Nimtofte HåndværkerHandels- og Borgerforening
www.nimtofte.dk
Referat af Evaluering af Sommerfest 2014
Dato:
Onsdag d. 17. juni 2014 kl. 19.00
Sted:
NOA, Nimtofte
Deltagende:
Carsten Bryrup (CB), Lars Klemmensen (LK), Michael Nielsen (MN), Trine Nielsen (TN), Rene
Sørensen (RS), Bo Sørensen (BS), Dorte Sørensen (DS), Jens Jacob Sørensen (JJ), Anette
Okkerholm (AO), Kent Jørgensen (KJ), Frants Hougaard (FH), Klaus Madsen (KM), Carsten
Jespersen (CJ) og Mette Udengaard (MU
– i alt 14 personer (håber det passer )
Referent:
MU
_________________________________________________________________________________
Annoncering:
Der har været for lidt annoncering af begivenheden og der har helt sikkert manglet skiltning og flagallé i byen.
Det har været et problem at festen lå i Pinsen og det har derfor givet for få kræmmere og standholdere og
dermed får få annonceringsmidler.
Ideer til annoncering 2015:
•
•
•
•
•
•
•
Uddeling af folders ca. 3 uger før festen, måske endda endnu tidligere en appetizer i form af en simpel
flyer!
Skiltning ved indfaldsvejene, ved skolen, ved banken m.m. med info
på begge sider – evt. bannere med en takst som kan bruges år efter
år (”Sommerfest”, ”Kræmmermarked”, ”Sommerfest 1. weekend i
juni”)
Flagallé
Skilt ved Koed, Ryom, Kolind, Tøstrup og Ramten
Måske vil flere erhvervsdrivende være interesseret, hvis de ikke
behøver at købe en annonce!
Evt. en annonce med logoer, som tidligere år (fx 8 stk. a kr. 500,-) til
at betale annoncen.
Facebookgruppen mangler løbende opdateringer om hvad der sker i
planlægningen og tidligere informationer om priser, stande, program
m.m.
M: 4042 2642 eller 2489 5277
Facebook
E: [email protected]
Nimtofte HåndværkerHandels- og Borgerforening
www.nimtofte.dk
•
•
Opslag på pladsen med program
Måske en vejviser i midten af pladsen, så folk ved hvor der fx er bueskydning og toiletter
Placeringen i år:
Alle var enige om at placeringen var perfekt på den store sportsplads, men måske skal der rykkes lidt rundt på
kræmmere, telt m.m. for at det bliver optimalt.
Ideer til 2015:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Evt. køb af et gulv til resten af teltet fem for at ligge en ny fast belægning på sportspladsen.
Opsætning af et lille telt til depot-rum. Et hvor kølevognen kan stå i.
Der var vagt på pladsen natten mellem lørdag og søndag, hvilket betød at der ikke skulle pakkes så meget
ned lørdag aften.
Parasoller…? KM spørger i XL
Toiletvogn på pladsen – evt. gennem Sivested Spejderne
Måske urinal for herrerne med plader i mellem og en ”tagrende”
Badeforhold skal tilbydes kræmmerne via skolen (næste år med varmt vand )
Permanent lydanlæg til at råbe pladsen op – både ved traktortræk og hele weekenden igennem.
Den store plads i midten skal bruges bedre til løbende aktiviteter
Flisegangen på den lille sportspladsfornyes evt. det tages op med skolen og borgerforeningen (Prisen
undersøges – FH, BS og RS)
Parkeringen fungerede ikke helt OK – tages op næste år.
Aktiviteter/program:
Fredag:
•
Traktortræk – fungerede super
Flot afmærkning, manglede mikrofon og nogle pokaler (aftales bedre næste år)
Husk at indsamle pæle og bånd!
Lørdag:
•
•
•
•
•
Banko… Svend Erik og Ole Lassen spørges i god til om de vil være opråbere. Der manglede
pladegevinster/amerikansk lotteri/pausebanko og der var ikke ret meget styr over gevinsterne.
Der manglede en til at vise kræmmerne på plads lørdag morgen/formiddag.
Der skal defineres retningslinjer for kræmmere, bagagerumssalg m.m.
Alle skal selv have borde med – der udlånes ikke borde på pladsen næste år.
Spejderne fungerede super og der var stor tilfredshed med maden – TOP!
M: 4042 2642 eller 2489 5277
Facebook
E: [email protected]
Nimtofte HåndværkerHandels- og Borgerforening
www.nimtofte.dk
•
•
•
•
•
•
•
I kræmmerbogen stod der at der var varmt bad, men der var ikke varmt vand! Aftaled bedre med skolen!
Bueskydning – i princippet en god aktivitet, men for dårlig skiltning og der skal bedre sikkerhed næste år!
Ansigtsmaling manglede, selvom det stod i programmet.
Høvdingebold var en succes, men igen bedre info, skiltning, højtalere og styr over tingene – evt. starte op
lang tid før med hold og motivation.
Historisk vandrerute – ok, men manglede højtalere – så ikke alle kom med på turen!
Mad fra Strunges Catering…. TOP! Dejlig mad, pengene værd, 72 spisende inkl. arrangørerne. Der
manglede evt. en børnemenu, det bliver taget op i 2015. Prisen var ok! Der manglede børnebilletter i
Brugsen!
Der var købt chokolader ind til Amerikansk Lotteri, men i stedet blev der brugt sponserede gaver.
Chokoladerne blev delt ud efterfølgende og faldt i god jord!
Søndag:
•
•
•
•
•
Gymnastik – TOP! Manglede en gruppe frivillige til at slæbe i redskaberne.
Gudstjenesten gik godt – ca. 40 deltagere
Gospel var godt!
Der manglede kræmmere på pladsen – så det virkede lidt tomt, nu da spejderne heller ikke var der
søndag!
Brandkorpset var godt, men der var lidt usikkerhed om de dukkede op da de manglede at bekræfte!
Andet:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Slushicemaskinen blev flittig brugt og vi kunne godt have bruge 2 af slagsen. Det er muligt at låne en gratis
af Michael Friis næste år.
Popcornmaskinen var ikke populær blandt bar-folket  Måske en mikrobølgeovn næste år!
Generelt manglede der folk til vagtplanen. Det blev meget de samme mennesker der stod der hele dagen,
tombolaen blev ikke åbnet lørdag og søndag.
Manglede en synlig vagtplan og telefonliste.
Der var ikke købt ind til fiskedammen - husk det næste år.
Der skal laves en aftale om affald.
Alle pantdåser skal i returposen - også de tyske!
Hjælpermøde skal arrangeres meget tidligere!
Bedre skiltning af toiletter.
Der skal stadig være en byfest komite som har det overordnede overblik.
Hovedopgaverne skal delegeres ud til flere tovholdere, som selv står for alt inden for deres område – bestillinger,
vagtplan m.m.
Det hele samles ved tovholdere møder og senere et hjælpermøde.
M: 4042 2642 eller 2489 5277
Facebook
E: [email protected]
Nimtofte HåndværkerHandels- og Borgerforening
www.nimtofte.dk
Tovholdergrupperne kunne evt. opdeles således:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Allerede meldt
tovholder:
Bar-området (samt evt. spisning lørdag aften)…………………………………………………….Dorte/Trine/Carina
Tombola………………………………………………………..…………………………………………………….
Aktiviteter på pladsen…………………………………………………….……………………………………Kim Bach
Spil og banko – fordeling ag sponsorgaverne til…………………………………………………..Lene Lassen
diverse udtrækninger samt banko-arrangement. ……………………………………………….
Sponsorer…………………………………………………….……………………………………………………..(Annette spørger i NEOK)
Markedsføring – herunder skiltning, annoncering m.m. …………………………………….Mette Udengaard
Kræmmere, lopper m.m. …………………………………………………….……………………………..
Traktortræk …………………………………………………….………………………………………………….Bo/Rene/Kim
Kasserer…………………………………………………….………………………………………………………..
Musik…………………………………………………….……………………………………………………………evt. Lars Thyrre?
Logistik – herunder opsætning, nedtagning, strøm……………………………………………
Borde, stole, scene, lys, inddeling af pladsen m.m. ……………………………………………
Erhvervsdelen – stande m.m. ……………………………………………………………………………Lars Klemmensen
Flagallé – herunder også opsætning af bannere og skilte…………………………………..Flemming Lassen
Der bliver holdt et møde om byfesten 2015
Onsdag d. 10. september 2014 i NOA
For at få så mange ting på plads, så tidligt som muligt og ikke mindst for at få fordelt rollerne som tovholdere. Der
er ingen forventninger bare fordi du møder op og ingen tvang til at påtage sig noget man ikke har lyst til!
Så har du mulighed, lyst og tid – eller er du bare nysgerrig – så kom til mødet og få indflydelse på din sommerfest!
Skulle du mellemtiden have spørgsmål eller kommentarer – så kontakt Borgerforeningen.
M: 4042 2642 eller 2489 5277
Facebook
E: [email protected]