1. No category

Skab sammenhæng mellem
strategien og evnen til at levere
- et whitepaper om P3M3®
P3M3® er et registreret varemærke tilhørende Office of Government Commerces i England og andre lande
af
Helle Falholt
Henrik Timm
Indholdsfortegnelse
1
HVAD ER MODENHED? ............................................................................................................. 3
2
HVORFOR ER MODENHED VIGTIG? ........................................................................................... 3
3
HVAD KAN EN MODENHEDSMODEL BIDRAGE MED? ................................................................ 4
4
HVEM KAN FÅ GAVN AF EN MODENHEDSMÅLING? .................................................................. 5
5
P3M3 (PORTFOLIO, PROGRAMME AND PROJECT MANAGEMENT MATURITY MODEL) ............ 6
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
OVERBLIK ...................................................................................................................................... 6
MODENHEDSNIVEAUERNE................................................................................................................. 7
HVAD VURDERES – PROCES PERSPEKTIVER............................................................................................ 8
PROCESSEN .................................................................................................................................... 9
HVEM SKAL DELTAGE FRA ORGANISATIONEN? ..................................................................................... 10
6
HVEM KAN UDFØRE EN P3M3 MÅLING? ................................................................................. 11
7
RESULTATET AF EN MODENHEDSMÅLING ............................................................................... 11
8
HVAD ER NÆSTE SKRIDT ......................................................................................................... 11
9
OM FORFATTERNE .................................................................................................................. 12
Af Helle Falholt, Henrik Timm
Status: live
P3M3 Whitepaper v. 1.0 DA
10. oktober 2010
Side 2 af 12
1
Hvad er modenhed?
De fleste virksomheder har en strategi med målsætninger for de næste 3-5 år. Når vi så ved, at
over 90% af alle virksomheder fejler i forsøget på at implementere deres strategi, så kommer
virksomhedens evne til at skabe forandringer i spil1.
Forandringer skabes ved at igangsætte de rigtige projekter og programmer samt ved at
gennemføre dem konsistent og vellykket.
Når Standish Group så har påvist, at den gennemsnitlige budgetoverskridelse i 2003 var 43% - og
kun 34% af alle projekter var vellykkede, er der gode grunde til også at se på eksekveringsevnen2.
Modenhed i forbindelse med projekt-, program- og porteføljeledelse er et udtryk for
virksomheders evne til konsistent at skabe vellykkede forandringer gennem projekter og
programmer.
2
Hvorfor er modenhed vigtig?
Skal virksomheder blive bedre til at implementere deres strategier, bør de fokusere på den
måde, hvorpå de udvælger og igangsætter projekter og programmer.
Hvis udvælgelsen er ustruktureret og ikke er knyttet til de strategiske mål, er sandsynligheden
for, at strategien realiseres ikke stor. De ressourcer virksomheden har til rådighed for at skabe
den ønskede forandring anvendes til de forkerte ting - og der sættes ofte for meget i gang
samtidig.
Virksomheder, som udviser høj modenhed i deres porteføljestyring, ved:
•
•
•
•
hvilke projekter og programmer, der er aktive,
hvorfor de er startet,
hvilket udbytte de realiserer og
hvor langt de bringer organisationen ift. strategien.
Det handler om at gøre de rigtige ting!
Når projekter og programmer så er startet er det væsentligt at de gennemføres så effektivt som
muligt. Dvs. indenfor den aftalte tid og budget samt leverer det, de skal i den rigtige kvalitet. (gør
de udvalgte ting rigtigt!)
Høj modenhed ift. gennemførelse af projekter og programmer betyder, at organisationen har
veldefinerede metoder, modeller og værktøjer, som er integreret i organisationens øvrige
processer. Og at disse anvendes ensartet i alle projekter og programmer
Dygtige medarbejdere ikke nok til at sikre vellykket gennemførelse. Virksomheden er også nødt
til at stille en robust governancestruktur op for at sikre konsistente gode resultater.
1
2
Kaplan og Norton 2001
Standish Group 2003
Af Helle Falholt, Henrik Timm
Status: live
P3M3 Whitepaper v. 1.0 DA
10. oktober 2010
Side 3 af 12
3
Hvad kan en modenhedsmodel bidrage med?
En god governancestruktur etablerer ikke sig selv på et øjeblik. Det kan tage adskillige år og
kræve organisatoriske forandringer. Derfor høres dette spørgsmål ofte: ”Hvor langt er vi egentlig
kommet – og hvad bør vi gøre som det næste?”
Til at besvare dette spørgsmål vil en modenhedsmodel kunne hjælpe. En modenhedsmodel som
P3M3 (Portfolio, Programme and Project Management Maturity Model) belyser, hvordan en
virksomhed konkret gennemfører projekt-, program- og porteføljeledelse ud fra en officiel
international Best Practice standard.
P3M3 er nærmere beskrevet i senere afsnit, men består overordnet set af et sæt af
strukturerede elementer, som beskriver effektive processers karakteristika. Fordelene ved at
anvende en modenhedsmodel er mange. Den bidrager b.la. med:
•
•
•
•
•
•
Et sted at starte med et fælles dokumenteret grundlag, som virksomheden kan forholde
sig til.
Belyser værdien af de investeringer, der allerede er foretaget
Et fælles sprog
En fælles vision for det videre arbejde
En struktureret ramme for at prioritere nye aktiviteter
Hjælper til at belyse hvad eventuelle forbedringer, vil betyde for virksomheden
Af Helle Falholt, Henrik Timm
Status: live
P3M3 Whitepaper v. 1.0 DA
10. oktober 2010
Side 4 af 12
4
Hvem kan få gavn af en modenhedsmåling?
Alle virksomheder, der har brug for at tilpasse sig, kan have gavn af en modenhedsmåling, til at
hjælpe med en struktureret og målrettet udvikling.
Modenhedsmålinger er ikke forbeholdt store organisationer, da P3M3 modellen tager højde for,
hvor stor en portefølje af projekter og programmer, der skal vurderes. Det er dog vigtigt at
understrege – måske især i mindre organisationer – at det er virksomhedens evne til at
eksekvere, der vurderes. IKKE den enkelte medarbejders kompetencer.
De virksomheder, som vi arbejder med, falder ofte inden for en af følgende kategorier:
•
Projektforstoppelse:
Der startes alt for mange initiativer – og der bruges meget tid på at dele ressourcer
mellem dem. I denne situation mangler oveblik, det vides ikke, om der opnås det
forventede udbytte, der opstår ofte forsinkelser og leverancerne har ikke helt (eller slet
ikke) den forventede kvalitet. Og ja - budgetoverskridelser er helt normale.
•
Vigtigt projekt er strandet:
Der er ikke særlig fokus på eksekveringsevnen. Det går egentlig meget godt. Pludselig er
et vigtigt projekt strandet. Måske uden at man nødvendigvis ved, hvad den reelle årsag
er. Det er dog vigtigt, hvis man skal have finansiering til fremtidige initiativer, at man kan
demonstrere, hvordan man undgår en gentagelse.
•
Vi har lavet en investering – hvad nu?:
Igennem en periode er der investeret i f.eks. metoder, processer, værktøjer og
uddannelse. Har vi opnået det, vi ønskede? Hvordan kommer vi bedst videre? Hvad er
egentlig vores mål?
En modenhedsmåling er ressourcekrævende og tidspunktet skal selvfølgelig være passende for
virksomheden. Står man f.eks. midt i – eller umiddelbart efter - en fusion og alt stadig er kaos,
bør man vente til organisationen er faldet nogenlunde til ro. Bløder virksomhedens
kerneforretning (og det IKKE skyldes dårlige projekter eller manglende porteføljeledelse), er det
ikke det rigtige tidspunkt at fokusere på governance.
Af Helle Falholt, Henrik Timm
Status: live
P3M3 Whitepaper v. 1.0 DA
10. oktober 2010
Side 5 af 12
5
P3M3
(Portfolio, Programme and Project Management Maturity Model)
P3M3 kommer fra OGC (Office of Government Commerce) i England. OGC står bla. bag
modellerne PRINCE2® (projekt), MSP® (program) og P3O®. 3
P3M3 står for ”The Portefolio, Programme and Project Management Maturity Model”. Modellen
blev startet i begyndelsen af år 2000 under forskellige betegnelser. I 2006 blev P3M3 udgivet i 1.
version, og i 2010 blev den udgivet i version 2.1. som er den version, der bliver benyttet i dag og
beskrives her.
P3M3 er en dynamisk model, hvor det er muligt at begrænse/målrette analysen inden for de
rammer, som modellen er bygget over.
5.1
Overblik
P3M3™ består af 3 uafhængige dele:
•
•
•
Portfolio Management Maturity Model (PfM3)
Programme Management Maturity Model (PgM3)
Project Management Maturity Model (PjM3)
Når analysen skal gennemføres
vælges hvilke dele, som skal inkluderes.
For eksempel kan man vælge Portefølje
modellen fra og udelukkende
analysere programmer og projekter
eller vælge at koncentrere sig om
portefølje- og
projektniveauerne.
P3M3
Portfolio
Management
Management
Control
Benefits
Management
Programme
Management
Financial
Manageme nt
Stakeholder
Engagement
Project
Management
Risk
Management
Organizational
Governance
Resource
Management
© Crown copyright 2008 Reproduced under licence from OGC
3
PRINCE2® er et registreret varemærke tilhørende Office of Government Commerces i England og andre
MSP® er et registreret varemærke tilhørende Office of Government Commerces i England og andre
P3O® er et registreret varemærke tilhørende Office of Government Commerces i England og andre
Af Helle Falholt, Henrik Timm
Status: live
P3M3 Whitepaper v. 1.0 DA
10. oktober 2010
Side 6 af 12
5.2 Modenhedsniveauerne
P3M3 anvender 5 modenhedsniveauer for hver af modellerne: Portefølje, Program og Projekt.
Kravene til de enkelte modenhedsniveauer er sammenlignelige for alle tre del-modeller.
Modenhedsniveauerne kan beskrives således:
•
Level 1 – awareness of process:
Her er det et spørgsmål om, hvorvidt organisationen er opmærksom på, at der er forskel
på daglig drift og det at skabe forandringer via projekter og programmer.
•
Level 2 – repeatable process:
Projekter udføres med egne metoder og processer. Der er dog ikke nødvendigvis
konsistens fra f.eks. projekt til projekt.
•
Level 3 – defined process:
Har organisationen veldefinerede processer (for
projekter/programmer/porteføljestyring), som kan tilpasses behov i individuelle
projekter/programmer?
•
Level 4 – managed process:
Måler organisationen proces performance for projekter og programmer – og eksisterer
der en kvalitetsafdeling? Prioriteres der på organisatorisk niveau iht. organisationens
evne til at levere?
•
Level 5 – optimized process:
Forbedrer organisationen løbende sine processer med proaktiv styring af problemer og
teknologi. Forbedres evnen til at forudsige performance over tid og optimere
processerne?
P3M3 indeholder et gennemarbejdet regelsæt for, hvordan modenheden opgøres for hver
model med henblik på at sikre objektivitet og sammenlignelighed.
Af Helle Falholt, Henrik Timm
Status: live
P3M3 Whitepaper v. 1.0 DA
10. oktober 2010
Side 7 af 12
5.3 Hvad vurderes – Proces perspektiver
Der er 7 perspektiver i P3M3, som definerer nøgleprocesser i en moden organisation.
Perspektiverne gælder på tværs af modellerne og for alle modenhedsniveauer.
Hvert perspektiv beskriver de processer og den adfærd, der bør kunne observeres på et givent
modenhedsniveau. Efterhånden som en organisation bliver mere moden øges effektiviteten og
kvaliteten i udførelsen af processerne.
De syv perspektiver dækker:
•
Management Controls:
Er kendetegnet ved klar retning og lederskab, defineret omfang (scope), faser og
reviewprocesser i løbet af projektet/programmets livscyklus. Der vil være regelmæssige
beslutningspunkter og fastlagte beslutningsprocesser. Målsætninger og leverancer vil
være velbeskrevne.
•
Benefit Management:
Er processen, der sikrer, at forandringerne i organisationen, som skal sikre realiseringen
af udbytte, er velbeskrevne og målbare. Udbytte bør vurderes og godkendes af den del
af organisationen, som skal levere dem.
•
Financial Management:
Sikrer at de sandsynlige omkostninger dokumenteres og vurderes i en formel Business
Case samt at omkostningerne kategoriseres og styres i projektets/programmets
livscyklus. Business Casen bør vurdere initiativets værdi og være central for alle
beslutninger.
•
Stakeholder Engagement:
Indeholder kommunikationsplanlægning, effektiv identifikation og involvering af
interessenter, planlægning af kommunikationskanaler m.m.
•
Risk Management:
Hvordan styrer organisationen de risici i form af muligheder og trusler, som et
projekt/program indebærer? Risikostyring sikrer en balance mellem muligheder/ trusler
og de handlinger i form af risikoreaktioner, som organisationen vælger at gennemføre.
•
Organisational Governance:
Her ses der bl.a. på, hvordan det sikres, at projekter og programmer startes op i henhold
til organisationens strategi? Hvordan sikres løbende tilpasning? Hvordan kontrolleres
opstart og nedlukning af initiativer?
•
Resource Management:
Omfatter bygninger, udstyr, forsyninger, information, værktøjer og teams. Hvordan
fungerer processen for booking og tildeling af ressourcer og hvordan sikres optimal
udnyttelse? Hvordan foretages kapacitetsplanlægning og prioritering?
Hvert perspektiv vurderes individuelt og indgår i den samlede modenhedsvurdering for den
aktuelle model.
Af Helle Falholt, Henrik Timm
Status: live
P3M3 Whitepaper v. 1.0 DA
10. oktober 2010
Side 8 af 12
5.4 Processen
En P3M3 modenhedsmåling har et fast forløb som vist på nedenstående figur4.
Der kan udføres både formelle og uformelle P3M3 målinger. En uformel måling foretages og
bedømmes af en P3M3 certificeret Registreret konsulent ud fra metodens standarder.
Ved en formel måling vurderes resultaterne også af APM Group, som efterfølgende udsteder et
officielt certifikat med resultatet. En formel måling fordrer, at nogle af interviewene udføres på
engelsk samt at den endelige rapport udfærdiges på engelsk.
Den viste figur illustrerer en uformel modenhedsvurdering, hvor APM Group ikke deltager i
processen.
© The APM Group Limited
P3M3 Assessment Tool version 2.1 – 20 January 2010
Den tidsmæssige udstrækning varierer afhængig af, hvilke (og hvor mange) områder, der skal
vurderes: Projekt-, program- og porteføljemodel. Størrelsen af den portefølje af projekter
og/eller programmer, der skal vurderes, er også afgørende for, hvor mange personer, der skal
interviewes.
Når omfanget ligger fast, er det antallet og tilgængeligheden af interviewpersonerne, der er
afgørende for, hvor hurtigt en modenhedsvurdering kan gennemføres.
4
(OGC’s Portfolio, Programme and Project Management Maturity Model (P3M3®) version 2.1, 2010)
Af Helle Falholt, Henrik Timm
Status: live
P3M3 Whitepaper v. 1.0 DA
10. oktober 2010
Side 9 af 12
5.5 Hvem skal deltage fra organisationen?
Ressourcetrækket i en organisation i forbindelse med en modenhedsmåling er afhængig af, hvor
mange af modellerne, der vurderes samt størrelsen af porteføljen af projekter og programmer,
som ønskes vurderet.
P3M3 modellen definerer følgende roller for hver af de tre modeller:
Portefølje model:
– Portfolio Director
– Member of Investment Committee
– Head of Portfolio Office
– Head of Programmes
– Head of Programme Office
Program model:
– Head of Programmes
– Head of Programme Office
– Programme Sponsor(s)
– Business Change Managers
– Programme Managers
– Head of Projects
For programmer er den mindste portefølje, som kan vurderes 1-5 programmer. For denne
porteføljestørrelse skal der minimum interviewes 1 sponsor, 2 Business Change Managers og 2
programledere ud over de øvrige roller. Er porteføljen større, stiger minimumsantallet for
interviews.
Projekt model:
–
–
–
–
Head of Projects
Head of Projects Office
Project Sponsor(s)
Project Managers
For projekter er den mindste portefølje, som kan vurderes 1-5 projekter. For denne størrelse,
skal der minimum interviewes 1 sponsor (f.eks. styregruppeformand) og 2 projektledere.
Af Helle Falholt, Henrik Timm
Status: live
P3M3 Whitepaper v. 1.0 DA
10. oktober 2010
Side 10 af 12
6
Hvem kan udføre en P3M3 måling?
Kun Registrerede konsulenthuse ACO (Accredited Consulting Organisations) med officielt
registrerede konsulenter på minimum MSP (Managing Succesful Programmes) niveau kan
certificeres til at udføre P3M3 målinger ved hjælp af den officielle internationale spørgeramme.
Som med de øvrige Best Practice metoder fra OGC er det APM Group, der er det certificerende
organ.
7
Resultatet af en modenhedsmåling
Resultatet af en P3M3 måling består af to dele.
P3M3 skalaen går fra 1-5, som andre internationale standarder til andre formål. Tallet kan i sig
selv udgøre en KPI, som man ønsker at måle igen efter en periode. Derudover kan resultatet
facilitere en meget vigtig diskussion af, hvor en organisation bør være. Det kan udmærket være,
at forskellige arbejdsområder i en organisation kræver forskellige modenhedsniveauer.
Resultaterne for de forskellige perspektiver oplyses individuelt, så stærke og svage sider belyses.
Anden del af modenhedsmålingen er anbefalingerne. Der angives anbefalinger for alle generiske
attributter samlet og perspektiver individuelt samt en ”prioritet 1” anbefalingsliste per model.
Anbefalingerne kan for eksempel omfatte organisation, metoder, processer, værktøjer og
uddannelse.
Resultatet sætter således virksomheden i stand til at fastlægge en målsætning (evt. med delmål)
samt lægge en praktisk plan for implementeringen.
Ved en formel modenhedsmåling indgår resultaterne desuden i APM Groups database og kan
sammenlignes med andre virksomheders resultater.
8
Hvad er næste skridt
Hvis du er interesseret I at diskutere, hvad en modenhedsmåling kan gøre for din virksomhed, er
du velkommen til at kontakte forfatterne for et uforpligtende møde.
Selve P3M3 modellen kan downloades fra OGC’s officielle P3M3 hjemmeside:
http://www.p3m3-officialsite.com/home/home.asp
Her finder du også link til P3M3’s Self Assessment Tool, der er en reduceret overordnet
spørgeramme, som kan give et indtryk af modellen samt en pejling på, hvor din virksomhed
måtte befinde sig. Dette resultat er selvfølgelig baseret på din mening alene, hvor en
modenhedsmåling vil give dig et resultat baseret på hele organisationen. Det er vores erfaring, at
de to ting godt kan afvige fra hinanden.
Af Helle Falholt, Henrik Timm
Status: live
P3M3 Whitepaper v. 1.0 DA
10. oktober 2010
Side 11 af 12
9
Om forfatterne
Peak Consulting Group er etableret i marts 2006 som et IT management rådgivningshus, med
fokus på portefølje-, program-, projektledelse og kvalitetsledelse.
Peak danner sammen med IT virksomheden Asseco Danmark og offshore selskabet
CodeConnexion, Asseco Northern Europe, som er den nordeuropæiske gren af Asseco Group.
Vores samarbejde samt Internationale vidensnetværk muliggør, at vi kan tilbyde en bred vifte af
kompetencer med omdrejningspunkt i Best Practice inden for portefølje-, program-, projekt- og
kvalitetsledelse.
Peak er den eneste virksomhed i Skandinavien der er godkendt til at levere både rådgivning
(ACO) og undervisning (ATO) i P3M3®, PRINCE2® og MSP®
Helle Falholt
Helle har været 22 år i IT branchen og har en omfattende
ledelseserfaring fra IBM og HP. Helle bidrager i Peak med at gennemføre
program-, portefølje og projektledelsesrådgivning samtidig med, at Helle
er Peaks Lead Trainer inden for certificering på PRINCE2®, P3O® og MSP®
niveau. Helle gennemfører desuden modenhedsmålinger ved brug af
P3M3.
tel. +45 2070 2568 | [email protected]
Henrik Timm
Henrik har en omfattende erfaring indenfor programstyring,
projektstyring og kvalitetsledelse. Henrik har en baggrund som
projektleder hos SDC, Banedanmark og Danadata samt program- og
teamleder hos Rigspolitiet.
Henrik er god til formidling på alle organisatoriske niveauer og har en
god evne til at skabe samarbejde mellem systemudvikling og forretning
og deres processer
Henrik er uddannet Cand Merc. samt har en samfundsvidenskabelig
basisuddannelse fra RUC. Henrik er certificeret i IPMA og er desuden
IPMA assessor. Henrik er eksamineret i PRINCE2, MSP og P3O..
tel. +45 +45 2075 9418 | [email protected]
Se flere whitepapers og case studies omkring modenhed på:
www.peakconsulting.dk/whitepapers
Af Helle Falholt, Henrik Timm
Status: live
P3M3 Whitepaper v. 1.0 DA
10. oktober 2010
Side 12 af 12