SEGEMAR - INTEMIN SERVICIO GEOLÓGICO MINERO ARGENTINO INSTITUTO DE TECNOLOGÍA MINERA
SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión: 9 DE LA CALIDAD Intemin Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 1 de 49 SEGEMAR - INTEMIN SERVICIO GEOLÓGICO MINERO ARGENTINO INSTITUTO DE TECNOLOGÍA MINERA MANUAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD IRAM ISO 9001 IRAM 301 Copia Controlada en formato digital inviolable disponible a todos los usuarios en la Red Interna del SEGEMAR Las impresiones de este manual son copias no controladas. Este manual es propiedad del Servicio Geológico Minero Argentino. Todos los derechos reservados. Laboratorios del Instituto de Tecnología Minera: Av. General Paz 5445 Edificio 14 SEGEMAR, San Martín, Prov. de Buenos Aires. Dirección Postal: CC 149, CP B1650WAB San Martín, Buenos Aires, Argentina TE / Fax: 0054 11 4754 4070 e-mail: [email protected] ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 2 de 49 Intemin CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN 1.1. Identificación, Edición y Revisión del Manual de Calidad. 4 1.2 Registro de modificaciones. 4 1.3. Copias Controladas del Manual de Calidad. 4 1.4. Responsabilidad Legal. 4 1.5. Responsabilidad Primaria. 4 2. OBJETIVO Y ALCANCE. 5 2.1. Exclusiones 5 2.2. Alcance de la Certificación según la Norma IRAM ISO 9001 5 2.3 Alcance según Norma IRAM 301 Acreditación de Ensayos 5 2.4. Referencias. 6 2.5.Abreviaturas 6 2. 6 Mapa de Procesos 7 3. POLÍTICAS DEL SEGEMAR. 8 3.1. Políticas de la Calidad, Ambiental y de Seguridad y Salud Laboral. 8 3.2 Objetivos 8 3.4 Compromiso 9 4. GESTION 10 4.1. Organización. 10 4.2. Sistema de Gestión de la Calidad. 21 4.3. Control de documentos 23 4.4. Revisión de Órdenes de Trabajo y contratos. 25 4.5. Contratación de otros laboratorios. 25 4.7. Servicio al Cliente. 26 4.8. Reclamos. 27 ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Intemin Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 3 de 49 4.9. No conformidades y control de los ensayos no conformes 28 4.10. Acciones Correctivas. 29 4.11. Acciones Preventivas. 30 4.12. Control de los Registros. 30 4.13. Auditorías internas. 33 4.14. Revisión por la Dirección. 34 5. REQUISITOS TECNICOS 36 5.1. Criterio general. 36 5.2. Personal. 36 5.3. Instalaciones y condiciones ambientales. 38 5.4. Procedimientos de ensayo y validación de métodos. 39 5.5. Equipos. 41 5.6. Trazabilidad de las medidas. 44 5.7. Muestreo. 45 5.8. Manipulación de los objetos de ensayo. 45 5.9. Control de Calidad. 46 5.10. Informe de Resultados. 48 ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 4 de 49 Intemin 1. INTRODUCCION 1.1. IDENTIFICACIÓN, REVISIÓN Y EDICIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD: Este Manual de se identifica con el Código MG01, en su Versión 9 surgida de su NOVENA revisión / actualización. Forman parte de este Manual: la Lista de Documentos Aprobados LDA 1PG02 R1, la Lista de Control de Registros LCR 1 PG 03 R1 y la Lista de Normas Técnicas LNT 1PG 02 R3. La Alta Gerencia del SEGEMAR revisa el Manual por lo menos una vez por año y cada vez que esto sea necesario debido a la magnitud de los cambios introducidos en el Sistema de Gestión. En cada revisión se emite una nueva versión. REVISIÓN AÑO: 2012 VERSIÓN: 09 1.2. REGISTRO DE CAMBIOS: Los parágrafos nuevos o modificados respecto de la versión # 8 se identifican con una línea vertical en el margen derecho. Página 4 punto 1.1., se modifica la versión, y se añade: “Forman parte de este Manual: la Lista de Documentos Aprobados LDA 1PG02 R1, la Lista de Control de Registros LCR 1 PG 03 R1 y la Lista de Normas Técnicas LNT 1PG 02 R3”. Página 5 punto 2.2., se modifica la redacción del alcance conforme está expresado en el Certificado de Registro N° 9000 4202, del 17 de Mayo de 2011. Página 15 punto 4.1.4, de las funciones de la Dirección de Administración “gestiona las compras y contrataciones de bienes y servicios a requerimiento de las áreas técnicas y de mantenimiento conforme a la Ley Administrativa Financiera y al procedimiento 1 PG 11”. Página 15 punto 4.1.5, de la responsabilidad y autoridad de los directores de área “Elevación al Director del INTEMIN la guía actualizada de análisis y ensayos y sus aranceles correspondientes”. 1.3 COPIAS CONTROLADAS DEL MANUAL DE GESTIÓN La versión controlada actualizada del Manual de Gestión está disponible para todos los usuarios en RED interna del SEGEMAR, la misma está en formato digital y es inviolable. A la misma se ingresa desde el navegador de Internet (Internet Explorer o Mozilla) http://calidadsegemar con el nombre de usuario y contraseña. De esta misma manera se acceden a los Procedimientos Generales del Sistema de Gestión. El sistema permite imprimir libremente copias no controladas de los documentos a los usuarios para su información y para trabajar. Para obtener una copia controlada en papel, la misma requiere el sello de “Copia Controlada” con la firma del Director del INTEMIN y el Coordinador del Sistema de Gestión. El Coordinador del SG está autorizado a emitir copias no controladas del Manual de Gestión por razones de información a los clientes. Tales copias llevan un sello de “COPIA NO CONTROLADA.” 1.4 RESPONSABILIDAD LEGAL El Instituto de Tecnología Minera fue creado por Decreto Nacional 2818 del 29 de diciembre de 1992 e incorporado al SEGEMAR por el Decreto Nacional 1663/96. El SEGEMAR es una entidad con responsabilidad legal tal como lo establece el artículo 6 apartado a) del Decreto Nacional 1663/96, y su modificación Decreto Nacional 146/98. ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 5 de 49 Intemin El SEGEMAR está integrado por el Instituto de Geología y Recursos Minerales IGRM y por Instituto de tecnología Minera INTEMIN. Este Manual alcanza a las actividades del INTEMIN cuya responsabilidad legal es asumida por la Presidencia del SEGEMAR. 1.5 RESPONSABILIDAD PRIMARIA DEL INTEMIN: Contribuir al desarrollo del sector minero mediante la selección, adaptación, generación y difusión de conocimiento científico aplicado, y asistencia a empresas mineras productoras y consumidoras de materias primas de origen mineral en todos los aspectos de la actividad productiva. Servir de referencia nacional e internacional en todos los aspectos relacionados con el arbitraje de minerales y productos derivados, para organismos de control del Estado que entienden en aspectos tributario y/o ambiental minero. 2. OBJETIVO Y ALCANCE Este manual tiene el objetivo de implementar y mantener la Gestión de la Calidad, conforme a los requisitos de la norma IRAM ISO 9001 y la Competencia Técnica de los Laboratorios del INTEMIN, conforme a la Norma IRAM 301 equivalente a ISO 17025. Para dar conformidad a ambas normas, se toma como referencia el anexo A) de las páginas 28 y 29 de la norma IRAM 301:2005 “Referencias cruzadas nominales a la norma IRAM ISO 9001”. 2.1 EXCLUSIONES: Se excluye del alcance el capítulo 7.3 de la Norma ISO 9001, Diseño y Desarrollo, en virtud que los ensayos de laboratorio se realizan basados normas técnicas y procedimientos preestablecidos. 2.2. Alcance de la Certificación, según la Norma IRAM ISO 9001 Servicios de análisis ensayos, estudio técnicos y emisión de informes en: rocas, minerales, aguas, concentrados minerales, materiales inorgánicos, calidad del aire, residuos sólidos, efluentes líquidos y emisiones gaseosas. 2.3 Alcance según Norma IRAM 301 Acreditación de Ensayos: 2.3.1. Ensayos de Vidrios de Seguridad para automotores detallados a continuación: 2.3.1.1. Determinación de la visibilidad después de la fragmentación. Norma IRAM-AITA 1H3-2. 2.3.1.2. Determinación de la transmisión luminosa. Norma IRAM-AITA 1H3-3. 2.3.1.3. Determinación de la distorsión óptica. Norma IRAM-AITA 1H3-4. 2.3.1.4. Determinación de la separación de la imagen secundaria. Norma IRAM-AITA 1H3-5. 2.3.1.5. Determinación de la resistencia al impacto con cabeza (phantom). Norma IRAM-AITA 1H3-6. 2.3.1.6. Determinación de la resistencia al impacto con esfera. Norma IRAM-AITA 1H3-7. 2.3.1.7. Determinación de la resistencia a la alta temperatura. Norma IRAM-AITA 1H3-8. 2.3.1.8. Determinación de la resistencia a la abrasión. Norma IRAM-AITA 1H3-9. 2.3.1.9. Determinación de la resistencia a la radiación. Norma IRAM-AITA 1H3-10. 2.3.1.10 Determinación de la resistencia a la humedad. Norma IRAM-AITA 1H3-11. ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Intemin Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 6 de 49 2.3.2. Ensayos de Química Analítica: 2.3.2.1. Determinación de la conductividad en agua. Standard Methods for the examination of water and wastewater - 21th edition, 2005. Method Nº 2510. 2.3.2.2. Determinación de pH en agua. Standard Methods for the examination of water and wastewater - 21th edition, 2005. Method Nº 4500 H+ - B, Método electrométrico. 2.3.2.3. Determinación de alcalinidad en agua. Standard Methods for the examination of water and wastewater - 21th edition, 2005. Method. Método Nº 2320 B, Método por titulación. 2.3.2.4. Determinación de metales alcalinos y alcalino-térreos en agua por AAS con llama. Standard Methods for the examination of water and wastewater - 21th edition, 2005. Method Nº 3111. 2.3.2.5. Determinación de metales disueltos en agua por ICP. Standard Methods for the examination of water and wastewater - 21th edition, 2005. Method Nº 3120. 2.3.2.6. Determinación de fluoruros, cloruros, nitratos y sulfatos en agua por cromatografía iónica. Procedimiento interno. 2.4. REFERENCIAS: IRAM 35050:2001. Procedimientos para la evaluación de la incertidumbre de la medición. GUÍA ISO 19011-1:2002: Guía para la auditoria de los sistemas de Gestión de la Calidad y / o Ambiental. 2.5. ABREVIATURAS: − AG: Alta Gerencia del SEGEMAR: El Presidente, El Secretario Ejecutivo del SEGEMAR y las Directores del INTEMIN y el IGRM. − DM: Dirección de Materiales. − DGM: Dirección de Geología Minera. − DPM: Dirección de Procesamiento de Minerales. − DQA: Dirección de Química Analítica − IGRM: Instituto de Geología y Recursos Minerales − INTEMIN: Instituto de Tecnología Minera. − IRAM: Instituto Argentino de Normalización. − LDA: Lista de Documentos Aprobados − OAA: Organismo Argentino de Acreditación. − ONP: Oficina Nacional de Presupuesto. − OT: Orden de Trabajo. − SG: Sistema de Gestión. − SEGEMAR: Servicio Geológico Minero Argentino. ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Sistema de Gestión Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 7 de 49 Intemin 2. 6 MAPA DE PROCESOS DEL INTEMIN SEGEMAR Clientes / ciudadanos Organismos del Estado Planificación, Objetivos y metas Auditorias de la calidad internas y externas Acciones Preventivas y Correctivas Medición y Seguimiento Lab 1 QA Atención al Cliente y Orientación Apertura de Orden de Trabajo Lab 2 MAT Informes Lab 3 PM Lab 4 GM Gestión de RRHH, Capacitación Evaluación de Proveedores Compras Mantenimiento verificación calibración Referencias Lab 1 QA: Laboratorio 1 Química Analítica Lab 2 MAT: Laboratorio 2 Materiales Lab 3 PM: Laboratorio 3 de Procesamiento de Minerales Lab 4 GM: Laboratorio 4 de Geología Minera ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 Clientes / ciudadanos Organismos del Estado PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN PROCESOS DE LA DIRECCION SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 8 de 49 Intemin 3. POLÍTICAS DEL SEGEMAR 3. POLÍTICAS DEL SEGEMAR: Las políticas del SEGEMAR son consistentes con aquellas establecidas en la Carta Compromiso con el Ciudadano del SEGEMAR, con adhesión al Decreto Nacional Nº 229 del 8 de marzo de 2000. En caso de controversias prevalecen las disposiciones del Decreto Nacional 1663/96 y las disposiciones administrativas de la Secretaría de Minería. La Presidencia del SEGEMAR tiene el compromiso de: − Orientar sus capacidades para investigar la estructura geológica y los recursos naturales no renovables del Territorio Nacional y asegurar la disponibilidad de información científica y experiencia técnica para ser utilizada en el resguardo de la vida, propiedades de sus habitantes y el desarrollo sustentable. − Contribuir al desarrollo del sector minero mediante la difusión de conocimiento científico aplicado y asistencia a empresas mineras productoras y consumidoras de materias primas de origen mineral. Servir de laboratorio de referencia nacional e internacional en todos los aspectos relacionados con el arbitraje de minerales y productos derivados para organismos de control del estado que entienden en aspectos tributario y/o ambiental minero. − Observar la independencia de intereses preservando al personal de toda presión que pueda interferir o alterar la calidad del trabajo y / o los resultados. − Ejercer en todo momento buenas prácticas profesionales, sobre la base de la actualización técnica y la racionalidad requerida, para asegurar la calidad de los servicios. − Guardar confidencialidad de toda información relacionada con el usuario / cliente. − Facilitar la utilización de la información de carácter pública. − Atender el desarrollo de su personal, mediante educación y entrenamiento, para alcanzar la competencia técnica acorde a los requisitos de los servicios. 3.1 Políticas de la calidad, ambiental y de seguridad y salud ocupacional: Las políticas de la Calidad, (1 POL 01) Ambiental (1 POL 02) y se Seguridad y Salud Laboral (1 POL 03) son documentos públicos y controlados por la DIRECCIÓN. Están incluidos especialmente en el sitio hhp //calidadsegemar en formato digital inviolable, a disposición de todos los usuarios, y también exhibidos el las carteleras del edificio. 3.2 OBJETIVOS DE LA CALIDAD: Constituye un documento controlado que se revisa anualmente por la Dirección. Incluye la política presupuestaria y sus objetivos, están orientados a la satisfacción de las necesidades de la gestión de gobierno, buscando articular los procesos para mejorar los controles del Estado en beneficio de las instituciones y los ciudadanos. Por ejemplo los análisis de control que se realizan sobre los productos minerales de exportación, cuyo cliente es la AFIP, impacta directamente sobre la recaudación tributaria, cuyo destinatario final son los ciudadanos. La formulación de Objetivos sus metas e indicadores se realizan en forma anual utilizando los Formularios para la Planificación de la Calidad y del Presupuesto los cuales tienen un seguimiento conforme a los plazos dispuestos por el Director DEL INTEMIN. El cumplimiento de los mismos, es revisado en el Proceso de Revisión por la Dirección, el cual incluye también análisis de los desvíos que son la base de una nueva planificación en la mejora continua. ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 9 de 49 Intemin Principales Clientes: Administración de Ingresos Públicos, Autoridades Inter jurisdiccionales de Cuencas Hídricas, INTI Instituto Nacional de Tecnología Industrial, IGRM, Instituto de Geología y Recursos Minerales, UBA, Pilkington Auto Argentina S.A., Cristem S.A. Favicur ICSA, Tuteur S.A. Hemoderivados UNC, Eriochem S.A. entre otros. 3.3 COMPROMISO Los abajo firmantes, representantes de Alta Gerencia asumen el compromiso de cumplir y hacer cumplir las disposiciones del Manual de Calidad, sistemas y procedimientos de la calidad. Ing. Carlos Eduardo González Director del INTEMIN. Lic. Juan Carlos Herrero Coordinador del Sistema de Gestión Ing. Jorge Jaluf Director del Procesamiento de Minerales Lic. Roberto Hevia Director de Materiales Lic. Eduardo Maruca Director de Geología Minera. Ing. Ramiro Fernández Documentación y Atención al Ciudadano Lic. Ricardo Crubellati Director Laboratorio Químico ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 10 de 49 Intemin 4. GESTION La gestión involucra todas las actividades coordinadas para dirigir y controlar la Institución. La calidad de la gestión refiere a las actividades que dirigen y controlan los procesos, en particular la calidad de los resultados y los servicios al cliente / ciudadano, en un ámbito de salud y seguridad laboral y cuidado responsable del medio ambiente. 4.1 ORGANIZACIÓN El Sistema de Gestión del INTEMIN se enfoca en las actividades de los Laboratorios y es totalmente coherente con el Sistema de Gestión del SEGEMAR y del que es una parte. La Gestión del Intemin está respaldada por las autoridades del SEGEMAR conforme al Decreto Nacional Nº 1663/96. La estructura general del SEGEMAR se expone en la Figura 1 de la página 22 y responde al Proyecto identificado en CUDAP S0114305 / 2010, Expediente SEGEMAR 505 / 2010, Modificación de la Estructura Organizativa. La estructura del INTEMIN se expone en la Figura 2 de la página 23 y se expone en forma detallada en el Anexo 1. La estructura Gerencial del Sistema de Calidad está compuesta por: a) Presidente del SEGEMAR, representante legal del organismo, b) El Secretario Ejecutivo con funciones dentro de la presidencia y que reemplaza al Presidente en caso de ausencia. c) Director Técnico, que es el Director del Intemin, del que depende el d) Coordinador del SG y e) cuatro Directores de Área y f) Jefe de Departamento de Documentación y Atención al Ciudadano. ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 11 de 49 Intemin Tabla 1 Sistema de Gestión del SEGEMAR Presidente del SEGEMAR Secretario Ejecutivo del SEGEMAR Sistema de Calidad Norma IRAM 301 Representante Legal Representante Legal Adjunto Laboratorio Responsable Todos Ing. Jorge Omar Mayoral Todos Lic. Pedro Florencio Alcántara Director del INTEMIN Director Técnico Todos Ing. Carlos Eduardo González Coordinador del Sistema de Gestión Responsable de la Calidad SEGEMAR (Coordinador del SG) Todos Lic. Juan Carlos Herrero Director del Área de Materiales. Director del Laboratorio Materiales Materiales Lic. Roberto Hevia Director del Área de Procesamiento de Minerales. Director del Laboratorio de Procesamiento de Minerales y Planta Piloto. Procesamiento de Minerales Ing. Jorge Jaluf Director de Química Analítica. Director del Laboratorio Químico. Química analítica Lic. Ricardo Crubellatti Director Minera. de Geología Director del Laboratorio de Minerales y Rocas. Jefe Departamento de Documentación y Atención al Ciudadano Atención al Cliente Geología Aplicada Todos Lic. Eduardo Maruca Ing. Ramiro Fernández 4.1.1 ALTA GERENCIA: Es el equipo formado por: Presidente y Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, Directores de Institutos, Directores de Áreas y Coordinador del Sistema de Gestión. Es función y responsabilidad de la alta Gerencia: − − − − − − − − − − Definir y establecer la política de la calidad, la política ambiental y de salud y seguridad laboral. Aprobar las revisiones del Manual de Gestión, Definir los Objetivos y Metas de Presupuesto de la Institución Establecer los lineamientos del Plan de Gestión. Asegurar los recursos humanos, materiales y económicos para cumplir con los objetivos. Identificar y registrar cualquier problema relativo a los procesos de la Institución o del sistema de gestión. Iniciar acciones para prevenir no conformidades. Iniciar, recomendar o proveer soluciones, dentro de los canales establecidos por el SEGEMAR. Comprobar que se ponen en práctica las soluciones. Realizar el seguimiento de las acciones correctivas. 4.1.2. DIRECTOR DEL INTEMIN: Cumple el rol del Director Técnico que representa a los laboratorios del INTEMIN en los términos de la norma IRAM 301. ACCIONES. − Asesorar a la presidencia sobre el cumplimiento de las actividades propias e implementar la política tecnológica-minera nacional asistiendo al sector productivo y a las Instituciones del Estado en la aplicación de tecnologías apropiadas con el fin de propender al desarrollo sustentable, mejorar los productos y competir eficazmente en los mercados internacionales. ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión Intemin MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 12 de 49 − Asistir a las autoridades ambientales mineras y al sector productivo en el monitoreo y control de los estándares y parámetros ambientales, y promover la implementación de sistemas de aseguramiento de la calidad en la producción, comercialización y utilización de sustancias minerales y materiales derivados. − Fomentar la vinculación con universidades, escuelas técnicas y organismos de ciencia y tecnología, nacionales y extranjeros con el fin de actualizar conocimientos relacionados con el avance de investigaciones e innovaciones científico-tecnológicas en la industria minera. − Participar en la discusión y redacción de normas técnicas en los organismos nacionales de normalización. − Publicar y difundir los resultados de investigaciones y desarrollos de carácter público en medios especializados. − Aprobar la Guía de Servicios Tecnológicos y Arancelamiento del INTEMIN. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD. − Elabora el Plan de Gestión y el presupuesto del INTEMIN conforme a las directivas de la ONP. − Solicita y aprueba el Plan Anual a los Directores de Área. − Revisa las auditorías del sistema de gestión, las acciones preventivas y correctivas. − Aprueba la “Revisión por la Dirección” del Sistema de Gestión. − Aprueba los Procedimientos Generales del sistema de Gestión y sus revisiones. − Aprueba en primera instancia los pedidos de compra y contrataciones de acuerdo al procedimiento PG 11, y los envía a Administración para su implementación. − Actualiza los recursos compartidos de la Dirección en el sitio http://calidadsegemar − Tiene la responsabilidad general de los procesos relacionados con los clientes, los ensayos, las acciones preventivas y correctivas. − Preside las reuniones del Sistema de la Calidad: Revisión por la Dirección, Planificación, Acciones Preventivas y Correctivas de carácter general. − Evalúa y Califica a los Directores de Áreas de acuerdo al SINEP. 4.1.2.1 JEFE DE DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO: RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD. − Orienta las consultas externas relacionadas con la asistencia técnica brindada por todas las unidades organizativas del INTEMIN, manteniendo actualizada la base de datos de dichas consultas. − Ejecuta los procesos relacionados con los clientes de acuerdo al procedimiento 1PG04, en conformidad con el sistema SIGA y sus registros. − Atiende los reclamos de los clientes y los deriva al área pertinente e informa al Coordinador del SG. Realiza el seguimiento de las acciones con relación a los reclamos. − Controla los tiempos de cumplimiento de las OT y comunica los retrasos. − Lleva las estadísticas con el sistema AIEL, medición y seguimiento de los procesos. − Actualiza los registros de metas físicas y seguimiento en los recursos compartidos de http://calidadsegemar. − Comparte la representación del INTEMIN, en evaluaciones y auditorias de segunda y tercera parte. − Participa del proceso de compras de equipos y materiales. − Asiste a la Dirección del INTEMIN en la formulación de las metas físicas presupuestarias. − Asiste a la Dirección del INTEMIN en la organización de eventos científico-técnicos. 4.1.2.2 BIBLIOTECARIA. − Dirige y supervisa los procesos técnicos de Biblioteca, catalogación, publicaciones y clasificación del material que ingresa en la Biblioteca del INTEMIN. − Mantiene actualizada la lista de “documentos externos" del SEGEMAR, en lo que se refiere a normas técnicas nacionales e internacionales y sus respectivos período de vigencia en http://calidadsegemar − Realiza búsqueda y gestión de adquisición en los Organismos de Normalización, nacionales o extranjeros, de las normas técnicas requeridas por los laboratorios y Áreas de Investigación. − Realiza clasificaciones temáticas del material bibliográfico en existencia en el INTEMIN. ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Intemin Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 13 de 49 − Atiende las demandas de información de los usuarios a través de préstamos, bibliografías, lectura en sala y documentación. − Difunde e intercambia información científico-técnica relacionada con las industrias mineras y conexas. 4.1.3. COORDINADOR DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO: RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD. Responde en forma directa al Director Técnico y al Secretario Ejecutivo. Debe tener formación y mantener la competencia técnica en Sistemas Integrados de Gestión. Reemplaza al Director Técnico en caso de ausencia. Esta función es independiente de las jefaturas de los laboratorios. Tiene autoridad sobre todo el Sistema de la Calidad en lo que concierne a ensayos, procesos relacionados con los clientes y acciones preventivas y correctivas. − Asegura la implementación, puesta en práctica y mantenimiento del Sistema de la Calidad y es el administrador de los Recursos compartidos en el sitio http://calidadsegemar − Realiza la planificación anual del Sistema de la Calidad y la eleva al Director del INTEMIN. − Revisa los procedimientos generales y aprueba los procedimientos específicos de su competencia. − Facilita la comunicación en todas las áreas de la organización, para que el flujo de la información sea adecuado a las necesidades de los clientes internos y externos. − Tiene autoridad sobre todas las fases de las Auditorias de la Calidad, 1PG 08. − Representa al INTEMIN en evaluaciones y auditorías de segunda y tercera parte. − Participa en la evaluación y calificación de proveedores, 1PG 15. − Participa en la calificación de auditores, 1PG 08. − Controla los registros del Sistema de Calidad, 1PG 03. ACCIONES − Planifica y controla el Sistema de Gestión de la Calidad, Gestión Ambiental y Seguridad Ocupacional del INTEMIN, de conformidad con la normativa vigente en la materia. − Coordina el diseño, implementación y control del Sistema de Gestión de la Calidad y Gestión Ambiental, bajo las Normas IRAM 301, IRAM ISO 9001, 14001 e IRAM 301, en el INTEMIN. − Planifica las Auditorias Internas siguiendo los lineamientos de IRAM ISO 19011: “Directrices para la auditorías de los sistemas de Gestión de la Calidad y/o Ambientales”. − Planifica y participa del Proceso de Revisión por la Dirección. − Asiste a la Dirección del INTEMIN en la temática de certificación de los procesos de la calidad y acreditación de los ensayos pertinentes. − Asesora a la Dirección del INTEMIN en el diseño de técnicas y metodologías destinadas a prevenir, disminuir y mitigar la contaminación. − Representa al INTEMIN en evaluaciones y auditorías de segunda y tercera parte. − Supervisa el funcionamiento del Sistema SIGA, para controlar los procesos con los clientes en la interfaz administrativa y tecnológica de las Órdenes de Trabajo y también del Sistema AIEL, para el seguimiento estadístico de la gestión tecnológica. − Es representante del INTEMIN en la comisión paritaria CyMAT (Condiciones y Medioambiente de Trabajo). 4.1.3.1 AUDITORES INTERNOS DE LA CALIDAD Los auditores internos del Sistema de Gestión de la Calidad, pertenecen a las diferentes Áreas, a los efectos de mantener la máxima independencia de intereses en la Auditorías Internas. Suelen ser asistidos por un experto técnico, si la temática lo requiere. ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Intemin Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 14 de 49 Responden al Coordinador del SG en los aspectos relacionados en la preparación y realización de auditorías internas. Cuando cumple las funciones de Auditor Líder es responsable del equipo auditor a su cargo. Función: llevar a cabo auditorías internas en cumplimiento con los requisitos del Sistema de Calidad. La función de auditor interno es asignada en forma temporaria a personal capacitado a tal efecto. Responsabilidades: cumplir con los requerimientos establecidos en el Procedimiento General 1PG 08, “Auditorías Internas”. − − − − − − − − Elaborar el programa de Auditoria, sujeto a revisión por el Coordinador del SG. Elaborar los protocolos de auditoría. Realizar la auditoría en el Sitio. Escribir el informe de auditoría sujeto a revisión por el Auditor líder / Coordinador del SG. Llenar los formularios de No conformidades. Realizar el seguimiento de las Acciones Preventivas y Correctivas. Informar sobre su eficacia al Coordinador del SG. Cargar en el sitio http://calidadsegemar, los registros de las auditorias. 4.1.3.2 JEFE DE DEPARTAMENTO DE CALIDAD Y MEDIOAMBIENTE RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD. − Responde al Coordinador del Sistema de Gestión. Tiene autoridad sobre la gestión de residuos peligrosos de los laboratorios, monitoreo de radiaciones ionizantes y atmósferas de trabajo. ACCIONES − − − − − − − − − − Aplica las directrices para la gestión general de los residuos peligrosos en el INTEMIN. Registra las actas de la Comisión CyMAT (Condiciones y Medioambiente de Trabajo). Controla los documentos y los registros de la Calidad. Colabora en el seguimiento de acciones preventivas y correctivas y en la calibración y mantenimiento de los equipos de las Áreas de Investigación. Colabora en la dirección de las Auditorías del Sistema de Gestión tomando como guía la norma IRAM ISO 19011: “Directrices para la auditorías de los sistemas de Gestión de la Calidad y/o Ambientales”. Realiza el seguimiento en el proceso de Competencia Técnica y de los planes de Formación del Personal. Colabora en la actualización del Manual de Gestión. Gestiona las reuniones de los Grupos de Calidad en las áreas del INTEMIN, para que el flujo de la información sea adecuado a las necesidades de los clientes internos y externos. Aplica los planes de contingencia y mitigación para incidentes o accidentes ambientales en el SEGEMAR, tales como derrames de sustancias peligrosas. Realiza el mantenimiento, calibración y operación de equipos de muestreo y del Laboratorio de Gravimetría de Aerosoles Atmosféricos. Cargar en el sitio http://calidadsegemar, los registros pertinentes. 4.1.4. DIRECTOR DE ADMINISTRACION: − Reporta al Secretario Ejecutivo y al Presidente del SEGEMAR. − La Dirección de Administración está al servicio de las necesidades administrativas del INTEMIN y del IGRM, atendiendo las demandas de compras, contrataciones de servicios y comisiones de servicios. ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Intemin Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 15 de 49 − Realiza la programación, organización y control de los actos administrativos incluyendo la liquidación de haberes. − Controla la gestión de Recursos Humanos de acuerdo al SINEP. − Realiza el seguimiento de la ejecución del Presupuesto, elaborando los estados financieros, cuadros de resultados y demás documentación para su presentación ante la ONP. − Gestiona las compras y contrataciones de bienes y servicios a requerimiento de las áreas técnicas y de mantenimiento conforme a la Ley Administrativa Financiera y al procedimiento 1PG 11. − Controla la Tesorería y adopta las medidas de custodia de fondos, y valores. − Tiene a su cargo la gestión del patrimonio, adoptando medidas para el resguardo de los bienes. − Controla el Sector de mantenimiento de la infraestructura. Administra los fondos para el mantenimiento de la infraestructura. − El Director de Administración es reemplazado en su ausencia por el Jefe de Tesorería. − Cargar en el sitio http://calidadsegemar, los registros pertinentes. 4.1.5. DIRECTORES DE ÁREAS: Corresponden a las cuatro áreas temáticas del Intemin que tienen laboratorio: Dirección de Geología Minera, Dirección de Procesamiento de Minerales, Dirección de Materiales y Dirección de Química Analítica. Los Directores ejercen la jefatura del laboratorio temático correspondiente. Responden al Director Técnico y son reemplazados en su ausencia por los Operadores / Analistas Responsables. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD sobre: − Plan de Gestión del laboratorio temático. − Perfiles de Función, evaluación y calificación del personal del laboratorio PG 14. − Consultas y presupuestos a los clientes. − Revisión y firma de las Órdenes de Trabajo. “Revisión del Contrato”. − Aprobación y firma de los informes al Cliente (segunda firma). − Control de los registros de la calidad de su área, 1PG 03. − Decisión sobre la aplicación de normas y protocolos de ensayo. − Revisión y control de los datos, fórmulas, cálculos y unidades de medida en los ensayos a su cargo. − Control de las normas técnicas y documentos externos específicos de su área, 1PG 03. − Aprobación de los procedimientos específicos de su área, 1PG 02. − Plan de capacitación del Área de su competencia. PG 14. − Plan de Calibración Verificación y mantenimiento y de su cumplimiento: 1PG 17. − Plan de compras de insumos y servicios de acuerdo al Procedimiento General, 1PG 11. − Evaluación de los proveedores de su área, incluyendo los laboratorios que operan como contratistas, procedimiento general 1PG 15. − Acciones preventivas y correctivas en su área, siguiendo el procedimiento PG 09. − Elevación al Director del INTEMIN la guía actualizada de análisis y ensayos y sus aranceles correspondientes. − Especificaciones técnicas de los equipos e insumos para el laboratorio. − Identificación de riesgos, higiene, seguridad laboral y los aspectos ambientales y recomiendan por escrito al Director del Intemin medidas correctivas y/o preventivas. − Carga en el sitio http://calidadsegemar los documentos y registros pertinentes. ACCIONES. 4.1.5.1 DIRECCIÓN DE MATERIALES − Contribuir al desarrollo del sector minero e industrias vinculadas, a través de la selección, adaptación, generación y difusión de conocimiento científico aplicado mediante la investigación y desarrollo, asistencia técnica y servicios tecnológicos de materiales de origen mineral. ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Intemin Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 16 de 49 − Planificar, diseñar y monitorear las tareas de las unidades organizativas del sector para que las mismas se cumplan en tiempo y forma de acuerdo con el sistema de calidad. Coordinar y supervisar los servicios tecnológicos de su área, o que se realicen en colaboración con otras instituciones. − Estudiar y asesorar sobre los procesos de producción de materiales inorgánicos no metálicos en las industrias cerámica, del vidrio y de refractarios. − Entender en la formulación y evaluación de proyectos relacionados con materiales inorgánicos no metálicos para determinar su factibilidad de producción y utilización. − Mantener actualizado el conocimiento relacionado con los procesos en las áreas de los materiales tradicionales y avanzados. − Investigar y asesora la problemática específica para el manejo, tratamiento y disposición de los residuos de la actividad industrial de base mineral. − Estudiar y asesorar sobre tecnologías para el empleo de materias primas de origen mineral utilizadas en la producción de materiales. − Actuar como laboratorio de referencia en el arbitraje de materiales refractarios, minerales y otros productos de importación y exportación aduanera. − Actuar como laboratorio de referencia para vidrios de seguridad automotor, según el convenio IRAM-AITA-SEGEMAR. − Mantener vinculaciones con entidades nacionales e internacionales que brinden servicios a las industrias de materiales y minerales. − Coordinar el trabajo horizontal entre las actividades internas de las distintas unidades organizativas de la dirección. − Cargar en el sitio http://calidadsegemar los documentos y registros pertinentes. 4.1.5.1.1 COORDINACIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE CERÁMICA Y VIDRIO − Planificar, coordinar y supervisar las actividades de los grupos de trabajo integrados dentro de las áreas departamentales en programas y proyectos de cerámica y vidrio − Planificar, coordinar y monitorear el proyecto de acreditación de ensayos y el programa de certificación de productos. − Coordinar y supervisar los proyectos de la Dirección, o que se realicen en colaboración con otras direcciones del SEGEMAR u otras instituciones. − Entender en la formulación de proyectos cuyo campo de acción esté relacionado a estudios destinados a la innovación en el campo de los materiales cerámicos y vítreos. − Organizar equipos de trabajo multidisciplinarios relacionados con los materiales y proceso − Actuar como laboratorio de referencia en el control de vidrios de seguridad automotor, según el convenio IRAM-AITA-SEGEMAR; y llevar a cabo las acciones correspondientes para la acreditación de los ensayos, bajo las normas de calidad vigentes. − Participar en los Comités de normalización de IRAM. − Llevar a cabo la revisión y firma de los informes que se entregan a los clientes, correspondientes a cada Orden de Trabajo. − Cargar en el sitio http://calidadsegemar los documentos y registros pertinentes. 4.1.5.2. DIRECCIÓN DE PROCESAMIENTO DE MINERALES − Contribuir al desarrollo del sector minero a través de la selección, adaptación, y difusión de conocimiento científico aplicado y de estudios, en lo referente a procesamiento de minerales, manejo, tratamiento y disposición de efluentes de plantas de tratamiento e industrias afines al sector. − Investigar, adaptar, y estudiar las tecnologías para el beneficio de minerales, mejorar sus productos para responder a las especificaciones exigidas en el mercado nacional y/o internacional − Participar en la formulación y evaluación de proyectos mineros en los aspectos de procesamiento de minerales, disposición de los residuos en la actividad minera industrial, y promover la utilización de tecnologías más limpias. ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Intemin Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 17 de 49 − Investigar alternativas adecuadas para la aplicación de minerales en la reposición de nutrientes en los suelos agrícolas a partir de materias primas nacionales. − Promover la participación en equipos de trabajo multidisciplinarios relacionados con el desarrollo de actividades minero-industriales. − Establecer y mantener la vinculación con entidades públicas y privadas, organismos, Áreas de investigación, laboratorios y universidades, nacionales e internacionales en las temáticas de la Dirección. − Supervisar y aprobar los informes que se entregan a los clientes correspondientes a cada Orden de Trabajo. − Coordinar el trabajo horizontal entre las actividades internas de las distintas unidades organizativas de la dirección. − Cargar en el sitio http://calidadsegemar los documentos y registros pertinentes. 4.1.5.2.1 COORDINACIÓN DE PROCESOS PARA MINERALES INDUSTRIALES − Coordinar las actividades de investigación y estudio de minerales industriales. − Coordinar las actividades de la Dirección tendientes a la normalización de los ensayos de procesos según las normas de calidad vigentes. − Planificar y supervisar tareas relacionadas con los ensayos a nivel de laboratorio, planta piloto de tecnologías más limpias y purificación de minerales industriales. − Generar proyectos de investigación de nuevas aplicaciones de los minerales no metalíferos. − Entender en la formulación de Proyectos de investigación aplicada de nanotecnología en minerales industriales. − Generar proyectos para el estudio de la prevención de la polución y minimización de residuos durante el procesamiento de minerales. − Organizar equipos de trabajo multidisciplinarios para el estudio de metodologías de procesamiento no convencional de beneficio de materias primas minerales. − Cargar en el sitio http://calidadsegemar los documentos y registros pertinentes. 4.1.5.3. DIRECCIÓN DE QUÍMICA ANALÍTICA − Contribuir al desarrollo del sector minero y asistir técnicamente a los organismos nacionales, provinciales y municipales, a las empresas mineras y a los consumidores de materias primas de origen mineral a través de la prestación de servicios de alta especialización de laboratorio. − Actuar como Laboratorio Químico de Referencia, a nivel nacional, en el área de minerales, materiales producidos a partir de materias primas de origen mineral y productos provenientes de industrias consumidoras de materias primas de origen mineral − Actuar como Laboratorio Químico de Referencia, a nivel nacional, en el arbitraje de concentrados minerales, aleaciones doradas y otros productos de exportación e importación aduanera, y para el área ambiental relacionada con la actividad minera. − Establecer relaciones institucionales con otros laboratorios y Áreas similares, tanto en el ámbito nacional como internacional, fomentando la creación de redes de laboratorios en la temática ambiental-minera. − Asesorar en el área de química analítica de los minerales, materiales y productos industriales y en el área de química ambiental a autoridades nacionales, provinciales y municipales. − Entender en la formulación y evaluación de proyectos vinculados con la temática analítica, coordinando las acciones con otras áreas del Instituto. − Supervisar y aprobar los informes que se entregan a los clientes correspondientes a cada Orden de Trabajo. − Coordinar el trabajo horizontal entre las actividades internas de las diferentes unidades organizativas de la Dirección. − Cargar en el sitio http://calidadsegemar los documentos y registros pertinentes. ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Intemin Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 18 de 49 4.1.5.3.1 COORDINACIÓN DE SERVICIOS DE CONTROL ARBITRAL DE LABORATORIO − Coordinar las actividades relacionadas con el arbitraje de análisis químicos requeridos por Organismos del Estado, afectados al control tributario, y de certificación de productos de origen mineral. − Coordinar las actividades de la Dirección tendientes a la acreditación de los ensayos por la Norma IRAM 301. − Entender en la formulación de los planes tendientes a resolver las necesidades de análisis químicos de los organismos del Estado que controlan productos minerales. − Supervisar los informes técnicos relacionados con ensayos y análisis químicos de arbitraje. − Desarrollar metodologías de análisis químico, que permitan cumplir con las acciones derivadas del arbitraje de productos minerales. − Cargar en el sitio http://calidadsegemar los documentos y registros pertinentes. 4.1.5.4 DIRECCIÓN DE GEOLOGÍA MINERA − Entender en todos los aspectos relacionados con los recursos minerales, en las diferentes etapas de la industria minera, mediante la aplicación de procedimientos y técnicas actualizadas de investigación aplicada a minerales y rocas y los aspectos geotécnicos relacionados. − Entender en la formulación y evaluación de proyectos mineros en sus etapas de exploración, explotación y caracterización de minerales, rocas ornamentales y su apropiado uso. − Entender en la formulación, evaluación, planificación, diseño y control de estudios geotécnicos en diques de colas, macizos rocosos y suelos. − Establecer y mantener la vinculación con entidades públicas en los ámbitos de arbitraje y monitoreo de materias primas y productos minerales de importación y exportación. − Fomentar, mantener vínculos y proponer acuerdos de cooperación con entidades nacionales e internacionales afines. − Asistir técnicamente a Organismos Nacionales, Provinciales y Municipales, en la temática de la dirección. − Supervisar y aprobar los informes que se entregan a los clientes correspondientes a cada Orden de Trabajo. − Coordinar el trabajo horizontal entre las actividades internas de diferentes las unidades organizativas de la Dirección. − Cargar en el sitio http://calidadsegemar los documentos y registros pertinentes. 4.1.5.4.1 COORDINACIÓN DEL PROGRAMA DE CONTROL DE PRODUCTOS Y ARBITRAJE − Coordinar las actividades de acreditación de ensayos de laboratorio de acuerdo con la norma IRAM 301 y el programa de arbitraje y ensayos de minerales y productos derivados; de importación y exportación. − Supervisar los informes técnicos relacionados con ensayos y análisis de arbitraje. − Supervisar las tareas de arbitraje en temas relacionados con caracterización de rocas de aplicación y la problemática geotécnica. − Asistir al Coordinador de Programas Especiales del INTEMIN, en los aspectos relacionados con ensayos y determinaciones mineralógicas. − Supervisar el cumplimiento de los procedimientos correspondientes a la implementación del Sistema de Calidad y Acreditación de Ensayos. − Cargar en el sitio http://calidadsegemar los documentos y registros pertinentes. 4.1.6. JEFES DE LABORATORIO Y MANTENIMIENTO: Los Jefes de Laboratorios de Vidrios, Materiales Refractarios, Procesamiento de Minerales, Geología Minera y Química Analítica, responden a los Directores y Coordinadores de Área. ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Intemin Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 19 de 49 Reportan al Director y Coordinador del área correspondiente. Su competencia técnica está reconocida de acuerdo al Procedimiento 1PG 14. − Establecen el contenido de las OT, sujeto a revisión del Director / Coordinador de Área. Revisan y firman la OT como primera firma. − Realizan o dirigen “in situ” los ensayos de su competencia. − Controlan la aptitud de los equipos y patrones para los ensayos, según el procedimiento 1PG 17. − Calibran y ajustan los instrumentos para el ensayo cuando así lo establece la norma o protocolo de ensayo. − Controlan los objetos de ensayo de conforme a la norma IRAM 301. − Realizan los procedimientos y sus cálculos. − Mantienen el Inventario del Droguero, si corresponde. − Realizan la gestión de mantenimiento de patrones y materiales de referencia. − Son responsables del control de los registros de los ensayos de su competencia, según el procedimiento 1PG 03. − Firman el informe de ensayo como primera firma, sujeta a revisión por el Director / Coordinador de Área. − Mantienen la base de datos en lo que se refiere a: equipos, insumos críticos, ensayos, personal y proveedores. − Cumplen con las capacitaciones necesarias para el mantenimiento de la competencia técnica. − Cumplen funciones de entrenamiento y tutoría para los operadores en formación. − Cargan en el sitio http://calidadsegemar los documentos y registros pertinentes. 4.1.6.1 OPERADORES/ANALISTAS CALIFICADOS: Son operadores/analistas cuya competencia técnica para uno o grupo de ensayos está reconocida de acuerdo al Procedimiento 1PG 14. − En ausencia del de los Jefes de Laboratorio, establecen el contenido de las OT, sujeto a revisión del Director del Área. Revisan y firman la OT como primera firma. − Realizan los ensayos de su competencia. − Controlan la aptitud de los equipos y patrones para los ensayos, según el procedimiento 1PG 17. − Calibran y ajustan los instrumentos para el ensayo cuando así lo establece la norma o protocolo de ensayo. Por ejemplo el espectrómetro de absorción atómica. − Controlan los objetos de ensayo de acuerdo a IRAM 301. − Realizan los procedimientos y sus cálculos. − Son responsables del control de los registros de los ensayos de su competencia, según el procedimiento 1PG 03. − Firman el informe de ensayo como primera firma, sujeta a revisión por el Jefe de Laboratorio o Director del Área. − Colaboran en el mantenimiento la base de datos en lo que se refiere a: equipos, calibraciones, insumos críticos, ensayos, proveedores y personal. − Cumplen con las capacitaciones necesarias para el mantenimiento de la competencia técnica. − Cargan en el sitio http://calidadsegemar los documentos y registros pertinentes. 4.1.6.2 OPERADORES/ANALISTAS EN FORMACION: Son operadores/analistas que reciben entrenamiento para alcanzar la competencia técnica en determinados ensayos. − Su plan de trabajo es establecido por el operador/analista responsable. − Deben cumplir con el plan de formación. 4.1.6.3 ASISTENTES TÉCNICOS − − Responsable ante: el Área a la que está asignado. Sin personal a cargo. ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión Intemin − MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 20 de 49 Función: Manejar la interfase administrativa – técnica en el ámbito de apertura de órdenes de trabajo / entrega de informes Responsabilidades: − − − − − − − − − − − − Operar el sistema SIGA en su faz administrativa. Mantener los archivos de facturas recibos y un registro de deudores. Atención telefónica y personalizada de clientes, derivando la consulta al Director, Coordinador de Área, u Jefe de Laboratorio. Transcribir (bajo requerimiento especial) informes técnicos. Participa en la gestión de pago de facturas a proveedores. Mantenimiento del archivo de documentación de Órdenes de Trabajo. Mantenimiento del inventario de equipos del Instituto. Mantenimiento de insumos informáticos. Llevar el Libro de Muestras, cuando corresponda. Gestionar los remitos de informe. Deben cumplir con el plan de formación. Cargar en el sitio http://calidadsegemar los documentos y registros pertinentes. ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Intemin Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 21 de 49 4.2. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD El Sistema de la Calidad del SEGEMAR está compuesto por las siguientes entidades necesarias para su efectivo funcionamiento, conforme a la norma de referencia: − − − − − − − − − Enfoque al cliente-ciudadano establecido por la alta gerencia en la política de la calidad. La Organización (punto: 4.1) expresada en el organigrama Figura 2. Los Recursos humanos, con la competencia técnica requerida. Punto 5.2 de este Manual. Organización de Recursos Compartidos en sistema informático en red interna para control de documentos control de registros y flujos de trabajo en sitio http://calidadsegemar. El Sistema Informático SIGA, que genera las Órdenes de Trabajo auto-numeradas y gestiona la interfaces técnica y administrativas del producto y el cliente. Los procesos y ensayos, descritos en documentos y normas, Guía de Servicios y en el punto 5.4 de este manual. Los procesos y ensayos pueden verificarse “in situ”. La Documentación de la Calidad. Descrito en el apartado 4.3 de este Manual. Equipos, instrumentos y patrones de medida, descrito en el punto 5.5 de este manual Infraestructura y ambiente de trabajo, descrito en el punto 5.3 de este manual. El Sistema de Calidad contempla los siguientes procesos: - La Revisión por la Dirección. Control de documentos y registros: manejados según las autorizaciones pertinentes en el sitio http://calidadsegemar Los procesos con clientes, y revisión de contratos. La gestión administrativa informatizada de la interfaz cliente producto. La realización de los ensayos. El Control de la Calidad (Quality Control). El Control de los datos. El control de las no conformidades y anomalías. Auditorías de la calidad, Acciones correctivas y preventivas. La implementación de los procesos de mejora continua. La gestión de la calidad posee los siguientes mecanismos: - - - Planificación: El SEGEMAR planifica de acuerdo a las pautas emitidas por la Oficina de Presupuesto que permite planificar las actividades, recursos, metas e indicadores con un año de anticipación y a su vez formular el Presupuesto. La Alta Gerencia del SEGEMAR respalda el cumplimiento de las disposiciones de este Manual y los demás documentos de la Calidad. El Responsable de la Calidad (Coordinador del SG) tiene total autoridad sobre Sistema de Calidad y es el responsable de la administración del mismo. Las reuniones regulares de La Alta Gerencia aseguran la participación en las revisiones y el análisis de la gestión de la calidad. Las reuniones regulares de los Grupos de Calidad aseguran el análisis crítico de los procedimientos y los ensayos. Todos los miembros del SEGEMAR son responsables por la calidad de su trabajo y por el ambiente inmediato, por lo que demanda de ellos un esfuerzo continuo de entrenamiento y capacitación. Los Directores de Área responden por la calidad de los procesos que se desarrollan en su área. Con estos mecanismos se implementa el ciclo de Demming, Plan, Do, Check, Act. (PDCA, planear, hacer, verificar y actuar). ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 22 de 49 Intemin FIGURA 1 ORGANIGRAMA DEL SEGEMAR PRESIDENCIA SECRETARIA EJECUTIVA INSTITUTO DE TECNOLOGIA MINERA COORDINACIÓN REGIONAL NORTE COORDINACIÓN REGIONAL ÁREA INSTITUTO DE GEOLOGÍA Y RECURSOS NATURALES COORDINACIÓN REGIONAL SUR DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE ASUNTOS LEGALES DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Sistema de Gestión Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 23 de 49 Intemin FIGURA 2 ORGANIGRAMA DEL INTEMIN INSTITUTO DE TECNOLOGIA MINERA DIRECCIÓN DE GEOLOGÍA MINERA DIRECCIÓN DE MATERIALES DIRECCIÓN DE QUÍMICA ANALÍTICA DIRECCCIÓN PROCESAMIENTO DE MINERALES COORDINACIÓN DE PROGRAMAS ESPECIALES COORDINACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Departamento De Documentación y Atención al Ciudadano 4.3 CONTROL DE DOCUMENTOS Política: asegurar que el personal siempre usa las versiones actualizadas de los documentos, ya sean procedimientos o registros, relacionados con las actividades técnicas y administrativas del Sistema de la Calidad. El sistema no permite copias modificadas con enmiendas no autorizadas. − Este Manual de Gestión y todos los documentos relacionados, están disponibles en la red informática interna en el sitio http://calidadsegemar al que los usuarios pueden ingresar con su identificación y contraseña. Los recursos son asignados por el Administrador según el perfil del usuario, resguardándose estrictamente la información confidencial. − El sistema permite leer y bajar los documentos controlados pero no permite modificaciones salvo a los perfiles autorizados. − Los procesos de elaboración, revisión, aprobación publicación y modificación del Manual de Gestión y todos los documentos relacionados son realizados de acuerdo a los perfiles de función y los establecidos en el Sistema Informático, indicados en el procedimiento general 1PG03, “Control de Documentos” y está resumidos en la Tabla 2. ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 24 de 49 Intemin Tabla 2 ACTIVIDAD MANUAL DE LA PROCEDIMIENTOS Elaborar Documento CALIDAD Coordinador del SG. Coordinador del SG. Persona o grupo con perfil de redactor Revisar Documento Director Técnico Director Técnico Persona con perfil del revisor. Aprobar Documento Presidente, Secretario Ejecutivo Director Técnico Director del Área. Coordinador de Área Aprobar modificaciones Presidente, Secretario Ejecutivo. Director Técnico Director del Área. Coordinador de Área. Publicación y distribución − Administrador (*) http://calidadsegemar Administrador del sitio Administrador del sitio http://calidadsegemar http://calidadsegemar de Documentos. Realizar Registro de documentos. Retirar Documentos Obsoletos. GENERALES PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS Administrador del sitio Administrador del sitio Administrador del sitio http://calidadsegemar http://calidadsegemar http://calidadsegemar Administrador del sitio Administrador del sitio Administrador del sitio http://calidadsegemar http://calidadsegemar http://calidadsegemar (*) El Administrador del sitio http://calidadsegemar es el Coordinador del SG • La estructura jerárquica de la documentación del Sistema de Calidad de Laboratorios es la siguiente: - Manual de Calidad Procedimientos Generales. Procedimientos Específicos. Guías. Documentos externos, Normas técnicas, publicaciones científicas, Manuales de equipos. • Manual de Gestión equivale al Manual de la Calidad, es el documento de mayor nivel jerárquico del Sistema de Calidad, hace referencia a los procedimientos generales del sistema de Gestión y específicos. Enuncia las políticas para los procesos fundamentales, y describe el sistema de calidad. Asimismo describe en forma general cómo se cumplen los puntos de las normas IRAM ISO 9001 e IRAM 301. • Los procedimientos generales y específicos incluyen el listado con los nombres de las personas que han participado en la elaboración. Los procedimientos no son modificables sino por las personas autorizadas, siguiendo el procedimiento 1 PG02. Cuando un procedimiento es modificado, debe participar en lo posible el grupo original. La documentación de los laboratorios deben ser revisadas (proceso de revisión) y aprobadas por las personas autorizadas en la Tabla 2. • En el sistema de calidad, son válidas solamente las copias controladas, de los procedimientos generales y específicos, así como las copias legales de las normas de ensayo. Son válidos los documentos digitales disponibles en el sitio http://calidadsegemar de la red LAN del ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Intemin Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 25 de 49 INTEMIN los cuales no son modificables por los usuarios. El personal puede obtener copias no controladas para trabajo. 4.4 REVISION DE LAS ÓRDENES DE TRABAJO Y CONTRATOS Política: El SEGEMAR asegura que los requerimientos del cliente han sido completamente entendidos antes de comenzar los trabajos. Este hecho queda documentado en la elaboración de la Orden de Trabajo (OT) por la persona responsable, que entiende los aspectos técnicos de los requerimientos. El cliente presta su conformidad al contenido de la OT mediante su firma. Los perfiles de los responsables para atender consultas y revisar y aprobar Órdenes de Trabajo están en 1PG24. El SEGEMAR tiene una oficina de atención al cliente, en la cual un profesional capacitado (Jefe de Departamento de Documentación y Atención al Ciudadano), orienta al cliente en los aspectos técnicos de los servicios. Estos procesos de orientación y Órdenes de Trabajo están documentados en los procedimientos de Atención al Cliente y Órdenes de Trabajo 1PG 04. Los procesos relacionados con el cliente constituyen rutinas y subrutinas, incorporadas al sistema informático SIGA, programado en una base de datos SQL SERVER, que contiene las medidas de seguridad en la carga y resguardo y recuperación de los datos. Asimismo el sistema provee de una identificación auto-numérica unívoca para todos los documentos que emite. 4.5 CONTRATACIÓN DE OTROS LABORATORIOS El SEGEMAR realiza ensayos para los que posee la competencia técnica en sus propios laboratorios. Cuando ello no es posible por cualquier motivo justificado, contrata a un laboratorio competente, en lo posible acreditado con la Norma IRAM 301. Si el laboratorio contratado no está acreditado por un Organismo de Acreditación, el SEGEMAR realiza previamente una evaluación de dicho laboratorio bajo la norma IRAM 301 y procedimiento 1PG 15 con un registro de la misma. En el caso que se derive un trabajo o parte de él a un laboratorio externo, este hecho se hará constar en la Orden de Trabajo la que debe ser firmada en conformidad por el cliente. El SEGEMAR se hace responsable ante el cliente del trabajo del laboratorio subcontratado, salvo el caso que el cliente o una autoridad reglamentaria especifique el contratista que debe utilizarse. El SEGEMAR planifica anualmente la contratación, calibración de los instrumentos y patrones a los representantes oficiales de los equipos o a laboratorios evaluados que constan en la Lista de Proveedores Aprobados. ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión Intemin MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 26 de 49 4.6 COMPRAS Política: El SEGEMAR tiene como política cumplir con los requisitos de la ley de Administración Financiera en los procesos de compras y contrataciones y, Mantener un sistema eficiente de compras y suministros para abastecer en tiempo y en forma los requerimientos de los laboratorios, con los insumos adecuados en los tiempos que corresponde. Planificar las compras: El SEGEMAR planifica el Presupuesto con un año de anticipación y el detalle de las compras en los dos primeros meses del año. Para ello el Director Técnico solicita a los Directores de Área el Plan Anual de compras que contienen como mínimo: − − − − − − Insumos, con atención a reactivos, materiales de referencia y patrones consumibles. Repuestos, Contrataciones para mantenimiento y calibración de equipos, Bienes de uso, Normas técnicas y bibliografía específica. Partida del Presupuesto Nacional aplicable El Plan de compras debe establecer las cantidades, especificaciones técnicas, marcas cuando resulte imprescindible y precios orientativos y proveedores aprobados. El Director Técnico mantiene una lista de prioridades, en función del cumplimiento de los compromisos de los laboratorios. Dentro de lo posible, los laboratorios se mantendrán con stock mínimo de reactivos para evitar el envejecimiento, dejando por cuenta del proveedor el suministro justo a tiempo de acuerdo a las necesidades. Utiliza por ejemplo el sistema de provisión Merck para reducir a un mínimo el uso y administración del droguero. Establecer especificaciones registradas para todos los suministros como reactivos, insumos y bienes que puedan influir en la calidad de los ensayos y calibraciones. Evaluar los proveedores de los mismos y mantener una lista actualizada de los proveedores aprobados de acuerdo al procedimiento 1PG 15. Asegurar la inspección de los insumos antes que estos sean utilizados, e identificarlos cuando ya han sido aprobados. Implementación: Para implementar estas políticas el SEGEMAR aplica dos procedimientos aprobados por la Dirección a estos efectos: PG 11, Compras, PG 15 Evaluación de Proveedores. 4.7 SERVICIOS AL CLIENTE Los servicios del SEGEMAR son para los usuarios, por lo tanto es política de la Institución: - Cooperar con sus clientes para aclarar sus pedidos, y supervisar la actuación de los laboratorios con relación al trabajo realizado, teniendo siempre en cuenta las necesidades del cliente. - Toda cooperación con el cliente se realiza guardando la independencia de intereses del SEGEMAR y la confidencialidad. ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Intemin Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 27 de 49 - El SEGEMAR permite a sus clientes un acceso razonable a los laboratorios para presenciar ensayos, tomando en cada caso las medidas de seguridad que corresponden: - a) la confidencialidad. - b) aquellas vinculadas al Sistema de Salud y Seguridad Laboral. - La cooperación con el cliente se mejora día a día con la buena comunicación y orientación en cuestiones técnicas, así como opiniones e interpretaciones objetivas de los Jefes de Laboratorio y el personal jerárquico. - Como soporte al cliente, el SEGEMAR edita y actualiza su Guía de Servicios 2 GUIA 01, que sirve para orientar a los clientes sobre la gama de servicios que realiza, sus características técnicas y su aplicación. Se distribuye en forma gratuita entre los clientes, se publica el la Página web www.segemar.gov.ar y se actualiza una vez por año. - De la misma forma el SEGEMAR ha editado una Guía para el Envío de Muestras que orienta a los clientes, sobre la cantidad, método de conservación y características que deben tener las muestras para los ensayos, 1GUIA 02. - El SEGEMAR a través de la Carta Compromiso con el ciudadano, ha implementado una encuesta independiente para realizar mediciones y evaluaciones de la calidad de sus servicios. 4.8. RECLAMOS Política: El reclamo o queja es toda insatisfacción del cliente, sea o no justificada. Es política del SEGEMAR tomar todo reclamo como oportunidad de mejora, por ello ante cada reclamo oral o escrito, el Director del Área y o el Responsable de Atención al Cliente actúa de la siguiente forma: Registra el reclamo según el procedimiento 1PG 07. Comunica al Coordinador del SG y al Director del Área que corresponde. Se analiza el reclamo y se comunica al cliente la secuencia a seguir antes de las 48 horas. El Director del Área designa al equipo que intervino en el proceso que se investiga y analizan las posibles las causas del problema. Cuando es necesario, el Director Técnico o el Coordinador del SG ordena una Auditoría interna, para reunir evidencias para la investigación del problema. Si el reclamo corresponde a una anomalía o no-conformidad se sigue el procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas 1PG09. Se recomienda consultar los capítulos 4.9, 4.10 y 4.11 de este manual. Una vez encontrada la / las causas del problema el Coordinador del SG o el Director Técnico ofrece diferentes alternativas para remediar el daño (si lo hubiera) al cliente, incluyendo una nueva realización de los ensayos sin cargo para el cliente, o la derivación del reclamo hacia las instancias que correspondan. A medida que avanza la resolución del Reclamo, el Director del Área mantiene informado al cliente sobre la evolución del mismo. ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Intemin Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 28 de 49 4.9 NO CONFORMIDADES Y CONTROL DE LOS ENSAYOS NO CONFORMES Política: Las no conformidades se refieren a fallas ocurridas en ensayos, procesos, productos o sistemas que no cumplen con los requisitos preestablecidos. Ellos pueden ser: Fallas detectadas por los clientes informadas o expresadas en Reclamos, o no conformidades o anomalías detectadas internamente en: - Registros Cálculos, Control de Resultados, Procedimientos o su aplicación, Calibraciones, Mantenimiento, Control de insumos, Informes al cliente, Supervisión, Equipos, Otros El SEGEMAR ha implementado procedimientos para detectar las ocurrencias no conformidades y de ensayos que no se ajustan a los procedimientos o a los requisitos acordados con el cliente: - Los Directores o Coordinadores de Área y los Jefes de Laboratorio, monitorean la ejecución de los ensayos y los resultados. - Todas las personas del SEGEMAR deben informar anomalías y no conformidades que hayan observado utilizando el formulario correspondiente. - En el Sistema de Gestión del SEGEMAR se realiza un programa anual que incluye no menos de 6 auditorías para detectar fallas, riesgos o no conformidades. - No conformidades detectadas en el proceso de Revisión por la Dirección. En el Sistema de Calidad se reconocen al menos dos tipos de no conformidades: a) Aquellas que afectan en forma directa los resultados al cliente. b) Aquellas que no afectan en forma directa los resultados. En el caso de detectarse no conformidades del tipo a) durante un ensayo por cualquier causa, el Director del Área o Jefe de Laboratorio debe detener el ensayo. El ensayo no puede ser restablecido hasta que las causas de la no-conformidad hayan sido detectadas y la falla subsanada. El ensayo se restablece como servicio al cliente cuando su performance queda demostrada. El Director Técnico es responsable de este proceso. Cuando la falla ha afectado a la muestra del cliente, durante el ensayo, el SEGEMAR tiene por norma avisar al cliente por escrito y le informa sobre las acciones correctivas efectuadas y le solicita nuevas muestras para ensayarlas sin cargo. El Director / Coordinador de Área del Área que corresponda es el responsable de los avisos por escrito y las notificaciones. ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Intemin Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 29 de 49 También notifica al cliente cuando la falla es descubierta después que se ha enviado el informe, ofreciéndole alternativas para subsanar el problema, cuando este resulte viable. Las no conformidades del tipo a y b deben resolverse según el Procedimiento de acciones Correctivas y Preventivas 1PG 09. 4.10 ACCIONES CORRECTIVAS Política: Los Directores, Coordinadores, Jefes de Laboratorio y Analistas detectan no conformidades y toman acciones para eliminar las causas de las mismas y evitar que se repitan. Estas acciones, dependiendo de la naturaleza del problema, deben ejecutarse en dos etapas: a) Correcciones: una vez detectado el problema se corrige el mismo restableciendo el sistema. b) Análisis de las causas y eliminación de las mismas para evitar que se vuelva a repetir. El estudio de las causas de un problema requiere un trabajo en equipo y un análisis en donde intervienen componentes diversos como: requisitos del cliente, preparación de muestras, especificaciones de las muestras, métodos, aptitudes del personal, insumos, equipos entre otros. El Grupo de Calidad se reúne con frecuencia para el análisis de problemas, documentando su trabajo en Actas que archiva el Director del Área, e informa al Coordinador del SG. Las entradas al proceso de acciones correctivas vienen de: - Información (retroalimentación) de los clientes. Ver apartado 4.7 de este manual. Reclamos de los clientes, Control Interno, Auditorias de calidad, Revisión por la Dirección. La salida del proceso consiste en: - Correcciones autorizadas por el Director o Coordinador del Área y que son aplicadas al ítem en el cual se ha detectado el desvío. - Acciones correctivas para las cuales el Director o Coordinador de Área selecciona las acciones pertinentes, establecen los responsables de su cumplimiento, los recursos y las fechas. - Investigación de las causas de la anomalía o desvío. - El seguimiento de las acciones que eliminan las causas, a través del Área de Calidad y el jefe del área correspondiente. - La verificación del cumplimiento y la eficacia de las acciones correctivas por el Coordinador del SG. - El cierre de las mismas, o la reformulación del problema en el caso que las acciones no hayan sido eficaces. La implementación del sistema de acciones correctivas se realiza a través del procedimiento 1PG 09. ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Intemin Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 30 de 49 4.11 ACCIONES PREVENTIVAS Política: Las Autoridades del SEGEMAR y el personal de los laboratorios identifican los riesgos para la calidad, para el ambiente y la salud. También identifican las oportunidades de mejora y posibles fuentes de no conformidades, ya sean técnicas o relativas al sistema de gestión. Ante la ocurrencia de anomalías, según el riesgo involucrado, se designan responsables para su análisis y se toman acciones preventivas. Las entradas al proceso de acciones preventivas son: - Información (retroalimentación) de los clientes. Análisis de los registros y gráficos de control, Análisis de las sugerencias del personal, Control Interno, Auditorias de Calidad y Revisión por la Dirección. La salida del proceso consiste en: - La selección e implantación de acciones preventivas para lo cual el Responsable del Área establece las acciones pertinentes, designa los responsables de su cumplimiento, asigna recursos y las fechas. - Investigación de las causas del la anomalía o riesgo para la calidad. - El seguimiento de las acciones a través del Área de Calidad y el jefe del área correspondiente. - La verificación del cumplimiento y la eficacia de las acciones preventivas por el RC - El cierre de las mismas, o la reformulación de las anomalías y sus causas en el caso que las acciones no hayan sido eficaces. La implementación del sistema de acciones preventivas se realiza a través del procedimiento 1PG 9. 4.12 CONTROL DE LOS REGISTROS Política: Las Autoridades del SEGEMAR y los laboratorios mantienen un sistema de Registros diseñado y operado de manera que se pueda reconstruir la historia de los procesos y ensayos, facilitar la identificación de fuentes de error y, cuando es apropiado, permitir la repetición del ensayo bajo condiciones semejantes a las del ensayo original. Los registros de la calidad referidos a los procesos con los Clientes 1 PG04, están controlados con el Software SIGA (Sistema Integral de Gestión Administrativa), el cual tiene un sistema de seguridad y Back-up de probada performance. Los registros de medición y seguimiento se llevan en forma homóloga con del software AIEL (Análisis de Información en Línea). Ambos softwares son operados por el Jefe de Departamento de Documentación y Atención al Ciudadano y por las Asistentes Técnicas de Áreas. ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión Intemin MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 31 de 49 En lo referente a los procesos de preparación de muestras y laboratorios, los registros incluyen la identificación del personal involucrado en la recepción, preparación y ensayo de la muestra. Coordinador del SG mantiene una lista actualizada de los registros de la calidad vigentes en el SEGEMAR. Los registros incluyen toda la información requerida para la elaboración final del informe de ensayo. Una copia de este informe emitido por el responsable forma parte de los registros del Sistema. Los registros incluyen también todas las acciones tomadas como consecuencia de problemas surgidos durante la ejecución de los ensayos. Las observaciones y cálculos efectuados son registrados en el momento que son realizados, aún en aquellos casos en donde se hacen curvas de calibración utilizando programas de computadora. En este caso el Operador imprime los resultados y los archiva convenientemente de manera que los pueda recuperar. Cada vez que se ingresan datos en los registros, éstos son inicializados por el Operador, o grabados en el software del equipo y cuando corresponde son revisados por el Jefe de Laboratorio. (Ver más abajo). Cuando se produce un error al registrar algún dato u observación, el error es cruzado con un trazo fino, de manera tal que se pueda leer claramente el valor o la observación tachada. El valor (u observación) correcto se coloca al lado del tachado y en todos los casos va acompañado de la firma (o iniciales) de quien realizó la corrección. Clases de registros: - Registros primarios: son los cuadernos de los analistas o de laboratorio, o las planillas o formularios en donde se registran directamente los datos obtenidos a lo largo del ensayo (ej. resultados de ensayos, verificaciones, controles de calidad, ensayos interlaboratorio, performance de métodos, etc.). Estos registros se hallan localizados en el laboratorio bajo responsabilidad del Jefe de Laboratorio o Director o Coordinador de Área, según corresponda. - Registros de documentación: corresponden a la Listas de Documentos Aprobados Vigentes y listas de Documentos Externos. La publicación y distribución de documentos está normada por la configuración de perfiles en el sistema http//calidadsegemar - Estos registros se hallan localizados en http//calidadsegemar bajo la responsabilidad del Administrador, quien además guarda una copia de la edición obsoleta como copia de archivo. - Registros de auditorías y revisión del Sistema: en ellos figura todo lo relacionado con la ejecución de auditorías internas y externas además de la revisión del Sistema. Ellos son: Programa Anual de de auditorías, planes de auditorías, Informes de auditorías, Informes de Revisión por la Dirección, no conformidades, observaciones, acciones correctivas y preventivas. El Coordinador del SG Adjunto se encarga de archivar estos registros. - Registros de Órdenes de Trabajo (OT): son aquellos donde se registran todos los datos referentes a las condiciones de contratación de las Órdenes de Trabajo que se abren por acuerdo con los clientes. Los registros de Órdenes de Trabajo se archivan en las Área Temáticas responsabilidad del Director de Área. La elaboración de las OTs se realiza con el sistema SIGA, el que además guarda las bases de datos relacionadas con las OTs. (Ver Procedimiento General de Órdenes de Trabajo, 1PG 04. Las OTs y los informes al cliente son guardados en registros digitales inalterables, una vez vencido el año. La información digital archivada tiene un software con clave de acceso y copias de seguridad. ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión Intemin MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 32 de 49 - Legajos: aquí se registran todos los datos del personal del laboratorio y sus capacitaciones (datos personales, estudios cursados y calificación SINEP). Se archivan en la Oficina de Personal bajo la responsabilidad del Jefe de Personal. - Registros de Competencia Técnica del personal: se refieren a; Perfiles de Función, Entrenamiento específico recibido y asistencia a cursos y evaluación de la competencia técnica, Se archivan en el sitio http//calidadsegemar bajo responsabilidad del Director o Coordinador de Área. - Registros de equipos, patrones y materiales de referencia: se realizan según el Procedimiento general 1PG 17; son aquellos en donde se asientan los datos de los equipos y/o patrones de referencia utilizados en los ensayos que pueden afectar directa o indirectamente la calidad de las mediciones: Personal autorizado, fechas de calibraciones(C), verificaciones (V) y mantenimiento (M), fechas de las próximas C, V y M, condiciones de aptitud de los equipos, certificados de calibración, plan de Control de equipos, etc.). El Jefe de Laboratorio o Director / Coordinador de Área mantiene estos registros en el sistema http//calidadsegemar y junto a cada equipo. - Registros de materiales de referencia certificados: son los certificados originales que acompañan el material. Se archivan en cada Laboratorio bajo responsabilidad del Director / Coordinador de Área. - Registros de informes de ensayo: corresponden a informes de ensayos y al Remito del informe que es comprobante de la entrega del informe al cliente. La copia del informe original enviada al cliente es archivada en el sitio http//calidadsegemar con acceso restringido. - Lista de personas autorizadas a resolver consultas de los clientes, revisar contratos, (OTs), emitir informes, 1PG 24 debe ser archivada en Calidad bajo responsabilidad del Coordinador del SG. - Registros de compras: en ellos figuran las especificaciones de las compras de equipamiento, de consumibles y de contrataciones de servicios de calibración o mantenimiento, son archivados en http//calidadsegemar y Oficina de Compras. - Las especificaciones de los insumos (que se han comprado y que deben ser comprados) se archivan en http//calidadsegemar bajo responsabilidad del Director / Coordinador de Área del Área. - La lista de proveedores aprobados, que incluyen laboratorios que realizan la calibración y mantenimiento de los equipos, y laboratorios a los cuales se derivan ensayos, se archiva en http//calidadsegemar bajo responsabilidad del Director / Coordinador de Área. - Registros de reclamos: son aquellos en donde se asientan los reclamos efectuados por los clientes. Los formularios correspondientes se archivan en http//calidadsegemar bajo la responsabilidad del Director / Coordinador de Área. El registro de Reclamo es accesible al Director Técnico y al Departamento de Documentación y Atención al Ciudadano. - Protección de registros: Los registros en papel son guardados en armarios seguros y sitios restringidos a personas autorizadas, lo cual asegura la confidencialidad de la documentación. Los registros en formato digital están protegidos, son inalterables y recuperables mediante software protegido con clave de acceso y con back-up. Copia de los registros de las OT en el sistema SIGA, quedan archivado en el Servidor del mismo. Retención de los registros: ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Intemin Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 33 de 49 Todos los registros del Laboratorio se archivan por un mínimo de diez años. 4.13 AUDITORÍAS INTERNAS Política El SEGEMAR lleva acabo auditorías del Sistema de Calidad con el fin de verificar que las políticas y disposiciones establecidas son cumplidas por todo el personal y que las mismas son apropiadas para lograr los objetivos. Estas auditorías son realizadas en forma periódica en función de un programa anual aprobado por la Dirección del Intemin. Cada aspecto del Sistema incluido en los requerimientos de la norma IRAM 301 e ISO 9001, se audita por lo menos una vez al año. Las auditorias incluyen además la verificación de las políticas ambientales incluidas en este manual, la gestión de residuos y las políticas de Salud y Seguridad Laboral. Además de las auditorías de rutina, otras auditorías pueden llevarse a cabo en respuesta a la detección de fallas en el Sistema o quejas de clientes. Responsabilidades: El Coordinador del SG es responsable de: - Elaborar el Programa Anual de auditorías. Este programa es presentado al final de cada año y aprobado por la Dirección Técnica - Conducir las auditorías y de seleccionar los auditores que llevan a cabo las mismas. Los auditores pueden pertenecer al personal del SEGEMAR o ser externo. En ambos casos el personal elegido debe ser independiente en su criterio, estar entrenado en técnicas de auditorías y estar totalmente familiarizado la norma de referencia, con este manual y los procedimientos asociados. - Establecer el alcance de las auditorías. - Cuando la situación lo requiere, conforme a las políticas del SEGEMAR, informa por escrito al cliente los resultados de la investigación de la causas de una acción correctiva surgida de una auditoría. - En acuerdo con la Dirección, el Coordinador del SG puede nombrar auditores externos cuando él lo cree conveniente. NOTA: Los auditores nombrados pertenecientes al SEGEMAR no podrán auditar las áreas en las cuales realicen actividades o que estén bajo su supervisión. Los Auditores son responsables de: - Realizar el Plan de Auditoria, - Elaborar el protocolo de auditoria. - Auditoria en el Lugar ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Intemin Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 34 de 49 - Informe de Auditoria. - Registro de Acciones Preventivas y Correctivas, - Seguimiento de las acciones evaluar su implementación y eficacia. - Mantener los registros de todas las auditorías llevadas a cabo y que esos registros sean accesibles a cualquier parte involucrada con legítima razón para consultarlos. Implementación: La metodología para la ejecución de las auditorías internas se hallan indicadas en el Procedimiento General 1PG 08, “Auditorías Internas del Sistema de Gestión. Documentación: El Coordinador del SG mantiene los registros relevantes a la planificación y resultados de las auditorías (ya sean efectuadas por auditores internos o externos). Estos registros consisten en: - Los registros del programa de auditorías. - Auditorías extraordinarias. - Copias de los informes de todas las auditorías. - Copias de los documentos de las acciones correctivas implementadas. 4.14 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Política: El SEGEMAR revisa periódicamente el Sistema de la Calidad para asegurar que el mismo es efectivo y adecuado para satisfacer los requisitos de la norma IRAM 301 e ISO 17025 Responsabilidades: • • El Director Técnico es responsable de ejecutar las revisiones del sistema de la calidad. La AG, en especial el Coordinador del SG provee la información para realizar la Revisión. Implementación: Consiste básicamente en una reunión de trabajo de la Alta Gerencia en las cuales se analizan en forma crítica los resultados de las actividades sustantivas de acuerdo al procedimiento general 1 PG 10. Las entradas para el proceso de Revisión por la Dirección son: - Adecuación de las políticas y los procedimientos. - Informes del personal directivo y de supervisión - Resultado de las auditorías - Acciones preventivas y correctivas, - Evaluaciones de organismos externos, - Ensayos de aptitud y resultados de las comparaciones interlaboratorios. - Cambios de volumen y tipo de trabajo. - Información de retorno de los clientes. - Quejas. ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Intemin - Otros factores pertinentes como capacitación del personal. Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 35 de 49 actividades del control de la calidad, los recursos y la El proceso de revisión por la Dirección consiste en el análisis de esta información y en la formulación de acciones mejoras o nuevas acciones correctivas. La salida de este proceso es un informe en el que constan las recomendaciones de acciones para la mejoras. La Dirección designa responsables para estas acciones y fechas de cumplimiento. Estas acciones tienen un seguimiento de para evaluar su eficacia. La revisión del Manual de Calidad y procedimientos, queda documentada con una nueva edición de los documentos actualizados. Las revisiones se realizan como mínimo una vez por año y cada vez que el Director Técnico lo crea conveniente. ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 36 de 49 Intemin 5: REQUISITOS TECNICOS 5.1 CRITERIO GENERAL Los factores que influyen en la validez y fiabilidad de los ensayos son: - Factores Humanos, Condiciones ambientales y distribución de los laboratorios, Métodos de ensayo y validación de métodos, Equipos, trazabilidad de las medidas, Preparación de Muestras, Manipulación de muestras. El SEGEMAR tiene en cuenta estos factores en la elaboración de procedimientos, en la formación y calificación del personal y en la implementación del sistema de la calidad. Los trabajos que realiza el SEGEMAR en sus laboratorios consisten en general en la identificación y caracterización de rocas, minerales y materiales, ensayos de purificación de minerales, ensayos de materiales y análisis químicos de rocas, minerales, materiales, calidad del aire, emisiones gaseosas, efluentes líquidos y residuos sólidos. Muchos de los ensayos realizados para la industria están estandarizados bajo normas específicas publicadas por Organismos de Normalización. En este caso la aplicación de una norma determinada se realiza en función de la solicitud del cliente o bien con un acuerdo con el mismo luego de un asesoramiento previo por parte del SEGEMAR. Ver apartado 4.7 de este Manual. En otros casos, los ensayos de caracterización y purificación forman parte del proceso de investigación y sus características dependen de la constitución natural de la mena o roca. Dentro de la metodología de estudio se aplican los principios generales de la investigación científica, con la planificación de la calidad, establecida en este manual, como la documentación, registros, calibración de equipos, competencia técnica del personal, y las buenas prácticas de laboratorio, pero no siempre es posible la aplicación de normas preestablecidas, por la simple razón de que no existen. 5.2 PERSONAL Políticas El SEGEMAR asegura que toda la cadena de ejecución del ensayo, desde la recepción del cliente y su muestra hasta la entrega del informe, se realiza con personal cuya instrucción, entrenamiento, conocimiento técnico y experiencia están en un todo acorde a los perfiles de función para los cuales están calificados, de manera de no poner en riesgo la calidad del ensayo. Es política del SEGEMAR considerar como falta grave el hecho que cualquiera de sus miembros dejara influenciar el resultado de su trabajo por factores externos, independientemente del origen de dicha influencia. Si alguna persona cree ser objeto de intentos en este sentido, debe comunicarlo inmediatamente al Director Técnico, quien es el responsable de decidir las medidas a tomar. El personal del SEGEMAR guarda confidencialidad sobre el resultado de los ensayos, los derechos de propiedad del cliente y otro tipo de información resultante de las Órdenes de Trabajo abiertas. Los informes son archivados en lugares de acceso restringido y el Director o Coordinador de Área es responsable de su seguridad. ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 37 de 49 Intemin Para ello, las personas que firman el compromiso de este manual dan su conformidad en conocimiento de las leyes sobre confidencialidad: Leyes Nacionales identificadas con los números 24.766, 25.164, 25.188, 25.326 y 25.467 publicadas en la página: www.mecon.gov.ar El sistema de calificación del personal para la competencia técnica está establecido en el PG 14 contiene los siguientes elementos: - - Perfil de Función Calificación para la actividad que realiza. Mantenimiento de la competencia técnica, mediante el monitoreo de al menos un ensayo cada seis meses, demostrado mediante la repetición de los datos dentro de la performance de ensayo asignada. Determinación de las necesidades de perfeccionamiento y Plan de capacitación. Los perfiles de función describen el alcance y las limitaciones de las responsabilidades para cada puesto de trabajo, por lo que todo el personal las conoce y debe consultar en http//calidadsegemar. Ver Anexo 1 de este Manual. Perfiles de Función: El Sistema de Calidad del SEGEMAR cuenta con 15 perfiles de función denominados: − − − − − − − − − − − − − − − − Presidente del SEGEMAR Secretario Ejecutivo del SEGEMAR Director del INTEMIN (Director Técnico de los Laboratorios). Coordinador del Sistema Integrado de Función. Auditor Interno de la Calidad. Director de Administración. Director / Coordinador de Área Jefe de Departamento de Documentación y Atención al Ciudadano Jefe de Laboratorio Jefe de Mantenimiento. Operador / Analista Calificado Asistentes Técnicas Operador / Analista en Formación. Auxiliar de laboratorio. Personal de Mantenimiento. Personal Administrativo. Los perfiles del Anexo 1 definen los requisitos exigidos para asegurar que estén definidas en el Sistema las personas que actúan como reemplazo, en ausencia, de las funciones asignadas al Presidente, Director Técnico, Responsable de la Calidad y Jefe de Área Los reemplazantes de función en el Sistema de Calidad en caso de ausencia se realizan según la siguiente Tabla 4 Tabla 4. Función 1 1 2 3 4 5 6 Presidente Director Técnico Coordinador del SG Director de Administración Jefe del dep. de Documentación y A al C Director Área Jefe de Laboratorio Reemplazada en caso de ausencia por: Secretario Ejecutivo Coordinador del SG Directores de Área Tesorero del Segemar Coordinador del SG Coordinador de Área en su defecto Jefe de Laboratorio Operador / Analista Calificado ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Intemin Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 38 de 49 Todo el personal del SEGEMAR es responsable por: − − − Tener conocimiento de la importancia del Sistema de Calidad y contribuir a su éxito. Estar entrenado para reconocer potenciales fuentes de error en las tareas que tiene asignadas. Informar sobre situaciones en las cuales la calidad del trabajo puede caer por debajo de los niveles esperados. − Uso del buen juicio en las tareas diarias asignadas. − Mantener la comunicación con el Coordinador del SG en relación con temas de calidad. Signatarios Autorizados: se indica en 1PG 24, además el SEGEMAR posee un Registro Firmas. Se actualizan una vez por año y autorizadas por el Director Técnico. Calificación y entrenamiento del personal Los criterios para la calificación y entrenamiento del personal se establecen en el Procedimiento General 1PG 14, “Competencia Técnica”, en el cual se encuentran: − − − Las actividades por las cuales se asegura que el personal existente y el nuevo tienen y mantienen las calificaciones académicas requeridas, certificaciones personales (cuando es necesario) y la habilidad técnica y profesional. Los criterios y la forma de calificar el personal, para las actividades técnicas y de dirección conforme al Perfil de Función el que incluye: Formación, capacitación específica, Entrenamiento en el Trabajo “OJT” y experiencia. Los registros contienen la actualización de la competencia técnica y el curriculum del personal. La autorización para el uso de equipos es otorgada al personal respectivo siguiendo los lineamientos del Procedimiento General PG 14, luego del entrenamiento adecuado. La lista del personal autorizado para el uso de un equipo en particular se encuentra en la planilla “lista de personas autorizadas para el uso del equipo”. La información correspondiente a las personas calificadas para la realización de un ensayo está registrada en el Registro de Competencia Técnica. Estos se conservan en el área respectiva, en un lugar de fácil acceso, según lo establece el procedimiento PG 14. El Director o Coordinador de Área es responsable de verificar la vigencia y actualizar la calificación para realizar ensayos del personal a su cargo. Cada persona del Intemin es co-responsable de mantener actualizados todos los aspectos de su Registro Personal. La frecuencia recomendada para la actualización de sus antecedentes personales, por ejemplo el currículum vitae, es de 1 (un año). 5.3 INSTALACIONES Y CONDICIONES AMBIENTALES La Dirección Técnica y los Jefes de Área vigilan y controlan las condiciones ambientales con arreglo a las especificaciones de los ensayos. Donde existen actividades incompatibles hay una separación efectiva de las áreas. También hay una separación de áreas donde hay riesgo de contaminación cruzada. El SEGEMAR tiene un Responsable del Mantenimiento de la Infraestructura y recursos asignados en el presupuesto. Esta planificación se realiza con un año de anticipación. La edificación y distribución de los laboratorios del SEGEMAR datan de 1997, aunque el proyecto es de 1994. ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión Intemin MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 39 de 49 La Infraestructura del Intemin ha sido diseñada especialmente para laboratorios de ensayo de la industria minera. No obstante conforme avanzan los requerimientos de la industria, la Dirección autoriza nuevas utilizaciones del espacio, aplicando siempre los criterios citados anteriormente y racionalidad técnica. Los Laboratorios del SEGEMAR se pueden visitar en el Parque Tecnológico Miguelete, situado en la Avenida General Paz 5445, San Martín, Provincia de Buenos Aires. 5.4 PROCEDIMIENTOS DE ENSAYO Y VALIDACIÓN DE MÉTODOS Política: Siempre que sea posible los laboratorios del SEGEMAR emplean métodos publicados internacionalmente, reconocidos y validados. Cuando no se dispone de los mismos, se utilizan métodos validados internamente: Las normas utilizadas por los Laboratorios tienen siglas típicas de diferentes Organismos de Normalización con reconocimiento internacional siendo las más importantes: IRAM, Standard Method, ISO, UNE, EPA, ASTM, DIN, AFNOR, AENOR y ABIFA entre otros. Cuando se utiliza un método en particular a requerimiento de un cliente y el método está internacionalmente conocido y validado, el cliente es informado de la estimación realizada por el laboratorio, su utilidad y limitaciones del mismo. Siempre que sea posible, el laboratorio del SEGEMAR utiliza métodos que han sido establecidos como norma. Se utiliza la última versión de la norma o método en cuestión. Procedimientos o normas no actualizados: Cuando el SEGEMAR no tiene posibilidad de aplicar la última versión de la normativa por alguna limitación técnica o de otra naturaleza, esta situación es comunicada al cliente al conformar la Orden de Trabajo, y lo consigna en el informe al cliente. Procedimientos internos: cuando los métodos en uso no han sido establecidos por normas, o cuando las normas existentes necesitan ser ampliadas, el SEGEMAR realiza la documentación y validación del procedimiento de tal forma que permita una aplicación consistente del método. Documentos Externos: Los documentos externos y del Sistema referidos a los ensayos a acreditar, están disponibles a tal efecto en el laboratorio específico ya sea en versión papel o digital en formato inalterables con clave de acceso. El procedimiento 1PG 02 establece las responsabilidades de conservación, actualización, autorizaciones para su modificación, retiro y archivo de las copias obsoletas. El Intemin cuenta con el Procedimiento general PG 17 para la calibración mantenimiento y verificación de los equipos. Realiza la verificación de sus equipos con patrones trazables. Calibra los mismos según los requerimientos del método de ensayo en uso. En los casos que el SEGEMAR no realiza calibraciones, las subcontrata a laboratorios acreditados o representantes técnicos autorizados (por ejemplo las agencias SAC controladas por INTI), por los fabricantes evaluados según el procedimiento 1PG 16, a los efectos de realizar las calibraciones periódicas. ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Intemin Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 40 de 49 Documentación de Procedimientos: Métodos internos: En el caso que sea necesario el desarrollo de un método interno el SEGEMAR aplica los ítems contemplados en el Procedimiento General de Control de la documentación 1PG 02. Además realizará el análisis crítico de: − − − − − − − − − − − − − − Los requerimientos del cliente, Antecedentes bibliográficos, Experiencias previas, Criterios para la aceptación de la muestra, Preparación de la muestra, Reducción de la muestra, Tipo de muestra a la que es aplicable el método, Matriz e interferencias posibles, Método a aplicar, Técnicas de validación, Establecimiento de los criterios de aceptación, Control de calidad, Repetibilidad, Técnicas estadísticas aplicables. La documentación generada en el análisis crítico es compilada en una carpeta, que es actualizada y archivada por el Jefe de Laboratorio del área específica. Los procedimientos específicos para métodos internos serán aprobados por el Director / Coordinador del Área. Las Auditorias Internas son el mecanismo para controlar el estado de validación del método y el control interno de la calidad descrito en el procedimiento. El caso de que sea necesario ampliar las especificaciones de la norma correspondiente, el SEGEMAR considera que el procedimiento resultante es un método interno y debe ajustarse a las pautas anteriormente descritas. Métodos publicados como norma: Es política del SEGEMAR validar inicialmente los métodos publicados, para establecer si son alcanzados como mínimo, los parámetros de precisión y exactitud establecidos en la norma de referencia. Luego de la validación inicial, se realizan los controles de calidad con la frecuencia establecida en cada procedimiento. Estos controles forman parte de los controles internos de calidad. El Director del Área o en su defecto la Coordinación carga los documentos de la validación de los métodos en el sitio http//calidadsegemar. Los procedimientos técnicos y documentación externa referida a los métodos están dentro del sistema de control de documentos establecido por el procedimiento general 1PG 02. En todos los casos la documentación referida a los métodos analíticos es aplicada en forma apropiada y consistente. Es política del SEGEMAR utilizar reactivos grado Pro Análisis y material volumétrico clase A cuando ellos no están especificado en la norma de referencia. ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Intemin Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 41 de 49 Integridad de los datos Los datos primarios no se transcriben a registros intermedios. Son datos primarios: - Aquellos tomados en las determinaciones por el personal técnico, son registrados por el operador durante el ensayo en los Cuadernos de Laboratorio o en formularios de registros identificados. Aquellos registros generados por el software del equipo o instrumento que son guardados en el disco duro de la computadora del equipo, de los que se puede obtener un registro en papel por impresora. Los cálculos que se generan para obtener resultados de ensayos son registrados por el operador que los efectuó en los cuadernos de analista o los formularios identificados. El Jefe de Laboratorio revisa los datos y los cálculos en los cuadernos de operador o formularios identificados e inicializa la revisión y verifica la transferencia de los datos al Informe del ensayo, ya sea desde los registros manuales o desde los registros informáticos y cuando la transferencia es vía informática. Es política del SEGEMAR verificar cada seis meses los software que realizan operaciones y cálculos mediante la introducción de datos cuya respuesta es conocida. Incertidumbre de los resultados: El SEGEMAR informará la incertidumbre del resultado cuando resulte aplicable. Cuando el método utilizado es publicado como Norma, el SEGEMAR se ajustará a la metodología de estimación de incertidumbre establecida en la misma. Si la Norma de Referencia no hace mención a la estimación de la incertidumbre el SEGEMAR utilizará la “incertidumbre expandida” según el criterio de la GUIA ISO BIPM/ISO, IRAM 35050, Expresión de la Incertidumbre en las mediciones, IRAM 35050. El SEGEMAR considerará, siempre que sea posible, los datos obtenidos de exactitud y repetibilidad interlaboratorio obtenidos en la validación interna del método de ensayo. Casos en los que no resulta aplicable la estimación de la incertidumbre: No resulta aplicable la estimación de la incertidumbre, por ejemplo, en un ensayo de fragmentación de vidrios donde el criterio es pasa no pasa, o en una caracterización petrográfica, la cual consiste en un ensayo descriptivo de las texturas, estructuras y los minerales constituyentes. Si el ensayo se realiza para conocer si la muestra está dentro de especificaciones y esto es declarado por el cliente en la Orden de Trabajo. 5.5 EQUIPOS Política: El SEGEMAR asegura que sus Laboratorios cuentan con todos los equipos necesarios para la realización de las actividades y que los mismos cumplen siempre con los requisitos de exactitud y especificaciones exigidos por los métodos de ensayo en los cuales son utilizados. Los equipos con los que operan los laboratorios figuran en el Registro de Equipos, 1PG 17. Las características de los equipos se pueden encontrar en la Ficha Técnica de cada Equipo. ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Intemin Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 42 de 49 Los laboratorios del SEGEMAR, para sus actividades de acreditación, utilizan en forma exclusiva equipos controlados por el Procedimiento 1PG 17. En caso de tener que recurrir a equipamiento fuera de su control permanente, se asegura que el equipo usado cumple, previo a su uso, con los requisitos de su Sistema de Calidad. Operación y Mantenimiento de Equipos: El Director del Área o la persona designada por él, registra la información referida al Mantenimiento, Verificación y Calibración, como así también la / las Personas Autorizadas para el uso de cada equipo, en el registro pertinente en el sitio http//calidadsegemar. - Planilla de Calibración, Verificación y Mantenimiento. Fecha de realización, fecha de vencimiento. Registro de reparaciones, cuando sea pertinente. Personas Autorizadas Los laboratorios del SEGEMAR realizan la Verificación y Mantenimiento de sus equipos con personal propio bajo procedimientos aprobados. Ejemplo: el SEGEMAR verifica con su personal las balanzas con patrones de trabajo. El SEGEMAR contrata a proveedores calificados para la verificación, calibración y mantenimiento de equipos cuando los medios necesarios o la especialización de la operación así lo requiere. En el caso de calibraciones, el SEGEMAR selecciona a laboratorios de calibración del INTI (Instituto Nacional de Tecnología Industrial) o laboratorios acreditados por la OAA (Organismo Argentino de Acreditación), o en caso de no existir disponibilidad de los antes nombrados, el SEGEMAR contrata a proveedores aprobados. En el caso de mantenimiento lo hace con servicios autorizados. Ejemplo: mantenimiento anual de las balanzas con servicio autorizado Sartorius y verificación anual de las balanzas en todo el rango de la escala con patrones trazables en el CeFis. Algunas verificaciones y/o calibraciones llevadas a cabo en los laboratorios del SEGEMAR son realizadas rutinariamente como parte del método de ensayo vinculado al equipo. Ejemplo: en equipos mayores o de alta complejidad, (absorción Atómica Shimadzu), la verificación o calibración de una parte del mismo (o de todo el equipo) se realiza como una parte del método, en este caso las instrucciones para realizarla/s se describen en el procedimiento del método. El SEGEMAR considera que cuando las instrucciones de mantenimiento, verificación y/o calibración están referenciadas a los Manuales de los equipos, estos son tomados como documentos externos del sistema, manteniendo los mismos siempre accesibles al personal que los necesita. No se permite al personal retirar Manuales de equipos, excepto con autorización escrita del Director del Área. Registro del equipamiento: El SEGEMAR registra todas las actividades de control del equipamiento del laboratorio según lo detallado en el Procedimiento General de Equipos 1PG 17 y queda de esta manera, contenida en una carpeta individual toda la información referida a un equipo en particular. Esta carpeta está accesible bajo la responsabilidad del Responsable del Equipo. En el Plan Anual de control de equipos y patrones, está indicado quién es el responsable de cada equipo. ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Intemin Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 43 de 49 Cuando la carpeta del equipo no contiene todos los registros de control, se hace referencia en ella a los documentos que contienen la información. La carpeta individual de cada equipo lleva todos los antecedentes y la historia de uso del mismo. Dicha carpeta contiene como mínimo: - Ficha Técnica del Equipo. Certificados Calibración. Documentos de Mantenimiento, Verificación y Calibración Manual del Equipo. Todo el equipamiento perteneciente al SEGEMAR está unívocamente identificado directamente sobre él y en el envase que lo contiene. Dicha identificación se realiza mediante un sistema de etiquetas descripto en el Procedimiento General de Equipos, 1PG 17. Cuando el equipo tiene la etiqueta blanca “RESTRICCIÓN DE USO” en el campo observaciones se aclara cuales son las condiciones para utilizar el equipo. Control del Equipamiento Es política del SEGEMAR, para equipos complejos como los de Química Analítica, verificar y mantener el estado de calibración. La forma de verificación es a través del control de calidad interno del método para el cual está operando. Los equipos APROBADOS, que cumplen con los requerimientos de ensayo, son identificados con una tarjeta VERDE que contiene las fechas de mantenimiento y calibración. Debe indicarse el vencimiento de la fecha más próxima de mantenimiento o calibración según corresponda al plan. En lugar de identificación descripta pueden encontrarse las etiquetas provistas por la Empresa (proveedor autorizado) que realiza la calibración / mantenimiento de los equipos. La frecuencia de verificación se establece de tal manera de poder detectar, antes de que se altere la validez de los resultados emitidos por el equipo, el deterioro o modificación del estado de calibración de los mismos. La manera práctica de detectar si un equipo está alterado en su capacidad de medir, es mediante la verificación periódica con patrones. El SEGEMAR podrá extender los plazos previstos para las calibraciones cuando existen suficientes antecedentes de calibración que avalen dicha decisión. Las frecuencias de M, V y C están establecidas en el Plan Anual de control de equipos y patrones, en PG 17. Información adicional se encuentra en los procedimientos analíticos y técnicos de ensayos. Cuando de la inspección visual y de los controles mencionados se sospecha que un equipo ha sido sometido a una sobrecarga o a un mal uso, el operador le coloca una etiqueta roja de “FUERA DE SERVICIO” y comunica por escrito al responsable del equipo y al Director / Coordinador de Área. En el caso que el equipo haya sufrido un deterioro, el mismo debe ser reparado, calibrado y demostrado el cumplimiento de las especificaciones para el método. Una vez cumplido todo esto es liberado al uso con la etiqueta que corresponde por el Director / Subdirector del Área. Si algún equipo quedara por un tiempo fuera del control directo del laboratorio se anota esta novedad en el registro correspondiente. Una vez restituido el equipo al laboratorio se debe verificar el cumplimiento de las especificaciones del mismo antes de ser puesto en uso. ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Intemin Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 44 de 49 Para los casos en los cuales es necesario aplicar factores de corrección por calibración, incluyendo algoritmos matemáticos o programas de cálculo, estas correcciones se realizan de acuerdo a los procedimientos respectivos. Las computadoras asociadas directamente o indirectamente a equipos para el cálculo de datos son verificadas mediante el procesamiento de datos de referencia calculados independientemente, con una frecuencia de seis meses. El acceso a estas computadoras o programas está restringido al personal autorizado mediante el uso de una clave de acceso. Así mismo las celdas que contienen los algoritmos matemáticos están protegidas. 5.6 TRAZABILIDAD DE LAS MEDIDAS Política: Los equipos utilizados para los ensayos que tienen efecto sobre la exactitud o validez sobre los resultados son calibrados con patrones. Los laboratorios del SEGEMAR tienen un programa para la calibración de sus patrones y equipos a patrones con trazabilidad nacional o internacional. La trazabilidad de las medidas, se demuestra por una cadena ininterrumpida de comparaciones (Con las respectivas incertidumbre conocidas) que relacionan a los correspondientes patrones primarios de medida del SI. En el caso del SEGEMAR, la relación con el SI se consigue por medio de comparaciones con patrones nacionales de medida cuya trazabilidad es mantenida por el INTI, Ley 19511 o mediante la compra de: Patrones Certificados, con certificados válidos de trazabilidad de Organismos Acreditados, reconocidos por el BIPM. Materiales de Referencia Certificados MRC con certificados válidos de trazabilidad de Organismos Acreditados. El SEGEMAR contrata a proveedores calificados para la calibración de equipos cuando necesita patrones trazables a patrones nacionales o internacionales que no están disponibles en sus instalaciones u operaciones que requieren medios complejos o especializados. En el caso de calibraciones, el SEGEMAR selecciona a laboratorios de calibración del INTI (Instituto Nacional de Tecnología Industrial) o laboratorios acreditados por la OAA (Organismo Argentino de Acreditación), o en caso de no existir disponibilidad de los antes nombrados, el SEGEMAR contrata a proveedores aprobados. En el caso de mantenimiento lo hace con servicios autorizados. Los Directores / Coordinadores de Área, son los responsables de los Laboratorios, y mantienen Listas de los Patrones Certificados y Materiales de Referencia Certificados, con la documentación que avala su validez. El Director del Área en su defecto la Coordinación carga las listas pertinentes en el sitio http//calidadsegemar. El SEGEMAR participa en ensayos interlaboratorio para ensayar materiales de referencia bajo normas consensuadas con otros institutos científico-tecnológicos. El SEGEMAR posee métodos y programas para mantener la confianza de los patrones de transferencia y de trabajo que utiliza en los ensayos. ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión Intemin MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 45 de 49 También dispone de la protección adecuada de aquellos patrones y sistemas de medición que se utilizan en los ensayos “in situ”. 5.7 MUESTREO Política: Dentro del contexto del muestreo el SEGEMAR reconoce tres situaciones: a) El muestreo es realizado por el cliente y esa muestra es sometida a ensayo en su totalidad. El SEGEMAR respeta la decisión del cliente de realizar el muestreo, en estos casos el Informe del ensayo tiene una leyenda aclaratoria que dice: “Los resultados se refieren a la muestra del cliente; El SEGEMAR declina toda responsabilidad sobre el uso indebido de los resultados de los ensayos”. Aún cuando el cliente haya realizado el muestreo, el SEGEMAR coopera con el cliente informándolo sobre los requisitos técnicos del muestreo y ha editado a tal efecto la 1 GUIA 02 para el envío de muestras que le proporciona al cliente en forma gratuita, y está publicada en su página de Internet www.segemar.gov.ar. Ver apartado 4.7. De este manual. La Guía para el Envío de Muestras establece criterios generales de muestreo para diferentes ensayos y condiciones de aceptación de la muestra. Ninguna muestra es ensayada si no reúne los requisitos técnicos para el ensayo especificados en dicha guía. b) Sólo una fracción de la muestra suministrada por el cliente es ensayada por el SEGEMAR: En estos casos el SEGEMAR aplica procedimientos conforme a las normas aplicables o a las reglas de arte; el proceso de muestreo queda documentado según PM 08 y / o PM09. Estos procedimientos llevan por lo general procesos sucesivos de reducción de tamaño y cuarteos, realizados con equipos apropiados en secuencias especificadas, que tienen que ver con las características del mineral o roca y con la distribución del elemento útil o elemento incógnita. El esquema de muestreo lo establece en cada caso el Director del Área de Investigación Procesamiento de Minerales, que ejerce a su vez la responsabilidad del Area de preparación de muestras. En este caso también los informes de ensayo llevan la leyenda: “El SEGEMAR declina toda responsabilidad sobre el uso indebido de los resultados de los ensayos”. c) El SEGEMAR realiza el muestreo: Cuando el cliente encomienda al SEGEMAR el muestreo el área responsable aplica la norma de muestro que corresponde, entre ellas IRAM 18:1986, o Serie IRAM IAS U 500, de acuerdo al mineral que corresponda. Muchas normas de ensayo tienen incluido un capítulo de muestreo, por ejemplo la norma IRAM 1606:1982, Cales, Método de muestreo. Cuando no existen normas de muestreo, se aplican las reglas de arte del muestreo geológico minero y criterios estadísticos, con la guía de un experto técnico, graduado universitario de las ciencias exactas y naturales. ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Intemin Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 46 de 49 5.8 MANIPULACION DE LOS OBJETOS DE ENSAYO Los objetos de en general ensayo son las muestras. Es política del SEGEMAR asegurar las operaciones de extracción, conservación, embalaje, identificación, transporte, recepción y registro de las muestras. El sistema informático SIGA establece una numeración de muestras unívoca y mantiene la trazabilidad de las muestras, con la Orden de Trabajo y el Informe de ensayo. El SEGEMAR ha capacitado adecuadamente a los analistas y asistentes de laboratorio en todos los procesos de la gestión de muestras. La Guía para el Envío de Muestras que se proporciona al cliente contiene los criterios de aceptación para los diferentes tipos de muestras. En el caso de recibir muestras no conformes el Director o Coordinador informa por escrito al cliente y pone las muestras a su disposición. Ninguna muestra no conforme es ensayada. El SEGEMAR coopera en todo momento con el cliente, antes, durante y después de manipuleo de los objetos de ensayo. 5.9 CONTROL DE CALIDAD o QUALITY CONTROL Control de Calidad Interno: Cada método de ensayo, físico o químico, llevado a cabo por los laboratorios tiene su propio sistema de control de calidad interno, el cual está indicado en el procedimiento respectivo. La operación de los mecanismos de control de calidad es responsabilidad del Director / Coordinador de Área. Para el caso de los ensayos acreditados se utilizarán los siguientes criterios: − Cuando un ensayo es realizado con poca frecuencia, se efectúan duplicados para cada muestra analizada. − En los casos en que no se aplique este criterio, la frecuencia de duplicados e incorporación de muestras de control interno nunca es menor al 5% del total de los ensayos realizados. − En ensayos muy frecuentes, se incorpora una muestra de control de cada 20 muestras ensayadas asegurándose que por lo menos una muestra de control es incorporada cada día de trabajo. − En trabajos de menor frecuencia pero que se ensayan simultáneamente como lote, se incorpora una muestra por cada lote. Si el lote es de más de 20 muestras se utiliza el criterio anterior. − En los casos en que no se aplica este criterio, se especifica la frecuencia de duplicados e incorporación de muestras de control interno en el procedimiento específico correspondiente. − Cuando es posible se realizan controles de calidad utilizando patrones y/o materiales de referencia: certificados o secundarios, los cuales han sido verificados con los materiales primarios. ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Intemin − Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 47 de 49 Cuando los patrones o materiales de referencia certificados no son accesibles, los laboratorios preparan materiales de referencia propios, los cuales son controlados, por ejemplo, por otros métodos alternativos, como ser método de fortificación o “spike”. Ensayos interlaboratorios y de aptitud: Siempre que sea posible, los laboratorios del SEGEMAR participan de ensayos interlaboratorios y/o de aptitud, sobre todo en aquellos casos donde los materiales de referencia certificados no son accesibles. Cuando la performance de un ensayo interlaboratorio evidencia un desvío, el Director o Coordinador de Área, toma acciones para su tratamiento como no-conformidad al Sistema de la Calidad. Procedimiento para resultados de Control de Calidad insatisfactorios: − Todos los métodos de ensayos validados han sido evaluados por repetibilidad, y los datos de repetibilidad requerida están indicados en los procedimientos correspondientes. − Cuando un ensayo es realizado por duplicado sobre una muestra, un material de referencia o una muestra de control interno, es responsabilidad del Operador verificar que se han alcanzado los criterios de performance especificados por la norma de referencia del método o, en caso que la misma no lo especificara, por los criterios establecidos en la performance inicial del laboratorio. Si alguno de estos falla, el Analista informa inmediatamente al Director o Coordinador de Área. − El método de ensayo es repetido por duplicado nuevamente por el mismo operador. − Si tampoco es cumplida la performance en esta segunda ocasión, el Director / Coordinador de Área hace repetir el ensayo por otro operador. − Si los resultados son satisfactorios, el operador que falló es dado de baja en el formulario de “Calificación para Ensayos” y puede ser volver a entrenarse para la ejecución del ensayo. Cuando evidencia estar nuevamente en performance, se registra su nueva alta en el formulario anterior. − Si el problema persiste con el segundo operador, el Director o Coordinador de Área debe verificar que el ensayo se está llevando a cabo correctamente y que el equipamiento utilizado funciona adecuadamente. Descarta, de ser necesario, todos los reactivos, y los mismos son preparados nuevamente. − Realiza nuevamente el ensayo por duplicado y, una vez obtenida la nueva evidencia de performance, continúa con el trabajo, registrando todos los pasos efectuados en el formulario que corresponde según el procedimiento del ensayo. − En caso de no encontrar la causa de la salida de performance, notifica por escrito al Coordinador del SG, quien realiza una auditoría interna con un experto técnico. − Teniendo en cuenta que el método de ensayo ha sido adecuadamente validado inicialmente en el laboratorio, las acciones tomadas deberían solucionar el problema. − Si éste persiste, el método de ensayo requiere una exhaustiva validación y, si es posible, se reemplaza por otro método alternativo. Gráficos de control de calidad: Es política de los laboratorios del SEGEMAR usar gráficos de control de calidad, siempre que sea posible, para obtener una indicación gráfica de la performance del método. Gráficos de Shewhart, CUSUM u otros son usados para registrar la performance analítica usando materiales de referencia certificados primarios o secundarios, o materiales de referencia propios. ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Intemin Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 48 de 49 Los criterios generales para evaluar los desvíos de un método monitoreado mediante gráficos de control de Shewhart pueden resumirse en las siguientes posibilidades, de acuerdo a la posición del punto en el gráfico: a) Si la norma indica un límite de especificación: Gráficos de Precisión (gráficos de rangos): − 1 (un) punto por encima del límite de especificación (dado por la norma). − 1 (un) punto entre el límite de control (correspondiente a tres desvíos estándares) y el límite de especificación. − 2 (dos) puntos consecutivos entre el límite de advertencia (correspondiente a dos desvíos estándares) y el límite de control. − Gráficos de Exactitud (gráficos de medias): − los criterios anteriores o − 7 (siete) puntos consecutivos por encima del valor medio. b) si la norma no indica un límite de especificación: − Gráficos de Precisión (gráficos de rangos): − 1 (un) punto por encima del límite de control (correspondiente a tres desvíos estándares) − 2 (dos) puntos consecutivos entre el límite de advertencia (correspondiente a dos desvíos estándares) y el límite de control. − Gráficos de Exactitud (gráficos de medias): − los criterios anteriores o − 7 (siete) puntos consecutivos por encima del valor medio. 5.10 INFORME DE RESULTADOS Es política del SEGEMAR mantener procedimientos conformes a la norma IRAM 301 e ISO 17025 para los Informes de Resultados que expresen con exactitud, claridad, sin ambigüedades, de acuerdo con las instrucciones específicas contenidas en los métodos aplicados. Los informes producidos por el SEGEMAR al cliente son confidenciales. Se elabora un original para el Cliente un una copia fiel queda en el área resguardada por el Director o Coordinador de Área. El Director o Coordinador de Área es responsable por la seguridad de los informes. Las copias de los informes son un registro de la calidad y deben guardarse por 10 años. Puede haber un soporte electrónico de la copia del informe con back-up o copia de seguridad. En este caso la misma debe estar protegida con una clave de acceso y el soporte debe identificase y guardarse en un lugar seguro. Los informes contienen un objetivo y alcance que coinciden con los solicitados por el cliente en la Orden de Trabajo. Los informes emitidos por el SEGEMAR responden a un formato normalizado para evitar equivocaciones. Asimismo se imprimen sobre papel con fondo de color especial como una medida de seguridad. Contienen además: − Un encabezado con el nombre y dirección del SEGEMAR INTEMIN, teléfono y e-mail − Identificación única del informe de ensayo con un código trazable a la Orden de Trabajo y al Area que lo ha realizado. − Nombre y Dirección del Cliente, − Fecha de realización del ensayo. ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012 SEGEMAR Sistema de Gestión MANUAL DE GESTIÓN Código: MG 01 Versión # 9 DE LA CALIDAD Intemin Vigencia: ABR 2012 – MAR 2014 Página : 49 de 49 − Objetivo y alcance (cuando resulta apropiado). − Identificación y descripción de los objetos o muestras recibidos, con la identificación del cliente. − Descripción del método usado, − Los resultados del ensayo, junto a las unidades de medida cuando proceda. Los resultados pueden estar expresados en tablas cuando ello resulte conveniente. Los ensayos de microscopía deben estar acompañados de las imágenes y la descripción correspondiente. Los ensayos térmicos, DTA, y los DRX, deben ser presentados con los gráficos correspondientes y su interpretación. − También debe incluir cuando corresponda desviaciones del método de ensayo e información sobre las condiciones específicas del ensayo. − Cuando es necesario el Jefe de Laboratorio o el Director o Coordinador de Área incluye en el informe la interpretación del resultado referente a cómo utilizar los resultados, recomendaciones para obtener mejoras, cumplimiento de requisitos contractuales, entre otras. − Si el SEGEMAR ha realizado el muestreo, el informe describirá en forma detallada el plan de muestreo, citará la norma de muestreo (si fuera hecho bajo norma), acompañado cuando corresponda con planos o fotografías. − Si el SEGEMAR no ha realizado el muestreo el informe contendrá una declaración como la siguiente: “El SEGEMAR declina toda responsabilidad sobre el uso indebido de los resultados de los ensayos”. − Cuando procede, el informe contiene una declaración de los resultados se refieren únicamente a las muestras recibidas. Incertidumbre: − El SEGEMAR informará la incertidumbre del resultado cuando resulte aplicable. − Por ejemplo si el ensayo se realiza para conocer si la muestra esté dentro de especificaciones y esto es declarado por el cliente en la Orden de Trabajo. − Cuando el método utilizado es publicado como Norma, el SEGEMAR se ajusta a la metodología de estimación de incertidumbre establecida en la misma. − Si la Norma de Referencia no hace mención a la estimación de la incertidumbre el SEGEMAR utilizará la “incertidumbre expandida” según el criterio de la GUIA ISO BIPM/ISO, IRAM 35050, Expresión de la Incertidumbre en las mediciones, IRAM 35050. ELABORADO por Juan Carlos Herrero, Coordinador del Sistema de Gestión. REVISADO por Carlos González, Director del INTEMIN. APROBADO por Pedro Alcántara, Secretario Ejecutivo del SEGEMAR, 10 de Abril de 2012
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