Quickguide til skoleadministrator – MG/FG Denne quickguide gennemgår de vigtigste trin, du som skoleadministrator skal igennem, når du benytter Skoleportalen til afvikling af prøver i MG/FG. Første gang du benytter portalen, anbefaler vi, at du læser vejledningen som en mere dybdegående introduktion til portalen. Vejledningen finder du i menu-oversigten i venstre side af portalens startside. I vejledningen kan du finde svar på de fleste spørgsmål, du måtte støde på undervejs. Denne quickguide indeholder information om: • • • • • • • Administrators rolle Kom godt i gang Administration o Skole o Brugere support o Elever o Ordrer, Konto og Log Udgåede elever Adgangskode Ændre til UNI*login Log ud Administrators rolle Som skoleadministrator har du adgang til alle skoleportalens funktioner. Dvs. du kan lige som alle andre brugere oprette prøver, indtaste prøveresultater osv. (læs mere herom i quickguide til lærerne eller i vejledningen). Ud over disse basisfunktioner har du som administrator også adgang til yderligere funktioner, som almindelige brugere ikke kan anvende. Fx kan du oprette andre lærere på skolen som brugere af systemet, oprette elever og bestille flere prøver hos Hogrefe Psykologisk Forlag, hvis skolens konto er ved at løbe tør. Skoleadministratorer har disse udvidede rettigheder i portalen for at samle ansvaret hos én eller nogle få personer på hver skole. Med rettighederne følger også forpligtelser – bl.a. for at oprette andre lærere som brugere af portalen og inaktivere disse brugere, hvis de forlader skolen og dermed ikke længere skal have adgang til skolens prøver og prøveresultater. Hogrefe Psykologisk Forlag opretter ikke almindelige brugere, kun skoleadministratorer. Det er skolens og skoleadministratorens ansvar om nødvendigt at oprette yderligere brugere på skolen samt at holde listen over skolens aktive brugere opdateret. Det er også skoleadministratorens ansvar at oprette de elever, der skal gennemføre de relevante tests samt at bestille det nødvendige antal prøver i portalen til skolens brug. Hogrefe Psykologisk Forlag indsætter det bestilte antal prøver på skolens konto og kan ikke reservere dem til bestemte brugere. Det er derfor vigtigt, at én eller nogle få centrale personer på skolen sørger for, at koordinere skolens anvendelse af de bestilte prøver. Kom godt i gang Når du har indtastet dit login på forlagets skoleportal, vil du første gang blive bedt om at acceptere en brugeraftale. Dernæst ser skærmbilledet således ud: Først og fremmest, skal du sikre dig, at de oplysninger, der er angivet om din skole, er korrekte, samt at skolen er åbnet til de rigtige prøver. Dernæst skal du oprette de lærere og de elever på skolen, der skal gennemføre en prøve. Endelig skal du sørge for, at de rigtige prøver og det rigtige antal er bestilt ved forlaget. Nedenfor beskrives de enkelte elementer skridt for skridt. Administration I venstre side af skærmbilledet ser du en række menupunkter. Det er menupunktet Administration, du som administrator skal bruge. Under dette punkt får du adgang til en række røde underpunkter. Det er i disse underpunkter, du kan gennemføre alle de ovennævnte handlinger. Skole Hvis du klikker på menupunktet Skole, åbner nedenstående skærmbillede sig. Her kan du se skolens stamoplysninger – navn, adresse, telefon- samt skolenummer. Du kan også se, hvilke prøver skolen er åbnet til. Skolen i ovenstående eksempel er åbnet til MG/FG og Skriftsproglig udvikling. Når du opretter en ny lærer (læs mere herom i næste afsnit om Brugere), kan du kun tildele ham/hende de prøver, som skolen er åbnet til. Brugere Hvis du klikker på menupunktet Brugere, åbner følgende skærmbillede sig: Her kan du se alle skolens brugere – både administratorer og lærere. Brugerlisten kan sorteres efter navn, bruger-rolle eller seneste log-ind ved at klikke på Navn, Brugerrolle eller Seneste log ind øverst i listen. Du kan også vælge kun at se brugere med en bestemt bruger-rolle eller en bestemt brugerstatus (låst/inaktiv) ved at vælge disse i listen til højre. Læs mere om låste/inaktive brugere senere i denne quickguide. Som skoleadministrator har du mulighed for at oprette flere brugere på skolen. Du kan kun oprette brugere til de prøver, som skolen er åbnet til. Klik på Ny lærer allerøverst i brugerlisten for at oprette en ny lærer i portalen. Så kommer følgende skærmbillede frem: Den nye lærer skal oprettes med en e-mail-adresse, der også fungerer som bruger-id, samt sit navn. Desuden skal du afkrydse, hvilke prøver læreren skal have adgang til. Læreren vil kun få adgang til de prøver, som du åbner ham/hende til. Du kan kun give adgang til de prøver, som skolen er åbnet til. De lærere, som du opretter i systemet, er dine brugere. I tilfælde af problemer fx med deres adgangskode eller lignende er det dig, de skal kontakte. For at holde styr på brugerne på skolen kan det være en god idé at anføre i det tomme note-felt, hvem der har oprettet dem og eventuelt med hvilket formål. Det, du skriver i note-feltet, vil blive gemt sammen med brugeren. Nederst på skærmen er der krydset af ud for Send e-mail med bruger-id og adgangskode. Når du klikker på knappen Ok, vil systemet sende e-mail til den e-mail-adresse, som du har angivet, med en adgangskode til portalen. Vær opmærksom på, at der ikke kommer nogen fejlmeddelelse i tilfælde af en forkert indtastet e-mail-adresse, eller hvis e-mailen bliver afvist af den pågældende lærers spamfilter. Den nye lærer er nu oprettet som bruger af portalen og vil figurere i brugerlisten. Du kan altid gå ind under brugerens profil og redigere fx e-mail-adresse ved at klikke på vedkommendes navn i brugeroversigten under menupunktet brugere. Support Som skoleadministrator har du mulighed for logge ind som de brugere/lærere, du har oprettet. Det kaldes at supportere brugerne. Klik på menupunktet Brugere og herefter på brugerens navn i brugeroversigten for at åbne vedkommendes profil. Så kommer følgende skærmbillede frem: I øverste, højre hjørne er der en knap, som hedder Support. Hvis du klikker på den, vil du blive logget på systemet som den bruger, du har valgt. Du er nu logget på, som om du selv var brugeren, og du har alle de samme rettigheder i systemet som vedkommende. Nu kan du fx hjælpe brugeren med indtastning eller rapportgenerering (læs mere herom i vejledningen eller i quickguide til lærerne), hvis vedkommende er gået i stå herunder. Via funktionen får du direkte adgang til at se, hvad brugeren har gjort og eventuelt gjort forkert. For at logge ind i portalen som dig selv igen, skal du først logge dig af support-funktionen ved at trykke log ud i øverste højre hjørne af skærmbilledet, og derefter indtaste dit eget brugernavn og din egen adgangskode igen. Dette skyldes, at systemet fører en log over, hvornår support-funktionen benyttes og af hvem – hvilket er nødvendigt i forhold til persondatalovgivningen. Elever Du kan se gamle elever og oprette nye ved at klikke på Elever i menulisten til venstre. Listen over elever på skolen kan bestå af mange sider. Det vil fremgå med røde tal nederst på skærmen, hvor mange sider listen i alt består af. Hvert sidenummer er et klikbart link, således at du kan bladre mellem siderne i listen. For at oprette en ny elev eller en ny klasse, skal du klikke på Ny(e)elev(er) øverst i brugerlisten for at oprette en ny elev/klasse i portalen. Følgende skærmbillede åbner sig: Øverst i skærmbilledet vælger du klassetrin og -bogstav. Du kan vælge at oprette en helt ny klasse, eller du kan oprette enkelt-elever i en eksisterende klasse. De elever du opretter, placeres automatisk i den klasse, du angiver uanset om det er en ny eller gammel klasse. Du skal kun klikke på OK, hvis du kun ønsker at oprette klassen uden elever i første omgang. Hvis du vil oprette elever i klassen, skriver du elevernes navne enkeltvis i de hvide felter. Du kan vælge, at angive elevens køn og eventuelle tosprogethed. Når du har indtastet alle de elever, der hører til den valgte klasse, klikker du på OK nederst på siden. Nu er eleverne oprettet i systemet, og du ryger tilbage til listen over skolens elever, hvor du nu vil kunne finde de nye elever, du netop har indtastet. Hvis du har glemt en elev eller en ny elev kommer til klassen, skal du bare gentage processen for denne enkelte elev og sikre dig, at du indtaster det rigtige klassetrin- og bogstav. Ordrer, konto og Log Menupunktet Ordrer bruges til at bestille flere MG/FG test. Systemet fungerer på den måde, at man indtaster antallet af test, som man ønsker at tilkøbe, hvorefter man trykker OK. Menupunktet Konto bruges som en oversigt over, hvor mange test man har købt på sin konto. Menupunktet Log bruges i forbindelse med MG/FG til at vise hvor mange prøver de forskelle brugere har og hvornår de er logget ind. Hvis du klikker på menupunktet kommer der et skærmbillede frem, hvor du kan vælge mellem en liste over alle de seneste log in på skolen eller brugte prøver. Udgåede elever Portalen rykker automatisk elever et klassetrin op i løbet af skolernes sommerferie. Elever, der ved indgangen til juli måned går i 9. klasse, vil ikke blive rykket op men registreres som udgåede. Hvis jeres skole har 10. klasser, og nogle af eleverne fortsætter heri, så skal du manuelt genaktivere dem og rykke dem op i 10. klasse. Har du elever, der er oprettet i portalen, og som forlader skolen før 9. klasse, skal du ind i portalen og melde dem som inaktive. Klik på elevens navn i elevlisten (punktet elever under menupunktet administration), og følgende skærmbillede åbner sig: Du kan nu enten inaktivere eleven ved at klikke markeringen i feltet ud for Aktiv fra. Eller hvis eleven er blevet inaktiveret fx ved overgangen fra 9. til 10. klasse, så vil feltet være tomt – og du kan genaktivere eleven ved at klikke markeringen i feltet til. Ved samme lejlighed kan du manuelt rykke eleven fra 9. op i 10. klasse ved at vælge “10” i rullegardinsmenuen Klassetrin og eventuelt skrive et andet bogstav ud for Klasse. Når du er færdig med eleven, klikker du på Ok, og dine ændringer er gemt. Du kommer nu tilbage til elevlisten. Hvis du ønsker at se, hvilke elever der er registreret som udgåede, kan du markere feltet Udgåede elever i øverste højre hjørne af elevlisten. Adgangskode Skulle du (eller en af dine brugere) have glemt din adgangskode, er der muligt at klikke på Glemt adgangskode på startsiden, hvor du normalt indtaster din adgangskode. Du vil så blive bedt om at indtaste din e-mail-adresse, og en ny kode vil blive tilsendt til den pågældende adresse. Ønsker du at ændre den tilsendte adgangskode, skal du klikke på menu-punktet Indstillinger i venstre side af dit skærmbillede. Herefter klikker du på Ændre adgangskode og følgende skærmbillede kommer frem: Du skal nu skrive den nye adgangskode, du ønsker i begge de tomme felter. Din adgangskode skal være mellem 8 og 20 karakterer. Datatilsynet anbefaler, at du bruger en blanding af tal, store og små bogstaver. Ændre til UNI-C login Hvis du klikker på menupunktet indstillinger og UNI*login i menuen til venstre, åbner følgende skærmbillede sig: Indtast dit UNI-C brugernavn og klik på OK. Du kan nu bruge UNI login til at logge ind på Skoleportalen i fremtiden. Log ud Hvis du ikke klikker på noget eller bevæger dig rundt i portalen, vil du automatisk blive logget af efter et lille stykke tid. Dette sker af sikkerhedsmæssige årsager, og du skal ganske enkelt logge ind igen, for at arbejde videre. Du logger selv ud af portalen ved at klikke på Log ud, de altid befinder sig i skærmbilledets øverste højre hjørne. Gør det til en vane, for både dig selv og dine brugere, altid at klikke på log ud, når arbejdet er færdigt – så er der ikke risiko for, at computeren efterlades med fri adgang til de personfølsomme data, der opbevares i portalen.