ditmerFlex | ekstern ”Nogle sagsbehandlere får julelys i øjnene over platformens muligheder for at digitalisere eksempelvis høringer og udbud.” TEAMLEDER JESPER LAURITSEN » HJØRRING KOMMUNE Digital platform giver mere effektiv sagsbehandling ditmerFlex effektiviserer sagsbehandlingen ved at lade borgere og virksomheder sende oplysninger direkte ind i fagsystemer og ESDH-system. Mere effektiv sagsbehandling og fuldstændigt styr på alle henvendelser. Reducerer omkostninger Det er resultatet af at implementere digitaliseringsplatformen ditmerFlex, Platformen effektiviserer sagsbehandlingen i organisationen, fordi sagsbe- som borgere og virksomheder kan bruge til at sende en lang række oplys- handlerne ikke længere skal bruge tid på genindtastning af information fra ninger direkte ind til myndigheden via blanketter på websitet. blanketter, scanning af breve, sortering, journalisering og brug af forskellige systemer. Dermed reduceres brugen af dyre kanaler som telefonopkald, Platformen giver borgere og virksomhederne adgang til deres indsendte mails og breve. oplysninger, så de hele tiden har overblik over, hvad de har sendt ind, kan følge sagen og berige den, hvis der mangler noget. Myndigheden får Den gennemsnitlige pris for en transaktionshenvendelse pr. brev er ifølge tilsvarende et entydigt overblik over, hvad der er modtaget. KL’s opgørelse af kanalpriser fra november 2012 på 93 kroner, hvor en henvendelse via en selvbetjeningsløsning kan koste helt ned til 21 kroner Informationer af høj kvalitet afhængig af selvbetjeningsniveau. ditmerFlex er særdeles fleksibel og kan bruges til alt lige fra anmeldelser, klager og høringssvar til ansøgninger, betaling og booking af møder. Tilpasses myndighedens behov Platformen er bygget til at integrere med fagsystemer og ESDH-system, For at sikre den ønskede effektivisering tilpasses de blanketter, der indgår i og derfor lander alle data automatisk direkte på den rigtige sag. en arbejdsgang, myndighedens behov. I arbejdsgangen lægges de opgaver, der kan være i forbindelse med godkendelse og tilføjelse af oplysninger. En simpel og intuitiv brugerflade minimerer risikoen for fejlindtastninger, ligesom brugerfladen hjælper brugerne med at udfylde indberetningen Platformen har en række velfungerende standardarbejdsgange fra andre korrekt og huske eventuelle bilag. Dermed sikres det, at myndigheden organisationer, der kan tages udgangspunkt i. Myndigheden kan selv modtager entydige informationer af høj kvalitet. oprette nye blanketter og arbejdsgange, når behovet opstår. I ditmer brænder vi for at udvikle digitaliseringsløsninger, som involverer brugerne og sætter mennesket i centrum 01 ditmerFlex | ekstern CASE FUNKTIONALITET Platform gør borgere til partnere i Hjørring » Borgere og virksomheder kan sende oplysninger direkte Digitale høringer, onlinebooking af byggemøder og deltagelse i udbud » Simpel og intuitiv brugerflade med minimal risiko på nettet. Det bliver nogle af mulighederne for borgere og virksomheder med en ny digitaliseringsplatform, som Teknik- og Miljøområdet i Hjørring Kommune er ved at implementere. Platformen er baseret på ditmerFlex og skal skabe en mere effektiv forvaltning og en større tilgængelighed døgnet rundt. Men den nye platform skal også udmønte et nyt mindset, hvor borgere og virksomheder betragtes som ligeværdige partnere snarere end blot sagsnumre. ind i organisationens fagsystemer og ESDH-system » Borgere og virksomheder logger ind med NemID for fejlindtastninger » Kan bruges til personfølsomme indberetninger grundet stor sikkerhed » Kan tilpasses individuelle behov og systemer » Organisationen kan selv tilpasse og oprette blanketter og arbejdsgange » Kan hostes i egen organisation eller hos ditmer ”Vi arbejder med ny måde at tænke på, hvor vi i højere grad ser borgerne som partnere og medproducenter. DitmerFlex understøtter partnerskabs- » DitmerFlex er implementeret i kommunerne Vejle og Hjørring samt i Sikkerhedsstyrelsen og på en række erhvervsskoler tanken ved at skabe langt bedre muligheder for at indgå i dialog med borgerne og involvere dem i sagsbehandlingen,” siger teamleder Jesper Lauritsen fra Hjørring Kommune. Direkte på sagen EKSEMPLER PÅ DIGITALISEREDE ARBEJDSGANGE » Afgivelse af høringssvar Platformen gør det også muligt at indgive klager, indhente tilladelser og » Indgivelse af klage godkendelser og anmelde aktiviteter direkte på kommunens website. Alle » Deltagelse i offentlige udbud henvendelser lander automatisk på den rigtige sag i kommunens ESDHsystem. » Booking af byggemøde » Betaling af gebyrer/afgifter ”Indtil videre har de første tilbagemeldinger fra sagsbehandlerne været gode. Jeg lyver ikke, når nogle sagsbehandlere får julelys i øjnene over » Indberetning af matrikulær sag platformens muligheder for at digitalisere eksempelvis høringer og ud- » Rettelse af BBR-oplysninger bud,” siger teamleder Torben Mangaard Frandsen fra Hjørring Kommune. » Ansøgning om udstykningserklæring Borgere og virksomheder logger ind på platformen med NemID. Som led » Anmeldelse af byggeaffald i projektet er den traditionelle skranke, der skaber afstand mellem forvaltningen og borgerne, afskaffet. Vil du vide mere? TORSTEN BOYE ditmer a/s [email protected] | Telefon: 87 34 44 56 ditmer a/s · Søren Frichs Vej 44D · DK-8230 Åbyhøj · +45 87 34 44 54 · [email protected] · www.ditmer.dk 02