1. No category

Miniudbud
– bestilling af håndværkere
Miniudbud
Vejledning til miniudbud
Om materialer
Som indkøber skal du gennemføre et miniudbud, hvis arbejdet/
leverancen overstiger en værdi på
50.000 kroner ekskl. moms.
Hvad med materialer?
Eller hvis du skal have udført arbejde på time- eller dagsbasis.
For at lave et miniudbud skal du
bruge miniudbudsmaterialet og tilbudslisten. Begge dokumenter skal
redigeres af dig, før de sendes til
de leverandører, som er omfattet af
rammeaftalen og dermed har krav
på (og pligt til) at deltage i konkurrencen.
Alle priser i den nye og gamle tilbudsliste er eksklusiv primære materialer.
Du kan vælge selv at levere materialerne eller kræve materialerne
leveret af håndværkeren.
Materialepriser opgøres sådan:
Håndværkerens materialepriser må
ikke overstige laveste markedspris
(på en offentligt tilgængelig prisliste), hvis materialet ikke er omfattet af en anden AlmenIndkøb rammeaftale om materialer.
Hvis materialet er omfattet af en
rammeaftale, kan leverandøren
maksimalt fakturere enhedspriser
svarende til priserne heri.
1
Guide
1. Gå ind på www.almenindkoeb.dk og klik på ”Log in”

2. Udfyld dit Brugernavn og Adgangskode og klik ”Log ind”


2
3. Vælg “BOLIGORGANISATIONER” og “Indkøb”


4. Vælg “rammeaftale”, “geografi” og “kategori” og klik på knappen
– Gå direkte til miniudbud

3
5. Indtast de relevante informationer. Nogle vil være forvalgt
6.Opgavebeskrivelse
Her beskriver du den konkrete opgave, som der skal konkurreres om.
Opgaven skal være så præcist beskrevet, at håndværkeren kan afgive sine
priser.
Der kan også vedlægges eventuelle bilag i mailen (tegninger m.v.). Det
skal fremgå af beskrivelsen, at du har vedlagt bilag.
4
7. Gælder AB92?
Systemet vælger nej, idet det kun undtagelsesvis vil være tilfældet. Spørg
din nærmeste leder, hvis du er i tvivl.
8. Indsæt frister for udbuddet og HUSK TILBUDSLISTEN
Når du har udfyldt alle felter, kan du hente dine indtastninger i en pdf og
gemme den på skrivebordet: Næste step er at hente tilbudslisten og klargøre
den til leverandørerne.


Tilbudslisten skal forberedes og sendes til leverandørerne på rammeaftalen
sammen med miniudbudsbetingelserne og evt. bilag
5
Tilbudslisten
Sådan arbejder du med tilbudslisten
Aktiver redigering. Marker de relevante felter og højre-klik med musen.
Skift til grøn farve.

Hvilke dele af tilbudslisten, som skal udfyldes afhænger af opgaven.
6
Håndværkerne afgiver tilbud
Du skal nu rette kontakt til håndværkerne. Henvendelsen sker samtidigt til de relevante leverandører
pr. e-mail. E-mailen skal indeholde
•Miniudbudsbetingelserne,
• Den nye tilbudsliste, og
• AB92, hvis denne er gældende
for arbejdet.
Håndværkerne skal nu forberede
deres tilbud på baggrund af miniudbudsbetingelserne og tilbudslisten (og eventuelt AB92), som
du har udfyldt og fremsendt.
Du skal besvare eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet skriftligt
og alle tilbudsgivere skal have en
kopi af spørgsmålet og svaret på
samme tid.
• Evt. bilag.
Du finder leverandørernes kontaktoplysninger på hjemmesiden under
miniudbudsbetingelserne. Du kan gemme kontaktoplysningerne som en
PDF eller sende dem til dig selv.


7
Tilbudsvurdering
Annullering af miniudbud
Du skal vurdere de tilbud, der modtages inden tilbudsfristen.
Hvis du beslutter at annullere miniudbuddet, skal du begrunde det.
Begrundelsen må ikke være usaglig.
Du skal afvise for sent indkomne tilbud og tilbud, der ikke indeholder
en tilbudsliste.
Den tilbudsgiver, der har afgivet
den laveste pris, vinder kontrakten.
Hvis der mangler prisoplysninger
i tilbudslisten, skal du lægge priserne i tilbudsgiverens oprindelige
tilbudsliste til grund.
Hvis priserne er højere end håndværkerens priser i den gamle tilbudsliste, kan du lægge de gamle
priser til grund i stedet.
Hvis tilbudsgiver afleverer supplerende dokumenter (fx standardforbehold eller forudsætninger for
arbejdet, har du ret – og i visse tilfælde pligt – til at afvise tilbuddet.
8
Følgende er eksempler på saglige
begrundelser:
•”De indkomne priser var ikke
konkurrencedygtige nok.”
•”Mængden af indkomne tilbud
gav ikke det fornødne konkurrencegrundlag.”
•”Finansiering til opgaven blev
ikke godkendt.”
•”Der var fejl i opgavebeskrivelsen
eller opgavebeskrivelsen var
uhensigtsmæssig.”
•”Arbejdet har vist sig mere om fattende end forventet.”
Underretning af tilbudsgivere
Eventuel standstill periode
Følgende er eksempler på usaglige
begrundelser:
Når underretningerne er udsendt,
skal du som udgangspunkt afvente
en standstill periode på 10 kalenderdage, før du må indgå aftalen
og sætte arbejdet i gang.
• ”Vi har ikke tillid til lavestbydende.”
•”Vi foretrækker en anden tilbuds giver end lavestbydende tilbuds giver, fordi den anden tilbudsgiv er er lokal.”
•”Vi foretrækker en anden tilbuds giver end lavestbydende tilbuds giver, fordi vi har dårlige erfar inger med lavestbydende.”
Når du har fundet den vindende
tilbudsgiver, skal alle tilbudsgivere
underrettes skriftligt og samtidigt,
eventuelt pr. mail.
Standstill perioden regnes fra dagen efter underretningen.
Falder den sidste dag på en weekend- eller helligdag, udløber fristen dog først ved udgangen af den
næste hverdag. (Eksempel: Sidste
frist er en søndag: Fristen udløber
ved udgangen af mandag).
Efter standstill perioden kan arbejdet sættes i værk.
Tilbudsgiverne skal alle oplyses om
de samlede totalpriser, herunder
hvem der var billigst.
Hvis du afviser en tilbudsgiver pga.
fejl (f.eks. manglende tilbudsliste
eller priser), skal det begrundes.
9
Miniudbud | Version 1 | September 2014