Emne: Struktur styregruppemøde Onsdag den 13. august 2014 kl. 10.00 – 14.30 Idrættens Hus, Brøndby - Mødelokale Ole Olsen REFERAT Deltagere: Torben V. Andersen Lars Nielsen Lars Jacobsen Torben Bundgaard Jan Donde DIF TVA LNI LJA TBU JDO Dagsorden: 1. Actionpunkter fra mødereferat 30.06.2014 Sammensætning af faggrupper behandles under pkt. 4. TBU og JDO har afholdt møde vedrørende tematisering og kommissorieskabelon. 2. Principiel beslutning om offentliggørelse af styregruppereferater (dele heraf) i offentligt rum Styregruppen enig om at alle referater offentliggøres på forbundets hjemmeside i sin helhed. 3. Forankring af kommissorier Det udsendte udkast til kommissorier for faggrupperne godkendt. 4. Status på faggruppernes sammensætning De enkelte grupper er nu sammensat. Ikke alle fra den oprindelige ønskeliste har svaret positivt tilbage, men listen er nu komplet inklusiv en række ressourcepersoner, der kan trækkes på, men som ikke er direkte medlem af pågældende faggruppe. Alle faggruppemedlemmer og ressourcepersoner indkaldes til kick-off møde i Fredericia den 30. august med start umiddelbart efter det ekstraordinære repræsentantskabsmødes afslutning. Forventet opstart ca. 13.00-13.30. Kick-off mødet bør kunne afholdes på ca. 1 time. Indkaldelse bilagt kommissorie og procesplan udsendes af JDO omgående. 5. Beslutning vedrørende kommunikationsgruppens forslag til kommunikationsplan Kommunikationsgruppens forslag til kommunikationsplan gennemgået og godkendt i sin helhed. Planen offentliggøres, i lighed med andet relevant strukturmateriale, på 1 hjemmesiden. Retorisk skal vi være opmærksom på mere skarphed i forbindelse med beskrivelse af ”strukturprocessen”, ”styregruppe” og ”faggrupper”. JDO giver kommunikationsgruppen ”go” til planen. 6. Plan for kick-off møde lørdag den 30. august 2014 - Orientering til repræsentantskabet: (Overordnet om processen samt kommunikationsplan) - Kick-off møde med faggrupper TVA orienterer, som formand for styregruppen, repræsentantskabet om processen ”so far”. Kommunikationsgruppen har peget på nøgleomdrejningspunkter der bør anvendes i formidlingen til repræsentantskabet og byder gerne selv ind med input til brug for præsentationen. Kick-off mødet indledes med ”forord” fra TVA. JDO driver herefter mødet sammen med TBU. De enkelte faggruppetovholdere byder ind med arbejdsplan og anden relevant info. Alt foregår i plenum, også af hensyn til ejerskab på tværs af grupperne. 7. Rollefordeling/opgavesnit i ny struktur mellem administrationen og ”frivilligheden” Styregruppen indledte drøftelser om rollefordeling/opgavesnit mellem politikkerne, øvrige frivillige og administrationen. Overordnet enighed om: Administrationens rolle er at folde de politiske beslutninger ud samt fungere som driftsmæssigt serviceorgan for organisationens interne interessenter* *FB, udvalg, unioner, klubber Administrationens nuværende hovedopgaver indeholder bl.a.: Økonomirutiner (leverancer til DIF økonomi) Sekretariatsbistand til Forbundsbestyrelsen (FB) Daglig kontakt til DIF, TD m.fl. Bindeled mellem det politiske og administrative niveau Kontaktinfo til klubberne Udviklingsprojekter med klubber Personaleledelse Ad hoc (udvikling) Strukturprocessen. Indsatsområder: turneringskoncepter / børn & unge / lempeligere regler Præcision (scenarie) fremadrettet: Skal de frivillige (ej FB) refererer til administrationen? Der er i al almindelighed behov for definering af procedurer, funktionsbeskrivelser og ansvarsplacering. 2 Drøftelserne fortsætter på det kommende styregruppemøde. TBU fremsender eksempler på snitflader fra andre specialforbund. 8. Den strukturelle ramme og landsudvalg Enighed om den overordnede strukturelle ramme, der endvidere blev drøftet på styregruppemøde 1 / 30.06.2014 (se referat) Der tegner sig et billede af følgende udvalg på landsplan (og KUN på landsplan): • • • • • • • • Turneringskoordinering m/ 3 ben: - DT – DM – Øvrig holdturnering Ungdomsudvalg Breddeudvalg (navn ikke endelig fastlagt) Kommunikationsudvalg inklusiv web / sociale medier Uddannelsesudvalg m/ 4 ben: - Trænere – Ledere – Dommere – HR Lovudvalg Disciplinærudvalg Ordensudvalg Endvidere etableres ad hoc udvalg efter behov. F. eks.: • IT Licens og resultathåndtering (BowlingPortalen), foreslås ansvarsmæssigt placeret i administrationen. Ansvar for talent og elitearbejdet placeres i den sportslige organisation med sportschefen som ansvarlig. FB er politisk ansvarlig for talent og elitearbejdet. Hele punktet følges op på førstkommende møde i styregruppen. 9. Strukturen under regionsniveau (hvad tænker, unionerne p.t.) Der er enighed om, at skabe en fælles linje i den underliggende struktur og anvende de samme benævnelser og retorik øst og vest. I JBU forventes de nuværende fire regioner nedlagt. Den primære opgave i den underliggende struktur er at sikre lokal kontakt / koordinering / drift af holdturnering og lokale stævneaktiviteter. Der tegner sig et billede af behov for en halansvarlig/turneringsansvarlig i hver hal. Antallet af klubber i den enkelte haller kan/skal have indflydelse på omfanget af den lokale organisering. 3 Der er løbende god og konstruktiv dialog KBU og SBwU imellem samt JBU og FBwU imellem med henblik på at skabe en smidig og kontrolleret ”sammensmeltning”. LJA og LNI vil til førstkommende møde i styregruppen konkretisere de drøftelser der pågår i respektive unionsområder, således styregruppen mere præcist kan implementere den underliggende strutrur i arbejdet. 10. Yderligere guldkorn Kvoten opbrugt Ref.: JDO/21.08.2014 4