ditmerFlex | intern
”Med systemet har vi fået strømlinet
vores interne arbejdsgange, så vi bruger
væsentlig færre timer på administration.”
EUD- OG ADMINISTRATIONSCHEF » ANNELISE SCHMIDT » EUC VEST
En fælles platform
for interne arbejdsgange
ditmerFlex giver en fælles platform for interne arbejdsgange,
som involverer flere forskellige systemer.
Ved du, hvor meget tid medarbejderne i din organisation bruger på admini-
Alt efter behov kan oplysningerne suppleres, korrigeres og godkendes
stration af eksempelvis rejseafregning, ferieafholdelse eller sygemeldinger?
i den tilknyttede arbejdsgang, før de afleveres automatisk direkte til de
Eller hvad det koster på bundlinjen, at de administrative medarbejdere
underliggende systemer.
hver dag er nødt til at anvende en række forskellige systemer i stedet for
blot at have ét system?
Integrerer med organisationens systemer
ditmerFlex er bygget til at integrere med organisationens systemer inden
Med ditmerFlex får organisationen en fælles platform for interne arbejds-
for løn, økonomi m.v., og platformens arbejdsgange og blanketter tilpas-
gange, som involverer forskellige systemer inden for løn, økonomi,
ses organisationens behov. Det sker typisk med afsæt i en kortlægning af
fakturering og sagsbehandling. Dermed kan indberetning og godkendelse
de nuværende arbejdsgange. Dermed skabes de bedste rammer for, at
af alt fra kørsel, rejser og udlæg til ferieafholdelse og forsikring håndteres
den ønskede effektivisering og kvalitetsforbedring opnås.
ensartet i ét system.
Platformen har en række velfungerende standardarbejdsgange fra andre
Effektivisering og kvalitetsforbedring
organisationer, som organisationen kan tage udgangspunkt i. Det er også
Med ditmerFlex som platform skabes en effektivisering og kvalitets-
muligt selv at oprette nye blanketter og arbejdsgange, efterhånden som
forbedring af de interne arbejdsgange. Samtidig får de administrative
behovet opstår.
medarbejdere et langt bedre overblik over opgaverne.
Platformen er udviklet med sikkerheden i højsædet, så den kan naturligvis
Platformen har en enkel og intuitiv brugerflade, som sikrer, at medarbej-
også bruges til personfølsomme indberetninger. Platformen tilfredsstiller
dernes afgivne oplysninger er i høj kvalitet.
kravene fra revisionen.
I ditmer brænder vi for at udvikle digitaliseringsløsninger, som involverer brugerne og sætter mennesket i centrum 01
ditmerFlex | intern
CASE
FUNKTIONALITET
Erhvervsskoler
digitaliserer arbejdsgange
» Skaber fælles platform for arbejdsgange, som involverer Op mod 50 danske erhvervsskoler får i det kommende år et digitalt blanketsystem. Systemet er baseret på platformen ditmerFlex og digitaliserer
skolernes interne arbejdsgange inden for løn, regnskab og personale-
forskellige systemer
» Effektiviserer arbejdsgange og reducerer dobbeltindtastninger
» Integrerer med systemer inden for løn, økonomi, fakturering, sagsbehandling etc.
administration. På erhvervsskolen EUC Vest i Esbjerg har gevinsterne
» Kan tilpasses individuelle behov og systemer
allerede været til at føle på efter tre måneder med systemet.
» Har en række velfungerende standardarbejdsgange,
”Med systemet har vi fået strømlinet vores interne arbejdsgange, så vi
bruger væsentlig færre timer på administration. Hvor eksempelvis godtgørelse af et udlæg tidligere var en lang proces med cirkulationskuverter
frem og tilbage, tjek af bilag, godkendelser af flere personer, indføring i
banksystem, bogføring og arkivering, sker det samme i dag på få minut-
som organisationen kan tage udgangspunkt i
» Nye arbejdsgange og blanketter kan oprettes efter behov
» Har enkel og intuitiv brugerflade
» Kan hostes i egen organisation eller hos ditmer
ter,” siger EUD- og administrationschef Annalise Schmidt fra EUC Vest.
Større datasikkerhed
EKSEMPLER PÅ
DIGITALISEREDE ARBEJDSGANGE
Digitaliseringen af de mange manuelle arbejdsgange har også skabt en
»Kørselsafregning
større datasikkerhed i organisationen, fordi de mange papirblanketter fra
rejseafregninger til sygemeldinger er blevet digitale. Bilag til dokumentation scannes også ind, så de arkiveres i systemet.
”Vi har fået fuldstændigt styr på, hvor alting er. Der er ikke længere et
»Syge/raskmelding
» Godtgørelse af udlæg
» Anmodning om ferie, særlige feriedage og omsorgsdage
bilag, der kan blive væk i en papirbunke på et eller andet skrivebord.
» Overførsel/udbetaling af ferie og særlige feriedage
Eller medarbejdere, der ringer op for at høre, hvor deres penge er, og
»Rejseafregning
hvor vi må svare, at det ved vi ikke, fordi vi ikke har fået noget på det,”
siger Annalise Schmidt.
» Varsling af barsel- og graviditetsorlov
»Nyansættelser
Intuitivt og brugervenligt
Blanketsystemet bruges både af de administrative medarbejdere, under-
» Afholdelse af arrangementer
viserne og det tekniske personale. Medarbejderne har taget godt imod
det nye system, der blev født med 44 standardblanketter.
”Det er naturligvis en stor forandringsproces, og vi er ikke i mål endnu.
Men generelt er tilbagemeldingerne fra medarbejderne, at systemet er in-
Vil du vide mere?
tuitivt og brugervenligt, og meget let at gå til. Derudover er systemet fleksibelt bygget op, så vi har haft mulighed for lokalt at lave en række nye
blanketter, som medarbejderne efterspørger,” siger Annalise Schmidt.
TORSTEN BOYE
ditmer a/s
[email protected] | Telefon: 87 34 44 56
ditmer a/s · Søren Frichs Vej 44D · DK-8230 Åbyhøj · +45 87 34 44 54 · [email protected] · www.ditmer.dk 02