STYREGRUPPEN Mødetype: 3. møde i arbejdsgruppen STYREGRUPPEN vedr. ”Serritslev Ny Skole og Børnehave” Referent: Gitte Bro Jensen Tid og sted: 24. september 2014, kl. 18.30 i Vendelbohallens Cafeteria Deltagere:         PR-gruppen (Trine Støwe Kristiansen, Mette Ring, Pia Kruse og Palle Kruse) Jesper Støwe Kristiansen Knud Rasmussen Inge Mariager Larsen Morten Lybech Nielsen Laila Gjøderum Nielsen Lotte Holm-Nielsen Gitte Bro Jensen Dagsorden/Referat 1. Præsentation af hjemmesiden (PR-gruppen) 1. PR-gruppen præsenterede deres udkast til en hjemmeside i forhold til design, opbygning og funktioner. PR-gruppen har fundet en billig løsning, der sagtens kan udfylde behovet for en hjemmeside i opstartsfasen. Det er på nuværende tidspunkt uklart, om denne løsning kan dække behovet for den blivende/permanente hjemmeside – især intra-delen kan blive en udfordring. Muligheder og behov afdækkes som processen skrider frem. PR-gruppen mangler især navnet, for at kunne komme i gang med hjemmesiden. Det er et klart mål, at der skal være sammenhæng mellem skolens navn og hjemmesidens udtryk. Når navnet er på plads, er der fri bane til at fylde informationer på løbende – værdigrundlag, priser, informationer om foreningslivet i Serritslev mv. PR-gruppen har resultatet af meningsmålingen med om navnet. Der er ca. 35 der har ”stemt”. Der diskuteres fordele og ulemper ved navnene i relation til værdigrundlag mv. PR-gruppen afslører deres favorit. 2. Godkendelse af referat fra mødet d. 10. september 2014 2. Godkendt. 3. Orientering/status 3.1. Arbejdsgrupperne (herunder opdatering af tidsplan) 3.1.1. FAGLIG (Lotte) 3.1.2. PR – KOMMUNIKATION (Laila) 3.1.2.1. Afsløring af navn - resultat af facebook-afstemning. 3.1.3. STØTTE – SPONSOR (Morten) 3.1.4. BYGNINGER (Morten) 3.1.5. ØKONOMI (Knud/Inge) Side 1 af 3 STYREGRUPPEN 3. Jesper orienterer om, at han har talt med Claudi Clausen fra Friskolebladet. Friskolebladet vil gerne lave en række artikler om ”os” og processen vedr. opstart af friskole. Der arbejdes videre med det. Ansvarlig: Jesper Jesper orienterer endvidere om, at han som aftalt har talt med Lone Lex. Formålet var at spore ind på, hvad status omkring bygningerne er, samt om og eventuelt hvad vi kan gøre for at komme lidt nærmere en afklaring. Sagen vedr. bygningerne ligger hos Økonomiudvalget, derudover kom ikke noget ud af samtalen. Inge har talt med Jens Andersen i forhold til det samme. Det aftales at afvente vedtagelse af budget 15. Herefter gøres et nyt forsøg. Ansvarlig: Jesper 3.1.1. Faglig-gruppen er kommet frem til tre kerneværdier. Kerneværdierne gennemgås og diskuteres. Ligeledes diskuteres justeringer. Det efterlyses, at kerneværdierne gøres mere konkrete og samtidig holdes jordnære og letforståelige (eventuelt ved brug af drop downmenuer). 3.1.2. PR-gruppen er i fuld gang. Så snart der er fundet et navn til skolen fortsættes arbejdet med hjemmesiden. PR-gruppen fodres med informationer til hjemmesiden hen ad vejen. Der surfes lidt rundt (ganske kort) på andre friskolers hjemmesider – der er enighed om, at det udkast PR-gruppen har lavet er suverænt! PR-gruppen inviteres igen til mødet d. 29. oktober 2014 med henblik på præsentation af hjemmeside. Ansvarlig: Laila 3.1.2.1. Igen diskuteres navnet. Udover skolens navn diskuteres også navn til børnehaven. Fordele og ulemper ved navnet i relation til geografi mv. diskuteres. Vi kommer frem til et navn. PR-gruppen informeres om navnet og får samtidig til opgave at finde ”undertitel/slogan”, der refererer til kerneværdier samt geografisk placering. Ansvarlig: Laila Der trækkes en vinder af afstemningen/meningsmålingen. Vinderen af to billetter til julefrokosten offentliggøres på facebook. Ansvarlig: Laila PR-gruppen får til opgave at formulere argumenterne for valg af navn i forbindelse med offentliggørelsen. Ansvarlig: Laila 3.1.3. Støtte og Sponsor-gruppen har holdt møde. Der er lidt udfordringer i forhold til at få samlet alle, primært på grund af kommunikation (fx har alle ikke mail). Gruppen har rigtig mange ideer. Arbejder pt. på Staudemarkedet. Derudover har Sønderhaven Gårdmejeri henvendt sig med henblik på hjælpende hænder til at pakke ost. Betaling går til friskolen. Gruppen er foreslået at holde møde/samarbejde med PR-gruppen. Pt. er det udfordring nok at få samlet gruppen, men forslaget gemmes. 3.1.4. Bygnings-gruppen har ikke holdt møde siden besigtigelse af skolen – der har ikke været behov herfor. Energioptimering diskuteres – det efterspørges hvor stor en investering, der er i vente. Muligheder som energirådgivning, energikonsulent og ansøgning om midler til energioptimering drøftes. Det er gode muligheder, men så længe der ikke er råderet over Side 2 af 3 STYREGRUPPEN bygningerne, er der ikke meget ide i at gå i gang. Det foreslås, at Hallen ”starter” og inddrager skolen. Forslaget bringes videre til Hallens bestyrelse. Ansvarlig: Knud 3.1.5. Økonomi-gruppen er startet på budgetprogrammet fra Friskoleforeningen. De faktiske driftsomkostninger mangler. Når budgettet er færdigt er det planen at sende det til gennemsyn i Friskoleforeningen. Dernæst vurderes budgettet af en ekstern revisor, og herefter går jagten ind på et pengeinstitut. Økonomigruppen spørger til, om begge huse (Minihuset og Hybenrosen) forventes at skulle i brug. Fremtidig organisering kendes ikke endnu, og derfor kan det på nuværende tidspunkt ikke afgøres, om begge huse skal anvendes. 4. Planlægning af indskrivningsarrangement. 4. Punktet udsættes indtil næste møde. Der er uklart, hvordan formalia er omkring stiftende generalforsamling. Dette undersøges til næste møde. Ansvarlig: Lotte 5. Organisering af Støtteforening/Erhvervsklub/Skolekreds/Forældrekreds 5. Punktet udsættes indtil næste møde. 6. Julefrokost arrangement - hvad er vores rolle/forventninger til ”os” mht. praktisk hjælp, indlæg mv. 6. Hvordan formidler SIS invitationen til Julefrokosten? Er der noget vi skal tage os af? (udover det udstyr, der skal bruges til præsentation af hjemmesiden) Der tages kontakt til SIS (Nikolaj). Ansvarlig: Jesper 7. Evt. 7.1. Næste møde 29. oktober 2014, kl. 18.30-21.00 i Vendelbohallens Cafeteria 7.1. Der er brug for et møde inden d. 29. oktober dels på grund af stor aktivitet i arbejdsgrupperne, og dels fordi det er nødvendigt at udsætte et par af punkterne på aftenens dagsorden. Vi aftaler at mødes igen tirsdag d. 21. oktober 2014 kl. 18.30 i Vendelbohallens Cafeteria. 7.2. Arbejdsgrupperne gør et kæmpestort (og flot!) stykke arbejde, og det skal de have ros for. Der formuleres et lille skriv, der sendes rundt på mail. Ansvarlig: Gitte 7.3. Der spørges til, om referater fra alle møder (i arbejdsgrupperne og Styregruppen) bør være tilgængelige for alle i Dropbox. Godkendte referater lægges i fællesmappen. Ansvarlig: Gitte 7.4. Nogen har hørt en lille fugl i byen synge om, at forældre til børn i børnehaven har udtrykt usikkerhed om, hvad der skal ske når børnehaven lukker (efter skrivelse på forældreintra fra skolens ledelse). Det er nødvendigt at præcisere, at der også arbejdes på at oprette en børnehavedel. Der sendes en lille skrivelse ud på forældreintra. Ansvarlig: Gitte Side 3 af 3