¡El Primer Paso a la UNIVERSIDAD Comienza Aquí! Public Schools MANUAL DE EMPLEADOS Bienvenido a IDEA Public Schools Estimado empleado: ¡Bienvenido a otro gran año en IDEA Public Schools! Como empleado(a) de IDEA, eres la parte más importante para ayudarnos a alcanzar nuestra misión – preparar a todos nuestros estudiantes para tener éxito en asistir y graduarse de la universidad. Este manual contiene información acerca de las normas y prácticas de empleo en IDEA. Hemos diseñado nuestras normas y prácticas de empleo no solo para acatar las leyes de empleo federal y estatal, sino también para atraer, desarrollar y recompensar a educadores, personal administrativo, personal de apoyo y líderes talentosos. Este manual reemplaza a todos los manuales previamente emitidos y es una valiosa referencia para la comprensión de su trabajo en IDEA. Se espera que cada empleado lo lea cuidadosamente para comprender y cumplir con las normas descritas en este documento, que pueden ser actualizadas a lo largo de su empleo. Ninguna declaración o representaciones verbales pueden cambiar las disposiciones de este manual. IDEA se reserva el derecho de revisar, borrar y agregar disposiciones a este manual. Nada en este manual crea un contrato de empleo, constituye un acuerdo legalmente obligatorio o altera el estatus de empleo “a voluntad” de ninguna manera. Si tiene cualquier pregunta o preocupación referente a este manual o cualquier otra norma o procedimiento, favor de consultar con el director de su escuela, su supervisor o el Departamento de Recursos Humanos. El manual del empleado se puede accesar en línea en www.ideapublicschools.org. Por favor firme la confirmación de haber leído y compromiso de cumplir con las normas y prácticas descritas en este manual, y regrésela al Departamento de Recursos Humanos. Esta confirmación sirve para que IDEA mantenga un registro de que a cada empleado se le ha proporcionado acceso a la versión en línea y/o ha recibido instrucciones en como recibir una copia escrita del manual. Sinceramente, Misty D. Martin, SPHR Vicepresidente de Recursos Humanos IDEA Public Schools CONFIRMACIÓN DE RECIBO DEL MANUAL Nombre: _____________________________________________________________ Escuela/Departamento: __________________________________________________ Por la presente confirmo el haber recibido el Manual del Empleado de IDEA Public Schools. Estoy de acuerdo en leer el manual y cumplir con los estándares, normas y procedimientos definidos o referidos en este documento. Una versión electrónica www.ideapublicschools.org. del manual puede ser accedida en línea en Por la presente certifico que entiendo que es mi responsabilidad leer la versión electrónica del Manual del Empleado y entender la información contenida en él. Además entiendo que es mi responsabilidad informar al Departamento de Recursos Humanos o a mi supervisor directo, y solicitar una copia impresa del Manual del Empleado en caso que el acceso a la versión electrónica no me sea personalmente accesible. La información en este manual está sujeta a cambios. Entiendo que cambios en las normas o procedimientos de IDEA pueden reemplazar, modificar o hacer obsoleta la información resumida. Conforme IDEA proporciona información actualizada de las normas, acepto la responsabilidad de leerlas y cumplir con los cambios. La versión más actualizada de este manual y en el entonces vigente siempre estará publicada en la página web anterior. Entiendo que este manual no crea un contrato de empleo o acuerdo obligatorio, y que no se pretende ninguna modificación o alteración a la relación del empleo a voluntad en este manual con IDEA previstas o efectuadas por este manual. Entiendo que tengo la obligación de informar con tiempo a Recursos Humanos de cualquier cambio en mi información personal, tal como número de teléfono, dirección, etc. También acepto la responsabilidad de contactar a mi supervisor o al Departamento de Recursos Humanos si tengo preguntas, dudas, o necesidad de más explicaciones sobre el contenido de este manual o de mi trabajo con IDEA. ________________________________ Firma de Empleado(a) ________________________ Fecha NOTA: Debe firmar y fechar ésta forma dentro de tres días de haberla recibido, y devolverla al Departamento de Recursos Humanos. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 2 IDEA Public Schools PARTE 1. INFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN ....................................................... 6 1.1 HISTORIA ................................................................................................................................................... 6 1.2 VALORES DE LA ORGANIZACIÓN ......................................................................................................... 6 1.3 DIRECTORIO DE OFICINAS CENTRALES DE IDEA ......................................................................... 10 1.4 DIRECTORIO DE ESCUELAS DE IDEA ............................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. PARTE 2. PRACTICAS LABORALES ................................................................................. 14 2.1 IGUALDAD DE OPORTUNIDADES LABORALES ................................................................................ 14 2.2 SOLICITUD PARA EMPLEO ................................................................................................................... 16 2.3 LEY FEDERAL DE INFORMES DE CRÉDITO JUSTOS ....................................................................... 16 2.4 HUELLAS DACTILARES Y REVISIÓN DE ANTECEDENTES PENALES ........................................... 17 2.5 REPORTANDO MALA CONDUCTA DE UN EDUCADOR .................................................................. 20 2.6 EMPLEO A VOLUNTAD ......................................................................................................................... 21 2.7 REQUISITOS MÍNIMOS PARA DIRECTORES Y MAESTROS, Y NOTIFICACIÓN A LOS PADRES CON RESPECTO A CALIFICACIONES DE LOS MAESTROS ........................................................................ 21 2.8 VERIFICACIÓN DE ELEGIBILIDAD DEL EMPLEADO ....................................................................... 21 2.9 REPORTANDO NUEVAS CONTRATACIONES ..................................................................................... 21 2.10 PRUEBA MEDICA ANTES Y DESPUÉS DE LA OFERTA ................................................................... 21 2.11 PRIMEROS AUXILIOS, CPR Y CERTIFICACIÓN AED ..................................................................... 22 2.12 CAMBIO DE NOMBRE Y DIRECCIÓN ................................................................................................ 22 2.13 RECORDS DEL PERSONAL .................................................................................................................. 22 2.14 CONFLICTOS DE INTERÉS .................................................................................................................. 23 2.15 TRANSFERENCIAS ................................................................................................................................ 24 2.16 HORARIOS DE TRABAJO ..................................................................................................................... 25 2.17 EMPLEO EXTERNO Y TUTORÍA ........................................................................................................ 25 2.18 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO ......................................................................................................... 25 2.19 DESARROLLO PROFESIONAL ............................................................................................................. 25 2.20 PLAN DE DESARROLLO/ACCIÓN DISCIPLINARIA......................................................................... 25 2.21 REFERENCIAS DEL EMPLEADO ......................................................................................................... 26 PARTE 3. BENEFICIOS DEL EMPLEADO ..................................................................... 26 3.1 SEGURO MÉDICO ................................................................................................................................... 26 3.2 BENEFICIOS DE SEGURO SUPLEMENTARIO ..................................................................................... 27 3.3 PLAN DE CAFETERÍA (SECCIÓN 125) ................................................................................................. 27 3.4 TERMINACIÓN DE LA COBERTURA DE SEGURO EN CASO DE SEPARACIÓN DEL EMPLEO ...... 27 3.5 TARJETAS DE IDENTIFICACIÓN PARA FARMACIA/SALUD ............................................................. 28 3.6 FORMULARIOS DE RECLAMO ............................................................................................................... 28 3.7 PROGRAMA DE JUBILACIÓN TRS ........................................................................................................ 28 3.8 PLAN 403(B) ............................................................................................................................................ 30 3.9 SEGURO DE COMPENSACIÓN POR DESEMPLEO .............................................................................. 30 3.10 COMPENSACIÓN DE ACCIDENTES PARA TRABAJADORES ........................................................... 30 PARTE 4. COMPENSACIÓN ............................................................................................. 35 4.1 COMPENSACIÓN ANUALIZADA ........................................................................................................... 36 4.2 PROCEDIMIENTO DE PAGO ................................................................................................................. 36 4.3 NÓMINA................................................................................................................................................... 36 4.4 DEPÓSITO DIRECTO AUTOMÁTICO DE LA NÓMINA ...................................................................... 36 4.5 DEDUCCIONES DE NÓMINA ................................................................................................................ 37 4.6 LEY DE NORMAS JUSTAS DEL TRABAJO – CLASIFICACIÓN DE EXENTOS O NO EXENTOS .... 37 4.7 CLASIFICACIÓN DE TIEMPO COMPLETO, MEDIO TIEMPO Y TEMPORAL ................................... 38 4.8 COMPENSACIÓN POR TIEMPO EXTRA ............................................................................................... 38 4.9 RECORD DE PUNTUALIDAD ............................................................................................................... 38 Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 3 IDEA Public Schools 4.10 PAGO EXCESIVO E INCOMPLETO...................................................................................................... 39 4.11 SALARIO Y DECLARACIÓN DE IMPUESTOS ...................................................................................... 39 4.12 CHEQUES DE NÓMINA NO RECLAMADOS ...................................................................................... 39 4.13 AUMENTO DE SUELDO ....................................................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 4.14 ESTIPENDIOS ........................................................................................................................................ 40 4.15 BONOS POR COMPROMISO AL SALÓN DE CLASE Y A LA EXCELENCIA ..................................... 40 4.16 PAGA POR TRABAJO DESPUÉS DE ESCUELA .................................................................................. 41 4.17 PAGA POR ESCUELA EN SÁBADO ..................................................................................................... 41 4.18 EMPLEO EN ESCUELA DE VERANO ................................................................................................. 41 4.19 CONTINUACIÓN DE EDUCACIÓN ..................................................................................................... 41 4.20 VIAJES Y REEMBOLSOS ....................................................................................................................... 41 PARTE 5. PERMISOS Y AUSENCIAS ................................................................................ 42 5.1 ASISTENCIA ............................................................................................................................................. 42 5.2 APROBACIONES PARA PERMISO DE AUSENCIA ESTATAL Y LOCAL ............................................. 42 5.3 REPASO DE PERMISO ESTATAL Y LOCAL........................................................................................... 43 5.4 PERMISO ESTATAL 43 5.5 PERMISO LOCAL 44 5.6 DÍAS FESTIVOS PAGADOS .................................................................................................................... 44 5.7 PERMISO POR ENFERMEDAD – DÍAS DONADOS ............................................................................. 45 5.8 PERMISO POR DISCAPACIDAD TEMPORAL........................................................................................ 46 5.9 PERMISO DE AUSENCIA MILITAR ........................................................................................................ 47 5.10 LEY DE PERMISO POR RAZONES MÉDICAS Y FAMILIARES (FMLA) .......................................... 47 5.11 PERMISO POR FALLECIMIENTO DE UN FAMILIAR ....................................................................... 53 5.12 SERVICIO DE JURADO ......................................................................................................................... 53 5.13 OTRAS COMPARECENCIAS EN LA CORTE ....................................................................................... 53 5.14 PERMISO PARA EMISIÓN DE VOTO ................................................................................................. 54 PARTE 6. CONDUCTA Y BIENESTAR DEL EMPLEADO ............................................. 54 6.1 ESTÁNDARES DE CONDUCTA .............................................................................................................. 54 6.2 CÓDIGO DE ÉTICA ................................................................................................................................ 54 6.3 ÉTICA FINANCIERA ............................................................................................................................... 57 6.4 CONDUCTA DEL EMPLEADO INACEPTABLE .................................................................................... 58 6.5 REQUISITOS DEL LUGAR DE TRABAJO LIBRE DE DROGAS ........................................................... 59 6.6 USO Y POSESIÓN DE ALCOHOL Y TABACO....................................................................................... 61 6.7 POSESIÓN DE ARMAS DE FUEGO ....................................................................................................... 61 6.8 INSPECCIÓN Y BÚSQUEDAS ................................................................................................................. 61 6.9 ARRESTO Y CONDENA .......................................................................................................................... 62 6.10 FALTAS A LA MORAL ........................................................................................................................... 62 6.11 REPORTANDO SOSPECHAS DE ABUSO INFANTIL Y NEGLIGENCIA ........................................... 62 6.12 ENTRENAMIENTO DEL EMPLEADO ................................................................................................ 63 6.13 REPORTES DEL EQUIPO TÉCNICO SOBRE PORNOGRAFÍA INFANTIL ....................................... 63 6.14 NO-FRATERNIZACIÓN ........................................................................................................................ 64 6.15 NORMA ANTI-ACOSO ......................................................................................................................... 64 6.16 ACOSO SEXUAL .................................................................................................................................... 65 6.17 ACOSO SEXUAL A ESTUDIANTES ...................................................................................................... 66 6.18 INVESTIGANDO LA DISCRIMINACIÓN Y EL ACOSO ..................................................................... 66 6.19 INTIMIDACIÓN ..................................................................................................................................... 67 6.20 REPRESALIAS ........................................................................................................................................ 68 6.21 HIPPA ................................................................................................................................................... 68 6.22 VISITANTES EN EL TRABAJO.............................................................................................................. 68 6.23 MATERIALES CON DERECHO DE AUTOR........................................................................................ 68 6.24 PRODUCTOS DEL TRABAJO ................................................................................................................ 69 Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 4 IDEA Public Schools 6.25 VESTIMENTA Y ARREGLO PERSONAL ............................................................................................. 69 6.26 MEDIOS DE COMUNICACIÓN SOCIAL .............................................................................................. 69 6.27 ASUNTOS ESTUDIANTILES: RECORDS DEL ESTUDIANTE ............................................................ 70 6.28 ASUNTOS ESTUDIANTILES: ADMINISTRACIÓN DE MEDICAMENTOS ........................................ 70 6.29 ASUNTOS ESTUDIANTILES: FÁRMACOS PSICOTRÓPICOS Y EVALUACIONES O EXÁMENES PSIQUIÁTRICOS ............................................................................................................................................. 71 PARTE 7. PROCEDIMIENTOS GENERALES ................................................................. 71 7.1 DÍAS DE TRABAJO CANCELADOS ....................................................................................................... 71 7.2 SEGURIDAD Y PROCEDIMIENTOS DE EMERGENCIA ...................................................................... 72 7.3 ADMINISTRACIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONALES (OSHA) ........................... 73 7.4 LEY DE COMUNICACIÓN DE RIESGOS ............................................................................................... 74 7.5 PLAN DE MANEJO DE ASBESTO .......................................................................................................... 75 7.6 REPORTE DE ACCIDENTES .................................................................................................................. 75 7.7 INFORMACIÓN PATENTADA ................................................................................................................ 75 7.8 INFORMACIÓN CONFIDENCIAL .......................................................................................................... 76 7.9 PROPIEDAD DE LA ESCUELA Y COMPRAS REALIZADAS CON FONDOS DE LA ESCUELA ........ 76 7.10 POLÍTICA VEHICULAR DE IDEA ...................................................................................................... 77 PARTE 8. QUEJAS Y AGRAVIOS ....................................................................................... 77 8.1 PROCESO DE QUEJAS PARA EMPLEADOS .......................................................................................... 78 PARTE 9. TERMINACION DEL EMPLEO ...................................................................... 80 9.1 DESPIDOS ................................................................................................................................................ 80 9.2 RENUNCIAS ............................................................................................................................................. 80 9.3 ABANDONO DE EMPLEO...................................................................................................................... 81 9.4 ENTREVISTAS DE SALIDA Y PROCEDIMIENTOS ............................................................................... 81 9.5 EMPLEO A VOLUNTAD ......................................................................................................................... 81 PARTE 10. TECNOLOGÍA Y RECURSOS DE INFORMACION ..................................... 81 10.1 COMPUTADORA, REDES Y SOFTWARE ............................................................................................. 81 10.2 USO DE LA TECNOLOGÍA ................................................................................................................... 81 10.3 PRIVACIDAD DE TECNOLOGÍA ......................................................................................................... 83 10.4 POLÍTICA DE USO ACEPTABLE .......................................................................................................... 83 10.5 POLÍTICA DE MANEJO DE INCIDENTES .......................................................................................... 84 10.6 POLÍTICA DE REDES............................................................................................................................ 85 10.7 TELÉFONOS CELULARES .................................................................................................................... 85 10.8 REEMPLAZO DE RECURSOS ............................................................................................................... 85 PARTE 11. MERCADOTECNIA Y COMUNICACIONES ................................................. 86 11.1 PLANTILLAS DE CORREO ELECTRÓNICO ....................................................................................... 86 11.2 USO DE MARCA .................................................................................................................................... 86 11.3 NOMBRE DE LA ENTIDAD ................................................................................................................. 87 11.4 CORRESPONDENCIA ESCRITA ........................................................................................................... 87 11.5 MERCANCÍA .......................................................................................................................................... 87 11.6 SEÑALIZACIÓN OFICIAL .................................................................................................................... 87 11.7 USO DE LOGOTIPOS ............................................................................................................................ 87 11.8 TRABAJANDO CON LOS MEDIOS ....................................................................................................... 87 Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 5 IDEA Public Schools PARTE 1. INFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN 1.1 Historia Durante su periodo como miembros de Teach For America, Tom Torkelson y JoAnn Gonzáles Gama fundaron la primer escuela de IDEA, IDEA Academy, en Donna, Texas en 1998. Ellos crearon un programa para después de clases como una manera de ayudar a combatir algunas de las mayores deficiencias educativas que vieron en sus estudiantes, concentrando el programa en el rendimiento del estudiante y en la preparación universitaria. Con el lema de "Sin Excusas", el programa vio un rápido éxito, y el estado le otorgó a IDEA un estatus de chárter en el 2000. Comenzando con tan solo 4º–8º grado escolar, la escuela original en Donna se ha expandido a convertirse en un plantel de kínder hasta 12º. En el 2005, IDEA Public Schools lanzó un plan de expansión ambicioso, titulado “El Plan 2012”, que fijó un objetivo de poner en marcha 22 escuelas IDEA por todo el Valle del Río Grande para el año 2012. IDEA ahora centra su energía en terminar el "El Plan 2012", que incluye crecimiento adicional y expansión por todo el Estado de Texas. De acuerdo con este plan, en agosto del 2012 IDEA llevó su misión más allá del Valle del Río Grande y puso en marcha escuelas en Austin y San Antonio. La escuela original en Donna graduó su primera clase de estudiantes de preparatoria en el 2007, y ahora cuenta con más de 300 graduados. Desde entonces, el 100% de los graduados de las preparatorias de IDEA se han inscrito en una universidad, el 95% permanecen en la universidad; y 2 de cada 3 son estudiantes de primera generación en la universidad. 1.2 Valores de la Organización Misión IDEA Public Schools prepara estudiantes de comunidades marginadas para el éxito universitario y ciudadano. Visión Al lanzar y operar escuelas a lo largo del estado de Texas, IDEA se convertirá en el mayor creador de estudiantes de primer año de universidad y de graduados universitarios del estado. Como ciudadanos comprometidos y profesionales, los graduados universitarios de IDEA ayudarán a nuestra comunidad a lograr su potencial. Valores Fundamentales Nuestro empuje a convertir nuestra misión y visión en realidad se basa en los siguientes valores fundamentales: Cerrar la disparidad académica y garantizar el éxito universitario es la mejor manera de ayudar a nuestros estudiantes a tener éxito en la vida, contribuir a sus comunidades, y superar los obstáculos que enfrentan. Lograr esto requiere los siguientes valores y comportamientos: Sin Excusas: Nosotros controlamos nuestro destino. Lo que hacemos durante el día importa más que la pobreza, el nivel educativo de los padres u otros factores externos. Cuando los adultos en el sistema hacen lo correcto, nuestros estudiantes son exitosos. Por el contrario, cuando los estudiantes fallan, no culpamos a los padres que no nos apoyaron, el nivel Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 6 IDEA Public Schools educativo de los padres u otros factores externos: nos vemos en el espejo y asumimos la responsabilidad. Cueste lo que Cueste: A través de mejoras continuas, alcanzamos resultados ambiciosos. Los más exitosos en IDEA buscan retroalimentación, estudian los datos detenidamente, identifican las causas raíz e implementan soluciones. 100% Todos los días: Nuestra misión y objetivos aplican al 100% de nuestros estudiantes, el 100% del tiempo. Creando oportunidades que no existían no es fácil, y requiere que las personas den lo mejor de sí todos los días. Cuidando los detalles: La diferencia entre la excelencia y la mediocridad está en prestar atención y preocuparse por los innumerables detalles que son parte de una ejecución efectiva. Equipo y Familia: Como la fuente de nuestra fortaleza en nuestra organización, estamos comprometidos a atraer y desarrollar personas de alto calibre. Estándares Operativos: Las 7 R’s Las decisiones de contratación, promoción y despido son basadas en nuestros valores fundamentales y principios de operación. Estas son llamadas las 7 Rs y son estándares operacionales secundarios a los valores fundamentales. Los valores de autogestión son aquellos que aplican a cada individuo en la organización. Aquellos individuos que supervisan a otros también deben mostrar valores de gestión estratégica. Autogestión Rigor • Establece estándares altos para logros estudiantiles y asegura que todos los estudiantes alcancen esa marca. • Crea un ambiente que garantiza que a cada estudiante se le haga responsable de las expectativas académicas y de conducta. • Actúa con propósito y urgencia para eliminar la disparidad en el éxito entre los jóvenes de comunidades marginadas. Resultados • • • • • Persiste y persevera para lograr objetivos ante los retos y obstáculos. Enfrenta situaciones difíciles de frente para lograr las metas. Piensa crítica y estratégicamente para analizar, diagnosticar y resolver temas y problemas complejos. Toma decisiones basadas en datos. Trabaja para simplificar trámites y la burocracia para beneficiar a estudiantes, padres y maestros. Responsabilidad • Demuestra integridad mediante la alineación de sus acciones y palabras con los valores de la organización. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 7 IDEA Public Schools • • • • • • • Reflexión • • • • Asume responsabilidad personal por las decisiones, políticas y acciones de la organización. Respetuosamente reta a otros cuando las acciones no se alinean con los valores de la organización. Le da seguimiento a todos los compromisos y promesas hechas a estudiantes, padres y colegas. No sólo identifica problemas, sino que toma responsabilidad personal para ayudar a encontrar una solución. Mantiene la paradoja Stockdale – Confronta los hechos al mismo tiempo que se mantiene optimista sobre el futuro. Impacta positivamente tanto situaciones como circunstancias dentro de su área de influencia, y trabaja para conseguir la ayuda de otros para superar obstáculos externos. Evita el chisme: habla directamente con el individuo con quien la preocupación o el asunto concierne. Identifica y maximiza fortalezas interpersonales y áreas para desarrollo. Reflexiona sobre experiencias, después trabaja sistemáticamente para incorporar lecciones aprendidas para alcanzar una mejora continua. Demuestra humildad y conciencia de impacto sobre, y percepción de, otros. Busca el consejo de todos los constituyentes y toma acción para crecer personalmente y profesionalmente. Relación y Respeto • Construye relaciones positivas. • Reconoce los límites de su propia perspectiva y prejuicios personales, valora diferentes perspectivas, y trata a cada persona con respeto o dignidad. • Se relaciona con adultos y niños con empatía y comprensión. • En casos polémicos, dasarma el coraje y encuentra un punto común para trabajar hacia una solución. • Desacuerda respetuosamente y asume las mejores intenciones y acciones de otros. • Demuestra aptitud y seguridad, incluso cuando esté bajo presión y tiene la habilidad de mantener compostura durante situaciones difíciles Relevancia: Comunicación excelente y habilidad para escuchar • Escucha activamente y participa con los demás. • Muestra lógica, claridad y concisión al pensar, hablar y escribir. • Claramente expresa puntos de vista, ideas y razonamiento. • Se comunica con claridad y eficacia con una variedad de audiencias prudentemente usando una variedad de medios de comunicación. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 8 IDEA Public Schools Tiempo-real: Organización y Eficiencia • Reconoce que algunas acciones facilitan mayor progreso hacia los objetivos que otras, y asigna tiempo y energía apropiadamente – al priorizar algunas acciones o proyectos, esto significa forzosamente darle menos prioridad a otros. • Planea a fondo y con anticipación para que todos los miembros de la organización puedan cumplir con fechas límite y prepararse para eventos programados. • Cumple con las fechas límites de la organización. • Mantiene citas y reuniones. • Promueve el equilibrio y el bienestar para sí mismo y de los demás. • Responde a los demás en una manera oportuna y modela el protocolo de comunicación. • Mantiene un orden y atmósfera de ambiente de negocios. • Establece sistemas lógicos y eficientes para garantizar buen funcionamiento en el salón de clases, la escuela y el departamento. • Proporciona plazos claros y realistas para todos los miembros de equipos y hace que se hagan responsables por cumplir con fechas límites. • Agiliza toda comunicación sobre logística y planeación. Gestión Estratégica Gerente Efectivo • Asegura que miembros del equipo estén extremadamente satisfechos con IDEA como un lugar de trabajo. • Asegura que miembros del equipo sepan lo que se espera de ellos en el trabajo. • Asegura que miembros del equipo tengan los recursos que necesitan para hacer su trabajo correctamente. • Asegura que miembros del equipo tengan la oportunidad de hacer lo que mejor hacen cada día. • Cada semana reconoce sinceramente y elogia a cada individuo por hacer un buen trabajo. • Asegura que miembros del equipo sepan que son importantes y valorados como personas. • Asegura que miembros del equipo reciban ánimos para desarrollarse personal y profesionalmente. • Asegura que miembros del equipo entiendan que sus opiniones cuentan. • Asegura que la misión y propósito de IDEA es hacerle sentir a los miembros del equipo que su trabajo es importante. • Asegura que miembros del equipo crean que sus compañeros de trabajo están comprometidos a producir trabajo de alta calidad. • Asegura que miembros del equipo tengan un mejor amigo en el trabajo. • Asegura que cada empleado reciba evaluaciones semi-anuales de su progreso. • Asegura que cada empleado tenga oportunidades en el trabajo para aprender y crecer. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 9 IDEA Public Schools Liderazgo para Entregar Resultados • Hace cambios difíciles de personal cuando sea necesario por el bien de los estudiantes o la organización. • Asegura que el equipo gaste energía y tiempo en prioridades que tendrán el mayor impacto en la organización. • Articula la visión e impone metas ambiciosas pero alcanzables. • Impone estrategias y sigue el progreso hacia las metas. • Mantiene al equipo concentrado en la misión y visión mientras que enfrentan los desafíos del día a día. • Asume responsabilidad por el éxito de la escuela/equipo mientras que al mismo tiempo inspira a otros. Colabora y Forma Equipos • Participa e inspira a otros en la toma de decisiones para lograr resultados. • Une a las personas para impactar colectivamente el alto rendimiento estudiantil/cumplir metas de equipo. • Interpreta las dinámicas de grupo acertadamente y maximiza las fortalezas individuales de cada miembro del equipo. • Crea un ambiente que fomente opiniones diversas, a pesar de todo es seguro de sí mismo y decisivo. • Crea una poderosa cultura de escuela/equipo que apoya los logros y fomenta un sentido de equipo. • Une a las personas alrededor de una visión en común. • Tiene la habilidad de entrenar a la facultad y el personal a mayores niveles de rendimiento. 1.3 Directorio de Oficinas Centrales de IDEA AÑO ESCOLAR 2013-2014 OFICINAS CENTRALES 505 Angelita St. Ste. 9 Weslaco, TX 78596 956.377.8000 EQUIPO DIRECTIVO Director Ejecutivo: Tom Torkelson Asistente Ejecutiva: Rose Marques Jefe de Escuelas: JoAnn Gama Asistente Ejecutiva: Sandra Barbosa Jefe de Operaciones: Irma Muñoz Asistente Ejecutiva: Alma Perez Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 10 IDEA Public Schools Jefe de Finanzas: Wyatt Truscheit Jefe de Crecimiento: Samuel Goessling Jefe de Recursos Humanos: Audrey Hooks Asistente Ejecutiva: Alicia Cabrera Jefe de Programas: Dolores González Asistente Ejecutiva: Annette Salinas 1.4 Directorio de Escuelas de IDEA Año Escolar 2013-2014 IDEA Academy Alamo IDEA College Preparatory Alamo (T) 956.588.4005 (F) 956.588.4006 325 E. SH 495 Alamo, Texas 78516 Directora: Ana Garza Asistente Administrativo: Lisa Zamorano (T) 956.588.4005 (T) 956.588.4005 (F) 956.588.4006 325 E. SH 495 Alamo, Texas 78516 Director: Israel Ybarra Asistente Administrativo: Minerva Guerra (T) 956.588.4005 IDEA Academy Donna IDEA College Preparatory Donna (T) 956.464.0203 (F) 956.464.8532 401 South 1st Street Donna, Texas 7853 Directora: Rebecca Saldana Asistente Administrativo: Marissa Salas (T) 956.377.8060 (T) 956.464.0203 (F) 956.464.8532 401 South 1st Street Donna, Texas 78537 Directora: Christina Cavazos-Escamilla Asistente Administrativo: Esmeralda Molina (T) 956.377.8070 IDEA Frontier Academy IDEA Frontier College Preparatory (T) 956.541.2002 (F) 956.544.2004 2800 S. Dakota Ave. Brownsville, Texas 78521 Directora: Dora Villegas Asistente Administrativo: Olga Castillo (T) 956.377.3014 (T) 956.541.2002 (F) 956.544.2004 2800 S. Dakota Ave Brownsville, Texas 78521 Director: Michael Hardy Asistente Administrativo: Marisol Melgoza (T) 956.541.2002 IDEA Academy Mission IDEA College Preparatory Mission (T) 956.583.8315 (F) 956.424.3248 1600 S. Schuerbach Road Mission, Texas 78572 Directora: Marissa Falcon Asistente Administrativo: Dyna Sayavedra (T) 956.583.8315 (T) 956.583.8315 (F) 956.424.3248 1600 S. Schuerbach Road Mission, Texas 78572 Directora: Yvonne Anglada Asistente Administrativo: Irene Flores (T) 956.583.8315 Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 11 IDEA Public Schools IDEA Academy Pharr IDEA College Preparatory Pharr (T) 956.283.1515 (F) 956.783.1557 600 E. Las Milpas RD Pharr, Texas 78577 Directora: Sonia Aguilar Asistente Administrativo: Marisela Saenz (T) 956.283.1515 (T) 956.283.1515 (F) 956.783.1557 600 E. Las Milpas RD Pharr, Texas 78577 Director: Ernie Cantu Asistente Administrativo: Soraida Hernandez (T) 956.283.1515 IDEA Quest Academy IDEA Quest College Preparatory (T) 956.287.1003 (F) 956.287.2737 14001 N. Rooth Rd Edinburg, Texas 78541 Directora: Rosa Chapa Asistente Administrativo: Oralia Hanshaw (T) 956.287.2016 (T) 956.287.1003 (F) 956.287.2737 14001 N. Rooth Rd Edinburg, Texas 78541 Director: Jose De Leon Asistente Administrativo: Amanda Richards (T) 956.287.2016 IDEA Academy San Benito IDEA College Preparatory San Benito (T) 956.399.5252 (F) 956.361.9478 2151 Russell Lane San Benito, Texas 78586 Directora: Stephanie Ramirez Asistente Administrativo: Monique Avila (T) 956.399.5252 (T) 956.399.5252 (F) 956.361.9478 2151 Russell Lane San Benito, Texas 78586 Director: Joel Garcia Asistente Administrativo: Katherine Ledesma (T) 956.399.5252 IDEA Academy San Juan IDEA College Preparatory San Juan (T) 956.702.5150 (F) 956.702.4554 200 N. Nebraska San Juan, Texas 78589 Directora: Hilda Helsing Asistente Administrativo: Vanessa Castro (T) 956.702.5150 (T) 956.702.5150 (F) 956.702.4554 200 N. Nebraska San Juan, Texas 78589 Directora: Andrea Lopez Asistente Administrativo: Priscilla Davila (T) 956.702.5150 IDEA Academy Weslaco IDEA College Preparatory Weslaco (T) 956.351.4100 (F) 956.351.4101 2931 E. Sugar Cane Dr. Weslaco, Texas 78596 Directora: Jayne Pocquette Asistente Administrativo: Simone Zamorategui (T) 956.351.4100 (T) 956.351.4100 (F) 956.351.4101 2931 E. Sugar Cane Dr. Weslaco, Texas 78596 Director: John Nguyen Asistente Administrativo: Amanda Garza (T) 956.351.4100 IDEA Academy Edinburg IDEA College Preparatory Edinburg (T) 956.377.8034 (F) 956.287.6101 2553 Roegiers Rd Edinburg, Texas 78541 Directora: Nora Perez Asistente Administrativo: Pam Jaramillo (T) 956.377.8034 (T) 956.377.8034 (F) 956.287.6101 2553 Roegiers Rd Edinburg, Texas 78541 Director: Frankie Gray Asistente Administrativo: Doreen Gomez (T) 956.377.8034 Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 12 IDEA Public Schools IDEA Academy McAllen IDEA College Preparatory McAllen (T) 956.429.4100 201 N. Bentsen Road McAllen, Texas 78501 Directora: Cassandra Flores Asistente Administrativo: Criselda Flores (T) 956.429.4100 (T) 956.429.4100 201 N. Bentsen Road McAllen, Texas 78501 Director: Joan Alvarez Administrative Assistant: Maritza Fox-Rodriguez (T) 956.429.4100 IDEA Academy Brownsville IDEA College Preparatory Brownsville (T) 956.832.5150 4395 Paredes Line Rd. Brownsville, Texas 78526 Directora: Erica Matamoros Asistente Administrativo: Jimmy Vela (T) 956.832.5150 (T) 956.832.5150 4395 Paredes Line Rd. Brownsville, Texas 78526 Director: Marco Lopez Asistente Administrativo: Jimmy Vela (T) 956.832.5150 IDEA Academy Allan IDEA College Preparatory Allan (T) 512.414.6120 220 Foremost Drive Austin, Texas 78745 Director: Reynaldo Flores Asistente Administrativo: Mia Kuehn (T) 512.646.2800 (T) 512.414.6120 220 Foremost Drive Austin, Texas 78745 Director: Steve Mudd Asistente Administrativo: Miriam Rosas (T) 512.646.2800 IDEA Academy South Flores IDEA College Preparatory South Flores (T) 210.239.4150 6919 South Flores Street San Antonio, Texas 78221 Directora: Angie Arismendi Asistente Administrativo: Cynthia Suarez (T) 512.239.4150 (T) 210.239.4150 6919 South Flores Street San Antonio, Texas 78221 Director: Constantine Polites Constantine Polites: Cynthia Suarez (T) 210.239.4150 IDEA Carver Academy (T) 210.223.8885 217 Robinson Place San Antonio, Texas 78202 Director: MacKee Mason Asistente Administrativo: Olivia Cruz (T) 210.223.8885 Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 13 IDEA Public Schools PARTE 2. PRACTICAS LABORALES 2.1 Igualdad de Oportunidades Laborales IDEA Public Schools es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y toma decisiones laborales basadas en mérito y de acuerdo con las leyes estatales y federales. Las normas de IDEA prohíben la discriminación ilegal basada en la raza, color, origen nacional, religión, sexo, discapacidad, condición militar o de veterano, información genética, o edad en sus prácticas de empleo como es requerido por los Títulos VI y VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964, y sus sucesivas modificaciones; Título IX de las Enmiendas a la Educación de 1972; Título I y Título V de la Ley para Estadounidenses Discapacitados de 1990, y sus sucesivas modificaciones (“ADA”), la Ley de Discriminación por Edad en Educación de 1975, y sus sucesivas modificaciones (“ADEA”); Sección 504 de la Ley de Rehabilitación de 1973, y sus sucesivas modificaciones; la Ley de Discriminación por Información Genética de 2008 (“GINA”); y cualquier otra clasificación o estatus protegido por la ley federal, estatal, o local. IDEA promueve un ambiente positivo y productivo de empleo en el que todos los individuos son tratados con respeto y dignidad. Todos los individuos tienen el derecho de trabajar en una atmósfera profesional que promueva oportunidades equitativas y prohíban las prácticas discriminatorias. Es responsabilidad de cada empleado seguir esta política conscientemente. Empleados pueden plantear inquietudes y hacer informes sin temor a represalias. Empleados que tengan preguntas o preocupaciones relacionadas con la igualdad de oportunidades laborales, incluyendo discriminación e instalaciones para discapacitados, se les anima a llevar estos asuntos a la atención de un administrador de IDEA, o al Coordinador de Título IX, Título VII o Sección 504. IDEA tiene designada a la siguiente persona como Coordinador de Título IX, Título VII o Sección 504: Vicepresidenta de Recursos Humanos de IDEA Public Schools, Misty D. Martin, (956) 377-8027, 505 Angelita Drive, Ste. 9. Weslaco, Texas 78596. Avisos Federales y Estatales en el Lugar de Trabajo Los avisos estatales y federales requeridos se encuentran en cada instalación IDEA. Las siguientes publicaciones se pueden encontrar en un área común a todos los empleados en sus instalaciones: Igualdad en el Empleo es la Ley, Ley para Estadounidenses Discapacitados de 1990, Notificación de Compensación de Seguros de los Trabajadores, Reporte de Violación de Seguridad en el Lugar de Trabajo, Ley de Compensación por Desempleo de Texas, Ley de Día de Pago de Texas, Sus derechos bajo La Ley de Normas Justas de Trabajo, Ley de Ausencia Familiar y Médica de 1993, y la Ley de Comunicación de Peligros de Texas. Todos los avisos son en Inglés y Español para que todos los empleados los puedan leer. Cumplimiento de la Ley de Inmigración IDEA se compromete a emplear solamente a ciudadanos de los Estados Unidos y extranjeros que estén autorizados a trabajar en los Estados Unidos y no discrimina en base de la ciudadanía u origen nacional. Empleados que tengan preguntas o buscan más información sobre asuntos de leyes de inmigración se les incita a ponerse en contacto con la Vicepresidente de Recursos Humanos Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 14 IDEA Public Schools de IDEA Public Schools, Misty D. Martin, (956) 377-8027, 505 Angelita Drive, Ste 9, Weslaco, Texas 78596. Los empleados pueden plantear preguntas o quejas sobre el cumplimiento de la ley de inmigración sin temor a represalias. No discriminación Basada en la Religión IDEA no discrimina basado en cualquier aspecto de observancia religiosa, práctica o creencia a menos que la escuela demuestre que es incapaz de acomodar razonablemente la observancia religiosa o práctica de un empleado o solicitante sin dificultades excesivas para las actividades de la escuela. No discriminación Basada en el Servicio Militar IDEA no negará el empleo inicial, reempleo, retención en la promoción del empleo, o cualquier beneficio de empleo basado en la pertenencia a un servicio uniformado, rendimiento de un servicio uniformado, aplicación a un servicio uniformado, u obligación a un servicio uniformado. IDEA no tomará acción adversa o discriminará a ninguna persona que tome medidas para hacer cumplir las medidas previstas en la Ley de Empleo de los Servicios Uniformados y Derechos de Reempleo de 1994 (“USERRA”). Ley para Estadounidenses Discapacitados (ADA) IDEA se compromete a cumplir plenamente con la ADA, y sus sucesivas modificaciones, y garantiza la igualdad de oportunidades en el empleo para las personas con discapacidad calificadas (las cuales incluye enfermedades que amenazan la vida, VIH y el SIDA). Todas las prácticas y actividades de empleo se llevan a cabo sobre una base no discriminatoria. Los procedimientos de contratación han sido revisados y proporcionan a las personas con discapacidades oportunidades significativas de empleo. Las consultas previas a la contratación están hechas exclusivamente en relación con la capacidad del candidato para desempeñar las funciones del puesto. Ajustes razonables están disponibles para todos los empleados con discapacidad que califican, donde su discapacidad afecta el desempeño de las funciones de trabajo, de acuerdo con la ADA. Los individuos calificados con discapacidades, no deben ser discriminados tomando como base la discapacidad en lo que respecta a la contratación, publicidad, procedimientos de aplicación de empleo, contratación, actualización, promoción, descenso, transferencia, despido, terminación, derecho al retorno después del despido, recontratación, tarifas de pago, o cualquier otra forma de compensación y cambios en la compensación, beneficios, asignaciones de trabajo, clasificaciones de trabajo, estructuras organizativas, descripciones del puesto, líneas de progresión, listas de antigüedad, permisos de ausencia, permiso por enfermedad, cualquier otro permiso, beneficios adicionales disponibles en virtud del empleo, selección y apoyo financiero para el entrenamiento, actividades patrocinadas por la escuela, incluyendo programas sociales y recreativos, y cualquier otro término, condición o privilegio de empleo. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 15 IDEA Public Schools IDEA no discrimina a los empleados o candidatos calificados debido a que están relacionados o asociados con una persona con una discapacidad. No Discriminación por Información Genética (GINA) IDEA no negará el empleo inicial, reempleo, retención en la promoción del empleo, o cualquier beneficio de empleo en base a información genética incluyendo información acerca de las pruebas genéticas del individuo y las pruebas genéticas de los familiares del individuo, así como información sobre la manifestación de una enfermedad o trastorno en miembros de la familia del individuo. 2.2 Aplicación para Empleo Cualquier persona buscando empleo con IDEA Public Schools puede entrar la página de internet de IDEA en www.ideapublicschools.org. Las aplicaciones permanecerán activas por un año después de la fecha de aplicación. Los candidatos tendrán que aplicar de nuevo después de que su aplicación haya estado archivada por un año. IDEA se reserva el derecho de despedir a cualquier empleado o negarse a emplear un candidato si la persona falsifica cualquier información en su aplicación, o en cualquier otro documento relacionado, o no revela cualquier condena criminal, o falsifica información respecto a tal condena en una aplicación de empleo. 2.3 Ley Federal de Informes de Credito Justos IDEA puede utilizar informes del consumidor - por ejemplo, crédito, referencias laborales e informes del Departamento de Seguridad Pública para ayudarnos a tomar decisiones de empleo. Además, IDEA podrá realizar revisiones anuales del registro de conducir para verificar que las licencias y registros de conducir de los empleados sean los necesarios para conducir vehículos propiedad de IDEA, sean válidas y aceptables para nuestra compañía de seguros. Cuando lo requiera la ley aplicable, antes de ejecutar cualquiera de las revisiones/registros antes mencionados, a cada empleado se le proporcionará el formulario(s) de notificación requerida y debe firmar un formulario de autorización en el momento de la entrevista de trabajo inicial o antes de ser extendido una oferta de empleo. La negativa a firmar esta autorización es motivo de descalificación del trabajo con IDEA. El empleo continuo también está condicionado expresamente a los resultados satisfactorios de una revisión legalmente autorizada o requerida y la verificación de antecedentes. En el caso de que IDEA se base en un “informe del consumidor” para una “acción adversa”, definido por la Ley Federal de Informes de Credito Justos y regulación - es decir, negar una aplicación de trabajo, reasignación o despido de un empleado, o negar una promoción – IDEA tomará la acción siguiente(s): Paso 1: Antes de tomar una acción adversa, al empleado se le proveerá una revelación de acción pre-adversa que incluye una copia del informe de consumo del individuo y una copia de “El Resumen de Sus Derechos Bajo el Ley Federal de Informes de Crédito Justos” - un documento prescrito por la Comisión Federal de Comercio. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 16 IDEA Public Schools Paso 2: Después de tomar una acción adversa, el empleado recibirá una notificación – ya sea oralmente, por escrito o por vía electrónica – que la acción ha sido tomada. Esta notificación incluirá: • • • El nombre, dirección y número de teléfono de la Agencia de Informes de Crédito (CRA) que suministro el informe; Una declaración de que la CRA que suministra el informe, no tomó la decisión de tomar la acción adversa, y no puede dar razones específicas de eso; y Una notificación del derecho del individuo a cuestionar la exactitud o integridad de cualquier información suministrada por la agencia, y su derecho a un informe libre del consumidor adicional de la Agencia a petición dentro de 60 días. Al empleado se le dará un periodo de tiempo razonable para refutar la información. Sin embargo, es ultimadamente la decisión de IDEA de que acción sea tomada. 2.4 Huellas Dactilares y Revisión de Antecedentes Penales La Ley de Educación de Texas requiere que las escuelas públicas, incluyendo las escuelas chárter, que requieran una revisión de antecedentes criminales basadas en huellas dactilares de empleados escolares antes de presentarse a trabajar. Los maestros estudiantes, observadores de clase y voluntarios no están obligados a presentar huellas dactilares, pero deben someterse a una verificación basada en su nombre. Todos los empleados nuevos están obligados a someterse a una revisión de antecedentes criminales basada en huellas dactilares antes de comenzar su primer día de trabajo. Recursos Humanos proporcionará a empleados nuevos un Pase “FAST” para huellas dactilares con las instrucciones sobre cómo someter sus huellas dactilares. Las tarifas percibidas por el vendedor que toma las huellas dactilares será la responsabilidad del empleado nuevo. La información recopilada sobre un individuo que cumple con los requisitos antes mencionados es confidencial y no puede ser divulgada excepto como autoriza la ley o con el consentimiento de la persona que es el sujeto de la información. Todos los empleados y candidatos deben completar un formulario de Autorización para la Revisión de Antecedentes Criminales que acompaña a este manual. Todos los puestos de trabajo con IDEA tienen la posibilidad de contacto con los estudiantes. IDEA descalificará del empleo a cualquier candidato o empleo cuyos antecedentes penales que IDEA determine que indica o representa una amenaza para los estudiantes o empleados. De acuerdo con las necesidades de la organización, IDEA también descalificará del empleo la persona cuya historia criminal es por lo demás incompatible con las obligaciones del trabajo de la posición para la cual la persona esté siendo considerada. IDEA despedirá o se negará a contratar a un empleado o candidato de empleo si la escuela obtiene información a través de una revisión de antecedentes penales que: 1. El empleado o candidato ha sido condenado a: a. Un delito bajo el Código Penal Título 5; Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 17 IDEA Public Schools b. Un delito que exige el registro como delincuente sexual bajo el Código de Procedimiento Penal Capítulo 62; o c. Un delito bajo las leyes de otro estado o ley federal que equivale a un delito previsto en los párrafos (a) o (b); y 2. En el momento en que ocurrió el delito, la víctima del delito tenía menos de 18 años de edad o estaba inscrito en una escuela pública. IDEA puede despedir a un empleado si se obtiene información de una condena del empleado de un delito mayor o delito menor que implique depravación moral que el empleado no dio a conocer a IDEA o a la Junta Estatal de Certificación de Educadores (SBEC). A excepción de lo requerido por la ley estatal o federal, IDEA no prohíbe el empleo o se niegan a considerar una aplicación de empleo únicamente por el hecho de que el candidato/empleado tenga antecedentes penales. IDEA no prohíbe el empleo o se niegan a considerar una aplicación de empleo basada exclusivamente en el argumento de que el candidato/empleado haya sido detenido. Sin embargo, IDEA hace decisiones de empleo basado en la conducta subyacente que condujo al arresto o sentencia, si IDEA determina que el arresto o sentencia hace que la persona no sea apta para el puesto en cuestión. De acuerdo con el Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964, es la política de IDEA, con anterioridad a cualquier exclusión de un candidato para el empleo o empleo continuo de un empleado que tiene un historial criminal, se llevará a cabo una evaluación individualizada de la conducta criminal en cuestión. Al llevar a cabo este tipo de evaluación, IDEA deberá considerar cuidadosamente los factores apropiados, incluyendo las siguientes, con el fin de determinar que cualquier exclusión por motivos de conducta criminal es relacionada con el trabajo a la posición de que se trate y que concuerde con la necesidad de negocios de la escuela: • • • • • • • • La naturaleza y la gravedad del delito o delitos; El tiempo transcurrido desde el delito, condena y/o finalización de la sentencia; La naturaleza y las responsabilidades del trabajo obtenido o buscado; La edad de la persona cuando el crimen fue cometido; La sentencia del delito (por ejemplo, si la persona fue encontrada culpable, declarada culpable, entró en un ‘no lo contenderé’ o recibió una sentencia diferida); La precisión de la divulgación del historial criminal durante el proceso de la aplicación de la persona; El efecto o el posible impacto en el ambiente educativo, laboral y en la comunidad atendido por la escuela; y Cualquier otra información pertinente proporcionada por la persona en relación con sus antecedentes penales. Tras considerar lo anterior u otros factores apropiados, IDEA le informará al candidato/empleado que él o ella pueden ser excluidos debido a la conducta criminal anterior y proporcionar al individuo la oportunidad de demostrar que la exclusión no se aplica adecuadamente a él o ella y el puesto en cuestión. IDEA tendrá en cuenta la información adicional proporcionada por el candidato/empleado que demuestre que la Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 18 IDEA Public Schools conducta criminal no está relacionada con el trabajo y es consistente con las necesidades de la escuela antes de tomar una determinación final. Dicha información adicional puede incluir: • • • • • • • • Los hechos o circunstancias que rodean el delito o la conducta; El número de delitos por los cuales el individuo fue condenado; La edad en el momento de la condena, o la liberación de la cárcel; La evidencia de que el individuo lleva a cabo el mismo tipo de trabajo, después de la condena, con el mismo empleador o uno diferente, sin incidentes conocidos de conducta criminal; La duración y la consistencia del historial de empleo antes y después del delito; Los esfuerzos de rehabilitación, por ejemplo, la educación/capacitación; Empleo o referencias de carácter con relación a la aptitud para el puesto en particular; y Si la persona está unida bajo un programa de fianza federal, estatal o local. IDEA Public Schools se reserva el derecho de realizar revisiones anuales (o con mayor frecuencia) del record criminal de empleados actuales. Obligación de Reportar un Record Criminal Todos los empleados de la escuela deberán notificar a su director o supervisor inmediato dentro de tres días de calendario de cualquier arresto, acusación, condena, abstención de argumento o culpabilidad, u otra sentencia del empleado por cualquier delito mayor, cualquier delito menor que implique depravación moral, o cualquier otro delito indicado a continuación: 1. Crímenes que involucran la propiedad escolar o fondos; 2. Crímenes involucrando el intento de forma fraudulenta o no autorizada para obtener o alterar cualquier certificado o permiso que permita a cualquier persona que tenga u obtenga un puesto como educador; 3. Crímenes que ocurren en, o en parte de, propiedad de la escuela o en una actividad patrocinada por la escuela; o 4. Crímenes que impliquen depravación moral, que incluyen (a) deshonestidad, fraude, engaño, robo, falsificación; (b) violencia deliberada; (c) infamia, vileza, o actos depravados que tienen la intención de excitar o gratificar el deseo sexual del actor; (d) crimen mayor de posesión, transferencia, venta, distribución, o conspiración a poseer, transferir, vender o distribuir cualquier sustancia controlada definida en el Capítulo 481 del Código de Salud y Seguridad; (e) actos que constituyen intoxicación pública, manejar un vehículo motorizado bajo la influencia del alcohol, o conducta desordenada; o (f) actos que constituyen abuso bajo el Código Familiar de Texas. La obligación de reportar una condena o sentencia diferida no aplica a delitos de tráfico menores. Sin embargo, el primer delito DWI (Manejar mientras intoxicado) o DUI (Conducir bajo la influencia) debe ser reportado si el empleado maneja u opera (o está autorizado para hacerlo) un vehículo de IDEA o una pieza de equipo móvil. El no reportar a tiempo un arresto, cargo, declaración de culpabilidad, condena o sentencia puede resultar en Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 19 IDEA Public Schools acción disciplinaria, hasta e incluyendo despido. Dicho reporte se hará dentro de tres días del arresto, condena o cualquier otra acción judicial. La condena de un crimen no será una razón automática para el despido. La organización deberá considerar los siguientes factores para determinar qué medida, si hay alguna, se debe tomar contra un empleado que es declarado culpable de un crimen durante su empleo con IDEA Public Schools: 1. 2. 3. 4. La naturaleza del delito; La fecha del delito; La relación entre el delito y la posición al cual al empleado se le asigna; y El mejor interés de IDEA Public Schools y sus estudiantes. 2.5 Reportando la Mala Conducta del Educador El Superintendente notificará inmediatamente al SBEC mediante la presentación de un informe por escrito (dentro de los primeros 7 días de aprender sobre el supuesto incidente de mala conducta) con la Agencia de Educación de Texas en cuanto tenga conocimiento o información que indique cualquiera de las siguientes circunstancias: 1. Que un educador, candidato a, o titular de un certificado de educador tiene un historial criminal reportado; 2. Que un educador o titular certificado fue despedido por cometer cualquiera de los actos siguientes: a. El abuso sexual o físico de un estudiante o menor, o participar en cualquier otra conducta ilícita con un estudiante o menor; b. La posesión, transferencia, venta o distribución de una sustancia controlada; c. Transferir ilegalmente, apropiarse, o expedir bienes de la escuela o fondos; d. Intentar, por medios fraudulentos o no autorizados, obtener o modificar cualquier certificado o permiso que da derecho a la persona a ser empleado en un puesto que requiere un certificado o permiso, o recibir una compensación adicional asociada con una posición; e. Cometer un crimen o cualquier parte de un crimen, mientras está en la escuela o en un evento patrocinado por la escuela; o f. Solicitar o participar en una conducta sexual o una relación romántica con un estudiante o menor; g. Que un educador ha participado en una conducta que viola el instrumento de evaluación de seguridad establecido por el Código de Educación, sección 39.0301. 3. Que el titular del certificado renuncie y haya pruebas razonables que apoye la recomendación de suspender al individuo porque él o ella cometió uno de los actos previstos en el párrafo No. 2 anterior. De acuerdo con la ley estatal, el Superintendente debe completar una investigación basada en causas razonables que el educador pudo estar involucrado en el abuso o cometió un acto ilícito con un estudiante o menor. Una investigación de la mala conducta del educador debe ser realizada, aunque el educador renuncie del empleo antes de la finalización de la investigación. Si el educador es arrestado y las autoridades pide que la escuela ponga fin a sus investigaciones y el Superintendente no puede realizar la investigación, el Superintendente Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 20 IDEA Public Schools sigue estando obligado a informar oportunamente al SBEC que la investigación se interrumpió a petición de las autoridades. 2.6 Empleo a Voluntad IDEA es un empleador “a voluntad". Esto significa que tanto los empleados como IDEA tienen derecho a terminar el empleo en cualquier momento, con o sin previo aviso, y con o sin causa. Nada en este manual se interpretará como la creación de un contrato laboral o acuerdo. Nadie más que el Director Ejecutivo (CEO) tiene la autoridad a nombre de IDEA para alterar el acuerdo de empleo a voluntad, entrar en un acuerdo para empleo por un periodo de tiempo específico, o hacer cualquier acuerdo contrario a esta norma, y cualquier acuerdo debe ser por escrito y debe ser firmado por el CEO. Dada su naturaleza emprendedora, IDEA mantiene una cultura altamente flexible, y por consecuencia la posición del empleado, responsabilidades laborales, y/o descripción de la posición puede ser sujeta a reasignación por su supervisor en cualquier momento y por cualquier razón. Nada en este manual tiene la intención de cambiar esta política. 2.7 Requisitos mínimos para Directores y Maestros, y Notificación a los Padres con respecto a Calificaciones de los Maestros IDEA contrata directores, maestros y miembros del personal de instrucción que estén debidamente acreditados y calificados como es requerido por la ley estatal y federal. El empleo depende y está sujeto a que los empleados presenten toda la documentación requerida de manera oportuna y precisa, y el cumplimiento de los demás requisitos de trabajo de IDEA. La ley del estado requiere que la escuela proporcione a los padres de familia o tutores de cada estudiante inscrito, una notificación por escrito de las calificaciones profesionales de los maestros del salón de clases de los estudiantes. La escuela también proporcionará esta información a petición de los padres de familia. 2.8 Verificación de elegibilidad del Empleado Antes del comienzo del empleo, IDEA deberá confirmar la elegibilidad de empleo de todas las nuevas contrataciones mediante la examinación de documentos que acrediten identidad y autorización de empleo, y la realización de la Forma I-9 requerida por el Departamento de Seguridad Nacional. Cada nuevo empleado, como condición de empleo, debe completar la Forma de Verificación de Elegibilidad de Empleo I-9 y presentar documentación apropiada estableciendo identidad y elegibilidad de empleo. Los exempleados que son recontratados, también deben completar la forma si no han completado la I-9 con IDEA en los últimos tres años, o si su anterior I-9 ya no se conserva o deja de ser válida. 2.9 Reportando Nuevas Contrataciones Para el día 20º después de la contratación de un nuevo empleado, un informe que contenga el nombre, dirección y el nombre, dirección y número de identificación del empleador de la escuela, se hará al Centro de Operaciones de Informe de Nuevas Contrataciones de Texas. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 21 IDEA Public Schools 2.10 Prueba Medica Antes y Después de la Oferta Los empleados pueden ser requeridos a someterse a ciertas pruebas médicas (incluyendo pruebas de drogas) antes de que comience el empleo con IDEA. 2.11 Primeros Auxilios, CPR y Certificación AED Ciertos empleados (es decir, maestros de educación física y entrenadores) que participan en actividades físicas para los estudiantes deben mantener y presentar al Departamento de Recursos Humanos la prueba de certificación vigente en primeros auxilios, reanimación cardiopulmonar (CPR), y el uso de un desfibrilador externo automático(AED). La certificación debe ser expedida por la Cruz Roja Americana, Asociación Americana del Corazón, u otra organización que ofrezca entrenamiento equivalente y certificación. 2.12 Cambio de Nombre y Dirección Los expedientes de empleo deben mantenerse al día. Los empleados deben notificar al Departamento de Recursos Humanos a través del sistema Help Desk en línea si hay algún cambio o corrección en su nombre, dirección, número telefónico, estado civil, e información de contacto de emergencia. Las notificaciones de cambio de nombre deben ser presentadas junto con la nueva tarjeta de seguro social representativa del nuevo nombre del empleado. 2.13 Records de Personal Se mantienen expedientes de personal de cada empleado de IDEA. Estos expedientes son propiedad de IDEA y el acceso a tales expedientes es restringido en la medida permitida por la ley. En general, solamente supervisores y personal de gerencia están autorizados a revisar los expedientes de personal. Toda solicitud de información contenida en los expedientes de personal debe ser dirigida al Departamento de Recursos Humanos. Sólo Recursos Humanos está autorizado a divulgar información sobre empleados actuales y ex-empleados. Sin perjuicio a lo anterior, toda la información en el archivo personal del empleado se pondrá a disposición del empleado o de su representante de la misma manera que la información pública que está disponible bajo las leyes de información pública que es encontrada en el Capítulo 552 del Código de Gobierno de Texas. Los empleados que deseen revisar su archivo personal deben comunicarse con Recursos Humanos. Muchos records de personal también son información pública y deben darse a conocer al público a petición en conformidad con la ley estatal. En virtud de una Solicitud de Archivos Abiertos bajo la Ley de Información Pública de Texas, empleados pueden optar por designar la siguiente información personal retenida de divulgación: • • • • Domicilio, Número telefónico, Información que revele si tienen familiares, y Contactos de emergencia. Por favor proporcione por escrito a Recursos Humanos si usted desea darse de baja y tener la información antes identificada “exenta” de revelación bajo la Ley de Información Pública de Texas. Una petición de negar el acceso público a la información personal sólo será efectiva para las solicitudes de información pública realizadas después de la fecha en que el empleado envíe al Departamento de Recursos Humanos la solicitud de denegar el acceso. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 22 IDEA Public Schools Empleados nuevos o despedidos tienen 14 días de su contratación/despido para elegir si quieren tener sus expedientes cerrados o públicos. Si no se ha presentado una opción al Departamento de Recursos Humanos, los expedientes de los empleados se mantendrán abiertos a tal punto que la mayoría de información personal se dará a conocer al público bajo previa solicitud. Con respecto a cierta información médica protegida bajo las leyes estatales y federales, y los documentos de evaluación, exenta de divulgación bajo la ley estatal, IDEA Public Schools buscará exceptuar y proteger la documentación de la divulgación en la medida permitida por la ley. 2.14 Conflictos de Interés Los empleados tienen la obligación de realizar negocios dentro de las normas que prohíben los conflictos reales o potenciales de interés. Esta sección del manual sólo establece el marco dentro del cual IDEA desea operar. El sistema de IDEA también se rige por las leyes estatales y federales que gobiernan los conflictos de interés y nepotismo aplicables a las escuelas chárter de inscripción abierta de Texas, y entidades sin fines de lucro exentas de impuestos. El propósito de estas directrices es proporcionar dirección general para que los empleados puedan pedir aclaraciones sobre las cuestiones relacionadas con el tema de las normas aceptables de operación. Póngase en contacto con Recursos Humanos para obtener más información o preguntas acerca de los conflictos de interés. Un conflicto real o potencial de intereses ocurren cuando un empleado está en condiciones de influir una decisión que puede resultar en un beneficio personal para ese empleado o de un familiar, como resultado de las transacciones y operaciones de negocios de IDEA. Ninguna “presunción de culpabilidad” es creada por la mera existencia de una relación con un empleado, contratista o vendedor que puede ser un posible conflicto de intereses. Sin embargo, si los empleados tienen cualquier influencia sobre las transacciones que implican adquisiciones, contratos o arrendamientos, es indispensable que se den a conocer a su supervisor inmediato o con la Oficina de Negocios, tan pronto como sea posible, la existencia de cualquier conflicto de interés real o potencial de intereses, de modo que las garantías salvaguardias puedan ser establecidas para proteger a todas las partes. Beneficio personal puede resultar no sólo en los casos en que un empleado o un familiar tiene una participación significativa en una empresa con la que IDEA hace negocios, sino también cuando un empleado o familiar reciba cualquier beneficio, incluyendo, pero no limitado a soborno, regalo cuantioso, o una consideración especial, como resultado de las transacciones o relaciones que involucran a IDEA. Un empleado con razones para creer que existe un conflicto real o potencial de intereses debe llevar esa preocupación a la atención del supervisor inmediato de ese empleado o al Director. Empleo a Familiares y Fraternización IDEA se compromete a ofrecer igualdad de oportunidades laborales para sus empleados. Las relaciones íntimas tienen el potencial de interferir con la capacidad de IDEA para proporcionar igualdad de oportunidades laborales para sus empleados, y en algunos casos, pueden constituir acoso sexual o de otro tipo de discriminación ilegal. Para reducir al mínimo los posibles conflictos de interés, IDEA desaconseja a sus empleados de entrar en Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 23 IDEA Public Schools relaciones íntimas con otros empleados para los que tienen la responsabilidad profesional de supervisión. IDEA puede negarse a contratar o asignar a un familiar en una posición donde la apariencia o el potencial de favoritismo o conflictos existe o donde esté prohibido por la ley. Los empleados también se abstendrán de realizar contrataciones, despido u otras decisiones que afectan los términos o condiciones de empleo de los familiares. Cuando exista dificultad, los empleados pueden apelar al CEO de acuerdo con los procedimientos formales de queja de IDEA establecidos en este Manual. Al menos que sea aprobado por el Superintendente, si dos empleados se casan, se convierten en parientes de ellos o entran en una relación íntima, no deben permanecer en una relación profesional de supervisión. IDEA, a su discreción, tratara de identificar otras posiciones disponibles y permitirá que uno o ambos de estos empleados soliciten la reasignación, o IDEA puede reasignar a los empleados a su discreción. Si ninguna posición alternativa está disponible, IDEA podrá despedir a cualquiera de los empleados a su discreción. En otros casos donde el conflicto o la posibilidad de conflicto surjan entre un empleado y otro empleado, incluso si no hay una responsabilidad de supervisión profesional involucrado, las partes pueden ser separadas por reasignación a otro puesto o despedido de su empleo, según el criterio de IDEA. Para los propósitos de esta sección, un “familiar” es cualquier persona que esté relacionada por sangre o matrimonio dentro del tercer grado, como se describe a continuación, o cuya relación con el empleado sea similar al de las personas que están relacionadas por sangre o matrimonio. Familiar de Primer Grado Familiar de Segundo Grado Familiar de Tercer Grado Padre/Madre Abuelo(a) Bisabuelo(a) Hijo(a) Nieto(a) Bisnieto(a) Hermano(a) Tío(a) Sobrino(a) 2.15 Transferencias Los empleados que están considerando transferirse a otra escuela o departamento deben primero notificar a su supervisor actual. Empleados deben estar en buenos términos para que el traslado pueda ser aprobado. Buenos términos se define como el no estar activamente en cualquier tipo de plan de crecimiento profesional y/o no haber recibido ninguna acción disciplinaria formal en los 90 días anteriores a la solicitud de transferencia. El gerente actual del empleado es responsable de presentar una solicitud utilizando Help Desk al Departamento de Recursos Humanos antes de los plazos establecidos. Directores o gerentes de contratación pueden solicitar una entrevista y/o un ejemplo de lección de docencia antes de que la solicitud de transferencia sea aprobada. Empleados seleccionados para una transferencia recibirán una notificación del Departamento de Recursos Humanos. Las solicitudes de transferencia durante el año escolar serán consideradas solo cuando el cambio no afectará negativamente a los estudiantes y después de que un reemplazo se haya Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 24 IDEA Public Schools encontrado. Todas las solicitudes de transferencia serán coordinadas por el Departamento de Recursos Humanos y deben aprobarse por el gerente contratante que envía y que la recibe. 2.16 Horarios de Trabajo Los horarios de trabajo son establecidos por IDEA sobre una base anual, pero se pueden ajustar de tiempo en tiempo como sea necesario por IDEA. El calendario escolar es adoptado cada año designando el horario de trabajo de los empleados. El aviso de horarios de trabajo, incluyendo fechas iniciales, finales y días festivos programados, serán distribuidos cada año, pero son sujetos a cambio de acuerdo a circunstancias improvistas (por ejemplo, el clima) u otras necesidades de IDEA. 2.17 Empleo Externo y Tutoría Todos los empleados están obligados a informar por escrito a su superior inmediato de cualquier empleo externo, incluyendo trabajadores por cuenta propia. Supervisores deberán considerar el empleo externo y/o trabajo por cuenta propia en base a casos individuales y determinar si debe ser prohibido por causa de un conflicto de interés. A los maestros no se les permite percibir ingresos por clases privadas a cualquier estudiante que le estén actualmente proporcionando instrucción directa. 2.18 Evaluación de Desempeño Las evaluaciones de desempeño son parte de un proceso continuo durante todo el año en que los supervisores y empleados discuten el progreso hacia sus metas. IDEA y supervisores establecen metas sobre una base anual. Las evaluaciones de desempeño pueden ser formales y/o informales, verbales y/o escritas. IDEA hará todo lo posible para fomentar que los empleados reciban por escrito las evaluaciones del desempeño entorno al progreso hacia las metas un mínimo de dos veces por año escolar. El ciclo de evaluación de desempeño de IDEA Public Schools incluye cuatro etapas en las que los gerentes y empleados participan en conversaciones comprensivas de evaluación de desempeño en torno a sus capacidades y el progreso hacia sus metas. Durante las conferencias de evaluación de desempeño, los empleados son alentados a discutir todas las cuestiones planteadas, así como las oportunidades de progreso o desarrollo de su carrera con IDEA. 2.19 Desarrollo Profesional IDEA está comprometida al desarrollo profesional de todos sus empleados. Para los educadores, IDEA ofrece capacitación antes del inicio del año escolar, entrenamientos en su lugar de trabajo y modelos en todo el año escolar, liderazgo educativo día a día, y acceso a talleres externos. Para el personal no-docente, IDEA ofrece capacitación técnica antes del inicio del año escolar y durante el año. Además, todos los empleados son motivados a perseguir oportunidades de desarrollo profesional externas en forma de talleres o certificación adicional. Los empleados deben hablar con sus supervisores acerca de las oportunidades de desarrollo adicionales y caminos específicos de su carrera. Supervisores deben aprobar el desarrollo profesional antes de que sea tomado en case de requerir tomar tiempo libre para asistir a la sesión/curso. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 25 IDEA Public Schools 2.20 Plan de Desarrollo/Acción Disciplinaria Teniendo en cuenta el enfoque equilibrado de IDEA tanto en responsabilidad y apoyo, bajo circunstancias normales, supervisores primero entrenan informalmente y apoyan a los empleados para ayudarles a incrementar el rendimiento antes de instituir un plan de desarrollo formal o acción disciplinaria. Un empleado con un problema de rendimiento o comportamiento típicamente se le da una advertencia para que él o ella tengan la oportunidad de corregir el problema. Si entrenamiento adicional es necesario, un supervisor puede optar por desarrollar un plan de crecimiento por escrito con el fin de ayudar al miembro del equipo a corregir el comportamiento. Una advertencia formal por escrito de acción disciplinaria puede ser necesaria. Aunque el despido o democión por mal desempeño o mala asistencia ordinariamente será precedido por una advertencia oral y una advertencia escrita, IDEA se reserva el derecho a proceder directamente a una advertencia por escrito, descenso, o despido cuando IDEA considere que tal acción es apropiada o necesaria. De acuerdo con la ley estatal y federal, un empleado puede ser puesto en licencia con o sin goce de sueldo, sin previo aviso por escrito por un período no mayor de quince días de calendario, a fin de revisar o investigar acciones, incluyendo pero no limitado a insubordinación, actos que ponen en peligro a otros, u otras acusaciones de falta de conducta serias. 2.21 Referencias del Empleado Todas las solicitudes de referencias de empleo deben ser dirigidas a la Oficina de Recursos Humanos. Nadie más que Recursos Humanos está autorizado a dar referencias para los empleados actuales o anteriores. Es norma de IDEA revelar sólo las fechas de empleo; el título de la última posición mantenida y elegibilidad para ser recontratado. Si el empleado autoriza la divulgación por escrito, IDEA también informará a los posibles empleadores de la cantidad del sueldo o último salario percibido. PARTE 3. BENEFICIOS DEL EMPLEADO La información sobre los beneficios en este manual es sólo un resumen de los planes de beneficios ofrecidos por IDEA. Esta explicación general no pretende y no proporciona a los empleados con todos los detalles de estos beneficios. Este manual no cambia, o de otra manera interpreta, los términos de los documentos del plan oficial. Si hay algún conflicto o diferencia entre la información en este manual y los documentos del plan, los documentos del plan regirán. IDEA se reserva el derecho de cambiar o poner fin a estos beneficios en cualquier momento y por cualquier motivo, consistente con todas las leyes. Si los empleados desean información adicional relacionada a cualquiera de los beneficios ofrecidos por IDEA, por favor contacte al Departamento de Recursos Humanos. Los maestros suplentes y los empleados temporales no son elegibles para los beneficios descritos en esta sección. 3.1 Seguro Médico La cobertura de seguro médico grupal es proporcionada a través de TRS-Active Care, el programa de seguro médico de las escuelas públicas del estado. La contribución de IDEA a Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 26 IDEA Public Schools las primas de seguro médico de los empleados es determinada anualmente por la Junta Directiva. Empleados elegibles a cobertura de seguro incluyen los siguientes: • • Empleados que son activos, miembros contribuyentes de TRS. Empleados que no son miembros contribuyentes de TRS, pero que regularmente están programados a trabajar por lo menos 10 horas por semana. Jubilados del TRS que están inscritos en TRS Care (programa de seguro médico para jubilados) no son elegibles para participar en TRS-Active Care. Empleados que no son miembros contribuyentes del TRS y que son regularmente programados a trabajar menos de 10 horas por semana no son elegibles a participar en TRS-Active Care. El periodo anual del seguro médico es del 1º de septiembre al 31 de agosto. Empleados actuales pueden hacer cambios en su cobertura de seguro durante el periodo de inscripción abierta. Descripciones detalladas de la cobertura del seguro, costo al empleado y requisitos de elegibilidad son proporcionados a todos los empleados por separado en el Manual de Beneficios de IDEA Public Schools y Guía de Inscripción del TRS. 3.2 Beneficios de Seguro Suplementario Los empleados pueden inscribirse en programas de seguro suplementario incluyendo discapacidad, visión, dental, cáncer, y diferencia hospitalaria, por su propia cuenta. Las primas de estos planes de seguro pueden ser pagadas por deducción de nómina. Un administrador de terceros, First Financial Group of America (FFGA), maneja los reclamos hechos en estas cuentas. 3.3 Plan de Cafetería (Sección 125) Empleados pueden ser elegibles para participar en un Plan de Cafetería (Sección 125) y, bajo las regulaciones del IRS, deben aceptar o rechazar este beneficio. Este plan les permite a los empleados elegibles pagar ciertas primas de seguro en base a ingresos previos y posteriores de impuestos. Un administrador de terceros, First Financial Group of America (FFGA), maneja los reclamos de los empleados hechos en estas cuentas. Empleados nuevos deben aceptar o rechazar este beneficio durante su primer mes de empleo. Todos los empleados deben aceptar o rechazar este beneficio sobre una base anual durante el período de tiempo especificado. 3.4 Terminación de la Cobertura de Seguro en caso de Separación del Empleo Para los empleados que se hayan voluntaria o involuntariamente separado de su empleo con IDEA antes del último día de su fecha especificada en el calendario de trabajo anual, toda la cobertura de los beneficios de seguro se terminará al final del mes en el cual el empleado se separó del trabajo. Por ejemplo, si un empleado se separa de su empleo el 13 de diciembre, toda la cobertura terminará el 31 de diciembre. El acta Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA) es una ley federal que proporciona a ciertos exempleados, jubilados, cónyuges, ex cónyuges e hijos dependientes con el derecho a continuar temporalmente la membrecía del plan de salud después de perder su elegibilidad de cobertura como resultado de ciertos eventos calificativos. COBRA permite que miembros que califican al plan de continuar la cobertura por hasta 18 meses después de Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 27 IDEA Public Schools perder la elegibilidad del plan, así como sus cónyuges e hijos dependientes para continuar la cobertura por hasta 36 meses. IDEA notificará a los trabajadores de su derecho a continuar su cobertura de salud dentro de los 30 días siguientes a la fecha en que termina la elegibilidad de cobertura del empleado. Los empleados tienen entonces 60 días para optar por continuar su cobertura de salud. Si el plan de salud es a través de una compañía de seguros o HMO, cualquiera de las responsabilidades administrativas posteriores son manejadas por la compañía o HMO. IDEA no está obligada a seguir aportando una parte de los costos del plan de salud para los miembros que eligen continuar la cobertura después de dejar el empleo. Durante el período de continuación, el importe total de la prima del plan se convierte en obligación y responsabilidad del miembro. Primas adicionales necesarias para proporcionar beneficios de continuación o cobertura adicional para los miembros de la familia para cubrir los costos o un plan de mejora pueden deducirse del pago final de los empleados que renuncien, pero arreglos de pago se deben hacer con el fin de proveer la continuación de los beneficios de acuerdo con COBRA. Beneficios suplementarios de terceros (visión, dental, vida suplementaria, cáncer, indemnización de hospital, etc.) se terminarán en el último día del mes en el que el empleado dejó su empleo. Empleados serán responsables de ponerse en contacto con su(s) proveedor(es) de seguro respectivo para continuar con la cobertura por un máximo de dieciocho (18) meses después de la separación del empleo de acuerdo con la ley federal y estatal y los documentos del plan. Las notificaciones de COBRA y el Certificado de Cobertura serán automáticamente enviadas por correo directamente de la compañía de seguros a los empleados que se separaron de su empleo. Prospectos jubilados de TRS se les recomienda a consultar con TRS sobre la elegibilidad de inscripción si están planeando inscribirse en el plan médico de TRS-Care en su jubilación. 3.5 Tarjetas de Identificación para Farmacia/Salud Todas las tarjetas de identificación de seguro médico, tarjetas de farmacia, y tarjetas de identificación de seguro dental son enviadas por correo al domicilio del empleado participante directamente de la compañía de seguros. Empleados nuevos deben recibir sus tarjetas de identificación del seguro médico dentro de treinta (30) días de su inscripción al plan. El empleado puede pedir más tarjetas de identificación médica y dental a través del número de Servicio al Cliente de su plan o en las páginas de internet de su proveedor. 3.6 Formularios de Reclamo Los formularios de reclamo pueden ser obtenidos directamente del proveedor de seguro respectivo. 3.7 Jubilación TRS El empleo que hace que uno sea elegible para una membresía a TRS es: • • El empleo fijo en una institución educativa pública, apoyada por el estado de Texas que se espera que dure por un período de cuatro y medio meses o más; Por la mitad o más de la carga de trabajo de tiempo completo estándar; y Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 28 IDEA Public Schools • Con compensación pagada a una tarifa comparable a la tarifa de compensación por otras personas empleadas en puestos similares. Un empleado de una institución educativa pública apoyada por el Estado de Texas reúne estos requisitos, si el empleo habitual del miembro es de veinte (20) horas o más a la semana y durante cuatro y medio meses o más en un año escolar. Servicio de tiempo completo es el empleo que es de 40 o más horas reloj por semana. Todos los empleados nuevos de TRS son elegibles para los beneficios en el primer día del mes siguiente al primer día de trabajo, o la fecha en que sean elegibles para los beneficios. En ningún momento los empleados pueden ser elegibles para la cobertura antes del primer día de trabajo del empleado. Si un empleado no se inscribe dentro de los 31 días de elegibilidad, ese empleado será elegible para inscribirse en la próxima oportunidad de inscripción abierta o de lo previsto por las normas de los empleadores proveedor de beneficios de salud. Todos los empleados regulares del sistema de educación pública en Texas (contratado por cuatro y medio meses o más, durante medio tiempo o más de la carga de trabajo de tiempo completo estándar, y pagado a un tarifa comparable al de las demás personas empleadas por ese empleador en posiciones similares) deben participar en TRS, a menos que se aplique una excepción a la membresía de TRS. Las excepciones a la membresía de TRS incluyen, pero no se limitan a: • • Un sustituto, tal como se define por las reglas de TRS (Para ser considerado un sustituto, el individuo debe estar sirviendo en una posición actualmente en manos de otro empleado y pagado a un pago normal que no exceda la tarifa de trabajo sustituto establecido por el empleador); Persona empleada de manera temporal (menos de cuatro meses y medio), medio tiempo (menos de la mitad del tiempo), de temporada o de forma irregular. Sustitutos que no reciben los beneficios de la jubilación de TRS que trabajan por lo menos 90 días al año, también puede ser elegibles para la membrecía de TRS y para comprar un año de servicio acreditado. TRS proporciona a sus miembros una declaración anual de sus cuentas mostrando todos los depósitos y el saldo total de la cuenta para el año finalizado el 31 de agosto, así como una estimación de sus beneficios de jubilación. Empleados que planean jubilarse bajo el TRS deben notificar al Departamento de Recursos Humanos lo más pronto posible. Información sobre los procedimientos de aplicación para los beneficios de TRS están disponibles del Sistema de Jubilación de Maestros de Texas, 1000 Red River Street, Austin, TX 78701-2698, o por teléfono al l-800-223-8778 o 512-5426400. La información del TRS también está disponible en el internet en www.trs.state.tx.us. Individuos que reciben beneficios de jubilación de TRS pueden ser empleados, de acuerdo con las reglas del TRS y la ley estatal. Información detallada sobre el empleo después del retiro está disponible en la publicación de TRS, Empleo Después de Jubilación. Los empleados pueden ponerse en contacto con el TRS para obtener información adicional Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 29 IDEA Public Schools llamando al 800-223-5445 o 512-542-6400. La información también está disponible en la página de internet del TRS en www.trs.state.tx.us. 3.8 Plan 403(b) El Plan 403(b) permite a los empleados invertir ingresos de impuestos diferidos en anualidades fijas; anualidades variables; y/o fondos de inversión mientras gana intereses diferidos de impuestos. Las distribuciones están disponibles a la terminación del empleo, jubilación, invalidez, muerte o ciertos tipos de dificultades. Las distribuciones pueden ser transferidas a un plan IRA, 403(b) o un plan 401(k), o pueden ser utilizadas para comprar de regreso años de servicio TRS. Sanciones por el desembolso temprano puede existir de acuerdo a las leyes más recientes federales y estatales y legislación. First financial Administrators (FFA) administra el Plan 403(b) de IDEA Public Schools. Para inscribirse a contribuir a una cuenta 403(b), los empleados deberán de escoger un proveedor aprobado y completar el proceso de inscripción de 403(b), que se puede acceder a través de la sección de Recursos Humanos de LightBulb. Cualquier pregunta relacionada con cuentas 403(b) deberá ser dirigida al Departamento de Recursos Humanos. 3.9 Seguro de Compensación por Desempleo Los empleados despedidos podrían ser elegibles para recibir beneficios de compensación por desempleo bajo la Ley de Compensación por Desempleo de Texas. Empleados a voluntad y empleados, con una seguridad razonable de volver al servicio no son elegibles para beneficios de desempleo durante los descansos regulares durante el año escolar o meses de verano. Empleados que tengan preguntas sobre los beneficios por desempleo deben ponerse en contacto con Recursos Humanos. 3.10 Compensación a Trabajadores IDEA puede proporcionar beneficios de compensación a los empleados que sufren una enfermedad relacionada con el trabajo o lesiones personales, debido a los accidentes derivados de su empleo con la escuela. Tales beneficios son pagados íntegramente por la escuela y ayuda a pagar el tratamiento médico y compensa parte de los ingresos perdidos mientras se recupera. Un empleado que recibe beneficios salariales de compensación de los trabajadores podrá optar por recibir los beneficios acumulados de vacaciones pagadas, esté o no tal empleado bajo licencia médica y familiar. Si el empleado hace tal elección, la escuela deberá pagar la diferencia entre el beneficio recibido de ingresos semanales bajo la compensación de los trabajadores y la compensación semanal regular del empleado, y deberá cobrar la licencia en proporción. Un empleado cuyo permiso acumulado se agota antes o durante una ausencia por una lesión o enfermedad relacionada con el trabajo se coloca en un permiso sin goce de sueldo. Excepto mientras en permiso familiar y médico, el empleado será responsable por el pago total por adelantado de todas las primas de seguro durante dicha ausencia. Tras la liberación de la compensación de los trabajadores por servicio regular o acomodado, el empleado debe presentar una solicitud por escrito para el restablecimiento del empleo. La Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 30 IDEA Public Schools solicitud deberá ir acompañada por la declaración de un médico certificando el estado físico del empleado para regresar al trabajo. Si la liberación es para una posición acomodada de servicio, el regreso al trabajo deberá ser coordinado por el Superintendente. Salvo lo dispuesto bajo la ley de discapacidad temporal, un empleado liberado de compensación de los trabajadores deberá ser considerado para una posición para la cual el empleado esté calificado, siempre que tal posición esté disponible. Si no hay ninguna posición para el cual el empleado esté calificado, en el momento que el empleado solicite la readmisión, el empleado será considerado para un puesto vacante posterior. La falta de un empleado que informe a la escuela después de la liberación del permiso de compensación de los trabajadores dentro de los tres días, o se niegue a aceptar el empleo ofrecido, constituirá una renuncia. Requisitos Obligatorios Seguro de Compensación de Trabajadores cubre todos los empleados durante el tiempo que están en el trabajo. • Lesiones y enfermedades cubiertas pueden ser físicas o mentales y específicos o acumulativos. • Una lesión se considera relacionada con el trabajo, cuando resulta de y en el curso y ámbito de su empleo. • La actividad que causó la lesión también debe ser una actividad que se encuentra en el curso y el ámbito del empleo. Negación de los Beneficios del Seguro de Compensación de los Trabajadores A excepción de lo requerido por la ley estatal, las lesiones no cubiertas por el seguro de compensación de los trabajadores, incluyen aquellas en los que el empleado: • Estaba intoxicado con alcohol o drogas, • Estaba en el proceso de cometer un delito (y ha sido condenado). • Estaba participando en una actividad social o recreativa fuera de servicio que no estaba directamente relacionada con su trabajo. • Se estaba desplazando hacia o desde el trabajo a menos que de que lo haga bajo el control directo u órdenes de la escuela en negocios relacionados con la escuela. • Causó el daño intencional o cometió suicidio. • Participó en juego brusco o estaba peleando en el trabajo. • Violó una política de seguridad de la escuela o procedimiento. Si IDEA niega una petición del Seguro de Compensación de los trabajadores: • • • El trabajador podrá impugnar la decisión de conformidad con las disposiciones de las leyes de Compensación de los Trabajadores del Estado de Texas. Todos los costos incurridos por el empleado en impugnar la negación de la petición será única responsabilidad del empleado. La escuela no está obligada a realizar cualquier compromiso o declarar información relativa a su responsabilidad con respecto a una lesión o enfermedad del empleado. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 31 IDEA Public Schools Requisitos para Reportar Cualquier empleado que sufra una lesión o enfermedad relacionada con el trabajo es responsable de reportar inmediatamente la enfermedad o lesión – no importa que tan pequeña – a su supervisor. El empleado no debe tratar de tomar decisiones médicas por su propia cuenta. El supervisor ayudará a la persona inmediatamente para obtener todos los detalles del incidente y la identidad e información para contactar a los testigos, si es necesario. Todos los formularios apropiados de incidentes deben ser completados y presentados a la compañía de seguros de la escuela dentro de 24 horas después del incidente. Además, se requiere que el empleado participe en una prueba de droga y alcohol dentro de las 24 horas después del accidente. Los empleados que deseen información sobre la posición de la escuela a la petición de la Compensación de Seguros de los trabajadores serán informados sólo que la escuela y/o su compañía de seguros está llevando a cabo una investigación. Todas las preguntas y reclamaciones sobre la compensación de los trabajadores deben ser remitidas a Recursos Humanos. Un empleado que recibe beneficios salariales de compensación del trabajador, se le asignará un permiso FMLA, si procede. Solicitud de Permiso de Ausencia Cualquier empleado cuya lesión o enfermedad relacionado con el trabajo, evitará que él/ella se presente a trabajar dentro de una semana después del incidente inicial, debe ponerse en contacto con Recursos Humanos o el Superintendente durante la primera semana de la ausencia. El permiso del Seguros de la Compensación de los trabajadores puede ser concedido para situaciones en las que existe una declaración escrita del médico, que indique que se requiere un permiso de ausencia. La declaración del médico debe proporcionar detalles adecuados, aceptables para la escuela, en cuanto a la naturaleza de la discapacidad y la duración prevista de la ausencia del trabajo. IDEA puede, a su discreción y gastos, requerir una segunda opinión médica de otro médico. IDEA se reserva el derecho de seleccionar al médico a examinar y tratar la lesión o enfermedad, para buscar opiniones médicas adicionales, y de negar los beneficios donde no hay pruebas suficientes que la enfermedad o lesión surgió como resultado a, o se produjo en el transcurso del empleo. Si se necesita un permiso de ausencia en el caso de lesión o enfermedad del Seguro de Compensación de Trabajadores legítima, el empleado será pagado de acuerdo con el calendario estatal, y permanecerá de baja hasta que él o ella sea liberado por una declaración de un médico. Reclamaciones Fraudulentas de la Compensación para los Trabajadores La presentación de una reclamación falsa o fraudulenta es una violación de la ley y la política de la escuela, y puede dar lugar a acciones de empleo disciplinarias, incluyendo el despido. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 32 IDEA Public Schools Retomando la Política del Trabajo Al vencimiento de la ausencia de Compensación de los Trabajadores, y antes de regresar al trabajo, el empleado debe obtener y presentar la liberación de un médico a Recursos Humanos o al Superintendente. El empleo potencial después de tal ausencia de la Compensación de Trabajadores se determinará en base al tipo de permiso para el cual califica el empleado. Todos los empleados que califican para el permiso bajo la Ley de Permisos por Razones Médicas y Familiares (FMLA) o Servicio de Empleo a los Uniformados y la Ley de Derechos de Reempleo (USERRA) se colocarán en una posición similar o comparable después de su liberación para volver al trabajo o como lo requiera la ley. Los empleados que regresan en el periodo de Permiso Extendido, se definirá más adelante en este Manual, pueden volver a una posición previamente desocupada, a discreción de la escuela según disponibilidad, una vez que esté disponible para regresar a trabajar. Si la posición no está disponible, el empleado puede ser asignado a una posición sustancialmente similar u otra posición adecuada para cual el empleado esté calificado, sujeto a disponibilidad. Si la posición no está disponible, el nombre del empleado será colocado en la lista de sustitutos, si hay alguna, y el empleado puede ser considerado para un puesto vacante posterior, junto con otros candidatos. Empleados que excedan un periodo de Permiso Extendido de 30 días serán considerados que han renunciado y/o separados de su empleo debido a la falta de trabajo, pero podrán volver a aplicar para cualquier vacante, sin perjuicio de las calificaciones y la disponibilidad de puestos de trabajo. Regreso Anticipado al Trabajo, Términos de Clasificación y Definiciones • El empleado debe tener una incapacidad temporal debido a una “Lesión Relacionada con el Empleo”, que se define como una lesión o enfermedad ocupacional que surge del transcurso y ámbito de su empleo y es una lesión o enfermedad compensable, tal como lo define La Ley de Compensación de los Trabajadores de Texas (el TWCA). • “Médico” significa un doctor en medicina, medicina osteopática, optometría, odontología, podología, o quiropráctica que tiene licencia y autorización para ejercer como se define en las Reglas de Compensación para Trabajadores de Texas (Código Laboral de Texas, Título 5, Subtítulo A). • “RTW” es una posición de Trabajo Modificado temporal la cual se asigna a un empleado cuando él o ella no puede regresar a su posición normal después de una Lesión Relacionada con el Empleo. La posición RTW ocupa temporalmente las restricciones impuestas a una persona por el Médico tratante del empleado. El empleado recibirá su paga regular durante el período de Retorno Anticipado al Trabajo. • Elegibilidad del RTW: Para ser elegible para participar en el Programa de RTW, un empleado deberá presentar una declaración por escrito (Formulario TWCC-73) de su médico que el empleado es: (1) incapaz temporalmente para realizar sus funciones esenciales, después de una lesión relacionada con el trabajo o enfermedad; y (2) capaz de llevar a cabo el trabajo de carácter más ligero o modificado a partir de sus funciones normales y se espera que regrese a sus tareas normales dentro de los 90 días calendario. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 33 IDEA Public Schools Procedimiento de Regreso Anticipado al Trabajo • Una vez notificado de una lesión en el lugar de trabajo o enfermedad, Recursos Humanos debe completar un Primer Informe de Lesión (TWCC-1) para la Compensación de Trabajadores e informar por escrito al empleado del Programa de Regreso al Trabajo. • El empleado debe ser visto y evaluado por su médico para determinar si el empleado es capaz de regresar a trabajar y si es así, con o sin restricciones. En el momento de la evaluación, el empleado debe informar al médico del Programa de Regreso al Trabajo, y proporcionar una copia de la descripción del trabajo regular del empleado que identifica las funciones esenciales del trabajo y sus requisitos. • Cuando el empleado es capaz de regresar a trabajar con restricciones, el médico del empleado debe completar el Informe de Estatus del Trabajo TWCC 73, indicando las restricciones específicas, y la duración de esas restricciones. Una aclaración sobre las restricciones temporales se podrá solicitar del médico tratante. • Teniendo en cuenta la información proporcionada por el médico, Recursos Humanos o su designado determinará si una asignación RTW temporal puede ser ofrecida. IDEA puede no ser capaz de ofrecer una asignación RTW en todas las circunstancias. • La decisión sobre la colocación RTW se basará en los siguientes criterios: o Empleados sin restricciones y una liberación médica válida/TWCC-73 serán regresados al estado de servicio normal. o Empleados con una liberación médica válida/TWCC-73, que indica limitaciones físicas, pueden ser colocados en un estado de servicio regular si esas limitaciones no impiden con la capacidad del empleado para realizar su trabajo normal. o Empleados con una liberación médica válida/TWCC-73, que indica limitaciones físicas que impidan al empleado realizar sus tareas normales, pueden ser colocados en otras asignaciones de trabajo, si se pueden hacer acomodaciones. • Una vez que Recursos Humanos haya aprobado la participación en el Programa RTW, el Superintendente presentará al empleado con una carta de oferta de trabajo RTW (Trabajo Modificado). Esta carta deberá incluir: o La posición ofrecida. o El lugar y las funciones de la posición ofrecida. o El horario de la posición ofrecida. o La duración de la asignación de trabajo temporal. o Una declaración de que la escuela únicamente asignará una posición o funciones consistentes con los conocimientos y habilidades del empleado, y proporcionará capacitación si es necesario. o Una declaración reconociendo que el empleador tiene conocimiento y acatará con las limitaciones bajo las cuales el médico ha autorizado el regreso al trabajo. Rechazo de la Oferta de Regresar al Trabajo Un empleado puede optar por aceptar o rechazar la oferta de trabajo RTW (Trabajo Modificado). Sin embargo, un empleado que rechaza una oferta de trabajo de Trabajo Modificado u oferta de trabajo de buena fe, está sujeto al despido. Rechazo de una oferta de Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 34 IDEA Public Schools trabajo también puede resultar en la cancelación de los beneficios de ingresos bajo el Seguro de Compensación de los Trabajadores. Duración de la Asignación del Trabajo de Regreso Anticipado Asignaciones RTW son de naturaleza temporal. Todas las acomodaciones pararán cuando un empleado recibe un comunicado válido para funciones normales de su médico. Un RTW con la oferta de Trabajo Modificado se extenderá por un período inicial no superior a 90 días de calendario. La duración del tiempo aprobado se basará en la información proporcionada por el médico del empleado. Si el empleado no puede regresar a su trabajo en plena realización de sus labores después del tiempo inicial aprobado, él o ella puede solicitar la continuación de Trabajo Modificado RTW que no exceda un total de 90 días de calendario en calidad de Trabajo Modificado. Un empleado que solicita una extensión de Trabajo Modificado, más allá de la cantidad de tiempo aprobado originalmente en el RTW con carta de oferta de Trabajo Modificado, deberá presentar la documentación a Recursos Humanos de su médico. Este documento debe incluir qué limitaciones siguen existiendo, y la duración probable de esas limitaciones. Si un empleado no puede regresar a su trabajo, con derecho pleno a los 90 días naturales, él o ella pueden solicitar la continuación de un Trabajo Modificado, sin exceder un total de 180 días de calendario en calidad de Trabajo Modificado. Aprobación más allá de 90 días de calendario se basa en la evaluación de la capacidad del empleado para regresar a la realización de las labores en un futuro inmediato. Un empleado que solicita una prórroga más allá de 90 días de calendario deberá presentar información actualizada de su médico. Un empleado que no puede regresar a sus funciones asignadas con regularidad al final del contrato de Trabajo Modificado RTW podrá optar por terminar su relación laboral con la escuela. A condición de que el empleado haya agotado todos sus derechos bajo la FMLA, un empleado que no está en condiciones de regresar al trabajo al final del contrato de Trabajo Modificado RTW puede ser terminado de acuerdo con la sección de Permiso de Ausencia Extendido y Control de Ausencias de este Manual. Un empleado que cree que su condición es una discapacidad calificada y que él o ella es un individuo calificado con una discapacidad bajo el ADA, él o ella puede solicitar y buscar acomodo bajo el ADA. PARTE 4. COMPENSACIÓN Empleados son pagados de acuerdo con normas administrativas y estructura salarial establecida para cada posición. El plan de compensación de IDEA es revisado por la administración periódicamente y puede ser ajustado sin previo aviso, según sea necesario. Empleados que hacen tareas extracurriculares o suplementarias podrán recibir compensación adicional, aparte de su salario en acuerdo con la paga de tareas extras y bonos programados. Los empleados deberán contactar al Departamento de Nómina para recibir más información relacionada a la compensación y/o horarios de pagos. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 35 IDEA Public Schools 4.1 Compensación Anualizada IDEA paga a todos los empleados asalariados a lo largo de 12 meses sin importar el número de meses trabajados durante el año escolar. Los empleados asalariados serán pagados mensualmente en pagos iguales a partir del mes en que el empleado comience a trabajar. Los empleados que se separan del empleo voluntariamente recibirán su pago final en la fecha de pago siguiente programada. Empleados que involuntariamente se separan del empleo recibirán su pago final dentro de 6 días de calendario de la separación. 4.2 Procedimientos de Pago Los empleados exentos son pagados mensualmente, y empleados no exentos son pagados cada dos semanas de acuerdo con la Ley de Día de Pago de Texas. Si el día de pago programado cae en fin de semana o día festivo, los empleados serán pagados un día antes del fin de semana o día festivo. El estado de cuenta de la nómina del empleado contiene información detallada incluyendo montos de pago, deducciones, información de retención, los saldos de permisos y los totales de lo que va del año. Los empleados deben contactar al Departamento de Nómina con todas las preguntas relativas a los procedimientos de pago y fechas de pago. Las fechas de pago del año escolar en curso se publicarán en cada escuela en un área común junto con publicaciones de mandato federal y estatal. Estas fechas también pueden ser encontradas en LightBulb. 4.3 Nómina Los salarios son pagados por medio de un depósito directo al banco designado por el empleado. Si es necesario hacer un cheque, el cheque no se entregará a ninguna persona diferente al empleado cuyo nombre aparece en el cheque sin autorización escrita del empleado. El estado de cuenta de la nómina del empleado puede ser visto en internet por medio del sistema en línea “Employee Skyward Access”. 4.4 Depósito Directo Automático de la Nómina Como una condición de empleo, se les alienta a todos los empleados a participar en depósito directo automático de la nómina. IDEA depositará electrónicamente los cheques de nómina a cuentas calificadas del empleado. Todos los empleados de trabajo manual recibirán un talón de cheque/notificación el día de pago o por el correo de los Estados Unidos. IDEA Public Schools se ha asociado con Global Cash Card para ofrecer a los empleados que no tienen cuentas bancarias la opción de aceptar cheques de pago a través de depósito directo. Empleados interesados en inscribirse a este servicio deben comunicarse con el Departamento de Nómina. Todos empleados profesionales y administrativos pueden entrar a su perfil de empleado en Employee Skyward Access, donde pueden ver o imprimir el estado de cuenta de su nómina. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 36 IDEA Public Schools Cualquier cambio en la cuenta designada del empleado deberá ser presentado lo más pronto posible para evitar retrasos en el proceso y recibir los depósitos de nómina. 4.5 Deducciones de Nómina Las deducciones automáticas a la nómina para TRS, impuestos federales de ingresos y Medicare son requeridos a todos los empleados de tiempo completo. Para todos los empleados que no califican para participar en TRS, Medicare, FICA e impuestos federales de ingresos serán deducidos. Otras deducciones a la nómina, autorizadas por escrito por el empleado, incluyen la porción del empleado de las primas de salud y seguro suplementario, anualidades o ahorros por medio de su selección de institución bancaria. Empleados también pueden solicitar deducciones a la nómina para los pagos de membrecías a organizaciones profesionales, “Give Me 5”, y embargos ordenados por la corte (de conformidad con la orden judicial o directivas de las autoridades gubernamentales competentes). Las deducciones a la nómina también pueden ser designadas específicamente por escrito para cualquier dinero que se le deba a IDEA por concepto de la pérdida o daño de teléfono celular, computadora portátil, o cualquier otra cosa provista por la organización, o permisos de ausencia usados pero no ganados. Un formulario de autorización de deducciones a la nómina firmado deberá estar en archivo con el Departamento de Nómina antes de que cualquier dinero pueda ser retenido del cheque del empleado, sin importar el tipo de deducción. La única excepción a este requisito es por orden judicial, tales como embargos por la manutención de los hijos. Si el salario bruto de un empleado no exento no es suficiente para mantener el cumplimiento de las leyes salariales y de labor teniendo que ver con el salario mínimo, la deducción será ajustada apropiadamente. 4.6 Ley de Normas Justas del Trabajo – Clasificación de Exentos o No Exentos Todos los empleados se clasifican como exentos o no exentos, de acuerdo con las funciones del trabajo según lo determinado por las disposiciones de la Ley de Normas Justas del Trabajo (“FLSA”). Los empleados no exentos son pagados por hora y están sujetos a las disposiciones de tiempo extra de la Ley de Normas Justas del Trabajo y por las leyes laborales de Texas. Estos empleados están obligados a llenar hojas de asistencia que representan todas las horas trabajadas en un período de pago. El alterar, exagerar o falsificar los registros de asistencia puede resultar en acción disciplinaria hasta e incluyendo el despido. Los empleados exentos son asalariados y clasificados basados en pruebas según lo dispuesto por FLSA. Hacer frente a estos requisitos los exenta de disposiciones de tiempo extra del FLSA. Los empleados exentos se les paga un sueldo fijo que se determina basado en las funciones que se realizan en lugar del número de horas trabajado. Las posiciones de IDEA son revisadas y se les asigna un estatus de FLSA (exentos o no exentos) que se mantiene en el registro maestro del Departamento de Nómina. La clasificación de un empleado exento o no exento puede ser cambiado después de una notificación escrita por IDEA, y en conformidad con la ley federal aplicable. Los empleados pueden obtener esta información del Departamento de Nómina bajo petición. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 37 IDEA Public Schools 4.7 Clasificación de Tiempo Completo, Medio Tiempo y Temporal Los empleados de tiempo completo son aquellos que están programados a trabajar por lo menos 40 horas por semana. Los empleados de medio tiempo son aquellos que están programados a trabajar menos de 40 horas por semana. A efectos de ciertos beneficios de seguro de salud, los empleados de tiempo completo son aquellos que suelen trabajar al menos 30 horas o más por semana. Los empleados temporales son aquellos que son contratados de forma temporal por un período de 90 días o menos. Los empleados temporales pueden ser de tiempo completo o de medio tiempo dependiendo el número de horas que estén programados a trabajar durante una semana de trabajo, y no son elegibles para beneficios médicos, dentales, o discapacidad. 4.8 Compensación por Tiempo Extra IDEA Public Schools compensa por tiempo extra a empleados no exentos en acuerdo con las leyes federales laborales. Solamente los empleados no exentos tienen derecho a compensación por tiempo extra. Dependiendo de las necesidades de trabajo de IDEA, a los empleados se les puede pedir trabajar tiempo extra. El director/supervisor debe aprobar todo el tiempo extra por adelantado de que las horas extras sean trabajadas. Cualquier empleado que trabaje tiempo extra sin previa autorización por escrito será sujeto a una acción disciplinaria. El tiempo extra es legalmente definido como todas las horas trabajadas en exceso de 40 horas en una semana de trabajo. Esto no incluye permiso, día festivo o tiempo de vacaciones. Los empleados no exentos no están autorizados a trabajar más allá de su horario de trabajo normal sin previa autorización de su supervisor. Los empleados no exentos serán compensados por tiempo extra a una cuota de tiempo y medio de su sueldo normal. 4.9 Record de Puntualidad Las leyes federales y estatales requieren que IDEA conserve un registro preciso de tiempo trabajado para el cálculo de los salarios y beneficios de los empleados. El tiempo trabajado es todo el tiempo efectivamente dedicado al trabajo realizando funciones asignadas. Los empleados no deberán estimar horas futuras e incluirlas en su tarjeta de control. Los empleados no exentos deben registrar con precisión el momento en que comienzan y terminan su trabajo, así como la hora de inicio y final de cada período de comida. También deben registrar la hora de inicio y final de cualquier turno dividido o salida del trabajo por motivos personales. Este registro de trabajo debe completarse cuando se lleva a cabo - no varias horas o días después. El tiempo extra de trabajo siempre debe ser aprobado antes de que se lleve a cabo. Los empleados no exentos deben presentarse a trabajar no más de 15 minutos antes de la hora asignada, ni permanecer más de 15 minutos después de su hora de finalización programada sin expresar, previa autorización de la Superintendencia. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 38 IDEA Public Schools Los empleados exentos deben utilizar una hoja de asistencia para documentar los días trabajados. El permiso por enfermedad o personal debe estar claramente marcado, al igual que los días libres sin goce de sueldo. Los empleados firman sus hojas de asistencia para certificar la veracidad de todos los tiempos registrados. La alteración, falsificación, manipulación de las hojas de asistencia, o registrando tiempo en el registro de otro empleado, puede resultar en acción disciplinaria, hasta e incluyendo la terminación del empleo. 4.10 Pago Excesivo e Incompleto IDEA toma todas las medidas razonables para asegurar que los empleados reciban la cantidad correcta de pago en cada cheque de pago y que a los empleados se les pague con prontitud en los días de pago normales. En el caso improbable de que haya un error en la cantidad de paga, el empleado debe reportar inmediatamente la discrepancia a la atención del Departamento de Nómina para que las correcciones se puedan hacer tan pronto como sea posible. Si el empleado recibió un pago inferior a lo que ha ganado, IDEA pagará al empleado la diferencia tan pronto como sea posible. Si el empleado ha sido pagado en exceso de lo que él o ella ha ganado, el empleado tendrá que devolver el sobrepago a IDEA tan pronto como sea posible. Ningún empleado tiene derecho a retener cualquier pago en exceso de la cantidad que él o ella haya obtenido de acuerdo con la tarifa de pago acordada. 4.11 Salario y Declaracion de Impuestos Todos los empleados recibirán una Declaración de Salarios e Impuestos (Forma W-2) de IDEA mostrando sus ganancias anuales y las cantidades retenidas para el Seguro Social, Medicare y los impuestos federales sobre los ingresos. Los ingresos adicionales y deducciones que se pueden incluir, en su caso, son propinas de seguridad social, propinas asignadas, crédito de ingresos ganados por anticipado, y los beneficios de cuidado de dependientes. Formularios W-2 serán preparados por el Departamento de Nómina y distribuidos a más tardar el 31 de enero de cada año. 4.12 Cheques de Nómina No Reclamados En el caso de que un empleado no cobre su salario dentro de los 90 días, el Departamento de Nómina se asegurará de que dicho pago y el salario, de todas maneras se registre. Se requerirá que el empleado presente identificación adecuada a IDEA antes de que el pago se vuelva a emitir. En el caso de que el pago no reclamado no sea reclamado por un período de un año desde su fecha de emisión, la cantidad de pago será privada de su propiedad para el Estado de Texas de acuerdo al Código de Propiedad de Texas. Después de ese tiempo, el empleado tendrá que ponerse en contacto con la División de Propiedad No Reclamada de la Contraloría del Estado de Texas para obtener instrucciones sobre cómo recuperar los salarios depositados. 4.13 Aumento de Sueldo Cuando sea dado, el aumento de sueldo es por alcanzar y exceder metas de rendimiento y por servicio continuo a la organización. Si se da, el aumento de sueldo para TODOS LOS EMPLEADOS entrara en vigor en septiembre. El aumento es implementado para coincidir Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 39 IDEA Public Schools con el comienzo del nuevo año fiscal. IDEA se reserva el derecho de no dar aumentos de sueldo a los empleados por falta de mérito o razones presupuestarias. Los empleados deben haber trabajado en la misma posición por un período mínimo de seis meses para ser elegibles a un aumento de sueldo. Empleados que han recibido un aumento de sueldo o recibieron una promoción resultando en un alza de sueldo dentro de 6 meses del incremento anual no serán elegibles para recibir un aumento de sueldo. 4.14 Estipendios IDEA provee estipendios para reclutar, retener y recompensar maestros talentosos. La cantidad de los estipendios y los términos de las distribuciones son revisadas cada año y pueden ser cambiadas si hay un cambio en las prioridades de la organización y un cambio en el flujo de financiamiento estatal, privado o local. El pago de bonos a maestros elegibles serán divididos equitativamente en dos pagos: Uno en diciembre y el segundo en junio. Las únicas excepciones a este programa son: 1. Tarifas por recomendación y 2. Bonos a entrenadores atléticos. Las tarifas por recomendación serán pagadas en diciembre. Los bonos de atletismo serán pagados conjuntamente con las directivas de IDEA y orientación, pero por lo general al final de cada temporada deportiva en acorde con el calendario de pago del entrenador de atletismo. IDEA pagará bonos a maestros en áreas de contenido designadas, además de bonos por parte de la escuela como lo determine el director de la escuela. Los maestros deberán cumplir requerimientos de elegibilidad para calificar para el bono (por ejemplo tener una certificación de maestro o ser altamente calificado) como determinado por la fuente de los fondos. Los bonos serán recalculados para cualquier empleado elegible que comience su empleo después del primer día de instrucción. Los empleados deben estar activamente empleados con IDEA en diciembre y/o junio para ser elegibles para recibir el bono. Empleados que dejen su empleo con IDEA antes de la fecha que los bonos son pagados no serán elegibles para recibir el pago. Cada empleado elegible y activo es responsable de asegurarse de que ella/el reciba el pago del bono. Los pagos de bonos retroactivos sólo se harán dentro de los 60 días siguientes a la fecha de pago original del bono. Cualquier empleado que no avise a su supervisor directo y/o al Departamento de Nómina del pago del bono faltante dentro de los 60 días de la fecha original del pago del bono no recibirá pago. 4.15 Bonos de Compromiso al Salón de Clase y a la Excelencia Maestros son elegibles a $3,500 de bonos de compromiso al salón de clase después de 5, 10, y 15 años de enseñanza en IDEA. Si un maestro elegible cambia de puesto de maestro de salón a otro puesto después de completar la meta en ese año, el maestro de todas maneras será elegible para recibir el bono de compromiso al salón de clase ganado ese año. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 40 IDEA Public Schools Empleados no maestros son elegibles para $500 de bonos de compromiso a la excelencia después de los 5, 10 y 15 años de trabajo con IDEA. Los bonos serán pagados en octubre. Empleados deben estar activamente empleados con IDEA durante octubre cuando los bonos de compromiso sean pagados para ser elegibles a recibir el bono. 4.16 Paga por Trabajo Después de Escuela El pago por trabajo después de la escuela para maestros está fijado por IDEA en $20.00 por hora. Los Directores determinan que maestros/tutores trabajarán después de clase en su escuela. 4.17 Paga por Escuela en Sábado Todas las escuelas que llevan a cabo clases los sábados compensan a los maestros a una tarifa de $20.00 por hora por horas trabajadas en sábado. Los Directores determinan que maestros enseñan en la escuela el sábado en su escuela. 4.18 Empleo en Escuela de Verano El empleo durante escuela de verano será ofrecido a empleados de IDEA en la respectiva escuela que aloje el programa de escuela de verano. Si una escuela necesita llenar un puesto de maestro o co-maestro para escuela de verano, a empleados de otras escuelas de IDEA se les dará un trato preferencial en el reclutamiento para llenar esas vacantes. Una vez aprobado para considerar el empleo de un candidato externo, el director de la escuela de verano debe cumplir con los procesos de reclutamiento estándar. El Equipo de Servicios Académicos supervisará los programas de escuela de verano. Cualquier pregunta teniendo respecto a la programación de la escuela de verano debe dirigirse al Equipo de Servicios Académicos o al gerente de contratación del departamento. Preguntas relacionadas a los horarios de pago podrán hacerse al Departamento de Nómina. 4.19 Educación Continua IDEA apoya a sus empleados que quieren tener estudios avanzados, y se compromete a trabajar con los empleados para ayudarles a completar sus metas educativas. Aunque queremos ser flexibles con el personal para que asistan a clases, también tenemos que asegurar que las funciones del puesto se estén cumpliendo y los empleados estén completando las responsabilidades específicas de su puesto. Cuando sea posible, el empleado debe inscribirse a clases que ocurran después de las horas de trabajo. Si una clase interfiere con las horas de trabajo, el empleado deberá pedir tiempo libre y asegurar la aprobación de su supervisor antes de inscribirse. 4.20 Viajes y Reembolsos Todos los empleados serán remunerados por las millas recorridas al usar sus vehículos personales cuando viajen para negocio relacionado con la escuela con previa aprobación. Cuando sea posible, más de un empleado deberán viajar juntos y por lo tanto solo una persona será reembolsada por las millas recorridas. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 41 IDEA Public Schools Cuando viajen a una escuela en vez de la oficina, empleados serán reembolsados solo por las millas recorridas si las millas recorridas son más de lo que el empleado viaja a la oficina cada día (basado en la ciudad en la cual vive el empleado). Los empleados serán reembolsados la diferencia entre los viajes a la oficina y la ciudad a la que viaja el empleado. Empleados deberán recibir aprobación de su respectivo supervisor antes de elegir manejar su propio vehículo para conducir negocios de la escuela. El método preferido de transporte es que un empleado reserve un vehículo de IDEA. Si un vehículo de IDEA no está disponible, el empleado debe entonces asegurar la aprobación de su gerente para el reembolso. El reembolso de las millas recorridas debe ser entregado a la oficina de negocios usando el Formulario de Reembolso de Millas Recorridas y debe estar firmado por el gerente del empleado. Este formulario debe ser entregado a la oficina de negocios a más tardar el 5º día hábil de cada mes. Empleados pierden el reembolso de millas recorridas si lo entregan después de la fecha prescrita. Cualquier pregunta relacionada con el reembolso de millas recorridas puede hacerse directamente a la Oficina de Negocios. PARTE 5. PERMISOS Y AUSENCIAS IDEA le ofrece a sus empleados permisos de ausencia personal pagados y no pagados. Este manual describe los tipos básicos de permisos disponibles y sus respectivas restricciones. Empleados que anticipan estar ausentes por un periodo extenso de más de cinco días deberán avisar al Departamento de Recursos Humanos para recibir la información acerca de los beneficios de permiso aplicables, pago de primas de seguro y requerimientos para comunicarse con la organización. 5.1 Asistencia IDEA depende sustancialmente de sus empleados para servir a los estudiantes y escuelas. Es importante que los empleados asistan al trabajo como está programado. Confiabilidad, asistencia y puntualidad son esenciales en todo momento. Hay momentos en que todos los maestros y personal de la escuela deben estar presentes. Lo siguiente es una lista de las “fechas restringidas” en las que los empleados no están autorizados a ausentarse: • • • • • • Los primeros 10 días de escuela. Los últimos 10 días de escuela. Un día antes o después de un día festivo escolar. Días de desarrollo profesional o personal. Días programados para exámenes locales. Días programados para exámenes estatales. Circunstancias imprevistas pueden resultar en días adicionales añadidos a la lista. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 42 IDEA Public Schools 5.2 Aprobaciones para Permiso de Ausencia Estatal y Local Empleados que toman un permiso de ausencia deben informarle a su supervisor tan pronto como sea posible y, en ningún caso, a más tardar tres (3) horas antes de la hora programada de entrada. Maestros y personal de instrucción están obligados a solicitar permiso directamente con el director de la escuela. Los miembros del personal de operaciones tienen la obligación de solicitar el permiso directamente con el Asistente de Operaciones de la escuela (“APO”). Además, empleados que toman un permiso de ausencia deberán informar a su supervisor de la fecha de regreso prevista y la necesidad de cobertura en el trabajo. Empleados deben seguir los procedimientos del departamento o de la escuela para informar o solicitar un permiso para ausentarse y completar la documentación correspondiente. Un empleado que está inevitablemente detenido o no puede presentarse a trabajar debe notificar a su supervisor(a) antes de la hora de la llegada. Empleados deben ponerse en contacto con sus supervisores y escuela de asistencia cada día que no puedan trabajar. Las solicitudes de permiso deben ser reportadas a través del sistema Employee Skyward Access. Maestros y co-maestros deben solicitar un sustituto a través de AESOP, que es el sistema buscador de sustitutos automatizado. Los permisos de ausencia no serán aprobados por más días que el empleado haya acumulado de años anteriores, más los obtenidos durante el año en curso. 5.3 Repaso de Permisos de Ausencia Estatal y Local IDEA otorga días de permiso estatal y local a todos los empleados de tiempo completo para proporcionarles la flexibilidad necesaria para satisfacer sus necesidades personales y médicas. Las asignaciones de permisos de ausencia estatal y local se dan en el primer día del calendario de trabajo anual del empleado. El permiso de ausencia estatal y local es ganado a una proporción de medio día de trabajo por cada 12 días trabajados. Un día de permiso ganado es equivalente a un día de trabajo asignado. Si un empleado deja la organización antes de que finalice el año de trabajo, el costo de cualquier permiso tomado y no ganado debido a la asignación avanzada, se deducirá del salario final del empleado. No hay límite en la acumulación del permiso estatal o local. Tras la separación del empleo, ya sea voluntario o involuntario, al empleado no se le pagará por los días locales o estatales no utilizados. El permiso local se perderá y no es transferible a otros distritos escolares. El permiso estatal es transferible a otros distritos escolares de Texas y generalmente transferible a los centros de servicio educativo. Empleados exentos (asalariados) deben tomar permiso estatal y/o local en incrementos de medio a un día completo. Empleado no exentos (por hora) deben tomar el permiso estatal y/o local en incrementos de una hora de acuerdo con el número de horas de ausencia. 5.4 Permiso de Ausencia Estatal La ley estatal les otorga a todos los empleados cinco días de permiso de ausencia pagados por año. Hay dos tipos de permiso: No discrecional y discrecional. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 43 IDEA Public Schools No discrecional: El permiso que es tomado por razones personales o enfermedad familiar, emergencia, una muerte en la familia o servicio militar activo, es considerado permiso no discrecional. Este tipo de permiso permite muy poca o nada de planificación y será dado a los empleados de la misma manera como el permiso estatal por enfermedad. Discrecional: El permiso que se toma a discreción del empleado y puede ser programado con anticipación se le considera un permiso discrecional. Un empleado que desea tomar un permiso personal discrecional debe entregar un aviso de solicitud con tres días de anticipación de su ausencia a su Director o supervisor. El permiso personal discrecional es otorgado en orden conforme a quien lo pida primero. El efecto que tenga la ausencia del empleado en el programa de educación u operación departamental, así como la disponibilidad de sustitutos, será considerado por el director o supervisor antes de aprobarla. 5.5 Permiso de Ausencia Local El derecho al permiso local se determina de acuerdo al calendario de trabajo anual del empleado, como se describe a continuación. • • Empleados durante todo el año: Diez (10) días por año. Empleados no todo el año: Cinco (5) días por año. Empleados que trabajan durante todo el año, se definen como aquellos que trabajan en un calendario abierto y por lo tanto están programados a trabajar 232 días o más por año. Por el contrario, empleados que no trabajan todo el año son aquellos que están programados a trabajar menos de 232 días por año. El permiso de ausencia local debe ser usado por las siguientes razones: • • • • • • Enfermedad del empleado. Enfermedad en la familia inmediata del empleado. Emergencia familiar (como desastres naturales o situaciones que amenazan la vida). Muerte en la familia inmediata, que se define como: o (Padre, hijo, hijastro, hermano, abuelo, tía, tío o primo). Servicio Militar Activo. Personal. 5.6 Días Festivos Pagados Los días festivos observados por IDEA son: Día de la Independencia, Día del Trabajo, Día de la Raza, Día de Acción de Gracias, Día de Navidad, Día de Año Nuevo, Día de MLK Jr., y Viernes Santo. Todos los puestos de medio tiempo son pagados por horas trabajadas de acuerdo con su hoja de honorarios. Los empleados de medio tiempo no reciben días libres pagados. Los empleados de tiempo completo pagados por hora (empleados de servicio de comida, empleados de transporte y empleados de limpieza) son elegibles para pago de días festivos en Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 44 IDEA Public Schools los días festivos que caen dentro de su trabajo normal programado como está designado en el calendario escolar. La paga de día festivo es basada en el sueldo por hora normal del empleado. Empleados en un permiso de ausencia no son elegibles a beneficios de día festivo. Los días festivos pagados que ocurren durante el permiso local programado de un empleado elegible serán pagados como día festivo en vez de permiso local. 5.7 Permiso de Ausencia por Enfermedad – Días Donados IDEA se enorgullece en hacer disponible la participación a empleados elegibles la opción de donar permisos de ausencia local no usados como permiso por enfermedad. El propósito de la donación de permiso por enfermedad es para proporcionar tiempo adicional a empleados con enfermedades catastróficas que han gastado todo su tiempo de permiso. Todos los empleados de IDEA Public Schools son elegibles para donar permiso no usado CUANDO el empleado: 1.) Está empleado(a) tiempo completo. 2.) Ha sido empleado(a) por IDEA uno (1) o más años; 3.) Es elegible para beneficios de cuidados de la salud; y 4.) Ha ganado y acumulado tres (3) días de permiso local. Jubilados que han regresado al empleo con IDEA deben cumplir con el criterio aquí mencionado para ser elegibles. Inscripción Los empleados pueden donar días de su balance acumulado a un determinado empleado, de la manera siguiente: 1. Empleados profesionales pueden donar días a otro profesional, paraprofesional, administrativo o empleados de trabajo manual. 2. Paraprofesionales, administrativo, y empleados de trabajo manual pueden donar días sólo a otro paraprofesional, administrativo o empleado de trabajo manual. Elegibilidad para Recibir Días Donados Para calificar para recibir días donados, el empleado debe: 1. Tener exhausto todo el tiempo libre disponible (permisos de ausencia local y días de reserva, si aplica); 2. Estar fuera del trabajo por lo menos cinco días consecutivos; y 3. Tener una enfermedad catastrófica mental o física o lesiones como se define a continuación. Los días donados de permiso de ausencia sólo pueden ser usados para enfermedades catastróficas personales o lesiones del empleado, y no se puede utilizar para permiso debido a una enfermedad o lesión de un miembro de la familia. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 45 IDEA Public Schools Definición de Lesiones Catastróficas “Lesiones Catastróficas”, para el propósito de permisos de enfermedad donados, se define como una enfermedad aguda o prolongada, cirugía o lesión de carácter serio, que normalmente se considera que amenaza la vida o de discapacidad residual grave, no un trastorno pasajero o dolencia temporal. Una enfermedad catastrófica debe requerir los servicios de un practicante de medicina certificado y con licencia por un tiempo prolongado y debe dar lugar a la incapacidad del empleado para realizar sus funciones de trabajo durante un periodo largo y requiere la ausencia extendida del trabajo para el tratamiento o recuperación. Los embarazos sin complicaciones y cirugías de rutina sin complicaciones de gravedad no serán consideradas enfermedades catastróficas. Establecimiento de Días de Enfermedad Donados Cada empleado que desea donar permisos locales deberá entregar una solicitud al Departamento de Recursos Humanos. Los formularios deben ser llenados completamente. Formularios incompletos no serán procesados. El Departamento de Recursos Humanos tiene la autoridad final para aprobar una solicitud de donación; una vez aprobada, la donación de días es definitiva y no puede cancelarse. Los días de permiso se deducirán del saldo de permisos del empleado donante. Ninguna donación será procesada por menos de días completos. Contribuciones Un empleado puede hacer una donación a uno o más compañeros de empleo durante el año escolar para una máxima donación de cinco (5) días acumulados. Ningún empleado puede solicitar la donación de días de permiso local a cualquier otro empleado. Un máximo de 30 días por año escolar pueden ser donados a un empleado elegible. Confidencialidad Todas las contribuciones deben ser voluntarias y confidenciales. Empleados que violen esta norma se les considerará en violación de la norma y los estándares de ética, y serán sujetos a acción disciplinaria en acuerdo con la norma escolar. 5.8 Permiso por Discapacidad Temporal Empleados trabajando en posiciones con certificación aprobado por SBEC pueden tomar permiso por discapacidad temporal, si es necesario, para asistir sus necesidades relacionadas con una lesión o discapacidad calificada bajo la Ley de Americanos con Discapacidades. Antes de aprobar ese tipo de permiso, IDEA puede requerir una certificación por escrito de un proveedor de cuidados de la salud certificando la necesidad de este permiso. Dicho permiso será concedido por el período de tiempo necesario, pero en ningún caso se extenderá a más de 180 días o la fecha en la cual el empleado es capaz de hacer las funciones esenciales de su empleo, con o sin asistencia razonable, o lo que ocurra primero. Cuando un empleado está listo para regresar a trabajar, IDEA deberá ser notificada con por lo menos dos (2) semanas de anticipación. La notificación del regreso al trabajo debe estar acompañada por un nota de un doctor confirmando que el empleado puede reanudar responsabilidades rutinarias. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 46 IDEA Public Schools El permiso bajo esta sección será sin paga y se ejecutará simultáneamente con el permiso del FMLA, si es aplicable. Empleados que toman un permiso de ausencia sin paga pueden continuar sus beneficios de seguro a su propio costo. IDEA no hace contribuciones a los beneficios de los empleados que no estén activos en la nómina, excepto cuando sea requerido por la ley. Cualquier empleado que esté considerando tomar ausencia temporal por discapacidad, debe haber estado cinco días consecutivos fuera del trabajo, debe de haber usado todos sus días de tiempo libre, y requerir/aplicar para su permiso con el Departamento de Recursos Humano en cuanto él/ella sepa de la necesidad de su ausencia. 5.9 Permiso de Ausencia Militar IDEA se compromete a proteger los derechos laborales de los empleados ausentes por licencia militar. De acuerdo con la ley federal y estatal, es política de IDEA que ningún empleado o futuro empleado sea sometido a ningún tipo de discriminación por razón de la pertenencia a algún grupo, o la obligación de realizar el servicio en cualquiera de los Servicios Uniformados de los Estados Unidos. En concreto, a ninguna persona se le negará el empleo, recontratación, promoción u otro beneficio del empleo sobre la base de dicha afiliación. Además, ninguna persona será objeto de represalias o acción adversa porque tal persona ha ejercido sus derechos aquí. Si un empleado cree que él o ella ha sido víctima de discriminación en violación de esta disposición, el empleado debe comunicarse inmediatamente con Recursos Humanos. Permiso de Ausencia Militar Temporal (Dos Semanas) Además de los derechos y beneficios para los empleados que toman Permiso Militar Extendido (como se describe en este manual), los empleados elegibles que deben estar ausentes de su trabajo por un período no mayor de diez días hábiles cada año con el fin de participar en el servicio militar temporal, tienen derecho a hasta diez días de permiso militar sin gozo de sueldo. Todos los beneficios continuarán durante el permiso militar temporal de un empleado. Todos los demás Permisos de Ausencia Militares (Prolongado) Empleados dirigidos a participar en tareas militares prolongadas en las Fuerzas Armadas de los Estados Unidos que superan los diez días hábiles, se colocarán en un permiso militar sin gozo de sueldo por un período de hasta cinco años, salvo que lo exija la ley de USERRA, y el empleado tendrá derecho a los derechos y beneficios descritos en este Manual y de acuerdo con las políticas y procedimientos de IDEA. Para solicitar un permiso militar temporal o prolongado, el empleado debe, a menos que se lo impidan por necesidades militares, notificar a Recursos Humanos y completar y presentar el formulario correspondiente. Un empleado de permiso militar temporal o prolongado puede optar, a su elección, utilizar vacaciones acumuladas pagadas (vacaciones, enfermedad o personal) disponibles; y el resto del permiso militar será sin gozo de sueldo. 5.10 Ley de Permiso por Razones Médicas y Familiares (FMLA) El siguiente texto es de la notificación federal, Derechos y Responsabilidades del Empleado bajo la Ley de Permiso por Razones Médicas y Familiares. La información específica que IDEA ha adoptado para implementar el FMLA sigue ésta notificación general. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 47 IDEA Public Schools Derecho a Permiso Básico El FMLA requiere a los empleadores cubiertos proveer hasta 12 semanas de permiso protegido sin paga a empleados elegibles por las siguientes razones: • • • • • Por incapacidad debido al embarazo, atención médica prenatal o parto; Para cuidar sus hijos después del parto, o puesta en adopción o hogar de guarda; Para cuidar al cónyuge del empleado, hijos, o padres, con una condición de salud seria; Para una condición de salud seria que impide al empleado hacer su trabajo; o Por cualquier Exigencia Calificada (definido a continuación) surgiendo del hecho de que el cónyuge, o un hijo(a), padre o madre del empleado está en servicio activo (o ha sido notificado de una llamada inminente u orden de servicio activo) en las Fuerzas Armadas en apoyo de una operación de contingencia. El monto máximo de permiso que está disponible para esposos que ambos trabajan para IDEA es un periodo de doce (12) semanas en total entre ambos cuando el permiso es tomado por el nacimiento, adopción, o puesta a crianza de un hijo con el empleado. El permiso de cuidado militar para esposos se extiende a un total combinado de 26 semanas. Una vez elegible para permiso familiar y médico, y de 30 días en adelante, el empleado debe proveer una notificación médica de la enfermedad o discapacidad. La solicitud del empleado a ser reinstituido debe estar acompañada por una certificación médica de la habilidad del empleado a desempeñar las funciones esenciales del trabajo. Permiso de Ausencia Familiar para Miembros del Servicio Militar Un empleado elegible tiene derecho a un permiso para cuidar a un miembro del servicio activo militar que ha sufrido una enfermedad o lesión seria en la línea del deber. El miembro del servicio debe ser el esposo(a), hijo, padre o madre, o familiar inmediato. Un empleado elegible puede tomar hasta 26 semanas en un solo periodo de 12 meses para proveer cuidado a un miembro del servicio cubierto. El derecho a 26 semanas de trabajo debe ser aplicado por cada miembro del servicio y por cada lesión. Un empleado elegible puede tomar hasta 26 semanas de trabajo de permiso para cuidar a un miembro del servicio en un término de 12 meses y luego tomar otras 26 semanas de trabajo de permiso en un término diferente de 12 meses para cuidar a otro miembro del servicio cubierto o a cuidar por el mismo miembro del servicio cubierto con una posterior lesión o enfermedad seria. Un empleado elegible está limitado a un combinado total de 26 semanas de trabajo de permiso por cualquier razón de la FMLA que califique en un periodo de 12 meses. Un miembro del servicio cubierto es un miembro activo de las Fuerzas Armadas, incluyendo un miembro de la Guardia Nacional o Reservas, que tiene una lesión o enfermedad seria ocurrida en la línea del deber que haga que el miembro del servicio sea médicamente incapaz de hacer su deber, por el cual el miembro del servicio está bajo tratamiento médico, recuperación, o terapia; o estatus ambulatorio; o está en la lista de retirados por discapacidad temporal. Exigencia de Ausencia Calificada Un empleado puede tener derecho al permiso de Exigencia de Ausencia calificada de la FMLA, si el cónyuge del empleado, hijo(a), padre o madre está en la Guardia Nacional, sea Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 48 IDEA Public Schools un Reservista, o sea un jubilado militar y sea llamado al servicio activo, o ha sido notificado de una llamada próxima u orden al servicio activo en apoyo de una operación de contingencia como lo define la ley federal. El tiempo gastado en varias actividades específicas, definidas por la ley como “Exigencia Calificada”, también se puede considerar tiempo de la FMLA. Esto no incluye a aquellos en la Lista de Jubilados con Discapacidad Permanente o Militar en Servicio Activo. Beneficios y Protecciones Durante un permiso del FMLA, IDEA debe mantener la cobertura de salud del empleado bajo cualquier “plan de salud grupal” con los mismos términos como si el empleado hubiera continuado a trabajar. Al regreso del permiso del FMLA, la mayoría de los empleados deben ser restablecidos a su puesto original o equivalente con paga equivalente, beneficios, y otros términos de empleo. El uso de un permiso de la FMLA no puede resultar en la perdida de cualquier beneficio de empleo que se acumuló antes del comienzo del permiso del empleado. Requerimientos de Elegibilidad Para elegibilidad del permiso de FMLA, un empleado debe haber sido empleado por IDEA: • • Por al menos 12 meses (que no necesita ser consecutivo) y por al menos 1,250 horas durante el período de 12 meses inmediatamente anterior al comienzo del permiso; y En un lugar de trabajo con 50 o más empleados ubicados a menos de 75 millas del lugar de trabajo del empleado. Tenga en cuenta que para los efectos del derecho de un empleado a salir bajo la FMLA, el período de 12 meses en el que los empleados tendrán derecho a 12 semanas de la FMLA se definirá como un período de 12 meses rodantes, medido al revés desde la última fecha que el empleado uso un permiso bajo el FMLA. Un empleado que trabaja por lo menos 187 días al año, debe trabajar aproximadamente siete (7) horas al día para cumplir con el requisito federal de elegibilidad. Esto excluye a muchos empleados de tiempo parcial y personal de apoyo que trabajan menos de 40 horas a la semana. En general, los maestros de tiempo completo cumplen con el requisito de elegibilidad de 1,250 horas. Definición de Condición de Salud Grave Una condición de salud grave es una enfermedad, lesión, impedimento, o condición mental o física que involucra una estancia en una instalación de cuidado médico de un día para otro o tratamiento continuo de un proveedor de cuidados de la salud para una condición que previene al empleado a hacer las funciones del trabajo del empleado, o previene a un miembro calificado de la familia a participar en la escuela u otras actividades diarias. Sujeto a ciertas condiciones, el requerimiento de tratamiento continuo puede ser reunido por un periodo de discapacidad de más de tres días de calendario consecutivos combinado con por lo menos dos visitas a un proveedor de cuidados de la salud o una visita y un régimen de Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 49 IDEA Public Schools tratamiento continuo, o incapacidad como resultado de un embarazo, o incapacidad por una condición crónica. Otras condiciones pueden reunir la definición de tratamiento continuo. Uso del Permiso de Ausencia El empleado no está requerido a usar su derecho al permiso FMLA en un solo bloque. El permiso se puede tomar de forma intermitente o en permiso reducido programado cuando sea medicamente necesario. Empleados deben hacer un esfuerzo razonable para programar un permiso planeado para un tratamiento médico para no perpetuar indebidamente las operaciones de IDEA. El permiso debido a exigencias fundadas también puede ser tomado de manera intermitente. IDEA no permite el uso del permiso intermitente o permiso de horario reducido para el cuidado de un hijo recién nacido o para la adopción o colocación de un hijo con el empleado. Si la actividad de la escuela temporalmente cesa y los empleados en general no se les espera presentarse a trabajar durante una o más semanas (por ejemplo, el cierre de la escuela por dos semanas para las vacaciones de Navidad/Año Nuevo), esos días no cuentan contra el derecho del empleado al permiso de la FMLA. Del mismo modo, el período durante las vacaciones de verano, cuando el empleado no hubiera tenido que presentarse al trabajo, no se cuenta contra el derecho del empleado al permiso de la FMLA. Responsabilidades del Empleado Empleados deben proporcionar una notificación con 30 días de anticipación al Departamento de Recursos Humanos cuando la necesidad de tomar un permiso de la FMLA es predecible. Cuando la notificación de 30 días no es posible, el empleado debe proporcionar la notificación lo antes posible y generalmente debe cumplir con el procedimiento normal de llamadas al empleador de IDEA. Los empleados deben proveer suficiente información para que IDEA determine si el permiso califica para protección bajo la FMLA y el tiempo anticipado y duración del permiso. Suficiente información puede incluir una certificación médica de un proveedor de cuidados de la salud calificado apoyando la necesidad del permiso por una condición de salud grave, la información que el empleado no puede hacer las funciones del trabajo, o que el familiar no puede hacer las actividades diarias, la necesidad de hospitalización o tratamiento continuo de un proveedor de cuidados de la salud calificado, segundas o terceras opiniones o circunstancias médicas apoyando la necesidad de permiso militar de familia. Los empleados también deben informar a IDEA si el permiso solicitado es por una razón por la cual se tomó permiso de la FMLA con anterioridad o certificado. Los empleados también pueden ser requeridos a proporcionar una certificación y renovación de la certificación periódica, apoyando la necesidad de un permiso. La falta de un empleado en proporcionar la información necesaria a IDEA puede afectar su elegibilidad para el permiso y será tratado como incumplimiento de las normas y procedimientos de IDEA. Responsabilidades de los Empleadores IDEA le informará a los empleados requiriendo un permiso si son elegibles bajo la FMLA. Si son elegibles, la notificación especificará cualquier información adicional requerida y también los derechos y responsabilidades del empleado. Si el empleado no es elegible, IDEA proporcionará la razón por la inhabilidad. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 50 IDEA Public Schools IDEA le informará a los empleados si el permiso será designado como protegido por FMLA y la cantidad del permiso que contará contra su derecho al permiso de ausencia del empleado. Se le notificará si IDEA determina que el permiso no es protegido por la FMLA. Compensación durante un permiso Aparte de la compensación de otras fuentes, el permiso familiar y de atención médica deberá ser sin paga. El permiso de la FMLA se ejecutará simultáneamente con cualquier permiso pagado, a medida que los permisos pagados estén disponibles. Durante el permiso de FMLA, IDEA continuará pagando su parte del seguro del empleado. Si cuando se venza el permiso de FMLA el empleado puede regresar a trabajar pero elige no hacerlo, IDEA requerirá el reembolso de la contribución de beneficios del empleado hecha por IDEA durante el periodo en el cual el permiso fue tomado como permiso sin paga. Cualquier porción de las primas de seguro de salud pagado por el empleado, tendrán que seguir siendo pagados por el empleado durante el período del permiso de 12 semanas para que la cobertura continúe. En este caso, el empleado debe pagar su parte de las primas de seguro a IDEA por adelantado, y no más tarde del primero de cada mes. La falta de pago oportuno de la prima de seguro, dará lugar a la pérdida de la cobertura del seguro, si la prima tiene más de treinta días de retraso. Reglas especiales para empleados de Instrucción Reglas especiales pueden aplicar para ciertos empleados de escuelas chárter. Estas reglas especiales afectan el permiso tomado intermitentemente o en un horario reducido, o tomado cerca del final de un período académico (semestre) de los empleados de instrucción. “Los empleados de instrucción” son aquellos cuya función principal es la de enseñar e instruir a los estudiantes en una clase, un grupo pequeño, o un entorno individual. Este término incluye no sólo los maestros, sino también a entrenadores deportivos, instructores de manejo, y asistentes de educación especial, como los que usan lenguaje de signos para personas con discapacidad auditiva. No incluye asistentes de maestros o asistentes que no tengan como función principal la docencia presencial o instruir, ni tampoco incluye personal auxiliar, como consejeros, psicólogos, o especialistas en currículo. También no incluyen los trabajadores de la cafetería, trabajadores de mantenimiento, o choferes de camión. Fallo en dar aviso del Permiso de Ausencia Predecible Si un empleado de instrucción no da aviso requerido del permiso predecible de inmediato, será tomado intermitentemente o en un horario reducido, IDEA puede requerir al empleado tomar un permiso de una duración determinada o trasladarse temporalmente a una posición alternativa. Alternativamente, IDEA podrá exigir al empleado retrasar la toma del permiso, hasta que se cumpla la disposición del aviso. Regla de Veinte Por ciento (20%) Si un empleado de instrucción necesita un permiso intermitente o un horario de permiso reducido para cuidar a un familiar con una enfermedad grave, para cuidar a un miembro del servicio cubierto, o para una condición grave del empleado; el permiso es predecible, basado en un tratamiento médico planeado; y el empleado esté en permiso por más del 20% del número total de días de trabajo durante el período del permiso, se extenderá, IDEA podrá exigir al empleado a escoger: Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 51 IDEA Public Schools • • Tomar un permiso durante un período o períodos de una duración determinada, no superior a la duración del tratamiento previsto; o Transferir temporalmente a otro puesto disponible, para el cual el empleado esté calificado, que tiene salarios y beneficios equivalentes y se acomoda mejor a tomar permisos periódicos que su trabajo actual. “Los períodos de una duración determinada” significan un bloque o bloques de tiempo, que comienza no antes del primer día, que el permiso sea necesitado y finalice a más tardar el último día en que se necesita el permiso, y pueden incluir un período ininterrumpido de permiso. Si un empleado elige un permiso de “períodos de una duración determinada”, en caso de permiso intermitente o permiso de programa reducido, todo el período del permiso tomado contará como un permiso de la FMLA. Permiso al Final de un Semestre Por regla general, IDEA no puede requerir que un empleado tome más permiso de FMLA que las necesidades de los empleados. La FMLA reconoce excepciones en las que los empleados de instrucción comienzan un permiso, cerca del final del período de calendario de instrucción. Como se indica más adelante, IDEA puede, en ciertos casos, requerir que el empleado tome un permiso hasta el final del período de calendario de instrucción. El calendario escolar de instrucción, o “período académico”, por lo general termina cerca del final del año calendario y el final del verano de cada año escolar. En ningún caso, una escuela puede tener más de dos períodos académicos o períodos calendarios de instrucción cada año por el propósito del FMLA. Si IDEA requiere que el empleado tome un permiso hasta el final de los períodos calendarios de instrucción, sólo la duración del permiso hasta que el empleado esté listo y disponible de regresar al trabajo, se le descontará del derecho de su permiso del FMLA. Cuando sea apropiado para el empleado, dado el grupo de empleados al que pertenecen, cualquier permiso adicional requerido por IDEA hasta el final del período de calendario de instrucción no se cuenta como permiso bajo FMLA; sin embargo, IDEA deberá mantener un seguro de salud del grupo del empleado y restaurar al empleado con el mismo puesto o equivalente, incluyendo otros beneficios, al final del permiso. Más de Cinco Semanas antes del Final del Semestre IDEA puede requerir a un empleado de instrucción seguir tomando un permiso hasta el final del período de calendario de instrucción si: • • • El empleado empieza el permiso más de cinco semanas antes del periodo de calendario de instrucción; El permiso tarde al menos tres semanas; y El empleado regresaría a trabajar durante el periodo de tres semanas antes del final del periodo de calendario de instrucción. Durante las Últimas Cinco Semanas del Periodo de Calendario Instruccional IDEA puede requerir a un empleado de instrucción seguir tomando un permiso hasta el final del período de calendario de instrucción si: Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 52 IDEA Public Schools • • • El empleado comienza el permiso durante las últimas cinco semanas del periodo de calendario de instrucción por cualquier otra razón que la propia enfermedad grave del empleado o Exigencia de Ausencia Calificada; El permiso tarda más de dos semanas; y El empleado regresaría a trabajar durante el período de dos semanas antes de finalizar el período de calendario de instrucción. Durante las Ultimas Tres Semanas del Periodo de Calendario Instruccional IDEA puede requerir a un empleado de instrucción seguir tomando un permiso hasta el final del período de calendario de instrucción si el empleado comienza el permiso durante el periodo de tres semanas antes de finalizar el periodo de calendario de instrucción por cualquier otra razón que la propia enfermedad grave del empleado o una Exigencia de Ausencia Calificada. 5.11 Permiso por Fallecimiento de un Familiar Los empleados pueden usar permiso local por ausencias debido a la muerte de un familiar inmediato, el cual es definido como un padre, madre, hijo, hijastro, hermano, abuelo, tío o primo. 5.12 Servicio de Jurado IDEA no puede despedir, reducir el salario de, o penalizar o discriminar a un empleado debido al cumplimiento de los empleados con una citación para comparecer como jurado. Un permiso por servicio de jurado será otorgado a cualquier empleado que ha sido convocado a servir, y el empleado será compensado en su salario diario o por hora normal por cada día de ausencia para servicio de jurado. El empleado debe presentar una solicitud de servicio de jurado por medio del sistema Help Desk y enviar al Departamento de Recursos Humanos la documentación de asistencia a la corte. Un empleado en servicio de jurado se le espera que se reporte a trabajar cualquier día que se le excuse del servicio de jurado. Un empleado convocado a servicio de jurado debe notificar a su supervisor inmediatamente y proporcionar una copia de la notificación del servicio de jurado, y al terminar de servir como jurado proporcionar a IDEA con una copia del talón de pago del servicio de jurado. 5.13 Otras Comparecencias en la Corte Se le otorgarán a empleados permisos con paga para cumplir con una citación valida a compadecer en un procedimiento civil, criminal, legislativo o administrativo. Los empleados deben entregar documentación de la necesidad de ausentarse para una aparición en la corte a su jefe y al Departamento de Recursos Humanos. IDEA no puede despedir, reducir el salario de, o penalizar a un empleado debido al cumplimiento de los empleados con una citación válida para comparecer en un procedimiento civil, criminal, legislativo o administrativo. 5.14 Permiso para Emisión de Voto Cualquier empleado que no tiene dos horas no laborales consecutivas, mientras que las urnas están abiertas el día de la elección, se dará un máximo de dos horas libres con goce de sueldo para poder votar, a menos que más tiempo sea requerido por la ley estatal. El empleado debe Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 53 IDEA Public Schools notificar al supervisor correspondiente antes del Día de las Elecciones si se necesita tiempo libre, por lo que el tiempo de la ausencia del empleado puede ser pre-arreglado. PARTE 6. CONDUCTA Y BIENESTAR DEL EMPLEADO 6.1 Estándares de Conducta Todos los empleados deben trabajar juntos en un espíritu cooperativo para servir los mejores intereses de IDEA y sus escuelas, y ser cortés con los estudiantes, el uno al otro y con el público. Empleados deben observar los siguientes estándares de conducta: • • • • • • • Reconocer y respetar los derechos de los estudiantes, padres de familia, otros empleados y miembros de la comunidad. Mantener confidencialidad en todo lo relacionado a estudiantes y compañeros de trabajo. Reportarse al trabajo de acuerdo con el horario asignado. Conocer y cumplir con las normas y procedimientos de los departamentos y la escuela. Respetar todas las normas y reglamentos de seguridad, y reportar lesiones o condiciones inseguras a su supervisor inmediatamente. Expresar inquietudes, quejas o críticas a través de los canales apropiados y la cadena de mando. Utilizar el tiempo, fondos y propiedad de IDEA, solamente para negocios y actividades autorizadas de IDEA. 6.2 Código de Ética Todos los educadores certificados empleados en IDEA deberán cumplir el siguiente Código de Ética: Preámbulo del Educador de Texas El educador de Texas deberá cumplir con las prácticas estándares y conducta ética hacia los estudiantes, colegas profesionales, funcionarios de la escuela, padres de familia y miembros de la comunidad y garantizar la libertad académica. El educador de Texas, en el mantenimiento de la dignidad de la profesión, debe respetar y obedecer la ley, demostrar integridad personal, y con ejemplo de honestidad y buen carácter moral. El educador de Texas, demostrando relaciones éticas con los colegas, extenderá un trato justo y equitativo a todos los miembros de la profesión. El educador de Texas, al aceptar un cargo de confianza pública, deberá medir el éxito por el progreso de cada estudiante hacia la realización de su potencial como ciudadano efectivo. El educador de Texas, en el cumplimiento de las responsabilidades en la comunidad, cooperará con los padres de familia y otros para mejorar las escuelas públicas de la comunidad. Conducta de Ética Profesional, Prácticas y Desempeño: • El educador no deberá intencionalmente, a sabiendas o imprudentemente incurrir en prácticas engañosas respecto de las políticas oficiales de la escuela chárter, la Agencia Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 54 IDEA Public Schools • • • • • • • • • • • • de Educación de Texas, y de la Junta Estatal de Certificación de Educadores (SBEC) y su proceso de certificación. El educador no deberá apropiarse indebidamente a sabiendas, desviar o utilizar dinero, personal, propiedad o equipo a su cargo para ganancia o ventaja personal. El educador no deberá presentar solicitudes fraudulentas de reembolso, gastos, o pagos. El educador no deberá utilizar los privilegios institucionales o profesionales para beneficio personal o partidista. El educador no deberá aceptar ni ofrecer propinas, regalos o favores que dañen el juicio profesional o para obtener ventajas especiales. Esta norma no podrá afectar a la aceptación de regalos o detalles ofrecidos y aceptados abiertamente de los estudiantes, los padres de familia de los estudiantes u otras personas u organizaciones en reconocimiento o apreciación de servicio. El educador no deberá falsificar los registros, o dirigir u obligar a otros a hacerlo. El educador debe cumplir con las regulaciones estatales, políticas de la junta escolar local escritas, y otras leyes estatales y federales. El educador deberá solicitar, aceptar, ofrecer o asignar una posición, o responsabilidad en base a las calificaciones profesionales. El educador no deberá hacer amenazas de violencia contra empleados de la escuela, miembros de la Junta Directiva, estudiantes o padres de familia de los alumnos. El educador deberá ser de buen carácter moral, y ser digno de instruir o supervisar a los jóvenes de este estado. El educador no deberá intencionalmente o a sabiendas falsificar su historial de empleo, antecedentes penales, y/o expediente disciplinario al aplicar para su posterior contratación. El educador deberá abstenerse del uso ilegal o distribución de sustancias controladas, y/o abusar de medicamentos recetados y de inhalantes tóxicos. El educador no deberá consumir bebidas alcohólicas en la propiedad escolar, o durante las actividades escolares cuando los estudiantes estén presentes. Conducta Ética Hacia Colegas Profesionales • • • • • El educador no deberá revelar información médica confidencial o personal en relación a sus colegas, al menos que la revelación sirva para propósitos profesionales legales o sea requerido por la ley. El educador no deberá perjudicar a los demás al hacer declaraciones falsas acerca de un colega o del sistema escolar. El educador deberá cumplir con las políticas de la junta escolar local escritas, y las leyes estatales y federales en relación con la contratación, evaluación y despido de personal. El educador no deberá interferir con el ejercicio de un colega de sus derechos y responsabilidades políticas, profesionales o ciudadanas. El educador no deberá discriminar o forzar a un colega basándose en la raza, color, religión, origen nacional, edad, sexo, discapacidad, estado civil u orientación sexual. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 55 IDEA Public Schools • • El educador no deberá utilizar medios coercitivos o la promesa de un tratamiento especial, con el fin de influir en las decisiones profesionales o colegas. El educador no tomará represalias contra cualquier persona que haya presentado una denuncia ante la SBEC, o que proporcione información para una investigación disciplinaria de acuerdo con las leyes y reglamentos aplicables. Conducta Ética Hacia los Estudiantes • • • • • • • • • El educador no deberá revelar información confidencial en relación a los estudiantes, a menos de que esta revelación sirva para propósitos profesionales legales o sea requerido por la ley. El educador no deberá tratar intencionalmente, a sabiendas o imprudentemente a un estudiante o menor, de una manera que afecte negativamente o ponga en peligro el aprendizaje, la salud física, la salud mental o la seguridad del estudiante o menor. El educador no deberá falsificar los hechos intencionalmente, a sabiendas o imprudentemente relacionados con un estudiante. El educador no deberá excluir a un estudiante de la participación en un programa, negar beneficios a un estudiante, o conceder una ventaja a un estudiante en base a su raza, color, sexo, discapacidad, origen nacional, religión, estado civil u orientación sexual. El educador no deberá intencionalmente, a sabiendas o imprudentemente participar en el maltrato físico, negligencia o abuso de un estudiante o menor de edad. El educador no deberá solicitar o participar en conducta sexual o una relación romántica con un estudiante o menor. El educador no deberá suministrar alcohol o drogas ilegales/no-autorizadas a cualquier persona menor de 21 años de edad, a menos que el educador sea el padre de familia o tutor de ese niño, o a sabiendas permitir a cualquier persona menor de 21 años de edad, a menos que el educador sea el padre o tutor de ese niño a consumir alcohol o drogas ilegales y sin autorización en presencia del educador. El educador debe mantener relaciones profesionales apropiadas educador-alumno, y límites con base en un estándar razonable de educador prudente. El educador deberá abstenerse de comunicarse inapropiadamente con un estudiante o menor, incluyendo, pero no limitado a, la comunicación electrónica, tales como teléfonos celulares, mensajes de texto, correo electrónico, mensajería instantánea, blogs, o cualquier otra comunicación de la red social. Los factores que pueden tenerse en cuenta al evaluar si la comunicación es apropiada incluyen, pero no están limitados a: o La naturaleza, propósito, tiempo y cantidad de la comunicación; o El tema de la comunicación; o Si la comunicación se hizo abiertamente o el educador intentó ocultar la comunicación; o Si la comunicación podría interpretarse razonablemente como solicitar el contacto sexual o una relación romántica; o Si la comunicación era sexualmente explícita; y Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 56 IDEA Public Schools o Si la comunicación involucra discusión(es) de la atracción física o sexual, o la historia sexual, actividades, preferencias o fantasías del educador o el estudiante. Código de Ética Profesional y Prácticas Estándares de los Educadores de Texas 6.3 Etica Financiera IDEA prohíbe el fraude y la deshonestidad financiera en las acciones de sus directivos, empleados, proveedores, contratistas, consultores, voluntarios y otras personas que buscan o mantienen una relación comercial con la escuela. El fraude y la deshonestidad financiera deberá incluir, pero no limitarse a: • • • • • • • • • • • • Falsificación o alteración no autorizada de cualquier documento o cuenta perteneciente a IDEA; Falsificación o alteración no autorizada de un cheque, giro bancario, o cualquier otro documento financiero; Malversación de fondos, valores, suministros u otros bienes escolares, incluido el tiempo empleado; Impropiedad en el manejo de dinero o de reporte de transacciones financieras de IDEA; Obtener ganancias como resultado de conocimiento de información privilegiada de información o actividades escolares; La divulgación no autorizada de información confidencial o de propiedad a terceros; La divulgación no autorizada de las actividades de inversión que participan en o previstas por IDEA; Aceptar o buscar cualquier cosa de valor material de los contratistas, proveedores u otras personas que presten servicios o materiales a la escuela, a excepción de lo permitido por la ley o la política de la escuela; Inapropiadamente destruir, sustraer o usar registros, muebles, accesorios o equipos; El no proporcionar registros financieros requeridos por las entidades estatales o locales; El no revelar conflictos de intereses como lo requiere la ley o la política de la escuela; Cualquier otro acto deshonesto con relación a las finanzas de la escuela. Cualquier persona que sospeche de fraude o irregularidad financiera, deberá informar las sospechas inmediatamente a cualquier supervisor, el Superintendente o su designado, el Presidente de la Junta, o la policía local. Los informes de sospecha de fraude o irregularidad financiera serán tratados de forma confidencial en la medida permitida por la ley. La divulgación limitada puede ser necesaria para completar una investigación o para cumplir con la ley. Todos los empleados que participen en una investigación, se les aconsejará mantener la información acerca de la investigación confidencial. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 57 IDEA Public Schools Ni la Junta Directiva ni ningún empleado de la escuela tomarán represalias ilegalmente contra una persona que percibe e informa de buena fé, fraude o irregularidad financiera. Si se descubre que un empleado ha cometido fraude o irregularidades financieras, el Superintendente o su designado o la Junta Directiva tomará o recomendará medidas disciplinarias apropiadas, que pueden incluir la terminación del empleo y, cuando las circunstancias lo justifiquen, la remisión a la policía o a las autoridades reguladoras. 6.4 Conducta del Empleado Inaceptable Los empleados deben cumplir todas las leyes, políticas, regulaciones, términos y condiciones de empleo y de las directivas de la escuela. IDEA espera que sus empleados actúen de forma madura, profesional y responsable. La siguiente es una lista no exhaustiva de conducta prohibida de los empleados. Los empleados que lleven a cabo actos que listan a continuación, están sujetos a una acción disciplinaria hasta e incluyendo el despido. Esto no pretende ser una lista completa, y no altera la relación a voluntad entre los empleados e IDEA. • • • • • • • • • • • • • • La violación de las normas que afectan a la salud y la seguridad de los estudiantes y los esfuerzos de IDEA para operar de manera eficiente y eficaz. La negligencia o cualquier acción descuidada que pone en peligro la vida o la seguridad de otra persona, o daños o destruye la propiedad de IDEA. Intoxicación o estar bajo la influencia de sustancias controladas en el trabajo o en representación de IDEA. El uso, posesión o venta de una sustancia controlada. La posesión de armas de fuego, armas o explosivos en la propiedad de IDEA, mientras estén trabajando o al representar IDEA. Pelear o la amenaza de violencia a cualquier persona en la escuela o en representación de IDEA, incluyendo juego brusco o provocar una pelea entre otros. Insubordinación o cualquier otra conducta irrespetuosa (incluyendo la negativa a seguir las directrices legales de un supervisor o Superintendente). Amenazar, intimidar o coercer a los compañeros de trabajo dentro o fuera de la escuela, en cualquier momento y por cualquier motivo. Participar en un acto de sabotaje; intencional o en negligencia causando la destrucción o daño de propiedad de IDEA, o la propiedad de los compañeros de trabajo, voluntarios, contratistas o visitantes, de cualquier manera. El robo de bienes de propiedad de IDEA o la propiedad de los compañeros de trabajo, estudiantes, contratistas o visitantes. Posesión no autorizada o el remover cualquier propiedad de la escuela, incluyendo documentos, de los edificios sin autorización previa de un supervisor; El uso no autorizado del equipo de IDEA o la propiedad, incluyendo el uso de estos equipos para su uso personal o lucro. Deshonestidad, falsificación o engaño en una solicitud de empleo u otros documentos de trabajo; falsificar razones de permiso u otros datos solicitados por IDEA y/o alteración de registros o documentos de IDEA. Dar información confidencial o de propiedad de IDEA a otras escuelas, organizaciones o personas. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 58 IDEA Public Schools • • • • • Violación de la confidencialidad de la información del personal o los estudiantes. Las malas lenguas, la difusión de rumores o de otra manera participar en un comportamiento diseñado a crear discordia y falta de armonía. Interferir con otro empleado en el trabajo; voluntariamente. Rendimiento o conducta insatisfactoria. Fumar en áreas prohibidas. 6.5 Requisitos del Lugar de Trabajo Libre de Drogas IDEA tiene la intensión de proporcionar un lugar de trabajo libre de drogas para nuestros estudiantes y empleados. Con esta meta en mente, y debido al problema grave de abuso de drogas en el lugar de trabajo hoy en día, hemos establecido la siguiente política para los empleados actuales y futuros de IDEA. IDEA explícitamente prohíbe: • • • • La fabricación, distribución, repartición, posesión o uso de narcóticos u otras drogas ilegales, alcohol o medicamentos sin una receta médica en las instalaciones de la escuela o mientras asiste a una actividad patrocinada por la escuela o relacionada con la escuela. Estar ebrio o bajo la influencia de drogas o alcohol, legal o ilegal fuera de la propiedad de la escuela, si dicho deterioro o influencia afecta negativamente el desempeño del empleado en el trabajo, la seguridad del empleado o de otros, o pone en riesgo la reputación de la escuela. Posesión, uso, solicitud de, o la venta de drogas legales o ilegales o alcohol fuera de la escuela, si ese tipo de actividad o la participación afecta negativamente el desempeño del empleado en el trabajo, la seguridad del empleado o de otros, o pone en riesgo la reputación de la escuela. La presencia de cualquier cantidad detectable de sustancias prohibidas en el sistema del empleado mientras trabaja, en la escuela, o mientras asiste a una actividad patrocinada por la escuela o relacionada con la escuela. “Sustancias prohibidas” incluyen las drogas ilegales, alcohol o fármacos recetados que no se toman de acuerdo con la receta dada al empleado. Los empleados que violen esta política pueden ser referidos a los programas de orientación de drogas, programas de rehabilitación de drogas, programas de asistencia a los empleados, o puede ser despedido de su empleo. Como condición de empleo con IDEA, cada empleado deberá cumplir con los términos de los requisitos y prohibiciones establecidas en la presente declaración y deberá notificar a la escuela de cualquier condena del estatuto criminal de drogas que ocurra en el lugar de trabajo a más tardar cinco días después de dicha condena. Dentro de 30 días de recibir la notificación, la escuela debe (1) tomar las medidas apropiadas de personal contra el empleado, hasta e incluyendo el despido, o (2) requerir que el empleado participe satisfactoriamente en la asistencia de abuso de drogas o programa de rehabilitación aprobado para tales fines por una agencia federal, estatal o local de salud, agencia del orden público u otra agencia apropiada. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 59 IDEA Public Schools Además, IDEA llevará a cabo pruebas de drogas y/o alcohol en cualquiera de las siguientes circunstancias: Pruebas Por-Causa: La escuela puede pedir a un empleado a someterse a una prueba de droga y/o alcohol en cualquier momento cuando sienta que el empleado puede estar bajo la influencia de drogas o alcohol, incluyendo, pero no limitado a, las siguientes circunstancias: evidencia de drogas y/o alcohol en la persona del empleado o su alrededor; conducta inusual por parte del empleado que sugiere un deterioro o la influencia de drogas o alcohol, patrones de desempeño negativo, ausentismo o tardanza excesiva e inexplicable. Pruebas Posterior al Accidente: Cualquier empleado involucrado en un accidente en el trabajo o lesiones en circunstancias que sugieren el posible uso o la influencia de drogas o alcohol en el accidente o lesión, se le puede pedir a someterse a una prueba de droga y/o alcohol. Esto incluye no sólo el empleado que fué o pudo haber sido herido, sino también a cualquier empleado que posiblemente contribuyó al accidente o lesión de alguna manera. Todos los informes de la escuela con respecto a los resultados de las pruebas de drogas o alcohol, serán estrictamente confidenciales pero se pueden utilizar como base para una acción disciplinaria u otra acción con respecto a la situación laboral. Si un empleado es examinado por drogas o alcohol fuera del contexto laboral, y los resultados indican una violación de esta política, o si un empleado se niega una solicitud para someterse a una prueba bajo esta política, el empleado puede ser sujeto a una acción disciplinaria apropiada, hasta y posiblemente incluyendo el despido. En tal caso, al empleado se le dará la oportunidad de explicar las circunstancias antes de que cualquier acción final del empleo entre en vigor. Los Empleados que tengan Licencia de Conductor Comercial: Cualquier empleado cuyas funciones requieran una licencia de conducir comercial (“CDL”) está sujeto a pruebas de drogas y alcohol. Esto incluye a todos los conductores que operan un vehículo de motor diseñado para transportar 16 o más personas, contando al conductor, conductores de vehículos de gran tamaño, o conductores de vehículos utilizados en el transporte de materiales peligrosos. Los maestros, entrenadores u otros empleados que principalmente realizan tareas distintas de la conducción, están sujetos a los requisitos de pruebas cuando sus funciones incluyen la conducción. Las pruebas de drogas se llevarán a cabo antes de que una persona asuma responsabilidades de conducción. Las pruebas de alcohol y drogas se llevarán a cabo de forma aleatoria cuando exista una sospecha razonable, y como medida de seguimiento. Las pruebas se llevarán a cabo después de un accidente. Regreso al trabajo y pruebas de seguimiento se llevará a cabo, si un empleado que ha violado las normas de conducta prohibidas o ha dado positivo por alcohol o drogas, pueda volver al servicio. Empleados con preguntas o preocupaciones relacionadas a las políticas de alcohol y drogas, y relacionados con el material educacional, deben contactar con el Departamento de Recursos Humanos. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 60 IDEA Public Schools 6.6 Uso y Posesión de Alcohol y Tabaco IDEA Public Schools mantiene un ambiente de trabajo libre de alcohol, humo y tabaco. Es una violación de la ley estatal el ingerir o poseer alcohol o fumar o usar productos de tabaco (incluyendo, pero no limitado a, cigarrillos, pipas, cigarros, tabaco en polvo o tabaco para mascar) en la propiedad escolar, en los vehículos escolares, o durante actividades relacionadas con la escuela o sancionadas por la escuela, dentro o fuera de la escuela. Cualquier violación de esta política puede resultar en la terminación inmediata. 6.7 Posesión de Armas de Fuego La Sección del Código Penal de Texas 46.03, prohíbe las armas de fuego, cuchillos ilegales, garrotes o cualquier arma prohibida en las instalaciones físicas de la escuela, cualquier terreno o edificio en el que se está llevando a cabo una actividad patrocinada por la escuela, o en vehículos de transporte escolar. Cualquier violación de esta política por un empleado de IDEA, puede resultar en la terminación inmediata. Para garantizar la seguridad de todas las personas, los empleados que observen o sospechen una violación de esta prohibición deben reportarlo inmediatamente a su supervisor. 6.8 Inspección y Búsquedas IDEA cree que mantener un lugar de trabajo libre de materiales dañinos es vital para la salud y seguridad de sus empleados y estudiantes. Los materiales dañinos incluyen armas de fuego, cuchillos u otras armas; explosivos y/o materiales o artículos peligrosos; drogas ilegales u otras sustancias controladas; parafernalia relacionada con las drogas; bebidas alcohólicas; y/o posesión no autorizada o uso de propiedad de IDEA o información confidencial que un empleado no está autorizado a tener en su posesión. Además, IDEA tiene como objetivo garantizar el acceso en todo momento a las instalaciones de IDEA y bienes de IDEA, equipo, información, registros, documentos y archivos. En consecuencia, IDEA ha establecido esta norma referente a inspecciones y búsquedas, y aplica a todos los empleados de IDEA. No existe una expectativa general o específica de privacidad en el trabajo escolar, ya sea en la escuela o en otro lugar estando en servicio. En general, los empleados deben asumir que lo que hacen mientras están en servicio o en la escuela, no es privado. IDEA se reserva el derecho de conducir inspecciones de rutina o búsquedas a todo momento de las propiedades de IDEA en las instalaciones de IDEA. Las búsquedas de rutina o inspecciones de las propiedades de IDEA puede incluir la oficina del empleado, escritorio, archivero, closet, archivos de computadora, correo de voz, correo electrónico, o lugares similares donde los empleados pueden guardar en la propiedad de IDEA o información relacionada con IDEA aunque los lugares estén o no cerrados o protegidos por una clave de acceso y/o contraseña. Debido a que cualquier búsqueda de rutina de las propiedades de IDEA puede resultar en el descubrimiento de posesiones personales del empleado, todos los empleados están alentados a no traer artículos de propiedad personal que no quieran que sean sujetos a inspección por IDEA. Todos los empleados de la escuela están sujetos a esta política. Sin embargo, cualquier búsqueda puede limitarse a uno o más individuos específicos, dependiendo de la situación. Las búsquedas se pueden hacer sobre una base aleatoria o basadas en una sospecha razonable. “Sospecha razonable” significa las circunstancias que sugieren que una persona razonable, que existe una posibilidad de que uno o más individuos puede estar en posesión Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 61 IDEA Public Schools de un artículo prohibido como se identifica anteriormente. Cualquier búsqueda bajo esta política se llevará a cabo de tal manera que proteja la privacidad de los empleados, la confidencialidad y la dignidad personal, en la mayor medida posible. A empleados que se les encuentre en posesión de material prohibido en violación de esta política o en violación de cualquier otras políticas de IDEA contenida en este manual, serán sujetos a disciplina, hasta e incluyendo el despido. 6.9 Arresto y Condena Un empleado que es arrestado por cualquier delito grave o una ofensa que involucra faltas a la moral debe reportar el arresto al director o supervisor inmediato dentro de tres días de calendario del arresto. Un empleado que se le condena o recibe una sentencia diferida por tal ofensa debe también reportar el evento al director o supervisor inmediato dentro de tres días de calendario del evento. 6.10 Faltas a la Moral Las faltas a la moral incluyen pero no están limitadas a deshonestidad; fraude; engaño; robo; tergiversación; violencia deliberada; infamia, vileza, o actos depravados que tienen la intención de excitar o complacer el deseo sexual del actor; ofensas relacionadas con drogas o alcohol; o actos que constituyen abuso o negligencia bajo el Código Familiar de Texas. 6.11 Reportando Sospechas de Abuso Infantil y Negligencia Todos los funcionarios de IDEA, empleados, agentes y voluntarios que tienen motivos para creer que la salud o el bienestar físico o mental de un niño ha sido afectado negativamente por el abuso o negligencia de cualquier persona, están obligados a hacer un reporte requerido por la ley. Abuso es definido por el Código Familiar de Texas e incluye cualquier conducta sexual que involucre a un educador y un estudiante o un menor. Reportes al Servicio de Protección Infantil pueden ser hechos a una oficina local o a la línea de acceso directo de Abuso en Texas (800-252-5400). Bajo la ley estatal, cualquier persona que reporte o ayude en la investigación de un abuso infantil reportado o negligencia, es exento de responsabilidad a menos de que el reporte esté hecho en mala voluntad o con malas intenciones. Si un profesional (una persona que tiene licencia o certificado por el estado o que es un empleado de una instalación autorizada o certificada por el Estado y que, en el curso normal de sus funciones tiene contacto directo con los niños, incluyendo maestros, enfermeras, doctores, empleados de guarderías u otros informantes obligatorios) tiene motivos para creer que un niño ha sido o puede ser abusado, maltratado o descuidado, esa persona deberá presentar un informe dentro de 48 horas después de la primera sospecha de la persona de abuso o negligencia. La persona no puede mandar o depender de otra persona para realizar el informe. Un profesional que a sabiendas no hace un reporte requerido por la ley, puede ser objeto a un proceso criminal. Un reporte debe reflejar la creencia del informante, que un niño ha sido o puede ser abusado o descuidado, o ha muerto a causa de abuso o negligencia. El informante debe identificar la siguiente información, si se conoce: • El nombre y dirección del niño(a); Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 62 IDEA Public Schools • • El nombre y dirección de la persona responsable del cuidado, custodia, o bienestar del niño; y Cualquier otra información pertinente relacionada con el supuesto, o la sospecha de, abuso o abandono. Todos los reportes de abuso serán reportados al director o designado contemporáneo al informe ordenado por la ley. Además, empleados deben cooperar con los investigadores de abuso infantil y maltrato. Reportar su preocupación al director no libera al empleado del requerimiento de reportarlo a la agencia estatal apropiada. Interferir con una investigación de abuso infantil negando el requisito de un entrevistador de entrevistar a un estudiante en la escuela o requerir la presencia de un padre de familia o administrador escolar contra los deseos del investigador está prohibido. Por favor tenga en cuenta: un empleado certificado que falla de reportar una sospecha de abuso infantil puede resultar en procedimientos disciplinarios por la SBEC por una violación del Código de Ética de Educadores y cargos por cometer un delito menor Clase B. Además de la obligación de informar lo descrito anteriormente, una persona o profesional deberán hacer un informe si él o ella tiene razones para creer que un adulto había sido víctima de abuso o negligencia de niño, y la persona o profesional determina de buena fé que la divulgación de la información es necesaria para proteger la salud y seguridad de otro niño. Dicho informe debe hacerse dentro de 48 horas, la obligación de presentar un informe no se puede delegar. 6.12 Entrenamiento del Empleado IDEA deberá proporcionar entrenamiento a todos los empleados nuevos y existentes, en el conocimiento de las cuestiones relativas a abusos sexuales y otros malos tratos a los niños, incluyendo técnicas de prevención y reconocimiento de los abusos sexuales y el resto de los malos tratos de los niños. 6.13 Reportes del Equipo Técnico sobre Pornografía Infantil Cualquier técnico informático empleado por IDEA que, en el transcurso y ámbito de su empleo o negocio con IDEA, vea una imagen en un equipo que es o parece ser pornografía infantil, debe reportar inmediatamente el descubrimiento a una agencia del orden público local o estatal o al Cyber Tipline en el Centro Nacional para Menores Desaparecidos y Explotados. El informe debe incluir el nombre y la dirección del propietario o persona que reclama el derecho a la posesión de la computadora, si se conoce, y según lo permitido por la ley federal. Excepto en un caso de conducta voluntariosa o sin sentido, un técnico en computación no puede ser civilmente responsable por informar o no informar sobre el hallazgo de una imagen. Un técnico en computación que intencionalmente no presenta la imagen, puede estar sujeto a un proceso penal. 6.14 No Fraternización Mientras IDEA fomenta relaciones amistosas entre los miembros de la gerencia y sus subordinados, reconoce que la participación en una relación romántica puede comprometer Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 63 IDEA Public Schools o crear una percepción que compromete a un miembro de su capacidad de llevar a cabo su trabajo. Cualquier relación amorosa entre un gerente de IDEA o supervisor y cualquier persona que él o ella supervisen, ya sea directa o indirectamente, está prohibida. Violación de esta política conducirá a una acción correctiva hasta e incluyendo el despido del individuo de la gerencia involucrado en la relación. 6.15 Norma Anti-Acoso IDEA prohíbe la discriminación, incluyendo el acoso, de un compañero de trabajo o un estudiante en base a su raza, color, origen nacional, religión, sexo, discapacidad, condición de veterano, edad, información genética, o cualquier otra razón prohibida por la ley. Un cargo comprobado de acoso en contra de un estudiante o empleado deberá resultar en una acción disciplinaria hasta e incluyendo el despido. Los empleados no deben tolerar la discriminación o el acoso de los demás y se les anima a reportar las reclamaciones lo antes posible a su supervisor. El no informar con prontitud el presunto acoso, puede afectar la capacidad de la escuela para investigar y hacer frente al reclamo(s). Acoso prohibido de un empleado o estudiante se define como conducta física, verbal o no verbal basada en la característica(s) protegida de un individuo, o cualquier otra razón prohibida por la ley, cuando la conducta es tan severa, persistente o dominante que la conducta: 1. Tiene el propósito o efecto de interferir con el trabajo de la persona o el rendimiento educativo; 2. Crea un trabajo o ambiente educativo intimidante, amenazador, hostil u ofensivo; o 3. De lo contrario afecta negativamente el rendimiento del individuo, el medio ambiente, o el empleo o las oportunidades educativas. Empleados que creen que han sido acosados son alentados a rápidamente reportar tales incidentes al director de la escuela o supervisor. Si el director de la escuela o supervisor es el sujeto de la queja, el empleado debe reportar la queja directamente al Director de Recursos Humanos. Un empleado que sospecha o sabe que un estudiante está siendo acosado por un empleado de la escuela o por otro estudiante debe inmediatamente informarle a su director o supervisor inmediato. Cualquier acusación de acoso de los estudiantes o empleados debe ser investigada y tratada. IDEA inmediatamente emprenderá o dirigirá una investigación efectiva, completa, y objetiva del supuesto acoso. La investigación se completará y una determinación por escrito relacionada con el acoso reportado será hecha y comunicada al empleado que se quejó y al acosador(es) acusado(s). Si IDEA determina que acoso prohibido u otra conducta que viole una política de IDEA ha ocurrido, la organización tomará medidas correctivas efectivas acordes con las circunstancias. La acción apropiada también será tomada para impedir cualquier acoso futuro. Si una queja de conducta prohibida es justificada, acción disciplinaria apropiada, hasta e incluyendo el despido, será tomada. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 64 IDEA Public Schools 6.16 Acoso Sexual El acoso sexual es una forma de discriminación y queda estrictamente prohibida. IDEA define acoso sexual como; pero no limitado a lo siguiente: Conducta verbal o física que denigra o muestra hostilidad o aberración hacia un empleado debido a su sexo y que: 1. Tiene el propósito o efecto de crear un ambiente de trabajo intimidante, hostil u ofensivo; o 2. Tiene el propósito o efecto de interferir de manera poco razonable con el desempeño laboral de un individuo; o 3. De otra manera afecta negativamente las oportunidades del individuo en el empleo. Conducta de acoso puede incluir (1) apodos, difamación, estereotipos negativos o amenazas, intimidación, o actos hostiles relacionados al género y (2) material escrito o gráfico que denigre o muestre hostilidad o aberración hacia un individuo o grupo, debido a su sexo y que esté puesto en las paredes, electrónicamente, en tableros de anuncios o en otra parte en las instalaciones de IDEA, o sea circulado en el lugar de trabajo. Avances sexuales, pedir favores sexuales, contacto físico sexualmente motivado, verbal, o conducta no verbal; u otra conducta o comunicación de naturaleza sexual constituyen acoso sexual cuando: 1. La entrega a tal conducta es hecha explícita o implícita a un término o condición del empleo de un individuo; o 2. La entrega a, o rechazo de, tal conducta por un individuo es usada como la base para las decisiones de empleo que afectan al individuo; o 3. La conducta es tan severa, persistente, o dominante que tiene el propósito o efecto de interferir excesivamente con el desempeño del empleado en el trabajo, o crear un ambiente intimidante, amenazante, hostil u ofensivo. Los empleados no deben participar en conducta que constituya acoso sexual. Oficiales de IDEA o sus agentes deberán investigar todas las denuncias de acoso sexual y los oficiales deberán tomar acción disciplinaria pronta y apropiada contra el empleado que se le haya encontrado participando en conducta que constituye en acoso sexual. Un empleado que cree que ha sido o está siendo sujeto a cualquier forma de acoso sexual, debe llevar el asunto a la atención del director o su supervisor inmediatamente. Bajo ninguna circunstancia el empleado que acusa a su supervisor inmediato de un presunto acoso sexual, será requerido informar tal conducta a ese supervisor. En esos casos, el empleado debe informar la supuesta reclamación a la persona a la cual el supervisor reporta, o directamente al Director de Recursos Humanos. 6.17 Acoso Sexual a Estudiantes El acoso sexual a estudiantes de parte de empleados, es una forma de discriminación y está estrictamente prohibido. El acoso sexual a estudiantes incluye cualquier insinuación sexual bienvenida o no, petición de favores sexuales y otra conducta oral, escrita, física o visual de Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 65 IDEA Public Schools una naturaleza sexual. Las relaciones románticas entre empleados de IDEA y estudiantes están estrictamente prohibidas. Las siguientes interacciones o comunicaciones con estudiantes generalmente serán consideradas una “relación social inapropiada”: • • • • • • • • Participar en una conversación sexualmente orientada; Comunicaciones con estudiantes, ya sea por teléfono, correo electrónico, mensaje instantáneo, o mensaje de texto en cualquier momento, a menos de que la comunicación sea directamente relacionada a las tareas asignadas y responsabilidades del empleado, como por ejemplo, la tarea del estudiante, actividades de la clase o equipo, club de la escuela, otra actividad patrocinada por la escuela; Participar en conversaciones personales con los estudiantes sobre relaciones personales o problemas con su cónyuge, novio, novia, o pareja, ya sea el estudiante o empleado; Llevarse al estudiante fuera de la escuela durante el día escolar sin obtener el permiso expreso del padre de familia y el director del estudiante; Visitar a estudiantes en sus casas cuando un padre no está presente, o invitar a un estudiante a la casa del empleado, o socializar con el estudiante sin antes recibir el permiso expreso de los padres del estudiante; Dar regalos de una naturaleza personal (ropa, perfume o colonia, joyería, etc.) a los estudiantes en la escuela, o en cualquier momento sin el conocimiento y permiso de los padres; Tentar o amenazar a los estudiantes para que entren en cualquier tipo de comportamiento sexual; Favoritismo, como por ejemplo, permitir a estudiantes específicos comportarse con conducta que no es permitida a otros estudiantes; Todo supuesto acoso sexual, conducta inapropiada o abuso sexual de estudiantes será reportado a los padres y rápidamente investigado. Conducta que puede ser caracterizada como el saber o sospechar abuso infantil también será reportada a las autoridades apropiadas, como lo requiere la ley, incluyendo información a la Junta Estatal de Certificación de Educadores para todos los empleados certificados. Empleados con preguntas o preocupaciones relacionadas con supuesto acoso sexual de un estudiante, deben contactar al Director de Recursos Humanos. 6.18 Investigando la Discriminación y el Acoso IDEA reconoce todas las quejas oficiales como un asunto serio, y da seguimiento con una investigación adecuada y oportuna de las acusaciones. Se investigarán todas las denuncias. En ningún momento los empleados que presenten una queja se les requerirá o permitirá manejar el problema por sí mismos. Todas las investigaciones sobre la discriminación y el acoso sigue estos criterios: • • Al acusador se le pedirá detalles sobre lo sucedido: dónde sucedió, cuándo sucedió, y por qué. Compañeros de trabajo pueden ser interrogados para determinar si hay otras víctimas o testigos de la supuesta conducta. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 66 IDEA Public Schools • El acosador acusado será interrogado y se le informará de quién se está quejando, y se le pedirá su declaración/explicación. El acosador acusado será advertido de no tomar represalias o discutir el asunto con el reclamante, o cualquier otro empleado de IDEA, o personas afiliadas sin el permiso del investigador/administración de IDEA. El fallo del acosador acusado a cumplir con esto, será motivo para una acción disciplinaria, hasta e incluyendo el despido. Tanto el individuo acusador y el supuesto acosador tienen igualdad de derechos de privacidad bajo la ley. Debido a la naturaleza de las necesidades de investigación y el proceso, tal vez no sea posible garantizar la confidencialidad absoluta, pero IDEA protegerá la privacidad y la confidencialidad, tanto del acusador y acusado, en la medida posible. IDEA tomará una acción rápida y eficaz para poner fin al acoso y disuadir futuros acosos. Después de todas las circunstancias de la queja, incluyendo las respuestas del presunto autor y los testigos, se habrán documentado, la determinación se hará en cuanto a si la discriminación o el acoso, se ha producido. Acción correctiva inmediata, si se justifica, seguirá inmediatamente. Esto puede incluir la disciplina o terminación del autor o el denunciante en el caso de que una denuncia falsa y maliciosa fue descubierta y sustentada. El demandante y otras personas directamente involucradas recibirán una notificación de la disposición de IDEA en la materia. Tanto el empleado demandante o el presunto acosador tienen el derecho de apelar la determinación de la investigación a la Junta Directiva, si él o ella indican por escrito, y entregan la apelación al Superintendente dentro de diez días de calendario siguientes a la determinación. IDEA no se hace responsable por el acoso de un empleado por otro empleado. El individuo que hace insinuaciones, amenaza o de cualquier otra manera acosa a otro empleado, es personalmente responsable de estas acciones y sus consecuencias. IDEA no proporcionará asistencia jurídica, financiera o de otro tipo a un individuo acusad de acoso, si se presenta una queja legal. 6.19 Intimidación IDEA prohíbe la intimidación de estudiantes. Intimidación ocurre cuando un estudiante o un grupo de estudiantes participan en una expresión escrita o verbal, expresión a través de medios electrónicos, o conducta física que ocurra en la propiedad escolar, en una actividad patrocinada por la escuela o relacionada con la escuela, o en un vehículo operado por la escuela y que: • • Tendrá el efecto de dañar físicamente a un estudiante, dañar la propiedad de un estudiante, o poner a un estudiante con un miedo razonable de daño a su persona o daños a su propiedad; o Es suficientemente severo, persistente, o perverso que la acción o amenaza crea una intimidación, amenaza, o abuso al ambiente educativo de un estudiante. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 67 IDEA Public Schools Ejemplos de intimidación puede incluir pero no se limitan a novatadas, amenazas, burlas, confinamiento, asalto, demandas de dinero, destrucción de propiedad, robo de posesiones de valor, insultos, difundir rumores, y ostracismo. Todos los empleados son requeridos a reportar intimidación lo más pronto posible después de ser testigos o ser notificado de un posible acto. La falla en reportarlo puede impedir la habilidad de IDEA a investigar pronto y tratar la conducta prohibida. 6.20 Represalias IDEA prohíbe la represalia contra un estudiante, padre, o empleado que denuncie de buena fé o se queja por discriminación, acoso o intimidación, o que sirve como un testigo, o de otro modo participa en una investigación. Los empleados que toman parte en cualquier acción de represalia, estarán sujetos a medidas disciplinarias, hasta e incluyendo el despido. La represalia puede incluir, pero no se limita a: degradación, evaluaciones de desempeño pobre, transferencia y asignación de tareas humillantes o tomar cualquier tipo de acción negativa contra una persona que se queja de discriminación o acoso. Un empleado que intencionalmente hace una reclamación falsa, ofrece testimonios falsos, o se rehúsa a cooperar con una investigación de IDEA con respecto a un acoso o discriminación es sujeto a la disciplina apropiada. 6.21 HIPPA La Ley de Responsabilidad y Portabilidad del Seguro Médico de 1996 (“HIPAA”), establece normas para la protección de Información Personal de la Salud Individual (“PHI”). HIPPA proporciona a los individuos ciertos derechos con respecto a su PHI, y exige a los empleadores y otros individuos a que se adhieran a las restricciones sobre cómo el PHI se da a conocer. Cada empleado debe respetar los derechos de los demás y sólo revelar el PHI acerca de ellos mismos, y otros a los que tienen la necesidad de saber. La revelación del PHI sin la aprobación por escrito del individuo, es una violación de la Ley Federal. 6.22 Visitantes en el Trabajo A todos los visitantes se les espera que entren a cualquier instalación de IDEA por la entrada principal y firmar o reportarse a la oficina principal del edificio. Visitantes autorizados recibirán instrucciones o serán acompañados a su destino. Empleados que observen un individuo sin autorización en las instalaciones de IDEA, debe inmediatamente dirigirlo(a) a la oficina del edificio o contactar al administrador a cargo. 6.23 Materiales con Derecho de Autor A los empleados se les espera que cumplan con las disposiciones de la ley de derecho de autor relacionadas al uso no autorizado, reproducción, distribución, ejecución, exhibición o transmisión de material con derecho de autor (por ejemplo, material impreso, videos, información en computadoras y programas, etc.). Cintas de videos deben ser usadas en el salón de clase, solamente con propósitos de educación. La duplicación o respaldo de programas y datos informáticos, debe hacerse bajo las disposiciones del acuerdo de compra. Los videos no pueden ser copiados o transferidos a otros medios de comunicación sin derechos de licencia, archivos u otros. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 68 IDEA Public Schools 6.24 Producto del trabajo Materiales de instrucción u otros materiales escritos, documentos, o productos desarrollados o escritos mientras esté empleado por IDEA, son propiedad de IDEA y deben ser dejados con IDEA, cuando el empleado deje el empleo. Estos materiales serán “materiales de alquiler” y serán propiedad única y exclusiva de IDEA, incluyendo cualquier derecho de autor, patente o marca comercial o de aplicación de la misma. Empleados por este medio asignan y transfieren a IDEA todo derecho, título e interés, en este tipo de materiales y creaciones, incluyendo sin limitación, todos los derechos de patentes, marcas y derechos de autor que ahora existen o puedan existir en el futuro. Los empleados están de acuerdo, además, que en cualquier momento razonable, previa solicitud y sin compensación adicional o limitación, se ejecute y se entregue cualquier y todos los documentos, aplicaciones o instrumentos que, en opinión de IDEA, sean necesarias o convenientes para garantizar que la escuela disfrute plenamente de todos los derechos, intereses y propiedades del título que aquí asignan. Una copia de los materiales desarrollados, mientras fueron empleados de IDEA puede ser tomada por el empleado sólo con la autorización escrita del Jefe de Escuelas y/o el CEO. 6.25 Vestimenta y Arreglo Personal IDEA procura mantener un ambiente de trabajo agradable, saludable y profesional en todo momento. La vestimenta y el arreglo de los empleados de IDEA deberán ser limpios, ordenado, de una manera profesional adecuada para sus tareas, y de conformidad con los estándares adicionales establecidos por su supervisor y la Oficina Ejecutiva. Las escuelas de IDEA, podrán establecer lineamientos más específicos dentro de esta política general, que se proporcionará a todos los maestros y personal en el nivel escolar. 6.26 Medios de Comunicación Social IDEA tiene políticas que rigen el uso de sus propios sistemas de comunicación electrónica, equipos y recursos que los empleados deben seguir. IDEA también puede tener un interés en sus comunicaciones electrónicas con sus compañeros, padres de familia, vendedores, proveedores, competidores y el público en general durante su tiempo personal. Comunicaciones inadecuadas, incluso si se hacen en su tiempo libre con sus propios recursos, puede ser motivo de medidas disciplinarias e incluyendo el despido inmediato. Le animamos a que use su buen juicio cuando se comunique a través de blogs, salas de chat en línea, sitios de redes de internet, sitios sociales de internet, y otros foros electrónicos y no electrónicos (conjuntamente “medios de comunicación social”). Lo siguiente es una lista general y no exhaustiva de lineamientos que a los empleados se les exhorta tener en cuenta: 1. Dejar en claro que las opiniones expresadas en los medios de comunicación social son únicamente suyas. No pretendan representar las opiniones de IDEA en ninguna forma. 2. No revelar información confidencial o de propiedad relacionada con IDEA, sus compañeros de trabajo, o sus estudiantes. El uso de derechos de autor o información de marca registrada de la empresa, secretos comerciales u información sensible puede hacerlo sujeto a acciones legales. 3. No utilizar logotipos de IDEA, marcas, u otros símbolos en medios de comunicación social. Usted no puede usar el nombre de IDEA para apoyar, Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 69 IDEA Public Schools 4. 5. 6. 7. 8. promover, denigrar o de otra manera comentar sobre cualquier producto, opinión, causa o persona. Sea respetuoso de la privacidad y dignidad de sus compañeros de trabajo. No use o publique fotos de compañeros de trabajo sin su consentimiento expreso y no publique fotografías de los estudiantes sin la debida autorización. Hostigamiento, obscenidad, difamación, amenazas, u otro contenido ofensivo debe ser evitado. Empleados deberán estar sujetos a los mismos estándares profesionales en el uso público de los medios de comunicación social, como lo son para cualquier conducta pública. Si el uso de medios de comunicación social de un empleado viola la ley estatal o federal o política de IDEA, o interfiere con la capacidad del empleado para desempeñar con eficacia sus funciones de trabajo, el empleado está sujeto a una acción disciplinaria, hasta e incluyendo la terminación del empleo. Asegurarse de que la participación en medios de comunicación social no interfiera con los compromisos de su trabajo. Medios de comunicación social y comunicaciones similares, tienen el potencial para reflexionar sobre usted e IDEA. Esperamos de los empleados que muestren respeto por los compañeros de trabajo, estudiantes y padres de familia, afiliados y competidores. No hacer “amigos” a los estudiantes en su página personal de medios de comunicación social, a menos que tenga una relación apropiada fuera de la escuela con el estudiante, tal como parentesco, iglesia, niños exploradores, u otra actividad que es apropiada para tal comunicación informal. 6.27 Asuntos Estudiantiles: Récords del Estudiante Los récords del estudiante son confidenciales y protegidos de inspección o uso no autorizado. Los empleados que tengan acceso a la información de los estudiantes y/o datos de rendimiento serán coherentes y mantendrán uniformemente la privacidad y confidencialidad de dicha información, de acuerdo con la Ley de Derechos Educacionales y de Privacidad (“FERPA”). Empleados seguido aprenden información personal de los estudiantes y sus familias en el transcurso de su empleo con IDEA. Los empleados no deben hablar de los estudiantes o sus familias, su conducta, sus logros académicos o fallas académicas o información personal con cualquiera, a menos que el empleado necesite compartir la información con otro empleado o alguien que trabaje con IDEA, por una razón relacionada con la educación del estudiante. 6.28 Asuntos Estudiantiles: Administración de Medicamentos Salvo que lo autoricen o se describa a continuación, empleados de la escuela y voluntarios tienen prohibido administrar medicamentos a los estudiantes, incluyendo vitaminas y suplementos alimenticios. Los medicamentos deben ser administrados fuera del horario escolar, si es posible. Si es necesario, la medicación se puede administrar en la escuela bajo las siguientes circunstancias: • El medicamento sin receta traído a la escuela, debe ser presentado a la escuela por los padres de familia junto con una solicitud escrita. El medicamento debe estar en su envase original y debidamente etiquetado. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 70 IDEA Public Schools • • • • • Los medicamentos recetados administrados durante el horario escolar deben ser recetados por un médico o enfermera practicante avanzada (“ANP”) y llenados por un farmacéutico con licencia en el Estado de Texas. Los medicamentos recetados deben ser presentados en un envase etiquetado, que indique el nombre del estudiante, nombre del medicamento, la razón por la cual se está dando el medicamento, las cantidades adecuadas de dosis, el tiempo que el medicamento debe ser tomado, y el método utilizado para administrar el medicamento. Los medicamentos enviados en bolsas de plástico o recipientes sin etiqueta NO se administrarán. Si la sustancia es a base de hierbas o suplemento dietético, debe ser proporcionado por el padre de familia, y será administrado solamente si es requerido por el Programa de Educación Individualizado (“IEP”) o plan de la Sección 504 para un estudiante con discapacidades. Sólo la cantidad de medicamento necesario se debe entregar a la escuela, es decir, suficientes medicamentos para durar un día, una semana, etc. En caso de necesidad prolongada, envíe la cantidad por un periodo claramente especificado. Medicamento extra no será enviado a casa con el estudiante. En ciertas situaciones de emergencia, la escuela puede administrar un medicamento sin receta a un estudiante, pero sólo de acuerdo con las directrices elaboradas por el asesor médico de la escuela, y cuando el padre de familia ha dado el consentimiento por escrito para el tratamiento de emergencia. 6.29 Asuntos Estudiantiles: Fármacos Psicotrópicos y Evaluaciones o Exámenes Psiquiátricos Ningún empleado escolar puede: • Recomendar que un estudiante use una droga psicotrópica; • Sugerir un diagnóstico en particular; o • Impedir que un estudiante asista a clases o participar en una actividad relacionada con la escuela, si el padre de familia se niega a dar su consentimiento para la administración de una droga psicotrópica a un estudiante, o a una evaluación psiquiátrica o examen de un estudiante. “Droga psicotrópica” significa una sustancia que se utiliza en el diagnóstico, tratamiento, o prevención de una enfermedad, o como un componente de un medicamento y la intención de tener un efecto de alteración en la percepción, emoción, o comportamiento. PARTE 7. PROCEDIMIENTOS GENERALES 7.1 Días de Trabajo Cancelados IDEA Public Schools puede cerrar escuelas por clima inclemente o condiciones de emergencia. Cuando tales condiciones existen, el Jefe de Operaciones tomará la decisión oficial concerniente al cierre de las instalaciones. Cuando sea necesario abrir tarde o dejar salir a estudiantes temprano, oficiales escolares notificarán a estaciones de radio y televisión. La información también será publicada en la página web: www.ideapublicschools.org. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 71 IDEA Public Schools A los empleados se les anima a supervisar la televisión y las estaciones de radio, cuando la escuela sea desalojada por clima inclemente o por cualquier otra razón. Los empleados no serán requeridos a trabajar, a menos que se les notifique lo contrario por su supervisor. Compensación por Días de Trabajo Cancelados 1. Los días cancelados se pueden tomar como un día ganado o día de permiso local. 2. Los empleados sin un día ganado de permiso local, se les puede rebajar por días cancelados, en conformidad con la ley aplicable. 7.2 Seguridad y Procedimientos de Emergencia IDEA se compromete a proporcionar un ambiente seguro, tanto para sus empleados y estudiantes. IDEA cuenta con numerosos procedimientos de seguridad en el lugar, incluyendo procedimientos de registro, requiriendo a los visitantes registrarse al llegar y retirarse de las escuelas. Además, todos los empleados y voluntarios están obligados a someterse a, y pasar, una verificación de antecedentes penales. La organización ha desarrollado y promueve un programa comprensivo, para garantizar la seguridad de sus empleados, estudiantes y visitantes. El programa de seguridad incluye guías y procedimientos, para responder a emergencias y actividades para ayudar a reducir la frecuencia de los accidentes y lesiones. Para prevenir o minimizar las lesiones a los empleados, compañeros de trabajo y estudiantes, y para proteger y conservar el equipo de la organización, los empleados deben cumplir con los siguientes requisitos: • • • • Respetar todas las normas de seguridad. Mantener las áreas de trabajo limpias y ordenadas en todo momento. Informar inmediatamente todos los accidentes a su supervisor. Operar el equipo o máquinas solamente si tienes entrenamiento y autorización. Empleados deben reportar cualquier amenaza hecha por un estudiante, rumores de violencia o actividades de tipo criminal al Director de la escuela o al miembro del personal administrativo más cercano. A todos se les espera que reporten cualquier observación real o percibida relacionada con la seguridad. La Oficina de Instalaciones y Construcción ha desarrollado documentos y procedimientos para varios tipos de asuntos relacionados con Seguridad y Emergencia que incluyen: • Procedimiento para ejercicios de encierro. • Reporte de incidentes serios. • Reporte de accidente/lesión del empleado. • Preparación y respuesta a problemas severos del clima. Estos procedimientos y formas, han sido proporcionados a los administradores escolares. Todos los incidentes/accidentes serán reportados inmediatamente a su Director o Subdirector de Operaciones. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 72 IDEA Public Schools Adicionalmente, la oficina de Instalaciones y Construcción monitorea asuntos relacionados con el seguro, trabaja con el proveedor del seguro para resolver reclamaciones y conducen auditorias de seguridad periódicas. Todos los empleados deberán estar familiarizados con los diagramas de evacuación puestos en su área. Fuego, tornado y otros simulacros de emergencia serán conducidos para ayudar a familiarizar a los empleados y estudiantes con los procesos de evacuación. Los extinguidores de fuego están localizados por todos los edificios de IDEA. Los empleados deben estar familiarizados de cómo usarlos, y el lugar de los extinguidores más cercanos a su lugar de trabajo. Empleados deben estar conscientes de que IDEA no asume ninguna responsabilidad por daños o pérdida a vehículos personales estacionados en los espacios de IDEA, a menos que se trate de un vehículo propiedad de IDEA. Como tal, cualquier incidente debe ser reportado a las autoridades correspondientes. Empleados que tengan preguntas o dudas relacionadas con los programas y asuntos de seguridad, pueden comunicarse con el Director de Instalaciones y Mantenimiento. 7.3 Administración de la Seguridad y Salud Ocupacionales (“OSHA”) IDEA se esfuerza por reducir los peligros para la salud y la seguridad, mediante la creación y el mantenimiento de mejores condiciones de trabajo, libre de riesgos reconocidos que puedan causar lesiones físicas graves. De acuerdo con la Ley de Seguridad y Salud Ocupacionales (“OSHA”), IDEA mantiene un registro de todas las lesiones de trabajo y enfermedades, y pide que los empleados reportan este tipo de lesiones y enfermedades dentro de un plazo de 48 horas, para que la escuela pueda reportar este tipo de sucesos, en el plazo legal de tiempo a la oficina de OSHA más cercana. Como empleado de IDEA: • • • • • • • Tiene el derecho de notificar a IDEA o al OSHA sobre los peligros en el lugar de trabajo. Usted puede pedir al OSHA mantener su nombre confidencial. Tiene el derecho de solicitar una inspección del OSHA, si cree que existen condiciones peligrosas y poco saludables en su lugar de trabajo. Usted o su representante puede participar en la inspección. Puede presentar una queja al OSHA dentro de los primeros 30 días si hay una represalia o discriminación por parte de IDEA, por presentar reclamos de seguridad y salud, o por ejercer sus derechos bajo la Ley de la OSHA. Usted tiene el derecho de ver las citaciones enviadas por OSHA a IDEA. IDEA debe colocar las citaciones en o cerca del lugar de la supuesta violación. IDEA debe corregir los peligros en el lugar de trabajo antes de la fecha indicada en la citación, y debe certificar que dichos peligros se hayan reducido o eliminado. Tiene el derecho a obtener copias de sus registros médicos, y los registros de su exposición a sustancias o condiciones tóxicas y peligrosas. IDEA debe colocar este aviso en su lugar de trabajo. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 73 IDEA Public Schools • Debe cumplir con todas las normas de seguridad y de la salud, emitidas por la Ley de OSHA, que aplican a sus propias acciones y conducta en el trabajo. Como su empleador: • IDEA debe proporcionar a todos los empleados, un lugar de trabajo libre de riesgos reconocidos. • IDEA debe cumplir con las normas de seguridad y la salud ocupacionales, emitidas por OSHA. Si le gustaría saber más información en relación a sus derechos de OSHA o información adicional, visite www.osha.gov o llame al 1-800-321-OSHA. 7.4 Ley de Comunicación de Riesgos IDEA está preocupado por la seguridad de todos los empleados, por lo que llevará a cabo los siguientes deberes en cumplimiento con la Ley de Comunicación de Riesgos de Texas: • • • • • • • • Publicar y mantener la convocatoria promulgada por el Departamento de Servicios de la Salud del Estado de Texas (“TDSHS”) en el lugar de trabajo. Proporcionar una educación y entrenamiento para empleados que utilicen o manipulen sustancias químicas peligrosas en condiciones normales de funcionamiento o emergencias previsibles. Mantener el programa de comunicación de riesgo por escrito, y un registro de cada sesión de entrenamiento a los empleados, incluyendo la fecha, una lista de los empleados que asistan, los temas tratados en la sesión de entrenamiento, y los nombres de los instructores. Los registros se conservarán durante al menos cinco años. Recopilar y mantener una lista de químicos en el trabajo, que incluya la información necesaria para cada producto químico peligroso presente normalmente en el lugar de trabajo, o lugar de trabajo temporal, en exceso de 55 galones o 500 libras, o según lo determinado por la TDSHS para determinados productos químicos, altamente tóxicos o peligrosos. La lista estará disponible a los empleados y sus representantes. Actualización de la lista según sea necesario, pero por lo menos antes del 31 de diciembre de cada año, y mantener la lista como exige la ley. Cada lista de químicos en el trabajo será fechada y firmada por la persona responsable de la recopilación de la información. Como lo requiere la ley, etiquetar los nuevos o existentes productos químicos peligrosos, con la identidad de los químicos y las advertencias de riesgo apropiadas, si el inventario no está apropiadamente etiquetado. Mantener una copia legible de las fichas de datos de seguridad del material más actual del fabricante (“MSDS”) para cada químico peligroso; solicitar dichas fichas del fabricante si no se ha proporcionado de otra manera obtengan una MSDS actual; hacer que tales fichas estén disponibles a los empleados o sus representantes bajo petición. Proporcionar a los empleados con el equipo de protección personal adecuado. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 74 IDEA Public Schools El Superintendente deberá notificar a los empleados de cualquier tratamiento pleaneado de control de plagas por ambos de los métodos siguientes: • Publicar la señal proporcionada por el aplicador certificado o técnico en un área de acceso común, donde les sea posible a los empleados revisar con regularidad por lo menos 48 horas antes de cada tratamiento previsto. • Proporcionar la Hoja de Información del Consumidor del Servicio de Control Estructural de Plagas a cualquier persona, que trabaja en el edificio, bajo petición. 7.5 Plan de Manejo de Asbesto La Ley de Respuesta a Emergencias Peligrosas de Asbesto creada por la Agencia de Protección Ambiental requiere que IDEA desarrolle y mantenga un Plan de Control de Asbestos. Una copia del plan de manejo completo se encuentra en la Oficina de Negocios. Si usted tiene alguna pregunta relacionada con el Plan de Control de Asbestos de la escuela, por favor póngase en contacto con la Oficina de Negocios. 7.6 Reporte de Accidentes Los empleados deben informar de cualquier lesión en el lugar de trabajo o accidente inmediatamente a su supervisor. Los supervisores deben notificar a la Oficina de Negocios dentro de las 24 horas de la notificación del incidente. Si un empleado no informa del accidente dentro de los primeros 30 días del incidente, el reclamo puede ser negado por el Departamento de Seguros de Texas–División de Compensación a Trabajadores. El supervisor del empleado y/o el personal de gerencia adecuado, llevará a cabo una investigación a fondo, con la participación del empleado y cualquier testigo que haya observado la lesión o accidente. El supervisor del empleado y/o el personal de gerencia adecuado, se asegurarán que se tomen medidas correctivas para evitar la repetición del accidente. Reporte de Lesiones Graves Dentro de ocho horas después de la muerte de cualquier empleado en un incidente relacionado con el trabajo, o la hospitalización de tres o más empleados como consecuencia de un accidente de trabajo, IDEA informará oralmente la fatalidad/hospitalización múltiple por teléfono o en persona a la Oficina de Área de la OSHA que sea más cercana al lugar del incidente. Si la Oficina de Area no está accesible, IDEA puede utilizar el número telefónico central sin cargo de OSHA, 1-800-321-6742. Procedimientos para Reportar IDEA utilizará los formularios de la OSHA necesarios para documentar y registrar cada lesión o enfermedad. Esta información se mantendrá vigente, mantenida adecuadamente, y deberá conservarse durante un período de cinco años. 7.7 Información de Propriedad La información de propiedad incluye toda la información relacionada en cualquier manera al negocio de IDEA y sus escuelas, estudiantes, padres, asesores, clientes, y socios de negocio obtenidos por empleados de IDEA durante el transcurso de su trabajo. Ocasionalmente, en el servicio de la misión de IDEA, IDEA puede escoger compartir información que de otro modo sería de propiedad (por ejemplo, mejores prácticas) con terceros. Tales documentos serán preparados específicamente para publicación y propagación. Si un empleado en forma Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 75 IDEA Public Schools individual recibe una petición de un tercero para recibir copias de documentos de IDEA en papel o electrónicas, ese empleado debe dirigir la petición a las Oficinas Centrales o buscar la aprobación del Jefe de Operaciones de IDEA antes de difundir los documentos. 7.8 Información Confidencial La información confidencial es cualquier información de IDEA que generalmente no sepa el público. La lista de estudiantes, archivos acumulativos de estudiantes, archivos de la salud de estudiantes, Planes de Educación Individual del estudiante, archivos personales, records de computadora, datos financieros y de mercadeo, y planes de investigación, son ejemplos de información confidencial. Además, en el caso de la información del estudiante, la ley federal provee que la información no puede ser difundida excepto bajo ciertas condiciones limitadas. Los empleados serán sujetos a la acción disciplinaria apropiada, hasta e incluyendo el despido, por consciente o inconscientemente revelar información de naturaleza confidencial. 7.9 Propiedad de la Escuela y Compras Realizadas con Fondos de la Escuela Todos los empleados tienen la responsabilidad de tomar el cuidado apropiado de los bienes de propiedad de la escuela, incluyendo vehículos, edificios, mobiliario, equipo, herramientas y suministros. La propiedad escolar debe permanecer en los edificios en todo momento, a no ser aprobado previamente por el Superintendente. También se requiere cuidado y mantenimiento de los vehículos de propiedad de la escuela. Los empleados deben devolver todos los bienes de propiedad de la escuela que se encuentra en su posesión o control en el caso de terminación, renuncia o despido inmediatamente al ser solicitada. Empleados de la escuela no podrán utilizar bienes públicos de la escuela para cualquier propósito no descrito en el chárter de inscripción abierta de IDEA, con la excepción de que los empleados pueden utilizar el servicio de telefonía local, los teléfonos celulares expedidos por la escuela, correo electrónico, conexiones a Internet o propiedad similar para uso personal incidental, en caso de que, si así lo determina la administración escolar, que ello no: • • Resulta en cualquier costo directo pagado con fondos del estado, o el chárter titular es reembolsado por el empleado dentro de cinco días hábiles para cualquier costo directo causado; o Impedir las funciones de las escuelas chárter, según lo determinado por la administración de la escuela. Todas las solicitudes de compras deben ser presentadas a la Oficina de Finanzas en un formulario oficial de solicitud, con las firmas de aprobación correspondientes. Ninguna compra, cargo o compromiso para comprar bienes o servicios de la escuela se puede hacer sin un número de Orden de Compra de la Oficina de Finanzas. IDEA no reembolsará a los empleados, o asumirá la responsabilidad de las compras realizadas sin autorización. Además, los empleados no están autorizados a adquirir suministros o equipos, para su uso personal a través de los procedimientos de compra de la escuela. Sólo los administradores designados por el Consejo, pueden firmar contratos o negociar concesiones en nombre de IDEA. 7.10 Política Vehicular de IDEA IDEA ofrece un número limitado de vehículos de la compañía, además de los camiones escolares, para el personal escolar designado y propósitos escolares. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 76 IDEA Public Schools Ningún empleado podrá utilizar un vehículo de la compañía de IDEA sin una licencia de manejo válida de Texas y la cobertura de seguro con los requisitos mínimos del Estado. Los conductores de los vehículos de IDEA deben tener mínimo 21 años de edad. Bajo ninguna circunstancia los vehículos de IDEA pueden utilizarse para asuntos personales. La solicitud para el uso de cualquier vehículo de IDEA debe ser coordinada con el Departamento de Transporte de IDEA. El Departamento de Transporte mantendrá un registro de todo el uso. Las reservaciones de los vehículos dependen de la disponibilidad y no están garantizados. Los empleados deben hacer reservaciones por lo menos siete (7) días antes de la fecha en que el vehículo se necesita. Todo el uso de vehículos será concedido al “primero en llegar, primero en ser servido”. Todas las cancelaciones deben hacerse 24 horas antes de la fecha de la reservación. Los vehículos permanecerán en las Oficinas Centrales de IDEA en Weslaco, Texas, y no serán llevados a su casa por los empleados a menos que sea pre-aprobado. Todas las posesiones y basura deberán ser retiradas del vehículo de IDEA antes de devolverlo a las Oficinas Centrales. El Departamento de Transporte se encargará de la programación de mantenimiento de rutina y limpieza de estos vehículos. Todos los empleados de IDEA que utilizan un vehículo de IDEA, deberán informar cualquier preocupación mecánica o cosmética al Departamento de Transporte. Una tarjeta de gasolina de Valero e instrucciones, están disponibles en la guantera de cada vehículo de IDEA. El Departamento de Transporte administra la cuenta de la gasolina y supervisa la actividad de la cuenta con frecuencia. Cuando los empleados de IDEA son asignados a asistir a talleres fuera de la ciudad, o para cumplir con otras responsabilidades relacionadas con la escuela, se hará el intento para asegurar un vehículo de IDEA adecuado para esos empleados. Si no se dispone de un vehículo de IDEA, la aprobación podrá efectuarse para que un carro personal pueda ser utilizado, y el reembolso se efectuará mediante la póliza del reembolso de millaje de IDEA. El reembolso no será pagado a menos que el supervisor administrador otorgue su aprobación previa. Todos los accidentes y/o emergencias, deben ser informados al Director de Transporte de IDEA tan pronto como sea posible. Todas las violaciones de tráfico ocasionadas por el uso de vehículos de IDEA son responsabilidad financiera del empleado. PARTE 8. QUEJAS Y AGRAVIOS 8.1 Proceso de Quejas para Empleados Propósito El propósito de esta política es para proporcionar a los empleados un proceso ordenado para la resolución pronta y equitativa de quejas. La Oficina Ejecutiva pretende que, cuando sea posible, las quejas deben ser resueltas en el nivel administrativo más bajo posible. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 77 IDEA Public Schools Proceso Informal La Oficina Ejecutiva alienta a los empleados a discutir sus preocupaciones y quejas, por medio de conferencias informales con su supervisor inmediato, director, u otro administrador apropiado. Las preocupaciones deben ser expresadas lo más pronto posible, para permitir una pronta resolución en el nivel administrativo más bajo posible. Proceso Formal Un empleado puede iniciar un proceso formal, llenando por escrito un formulario de quejas de manera oportuna. Los formularios de quejas pueden ser obtenidos en la Oficina de Recursos Humanos. Aún después de iniciar una queja formal, los empleados son alentados a buscar una resolución informal de sus preocupaciones. Un empleado cuya preocupación sea resuelta puede retirar la queja formal en cualquier momento. Ausencia de Represalias Ni la Oficina Ejecutiva ni ningún empleado de IDEA pueden tomar ilegalmente represalias contra un empleado por presentar una inquietud o queja. DEFINICIONES Con el propósito de entender el Proceso de Quejas, los términos están definidos de la siguiente manera: Los términos “queja” y “agravio” tendrán el mismo significado y pueden pertenecer a las siguientes situaciones: 1. Agravios conciernen a los salarios de un empleado, horas o condiciones de trabajo; 2. Denuncias específicas de discriminación ilegal en el empleo basadas en el sexo, raza, religión, origen nacional, edad, estatus como veterano o discapacidad del empleado; 3. Denuncias específicas de discriminación ilegal o venganzas basadas en el ejercicio del empleado de sus derechos legales protegidos; o 4. Denuncias específicas de acción personal desfavorable, basada en el informe de buena fé del empleado a una autoridad competente del orden público de una violación a la ley por la organización escolar, o un empleado de la organización, es decir, “quejas de denunciantes”. El término “día” es definido como día hábil. Los plazos indicados a continuación, serán optimizados para una queja de represalia al denunciante para cumplir con los plazos para la revisión de tal reclamo del estado. Proceso de Quejas del Empleado Dirigirse al empleado o gerente del cual se tiene una queja directamente en un ambiente formal. Tratar de resolver el problema uno-a-uno y documentar los resultados. A pesar de la recomendación de enfrentar a la persona, a la cual el empleado tiene una queja, el empleado no estará obligado a denunciar la discriminación prohibida, acoso o represalia a la persona que supuestamente la ha cometido. Nivel Uno El formulario de queja debe ser presentado (1) dentro de 15 días de la fecha en la que el empleado primero se dio cuenta, o con diligencia razonable debió de saber, de las decisiones Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 78 IDEA Public Schools o acción dando lugar a la queja o agravio, (2) con el administrador de más bajo nivel quién tiene la autoridad para remediar el supuesto problema. En la mayoría de los casos, los empleados en una escuela deberán presentar quejas del Nivel Uno con su supervisor inmediato. Si la queja no fue entregada al administrador apropiado, el administrador que la reciba debe anotar el tiempo y la fecha en que el formulario fue recibido, e inmediatamente mandar el formulario de queja al administrador apropiado. El administrador apropiado debe tener una conferencia con el empleado dentro de diez días de haber recibido la queja por escrito. El administrador tendrá 10 días después de la conferencia para proporcionarle al empleado una respuesta por escrito. Nivel Dos Si el empleado no recibió la ayuda solicitada en el Nivel Uno, o si el tiempo para responder se venció, el empleado puede pedir una conferencia con el Departamento de Recursos Humanos para apelar la decisión del Nivel Uno. La notificación de apelación debe ser entregada por escrito, en un formulario provisto por IDEA, dentro de los diez días después de recibir la respuesta o, si ninguna respuesta fue recibida, dentro de los diez días de que se pasó la fecha de respuesta en el Nivel Uno. El Departamento de Recursos Humanos sostendrá una conferencia dentro de los diez días después de que la notificación de apelación sea presentada. En la conferencia, el designado de Recursos Humanos solamente debe considerar las cuestiones y documentos presentados en el Nivel Uno e identificados en la notificación de apelación del Nivel Dos. El designado del Departamento de Recursos Humanos tendrá diez días después de la conferencia para proporcionar al empleado una respuesta por escrito. Nivel Tres Si el empleado no recibió la ayuda solicitada en el Nivel Dos, o si el tiempo para una respuesta se ha expirado, el empleado puede apelar la decisión al Jefe Financiero. La notificación de apelación debe ser entregada por escrito, en un formulario provisto por IDEA, dentro de los diez días después de recibir una respuesta o, si ninguna respuesta fue recibida, dentro de los diez días de que se pasó la fecha de respuesta en el Nivel Dos. El Departamento de Recursos Humanos debe informar al empleado de la fecha, hora y lugar de la junta con el Jefe Financiero donde la queja será escuchada. El Departamento de Recursos Humanos deberá proporcionar al Jefe Financiero con copias del formulario de queja, todas las respuestas; todas las notificaciones de apelación, y toda la documentación escrita previamente entregada por el empleado o la administración. El Jefe Financiero deberá considerar solo las cuestiones y documentos presentados en los previos niveles e identificados en la notificación de apelación. El oficial que preside puede poner tiempos límites razonables, y directivas para la presentación. El Jefe Financiero (o su designado) deberá escuchar la queja y puede pedir que la administración proporcione una explicación de las decisiones en los niveles anteriores. Además de cualquier otra grabación de la junta requerida por ley, el Jefe Financiero deberá preparar un expediente por separado de la presentación del Nivel Tres. La presentación del Nivel Tres, incluyendo la presentación del empleado o representante del empleado, cualquier Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 79 IDEA Public Schools presentación de la administración, y preguntas del Jefe Financiero con respuestas, deberá ser grabada por grabación de audio, grabación de video/audio o reportero de la corte. El Jefe Financiero deberá entonces considerar la queja. El podrá dar la notificación de su decisión oral o por escrito en cualquier momento hasta 30 días después. Nivel Cuatro Si el empleado no recibió la solución solicitada en el Nivel Tres o si el plazo para una respuesta ha expirado, el empleado podrá apelar la decisión ante la Junta Directiva. La notificación de apelación debe ser presentada por escrito, en un formulario proporcionado por, dentro de los diez días siguientes a la recepción de una respuesta o, si no se ha recibido respuesta, dentro de los diez días siguientes a la fecha límite de respuesta en el Nivel Tres. La Junta Directiva revisará las copias del formulario de queja, todas las respuestas; todas las notificaciones de apelación, y toda la documentación escrita presentada anteriormente por el empleado o administración. La Junta Directiva tendrá en cuenta únicamente los asuntos y documentos presentados en los niveles anteriores y señalados en el aviso de apelación. IDEA Public Schools deberá determinar si la queja será presentada en una junta abierta o cerrada, en acuerdo con la Ley de Reunión Abierta de Texas y otras leyes aplicables. La Junta Directiva tomará en cuenta la queja. Podrán comunicar su decisión mayoritaria oralmente o por escrito, en cualquier momento hasta dentro de treinta días. La decisión de la Junta Directiva será la definitiva, dictada en relación con la queja/reclamación, por lo que no se puede apelar. PARTE 9. TERMINACION DEL EMPLEO 9.1 Despidos Un empleado puede ser despedido involuntariamente por razones que pueden incluir, pero no son limitadas a, bajo desempeño, falta de conducta, u otras violaciones de las pólizas o reglas de conducta de IDEA. No obstante estas listas de reglas, IDEA se reserva el derecho de despedir o bajar de nivel a cualquier empleado, si es determinado que es en el mejor interés de IDEA. 9.2 Renuncias Una notificación por escrito debe ser entregada al Departamento de Recursos Humanos por lo menos (14) días antes de la fecha efectiva de la renuncia. Bajo circunstancias extenuantes, el supervisor puede no requerir la notificación. Cuando la renuncia del empleado se haga efectiva, el empleado perderá todos los permisos locales acumulados. 9.3 Abandono de Empleo Empleados que no se presenten a trabajar sin previo aviso, ni aprobación de su supervisor por tres (3) días laborables consecutivos, se puede considerar que han abandonado o renunciado voluntariamente sus trabajos en el último día trabajado, de acuerdo con las leyes federales y estatales aplicables. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 80 IDEA Public Schools 9.4 Entrevistas de Salida y Procedimientos El Departamento de Activos Humanos conducirá una entrevista de salida con empleados que voluntariamente deja la organización. En algunos casos, una entrevista de salida puede ocurrir con empleados que involuntariamente dejen la organización. El propósito de la entrevista es para juntar información acerca de por qué se fue, y para obtener sugerencias para hacer de IDEA un mejor lugar de trabajo. Tras la separación del empleo, ya sea voluntaria o involuntaria, todos los documentos de IDEA, registros informáticos, y otros bienes tangibles de IDEA en posesión o control del empleado, deben ser devueltos a IDEA. Esto incluye pero no se limita a computadoras portátiles y celulares dados por IDEA. Además, cualquier suministro escolar comprado con fondos de IDEA es propiedad de IDEA y debe ser devuelto a IDEA. El Departamento de Recursos Humanos proporcionará información sobre el pago final, continuación de los beneficios, publicación de información y procedimientos para solicitar referencias. A los empleados que se van, se les pide proporcionar a IDEA una dirección y número de teléfono. 9.5 Empleo a Voluntad La póliza de despido no tiene el propósito de alterar el estatus de empleo a voluntad con IDEA. IDEA o un empleado puede terminar la relación laboral en cualquier momento con o sin causa, y con o sin notificación previa. IDEA se reserva el derecho a terminar cualquier relación laboral, bajar de nivel, o de otro modo disciplinar a cualquier empleado sin recurrir a procedimientos disciplinarios. PARTE 10. TECNOLOGÍA Y RECURSOS DE INFORMACION 10.1 Computadora, Redes y Software Los sistemas de red e infraestructura tienen la intención de ser usados para dar acceso a Recursos Informáticos de IDEA Public Schools (“Recursos Informáticos”). Estos recursos proporcionan una manera de proveer acceso a información y rendir cuentas de ese acceso. Este rendimiento de cuentas es clave en cualquier programa de seguridad de computadoras para uso del departamento de IT. Esto quiere decir que creando, controlando y monitoreando todos los Recursos Informáticos es extremadamente importante para la seguridad de nuestra información en general. El propósito de estas pólizas es para establecer reglas para la creación, monitoreo, control y eliminación de acceso a todos los Recursos Informáticos. 10.2 Uso de la Tecnología IDEA proporciona varios recursos tecnológicos a empleados autorizados, para ayudarles en el desempeño de sus deberes de trabajo en IDEA. Cada empleado tiene la responsabilidad de utilizar los recursos tecnológicos de IDEA de manera que aumente la productividad, mejore la imagen pública de IDEA, y es respetuoso de otros empleados. El incumplimiento de las políticas de IDEA con respecto a sus recursos de tecnología, puede dar lugar a medidas disciplinarias, hasta e incluyendo la terminación del empleo. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 81 IDEA Public Schools Los Recursos Informáticos constan de todos los dispositivos electrónicos, software y medios de comunicación electrónicos, incluyendo pero no limitado a, los siguientes: computadoras personales y estaciones de trabajo; computadoras portátiles; hardware tal como discos duros y unidades de cinta; equipos periféricos tales como impresoras, módems, máquinas de fax, y fotocopiadoras; aplicaciones de software y archivos asociados y datos, incluyendo software que permite el acceso a servicios externos, tales como Internet; bases de datos electrónicas; medios electrónicos; sistemas de instrucción en línea; correo electrónico; teléfonos; teléfonos celulares; localizadores; y sistemas de correo de voz. Acceso a los Recursos Informáticos de IDEA está solamente dentro de la discreción de IDEA. Generalmente, los empleados tienen acceso a varias tecnologías de IDEA basado en sus funciones de trabajo. Se les dará acceso a la tecnología necesaria, sólo a los empleados cuyo desempeño laboral se beneficiaría del uso de los Recursos Informáticos de IDEA. Además, los empleados pueden ser requeridos a completar exitosamente un entrenamiento aprobado por IDEA, antes de darles acceso a los recursos informáticos de IDEA. Empleados deben estar conscientes de que el acceso al Internet en IDEA es filtrado como lo exige la Ley de Protección a Menores en Internet (“CIPA”). El acceso a cualquier y todos los sitios de Internet no puede ser garantizado. Si un empleado necesita acceso a un sitio que está bloqueado por el filtro de Internet, el empleado debe presentar una solicitud al Departamento de IT a través de Help Desk. Los Recursos Informáticos de IDEA deben ser utilizados por los empleados con el propósito de llevar a cabo negocios de IDEA. Empleados pueden, sin embargo, utilizar Recursos de Información de IDEA para los siguientes usos personales no esenciales, siempre y cuando dicho uso no interfiera con los deberes del empleado, no sean hechos con fines de lucro, no entren en conflicto con negocios de IDEA, y no violen ninguna política de IDEA: 1. Enviar y recibir comunicaciones personales necesarias y ocasionales; 2. Preparar y almacenar datos personales sin importancia (tales como calendarios personales, listas de direcciones personales, y datos personales similares) de manera razonable; 3. Utilizar el sistema telefónico y teléfonos celulares para llamadas personales breves y necesarias; y 4. Tener acceso al Internet para búsquedas personales breves y consultas durante las comidas u otros descansos, o fuera de horas de trabajo, siempre y cuando el empleado se adhiera a todas las demás políticas de uso. IDEA no asume ninguna responsabilidad por pérdida, daño, destrucción, alteración, divulgación o uso indebido de cualquier información personal o comunicaciones transmitidas a través de, o almacenada en, los Recursos Informáticos de IDEA. IDEA no acepta ninguna responsabilidad por la pérdida o falla en la entrega de cualquier correo electrónico personal, o comunicaciones de correo de voz o cualquier dato personal almacenado en cualquier propiedad de IDEA. IDEA fuertemente desalienta a empleados de almacenar cualquier dato personal en cualquiera de los Recursos Informáticos de IDEA. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 82 IDEA Public Schools IDEA es consciente de que los empleados utilizan el correo electrónico para correspondencia, que puede ser menos formal que un memorando escrito. El empleado debe tener cuidado, sin embargo, a no dejar que la informalidad se degenere a un uso inadecuado. Como se establece plenamente en la sección de acoso de este manual, IDEA no tolera la discriminación o el acoso basado en raza, color, sexo, origen nacional, religión, estado civil, estatus de veterano, edad y cualquier otra base protegida por leyes federales, estatales, o locales. Bajo ninguna circunstancia los empleados pueden utilizar los Recursos Informáticos de IDEA para transmitir, recibir o almacenar cualquier información que sea discriminatoria, acosadora, o difamatoria de cualquier manera (por ejemplo, mensajes sexualmente explícitos o raciales, chistes ofensivos, dibujos animados ofensivos). Los correos electrónicos enviados a todo el personal (“all staff”) están reservados para el Departamento de Informática y Equipo de Liderazgo. El uso del grupo de “all staff” para otros fines, debe ser aprobado por el departamento informática antes de enviar. 10.3 Tecnología de Privacidad En ocasiones, IDEA necesitará acceder sus Recursos Informáticos, incluyendo archivos de computadora, mensajes de correo electrónico, y mensajes de correo de voz. Empleados deben entender que, por lo tanto, no tienen derecho a privacidad con respecto a cualquier mensaje o información creada o mantenida en los Recursos Informáticos de IDEA, incluyendo información personal o mensajes. IDEA puede, a su discreción, inspeccionar todos los archivos o mensajes en sus recursos de información en cualquier momento con el fin de determinar el cumplimiento de sus políticas, para propósitos de trámites legales, investigar acusaciones de conducta, localizar información, o cualquier otro fin comercial. Algunos de los Recursos Informáticos de IDEA sólo se les pueden tener acceso introduciendo una contraseña. Las contraseñas tienen la intensión de prevenir accesos no autorizados a la información. Las contraseñas no confieren ningún derecho de privacidad a cualquier empleado de IDEA. De esta manera, aunque empleados pueden mantener contraseñas para acceder Recursos Informáticos, los empleados no deben esperar que toda la información mantenida en los Recursos Informáticos, incluyendo correos electrónicos y mensajes de correo de voz, sean privados. Empleados deben mantener sus contraseñas de manera confidencial. Empleados no deben compartir contraseñas y no deben acceder a los sistemas de compañeros de trabajo sin autorización expresa del director de informática. 10.4 Política de Uso Aceptable IDEA proporciona tecnología a sus empleados para mejorar su rendimiento en el trabajo. Las siguientes actividades son, en general, prohibidas. Empleados pueden estar exentos de estas restricciones durante el curso de sus legítimas responsabilidades de trabajo (por ejemplo, personal de los sistemas de administración, pueden tener la necesidad de desactivar el acceso a la red de un ordenador, si ese ordenador está interrumpiendo los servicios de producción). Bajo ninguna circunstancia un empleado de IDEA Public Schools está autorizado a participar en ninguna actividad que sea ilegal bajo la ley local, estatal, federal o internacional, mientras utiliza los recursos propiedad de IDEA. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 83 IDEA Public Schools La siguiente lista es de ninguna manera exhaustiva, pero intenta proporcionar un marco para actividades que caen en la categoría de uso inaceptable: • • • • • • • • Uso personal no relacionado a la gestión de trabajo en nombre de IDEA Public Schools en exceso a lo descrito en la sección 10.2. Obtener acceso ilícito a la información o computadora y recursos de comunicación. La introducción intencional de o experimentación con código malicioso incluyendo pero no limitado a gusanos o virus. Instalación de cualquier programa o software no aprobado por IDEA Public Schools. Actividad ilegal, fraudulenta o maliciosa o actividad en nombre de organizaciones o individuos, que no tienen afiliación con IDEA Public Schools. Transmisión de material en violación a las leyes aplicables de derecho de autor o patentes. El envío intencional de mensajes que probablemente dañen el trabajo del destinatario o sistema y cualquier otro tipo de uso, que podría causar congestión en la red de IDEA o de otra manera interferir con el trabajo de otros. Usos prohibidos incluyen, pero no están limitados a, aplicaciones de punto a punto tal como LimeWire, Bit Torrent, o cualquier otro archivo de intercambio de aplicaciones, así como transferencias de grandes archivos (>5MB) desde sitios de Internet sin permiso previo. Generación, almacenamiento, transmisión u otro uso de datos u otro material que sea abusivo, blasfemo, pornográfico, u ofensivo a una persona razonable. 10.5 Política de Manejo de Incidentes Cada vez que un incidente de seguridad tal como un virus, gusano, broma por correo, descubrimiento de herramientas de piratería informática, datos alterados, etc. sea sospechado o confirmado, y la situación sea considerada apropiada por el Director de Tecnología o por otros miembros de la administración de IDEA, los procedimientos de manejo de incidentes deben ser seguidos. 1. Los Empleados son responsables de notificar inmediatamente al Director de Tecnología, jefe de departamento, u otro administrador para iniciar la acción de manejo de incidentes apropiada. 2. El Director de Tecnología u otro administrador de IDEA Public Schools es responsable por determinar la extensión física y electrónica del incidente, y determinará la necesidad de una investigación del incidente. 3. Los empleados técnicos apropiados del departamento de informática son responsables por monitorear que los daños causados por un incidente de seguridad sean reparados o mitigados y que la vulnerabilidad sea eliminada o minimizada donde sea posible. 4. El Director de Tecnología u otros administradores de IDEA Public Schools determinarán si una comunicación masiva es necesaria, el contenido de la comunicación, y cómo distribuir la comunicación. 5. El departamento de informática es el responsable de iniciar, completar y documentar la investigación del incidente y, en el caso de que la autoridad competente no esté Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 84 IDEA Public Schools involucrada, el Jefe de Operaciones o el jefe de departamento recomendarán las medidas disciplinarias, si son apropiadas. 10.6 Política de Redes El departamento de IT es responsable de la infraestructura de la red, y gestión de desarrollos y mejoras. Todo el equipo conectado a la red de IDEA, debe estar configurado a una especificación aprobada por el departamento de IT. Cualquier y todo equipo conectado a la red de IDEA, está sujeto al manejo y monitoreo del IT. Los usuarios no deben extender o volver a transmitir servicios de red de cualquier modo, y no pueden alterar el hardware de la red. Esto significa que no deben instalar un router, conmutador, concentrador o punto de acceso inalámbrico sin la aprobación de IT. Cualquier equipo que esté conectado a la infraestructura de la red de IDEA, debe ser propiedad de IDEA. La excepción son los invitados que requieren acceso a la red y debe ser configurada por IT. 10.7 Teléfonos Celulares En IDEA, a cada maestro de contenido básico y líder de la organización se les da un teléfono celular para hacerse accesible a los estudiantes y padres de familia después de horas de escuela. Los maestros que reciben un teléfono celular de IDEA se comprometen a responder a las llamadas y mensajes de texto apropiados de los padres y estudiantes en la tarde después de la escuela hasta las 9:00 pm y regresar todas las llamadas telefónicas dentro de 24 horas. Conforme IDEA crece y se agregan nuevos puestos cada año, puestos que requieren 24 horas de accesibilidad también pueden recibir los teléfonos celulares. 10.8 Reemplazo de Recursos La lista de precios se hace cumplir para el reemplazo de equipos electrónicos, debido a daño o pérdida. El equipo electrónico incluye, pero no está limitado a, teléfonos celulares, computadoras (de escritorio o portátiles), tarjetas inalámbricas, audífonos Bluetooth, proyectores, cámaras de documentos, cámaras digitales, cámaras de vídeo o cualquier otro dispositivo electrónico emitido a un empleado para uso en el trabajo. Tenga en cuenta que el empleado o la escuela respectiva, será responsable por pagar el valor de reemplazo del artículo dañado o perdido. Para obtener el valor de reemplazo de un artículo, una orden de trabajo para un presupuesto debe ser completada y enviada. El técnico de la escuela proporcionará el presupuesto al Asistente del Director de Operaciones, quien entonces recogerá los equipos dañados, si es necesario. Una orden de compra deber ser presentada usando el presupuesto proporcionado, para solicitar la sustitución de un artículo dañado o perdido. El Asistente del Director de Operaciones proporcionará una copia del formulario de deducción de nómina al empleado, que va a completar y devolver el formulario al Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 85 IDEA Public Schools Departamento de Nómina para su procesamiento. El plan de deducción de nómina, permitirá que se realice el reembolso en conformidad con las leyes de Día de Pago de Texas. Si el empleado deja la organización y se requiere el reemplazo de equipo de tecnología perdido o dañado, el valor total de reposición será deducido de la nómina en el último cheque de pago del empleado. El director de la escuela o el gerente de contratación pueden determinar que el empleado no es responsable por daños o costos de reemplazo; en este caso, la escuela asumirá la responsabilidad por el reemplazo e incurrirá los costos. El administrador escolar debe completar una orden de compra que muestre el presupuesto para solicitar la sustitución de un artículo dañado o perdido, e indicar el código de la cuenta de la cual los fondos deben retirarse. PARTE 11. MERCADOTECNIA Y COMUNICACIONES 11.1 Plantillas de Correo Electrónico A fin de mantener una imagen uniforme de IDEA a través de toda la región, IDEA utiliza plantillas y guías generales a fin de crear una imagen más profesional de IDEA. Por favor utilice las siguientes guías para la firma de correo electrónico: Nombre Puesto Organización Dirección Número Telefónico y Extensión Teléfono Móvil (si aplica) Teléfono de Fax Correo electrónico Página Web Mensaje de Mercadotecnia/Comunicación JoAnn Gama Co-Founder and Chief Schools Officer IDEA Public Schools 505 Angelita Drive, Suite 9 Weslaco, TX 78596 (T) 956.377.8010 (P) 956.555.5555 (F) 956. 555.5556 [email protected] www.ideapublicschools.org Insertar mensaje proporcionado por el Depto. De Mercadotecnia. 11.2 Marca La marca de IDEA Public Schools incluye su nombre, logotipo, lema, enunciación de la misión, y el diseño asociado con la organización. El logotipo, letras, combinaciones de color, símbolos, sonidos y apariencia son diseñados para transmitir nuestros valores, misión, visión y personalidad. A través de comunicaciones uniformes, podemos transmitir una imagen profesional que sea fácilmente reconocible por la comunidad. 11.3 Nombre de la Entidad IDEA Public Schools es la organización que agrupa todas las escuelas de IDEA. Por ejemplo, usted puede ser un maestro en “IDEA Academy”, que es una IDEA Public School. Cada escuela está formada por “academy” y “college preparatory school” (por ejemplo, Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 86 IDEA Public Schools “IDEA San Benito”). Las academias sirven a estudiantes en los grados escolares de K-5º (por ejemplo, “IDEA Academy San Benito”). “College Preparatories” sirven a estudiantes en los grados escolares de 6º-12º (por ejemplo, “IDEA College Prep San Benito”). Cuando se hace referencia a una escuela y/o escuelas, es muy importante utilizar el nombre correcto de la escuela o su abreviación. “Prep”, puede ser utilizada en lugar de “Preparatory” cuando se habla o en una conversación informal; sin embargo “Preparatory” debe ser utilizado en todo tipo de comunicación formal escrita. No hay comas, dos puntos, puntos o guiones utilizados en el nombramiento de las escuelas de IDEA. 11.4 Correspondencia Escrita Utilice el tipo de letra “Garamond” para todas las comunicaciones salientes (es decir, correspondencia comercial, memorándums, correo electrónico, etc.) y “Futura" para títulos. 11.5 Mercancía Toda mercancía relacionada con IDEA que es creada debe utilizar el logotipo letra y oficial donde aplique. La mercancía incluye cualquier elemento que es pre-impreso y distribuido al personal, estudiantes, o al público. Ejemplos de mercancía incluyen camisetas y papelería. Antes que la mercancía sea producida, debe ser aprobada por el Departamento de Mercadotecnia. Por favor envíe los diseños al Departamento de Mercadotecnia a través de Help Desk al menos 5 días hábiles antes de la fecha que la producción deba comenzar con el fin de cumplir el plazo de distribución. 11.6 Señalización Oficial A medida que nos expandimos, es importante que las señales distribuidas por la administración, y transmiten anuncios oficiales o instrucciones que sean visibles por el personal, estudiantes y visitantes. Todas las señales oficiales deben incluir el logotipo de IDEA y ser aprobadas por el Departamento de Mercadotecnia a través de Help Desk. 11.7 Uso de Logotipos El logotipo de IDEA está compuesto por un diseño de foco y el texto que lo acompaña. El logotipo de IDEA no puede, bajo ninguna circunstancia ni de modo alguno, ser modificado o cambiado sin antes tener la aprobación escrita del Departamento de Mercadotecnia. El logotipo debe ser visible en cada pieza de comunicación que sale de la escuela. 11.8 Trabajando con los Medios La oficina del CEO es el contacto de IDEA para los medios de comunicación. Todas las solicitudes de los medios, deben ser remitidas al Departamento de Mercadotecnia, quién trabajará con el CEO para coordinar las entrevistas. Todas las solicitudes de publicidad para eventos, deben ser enviadas al Departamento de Mercadotecnia. Políticas, Procedimientos y Prácticas Revisado Agosto 2013 87