Elektronisk post @ Grundlæggende VUC EDB-Niveau G E-mail grundlæggende Elektronisk post Elektronisk post kaldes også for e-post eller e-mail. Her vil vi bruge ordet e-mail. Ved e-mail forstås en meddelelse, som afsenderen skriver på en computer og som på en veldefineret måde (fastlagt ved en såkaldt protokol) overføres til en eller flere modtagere. Modtageren læser normalt meddelelsen på en anden computer et helt andet sted. Afsender og modtager har hver sin adresse - en såkaldt e-mail adresse. En e-mail adresse er opbygget således: brugernavn@postserverens adresse Postserveren er det sted (den computer), hvor den sendte meddelelse havner i første omgang. Modtageren kan herefter kalde op og læse meddelelsen. Tegnet @ kaldes snabel a og skrives ved at holde tasten [Alt Gr] nede og trykke på 2. På engelsk hedder @ at, som oversat til dansk betyder hos eller ved. Her er tre personer med e-mail adresser, som du kommer til at høre mere om i det følgende: Navn e-mail adresse Postserver E-mail program og opsætning på brugerens computer Birthe Søborg Madsen [email protected] En computer hos Internetudbyderen Eniro Henrik Thybo Petersen [email protected] En computer hos Microsoft) John Rasmussen [email protected] En computer hos Internetudbyderen TDC Internet browser. Ingen speciel opsætning for at sende og modtage post Internet browser. Ingen speciel opsætning for at sende og modtage post E-mail program med speciel opsætning Hvis du vil sende og modtage e-mail fra din computer derhjemme, skal du normalt have et Internetabonnement hos en Internetudbyder, fx hos TDC, Get2net eller Telia. Med Internetabonnementet følger bl.a.:       det telefonnummer, som du skal kalde op til et kundenummer et password (adgangskode) en e-mail adresse en Internet-browser, så du kan surfe på Internettet (f.eks Microsoft Internet Explorer) et postprogram (fx Microsoft Outlook Express), så du kan sende og modtage post via Internetudbyderens postserver Programmerne skal være sat op (indstillet) på den rigtige måde, så du kan komme i forbindelse med Internetudbyderen. Det lyder måske indviklet, men normalt er det ikke så slemt. Internetudbyderen leverer nemlig en cd-rom med de nødvendige programmer og et installationsprogram, som sørger for at installere det hele automatisk. Side 2 af 14 VUC EDB-Niveau G E-mail grundlæggende Postkasse på egen computer (POP3) John Rasmussen har en e-mailadresse hos sin Internetudbyder, TDC. Når han kalder op for at sende eller modtage post bruger han et e-mailprogram, der ligger på computeren (et såkaldt POP3-postprogram). Det kan fx være Microsoft Outlook Express. Hvis der er post, overfører emailprogrammet automatisk posten fra Internetudbyderens postserver til en ”postkasse” i Johns computer. Postkassen indeholder nogle mapper, hvor posten bliver gemt. Her er Johns postkasse: Læg mærke til de 3 ruder. I ruden til venstre ses de forskellige mapper. I ruden øverst til højre er der en liste over de meddelelser, der ligger i mappen Indbakke (den aktuelle mappe). Meddelelsen øverst på listen er endnu ikke læst (vist med en lukket kuvert). Der er vedhæftet en fil til 3 af meddelelserne (vist med en clips - herom senere). I ruden nederst til højre ses lidt af meddelelsen fra Birthe. Hvis man dobbeltklikker på en meddelelse i meddelelseslisten, vil hele meddelelsen blive vist i et nyt vindue. Der kan godt være lidt forskel på, hvordan de forskellige postprogrammer og postkasser fungerer. Postmapperne Indbakke, Sendt post og Slettet post går dog igen i næsten alle systemer. Her er en oversigt: Postmapper i Outlook Express, dansk version Postmapper i Outlook Express, engelsk version Postmapper i Windows Live og SOL Mappernes anvendelse Indbakke Inbox Indbakke Alle nye meddelelser modtages i denne mappe Udbakke Outbox Ingen udbakke. Meddelelser sendes med det samme. Sendt post Sent Messages Sendt Her gemmes automatisk kopier af alle sendte medelelser Slettet post Deleted Messages Slettet Når man sletter meddelelser, havner de her helt som du kender det fra ”papirkurven”. Kladder Drafts Kladder Meddelelser, der er under udarbejdelse, kan gemmes her. Arkiv Brugeren bestemmer Brugeren bestemmer Brugeren kan også selv oprette mapper. John har fx oprettet en mappe med navnet Arkiv Side 3 af 14 VUC EDB-Niveau G E-mail grundlæggende Hvis Henrik skal sende en meddelelse til John, kan det skematisk vises sådan: 3. Det var der! 1. 2. Er der post til mig? Fra Henrik: [email protected] mail.tele.dk Til John: [email protected] Postserveren mail.tele.dk er en computer hos Internetudbyderen TDC. Læg mærke til, at brevet i første omgang havner i TDC’s computer og senere overføres til postkassen på Johns computer. Hvis John arbejder ved en anden computer med adgang til Internet, fx naboens, en computer på VUC eller på biblioteket, kan han frit surfe på Internettet. Men han kan ikke komme ind i sin private postkasse og læse gamle breve. Han kan heller ikke uden videre modtage ny post. Det kræver nemlig, at han ændrer en lang række indstillinger, så postprogrammet automatisk kalder op til hans egen Internetudbyder med det rigtige brugernavn, password osv. Web-baseret postkasse (freemail – hotmail - webmail) Der findes imidlertid postservere, der kan bruges fra en hvilken som helst computer med adgang til Internet. Mange af disse postservere stilles frit og gratis til rådighed af firmaer, der på grund af annonceindtægter ønsker kontakt til mange mennesker. Heraf navnet freemail. Her er fire Internetadresser, der giver adgang til postservere, hvor man frit kan oprette en gratis email adresse. www.mail.forum.dk www.sol.dk www.google.dk www.live.dk Henrik har oprettet sin e-mail adresse hos www.mail.forum.dk. Hvis John skal sende en meddelelse til Henrik, ser det sådan ud: 3. Det var der! 1. 2. Er der post til mig? Til Henrik: [email protected] forum.dk Fra John: [email protected] Henrik læser medelelsen fra John på sin skærm. Læg mærke til, at meddelelsen i dette tilfælde ikke overføres til Henriks harddisk - den bliver liggende på postserveren forum.dk. Når Henrik skal se om der er kommet post, starter han Internet browseren og skriver adressen www.mail.forum.dk. Derpå skriver han sit brugernavn henrik_thybo og et password. Han kommer nu til sin postkasse og kan læse meddelelsen fra John på skærmen. Hvis Henrik vil læse gamle meddelelser eller sende og modtage ny post, kan han bruge en hvilken som helst computer i hele verden. Computeren skal blot have adgang til Internet. De meddelelser Henrik modtager overføres ikke til harddisken på den computer, som han arbejder ved. De bliver Side 4 af 14 VUC EDB-Niveau G E-mail grundlæggende liggende i mappen Inbox på postserveren, og han kan kun læse dem, når han har forbindelse til postserveren. Oprettelse af webmail med Microsoft’s Live.dk Helt tilbage fra først i halvfemserne har de forskellige udgaver af styresystemet indeholdt en e-mail klient med navnet Outlook Express. I den nye udgave af styresystemet, Windows 7 har man valgt at fjerne dette udmærkede program. Begrundelsen har gået på at de fleste efterhånden bruger web baseret e-mail, og hvis man alligevel ønsker at bruge konto baseret e-mail (altså e-mail hvor postkassen ligger på egen pc), så henviser de til den noget større e-mail klient, Outlook. Outlook er en del af de større udgaver af Microsoft Office pakken, og er ikke længere noget der følger ”gratis” med Windows. Derfor skal vi nu prøve at bruge web baseret e-mail, og vi bruger Microsoft’s Live.dk. Er du i forvejen oprettet som bruger af live.dk, kan du springe oprettelsen over. I forbindelse med oprettelsen skal du indtaste følgende oplysninger: 1. Brugernavn, som samtidig bliver din e-mail adresse. Microsoft kalder det Hotmail adresse. Du skal selv komme med et forslag til brugernavn. Du kan lave en kombination af fornavn og efternavn, eventuelt suppleret med et eller flere tal. Du kan ikke bruge æ, ø og å. Det er vigtigt at du husker hvad du har valgt. Skriv det hellere ned. For at tjekke om du har valgt et ledigt brugernavn, skal du klikke på knappen Kontollér tilgængelighed. 2. Adgangskode, som skal bestå af mindst 6 tegn som kan være både tal og bogstaver. Du kan heller ikke her bruge æ, ø og å. Adgangskoden skal gentages. Det er meget vigtigt at du husker denne adgangskode, da den efterfølgende kun bliver vist som prikker. Skriv det hellere ned. 3. Spørgsmål og hemmeligt svar. Her vælger du et spørgsmål fra listen og indtaster svaret på spørgsmålet i feltet Hemmeligt svar. 4. Fornavn – Efternavn – Land/område. Her indtaster du dit navn og vælger Danmark. 5. By/område. Den er lidt mærkelig. Microsoft har tilsyneladende ikke fundet ud af vi i Danmark har nedlagt amterne, da det er de ”gamle” amter der optræder på listen. Du skal derfor vælge område ud fra det amt du boede i da amterne eksisterede. 6. Postnummer. Det giver vist sig selv hvad der skal indtastes her. 7. Køn. Her vælger du mand eller kvinde. 8. Fødselsår. Giver vist også sig selv. 9. Indtast tegn. I feltet skal du efter bedste evne indtaste de ”mærkelige” tegn du ser på skærmen. Hvis du taster forkert, kommer der nogle nye tegn frem som så skal indtastes. 10. Klik til slut på knappen Jeg accepterer, og du er nu oprettet på live.dk som bruger af e-mail plus nogle andre faciliteter. I første omgang koncentrerer vi os om brugen af e-mail. På næste side ser du et eksempel på udfyldelse af felterne til oprettelse af e-mail. Side 5 af 14 VUC EDB-Niveau G E-mail grundlæggende Når du er blevet oprettet som bruger skulle dit navn gerne stå i øverste højre hjørne af skærmbilledet. Hvis du nu klikker på Hotmail, skulle du gerne komme ind i din indbakke, og du er nu klar til at bruge e-mail. Som sagt kan du nu bruge e-mail med live.dk fra en hvilken som helst pc, blot denne har Internetadgang, og du kender dit brugernavn (det samme som din e-mail adresse) og din adgangskode. Inden vi går videre, skal du lige prøve at logge dig ud af systemet. Klik på Log af. Du finder den lige under dit navn i øverste højre hjørne af skærmbilledet. Luk derefter Internet Explorer ned. Start Internet Explorer og skriv live.dk i adresselinjen. Nu skulle der gerne komme en side frem, hvor du kan komme til at logge ind. Det skulle gerne se ud som på næste side: Side 6 af 14 VUC EDB-Niveau G E-mail grundlæggende Du skal nu skrive dit Windows Live ID, som er det samme som din e-mail adresse. Du skal også indtaste din adgangskode. Klik derefter på knappen Log på. Det næste skærmbillede ser nogenlunde sådan her ud: Klik her for at komme til indbakken Side 7 af 14 VUC EDB-Niveau G E-mail grundlæggende Indbakken Indbakken er der hvor e-mails der er sendt til dig kommer til at ligge. Da du lige har oprettet din Hotmail er der selvfølgelig ikke kommet noget endnu, og dog. Der ligger en e-mail fra Hotmailteamet. Den kan du prøve at åbne ved at klikke på den. Ellers skulle indbakken i dit Hotmail vindue gerne se nogenlunde sådan ud: Klik her for at åbne den nye e-mail Som du kan se indeholder denne e-mail er masse forklaringer på hvordan man kan bruge e-mail på en lidt mere avanceret måde. Det springer vi over i første omgang. Du kommer tilbage til selve indbakken igen ved at klikke der hvor der står Indbakke helt ude til venstre lige under Hotmail. I første omgang vil vi koncentrere os om at sende en e-mail, at åbne og besvare en modtaget email, og at videresende en e-mail til tredje person. Klik på funktionen Ny Læg mærke til at båndet med funktioner findes både øverst og nederst i dit skærmbillede. Nu ændrer skærmbilledet sig til det du ser på næste side: Side 8 af 14 VUC EDB-Niveau G E-mail grundlæggende Nu får du et lille vindue frem hvor du kan skrive modtagerens e-mail adresse, hvad emnet er, og den tekst du vil sende til modtageren. Det er ikke påkrævet at skrive et emne på, men man bør altid gøre det. Her skriver du modtagerens e-mail adresse. Her skriver du emnet. Her skriver du selve teksten, altså indholdet af din meddelelse. Klik på Send når din meddelelse er klar til at blive sendt. Prøv først at sende en e-mail til dig selv: 1. 2. 3. 4. Skriv din e-mail adresse i feltet Til: Find på et emne, og skriv det i feltet Emne: Skriv en kort tekst i det store felt. Klik på Send Nu skulle der gerne komme en tekst frem på skærmen, med besked om at din meddelelse er blevet sendt. Klik på Indbakke for at komme tilbage til indbakken. Du skulle gerne allerede nu have modtaget den mail du sendte til dig selv. I så fald vil den være øverst i indbakken. Klik på den for at åbne og se indholdet. Side 9 af 14 VUC EDB-Niveau G E-mail grundlæggende Du skal nu prøve at sende en mail til mig på adressen: [email protected] 1. 2. 3. 4. Klik på Ny Skriv adressen: [email protected] i feltet Til Skriv: ”Mine erfaringer med e-mail” i feltet Emne I det store tekstfelt skriver du lidt om dine erfaringer med e-mail, om du har brugt det før, hvilken type e-mail det i så fald var, og hvordan du har brugt det. 5. Prøv at bruge nogle af tekstbehandlings funktionerne i værktøjslinjen – du kender nok en del af dem fra lektionerne i tekstbehandling med Word. Prøv f.eks. at lave overskriften centreret. Fremhæv noget af teksten med fed, kursiv, og understreget. Brug også gerne en farve til noget af teksten. Lav evt. også indrykning på noget af teksten. 6. Klik til sidst på Send. Videre med e-mail Til de næste øvelser skal du finde en medkursist (sidemand/kvinde) at arbejde sammen med. I skal prøve at sende en e-mail til hinanden. Besvare en e-mail At besvare en e-mail er noget af det nemmeste at gøre. Det er nemlig ikke nødvendig at indtaste adressen – den kommer frem af sig selv. Du klikker på den e-mail du vil besvare, og klikker derefter på Besvar. Den ligger lige til højre for Ny. Derefter ser det nogenlunde sådan her ud: Læg mærke til at modtagerens adresse allerede står i feltet Til. Emnet bliver også indsat automatisk, dog med RE foran. Det indikerer at det er et svar på noget modtageren tidligere har sendt. Side 10 af 14 VUC EDB-Niveau G E-mail grundlæggende Læg mærke til at tekstmarkøren står og blinker der hvor du skal skrive din besvarelse. Skriv et svar og klik på Send. Klik derefter på Indbakke for at komme tilbage. I Indbakken kan du stadig se den e-mail du har svaret på, men den har nu fået en blå pil der peger til venstre, hvilket indikerer at det er en e-mail du har svaret på. Når du selv modtager en e-mail som svar på en du har sendt, vil der altid stå RE foran emnet. Læg mærke til tidspunktet ude i højre side af hver meddelelse. Her han du altid se nøjagtig tidspunkt for modtagelse af en e-mail. Svar til alle En mulighed der kan bruges hvis den e-mail du har modtaget er sendt til flere modtagere. Når du bruger Svar til alle, vil alle andre modtagere af den pågældende e-mail få dit svar. Når du bruger Svar, er det kun den person der har sendt e-mailen til dig der får din besvarelse. Sendt Hvis du klikker på Sendt ude i venstre side kan du se de e-mails du selv har sendt og det nøjagtige tidspunkt for hvornår det er sket. Systemet gemmer selv en kopi af det du sender. Slette en e-mail For at slette en e-mail skal den e-mail du vil slette markeres. Prøv at markere en af de e-mails du har modtaget. Klik på Slet og klik derefter på Indbakke. Den e-mail du har slettet er nu forsvundet fra Indbakken. Prøv at klikke på Slettet ude i venstre side. Her kan du genfinde den e-mail du lige har slettet. Hvis du vil slette en e-mail helt og aldeles, skal du markere den i mappen Slettet og klikke på Slet. Så ser du den aldrig mere. Videresende en e-mail Det at videresende en e-mail til tredje person er en mulighed som man bør være lidt forsigtig med og bruge med omtanke. Hvem siger at den person der oprindeligt har sendt en e-mail til dig er interesseret i at du sender den videre til andre? Det er noget man altid bør tænke over, især hvis den e-mail man videresender indeholder ”følsomme” oplysninger. Ofte bliver denne mulighed brugt til at sende e-mails med vittigheder videre til andre, og det er jo ret så uskyldig, så her kan man bare køre løs. For at afprøve denne funktion skal du nok finde sammen med en medkursist mere, så I er tre i alt. Akkurat som ved besvarelse af en e-mail skal den e-mail du vil videresende markeres. Klik derefter på Videresend. I det vindue der kommer frem nu skal du selv indtaste e-mail adressen på den person du vil videresende e-mailen til. Det sker ikke automatisk som ved en besvarelse af en e-mail. Systemet kan jo ikke vide hvem du vil videresende til. Læg mærke til at der foran emnet nu står FW som indikerer at der er en e-mail som er videresendt. Side 11 af 14 VUC EDB-Niveau G E-mail grundlæggende På næste side ser du et eksempel på en e-mail som er sendt fra en person til en anden og bliver videresendt til en tredje person: Den oprindelige meddelelse er sendt fra adressen [email protected] til adressen [email protected] Den bliver nu videresendt til adressen [email protected] Lige oven over der hvor der står From: kan man skrive en ledsagende tekst til den e-mail man videresender. Hvis man er i gang med at skrive, besvare eller videresende en e-mail og man så fortryder, kan man blot klikke på Indbakke – følgende dialogboks kommer så frem. Hvis man klikke på OK fjerner man det man er i gang med at lave. Hvis man klikker på Annuller, fjerner man dialogboksen og kan så fortsætte. Prøv at arbejde sammen tre og tre med funktionen Videresend. Kontaktpersoner Systemet har et adressekartotek hvor man kan gemme e-mail adresserne på de personer man regner med at skulle sende e-mail til flere gange fremover. I systemet kaldes det for kontaktpersoner. Side 12 af 14 VUC EDB-Niveau G E-mail grundlæggende Klik på Kontaktpersoner nederst i venstre side af vinduet. Du kommer nu ind i adressekartoteket og kan se, at der jo ikke endnu findes kontaktpersoner der. Klik på Indbakke for at komme tilbage. Når du efterhånden får lagt nogle kontaktpersoner ind, vil de blive organiseret i alfabetisk orden efter fornavn. Prøv at åbne en modtaget e-mail og se, hvor let det er at tilføje afsenderen som kontaktperson. Du klikker på ”Føj til kontaktpersoner” til højre for afsenderen. Afsenderen er nu tilføjet som kontaktperson. Klik derefter på Kontaktpersoner nederst i venstre side af vinduet. Du kan nu se at du har oprettet afsenderen som kontaktperson. Opret nu de afsendere du har i din indbakke som kontaktpersoner. Anvendelse af kontaktpersoner Fordelen ved at oprette dine afsendere som kontaktpersoner er at du bliver fri for at skrive deres adresser, når du skal sende e-mail til dem. Man vælger blot den/de personer man skal sende til fra listen. Lav en ny e-mail I stedet for at skrive adressen ind på den/de personer du Side 13 af 14 VUC EDB-Niveau G E-mail grundlæggende vil sende til klikker du på knappen Til. Du kan nu vælge den/de kontaktpersoner du vil sende den pågældende e-mail til ved at klikke i feltet til venstre for kontaktpersonen. Klik på Luk for at komme tilbage til den e-mail du skal sende. Humørikoner For at peppe en e-mail lidt op, og også nogen gange for at give udtryk for følelser, kan man anvende de såkaldte Humørikoner. Du kan bruge dem i det store felt sammen med teksten, når du skriver en e-mail. Du klikker blot på Humørikoner når du er på det sted i teksten hvor du vil indsætte et ikon. Hermed kommer der et vindue frem i højre side hvor du kan vælge hvilken ikon du vil indsætte, blot ved at klikke på den. Humørikoner er en anderledes og sjov måde at skrive en tekst på. Det kunne være noget i retning af nedenstående: Prøv at skrive nogle e-mails til dine medkursister, hvor du bruger humørikoner. I ”gamle dage”, før man kunne indsætte ikoner som billeder i e-mails, brugte man tastaturet til at lave forskellige kombinationer af tegn som gav udtryk for næsten det samme. Mange bruger dem endnu, og du kan jo prøve dig frem ved at følge nedenstående oversigt: :-) Viser at man lige har fyret en vittighed af eller bare er glad. :) Glad, hurtig udgave 8-) Glad og med briller ;-) Med et glimt i øjet. Hvis man er en smule sarkatisk eller ironisk :-( Sur og/eller ked af det |-) Hehehe...griner %-) Har siddet ved skærmen hele dagen :*) Beruset :-~) Forkølet :’-( Græder :-X Mine læber er lukket med syv segl Side 14 af 14