ............................................................. 17
Figura 14 – Panel de mensajes de pantalla 1 ............................................................ 17
Figura 15 – Panel de mensajes de pantalla 2 ............................................................ 17
Figura 16 – Menú de opciones de Solicitud de Trámites ........................................... 18
Figura 17 – Menú de opciones de Carga Masiva....................................................... 21
Figura 18 – Menú de opciones de Tareas Pendientes............................................... 21
Figura 19 – Menú de opciones de Consultas ............................................................. 22
Figura 20 – Sección 1 Solicitud de licencia o regstro ................................................. 24
Figura 21 – Pantalla de resultado Nit importador logeado ......................................... 25
Figura 22 – Pantalla de resultado Nit importador con poder ...................................... 26
Figura 23 – Pantalla de actuación en representación SI ............................................ 26
Figura 24 – Pantalla de resultado Entidad Estatal INDUMIL ..................................... 27
Figura 25 – Pantalla de resultado Entidad Estatal Otra Entidad ................................ 27
Figura 26 – Pantalla de la Sección 2 ......................................................................... 29
Figura 27 – Botón de consulta de Puertos de embarque ........................................... 30
Figura 28 – Pantalla emergente de consulta de puertos de embarque ...................... 30
Figura 29 – Consulta puertos de embarque por país ................................................. 30
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Figura 30 – Resultado de la consulta puertos de embarque por país ........................ 31
Figura 31 – Agregar otro puerto de embarque no listado .......................................... 31
Figura 32 – Campos de Puertos Max 3 por vía Marítima ........................................... 32
Figura 33 – Pantalla de la sección 3 .......................................................................... 34
Manual de Usuario para la Ventanilla Única de Comercio Exterior - VUCE
Figura 34 – Pantalla de la sección 4 .......................................................................... 37
Figura 35 – Consulta por número de subpatida Caso 1 ............................................. 38
Figura 36 – Consulta emergente subpartida por número o palabra clave ................. 38
Figura 37 – Resultado de consulta subpartida por palabra clave .............................. 39
Figura 38 – Agregar nueva subpartida a la Lista de subpartidas ............................... 40
Figura 39 – Limpiar campo de consulta subpartida ................................................... 40
Figura 40 – Acceso a la creación de ítems ................................................................ 41
Figura 41 – Pantalla de resumen de Listado de Ítems ............................................... 41
Figura 42 – Edición de cantidad subpartida desde ítems .......................................... 41
Figura 43 – Formulario para la creación de ítem ....................................................... 42
Figura 44 – Agregar país(es) de origen al ítem.......................................................... 42
Figura 45 – Campos de referencia de ítem para agregar a lista ................................ 43
Figura 46 – Lista de referencia de ítem ..................................................................... 43
Figura 47 – Pantalla de resumen de Listado de Ítems con un ítem creado ............... 44
Figura 48 – Pantalla de la sección 5 .......................................................................... 47
Figura 49 – Mensaje de requerido adicionar un subgrupo del ICA ............................ 49
Figura 50 – Pantalla de la sección 6 .......................................................................... 49
Figura 51 – Lista de documentación anexa a la solicitud ........................................... 50
Figura 52 – Pantalla de la sección 7 .......................................................................... 51
Figura 53 – Documento de la solicitud formato PDF.................................................. 51
Figura 54 – Pantalla de inicio de lectura de token ..................................................... 52
Figura 55 – Pantalla de ingreso de contraseña.......................................................... 53
Figura 56 – Pantalla de la sección 8 .......................................................................... 54
Figura 57 – Pantalla de la selección de tipo de cliente y banco ................................. 55
Figura 58 – Pantalla de finalización de proceso: Número de radicado y comprobante
de pago ...................................................................................................................... 55
Figura 59 – Documento Comprobante de pago en formato PDF ............................... 56
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Figura 60 – Pantalla de consulta de licencias o registros a modificar ........................ 57
Figura 61 – Pantalla de resultado de la consulta de licencias o registros a modificar 57
Figura 62 – Pantalla de campo para argumentar motivos de la modificación ............ 58
Figura 63 – Pantalla de consulta de licencias o registros a cancelar ......................... 59
Manual de Usuario para la Ventanilla Única de Comercio Exterior - VUCE
Figura 64 – Pantalla de resultado de la consulta de licencias o registros a cancelar 59
Figura 65 – Pantalla emergente de confirmación de cancelación .............................. 60
Figura 66 – Pantalla de Datos del importador- Cancelación ...................................... 60
Figura 67 – Pantalla de la sección 3 de cancelación ................................................. 61
Figura 68 – Pantalla de la sección 5: Entidades ........................................................ 61
Figura 69 – Pantalla de la sección 6: Documentación Anexa .................................... 62
Figura 70 – Pantalla de la sección 7: Firmar y Tramitar ............................................. 62
Figura 71 – Pantalla de la sección 4: Seleccionar subpartidas .................................. 63
Figura 72 – Pantalla de la sección 4: Subpartidas activas y canceladas ................... 63
Figura 73 – Pantalla de la sección 5: Entidades ........................................................ 64
Figura 74 – Pantalla de la sección 6: Documentación Anexa .................................... 64
Figura 75 – Pantalla de la sección 7: Firmar y Tramitar ............................................. 65
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Manual de Usuario para la Ventanilla Única de Comercio Exterior - VUCE
INTRODUCCIÓN AL MANUAL
Por medio del presente manual el usuario puede explorar las diferentes
funcionalidades que ofrece la Ventanilla Única de Comercio Exterior – VUCE- bajo
una nueva plataforma tecnológica Business Process Management – BPM en el
Módulo de Importaciones, a través de una serie de explicaciones e imágenes del
mismo facilitando su manejo.
En el capítulo 1 se exponen las políticas de usabilidad del sistema las cuales integran
algunas condiciones previas que deben cumplirse para la correcta visualización,
manejo, establecimiento de seguridad y entendimiento del sistema.
Las funcionalidades requeridas en el sistema se agrupan por su ubicación en el
menú. En las secciones 2.2.1 a 2.2.3 se explica el objetivo del sistema y su diseño
general con el fin de dar una idea inicial de la VUCE, también se explica el proceso
general de negocio para ofrecer una contextualización de entrada al manejo del
sistema y su objetivo.
En la sección 2.2 se presenta una introducción al uso de la VUCE en cuanto a
interfaz gráfica, mensajes, botones y demás temas relacionados.
En el capítulo 3 se indican los diferentes servicios ofrecidos por el portal VUCE
dentro del menú de la aplicación.
Los capítulos 4 al 6 explican en forma detallada el diligenciamiento de la solicitud,
modificación y cancelación de las Licencias o Registros de Importación.
En los capítulos siguientes se puede observar el funcionamiento de la aplicación
mediante una descripción sencilla que incluye ayudas visuales y textos exponiendo la
lógica del negocio y el uso de la interfaz gráfica.
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1. Usabilidad y conocimientos previos
Manual de Usuario para la Ventanilla Única de Comercio Exterior - VUCE
1.1
Políticas de usabilidad del sistema
La solución de software presentada es un aplicativo web al que se accede a través
de internet, y por su naturaleza requiere el cumplimiento de ciertos requerimientos y
características técnicas por parte del usuario y el computador que utilice. En ese
orden, tales requerimientos se listan en las siguientes secciones.
1.2
Conocimientos previos del usuario
Debe tenerse en cuenta que para el adecuado manejo del sistema, el usuario debe
haber desarrollado habilidades y conocimientos previos tales como:
o Tener conocimiento básico sobre uso de computadores y el sistema
operativo Windows.
o Tener conocimientos básicos con respecto al uso de navegadores de internet
como Internet Explorer, Safari o Mozilla Firefox.
o Tener conocimientos en el manejo de los servicios de correo electrónico tales
como Hotmail, Yahoo Mail, Gmail, etc.
1.3
Requerimientos del computador del usuario
De manera adicional a los conocimientos previos que debe tener el usuario, el
computador debe cumplir con los siguientes requisitos:
o Tener acceso a Internet.
o El monitor del equipo debe tener una resolución mínima de 800x600 pixeles.
o El computador debe tener instalado como explorador de Internet: Internet
Explorer (versión 9.0) Safari o Mozilla Firefox (25 o inferior).
o Para trabajar con Internet Explorer (versión 9.0), se debe configurar lo
siguiente:
En herramientas se selecciona, Herramientas de desarrollo; en la parte
inferior de la pantalla se debe dar clic sobre las siguientes opciones:
1. Modo de Explorador y seleccionar Internet Explorer 9.
2. Modo de Documento y seleccionar Internet Explorer 9.
o El cliente deberá contar con Windows 7 o superior.
o Visor de documentos PDF: La solución ofrece enlaces a archivos que
pueden descargarse, uno de los formatos más utilizados es PDF. Si el
usuario desea descargar y visualizar documentos PDF, deberá contar con un
visor para este formato.
o El navegador de Internet debe tener desactivo el bloqueador de elementos
emergentes para la URL de VUCE.
o Java Update 56 o superior https://www.java.com/es/download/
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1.4
Seguridad del sistema
Manual de Usuario para la Ventanilla Única de Comercio Exterior - VUCE
Por ser un sistema de información que almacena datos confidenciales, se utilizan
técnicas que limitan el acceso de los usuarios a las funcionalidades que ofrece la
VUCE, de tal manera que la consulta, el ingreso y la modificación de datos se realice
únicamente por los usuarios autorizados según su rol.
En general, para el acceso al sistema se utiliza un mecanismo de autenticación por
medio de un nombre de usuario y una contraseña única e intransferible para cada
usuario.
2. Introducción al uso de la VUCE
Teniendo en cuenta la contextualización anterior y habiendo cumplido los requisitos
mencionados, se mostrarán algunas generalidades y convenciones de manejo con
las que el usuario de la VUCE debe estar familiarizado.
Convenciones Tipográficas
Los siguientes tipos de formato en el texto indican información especial:
Convención de Formato
Tipo de Información
Ejemplo
Vaya
a
la
pestaña
Consulta de solicitudes.
Negrita Especial
Los
elementos
que
debe
seleccionar, como las opciones de
los botones de comandos o
elementos de una lista.
Títulos de capítulos, secciones y
subsecciones.
Consulte
el
capítulo
Descripción del Menú.
Usado
para
enfatizar
la
importancia de un punto, para
presentar un término o para
designar una línea comando, que
ha de ser reemplazada con un
nombre o valor real.
Debe
agregar
el
documento
Reglamento
técnico.
Cursiva
2.1
¿Cómo acceder a la página de la VUCE?
1. Abra su navegador web y escriba la URL de la VUCE.
2. Presione ENTER. Se abrirá la pantalla de acceso a la VUCE.
3. Introduzca el nombre de usuario y la contraseña de ingreso en la antigua
VUCE.
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Manual de Usuario para la Ventanilla Única de Comercio Exterior - VUCE
4. Haga clic en Aceptar.
Figura 1 – Página principal de VUCE
2.2
Interfaz gráfica del sistema
Cuando accede al menú principal, está dividida en dos áreas principales: a la
izquierda el menú de navegación y la pantalla principal a la derecha, donde se llevan
a cabo las acciones.
Menú Principal
Nombre
Usuarios
de
Área de trabajo
Figura 2 – Interfaz de inicio de VUCE
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2.2.1 Elementos del Menú Principal
2.2.1.1 Menú Principal
Manual de Usuario para la Ventanilla Única de Comercio Exterior - VUCE
De izquierda a derecha se muestra el menú principal, proporcionando el
acceso a las funcionalidades del sistema VUCE:

Inicio. Este link direcciona al menú principal desde cualquier menú
secundario.
 Solicitar trámite. Contiene las funcionalidades de: Importación,
Exportación y FUCE. La descripción de los ítems mencionados se
puede evidenciar en el apartado 3.1
 Carga Masiva. Contiene las funcionalidades de: Carga de archivos y
Trámites pendientes de firma. La descripción de los ítems mencionados
se puede evidenciar en el apartado 3.2
 Tareas Pendientes. Contiene las funcionalidades de: Aclaraciones
Pendientes, Pagos Pendientes, Pendientes de Radicar y Estado de
Radicación. La descripción de los ítems mencionados se puede
evidenciar en el apartado 3.3
 Consultas. Contiene las funcionalidades de: Solicitudes, Aranceles
VoBo, Consultar Cupos, Consultar Pagos. La descripción de los ítems
mencionados se puede evidenciar en el apartado 3.4
 Salir. Este link permite cerrar la sesión.
2.2.1.2 Nombre de usuarios
En la parte superior derecha se presenta el nombre del usuario loggeado y la
fecha en formato DD/MM/AAAA de la fecha de ingreso al sistema.
2.2.1.3 Área de trabajo
En la parte derecha se presenta un espacio para que el sistema visualice las
diferentes pantallas asociadas a la funcionalidad solicitada del menú principal.
2.3
Convenciones de los botones
En todas las pantallas del sistema existen íconos o botones de uso común que tienen
el mismo significado y funcionalidad. En esta sección se especifica la función de
cada uno de los botones del sistema.
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Tabla 1 - Botones del sistema
Manual de Usuario para la Ventanilla Única de Comercio Exterior - VUCE
Acción
Imagen
Descripción
Consultar
Permite ver el detalle del registro seleccionado.
Descargar PDF
Permite descargar el documento generado de
comprobante de pago
Editar
Permite modificar los datos de un registro. Este
también se utiliza para seleccionar una licencia
a modificar
Eliminar
Borrar o eliminar un registro.
Acción Completada
Informa cuando una acción es realizada
satisfacoriamente por el sistema
Seleccionar/avanzar
Seleccionar registros para especificar sobre
cual de ellos desea realizar una determinada
funcionalidad o una acción.
Ver detalle / Documento
Presenta el detalle del expediente en la sección
de acciones. También se utiliza para ver
documentos en PDF.
Cargar Archivo
Permite cargar el archivo referenciado en la
ruta seleccionada en el examinar
Pagar
solicitud/requerimiento
Entidad
Permite pagar una solicitud o un requerimiento
de entidad.
Limpiar
Cancelar
Consulta
Asociar
Calendario
/
Permite eliminar la consulta en pantalla.
También puede cancelar las acciones de editar.
Fecha
Permite seleccionar a partir de un calendario
dinamico una fecha seleccionable.
Ver anexos
Permite ver más información de las subpartidas
en la consulta de Arancel VoBo
Ver detalle cupos
Permite ver el detalle del cupo seleccionado y
las subpartidas asociadas
Ayuda?
Presenta una sección de ayuda en pantalla
donde se desplaza con las flechas o los
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botones de avance en pantalla
Guardar
Manual de Usuario para la Ventanilla Única de Comercio Exterior - VUCE
2.4
Permite guardar los cambios realizados en el
campo seleccionado de edición
Obligatoriedad de datos
En todas las pantallas donde sea obligatorio el diligenciamiento de algunos campos
la aplicación muestra un * al lado del que corresponda. Ejemplo:
Figura 3 – Campos obligatorios
2.5
Funcionalidades de Consulta, Editar y Eliminación
En este capítulo se describe de forma general el estándar usado para las
funcionalidades que tienen las acciones de consulta, registro, actualización y
eliminación. Para ello se muestra un ejemplo de una de estas.
Inmediatamente se ingrese a estas funcionalidades se muestra en pantalla los
campos mediante los que puede restringir las consultas y el botón Buscar,
también se muestra el botón Consultar o Agregar ítem Figura 5.
Figura 4 – Campos de consulta
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Manual de Usuario para la Ventanilla Única de Comercio Exterior - VUCE
Figura 5 – Botón Agregar ítem
2.5.1 Consulta
Mediante esta acción puede buscar los datos existentes en el sistema, para
ello tiene campos por los que puede realizar la consulta Ver Figura 4 –
Campos de consulta.
Complete los criterios de búsqueda que desee y haga clic en Buscar.
Tenga en cuenta que:
-
Si no diligencia ningún criterio de búsqueda se mostraran todos los
resultados existentes en el sistema.
-
Si se diligencian campos alfanuméricos la búsqueda arroja resultados
que contienen como mínimo el texto diligenciado. Por ejemplo: si se
digita “Acept” mostrará los resultados que tienen el texto Aceptada,
aceptado… (Esto no aplica para campos numéricos, Ej.: año).
Figura 6 – Resultados de la búsqueda
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Manual de Usuario para la Ventanilla Única de Comercio Exterior - VUCE
En cada resultado de consulta en la parte superior se encuentra un campo de
filtro de resultados donde puede buscar por alguna letra o palabra completa,
números, fechas, etc. y así filtrar los resultados:
Figura 7 – Filtro de resultados, Buscar
Si para los campos diligenciados no hay resultados, se mostrará el siguiente
mensaje en la grilla de resultados:
Figura 8 – Mensaje al no encontrar resultados
Si los resultados de la búsqueda son más de 10 registros se muestra en la
tabla de resultados varias páginas, para navegar entre ellas, use la
herramienta ubicada debajo de la tabla.
Figura 9 – Barra de navegación entre tablas
Los botones son los siguientes:
Ir a la primera página de resultados:
Ir a la última página de resultados:
Ir a la página anterior:
Ir a la siguiente página:
Número de página:
(Puede hacer click directamente en el
número de la página que desea ver)
2.5.2 Editar
Para modificar la cantidad de la subpartida, ubíquese en el cuadro
Consolidado haga clic en el botón Editar, cambie el valor y de click en el botón
Grabar.
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Manual de Usuario para la Ventanilla Única de Comercio Exterior - VUCE
Para modificar los datos de un registro, ubique la fila que desea cambiar y
seleccione el botón Editar ubicado a la derecha, de esta en Acciones.
Figura 10 – Botón Editar
En este caso la aplicación muestra una pantalla con los datos actuales del registro,
modifíquelos y haga clic en Actualizar Item, si desea confirmar la actualización o
Salir para retornar a la acción anterior.
2.5.3 Eliminar
Si desea eliminar un ítem primero ubique la fila y luego seleccione el botón
Eliminar ubicado a la derecha de este.
Figura 11 – Botón eliminar
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Manual de Usuario para la Ventanilla Única de Comercio Exterior - VUCE
Se mostrará en pantalla un mensaje de confirmación de la acción que al ser
aceptado elimina el registro de la aplicación y muestra posteriormente un
mensaje de éxito de la acción.
Figura 12 – Mensaje de confirmación para eliminar
Figura 13 – Mensaje de éxito de eliminación
Los mensajes de la aplicación se pueden adherir o cerrar dentro de la pantalla. En la
parte superior derecha encontrará un panel donde se podrá ubicar el historial Todos
y el Último mensaje enviado en pantalla por parte del aplicativo VUCE:
Figura 14 – Panel de mensajes de pantalla 1
Haciendo Clic sobre la pestaña aparece el siguiente panel:
Figura 15 – Panel de mensajes de pantalla 2
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3. Servicios ofrecidos en el Nuevo Menú del Portal VUCE
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3.1
Solicitud de trámites
Figura 16 – Menú de opciones de Solicitud de Trámites
Submenú Importaciones: en el menú de importaciones se tendrá la posibilidad de
escoger las siguientes funcionalidades:
•
Solicitar Licencia o Registro: permite al usuario externo solicitar permisos de
Licencia o Registro de importación de determinados productos.
•
Modificar Licencia o Registro: permite al usuario externo realizar cambios
sobre los datos de la Licencia o Registro de importación ya aprobada por
MinCIT.
•
Cancelación Licencia o Registro: permite al usuario externo solicitar la
cancelación de la Licencia o Registro de importación aprobada por MinCIT.
•
Licencia Anual: permite al usuario externo solicitar Licencias Anuales de
importación, teniendo en cuenta las subpartidas determinadas en el decreto
vigente de subpartidas Anuales.
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•
Modificar Licencia Anual: permite al usuario externo modificar aquellas
subpartidas arancelarias que se encuentran enmarcadas según decreto de
Modificaciones de licencia anual, de una Licencia Anual ya aprobada.
•
Radicación de Informe anual:
Cargue Informe Anual: permite al usuario externo radicar el informe de las
subpartidas que fueron declaradas ante la DIAN, en el semestre
inmediatamente anterior.
Consulta de Informe Anual: permite al usuario externo consultar el resultado
de la validación del informe radicado contra las declaraciones de la DIAN. Esta
consulta de informes corresponde a la información radicada semestralmente.
Control Informe Anual: permite al usuario externo validar el informe radicado
contra las declaraciones de la DIAN o cargar archivo. Esta validación de
informes es semestral.
•
Recuperar Borradores: permite al usuario externo (Importador, Agencia
Aduanera o Apoderado), recuperar aquellos trámites de Importaciones que en
algún momento decidió almacenar temporalmente, mientras diligenciaba el
trámite o que fueron ya pagados y desea reutilizar para otro tramite.
En los casos en que el documento borrador supere el tiempo de vigencia
para su almacenamiento, el sistema procederá a eliminar los documentos
borradores a través de una tarea automática.
Submenú Exportaciones: en el menú de exportaciones se tendrá la posibilidad de
escoger las siguientes funcionalidades:
•
Iniciar Trámite: este botón permite al usuario externo diligenciar la(s)
subpartida(s) arancelaria(s) requeridas para iniciar el proceso de registro
FUCE y con base en ello seleccionar los trámites de exportaciones a realizar:
o Autorización previa a la exportación de sustancias químicas controladas
por la Subdirección de Control y Fiscalización de Sustancias Químicas
y Estupefacientes del Ministerio de Justicia y del Derecho.
o Control de cupos. Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural
MinAgricultura.
-
o Autorización previa exportación. Autoridad Nacional de Acuicultura y
Pesca - AUNAP.
o Exportación de piedras preciosas. Agencia Nacional de Minería – ANM.
o Exportación de Carbón. Agencia Nacional de Minería – ANM.
o Trámite para regalía de metales preciosos. Agencia Nacional de
Minería – ANM.
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o Permiso de explotación de especímenes no listados en los apéndices
NO CITES. Autoridad Nacional de Licencias Ambientales – ANLA.
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o
Permiso de explotación de especímenes listados en los apéndices
CITES. Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible.
o OMC Control de Cupos – Azúcar sin refinar y panela con destino a
EE.UU. Ministerio de Comercio, Industria y Turismo – MinCIT.
o Acuerdo de Promoción Comercial con EE.UU – Control de Cupos –
Azúcar y productos con contenido de azúcar. Ministerio de Comercio,
Industria y Turismo – MinCIT.
•
Recuperar Borradores: permite al usuario externo (Exportador, Agencia de
Aduanas o Apoderado Especial) recuperar aquellos trámites de exportaciones
que en algún momento decidió almacenar temporalmente, mientras
diligenciaba el trámite.
En los casos en que el documento borrador supere el tiempo de vigencia para
su almacenamiento, el sistema procederá a eliminar los documentos
borradores a través de una tarea automática.
Menú Principal - Solicitar Trámite:
Submenú FUCE: en el menú de FUCE se tendrá la posibilidad de escoger tres
funciones, las cuales son:
•
Iniciar Trámite: este botón permite al usuario externo diligenciar la(s)
subpartida(s) arancelaria(s) requeridas para iniciar el proceso de registro
FUCE y con base en ello se seleccionan los trámites de registro a diligenciar:
o PESCA - Permiso de comercialización de consumo.
o PESCA - Permiso de comercialización de peces ornamentales.
o PESCA - Permiso de cultivo.
o PESCA - Permiso de pesca comercial industrial.
o PESCA - Permiso de procesamiento.
o PESCA - Permiso integrado de pesca comercial industrial.
•
Recuperar Borradores: permite al ciudadano (Importador-Exportador-Agencia
de Aduanas – Apoderado Especial) recuperar aquellos registros de FUCE que
en algún momento decidió almacenar temporalmente mientras diligenciaba el
trámite.
•
En los casos en que el documento borrador supere el tiempo de vigencia para
su almacenamiento, el sistema procederá a eliminar los documentos
borradores a través de una tarea automática.
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Manual de Usuario para la Ventanilla Única de Comercio Exterior - VUCE
•
3.2
Registrar Productor Nacional: este link permite al usuario externo (Importador,
Exportador, Agencia de Aduanas o Apoderado Especial) direccionarlo a la
opción de registro de producción nacional que se encuentra en el Sistema
VUCE antiguo; esta funcionalidad le permite al ciudadano realizar el
diligenciamiento y envío del formulario de registro de productor de bienes
nacionales.
Carga Masiva
Figura 17 – Menú de opciones de Carga Masiva

Carga de archivos: esta opción permite a los usuarios cargar sus archivos
con estructura en XML de la solicitud de Licencia o Registro de Importación.
En este cargue se valida en línea estructura y datos.

3.3
Trámites pendientes de firma: esta opción permite firmar masivamente o
individual, las cargas de archivos masivos, realizadas a través de la opción
Carga de Archivos.
Tareas Pendientes
Figura 18 – Menú de opciones de Tareas Pendientes

Aclaraciones Pendientes: esta opción permite a los usuarios externos
(Importador, Exportador y Agencia Aduanera) responder las solicitudes de
aclaración e información que requieren las entidades respecto al trámite que
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Manual de Usuario para la Ventanilla Única de Comercio Exterior - VUCE
se está analizando. En dichas solicitudes de información el usuario externo
puede adjuntar información requerida por cada una de las entidades.

Pagos Pendientes: esta opción permite visualizar al usuario externo aquellos
trámites (tanto de los procesos de Exportación e Importación) que se
encuentran pendientes de pagos, así como el tiempo límite que se tiene para
ejecutar el pago electrónico y el valor a cancelar. Puede realizar el pago uno a
uno o el pago múltiple de las solicitudes.

Pendientes de radicar: esta opción permite visualizar las solicitudes pagadas
que no han sido radicadas por motivos de conexión al servicio de radicación.
De esta forma el usuario tiene la posibilidad de forzar de nuevo la radicación
cuando el servicio sea restablecido por el aplicativo.

Estado de radicación: esta opción permite visualizar el resumen del pago y
de radicación de todas las solicitudes a través del pago múltiple. También
permite descargar el comprobante de pago múltiple asociado a esa
transacción.
3.4
Consultas
Figura 19 – Menú de opciones de Consultas

Solicitudes: esta opción permite al usuario externo consultar las solicitudes
en trámite o finalizadas, teniendo en cuenta algunos filtros de búsqueda, tales
como: tipo de licencia, estados del trámite y NIT del interesado.

Una vez que se visualizan las consultas de los trámites, se puede obtener el
detalle de cada uno y los históricos de la solicitud.

Consultas de pagos/PSE: esta opción permite al usuario externo consultar
los pagos, teniendo en cuenta algunos filtros de búsqueda, tales como: tipo de
pago, estados del pago y la fecha de transacción de cada uno de ellos.

Arancel VoBo: esta opción permite al usuario externo consultar los vistos
buenos requeridos y descripciones mínimas, asociados al número de
Subpartida. Esta información es vital para el usuario externo ya que con ella
puede determinar los productos que requieren ciertos vistos buenos de las
entidades.
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
Consultar Cupo: esta opción permite al usuario consultar el cupo asignado
por parte del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en importaciones y
las entidades para el caso del módulo de exportaciones.
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4. Diligenciamiento: Solicitar Licencia o Registro de importación
Para realizar la solicitud de Licencia o Registro de importación, debe seguir los
siguientes pasos:
1. Datos del Solicitante: Información del importador y/o Agencia de Aduanas y/o
Entidad que actúa en representación de una entidad oficial en desarrollo de un
proceso de contratación pública; que solicita la licencia o registro de
Importación.
2. Datos de la Importación: Diligenciar las características generales de la
importación.
3. Solicitudes Especiales: Agregar información a tener en cuenta en la validación
de la licencia o registro de importación.
4. Subpartida Arancelaria e Ítems: Buscar o cargar, la(s) subpartida(s)
arancelaria(s) que corresponden a la mercancía según el Arancel de Aduanas
y agregar los ítems del producto; para la licencia o registro de Importación.
5. Seleccionar las entidades para solicitar los vistos buenos.
6. Adjuntar a la solicitud los documentos requeridos en formato PDF.
7. Firmar digitalmente la licencia o registro de Importación.
8. Pagar Licencia o Registro: Realizar el pago de la solicitud en el momento o la
puede dejar pendiente para pago.
Para mayor claridad se dividió el diligenciamiento del registro o licencia de
Importación por secciones, así:



Sección 1: Datos del solicitante
Datos del importador y/o Agencia de Aduanas y/o Entidad que actúa en
representación de una entidad oficial.
Sección 2: Datos de la importación
Régimen, clase de importador, estado de mercancía, aplica cupos del MinCIT
Cupo (N° Decreto), país de compra, vía, puerto de embarque, aduana,
consignatario, exportador, ciudad, reembolsable.
Sección 3: Solicitudes especiales.
Exención arancelaria
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

4.1
Exclusión de IVA
Iniciación modalidad de importación temporal
Finalización de modalidad de importación temporal
Legalización
Preferencia arancelaria por Acuerdo Comercial
Otra, ¿Cuál?
Sección 4: Subpartida Arancelaria
Cargue una a una o carga masiva de Subpartidas.
Sección 5: Validación de entidades para visto bueno
Visualización o adición de entidades de visto bueno requerida para la
importación.
Sección 1
La primera pantalla a presentar por parte del sistema es la siguiente:
Figura 20 – Sección 1 Solicitud de licencia o registro
El sistema de manera predeterminada carga el NIT del usuario logueado, en el
campo NIT del Importador. Pueden darse dos casos:
Caso 1: El usuario logueado es un importador directo.
Debe seleccionar el botón “Consultar” y se carga la información que está registrada
en la base de datos, con la información que se capturó cuando este usuario se
registró ante la VUCE. (Ver nota en la parte inferior de la pantalla).
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Manual de Usuario para la Ventanilla Única de Comercio Exterior - VUCE
Figura 21 – Pantalla de resultado NIT importador logueado
Caso 2: El usuario logueado, es una Agencia de Aduanas o Apoderado Especial,
que tiene poder para realizar trámites a uno o varios importadores.
En el campo NIT del Importador, digite el NIT del importador al cual se le va hacer el
trámite de licencia o registro de Importación; seleccione el botón “Consultar” y se
carga la información que está registrada en la base de datos, con la información que
se capturó cuando este usuario se registró ante la VUCE. (Ver nota en la parte
inferior de la pantalla).
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Manual de Usuario para la Ventanilla Única de Comercio Exterior - VUCE
Figura 22 – Pantalla de resultado Agencia con poder del Importador
Si para la importación, es necesario seleccionar que se realice a través de una
empresa que actúe en representación de una entidad oficial en desarrollo de un
proceso de contratación pública:
El usuario debe seleccionar “Si”. El sistema despliega automáticamente el siguiente
campo:
SI
Figura 23 – Pantalla de actuación en representación SI
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Manual de Usuario para la Ventanilla Única de Comercio Exterior - VUCE
Si el usuario selecciona una entidad de la lista, el sistema consulta la información y la
presenta de manera no editable:
Figura 24 – Pantalla de resultado Entidad Estatal INDUMIL
Si el usuario selecciona dentro de la celda desplegable “Otra”, el sistema debe
presentar los siguientes campos editables para el usuario:
Figura 25 – Pantalla de resultado Entidad Estatal Otra Entidad
Una vez finalizada la sección 1 puede Continuar o Guardar la sección como
borrador.
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4.1.1
Detalle de los campos de la sección
CAMPO
DESCRIPCIÓN
NIT o C.C DEL IMPORTADOR
Indique el número de NIT del importador
previamente asignado en el RUT, incluyendo el
dígito de verificación sin puntos, ni comas, ni
guiones, el cual ya debe estar registrado en el
sistema VUCE. Dicho NIT corresponde al
importador a quien la Agencia de Aduanas o
apoderado especial le realiza el trámite, si se
trata de Importador directo el sistema
automáticamente carga el NIT con el cual
ingresó al sistema.
El sistema precarga automáticamente la Razón
Social o
nombre de la persona natural
correspondiente al NIT digitado, relacionando
los apellidos y nombres o razón social del
importador, tomado de la información del
registro electrónico del usuario.
El sistema precarga automáticamente la
dirección completa del domicilio del importador,
aunque el sistema permite la opción de
modificarla. No se aceptan apartados postales.
El sistema precarga automáticamente el
número de teléfono fijo del importador o el
número del teléfono móvil, aunque el sistema
permite la opción de modificarlo.
El sistema precarga automáticamente la ciudad
de residencia o de operaciones del importador,
aunque el sistema permite la opción de
modificarla, la cual debe ser seleccionada de
acuerdo con el listado de ciudades de la tabla
suministrada por el DANE.
El sistema precarga automáticamente el correo
electrónico de acuerdo con los datos
consignados en el registro electrónico de
usuarios.
El sistema precarga automáticamente los
apellidos y nombres del Representante Legal o
suplente o del importador, si es persona
natural. El sistema permite la opción de
modificarla.
RAZÓN SOCIAL
DIRECCIÓN
TELÉFONO
CIUDAD
CORREO
REPRESENTANTE LEGAL
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4.2
Sección 2
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La primera pantalla de esta sección a presentar por parte del sistema es la siguiente:
Figura 26 – Pantalla de la Sección 2
A continuación el usuario diligencia los datos de la solicitud:







Régimen
Clase de importador
Estado de la mercancía
Cupo autorizado por el MinCIT.
País de compra
Vía
Puerto de embarque
Para la selección de puerto de embarque el usuario debe seleccionar el botón de
“consultar puerto de embarque”:
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Figura 27 – Botón de consulta de Puertos de embarque
A continuación el sistema presenta un buscador de puertos en una pantalla
emergente:
Figura 28 – Pantalla emergente de consulta de puertos de embarque
Al tener en el sistema más de 80.000 puertos de embarque registrados en el mundo
se presenta un buscador de selección que le permite al usuario identificar con
facilidad el puerto. Los filtros de consulta son por Nombre, País, Código. Una vez
identificado el filtro debe escribir la palabra a consultar y oprimir el botón Consultar.
Posteriormente, se presenta una grilla con los resultados de la búsqueda donde debe
seleccionar el link del nombre del puerto para seleccionarlo:
Figura 29 – Consulta puertos de embarque por país
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Figura 30 – Resultado de la consulta puertos de embarque por país
Si no se encuentra en la lista entregada por el sistema, puede escribir el nombre del
puerto en el campo Otro puerto y luego oprimir el botón Aceptar para agregarlo al
formulario:
Figura 31 – Agregar otro puerto de embarque no listado
Si la vía es marítima se pueden agregar hasta tres puertos de embarque. Solo debe
repetir el proceso nuevamente:
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Manual de Usuario para la Ventanilla Única de Comercio Exterior - VUCE
Figura 32 – Campos de Puertos Max 3 por vía Marítima
Una vez finalizada la sección 2 puede Continuar o Guardar la sección como
borrador.





4.2.1
Aduana
Consignatario
Exportador
Ciudad
Reembolsable
Detalle de los campos de la sección
CAMPO
DESCRIPCIÓN
RÉGIMEN
Seleccione el régimen de importación que corresponda. De conformidad
con lo establecido en la normatividad colombiana vigente se encuentra
dos regímenes de importación: libre importación y licencia previa.
El régimen de licencia previa se utiliza para aquellos productos que
presentan restricciones administrativas de conformidad con lo indicado en
el
Capítulo
II
del
Decreto
925
de
2013.
Las operaciones y/o productos que no estén allí indicados se consideran
del régimen de libre importación, siempre y cuando requieran cumplir con
un requisito, permiso o autorización,
previo a la importación.
Tener en cuenta que el sistema marca por “Default” el régimen de LIBRE
IMPORTACIÓN.
CLASE
DE
IMPORTADOR
Seleccione la clase de importador que corresponda, el cual puede ser
Entidad
Oficial,
Empresa
Privada.
Tener en cuenta que el sistema marca por “Default” clase importador
PRIVADO.
ESTADO DE LA
MERCANCÍA
Seleccione la opción que identifique el estado de la mercancía a importar
de acuerdo con el listado que el sistema le indica.
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APLICA CUPO
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En esta opción seleccione SI o NO según sea el caso. Al seleccionar la
autorizado por el opción SI, deberá indicar el número de la norma que rige el cupo o
MinCIT:
contingente siempre y cuando la importación esté sujeta exclusivamente a
los cupos o contingentes asignados por el MinCIT. Al seleccionar la
opción NO, la casilla debe quedar en blanco.
PAÍS DE COMPRA
Seleccione de la lista que el sistema le suministra el país de compra de la
mercancía, es decir, en donde el importador realiza la compra, solo se
acepta un país por solicitud.
VIA
Seleccione de la lista que el sistema le suministra el medio de transporte
que empleará para ingresar la mercancía al país. Si selecciona vía
marítima puede elegir máximo 3 puertos de embarque y si la vía es aérea,
puede seleccionar cualquier puerto aéreo o aeropuerto.
PUERTO
EMBARQUE
DE
Seleccione de la lista que el sistema le suministra el puerto por el cual se
despacharán las mercancías con destino a Colombia. En la selección del
puerto de embarque, se muestran las siguientes opciones:
1. NOMBRE DEL PUERTO: Permite digitar el nombre completo del puerto
o digitar una parte del nombre del puerto y dar la opción CONSULTAR,
así el sistema precarga todos los puertos que se identifiquen con lo
digitado.
2. PAÍS: Permite digitar el nombre completo del país o digitar una parte
del nombre del país y dar la opción CONSULTAR, así el sistema precarga
todos los países que se identifiquen con lo digitado.
3. CÓDIGO DEL PUERTO: Permite digitar el código completo del puerto
o digitar una parte del código del puerto y dar la opción CONSULTAR, así
el sistema precarga todos los códigos de los puertos que se identifiquen
con lo digitado.
ADUANA
CONSIGNATARIO
EXPORTADOR
4. OTRO PUERTO: Podrá digitar la expresión “cualquier puerto aéreo” en
el caso en que la vía de transporte sea AEREA, en los demás casos
deberá especificar el nombre del puerto, se admite hasta tres posibles
puertos de embarque cuando la vía de transporte es marítima; o en el
caso en que el puerto no se encuentre en el listado suministrado por el
sistema podrá indicarlo en dicha casilla.
Seleccione la Dirección Seccional de la DIAN por donde se presentará la
Declaración de Importación de la mercancía.
Indique nombres y apellidos o la razón social de la persona natural o
jurídica registrada como consignataria de la mercancía en el documento
de transporte.
Indique nombres y apellidos o razón social del exportador o proveedor en
el exterior.
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CIUDAD
Indique ciudad de domicilio del exportador.
REEMBOLSABLE
Seleccione alguna de las siguientes opciones:
Reembolsable o No reembolsable.
Si se trata de una importación No reembolsable debe precisar el motivo
de no reembolso, según lo dispuesto en la normatividad vigente, para
este caso el sistema despliega las causales por la cual la mercancía
puede ser No Reembolsable y deberá escoger la que corresponda a la
transacción. En la situación en que no aparezca la condición de No
Reembolso, el sistema le da la opción de OTRAS OPERACIONES, para
lo cual le habilitará un campo para que la describa.
4.3
Sección 3
La primera pantalla a presentar por parte del sistema es la siguiente:
Figura 33 – Pantalla de la sección 3
A continuación el usuario selecciona la(s) solicitud(es) especial(es) de la licencia o
registro de Importación.
Una vez seleccionada(s) el sistema muestra en la parte derecha un campo para que
se indique la norma a aplicar.
Una vez finalizada la sección 3 puede Continuar o Guardar la sección como
borrador.
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4.3.1
Detalle de los campos de la sección
SOLICITUDES ESPECIALES
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Seleccione de la lista que el sistema le suministra, la(s) solicitud(es) especial(es) que
aplican a la mercancía que pretende importar.

EXENCIÓN ARANCELARIA: En el caso de acogerse a un beneficio al que
tenga derecho su importación, indique expresamente la norma, número y fecha
que lo rige. EXCLUSION O EXENCIÓN DE IVA: Solo deberá seleccionarla.

INICIACIÓN DE MODALIDAD DE IMPORTACIÓN TEMPORAL: De corto o
largo plazo, solo deberá seleccionarla.

FINALIZACION DE MODALIDAD DE IMPORTACIÓN TEMPORAL: Solo
deberá seleccionarla.

LEGALIZACIÓN: Solo deberá seleccionarla.

PREFERENCIA ARANCELARIA: Deberá indicar la norma a la que se acoge.

UNA DIFERENTE A LAS DEL LISTADO: Deberá marcar la opción OTRA y
especificar en el campo que se habilita, la solicitud especial.
4.4
Sección 4
La primera pantalla a presentar por parte del sistema es la siguiente:
En esta sección existen dos formas de agregar subpartidas a la solicitud:
1. Carga masiva de subpartidas a través de un archivo XML.
Para ver la estructura consultar el Documento
http://www.vuce.gov.co Link Ayuda – Importaciones
Instructivo carga archivo XML solo subpartidas BPM
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El usuario debe dar clic sobre el botón Examinar.
Buscar en el disco del PC, el archivo XML a cargar y dar clic sobre el botón Abrir.
Cargado el archivo, el usuario, debe dar clic sobre el botón
Adjuntar Archivo
El sistema valida en linea la estructura del archivo XML y genera alerta con las
incosistencias, una vez superados los errores de estructura, valida los datos y
genera alertas si hay errores de codigos o tamaño; validado todo, agrega
todos los registros de subpartida que se tienen en el XML, como se indica el el
grafico.
Estos datos cargados pueden ser modificados, siguiendo los pasos indicados en
el numeral 4.4.1.
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2. De forma manual una a una la subpartida y sus ítems.
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A continuación se describe la segunda forma debido a que la primera, carga el
segundo proceso de forma masiva:
Figura 34 – Pantalla de la sección 4
El usuario ingresa el número de la subpartida y pueden ocurrir dos casos:
Caso 1: Que la subpartida seleccionada sea consultada y el resultado sea idéntico y
único en la base de datos. El sistema presenta la descripción de la subpartida de
forma no editable en pantalla, mostrando los campos de unidad comercial y cantidad.
Hay que recordar que no puede haber diferentes unidades comerciales para la
misma subpartida.
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Figura 35 – Consulta por número de subpartida Caso 1
Caso 2: Si no encuentra la subpartida, el sistema presenta una pantalla emergente
de Consultar subpartida arancelaria con los posibles resultados de la consulta.
Figura 36 – Consulta emergente subpartida por número o palabra clave
Una vez encontrada la subpartida a ingresar, se selecciona y continúa como el caso
1.
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Figura 37 – Resultado de consulta subpartida por palabra clave
Finalmente, diligencia los campos de cantidad y unidad. Una vez diligenciados los
campos si desea agregar otra subpartida arancelaria, el usuario puede adicionarla. El
usuario la incluye en la grilla de la lista con el botón “Adicionar subpartida”, esta
adición es por cada unidad comercial seleccionada asociada a la misma subpartida
arancelaria de la siguiente manera:
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Figura 38 – Agregar nueva subpartida a la Lista de subpartidas
Esta funcionalidad queda asociada a la subpartida para que el usuario pueda agregar
fácilmente más unidades comerciales a la misma subpartida. Es por ello que una vez
agregada a la grilla, esta queda activa y si desea agregar otra subpartida debe
Limpiar la consulta de la subpartida:
Figura 39 – Limpiar campo de consulta subpartida
E iniciar el proceso nuevamente, según el caso.
4.4.1 Agregar ítems
Una vez ingresada una subpartida deben adicionarse los ítems a cada una. El
usuario debe seleccionar el enlace de ítems 0 de la columna N° Items; es el contador
de N° de ítems asociados a cada subpartida:
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Figura 40 – Acceso a la creación de ítems
Una vez seleccionado, el sistema presenta de manera emergente la pantalla de
ítems:
Figura 41 – Pantalla de resumen de Listado de Ítems
El sistema presenta el resumen de ítems en pantalla. En la parte superior existe la
posibilidad de editar el valor de la cantidad de la subpartida referenciada para no
devolverse a la pantalla principal de subpartidas. Solamente debe seleccionar el
botón Editar y modificar la cantidad y posteriormente Guardar el ajuste:
Figura 42 – Edición de cantidad subpartida desde ítems
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4.4.2 Crear Ítems
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En la parte superior se encuentra la pestaña Crear ítem. Esta presenta un formulario
para agregar el nuevo ítem. Este se encuentra asociado a la subpartida y a su misma
unidad comercial:
Figura 43 – Formulario para la creación de ítem
Adicionar país(es)
Se puede agregar uno o varios países al ítem, seleccionando de la lista el (los)
país(es) para incluirlos a la grilla con el botón Adicionar País:
Figura 44 – Agregar país(es) de origen al ítem
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4.4.2.1 Adicionar referencias ítems
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Seleccionar de la lista la entidad de visto bueno, el tipo de documento, indicar la
fecha de expedición abriendo el calendario o digitar dd/mm/aaaa, señalar la fecha de
vigencia del documento abriendo el calendario o digitando dd/mm/aaaa. adicionar a
la grilla con el botón Agregar referencia:
Figura 45 – Campos de referencia de ítem para agregar a lista
Figura 46 – Lista de referencia de ítem
Posteriormente se debe crear el ítem, una vez los campos obligatorios hayan sido
diligenciados con el botón de Crear Ítem y este se ingresa al resumen del listado de
ítems:
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Figura 47 – Pantalla de resumen de Listado de Ítems con un ítem creado
Una vez finalizado el ingreso de los ítems a la subpartida, se debe seleccionar el
Botón salir para volver a la sección 4 de subpartidas.
Al terminar el diligenciamiento de la sección 4 puede Continuar o Guardar la
sección como borrador.
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4.4.3 Detalle de los campos de la sección
CAMPO
DESCRIPCIÓN
INFORMACIÓN
DE
LA
SUBPARTIDA
ARANCELARIA
El importador tendrá dos opciones:
1. Buscar la subpartida arancelaria, digitando la partida arancelaria (los
cuatro primeros dígitos) o indicando parte del texto de la subpartida, para
lo cual deberá seleccionar el código arancelario que corresponda al
producto a importar.
2. Hacer cargue masivo solo de subpartidas.
- DESCRIPCION DEL TEXTO DE SUBPARTIDA:
El sistema automáticamente arrastra la descripción de la subpartida de
acuerdo con el Arancel de Aduanas vigente.
- UNIDAD COMERCIAL: Se selecciona del listado que el sistema le
suministra. En el caso de importaciones de productos cuya misma
subpartida tenga distintas unidades comerciales, se debe diligenciar una
nueva subpartida para cada unidad comercial.
- CANTIDAD: Se digita la cantidad de acuerdo con las unidades
comerciales seleccionadas.
- VALOR TOTAL DE LA SUBPARTIDA: El sistema calculará la
sumatoria de los valores totales de los ítems de los productos a importar.
INFORMACIÓN
DEL ÍTEM DE
SUBPARTIDA.
Presenta los siguientes campos:
- CANTIDAD: Se digita la cantidad para cada ítem de producto a
importar y de acuerdo con la unidad comercial seleccionada.
- PRECIO UNITARIO: Indicar en cada uno de los ítems el precio unitario
de acuerdo con la unidad comercial seleccionada y deberá expresarse en
dólares americanos. El sistema acepta hasta ocho decimales para que la
conversión de la moneda de negociación a Dólares Americanos sea más
exacta.
- VALOR TOTAL DEL ÍTEM: El valor total del ítem lo calculará el
sistema, precio por cantidad, será aproximado máximo a dos decimales y
expresado en términos FOB.
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Manual de Usuario para la Ventanilla Única de Comercio Exterior - VUCE
- DESCRIPCIÓN DE LA MERCANCÍA: se describen los bienes o
mercancías a importar, en idioma español y en forma tal que su
identificación sea clara, precisa e inequívoca, indicando características
tales como: nombre comercial, nombre técnico o científico, marca,
modelo, tamaño, número de catálogo, materiales de construcción,
referencias y demás características técnicas y el uso, y demás
descripciones que requiera el producto para su correcta clasificación.
PAÍS
ORIGEN
DE
REFERENCIA
DE ÍTEM:
Seleccionar de la lista que el sistema le suministra, el país en el cual se
produce o fabrica la mercancía para cada ítem de la subpartida, en esta
casilla podrá seleccionar más de un país.
- Entidad: Seleccionar el nombre de la(s) entidad(es) de la(s) cual(es) el
producto a importar requiere requisito, permiso o autorización previo a su
importación.
Si no tiene conocimiento sobre los vistos buenos previos que debe
cumplir para la importación del producto, deberá consultar las Circulares
50 y 52 de 2012, o la norma que las modifique o sustituya.
- Tipo: Según la entidad seleccionada el sistema muestra una lista de los
tipos de documentos que va a referenciar y que son otorgados por cada
entidad de control.
- Fecha de Expedición: Corresponde al tipo de documento seleccionado
de acuerdo con la entidad. Solo es obligatorio para las entidades que lo
requieran.
- Fecha de Vigencia: Corresponde al tipo de documento seleccionado de
acuerdo con la entidad. Solo es obligatorio para las entidades que lo
requieran.
MATERIAL
CKD
- Referencia: Corresponde al número del acto administrativo que la
entidad emitió para ese tipo de documento. Relacionar el número de
aprobación del documento otorgado por cada entidad de control.
Exclusivo su diligenciamiento para la importación de mercancías
clasificadas por el capítulo 87 del Arancel de Aduanas. Esta casilla
presenta dos opciones:
Opción NO: Se deberá diligenciar el año de fabricación y año modelo del
vehículo.
Opción SI: Se deberá indicar el año de fabricación del material CKD.
Nota: Si por error seleccionó la opción NO siendo material CKD, puede
eliminarlo dando clic en la X marcada con color rojo.
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AÑO
DE
FABRICACIÓN
DEL ÍTEM
4.5
El sistema muestra un listado de los años para que seleccione el que
corresponde al producto, de conformidad con lo establecido en el artículo
3 del Decreto 925 de 2013. Sólo se aplicará para las mercancías
clasificadas por los Capítulos 42, 50 al 64, 82, 84 al 90, 94 y 95, y las
partidas 39.22 a la 39.26, 40.11 a la 40.13, 44.08 a la 44.21, 48.01,
48.11 y 98.01 del Arancel de Aduanas.
Sección 5
La primera pantalla a presentar por parte del sistema es la siguiente:
Figura 48 – Pantalla de la sección 5
Esta sección muestra las Entidades a las cuales se debe direccionar la solicitud de
acuerdo con el tipo de mercancía, para solicitar el (los) visto(s) bueno(s):









Agencia Nacional de Minería - ANM
Agencia Nacional de Hidrocarburos - ANH
Autoridad Nacional de Acuicultura y Pesca – AUNAP
Autoridad Nacional de Licencias Ambientales - ANLA
Fondo Nacional de Estupefacientes - FNE
Instituto Colombiano Agropecuario - ICA Alimentos para Animales y Sales
Minerales
Instituto Colombiano Agropecuario – ICA Bioinsumos Agrícolas
Instituto Colombiano Agropecuario – ICA Biológicos Veterinarios
Instituto Colombiano Agropecuario – ICA Fertilizantes y Acondicionadores del
Suelo
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

















Instituto Colombiano Agropecuario – ICA Fitosanitario
Instituto Colombiano Agropecuario – ICA Medicamentos Veterinarios
Instituto Colombiano Agropecuario - ICA Plaguicidas Químicos
Instituto Colombiano Agropecuario - ICA Zoosanitario
Industria Militar - INDUMIL
Instituto Nacional de Vigilancia y Medicamentos - INVIMA
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural - MinAgricultura
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo – MinCIT.
Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible - MinAmbiente
Ministerio de Justicia y del Derecho - MinJusticia
Ministerio de Relaciones Exteriores - MinRelaciones
Ministerio de Minas y Energía - MinMinas
Ministerio de Protección Social - MinProtección
Ministerio de Transporte - MinTransporte
Servicio Geológico Colombiano - SGC
Superintendencia de Industria y Comercio - SIC
Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada - SUPERVIGILANCIA
Ministerio de Defensa Décima Tercera Brigada - XIII Brigada
El sistema consulta por cada subpartida si tiene asociada alguna Entidad de acuerdo
con la normatividad vigente, adicionándola automáticamente a esta sección.
Si el usuario desea agregar una entidad manualmente, puede seleccionarla de la
lista y dar clic, sobre el botón Agregar a la lista.
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Si dentro del análisis está asociado el Instituto Colombiano Agropecuario – ICA,
presenta el siguiente mensaje:
Figura 49 – Mensaje de requerido adicionar un subgrupo del ICA
Debe agregar al menos un subgrupo del ICA para poder continuar:
 ICA Alimentos para Animales y Sales Minerales
 ICA Bioinsumos Agrícolas
 ICA Biológicos Veterinarios
 ICA Fertilizantes y Acondicionadores del Suelo
 ICA Fitosanitario
 ICA Medicamentos Veterinarios
 ICA Plaguicidas Químicos
 ICA Zoosanitario

Finalmente al terminar el diligenciamiento de la sección 5 puede Continuar o
Guardar la sección como borrador.
4.6
Sección 6
El sistema inicia la sección con la siguiente pantalla:
Figura 50 – Pantalla de la sección 6
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Manual de Usuario para la Ventanilla Única de Comercio Exterior - VUCE
Con el botón Examinar seleccione en su computador el documento que va a
adjuntar, una vez seleccionado el archivo dar click en el botón Abrir, se presenta el
nombre del archivo en pantalla y posteriormente dar click en el botón Adjuntar
archivo para que sea cargado en la grilla de adjuntos. Recuerde que el sistema
solamente permite la carga de archivos en formato PDF, con un máximo de 4Mbyte
Figura 51 – Lista de documentación anexa a la solicitud
Finalmente al terminar el diligenciamiento de la sección 6 puede Continuar o
Guardar la sección como borrador.
4.7
Sección 7
El sistema presenta la siguiente pantalla:
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Manual de Usuario para la Ventanilla Única de Comercio Exterior - VUCE
Figura 52 – Pantalla de la sección 7
Antes de firmar digitalmente la licencia o registro de importación, el usuario puede
visualizar el documento al dar click sobre el botón “Visualizar documento”. Esta
funcionalidad permite la descarga de la solicitud en formato PDF para su revisión.
Figura 53 – Documento de la solicitud formato PDF
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Una vez revisado el documento puede corregir su solicitud navegando por las
secciones anteriores con el botón Atrás o en su defecto proceder con la firma de la
licencia o registro de importación.
Hay que tener en cuenta que es necesario que el certificado este ubicado, en el
puerto USB de su PC, para poder firmar de manera correcta. Primero debe
seleccionar el botón de Iniciar lectura de token este validará la existencia del
mismo y si no lo encuentra presentará la siguiente pantalla:
Figura 54 – Pantalla de inicio de lectura de token
Una vez ingresado el token y presentando los certificados existentes en el espacio
de certificados válidos debe ingresar la contraseña en el campo “Coloque la
contraseña del certificado elegido”. Posteriormente, inicia la sincronización con el
token y la VUCE. El sistema junto con el explorador utilizado, solicita la confirmación
de la contraseña para validar la parte de negocio donde se compara que el token
tiene relación con la solicitud, es decir, que el NIT del importador, Agencia de Aduana
o Apoderado Especial pertenecen a ese token junto con el certificado seleccionado:
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Figura 55 – Pantalla de ingreso de contraseña
Si las validaciones son correctas el sistema emite una confirmación de firma del
documento o de lo contrario, genera un mensaje donde informa que no existe una
relación de la solicitud con el token de firma y no se podrá continuar con la siguiente
sección.
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4.8
Sección 8
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El sistema presenta la siguiente pantalla:
Figura 56 – Pantalla de la sección 8
Opción de pago, en este momento con el botón de Pagos Seguros en Línea PSE.
Si considera no realizar el pago en este momento puede generar un pago pendiente
con la opción de Pendiente de Pago; y se generará una tarea que podrá ser
consultada en la opción de Tareas Pendientes >> Pendientes de pago.
Posteriormente si selecciona el pago a través de la plataforma de PSE, se presentará
una pantalla donde debe seleccionar el tipo de cliente (Natural o jurídica) y el Banco
que realizará la transferencia. Una vez seleccionados estos campos debe dar click
en el botón azul de Pago Entidades PSE y esta acción lo re direccionará a la
página de su Banco:
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Figura 57 – Pantalla de la selección de tipo de cliente y banco
Una vez realizado y confirmado el pago, el sistema le presentará en pantalla el
número de radicación de su licencia o registro de importación y el documento de
comprobante de pago el cual podrá descargar para su control contable.
Figura 58 – Pantalla de finalización de proceso: Número de radicado y comprobante de pago
Con este número de radicación podrá hacer seguimiento a su trámite. Al seleccionar
el link de descarga el sistema presentara el siguiente comprobante:
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Figura 59 – Documento Comprobante de pago en formato PDF
5. Diligenciamiento: Solicitar Modificación de Licencia o Registro
Para realizar la solicitud de modificación de Licencia o Registro de importación siga
los siguientes pasos:
1. Consulte y seleccione la licencia o registro de importación vigente a modificar.
2. Modifique los Datos del Solicitante: Ingresar la información del importador y/o
Agencia que solicitó la licencia o registro de importación.
3. Modifique los Datos de Importación: Diligenciar características generales de
la importación.
4. Modifique las Solicitudes Especiales: Agregar solicitudes a tener en cuenta en
la validación de la licencia o registro de importación.
5. Modifique las Subpartidas Arancelarias e Ítems: Elegir la subpartida
arancelaria que agrupa el producto que se desea modificar e ítems de la
licencia o registro de importación.
6. Modifique la Selección de Entidades a solicitar Vistos Buenos.
7. Modifique la documentación anexa requerida para la solicitud.
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8. Firmar digitalmente la solicitud de la licencia o registro de importación.
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9. Pagar la modificación de Licencia o Registro de Importación: Realizar el pago
de la solicitud.
La primera pantalla a presentar por parte del sistema es la siguiente:
Figura 60 – Pantalla de consulta de licencias o registros a modificar
Presenta un buscador de licencias y registros vigentes y activos en el sistema, que
son susceptibles a modificar. Debe ingresar el número completo o parte de éste y
posteriormente seleccionar el botón Buscar:
Figura 61 – Pantalla de resultado de la consulta de licencias o registros a modificar
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Presentada la lista de resultados, debe seleccionarse la licencia o registro de
importación a modificar, oprimiendo el botón Modificar.
Esta acción consulta la información de la licencia o registro y la carga de nuevo en
las secciones 1 a 6 del diligenciamiento. El usuario puede modificar los campos de la
solicitud, pero debe especificar los motivos y los cambios efectuados en la sección 3
en la siguiente casilla:
Figura 62 – Pantalla de campo para argumentar motivos de la modificación
Para finalizar la modificación debe seguir los mismos pasos señalados en
secciones 4.7 y 4.8 firmar y pagar, respectivamente.
las
6. Diligenciamiento: Solicitar Cancelación de Licencia o Registro
Para realizar la solicitud de cancelación de licencia o registro de importación, debe
seguirse los siguientes pasos:
1. Datos de la licencia o registro de importación que se desea cancelar.
2. Datos del solicitante que cancela.
3. Diligenciar información de cancelación de importación.
4. Subpartida arancelaria a cancelar.
5. Ítems de subpartida arancelaria no utilizada y que va a ser cancelada.
6. Adjuntar a la solicitud los documentos requeridos para la cancelación de la
licencia o registro de importación.
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7. Firmar digitalmente la cancelación de la licencia o registro de importación.
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La primera pantalla a presentar por parte del sistema es la siguiente:
Figura 63 – Pantalla de consulta de licencias o registros a cancelar
Presenta un buscador de licencias y registros vigentes y activos en el sistema que
son susceptibles a cancelar. Debe ingresar el número completo o parte de éste y
posteriormente seleccionar el botón Buscar:
Figura 64 – Pantalla de resultado de la consulta de licencias o registros a cancelar
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Presentada la lista de resultados se debe seleccionar la licencia o registro de
importación a cancelar, oprimiendo el botón “Cancelar Licencia”. A continuación
presenta un mensaje de confirmación de la acción:
Figura 65 – Pantalla emergente de confirmación de cancelación
Si desea cancelar la licencia o registro debe seleccionar Aceptar. A continuación
presenta la primera sección de manera no editable al usuario con los datos del
importador:
Figura 66 – Pantalla de Datos del importador- Cancelación
Una vez finalizada la sección 1 y 2 puede Continuar a la siguiente sección.
La sección 3 presenta al usuario los dos tipos de cancelaciones: Cancelación Total y
Cancelación Parcial. La Cancelación Total selecciona todas las subpartidas para ser
canceladas asociadas a la licencia o registro de importación. La Cancelación Parcial
apertura la sección 4 para que el usuario seleccione la(s) subpartida(s) a cancelar
dejando las subpartidas que desea que sigan activas en la licencia o registro de
importación:
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Figura 67 – Pantalla de la sección 3 de cancelación
Caso 1: Si selecciona Cancelación Total y completa el campo del motivo de la
cancelación, pasa automáticamente con el botón Continuar al paso 5 donde
selecciona las entidades a solicitar la aprobación de cancelación. Estas entidades
son las asociadas al proceso de aprobación anterior. El usuario puede editar las
entidades eliminando pero no adicionando al listado:
Figura 68 – Pantalla de la sección 5: Entidades
En la sección 6 se adjuntan los documentos donde el sistema de manera
predeterminada anexa las licencias o registros de importación, de manera no
editable, asociados a la cancelación. El usuario puede adjuntar la(s) declaración(es)
de importación u otros documentos necesarios para la evaluación de la cancelación:
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Figura 69 – Pantalla de la sección 6: Documentación Anexa
Posteriormente en la sección 7 se procede a firmar la solicitud de cancelación, del
mismo modo como se indicó en la sección 4.7 de este Manual.
Finalmente para el caso 1 se procede a terminar el proceso con el botón Tramitar
que se encuentra en la parte inferior de la pantalla de firma. Hay que recordar que
para las cancelaciones no existe pago alguno:
Figura 70 – Pantalla de la sección 7: Firmar y Tramitar
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Caso 2: Si selecciona Cancelación Parcial y completa el campo del motivo de la
cancelación, pasa automáticamente con el botón Continuar al paso 4 donde
selecciona las subpartidas a cancelar:
Figura 71 – Pantalla de la sección 4: Seleccionar subpartidas
Con el botón “Eliminar” de la columna de acciones puede cancelar la subpartida
requerida, en este caso se cancela la subpartida N° 2:
Figura 72 – Pantalla de la sección 4: Subpartidas activas y canceladas
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El sistema automáticamente divide la pantalla en dos: En la parte superior las
subpartidas activas y en la parte inferior las subpartidas canceladas. Si el usuario se
equivoca puede corregir la acción y restaurar la subpartida con el botón
“Restablecer Subpartida”.
Posteriormente el usuario selecciona el botón Continuar al paso 5 en donde escoge
la(s) entidad(es) que debe(n) autorizar la cancelación. Estas entidades son las
asociadas al proceso de aprobación anterior. El usuario puede editar las entidades
eliminando pero no adicionando al listado:
Figura 73 – Pantalla de la sección 5: Entidades
En la sección 6 se adjuntan los documentos donde el sistema de manera
predeterminada anexa la licencia o registro de importación, de manera no editable,
asociado a la cancelación. El usuario puede adjuntar la(s) declaración(es) de
importación u otros documentos para ser evaluados en el proceso de cancelación:
Figura 74 – Pantalla de la sección 6: Documentación Anexa
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Posteriormente en la sección 7 se procede a firmar la cancelación, del mismo modo
expuesto en la sección 4.7 del presente Manual.
Finalmente para el caso 2 se procede a terminar el proceso con el botón Tramitar
que se encuentra en la parte inferior de la pantalla de firma. Hay que recordar que
para las cancelaciones no existe pago alguno:
Figura 75 – Pantalla de la sección 7: Firmar y Tramitar
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