1. No category

Analyse
Udbudskulturen i Danmark
2014
KAPITEL 1 RESUMÉ OG KONKLUSIONER
Analysen er udarbejdet af
Rådet for Offentlig-Privat Samarbejde
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Tlf.: +45 41 71 50 00
E-mail: [email protected]
Online ISBN 978-87-7029-577-2
Juni 2014
Indhold
Kapitel 1
Resumé og konklusioner............................................................................................................................ 5
1.1
1.2
1.3
1.4
Resumé ....................................................................................................................................................................... 5
Rådets konklusion .............................................................................................................................................. 10
Baggrund ................................................................................................................................................................ 11
Disposition............................................................................................................................................................. 11
2.1
2.2
2.3
2.4
Baggrunden for at undersøge udbudskulturen .................................................................................... 13
Spørgeskemaer til ordregivere og tilbudsgivere ................................................................................. 14
Oplysninger om ordregivere og deres seneste udbud ...................................................................... 15
Oplysninger om tilbudsgivere og deres seneste tilbudsafgivelse ................................................ 19
3.1
3.2
3.3
3.4
Markedsundersøgelser og dialog om opgaveløsningen før udbuddet ...................................... 22
I de fleste tilfælde indsamler ordregiveren oplysninger før udbuddet ..................................... 23
Tilbudsgivernes deltagelse i dialog ............................................................................................................ 26
Ordregivere indsamler ikke information, hvis de kender markedet godt ............................... 28
4.1
4.2
4.3
4.4
Udbud som redskab til at understøtte innovativ og effektiv opgaveløsning .......................... 31
Ordregivere åbner i et vist omfang op for bud med nye løsninger ............................................. 32
Tilbudsgiveres oplevelse af muligheden for at byde ind med nye løsninger ......................... 34
Tilbudsgivere føler sig i stand til at byde ind med nye og smartere løsninger...................... 35
5.1
5.2
5.3
5.4
Klart og forståeligt udbudsmateriale ........................................................................................................ 37
Ordregivere gør meget for at skrive klare og forståelige udbudsmaterialer ......................... 38
Flertal af tilbudsgiverne oplever udbudsmaterialerne som klare og forståelige ................. 40
Tilbudsgivere er mere kritiske end ordregivere i forhold til udbudsmaterialerne ............ 41
6.1
6.2
6.3
Mindstekrav til tilbudsgiveres kvalifikationer ..................................................................................... 42
Krav til referencer og økonomisk formåen er mest udbredt ......................................................... 43
De fleste vurderer, at mængden af mindstekrav er passende ....................................................... 45
Kapitel 2
Baggrunden for analysen ........................................................................................................................ 13
Kapitel 3
Markedsundersøgelser og dialog før udbuddet ............................................................................. 22
Kapitel 4
Innovation ved udbud .............................................................................................................................. 31
Kapitel 5
Klart og forståeligt udbudsmateriale ................................................................................................. 37
Kapitel 6
Mindstekrav til tilbudsgiverne ............................................................................................................. 42
SIDE 4
KAPITEL 1 RESUMÉ OG KONKLUSIONER
Kapitel 7
Dialog under udbuddet ............................................................................................................................ 48
7.1
7.2
7.3
7.4
Dialog om uklarheder i udbudsmaterialet under udbuddet .......................................................... 48
Ordregivere har i langt de fleste tilfælde dialog med tilbudsgivere under udbud............... 49
Tilbudsgivere har i langt de fleste tilfælde dialog med ordregivere under udbud .............. 51
Ordregivere og tilbudsgivere oplever, at der kommer noget ud af dialogen ......................... 54
8.1
8.2
8.3
Det er muligt at korrigere tilbud med åbenlyse eller formelle fejl og mangler ..................... 56
Ordregivere vil gerne korrigere tilbud med fejl og mangler .......................................................... 57
Tilbudsgiverne oplever få problemer med deres tilbud .................................................................. 59
9.1
9.2
9.3
Dialog om tildelingsbeslutningen er vigtigt ........................................................................................... 62
Pointmodeller og tildeling efter lavest pris er mest udbredt ........................................................ 63
Ordregivere og tilbudsgivere har god dialog om tildelingsbeslutningen................................. 65
10.1
10.2
Kontraktopfølgning sikre bedre leverancer........................................................................................ 70
Kontrakt opfølgning er udbredt................................................................................................................ 71
11.1
11.2
11.3
11.4
11.5
11.6
De fleste ordregivere har fokus på gevinster ..................................................................................... 75
Klager og aktindsigt fylder meget ............................................................................................................ 77
Ordregivere kan blive bedre til dialog ................................................................................................... 79
Tilbudsgivere kan også gøre mere .......................................................................................................... 81
Rammerne for udbudskulturen kan blive bedre .............................................................................. 82
Andre bemærkninger om udbudskulturen ......................................................................................... 88
12.1
12.2
12.3
12.4
Ordregiveres brug af e-udbud ................................................................................................................... 90
Ordregivers udbudsomkostninger .......................................................................................................... 98
Tilbudsgiveres udbudsomkostninger ................................................................................................. 102
Emner, som ikke er behandlet i rapportens øvrige kapitler .................................................... 105
Kapitel 8
Korrektion af tilbud .................................................................................................................................. 56
Kapitel 9
Evaluering og tildeling ............................................................................................................................. 62
Kapitel 10
Kontraktopfølgning ................................................................................................................................... 70
Kapitel 11
Aktørernes vurderinger af udbudskulturen ................................................................................... 75
Kapitel 12
Andre emner ................................................................................................................................................ 90
Bilag
Spørgeskemaerne ....................................................................................................................................111
Indledning ....................................................................................................................................................................... 111
Spørgeskema til ordregivere .................................................................................................................................. 111
Spørgeskema til tilbudsgivere ............................................................................................................................... 127
SIDE 5
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Kapitel 1
Resumé og konklusioner
1.1 Resumé
Hvert år bruges der skattekroner for omkring 300 mia. kr. på offentlige indkøb. Det svarer til
en sjettedel af Danmarks BNP. Udbudskulturen er afgørende for, at de offentlige indkøb sker
fleksibelt og effektivt, og at opgaveløsningen løbende kan forbedres i et velfungerende offentlig-privat samarbejde. En usund udbudskultur risikerer at skabe overflødigt bureaukrati og
utidssvarende løsninger for borgerne.
Analyserne i denne rapport tegner et blandet billede af udbudskulturen: Hos hovedparten af
aktørerne er der på de fleste områder en god udbudskultur. Men der er også betydelige potentialer for forbedringer af udbudskulturen hos både en række aktører og ved nogle af processerne i de fleste udbud.
Ved udbudskultur forstås meget bredt alt det, som ordregivere og tilbudsgivere gør i forbindelse med udbud. Det gælder for alle processerne både før, under og efter udbuddet.
Analyserne i denne rapport er baseret på svar fra 209 ordregivere og 94 tilbudsgivere på en
spørgeskemaundersøgelse, der blev gennemført i efteråret 2013. I undersøgelsen er både
ordregivere og tilbudsgivere blevet stillet en række spørgsmål om deres udbudsadfærd ved
det seneste udbud og om deres vurderinger af udbudskulturen i Danmark. Datagrundlaget er
således et udtryk for ordregiveres og tilbudsgiveres selvevaluering, men også tilbudsgiveres
vurderinger af ordregivernes udbudsadfærd og omvendt.
Analysens væsentligste resultater er sammenfattet i følgende boks.
Boks 1.1
Analysens resultater
Processerne før udbuddet
» I to ud af tre udbud havde ordregiverne dialog med tilbudsgivere forud for udbuddet. Oplysninger fra både ordregivere og tilbudsgivere viser, at dialogen i de fleste udbud gjorde
ordregiverne i stand til at forstå markedsmulighederne bedre og til at lave bedre udbudsmaterialer. I de udbud, hvor der ikke var dialog før udbuddet, ville tilbudsgiverne gerne have haft dialog, og det ville efter deres opfattelse have givet bedre udbudsmaterialer.
» Omkring halvdelen af ordregiverne gav ved deres seneste udbud i forskelligt omfang plads
til, at der kunne afgives tilbud med innovative løsninger. Godt 70 pct. af tilbudsgivere oplevede, at de stort set ikke fik mulighed for at byde ind med nye løsninger. Desuden oplevede
størstedelen af tilbudsgiverne, at de kunne have budt ind med nye, smartere løsninger, hvis
der i udbudsmaterialet havde været givet plads til det. Ordregivere kan dog have haft grunde til ikke at åbne op for innovative løsninger. Det kan fx have været tilfældet, hvis ordregiver havde bestemte behov eller var helt afklaret i forhold til, hvilken løsning de ønskede.
» Det er næsten alle ordregiveres opfattelse, at deres udbudsmaterialer var klare og tydelige,
og at kravene var passende i forhold til opgavernes omfang. Der var imidlertid en tredjedel
af tilbudsgiverne, der oplevede, at udbudsmaterialerne og de tekniske specifikationer ikke
var klare og forståelige ved det seneste udbud, de deltog i. Disse tilbudsgivere har især peget på, at udbudsmaterialet indeholdt overflødige krav, at der var uafklarede spørgsmål, og
at materialet kunne have været mere logisk struktureret og mere forståeligt formuleret.
SIDE 6
KAPITEL 1 RESUMÉ OG KONKLUSIONER
» Tilbudsgiverne har oplevet at møde flere mindstekrav til deres kvalifikationer og økonomi-
ske formåen, end ordregiverne har oplyst, at de har stillet. En tredjedel af tilbudsgiverne
oplevede, at mindstekravene ikke var passende ved det seneste udbud, de deltog i.
Processerne under udbuddet
» I tre ud af fire udbud har ordregiverne haft dialog med tilbudsgivere om uklarheder i udbudsmaterialet efter offentliggørelsen af materialet. I de fleste tilfælde har dialogen ført til,
at uklarheder, fejl og mangler i udbudsmaterialet er blevet afklaret og rettet. I nogle få udbud har en manglende dialog været begrundet i frygt for at overtræde udbudsreglerne.
» Stort set alle ordregivere har været opmærksomme på, at udbudsreglerne giver mulighed
for at korrigere mindre fejl og mangler i tilbudsgiveres tilbud. En stor del af både ordregivere og tilbudsgivere har også oplyst, at mulighederne for at rette mindre fejl og mangler
bliver brugt.
Processerne efter udbuddet
» I de fleste udbud har ordregiverne givet begrundelser for afslag og uddybende forklaringer
til de tilbudsgivere, som ønskede dette. Ordregiverne har oplyst, at de gav meget specifikke
begrundelser i halvdelen af udbuddene. Tilbudsgiverne oplevede, at det skete i en væsentlig mindre andel af udbuddene.
» Ifølge ordregiverne blev der søgt om aktindsigt i 15 pct. af udbuddene, mens 16 pct. af de
forbigåede tilbudsgivere har oplyst at have søgt om aktindsigt ved seneste udbud.
» Stort set alle ordregiverne har oplyst, at de følger op på, om leverandøren efterlever kon-
trakten. Blandt tilbudsgiverne er det dog kun to tredjedele, der har oplyst, at ordregiveren
følger op på kontrakten. I de fleste tilfælde sker opfølgningen ikke efter en generel plan.
Udbudskulturen kan stadig blive bedre
» De fleste ordregivere har oplyst, at de har størst fokus på at opnå gevinster ved udbud. Men
der er også en del af ordregiverne, som har oplyst, at deres største fokus er på at overholde
udbudsreglerne og at undgå klagesager.
» Oplysninger fra ordregiverne viser, at det har stor betydning for mange ordregivere at
undgå klagesager. Tilbudsgiverne har oplyst, at de søger om aktindsigt eller klager, når de
føler sig urimeligt behandlet, når de ikke kan gennemskue, hvorfor de ikke har fået ordren,
eller når de oplever, at udbudsreglerne er blevet overtrådt.
» Ordregiverne og tilbudsgiverne er blevet spurgt om, på hvilke områder der kan gøres mere
for at forbedre udbudskulturen. Det fremgår af svarene, at der især kan gøres mere for at
forbedre udbudskulturen i processerne før og under udbuddet, blandt andet ved at have en
bedre dialog.
» Ikke alle opgaver sendes i udbud. Oplysninger fra både ordregivere og tilbudsgiverne giver
et fingerpeg om, at det kun er omkring 60 pct. af de offentlige anskaffelser, der sker efter
udbud eller ved træk på rammeaftaler.
» De fleste tilbudsgivere har oplyst, at de ser klare fordele ved e-udbud, men det er mindre
end halvdelen af ordregiverne, der anvender elektroniske værktøjer i udbuddene.
» Lidt over halvdelen af både ordregiverne og tilbudsgiverne oplever, at rammerne for at
have en god udbudskultur kunne være bedre. Der peges især på forbedringsmuligheder i
udbudsreglerne, hvor der ønskes enklere og mere fleksible regler samt bedre adgang til
dialog og forhandling. En række ordregivere peger også på, at flere medarbejderressourcer
og bedre tidsmæssige rammer kan medvirke til en bedre udbudskultur.
SIDE 7
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Analysens resultater bliver mere udførligt omtalt i det følgende.
Udbudsadfærden i processerne før udbuddet
Gode og grundige forberedelser er i mange tilfælde afgørende for, at udbud bliver succesfulde.
De fleste af ordregivernes omkostninger ved seneste udbud er også anvendt i processerne før
udbuddene. I alt har de ordregivere, som har svaret på spørgsmålet om fordelingen af deres
udbudsomkostninger, gennemsnitligt brugt 62 pct. af deres udbudsomkostninger før udbuddene. Heraf har de brugt 9 pct.point på dialog med tilbudsgivere og undersøgelse af markedet,
mens 53 pct.point er brugt på det praktiske arbejde med at udarbejde udbudsmaterialet.
Et af elementerne i at have en god udbudskultur er, at der er dialog mellem ordregiveren og
mulige tilbudsgivere før udbuddet, og at ordregiveren undersøger, hvad markedet kan tilbyde.
Ordregiverne oplyser, at de i langt de fleste tilfælde indhenter nye oplysninger før udbuddet.
Det sker især ved dialog med mulige tilbudsgivere og i form af oplysninger fra andre ordregivere, som har udbudt lignende opgaver. Ordregiverne oplyser også, at de i de fleste tilfælde får
meget ud af oplysningerne, og det gør dem i stand til at lave bedre udbudsmaterialer. Det er de
fleste tilbudsgivere enige i, men knap 30 pct. af tilbudsgiverne har dog ved seneste udbud
oplevet, at der ikke kom ret meget ud af dialogen med ordregiveren.
I omkring en tredjedel af udbuddene har der ikke været dialog mellem ordregivere og
tilbudsgivere forud for udbuddene. Oplysningerne herom viser ikke et entydigt billede.
Ordregiveres begrundelser for, at de ikke har været i dialog, er typisk, at de allerede kender
markedet, og at de derfor ikke har behov for yderligere oplysninger. De tilbudsgivere, som
ikke har været i dialog med ordregiverne, ville gerne have været det, og det er også deres
opfattelse, at en dialog om opgaveløsningen ville have givet bedre udbudsmaterialer.
Et andet element i at have en god udbudskultur er, at ordregiverne giver plads til, at tilbudsgivere kan byde ind med nye, smartere løsninger. Analyserne viser, at det er et af de punkter,
hvor der kan være potentialer for forbedringer af udbudskulturen.
Ordregivere oplyser, at de i omkring halvdelen af udbuddene stort set ikke giver mulighed for,
at tilbudsgiverne kan byde ind med nye, innovative løsninger. Blandt tilbudsgiverne er det
noget større andel på 70 pct., som oplever, at de stort set ikke eller slet ikke får mulighed for at
byde ind med innovative løsninger. Og størstedelen af tilbudsgiverne oplyser også, at de kunne have budt ind med nye, smartere løsninger, hvis der i udbudsmaterialet havde været givet
plads til det.
Der kan derfor være et potentiale for, at ordregivere i større omfang giver tilbudsgivere mulighed for at komme med bud, der trækker på tilbudsgivernes nyeste viden og erfaringer.
Ordregivere kan dog have gode grunde til at vælge ikke at åbne op for innovative løsninger.
Det kan fx være tilfældet, hvis ordregiver har bestemte behov eller er helt afklaret i forhold til,
hvilken løsning der ønskes.
Et af de elementer, hvor ordregiverne selv vurderer, at de gør meget for en god udbudskultur,
er udarbejdelsen af klare og forståelige udbudsmaterialer. Stort set alle ordregivere oplyser, at
de gør en stor indsats og bruger meget tid på at beskrive de konkrete opgaver klart og tydeligt.
Næsten alle ordregivere synes også, at deres udbudsmaterialer er af et passende omfang i
forhold til opgavernes størrelse.
To tredjedele af tilbudsgiverne har oplevet, at udbudsmaterialerne og de tekniske specifikationer var klare og forståelige ved det seneste udbud, de deltog i. Men der er samtidig en tredjedel af tilbudsgiverne, der har oplevet, at udbudsmaterialerne og de tekniske specifikationer
ikke var klare og forståelige ved det seneste udbud. Denne del af tilbudsgiverne peger især på,
SIDE 8
KAPITEL 1 RESUMÉ OG KONKLUSIONER
at udbudsmaterialet indeholdt overflødige krav, at der var spørgsmål til udbudsmaterialet
som kunne have været afklaret ved dialog, og at udbudsmaterialet kunne have været mere
logisk struktureret og mere forståeligt formuleret.
Det er også et element i at have en god udbudskultur, at mindstekrav til tilbudsgivernes kvalifikationer er både relevante og nødvendige i forhold til den opgave, som udbuddet omhandler.
Tilbudsgiverne oplever at møde flere krav, end ordregiverne oplyser, at de stiller. Og mens
næsten alle ordregivere oplyser, at de har stillet passende krav i forhold til den udbudte opgave, er der lidt mere end en tredjedel af tilbudsgiverne, som synes, at mindstekravene ikke var
passende. I de tilfælde, hvor kravene har været for høje, har det ifølge de pågældende tilbudsgivere resulteret i højere omkostninger og færre bud på opgaven.
Udbudsadfærden i processerne under udbuddet
Ordregiverne har gennemsnitligt brugt knap en fjerdedel af deres samlede udbudsomkostninger på processerne under udbuddet. Disse processer omhandler dialog med tilbudsgivere om
uklarheder i udbudsmaterialet og mulighederne for korrektioner af fejl og mangler i tilbudsgivernes tilbud.
Lige som det er udtryk for god udbudskultur at have dialog med markedet før udbuddet af en
opgave, er det også god udbudskultur at have dialog om uklarheder i udbudsmaterialet under
et udbud. I tre ud af fire udbud har ordregiverne dialog med tilbudsgivere om uklarheder i
udbudsmaterialet efter offentliggørelsen af materialet. Dialogen foregår især ved skriftlige
spørgsmål og svar. Der er enighed mellem ordregivere og tilbudsgivere om, at dialogen i de
fleste tilfælde indebærer, at uklarheder, fejl og mangler i udbudsmaterialet afklares og rettes. I
en væsentlig del af de udbud, hvor der ikke har været dialog under udbuddet, har forklaringen
været, at der ikke har været behov for dialog. I nogle få udbud er den manglende dialog begrundet i ordregiveres og tilbudsgiveres frygt for at overtræde udbudsreglerne.
Udbudsreglerne giver mulighed for, at ordregiveren kan sørge for, at mindre fejl og mangler i
tilbudsgiveres tilbud korrigeres. Stort set alle ordregivere er opmærksomme på denne mulighed. To tredjedele af de ordregivere, der modtog fejlbehæftede tilbud ved seneste udbud,
benyttede mulighederne for korrektion. Blandt de tilbudsgivere, der afleverede fejlbehæftede
tilbud, fik mere end halvdelen rettet fejlene eller manglerne, mens en fjerdedel fik tilbuddene
afvist.
Udbudsadfærden i processerne efter udbuddet
Ordregiverne har i gennemsnit brugt omkring 15 pct. af deres udbudsomkostninger på de
processer, der ligger efter udbuddet. Det gælder dels evalueringen og formidlingen af
tildelingsbeslutningen over for de tilbudsgivere, der har fået afslag, dels omkostninger til at
følge op på, at kontrakten efterleves.
I to tredjedele af udbuddene bruges tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud,
mens tildelingen i en tredjedel af udbuddene sker til tilbuddet med laveste pris. I mere end tre
fjerdedele af de udbud, hvor tildelingskriteriet var det økonomisk mest fordelagtige tilbud, fik
tilbudsgiverne ikke oplyst modellen for, hvordan tilbuddene ville blive evalueret. I disse udbud, som således omfatter halvdelen af udbuddene, havde tilbudsgiverne derfor ikke en præcis viden om, hvordan deres tilbud ville blive evalueret.
Et element i at have en god udbudskultur er, at ordregiverne formidler beslutningen om tildelingen på en god måde, og de også har dialog med de tilbudsgivere, som ønsker at få deres
afslag uddybende forklaret. For tilbudsgiverne er det også et element i at have en god udbudskultur, at de i første omgang søger dialog med ordregiveren for fx at få afslaget bedre forklaret, i stedet for straks at søge aktindsigt eller klage over udbuddet. Analyserne viser, at der på
SIDE 9
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
disse punkter er potentialer for forbedringer i udbudskulturen for både ordregivere og tilbudsgivere.
I de fleste udbud giver ordregiverne enten overordnede eller specifikke begrundelser for afslag, og ordregiverne giver også gerne uddybende forklaringer til de tilbudsgivere, som ønsker
dette. Det er der enighed om blandt ordregivere og tilbudsgivere. Men der er ikke helt enighed
om, hvor ofte ordregiverne giver meget specifikke begrundelser. Ordregiverne oplyser selv, at
de giver meget specifikke begrundelser i omkring halvdelen af udbuddene, mens tilbudsgiverne oplever, at det sker i en væsentlig mindre andel af udbuddene.
Der er blevet søgt om aktindsigt i 15 pct. af de medvirkende ordregiveres seneste udbud, mens
16 pct. af de forbigåede tilbudsgivere har oplyst at have søgt om aktindsigt ved seneste udbud.
Desuden bliver der klaget over ca. 2 pct. af udbuddene.
Det sidste element i at have en god udbudskultur handler om at sikre, at kontrakten efterleves.
Analysen viser her, at stort set alle ordregiverne oplever, at de følger op på, om leverandøren
efterlever kontrakten. Blandt tilbudsgiverne er det dog kun to tredjedele, der oplyser, at ordregiveren følger op på kontrakten.
Analysen viser også, at de fleste ordregivere ikke har en generel plan for opfølgning på leverandørkontrakter. Det fremgår desuden, at ordregiverne løbende følger op i 40 pct. af udbuddene, at de laver opfølgningen som stikprøver i 24 pct. af udbuddene, og at der i 19 pct. af
udbuddene kun følges op, hvis der er mistanke om, at kontrakten ikke efterleves.
Udbudskulturen kan stadig blive bedre
Oplysningerne i afsnittene ovenfor er baseret på svar fra ordregivere og tilbudsgivere om
deres adfærd i det seneste udbud, de har medvirket i. Ordregiverne og tilbudsgiverne er også
blevet spurgt om, hvordan de synes udbudskulturen er, og hvad der kan blive bedre.
Analyserne viser her, at de fleste ordregivere har størst fokus på at opnå gevinster ved udbud.
Men der er også en del af ordregiverne, som i stedet har for meget fokus på den juridiske del
om at overholde udbudsreglerne og undgå klagesager.
Den juridiske del af udbuddene fylder således fortsat meget. Analysen viser, at det har betydning for mange ordregivere at undgå klagesager. Det skyldes især, at klagesager er omkostningstunge, men også ønsker om at undgå at begå fejl. De fleste tilbudsgivere oplyser dog, at
de kun overvejer at søge aktindsigt eller klage over et udbud, når de føler sig urimeligt behandlet, når de ikke kan gennemskue, hvorfor de ikke har fået ordren, eller når de oplever, at
udbudsreglerne er blevet overtrådt.
Analysen belyser også, på hvilke punkter ordregivere og tilbudsgivere kan gøre mere for at
sikre en god udbudskultur. Tilbudsgiverne vurderer, at ordregiverne især i processerne før og
til dels også under udbuddet kan gøre mere for at forbedre udbudskulturen. Ordregiverne kan
ifølge tilbudsgiverne især gøre mere for at have dialog med tilbudsgiverne. Samtidig vurderer
ordregiverne selv, at tilbudsgiverne også i processerne før og under udbuddet kan forbedre
deres udbudskultur. Tilbudsgiverne kan især blive bedre til at komme med input om, hvor
udbudsmaterialet er uklart, og de kan også gøre mere for at sikre, at deres tilbud er konditionsmæssige.
En god udbudskultur handler ikke kun om en god adfærd i de forskellige processer før, under
og efter et udbud, mens også om at sørge for, at de opgaver, der skal udbydes, bliver udbudt,
og at det sker på en god måde.
SIDE 10
KAPITEL 1 RESUMÉ OG KONKLUSIONER
I analyserne er der derfor også set på, i hvilket omfang ordregivernes anskaffelser sker efter
udbud. Her viser svar fra ordregivere og tilbudsgivere enslydende billeder om, at omkring 60
pct. af de offentlige anskaffelser sker efter udbud eller ved træk på rammeaftaler.
Et af de områder, hvor især ordregiverne også kan gøre mere for en bedre udbudskultur, er
anvendelsen af elektroniske udbudsværktøjer. Mindre end halvdelen af ordregiverne anvender elektroniske værktøjer i udbuddene. Samtidig ser hovedparten af tilbudsgiverne klare
fordele ved e-udbud, også selv om de nuværende elektroniske udbudsværktøjer i et vist omfang opleves som for ufleksible. Der er derfor også et potentiale for forbedringer i udbudskulturen i en øget anvendelse af e-udbud.
Endeligt er der i analyserne set på de rammer, som ordregivere og tilbudsgivere har ved udbuddene. Lidt over halvdelen af både ordregiverne og tilbudsgiverne oplever, at rammerne for
at have en god udbudskultur kunne være bedre. Det gælder især udbudsreglerne, hvor både
ordregivere og tilbudsgivere peger på forbedringsmuligheder. Desuden er der mange ordregivere, som oplever, at en forøgelse af deres ressourcer kan medvirke til en bedre udbudskultur.
Endeligt er det en del tilbudsgiveres opfattelse, at nogle ordregivere har for stort fokus på
andre hensyn som fx juridiske hensyn og for lidt fokus på at have en god udbudskultur.
1.2 Rådets konklusion
Rådet for Offentlig-Privat Samarbejde kan konstatere, at hovedparten af ordregivere og tilbudsgivere har en god udbudskultur på de fleste områder. Men rådet kan også konstatere, at
der er betydelige potentialer for forbedringer af udbudskulturen hos både en række aktører
og ved nogle af processerne i de fleste udbud.
Der er således processer i de fleste udbud, hvor udbudskulturen fortsat kan blive bedre. Det er
rådets vurdering, at der især kan gøres mere for at forbedre udbudskulturen ved
» mere dialog mellem ordregivere og tilbudsgivere før og under udbuddene – mere dialog før
udbuddet kan give ordregivere bedre forståelse af, hvad markedet kan tilbyde, og hvad der
kan være svært at opfylde, mens der kan ske teknisk afklaring af uklare forhold i udbudsmaterialet gennem mere dialog under udbuddet,
» at give mere plads til innovative løsninger, der trækker på tilbudsgivernes nyeste viden, og
som kan medvirke til at udvikle de offentlige ydelser – i nogle situationer kan ordregivere
dog have gode grunde til ikke at åbne op for innovation i opgaveløsningen,
» at gøre mere ud af processerne om afslag til de tilbudsgivere, der ikke har vundet opgaven –
bedre forklaringer af afslag og mere dialog kan medvirke til at nedbringe antallet af anmodninger om aktindsigt og klager, og
» mere systematisk opfølgning på, at kontrakter efterleves – det kan medvirke til at sikre, at
ordregiveren får den aftalte ydelse til den aftalte pris, og at tilbudsgiverne oplever, at mangelfuld efterlevelse har konsekvenser.
Desuden er der potentialer til at forbedre udbudskultur hos nogle af aktørerne på området.
Det gælder især for de ordregivere, som har for stort fokus på det juridiske og for lidt fokus på
at opnå gevinster ved udbud. Det gælder også for de tilbudsgivere, som i for stort omfang
søger om aktindsigt og klager over udbud, i stedet for først at søge dialog for at få fx afslag
bedre forklaret.
SIDE 11
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Bedre rammer kan medvirke til en bedre udbudskultur. Forbedringer af rammerne for udbudskulturen kan omhandle dels enklere og mere fleksible udbudsregler, dels en forbedring af
ordregiveres medarbejderressourcer og tidsmæssige rammer for udbuddene.
1.3 Baggrund
Den offentlige sektor skal forvalte skatteborgernes penge effektivt og sikre, at opgaverne løses
bedst til prisen. Erfaringer viser, at der er et betydeligt potentiale for at opnå økonomiske og
kvalitetsmæssige fordele, når offentlige myndigheder skaber konkurrence og samarbejder
med private om opgaveløsningen.
Når der første gang skabes konkurrence om offentlige opgaver, fører det ofte til en optimering
af arbejdsgange og udstyr, bedre overblik og styring af området samt større fokus på at opnå
et ønsket kvalitets- og serviceniveau. Herefter kan der bygges videre på erfaringerne ved genudbud, og når opgaverne løbende udbydes, kan konkurrencen blive en drivkraft for kontinuerlig udvikling, effektiviseringer og innovation. Hvis der derimod ikke er konkurrence om opgaverne, er der heller ikke et markedspres, som løbende tilskynder til effektivitet, innovation og
at yde god service til borgerne.
Rådet for Offentlig-Privat Samarbejde har blandt andet til opgave at bidrage til, at den offentlige opgaveløsning sker effektivt, innovativt og på et kvalitetsmæssigt niveau, der matcher det
konkrete behov. Det er her ikke væsentligt, om det er offentlige eller private leverandører, der
løser opgaven. Men det er væsentligt at sikre, at potentialer for effektivitet, kvalitetsudvikling
og nytænkning bliver udnyttet.
Rådet for Offentlig-Privat Samarbejde har derfor til opgave at understøtte konkurrencen om
de offentlige opgaver og fremme samarbejdet mellem offentlige myndigheder og private virksomheder. Det skal ske ved at tilvejebringe ny viden, målrettet formidling og fremme af dialogen med parterne på området. Rådet skal dermed bidrage til, at mulighederne for at skabe
konkurrence og samarbejde om de offentlige opgaver styrkes og sker på et solidt videns- og
erfaringsgrundlag.
Mere konkret har rådet til opgave at analysere effekterne af konkurrenceudsættelse og andre
former for offentlig-privat samarbejde i forhold til parametre som fx effektivitet, kvalitet og
innovation på baggrund af nationale og internationale erfaringer. Desuden skal rådet informere og vejlede om resultaterne af rådets arbejde for at sikre, at den nye viden på området hurtigt finder anvendelse i praksis, fx gennem udgivelse af konkrete vejledninger og anbefalinger
til nye initiativer.
Denne analyse om udbudskultur skal skabe systematisk viden om den danske udbudskultur,
herunder hvad ordregivere og tilbudsgivere konkret gør og oplever i forbindelse med udbud.
Rådet for Offentlig-Privat Samarbejde besluttede i maj 2013 at igangsætte analysen af udbudskulturen og ønsker med analysen at sætte fokus på, hvor den danske udbudskultur kan
blive endnu bedre, end den er i dag og dermed skabe et godt udgangspunkt for samarbejdet
mellem det offentlige og private.
1.4 Disposition
Udover dette indledende kapitel 1 består analysen af 11 kapitler. Kapitel 2 beskriver baggrunden for analysen, og hvordan analysen er gennemført.
Kapitel 3-6 sætter fokus på udbudskulturen før udbuddet. Kapitel 3 ser således på, i hvilket
omfang ordregivere og tilbudsgivere har dialog før udbudsmaterialet bliver offentliggjort,
mens kapitel 4 har fokus på, hvorvidt ordregivere giver plads til innovation og nytænkning i
SIDE 12
KAPITEL 1 RESUMÉ OG KONKLUSIONER
deres udbudsmaterialer. Kapitel 5 har udformningen af udbudsmaterialet som omdrejningspunkt og har fokus på, hvorvidt ordregivere udformer deres udbudsmaterialer, så de er forståelige. I kapitel 6 ses der på mindstekrav, og hvorvidt der stilles unødvendige mindstekrav
til leverandørerne.
Kapitlerne 7-8 har fokus på udbudskulturen under udbuddet. Kapitel ser 7 på i hvilket omfang
ordregivere og tilbudsgivere har dialog, efter udbudsmaterialet er offentliggjort, men inden
tilbudsfristen er udløbet, og kapitel 8 har fokus på mulighederne for korrektioner af tilbud
med åbenlyse formelle fejl og mangler.
I kapitel 9-10 er omdrejningspunktet ordregivere og tilbudsgiveres udbudskultur, efter udbuddet er afsluttet. Kapitel 9 ser således på den dialog, ordregivere og tilbudsgivere har om
tildelingsbeslutningen, mens kapitel 10 sætter fokus på kontraktopfølgning.
Kapitel 11 har fokus på ordregivere og tilbudsgiveres oplevelse af udbudskulturen, og herunder hvad de hver især kan gøre for at sikre en god udbudskultur. I kapitel 12 samles der op på
emner, som ikke har været berørt i de resterende kapitler. Det drejer sig bl.a. om ordregiveres
brug af e-udbud, ordregivere og tilbudsgiveres udbudsomkostninger og brugen af kontrolbud.
SIDE 13
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Kapitel 2
Baggrunden for analysen
I dette kapitel forklares baggrunden for analysen, og hvordan den er tilrettelagt og gennemført. Kapitlet indeholder også en samlet oversigt over faktuelle oplysninger om de ordregivere
og tilbudsgivere, der har bidraget til analysen.
Først gives en kort beskrivelse af baggrunden for analysen, og hvad der er fokus på i analysen.
Det fremgår her blandt andet, at der ved udbudskultur meget bredt forstås alt det, som ordregivere og tilbudsgivere gør i forbindelse med udbud, og at analysen tager afsæt i de anbefalinger, der fremgår af Udbudsrådets God udbudskultur – udbud med omtanke.
Dernæst gennemgås, hvordan analysen er gennemført, og hvem der har deltaget i analysen
m.v. Her fremgår det fx, at analysen er baseret på svar fra ordregivere og tilbudsgivere. Svarene er udtryk for respondenternes opfattelse og selvevalueringer, hvilket man bør have in mente, når man læser resultaterne af analyserne i de følgende kapitler.
I sidste del af kapitlet gives et overblik over faktuelle oplysninger om de ordregivere og tilbudsgivere, som har svaret på spørgsmål i analysen.
Analysen er baseret på oplysninger fra 209 ordregivere. Der er markant flest svar fra kommunale ordregivere. På tilbudsgiversiden er analysen baseret på 94 besvarelser. Der er i besvarelserne en overrepræsentation af større virksomheder, som afgiver tilbud på større opgaver.
Det indebærer en tendens i det samlede datamateriale til, at tilbudsgivernes svar gennemsnitligt omhandler større opgaver end ordregivernes svar.
Oplysningerne fra ordregivere og tilbudsgivere om det seneste udbud viser samme billede af,
at udbuddene især omhandler varekøb og tjenesteydelser, og at opgaverne i fire ud af fem
tilfælde er udbudt som offentlige udbud.
2.1 Baggrunden for at undersøge udbudskulturen
Rådet for Offentlig-Privat Samarbejde besluttede i maj 2013 at igangsætte en analyse af udbudskulturen i Danmark. Analysen skal tilvejebringe systematisk viden om den danske udbudskultur.
Ved udbudskultur forstås meget bredt alt det, som ordregivere og tilbudsgivere gør i forbindelse med, at de sender opgaver i udbud og afgiver tilbud.
Analysen tager afsæt i den forståelse og operationalisering af begrebet udbudskultur, der
1
fremgår af Udbudsrådets anbefalinger i God udbudskultur – udbud med omtanke, jf. boks 2.1.
__________________
1
Publikationer og materiale om Udbudsrådets God udbudskultur – udbud med omtanke (2012) kan findes på følgende link:
http://www.rops.dk/inspiration-og-viden/ubr-publikationer/andre-vejledninger-og-analyser/godudbudskultur-udbud-med-omtanke/.
SIDE 14
KAPITEL 2 BAGGRUNDEN FOR ANALYSEN
Boks 2.1
Udbudsrådets anbefalinger i God udbudskultur – udbud med omtanke
Før udbuddet
1. Hav god og konstruktiv dialog om opgaveløsningen
2. Tag hånd om at gøre udbudsmaterialet klart og forståeligt og hav fokus på, hvilke mindstekrav der stilles til opgaven
3. Hav fokus på, hvilke mindstekrav der stilles til leverandørernes kvalifikationer (formåen)
4. Anvend udbud til at understøtte innovative og mere effektive opgaveløsninger
Under udbuddet
5. Hav dialog om uklarheder i udbudsmaterialet
6. Hav fokus på muligheden for at korrigere åbenlyse og formelle fejl og mangler og på, om tilbuddene opfylder mindstekravene til leverance
Efter udbuddet
7. Hav dialog om tildelingsbeslutningen
8. Bidrag til at efterleve kontrakten
Anbefalingerne skal medvirke til at skabe en sundere udbudskultur i Danmark. En god og sund
udbudskultur har mange fordele. Det giver lavere udbudsomkostninger for ordregivere og
tilbudsgivere. Det giver en bedre og mere lige konkurrence. Og det kan bidrage til at sikre, at
ordregivere får præcis den ønskede ydelse og til den rigtige pris.
2.2 Spørgeskemaer til ordregivere og tilbudsgivere
Analysen af udbudskulturen i Danmark er gennemført som en spørgeskemaundersøgelse med
separate spørgsmål til ordregivere og tilbudsgivere. I spørgeskemaerne er der spurgt til,
hvordan den faktiske udbudskultur er på alle de otte fokusområder, som fremgår af anbefalingerne i boks. 2.1.
Spørgeskemaerne indeholdt tre typer af spørgsmål:
» Spørgsmål om, hvad ordregivere og tilbudsgivere gjorde i det seneste udbud.
» Spørgsmål om, hvordan ordregivere og tilbudsgivere synes, at udbudskulturen er, og hvad
der kan blive bedre.
» Faktuelle spørgsmål om, hvad det seneste udbud omhandlede og andre oplysninger om
ordregiveren/tilbudsgiveren.
En oversigt over spørgsmålene i spørgeskemaerne og tabeller med svarene fra ordregivere og
tilbudsgivere fremgår af bilaget til denne rapport.
SIDE 15
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Analysen er gennemført som en internetbaseret spørgeskemaundersøgelse. Anmodninger om
deltagelse i analysen blev udsendt i slutningen af september 2013, og dataindsamlingen blev
afsluttet i starten af november 2013. Anmodningerne om deltagelse blev sendt til medlemmerne af Rådet for Offentlig-Privat Samarbejdes spørgepanel, medlemmer af foreningen af
offentlige indkøbere (IKA) samt medlemmerne af Dansk Industris og Dansk Byggeris udbudsnetværk.
I alt er spørgeskemaet til ordregivere udsendt til 363 personer, hvoraf 201 har svaret, 40 har
påbegyndt besvarelsen uden at afslutte den, og 122 har ikke svaret. Otte af de påbegyndte
besvarelser indeholder så mange svar, at de er medtaget i datamaterialet, som således i alt
omfatter svar fra 209 ordregivere.
Spørgeskemaet til tilbudsgivere er sendt til 207 personer. Heraf har 90 har svaret på spørgsmålene, 21 har påbegyndt besvarelsen uden at færdiggøre den, og 96 har ikke svaret. Fem af
de påbegyndte besvarelser er medtaget i analysen. En af de færdiggjorte besvarelser er ikke
medtaget i datamaterialet, da det fremgik, at svarene var fra en producent, som ikke selv afgav
2
tilbud. Datamaterialet omhandler derfor i alt svar fra 94 tilbudsgivere.
Datamaterialet er baseret på de svar, som ordregivere og tilbudsgivere har oplyst. Det afspejler derfor de pågældende ordregiveres og tilbudsgiveres selvevaluering af egen udbudsadfærd
og eget bidrag til en god udbudskultur. Ordregivere og tilbudsgivere har imidlertid svaret på
spørgsmål om samme emner, og svarene fra ordregivere og tilbudsgivere kan derfor også ses i
forhold til hinanden. Men uanset dette bør man have in mente, at ordregiveres og tilbudsgiveres svar er udtryk for selvevalueringer, når man læser resultaterne af analyserne i de følgende
kapitler.
Rådet for Offentlig-Privat Samarbejdes sekretariat har ikke gennemført en kontrol af de modtagne oplysninger. Det kan derfor ikke udelukkes, at datamaterialet kan indeholde svar, som
beror på misforståelser eller lignende. Rådets sekretariat har dog gennemført en kvalitetssikring af oplysningerne, således at åbenlyse fejlregistreringer af fx tal opgjort i forkerte enheder
er tilrettet (fx justering af beløb anført i kr. til i stedet at være anført i mio. kr. eller lignende).
2.3 Oplysninger om ordregivere og deres seneste udbud
I dette afsnit gives et overblik over faktuelle oplysninger om de 209 ordregivere, der indgår i
analysen, og de seneste udbud, som de 209 ordregivere har gennemført.
Ordregiverne
Ordregiverne i analysen fordeler sig sådan, som det fremgår af følgende tabel.
__________________
2
Svarpct.erne skal ses i lyset af, spørgeskemaerne er udsendt til en bred kreds, hvor en række personer efterfølgende har oplyst,
at de ikke har praktiske erfaringer med udbud og derfor ikke kan besvare spørgeskemaerne.
SIDE 16
KAPITEL 2 BAGGRUNDEN FOR ANALYSEN
Tabel 2.1 Fordelingen af de 209 besvarelser på ordregivertyper
Antal svar
Andel
(pct.)
Kommune
161
77
Region
12
6
Statslig myndighed
18
9
Offentlig virksomhed/selskab m.v.
18
9
I alt
209
100
Mere end tre fjerdedele af de ordregivere, som indgår i analysen, er kommunale indkøbere, jf.
tabel 2.1. Det indebærer, at det i analyserne er på oplysningerne om de kommunale ordregivere, at datagrundlaget er mest solidt. Antallet af besvarelser fra de øvrige typer af ordregivere
er væsentligt lavere. I analyserne i det følgende skal man derfor være opmærksom på, at opgørelser for disse typer af ordregivere i nogle tilfælde er baseret på forholdsvis få besvarelser.
Det er fremhævet i de følgende kapitler, når analyserne på konkrete områder er baseret på
meget få besvarelser.
Det fremgår desuden af tabel 2.1, at der i datamaterialet indgår besvarelser fra flere indkøbere/ordregivere, end der er kommuner og regioner i Danmark. Det afspejler, at spørgeskemaerne er udsendt til en bred kreds af indkøbere og således ikke blot et enkelt spørgeskema til
hver kommune og region. Der foreligger derfor i mange tilfælde svar fra flere forskellige indkøbere i en kommune eller en region. Indkøberne kan her ofte være placeret i forskellige afdelinger eller enheder i kommunen eller regionen. Det indebærer, at flere besvarelser fra samme
kommune eller regioner derfor typisk også bidrager til analysen med forskellige erfaringer.
Der er forskel på ordregivernes størrelser og på omfanget af deres årlige indkøb. Det fremgår
fx af svar fra 63 af de 209 ordregivere, som har svaret på et spørgsmål om, hvor meget de
samlede indkøb for hele den ordregivende myndighed eller virksomhed udgør årligt. Ud fra
svarene kan der opgøres følgende gennemsnitlige indkøbsvolumener for forskellige typer af
ordregivere, jf. tabel 2.2.
Tabel 2.2 Ordregiveres gennemsnitlige indkøbsvolumener
Antal svar
Gns. årlige indkøb
(mio. kr.)
Kommuner
44
887
Regioner
3
7.333
Statslige
6
423
Offentlig virksomhed/selskab m.v.
10
907
I alt
63
1.153
SIDE 17
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
De markant højeste årlige indkøbsvolumener er i regionerne. Opgørelsen er her baseret på
blot tre besvarelser, og det opgjorte tal for regionernes gennemsnitlige indkøbsvolumen kunne derfor ikke nødvendigvis antages at udgøre et generelt billede af niveauet for regionernes
gennemsnitlige årlige indkøbsvolumen. De fem danske regioner foretog imidlertid tilsammen
3
indkøb for omkring 40 mia. kr. i 2012. Opgørelsen i tabellen er derfor udtryk for et nogenlunde retvisende billede af regionernes gennemsnitlige indkøbsvolumen.
De samlede årlige indkøb hos kommuner og offentlige virksomheder er betydeligt lavere end
4
hos regionerne og ligger gennemsnitligt på omkring 900 mio. kr. årligt. De statslige ordregivere har gennemsnitligt de laveste årlige indkøbsvolumener. Det skyldes blandt andet, at
uddannelsesinstitutioner som fx universiteter og professionshøjskoler m.v. er kategoriseret
som statslige ordregivere.
Ordregivernes seneste udbud
Som nævnt ovenfor er ordregiverne i spørgeskemaet blevet bedt om at svare på en række
spørgsmål om det seneste udbud, de har gennemført. Ordregivernes svar på spørgsmålene om
deres faktiske udbudsadfærd i det seneste udbud er behandlet i kapitel 3-10.
Spørgsmålene om det seneste udbud omhandlede også mere faktuelle oplysninger om opgavetype, kontraktværdi, udbudsform og om der var tale om førstegangsudbud eller genudbud.
Disse oplysninger om de 209 ordregiveres seneste udbud omtales i det følgende.
Ordregivernes seneste udbud fordeler sig således på opgavetyper.
Tabel 2.3 Opgavetype og kontraktværdi i ordregivernes seneste udbud
Andel af besvarelser
Gns. kontraktværdi (mio. kr.)
Bygge -og anlægsprojekter
3 pct.
49,7
Tjenesteydelser
39 pct.
23,6
Varekøb
58 pct.
28,1
I alt
100 pct.
27,3
Anm.: Opgørelsen af pct.fordelingen er baseret på svar fra alle 209 ordregivere i analysen. Opgørelsen af gennemsnitlige kontraktværdier er baseret på oplysninger fra 59 ordregivere, som har svaret på spørgsmål om kontraktværdien i seneste udbud.
Mere end halvdelen af ordregivernes seneste udbud var varekøb. I gennemsnit har varekøbene omhandlet kontraktværdier for godt 28 mio. kr. Dette tal dækker imidlertid over, at der i
opgørelsen indgår fire meget store varekøb med kontaktværdier på trecifrede millionbeløb, og
at de øvrige varekøb i opgørelsen omhandler kontraktværdier på mindre end 10 mio. kr.
__________________
3
Tallet er ekskl. tilskud til sundhedsydelser, jf. en sammenstilling af oplysningerne i tabel 2.1 og figur 2.1 i Status for offentlig
konkurrence 2013 (Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen 2013).
4
Det fremgår af en sammenstilling af oplysningerne i tabel 2.1 og figur 2.1 i Status for offentlig konkurrence 2013 (Konkurrenceog Forbrugerstyrelsen 2013), at de 98 danske kommuner tilsammen foretog indkøb (ekskl. tilskud til sundhedsydelser) for
omkring 80 mia. kr. i 2012.
SIDE 18
KAPITEL 2 BAGGRUNDEN FOR ANALYSEN
Knap 40 pct. af ordregivernes seneste udbud har omhandlet tjenesteydelser med gennemsnitlige kontraktværdier på 23,6 mio. kr. For tjenesteydelserne er der tale om en mere jævn fordeling af kontraktværdier med såvel små som mellemstore og store kontraktstørrelser.
Datamaterialet indeholder kun oplysninger fra seks ordregivere, hvor det seneste udbud har
omhandlet bygge- og anlægsprojekter. De meget få oplysninger om bygge- og anlægsprojekter
betyder generelt, at der ikke kan drages generelle konklusioner om udbud af bygge- og anlægsprojekter.
Ordregiverne blev som nævnt også spurgt om, hvilken udbudsform de benyttede i det seneste
udbud, og om der var tale om et førstegangsudbud eller genudbud. Svarene herom fremgår af
følgende figur.
Figur 2.1 Ordregiveres svar om udbudsform og førstegangsudbud/genudbud
Udbudsform i seneste udbud
Førstegangsudbud eller genudbud
5 pct.
8 pct.
Offentligt udbud
12 pct.
Første gangs udbud
Begrænset udbud
48 pct.
80 pct.
Anden
udbudsform
47 pct.
Genudbud
Andet
Offentlige udbud er den klart mest anvendte udbudsform. I fire ud af fem udbud har ordregiverne valgt at gennemføre udbuddene som offentlige udbud. Kun 12 pct. af udbuddene gennemføres som begrænsede udbud, mens der ved 8 pct. af opgaverne bruges andre udbudsformer.
Opgørelsen viser desuden, at der i omtrent halvdelen af udbuddene er tale om et førstegangsudbud og i den anden halvdel er tale om genudbud. Kategorien andet dækker her over, at der i
5 pct. af udbuddene er tale om en kombination, hvor det er førstegangsudbud for en del af
ydelsen eller en del af det geografiske område, mens det ikke er tilfældet for den resterende
del af ydelsen eller geografiske område.
Sammenfattende er datamaterialet således baseret på oplysninger fra 209 ordregivere. Der er
markant flest svar fra kommunale ordregivere. Tallene viser, at der er betydelige forskelle
blandt ordregiverne, og at det fx er de regionale ordregivere, som har de klart største indkøbsvolumener. Oplysningerne om ordregivernes seneste udbud viser, at udbuddene især har
omhandlet varekøb og tjenesteydelser, og at opgaverne i fire ud af fem tilfælde er udbudt som
offentlige udbud.
SIDE 19
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
2.4 Oplysninger om tilbudsgivere og deres seneste tilbudsafgivelse
På tilbudsgiversiden er analysen baseret på svar fra 94 tilbudsgivere. Det følgende indeholder
oplysninger om disse tilbudsgivere og om det seneste udbud, de har afgivet tilbud ved.
Tilbudsgiverne
De 94 tilbudsgivere i analysen fordeler sig sådan, som det fremgår af følgende figur.
Figur 2.2 Fordelingen af de 94 tilbudsgivere
6 pct.
16 pct.
SMV'ere
Større virksomheder
Ikke oplyst
78 pct.
Hovedparten af tilbudsgiverne i analysen er større virksomheder, mens kun 16 pct. er små
5
eller mellemstore virksomheder (SMV’ere). Det skal ses i forhold til, at SMV’ere deltager i
konkurrencen om ca. to tredjedele af de opgaver, som det offentlige udbyder i Danmark, og at
6
SMV’ere vinder ca. halvdelen af de opgaver, som de afgiver tilbud på. Der er således en noget
mindre andel af SMV’ere blandt tilbudsgiverne i nærværende analyse, end der generelt er i
danske udbud.
Seneste tilbudsafgivelse
Ligesom ordregiverne er tilbudsgiverne i spørgeskemaet blevet bedt om at svare på en række
spørgsmål om det seneste udbud, hvor de har afgivet tilbud. Tilbudsgivernes svar på spørgsmålene om deres faktiske udbudsadfærd ved den seneste tilbudsafgivelse er behandlet i kapitel 3-10.
Svarene fra tilbudsgiverne om deres seneste tilbudsafgivelse omhandler også faktuelle oplysninger om opgavetype, kontraktværdi, udbudsform, og om det var første gang, at tilbudsgiverne bød på en kontrakt som denne, eller om de tidligere havde budt på lignende opgaver.
Disse oplysninger om de 94 tilbudsgiveres seneste afgivelse af tilbud omtales i det følgende.
__________________
5
SMV-begrebet er her afgrænset til at omhandle virksomheder med under 50 ansatte og en årlig omsætning, der ikke overstiger
75 mio. kr. Tilbudsgiveren bliver kun kategoriseret som SMV’ere, når begge betingelser er opfyldt.
6
Jf. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens ”Små og mellemstore virksomhederes deltagelse i udbud” (maj 2013).
SIDE 20
KAPITEL 2 BAGGRUNDEN FOR ANALYSEN
Følgende tabel indeholder en oversigt over fordelingen af tilbudsgivernes seneste tilbud på
opgavetyper samt de gennemsnitlige kontraktværdier.
Tabel 2.4 Opgavetype og kontraktværdi ved tilbudsgiveres seneste tilbudsafgivelse
Andel af besvarelser
Gns. kontraktværdi (mio. kr.)
Bygge -og anlægsprojekter
6 pct.
110,9
Tjenesteydelser
31 pct.
35,9
Varekøb
63 pct.
44,5
I alt
100 pct.
50,5
Anm.: Opgørelsen af pct.fordelingen er baseret på svar fra alle 94 tilbudsgivere i analysen. Opgørelsen af gennemsnitlige kontraktværdier er baseret på oplysninger fra 38 tilbudsgivere, som har svaret på spørgsmål om kontraktværdien ved seneste
tilbudsafgivelse.
Opgørelsen over fordelingen af opgavetyper ved seneste udbud viser næsten samme billede
som den tilsvarende opgørelse for ordregivere ovenfor. Mere end halvdelen af tilbudsgivernes
seneste tilbudsafgivelse omhandlede varekøb, mens knap en tredjedel omhandlede tjenesteydelser. Også for tilbudsgiverne udgør bygge- og anlægsopgaverne kun en mindre andel af de
seneste udbud. De meget få oplysninger om bygge- og anlægsprojekter betyder derfor også
her, at der ikke kan drages generelle konklusioner om udbud af bygge- og anlægsprojekter på
baggrund af oplysningerne fra tilbudsgiverne i nærværende analyse.
Den gennemsnitlige kontraktværdi ved tilbudsgivernes seneste tilbudsafgivelse er væsentlig
højere, end det var tilfældet i opgørelsen for ordregivernes seneste udbud. Både gennemsnittet for bygge- og anlægsopgaverne og det samlede gennemsnit for alle tilbudsgivernes tilbudsafgivelser ligger på omkring det dobbelte niveau af opgørelserne for ordregiverne. Også for
tjenesteydelser og varekøb er gennemsnittene opgjort for tilbudsgiverne væsentligt højere
end de tilsvarende gennemsnit opgjort for ordregiverne.
De højere gennemsnitlige kontraktværdier for tilbudsgiverne afspejler, at oplysningerne fra
tilbudsgiverne har en overrepræsentation af større virksomheder, som afgiver tilbud på større
opgaver. Der er en tendens i det samlede datamateriale til, at ordregivernes svar gennemsnitligt omhandler mindre opgaver end tilbudsgivernes svar. Dette bør man have in mente, når
man læser analyserne i kapitel 3-10 om ordregiveres og tilbudsgiveres udbudsadfærd ved
seneste udbud.
SIDE 21
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Tilbudsgiverne blev også spurgt om, hvilken udbudsform der blev benyttet ved det seneste
udbud. Svarene herom fremgår af følgende figur.
Figur 2.3 Udbudsform ved tilbudsgivernes seneste tilbudsafgivelse
4 pct.
17 pct.
Offentligt udbud
Begrænset udbud
79 pct.
Anden udbudsform
Fordelingen på udbudsformer ved tilbudsgivernes seneste udbud viser næsten samme billede
som for ordregiverne. Fire ud af fem udbud gennemføres som offentlige udbud, som således er
den klart mest anvendte udbudsform. De restende udbud fordeler sig på 17 pct. som begrænsede udbud, hvilket er lidt mere end i opgørelsen for ordregiverne og 4 pct. på andre udbudsformer.
Endeligt er tilbudsgiverne også blevet bedt om at oplyse, om det er første gang, at de byder på
en opgave som denne, eller om de tidligere har budt på en lignende opgave. Kun i et enkelt af
de 94 tilfælde var der tale om en ny opgave, hvor tilbudsgiveren ikke tidligere havde budt på
en lignende opgave.
Denne opgørelse for tilbudsgiverne kan ikke sammenlignes med opgørelsen for ordregivere
om førstegangsudbud eller genudbud. Når en ordregiver første gang sender en opgave i udbud, vil tilbudsgivere ofte tidligere have afgivet tilbud på lignende opgaver i andre ordregiveres udbud.
De to opgørelser afspejler derfor i stedet, at offentlige ordregivere udbyder mange forskellige
typer af opgaver, mens tilbudsgivere typisk er specialiseret indenfor bestemte opgavetyper,
hvor de så afgiver tilbud, når de pågældende opgavetyper sendes i udbud af forskellige ordregivere.
Sammenfattende er analysen således baseret på oplysninger fra 94 tilbudsgivere. Der er i
besvarelserne en overrepræsentation af større virksomheder, som afgiver tilbud på større
opgaver. Det indebærer en tendens i det samlede datamateriale til, at tilbudsgivernes svar
gennemsnitligt omhandler større opgaver end ordregivernes svar. Herudover viser oplysningerne fra tilbudsgiverne samme billede som oplysningerne fra ordregiverne. De seneste udbud, som tilbudsgiverne har deltaget i, omhandler især varekøb og tjenesteydelser, og i fire ud
af fem tilfælde er opgaverne udbudt som offentlige udbud.
SIDE 22
KAPITEL 3 MARKEDSUNDERSØGELSER OG DIALOG FØR UDBUDDET
Kapitel 3
Markedsundersøgelser og dialog før udbuddet
I dette kapitel sættes der fokus på det element i at have en god udbudskultur, som omhandler
markedsundersøgelser og dialog mellem ordregiver og tilbudsgivere forud for udbuddet.
Først i kapitlet ses på oplysninger fra ordregivere. Ordregiverne oplyser selv, at de i langt de
fleste tilfælde indhenter nye oplysninger før udbuddet. Det sker især ved dialog med leverandører og i form af oplysninger fra andre ordregivere, som har udbudt lignende opgaver. Ordregiverne oplyser også, at de i de fleste tilfælde får meget ud af oplysningerne, og det gør
dem i stand til at lave bedre udbudsmaterialer. I næsten alle tilfælde er omkostningerne ved at
indhente oplysningerne derfor ifølge ordregiverne selv givet godt ud.
I kapitlet ses der også på oplysninger fra tilbudsgiverne. De fleste tilbudsgivere oplever, at
dialog forud for udbuddet fører til, at ordregiveren kommer til at forstå markedsmulighederne
bedre, og at ordregiveren derfor bliver i stand til at lave bedre udbud. I knap 30 pct. af tilfældene er det dog tilbudsgivernes oplevelse, at der ikke kommer ret meget eller ingenting ud af
dialogen med ordregiveren.
Sidst i kapitlet ses der på oplysninger fra de ordregivere og tilbudsgivere, som ikke har været i
dialog om opgaveløsningen forud for seneste udbud. Oplysningerne viser ikke et entydigt
billede. Ordregiveres begrundelser for, at de ikke har været i dialog, er typisk, at de allerede
kender markedet, og at de derfor ikke har behov for yderligere oplysninger. De tilbudsgivere,
som ikke har været i dialog med ordregiverne, ville gerne have været det, og det er også deres
opfattelse, at en dialog om opgaveløsningen ville have givet bedre udbudsmaterialer.
3.1 Markedsundersøgelser og dialog om opgaveløsningen før udbuddet
Et af elementerne i at have en god udbudskultur er, at der er en god og konstruktiv dialog
mellem ordregiveren og tilbudsgivere før udbuddet. Med formuleringen før udbuddet forstås
perioden frem til og med udarbejdelsen af udbudsmaterialet, men inden offentliggørelsen af
udbuddet.
Markedsundersøgelser og dialog før udbuddet kan give ordregiveren bedre viden om markedet, nye produkter og de tekniske løsninger, som markedet kan tilbyde. Denne viden gør det
nemmere for ordregiveren at formulere udbudsmaterialet, så det afspejler de muligheder og
erfaringer, der er i markedet. Markedsundersøgelser og dialog før udbuddet kan også give
ordregiveren et overblik over, om opgaven egner sig bedst til at blive udbudt med en detaljeret fastlæggelse af krav, eller om opgaven med fordel kan udbydes med funktionskrav.
For leverandørerne er dialogen en mulighed for at gøre ordregiveren opmærksom på nye
produkter eller alternative løsninger, som markedet kan tilbyde. Samtidig kan leverandørerne
bruge dialogen til at gøre opmærksom på, hvad der kan være svært at levere eller opfylde, og
hvad der giver unødvendige ekstraomkostninger for leverandørerne. Denne viden kan hjælpe
ordregiveren til at formulere udbudsmaterialet, så potentialet i markedet kan udnyttes, uden
at der stilles krav, som medfører unødvendige omkostninger.
Modsat kan manglende dialog fx føre til, at ordregiveren har en manglende forståelse for markedet, og derfor ikke bliver i stand til at lave et godt udbudsmateriale. Og det kan give ekstraomkostninger for tilbudsgivere eller hindre tilbudsgivere i at byde ind med nye og innovative
løsninger.
SIDE 23
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Nogle aktører kan være tilbageholdende med at indgå i dialog før udbuddet af frygt for, at det
kan have betydning for, hvem der efterfølgende må byde på opgaven. Udbudsreglerne giver
dog rig mulighed for dialog, især muligheder for dialog før udbuddet. En leverandør, der har
haft dialog med ordregiveren før udbuddet, er ikke udelukket fra at afgive tilbud, medmindre
dialogen har givet leverandøren en væsentlig konkurrencefordel, der ikke kan udlignes af
7
ordregiveren i selve udbudsprocessen.
I dette kapitel ses der nærmere på, om og hvordan ordregivere og tilbudsgivere udnytter disse
muligheder for dialog før udbuddet, og om der således er en god udbudskultur med dialog om
opgaveløsningen før udbuddet.
3.2 I de fleste tilfælde indsamler ordregiveren oplysninger før udbuddet
Dette afsnit belyser ordregiveres svar om, i hvilket omfang de laver markedsundersøgelser og
har dialog med tilbudsgivere før udbuddet.
Ordregiverne har i spørgeskemaundersøgelsen svaret på, om de havde indsamlet nye oplysninger om markedet, før de sendte deres seneste opgave i udbud, og om omkostningerne til
indsamlingen af de nye oplysninger i givet fald var godt givet ud. Svarene fremgår af figur 3.1.
Figur 3.1 Ordregiveres svar om indsamling af nye oplysninger før udbuddet
Indsamlede I nye oplysninger om markedet, før I
sendte opgaven i udbud?
Ja
82 pct.
Synes I samlet set, at jeres omkostninger til at
indsamle nye oplysninger om markedet var givet
godt ud?
98 pct.
Ja
Nej
18 pct.
Nej
2 pct.
Anm.: Spørgsmål 1 om indsamlingen af oplysninger er baseret på 209 besvarelser fra ordregivere. Spørgsmålet 2 om omkostningerne er baseret på svar fra de 171 ordregivere, som svarede ja til spørgsmål 1.
__________________
7
Reglerne om dialog er udførligt forklaret i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens Vejledning om mulighederne for dialog ved
udbud. Vejledningen kan hentes på følgende link: http://www.kfst.dk/Indhold-KFST/Publikationer/
Dansk/2013/20131105-Vejledning-om-dialog-5-november- 2013?tc=FFD16B39B7494E179F618295403C03F3.
SIDE 24
KAPITEL 3 MARKEDSUNDERSØGELSER OG DIALOG FØR UDBUDDET
Oplysningerne viser et klart billede af, at ordregiverne selv er af den opfattelse, at de i langt de
fleste tilfælde indhenter nye oplysninger før udbuddet, og at omkostningerne ved at indhente
oplysningerne næsten altid er givet godt ud. Det gælder generelt uanset hvilken opgavetype,
8
udbudsform, kontraktstørrelse eller ordregivertype der er tale om.
Indsamlingen af nye oplysninger kan ske på forskellige måder. I undersøgelsen blev de ordregivere, der har indsamlet nye oplysninger om markedet, bedt om at oplyse, hvordan de indsamlede oplysningerne. Svarene fremgår af følgende figur.
Figur 3.2 Hvordan fik I oplysninger om markedet?
100%
80%
60%
40%
20%
0%
Ved dialog
med leverandører
Ved dialog med
brancheorganisationer,
eksperter eller lignende
Ved oplysninger fra andre
ordregivere, der har lavet
lignende udbud
Fra rapporter
og/eller analyser
Andet
Ordregiverne har oplyst, at de især benytter to metoder, når de indsamler oplysninger om
markederne og produkter før udbuddene.
Dialog med leverandører er den mest udbredte metode til at indsamle oplysninger. 83 pct. af
de ordregivere, som indsamlede oplysninger, har oplyst, at de havde dialog med leverandører
forud for det seneste udbud.
__________________
8
Datamaterialet giver mulighed for at undersøge, om omfanget af ordregivernes indsamling af nye oplysninger forud for udbuddet varierer efter hvilke opgavetype, udbudsform, kontraktstørrelse eller ordregivertype, der er tale om. Analyserne viser,
at der ikke er særligt store variationer i omfanget af ordregiveres indsamling af nye oplysninger. Samlet set indsamler ordregiverne nye oplysninger i 82 pct. af udbuddene. Hvis datamaterialet sorteres efter opgavetype, viser tallene, at der indsamles nye
oplysninger i 76 pct. af tjenesteydelserne og i 86 pct. af varekøbene. For de forskellige udbudsformer er tallene 84 pct. for
offentlige udbud, 65 pct. for begrænsede udbud og 88 pct. for andre udbudsformer. Ses der på kontraktstørrelser, indhentes der
nye oplysninger i 63 pct. af udbuddene med kontraktværdi på under 1 mio. kr., i 79 pct. af udbuddene med kontraktværdi på 1-5
mio. kr., i 94 pct. af udbuddene med kontraktværdi på 5-10 mio. kr. og i 88 pct. af udbuddene med kontraktværdi på over 10
mio. kr. Endeligt viser tallene, at kommuner indsamler nye oplysninger i 83 pct. af udbuddene, regionerne også i 83 pct., statslige myndigheder i 67 pct. og offentlige virksomheder m.v. i 83 pct. af udbuddene.
SIDE 25
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
For alle udbud svarer det samlet set til, at ordregiverne i to ud af tre tilfælde har dialog med
9
tilbudsgivere forud for udbuddene.
De ordregiver, som har haft dialog med leverandører forud for udbuddet, er også blevet bedt
om at oplyse, hvilke leverandører dialogen har været med. Svarene fra ordregiverne viser her,
at dialogen i omkring halvdelen af udbuddene har været med udvalgte leverandører, og i 40
pct. af udbuddene med alle interesserede leverandører. I de resterende 11 pct. af udbuddene
har dialogen alene været med ordregiverens hidtidige leverandør.
En anden udbredt metode er at modtage oplysninger fra andre ordregivere, som har udbudt
lignende opgaver. Lidt over 60 pct. af de ordregivere, som indsamlede oplysninger forud for
seneste udbud, modtog oplysninger fra andre ordregivere.
For alle udbud svarer det samlet set til, at ordregiverene ved hvert andet udbud indhenter
10
oplysninger fra andre ordregivere, som har udbudt lignende opgaver. Ordregiverne deler
således i vidt omfang deres viden og erfaringer med hinanden.
Ud over disse to hovedkilder til nye oplysninger henter ordregivere også i mindre omfang
information via dialog med brancheorganisationer og eksperter eller fra rapporter og analyser
m.v. Endeligt har godt 15 pct. oplyst, at de har brugt andre metoder til at indsamle nye oplysninger, herunder at de bruger internettet, får oplysninger fra egne fagpersoner, information
fra relevante fagmesser osv.
Ordregiverne er desuden blevet spurgt om, hvad de fik ud af at undersøge markedet. Svarene
fremgår af følgende figur.
__________________
9
I alt er der svar fra 209 ordregivere. Heraf har 171 ordregivere indsamlet oplysninger forud for seneste udbud, og 142 af disse
har haft dialog med tilbudsgivere forud for udbuddet. De 142 ordregivere svarer til ca. to tredjedele af de i alt 209 ordregivere,
som indgår i undersøgelsen.
10
Det har været tilfældet i 104 ud af de i alt 209 udbud.
SIDE 26
KAPITEL 3 MARKEDSUNDERSØGELSER OG DIALOG FØR UDBUDDET
Figur 3.3 Hvad fik ordregiverne ud af at undersøge markedet før udbuddet?
100%
80%
60%
40%
20%
0%
Afklaret, hvad
At vi kan lave et bedre Afklaret, hvad vi ikke
markedet kan tilbyde,
udbudsmateriale
skal stille krav om
og hvad vi kan få
Oplysninger om nye
produkter og
markedsudviklingen
mv.
Bekræftet i det, vi
vidste i forvejen
Ingenting eller næsten
ingenting
Andet
Som det fremgår af figuren, har ordregiverne oplyst, at de har fået meget ud af undersøgelserne af markedet. Mere end tre fjerdedele af de ordregivere, der indsamlede oplysninger om
markedet, fik afklaret, hvad markedet kunne tilbyde, og hvad de kunne få. To tredjedele af
ordregiverne fik desuden afklaret, hvad de ikke skal stille krav om, og i halvdelen af udbuddene fik ordregiverne også oplysninger om nye produkter og markedsudviklinger m.v. Det har
betydet, at næsten tre fjerdedele af de pågældende ordregivere tilkendegiver, at de er blevet i
stand til at lave bedre udbudsmaterialer.
Figuren viser også, at markedsundersøgelserne næsten aldrig er overflødige. I kun knap 2 pct.
har ordregiverne ikke fået noget ud af markedsundersøgelserne. Endeligt har markedsundersøgelserne i 7 pct. af tilfældene givet andre resultater end de oplistede. Herunder er der blandt
andet peget på, at dialogen med leverandører er brugt til at udfordre markedet og til at opfordre leverandører til at tænke nyt.
Samlet oplyser ordregiverne, at de i langt de fleste tilfælde indhenter nye oplysninger før udbuddet. Det sker især ved dialog med leverandører og i form af oplysninger fra andre ordregivere, som har udbudt lignende opgaver. Ordregiverne oplyser også, at de i de fleste tilfælde får
meget ud af oplysningerne, og det gør dem i stand til at lave bedre udbudsmaterialer. I næsten
alle tilfælde er omkostningerne ved at indhente oplysningerne derfor ifølge ordregiverne selv
givet godt ud.
3.3 Tilbudsgivernes deltagelse i dialog
Undersøgelsen belyser også tilbudsgivernes deltagelse i dialog med ordregiveren før udbuddet. Figur 3.3 viser tilbudsgivernes svar på spørgsmålet om, hvorvidt de havde dialog med
ordregiveren forud for de seneste udbud, de har deltaget i.
SIDE 27
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Figur 3.4 Havde tilbudsgiveren dialog med ordregiveren før udbuddet?
65 pct.
Ja
Nej
35 pct.
Anm.: Figuren er baseret på svar fra 94 tilbudsgivere.
Næsten to tredjedele af tilbudsgiverne har svaret, at de har haft dialog med ordregiveren forud for det seneste udbud, de har deltaget i. Oplysningerne fra tilbudsgiverne ligger således på
linje med oplysningerne ovenfor om, at ordregiverne i to ud af tre tilfælde har dialog med
tilbudsgivere forud for udbuddene.
De tilbudsgivere, som har haft dialog med ordregiveren ved seneste udbud, er blevet stillet
yderligere to spørgsmål.
Det første spørgsmål var, hvem der tog initiativ til dialogen. Her viser svarene en nogenlunde
lige fordeling. Hver anden gang er det ordregiveren og hver anden gang tilbudsgiveren, som
tager initiativet til dialogen. Denne fordeling afspejler, at tilbudsgiverne også har stor interesse i, og selv tager initiativ til, at ordregiverne modtager nye oplysninger om produkter og
markeder forud for udbuddene.
Det andet spørgsmål var, hvad der kom ud af dialogen. Tilbudsgivernes svar fremgår af følgende figur.
SIDE 28
KAPITEL 3 MARKEDSUNDERSØGELSER OG DIALOG FØR UDBUDDET
Figur 3.5 Tilbudsgivernes vurdering af resultatet af dialogen før udbuddet
Ordregiver forstår markedsmulighederne
bedre og laver bedre udbud
30 pct.
Andet
62 pct.
8 pct.
Mindre eller intet resultat
Anm.: Figuren er baseret på svar fra de 61 tilbudsgivere, der har haft dialog med ordregiveren forud for udbuddet.
Næsten to tredjedele af tilbudsgiverne oplevede, at dialogen førte til, at ordregiveren kom til
at forstå markedsmulighederne bedre, og at ordregiveren derfor blev i stand til at kunne lave
bedre udbud. Desuden oplevede yderligere otte pct. af tilbudsgiverne, at dialogen gav andre
resultater som fx afklaringer og rettelser af misforståelser m.v. I knap 30 pct. af udbuddene
var det dog tilbudsgivernes oplevelse, at der ikke kom ret meget eller ingenting ud af dialogen
11
med ordregiveren.
Samlet fremgår det således af oplysninger fra både ordregivere og tilbudsgivere, at der er
dialog om opgaveløsningen forud for udbuddene i hovedparten af udbuddene, og at dialogen i
de fleste tilfælde giver gode resultater.
I det følgende afsnit ses der nærmere på, hvorfor der ikke indsamles nye oplysninger eller er
dialog mellem ordregivere og tilbudsgivere i den resterende del af udbuddene.
3.4 Ordregivere indsamler ikke information, hvis de kender markedet godt
I alt har 18 pct. af ordregiverne oplyst, at de ikke har indsamlet nye oplysninger før seneste
udbud. Disse ordregivere er blevet bedt om at oplyse, hvorfor de ikke lavede en undersøgelse
af markedet. Svarene fremgår af følgende tabel.
__________________
11
Det er her især den del af tilbudsgiverne, som ikke har vundet det seneste udbud, som har svaret, at der ikke kom ret meget
ud af dialogen før udbuddet. Samlet set vandt 44 af de 94 tilbudsgivere i undersøgelsen det seneste udbud, de afgav tilbud på.
Ud af de 61 tilbudsgivere, som svarede på spørgsmålet om, hvad der kom ud af dialogen før udbuddet, var der 18, der svarede
ikke ret meget/ingenting. Blandt disse 18 tilbudsgivere, var der to tilbudsgivere, der vandt udbuddet, og 16 tilbudsgivere, der
fik afslag.
SIDE 29
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Tabel 3.1: Begrundelser for, at ordregivere ikke undersøgte markedet
Vi kender markedet og havde ikke behov for yderligere undersøgelse
87 pct.
Vi havde pga. deadline ikke tid til at undersøge markedet
18 pct.
Vi havde ikke ressourcer til at undersøge markedet
5 pct.
Vi havde ikke de nødvendige kompetencer til at undersøge markedet
3 pct.
Vi frygtede, at vi ville blive nødt til at udelukke tilbudsgivere, som vi har haft dialog med
0 pct.
Andet
11 pct.
Anm.: 38 af de i alt 209 ordregivere, der indgår i undersøgelsen, indsamlede ikke information om markedet, før opgaven blev
sendt i udbud. De 38 ordregivere havde mulighed for at afkrydse flere svar, og pct.tallene summer derfor ikke op til 100 pct.
Den væsentligste begrundelse for ikke at lave en markedsundersøgelse er, at ordregiverne
kender markedet og derfor ikke har behov for at lave yderligere undersøgelse. Denne begrundelse er givet af 87 pct. af de ordregivere, som ikke har indhentet nye oplysninger før seneste
12
udbud. Knap en femtedel har desuden peget på, at markedsundersøgelser blev fravalgt af
tidsmæssige årsager.
Tabellen viser i øvrigt, at der ikke er en eneste ordregiver, som har undladt at undersøge markedet af frygt for, at det ville kunne føre til udelukkelse af tilbudsgivere, som ordregiveren
havde haft dialog med.
Ud over disse svar fra ordregivere er den tredjedel af tilbudsgiverne, som ikke var i dialog
med ordregiveren forud for det seneste udbud, tilsvarende blevet bedt om at oplyse, hvorfor
de ikke deltog i dialog med ordregiveren. Svarene fremgår af følgende tabel.
__________________
12
Det svarer til 33 af de 38 ordregivere, som har besvaret spørgsmålet. De 33 ordregiveres seneste udbud fordeler sig i øvrigt på
16 førstegangsudbud, 14 genudbud og 3 udbud, som var kombination af førstegangs- og genudbud. Det kan umiddelbart under,
at 16 ordregivere ved førstegangsudbud har begrundet deres fravalg af at undersøgte markedet med, at de allerede kendte
markedet og derfor ikke havde behov for yderligere undersøgelse.
SIDE 30
KAPITEL 3 MARKEDSUNDERSØGELSER OG DIALOG FØR UDBUDDET
Tabel 3.2 Begrundelser for, at tilbudsgiver ikke havde dialog med ordregiveren
Ordregiveren søgte ikke dialog med os
70 pct.
Vi vil ikke risikere at blive udelukket fra at kunne afgive tilbud
21 pct.
Vi vidste ikke, at opgaven ville blive udbudt
15 pct.
Vi tager ikke selv initiativ til dialog
3 pct.
Andet
15 pct.
Anm.: 33 ud af de 94 tilbudsgivere, som indgår i undersøgelsen, havde ikke dialog med ordregiveren før seneste udbud. De 33
tilbudsgivere havde mulighed for at afkrydse flere svar, og pct.tallene summer derfor ikke op til 100 pct.
Tilbudsgivernes hovedbegrundelser for ikke at deltage i dialog er således især, at ordregiveren ikke søgte dialogen. For nogle leverandører var begrundelsen, at de ikke vidste, at opgaven blev udbudt. Under kategorien andet bemærker flere, at ordregiveren ikke var åben for
dialog.
I modsætning til ordregiversiden er der på tilbudsgiversiden omkring en femtedel af de leverandører, som ikke var i dialog med ordregiveren før seneste udbud, som begrunder den
manglende dialog med risikoen for at kunne blive udelukket fra at afgive tilbud.
De tilbudsgivere, som ikke har været i dialog med ordregiveren, blev også spurgt om, hvorvidt
dialog kunne havde gjort ordregiveren i stand til at lave et bedre udbudsmateriale. På dette
spørgsmål svarede 32 af de 33 tilbudsgivere, at en dialog om opgaveløsningen forud for udbuddet kunne have resulteret i et bedre udbudsmateriale.
Samlet viser oplysninger fra de ordregivere og tilbudsgivere, som ikke har været i dialog om
opgaveløsningen forud for seneste udbud, ikke et entydigt billede. Ordregiveres begrundelser
for manglende dialog er typisk, at de allerede kender markedet, og at de derfor ikke har behov
for yderligere oplysninger. De tilbudsgiver, som ikke har været i dialog med ordregiverne, ville
gerne have været det, og det er også deres opfattelse, at en dialog om opgaveløsningen ville
have givet bedre udbudsmaterialer.
SIDE 31
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Kapitel 4
Innovation ved udbud
Kapitel 4 sætter fokus på innovation i forbindelse med udbud. I kapitlet belyses den del af det
at have en god udbudskultur, der handler om, hvorvidt ordregivere giver plads til, at tilbudsgivere kan byde ind med nye, smartere løsninger.
Analyserne i kapitlet viser, at ordregiverne har oplyst, at de i omkring halvdelen af udbuddene
i forskelligt omfang åbner op for innovative løsninger. I den anden halvdel af udbuddene begrunder ordregiverne valget om ikke at åbne op for innovative bud med, at de ikke finder det
relevant eller allerede ved, hvad de vil have og har viden om, hvordan opgaven skal løses.
I kapitlet indgår også oplysninger fra tilbudsgivere. Godt 70 pct. af tilbudsgiverne oplever, at
de stort set ikke eller slet ikke får mulighed for at byde ind med innovative løsninger. Desuden
svarer størstedelen af tilbudsgiverne, at de kunne have budt ind med nye, smartere løsninger,
hvis der i udbudsmaterialet havde været givet plads til det.
Analyserne i kapitlet peger således på, at der er potentiale for, at ordregivere i større omfang
giver tilbudsgivere mulighed for at komme med bud, der trækker på tilbudsgivernes nyeste
viden og erfaringer. Ordregivere kan dog have gode grunde til ikke at vælge at åbne op for
innovative løsninger. Det kan fx være tilfældet, hvis ordregiver udbyder bestemte opgaver, har
bestemte behov eller er helt afklaret i forhold til, hvilken løsning der ønskes. Det kan også
være tilfældet, hvis ordregiver ønsker at indkøbe standardvarer eller standardløsninger.
4.1 Udbud som redskab til at understøtte innovativ og effektiv opgaveløsning
Offentlig-privat samarbejde rummer potentiale for nytænkning af den offentlige opgaveløsning. Et element i at have en god udbudskultur er at udnytte dette potentiale. Det kan fx gøres
ved, at ordregivere i deres udbudsmaterialer giver plads til, at tilbudsgivere kan byde ind med
nye, smartere løsninger.
Innovationsfremmende udbud kan være en fordel for ordregivere, idet det kan bidrage til at
udvikle nye løsninger og effektivisere opgaveløsningen. Og det kan føre til bedre service
og/eller at reducere omkostningerne i den offentlige sektor. Ved at lade tilbudsgiverne byde
ind med nye løsninger kan ordregivere også drage fordel af den nyeste viden, teknologi og de
muligheder, der er på markedet.
SIDE 32
KAPITEL 4 INNOVATION VED UDBUD
Ordregivere kan bidrage til innovation ved at beskrive den udbudte opgave ved hjælp af funk13
tionelle krav i stedet for detaljerede krav. Offentlig-private innovationspartnerskaber (OPI)
14
og prækommercielle indkøb er også metoder til at skabe innovative og mere effektive opgaveløsninger.
En analyse fra Udbudsrådet viser, at leverandører i høj grad er interesserede i at tilbyde den
15
offentlige sektor nye og innovative løsninger. Når ordregivere anvender innovative indkøbsformer, betyder det, at tilbudsgiverne overlades en større grad af metodefrihed til selv at tilrettelægge opgaveløsningen og byde ind med alternative løsninger. Og når tilbudsgiverne får
større metodefrihed, kan de have et styrket incitament til at byde ind med skarpere priser og
dermed sikre en god totaløkonomi i den løsning, som ordregiverne får tilbudt.
Stiller ordregivere funktionskrav, tvinger det også tilbudsgiverne til at konkurrere på kvalitet,
fleksibilitet og kreativitet. Det kan være med til at forhindre tilbudskoordinering, da fleksibilitet eller kreativitet i løsningsforslagene er vanskelige at koordinere, uden at koordineringen
afsløres.
I dette kapitel ses der nærmere på, i hvilket omfang ordregivere i forbindelse med deres seneste udbud gav tilbudsgivere mulighed for at byde ind med nye og smartere løsninger. Det
belyses også, i hvilket omfang tilbudsgivere ved seneste tilbud havde mulighed for at byde ind
med innovative bud på opgaven.
4.2 Ordregivere åbner i et vist omfang op for bud med nye løsninger
I dette afsnit beskrives oplysninger fra ordregivere om, i hvilket omfang de ved seneste udbud
har givet plads til, at tilbudsgivere kunne byde ind med innovative løsninger.
Ordregiverne er i spørgeskemaundersøgelsen blevet spurgt om, hvorvidt de i forbindelse med
deres seneste udbud åbnede op for, at tilbudsgiverne bød ind med nye, smartere løsninger.
Samlet set er det omkring halvdelen af ordregiverne, som har oplyst, at de i forskelligt omfang
åbner op for innovative løsninger, mens den anden halvdel af ordregiverne ikke gør det, jf.
følgende tabel.
__________________
13
OPI er en samarbejdsform, hvor offentlige institutioner og private virksomheder som udviklingspartnere sammen udvikler
nye innovative løsninger. Det særegne ved OPI-samarbejde sammenlignet med andre former for offentlig-privat samarbejde er,
at relationen mellem deltagerne ikke kan karakteriseres som et aftager/leverandør-forhold med henblik på levering af en kendt
løsning. Deltagerne er derimod udviklingspartnere, der sammen udforsker nye innovative løsninger på fælles definerede problemer.
14
Prækommercielle indkøb er overordnet set indkøb af forsknings- og udviklingsydelser. Ifølge EU-Kommissionen kan forsknings- og udviklingsydelser omfatte aktiviteter som fx udforskning af løsninger og design, fremstilling af prototyper samt
nyudvikling af et begrænset antal førstegangsprodukter eller tjenester som en prøveserie. Forsknings- og udviklingsydelser
indeholder ikke kommercielt rettede aktiviteter som serieproduktion, leverancer for at sikre kommercielle levedygtighed,
tilpasning, produktjustering eller forbedring af eksisterende produkter og processer. Forskning og udviklingsydelser er kun
omfattet af udbudsreglerne i det tilfælde, hvor en myndighed reserverer den pågældende viden til sig selv og samtidigt fuldt
finansierer tjenesteydelsen. Prækommercielle indkøb af forsknings- og udviklingsydelser vil i alle tilfælde ikke skulle udbydes
efter udbudsreglerne.
15
Udbudsrådet: Analyse af transaktionsomkostningerne ved udbud, december 2011, side 31.
SIDE 33
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Tabel 4.1 Ordregiveres svar om plads til innovative løsninger, fordelt på ordregivertyper
I meget stort omfang
I stort omfang
I et vist omfang
Stort set ikke eller
slet ikke
Andet
Kommuner
1 pct.
8 pct.
37 pct.
47 pct.
7 pct.
Regioner
0 pct.
0 pct.
58 pct.
33 pct.
8 pct.
Statslige Myndigheder
6 pct.
22 pct.
17 pct.
44 pct.
11 pct.
Offentlige virksomheder m.v.
17 pct.
11 pct.
22 pct.
44 pct.
6 pct.
I alt
3 pct.
9 pct.
35 pct.
46 pct.
7 pct.
Anm.: Opgørelserne er baseret på svar fra 161 kommunale ordregivere, 12 regionale ordregivere, 18 statslige ordregivere og 18 ordregivere fra offentlige virksomheder.
Statslige myndigheder og offentlige virksomheder giver i større udstrækning end kommuner
og regioner udtryk for, at de i meget stort eller stort omfang gav tilbudsgivere mulighed for at
byde ind med nye, smartere løsninger. Samtidig er det dog fortsat op mod halvdelen af de
statslige myndigheder og offentlige virksomheder, der angiver, at de stort set ikke eller slet
ikke gav tilbudsgivere mulighed for at komme med innovative løsninger i forbindelse med
deres seneste udbud. Det samme gælder for op mod halvdelen af de kommunale ordregivere
og omkring en tredjedel af de regionale ordregivere.
Oplysningerne fra ordregivere viser, at der stort set ikke er forskel på, hvor meget der åbnes
op for innovative løsninger i hhv. varekøb eller tjenesteydelser, offentlige udbud eller begrænsede udbud, og førstegangsudbud eller genudbud.
Oplysningerne fra ordregiverne peger dog samlet set på, at der er potentiale for, at ordregivere i større omfang kan give plads til, at tilbudsgivere byder ind med nye, smartere løsninger.
Ordregiveres begrundelser for ikke at give mulighed for innovative løsninger
De ordregivere, der har svaret, at de stort set ikke eller slet ikke gav tilbudsgiverne mulighed
for at byde ind med nye, smartere løsninger, er i spørgeskemaundersøgelsen blevet bedt om at
uddybe, hvorfor de ikke åbnede op for, at tilbuddene kunne indeholde innovative løsningsforslag.
96 ordregivere har uddybet dette, og deres svar er sammenfattet i boksen nedenfor. Desuden
har 15 ordregivere svaret andet på spørgsmålet om, hvorvidt de gav plads til innovation i
forbindelse med deres seneste udbud. Af disse svar fremgår også begrundelser for, hvorfor
der ikke er givet plads til innovation. Disse svar er derfor også medtaget i sammenfatningen
nedenfor. Samlet set har 111 ordregivere således begrundet, hvorfor de ikke åbnede op for
bud med nye løsninger.
SIDE 34
KAPITEL 4 INNOVATION VED UDBUD
Boks 4.1
Sammenfatning af 111
ordregiveres begrundelser for, hvorfor de ikke
har givet plads til innovative løsninger
Ordregiverne anfører følgende begrundelser for ikke at give plads til nye, smartere løsninger i
deres udbudsmateriale:
Den begrundelse, som flest ordregivere (29) anfører, er, at de ikke finder det relevant eller
ikke oplever et behov for at åbne op for innovation i deres udbudsmateriale. Ud af disse har
18 ordregivere ikke givet yderligere begrundelse, mens 11 ordregivere begrunder fravalget af
tilbudsgivers mulighed for at byde ind med nye, smartere løsninger med, at der var tale om
udbud af standardvarer.
Præcise ønsker til hvad man vil have, og viden om hvordan opgaven skal løses, er for en
række ordregivere (23) forklaringen på, hvorfor man ikke åbner op for, at tilbudsgivere kan
byde ind med innovative løsninger. I den forbindelse giver et par ordregivere udtryk for, at de
via dialog med markedet eller i foranalyser allerede har indhentet viden om, hvordan opgaven
skulle løses. Fire ordregivere fremhæver, at idet man ønskede en priskonkurrence, var det ikke
muligt at åbne op for nye løsninger.
14 ordregivere giver udtryk for, at de ikke har givet plads til innovation, da det konkrete udbud ikke tillod det. Det forklares med, at der enten er tale om udbud af en lovreguleret opgave,
eller at opgaven skal udarbejdes efter bestemte tegninger eller på forhånd fastlagte rammer. Det
kan fx være tilfældet for en bygge- anlægsopgaver eller en systemløsning, der skal integreres
med eksisterende systemer.
To ordregivere peger på, at det forhold, at det kan være vanskeligt at evaluere tilbud og sikre
ligebehandling, når tilbudsgiverne har haft mulighed for at byde ind med innovative løsninger,
og at det afholder dem fra i udbudsmaterialet at give plads til bud med nye, smartere løsninger.
Tre ordregivere peger på, at prissammenligningen bliver mere strømlinet og tildelingen simplere, når der ikke åbnes op for bud med nye løsninger, og opgaven udbydes efter kriteriet ”laveste
pris”. Muligheden for at få en klagesag, når der er rum for innovation i opgaveløsningen, fremhæves særskilt af to ordregivere.
Sammenfatningen af ordregivernes svar peger på, at ordregiveres begrundelser for ikke at
give plads til nye, smartere løsninger især er, at ordregiverne ikke finder det relevant (det
gælder fx for standardvarer), at ordregiverne allerede ved præcist, hvad de vil have, eller at de
synes, at det er for kompliceret at give mulighed for innovation.
4.3 Tilbudsgiveres oplevelse af muligheden for at byde ind med nye løsninger
Tilbudsgiverne er tilsvarende blevet spurgt, i hvilket omfang ordregiverens udbudsmateriale
på den sidste opgave, de bød på, gav plads til, at tilbudsgivere kunne byde ind med nye og
smartere løsninger. Tilbudsgivernes svar fremgår af figuren nedenfor.
SIDE 35
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Figur 4.1 Tilbudsgiveres vurdering af deres mulighed for at byde ind med nye løsninger
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
I meget stort omfang
I stort omfang
I et vist omfang
Stort set ikke eller slet
ikke
Andet
Anm.: I alt har 94 tilbudsgivere svaret på om de havde mulighed for at byde ind med nye innovative løsninger.
Kun godt en fjerdedel af tilbudsgivere oplyser, at de ved seneste udbud i forskelligt omfang
har haft mulighed for at byde ind med nye, smartere løsninger.
Hvis svarene fra tilbudsgiverne opdeles på SMV’ere og større virksomheder fremgår det, at
SMV’ere har oplyst at have haft bedre muligheder for at byde ind med nye, smartere løsninger,
16
end de større virksomheder har haft. På opgavetyper har de bedste muligheder for at byde
17
ind med nye smartere løsninger været på udbud af tjenesteydelser. Der ses derimod ikke
væsentlige forskelle på tilbudsgivernes oplevelse af at have mulighed for at byde ind med
innovative løsninger, afhængig af om der er tale om udbud gennemført som offentlige udbud
18
eller begrænsede udbud.
4.4 Tilbudsgivere føler sig i stand til at byde ind med nye og smartere løsninger
De tilbudsgivere, der har svaret, at udbudsmaterialet stort set ikke eller slet ikke gav mulighed
for at byde ind med nye og smartere løsninger, er blevet spurgt til, om de kunne have budt ind
med innovative løsninger, hvis der havde været bedre plads til det i udbudsmaterialet. Svarene på det spørgsmål fremgår af følgende figur.
__________________
16
SMV’ernes svar fordeler sig således: I meget stort omfang 0 pct., i stort omfang 7 pct., i et vist omfang 40 pct., stort set ikke
eller slet ikke 53 pct. og andet 0 pct.. De større virksomheders svar fordeler sig således: I meget stort omfang 1 pct., i stort
omfang 4 pct., i et vist omfang 16 pct., stort set ikke eller slet ikke 75 pct. og andet 3 pct..
17
Svarfordelingen for tilbudsgivere, hvor seneste udbud har omhandlet tjenesteydelse er: I meget stort omfang 0 pct., i stort
omfang 10 pct., i et vist omfang 24 pct., stort set ikke eller slet ikke 62 pct. og andet 3 pct.. For varekøb er svarfordelingen: I
meget stort omfang 2 pct., i stort omfang 3 pct., i et vist omfang 19 pct., stort set ikke eller slet ikke 75 pct. og andet 2 pct..
18
Sorteres data efter udbudsform, viser tallene følgende for offentlige udbud: I meget stort omfang 0 pct., i stort omfang 5 pct., i
et vist omfang 22 pct., stort set ikke eller slet 70 pct. og andet 3 pct.. Ved begrænset udbud er fordelingen: I meget stort omfang
6 pct., i stort omfang 6 pct., i et vist omfang 13 pct., stort set ikke eller slet ikke 75 pct. og andet 0 pct..
SIDE 36
KAPITEL 4 INNOVATION VED UDBUD
Figur 4.2 Oplever tilbudsgiverne sig i stand til at byde ind med innovative løsninger?
Ja
Nej
SMV
Større virksomheder
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Anm.: Opgørelsen er baseret på svar fra otte SMV’ere og 55 større virksomheder.
Billedet er her meget klart og helt det samme for SMV’ere og større virksomheder: I næsten 90
pct. af de udbud, hvor ordregiverene ikke gav plads til innovative løsninger, oplever tilbudsgiverne, at de kunne have budt ind med nyere og smartere løsninger.
I figur 4.3 nedenfor er tilbudsgivernes svar opgjort på opgavetyper. Figuren viser, at 9 ud af 10
tilbudsgiver kunne have budt ind med nye, smartere løsninger ved varekøb, hvis udbudsmaterialet havde givet plads til det. I udbuddene af tjenesteydelser er det derimod kun 3 ud af 4
tilbudsgivere, der kunne have budt ind med smartere løsninger.
Figur 4.3 Tilbudsgivernes svar om innovative løsninger fordelt på opgavetyper
Ja
Nej
Tjenesteydelse
Varekøb
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Anm.: Opgørelsen er baseret på 62 svar fra tilbudsgivere, som er fordelt med 18 på tjenesteydelser og 44 på varekøb. Herudover foreligger der også svar fra fem tilbudsgivere, hvor seneste tilbud omhandlede en bygge- og anlægsopgave.
Samlet set viser oplysningerne fra ordregivere og tilbudsgivere, at ordregiverne i omkring
halvdelen af udbuddene giver plads til, at tilbudsgivere kan byde ind med nye og smartere
løsninger. I den anden halvdel af udbuddene, hvor der ikke åbnes op for innovative løsninger,
giver langt størstedelen af tilbudsgiverne udtryk for, at de kunne have budt ind med nye og
smartere løsninger, hvis der var givet plads til det i udbudsmaterialet.
Oplysningerne peger således på, at der er potentiale for, at ordregivere i større omfang vil
kunne invitere tilbudsgivere til at byde ind med innovative løsninger, så de bedre kan udnytte
tilbudsgivernes viden og erfaringer. Ordgivere kan dog have gode grunde til ikke at give plads
til nye, smartere løsninger. Det fremgår af svarerne fra de ordregivere, der ikke giver plads til
innovation, at de ikke finder det relevant, at de allerede ved præcist, hvad de vil have, eller at
de synes, at det er for kompliceret at give mulighed for innovation.
SIDE 37
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Kapitel 5
Klart og forståeligt udbudsmateriale
Et af elementerne i at have en god udbudskultur er at sikre, at udbudsmaterialet er klart og
forståeligt. Det ses der nærmere på i dette kapitel.
Analyserne i kapitlet viser, at det er ordregivernes opfattelse, at de gør en stor indsats for at
skrive klare og forståelige udbudsmaterialer. Det har 208 ud af de 209 ordregivere, der indgår
i datagrundlaget, oplyst. Mange af ordregiverne angiver, at de bruger meget tid på at beskrive
den konkrete opgave klart og tydeligt. Et stort flertal på 91 pct. af ordregiverne har desuden
oplyst, at deres udbudsmaterialer er af et passende omfang i forhold til opgavernes størrelse.
To tredjedele af tilbudsgiverne har oplevet, at udbudsmaterialerne og de tekniske specifikationer var klare og forståelige ved det seneste udbud, de deltog i.
Men der er samtidig en tredjedel af tilbudsgiverne, der har oplevet, at udbudsmaterialerne og
de tekniske specifikationer ikke var klare og forståelige ved det seneste udbud. Denne del af
tilbudsgiverne peger især på, at udbudsmaterialet indeholdt overflødige krav, at der var
spørgsmål til udbudsmaterialet, som kunne have været afklaret ved dialog, og at udbudsmaterialet kunne have været mere logisk struktureret og mere forståeligt formuleret.
5.1 Klart og forståeligt udbudsmateriale
Klare og letforståelige udbudsmaterialer understøtter en god udbudskultur. Gode udbudsmaterialer er med til at sikre en effektiv konkurrence om ordregivernes udbud. Det er både i
ordregivers og i tilbudsgivers interesse, at udbudsmaterialet er klart og forståeligt.
Gode udbudsmaterialer betyder, at opgaverne er klart definerede og let forståelige for tilbudsgiverne, så de kan skrive gode tilbud og er klar over, hvordan ordregiveren vil evaluere
tilbuddene. I et godt udbudsmateriale medtager ordregiver også kun velbegrundede krav, da
overflødige krav kan bidrage til at begrænse konkurrencen unødigt ved at mindske antallet af
potentielle tilbudsgivere.
Hvis ordregiverne omvendt ikke skriver klare og forståelige udbudsmaterialer eller ikke er
tydelige omkring, hvilke krav der stilles til tilbudsgiverne, kan det skade konkurrencen om
opgaverne. Det kan gøre det unødigt besværligt at afgive tilbud, hvilket kan resultere i højere
tilbudspriser og færre tilbud. Det kan også betyde risiko for, at tilbudsgivere misforstår kravene, og at ordregiver må afvise tilbud.
Når ordregiver stiller mange mindstekrav til opgaven, og når udbudsmaterialet enten er for
omfattende eller ikke er detaljeret nok, kan det skade konkurrencen om opgaverne. Det skyldes, at antallet af tilbudsgivere, som ønsker og har mulighed for at deltage i udbuddet bliver
begrænset.
Det er således et vigtigt led i en god udbudskultur, at ordregivere tager hånd om at gøre udbudsmaterialerne klare og forståelige samt har fokus på, hvilke mindstekrav der stilles til
tilbudsgiverne om opgaveløsningen.
SIDE 38
KAPITEL 5 KLART OG FORSTÅELIGT UDBUDSMATERIALE
5.2 Ordregivere gør meget for at skrive klare og forståelige udbudsmaterialer
I dette afsnit gennemgås, hvad ordregiverne har oplyst at have gjort for at lave klare og forståelige udbudsmaterialer. Desuden opgøres ordregivernes vurderinger af, om omfanget af deres
udbudsmaterialer og de tekniske specifikationer er passende i forhold til opgavernes størrelse.
I spørgeskemaundersøgelsen er ordregiverne blevet spurgt, om de gør meget for at skrive
udbudsmaterialer og tekniske specifikationer, der er klare og forståelige for tilbudsgiverne.
Ordregivernes svar fremgår af figur 5.1.
Figur 5.1 Ordregivernes indsatser for at skrive udbudsmaterialer, der er klare og forståelige for tilbudsgiverne
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Ja, vi baserede det på
Ja, vi baserede det på Ja, vi brugte meget tid på Ja, vi brugte meget tid på
standardiserede
egne faste og
at beskrive den konkrete
at sikre os, at vi ikke
udbudsmaterialer, som kvalitetsikrede paradigmer opgave klart og tydeligt stillede unødvendige krav
leverandørerne på området
er fortrolige med
Ja, anden begrundelse
Nej, det brugte vi ikke så
meget tid på
19
Figur 5.1 viser, at 208 af de 209 ordregivere har oplyst at gøre en række forskellige ting for at
lave udbudsmaterialer og tekniske specifikationer, der er klare og forståelige for tilbudsgiverne. Der er ikke den samme specifikke indsats, som udføres af alle ordregiverne. Det, som der
er flest ordregivere, der har oplyst at gøre, er at bruge meget tid på at beskrive de konkrete
opgaver klart og tydeligt.
Der er især fire områder, som en stor andel af ordregiverne bruger tid på under udarbejdelsen
af udbudsmaterialer. Næsten to ud af tre ordregivere angiver, at de bruger meget tid på at
beskrive den konkrete opgave klart og tydeligt. Mere end halvdelen af ordregiverne har også
oplyst, at de bruger meget tid på at sikre sig, at de ikke stiller unødvendige krav. Derudover
svarer 40 pct. af ordregiverne, at de baserer udbud på standardiserede udbudsmaterialer, som
tilbudsgiverne på området er fortrolige med, eller baserer det på egne faste og kvalitetssikrede paradigmer.
__________________
19
Den ordregiver, der har svaret nej på spørgsmålet, forklarer sit svar med, at der ikke var behov for en sådan indsats, da der
var tale om en standardopgave, som tilbudsgiverne kendte.
SIDE 39
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Datamaterialet giver mulighed for at se, om ordregivernes indsats for at gøre udbudsmaterialerne klare og forståelige, afhænger af opgavetype, ordregivertype, udbudstype og om der er
tale om førstegangsudbud eller genudbud. Datamaterialet viser ikke systematiske eller store
forskelle i resultaterne på tværs af de fire opdelinger. Der er dog en række mindre og tilsyne20
ladende tilfældige variationer, der ikke behandles nærmere her.
12 ordregivere har benyttet sig af svarkategorien andet. Flere af disse angiver, at de gennemgår udbudsmaterialet på spørgemøder med potentielle tilbudsgivere. Andre begrundelser som
nævnes af forskellige tilbudsgivere, inkluderer blandt andet simplificering af udbudsmaterialet, inddragelse af konsulentbistand, brug af vejledninger fra den pågældende branche samt
advarsler til tilbudsgivere i tilfælde af fejlbehæftede eller mangelfulde tilbud.
Ordregiverne er i spørgeskemaet også blevet bedt om at vurdere omfanget af deres udbudsmaterialer og tekniske specifikationer i forhold til opgavernes størrelse. En oversigt over ordregivernes svar på dette spørgsmål fremgår af figur 5.2.
Figur 5.2 Ordregiveres svar på, om omfanget af udbudsmaterialet var passende
8 pct. 1 pct.
Ja det var passende
Nej, det var for omfattende
91 pct.
Nej, udbudsmaterialerne var ikke
detaljerede nok i forhold til
opgavens størrelse
Figur 5.2 viser, at et stort flertal på 91 pct. af ordregiverne vurderer, at udbudsmaterialets
omfang og tekniske specifikationer har været passende i forhold til opgavens størrelse. Blandt
de resterende 9 pct. af ordregiverne svarer de 8 pct.point, at udbudsmaterialet var for omfattende, mens 1 pct.point angiver, at udbudsmaterialet ikke var detaljeret nok i forhold til opgavens omfang.
Ordregivernes vurdering af deres udbudsmaterialers omfang kan ligeledes deles op efter opgavetype, ordregivertype, udbudstype og om der er tale om førstegangsudbud eller genudbud.
__________________
20
Der er kun små forskelle over de fire opdelinger, som datasættet giver mulighed for. Og i de fleste tilfælde afhænger resultaterne af meget få respondenters besvarelser. Det eneste udslag, der kan peges på, er for opdelingen af ordregivertyper. Her
svarer flere af regionerne end kommuner, statslige myndigheder og offentlige virksomheder, at de gør meget for at udarbejde
udbudsmaterialer, der er klare og forståelige ved at basere dem på egne faste og kvalitetssikrede paradigmer, ved at bruge
meget tid på at beskrive den konkrete opgave klart og tydeligt samt ikke at stille unødvendige krav.
SIDE 40
KAPITEL 5 KLART OG FORSTÅELIGT UDBUDSMATERIALE
Heller ikke ved ordregivernes vurdering af udbudsmaterialernes omfang er der nævneværdi21
ge forskelle over de fire opdelinger.
5.3 Flertal af tilbudsgiverne oplever udbudsmaterialerne som klare og forståelige
Spørgeskemaundersøgelsen afdækker også de 94 tilbudsgiveres oplevelse af, om ordregivernes udbudsmaterialer og tekniske specifikationer samlet set er klare og forståelige. To tredjedele af tilbudsgiverne angiver, at udbudsmaterialet og de tekniske specifikationer samlet set
er klare og forståelige, mens den resterende tredjedel ikke synes, at det var tilfældet.
Figur 5.3 viser, hvad tilbudsgiverne lægger vægt på i udbudsmaterialer.
Figur 5.3 Tilbudsgivernes svar om, hvad der havde betydning for, at udbudsmaterialerne var klare og forståelige
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Det var baseret på standardiserede
udbudsmaterialer, som vi er fortolige
med
Det var sprogligt klart og forståeligt
Det var logisk struktureret
Der var ikke stillet unødvendige krav
Figur 5.3 viser de begrundelser, som tilbudsgivere angiver for, at udbudsmaterialer og tekniske specifikationer har været klare og forståelige. Næsten to tredjedele af tilbudsgiverne svarer, at udbudsmaterialerne er sprogligt klare og forståelige. Desuden peger mere end halvdelen på, at udbudsmaterialerne er baseret på standarder, som de er fortrolige med. Derudover
svarer 40 pct., at udbudsmaterialerne er logisk strukturerede og uden overflødige krav.
De 31 tilbudsgivere, der svarer, at udbudsmaterialerne og de tekniske specifikationer samlet
set ikke har været klare og forståelige, har også haft mulighed for at angive, hvorfor det er
tilfældet. Svarene fremgår af figur 5.4.
__________________
21
På nær for ordregivertype, vurderer over 80 pct. af respondenterne i alle opdelinger, at udbudsmaterialets omfang var passende. Delt op på ordregivertyper svarer 93 pct. af kommunerne, 89 pct. af offentlige virksomheder, 83 pct. af statslige myndigheder, men blot 75 pct. af regionerne, at omfanget af udbudsmaterialet og de tekniske specifikationer var passende i forhold til
opgavens størrelse. Ordregivernes besvarelser afhænger i endnu mindre grad af de andre tre mulige opdelinger efter opgavetype, udbudstype og om der er tale om førstegangsudbud eller genudbud. Og resultaterne afhænger af meget få respondenters
besvarelser. Disse opdelinger bliver af same årsag ikke videre behandlet.
SIDE 41
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Figur 5.4 Tilbudsgivernes svar om, hvordan udbudsmaterialer kunne blive mere klare og forståelige
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Det kunne baseres på Det kunne sprogligt gøres Det kunne være bedre og Der kunne inviteres til
standardiserede
mere klart og forståeligt mere logisk struktureret
spørgemøde, så
udbudsmaterialer, som vi
spørgsmål hurtigt kunne
er fortolige med
afklares
Det kunne have været
uden overflødige krav
Andet
Næsten to tredjedele angiver, at udbudsmaterialerne kunne have været mere klare og forståelige ved at have udeladt overflødige krav. Godt halvdelen svarer, at ordregiver kunne have
inviteret til et spørgemøde, så spørgsmål hurtigt kunne være afklaret. Derudover er der også
en del, der har svaret, at udbudsmaterialerne kunne have været bedre og mere logisk struktureret, og at sproget kunne have været mere klart og forståeligt. Færre end hver femte af disse
tilbudsgivere har svaret, at brug af standarder kunne have gjort udbudsmaterialet bedre.
Otte af de 31 tilbudsgivere har benyttet svarkategorien andet. Disse otte tilbudsgivere peger
hver i sær på forskellige forhold, herunder at ordregiver ikke har været omhyggelig nok i
formuleringerne eller har svaret for upræcist på opfølgende spørgsmål. Desuden er der peget
på, at tidsfrister har været for korte, og at ordregivers metode til evaluering af tilbud har været uklar.
5.4 Tilbudsgivere er mere kritiske end ordregivere i forhold til udbudsmaterialerne
Som det fremgår ovenfor, har alle ordregivere på nær en enkelt svaret, at de gør meget for at
lave klare og forståelige udbudsmaterialer og tekniske specifikationer. Blandt tilbudsgiverne
er det kun to tredjedele, som svarer, at ordregivernes udbudsmaterialer og tekniske specifikationer er klare og forståelige.
Der er således ikke overensstemmelse mellem ordregivers og tilbudsgivers svar. En tredjedel
af tilbudsgiverne oplever ikke, at udbudsmaterialet er klart og forståeligt. Denne forskel tyder
på, at der kan være et vist potentiale for, at ordregiverne bliver bedre til at udarbejde klare og
forståelige udbudsmaterialer og tekniske specifikationer.
Der skal dog her gøres opmærksom på, at ordregivere og tilbudsgivere ikke har svaret på
præcist det samme. Ordregiverne har svaret på, om de har gjort meget for at gøre udbudsmaterialerne klare og forståelige, mens tilbudsgiverne har svaret på, om udbudsmaterialet var
klart og forståeligt. Ordregiverne har således svaret i forhold til deres egen indsats, mens tilbudsgiverne har svaret i forhold til resultatet. Derudover skal det holdes in mente, at der er
tale om selvvurderinger fra ordregivernes side, hvilket metodisk set kan bidrage til en overvurdering.
SIDE 42
KAPITEL 6 MINDSTEKRAV TIL TILBUDSGIVERNE
Kapitel 6
Mindstekrav til tilbudsgiverne
I dette kapitel sættes fokus på, hvilke mindstekrav ordregivere opstiller i deres udbudsmaterialer, og hvilke konsekvenser det har for ordregiverne og tilbudsgiverne. Mindstekravene kan
fx omhandle tilbudsgiveres kvalifikationer og økonomiske formåen, og de bruges til at afgøre,
hvilke tilbudsgivere der er i stand til at løfte opgaven.
Analysen viser, at der er overensstemmelse mellem, hvilke krav ordregiverne oplyser, at de
stiller, og de krav tilbudsgiverne oplyser, at de møder. De mest stillede mindstekrav er krav
om referencer fra lignende opgaver, krav til tilbudsgiverens tekniske udstyr og foranstaltninger for at sikre kvaliteten.
Analysen viser dog også, at tilbudsgiverne oplever at møde flere krav, end ordregiverne oplyser, at de stiller. Det gælder især krav til tilbudsgiverens omsætning, som over halvdelen af
tilbudsgiverne møder, mens det er under en tredjedel af ordregiverne, der oplyser at stille
krav herom. Tilsvarende er der også større andele af tilbudsgivere, der oplever at møder en
række andre mindstekrav, i forhold til hvor store andele af ordregiverne, der oplyser at stille
de samme krav.
Sidst i kapitlet er der set på, om mindstekravene var passende. Analysen viser her, at mens
næsten alle ordregivere oplyser, at de har stillet passende krav i forhold til den udbudte opgave, er der lidt mere end en tredjedel af tilbudsgiverne, som synes, at mindstekravene ikke var
passende. Blandt disse tilbudsgivere synes den ene halvdel, at kravene var for høje, og den
anden halvdel at kravene var for lave. I de tilfælde, hvor kravene har været for høje, har det
ifølge de pågældende tilbudsgivere resulteret i højere omkostninger, og at færre leverandører
bød på opgaven.
6.1 Mindstekrav til tilbudsgiveres kvalifikationer
Et af de centrale aspekter i en god udbudskultur er, at der kun stilles mindstekrav til tilbudsgivernes kvalifikationer og formåen, der er relevante og nødvendige for opgaven.
Mindstekravene skal medvirke til at sikre, at leverandøren er i stand til at løfte opgaven. Det
kan fx være krav til tilbudsgivernes økonomiske, finansielle, tekniske og faglige kvalifikationer. Krav til tilbudsgiverens økonomiske formåen kan eksempelvis være med til at mindske
risikoen for, at tilbudsgiveren går konkurs i løbet af kontraktperioden.
Mindstekravene bør stå mål med opgavens størrelse og type. Hvis kravene til tilbudsgiverne
er for høje og mange, kan det betyde, at færre leverandører har mulighed for at deltage i udbuddet. Det kan skade konkurrencen om opgaven. Hvert krav, som ordregivere stiller, kan
medføre en ekstra omkostning for tilbudsgivernes. Ordregivere bør være opmærksomme på,
at de omkostninger, som krav til tilbudsgivere medfører, typisk vil blive indregnet i tilbudsprisen. Unødvendige krav kan derfor typisk også føre til unødvendige ekstraomkostninger for
ordregiveren. Høje mindstekrav kan også gøre det svært for mindre virksomheder at deltage i
udbuddet.
Tilbudsgivere skal opfylde alle mindstekrav i et udbud for at komme i betragtning til opgaven.
Der kan ikke konkurreres på opfyldelsen af mindstekrav, og tilbudsgivere får derfor ikke noget ud af at indsende flere oplysninger, end mindstekravene foreskriver.
SIDE 43
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Mindstekrav til tilbudsgivere kan anvendes ved alle udbudsformer. Det skal således skelnes
mellem på den ene side de mindstekrav til tilbudsgivere, som behandles i dette kapitel, og som
der ikke kan konkurreres på, og på den anden side de kriterier for udvælgelse af tilbudsgivere
i en prækvalifikationsrunde, der netop skal konkurreres på i udvælgelsen af prækvalificerede.
Det er op til ordregiverne at beslutte hvilke og hvor mange mindstekrav, der skal stilles til
tilbudsgiveres kvalifikationer og formåen i det pågældende udbud. Kravene skal dog være i
overensstemmelse med de udbudsretslige principper om bl.a. ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet.
Proportionalitetsprincippet betyder, at kravene skal hænge sammen med og stå i forhold til
den udbudte opgave. Gennemsigtighedsprincippet indebærer, at det EU-udbud skal fremgå af
udbudsbekendtgørelsen, hvilke mindstekrav der er til tilbudsgiveren. I nationale udbud efter
tilbudsloven er ordregivere ikke forpligtede til at oplyse mindstekrav, men blot hvad tildelingskriterierne er.
En leverandør kan opfylde mindstekrav ved at gå sammen med andre virksomheder. Fx kan
en leverandør basere sig på en underleverandørs økonomiske formåen eller kvalifikationer,
eller indgå i et konsortium med andre leverandører. Det kan give små og mellemstore virksomheder bedre mulighed for at deltage i konkurrencen om de offentlige opgaver, og det er
med til at skærpe konkurrencen. For udbud efter tilbudsloven skal leverandører dog være
opmærksomme på, at det umiddelbart ikke er tilladt at basere sig på andres leverandøres
erfaringer, medmindre ordregiver i annonceringen har oplyst, at det er tilladt.
Dette kapitel ser nærmere på, hvilke mindstekrav ordregivere stiller til tilbudsgiveres kvalifikationer og formåen, og hvilke mindstekrav tilbudsgiverne møder. Efterfølgende belyses det,
om mindstekravene blev opfattet som passende, og hvilke konsekvenser høje krav kan have.
6.2 Krav til referencer og økonomisk formåen er mest udbredt
I dette afsnit beskrives de resultater, som belyser, hvilke mindstekrav ordregivere stiller til
tilbudsgivernes kvalifikationer og formåen, og hvilke mindstekrav tilbudsgivere møder.
Ordregiverne blev i undersøgelsen spurgt om, hvilke mindstekrav de opstillede i deres seneste
udbud. Tilbudsgiverne blev også spurgt om, hvilke mindstekrav de mødte, da de afgav deres
seneste tilbud. Svarene fremgår af tabel 6.1.
Tabel 6.1 Anvendte mindstekrav i udbud
Referencer fra
lignende opgaver
Krav til tekniske
udstyr
Krav til medarbejderes kvalifikationer
Andre krav til
tekniske/faglige
kvalifikationer
Minimumskrav
til tilbudsgiverens omsætning
Andre økonomiske eller finansielle krav
Andet
Ordregivere
77 pct.
41 pct.
32 pct.
31 pct.
29 pct.
41 pct.
13 pct.
Tilbudsgivere
74 pct.
57 pct.
48 pct.
46 pct.
53 pct.
61 pct.
11 pct.
Anm.: Tabellen viser besvarelser fra 94 tilbudsgivere og 209 ordregivere. Tilbudsgiverne og ordregiverne havde mulighed for at vælge flere svar.
SIDE 44
KAPITEL 6 MINDSTEKRAV TIL TILBUDSGIVERNE
Tabellen viser, at der er overensstemmelse mellem, hvilke krav ordregiverne oplyser, at de
stiller, og de krav tilbudsgiverne oplyser, at de møder. De mest stillede mindstekrav er krav
om referencer fra lignende opgaver, krav til tilbudsgiverens tekniske udstyr og foranstaltninger for at sikre kvaliteten.
Det fremgår dog også, at tilbudsgiverne oplever at møde flere krav, end ordregiverne oplyser,
at de stiller. Det gælder især krav til tilbudsgiverens omsætning, som over halvdelen af tilbudsgiverne møder, mens det er under en tredjedel af ordregiverne, der oplyser at stille krav
herom. Tilsvarende er der også større andele af tilbudsgivere, der oplever at møde en række
andre mindstekrav, i forhold til hvor store andele af ordregiverne, der oplyser at stille de
samme krav.
Det er vigtigt at være opmærksom på, at besvarelserne ikke er relateret til de samme udbud,
22
men de to tal giver et godt billede af, hvilke krav der bliver stillet i udbud.
Boks 6.1
Sammenfatning af ordregiveres og tilbudsgiveres kommentarer til
andre mindstekrav de
har henholdsvis stillet,
eller mødt
I undersøgelsen fik ordregiverne mulighed for at beskrive, hvilke andre mindstekrav de stillede i deres seneste udbud. Og tilbudsgiverne fik også mulighed for at beskrive, hvilke andre
mindstekrav de mødte. Svarende er sammenfattet i boks 6.1.
Ordregivere
Blandt de 28 ordregivere, der svarede, at de stillede andre mindstekrav, kan følgende områder
identificeres:
Indsendelse af referencer. Seks ordregivere svarede, at de opstillede krav om, at tilbudsgiverne
skulle indsende referencer, der viste fx erfaring fra den pågældende sektor.
Økonomisk formåen. Fire ordregivere stillede specifikke krav til tilbudsgiverens finansielle formåen. Fx en positiv egenkapital i de seneste tre år eller krav om en garantiperiode.
Ingen mindstekrav. Tre ordregivere svarede, at de ikke stillede nogen mindstekrav i deres udbudsmateriale.
Arbejds- og sociale klausuler. Tre ordregivere svarede, at de stillede krav i form af arbejdsklausuler og sociale klausuler i udbudsmaterialet. Herunder krav til arbejdsforhold eller krav om, at
tilbudsgiveren skulle leve op til kommunens værdisæt.
Forsikringskrav. Tre ordregivere stillede krav til, at tilbudsgiveren skulle have en erhvervs- og
produktforsikring.
Teknisk udstyr. Tre ordregivere svarede, at de stillede krav til det tekniske udstyr, som tilbudsgiveren skulle stille til rådighed. Fx krav til tilbudsgiverens maskinpark eller IT-udstyr.
SKI’s specifikationer. To ordregivere svarede, at de havde fulgt SKI-specifikationerne, da de stillede krav.
__________________
22
Datamaterialet giver mulighed for at undersøge, om brugen af mindstekrav varierer alt efter opgave type, udbudsform,
kontraktstørrelse eller ordregivertype. Analysen viser, at der kun er meget lidt variation i, hvilke mindstekrav der bliver anvendt. Der ses en svag tendens til, at der generelt stilles højere krav i begrænsede udbud, sammenlignet med offentlige udbud,
og andre udbudsformer, men forskellen er ikke signifikant.
SIDE 45
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Tro- og loveerklæring. To ordregivere svarede, at de stillede krav til, at tilbudsgiveren skulle
fremsende en tro- og loveerklæring på, at tilbudsgiveren ikke havde ubetalt forfalden gæld til
det offentlige.
Antal medarbejdere. To ordregivere stillede krav om, hvilke medarbejdere tilbudsgiveren skulle
have. Fx krav til antallet af medarbejdere og ledere, som tilbudsgiveren skulle have.
Tilbudsgivere
De 10 tilbudsgivere, der svarede, at der blev stillet andre mindstekrav til dem, fordeler sig over
følgende områder.
Økonomiske formåen. Tre tilbudsgivere blev mødt med krav til deres økonomiske og finansielle
formåen. Fx til virksomhedens egenkapital, leverancesikkerhed og et defineret maksimal beløb
for opgaven.
Tidsplan og leveringstid. To tilbudsgivere mødte krav vedr. tidsplan og leveringstid.
Ingen mindstekrav. To tilbudsgivere mødte ingen mindstekrav.
Tekniske produktionskrav. To tilbudsgivere fik stillet krav om antallet af produkter eller produkttekniske test og specifikationer.
Besvarelserne viser, at det stort set er de samme forhold, som ordregivere opstiller krav om,
og som tilbudsgiverne møder. Enkelte områder fremhæves dog kun af den ene part. Flere
tilbudsgivere påpeger fx, at krav til levering og tidsplaner også kan fremgå som mindstekrav.
Desuden fremhæver enkelte ordregivere, at de stiller krav i form af arbejds- eller sociale klausuler i deres udbud.
De krav, der bliver stillet i udbud, skal ses i forhold til opgaven, der bliver udbudt. Det er derfor også interessant at undersøge, om de mindstekrav, der blev opstillet, er passende i forhold
til opgaven.
6.3 De fleste vurderer, at mængden af mindstekrav er passende
I spørgeskemaerne er der spurgt til, om mindstekravene var passende i forhold til opgavens
omfang. Ordregiveres og tilbudsgiveres svar fremgår af figur 6.1.
SIDE 46
KAPITEL 6 MINDSTEKRAV TIL TILBUDSGIVERNE
Figur 6.1 Ordregiveres og tilbudsgiveres vurdering af mindstekravene
100%
Ordregivere
Tilbudsgivere
80%
60%
40%
20%
0%
Ja, de var passende
Nej, der blev stillet
for få/for lave krav
Nej, der blev stillet
for høje/overflødige krav
Ved ikke
Anm.: Figuren bygger over svar fra 209 ordregivere og 94 tilbudsgivere.
Som det fremgår af figuren, mener næsten alle ordregivere (93 pct.), at de mindstekrav, som
de stillede, var passende i forhold til den udbudte opgave. For tilbudsgiverne er dette tal 63
pct.
Omkring en tredjedel af tilbudsgiverne syntes, at kravene ikke var passende, hvoraf ca. halv23
delen synes, at kravene var for høje, og den anden halvdel at de var for lave.
Blot 3 pct. af ordregiverne – svarende til i alt seks ordregivere – svarede, at de stillede for høje
krav. Fem af de seks ordregivere oplyste uddybende, at det medførte, at færre leverandører
bød på opgaven. To ud af de seks svarede, at de høje krav førte til ekstraomkostninger for
tilbudsgiveren og derfor højere priser end nødvendigt. En enkelt ordregiver nævnte, at de høje
krav medførte, at nogle tilbudsgivere brugte tid på at byde på opgaven, selvom de ikke opfyldte mindstekravene.
Blandt de 16 tilbudsgivere, der angav, at der var blevet stillet for høje krav i udbudsmaterialet,
svarede seks, at de høje krav resulterede i ekstraomkostninger, hvilket medførte højere priser
end nødvendigt. Tre tilbudsgivere svarede, at de høje krav betød, at færre leverandører bød på
opgaven, og to svarede, at de ikke opfyldte kravene og blev udelukket fra at byde. Desuden
svarede syv tilbudsgivere, at de høje krav havde andre konsekvenser, herunder at kravene
medførte meget ekstra arbejde og i et enkelt tilfælde efterfølgende annullation af udbuddet.
__________________
23
Tilbudsgivernes vurderinger om, hvorvidt kravene var passende, kan i et vist omfang have beroet på, om tilbudsgiverne vandt
det pågældende udbud eller ej. Blandt de 59 tilbudsgivere, der svarede, at mindstekravene var passende, var der 24 tilbudsgivere, der havde vunder udbuddet, og 35 der ikke vandt. Blandt de 14 tilbudsgivere, der svarede, at der var stillet for få eller for
lave krav, var der 10 vindende tilbudsgivere og 4, der ikke vandt.
SIDE 47
Boks 6.2
Sammenfatning af 16
tilbudsgivers svar på,
hvilke mindstekrav der
var overflødige eller
unødvendige og hvorfor.
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
De tilbudsgivere, der angav, at der var stillet for høje krav i udbudsmaterialet, blev efterfølgende bedt om at beskrive, hvilke krav der var overflødige, og hvorfor. Svarene kan ses i boks
6.2.
De 16 tilbudsgivere har sammenfattende svaret følgende om de overflødige og unødvendige
krav, de mødte ved seneste udbud:
Økonomiske krav. 6 ud af de 16 tilbudsgivere svarede, at de blev mødt med unødvendige økonomiske krav. Det var bl.a. krav til egenkapital og omsætning eller minimum soliditetsgrad.
Dokumentationskrav. Fem tilbudsgivere påpegede, at de blev mødt med unødvendige krav om
dokumentation. Fx eksamensbeviser for medarbejdere og årsregnskaber for de sidste tre år,
hvilket kan være unødvendigt, da det nyeste regnskab ofte indeholder nøgletal for de foregående fem år. Krav om dokumentation for produkttekniske tests og kopi af produktansvarsforsikringen blev også opfattet som unødvendige, da de er ressourceskrævende at fremskaffe og først
vurderes som relevant for den vindende part. En enkelt tilbudsgiver beskriver krav om dokumentation for kildesortering af affald i virksomheden som unødvendigt.
Krav til levering. Tre tilbudsgivere oplyste, at de blev mødt med krav til leverancetider, som
blev opfattet som overflødige. Fx at 600 kunder skulle have leverance mellem kl. 6 og kl. 7.
Afvigelse fra standarder. En tilbudsgiver påpeger, at han blev mødt med en skærpelse af en
branchestandard, hvilket resulterede i en højere pris, fordi tilbudsgiveren tog sig betalt for den
øgede økonomiske risiko.
Krav til alternative produkter. En tilbudsgiver påpeger, at han blev mødt med krav om mange
alternative produkter. Hvis tilbudsgiveren skulle leve op til dette krav, var han nødsaget til at
købe disse fra en konkurrerende leverandører, hvilket begrænsede tilbudsgiverens konkurrenceevne.
Besvarelserne fra tilbudsgiverne viser bl.a., at det særligt er de krav til økonomisk formåen og
dokumentationskrav, der vurderes som unødvendige og overflødige.
Samlet set viser undersøgelsen, at der fortrinsvis bliver stillet krav til referencer fra lignende
opgaver, økonomisk formåen og krav til tilbudsgiverens tekniske udstyr. Mens næsten alle
ordregivere oplyser, at de har stillet passende krav i forhold til den udbudte opgave, er der lidt
mere end en tredjedel af tilbudsgiverne, som ikke synes, at mindstekravene var passende.
Blandt disse var der flere tilbudsgivere, der vurderede, at der blev stillet for høje krav til især
økonomisk formåen og dokumentation. Det resulterede i højere omkostninger og derved højere priser, samt at færre leverandører bød på opgaven.
SIDE 48
KAPITEL 7 DIALOG UNDER UDBUDDET
Kapitel 7
Dialog under udbuddet
På samme måde som det er udtryk for god udbudskultur at have dialog med markedet før
udbud af en opgave, er det god udbudskultur at have dialog om uklarheder i udbudsmaterialet
under et udbud. Kapitel 7 sætter fokus på den dialog, der er mellem ordregiver og tilbudsgivere efter, at et udbud er offentliggjort, men inden tilbudsfristen er udløbet.
Analyserne i kapitlet viser, at ordregivere i tre ud af fire udbud har dialog med tilbudsgivere
om uklarheder i udbudsmaterialet efter offentliggørelsen af materialet. Dialogen foregår især
gennem afgivelsen af skriftlige spørgsmål og svar, mens hver femte ordregiver giver udtryk
for, at dialogen under udbuddet foregår gennem møder med deltagelse af interesserede tilbudsgivere. Ordregiverne vurderer selv, at de ved størstedelen af udbuddene får noget ud af
dialogen, idet dialogen bl.a. giver mulighed for at afklare uklarheder i udbudsmaterialet og
korrigere mindre fejl og mangler i materialet.
Tilbudsgivernes svar er på linje med ordregivernes. Tre ud af fire tilbudsgivere svarer, at de
havde dialog med ordregiver i perioden mellem udbudsmaterialet er offentliggjort, og inden
tilbudsfristen er udløbet. Tilbudsgiverne oplever, at dialogen med ordregiver ofte foregår ved,
at tilbudsgiver kan få skriftlige svar på sine spørgsmål. Ligesom ordregiverne oplever tilbudsgiverne, at der kommer noget ud af dialogen, men der er lidt flere tilbudsgivere end ordregivere, der vurderer, at dialogen under udbuddet ikke førte til noget.
7.1 Dialog om uklarheder i udbudsmaterialet under udbuddet
Spørgsmål/svar-dialogen er en vigtig del af de fleste udbudsprocesser, idet de interesserede
tilbudsgivere kan få en teknisk afklaring af uklare forhold i udbudsmaterialet. En del af det at
have og bidrage til en god udbudskultur er derfor at have dialog med markedet om eventuelle
uklarheder i udbudsmaterialet under udbuddet. Med formuleringen under udbuddet forstås
perioden fra udbudsmaterialet er offentliggjort og indtil tilbudsfristens udløb.
Selvom ordregivere er omfattet af EU’s udbudsretlige forhandlingsforbud efter offentliggørelsen af et udbudsmateriale og frem til tilbudsfristens udløb, betyder det ikke, at ordregivere er
udelukket fra at have dialog med tilbudsgiverne. Begrænsningen ligger i, hvad ordregivere og
tilbudsgivere kan have dialog om under udbuddet. Det er fx tilladt for ordregiver at præcisere
eller afgive supplerende oplysninger om de krav, der er stillet i udbudsmaterialet. Dette under
forudsætning af, at ligebehandlingsprincippet overholdes.
Ofte foregår dialogen mellem ordregiver og tilbudsgivere under udbuddet skriftligt, men den
kan i princippet også foregå mundtligt, fx i forbindelse med et spørgemøde, hvor ordregiver
inviterer alle interesserede tilbudsgivere til at deltage.
Når ordregiver har fokus på at få afklaret åbenlyse fejl og mangler i udbudsmaterialet, kan det
betyde, at ordregiver får flere tilbud med i udbudsrunden og dermed får øget konkurrencen
om de offentlige opgaver. For ordregiver er det vigtigt at modtage spørgsmål, der peger på fejl
og mangler i udbudsmaterialet så tidligt som muligt, da det giver ordregiver mulighed for at
rette op på udbudsmaterialet, inden tilbudsfristen udløber.
For tilbudsgivere er muligheden for at stille opklarende spørgsmål til ordregiver også central.
Ved at få afdækket eventuelle misforståelser i udbudsmaterialet kan tilbudsgivere sikre sig, at
SIDE 49
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
de afleverer tilbud, der lever op til ordregiverens mindstekrav og dermed undgå at få afvist
deres tilbud som ukonditionsmæssige.
Gennem dialog om udbudsmaterialet er det således muligt at skabe klarhed over misforståelser og uklarheder i udbudsmaterialet til gavn for både ordregivere og tilbudsgivere. Samtidig
kan dialogen mindske risikoen for, at der på et senere tidspunkt vil blive indbragt en klagesag
for Klagenævnet for Udbud.
I kapitlet ses der nærmere på, hvorvidt ordregivere og tilbudsgivere benytter sig af muligheden for at have dialog under udbud.
7.2 Ordregivere har i langt de fleste tilfælde dialog med tilbudsgivere under udbud
Dette afsnit belyser, i hvilket omfang ordregivere har dialog med tilbudsgivere under udbuddene, og hvordan de gennemfører dialogen med tilbudsgivere.
Ordregiverne er i spørgeskemaundersøgelsen blevet spurgt om, hvorvidt de efter offentliggørelsen af udbuddet havde dialog med leverandører om uklarheder i udbudsmaterialet. Ordregivernes svar fremgår af figur 7.1.
Figur 7.1 Ordregivernes svar på, om de har dialog under udbuddet
24 pct.
Ja
76 pct.
Nej
Anm.: Opgørelsen er baseret på svar fra 209 ordregivere.
Langt størstedelen af ordregiverne har dialog med tilbudsgiverne, efter de har offentliggjort
deres udbudsmateriale, men inden tilbudsfristen er udløbet.
Dialogen under udbuddene kan foregå på forskellige måder. I undersøgelsen er ordregivere,
der har svaret ja til, at de har haft dialog under udbuddet, blevet bedt om at uddybe, hvordan
de har gennemført dialogen med tilbudsgiverne. Svarene fremgår af figuren nedenfor.
SIDE 50
KAPITEL 7 DIALOG UNDER UDBUDDET
Figur 7.2 Ordregivernes svar på, hvordan dialogen foregik
100%
80%
60%
40%
20%
0%
Møde med deltagelse af en
række interesserede
tilbudsgivere
Separate møder med
interesserede tilbudsgivere
Skriftlige spørgsmål og svar
Andet
Anm.: Figuren er baseret på svar fra 158 ordregivere. Ordregiverne har haft mulighed for at afgive flere svar på spørgsmålet
om, hvordan dialogen under udbuddet foregik.
Når ordregiverne har dialog med tilbudsgiverne under udbuddet, foregår den i langt de fleste
tilfælde som skriftlige spørgsmål og svar. Op mod 9 ud af 10 ordregivere giver udtryk for, at de
24
har dialog gennem skriftlige spørgsmål og svar. Det gælder generelt, uanset hvilken opgavetype, udbudsform eller ordregivertype der er tale om. På samme måde gælder det uafhængigt
af, om det drejer sig om et førstegangsudbud eller et genudbud af en opgave.
Omkring hver femte ordregiver svarer, at de afholder møde med interesserede tilbudsgivere
under udbuddet, mens kun meget få ordregivere holder separate møder med interesserede
tilbudsgivere, efter udbudsmaterialet er offentliggjort.
De få ordregivere, der svarer andet på spørgsmålet om, hvordan dialogen foregik, angiver bl.a.,
at de i tillæg til et spørge-/informationsmøde gennemførte en besigtigelse. Derudover fremhæver tre ordregivere, at de havde udbudsmaterialet i høring forud for offentliggørelsen af
materialet for på den måde at imødekomme en række af de uklarheder, som ellers kunne have
været opstået.
De ordregivere, som har svaret, at de ikke havde dialog med tilbudsgivere efter offentliggørelsen af udbudsmaterialet, er blevet spurgt om, hvorfor de ikke havde dialog. Ordregivernes
svar fremgår af tabellen nedenfor.
__________________
24
Tallene er formodentlig højere end det, der fremgår af figur 7.2, idet 10 ordregivere har svaret nej til, at de havde dialog med
tilbudsgiverne efter offentliggørelsen af udbudsmaterialet, men samtidig på spørgsmålet om, hvorfor de ikke havde dialog med
tilbudsgivere efter udbuddet, har svaret, at de besvarede spørgsmål til udbudsmaterialet skriftligt. Disse svar tyder på, at de 10
ordregivere har haft dialog under udbuddet og derfor skulle have svaret ja i stedet for nej til spørgsmålet om, hvorvidt de havde
dialog med tilbudsgivere under udbuddet. De 10 ordregiveres svar fremgår derfor ikke af afrapporteringen af det åbne spørgsmål, der afdækker, hvorfor ordregiver ikke havde dialog.
SIDE 51
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Tabel 7.1 Begrundelser for, at ordregivere ikke havde dialog under udbuddet
Andel
Vi inviterede til spørgemøde, men ingen reagerede
2 pct.
Vi inviterede ikke til spørgemøde, da vi ikke ville risikere at overtræde reglerne
16 pct.
Vi inviterede ikke til spørgemøde, da vi ikke ønskede at samle tilbudsgiverne pga. risiko for karteldannelse
8 pct.
Der var ingen, som stillede skriftlige spørgsmål
33 pct.
Andet
45 pct.
Anm.: Opgørelsen er baseret på svar fra 51 ordregivere. Ordregiverne har kunnet afgive flere svar på spørgsmålet..
Som det fremgår af tabellen giver flest ordregivere udtryk for, at de ikke havde dialog med
tilbudsgivere under udbuddet, fordi ingen tilbudsgivere stillede skriftlige spørgsmål. Derudover svarer en lille andel af ordregiverne, at de ikke inviterede til spørgemøde, da de ikke ville
risikere at overtræde reglerne. Det tyder på, at kun få ordregivere er usikre på, hvad der er
tilladt, og hvad der ikke er, hvis man ønsker at have dialog med tilbudsgiverne efter udbudsmaterialet er offentliggjort.
Kun to pct. af ordregiverne angiver, at de inviterede til spørgemøde, men at ingen tilbudsgivere reagerede, og at dette er baggrunden for, at de ikke havde dialog med tilbudsgiverne under
udbuddet. Det vidner om, at tilbudsgivere prioriterer at deltage i spørgemøderne, når de afholdes.
På spørgsmålet om, hvorfor ordregiver ikke havde dialog med tilbudsgivere under udbuddet,
har en række ordregivere svaret andet og kommet med uddybende kommentarer. Af disse
svar fremgår det, at syv ordregivere ikke fandt det relevant at have dialog. To af disse begrunder det med, at det var deres vurdering, at opgaven var klart beskrevet. Herudover giver to
ordregivere udtryk for, at de ikke afholdt spørgemøde, fordi de var under tidspres.
7.3 Tilbudsgivere har i langt de fleste tilfælde dialog med ordregivere under udbud
Undersøgelsen belyser også tilbudsgivernes deltagelse i dialog med ordregiveren efter offentliggørelsen af udbudsmaterialet. Figur 7.3 viser tilbudsgivernes svar på spørgsmålet om,
hvorvidt de havde dialog med ordregiveren under udbuddet i forbindelse med de seneste
udbud, de har deltaget i.
SIDE 52
KAPITEL 7 DIALOG UNDER UDBUDDET
Figur 7.3 Tilbudsgivernes svar på, om de har dialog under udbuddet
24 pct.
Ja
76 pct.
Nej
Anm.: Opgørelsen er baseret på svar fra 94 tilbudsgivere.
Tre ud af fire tilbudsgivere svarer, at de har haft dialog med ordregiveren under udbuddet ved
seneste udbud. Svarene fra tilbudsgiverne ligger således på linje med svarene fra ordregiverne, som fremgår af afsnit 7.2 ovenfor, idet også tre ud af fire ordregivere giver udtryk for, at de
har haft dialog under udbuddet ved den seneste opgave, de har udbudt.
De tilbudsgivere, som har haft dialog under udbuddet, er blevet spurgt om, hvordan dialogen
med ordregiver er foregået. Tilbudsgivernes svar fremgår af tabellen nedenfor og er fordelt
på svar fra henholdsvis SMV’ere og større virksomheder.
Tabel 7.2 Tilbudsgivernes svar på, hvordan dialogen foregik
Møde med deltagelse af en
række interesserede tilbudsgivere
Møde mellem os og ordregiveren
Skriftlige spørgsmål og svar
Andet
SMV’ere
40 pct.
20 pct.
60 pct.
10 pct.
Større virksomhed
18 pct.
12 pct.
83 pct.
9 pct.
Anm.: Opgørelsen er baseret på svar fra 10 SMV’ere og 24 større virksomheder. Der var mulighed for at afgive flere svar på spørgsmålet.
SIDE 53
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Samlet set giver flest tilbudsgivere udtryk for, at de har deltaget i dialog med ordregiver under
udbuddet gennem afgivelse af skriftlige spørgsmål og svar. Tilbudsgivernes svar ligger således
også her på linje med ordregivernes svar om, at dialogen især foregår gennem skriftlige
25
spørgsmål og svar.
Samtidig giver en større andel af SMV’erne udtryk for, at dialogen under seneste udbud forgik
som et møde med deltagelse af en række interesserede tilbudsgivere.
Få tilbudsgivere svarer ”andet” på spørgsmålet om, hvordan dialogen med ordregiver foregik.
Heraf svarer tre tilbudsgivere, at dialogen med ordregiver under udbuddet foregik telefonisk.
De tilbudsgivere, som har givet udtryk for, at de ikke har haft dialog med ordregiveren under
udbuddet, er blevet spurgt om, hvorfor de ikke har haft dialog. Tilbudsgivernes svar fremgår
af følgende tabel.
Tabel 7.3 Begrundelser for, at tilbudsgivere ikke indgik i dialog under udbuddet
Andel
Vi havde ikke behov for dialog om udbudsmaterialet
48 pct.
Vi ønskede ikke at deltage i dialog, da vi ikke ville risikere at overtræde reglerne
13 pct.
Ordregiveren inviterede ikke til spørgemøde
35 pct.
Andet
9 pct.
Anm.: Opgørelsen er baseret på svar fra de 23 tilbudsgivere, der ikke havde dialog med ordregiveren under udbuddet. Tilbudsgiverne har haft mulighed for at afgive flere svar på spørgsmålet.
Op mod halvdelen af de tilbudsgivere, der ikke har haft dialog med ordregiveren under udbuddet, begrunder det med, at de ikke havde behov for dialog om udbudsmaterialet. Samtidig
svarer lidt over en tredjedel, at de ikke havde dialog, fordi ordregiveren ikke inviterede til
spørgemøde. Disse tilbudsgivere ser det således som ordregiveres ansvar at åbne op for dialog
under udbuddet.
Et lille udsnit af tilbudsgiverne svarer, at de ikke ønskede at deltage i dialog, da de ikke ville
risikere at overtræde reglerne.
__________________
25
Sorteres data ud fra, hvilken opgavetype tilbudsgiverne i forbindelse med afgivelsen af deres seneste tilbud bød ind på, viser
undersøgelsen, at for tilbudsgivere der bød på tjenesteydelser gælder, at 16,7 pct. oplevede at dialogen blev afviklet som møder
med interesserede tilbudsgivere, 16,7 pct. oplevede at dialogen foregik som separate møder, mens 66,7 pct. oplevede at dialogen foregik gennem skriftlige spørgsmål og svar. For tilbudsgivere, der afgav tilbud på et udbud af et varekøb, gælder, at 20,9
pct. oplevede, at dialogen foregik som møder med interesserede tilbudsgivere, 11,6 pct. oplevede at dialogen foregik som
separate møder mellem tilbudsgiver og ordregiver, mens 86 pct. oplevede, at dialogen foregik gennem skriftlige spørgsmål og
svar.
SIDE 54
KAPITEL 7 DIALOG UNDER UDBUDDET
7.4 Ordregivere og tilbudsgivere oplever, at der kommer noget ud af dialogen
Dette afsnit sætter fokus på, hvad ordregivere og tilbudsgivere oplever at få ud af den dialog,
der foregår efter, at udbudsmaterialet er offentliggjort.
Både ordregivere og tilbudsgivere er i spørgeskemaundersøgelsen blevet spurgt om, hvad der
kom ud af dialogen under udbuddet. Figur 7.4 nedenfor viser ordregiveres og tilbudsgiveres
svar.
Figur 7.4 Ordregivere og tilbudsgiveres vurdering af resultatet af dialogen under udbuddet
Ordregivere
Tilbudsgivere
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Misforståelser blev undgået
Uklarheder i udbudsmaterialet blev
afklaret
Mindre fejl og mangler i
udbudsmaterialet blev korrigeret
Andet
Anm.: Opgørelsen er baseret på svar fra 71 tilbudsgivere og 158 ordregivere. Respondenterne har haft mulighed for at afgive flere svar på spørgsmålet.
Samlet set vurderer ordregivere og tilbudsgivere, at det har en effekt, når der gennemføres
dialog under udbud. Ordregivere og tilbudsgivere oplever primært, at uklarheder i udbudsmaterialet er blevet afklaret, og at mindre fejl og mangler er blevet korrigeret som følge af dialogen efter udbudsmaterialet er offentliggjort. Sammenlignet med tilbudsgiverne oplever en
større andel af ordregiverne, at dialogen har ført til, at misforståelser er blevet undgået.
Ordregiverne og tilbudsgiverne har haft mulighed for at svare andet på spørgsmålet om, hvad
der kom ud af dialogen under udbuddet. I den forbindelse har de også kunne uddybe deres
svar. 18 tilbudsgivere har benyttet sig af muligheden for at komme med uddybende bemærkninger, mens 12 ordregivere har benyttet sig af denne mulighed. Ordregivernes og tilbudsgivernes svar er sammenfattet i boksen nedenfor.
SIDE 55
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Boks 7.1
Sammenfatning af uddybende bemærkninger
til spørgsmålet om, hvad
der kom ud af dialogen
Tilbudsgiverne fremhæver forskellige forhold i forbindelse med deres uddybende kommentarer til, hvad der kom ud af dialogen:
Syv tilbudsgivere giver udtryk for, at dialogen under udbuddet gav et resultat, idet fx:
» Materialevalg blev ændret
» Udbudsmaterialet blev ændret
» Opgaven blev omformuleret
» Unødvendige krav blev justeret
» Uklarheder blev afklaret og alvorlige fejl og mangler blev korrigeret
Syv tilbudsgivere fremhæver, at de oplever, at der ikke kom noget i ud af dialogen under udbuddet, mens tre tilbudsgivere giver udtryk for, at dialogen førte til flere uklarheder og bidrog til
yderligere forvirring.
Ordregiverne fremhæver forskellige forhold i forbindelse med deres uddybende kommentarer til, hvad der kom ud af dialogen:
Seks ordregivere giver udtryk for, at dialogen under udbuddet gav et resultat, idet fx:
» Der blev foretaget korrektioner og præciseringer
» Der ikke blev afgivet ukonditionsmæssige bud
» Udbudsformen blev ændret
Tre ordregivere angiver, at der ikke kom noget ud af dialogen.
Det fremgår samlet set af undersøgelsen, at ordregivere og tilbudsgivere i hovedparten af
udbuddene har dialog efter udbudsmaterialet offentliggøres, men inden tilbudsfristen er udløbet. Langt de fleste ordregivere og tilbudsgivere oplever, at dialogen fører til afklaring af
uklarheder i udbudsmaterialet og korrektion af mindre fejl og mangler. Endvidere viser analysen, at både ordregivere og tilbudsgivere kan være med til at understøtte dialog under udbuddet. Ordregiverne understøtter dialogen ved at give tilbudsgiverne mulighed for at stille
spørgsmål til udbudsmaterialet og afholde spørgemøder. Tilbudsgiverne gør det ved at bruge
muligheden for at stille spørgsmål og deltage i spørgemøder.
Kun få ordregivere og tilbudsgivere giver udtryk for, at de afholder sig fra at have dialog efter
offentliggørelsen af udbudsmaterialet, fordi de ikke vil risikere at overtræde reglerne.
[Tekst
SIDE 56
KAPITEL 8 KORREKTION AF TILBUD
Kapitel 8
Korrektion af tilbud
Omdrejningspunktet i dette kapitel er mulighederne for korrektioner af tilbud med åbenlyse
og formelle fejl og mangler. Der ses både på kendskabet til og brugen af mulighederne for at
korrigere fejlbehæftede tilbud.
Analyserne i kapitlet viser, at stort set alle ordregivere er opmærksomme på de muligheder,
som udbudsreglerne giver for at korrigere tilbud med åbenlyse fejl og mangler. Det er mindre
end hver 17. ordregiver, der ikke er opmærksom på disse muligheder. Blandt de ordregivere,
der modtog fejlbehæftede tilbud ved seneste udbud, benyttede over to tredjedele mulighederne for korrektion.
Hos tilbudsgiverne er det næsten tre fjerdedele, der svarer, at de ikke oplevede problemer i
forhold til mindstekrav eller fejl og mangler ved seneste tilbudsafgivelse. Blandt de tilbudsgivere, der afleverede fejlbehæftede tilbud, fik mere end halvdelen rettet fejlene eller manglerne, mens en fjerdedel fik tilbuddene afvist.
8.1 Det er muligt at korrigere tilbud med åbenlyse eller formelle fejl og mangler
Det hænder, at ordregivere modtager tilbud med fejl og mangler. Det kan føre til, at ordregiveren bliver nødt til at afvise de pågældende tilbud. Det er fx tilfældet, hvis et tilbud ikke lever op
til de mindstekrav, som er angivet i udbudsmaterialet. Det kan også være, at ordregiver i udbudsmaterialet fx har skrevet, at manglende fremsendelse af regnskab i tre kopier vil udelukke tilbudsgiver fra evaluering. I så fald er ordregiver forpligtet til at afvise tilbud, der kun indeholder regnskab i én eller to kopier.
Fejl og mangler i tilbud kan have karakter af at være åbenlyse og formelle. Det kan fx være fejl
eller mangler, der ikke har betydning for konkurrencen, eller som er åbenlyse og derfor også
let vil kunne korrigeres.
Ved åbenlyse fejl og mangler er det god udbudskultur, når ordregiver anvender de muligheder, udbudsreglerne giver for at korrigere mindre fejl og mangler. Korrektion er mulig inden
for udbudsreglerne under overholdelse af princippet om ligebehandling og forbuddet mod
forhandling. Ordregiver kan blandt andet vælge at se bort fra fejlen eller manglen, såfremt
ordregiver i forvejen er i besiddelse af de krævede oplysninger eller dokumentation. Ordregiver kan også vælge selv at indhente oplysninger eller dokumenter, såfremt disse er offentligt
tilgængelige samt anmode tilbudsgiverne om at berigtige fejl eller mangler inden for en fastsat
tidsfrist.
Det er i ordregivers interesse, at åbenlyse fejl og mangler korrigeres. Jo flere tilbud som ordregiver udelukker, jo mindre konkurrence er der om den konkrete opgave. Ordregiver risikerer at afvise et fejlbehæftet tilbud, som i øvrigt har den laveste pris eller havde været det økonomisk mest fordelagtige tilbud. På den måde kan fravalg af korrektion betyde, at ordregiver
kommer til at betale en højere pris eller får en dårligere kvalitet. En udelukkelse kan også gøre
tilbudsgiverne mindre tilbøjelige til at byde på opgaver i fremtiden, hvorfor konkurrencen
også kan skades på længere sigt.
På trods af ordregivers mulighed for at korrigere visse typer af fejl og mangler er det dog altid
tilbudsgivers ansvar, at tilbuddene lever op til de betingelser og mindstekrav, som fremgår af
udbudsmaterialet.
SIDE 57
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
I resten af dette kapitel fokuseres der på, om ordregivere og tilbudsgivere har kendskab til og
anvender de muligheder, der er i udbudsreglerne for at korrigere fejl og mangler i tilbud.
8.2 Ordregivere vil gerne korrigere tilbud med fejl og mangler
I dette afsnit belyses ordregivernes kendskab til og erfaringer med at anvende mulighederne
for at rette åbenlyse fejl og mangler i tilbuddene.
I spørgeskemaundersøgelsen er ordregiverne blevet spurgt om, hvorvidt de er opmærksomme på mulighederne for at korrigere åbenlyse fejl og mangler. De ordregivere, der har været
opmærksomme på disse muligheder, er også blevet spurgt til, om de har modtaget denne form
for fejlbehæftede tilbud. Ordregivernes svar fremgår af figur 8.1.
Figur 8.1 Ordregiveres svar om fejl og mangler ved seneste udbud
Var I opmærksomme på mulighederne for at
korrigere mindre åbenlyse /formelle fejl og
mangler i de modtagne tilbud?
94 pct.
Var der mindre åbenlyse /formelle fejl og
mangler i de modtagne tilbud?
37 pct.
Ja
Nej
Ja
Nej
63 pct.
6 pct.
Anm.: Opgørelsen i det første spørgsmål er baseret på svar fra 209 ordregivere og i det andet spørgsmål på svar fra 197 ordregivere.
Næsten alle ordregiverne (94 pct.) angiver, at de er opmærksomme på mulighederne for at
korrigere mindre åbenlyse og formelle fejl og mangler i de modtagne tilbud.
De 94 pct. af ordregiverne, der svarede, at de er opmærksomme på mulighederne for korrektion, er også blevet spurgt til, om de har modtaget tilbud med åbenlyse fejl og mangler. Det er
tilfældet for 37 pct. af disse ordregivere, mens de resterende små to tredjedele ikke har
modtaget tilbud med åbenlyse eller formelle fejl og mangler ved deres seneste udbud.
De ordregivere, som modtog tilbud med mindre fejl og mangler ved seneste udbud, er også
blevet spurgt om, hvordan de håndterede disse tilbud. Disse ordregivere har altså både
svaret bekræftende på, at de er opmærksomme på mulighederne for at korrigere åbenlyse
fejl og mangler, og at de har modtaget sådanne fejlbehæftede tilbud ved seneste udbud.
Deres svar om håndteringen af de fejlbehæftede tilbud fremgår af følgende figur.
SIDE 58
KAPITEL 8 KORREKTION AF TILBUD
Figur 8.2 Ordregivernes håndtering af fejlbehæftede tilbud
14 pct.
De mindre åbenlyse/formelle fejl og
mangler blev rettet
15 pct.
Tilbud blev afvist
71 pct.
Andet
Anm.: Opgørelsen er baseret på svar fra 72 ordregivere.
Størstedelen af disse ordregivere (71 pct.) har benyttet sig af mulighederne for at rette de
åbenlyse eller formelle fejl og mangler. Blandt de resterende 29 pct. af ordregiverne har de 15
pct.point afvist tilbuddet, mens 14 pct.point har svaret andet.
Sidstnævnte gruppe har haft mulighed for at uddybe deres svar med kommentarer. Kommentarerne omhandler først og fremmest fejl og misforståelser, der har ledt ordregiver til at overgå til udbud med forhandling eller at annullere udbuddet. Det vil sige annullation af enten en
delaftale eller tilbuddet i sin helhed. Andre ordregivere peger på, at de fejlbehæftede tilbud
ikke var fra en vindende tilbudsgiver, hvorfor ordregiverne ikke har foretaget sig yderligere.
De ordregivere, der i figur 8.2 afviste et tilbud på grund af åbenlyse fejl og mangler, har også
26
haft mulighed for at beskrive årsagen hertil. Halvdelen af disse ordregivere begrunder deres
afvisning med, at tilbuddene var ukonditionsmæssige. Derudover forklarer flere ordregivere,
at tilbuddene enten ikke levede op til deres mindstekrav, eller at de frygtede at overtræde
udbudsreglerne ved at korrigere fejl og mangler.
En anden gruppe af ordregivere udgøres af dem, der i figur 8.1 svarer, at de ikke er opmærksomme på mulighederne for at korrigere åbenlyse fejl og mangler. Disse udgør 6 pct. af ordregiverne (12 ordregivere), og de er i spørgeskemaundersøgelsen blevet bedt om at svare på,
hvorfor de ikke var opmærksomme på mulighederne. Deres svar fremgår af tabel 8.3.
__________________
26
Denne gruppe bestående af ti ordregivere, har i figur 8.1 svaret bekræftende på, at de er opmærksomme på mulighederne for
at korrigere åbenlyse eller formelle fejl og mangler, bekræftende på at have modtaget sådanne fejlbehæftede tilbud og i figur 8.2
svaret andet.
SIDE 59
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Figur 8.3 Hvorfor ordregivere ikke er opmærksomme på mulighederne for korrektion
8 pct.
17 pct.
Vi var ikke klar over, at der var mulighed for
at korrigere mindre åbenlyse/formelle fejl
og mangler
Der var ikke behov for det/ingen tilbud
med mindre åbenlyse fejl eller mangler
75 pct.
Andet
Anm.: Opgørelsen er baseret på svar fra 12 ordregivere.
Ni af 12 ordregiverne svarer, at der enten ikke var behov for en korrektion, eller at de ikke har
modtaget fejlbehæftede tilbud. To ordregivere var ikke klar over muligheden for at korrigere
tilbud med åbenlyse eller formelle fejl og mangler, mens den sidste ordregiver har oplyst at
have modtaget 95 anmodninger om prækvalifikation, og at dette var rigeligt til, at en enkelt
kunne udelades på grund af fejl eller mangler.
8.3 Tilbudsgiverne oplever få problemer med deres tilbud
Tilbudsgiverne er også blevet spurgt om, hvorvidt de har oplevet problemer med deres tilbud,
og i givet fald hvilke problemer. De 94 tilbudsgiveres svar til dette spørgsmål fremgår af følgende tabel.
Tabel 8.1 Tilbudsgivernes erfaringer med mindstekrav, fejl og mangler
Andel
Der var mindre åbenlyse/formelle fejl og mangler i vores tilbud
13 pct.
Vi tog forbehold i forhold til mindstekrav
7 pct.
Vi kunne ikke opfylde mindstekrav
3 pct.
Nej, vi oplevede ingen af ovenstående problemer
73 pct.
Andre problemer
10 pct.
Anm.: Opgørelsen er baseret på svar fra 94 tilbudsgivere. Der var mulighed for at angive flere svar, og tallene summer derfor
ikke til 100 pct.
SIDE 60
KAPITEL 8 KORREKTION AF TILBUD
Næsten tre fjerdedele af tilbudsgiverne oplevede ikke problemer i forhold til mindstekrav, fejl
eller mangler ved det seneste udbud, de afgav tilbud på. 13 pct. af tilbudsgiverne svarer, at der
var mindre åbenlyse eller formelle fejl og mangler i deres tilbud, mens i alt 10 pct. svarer, at de
enten tog forbehold i forhold til mindstekrav, eller ikke kunne opfylde mindstekravene ved
27
seneste udbud.
Derudover har 10 pct. af tilbudsgiverne anvendt svarkategorien andre problemer. Herunder er
der især peget på to problemstillinger. Denne ene er, at ordregiverens specifikationer i udbudsmaterialer var uklare, og at det besværliggjorde tilbudsafgivelsen. Den anden er, at ordregiver stiller krav, som efter tilbudsgiveres opfattelse havde til formål at favorisere et kontrolbud. Desuden peger enkelte tilbudsgivere på problemstillinger om, at stive krav uden muligheder for innovation og ændringer af krav i løbet af udbudsperioden er problematiske i
forhold til at udarbejde tilbud.
Som det fremgår af tabel 8.1 har blot 13 pct. af tilbudsgiverne oplevet problemer med fejl eller
mangler i deres seneste tilbud. Dette tal er væsentligt lavere end de 34 pct. af ordregiverne,
som opleverede at modtage tilbud med mindre fejl eller mangler ved seneste udbud. Denne
forskel kunne tyde på, at nogle tilbudsgivere er uvidende om at have afleveret fejlbehæftede
tilbud. Det kan fx skyldes, at ordregiver ikke gør tilbudsgiver opmærksom på fejl og mangler.
28
Ordregiveren kan efter udbudsreglerne anmode om de manglende eller fejlbehæftede oplysninger, men er ikke forpligtet til at gøre det. Det er dog god udbudskultur, når ordregiver korrigerer åbenlyse fejl og mangler. Derved bidrager ordregiver til en velfungerende konkurrence
om opgaverne. Både i forhold til det pågældende udbud og på længere sigt.
De 13 pct. af tilbudsgiverne, der har afleveret tilbud med åbenlyse eller formelle fejl og mangler, har også svaret på, hvordan det blev håndteret af ordregiver. Svarene fremgår af følgende
figur.
__________________
27
De tre tilbudsgivere, der har svaret, at de ikke kunne opfylde mindstekravene i udbudsmaterialet, har supplerende hhv.
forklaret, at ordregiver ikke ville ændre på mindstekravene, hvorfor den pågældende tilbudsgiver blev afvist, at udbuddet blev
annulleret, og at opgaven gik til en anden ordregiver.
28
Implementeringsbekendtgørelsen, kapitel 5, § 12.
SIDE 61
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Figur 8.4 Tilbudsgivers svar om ordregivers håndtering af fejlbehæftede tilbud
17 pct.
De mindre åbenlyse/formelle fejl og
mangler blev rettet
Vores tilbud blev afvist
25 pct.
58 pct.
Andet
Anm.: Opgørelsen er baseret på svar fra 12 tilbudsgivere.
Det fremgår af figur 8.4, at godt halvdelen af tilfældene (7 tilbud) blev de åbenlyse eller formelle fejl og mangler rettet, mens en fjerdedel (3 tilbud) blev afvist. Endeligt har to tilbudsgi29
vere benyttet svarkategorien andet.
__________________
29
De to tilbudsgiveres forklaringer er uklare og bidrager ikke med ny indsigt. De er derfor ikke refereret her.
SIDE 62
KAPITEL 9 EVALUERING OG TILDELING
Kapitel 9
Evaluering og tildeling
I dette kapitel sættes der især fokus på de elementer i at have en god udbudskultur, som handler om evaluering af tilbud og dialog om afslag m.v.
I den første del af kapitlet ses der på, hvad ordregiverne gør i evalueringerne, og hvad de oplyser tilbudsgiverne om. Analyserne viser her, at der i over halvdelen af evalueringerne bruges
pointmodeller til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud, mens tildelingen i en
tredjedel af udbuddene sker til tilbuddet med laveste pris. I mere end tre fjerdedele af de udbud, hvor tildelingskriteriet var det økonomisk mest fordelagtige tilbud, fik tilbudsgiverne
ikke oplyst modellen for, hvordan tilbuddene ville blive evalueret.
I den sidste del af kapitlet viser svarene fra både ordregivere og tilbudsgivere, at ordregiverne
gerne giver uddybende forklaringer på afslag til de tilbudsgivere, som ønsker dette.
Det er ordregivernes oplevelse, at de giver meget specifikke begrundelser for afslag i omkring
halvdelen af udbuddene, mens tilbudsgiverne har en oplevelse af at modtage meget specifikke
begrundelser i en væsentlig mindre andel af udbuddene.
I langt de fleste udbud vælger tilbudsgiverne enten ikke at gøre yderligere efter at have modtaget afslag eller at tage kontakt til ordregiveren for at få en bedre forklaring af afslaget. Tilbudsgiverne søger dog om aktindsigt i en betydelig andel af udbuddene. Ifølge oplysninger fra
ordregivere søges der om aktindsigt i 15 pct. af udbuddene, mens 16 pct. af de forbigåede
tilbudsgivere har oplyst at have søgt om aktindsigt ved seneste udbud. Der bliver desuden
klaget over en mindre andel af udbuddene.
9.1 Dialog om tildelingsbeslutningen er vigtigt
Et af elementerne i at have en god udbudskultur er, at ordregivere og tilbudsgivere har god
dialog om tildelingsbeslutningen.
Forud for tildelingen skal ordregivere evaluere tilbuddene ud fra de tildelingskriterier, som er
offentliggjort i udbudsmaterialet. Evalueringsprocessen skal være gennemsigtig, og sikre ligebehandling af tilbudsgiverne.
Når ordregiveren har fundet en vinder af udbuddet, er det vigtigt, at tildelingsbeslutningen
formidles på en god måde til især til de forbigåede tilbudsgivere. De forbigåede tilbudsgivere
har en interesse i at få oplyst, hvorfor de ikke vandt opgaven, så de kan forbedre deres tilbud
til næste gang.
Orienteringen om valg af leverandør skal ske samtidigt til alle bydende, og orienteringen skal
være ledsaget af en kort redegørelse med de relevante grunde for beslutningen. Ordregiveren
skal også oplyse, om det vindende tilbuds karakteristika og relative fordele, samt navnet på
den vindende tilbudsgiver.
Hvis en tilbudsgiver ikke mener, at redegørelsen giver en tilstrækkelig begrundelse for tildelingen, kan tilbudsgiveren bede om yderligere begrundelse, enten skriftligt eller ved et møde.
Ordregiveren er ikke forpligtet til at give yderligere begrundelse. Hvis tilbudsgiveren mener,
at tildelingen ikke har været i overensstemmelse med reglerne, kan han anmode om aktindsigt
eller klage til Klagenævnet for Udbud. Anmodninger om aktindsigt og klager til Klagenævnet
SIDE 63
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
for Udbud er yderst ressourceskrævende. Selvom en uddybning af tildelingsbeslutningen kan
virke ressourceskrævende for ordregiveren, er det langt mindre krævende end aktindsigt eller
en klagesag.
I dette kapitel ses nærmere på, hvordan ordregiverne evaluerer tilbud, og hvilken dialog ordregiverne har med de forbigåede tilbudsgivere.
9.2 Pointmodeller og tildeling efter lavest pris er mest udbredt
I dette afsnit beskrives de resultater, som belyser, hvilke modeller ordregivere bruger, når de
evaluerer tilbud, og hvad de oplyser om evalueringen i udbudsmaterialet.
Ordregiverne og tilbudsgiverne blev i undersøgelsen spurgt om, hvilken evalueringsmodel der
blev brugt i det seneste udbud. Svarene fremgår af følgende figur.
Figur 9.1 Hvilken evalueringsmodel blev brugt i seneste udbud?
Ordregivere
Tilbudsgivere
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Laveste pris
Pointmodel til identificering af det
økonomisk mest fordelagtige tilbud*
Sproglig evaluering (uden fx
pointgivning) til identificeringen af
økonomisk mest fordelagtige tilbud
Prismodel til identificering af det
økonomisk mest fordelagtige tilbud**
Anm.: *I en pointmodel omregnes priser til point, som vægtes sammen med point for kvalitative kriterier.
**I en prismodel omregnes point for kvalitative kriterier til priser, som lægges sammen med tilbudspriserne.
Der er stor overensstemmelse mellem oplysningerne fra ordregivere og tilbudsgivere om de
anvendte evalueringsmodeller ved seneste udbud. I over halvdelen af de undersøgte udbud
blev brugt en pointmodel til at identificere det økonomiske mest fordelagtige tilbud. I ca. en
30
tredjedel af udbuddene blev der tildelt efter laveste pris.
__________________
30
Datamaterialet giver mulighed for at undersøge, om brugen af evalueringsmodeller varierer alt efter hvilken opgavetype,
udbudsform, kontraktstørrelse eller ordregivertype. Analysen viser, at der ikke er signifikant variation i brugen af evalueringsmodeller, inden for de forskellige parametre.
SIDE 64
KAPITEL 9 EVALUERING OG TILDELING
Ordregivere og tilbudsgivere blev også spurgt, om evalueringsmodellen blev oplyst i udbudsmaterialet. Svarene for de udbud, hvor tildelingskriteriet var det økonomisk mest fordelagtige
tilbud, fremgår af følgende figur.
Figur 9.2 Blev evalueringsmodellen oplyst i udbudsmaterialet?
Ordregivere
Tilbudsgivere
4 pct.
1 pct.
20
pct.
76
pct.
20 pct.
Hele modellen, så tilbudsgivere
præcist vidste, hvordan tilbud
ville blive evalueret
De påkrævede oplysninger om
kriterier og vægtning
79 pct.
Andet
Anm.: Figuren bygger over 131 ordregivere og 66 tilbudsgivere, der har svaret på, hvor meget information om evalueringsmodellen ordregiveren havde oplyst i udbudsmaterialet. Figuren bygger udelukkende over ordregivere, som ikke benyttede ”laveste pris” som evalueringsmodel, jf. figur 9.1.
Også her viser svarene fra ordregivere og tilbudsgivere næsten samme billede. I hovedparten
af udbuddene blev der kun offentliggjort de påkrævede oplysninger om kriterier og vægtninger. Det oplyser 79 pct. af ordregiverne og 76 pct. af tilbudsgiverne. I mere end tre fjerdedele
af de udbud, hvor tildelingskriteriet var det økonomisk mest fordelagtige tilbud, havde tilbudsgiverne derfor ikke en præcis viden om, hvordan tilbuddene ville blive evalueret.
Undersøgelsen belyser også, hvilke priser tilbuddene bliver evalueret på. Svarene fremgår af
følgende figur.
SIDE 65
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Figur 9.3 Hvilke priser og omkostninger blev tilbuddene evalueret på?
70%
Ordregivere
Tilbudsgivere
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Priser i tilbuddene, som omhandler de
samlede omkostninger (der kommer
ingen efterfølgende omkostninger)
Priser i tilbuddene, som omhandler en Totaløkonomien i aftaleperioden, dvs. en
del af de samlede omkostninger
samlet vurdering af priser i tilbuddene
(totaløkonomien i aftaleperioden blev og efterfølgende omkostninger til drift,
ikke vurderet)
vedligehold, el osv
Andet
Anm.: Opgørelsen er baseret på 207 svar fra ordregivere og 94 svar fra tilbudsgivere.
Som det fremgår af figuren, bliver tilbuddene i ca. fire ud af fem udbud vurderet på de priser,
der fremgår af tilbuddene (de to sæt af søjler længst til venstre i figur 9.3). Der er dog stor
forskel i svarene fra ordregivere og tilbudsgivere om, hvorvidt en evaluering ud fra tilbudspriser omfatter alle omkostninger i aftaleperioden. Her har ordregiverne en opfattelse af, at tilbudspriserne i de fleste tilfælde omfatter alle omkostninger, mens det er tilbudsgiverne opfattelse, at der i de fleste tilfælde også kommer andre omkostninger i aftaleperioden.
I omkring en femtedel af udbuddene sker evalueringen ud fra opgørelser om totaløkonomien i
aftaleperioden.
Når ordregiverne har evalueret tilbuddene, skal tildelingsbeslutningen viderebringes til de
bydende tilbudsgivere.
9.3 Ordregivere og tilbudsgivere har god dialog om tildelingsbeslutningen
I dette afsnit ses der på ordregivernes dialog med tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen.
Ordregiverne og tilbudsgiverne er i spørgeskemaundersøgelsen blevet spurgt, hvilken information der blev givet til de tilbudsgivere, som ikke fik opgaven. Svarene fremgår af tabel 9.1.
SIDE 66
KAPITEL 9 EVALUERING OG TILDELING
Tabel 9.1 Hvilken information blev givet til de forbigåede tilbudsgivere?
Ordregivere
Tilbudsgivere
En overordnet begrundelse for afslaget
32 pct.
47 pct.
En meget specifik begrundelse om, hvor tilbud var godt og mindre godt
47 pct.
16 pct.
En dialog, hvor afslag blev uddybende forklaret
9 pct.
16 pct.
Andet
13 pct.
20 pct.
Anm.: Tabellen er baseret på besvarelser fra 207 ordregivere og 49 tilbudsgivere. Ud af de 94 tilbudsgivere i undersøgelsen svarede 50, at de ikke vandt udbuddet, og
heraf svarede 49 på spøgsmålet om, hvilken begrundelse de fik.
Næsten halvdelen af ordregiverne (47 pct.) oplyser, at de gav en meget specifik begrundelse
om, hvor tilbudsgivernes tilbud var godt og mindre godt. Blandt tilbudsgiverne er det en væsentlig lavere andel på 16 pct., der oplever at have modtaget en meget specifik begrundelse.
Når man ser på, hvilken andel af tilbudsgiverne der har modtaget en overordnet begrundelse
for afslaget, er billedet det omvendte. Det opleves af næsten halvdelen af tilbudsgiverne (47
pct.) og af 32 pct. af ordregiverne.
Under kategorien andet bemærker flere ordregivere, at de har oplyst den vindende pris i de
udbud, hvor tildelingskriteriet var laveste pris. Andre ordregivere sendte mere detaljerede
oplysninger om det vindende tilbud til tilbudsgiverne og beskrev, hvor deres tilbud adskilte
sig fra tilbudsgiverens tilbud. I enkelte tilfælde har der kun været én enkelt tilbudsgiver tilbage ved tildelingen, og der blev derfor ikke sendt afslag.
Blandt de tilbudsgivere, der kommenterede i kategorien andet, har flere oplevet, at udbuddet
blev annulleret, og andre tilbudsgivere har svaret, at de valgte ikke at byde på opgaven.
Den information, som ordregiverne sender til tilbudsgiverne, er i visse tilfælde ikke tilstrækkeligt til, at tilbudsgiverne forstår begrundelsen for tildelingen, og i nogle tilfælde er tilbudsgiverene uenige i tildelingen. Ordregiverne og tilbudsgiverne er derfor i undersøgelsen også
blevet spurgt, om de forbigåede tilbudsgivere gjorde yderligere, efter at have modtaget afslaget.
Svarene fra ordregivere fremgår af figur 9.4.
SIDE 67
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Figur 9.4 Ordregivers svar på, hvad forbigående tilbudsgivere har gjort efter at have
modtaget afslag?
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Nej
Ja, de har søgt aktindsigt
Ja, sagen er blevet påklaget til
Klagenævnet for Udbud
Andet
Anm.: Tabellen er baseret på svar fra 207 ordregivere.
To tredjedele af ordregiverne har ved seneste udbud oplevet, at tilbudsgiverne ikke gjorde
yderligere efter, at de havde modtaget deres afslag. I 15 pct. af udbuddene oplevede ordregiverne, at der var tilbudsgivere, der søgte aktindsigt. Desuden har godt 20 pct. af ordregiverne
svaret andet, hvor størstedelen af svarene omhandler, at tilbudsgivere kontaktede dem for at
få uddybende forklaringer, jf. også boks 9.2 nedenfor.
Ordregivernes svar ovenfor omhandler alle de deltagende tilbudsgiveres reaktion på afslag
ved det seneste udbud. Figuren nedenfor viser tilbudsgivernes svar, som alene omhandler de
pågældende tilbudsgiveres reaktion på afslag ved seneste udbud.
Figur 9.5 Tilbudsgivers svar på, hvad de yderligere har gjort efter at have modtaget afslag?
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Nej
Ja, søgt aktindsigt
Ja, klaget til
Ja, søgt dialog for at få
Klagenævnet for Udbud
bedre forklaring af
afslag
Anm.: Figuren er bygget over de 49 tilbudsgivere, der svarede, at de ikke vandt deres seneste udbud.
Andet
SIDE 68
KAPITEL 9 EVALUERING OG TILDELING
Blandt tilbudsgiverne er det omkring én tredjedel der oplyser, at de ikke gjorde yderligere.
Tilbudsgivernes har imidlertid haft en ekstra svarmulighed i forhold til ordregiverne om, at de
har søgt dialog for at få bedre forklaring af afslaget. Denne svarmulighed har næsten halvdelen
af tilbudsgiverne benyttet. Figuren viser også, at omkring 16 pct. af de tilbudsgivere, der har
fået afslag, efterfølgende har anmodet om aktindsigt.
Sammenstilles oplysningerne fra de to ovenstående figurer viser oplysningerne fra ordregivere, at der søges om aktindsigt i 15 pct. af udbuddene, mens 16 pct. af de forbigåede tilbudsgivere har oplyst at have søgt om aktindsigt ved seneste udbud.
Der bliver desuden klaget over en mindre andel af udbuddene.
Boks 9.1
Sammenfatning af ordregivernes og tilbudsgivernes kommentarer
til, hvad forbigåede tilbudsgivere yderligere
gjorde efter at have
modtaget afslag
31
Endeligt har 22 pct. af ordregiverne og 16 pct. af tilbudsgiver svaret andet på spørgsmålet om,
hvad tilbudsgiverne gjorde yderligere efter at have modtaget afslag. Ordregiveres og tilbudsgiveres kommentarer under kategorien andet er sammenfattet i boks 9.
43 ordregivere svarede i kategorien andet på spørgsmålet om én eller flere forbigåede tilbudsgivere havde gjorde yderligere efter, at de havde modtaget afslag. Nedenstående sammenfatning
samler deres besvarelser.
Dialog via telefon eller mail. 21 ordregivere beskrev, at de havde været i dialog med tilbudsgivere efter, at de havde modtaget afslag. Dialogen gik ofte på en uddybning af begrundelsen for
tildelingen. Dialogen foregik enten pr. telefon eller mail og skete på efterspørgsel fra tilbudsgiveren. Flere nævner, at tilbudsgiverne efter dialogen udtrykker større forståelse over tildelingsbeslutningen. I nogle tilfælde udtrykker tilbudsgiverne fortsat utilfredshed med beslutningen efter
dialogen, men i ingen af tilfældene havde det, indtil videre, fået yderligere konsekvenser.
Afholdt møder. Yderligere 10 ordregivere afholdt møder med forbigåede tilbudsgivere efter, at
tilbudsgiverne havde modtaget afslaget. Møderne blev ofte brugt til at gennemgå baggrunden for
tildelingen grundigt, og flere ordregivere oplevede, at tilbudsgiveren efter mødet havde større
forståelse for afgørelsen. En enkelt af disse ordregiver oplevede, at dialogen yderligere resulterede i, at tilbudsgiven trak en anmodning om aktindsigt tilbage.
Afventer. Otte ordregivere svarede, at de endnu ikke havde evalueret tilbuddene, eller at standstill perioden endnu ikke var udløbet, og at de derfor stadig kunne modtage henvendelser fra
tilbudsgiverne.
Anmodning om aktindsigt. To ordregivere beskrev, at de havde modtaget en eller flere anmodninger om aktindsigt, efter at de forbigåede tilbudsgivere havde modtaget deres afslag.
Ingen yderligere henvendelser. Tre ordregivere svarede, at de forbigåede tilbudsgivere ikke
havde gjort yderligere, enten fordi udbuddet blev aflyst, eller fordi der kun var én endelig tilbudsgiver.
Otte tilbudsgivere uddybede i kategorien andet, hvad de gjorde yderligere, efter de havde modtaget afslag. En enkelt tilbudsgiver svarede, at han afventede evalueringen af tilbuddet, mens de
øvrige syv tilbudsgiveres bemærkninger er sammenfattet i det følgende.
__________________
31
Ud af de 207 ordregivere i undersøgelsen har 3 ordregivere oplevet, at der blev klaget over deres seneste udbud. Blandt de 49
tilbudsgivere, som fik afslag ved seneste udbud, valgt de tre at klage over udbuddet. Udbudsrådets analyse af klagemønstret i
udbudsklagesager fra april 2012 viste, at der i 2010 blev klaget over 2,2 pct. af alle danske udbud.
SIDE 69
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Annullering af udbud. To tilbudsgivere oplevede, at udbuddet var blevet annulleret. I det ene
tilfælde blev udbuddet annulleret efter, at tilbudsgiveren havde klaget til Klagenævnet for Udbud.
Afholdt møder. To tilbudsgivere har holdt møder med ordregiveren, hvor de har fået oplysninger om proceduren for tildelingen og detaljer om det vindende bud.
Juridisk bistand. To tilbudsgivere har oplyst, at de har søgt juridisk bistand efter, at de havde
modtaget afslag fra ordregiveren.
Endeligt har en enkelt tilbudsgiver oplyst, at han undlod at foretage yderligere, da dette ville
kunne påvirke mulighederne for et fremtidigt samarbejde med den pågældende ordregiver.
Sammenfattende viser svarene fra både ordregivere og tilbudsgivere, at ordregiverne i langt
de fleste udbud giver overordnede eller specifikke begrundelser for afslag, og at ordregiverne
også gerne giver uddybende forklaringer til de tilbudsgivere, som ønsker dette.
SIDE 70
KAPITEL 10 KONTRAKTOPFØLGNING
Kapitel 10
Kontraktopfølgning
I dette kapitel sættes der fokus på det element i at have en god udbudskultur, som handler om
at bidrage til, at leverandøren efterlever kontrakten.
Analysen viser, at stort set alle ordregiverne oplever, at de følger op på, om leverandøren
efterlever kontrakten. Blandt tilbudsgiverne er det dog kun to tredjedele, der oplyser, at ordregiveren følger op på kontrakten.
Det bliver også undersøgt, om ordregiverne har en generel plan for opfølgning på leverandørkontrakter. Svarene viser her, at det har de fleste af ordregiverne ikke.
Undersøgelsen belyser også, hvor ofte ordregiverne følger op på, om kontrakten bliver efterlevet. Opgørelserne viser her på baggrund af svar fra tilbudsgivere, at der følges løbende op i
40 pct. af udbuddene, at der laves stikprøver i 24 pct. og at der i 19 pct. af udbuddene kun
følges op, hvis der er mistanke om, at kontrakten ikke efterleves.
10.1 Kontraktopfølgning sikre bedre leverancer
Et af elementerne i at have en god udbudskultur er at følge op på, om kontrakten bliver efterlevet.
Når en kontrakt er indgået, kan det være nødvendigt for ordregiveren at føre tilsyn med, om
leverandøren efterlever kontrakten. Det kan have store konsekvenser for både ordregiveren
og leverandøren, hvis kontrakten ikke bliver overholdt. For ordregiveren er det vigtigt at sikre, at leverandøren leverer den aftalte ydelsen til den aftalte pris.
Hvis kontrakten ikke overholdes, risikerer ordregiveren i øvrigt også at overtræde udbudsreglerne. Det skyldes, at en manglende overholdelse af kontrakten vil kunne anses som en væsentlig ændring af kontrakten. Ved væsentlige ændringer skal opgaven genudbydes. Det beror
på en konkret vurdering, om ændringen i kontrakten anses for væsentlig. Konkurrence- og
Forbrugerstyrelsen har udgivet en vejledning i kontraktændringer, hvor man kan læse mere
32
om, hvilke elementer ordregivere kan inddrage i deres vurdering af kontraktændringer.
Udover, at ordregiveren ikke får leveret den aftalte ydelse, kan manglende efterlevelse af kontrakten også påvirke fremtidige udbud. Hvis tilbudsgivere oplever, at mangelfuld efterlevelse
af kontrakter ikke har konsekvenser, er der risiko for, at de i fremtidige udbud afgiver tilbud,
som ikke er retvisende, og som de ikke påregner at efterleve til fulde.
Forbigåede leverandører kan også opleve det som et problem, hvis det ikke sikres, at den
valgte leverandør efterlever kontrakten. Når en leverandør fx ikke leverer alle de aftalte ydelser, kan de forbigåede leverandører opleve, at kontrakten er blevet tildelt på et forkert grund-
__________________
32
Vejledningen kan ses på følgende link: http://www.kfst.dk/Indhold-KFST/Publikationer/Dansk/2013/~/media/
KFST/ Publikationer/Dansk/2013/20131209pct.20Vejledningpct.20ompct.20kontraktaendringer.pdf.
SIDE 71
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
lag, og at leverandøren ikke burde have fået kontrakten tildelt. Det kan resultere i, at forbigåede leverandører afholder sig fra at deltage i konkurrencen om fremtidige offentlige opgaver,
eller at de klager til Klagenævnet for Udbud med krav om, at opgaven bliver genudbudt.
Det kan også have store konsekvenser for leverandøren, hvis kontrakten ikke efterleves fuldt
ud. Manglende efterlevelse kan indebære, at ordregiveren ophæver kontrakten og genudbyder
opgaven. Derved mister leverandøren indtjening og skal bruge ressourcer på at deltage i et nyt
udbud. Samtidig risikerer leverandøren at få et dårligt rygte og at blive udelukket fra fremtidige udbud.
Den bedste efterlevelse af kontrakten kan ofte sikres, når ordregiveren har en plan for kontraktopfølgning. Allerede når udbudsmaterialet formuleres, bør ordregiveren overveje, hvordan der skal følges op på de krav, der stilles. Ordregiveren kan med fordel offentliggøre planen
for kontraktopfølgning sammen med udbudsmaterialet. Derved er det tydeligt for tilbudsgiverne, at ordregiveren er opmærksom på efterlevelsen af kontrakten.
Ordregivere kan anvende forskellige metoder til at følge op på kontrakten. Det kan bl.a. være
kontrolbesøg, opfølgningsmøder, brugerundersøgelser, egenrapportering fra leverandøren
eller kontrol af fakturaer. Hvilken løsning der er bedst, afhænger af den konkrete opgave. Det
er også vigtigt, at ordregiveren er opmærksom på det ressourceforbrug, som opfølgningen
medfører.
I dette kapitel ses der nærmere på kontraktopfølgning, hvilke kontrakter der bliver fulgt op
på, og hvor ofte der bliver fulgt op.
10.2 Kontrakt opfølgning er udbredt
I dette afsnit ses der på, i hvilket omfang ordregiverne følger op på kontrakter. Ordregiverne
og tilbudsgiverne blev i spørgeskemaundersøgelsen spurgt, om der blev fulgt op på, om kontrakten blev efterlevet. Svarene fremgår af følgende figur.
Figur 10.1 Bliver der fulgt op på, om kontrakten efterleves?
Ja
Nej
Tilbudsgivere
Ordregivere
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Anm.: Opgørelsen er baseret på svar fra 93 tilbudsgivere og 207 ordregivere. De tilbudsgivere, der ikke vandt deres seneste
udbud, blev bedt om at svar generelt i forhold til, hvordan offentlige ordregivere typisk følger op på kontrakterne.
SIDE 72
KAPITEL 10 KONTRAKTOPFØLGNING
Stort set alle ordregiverne oplyser, at de følger op på, om leverandøren efterlever kontrakten.
Blandt tilbudsgiverne er det dog kun omkring to tredjedele, der oplever, at ordregiverne følger op på, om kontrakterne efterleves.
Tilbudsgivernes svar om kontraktopfølgning kan sorteres efter forskellige parametre fx opga33
vens størrelse. Fordelingen af tilbudsgivernes svar på hhv. kontrakter under og over 10 mio.
kr. fremgår af følgende figur.
Figur 10.2 Tilbudsgiveres svar om kontraktopfølgning fordelt på opgavestørrelse
100%
80%
60%
40%
20%
0%
Under 10 mio. kr.
Over 10 mio. kr.
Anm.: Opgørelsen er baseret på svar fra i alt 76 tilbudsgivere, hvor 40 omhandler udbud med kontraktværdier på under 10 mio.
kr. og 36 omhandler udbud med kontraktværdier på over 10 mio. kr.
Tilbudsgivernes svar viser et klart billede af, at ordregiverne gør mere for at følge op på de
større kontrakter end på de mindre kontrakter.
I de tilfælde, hvor der blev fulgt op på kontrakten, belyser undersøgelsen også, hvordan og
hvor ofte der blev fulgt op. Ordregiverne blev i spørgeskemaundersøgelsen spurgt, om opfølgningen skete efter en plan, som de generelt anvendte til opfølgning på leverandørkontrakter.
Svarene fremgår af følgende figur.
__________________
33
Datamaterialet giver mulighed for at undersøge, om kontraktopfølgning varierer alt efter hvilke opgavetype, udbudsform og
ordregivertype. Analysen viser, at der ikke er signifikant variation i graden af opfølgning, inden for de forskellige parametre.
SIDE 73
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Figur 10.3 Ordregiveres svar på, om kontraktopfølgningen sker efter en generel plan
38 pct.
62 pct.
Ja
Nej
Anm.: Opgørelsen er baseret på svar fra 203 ordregivere.
Som det fremgår af figuren, svarer 62 pct. af ordregiverne, at de ikke brugte en plan, som de
generelt anvender til opfølgning på leverandørkontrakter.
Undersøgelsen belyser også, hvornår opfølgningen sker. Både ordregivere og tilbudsgivere
blev spurgt om, hvor ofte ordregiverne følger op på, om leverandørerne efterlever kontrakterne. En fejl i spørgeskemaet indebar desværre, at spørgsmålet kun blev stillet til de ordregi34
vere, som havde svaret ja til spørgsmålet, om de havde en plan for opfølgningen. Svarene fra
denne del af ordregiverne giver derfor ikke et dækkende billede af hyppigheden af ordregivernes generelle opfølgning på leverandørkontrakter.
Svarene fra tilbudsgiverne på spørgsmålet om, hvor ofte ordregiverne følger op på kontrakternes efterlevelse fremgår af følgende tabel.
Tabel 10.1 Tilbudsgivernes svar om, hvor ofte følger ordregiverne op på kontrakterne
Andel
Der følges løbende op
40 pct.
Der følges af og til op/laver stikprøver
24 pct.
Der følges op, når der er mistanke om, at kontrakten ikke efterleves
19 pct.
Andet
16 pct.
Anm.: Opgørelsen er baseret på svar fra 62 tilbudsgivere.
__________________
34
Hovedparten (71 pct.) af de ordregivere, der har en generel plan for opfølgning på leverandørkontrakter, svarede, at de følger
løbende op på kontrakterne.
SIDE 74
KAPITEL 10 KONTRAKTOPFØLGNING
Som det fremgår af tabellen, oplever 40 pct. af tilbudsgiverne, at ordregiveren følger løbende
op, at kontrakterne efterleves. 24 pct. af tilbudsgiverne oplever, at ordregiverne laver stikprøver, og færre endnu svarer, at der bliver fulgt op, når der er mistanke om at kontrakten ikke
efterleves.
Blandt de tilbudsgivere, der svarede i kategorien andet, påpeger flere, at de har løbende dialog
med ordregiverne eller har evalueringsmøder halv- eller helårligt. Én tilbudsgiver svarer, at de
selv i kontrakten lægger op til en omhyggelig opfølgning, fordi de ser det som en del af leverancen og en forudsætning for et forpligtende samarbejde.
SIDE 75
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Kapitel 11
Aktørernes vurderinger af udbudskulturen
Som det fremgår af kapitlerne ovenfor, er der en række forskellige elementer i at have en god
udbudskultur. I de foregående kapitler er den faktiske udbudsadfærd ved ordregivernes og
tilbudsgivernes seneste udbud analyseret. I dette kapitel ses der på, hvordan ordregivere og
tilbudsgivere synes, at udbudskulturen er, og hvad der kan blive bedre.
Først i kapitlet ses der på, hvad ordregivernes vigtigste fokus er ved udbud. De fleste ordregivere har især fokus på at opnå gevinster. Men der er også en del af ordregiverne, der ikke har
samme fokus på at have en god udbudskultur.
Dernæst ses der på, hvilken betydning det har at undgå klagesager. Analyserne viser, at det
har stor betydning for mange ordregivere. Det skyldes især, at klagesager er omkostningstunge, men også ønsker om at undgå at begå fejl. De fleste tilbudsgivere overvejer at søge aktindsigt eller klage over et udbud, når de føler sig urimeligt behandlet, når de ikke kan gennemskue, hvorfor de ikke har fået ordren, eller når de oplever, at udbudsreglerne er blevet overtrådt.
I den centrale del af kapitlet undersøges, på hvilke punkter ordregivere og tilbudsgivere kan
gøre mere for at sikre en god udbudskultur. For ordregiverne er det især i processerne før og
til dels også under udbuddet, at de kan gøre mere for at forbedre udbudskulturen. De kan især
gøre mere for at have dialog med tilbudsgiverne. For tilbudsgiverne er det også i processerne
før og under udbuddet, at der kan gøres mere. De kan især blive bedre til at komme med input
om, hvor udbudsmaterialet er uklart, og de kan også gøre mere for at sikre, at deres tilbud er
konditionsmæssige.
I slutningen af kapitlet ses der på, om rammerne for en god udbudskultur er til stede. Lidt over
halvdelen af både ordregiverne og tilbudsgiverne oplever, at rammerne kunne være bedre.
Det gælder især udbudsreglerne, hvor både ordregivere og tilbudsgivere peger på forbedringsmuligheder. Desuden er der mange ordregivere, som oplever, at en forbedring af deres
ressourcer kan medvirke til en bedre udbudskultur. Endeligt er det en del tilbudsgiveres opfattelse, at nogle ordregivere har for stort fokus på andre hensyn og for lidt fokus på at have en
god udbudskultur.
Sidst i kapitlet gennemgås de overvejelser og bemærkninger i øvrigt, som deltagerne i spørgeskemaundersøgelsen herudover har anført om udbudskulturen i Danmark.
Kapitlet indeholder flere steder referater og sammenfatninger af en række omfattende kommentarer og forslag, som både ordregivere og tilbudsgivere har anført de steder i spørgeskemaerne, hvor der har været mulighed for dette.
11.1 De fleste ordregivere har fokus på gevinster
En god udbudskultur kan medvirke til at skabe velfungerende konkurrence om opgaverne, så
ordregiveren kan få gevinster ved at sende opgaverne i udbud. Gevinsterne kan fx være i form
af økonomiske besparelser, bedre kvalitet eller udvikling af de offentlige ydelser.
SIDE 76
KAPITEL 11 AKTØRERNES VURDERINGER AF UDBUDSKULTUREN
Hvis der derimod ikke er en god udbudskultur, vil det fx kunne komme til udtryk ved, at ordregivere har overdreven fokus på at overholde reglerne, undgå klagesager eller kunne fortsætte med at gøre, som de plejer.
Som indgangsspørgsmål til ordregiveres og tilbudsgiveres vurderinger om udbudskulturen er
de blevet bedt om at svare på, hvad der er ordregivernes vigtigste fokus ved udbud. Svarene
fra ordregivere og tilbudsgivere på dette spørgsmål fordeler sig således.
Figur 11.1 Hvad er ordregivernes vigtigste fokus, når de sender opgaver i udbud?
Ordregivere
Tilbudsgivere
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
At få den bedst mulige
kombination af pris og kvalitet
(dvs. godt købmandsskab)
At få den lavest mulige pris
At få udviklet ydelserne, så der fx At kunne at gøre, som man
kan gives bedre tilbud til
plejer/fortsætte med kendte
borgerne m.v.
produkter
At overholde udbudsreglerne og
undgå klager m.v.
Anm.: Opgørelsen er baseret på svar fra 205 ordregivere og 91 tilbudsgivere. Der har kun været mulighed for at afgive ét svar på spørgsmålet. Svarmulighed nr. 2 om at få
den lavest mulige pris var ikke en tilgængelig svarmulighed for ordregiverne.
Som det fremgår af figuren, er der betydelige forskelle på, hvad ordregiverne selv opfatter som
deres vigtigste fokus ved udbud, og hvad tilbudsgiverne oplever.
Blandt ordregiverne har 72 pct. svaret, at deres vigtigste fokus ved udbud er at få den bedst
mulige kombination af pris og kvalitet, dvs. godt købmandsskab. Yderligere 10 pct. af ordregiverne har svaret, at deres vigtigste fokus er at få udviklet de offentlige ydelser, så der fx kan
gives bedre tilbud til borgerne. I alt har 82 pct. af ordregiverne således oplyst, at deres vigtigste fokus er at opnå gevinster ved udbuddene.
Blandt tilbudsgiverne har 50 pct. svaret, at de oplever, at ordregivernes vigtigste fokus er at få
den lavest mulige pris, mens yderligere 10 pct. har svaret, at ordregivernes vigtigste fokus er
den bedst mulige kombination af pris og kvalitet. Ingen tilbudsgivere oplever, at ordregivernes vigtigste fokus er at få udviklet deres ydelser. I alt oplever 60 pct. at tilbudsgiverne således, at ordregivernes vigtigste fokus er at opnå gevinster ved udbuddene.
SIDE 77
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Samlet er det således kun 60 pct. af tilbudsgiverne – mod 82 pct. af ordregiverne – der oplever,
at ordregivernes vigtigste fokus er at opnå gevinster ved udbud. Det skal dog bemærkes, at
tallene fra ordregivere og tilbudsgivere ikke er helt sammenlignelige. Mens den enkelte ordregiver har svaret i forhold til sit eget vigtigste fokus, har tilbudsgiverne svaret i forhold til deres
35
generelle oplevelse af ordregivernes vigtigste fokus.
Svarene fra ordregivere og tilbudsgivere viser også, at en del af ordregivernes vigtigste fokus
omhandler andet end at opnå gevinster ved udbuddene. 18 pct. af ordregiverne har selv angivet, at deres vigtigste fokus er at overholde reglerne og undgå klageager m.v. Samtidig er der i
alt 40 pct. af tilbudsgiverne, der oplever ordregivernes vigtigste fokus som værende enten at
overholde reglerne og undgå klager (22 pct.point) eller at kunne gøre som de plejer og fortsætte med kendte produkter (18 pct.point).
Sammenfattende har flertallet af ordregivere fokus på at opnå gevinster, når de sender opgaver i udbud. Men der er også en del af ordregiverne, der ikke har samme fokus på at have en
god udbudskultur og at opnå gevinster ved udbud.
11.2 Klager og aktindsigt fylder meget
I dette afsnit ses der nærmere på en enkelt af de problemstillinger, som ikke bør fylde for
meget, når der er en god udbudskultur, nemlig ordregiveres fokus på at overholde reglerne for
at undgå klager og aktindsigt m.v.
Ordregiverne er blevet bedt om at svare på, hvilken betydning det har for dem at undgå klagesager. Svarene fremgår af følgende figur.
Figur 11.2 Hvilken betydning har det for ordregiverne at undgå klagesager ved udbud?
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Det er vores vigtigste fokus
og har meget stor betydning
Det er vigtigt for os,
men fx kvalitet, pris og
udvikling er også vigtigt
Det forsøger vi at undgå,
men fx kvalitet, pris og
udvikling er vigtigere
Det vigtigste er fx kvalitet, pris
og udvikling, mens risikoen for
klager ikke spiller større rolle
Det har stort set ikke
betydning for os
Anm.: Opgørelsen er baseret på svar fra 205 ordregivere. Der har kun været mulighed for at afgive ét svar på spørgsmålet.
__________________
35
Herudover har ordregiverne heller ikke haft mulighed for at benytte svarmuligheden om at få den lavest mulige pris. Det må
antages, at de ordregivere, som i givet fald ville have anvendt denne svarmulighed, i stedet har svaret at få den bedst mulige
kombination af pris og kvalitet.
SIDE 78
KAPITEL 11 AKTØRERNES VURDERINGER AF UDBUDSKULTUREN
Figuren viser, at det har stor betydning for mange ordregivere at undgå klagesager. Knap 8
pct. af ordregiverne har svaret, at det er deres vigtigste fokus. Desuden har 46 pct. oplyst, at
det er en af deres væsentligste prioriteter at undgå klagesager, ligesom kvalitet, pris og udvikling også er vigtigt. Opgørelsen viser således, at overholdelse af udbudsreglerne og at undgå
klagesager har stor betydning for over halvdelen af ordregiverne.
Yderligere 37 pct. af ordregiverne har svaret, at de forsøger at undgå klagesager, men at kvalitet, pris og udvikling er vigtigere for dem. Tilbage er der derfor mindre end 10 pct. af ordregiverne, hvor risikoen for klagesager ikke spiller en større rolle eller stort set ikke har betydning.
De 54 pct. af ordregiverne, som har svaret, at det er det vigtigste fokus, eller at det er vigtigt at
undgå klagesager, er desuden blevet bedt om at oplyse, hvorfor dette er så vigtigt for dem.
Svarene fremgår af følgende figur.
Figur 11.3 Hvorfor har det så stor betydning for ordregivere at undgå klagesager?
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Det koster personale- Det er vigtigt for os Det koster ekstra (til fx Vi har ikke tid til en
Klagesager kan give
Det er en vigtig
ressourcer, som kun- ikke at lave fejl/ikke at
juridisk bistand)
klagesag, da det er en ikke ønsket omtale prioritering for vores
ne have været brugt
blive opfattet som
vigtigt for os at komi pressen/svække
topledelse at undgå
til andet
myndighed, der begår
me hurtigt i gang
vores image
klagesager
fejl
Andet
Anm.: Opgørelsen er baseret på svar fra de 110 ordregivere, som svarede, at det er vores vigtigste fokus og har meget stor betydning, eller at det er vigtigt for os, men pris,
kvalitet og udvikling har også betydning på spørgsmålet om, hvilken betydning det har at undgå klagesager. På spørgsmålet var der mulighed for at angive flere svar.
Blandt de væsentligste forklaringer på, at det har stor betydning for nogle ordregivere at undgå klagesager, er især, at klagesager er omkostningstunge. Det koster således både personaleressourcer, som kunne have været brugt til noget andet (65 pct.), og i mange tilfælde også
ekstraudgifter til juridisk bistand (45 pct.). Desuden er det også væsentligt for mange ordregivere ikke at blive opfattet som en myndighed, der begår fejl (49 pct.). For en mindre del af de
ordregivere, hvor det har stor betydning af undgå klagesager, er begrundelserne også, at de
ikke har tid til klagesager (32 pct.), at klagesager giver dårlig omtale i pressen (26 pct.) eller at
36
det er en vigtig prioritering for topledelsen af undgå klagesager (17 pct.).
__________________
36
Herudover har 10 pct. afkrydset feltet med andre begrundelser. Disse omhandler især, at man som offentlig ordregiver har
pligt til at overholde reglerne, og at det derfor må være en væsentlig prioritering. Desuden spiller det ind, at man gerne vil
SIDE 79
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Tilbudsgiverne er blevet anmodet om at oplyse, i hvilke situationer de overvejer at søge aktindsigt eller klage over et udbud.
Figur 11.4 I hvilke situationer overvejer tilbudsgivere at søge aktindsigt eller klage over et udbud?
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Altid eller
næsten altid
Når vi oplever,
at udbudsreglerne
bliver overtrådt
Når vi føler os
urimeligt behandlet
Når vi ikke kan
gennemskue, hvorfor
vi ikke har fået ordren
Vi overvejer aldrig at
søge aktinsigt eller
klage over udbud
Andet
Anm.: Opgørelsen er baseret på svar fra de 91 tilbudsgivere. På spørgsmålet var der mulighed for at angive flere svar.
Figuren viser et klart billede af, at hovedparten af tilbudsgiverne overvejer at søge aktindsigt
eller klage over et udbud, når de føler sig urimeligt behandlet, når de ikke kan gennemskue,
hvorfor de ikke har fået ordren, eller når de oplever, at udbudsreglerne er blevet overtrådt.
En mindre andel af tilbudsgiverne har oplyst, at de aldrig klager eller søger aktindsigt. I modsætning hertil har to tilbudsgivere oplyst, at de næsten altid overvejer at søge aktindsigt eller
at klage. Herudover har 10 pct. af tilbudsgiverne oplyst andre begrundelser. Disse omhandler
især konkurrencemæssige begrundelser om at opnå samme viden som konkurrenter, der har
søgt aktindsigt, samt konkrete eksempler om fx en annullering, hvor opgaven blev hjemtaget
uden dokumenteret begrundelse/kontrolbud.
Sammenfattende har det således stor betydning for mange ordregivere at undgå klagesager.
Det skyldes især, at klagesager er omkostningstunge, men også ønsker om at undgå at begå
fejl. Hovedparten af tilbudsgiverne overvejer dog at søge aktindsigt eller klage over et udbud,
når de oplever, at udbudsreglerne er overtrådt, at de føler sig urimeligt behandlet, eller at de
ikke kan gennemskue, hvorfor de ikke har fået ordren.
11.3 Ordregivere kan blive bedre til dialog
I spørgeskemaundersøgelsen er ordregivere og tilbudsgivere blevet spurgt om, på hvilke områder der kan gøres mere for at forbedre udbudskulturen. Svarmulighederne har her især
omhandlet de emner, som er gennemgået i kapitel 3-10. Mens analyserne i kapitel 3-10 omhandlede udbudsadfærden ved seneste udbud, har analyserne i de følgende afsnit fokus på
ordregiveres og tilbudsgiveres vurderinger om mulighederne for at forbedre udbudskulturen.
I dette afsnit ses der på, hvor ordregiverne kan gøre mere for at forbedre udbudskulturen.
Svarene fra både ordregivere og tilbudsgivere herom fremgår af følgende figur.
opfattes som seriøse samarbejdspartnere. Endeligt opfattes klagesager som både praktisk og fagligt irriterende, da de kan være
udtryk for, at indkøbere og udbudskonsulenter ikke har gjort deres arbejde godt nok.
SIDE 80
KAPITEL 11 AKTØRERNES VURDERINGER AF UDBUDSKULTUREN
Figur 11.5 På hvilke punkter kan ordregivere gøre mere for, at der er en god udbudskultur?
Svar fra ordregivere
Svar fra tilbudsgivere
Bedre undersøgelse/dialog før udbuddet
Bedre og klarere udbudsmateriale
Kun relevante og nødvendige mindstekrav
Understøtte innovative løsninger
Dialogmøder mhp. hurtig afklaring
Sikre konditionsmæssige tilbud
Bedre forklaringer af afslag mv.
Opfølgning mht. efterlevelse af kontrakten
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
Anm.: Opgørelserne er baseret på svar fra de 205 ordregivere og 90 tilbudsgivere. Ud over de anførte svarmuligheder, kunne ordregiverne også anføre følgende svar:
Begrænse udbudsomkostningerne for os selv (svaret af 24 pct.), begrænse udbudsomkostningerne for leverandører (32 pct.), vi gør alt, hvad vi kan, og vi kan ikke rigtigt gøre
37
mere (10 pct.) og andet (9 pct.). Tilbudsgiverne kunne også anfører følgende svar: Begrænse udbudsomkostningerne (40 pct.) og andet (9 pct.).
38
Svarene fra ordregivere og tilbudsgivere tegner næsten samme billede af, at det især er før og
til dels også under udbuddet, at ordregiverne kan gøre mere for at forbedre udbudskulturen.
De to punkter, hvor der er flest, der har peget på, at ordregiverne kan gøre mere, handler begge om dialog. Ordregiverne kan således især gøre mere for at lave bedre markedsundersøgelser og have mere dialog med tilbudsgiverne forud for udbuddet samt invitere til dialogmøder
under udbuddet, hvor spørgsmål til udbudsmaterialet hurtigt kan afklares. På begge disse
punkter har mere end halvdelen af ordregiverne og mere end tre fjerdedele af tilbudsgiverne
svaret, at ordregiverne kan gøre mere for at forbedre udbudskulturen.
Desuden er der enighed blandt ordregivere og tilbudsgivere om, at mange ordregivere også
kan gøre mere for at forbedre udbudskulturen på de andre punkter, som omhandler processer
før udbuddet. Ordregiverne kan her især blive bedre til kun at stille relevante og nødvendige
mindstekrav, til at lave bedre og klarere udbudsmaterialer og til at understøtte innovative
løsninger.
__________________
37
Under svarmuligheden andet har flere ordregivere anført, at man allerede gør meget, men altid kan blive bedre og gøre mere
for at sikre en god udbudskultur. Desuden har enkelte ordregivere peget på forskellige forbedringsmuligheder som fx justeringer i udbudsreglerne, høring over udbudsmaterialer forud for udbuddet, anvendelse af elektroniske udbud, og at der er brug for
flere personaleressourcer for at kunne gøre mere.
38
Under svarmuligheden andet har flere tilbudsgivere anført, at der skal være proportionalitet mellem opgavens størrelse og
krav til tilbudsgivere/tilbud. Et andet tema, som flere tilbudsgivere har peget på, er, at ordregivere skal blive bedre til at sikre, at
kravspecifikationer afspejler det reelle behov.
SIDE 81
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
39
Opgørelserne i figur 11.5 viser også en klar tendens om, at der på næsten alle parametre er
en større andel af tilbudsgiverne end af ordregiverne, som finder, at ordregiverne kan gøre
mere for at sikre en god udbudskultur. Det afspejler, at det er nemmere at se forbedringspotentialer hos andre end hos sig selv. Dette billede går også igen i afsnittet nedenfor, hvor der
ses på, hvilke områder tilbudsgiverne kan gøre mere for, at der er en god udbudskultur.
Sammenfattende er det i processerne før og til dels også under udbuddet, at ordregiverne kan
gøre mere for at forbedre udbudskulturen. Ordregiverne kan især gøre mere for at have dialog
med tilbudsgiverne både forud for udbuddet og under udbuddet.
11.4 Tilbudsgivere kan også gøre mere
Ordregivere og tilbudsgivere er også blevet spurgt om, hvor tilbudsgiverne kan gøre mere for
at forbedre udbudskulturen. Svarene fremgår af følgende figur.
Figur 11.6 På hvilke punkter kan tilbudsgivere gøre mere for, at der er en god udbudskultur?
Svar fra ordregivere
Svar fra tilbudsgivere
Være mere åbne for dialog før udbuddet
Input om, hvor udbudsmaterialet er uklart
Andre input, så udbudsmaterialet bliver bedre
Input om relevante/nødvendige mindstekrav
Oplysninger om nye og innovative muligheder
Åbne for ordregiveres ønsker om nye løsninger
Sikre, at tilbud er konditionsmæssige
Anmode om forklaringer af afslag inden klage
Gøre mere for at efterleve kontrakten
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
Anm.: Opgørelserne er baseret på svar fra de 205 ordregivere og 90 tilbudsgivere. Ud over de anførte svarmuligheder, kunne ordregiverne også anføre følgende svar: Gøre
40
mere for at begrænse vores udbudsomkostninger (svaret af 43 pct.)og andet (8 pct.). Tilbudsgiverne kunne også anfører følgende svar: Gøre mere for at begrænse ordregiveres udbudsomkostninger (6 pct.), vi gør alt, hvad vi kan, og kan ikke rigtigt gøre mere (23 pct.) og andet (11 pct.).
41
__________________
39
Den eneste af svarmulighederne, hvor der er større andel af ordregivere end tilbudsgivere, som ser potentialer i, at ordregiverne kan gøre mere, omhandler ordregivernes opfølgning og kontrol med tilbudsgivernes efterlevelse af kontrakten. Det er her
i sagens natur ordregiverne, der har den største interesse i at sikre efterlevelse af kontakten.
40
Under svarmuligheden andet har ordregiver peget på to problemstillinger. Den ene omhandler klager, hvor nogle ordregivere
oplever, at visse tilbudsgivere har en dårligt udbudskultur og klager i alt for mange situationer, hvor klager ikke er berettigede.
Det gælder især strategiske klager fra fx en leverandør, som tidligere havde kontrakten, hvor klagen har til formål at bevare
omsætning i en lidt længere periode. Den anden problemstilling omhandler visse tilbudsgiveres manglende professionalisme,
herunder fx manglende evne til at sætte sig ind i ordregivers behov, manglende kontraktstyring, for sen gennemgang af udbudsmaterialet, så opklarende spørgsmål bliver stillet for sent osv.
SIDE 82
KAPITEL 11 AKTØRERNES VURDERINGER AF UDBUDSKULTUREN
Der er bred enighed blandt ordregivere og tilbudsgivere om, at tilbudsgiverne både før og
under udbuddet kan gøre mere for at forbedre udbudskulturen.
Det punkt, som er fremhævet af flest, er, at tilbudsgiverne især kan blive bedre til at komme
med input om, hvor udbudsmaterialet er uklart. Det er påpeget af to tredjedele af ordregiverne og af over halvdelen af tilbudsgiverne.
Mere end 40 pct. af både ordregivere og tilbudsgivere har desuden peget på, at tilbudsgiverne
kan være mere åbne for dialog før udbuddet, at de kan blive bedre til at komme med andre
input om udbudsmaterialet og om relevante mindstekrav samt komme med oplysninger om
nye og innovative muligheder.
På nogle punkter er ordregivere og tilbudsgivere ikke enige i deres vurderinger om tilbudsgivernes muligheder for at forbedre udbudskulturen. Det gælder især i forhold til at sikre, at
tilbuddene er konditionsmæssige. Her vurderer 63 pct. af ordregiverne mod kun 12 pct. af
tilbudsgiverne, at tilbudsgiverne kan blive bedre. Desuden vurderer 35 pct. af ordregiverne
mod kun 3 pct. af tilbudsgiverne, at tilbudsgiverne kan gøre mere for at efterleve kontrakten.
Samlet set er der således en række processer før og under udbuddet, hvor tilbudsgiverne kan
gøre mere for at sikre en god udbudskultur. Tilbudsgiverne kan især blive bedre til at komme
med input om, hvor udbudsmaterialet er uklart, og de kan også gøre mere for at sikre, at deres
tilbud er konditionsmæssige.
11.5 Rammerne for udbudskulturen kan blive bedre
Som det fremgår af afsnittene ovenfor, kan både ordregivere og tilbudsgivere gøre mere for at
sikre en god udbudskultur. I dette afsnit ses der nærmere på, om rammerne for en god udbudskultur er til stede. Dette er både ordregivere og tilbudsgivere blevet bedt om at svare på,
jf. følgende figur.
41
Under svarmuligheden andet har flere tilbudsgivere anført forskellige bemærkninger, som især omhandler, at det er svært at
gøre mere i forhold til visse ordregivere, som ikke er åbne for dialog, og som helst bare vil forsætte med den hidtidige leverandør, og uden at der sker udvikling af ydelserne.
SIDE 83
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Figur 11.7 Er rammerne for, at I kan have god udbudskultur til stede?
Ordregivere
Tilbudsgivere
4 pct.
10 pct.
49 pct.
47 pct.
38 pct.
Ja
Ja
Delvist
Nej
Delvist
52 pct.
Nej
Anm.: Opgørelsen er baseret på hhv. 205 besvarelser fra ordregivere og 89 besvarelser fra tilbudsgivere.
Opgørelserne for ordregivere og tilbudsgivere viser nogenlunde samme billede. Lidt mindre
end halvdelen har svaret, at rammerne for at have en god udbudskultur er til stede. Der er
også næsten halvdelen af respondenterne, der har svaret, at det delvist er tilfældet. Endeligt
har forholdsvis beskedne andele af ordregiverne og tilbudsgiverne svaret, at rammerne for en
god udbudskultur ikke er til stede. Der er en mindre tendens i svarene om, at tilbudsgiverne
vurderer rammerne lidt dårligere end ordregiverne.
Lidt over halvdelen af både ordregiverne og tilbudsgiverne har således svaret, at rammerne
for at have en god udbudskultur kunne være bedre. Disse respondenter er også blevet bedt
om at svare på en række yderligere spørgsmål, som kan konkretisere, hvilke rammer der kan
forbedres.
SIDE 84
KAPITEL 11 AKTØRERNES VURDERINGER AF UDBUDSKULTUREN
Figur 11.8 Hvad kan blive bedre?
Ordregivere
70%
Tilbudsgivere
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Flere/bedre ressourcer hos os selv
Udbudsreglerne
Bedre information/
vejledninger o.lign.
Andet
Anm.: Opgørelserne er baseret på svar fra de 105 ordregivere og 55 tilbudsgivere, som har svaret nej eller delvist på det foregående spørgsmål om, hvorvidt rammerne for en god udbudskultur er til stede.
Bedre udbudsregler er den rammebetingelse, som der er flest ordregivere og tilbudsgivere,
der peger på. Desuden er der mange ordregivere, som oplever, at en forbedring af deres ressourcemæssige rammer vil kunne medvirke til en bedre udbudskultur. Blandt tilbudsgiverne
spiller de ressourcemæssige rammebetingelser ikke en særlig stor rolle. En forholdsvis begrænset del af ordregiverne og tilbudsgiverne efterspørger bedre rammer i form af information og vejledninger m.v., mens nogle ordregivere og en noget større andel af tilbudsgiverne har
peget på andre forhold, som kan forbedre rammebetingelserne.
I de følgende afsnit uddybes, hvad de pågældende ordregivere og tilbudsgivere yderligere har
svaret om disse områder, hvor rammerne for en god udbudskultur kan forbedres.
Forbedring af egne ressourcer
Som det fremgår ovenfor, er det lidt mere end halvdelen af ordregiverne og tilbudsgiverne der
har svaret, at rammerne for at have en god udbudskultur kunne være bedre. Og ud af disse har
67 pct. af ordregiverne og 15 pct. af tilbudsgiverne svaret, at egne ressourcer kunne være
bedre. Det er i alt 70 ud af de 209 ordregivere og 8 af de 94 tilbudsbudsgivere i undersøgelsen,
som har peget på forbedringspotentialer i egne ressourcer.
De 70 ordregiveres uddybende forklaringer om, hvad der er behov for at styrke i ordregivernes egne ressourcer i fx indkøbsafdelingerne fremgår af følgende figur.
SIDE 85
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Figur 11.9 Hvad er der behov for at styrke i ordregiverens indkøbsafdeling?
Antal
60
50
40
30
20
10
0
Flere medarbejderressourcer
Mere tid
Vores udbudsfaglige
kompetencer
Andet
Anm.: Opgørelserne er baseret på svar fra de 70 ordregivere.
Flere medarbejdere og mere tid er de ressourcemæssige rammer, hvor der er flest ordregivere, der peger på forbedringspotentialer. Ud af de 70 ordregivere har 54 svaret, at der er behov
for at styrke rammerne i form af flere medarbejderressourcer. Desuden har 35 svaret, at de
tidsmæssige rammer kan forbedres, og 26 har svaret, at deres udbudsfaglige kompetencer kan
42
forbedres.
Alle de otte tilbudsgivere, der har peget på muligheder for forbedringer i egne ressourcer,
ønsker sig bedre tidsmæssige rammer for at kunne have en god udbudskultur. Der er desuden
fire tilbudsgivere, der svarer, at flere medarbejderressourcer kan give bedre rammer, og også
fire tilbudsgivere, der har peget på, at forbedringer i deres udbudsfaglige kompetencer kan
medvirke til en bedre udbudskultur.
Forbedringer i reglerne
I alt har 70 ud af de 209 ordregivere og 35 ud af de 94 tilbudsgivere i undersøgelsen svaret, at
bedre udbudsregler kan give bedre rammebetingelser for en god udbudskultur. Disse i alt 105
respondenter er blevet bedt om at beskrive, hvad der kan blive bedre mht. udbudsregler, herunder fx konkrete ønsker til implementeringen af de nye direktiver i den nye danske udbudslov eller lignende. Den følgende boks indeholder en sammenfatning af svarene fra de 70 ordregivere og 35 tilbudsgivere på dette spørgsmål.
__________________
42
Syv ordregivere har under kategorien andet anført andre konkrete muligheder for forbedringer i især de organisatoriske
rammer. De fleste af disse peger på, at indkøbsafdelingerne bør have bedre støtte og samarbejde med øvrige dele af organisationen, herunder både i forhold til ledelsen og til de afdelinger, som indkøbene sker for.
SIDE 86
KAPITEL 11 AKTØRERNES VURDERINGER AF UDBUDSKULTUREN
Boks 11.1
Svar fra ordregivere og
tilbudsgivere på, hvad
der kan blive bedre mht.
udbudsreglerne
Blandt ordregiverne er der især peget på følgende ønsker til forbedringer af udbudsreglerne:
Enklere og mere fleksible regler (påpeget af 33 ordregivere) er det tema, som går igen i flest
ordregiveres ønsker til udbudsreglerne. De fleste af disse ordregivere udtrykker ønske om
mindre komplicerede og mere pragmatiske regler, som kan sikre, at ordregivere kan have
større fokus på godt købmandsskab og mindre fokus på juridiske forhold. Det er også et udbredt ønske, at reglerne bliver klarere, så der bliver færre gråzoner og færre fortolkningsmuligheder. Endeligt er der også ordregivere, der udtrykker håb om væsentligt bedre formulering
af reglerne i den nye udbudslov, herunder at reglerne bliver formuleret mindre juridisk og
mere operationelt.
Bedre muligheder for dialog og forhandling (17 ordregivere) er det konkrete emne, hvor
der er flest ordregivere, som ønsker justeringer i udbudsreglerne. Ønskerne omhandler især
bedre muligheder for dialog, når udbudsforretningen er i gang, og bedre muligheder for forhandling efter tilbudsafgivelsen. Desuden er der et udbredt ønske om bedre muligheder for at
kunne indhente supplerende oplysninger efter tilbudsafgivelsen, så fejl og mangler i tilbud kan
rettes.
Klagesystemet (14 ordregivere) er der også afgivet en del kommentarer om. En del af disse
omhandler klagenævnets praksis, som blandt andet opleves som restriktiv, uklar og ikke altid
konsistent. Kommentarerne afspejler en frustration over, at ordregivere skal bruge megen tid
på at prøve at forstå konsekvenser af klagenævnets afgørelser. Andre kommentarer omhandler ønsker om at opstramme klagereglerne for at nedbringe antallet af ubegrundede klager.
Konkrete forslag til justeringer i udbudsreglerne (14 ordregivere). Flere ordregivere har
peget på konkrete regler eller områder indenfor udbudsreglerne, som de ønsker justeret.
Ønskerne omhandler især højere tærskelværdier (også for tilbudsloven), klare regler om evalueringsmodeller, bedre muligheder for længerevarende aftaler, rammeaftaler, sortimentsudbud og krav om miljømærker. Andre ønsker om regelændringer er en stramning eller ophævelse af reglerne om aktindsigt. Endeligt er der også ønsker om flere konkrete vejledninger og
skabeloner, hvor det er muligt.
Blandt tilbudsgiverne er der især peget på følgende ønsker til forbedringer af udbudsreglerne:
Enklere og mere fleksible regler (påpeget af 7 tilbudsgivere). Flere tilbudsgivere oplever, at
de nuværende regler er både komplicerede og ufleksible, og at processerne derfor bliver langt
tungere end nødvendigt. Disse tilbudsgivere ønsker derfor at få lempeligere regler og mere
fleksible samarbejdsmodeller. Desuden peger flere på, at ordregiverne i langt større omfang
bør bruge funktionskrav i udbuddene.
Bedre muligheder for dialog (6 tilbudsgivere) er et emne, der går igen i flere kommentarer.
Det gælder især mulighederne for dialog om opgaveløsningen og den tekniske afklaring. Bedre
muligheder for dialog vil betyde, at tilbudsgivere ikke afvises på grund af mindre fejl og mangler eller misforståelser i tilbuddene.
Strammere regler, som kan sikre lige konkurrence (6 tilbudsgivere). De tilbudsgivere, som
ønsker strammere regler, begrunder ønskerne i eksempler om, at udbud har været målrettet
en bestemt leverandør, at udbud af opgaver i store klumper har ført til stor reduktion i antallet
af leverandører på markedet, og at ordregiveres kontrolbud ikke blev opfattet som reelle. De
tilbudsgivere, som har haft sådanne oplevelser ønsker strammere regler, som kan sikre lige
vilkår og god konkurrence om opgaverne.
Konkrete forslag til justeringer i udbudsreglerne (11 tilbudsgivere). Blandt tilbudsgiverne
peges der også på konkrete forslag til justeringer af udbudsreglerne. De fleste ønsker omhandler højere tærskelværdier, men der er også andre forslag om fx at fjerne muligheden for at
anvende laveste pris som tildelingskriterium, at udvide mulighederne for at indgå aftaler med
flere leverandører samt bedre muligheder for tilkøb i kontraktperioden.
SIDE 87
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Bedre information og vejledning
En forholdsvis begrænset del af ordregiverne og tilbudsgiverne har svaret, at rammerne for en
god udbudskultur kan forbedres gennem mere information og vejledninger m.v. Dette er svaret af 32 af de 209 ordregivere og 14 af de 94 tilbudsgivere i undersøgelsen.
43
Blandt ordregiverne efterspørges især vejledning om evalueringsmodeller. Desuden efterspørges vejledninger om en række forskellige emner som fx arbejdsklausuler, sortimentsudbud og øvrigt sortiment, dialog før udbuddet, nye udbudsformer, undtagelser, indhentning af
supplerende oplysninger, procedurer for at få nye produkter ind i eksisterende kontrakt, information af tilbudsgivere om udvælgelse og tildeling, udbud af håndværkerydelser som udgør kombination af tjenesteydelser og bygge- og anlægsydelser osv. Der efterspørges også
mere generelle vejledninger om udbudsreglerne, om udarbejdelse af udbudsmaterialer og
vejledning til forsyningsvirksomheder og offentligretlige organer.
Ligesom for ordregiverne er der også flere tilbudsgivere, som efterspørger vejledning om,
hvordan kriterier og tilbud evalueres, og hvordan point fordeles. Herudover ønskes vejledning
om dialog, hvordan tilbudsgivere kan give tilbagemelding til ordregivere om uhensigtsmæssigheder i deres udbud, og hvordan produktspecifikationer beskrives i udbud. Desuden efterspørges en step-by-step guide til nye tilbudsgivere, hvor der er fokus på formalia samt at undgå ukonditionsmæssige bud.
Andre forhold, som kan forbedre rammebetingelserne
Ud af de tilbudsgivere, som har svaret, at rammerne for at have en god udbudskultur kunne
være bedre, har 40 pct. benyttet sig af muligheden for at pege på konkrete problemstillinger
under kategorien andet. Stort set alle tilbudsgivernes kommentarer omhandler her deres
oplevelser af nogle ordregiveres adfærd i konkrete udbud. Det er sammenfattende tilbudsgivernes oplevelse, at nogle ordregivere
» er meget præget af frygten for at ende med en sag i klagenævnet,
» har for stort fokus på at overholde reglerne, men for lidt fokus på at opfylde formålene med
udbudsreglerne,
» har for dårlig forståelse af markedet og de produkter, de selv efterspørger,
» genbruger udbudsmaterialer igen og igen og dermed forhindrer udvikling, og
» har for stort fokus på at opnå laveste pris i stedet for at opnå den bedste kombination af
pris og kvalitet.
Under kategorien andet er der blandt ordregiverne især peget på to forhold. Det ene omhandler det interne organisatoriske fokus på udbud i ordregiverens egne organisation. Det påpeges
fx her, at selv om udbud eksempelvis omhandler en tredjedel af organisationens driftsudgifter,
afspejles denne betydning ikke i det interne fokus på udbud eller i samarbejdsrelationerne om
udbud internt i organisationen. Det andet forhold, som flere ordregivere har peget på, er øn44
sker om opstramning af klagesystemet.
__________________
43
Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har efterfølgende udgivet Vejledning om evalueringsmodeller, som kan findes på følgende
link: http://www.kfst.dk/Indhold-KFST/Publikationer/Dansk/2013/20131105-Vejledning-om-evalueringsmodeller-5november-2013?tc=FFD16B39B7494E179F618295403C03F3.
44
Reglerne om klagesystemet blev opstrammet i maj 2013, hvor der blev foretaget ændringer i håndhævelsesloven (lov nr. 551
af 27. maj 2013) og ændringer i bekendtgørelsen om Klagenævnet for Udbud (bkg. nr. 550 af 29. maj 2013).
SIDE 88
KAPITEL 11 AKTØRERNES VURDERINGER AF UDBUDSKULTUREN
Sammenfatning
Lidt over halvdelen af både ordregiverne og tilbudsgiverne oplever, at rammerne for at have
en god udbudskultur kunne være bedre. Det gælder især udbudsreglerne, hvor både ordregivere og tilbudsgivere peger på forbedringsmuligheder. Desuden er der mange ordregivere,
som oplever, at en forbedring af deres ressourcemæssige rammer vil kunne medvirke til en
bedre udbudskultur. Endeligt er det en del tilbudsgiveres opfattelse, at nogle ordregivere har
for stort fokus på andre hensyn og for lidt fokus på at have en god udbudskultur.
11.6 Andre bemærkninger om udbudskulturen
Den del af spørgeskemaet, som omhandlede de ovenstående spørgsmål om ordregiveres og
tilbudsgiveres vurderinger af udbudskulturen, blev afsluttet med en mulighed for, at ordregivere og tilbudsgivere kunne anføre andre overvejelser eller kommentarer om udbudskulturen
i Danmark. Denne mulighed benyttede 34 ordregivere og 31 tilbudsgivere sig af. I det følgende
er disse bemærkninger sammenfattet.
Andre overvejeler og kommentarer fra ordregivere
De fleste bemærkninger fra ordregiverne handler om, at jura og regler fylder for meget, og at
det gode købmandsskab og udvikling af de offentlige ydelser fylder for lidt. Det kommer til
udtryk i, at mange ordregivere tænker traditionelt, er bange for at begå fejl og har stort fokus
på at overholde formalia. Det kommer også til udtryk ved restriktive fortolkninger af reglerne,
og at mange jurister og advokater bruger mere tid på at drøfte mulige fortolkninger af klagenævnskendelser end på at skabe gode udbud, der understøtter godt købmandsskab. Flere af
disse ordregivere ønsker i stedet kommercielt fokus i udbuddene kombineret med aktiv stillingtagen til kvalitetsniveau, og hvordan de offentlige ydelser kan udvikles.
En del ordregivere oplever, at fokus er ved at flytte sig. Men der er ikke enighed om, hvilken
retning ordregivernes fokus flytter sig i.
Enkelte ordregivere oplever en udvikling, hvor udbudskulturen bliver fortsat dårligere. Det
gælder særligt inden for bestemte brancheområder og for bestemte typer af ordregivere. Fx
peger en ordregiver på, at forsyningsselskaber helst vil fortsætte med kendte leverandører, og
at dette sikres ved alene at indhente underhåndstilbud. En anden ordregiver anfører, at det er
langt nemmere at komme i problemer ved at gennemføre udbud end ved ulovlig direkte tildeling. Det giver mange personer i ordregiverens organisation den opfattelse, at det er nemmere
helt at undlade udbud og i stedet bare købe ind, hvor de vil.
Andre ordregivere oplever, at udbudskulturen bliver bedre, og at der er sket meget i løbet af
de seneste år. Dialogen mellem ordregivere og tilbudsgivere er blevet mere åben og meget
bedre. Det giver gode relationer og en opfattelse af større seriøsitet i indkøbsafdelingerne.
Både ordregivere og tilbudsgivere bliver hele tiden bedre, og der er også blevet meget større
fokus på indkøb hos offentlige myndigheder.
En række ordregivere har benyttet lejligheden til at udtrykke frustrationer over klagesystemet på udbudsområdet. Disse ordregivere ønsker, at det bliver vanskeligere at klage. Blandt
andet foreslås, at klager over udbudsmaterialet bør ske inden tilbudsafgivelsen, og at klager
over tildelingsbeslutninger kun må indbringes, såfremt klageren forinden har forsøgt at få
dialog med ordregiveren om forklaring af afslaget. Desuden ønsker nogle ordregivere klarere
regler om, hvad der skal gives aktindsigt i, og hvad der kan undtages fra aktindsigt.
Flere ordregivere ønsker enklere og mere fleksible udbudsregler. Der bør fx være bedre muligheder for dialog og forhandling, og det bør også være nemmere at foretage ændringer i
indgåede kontrakter. Desuden efterspørgere flere ordregivere klarere linjer i klagenævnets
afgørelser, så der bliver mindre usikkerhed om fortolkninger m.v.
SIDE 89
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Andre overvejeler og kommentarer fra tilbudsgivere
Kommentarerne fra tilbudsgiverne går i mange forskellige retninger.
Nogle få tilbudsgivere oplever, at der er sket en positiv udvikling i udbudskulturen i de senere
år. Disse tilbudsgivere ser en tendens til mere åbenhed hos indkøbere, og at dialogen før et
udbud nu er sat i system hos mange. De fremhæver også, at de selv meget gerne deltager i at
gøre processerne bedre, og at der bør arbejdes hen imod, at der i større omfang kan skabes
gensidig tillid mellem ordregivere og tilbudsgivere.
Andre tilbudsgivere oplever, at der er for meget fokus på jura og for lidt på fx kvalitet, totalomkostninger og det gode købmandsskab. Det indebærer fx, at ordregivere ofte er bange for at
begå fejl. Flere tilbudsgivere oplever, at mange ordregivere næsten udelukkende fokuserer på
pris og ikke på at skabe værdi for borgerne. Desuden påpeges, at mange indkøbere mangler
både erfaring og forståelse for de konkrete produktområder.
Modsat disse er der også en række tilbudsgivere, som oplever, at mange ordregivere omgår
reglerne på forskellige måder. Disse tilbudsgivere peger på, at ordregivere fx
» undlader at overholde udbudspligten,
» ønsker at forsætte som hidtil og derfor undlader at efterspørge nye løsninger,
» handler i forhold til præferencer for produkter og leverandører frem for at sikre effektiv
anvendelse af de offentlige midler, og
» ikke følger op på, at krav overholdes, at kontrakten efterleves, og at misligholdte kontrakter
opsiges.
Et andet tema er ifølge flere tilbudsgivere, at der ikke tænkes langsigtet i de offentlige udbud.
Det kortsigtede fokus kommer til udtryk på to måder. Den ene måde er, at der stort set aldrig
indgås længerevarende strategiske samarbejder om fx udvikling af de offentlige ydelser. Den
anden måde er, at opgaver puljes i meget store udbud, hvor mange offentlige ordregivere går
sammen om at give kontrakten på alle leverancer til en enkelt tilbudsgiver. Dette har ifølge de
pågældende ført til, at antallet af leverandører falder markant ved senere udbud, og at det
45
bliver svært eller umuligt for nye virksomheder at komme ind på markedet.
Flere tilbudsgivere har også ønsker om justeringer i udbudsreglerne og de principper, der
gælder for udbud. Blandt andet foreslås, at tærskelværdierne hæves, at antallet af krav begrænses til de vigtigste, at det bliver obligatorisk at afholde formøde før udbud, at der på visse
områder skal lægges større vægt på totalomkostninger, og at der gøres noget for at minimere
antallet af annullerede udbud. Der bør desuden gøres mere for at sikre god og åben dialog
både før og under udbuddet. Blandt andet opleves det, at nogle ordregivere lukker for meget i
af frygt for klager.
Endeligt er der enkelte tilbudsgivere, som har peget på forskellige problemstillinger. Fx ønsker en tilbudsgiver, at Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen skal afgive vejledende udtalelser i
konkrete sager, og at Klagenævnet i større omfang får mulighed for at give opsættende virkning. En anden tilbudsgiver har peget på, at kontrolbud hos offentlige myndigheder ofte virker
urealistisk lave. En tredje tilbudsgiver anfører, at da nogle kommuner er meget dygtige til
udbud, mens andre ikke er det, vil de derfor kunne drage stor fordel af at videndele mere.
__________________
45
Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har i en pressemeddelelse 7. januar 2014 oplyst, at styrelsen igangsætter en analyse af
centraliserede offentlige indkøb, hvor flere myndigheder og institutioner køber ind i fællesskab.
SIDE 90
KAPITEL 12 ANDRE EMNER
Kapitel 12
Andre emner
I dette kapitel ses der på de emner om udbudsadfærd og udbudskultur, som ikke er berørt i de
foregående kapitler. Det gælder brugen af e-udbud, omfanget af ordregiveres og tilbudsgivers
udbudsomkostninger, brugen af kontrolbud og andelen af de offentlige indkøb, som anskaffes
efter udbud.
Først ses der i afsnit 12.1 på brugen af elektroniske udbudsværktøjer i danske udbud. Det
fremgår her, at mindre end halvdelen af ordregiverne anvender elektroniske værktøjer i udbuddene. De ordregivere, der bruger elektroniske udbudsværktøjer, gør det, fordi de ser fordele ved e-udbud og for at standardisere og effektivisere udbudsprocesserne. I modsætning
hertil bruger lidt mere end halvdelen af ordregiverne ikke e-udbud, da de ikke kan se behovet
eller fordelene ved det. Hovedparten af tilbudsgiverne ser klare fordele ved e-udbud, selv om
de nuværende elektroniske udbudsværktøjer opleves som for ufleksible.
Dernæst ses der i afsnit 12.2 på ordregiveres udbudsomkostninger. Analyserne viser, at der er
betydelige forskelle i ordregivernes vurderinger udbudsomkostningernes størrelse fra udbud
til udbud. En tydelig tendens er, at udbudsomkostningerne opgjort i pct. af kontraktværdien er
højere ved de mindre opgaver og lavere ved de store opgaver.
I afsnit 12.3 er emnet tilbudsgivernes udbudsomkostninger. Analyserne viser også her, at der
er stor forskel på tilbudsgivernes udbudsomkostninger fra udbud til udbud. Lidt mere end
halvdelen af tilbudsgiverne vurderer, at de kunne have haft lavere omkostninger ved seneste
udbud, fx hvis udbudsmaterialerne havde været kortere, klarere og mere præcise, og hvis der
havde været bedre dialog mellem ordregivere og tilbudsgivere.
Afsnit 12.4 samler op på de resultater i spørgeskemaundersøgelsen, der ikke er indeholdt i
rapportens øvrige kapitler. Afsnittet har især fokus på kontrolbud, hvor oplysningerne om
omfanget af brugen af kontrolbud fra hhv. ordregivernes og tilbudsgivernes peger i ret forskellige retninger. Desuden er der fokus på, hvor store andele af ordregivernes anskaffelser,
der sker efter udbud. Her viser svar fra ordregivere og tilbudsgivere enslydende billeder om,
at der er omkring 60 pct. af de offentlige anskaffelser, som sker efter udbud. Til sidst i afsnittes
sammenfattes ordregiveres og tilbudsgiveres yderligere bemærkninger til spørgeskemaundersøgelsen kort.
12.1 Ordregiveres brug af e-udbud
Dette afsnit sætter fokus på ordregiveres brug af elektroniske udbudsværktøjer i forbindelse
med deres udbudsprocesser. Når ordregiver udbyder en opgave gennem et elektronisk udbudsværktøj, der bl.a. kan understøtte processen fra offentliggørelse af udbudsmaterialet til
og med tilbudsafgivelse, er der tale om, at ordregiver gennemfører udbuddet som e-udbud.
Udbudsværktøjerne kan være med til at understøtte og håndtere dialogen med tilbudsgivere
på en enkel måde og samtidig sikre, at kommunikationen med tilbudsgiverne gøres tilgængelig for alle interesserede på samme tid. Derudover har udbudsværktøjerne den fordel, at alle
indkomne spørgsmål og ordregivers svar logges elektronisk i hele den periode, der er adgang
til at stille spørgsmål. På den måde opnår ordregiver et samlet overblik over kommunikationen med de leverandører, der er interesserede i at byde på den udbudte opgave. Brugen af eudbud kan således smidiggøre og effektivisere udbudsprocessen.
SIDE 91
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Brugen af elektroniske udbudsværktøjer kan være med til at understøtte en god udbudskultur, idet de sikrer nem adgang til at kommunikere med ordregiver. Værktøjerne kan yderligere bidrage til en god udbudskultur, da de sikrer, at alle interesserede tilbudsgivere løbende
kan holde sig opdateret om nye spørgsmål og svar via værktøjet. Det er med til at spare tid og
er således med til at reducere udbudsomkostningerne for tilbudsgiverne.
I det følgende ses der nærmere på, i hvilket omfang ordregivere anvender elektroniske udbudsværktøjer, når de har en opgave i udbud. Afsnittet belyser også, hvilke elektroniske udbudsværktøjer ordregiverne bruger, og til hvilke dele af processen i forbindelse med det konkrete udbud udbudsværktøjerne anvendes.
Ordregiverne er i undersøgelsen blevet spurgt om, hvorvidt de anvender elektroniske udbudsværktøjer, når de sender opgaver i udbud. Ordregivernes svar fremgår af figuren nedenfor.
Figur 12.1 Ordregiveres svar på, om de bruger elektroniske udbudsværktøjer
3 pct.
43 pct.
54 pct.
Ja
Nej
Ved ikke
Anm.: Ordregiverne er blevet spurgt om, hvorvidt de anvender elektroniske udbudsværktøjer, når de sender opgaver i udbud.
Ordregiverne har kunnet svare ”ja. altid”, ”ja, ved mere end halvdelen af vores udbud”, ”ja, ved mindre end halvdelen af vores
udbud”, ”nej” og ”ved ikke” på spørgsmålet. Ordregiverne er grupperet under kategorien ”ja” i figuren, såfremt den enkelte
ordregiver har svaret enten ”ja. altid”, ”ja, ved mere end halvdelen af vores udbud” eller ”ja, ved mindre end halvdelen af vores
udbud”. Tallene i figuren er baseret på svar fra 203 ordregivere.
Lidt over halvdelen af ordregiverne svarer nej til, at de anvender et elektronisk udbudsværktøj, når de sender opgaver i udbud, mens 43 pct. af ordregiverne svarer, at de anvender et
udbudsværktøj i forbindelse med udbud af opgaver. Der er således potentiale for, at flere ordregivere kan anvende elektroniske udbudsværktøjer til at understøtte deres udbudsprocesser.
Ser man på, hvordan svarene fordeler sig alt afhængigt af, hvilken ordregivertype der er tale
om, viser undersøgelsen, at op mod halvdelen af ordregiverne fra offentlige virksomheder og
kommuner svarer, at de anvender et elektronisk udbudsværktøj. Over halvdelen af de statslige
ordregivere svarer, at de anvender et udbudsværktøj, mens det kun gælder for én fjerdedel af
de regionale ordregivere.
SIDE 92
KAPITEL 12 ANDRE EMNER
Tabel 12.1 Ordregiveres svar på om de anvender elektroniske udbudsværktøjer
Ja
Nej
Ved ikke
Kommuner
43 pct.
54 pct.
3 pct.
Regioner
25 pct.
67 pct.
8 pct.
Statslige myndigheder
56 pct.
39 pct.
6 pct.
Offentlige virksomheder
44 pct.
56 pct.
0 pct.
Anm.: Tabellen bygger over svar fra 155 kommunale ordregivere/indkøbere, 12 regionale ordregivere, 18 statslige ordregivere
og 18 offentlige virksomheder. De resterende 6 kommunale ordregivere i undersøgelsen svarede ikke på dette spørgsmål.
Næsten to tredjedele af de ordregivere, der anvender elektroniske udbudsværktøjer, gør det
ved alle udbud. Den sidste tredjedel bruger elektroniske udbudsværktøjer mindre hyppigt og i
varieret omfang, jf. følgende figur.
Figur 12.2 Hvor ofte anvender ordregivere elektroniske udbudsværktøjer?
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Altid
Ved mere end halvdelen af vores udbud
Ved mindre end halvdelen af vores
udbud
Anm.: Figuren er baseret på svar fra de 88 ordregivere, der har svaret ja til, at de anvender elektroniske udbudsværktøjer, når
de sender opgaver i udbud.
Ordregiverne, der gennemfører udbud som e-udbud, er yderligere blevet spurgt om, hvilket
elektronisk udbudsværktøj de anvender. Undersøgelsen viser, at over halvdelen anvender
Mercells udbudsværktøj. Én tredjedel anvender udbudsværktøjet EU-Supply, mens en mindre
andel bruger systemet ETHICS. Ni ordregivere svarer andet på spørgsmålet om, hvilket elektronisk udbudsværktøj de anvender. Ingen af disse ordregivere anvender samme system.
SIDE 93
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Figur 12.3 Ordregiveres svar på, hvilket elektronisk udbudsværktøj de bruger
5 pct.
10 pct.
Mercell
EU Supply
32 pct.
53 pct.
ETHICS
Andet
Anm.: Figuren er baseret på svar fra de 88 ordregivere, der har svaret ja til, at de anvender elektroniske udbudsværktøjer.
Stort set alle ordregiverne anvender de elektroniske systemer i forbindelse med annoncering
af deres tilbud, offentliggørelse af spørgsmål og svar og ved tilbudsafgivelse. Det fremgår af
følgende tabel.
Tabel 12.2 I hvilke dele af udbudsprocessen bruger ordregivere elektroniske udbudsværktøjer?
Andel
Ved udarbejdelse af udbudsmaterialet
35 pct.
Ved annoncering af udbuddet.
99 pct.
Ved offentliggørelse af spørgsmål og svar til udbudsmaterialet
90 pct.
Ved leverandørernes tilbudsafgivelse.
90 pct.
Ved evaluering af de indkomne tilbud.
44 pct.
Anm.: Tabellen er baseret på svar fra 88 ordregivere, der har haft mulighed for at afgive flere svar på spørgsmålet.
Ordregivernes svar viser samtidig, at det kun er lidt over en tredjedel af ordregiverne, der
anvender udbudsværktøjer inden offentliggørelsen af udbudsmaterialet, fx i forbindelse med
udarbejdelsen af materialet. Endvidere giver 44 pct. udtryk for, at de anvender udbudsværktøjer i forbindelse med evaluering af de indkomne tilbud.
Undersøgelsen peger således på, at ordregiverne primært anvender systemerne til at håndtere
kommunikationen med tilbudsgiverne i perioden fra offentliggørelse af udbudsmaterialet til
og med tilbudsfristens udløb. Samtidig er der funktioner i de elektroniske udbudsværktøjer,
som ikke anvendes af en forholdsvis stor andel af ordregiverne.
Ordregiveres oplevelse af fordele og ulemper ved e-udbud
I dette afsnit belyses de fordele og ulemper, som ordregiverne oplever ved at anvende elektroniske udbudsværktøjer.
SIDE 94
KAPITEL 12 ANDRE EMNER
Ordregiverne, der anvender et elektroniske udbudsværktøj, er blevet spurgt om, hvorfor de
anvender elektroniske udbudsværktøjer. Svarene fremgår af tabellen nedenfor.
Tabel 12.3 Ordregivers svar på hvorfor de anvender elektronisk udbudsmateriale
Andel
For at sikre, at flere leverandører byder ind
40 pct.
For at standardisere og effektivisere vores udbudsprocesser
83 pct.
For at reducere vores interne ressourceforbrug, når vi gennemfører udbud
68 pct.
For at sikre større gennemsigtighed, når vi gennemfører udbud
74 pct.
For at undgå procedurefejl
59 pct.
Andet
7 pct.
Anm.: Tabellen er baseret på svar fra 88 ordregivere, der har haft mulighed for at afgive flere svar på spørgsmålet.
Langt størstedelen af ordregiverne giver udtryk for, at de gennemfører e-udbud for at standardisere og effektivisere deres udbudsprocesser. Samtidig viser undersøgelsen, at over halvdelen af ordregiverne også anvender elektroniske udbudssystemer for at sikre større gennemsigtighed, reducere det interne ressourceforbrug og undgå procedurefejl. Desuden svarer
40 pct. af ordregiverne, at de anvender udbudsværktøjer for at sikre, at flere leverandører
byder ind.
Boks 12.1
Sammenfatning af ordregiveres svar på om,
der er ulemper ved at
anvende elektroniske
udbudsværktøjer
Ordregiverne, der anvender udbudsværktøjer, er yderligere blevet spurgt om, hvorvidt de
oplever ulemper ved at anvende værktøjerne. Alle 88 ordregivere, der anvender udbudsværktøjer, har besvaret dette spørgsmål. Deres svar er sammenfattet i boksen nedenfor.
42 ordregivere giver udtryk for, at de ikke oplever ulemper ved at gennemføre udbud som eudbud.
Blandt de resterende 46 ordregivere er der peget på følgende ulemper ved at anvende elektroniske udbudsværktøjer:
15 ordregivere har peget på, at nogle tilbudsgivere ikke er gearede til at afgive tilbud via
et udbudsværktøj, og at disse tilbudsgivere derfor opfatter systemet som en barriere. Fem af
disse ordregivere fremhæver, at de særligt ser det som et problem blandt mindre virksomheder.
Fire ordregivere fremhæver særskilt, at de ser en ulempe i forbindelse med at bruge evalueringsmodulerne i udbudsværktøjerne, fordi de er for standardiserede og ikke nødvendigvis
hensigtsmæssigt udarbejdet. To ordregivere påpeger også en ulempe ved udbudsværktøjerne
i relation til værktøjernes integration med ordregiverens andre systemer.
Der er også fire ordregivere, der giver udtryk for, at det tager tid og kræver teknisk kendskab
at blive fortrolig med systemerne. To af disse ordregivere oplever særligt dette som en ulempe, hvis man kun gennemfører få udbud årligt.
Herudover er der en række forskellige ulemper, som er påpeget af 1-2 ordregivere:
» Ikke alle udbud er lige egnede at gennemføre via et udbudsværktøj
» Udbudsværktøjerne er ufleksible
» Det kræver mange klik at anvende et udbudsværktøj
» Det er for ressourcekrævende at anvende udbudsværktøjer ved mindre kontrakter
SIDE 95
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Sammenfattende kan det konstateres, at op mod halvdelen af ordregiverne ikke ser ulemper
ved at gennemføre udbud som e-udbud. De ordregivere, der ser ulemper ved elektroniske
udbudsværktøjer, peger primært på det forhold, at nogle tilbudsgivere ikke er gearede til at
afgive tilbud via udbudsværktøjerne.
Boks 12.2
Sammenfatning af ordregiveres svar på,
hvorfor de ikke anvender elektroniske udbudsværktøjer
Ordregiveres begrundelser for ikke at bruge e-udbud
Ordregiverne, der har svaret, at de ikke anvender elektroniske udbudsværktøjer, er blevet
bedt om at uddybe, hvorfor de ikke anvender udbudsværktøjer. Ordregivernes svar kan således være med til at afdække, hvorvidt der er barrierer for ordregivere i forhold til at bruge
udbudsværktøjer og gennemfører e-udbud. 106 ordregivere har uddybet, hvorfor de ikke
anvender udbudsværktøjer. Deres svar er sammenfattet i boksen nedenfor.
13 af de ordregivere, der endnu ikke har et elektronisk udbudsværktøj, giver udtryk for, at der
i deres organisation arbejdes på at anskaffe et system. Blandt de 93 resterende ordregivere er
der peget på følgende begrundelser for, at de ikke anvender elektroniske udbudsværktøjer:
37ordregiverne har oplyst, at de elektroniske udbudsværktøjer ikke lever op til deres behov
eller skaber merværdi. Flere giver udtryk for, at de har afprøvet et eller flere af de udbudsværktøjer, der er på markedet, men ikke fundet at de i tilstrækkelig grad lettede arbejdsopgaverne. Et par af ordregiverne peger på, at de nuværende værktøjer ikke er fleksible nok og
ikke kan rumme den variation og kompleksitet, der er i forhold til udbud af forskellige opgavetyper. Tre ordregivere fremhæver særskilt, at evalueringsmodulerne i udbudsværktøjerne
ikke er dækkende for deres behov.
Manglende ressourcer udgør 21 ordregiveres begrundelse for ikke at anvende elektroniske
udbudsværktøjer. Udbudsværktøjerne er for dyre sammenholdt med den effektivisering, der
kan hentes ved at anvende værktøjerne. Samtidig peger en række af disse ordregivere på, at
det er tidskrævende at implementere og anvende udbudsværktøjer.
17 ordregivere finder det ikke relevant at anvende elektroniske udbudsværktøjer. Det skyldes fx, at den enkelte ordregiver er for lille eller gennemfører for få udbud til, at det kan svare
sig at investere i et værktøj.
Manglende vilje i organisationen udgør for fire ordregivere barriereren for at investere i et
elektronisk udbudsværktøj. Nogle ordregivere angiver i den sammenhæng, at deres organisation ikke er klar til at anvende udbudsværktøjer, mens én enkelt ordregiver peger på modvilje
hos ledelsen som begrundelse for ikke at anvende udbudsværktøjer.
To ordregivere fremhæver, at én af grundene til, at de ikke har anskaffet et udbudsværktøj, er,
at de er bekymrede for, hvorvidt leverandørerne, herunder mindre virksomheder, er gearede
til at afgive tilbud via værktøjet.
Samlet set er der flest ordregivere som begrunder deres manglende anvendelse af elektroniske udbudsværktøjer med, at de ikke oplever et behov eller ikke oplever, at værktøjerne skaber værdi og letter arbejdsgangene i forbindelse med at gennemføre udbud. Mangelende ressourcer er også én af grundene til, at ordregiverne ikke anvender udbudsværktøjer, ligesom
en række ordregivere ikke finder det relevant at anvende værktøjerne, fx fordi de gennemfører få udbud om året.
Tilbudsgiveres oplevelse af fordele og ulemper ved e-udbud
Samlet set oplever tilbudsgiverne klare fordele ved at afgive tilbud via elektroniske udbudsværktøjer, men de ser også en række ulemper. Der er dog ikke noget i undersøgelsen, der
peger på, at ordregivers brug af udbudsværktøjer helt afholder tilbudsgivere fra at afgive
tilbud, hvilket en række ordregivere pegede på som en ulempe ved at gennemføre e-udbud.
SIDE 96
KAPITEL 12 ANDRE EMNER
Tilbudsgiverne er i undersøgelsen blevet bedt om at oplyse, i hvilket omfang de har mulighed
for at afgive tilbud via et elektronisk udbudsværktøj. Tilbudsgiverne har opgivet en pct.andel,
og deres svar fremgår af figuren nedenfor.
Figur 12.4 Tilbudsgivernes oplevelse af, hvor stor en andel af de udbud, de byder på, der
gennemføres som e-udbud
14 pct.
16 pct.
E-udbud ved 0-25 pct. af udbuddene
40 pct.
E-udbud ved 26-50 pct. af udbuddene
E-udbud ved 51-75 pct. af udbuddene
30 pct.
E-udbud ved 76-100 pct. af udbuddene
Anm.: Figuren er baseret på svar fra 89 tilbudsgivere.
Det samlede billede er, at kun en mindre del af udbuddene gennemføres som e-udbud. 40 pct.
af tilbudsgivere oplever således, at de i mindre end 25 pct. af de udbud, de afgiver tilbud på,
har mulighed for at afgive tilbud via et elektronisk udbudsværktøj. Samtidig er der kun 14 pct.
af tilbudsgiverne, som har mulighed for at afgive tilbud via et udbudsværktøj i mere end 75
pct. af de udbud, som de byder på. Svarene fra tilbudsgiverne peger således også på, at der er
potentiale for, at ordregivere i større omfang gennemfører udbud som e-udbud.
Boks 12.3
Sammenfatning af tilbudsgivernes svar på
om, de ser fordele ved at
afgive tilbud vis elektroniske udbudsværktøjer
Tilbudsgiverne er i undersøgelsen også blevet bedt om at uddybe, hvilke fordele de ser ved at
afgive tilbud via et elektronisk udbudsværktøj. 70 tilbudsgivere har uddybet dette, herunder
53 større virksomheder og 17 SMV’ere. Deres svar er sammenfattet i boksen nedenfor.
Ud af 70 tilbudsgivere har 63 peget på fordele, mens syv tilbudsgivere ikke ser fordele ved at
kunne afgive tilbud vie et elektronisk udbudsværktøj. Alle de SMV’ere, der har besvaret
spørgsmålet, svarer, at de ser fordele ved at afgive tilbud via et udbudsværktøj.
En række tilbudsgivere fremhæver, at tilbudsafgivelse via udbudsværktøjer er nemmere. Desuden fremhæver tilbudsgiverne følgende grunde til, at de oplever udbudsværktøjer som en
fordel i forbindelse med tilbudsafgivelse:
Tidsbesparelser (påpeget af 14 tilbudsgivere) udgør for tilbudsgiverne en fordel ved at afgive tilbud via elektroniske udbudsværktøjer. Udbudsværktøjerne reducerer tidsforbruget i
forbindelse med tilbudsafgivelse, idet systemerne gør det nemmere og hurtigere at afgive
tilbud. Derudover oplever tilbudsgiverne det som en fordel, at de kan arbejde med tilbuddet
helt frem til tilbudsfristen, idet de ikke skal aflevere tilbuddet fysisk til ordregiver.
Økonomiske besparelser (12 tilbudsgivere). Tilbudsgiverne peger på, at de elektroniske
udbudsværktøjer mindsker deres ressourceforbrug, da de ikke har omkostninger til at printe
tilbudsmaterialet.
SIDE 97
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Sikre overblik og at alt kommer med (9 tilbudsgivere) Tilbudsgiverne ser en fordel i, at
udbudsværktøjer sikrer et godt overblik over det materiale, der skal fremsendes til ordregiver. Derudover sikrer udbudsværktøjerne, at tilbudsgiver får det hele med, idet systemerne
ikke giver tilbudsgiveren lov til at komme videre, hvis vedkommende har glemt at udfylde
eller uploade noget. Det er med til at eliminere fejl og sikre, at tilbudsgiver lever op til udvælgelseskriterierne og dermed afgiver et konditionsmæssigt tilbud.
Standardisering af tilbudsafgivelsen (påpeget af fire tilbudsgivere) fremhæves også som en
fordel ved udbudsværktøjerne. Det bidrager til, at tilbudsafgivelsen foregår efter en ensartet
struktur fra gang til gang. Desuden er udbudsværktøjerne med til at sikre en konsistent håndtering af materialet og til at skabe et samlet overblik over tilbudsmaterialet.
Samlet set peger undersøgelsen på, at hovedparten af tilbudsgiverne ser klare fordele ved at
afgive tilbud via elektroniske udbudsværktøjer. Det skyldes primært, at tilbudsafgivelsen
bliver mindre ressourcekrævende i form af tidsbesparelser og udgifter til print af materiale,
og at værktøjerne er med til at sikre, at tilbudsgiver får alle oplysninger og alt materiale med.
Det bidrager til, at tilbuddene er konditionsmæssige, hvilket er til gavn for både tilbudsgiveren
og ordregiveren.
Boks 12.4
Sammenfatning af tilbudsgivernes svar på
om, de ser ulemper ved
at afgive tilbud vis elektroniske udbudsværktøjer
Tilbudsgiverne ser dog også ulemper ved at afgive tilbud på udbud, der gennemføres som eudbud. 64 tilbudsgivere har svaret på spørgsmålet om, hvilke ulemper de oplever ved at afgive
tilbud via et udbudsværktøj. 46 større virksomheder har besvaret spørgsmålet, mens det
gælder for 17 SMV’ere. Tilbudsgivernes svar er sammenfattet i boksen nedenfor.
Ud af de 64 tilbudsgivere, der har svaret på spørgsmålet om ulemper ved de elektroniske udbudsværktøjer, har 27 svaret, at de ikke ser nogen ulemper. Det svarer til, at lidt over 40 pct. af
tilbudsgiverne ikke ser ulemper ved e-udbud.
De resterende 37 tilbudsgivere fremhæver følgende grunde til, at de oplever ulemper ved
udbudsværktøjerne i forbindelse med tilbudsafgivelse:
Manglende fleksibilitet: 11 tilbudsgivere peger på, at det er en ulempe ved de elektroniske
udbudsværktøjer, at de er ufleksible. Nogle af tilbudsgiverne bruger ord som stift og sterilt til
at beskrive dette. Tilbudsgiverne peger på, at udbudsværktøjerne sætter begrænsning på,
hvilke materialer og hvor meget tekst man som tilbudsgiver kan uploade og skrive. Det kan
betyde, at tilbudsgiverne ikke for alvor får mulighed for at vise, hvor de er bedst, og hvor de
kan differentiere sig fra konkurrenterne. En tilbudsgiver peger i forlængelse heraf også på, at
brugen af udbudssystemerne kan betyde, at der lægges størst vægt på kvantificerbare parametre frem for fx kvalitet og service.
Upædagogiske og besværlige: 6 tilbudsgivere oplever udbudsværkværktøjerne som upædagogiske og besværlige at bruge bl.a. på grund af designet. To tilbudsgivere fremhæver, at systemerne ikke bidrager til et samlet overblik over det uploadede materiale eller de afgivne spørgsmål og svar. Desuden er der to tilbudsgivere, der oplever, at håndteringen af elektronisk signatur er besværlig.
Risiko for tekniske problemer: Et mindre udsnit af tilbudsgiverne ser det som en ulempe ved
udbudsværktøjerne, at der er risiko for, at der opstår tekniske fejl eller nedbrud, når tilbudsgiver skal have adgang til systemet.
Begrænser adgangen til dialog: To tilbudsgivere ser det som en ulempe, at brugen af udbudsværktøjer kan begrænse adgangen til dialog mellem ordregiver og tilbudsgivere.
SIDE 98
KAPITEL 12 ANDRE EMNER
En enkelt tilbudsgiver fremhæver, at vedkommende oplever det som en ulempe, at der findes
flere forskellige udbudsværktøjer, som tilbudsgivere skal bruge tid på at sætte sig ind i hver
gang, de skal arbejde i et nyt system. Tilbudsgiveren fremhæver, at en fælles standard ville
afhjælpe dette.
Som det fremgår af sammenfatningen ovenfor, er den største ulempe ved de elektroniske
udbudsværktøjer, at de er ufleksible og opstiller et fast format for, hvilket materiale og hvor
uddybende en tekst tilbudsgivere kan uploade. Det forhold, at udbudsværktøjerne opleves
som upædagogiske og besværlige, udgør også en ulempe set med tilbudsgivernes øjne. På
samme måde opleves risikoen for tekniske nedbrud som en ulempe.
12.2 Ordregivers udbudsomkostninger
Spørgeskemaerne indeholdt nogle få spørgsmål om både ordregiveres og tilbudsgiveres udbudsomkostninger ved det seneste udbud. Dette afsnit omhandler de svar, som ordregivere
har afgivet på spørgsmålene om deres udbudsomkostninger ved seneste udbud, mens der ses
nærmere på tilbudsgivernes udbudsomkostninger i næste afsnit.
Betegnelsen udbudsomkostninger omhandler alle de typer af omkostninger, som ordregivere
og tilbudsgivere har i forbindelse med et udbud, eller som er en følge af, at opgaverne har
været i udbud. Der er især tale om procesomkostninger, og udbudsomkostninger betegnes
derfor også ofte som transaktionsomkostninger. Udbudsomkostningerne opgøres typisk i pct.
af kontraktværdien, så de kan sammenlignes på tværs af forskellige udbud.
Blandt de 209 ordregivere i undersøgelsen har 59 ordregivere oplyst både udbudsomkostninger og den s amlede kontraktværdi i deres seneste udbud. Ved disse 59 udbud kan ordregivernes udbudsomkostninger derfor opgøres i pct. af kontraktværdien, og det er oplysningerne
om disse 59 udbud, som behandles i det følgende.
46
De 59 udbud er ikke fuldt ud repræsentative, og man bør derfor være påpasselig med at
anvende oplysningerne generelt.
Ordregiverne er blevet bedt om at oplyse, hvad de skønner, at deres samlede omkostninger til
hele udbudsprocessen (inkl. markedsundersøgelse, udbudsmateriale og afholdelse af udbuddet m.v.) og til opfølgning har været ved det seneste udbud. Ved skønnet blev ordregiverne
bedt om at medtage de samlede direkte og indirekte omkostninger i både udbudsenheden og
andre enheder samt evt. omkostninger til eksterne rådgivere m.v.
Udbudsomkostningernes størrelse kan afhænge af en række forskellige forhold i de konkrete
udbud. Oplysningerne om de 59 ordregiveres udbudsomkostninger ved seneste udbud viser
betydelige forskelle og variationer i udbudsomkostninger fra udbud til udbud, jf. følgende
figur.
__________________
46
Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har foretaget en opgørelse af størrelsesfordelingen af 4.186 danske EU-udbud i perioden
2009-2013, som viser, at 42 pct. af udbuddene har kontraktværdier på under 5 mio. kr., 41 pct. har kontraktværdier på 5-50
mio. kr., mens 17 pct. har kontraktværdier på over 50 mio. kr. Denne opgørelse omfatter ikke de udbud, som er foretaget iht.
reglerne i tilbudsloven, og som især omhandler opgaver med mindre kontraktværdier. Størrelsesfordelingen for de 59 udbud i
nærværende undersøgelse fremgår af figur 12.7 - de fordeler sig på 30 udbud på under 5 mio. kr. (svarende til 51 pct.), 22
udbud på 5-50 mio. kr. (37 pct.) og 7 udbud på over 50 mio. kr. (12 pct.).
SIDE 99
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Figur 12.5 De 59 ordregiveres udbudsomkostninger ved det seneste udbud
15,0%
12,5%
10,0%
7,5%
5,0%
2,5%
0,0%
Som det fremgår af figuren, har halvdelen af de 59 ordregivere oplyst at have samlede udbudsomkostninger på mindre end 2 pct. ved deres seneste udbud. Der er dog også en række
ordregivere, som har haft forholdsvis høje udbudsomkostninger ved seneste udbud. Ni ud af
de 59 ordregiverne har således haft udbudsomkostninger på mere end 5 pct. af kontraktværdien.
En forskel, som går igen på tværs af udbuddene er, at udbudsomkostningerne i pct. generelt er
højere, når der er tale om mindre opgaver. Det fremgår af følgende figur, som omhandler udbudsomkostningerne hos de 45 af de 59 ordregivere, hvor kontraktværdien i udbuddet har
47
været på højst 10 mio. kr.
Figur 12.6 Udbudsomkostninger ved kontrakter på op til 10 mio. kr.
15%
10%
5%
0%
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Mio
I figuren er indsat en tendenslinje, som illustrerer, at ordregivernes udbudsomkostninger er
højeste ved de mindre opgaver, og at udbudsomkostningerne bliver mindre opgjort i pct. af
kontraktværdien, jo større opgaven bliver.
__________________
47
De 59 udbud omhandler kontraktværdier fra 0,2 mio. kr. og op til 340 mio. kr. Der er ikke tale om en jævn fordeling, men
derimod, at 45 udbud omfatter kontraktværdier op til og med 10 mio. kr., 10 udbud omfatter kontraktværdier på over 10 mio.
kr. og op til og med 100 mio. kr., mens de resterende 4 udbud omhandler kontrakter på over 100 mio. kr.
SIDE 100
KAPITEL 12 ANDRE EMNER
Denne tendens går også igen for de udbud, der omhandler kontraktværdier på mere end 10
mio. kr. Det fremgår af følgende figur, hvor de gennemsnitlige udbudsomkostninger er opgjort
for udbud med konktrakter af forskellige størrelser.
Figur 12.7 Udbudsomkostninger ved kontrakter af forskellige størrelser
4%
3%
2%
1%
0%
Under 5 mio. kr.
(30 udbud)
5-50 mio. kr.
(22 udbud)
Over 50 mio. kr.
(7 udbud)
Ordregivernes udbudsomkostninger har gennemsnitligt være på 3,4 pct. i de 30 udbud, som
omhandler kontrakter på under 5 mio. kr. For de 22 udbud, hvor kontraktsummen har været
på 5-50 mio. kr. har omkostningerne gennemsnitligt været på 2,1 pct., mens udbudsomkostninger kun har været på 0,6 pct. i udbuddene med kontraktsummer på over 50 mio. kr.
Fordeling af udbudsomkostningerne
48
24 af de 59 ordregivere har også givet oplysninger om, hvordan deres udbudsomkostninger
fordeler sig på:
»
»
»
»
Markedsundersøgelse
Udarbejdelse af udbudsmaterialet
Afholdelse af udbud og evaluering af tilbud
Opfølgning i kontraktperioden
__________________
48
De 24 ordregivere svarer nogenlunde til den måde, som de 59 ordregivere er fordelt på, jf. afsnit 3.3. Fordelingen er følgende:
Ordregivertype: 17 kommuner, 5 off. virksomheder og 2 regioner. Seneste udbud: 13 varekøb, 10 tjenesteydelser og 1 bygge- og
anlægsprojekt. Udbudsform: 19 offentlige udbud og 5 begrænsede udbud. Udbuddet: 11 førstegangsudbud, 11 genudbud og 2
andet.
SIDE 101
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Svarene fordeler sig således:
49
Figur 12.8 Gennemsnitlige fordeling af udbudsomkostningerne
9%
Markedsundersøgelse
15%
Udarbejdelse af udbudsmaterialet
23%
Afholdelse af udbud og evaluering af tilbud
53%
Opfølgning i kontraktperioden
Som det fremgår ovenfor, kan udbudsomkostningerne variere meget fra udbud til udbud,
afhængigt af en række forskellige forhold. Det gælder også for ordregivernes fordeling af udbudsomkostningerne, hvor der fx kan være stor forskel på, hvor store omkostningerne er til
opfølgning på forskellige opgavetyper. Det skal derfor understreges, at der her er tale om en
gennemsnitsopgørelse, baseret på forholdsvis få svar, og som derfor ikke nødvendigvis afspej50
ler et generelt billede af ordregiveres fordelinger af udbudsomkostningerne.
Opgørelsen viser, at de fleste af de 24 ordregiveres gennemsnitlige udbudsomkostninger anvendes før udbuddet til markedsundersøgelser og til udarbejdelse af udbudsmaterialet. Det er
ikke så overraskende, da de fleste analyser også netop peger på, at gode forberedelser ofte kan
være afgørende for at opnå gode resultater af at sende opgaver i udbud. Langt hovedparten af
omkostningerne før udbuddene anvendes til det praktiske arbejde med at udarbejde udbudsmaterialet. Kun 9 pct. af udbudsomkostningerne bruges til markedsanalyser om, hvad markedet kan tilbyde, og hvordan man kan få den bedste konkurrence om opgaverne.
Opgørelsen viser også, at afholdelsen af udbuddet og evalueringen af tilbuddene udgør til
sammen knap en fjerdedel af ordregivernes samlede udbudsomkostninger. Efter udbuddet
bruger de 24 ordregivere i opgørelsen gennemsnitligt 15 pct. af omkostningerne til opfølgning
i kontraktperioden.
__________________
49
Opgørelsen er foretaget som et simpelt gennemsnit af de oplyste pct.andele fra de 24 ordregivere, som har oplyst den pct.vise
fordeling af deres udbudsomkostninger.
50
Hvis de 24 besvarelser deles op på udbud med kontraktværdier på hhv. under 10 mio. kr. (16 udbud) og over 10 mio. kr. (8
udbud) er der en tendens til, at der ved udbud med kontraktværdier på over 10 mio. kr. i gennemsnit er brugt en mindre andel
af udbudsomkostningerne på at udarbejde udbudsmaterialet (42 pct.) og en større andel af udbudsomkostningerne på opfølgning (27 pct.). Til sammenligning er der for udbud under 10 mio. kr. er gennemsnitligt brugt 58 pct. af udbudsomkostningerne
på udarbejdelsen af udbudsmaterialet og blot 9 pct. af udbudsomkostningerne på opfølgning. For de to øvrige poster om markedsundersøgelser og afholdelse af udbuddet er der gennemsnitligt anvendt nogenlunde lige store andele af udbudsomkostningerne, uanset om kontraktværdien har været over eller under 10 mio. kr.
SIDE 102
KAPITEL 12 ANDRE EMNER
12.3 Tilbudsgiveres udbudsomkostninger
Blandt de 94 tilbudsgivere, som har deltaget i spørgeskemaundersøgelsen, har 38 tilbudsgivere oplyst både udbudsomkostninger og den samlede kontraktværdi fra det seneste udbud, de
har deltaget i.
Det bemærkes, jf. også omtalen i kapitel 2, at størsteparten af disse oplysninger er fra større
tilbudsgivere, som har afgivet tilbud i større udbud. De 38 tilbudsgivere fordeler sig på 9
51
SMV’ere, 27 større virksomheder samt to virksomheder, som ikke har givet oplysninger om
deres størrelse. Det skal ses i forhold til, at SMV’ere deltager i konkurrencen om ca. to tredjedele af de opgaver, som det offentlige udbyder i Danmark, og at SMV’ere vinder ca. halvdelen
52
af de opgaver, som de afgiver tilbud på. Der er således en mindre andel af SMV’ere blandt
tilbudsgiverne i nærværende undersøgelse, end der generelt er i danske udbud.
Det bemærkes yderligere, at 37 ud af de 38 opgørelser af tilbudsgiveres udbudsomkostninger
omhandler opgaver, hvor tilbudsgiverne tidligere har afgivet tilbud på lignende opgaver. Kun i
et enkelt tilfælde er der tale om et udbud, hvor tilbudsgiveren ikke tidligere har afgivet tilbud
på en lignende opgave.
Samlet set kan det derfor konstateres, at oplysningerne om tilbudsgivernes udbudsomkostninger i nærværende undersøgelse ikke nødvendigvis afspejler et repræsentativt billede af
tilbudsgivernes udbudsomkostninger ved danske udbud. Oplysningerne i det følgende bør
læses med disse forbehold in mente.
Der er stor forskel på de 38 tilbudsgiveres udbudsomkostninger fra udbud til udbud. Ud fra
opgørelserne kan det ses, at udbudsomkostningernes størrelse varierer afhængigt af en række
forskellige forhold i udbuddene.
Den klareste tendens i opgørelsen af de 38 tilbudsgivere udbudsomkostninger er, at tilbudsgiverne har haft højere udbudsomkostninger ved udbud med lave kontraktværdier end ved
53
udbud med højere kontraktværdier, jf. følgende figur.
__________________
51
SMV-begrebet er her afgrænset til at omhandle virksomheder med under 50 ansatte og en årlig omsætning, der ikke overstiger 75 mio. kr.
52
53
Jf. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens ”Små og mellemstore virksomhederes deltagelse i udbud” (maj 2013).
Opgørelserne over tilbudsgivernes udbudsomkostninger i dette kapitel er alle foretaget som vægtede gennemsnit.
SIDE 103
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Figur 12.9 Tilbudsgiveres udbudsomkostninger ved forskellige kontraktstørrelser
54
2,5%
2,0%
1,5%
1,0%
0,5%
0,0%
Under 10 mio. kr.
(13 tilbud)
10-50 mio. kr.
(17 tilbud)
Over 50 mio. kr.
(8 tilbud)
De tilbudsgivere, som har givet tilbud på udbud med kontraktværdier på under 10 mio. kr. har
i gennemsnit haft udbudsomkostninger på 2,3 pct. af kontraktsummen. Udbudsomkostninger
har gennemsnitligt været på 1,3 pct., når kontrakterne har været på mellem 10 og 50 mio. kr.,
mens de for kontrakter på over 50 mio. kr. gennemsnitligt har været på 0,5 pct. af kontraktværdierne. Der er således en klar tendens i opgørelserne for de 38 tilbudsgivere om, at tilbudsgiverne har haft højere udbudsomkostninger ved de mindre kontrakter og omvendt.
Opgørelserne omhandler de gennemsnitlige udbudsomkostninger pr. tilbudsgiver. De samlede
udbudsomkostninger for tilbudsgiverne ved et udbud vil derfor afhænge af, hvor mange til55
budsgivere der afgiver tilbud. I gennemsnit bliver der afgivet ca. fire tilbud pr. EU-udbud.
Hvis det sammenstilles med oplysningerne fra de 38 tilbudsgivere i denne opgørelse, vil tilbudsgivernes samlede udbudsomkostninger gennemsnitligt kunne udgøre op mod 10 pct. af
kontraktværdien ved mindre udbud på under 10 mio. kr., op mod 5 pct. af kontraktværdien
ved udbud på 10-50 mio. kr. og ca. 2 pct. af kontraktværdien ved udbud på over 50 mio. kr.
Udbudsomkostningerne kan nedbringes
I spørgeskemaundersøgelsen om udbudskulturen er tilbudsgiverne også blevet bedt om at
svare på, om udbudsomkostningerne kunne have været mindre, og hvad der i givet fald kunne
have været gjort for at nedbringe tilbudsgivernes udbudsomkostninger.
På det første spørgsmål svarer 45 af de i alt 98 tilbudsgivere, som har besvaret spørgeskemaet, at udbudsomkostningerne ikke kunne have været mindre. Næsten halvdelen af tilbudsgiverne har således ikke haft unødvendigt høje udbudsomkostninger i deres seneste udbud.
__________________
54
Bemærk, at grupperingerne her ikke er foretaget med samme kontraktstørrelser, som grupperingerne i den tilsvarende figur
for ordregivere i kapitel 3 (figur 3.8). Baggrunden for det er, at de tilbudsgivere, som har deltaget i undersøgelsen, gennemsnitligt har oplyst udbudsomkostninger ved udbud med højere kontraktværdier, end det er tilfældet for de ordregiver, som har
deltaget i undersøgelsen. For at der kan være en nogenlunde jævn fordeling med et tilstrækkeligt respondenter blandt de to
kategorier for kontraktværdier under 50 mio. kr., er kategorierne blevet opdelt ved 5 mio. kr. for ordregivere og 10 mio. kr. for
tilbudsgivere.
55
Rådet for Offentlig-Privat Samarbejdes sekretariats egne beregninger opgjort for bud pr. kontakt og delkontrakt i danske EUudbud i 2012 baseret på tal fra Europa-Kommissionens TED-databasen.
SIDE 104
Boks 12.5
Sammenfatning af 48
tilbudsgiveres svar på,
hvad der kunne have
været gjort for at begrænse deres udbudsomkostninger
KAPITEL 12 ANDRE EMNER
De resterende 49 tilbudsgivere har svaret, at udbudsomkostningerne kunne have været mindre. 48 af de 49 tilbudsgivere har desuden oplyst, hvad der i det konkrete udbud kunne have
været gjort for at nedbringe tilbudsgivernes udbudsomkostninger. Svarene herom er sammenfattet i følgende boks.
Blandt de 48 tilbudsgiverne er der peget på, at der ved seneste udbud især kunne have været
gjort følgende for at begrænse deres udbudsomkostninger:
Indholdet i udbudsmaterialet (påpeget af 26 tilbudsgivere) giver på forskellige måder anledning til ekstraomkostninger for tilbudsgiverne. Det, der især efterspørges blandt tilbudsgiverne, er større klarhed i form af kortere og mere præcise udbudsmaterialer, specifikationer
og krav, som nedbringer behovet for efterfølgende afklaringer i spørgsmål/svar-runder osv.
Ændringer undervejs i udbudsprocessen vil ofte give ekstraomkostninger for tilbudsgiverne.
Konkret peges der desuden på, at større brug af standardprodukter, standardbetingelser og
anerkendte certifikater m.v. kan nedbringe omkostningerne (mens specialprodukter og specialkrav giver betydelige ekstraomkostninger). Et andet emne, som går igen, er, at fagligt ukorrekte eller ikke-opdaterede tilbudslister giver betydelige ekstraomkostninger, og at der ved
meget lange tilbudslister bør opgøres rabatter for produktområder (ikke for enkeltprodukter).
Endeligt peges på en række forskellige problemstillinger knyttet til konkrete udbud, herunder
fx at ordregiveren laver beskrivelser/opgørelser, så tilbudsgiverne ikke selv skal måle op, at
ordregiveren oplyser nuværende eller forventede mængder, at der ikke stilles krav om opgørelse af atypiske priser osv.
Bedre dialog (påpeget af 7 tilbudsgivere) både før og under udbuddet vil også kunne medvirke til at begrænse tilbudsgivernes udbudsomkostninger. Nogle tilbudsgivere oplever, at ordregiverne ikke altid er særlig villige til at lytte til input fra tilbudsgiverne. Resultatet af manglende dialog kan blive ekstraomkostninger for tilbudsgiverne. Blandt tilbudsgiverne peges der
også på, at mere dialog kan betyde, at udbudsmaterialerne bliver udarbejdet sammen med
leverandørerne og ikke af juristerne. Desuden peges der på, at et alternativ til dialog kunne
være at specificere opgaven ved brug af funktionskrav.
Vareprøver og afprøvninger (7 tilbudsgivere). Ordregiveres krav om omfattende vareprøver
og afprøvninger kan give betydelige ekstraomkostninger for tilbudsgiverne. Efter tilbudsgivernes opfattelser kan omkostningerne hertil ofte reduceres ved krav om færre prøveopstillinger, ved at det kun er vinderen, der skal fremsende prøver til godkendelse, ved ikke at stille
krav om vareprøver på mærkevarer, hvor alle tilbudsgivere indleverer identiske vareprøver,
og ved at sende vareprøver retur til tilbudsgiverne.
En række forskellige problemstillinger er påpeget af 3-4 tilbudsgivere:
» Elektroniske udbud. Hvis ordregiverne kunne nøjes med at få tilbuddene elektronisk, og
hvis brugen af e-udbud kunne ske på nogenlunde ensartede måder på tværs af ordregiverne, kunne det nedbringe tilbudsgivernes omkostninger.
» Udbudsprocessen. I relevante tilfælde bør ordregiverne undlade at sende opgaver i offent-
lige udbud, når det vil give udbudsomkostninger for alt for mange tilbudsgivere.
» Annulleringer. Det er frustrerende og giver unødvendige omkostninger for tilbudsgivere,
når udbud annulleres og må gå om.
» Uklarhed om evalueringen. Manglende klarhed over, hvordan evalueringen vil komme til
at foregå, kan gøre det svært for tilbudsgiverne at gennemskue, hvad ordregiveren ønsker,
og hvordan tilbudsgiveren bedst kan matche det.
» Skræddersyede udbud. Nogle tilbudsgivere oplever, at udbudsmaterialerne er lavet, så de
passer bedst til en enkelt leverandørs produktsortiment. Det giver enten betydelige ekstraomkostninger for de øvrige tilbudsgivere eller afholder dem fra at byde.
SIDE 105
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Sammenfattende kan det konstateres, at næsten halvdelen af tilbudsgiverne i deres seneste
udbud ikke har haft unødvendigt høje udbudsomkostninger.
I modsætning til disse kunne lidt over halvdelen af tilbudsgivernes omkostninger have været
lavere. De fleste peger her på, at kortere, klarere og mere præcise udbudsmaterialer vil kunne
nedbringe udbudsomkostningerne. Desuden peges der fx på, at bedre dialog, færre vareprøver
og afprøvninger, større anvendelse af udbudsformen begrænset udbud og brug af e-udbud kan
medvirke til at nedbringe tilbudsgivernes udbudsomkostninger.
12.4 Emner, som ikke er behandlet i rapportens øvrige kapitler
Dette afsnit samler op på de resultater i spørgeskemaundersøgelsen, der ikke er indeholdt i
rapportens øvrige kapitler. Afsnittet har især fokus på kontrolbud, og på hvor store andele af
ordregivernes og tilbudsgivernes anskaffelser, der sker efter udbud. Desuden ses der på, hvor
store andele af tilbudsgivernes afsætning, der sker til den offentlige sektor. Til sidst i afsnittetsammenfattes ordregiveres og tilbudsgiveres yderligere bemærkninger til spørgeskemaundersøgelsen kort.
Kontrolbud afgives sjældent
I spørgeskemaundersøgelsen er ordregivere og tilbudsgivere blevet spurgt til deres brug af og
erfaringer med kontrolbud. Det vil sige, om ordregiveren afgiver tilbud på opgaven i konkurrence med private tilbudsgivere.
Spørgsmålene herom er kun stillet til de ordregivere og tilbudsgivere, hvor seneste udbud
omhandler bygge- og anlægsprojekter eller tjenesteydelser, da det kun er ved disse opgaver,
56
at offentlige ordregivere selv vil kunne afgive konkurrerende tilbud. Ordregivernes svar
fremgår af følgende figur.
__________________
56
Det er således generelt antaget, at offentlige myndigheder ikke producerer varer og derfor ikke kan afgive kontrolbud ved
varekøb.
SIDE 106
KAPITEL 12 ANDRE EMNER
Figur 12.10 Ordregiveres svar på, om de afgav kontrolbud
1 pct.
17 pct.
Nej, det var ikke en opgave, som vi kunne
afgive kontrolbud på
Nej, vi valgte ikke at afgive kontrolbud (selv
om vi godt kunne have afgivet kontrolbud)
82 pct.
Ja
Anm.: Figuren er baseret på 88 besvarelser, hvor ordregivernes seneste udbud omhandlede bygge- og anlægsprojekter eller
tjenesteydelser.
Svarene fra ordregiverne viser, at ordregiverne kun i sjældne tilfælde afgiver kontrolbud. Ud
af de 88 ordregivere, der har udbudt bygge- og anlægsprojekter eller tjenesteydelser, er der
således kun én ordregiver, der har afgivet kontrolbud på det seneste udbud. Der er således
kun en af de i alt 209 ordregivere i undersøgelsen, som har afgivet kontrolbud, svarende til
mindre end ½ pct.
Ud af de øvrige 87 ordregivere svarer 15, at de har undladt at afgive kontrolbud, selvom det
var en mulighed. De sidste 72 ordregivere angiver, at der er tale om en opgave, som de ikke
kunne afgive kontrolbud på. Det kan blandt andet skyldes, at ordregiver ikke selv har mulighed for at producere den ydelse eller det produkt, der er i udbud.
Tilbudsgiverne angiver også, at ordregiverne i de fleste tilfælde ikke afgiver kontrolbud. Dog
bliver der ifølge tilbudsgiverne afgivet kontrolbud væsentligt oftere, end ordregiverne giver
udtryk for. Det viser følgende figur.
SIDE 107
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Figur 12.11 Tilbudsgiveres svar på, om ordregiveren afgav kontrolbud
Nej, det var ikke en opgave, som ordregiveren
selv kunne byde på
23 pct.
14 pct.
63 pct.
Nej, ordregiveren afgav ikke bud (kontrolbud),
selv om det var en opgave, hvor ordregiveren
kunne have gjort det
Ja
Anm.: Figuren er baseret på 35 besvarelser, hvor seneste udbud omhandlede bygge- og anlægsprojekter eller tjenesteydelser.
Otte ud af de 35 tilbudsgivere, hvor seneste udbud har omhandlet bygge- og anlægsprojekter
eller tjenesteydelser, har svaret, at ordregiveren afgav kontrolbud. Det svarer til 8,5 pct. ud af
de i alt 94 tilbudsgivere i undersøgelsen.
I de øvrige 27 udbud, hvor seneste udbud har omhandlet bygge- og anlægsprojekter eller
tjenesteydelser, blev der ikke afgivet kontrolbud. I fem af disse udbud kunne ordregiveren
have afgivet kontrolbud, mens de resterende 22 udbud omhandlede opgaver, som ordregiveren ikke kunne afgive kontrolbud på.
Der er klare forskelle mellem ordregivernes og tilbudsgivernes besvarelser om brug af kontrolbud. Mens blot 0,5 pct. af ordregiverne angiver at have afgivet kontrolbud på deres seneste
udbud, så har tilbudsgiverne oplevet kontrolbud i 8,5 pct. af de seneste udbud, de har deltaget
i. Den markante forskel kan blandt andet skyldes, at tilbudsgiverne i undersøgelsen generelt
har afgivet tilbud i udbud omhandlende væsentligt større kontraktsummer, end der gennemsnitligt har været tale om i ordregivernes seneste udbud, jf. den mere udførlige omtale af
sammensætningen af respondenterne i datamaterialet i kapitel 2.
Sammenfattende giver spørgeskemaundersøgelsens resultater om kontrolbud dog således
ikke noget klart bud på, i hvilken udstrækning ordregivere benytter sig af mulighederne for at
57
afgive kontrolbud.
Godt halvdelen af ordregivernes anskaffelser sker efter udbud
Ordregiverne har i spørgeskemaundersøgelsen svaret på, hvor stor en andel af deres samlede
indkøb, der anskaffes efter udbud. Og med udbud menes også træk på rammeaftaler, som har
været i udbud. Ordregivernes svar fremgår af følgende figur.
__________________
57
Rådet for Offentlig-Privat Samarbejde har besluttet at igangsætte en analyse af kontrolbud. Analysen vil gå mere i dybden med
kontrolbud, end det er gjort her. Analysen forventes offentliggjort ultimo juni 2014.
SIDE 108
KAPITEL 12 ANDRE EMNER
Figur 12.12 Andel af ordregiverens samlede indkøb, der anskaffes efter udbud
44 pct.
Indkøb efter udbud og rammeaftaler
56 pct.
Andet indkøb
Anm.: Figuren er baseret på 48 besvarelser. Opgørelsen er foretaget som et simpelt gennemsnit af de oplyste pct.tal i de 48
besvarelser.
Som det fremgår af opgørelsen, er det kun godt halvdelen – 56 pct. – af ordregivernes samlede
indkøb, som anskaffes efter udbud eller på rammeaftaler. De øvrige 44 pct. af indkøbene anskaffes på anden vis.
Indkøb uden udbud kan blandt andet omfatte anskaffelser, der har lavere værdi end tærskelværdierne i udbudsdirektivet og tilbudsloven.
Godt halvdelen af tilbudsgivernes afsætning sker til offentlige kunder
Tilbudsgiverne svarer i spørgeskemaundersøgelsen på, hvor stor en andel af deres samlede
afsætning i Danmark, der sker til offentlige kunder. Og derudover hvilken andel af afsætningen
til offentlige kunder, der sker efter udbud. Resultaterne kan ses i følgende figur.
SIDE 109
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Figur 12.13 Tilbudsgivernes afsætning til offentlige kunder
Hvor stor en andel af jeres samlede afsætning i
Danmark sker til offentlige kunder?
Hvor stor en andel af jeres afsætning til
offentlige kundere sker efter udbud (inkl. på
rammeaftaler, som har været i udbud)?
Til offentlige kunder
42 pct.
58 pct.
Ikke til offentlige
kunder
Efter udbud
40 pct.
Ikke efter udbud
60 pct.
Anm.: Figuren er baseret på 76 henholdsvis 71 tilbudsgivere.
Godt halvdelen (58 pct.) af de deltagende tilbudsgiveres samlede afsætning i Danmark sker til
offentlige kunder. Det er derfor af meget stor betydning for de pågældende tilbudsgivere,
hvordan udbudskulturen er, når en så stor gennemsnitlig andel af de pågældende tilbudsgive58
res omsætning sker til offentlige kunder. Opgørelsen er foretaget som et simpelt gennemsnit
af de pct.tal, som tilbudsgiverne har oplyst. Gennemsnitstallet dækker i øvrigt over betydelige
forskelle på, hvor stor en andel af tilbudsgivernes afsætning, der sker til offentlige kunder.
59
Det fremgår også af figuren ovenfor, at 60 pct. af tilbudsgivernes omsætning til offentlige
kunder sker efter udbud eller træk på rammeaftaler. Også i denne opgørelse er der betydelige
forskelle i tallene fra de forskellige tilbudsgivere.
Samlet viser tallene fra både ordregivere og tilbudsgivere samme billede om, at omkring 60
pct. af de offentlige anskaffelser sker ved udbud, mens omkring 40 pct. sker på anden måde.
Ordregivere og tilbudsgiveres yderligere bemærkninger til spørgeskemaundersøgelsen
Flere steder i spørgeskemaundersøgelserne har både ordregivere og tilbudsgivere haft mulighed for at afgive yderligere bemærkninger og kommentarer om udbudskulturen, som ikke er
berørt i de øvrige spørgsmål. Disse muligheder har mellem 6 og 32 respondenter benyttet på
hver af de i alt fire muligheder, der har været herfor i spørgeskemaerne til ordregivere og
tilbudsgivere.
__________________
58
Gennemsnittet angivet i teksten er et uvægtet gennemsnit for afsætning til offentlige kunder. Det vil sige, at der ikke er taget
højde for værdien af virksomhedernes samlede afsætning.
59
Gennemsnittet angivet i teksten er et uvægtet gennemsnit for andel af afsætning til offentlige kunder efter udbud. Det vil sige,
at der ikke er taget højde for værdien af virksomhedernes samlede afsætning.
SIDE 110
KAPITEL 12 ANDRE EMNER
Der er ingen gennemgående temaer eller pointer i de uddybende bemærkninger. Et par tilbudsgivere er imidlertid kritiske over for udbudsreglerne og antyder, at det er uhensigtsmæssigt, at ordregivere går efter kortsigtede besparelser. Nogle få ordregiveres bemærkninger
kredser om, at de er meget fokuserede på at undgå klagesager. De betvivler desuden generaliserbarheden af spørgeskemaundersøgelsen til ordregiverne, fordi den kun tager udgangspunkt i det senest gennemførte udbud. Herudover indeholder respondenternes yderligere
bemærkninger i øvrigt ikke tværgående synspunkter eller lignende.
SIDE 111
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Bilag
Spørgeskemaerne
Indledning
Dette bilag indeholder en samlet oversigt over spørgsmålene i spørgeskemaerne til ordregivere og tilbudsgivere
samt de modtagne svar på spørgsmålene.
Spørgsmålene er som udgangspunkt anført i den kronologiske orden, som var i spørgeskemaet. Spørgeskemaet
var imidlertid bygget således op, at nogle spørgsmål var underspørgsmål til uddybning af bestemte svar. Respondenterne har derfor ikke i alle tilfælde skulle svare på helt samme uddybende spørgsmål, og det har derfor
heller ikke fuldt ud været muligt at opstille spørgsmål og svar i helt kronologisk orden.
Spørgeskema til ordregivere
Indledende tekst til spørgeskemaet
Spørgsmålene på de følgende sider sætter fokus på, hvordan udbudskulturen er i Danmark, dvs. hvad man rent
faktisk gør konkret, når man sender opgaver i udbud eller afgiver tilbud.
Den første del af spørgsmålene omhandler, hvad I har gjort i det seneste udbud (uanset om dette var et EUudbud eller en anden form for udbud).
Hvis jeres seneste udbud var meget, meget atypisk, skal I dog i stedet svare i forhold til jeres næstsidste udbud.
A. Faktuelle oplysninger om seneste udbud
1. Hvad omhandlede jeres seneste udbud hovedsageligt?
Bygge- og anlægsprojekt
Tjenesteydelse
6
82
Varekøb
121
I alt
209
Hvis svaret ’Bygge- og anlægsprojekt’ eller ’Tjenesteydelse’ til spm. 1:
1.1 Afgav i selv kontrolbud?
Ja
1
Nej, det var ikke en opgave, som vi kunne afgive kontrolbud på
72
Nej, vi valgte ikke at afgive kontrolbud (selv om vi godt kunne have afgivet kontrolbud)
15
I alt
88
SIDE 112
BILAG SPØRGESKEMAERNE
2. Hvilken udbudsform blev anvendt?
Offentligt udbud
167
Begrænset udbud
26
Anden udbudsform
16
I alt
209
3. Hvad var den samlede kontraktværdi ca.?
Oplys samlede beløb i mio. kr.
Ved ikke
168
41
I alt
209
4. Var det første gang I udbød opgaven, eller var det et genudbud?
Første gang
99
Genudbud
100
Andet
I alt
10
209
B. Markedsoplysninger før udbuddet
1. Indsamlede I nye oplysninger om markedet, før I sendte opgaven i udbud?
Ja
171
Nej
38
I alt
209
Hvis JA til spm. 1:
1.1 Hvordan fik I oplysninger om markedet? (Angiv gerne flere svar)
Ved dialog med leverandører
142
Ved dialog med brancheorganisationer, eksperter eller lignende
48
Oplysninger fra andre ordregivere, der har lavet lignende udbud
104
Rapporter/analyser
40
Andet
26
Antal besvarelser i alt
Hvis svaret ’Ved dialog med leverandører’ til spm. 1.1:
171
SIDE 113
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
1.1.1
Hvem var dialogen med?
Alle interesserede leverandører
57
Udvalgte leverandører
71
Kun vores hidtidige leverandør
17
I alt
145
Hvis JA til spm. 1:
1.2
Hvad fik I ud af undersøgelsen af markedet? (Angiv gerne flere svar)
Vi fik oplysninger om nye produkter og markedsudviklingen m.v.
81
Vi fik afklaret, hvad markedet kan tilbyde, og hvad vi kan få
130
Vi fik afklaret, hvad vi ikke skal stille krav om (dvs. hvad der vil give leverandører udfordringer
og/eller betyde ekstraomkostninger for os)
112
Vi fik oplysninger, som gør, at vi kan lave et bedre udbudsmateriale
123
Vi fik ikke nye oplysninger, men blev bekræftet i det vi vidste i forvejen
17
Ingenting eller næsten ingenting, undersøgelsen var overflødig
Andet
3
12
Antal besvarelser i alt
171
Hvis JA til spm. 1:
1.3 Synes I samlet set, at jeres omkostninger ved at indsamle nye oplysninger om markedet var godt givet ud?
Ja
167
Nej
4
I alt
171
Hvis NEJ til spm. 1:
1.4 Hvorfor lavede I ikke undersøgelse af markedet? (Angiv gerne flere svar)
Vi kender markedet og havde ikke behov for yderligere undersøgelse
33
Vi havde pga. deadline ikke tid til at undersøge markedet
7
Vi havde ikke ressourcer til at undersøge markedet
2
Vi havde ikke de nødvendige kompetencer til at undersøge markedet
1
Vi frygtede, at vi ville blive nødt til at udelukke tilbudsgivere, som vi har haft dialog med
0
Andet
4
Antal besvarelser i alt
38
SIDE 114
BILAG SPØRGESKEMAERNE
C. Understøtte innovation
1. I hvilket omfang gav udbudsmaterialet plads til, at tilbudsgivere kunne byde ind med nye, smartere løsninger?
I meget stort omfang - opgaven blev udbudt som et samarbejde om
udviklingen af nye innovative løsninger
6
I stort omfang - der var sat mål for opgaven, men ikke hvordan den
skulle løses (opgaven var beskrevet ved funktionskrav)
19
I et vist omfang - på dele af opgaven var der mulighed for at byde ind
med nye, smartere løsninger m.v.
73
Stort set ikke eller slet ikke - opgaven skulle løses som beskrevet i udbudsmaterialet
96
Andet
15
I alt
209
Hvis svaret ’ Stort set ikke eller slet ikke – opgaven skulle løses som beskrevet i udbudsmaterialet’ til spm. 1:
1.1 Hvorfor gav I ikke plads til, at tilbud kunne indeholde nye smartere løsninger?
Åbent tekstfelt til svar - tekstsvar er ikke refereret, da respondenterne har fået oplyst, at svarene vil blive sammenfattet i anonymiseret form, og at det ikke vil komme til at fremgå, hvad de har svaret på de enkelte spørgsmål
D. Klart og forståeligt udbudsmateriale
1. Gjorde I meget for at gøre udbudsmaterialet og de tekniske specifikationer klare og forståelige for leverandørerne? (Angiv gerne flere svar)
Ja, vi baserede det på standardiserede udbudsmaterialer, som leverandørerne på området er fortrolige med
85
Ja, vi baserede det på egne faste og kvalitetssikrede paradigmer
84
Ja, vi brugte meget tid på at beskrive den konkrete opgave klart og tydeligt
134
Ja, vi brugte meget tid på at sikre os, at vi ikke stillede unødvendige krav
118
Ja, anden begrundelse
Nej, det brugte vi ikke så meget tid på
Antal besvarelser i alt
12
1
209
SIDE 115
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Hvis NEJ til spm. 1:
1.1 Hvorfor ikke? (Angiv gerne flere svar)
Vi havde pga. deadline ikke tid til det
0
Vi havde ikke ressourcer til det
0
Der var ikke behov for det/standardopgave leverandører kender
1
Andet
0
Antal besvarelser i alt
1
2. Var omfanget af udbudsmaterialet og de tekniske specifikationer passende i forhold til opgavens størrelse?
Ja, det var passende
Nej, det var for omfattende i forhold til opgavens størrelse
Nej, udbudsmaterialerne var ikke detaljerede nok i forhold til opgavens størrelse
I alt
190
16
3
209
E. Mindstekrav
1. Hvilke mindstekrav stillede I til leverandørerne? (Angiv gerne flere svar)
Krav om referencer fra lignende opgaver
161
Krav til leverandørens tekniske udstyr og/eller leverandørens foranstaltninger til sikring af kvaliteten
86
Krav til leverandørens medarbejderes kvalifikationer
67
Andre krav til tekniske/faglige kvalifikationer
65
Minimumskrav til leverandørens samlede omsætning og/eller omsætning indenfor det aktivitetsområde,
kontrakten vedrører
61
Andre krav til leverandørens økonomiske og finansielle formåen
86
Andet
28
Antal besvarelser i alt
2. Var mindstekravene passende i forhold til opgavens omfang?
Ja, de var passende - alle krav var både relevante og nødvendige
209
194
Nej, vi stillede for høje krav, og nogle af kravene var overflødige eller unødvendige
6
Nej, vi stillede for få/for lave krav og burde have stillet yderligere krav
2
Ved ikke
7
I alt
209
SIDE 116
BILAG SPØRGESKEMAERNE
Hvis svaret ’ Nej, vi stillede for høje krav, og nogle af kravene var overflødige eller unødvendige’ i spm 2:
2.1 Hvilken virkning fik det, at I stillede for høje krav? (Angiv gerne flere svar)
Færre leverandører bød på opgaven/mindre konkurrence
5
Ekstraomkostninger for leverandører betød højere priser end nødvendigt
2
Andet
1
Antal besvarelser i alt
6
F. Dialog under udbuddet
1. Havde I efter offentliggørelsen af udbuddet dialog med leverandører om uklarheder i udbudsmaterialet?
Ja
158
Nej
51
I alt
209
Hvis JA til spm. 1:
1.1 Hvordan foregik dialogen? (Angiv gerne flere svar)
Møde med deltagelse af en række interesserede tilbudsgivere
Separate møder med interesserede tilbudsgivere
Skriftlige spørgsmål og svar
Andet
Antal besvarelser i alt
37
6
138
9
158
Hvis JA til spm. 1:
1.2 Hvad kom der ud af dialogen? (Angiv gerne flere svar)
Misforståelser blev undgået
Uklarheder i udbudsmaterialet blev afklaret
63
118
Mindre fejl og mangler i udbudsmaterialet blev korrigeret
89
Andet
12
Antal besvarelser i alt
158
SIDE 117
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Hvis NEJ til spm. 1:
1.3 Hvorfor ikke? (Angiv gerne flere svar)
Vi inviterede til spørgemøde, men ingen reagerede
1
Vi inviterede ikke til spørgemøde, da vi ikke ville risikere at overtræde reglerne
8
Vi inviterede ikke til spørgemøde, da vi ikke ønskede at samle tilbudsgiverne pga. risiko for karteldannelse
4
Der var ingen, som stillede skriftlige spørgsmål
17
Andet
23
Antal besvarelser i alt
51
G. Korrektioner m.v.
1. Var I opmærksomme på mulighederne for at korrigere mindre åbenlyse/formelle fejl og mangler i de modtagne tilbud?
Ja
197
Nej
12
I alt
209
Hvis JA til spm. 1:
1.1 Var der mindre åbenlyse/formelle fejl og mangler i de modtagne tilbud?
Ja
72
Nej
125
I alt
197
Hvis JA til spm. 1.1:
1.1.1 Hvordan håndterede I det?
De mindre åbenlyse/formelle fejl og mangler blev rettet
51
Tilbud blev afvist
11
Andet
10
I alt
72
Hvis svaret ’ Tilbud blev afvist’ til spm. 1.1.1
1.1.1.1 Hvorfor afviste I tilbuddet?
Åbent tekstfelt til svar - tekstsvar er ikke refereret, da respondenterne har fået oplyst, at svarene vil blive sammenfattet i anonymiseret form, og at det ikke vil komme til at fremgå, hvad de har svaret på de enkelte spørgsmål
SIDE 118
BILAG SPØRGESKEMAERNE
Hvis NEJ til spm. 1:
1.3 Hvorfor var I ikke opmærksomme på mulighederne for at korrigere mindre åbenlyse/formelle fejl og
mangler i de modtagne tilbud?
Vi var ikke klar over, at der var mulighed for at korrigere mindre åbenlyse /formelle fejl og mangler
2
Der var ikke behov for det/ingen tilbud med mindre åbenlyse fejl eller mangler
8
Andet
2
I alt
12
H. Tilbudsevalueringen
1. Hvilken evalueringsmodel brugte I?
Laveste pris
Pointmodel til identificering af det økonomisk mest fordelagtige tilbud (hvor priser omregnes til points)
Sproglig evaluering (uden fx pointgivning) til identificeringen af økonomisk mest fordelagtige tilbud
Prismodel til identificering af det økonomisk mest fordelagtige tilbud (opfyldelse af kvalitative kriterier
omregnes til priser)
I alt
2. Hvad havde I oplyst om evalueringsmodellen i udbudsmaterialet?
Hele modellen, så tilbudsgiverne præcist vidste, hvordan deres tilbud ville blive evalueret
De påkrævede oplysninger om kriterier og vægtning, så vi havde mulighed for at tilpasse modellen efterfølgende
Andet
I alt
76
117
4
10
207
75
120
12
207
3. Hvilke priser og omkostninger blev tilbuddene evalueret på?
Priser i tilbuddene, som omhandler de samlede omkostninger (der kommer ingen efterfølgende omkostninger)
127
Priser i tilbuddene, som omhandler en del af de samlede omkostninger (totaløkonomien i aftaleperioden
blev ikke vurderet)
22
Totaløkonomien i aftaleperioden, dvs. en samlet vurdering af priser i tilbuddene og efterfølgende omkostninger til drift, vedligehold, el osv.
47
Andet
11
I alt
207
SIDE 119
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
4. Hvilken information har I givet til de tilbudsgivere, som ikke har fået opgaven?
En overordnet begrundelse for, hvorfor de ikke fik opgaven
66
En meget specifik begrundelse om, hvor deres tilbud var godt og mindre godt
97
En dialog, hvor vi uddybende har forklaret, hvorfor deres tilbud ikke vandt
18
Andet
26
I alt
207
5. Har en eller flere af de forbigåede tilbudsgivere gjort yderligere, efter at have modtaget afslag? (Angiv gerne
flere svar)
Ja, de har søgt aktindsigt
32
Ja, sagen er blevet påklaget til Klagenævnet for Udbud
Nej
3
135
Andet
45
Antal besvarelser i alt
207
I. Opfølgning
1. Følger I op på, om leverandøren efterlever kontrakten?
Ja
204
Nej
3
I alt
207
Hvis JA til spm. 1:
1.1 Sker opfølgningen efter en plan, som I generelt anvender til opfølgning på leverandørkontrakter?
Ja
77
Nej
126
I alt
203
SIDE 120
BILAG SPØRGESKEMAERNE
60
Hvis JA til spm. 1.1 :
1.2 Hvor ofte følger I op på, om leverandøren efterlever kontrakten?
Vi følger løbende op
55
Vi følger af og til op/laver stikprøver
13
Vi følger op, når vi får mistanke om, at kontrakten ikke efterleves
4
Andet
5
I alt
77
Hvis NEJ til spm. 1:
1.3 Hvorfor får I ikke fulgt op på, om kontrakten efterleves? (Angiv gerne flere svar)
Vi har ikke tid/ressourcer til det
2
Der er ikke behov for det (pga. opgavens karakter eller lignende)
2
Andet
0
Antal besvarelser i alt
3
J. Udbudsomkostninger
1. Hvad skønner I, at jeres samlede omkostninger til hele udbudsprocessen (inkl. markedsundersøgelse, udbudsmateriale og afholdelse af udbuddet m.v.) og til opfølgning har været?
I skønnet bedes I medtage de samlede direkte og indirekte omkostninger i både udbudsenheden og andre enheder samt evt. omkostninger til eksterne rådgivere m.v.
Oplys i kr.
65
Ved ikke
141
I alt
206
Hvis beløb er oplyst i spm. 1:
1.1 Kan I vurdere, hvordan jeres omkostninger er fordelt i pct.?
Ja
26
I alt
65
Nej
__________________
60
39
Spørgsmål 1.2 skulle have været stillet til alle, som svarede JA til spørgsmål 1, men blev ved en fejl i spørgeskemaet kun stillet
til de respondenter, som svarede JA til spørgsmål 1.1.
SIDE 121
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Hvis JA til spm. 1.1:
1.1.1
61
Hvordan vurderer I, at jeres omkostninger er fordelt (i pct.) på :
Markedsundersøgelse
9 pct.
Udarbejdelse af udbudsmaterialet
53 pct.
Udarbejdelse af udbudsmaterialet
23 pct.
Opfølgning i kontraktperiode
15 pct.
K. Andet
1. Hvis der var andre relevante forhold eller oplevelser om udbudskulturen ved jeres seneste udbud, som ikke
er afdækket af ovenstående spørgsmål, bedes I kort beskrive disse her.
Åbent tekstfelt til svar - tekstsvar er ikke refereret, da respondenterne har fået oplyst, at svarene vil blive sammenfattet i anonymiseret form, og at det ikke vil komme til at fremgå, hvad de har svaret på de enkelte spørgsmål
Den næste del af spørgeskemaet omhandler, hvordan I synes, at udbudskulturen generelt er i øjeblikket, og hvad der kan blive bedre.
Ordet udbudskultur bruges som en samlet betegnelse for alt det, som ordregivere og tilbudsgivere rent
faktisk gør i forbindelse med udbuddene.
L. Hvordan er udbudskulturen, og hvordan kan den blive bedre?
1. Hvad er jeres vigtigste fokus, når I sender opgaver i udbud? (Du kan her kun angive et svar pr. spørgsmål)
At kunne gøre, som vi plejer/fortsætte med kendte produkter
At få den bedst mulige kombination af pris og kvalitet (dvs. godt købmandsskab)
At overholde udbudsreglerne og undgå klager m.v.
At få udviklet vores ydelser, så vi fx kan give bedre tilbud til borgerne m.v.
I alt
__________________
61
Tallene i tabellen er beregnet som gennemsnitlige værdier for alle besvarelserne.
1
148
36
20
205
SIDE 122
BILAG SPØRGESKEMAERNE
2. Hvilken betydning har det for jer at undgå klagesager ved udbud? (Du kan her kun angive et svar pr. spørgsmål)
Det er vores vigtigste fokus og har meget stor betydning
16
Det er vigtigt for os, men fx kvalitet, pris og udvikling er også vigtigt
94
Det forsøger vi at undgå, men fx kvalitet, pris og udvikling er vigtigere
76
Det vigtigste er fx kvalitet, pris og udvikling, mens risikoen for klager ikke spiller større rolle
18
Det har stort set ikke betydning for os
I alt
1
205
Hvis svaret ’ Det er vores vigtigste fokus og har meget stor betydning’ eller ’ Det er vigtigt for os, men fx kvalitet,
pris og udvikling er også vigtigt’ i spm.2:
2.1 Hvorfor har det så stor betydning for jer? (Angiv gerne flere svar)
Klagesager kan give en ikke ønsket omtale i pressen/svække vores image
29
Det er en vigtig prioritering for vores topledelse at undgå klagesager
19
Det er vigtigt for os ikke at lave fejl/ikke at blive opfattet som myndighed, der begår fejl
54
Det koster personaleressourcer, som kunne have været brugt til andet
71
Vi har ikke tid til en klagesag, da det er vigtigt for os at komme hurtigt i gang
35
Det koster ekstra (til fx juridisk bistand)
49
Andet
11
Besvarelser i alt
110
3. På hvilke punkter kan I gøre mere for, at der er en god udbudskultur, når I sender opgaver i udbud? (Angiv
gerne flere svar)
Bedre undersøgelse/mere dialog med markedet før udbuddet
129
Bedre og klarere udbudsmateriale
81
Kun relevante og nødvendige mindstekrav
99
Understøtte innovative løsninger
81
Invitere til dialogmøder, hvor spørgsmål til udbudsmaterialet hurtigt kan afklares
104
Vi kan gøre mere for at sikre, at tilbudsgivere afgiver konditionsmæssige tilbud
39
Bedre forklaringer af afslag/møder med forbigåede tilbudsgivere
47
Mere opfølgning og kontrol med efterlevelse af kontrakten
87
Begrænse udbudsomkostningerne for os selv
50
Begrænse udbudsomkostningerne for leverandørerne
66
Vi gør alt, hvad vi kan, og kan ikke rigtigt gøre mere
21
Andet
19
Besvarelser i alt
205
SIDE 123
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
4. På hvilke punkter kan leverandørerne gøre mere for, at der er en god udbudskultur? (Angiv gerne flere svar)
Være mere åbne for dialog før udbuddet
85
Komme med input om, hvor udbudsmaterialet er uklart og/eller svært at forstå
140
Komme med andre input om, hvor vi kan justere udbudsmaterialet, så det bliver bedre
98
Komme med input, der gør det nemmere for os at vurdere, hvilke mindstekrav der er relevante og nødvendige
84
Komme med oplysninger om nye og innovative muligheder
83
Være mere åbne for at efterkomme vores ønsker om nye anderledes løsninger (end standardløsningen)
61
Gøre mere for at sikre, at deres tilbud er konditionsmæssige
129
Anmode om bedre forklaringer af afslag inden en evt. klage
50
Gøre mere for at efterleve kontrakten
71
Gøre mere for at begrænse vores udbudsomkostninger (fx undlade at søge aktindsigt eller indgive åbenlyst
uberettigede klager)
88
Andet
17
Besvarelser i alt
205
5. Er rammerne for, at I kan have god udbudskultur tilstede?
Ja
Delvist/på nogle punkter
100
97
Nej
8
I alt
205
Hvis svaret ’Delvist/på nogle punkter ’ eller ’Nej’ i spm. 5:
5.1 Hvad kan blive bedre? (Angiv gerne flere svar)
Flere/bedre ressourcer hos os selv
70
Udbudsreglerne
70
Bedre information/vejledninger o. lign.
32
Andet
19
Antal besvarelser i alt
105
SIDE 124
BILAG SPØRGESKEMAERNE
Hvis svaret ’Flere/bedre ressourcer hos os selv’ til spm. 5.1:
5.1.1 Hvad er der behov for at styrke i jeres indkøbsafdeling? (Angiv gerne flere svar)
Mere tid
35
Flere medarbejderressourcer
54
Vores udbudsfaglige kompetencer
26
Andet
Antal besvarelser i alt
7
70
Hvis svaret ’Udbudsreglerne’ til spm. 5.1:
5.1.2 Hvad kan blive bedre mht. udbudsreglerne? Har I fx konkrete ønsker mht. implementeringen af de nye
direktiver i den nye danske udbudslov eller lignende?
Åbent tekstfelt til svar - tekstsvar er ikke refereret, da respondenterne har fået oplyst, at svarene vil blive sammenfattet i anonymiseret form, og at det ikke vil komme til at fremgå, hvad de har svaret på de enkelte spørgsmål
Hvis svaret ’Bedre information/vejledning’ til spm. 5.1:
5.1.3 Hvilke emner kunne I især bruge bedre information eller vejledninger om?
Åbent tekstfelt til svar - tekstsvar er ikke refereret, da respondenterne har fået oplyst, at svarene vil blive sammenfattet i anonymiseret form, og at det ikke vil komme til at fremgå, hvad de har svaret på de enkelte spørgsmål
5.2 Hvis I har andre overvejelser eller kommentarer om udbudskulturen I Danmark, bedes I kort beskrive disse
her.
Åbent tekstfelt til svar - tekstsvar er ikke refereret, da respondenterne har fået oplyst, at svarene vil blive sammenfattet i anonymiseret form, og at det ikke vil komme til at fremgå, hvad de har svaret på de enkelte spørgsmål
M. Elektroniske udbudsværktøjer
1. Anvender I elektroniske udbudsværktøjer (fx Mercell, Ethics eller lignende), når I sender opgaver i udbud?
Ja, altid
57
Ja, ved mere end halvdelen af vores udbud
15
Ja, ved mindre end halvdelen af vores udbud
16
Nej
Ved ikke
Antal besvarelser i alt
109
6
203
SIDE 125
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Hvis JA til spm. 1:
1.1 Hvilket elektronisk udbudsværktøj anvender I?
Mercell
47
EU Supply
28
ETHICS
4
Andet
9
I alt
88
Hvis JA til spm. 1:
1.2. I hvilke dele af udbudsprocessen gør I brug af det elektroniske udbudsværktøj? (Angiv gerne flere svar)
Ved udarbejdelse af udbudsmaterialet
31
Ved annoncering af udbuddet.
87
Ved offentliggørelse af spørgsmål og svar til udbudsmaterialet.
79
Ved leverandørernes tilbudsafgivelse.
79
Ved evaluering af de indkomne tilbud.
39
Besvarelser i alt
88
Hvis JA til spm. 1:
1.3. Hvorfor anvender I elektroniske udbudsværktøjer, når I sender opgaver i udbud? (Angiv gerne flere svar)
For at sikre at flere leverandører byder ind.
35
For at standardisere og effektivisere vores udbudsprocesser.
73
For at reducere vores interne ressourceforbrug når vi gennemfører udbud.
60
For at sikre større gennemsigtighed, når vi gennemfører udbud.
65
For at undgå procedurefejl.
52
Andet
Besvarelser i alt
6
88
Hvis JA til spm. 1:
1.4. Er der efter jeres opfattelse ulemper ved at anvende elektroniske udbudsværktøjer?
Åbent tekstfelt til svar - tekstsvar er ikke refereret, da respondenterne har fået oplyst, at svarene vil blive sammenfattet i anonymiseret form, og at det ikke vil komme til at fremgå, hvad de har svaret på de enkelte spørgsmål
SIDE 126
BILAG SPØRGESKEMAERNE
Hvis NEJ til spm. 1:
1.5. Hvorfor bruger I ikke elektroniske udbudsværktøjer?
Åbent tekstfelt til svar - tekstsvar er ikke refereret, da respondenterne har fået oplyst, at svarene vil blive sammenfattet i anonymiseret form, og at det ikke vil komme til at fremgå, hvad de har svaret på de enkelte spørgsmål
N. Afsluttende spørgsmål
1. Hvilken type af ordregiver/myndighed er I?
Kommune
161
Region
12
Statslig myndighed
18
Offentlig virksomhed/selskab m.v.
18
I alt
209
2. Hvor meget skønner I, at jeres samlede indkøb fra private virksomheder udgør årligt?
Oplys i mio. kr. for samlet myndighed
63
Ved ikke
138
I alt
201
3. Hvor stor en andel af jeres myndigheds/virksomheds samlede indkøb anskaffes efter udbud (inkl. træk på
rammeaftaler, som har været i udbud)?
Oplys omtrentlig andel i pct. (simpelt gennemsnit)
Oplys omtrentlig andel i pct. (antal besvarelser)
56 pct.
48
Ved ikke
149
Besvarelser i alt
197
4. Hvis I har yderligere bemærkninger i forhold til de stillede spørgsmål eller til denne undersøgelse, kan I
skrive dem her:
Åbent tekstfelt til svar - tekstsvar er ikke refereret, da respondenterne har fået oplyst, at svarene vil blive sammenfattet i anonymiseret form, og at det ikke vil komme til at fremgå, hvad de har svaret på de enkelte spørgsmål
Mange tak for dine svar.
Tryk venligst på 'afslut' for at afslutte besvarelsen.
Mvh.
Rådet for Offentlig-Privat Samarbejde
SIDE 127
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Spørgeskema til tilbudsgivere
Spørgsmålene på de følgende sider sætter fokus på, hvordan udbudskulturen er i Danmark, dvs. hvad man rent
faktisk gør konkret, når man sender opgaver i udbud eller afgiver tilbud.
Den første del af spørgsmålene omhandler, hvad I har gjort og oplevet i det seneste udbud, som I har afgivet
tilbud på (uanset om det var et EU-udbud eller en anden form for udbud).
Hvis det seneste udbud var meget, meget atypisk, skal I dog i stedet svare i forhold til det næstsidste udbud, som
I har afgivet tilbud på.
A. Faktuelle oplysninger om seneste udbud
1. Hvad omhandlede jeres seneste tilbud hovedsageligt?
Bygge- og anlægsprojekter
6
Tjenesteydelse
29
Varekøb
59
I alt
94
Hvis svaret ’Bygge- og Anlægsprojekt’ eller ”Tjenesteydelse” til spm. 1:
1.1 Afgav ordregiveren selv et bud (kontrolbud) på opgaven?
Ja
Nej, det var ikke en opgave, som ordregiveren selv kunne byde på
Nej, ordregiveren afgav ikke bud (kontrolbud), selv om det var en opgave, hvor ordregiveren kunne have
gjort det
I alt
2. Hvilken udbudsform blev anvendt?
74
Begrænset udbud
16
I alt
22
5
35
Offentligt udbud
Anden udbudsform
8
4
94
3. Hvad forventede I, at den samlede kontraktværdi ca. ville være?
Oplys samlede beløb i mio. kr.
77
Ved ikke
17
I alt
94
SIDE 128
BILAG SPØRGESKEMAERNE
4. Var det første gang, at I bød på en kontrakt som denne, eller har I tidligere budt på lignende kontrakter?
Første gang
1
Vi har tidligere budt på lignende
93
Andet
0
I alt
94
B. Dialog før udbuddet
1. Havde I dialog med ordregiveren, før opgaven blev sendt i udbud?
Ja
61
Nej
33
I alt
94
Hvis JA til spm. 1:
1.1 Hvem tog initiativ til dialogen?
Ordregiveren
29
Det gjorde vi selv
32
I alt
61
Hvis JA til spm. 1:
1.2 Hvad kom der ud af dialogen?
Ordregiveren forstår markedsmulighederne bedre og kan lave bedre udbud
38
Desværre ikke ret meget/ingenting
18
Andet
I alt
5
61
SIDE 129
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Hvis NEJ til spm. 1:
1.3 Hvorfor ikke? (Angiv gerne flere svar)
Vi vidste ikke, at opgaven ville blive udbudt
Ordregiveren søgte ikke dialog med os
5
23
Vi tager ikke selv initiativ til dialog
1
Vi vil ikke risikere at blive udelukket fra at kunne afgive tilbud
7
Andet
5
Antal besvarelser i alt
33
Hvis NEJ til spm. 1:
1.4 Ville dialog kunne have gjort ordregiveren i stand til at til at lave bedre udbud?
Ja
32
Nej
1
I alt
33
C. Understøtte innovation
1. I hvilket omfang gav udbudsmaterialet plads til, at I kunne byde ind med nye, smartere løsninger?
I meget stort omfang - opgaven blev udbudt som et samarbejde om udvikling af nye innovative løsninger
1
I stort omfang - der var sat mål for opgaven, men ikke hvordan den skulle løses (opgaven var beskrevet
ved funktionskrav)
5
I et vist omfang - på dele af opgaven var der mulighed for at byde ind med nye, smartere løsninger m.v.
19
Stort set ikke eller slet ikke - opgaven skulle løses som beskrevet i udbudsmaterialet
67
Andet
2
I alt
94
Hvis svaret ’ Stort set ikke eller slet ikke - opgaven skulle løses som beskrevet i udbudsmaterialet’ til spm. 1:
1.1 Kunne I have budt ind med nye, smartere løsninger, hvis der havde været bedre plads til det i udbudsmaterialet?
Ja
58
Nej
9
I alt
67
SIDE 130
BILAG SPØRGESKEMAERNE
D. Klart og forståeligt udbudsmateriale
1. Var udbudsmaterialet og de tekniske specifikationer samlet set klart og forståeligt?
Ja
63
Nej
31
I alt
94
Hvis JA til spm. 1:
1.1 Hvad havde betydning for, at det var klart og forståeligt? (Angiv gerne flere svar)
Det var baseret på standardiserede udbudsmaterialer, som vi er fortrolige med
34
Det var sprogligt klart og forståeligt
41
Det var logisk struktureret
26
Der var ikke stillet unødvendige krav
25
Andet
Antal besvarelser i alt
2
63
Hvis NEJ til spm. 1:
1.2 Hvad kunne ordregiveren have gjort for at gøre udbudsmaterialet og de tekniske specifikationer klarere og
mere forståelige? (Angiv gerne flere svar)
Det kunne baseres på standardiserede udbudsmaterialer, som vi er fortrolige med
6
Det kunne sprogligt gøres mere klart og forståeligt
12
Det kunne være bedre og mere logisk struktureret
14
Der kunne inviteres til spørgemøde, så spørgsmål hurtigt kunne afklares
17
Det kunne have været uden overflødige krav
20
Andet
Antal besvarelser i alt
8
31
SIDE 131
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
E. Mindstekrav
1. Hvilke mindstekrav blev der stillet til jer? (Angiv gerne flere svar)
Krav om referencer fra lignende opgaver
70
Krav til vores tekniske udstyr og/eller vores foranstaltninger til sikring af kvaliteten
54
Krav til vores medarbejderes kvalifikationer
45
Andre krav til tekniske/faglige kvalifikationer
43
Minimumskrav til vores samlede omsætning og/eller omsætning indenfor det aktivitetsområde, kontrakten
vedrører
50
Andre krav til vores økonomiske og finansielle formåen
57
Andet
10
Antal besvarelser i alt
94
2. Var mindstekravene passende i forhold til opgavens omfang?
Ja, de var passende - alle krav var både relevante og nødvendige
59
Nej, der blev stillet for høje krav, og nogle af kravene var overflødige eller unødvendige
16
Nej, der var stillet for få/for lave krav og burde have stillet yderligere krav
14
Ved ikke
5
I alt
94
Hvis svaret ’ Nej, der blev stillet for høje krav, og nogle af kravene var overflødige eller unødvendige’ til spm. 2:
2.1 Hvilke krav var overflødige eller unødvendige og hvorfor?
Åbent tekstfelt til svar - tekstsvar er ikke refereret, da respondenterne har fået oplyst, at svarene vil blive sammenfattet i anonymiseret form, og at det ikke vil komme til at fremgå, hvad de har svaret på de enkelte spørgsmål
Hvis svaret ’ Nej, der blev stillet for høje krav, og nogle af kravene var overflødige eller unødvendige’ til spm. 2:
2.2 Hvilken virkning fik det? (Angiv gerne flere svar)
Vi opfyldte ikke kravene og blev udelukket fra udbuddet
2
Færre leverandører bød på opgaven/mindre konkurrence
3
Ekstraomkostninger for leverandører betød højere priser end nødvendigt
6
Andet
Besvarelser i alt
7
16
SIDE 132
BILAG SPØRGESKEMAERNE
F. Dialog under udbuddet
1. Havde I efter offentliggørelsen dialog med udbyderen om uklarheder i udbudsmaterialet?
Ja
71
Nej
23
I alt
94
Hvis JA til spm. 1:
1.1 Hvordan foregik dialogen? (Angiv gerne flere svar)
Møde med deltagelse af en række interesserede tilbudsgivere
Møde mellem os og ordregiveren
Skriftlige spørgsmål og svar
Andet
Antal besvarelser i alt
15
9
56
6
71
Hvis JA til spm. 1:
1.2 Hvad kom der ud af dialogen? (Angiv gerne flere svar)
Misforståelser blev undgået
12
Uklarheder i udbudsmaterialet blev afklaret
40
Mindre fejl og mangler i udbudsmaterialet blev korrigeret
43
Andet
19
Antal besvarelser i alt
71
Hvis NEJ til spm. 1:
1.3 Hvorfor ikke? (Angiv gerne flere svar)
Vi havde ikke behov for dialog om udbudsmaterialet
11
Vi ønskede ikke at deltage i dialog, da vi ikke ville risikere at overtræde reglerne
3
Ordregiveren inviterede ikke til spørgemøde
8
Andet
2
Antal besvarelser i alt
23
SIDE 133
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
G. Korrektioner m.v.
1. Oplevede I et eller flere af følgende problemer ved jeres tilbud? (Angiv gerne flere svar)
Der var mindre åbenlyse/formelle fejl og mangler i vores tilbud
12
Vi tog forbehold i forhold til mindstekrav
7
Vi kunne ikke opfylde mindstekrav
3
Nej, vi oplevede ingen af ovenstående problemer
69
Andre problemer
9
Antal besvarelser i alt
94
Hvis svaret ’ Der var mindre åbenlyse/formelle fejl og mangler i vores tilbud’ til spm. 1:
1.1 Hvordan håndterede ordregiveren fejl og mangler i jeres tilbud?
De mindre åbenlyse/formelle fejl og mangler blev rettet
7
Vores tilbud blev afvist
3
Andet
2
Hvis svaret ’ Vi kunne ikke opfylde mindstekrav’ til spm. 1:
1.2 Hvordan håndterede ordregiveren, at I ikke opfyldte mindstekrav?
Vores tilbud blev afvist
0
Andet
3
Hvis svaret ’Andre problemer’ til spm. 1:
1.3 Hvordan håndterede ordregiveren det, som du har beskrevet under andre problemer?
Åbent tekstfelt til svar - tekstsvar er ikke refereret, da respondenterne har fået oplyst, at svarene vil blive sammenfattet i anonymiseret form, og at det ikke vil komme til at fremgå, hvad de har svaret på de enkelte spørgsmål
H. Tilbudsevalueringen
1. Hvilken evalueringsmodel brugte ordregiveren?
Laveste pris
28
Pointmodel til identificering af det økonomisk mest fordelagtige tilbud (hvor priser omregnes til points)
48
Sproglig evaluering (uden fx pointgivning) til identificeringen af økonomisk mest fordelagtige tilbud
1
Prismodel til identificering af det økonomisk mest fordelagtige tilbud (opfyldelse af kvalitative kriterier
omregnes til priser)
17
I alt
94
SIDE 134
BILAG SPØRGESKEMAERNE
2. Hvad havde ordregiveren oplyst om evalueringsmodellen i udbudsmaterialet?
Hele modellen, så vi præcist vidste, hvordan vores tilbud ville blive evalueret
28
De påkrævede oplysninger om kriterier og vægtning, så vi vidste ikke præcist, hvordan tilbuddene ville
blive evalueret
61
Andet
5
I alt
94
3. Hvilke priser og omkostninger blev tilbuddene evalueret på?
Priser i tilbuddene, som omhandler de samlede omkostninger (der kommer ingen efterfølgende omkostninger)
51
Priser i tilbuddene, som omhandler en del af de samlede omkostninger (totaløkonomien i aftaleperioden
blev ikke vurderet)
24
Totaløkonomien i aftaleperioden, dvs. en samlet vurdering af priser i tilbuddene og efterfølgende omkostninger til drift, vedligehold, el osv.
14
Andet
5
I alt
94
4. Vandt I udbuddet og fik tildelt kontrakten?
Ja
44
Nej
50
I alt
94
Hvis NEJ til spm. 4:
4.1. Hvilken information har I fået om, hvorfor I ikke fik opgaven?
En overordnet begrundelse for, hvorfor vi ikke fik opgaven
23
En meget specifik begrundelse om, hvor vores tilbud var godt og mindre godt
8
En dialog, hvor ordregiveren har uddybende forklaret, hvorfor vores tilbud ikke vandt
8
Andet
10
I alt
49
SIDE 135
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Hvis NEJ til spm. 4:
4.2 Har I gjort yderligere, efter at have modtaget afslaget? (Angiv gerne flere svar)
Ja, vi har søgt dialog med ordregiveren for at få bedre forklaring på afslaget
24
Ja, vi har søgt aktindsigt
8
Ja, vi har klaget til Klagenævnet for Udbud
3
Nej
16
Andet
8
Antal besvarelser i alt
49
I. Opfølgning
1. Følger ordregiveren op på, om I efterlever kontrakten (hvis I ikke har vundet den pågældende kontrakt, bedes
I her svare generelt i forhold til, hvordan offentlige ordregivere typisk/oftest følger op på kontrakterne)?
Ja
62
Nej
31
I alt
93
Hvis JA til spm. 1:
1.1 Hvor ofte følger ordregiveren op på, om I efterlever kontrakten?
Ordregiveren følger løbende op
25
Ordregiveren følger af og til op/laver stikprøver
15
Ordregiveren følger op, når der er mistanke om, at kontrakten ikke efterleves.
12
Andet
10
I alt
62
J. Udbudsomkostninger
1. Har I et nogenlunde overblik over jeres samlede omkostninger (inkl. evt. omkostninger til dialog med ordregiver m.v.)?
Ja
46
Nej
47
I alt
93
SIDE 136
BILAG SPØRGESKEMAERNE
Hvis JA til spm. 1:
1.1 Hvor meget udgjorde jeres omkostninger i kr.?
Åbent tekstfelt til svar - tekstsvar er ikke refereret, da respondenterne har fået oplyst, at svarene vil blive sammenfattet i anonymiseret form, og at det ikke vil komme til at fremgå, hvad de har svaret på de enkelte spørgsmål
2. Kunne jeres omkostninger have været mindre?
Ja
49
Nej
44
I alt
93
Hvis JA til spm. 2:
2.1 Hvad kunne der have været gjort for at begrænse jeres omkostninger?
Åbent tekstfelt til svar - tekstsvar er ikke refereret, da respondenterne har fået oplyst, at svarene vil blive sammenfattet i anonymiseret form, og at det ikke vil komme til at fremgå, hvad de har svaret på de enkelte spørgsmål
K. Andet
1. Hvis der var andre relevante forhold eller oplevelser om udbudskulturen ved jeres seneste tilbudsafgivelse,
som ikke er afdækket af ovenstående spørgsmål, bedes I kort beskrive disse her.
Åbent tekstfelt til svar - tekstsvar er ikke refereret, da respondenterne har fået oplyst, at svarene vil blive sammenfattet
i anonymiseret form, og at det ikke vil komme til at fremgå, hvad de har svaret på de enkelte spørgsmål
Den næste del af spørgeskemaet omhandler, hvordan I synes, at udbudskulturen generelt er i øjeblikket, og hvad der kan blive bedre.
Ordet udbudskultur bruges som en samlet betegnelse for alt det, som både ordregivere og tilbudsgivere
rent faktisk gør i forbindelse med udbuddene.
SIDE 137
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
L. Hvordan er udbudskulturen, og hvad kan blive bedre?
1. Hvad oplever I, at de offentlige ordregivere har mest fokus på, når de sender opgaver i udbud? (Angiv det
mest passende svar)
At kunne gøre, som de plejer/fortsætte med kendte produkter
16
At få den lavest mulige pris
46
At få den bedst mulige kombination af pris og kvalitet (dvs. godt købmandsskab)
At overholde udbudsreglerne og undgå klager
At få udviklet deres ydelser, så de fx kan give bedre tilbud til borgerne m.v.
I alt
9
20
0
91
2. I hvilke situationer overvejer I at søge aktindsigt eller klage over et udbud? (Angiv gerne flere svar)
Altid eller næsten altid
2
Når vi oplever, at udbudsreglerne bliver overtrådt
32
Når vi føler os urimeligt behandlet
40
Når vi ikke kan gennemskue, hvorfor vi ikke har fået ordren
39
Vi overvejer aldrig at søge aktindsigt eller klage over udbud
15
Andet
Antal besvarelser i alt
9
91
3. På hvilke punkter kan I gøre mere for, at der er en god udbudskultur? (Angiv gerne flere svar)
Være mere åbne for dialog før udbuddet
42
Komme med input om, hvor udbudsmaterialet er uklart og/eller svært at forstå
51
Komme med andre input om, hvor ordregiver kan justere udbudsmaterialet, så det bliver bedre
39
Komme med input, der gør det nemmere for ordregiver at vurdere, hvilke mindstekrav der er relevante og
nødvendige
37
Komme med oplysninger om nye og innovative muligheder
36
Være mere åbne for at efterkomme ordregiveres ønsker om nye anderledes løsninger (end standardløsningen)
18
Gøre mere for at sikre, at vores tilbud opfylder kravene (er konditionsmæssigt)
11
Anmode om bedre forklaringer af afslag inden en evt. klage
11
Gøre mere for at efterleve kontrakten
3
Gøre mere for at begrænse ordregiveres udbudsomkostninger (fx undlade at søge aktindsigt eller indgive
åbenlyst uberettigede klager)
5
Vi gør alt, hvad vi kan, og kan ikke rigtigt gøre mere
21
Andet
10
Antal besvarelser i alt
90
SIDE 138
BILAG SPØRGESKEMAERNE
4. På hvilke punkter kan de offentlige ordregivere gøre mere for, at der er en god udbudskultur, når de sender
opgaver i udbud? (Angiv gerne flere svar)
Bedre undersøgelse/mere dialog med markedet før udbuddet
80
Bedre og klarere udbudsmateriale
52
Kun relevante og nødvendige mindstekrav
59
Understøtte innovative løsninger
49
Invitere til dialogmøder, hvor spørgsmål til udbudsmaterialet hurtigt kan afklares
70
Gøre mere for at sikre, at vi er klar over, hvad der skal til for, at vores tilbud er konditionsmæssigt
18
Bedre forklaringer af afslag/møder med forbigåede tilbudsgivere
29
Mere opfølgning og kontrol med vores efterlevelse af kontrakten
24
Begrænse udbudsomkostningerne
36
Andet
8
Antal besvarelser i alt
90
5. Er rammerne for, at der kan være en god udbudskultur tilstede?
Ja
34
Delvist/på nogle punkter
46
Nej
9
I alt
89
Hvis svaret ’Delvis/på nogle punkter’ til spm. 5:
5.1. Hvad kan blive bedre? (Angiv gerne flere svar)
Flere/bedre ressourcer hos os selv
8
Udbudsreglerne
26
Bedre informationer/vejledninger og lignende
12
Andet
20
Antal besvarelser i alt
46
Hvis svaret ’ Flere/bedre ressourcer hos os selv’ til spm. 5.1:
5.1.1. Hvad er der behov for at styrke hos jer? (Angiv gerne flere svar)
Mere tid
8
Flere medarbejderressourcer
4
Vores udbudsfaglige kompetencer
4
Andet
0
Antal besvarelser i alt
8
SIDE 139
UDBUDSKULTUREN I DANMARK
Hvis svaret ’Udbudsreglerne’ til 5.1:
5.1.2 Hvad kan blive bedre mht. udbudsregler (har I fx konkrete ønsker mht. implementeringen af de nye direktiver i den nye danske udbudslov eller lignende)?
Åbent tekstfelt til svar - tekstsvar er ikke refereret, da respondenterne har fået oplyst, at svarene vil blive sammenfattet i anonymiseret form, og at det ikke vil komme til at fremgå, hvad de har svaret på de enkelte spørgsmål
Hvis svaret ’Bedre information/vejledninger’ til spm. 5.1:
5.1.3. Hvilke emner kunne I især bruge bedre information eller vejledninger om?
Åbent tekstfelt til svar - tekstsvar er ikke refereret, da respondenterne har fået oplyst, at svarene vil blive sammenfattet i anonymiseret form, og at det ikke vil komme til at fremgå, hvad de har svaret på de enkelte spørgsmål
5.2. Hvis I har andre overvejelser eller kommentarer om udbudskulturen I Danmark, bedes I kort beskrive disse
her:
Åbent tekstfelt til svar - tekstsvar er ikke refereret, da respondenterne har fået oplyst, at svarene vil blive sammenfattet i anonymiseret form, og at det ikke vil komme til at fremgå, hvad de har svaret på de enkelte spørgsmål
M. Elektroniske udbudsværktøjer
1. I hvor stor en andel af de udbud, som I giver tilbud på, har I mulighed for at afgive tilbud via et elektronisk
udbudsværktøj (fx Mercell, Ethics eller lignende)? Oplys omtrentlig andel i pct.
Åbent tekstfelt til svar - tekstsvar er ikke refereret, da respondenterne har fået oplyst, at svarene vil blive sammenfattet i anonymiseret form, og at det ikke vil komme til at fremgå, hvad de har svaret på de enkelte spørgsmål
2. Ser I fordele ved at afgive tilbud via et elektronisk udbudsværktøj?
Åbent tekstfelt til svar - tekstsvar er ikke refereret, da respondenterne har fået oplyst, at svarene vil blive sammenfattet i anonymiseret form, og at det ikke vil komme til at fremgå, hvad de har svaret på de enkelte spørgsmål
3. Ser I ulemper ved at afgive tilbud via et elektronisk udbudsværktøj?
Åbent tekstfelt til svar - tekstsvar er ikke refereret, da respondenterne har fået oplyst, at svarene vil blive sammenfattet i anonymiseret form, og at det ikke vil komme til at fremgå, hvad de har svaret på de enkelte spørgsmål
SIDE 140
BILAG SPØRGESKEMAERNE
N. Afsluttende spørgsmål
1. Hvor mange ansatte er der i jeres virksomhed i alt (inkl. ansatte i andre lande)?
» Mindre end 50
» Flere end 50
2. Hvor stor er jeres virksomheds årlige omsætning i alt (inkl. andre lande)?
» Mindre end 75 mio. kr.
» Mere end 75 mio. kr.
3. Hvor stor en andel af jeres samlede afsætning i Danmark sker til offentlige kunder?
Oplys omtrentlig andel i pct. (simpelt gennemsnit)
58 pct.
Oplys omtrentlig andel i pct. (antal besvarelser)
76
Ved ikke
13
I alt
89
4. Hvor stor en andel af jeres afsætning til offentlige kunder sker efter udbud (inkl. på rammeaftaler, som har
været i udbud)?
Oplys omtrentlig andel i pct. (simpelt gennemsnit)
60 pct.
Oplys omtrentlig andel i pct. (antal besvarelser)
71
Ved ikke
18
I alt
89
5. Hvis I har yderligere bemærkninger i forhold til de stillede spørgsmål eller til denne undersøgelse, kan I
skrive dem her:
Åbent tekstfelt til svar - tekstsvar er ikke refereret, da respondenterne har fået oplyst, at svarene vil blive sammenfattet i anonymiseret form, og at det ikke vil komme til at fremgå, hvad de har svaret på de enkelte spørgsmål
Mange tak for dine svar.
Tryk venligst på 'afslut' for at afslutte besvarelsen.
Mvh.
Rådet for Offentlig-Privat Samarbejde