360° Kontraktstyring giver gevinst og øget kvalitet hos Styrelsen for Slotte og Kulturejendomme Målet var at få overblik over alle eksisterende kontrakter. I næste omgang ønsker Styrelsen for Produkt: Branche: Public 360° Stat Slotte og Kulturejendomme (SLKE) at optimere udbyttet af kontrakterne og opsamle erfaringer, der kan bruges til at forbedre kvaliteten af nye kontrakter, som skal indgås. Det mål vil SLKE nå ved at anvende standardiserede paradigmer og processer til at indgå nye kontrakter. De bliver systemunderstøttet af standardkontraktmodulet i Public 360°. Software Innovations modul til kontraktstyring er en udvidelse af den eksisterende Public 360° esdh-løsning. Indkøb af varer og tjenesteydelser er et stort udgiftsområde for styrelsen. En optimering og effektivisering af indkøbene skal bidrage til, at styrelsen løbende får endnu mere ud af sine penge og ad den vej samtidig også kan opfylde de økonomiske rammer og mål, som SLKE er pålagt på linje med andre offentlige institutioner. Opgaven med at skabe overblik over kontrakter er forankret i SLKEs centrale udbuds- og indkøbsfunktion, der fungerer som servicefunktion for de decentrale enheder. Det nye kontraktstyringsmodul er nøglen til at skabe overblik over, hvilke kontrakter der er indgået, hvilke vilkår der gælder, hvilke forhold der løbende skal følges op på, aftalte priser, og hvad leverandørerne har forpligtet sig til at levere. Overblikket vil give enhederne en nemmere adgang til at udnytte aftalerne. Samtidig kan udbuds- og indkøbsfunktionen lettere følge med i, om aftalerne dækker de forskellige behov, eller om der er ydelser, som ikke er efterspurgt i praksis. Den viden kan styrelsen udnytte til at forbedre kvaliteten i kommende aftaler og sikre, at styrelsen får valuta for sine penge. -Valget faldt på 360° Kontraktstyring fra Software Innovation, fordi det løser vores behov for at få samlet kontrakterne et sted i organisationen og tilmed er integreret i vores esdh-system, siger økonomichef Rasmus Darling, SLKE og fortsætter: Det tiltaler os, at der er tale om en standardløsning. Alternativet var at udvikle en løsning, som måske nok kunne udvikles til vores behov, men som både ville blive dyrere og mere usikker, og som ville kræve en ny inte- Fra venstre: Vibeke Boesgaard Brønde, Kristina Witt Vejle, og Rasmus Darling Styrelsen for Slotte og Kulturejendomme (SLKE) under Kulturministeriet har ansvar for at drive og vedligeholde en række af Danmarks vigtigste slotte, museer, haver og andre kulturejendomme. Et af styrelsens mål er at effektivisere driften ved at standardisere og derved frigøre kræfter til at varetage kerneopgaver. Samlet indkøber SLKE varer og tjenesteydelser for over 300 millioner kroner årligt. De skal derfor håndtere et stort antal kontrakter med leverandørerne. Navnligt de større kontrakter indgås med bistand fra den centrale Udbudsog indkøbsfunktion. For eksempel rammekontrakter, men mange mindre aftaler bliver indgået af de enkelte enheder, der har det daglige ansvar for at passe bygninger, anlæg mm. blandt andet ved indkøb af maskiner eller tjenesteydelser. Dermed opstår der et stort problem med at have overblik over de enkelte aftaler, deres indhold og styre dem. Men også med at følge op og vurdere kvaliteten af de enkelte aftaler. Alle disse kontrakter skal fremover styres ved hjælp af Public 360° Kontraktstyring. gration til vores 360° esdh-løsning. Perspektivet i Software Innovations kontraktstyringsmodul var og er derfor meget tillokkende. Rasmus Darling, økonomichef, SLKE Styrelsen for Slotte og Kulturejendomme har godt 220 medarbejdere. 360° Kontraktstyring giver gevinst og øget kvalitet hos Styrelsen for Slotte og Kulturejendomme -For medarbejderne minder arbejdsgangene om Public 360°, som de kender, siger specialkonsulent Kristina Witt Vejle, der er ansvarlig for styrelsens udbud. Hun tilføjer: -Løsningen skal støtte og lette det daglige arbejde. Men de skal vænne sig til nogle nye funktioner, og de skal bruge de paradigmer til nye kontrakter, vi lægger ind i systemet. Opbygningen i Public 360° vil guide brugerne frem til det rigtige kontraktparadigme, alt efter hvilken type anskaffelse det drejer sig om. Det er en hjælp til at leve op til de nye krav om at bruge bestemte paradigmer. -Vi skal sikre compliance på den gode måde. Vilkår og priser på en række indkøbsområder vil ligge i systemet, og Public 360° giver de enkelte enheder en nem adgang til at se dem og sikre, at de betaler de aftalte priser. -For nogle vil det opleves som en centralisering. Det er det også i en vis grad, fordi vi samler kontrakterne. Men vi vil sælge systemet på, at det er en hjælp og aflastning. Medarbejderne får lettere ved at leve op til kravene, og det vil forbedre deres økonomi. -Vi vil tillige gerne væk fra at operere i leverandørernes kontraktparadigmer, der ikke nødvendigvis tilgodeser vores interesser. Tidligere har de decentrale enheder brugt forholdsmæssig meget tid på de forskellige aftaler og efterlyst hjælp til at få nogle bedre kontrakter. De kan nu se de kontrakter, der er indgået af andre enheder og anvende dem, eller anvende de standardbestemmelser og paradigmer vi lægger ind. Risikostyring næste skridt -Et samlet overblik er første skridt, siger kontraktjurist Vibeke Boesgaard Brøndel og fortsætter: -Dernæst skal vi sikre, at enhederne bruger kontrakterne som det værktøj, de er. Kontraktstyringsmodulet skal fortælle enhederne, hvad der er deres ansvar, hvornår de skal følge op på leverandøren osv. Betaler vi for ydelser og muligheder, som vi ikke benytter os af? Det giver besparelser og gevinster at have styr på kontrakterne. Vibeke Boesgaard Brøndel, kontraktjurist, SLKE -De kan desuden let se, om de får de ydelser, der er aftalt. -360° kontraktstyringsmodulet skal samtidig være et evalueringsværktøj. Enhederne kan evaluere leverandørerne ud fra fem spørgsmål, som giver et billede af, hvordan leverandøren performer. Vi lægger evalueringerne i 360° kontraktstyringsmodulet sammen med de øvrige kontraktdokumenter. På den måde kan alle få et samlet overblik over kontrakten, gennemførte aktiviteter og vurderinger af leverandøren. 360° Kontraktstyring vil være i fuld drift i slutningen af 2013. Når nye kontrakter bliver oprettet, vil de ligge i mapper, og alle dokumenter bliver automatisk journaliseret og tilgængelige i Public 360°. Arbejdet med det nye system har været delt i tre faser. De to første er godt i gang. Dels med at udarbejde nye paradigmer til brug for kontrakter, dels at indsamle og placere de kontrakter, som er indgået gennem årene. Sidste fase handler om at implementere selve IT-løsningen og vænne medarbejderne til at bruge 360° kontraktstyringsmodulet. Software Innovation er med sine 300 ansatte en af Nordens førende softwarevirksomheder. Vi hjælper organisationer med at styre, håndtere og dele dokumenter, sager og projekter. Med 25 års erfaring og kompetence på området satser vi målrettet på at bistå kunderne med at håndtere den kraftige informationsvækst. Vi tilbyder produkter og tjenester inden for områderne informations-, dokumenthåndtering og samarbejde. Software Innovation A/S | Kongevejen 400 C | 2840 Holte | +45 45 58 88 88 | www.software-innovation.dk