Sikker, effektiv drift Forsyningssektoren underlægges løbende regulering, der begrænser omsætning, påfører nye opgaver og stiller krav til kvalitet. Nye rammer kræver nye løsninger. Gennemgang og optimering af driften kan sikre sammenhæng og klarhed. På den måde kan potentialer realiseres uden at true selskabets bæredygtighed og forsyningssikkerhed. Februar 2013 Overblik og sammenhæng Mange selskaber har fokus på konsolidering og professionalisering: Gennemgang og forbedring af opgaveløsning, tilretning af organisation osv. Dér er overblik over de forskellige byggesten og deres indbyrdes sammenhænge vigtig. Ellers er der en risiko for, at fx en ny organisation ikke sikrer de ønskede resultater. Flere selskaber er langt med certificering af opgaveløsningen på udvalgte områder, og fokus er her kritiske kontrolpunkter, risici og håndtering af afvigelser. Gennemgang og optimering af selskabets samlede opgaver kan – fx sammen med certificering – give et stærkt, sammenhængende ledelsessystem med flere fordele. Byggestenene i figuren nedenfor er et godt udgangspunkt for et sammenhængende ledelsessystem i organisationen. LEDELSESSYSTEM │ MULIGE BYGGESTEN I DESIGN OG IMPLEMENTERING Proceslandskab Procesdiagrammer Fastlæg roller og ansvar Dokumentation Kompetencer Opsæt tidsregistrering Organisering Fastlæg ledelsesinformation Funktionsbeskrivelser FARVEFORKLARING: Processer og arbejdsgange Organisation og medarbejdere Systemer og opsætning Fordele ved ledelsessystem: Figuren viser: Ensartet opgaveløsning Klarhed om opgaver og indhold er trædestenen, der giver grundlaget for et effektivt ledelsessystem. Fælles forståelse af mål Klarhed om roller og ansvar Den ‘rigtige’ organisation Tydelige rammer for ledelse Højere medarbejdertilfredshed Ejerskab og forankring Byggestenene er indbyrdes forbundne. Rækkefølgen er vigtig, fordi eksempelvis klarhed over opgaver, kompetencebehov mv. er kritisk for fastlæggelse af den rette organisation. Tilsammen sikrer byggestenene et solidt ledelsessystem, der via funktionsbeskrivelser også er forankret og implementeret i forhold til den enkelte medarbejder. Design sker med tæt involvering af ledelse og medarbejdere med dyb praktisk erfaring med opgaveløsningen. Implementering sker ligeledes med tæt involvering af ledelse og medarbejdere, så dokumentation, metoder og værktøjer vedligeholdes og udvikles fremover. Sikker, effektiv drift 2 Opgaver, opgaver, opgaver… Udgangspunktet for sikker og effektiv drift er den enkelte opgave og sammenhængene mellem opgaver. Det er opgaver, der kræver ressourcer og viden samt erfaring. Det er også løsning af den enkelte opgave, der kan tilrettelægges bedre for at sikre kvalitet, effektivitet samt klarhed om roller og ansvar. Omdrejningspunktet er klarhed over organisationens opgaver – kerneprocesser og støtteprocesser – og sammenhængene mellem dem. Det sker med udgangspunkt i proceslandskabet, der er illustreret i uddrag nedenfor. PROCESLANDSKAB I UDDRAG Kerneprocesser Oppumpning af vand Forbrugernes vandinstallationer Behandling af vand Vedligeholdelse af ledningsnettet Distribution af vand /spildevand Rensning af spildevand Støtteprocesser Sikring af vandmiljøet Budgetlægning Rapportering Afregning af kunder Kontrol af drikkevand Styring af renoveringsplaner Med udgangspunkt i proceslandskabet kan fokus rettes mod: Optimering og design af processer på aktivitetsniveau. På den måde skabes klarhed over it-anvendelse og roller/ansvar, så opgaverne løses rigtigt, og så medarbejderne altid har et overblik. Kortlægning af kompetencebehov og huller for at vurdere behov for efter- og videreuddannelse, ansættelser eller måske outsorcing eller samarbejder. Tilpasning af organisation for at sikre at den understøtter målsætningerne bedst muligt på et fagligt bæredygtigt grundlag. Opdatering af funktionsbeskrivelser på baggrund af de designede processer, så opgaver og ansvar er klare for alle involverede, og så rammer bliver så klare så muligt. Fastlæggelse af ledelsesinformation med udgangspunkt i opgaver, så opfølgning på de enkelte opgaver og niveauer er klar for alle. Organisationen får med dokumentation af opgaveløsningen et godt grundlag for løbende forbedringer – og for at fokusere på afvigelser til det kendte. Organisationen er også bedre sikret ved nyansættelser, fordi opgaver er dokumenteret og til at gå til for den nye medarbejder. Sikker, effektiv drift 3 Om konsulentfirmaet SPERA Konsulentfirmaet SPERA rådgiver stat, kommuner og forsyningsselskaber inden for strategi og drift samt koblingen mellem de to. Opgaver omfatter blandt andet: Fastlæggelse af strategi med udgangspunkt i SWOT-analyser, dataindsamling og –analyse samt workshops mhp. forankring hos interessenter. Budget- og regnskabsanalyser med et element af benchmarking for at pege på mulige effektiviseringspotentialer og scenarier for hvordan potentialerne kan indfries. Optimering af arbejdsgange for at realisere effektiviseringspotentialer og for at sikre den faglige bæredygtighed i opgaveløsningen. Fastlæggelse af organisation, så roller, ansvar og snitflader er klare for alle, uanset om organiseringen hviler på enhedsorganisation, shared service center eller outsourcing. Temperaturmåling af økonomistyring mht. arbejdsgange og organisering af budgetlægning, planlægning, opfølgning og rapportering. Anskaffelse af it-systemer fra start til slut, dvs. udarbejdelse af business cases, tilrettelæggelse af forløb, beskrivelse af krav til system, opstilling af tildelingskriterier, projekt- og leverandørstyring, tilrettelæggelse og gennemførsel af test mv. Kontakt os for uforpligtende dialog og sparring, om hvor du og din organisation er på vej hen. SPERA CVR 33 69 13 35 Grønnegade 93, 8000 Aarhus C Telefon: +45 50 47 21 44 Web: www.spera.dk Sikker, effektiv drift 4