1. No category

1
REFERAT
af orienteringsmøde den 23. maj 2012 vedrørende
Amgros' udbud af lægemidler 2013
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Fra Amgros deltog direktør Flemming Sonne (FS), Dorthe Bartels (DB), Helle Pasgaard Jepsen (HPJ), advokat
Helle Lorentsen Bøgeskov (HLB) samt Dan Schütz (DS). Fra Advokatfirmaet Poul Schmith deltog advokat
Vibeke Fabricius Nordlander og advokat Christian Clausen. Endvidere deltog sygehusapoteker Lisbeth
Muurholm (LM) fra Odense.
Endvidere deltog repræsentanter fra leverandørerne.
DB bød velkommen og gennemgik kort dagsordenen:
A. Generel information om Amgros v. Flemming Sonne
B. Fra apotekets dør til patienten v. sygehusapoteker Lisbeth Muurholm
C. Udvalgte emner v. Helle Lorentsen Bøgeskov og Helle Pasgaard Jepsen
• Udbud i Danmark
• Indhold af udbudsmaterialet
• Ændringer i kontraktens løbetid
• Nye enheder / DDD
• Stregkoder
• Udbud
D. Erfaringer fra sidste år v. Dorthe Bartels
• Restordrer
• Holdbarhed af lægemidlerne
E. Amgros' udbudsportal v. Dan Schütz
• Ny "elektronisk" tro og love-erklæring
F. Tidsplan for udbud 2013
G. Spørgsmål
DB gjorde endvidere opmærksom på, at generelle baggrundsoplysninger om Amgros og udbudsprocessen
også kan findes i referatet fra sidste års orienteringsmøde, som sammen med dette referat ligger på
Amgros' hjemmeside.
DB præsenterede herefter medarbejderne i Amgros' udbudsteam og advokaterne fra Advokatfirmaet Poul
Schmith.
Ad A – Generel information om Amgros v. Flemming Sonne
FS fokuserede indledningsvist på den internationale påvirkning af markedssituationen og oplyste, at selvom
Amgros køber lægemidler til det danske marked, ses i stigende grad samme tendenser på det danske
marked som på især de øvrige europæiske og nordiske markeder. Eksempelvis er der set eksempler på
”verdensrestordrer”, og på at forskellige tiltag fra ét land spreder sig også til øvrige lande, herunder til
Orienteringsmødet d. 23 maj 2012
2
Danmark. FS opfordrede i den forbindelse leverandørerne til at følge med i de internationale trends og at
gøre Amgros opmærksom herpå.
FS redegjorde herefter kort for Amgros’ virksomhed og oplyste, at omsætningen i 2011 var steget med 2 % i
forhold til 2010, hvilket er den hidtil laveste vækst. Endvidere oplyste FS, at antallet af medarbejdere hos
Amgros fortsat vokser, og at Amgros i løbet af 2011 har gennemført 154 udbud.
For så vidt angår fordelingen af omsætningen i 2011 mellem regionerne, oplyste FS, at Region Hovedstaden
fortsat fylder mest, men at regionen dog for første gang oplevede en nedgang i omsætningen
sammenlignet med året før. Det blev dog opvejet af, at de øvrige regioner er vokset mellem 2 – 4 %.
Om det samlede indkøb gjorde FS opmærksom på, at de seneste tal igen viser en stigende tendens i
væksten på trods af det generelle fokus, der særligt i øjeblikket er på at begrænse omkostningerne. FS
fremhævede, at regionerne fortsat vil have betydelig fokus på økonomi og effektivisering.
FS nævnte, at antallet af sygehusapoteker fortsat er 10, men at en mulig reduktion i antallet fortsat
overvejes.
FS understregede, at leverandørerne skulle have fokus på klar-til-brug løsninger og på generelt at gøre det
så nemt som muligt at give medicinen til patienterne.
FS redegjorde kort for arbejdet i RADS og for processen fra fagudvalgene til implementering. FS nævnte, at
efterlevelsesmål og behandlingsmål bliver fulgt af sygehusdirektørerne, og at der hver tredje måned
udarbejdes en monitoreringsrapport.
Det blev spurgt fra salen, om de af Amgros udarbejdede markedsoversigter kunne offentliggøres. Hertil
svarede FS, at de hidtil havde været holdt fortrolige henset til leverandørerne tilkendegivelser om at holde
priser fortrolige. På baggrund af beslutningen om offentliggørelse af priserne pr. 1. april 2012 vil det blive
overvejet, om der kan offentliggøres mere information.
FS oplyste, at effektivisering og økonomi vil være væsentlige fokusområder for Amgros i kombination med
forsyningssikkerhed. Derudover blev som fokusområder nævnt eksempler som RADS, optimering af den
samlede logistikkæde fra leverandør til patient samt implementering af et nyt it-system, APOTO.
FS oplyste, at antallet af restordrer i perioden 2009 - 2011 var steget fra 100 til 300, og at Amgros i det
første kvartal af 2012 har opkrævet de hidtil største erstatningsbeløb som følge af restordrer. FS oplyste, at
arbejdet i forbindelse med restordrer beskæftiger 1 - 2 medarbejdere hos Amgros på fuld tid. FS
opfordrede alle leverandørerne til at have fokus på dette område og øge forsyningssikkerheden. Der blev
spurgt fra salen, hvad der forhindrede Amgros i at opkræve meget store bøder (konventionalbod) i
forbindelse med manglende levering. FS svarede, at det er en lang diskussion med mange elementer, og et
væsentlig fokus for Amgros har været egne forbedringer, men at det er et område, man løbende overvejer
mulige tiltag indenfor.
Det blev kommenteret fra salen, at en del restordrer skyldes forhold i andre europæiske lande, som
leverandøren ofte ikke har indflydelse på. Hertil bemærkede FS, at det er leverandørens risiko, idet
leverandøren overfor Amgros er ansvarlig for, at lægemidlerne kan leveres til den aftalte tid.
Orienteringsmødet d. 23 maj 2012
3
Det blev spurgt fra salen, om rabatterne kommer de enkelte sygehusafdelinger til gode. FS svarede hertil,
at rabatterne kommer regionerne til gode, og at forholdet til sygehusafdelingerne er et spørgsmål om,
hvordan de enkelte regioner har organiseret sig.
Ad B – Fra apotekets dør til patienten v. sygehusapoteker Lisbeth Muurholm
Lisbeth Muurholm (LM) fra sygehusapotek Fyn (SAF) holdt et indlæg om, hvordan indkøb af lægemidler ser
ud fra et sygehusapoteks side.
LM forklarede, at der er meget fokus på klar-til-brug lægemidler, og generelt hvordan lægemidler kommer
fra leverandøren til patienten, og hvordan de bruges bedst.
LM redegjorde for arbejdsgange for forskellige aktører med det fokus at øge leverandørernes kendskab
hertil og til betydningen af varenummerskift ved restordrer.
LM redegjorde for de mange praktiske udfordringer, der følger af restordrer, herunder at det vanskeliggør
monitorering og refleksion vedrørende lægemiddelforbruget. Endvidere indebærer hyppige - og ikke
planlagte - varenummerskift et væsentligt ressourceforbrug, både på sygehusapoteket og de enkelte
afdelinger og indebærer en større risiko for fejlbehandlinger. LM opfordrede derfor til, at leverandørerne
har fokus på dette område, og oplyste, at SAF fortsat også vil arbejde på at forbedre sine estimater.
Det blev spurgt fra salen, hvor stort et lager et sygehusapotek typisk vil have. LM svarede, at det er meget
afhængigt af lægemidlet, og hvilken risiko, der ville være for patienterne, hvis lægemidlet ikke var på lager.
Ad C – Udvalgte emner v. Helle Lorentsen Bøgeskov og Helle Pasgaard Jepsen
HLB forklarede generelt om de udbudsretlige rammer for Amgros' udbud af lægemidler. HLB oplyste, at selv
om udbuddene er reguleret af EU's udbudsdirektiv, så fortolkes dette EU-direktiv ikke ens i alle EU lande,
og leverandørerne vil derfor kunne opleve, at en bestemt fremgangsmåde, der er mulig i fx England, ikke
nødvendigvis ville være lovlig i Danmark. HLB forklarede, at det danske Klagenævn for Udbud i mange
henseender har valgt en striks fortolkning af reglerne. På opfordring fra salen forklarede HLB uddybende, at
Klagenævnet har valgt en streng fortolkning af reglerne for så vidt angår hele udbudsprocessen, lige fra
forberedelsesfasen, herunder udbyders kontakt med markedet, under udbudsfasen, og med hensyn til
efterfølgende ændringer. Selvom Amgros godtkunne være mere fleksibel i konkrete situationer, er det
derfor ikke altid muligt inden for de gældende juridiske rammer.
HLB oplyste endvidere, at udbudsmaterialet er standardiseret mest muligt for at gøre det nemmere at læse
for tilbudsgiverne, men at tilbudsgiverne dog skal være opmærksomme på, at der kan være konkrete
forskelle, og at tilbudsgiverne derfor altid skal gøre sig bekendt med det aktuelle udbudsmateriale, som
ligger til grund for det udbud, som tilbudsgiverne ønsker at deltage i.
HLB gjorde endvidere opmærksom på, at udbudsmaterialet og de spørgsmål/svar, der måtte have været i
løbet af udbudsprocessen, ikke længere vil være tilgængelige via Udbudssystemet efter udløbet af
tilbudsfristen, og at tilbudsgiverne derfor anbefales at downloade materialet, hvis der også efter
tilbudsfristen ønskes adgang dertil.
Orienteringsmødet d. 23 maj 2012
4
Der blev fra salen ytret ønske om, at varelisten udleveres som Excel-fil. HLB tog dette til efterretning og ville
tage det med i de videre overvejelser hos Amgros.
Der var endvidere en kommentar fra salen om, at selv om der generelt er en oplevelse af, at Amgros er
rigtig god til at sikre ligebehandling af alle leverandører, så kan det konkret opleves som et brud på
ligebehandlingsprincippet, når et konkret udbudsnummer genudbydes separat umiddelbart efter, at det
har været udbudt sammen med andre udbudsnumre i den samme udbudsgruppe. Tilbudsgiverne vil ved
genudbud have kendskab til tildelinger for de øvrige udbudsnumre.
HLB forklarede, at Amgros er opmærksom på problemstillingen. Udgangspunktet er, at de enkelte
udbudsnumre er at betragte som selvstændige delaftaler, men at der nogle gange er en sådan
sammenhæng, at det konkret bliver besluttet helt at aflyse det samlede oprindelige udbud. FS
understregede, at Amgros ikke i nogen tilfælde mener at have overtrådt ligebehandlingsprincippet, men at
leverandørerne må rette henvendelse til Amgros, hvis de konkret har en anden opfattelse.
For så vidt angår ændringer i kontraktens løbetid, gjorde HLB opmærksom på, at varenummerskift kræver
Amgros' forudgående samtykke. Leverandøren skal derfor, før et varenummerskift ønskes gennemført,
anmode om dette hos Amgros. Varenummerskiftet kan herefter gennemføres, hvis Amgros accepterer
anmodningen.
Der var et spørgsmål fra salen om, hvorfor leverandørerne skulle vente flere måneder på at få svar på, om
fx en fremtidig ny dispenseringsform kan komme med i de kommende udbud.
HLB svarede, at en leverandør aldrig skal vente flere måneder på at få svar og beklagede, såfremt dette var
tilfældet. Det blev samtidig oplyst, at enhver henvendelse skal ske direkte til den pågældende
udbudsansvarlige. HLB forklarede, at det ved nye dispenseringsformer konkret vil afhænge af, hvilken
dispenseringsform der fremgår af kontrakten, og at det på grundlag heraf så må afgøres, om der er
mulighed for at skifte til den pågældende nye dispenseringsform.
DB opfordrede også leverandørerne til løbende at informere Amgros om nye udviklinger i markedet,
herunder om nye dispenseringsformer og gerne i god tid inden lanceringen.
HPJ forklarede om de 5 nye enhedskoder, som nu anvendes i stedet for defineret døgn dosis (DDD). På
baggrund af et spørgsmål fra salen, forklarede HPJ, at Amgros løbende prøver at standardisere enhederne.
HPJ gennemgik kort stregkodekrav i udbud 2013 og forventede stregkodekrav for 2014 og 2015. Der blev
spurgt om bilaget vedrørende stregkoder var det samme for alle udbud. Dette blev besvaret bekræftende.
HPJ oplyste, at Amgros i 2011 havde udbudt 5 IRS-lægemidler (Ikke registrerede specialitet) , og at der
fremover vil blive udbudt flere IRS-lægemidler.
Endvidere oplyste HPJ, at det forventes, at visse lægemidler med fast, stabilt forbrug vil blive udbudt i
fastmængdeudbud i løbet af 2012. De fastsatte mængder forventes at dække forbruget i perioder af 4-6
måneders varighed, og udbuddene forventes iværksat ca. 6 måneder før kontraktstart.
HPJ gjorde endvidere opmærksom på, at udbud vedrørende bagatelkøb fremgår af www.amgros.dk, og at
tilbudsfristen er ultimo juni. HPJ oplyste også i den forbindelse, at der ved bagatelkøb kan bydes ind med
Orienteringsmødet d. 23 maj 2012
5
forskellige styrker og pakninger - og eneste krav er, at lægemidlet skal være i taksten og have et
varenummer.
Der var en kommentar fra salen om, at det ikke har været særligt detaljeret beskrevet, hvad der gælder
vedrørende bagatelkøb. HPJ svarede hertil, at der ikke for bagatelkøb bliver udarbejdet egentlige
rammekontrakter, men der er i stedet anvendes et dokument kaldet "Amgros I/S - Almindelige betingelser.
Bagatelkøb af lægemidler”. Dokumentet indeholder vilkårene for bagatelkøb og ligger i Udbudssystemet
under ”Bagatelkøb”.
HPJ oplyste endvidere, at mange lægemidler forventes at blive forlænget i 2013, da sygehusapotekerne
generelt er positive over for forlængelser, da det minimerer antallet af produktskift. HPJ tilføjede, at det
dog også afhænger af en række konkrete omstændigheder, herunder den generelle markedsudvikling og af
om der har været problemer med det konkrete produkt.
Ad D – Erfaringer fra sidste år v. Dorthe Bartels
DB forklarede, at baggrunden for det nye kontraktstartstidspunkt, den 1. april, er et forsøg på at reducere
antallet af restordrer ved at give leverandørerne længere tid mellem ordretildelingen og kontraktstart og
ved at vælge et andet kontraktstartstidspunkt end i andre europæiske lande.
DB forklarede endvidere, at der i overgangsfasen til det nye kontraktstartstidspunkt har været en del
kontraktforlængelser for perioden 1. januar - 31. marts 2012, så flest mulige kontrakter ville kunne starte
samtidigt den 1. april 2012.
DB gennemgik kravene til leverandørerne i tilfælde af restordrer, således som de er beskrevet i Amgros'
rammekontrakter, ligesom DB knyttede kommentarer til, hvorledes leverandører og Amgros kan bidrage til
at minimere gener ved restordrer.
DB opfordrede leverandørerne til at have fokus på kravene i rammekontrakten, herunder at oplyse om
restordrer så tidligt muligt og om forventet varighed. Amgros vil dermed bedre kunne sikre
forsyningssikkerheden, end hvis en leverandør pludseligt og uden varsel går i restordre. DB understregede
endvidere vigtigheden af, at lægemidlerne er i ”Taksten” senest på det i kontrakten anførte tidspunkt, for
at undgå at leverandøren går i restordre allerede fra tidspunktet for kontraktstart. I den forbindelse blev
det oplyst, at sygehusapotekerne ved lægemiddelskift ofte nedbringer lageret af det gamle lægemiddel, og
at der derfor ofte i starten af en kontraktperiode vil være et stort omfang af bestillinger. Af samme grund er
der i rammekontrakten krav om, at leverandøren ved kontraktstart skal have et lager svarende til 3
måneders forbrug. DB henviste endvidere til kontrakten punkt 6, hvor der - afhængig af lægemidlet eventuelt kunne være indsat et yderligere krav om, at leverandøren i hele kontraktens løbetid skal have en
bestemt andel af det meddelte estimat på lager.
Der blev spurgt, om dette indebar, at Amgros også købte denne andel. DB svarede, at rammekontrakt ikke
indebærer købspligt, men at indkøbene nu generelt i højre grad svarer til de skønnede estimater. DB
oplyste i den forbindelse, at estimaterne faktisk bliver overholdt i 80-90 % af tilfældene, men at det fx ikke
er muligt at overholde estimaterne, hvis en behandlingsvejledning bliver ændret undervejs i en
kontraktperiode.
Orienteringsmødet d. 23 maj 2012
6
I udvalgte udbud kan der fx stå ekstra krav til lagerbeholdning i hele kontraktens løbetid, fx 1/6 af årets
forbrug. Dette er i udbud, hvor restordrer er særdeles kritiske. Der blev også spurgt, om leverandøren - hvis
hans kontrakt ophører - kan ”køre lageret ned” hen mod kontraktperiodens udløb, så han ikke slutter med
et stort lager ved kontraktslutningen. Hertil blev svaret, at det ville Amgros gerne i dialog med
kontraktholderen, så en god løsning kan findes..
Ad E – Amgros' udbudsportal v. Dan Schütz
DS forklarede, at udbudssystemet nu er ændret således, at tro og love-erklæring om gæld til det offentlige
afgives elektronisk via systemet, og at systemet således sikrer, at leverandørerne afgiver erklæringen, når
der afgives tilbud. DS gjorde dog samtidig opmærksom på, at det er leverandørens ansvar, at tro og loveerklæringen er korrekt afgivet.
DS gjorde opmærksom på, at leverandørerne skal have fokus på, at benyttelse af "opret ny"-funktionen
ville overskrive et eventuelt allerede afsendt tilbud vedrørende samme udbud. Endvidere gjorde DS
opmærksom på, at leverandørerne skal sikre, at vedhæftede filer kan læses, herunder skal leverandørerne
være opmærksomme på, at der ikke må indsættes nogen former for links.
Ad F – Tidsplan for udbud 2013
DB gennemgik tidsplanen for de igangværende udbud med kontraktstart den 1. april 2013, men gjorde
samtidigt opmærksom på, at der også ville være nogle udbud, som ikke følger denne tidsplan, herunder
udbud vedrørende lægemidler med patentudløb, lægemidler omfattet af RADS’ behandlingsvejledninger og
lægemidler på områder, hvor markedet ændrer sig væsentligt, og hvor Amgros derfor må afvente
udviklingen, inden et udbud iværksættes.
DB opfordrede leverandørerne til at afgive tilbud i god tid inden fristens udløb.
Som praktisk oplysning fortalte DB endvidere, at der på Amgros' hjemmeside kan findes en liste med
"akutnumre" til sygehusapotekerne, som kan anvendes fx i forbindelse med tilbagetrækninger af
lægemidler.
Ad G – Spørgsmål
Der var et spørgsmål fra salen om, hvad der sker, hvis Amgros ikke modtager tilbud på et bestemt
lægemiddel i en udbudsgruppe, og om en leverandør - såfremt denne er den eneste leverandør af det
pågældende lægemiddel - kan tilbyde lægemidlet til AIP, eller om Amgros foretrækker, at leverandøren
ikke giver tilbud. FS svarede hertil, at det selvfølgelig er leverandørens valg, om der skal gives tilbud og i
givet fald til hvilken pris. FS opfordrede leverandørerne til at give rabat. Hvis Amgros ikke modtager tilbud,
må Amgros overveje, om lægemidlet kan skaffes på anden vis, herunder eventuelt fra andre lande.
Der var et spørgsmål fra salen om, hvorvidt man som tilbudsgiver skulle holde sig opdateret på regionernes
hjemmesider vedrørende udbud af lægemidler omfattet af RADS. DB svarede hertil, at udbud af disse
lægemidler ville fremgå af Amgros' hjemmeside, og al information vedrørende udbuddene, herunder
tildelinger kommer fra Amgros. Information om, hvilke behandlingsområder, der er eller vil blive taget op af
RADS, ligger på Danske Regioners hjemmeside.
Orienteringsmødet d. 23 maj 2012
7
Der var et spørgsmål fra salen om, hvorvidt det var muligt at oplyse om de ATC-koder, der vil blive
forlænget. DB svarede, at der bliver arbejdet på en sådan løsning.
Der var et spørgsmål fra salen om, hvorfor Amgros har besluttet at offentliggøre priserne. FS svarede hertil,
at det er et valg, der bl.a. skal ses i lyset af, at priserne hidtil har været betragtet som en "offentlig
hemmelighed", at priserne er offentlige i Sverige og Norge, og at der er en betydelig politisk interesse for
omkostningerne.
Der blev spurgt om alle priser vil være offentlige. Det blev oplyst, at offentliggørelse af priser fra
kontraktperiodens start vil gælde for alle nye kontrakter, men at der fortsat er få gamle kontrakter, hvor
priserne ikke er offentlige.
Orienteringsmødet d. 23 maj 2012